PONTIFCIA UNIVERSIDADE CATLICA DE MINAS GERAIS Instituto de Cincias Econmicas e Gerenciais Curso de Cincias Contbeis Trabalho de Concluso de Curso I

IMPORTNCIA DA IMPLANTAO DE UM SISTEMA ERP (Enterprise Resource Planning), EM UM ESCRITRIO DE CONTABILIDADE

Matheus Rodrigues Resende

Belo Horizonte 2 Semestre de 2011

Matheus Rodrigues Resende

IMPORTNCIA DA IMPLANTAO DE UM SISTEMA ERP (Enterprise Resource Planning), EM UM ESCRITRIO DE CONTABILIDADE.

Projeto de Pesquisa apresentado disciplina de Trabalho de Concluso de Curso I, do Curso de Cincias Contbeis da Pontifcia Universidade Catlica de Minas Gerais Corao Eucarstico. Orientadora: Profa Helosa Helena Rocha Maia Maggi

Belo Horizonte 2 Semestre de 2011

LISTA DE SIGLAS ASP - Application Service Providers BI Business Intelligence ERP- Enterprise Resource Planning IAS International Accounting Standards IFRS International Financial Reporting Standards SI Sistema de Informao SIG Sistema Integrado de Gesto TCO - Total Cost of Ownership TI Tecnologia da Informao

SUMRIO 1 INTRODUO ............................................... 1.1 Tema .................................................. 1.2 Ttulo ................................................ 1.3 Caracterizao societria .............................. 1.4 Problema ............................................... 1.5 Objetivos .............................................. 1.5.1 Objetivo geral ...................................... 1.5.2 Objetivos especficos ............................... 1.6 Justificativa ......................................... 1.7 Relevncia ............................................ 1.8 Delimitaes do estudo ................................ 1.9 Hiptese ............................................... 1.10 Definies dos Termos ................................. 4 4 4 4 4 5 5 5 5 6 6 6 6

2. REFERENCIAL TEORICO ..................................... 2.1 Histria da Evoluo e Globalizao da Contabilidade ... 7 2.2 O que um sistema ERP e quais as suas finalidades ..... 11 2.3 Implementao e particularidades de um sistema ......... 12 2.4 Vantagens, desvantagens, problemas e solues encontrados na sua implantao ......................................... 16 2.5 Custos de sua implantao............................... 19 3 METODOLOGIA .............................................. 3. 1 Tipo de Pesquisa ...................................... 4 CRONOGRAMA ............................................... REFERNCIAS ................................................ 20 21 22

1. INTRODUO 1.1 FORMULAO DO PROBLEMA Atualmente no Brasil, os escritrios de contabilidade lidam com relatrios mensais a serem entregues para rgos Pblicos e usurios em geral, relatrios que so um desafio para contadores, responsveis diretos pelas informaes rpidas e verdicas, sobre a real situao da entidade. O tema deste trabalho uma abordou empresa os benefcios de e as

dificuldades encontradas na implantao de um ERP (Enterprise Resource contbeis. Planning),em prestadora servios

Trouxe

como

titulo:

Importncia

da

implantao

de

um

sistema ERP (Enterprise Resource Planning), em um escritrio de contabilidade Diante dessa situao a seguinte questo foi definida para pesquisa, Quais os problemas o gestor ou contador deve analisar para que a implantao de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), seja bem sucedida? O objetivo geral deste estudo foi dotar o escritrio de ferramenta atualizada para atender as exigncias do mercado e dos usurios dependentes. De forma a atingir e complementar o objetivo geral foram definidos objetivos especficos:

Evuluo histrica contabil Analisar a situao interna para execuo. Elaborar um plano de etapas de implantao. Analisar e elaborar grades de contabilizaes e aplic las de modo de igualitrio enquadramento a na empresas do mesmo do ramo e de situao renda. legislao imposto

