Procedimiento para Auditora Interna

Cdigo:ITMORELIA-CA-PG-003

Referencia a la Norma ISO 9001:2008 8.2.2

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1.

Propsito
Establecer los lineamientos para dirigir la planificacin y realizacin de las Auditoras Internas que permitan verificar la implantacin, operacin, mantenimiento y conformidad del sistema de gestin de la calidad con los requisitos de la norma ISO 9001:2008.

2.

Alcance
Aplica para las auditorias practicadas al Instituto Tecnolgico de Morelia

3.

Polticas de operacin

3.1. El RD elabora el programa anual de las auditoras internas. 3.2. El RD se asegura de la seleccin y competencia del equipo auditor. 3.3. Es competencia del Director y del RD del Instituto Tecnolgico asegurarse de la realizacin de la auditora de acuerdo al plan. 3.4. La viabilidad de la auditora debe determinarse teniendo en consideracin la disponibilidad de la informacin, de los recursos requeridos, y el personal. 3.5. Cuando la auditora se considera viable, se debe seleccionar al equipo auditor teniendo en cuenta la competencia necesaria de los auditores. 3.6. Antes de las actividades de la auditora in situ, la documentacin del auditado debe ser revisada para determinar la conformidad del sistema, segn la documentacin con los criterios de la auditora. 3.7. El lder del equipo auditor, es responsable de asignar a cada miembro del equipo las responsabilidades para auditar procesos, funciones, lugares, reas o actividades especficos. 3.8. Es responsabilidad del Director y del RD del Instituto Tecnolgico auditado convocar al Comit de Innovacin y Calidad posterior a la entrega del Informe de Auditora para atender los hallazgos de la Auditora y aplicar los procedimientos de Acciones Correctivas (ITMORELIA-CA-PG-005) y Acciones Preventivas (ITMORELIA-CA-PG-006) segn sea el caso, estas acciones no son consideradas como parte de la Auditora. 3.9. El Comit de Innovacin y Calidad deber verificar la implantacin de la Accin Correctiva o Accin Preventiva y su eficacia, esta verificacin puede ser parte de una auditora posterior. 3.10. Es responsabilidad el RD del Instituto Tecnolgico mantener actualizados los expedientes de los auditores y enviar a la Direccin de Programas de Innovacin y Calidad el padrn de auditores cada vez que haya actualizado o formado nuevos auditores. 3.11. Es facultad del auditor lder informar al auditado cuando la documentacin es inadecuada y decidir si se contina o se suspende la auditora hasta que los problemas de la documentacin se resuelvan. CONTROL DE EMISIN ELABOR Alejandro Domnguez C REVIS AUTORIZ Ing. Ignacio Lpez Valdovinos

RD Firma: 04 septiembre 2009

SUBDIRECTOR DE PLANEACIN Firma: 11 septiembre 2009

DIRECTOR Firma: 18 septiembre 2009

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4. Diagrama de procedimiento RD Auditor lder y equipo auditor

Inicio
1 2

Auditado

Director

Elabora programa de auditoras y selecciona al auditor lder

El auditor lder con apoyo del RD designa el equipo auditor

3

Preparan plan de auditora

4

Revisa documentacin del SGC y prepara auditora in situ

5

Auditora in situ

Revisa Informacin, prepara y autoriza informe de auditora

Distribuye informe de auditora

Recibe informe de auditora

Termino

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5. Descripcin del procedimiento Secuencia Actividad

RD

Responsable

1. Elabora programa 1.1 Elabora Programa de Trabajo Anual del SGC que incluya de auditoras y el programa anual de auditoria y publica fechas programadas. selecciona al auditor 1.2 Elabora programa de acuerdo con recursos y necesidades lder de la Institucin. 1.3 Para el caso de las Auditora Internas en el Instituto Tecnolgico el RD es el responsable de nombrar al auditor lder debiendo requisitar el formato para calificacin de auditores ITMORELIA-CA-PG-003-01 con base en los criterios para calificacin de auditores ITMORELIA-CA-RC-017 y en los resultados de calificacin y habilidades personales de los auditores. 2.- El auditor lder 2.1.- El auditor lder con apoyo del RD designa al equipo con apoyo del RD auditor debiendo requisitar el formato para calificacin de designa el equipo auditores ITMORELIA-CA-PG-003-01 con base en los auditor criterios para calificacin de auditores ITMORELIA-CARC-017 y en los resultados de calificacin y habilidades personales de los auditores 3. Preparan plan de 3.1 Una vez formado el equipo auditor y designado el Auditor auditora Lder preparan el plan de auditora (ITMORELIA-CA-PG003-02) considerando: Los objetivos, el alcance, los criterios y la duracin estimada de la auditora previendo las reuniones con la direccin del auditado y las reuniones del equipo auditor, incluyendo la preparacin, revisin y elaboracin del informe final. 3.2 Asigna a cada miembro la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, reas o actividades especficas, considerando la independencia y competencia de los auditores. 3.3 Los auditores en formacin o entrenamiento pueden incluirse en el equipo y auditar bajo una direccin o supervisin. 3.4 Presenta al auditado el plan de auditora antes de que comiencen las actividades in situ. 4. Revisa 4.1 Antes de iniciar las actividades in situ se debe revisar la documentacin y documentacin para determinar la conformidad del sistema, teniendo en cuenta: el tamao, la naturaleza y la prepara auditora in complejidad de la institucin, as como el alcance y los situ objetivos de la auditora, sobre todo cuando la auditora sea por primera vez o de ampliacin al alcance del SGC, 4.2 Si la documentacin es inadecuada el lder del equipo debe informar al auditado y decidir si se contina o se suspende la auditora hasta que los problemas de la documentacin se resuelvan. Ver poltica 3.11 4.3 Si la documentacin es adecuada preparan los documentos de trabajo para llevar a cabo la auditora in situ.

