PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

Cdigo: VAOMPC-PR01 No. Norma: 4.2.3

1.

OBJETO Establecer la metodologa para el control de los documentos internos y externos que conforman el Sistema de Gestin de la Calidad, garantizando su adecuacin, revisin, aprobacin, actualizacin, legibilidad e identificacin y prevencin de obsolescencia.

2.

ALCANCE Aplica a todos los documentos del SGC, incluyendo en los casos que aplique, documentos de origen externo que se relacionen directamente con la prestacin del servicio.

3.

RESPONSABLES Es responsabilidad del representante de la direccin para el SGC, definir, controlar y hacer seguimiento a la documentacin del Sistema.

4.

DEFINICIONES Y SIGLAS

Documento: recopilacin de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio magntico o sistematizado. S.G.C.: Sistema de gestin de calidad.

Documento Interno: informacin o datos que posee y elabora la empresa a travs de papel, disco magntico, ptico o electrnico y/o fotografas. Documento Externo: informacin o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas a la empresa a travs de papel, disco magntico, ptico o electrnico y/o fotografas. Este documento sirve de gua o apoyo para el desarrollo de las actividades.

Documento obsoleto: son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados como tal en el SGC.

5.

Versin: muestra el estado de los documentos en trminos de actualidad.

METODOLOGA El control de los documentos es responsabilidad del representante de la direccin para el SGC, por medio del Listado Maestro de Control de Documentos formato No. VAOMPC-RG02 donde se registra: Cdigo del documento Nombre del Documento Si el Documento es Interno o Externo Versin Fecha de la ltima Revisin Responsable de la Revisin Responsable Aprobacin

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Justificacin del Cambio Distribucin de Documentos (Control de original y copias) Disposicin de obsoletos

CRITERIOS PARA CREACIN, MODIFICACIN Y/O ANULACIN DE DOCUMENTOS INTERNO Y EXTERNOS 1. La revisin realizada por parte de los jefes de procesos, a los cambios generados a procedimientos, instructivos y/o formatos contempla: a. Revisin a la secuencia de actividades b. Definicin de responsable y documento por actividad c. Codificacin dada entre procedimientos, instructivos, formatos y los listados maestros de control de documentos y formatos. Para tal efecto, quedar como evidencia la firma del jefe de proceso y la fecha de la revisin en el borrador respectivo. Los cambios generados a los procedimientos y/o instructivos solo generarn nueva versin despus de 5 modificaciones al mismo. De lo contrario sern informados a travs del formato No. VAOMPC-RG14 Comunicaciones Reglamentarias de Procesos a todo el personal involucrado. Como control de esto el representante de la direccin para el SGC, registrar la informacin en el formato Manejo de Versin No. VAOMPC-RG05 Todo documento externo que pueda afectar el sistema de calidad, debe ser entregado y revisado por del representante de la direccin para el SGC y el Jefe de Proceso antes de ser utilizado.

2.

3.

DIFUSIN CAMBIOS EN EL SISTEMA

1.

Los cambios generados al sistema sern informados a travs del formato No. VAOMPCRG14 Comunicaciones Reglamentarias de Procesos por parte del representante de la direccin para el SGC.

2.

El sistema se encuentra en las carpetas de cada una de las direcciones, adicionalmente, esta en la pgina Web de la organizacin la cual solo sirve para consulta y tiene la opcin de imprimir nicamente los formatos de cada proceso. La metodologa para el control de documentos se muestra en la siguiente matriz, donde se identifican las actividades, los responsables y los registros o documentos necesarios.

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CONTROL DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOS Y / O REGISTROS DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE CDIGO
INICIO

NOMBRE

Solicitar elaborar documento justificando su necesidad. (Se debe anexar modelo del documento)

Todos los empleados

VAOMPC-RG01

Solicitud de requerimiento a procesos

Revisar la solicitud con el fin de asegurar su necesidad y validez. Entregar al representante del sistema segn el proceso.

Jefe del Proceso

VAOMPC-RG01

Solicitud de requerimiento a procesos

Aprobar los documentos con el fin de asegurar su necesidad y validez.

Representante del Sistema

VAOMPC-RG01

Solicitud de requerimiento a procesos

Si

4 No

El documento fue aprobado

Representante del Sistema

VAOMPC-RG01

Solicitud de requerimiento a procesos

Informar a quien solicito el documento, que no fue aprobado y los motivos

Representante del Sistema

Mail

Identificar el documento de acuerdo a la gua de elaboracin de documentos y generarlo

Representante del Sistema

VAOMPC-IN01

Gua para la Elaboracin de Documentos

Revisar la documentacin afectada con los cambios realizados

Jefe de Proceso

Documento con firma y fecha de la revisin.

Informar a todo el personal involucrado sobre la existencia y los motivos del nuevo documento

Jefe del Proceso Representante del Sistema

VAOMPC-RG14

Comunicaciones reglamentarias a procesos Mail

Asegurar la disponibilidad del documento en todos los sitios de trabajo

Representante del Sistema

Comunicado y actualizacin de carpetas, y pagina web

10 Si

No

El documento requiere de modificacin y/o Anulacin

Fin

Todos los empleados

VAOMPC-RG01

Solicitud de requerimiento a procesos

11

Realizar todos los pasos a partir de la Actividad No. 2 hasta la No. 10

12

Identificar el documento que sale de vigencia con la palabra "obsoleto" y la fecha en que se da de baja.

Representante del Sistema

Documento con Sello de Obsoleto

13

Fin del procedimiento

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6.

CONTROL DE REGISTROS Registros en calidad / organizacin y Mtodos

TIEMPO DE RETENCIN
RETENCIN DIPOSICIN

CDIGO

NOMBRE DEL REGISTRO Solicitud de Requerimientos a Procesos Comunicaciones Reglamentarias de Procesos

ARCHIVO

ALMACENA MIENTO Archivador Archivador Computador - Mail Computador

PROTECCIN
QUIEN

RECUPERACIN
METODO

VAOMPC-RG01

Fsico Fsico Magntico Magntico

VAOMPC-RG14

AZ Solicitud de requerimientos AZ Comunicados Clave Back up mensual Clave Back up mensual

Ordenado ascendentemente segn fecha y nmero de la solicitud Carpeta comunicados SGC c:\\mis documentos\carpeta registros Ordenado ascendentemente segn fecha de actualizacin 1 ao Archivo Inactivo -Calidad

Jefes de proceso

VAOMPC-RG05

Manejo de Versin

VAOMPC-RG02

Listado Maestro de Control de Documentos

Fsico

Escritorio

Flder

Registros en las dependencias

TIEMPO DE RETENCIN
RETENCIN DIPOSICIN

CDIGO

NOMBRE DEL REGISTRO

ARCHIVO

ALMACENA MIENTO

PROTECCIN
QUIEN

RECUPERACIN
METODO

VAOMPC-RG14 Comunicaciones Reglamentarias de Procesos Fsico Archivador Flder de Calidad Comunicados Jefes de proceso

Ordenada por mes y por nmero de radicacin Ordenado ascendentemente

1 ao

Archivo Inactivo -Calidad

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