Segurana, qualidade e agilidade na informao. Evitar o retrabalho. Aumento da produtividade. justificativa suficientes a deste se estudo avaliar tm est o se associada do uma e gesto negcio, aliana do um

empresarial, necessidade da organizao em ter e fornecer os dados para andamento tornado as cenrio trazendo mais transparncia a instituio. Com a tecnologia da informao estratgica mercado, comunicaes as empresas manter para satisfazer neste necessidades obter

objetivando

diferencial, as organizaes esto contando com um instrumento que vem conquistando grande espao no mercado brasileiro, os sistemas de gesto integrada. A juno da contabilidade com os sistemas de informaes no um assunto uma recente, forte mas tem da auxiliado rea na vida com das as se organizaes, principalmente, dos profissionais contbeis. A informtica ferramentas aliada as contbil, que dispe, atividades contbeis esto

tornando cada vez mais eficientes e eficazes, no processo de gesto. Desta forma, a contribuio terica deste estudo est na interao de duas reas distintas, as a informtica e a contabilidade, mantendo organizaes atualizadas

tecnologicamente e fazendo com que os contadores compreendam

estas

tecnologias com

de

informao um

as

utilizem de

de

forma

auxili-los

trabalho

qualidade.

A contribuio prtica deste estudo consiste em revelar s mudanas que ocorreram na contabilidade aps a tentativa de implantao de um sistema ERP, a forma com que foi executada, os malefcios e benefcios que ocorreram com este utenslio, e a nova atuao dos contadores no ficando tomada de deciso, fornecendo a estes mais restrita a novos lanamentos contbeis, focando-se na gesto empresarial e na profissionais horizontes de atuao dentro e fora da organizao. Com o estudo do tema apresentado foi possvel visualizar um melhor da sistema, alm de que um atenda mas as necessidades as planejamento no para apenas dos esta interna clientes, instituio, tambm, necessidades

melhor

implantao. Os estudos se delimitaram-se em realizar o levantamento da das atividades e procedimentos nos quais foram utilizados para implantao, alm da definio das atividades desempenhadas e fluxos dos processos num perodo de 12(doze) meses dentro do escritrio de contabilidade para anlise do melhor sistema a ser implantado.

1.2 Metodologia O presente estudo caracterizou-se como uma pesquisa

exploratria, a qual, segundo Gil (1996, p. 45), tem como objetivo principal o aprimoramento de idias ou a descoberta de intuies. Tambm permite maior familiaridade com o problema, tornando-o mais explcito. Em relao forma de abordagem do problema, a presente pesquisa considerada qualitativa, na qual h uma relao dinmica entre o mundo real e o sujeito, isto , um vnculo indissocivel entre o mundo objetivo e a subjetividade do sujeito que no pode ser traduzida em nmeros em que ocorreu a implantao , alem do (MENEZES E impacto.

SILVA, 2000, p. 20), buscando analisar a organizao e a forma seu Quanto abordagem do problema, o estudo foi realizado por meio de uma forma adequada para conhecer a natureza de um fenmeno onde social. Atravs as dos reais dados coletados, que por meio de na estudos, procedeu-se compilao das respostas fornecidas, averiguou-se mudanas ocorreram contabilidade com que se atualizou com a implantao de um sistema de gesto integrada. Buscando o alcance dos objetivos propostos, este trabalho foi desenvolvido por uma pesquisa exploratria. J quanto aos procedimentos,a pesquisa foi executada de forma bibliogrfica, onde se reuniu vrios autores com conhecimentos na rea desta investigao, realizou-se usando como com o intuito de da concretizao em de um dos objetivos Contbil, vivncia citados anteriormente. Alm de ser uma pesquisa bibliogrfica, um estudo caso fonte escritrio pesquisa a principal

profissional.

2.REFERENCIAL TERICO 2.1 Histrias da Evoluo e Globalizao da Contabilidade Segundo contbeis S (2006, da pg 17), as primeiras inscries tambm

datam

poca

pr-histrica,

tendo

inscries no Brasil, o que reforma a fundamentao terica supracitada. Leva certeza de que a sociedade, desde que foi constituda est intrinsecamente ligada cincia contbil e

ao controle da propriedade. De acordo com Schmidt (2006,p.17), as fichas de barro

foram usadas abundantemente entre 8000 e 3000 a.C. como uma forma de representao de mercadorias, Fica evidente que as transaes comerciais eram representadas por transferncias de fichas de barro, refletindo a entrada ou sada fsica de ativos. Por exemplo, a transferncia de carneiro de um pastor para outro representava a transferncia de uma ficha de barro de um envelope para outro.