Auditor lder y RD

Auditor lder y equipo auditor

Auditor lder

Equipo Auditor

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Secuencia
5 Auditora in situ

Actividad
5.1 Realiza la reunin de apertura con la direccin del auditado, cuando sea apropiado con el comit de innovacin y calidad o con aquellos responsables de las funciones o procesos que se van a auditar. El propsito de la reunin de apertura es: confirmar el plan de auditora, proporcionar un breve resumen de cmo se llevaran a cabo las actividades de auditora, confirmar los canales de comunicacin y proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas sobre el desarrollo de la auditora. (aplicar formato ITMORELIA-CA-PG-003-03) 5.2 Informa al auditado para decidir si se reconfirma o modifica el plan de auditora, o cambios en los objetivos de la auditora o su alcance, o bien su terminacin. Cuando las evidencias disponibles de la auditora indiquen que los objetivos de la misma no son alcanzables. 5.3 Asigna actividades para establecer contactos y horarios para entrevistas, visitas a reas especficas de las instituciones, proporcionar aclaraciones o ayudar a recopilar informacin a los guas u observadores siempre y cuando hayan sido designados por el auditado. 5.4 De acuerdo al plan de auditora revisa la conformidad del sistema de gestin conforme a los criterios de auditora y requisitos de la norma (utilizar formato para notas de auditora) 5.5 Se rene cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditora en etapas adecuadas durante la misma. 6.1 Se rene antes de la reunin de cierre para; revisar los hallazgos de la auditora, acordar las conclusiones de la auditora, preparar recomendaciones y comentar el seguimiento de la auditora si ese estuviese considerado en los objetivos. (las conclusiones pueden tratar asuntos relativos a; grado de conformidad con respecto a norma ISO 9001:2008 o criterios de auditora, la eficaz implantacin, mantenimiento y mejora del SGC y la capacidad del proceso de revisin por la direccin para asegurar la continua idoneidad, adecuacin, eficacia y mejoras del sistema de gestin. 6.2 Evala la evidencia de la auditora con respecto a los criterios de la misma para generar los hallazgos, los cuales pueden indicar tanto conformidad como no conformidad. (Cuando los objetivos de la auditora as lo especifiquen, los hallazgos de la auditora pueden identificar una oportunidad de mejora). 6.3 Prepara el informe de Auditora ITMORELIA-CA-PG-00304 que rendir en la reunin de cierre. 6.4 Revisa el informe elaborado y s se proporciona un registro completo de la auditora, lo aprueba y firma para su distribucin. 7.1 Preside la reunin de cierre, presenta los hallazgos y conclusiones de la auditora.(formato ITMORELIA-CA-PG003-05) 7.2 Realiza entrega del informe de auditora al Director, o a los

Responsable
Auditor Lder

Equipo auditor

6. Revisa informacion, Prepara y autoriza informe de auditora

Equipo auditor

Auditor Lder

Equipo Auditor Auditor Lder

7. Distribuye informe de auditora

Auditor Lder

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Secuencia

Actividad
receptores designados por el cliente de la auditora. 7.3 Se pone de acuerdo con el auditado en el intervalo de tiempo necesario para que el auditado presente un plan de acciones correctivas o preventivas. Si es conveniente se presentan las oportunidades de mejora enfatizando que las recomendaciones no son obligatorias. Nota: El informe de auditora es propiedad del cliente de la auditora. Los miembros de equipo auditor y todos los receptores del informe deben respetar y mantener la debida confidencialidad del informe.