Estes

elementos

formaram

primeira

idia

de

conta

contbil, que designava o agrupamento de itens de uma mesma espcie, e conseqentemente, dos primeiros registros de uma escriturao evidenciava a contbil, riqueza visto que [...] do quantificava ou de e sua patrimonial indivduo

famlia. (S, 1999, p.18).

No ano de 1494, na Veneza, um frei franciscano chamado por Irmo Luca Pacioli publicou a obra chamada Soma de aritmtica, geomtrica, proporcione et proporcionalit, sendo o primeiro codificador da contabilidade. O livro tinha a matemtica como assunto principal, mas em um de seus captulos tratava tambm sobre o sistema de escriturao por partidas dobradas. (HENDRIKSEN e VAN BREDA,1999, p.38).

Surgiu-se ento a necessidade de melhora no controle das informaes, graas ao aumento da necessidade de certezas de informaes verdicas.
Os registros simples foram tornando-se insuficientes diante da complexidade dos registros derivados das muitas e complicadas transaes empresariais; esta foi a razo bsica e histrica que parece ter alimentado o aparecimento dessa evoluo tcnica dos registros duplos em contabilidade. (S, 1999, p.22).

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O mtodo das partidas dobradas tornou-se o mtodo oficial para registrar fatos contbeis, pois alm de uniformizar a escrita, recursos. De sculo acordo XVIII. e O do com Hendriksen de e Van Breda (1999) os da profissionais de contabilidade comearam a surgir no final do Instituto Pas de Contadores foi Registrados em Inglaterra Gales fundado 1880. permitia distinguir as origens das aplicaes de

Aps o surgimento do profissional contbil e evoluo da tecnologia, houve a necessidade de se aprimorar esse trabalho. Conforme Moraes e Madeira (2002, p. 33).

Para se ter uma boa informao, deve-se atentar para algumas caractersticas, segundo Freitas (1997), a informao para ser boa; veloz, deve ser precisa, vlida, completa, atual, econmica, densa, flexvel, e confivel, relevante, simples, em tempo, adequada, redundante, freqente, corretiva confirmatria.

2.2 O que um sistema ERP e quais as suas finalidades

Segundo Almeida (2002, p. 2), sistema um conjunto de partes integrantes com e interdependentes, objetivo e que forma um todo unitrio funo. Para Chiavenato (1999, p. 484), um sistema um conjunto determinado efetuam determinada

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de

objetos

unidos

por

alguma

forma

de

interao

ou

interdependncia. O principal objetivo de qualquer sistema a prpria razo do sistema existir, ou seja, a finalidade para a qual o sistema foi criado. Toda construo de um sistema parte da definio clara de seus objetivos. Para Oliveira (1990, p. 3), alm dos objetivos principais, os componentes de um sistema so: entradas do sistema, processo de transformao e sadas do sistema. De acordo com Alecrim (2010), sistema ERP um sistema de gesto empresarial, um nico sistema que integra todos os departamentos, ou setores mais importantes, fazendo com que a comunicao interna se torne mais fcil, gil e verdica. O Sistema a ERP ajuda as todos alguns organizaes os recursos efetiva internos e de aos eficientemente e a Zwicker gerenciar apresentam aspectos

informtica para atingir metas da empresa como um todo. Souza (1999) termos em relacionados sua sistemas ERP que, embora no os definam, so importantes para compreenso dos envolvidos utilizao. Esses termos so a funcionalidade, a diviso em mdulos, a parametrizao, a customizao, a localizao e a atualizao. A funcionalidade o conjunto total de funes embutidas neste sistema sistema, de suas caractersticas transacional e que suas d diferentes suporte aos possibilidades de uso. A composio destas funes forma o informaes processos de negcio. Com o surgimento destes sistemas integrados, tornou-se possvel e vivel a gesto empresria, graas s facilidades e consultas de situaes reais e em curto prazo da entidade analisada.
Gesto Empresarial o ato de administrar, sendo: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Prever organizar o futuro e traar o programa de ao; Organizar constituir o duplo organismo material e social da empresa; Comandar dirigir e orientar o pessoal. Coordenar ligar, unir, harmonizar todos os atos e todos os esforos coletivos. Controlar verificar que tudo ocorra de acordo com as regras estabelecidas e

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as ordens dadas, de acordo com Chiavenato (02.fev.2008)

2.3 Implementao e particularidades de um sistema Para Alecrim (2010) ERP no o tipo de software que comprado na prateleira de uma loja para depois ser instalado em um computador e, em seguida, estar pronto para o uso. Acontece que cada empresa, em face de suas atividades e de suas estratgias operacionais, possui necessidades distintas das outras, portanto, sistemas de ERP s sero funcionais se ao menos Para as caractersticas Filho mais importantes os motivos da que de companhia levam a forem levadas em conta. Colangelo destes (2001), so: implantao da sistemas, e integrao dos processos, assim,

integrao da informao, seguir uma tendncia, diferenciar-se concorrncia flexibilidade sistemas, conclumos que vrios so os motivos que levam uma empresa a implantar um sistema de gesto integrada. Percebe-se que a organizao est disposta a melhorar o fluxo de informaes de seu ambiente interno, com o intuito de aperfeioar a integrao dos departamentos e conseqentemente manter-se no mercado. Para implantao sistema; aquisio Alberto de de um um aquisio (2001) sistema de um sistema podem-se ERP: sistema j ter trs ou um opes do efetuar mnimo de a de desenvolvimento pronto com prprio

existente

customizao. Segundo Silva (2001) a fase de coleta de dados uma etapa da pesquisa onde so colocados em prtica os instrumentos elaborados e as tcnicas selecionadas. De acordo com Colangelo Filho (2001, p. 47) [...] os projetos de implantao de normalmente so complexos e sistemas empresariais integrados tm grandes impactos sobre a

empresa, sua organizao e seus processos de negcios. Alm

13

disso,

demandam

grandes

volumes

de

recursos

humanos

financeiros. Desta maneira, o projeto de implantao destes sistemas, exige a participao de profissionais de diversas qualificaes e em tempo integral. Assim, como a contabilidade recebe informaes necessrias para suas atividades de outras reas, se faz entre necessrio os interao e direta e de forma da eficiente contadores demais profissionais

organizao. Para Colangelo Filho (2001, p. 71),[...] a implantao de um sistema integrado de gesto envolve uma grande quantidade de tarefas que so realizadas em perodos que variam de alguns meses a como: as alguns anos, e dependem de diversos fatores, tais dimenses da empresa, a magnitude do esforo de

redesenho de processos, a disponibilidade de recursos etc. De acordo com Peleias (2010), o projeto de implantao de um sistema integrado, necessita da participao de diversos profissionais, envolvidas na com grande disponibilidade estes detm de tempo. Desta do forma, devero ser escolhidos os gestores das diversas reas implantao,pois conhecimento estgio atual das atividades da organizao, contribuindo para o desempenho futuro da mesma. Fica evidente o envolvimento dos diversos projeto. profissionais da empresa, durante a execuo do

Sero testados todas as transaes em todos os mdulos individualmente e de maneira integrada, visando passar por toda a rotina diria e mensal da empresa. Ser o momento de se chegar mais prximo da realidade da empresa. Oliveira e Vasconcelos (2005, p. 71)