Responsable

8. Recibe informe de 8.1 Recibe el Informe de Auditora y establece acuerdo sobre auditora el intervalo de tiempo para presentar su plan de acciones correctivas o preventivas que atendern a las No Conformidades derivadas de la auditora. Nota: La auditora finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditora se hayan realizado y el informe de la auditora aprobado haya sido distribuido. Actividades de seguimiento de la auditora: 8.2 Establece fecha para convocar a reunin con la alta direccin, para el anlisis de los hallazgos. 8.3 Debe verificar si se implemento la accin correctiva y su eficacia. Esta verificacin puede ser parte de una auditora posterior.

Director

Alta direccin

6. Documentos de referencia Documentos

Manual de Calidad Procedimiento para Acciones Correctivas Procedimiento para Acciones Preventivas Directrices para la Auditora de los Sistemas de Gestin de la Calidad y/o Ambiental ISO 19011:2002

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7.

Registros Registros Tiempo de retencin

1 ao Hasta nueva actualizacin 1 ao 1 ao 1 ao 1 ao

Responsable de Conservarlo
RD
RD RD RD RD RD

Cdigo
ITMORELIA-CA-PG-003-01 ITMORELIA-CA-RC-017 ITMORELIA-CA-PG-003-02 ITMORELIA-CA-PG-003-03 ITMORELIA-CA-PG-003-04 ITMORELIA-CA-PG-003-05

Calificacin de auditores Criterios para calificar auditores Plan de Auditora Reunin de apertura Informe de auditora Reunin de cierre

8. Glosario
Alcance de la Auditora: Extensin y lmites de una auditora, (sistema de gestin completo o proceso o actividad especifica). Auditado. Organizacin a la que se le practica la auditora: Para efecto de la auditora interna el auditado es el rea o departamento declarado en el Sistema de Gestin de la Calidad. Auditor Lder = Lder del equipo auditor: Responsable de coordinar y dar seguimiento al proceso de auditora. Auditor: Persona con la competencia para llevar al cabo una auditora. Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin determinar la extensin en que se cumplen los criterios de establecidos para determinar si las actividades de Calidad cumplen las disposiciones establecidas y si stas son implantadas eficazmente, y son apropiadas para alcanzar objetivos. Auditora Interna: Auditora realizada con personal del Instituto Tecnolgico capacitados como auditores, sin que auditen su propio trabajo. Cliente de la Auditora: Instituto Tecnolgico (organizacin o ente) que solicita una auditora. Conclusiones de la Auditora: Resultados de una auditora, que proporciona el Equipo Auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos sus hallazgos. Criterios de Auditora: Son las referencias usadas frente a la cual se determina la conformidad y pueden incluir polticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos del SGC, requisitos contractuales o cdigos de conducta. Equipo Auditor: Uno o ms auditores internos que llevan a cabo una auditora. A un auditor del equipo auditor, se le designa como lder del mismo. Evidencia de la Auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin pertinente y verificable para los criterios de auditora. Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepcin del original.

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Hallazgos de la Auditora: Resultado de la evaluacin de las evidencias recopiladas durante la auditora con respecto a los criterios de auditora. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito de la Norma IS0 9001:2008. Plan de Auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados para la auditora. Programa de Auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas en un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especifico. SGC: Sistema de Gestin de la Calidad.

9. Anexos
9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 Criterios para Calificacin de Auditores Formato para Calificacin de Auditores Formato para Plan de Auditora Formato para Reunin de Apertura Formato para Informe de Auditora Formato para Reunin de Cierre Notas de Auditoras ITMORELIA-CA-RC-017 ITMORELIA-CA-PG-003-01 ITMORELIA-CA-PG-003-02 ITMORELIA-CA-PG-003-03 ITMORELIA-CA-PG-003-04 ITMORELIA-CA-PG-003-05 N/A

10.

Cambios a esta versin Fecha de actualizacin

4 de septiembre de 2009 16 de mayo de 2007

Nmero de revisin
0 7

Descripcin del cambio

Revisin total Se modifica el propsito, alcance y polticas, en el diagrama del procedimiento se modificaron las etapas 1, 2, 3, 5 se elimina la etapa 7 y el trmino del diagrama, cambian los conceptos de los participantes en el encabezado del diagrama, en la descripcin de las actividades se hace un cambio radical, se describe a mayor detalle, se agregan notas y se apega a la norma ISO-19011. Se modifican en formato los anexos y registros del procedimiento, se elimina el aviso de auditora, se agrega formato para notas de auditora el cual no se codifica. El Anexo 9.1 criterios para calificacin de auditores se separa del formato para calificacin de auditores el cual se modifica y le cambia cdigo como registro de calidad RC, se sustituye el trmino de planteles por Instituto Tecnolgico o Centros debido a la transicin del SGC de los CRODE al SGC de los Institutos Tecnolgicos. Se modifica concepto de alcance de auditora. En el anexo 9.6 formato para la reunin de cierre se agrega un espacio con el no. 6 para definir la fecha de entrega de la carpeta de evidencias a la DGEST para evidenciar la aplicacin de las acciones correctivas y o preventivas segn sea el caso.

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