Desta maneira, para que o projeto de implantao tenha o sucesso escolha almejado, do e deve-se ter disponveis realizar uma equipe em uma de boa avaliao que na bem o software, profissionais integral,

qualificados

tempo

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profissional contbil tenha uma boa interao com a equipe do projeto, para que juntos consigam elaborar um trabalho excelente e de qualidade para todos. Aps absorvido todo o impacto inicial da implantao, chegado o momento de fazer com que o sistema se estabilize, de se avaliar todo o processo e propor melhorias se necessrias. Conforme Colangelo Filho (2001 p.131),[...] a psimplantao a etapa em que a organizao passa a conviver com o novo sistema ERP e perceber os acertos e eventuais erros cometidos rapidez, Com o durante sob pena da as de etapas no de pr-implantao. realizados ERP, A se faz ao os Os acertos podem ser celebrados, mas os erros devem ser corrigidos com serem do benefcios a o esperados. trmino de de implantao equipe que contnua. necessrio sistema deste com grupo montagem intuito uma dar suporte

melhoria

misso

semelhante ao que foi desenvolvido no projeto, porm agora de forma sucessiva.

2.4 Custos de sua implantao Como mostra Wagle (1998), a implantao desse sistema deve ser feita sob um fluxo de caixa, pois o perodo de retorno do investimento longo e o investimento alto. Uma alternativa encontrada pelos fornecedores de ERP para reduzir o valor do TCO (Total Cost of Ownership), na tentativa de investir em pequenas e mdias empresas, a utilizao dos ASP (Application Service Providers), fornecedores de Servios de Aplicativos. onde do Com as ERP isso, eles podem a pretendem alugar o criar centros as o tecnolgicos, com infra-estrutura de hardware e instalaes de software, instalaes empresas e toda hardware, para manuteno necessria

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aplicativo. Com custos estas estratgias, e custos em a reduo de fatores dos custos considervel. Norris et al (2001) define dois tipos de custos: quantificveis humanos:Custos hardware, Quantificveis: e reengenharia. Ao analisar cada um destes custos, os responsveis pelas decises precisam avaliar quais sero os custos que ocorrero uma s vez e quanto tempo vai levar o trabalho correspondente e quais os custos que sero recorrentes. Custos de Fatores Humanos: De acordo com Norris (2001, p. 46), como a implementao de um ERP pode et al levar definidos cinco categorias:

software, treinamento e gesto da mudana, converso de dados

vrios anos, um individuo participando de um desses projetos muitas vezes no vai fazer qualquer progresso em sua carreira prvia dentro da empresa durante esse tempo. Alm disso, esses grandes intervalos de tempo tornam difcil para os indivduos experimentar um sentimento de tarefa cumprida, o que pode reduzir a motivao. Estes so difceis de quantificar, mas tm um impacto econmico. Existem custos de fatores humanos tanto para os indivduos (impactos em suas carreiras pelo tempo em que durar o trabalho no projeto, fadiga em relao ao projeto e desafio da capacidade de gerenciar dos gerentes), quanto para as organizaes em geral (uma instalao de ERP afeta as estruturas de poder e o processo habitual da empresa para tomada de decises).

2.5 Vantagens, desvantagens, problemas e solues encontrados na sua implantao

Segundo uma pesquisa realizada por Colangelo Filho (2001) os principais fatores crticos de sucesso para um projeto de implantao de um sistema ERP so: Envolvimento do usurio; Apoio da Direo; Definio clara das necessidades; Planejamento Adequado;

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Expectativas Realistas; Marcos Intermedirios; Equipe competente e dedicada; Comprometimento; Viso e objetivos claros e Infraestrutura adequada.

Dentre os benefcios esperados dos ERPs, podemos citar: disponibilidade de Informao certa, na hora certa e nos pontos certos; compartilhamento de base dados nicas e no redundantes; eliminao do esforo gerencial e operacional nas interfaces passa a entre ser sistemas mais mais que no conversam estruturado melhoria do em entre e relao si; com aperfeioamento do processo de planejamento operacional, que transparente definidas; vantagens responsabilidades operacional, A que desempenho

obtendo da

competitivas das obter modo do ao

concorrncia (CORRA; GIANESI e CAON,1999). respeito informatizao empresa funcione pode de pequenas com um e empresas, sistema eficaz: das da de da maior Beraldi e Escrivo (2002), citam em seu artigo as vantagens uma pequena que informatizado, das tarefas eficiente controle cliente; realizar o problemas

Melhoria da informao para a tomada de deciso; Automatizao rotineiras; do ao de Melhoria atendimento dos para da gerente Aumento interno Aumento com teste e operaes; capacidade Melhoria Ajuda

reconhecimento

antecedncia; processo

algumas decises, antes de coloc-las em prtica; Melhoria do produtivo; produtividade competitividade. Segundo Santos (2003, p. 169), o Sistema ERP pode produzir benefcios rapidez As de quantitativos tomada de e e qualitativos, satisfao reduo empresas tais como maior controle como produtividade, eficincia, do de usurio/cliente, custos,

deciso, mdias

gerencial,inovao tecnolgica. pequenas tambm tm caracterstica a no utilizao de instrumentos formais para tratar seus problemas. Normalmente o administrador utiliza a intuio como principal base para a tomada de deciso. Se por

17

um lado este aspecto pode promover o comprometimento entre colaboradores e empresa, por outro lado a no utilizao de critrios tcnicos e de informaes adequadas pode comprometer a qualidade da deciso (MENDES e ESCRIVO, 2000). A implantao de um sistema ERP envolve riscos. De acordo com uma pesquisa divulgada nos Estados Unidos pelo Standish Group, feita com empresas com faturamento superior a 500 milhes de dlares e que investiram em projetos ERP, apenas 10% dos projetos de implementao terminaram no tempo e prazo estimados, 55% estouraram para apoio e ao a prazos e oramento de um e ERP 35% foram a cancelados (TOURION, 2002). Normalmente necessidade dentro que do de prazo alocada implantao de uma existe consultoria previstos. capacitao e especializada. Na seleo da em

Cuidados na escolha da mesma podem significar uma implantao oramento projeto: consultoria deve-se levar em conta alguns aspectos da equipe ser experincia relao soluo adequada, conhecimento do negcio (uma vez que processos tero que ser redefinidos) e qual metodologia ser adotada (seqncia a de passos dos a seguir). Deve com de ser os um verificada Muitas ainda, satisfao acabam atuais a clientes

trabalhos realizados (CORRA, GIANESI e CAON, 1999). empresas encarando implantao sistema ERP simplesmente como um processo de implantar um novo software. O processo de mudana organizacional, que chega a alterar a forma como a empresa faz seus negcios muitas vezes 1999). negligenciado, refletindo em custos, atraso e at abandono do projeto de instalao (CORRA; GIANESI e CAON,

4 CRONOGRAMA

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Cronograma

refere-se

discriminao

das

etapas

do

trabalho com seus respectivos prazos. Atividade Aprovao do Projeto Coleta de Dados Anlise dos Dados Elaborao do Sumrio Provisrio Reviso e Correo Redao Final REFERNCIAS ALBERTO, Sebastio Edmar. ERP - Sistemas de Gesto Empresarial: metodologia para avaliao, seleo e implantao para pequenas e mdias empresas. So Paulo: Iglu, 2001. ALECRIM, Emerson. O que ERP e qual a sua utilidade. 09 jun.2010. Disponvel em: <http://www.infowester.com/erp.php> acesso em 04. Out.2011. ALECRIM, Emerson. O que Tecnologia da Informao (TI).24. Fev.2011. Disponvel em:< http://www.infowester.com/ti.php.> acesso em 02.out.2011. ALMEIDA, Mario S. Administrao de Sistemas de Informaes. Apostila do curso de ps-graduao em Desenvolvimento Gerencial. Janeiro 2012 Fevereiro 2012 Maro 2012 Abril 2012 Maio 2012

X X x x x x X X

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Tendo

em

vista

as

modificaes

ocorridas

em

relao

tecnologia que a cada dia avana, o sistema ERP(Enterprise Resource Planning) consegue acompanh-las,por ser facilmente adaptvel precisas, de forma a contribuir e a um com o escritrio,scios e ao colaboradores da entidade, para que alcance informaes mais confiveis tempo hbil,viabilizando

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escritrio a concorrncia no mercado e uma maior facilidade na execuo dos servios.