AUDIT SIKLUS PERSEDIAAN DAN PERGUDANGAN

FUNGSI BISNIS DI DALAM SIKLUS BESERTA DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT Persediaan dapat beragam bentuknya, tergantung pada sifat bisnisnya. Untuk bisnis eceran atau grosir, persediaan yang terpenting adalah persediaan barang dagangan. Untuk rumah sakit, makanan dan obat-obatan. Perusahaan manufaktur memiliki persediaan bahan baku, suku cadang dan perlengkapan yang dibeli untuk produksi, barang dalam proses, dan barang jadi yang tersedia untuk dijual. Siklus persediaan dan pergudangan dapat dianggap terdiri dari dua sistem yang terpisah tapi erat terkait, yang satu melibatkan arus pisik barang yang sebenarnya, yang lain biaya terkait. Karena persediaan berpindah melalui perusahaan, harus ada pengendalian yang memadai atas pergerakan pisik maupun biaya yang terkait. Enam fungsi yang membentuk siklus persediaan dan pergudangan adalah sebagai berikut : Proses pembelian Siklus persediaan dan pergudangan bermula dengan permintaan bahan baku untuk produksi. Permintaan pembelian digunakan untuk memesan barang persediaan oleh bagian pembelian. Permintaan diawali oleh pegawai gudang atau komputer jika persediaan mencapai tingkat yang ditentukan sebelumnya, pemesanan harus dilakukan atas bahan baku yang dibutuhkan untukmemproduksi pesanan pelanggan, atau pemesanan diawali atas dasar perhitungan periodik oleh orang yang berwenang. Menerima bahan baku Bahan yang diterima harus diinspeksi kuantitas dan kualitasnya. Bagian penerimaan menghasilkan laporan penerimaan yang menjadi bagian dari dokumentasi penting sebelum pembayaran dilakukan. Setelah inspeksi, bahan baku dikirim ke gudang dan dokumen penerimaan atau notifikasi elektronik tentang penerimaan barang biasanya dikirim ke bagian pembelian, gudang, dan hutang usaha. Menyimpan bahan baku Sewaktu bahan baku diterima, bahan baku tersebut disimpan di gudang sampai diperlukan oleh bagian produksi. Bahan baku dikeluarkan dari persediaan atas penunjukan permintaan bahan baku, pesanan pekerjaan, dokumen yang sama atau pemberitahuan elektronik yang layak disetujui yang menunjukkan jenis dan kuantitas bahan baku yang diperlukan. Dokumen permintaan ini digunakan untuk

memperbaharui berkas induk persediaan perpetual dan membukukan pemindahan dari perkiraan bahan baku ke barang dalam proses. Memroses bahan baku Porsi pemrosesan pada siklus persediaan dan pergudangan sangat bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Penentuan jenis barang dan kuantitas yang diproduksi biasanya berdasarkan pesanan tertentu dari pelanggan, peramalan penjualan, tingkat persediaan barang jadi yang ditentukan lebih dulu, dan volume produksi yang paling hemat. Didalam berbagai bagian produksi, ketentuan harus dibuat guna mengatur kuantitas yang diproduksi, pengendalian barang rusak, pengendalian kualitas, dan perlindungan pisik bahan baku dalam proses. Menyimpan barang jadi Setelah barang jadi selesai dikerjakan bagian produksi, penyimpanan dilakukan digudang sambil menunggu pengiriman. Dalam perusahaan dengan sistem pengendalian intern yang baik, dilakukan pengendalian fisik atas barang jadi dengan memisahkannya ke dalam beberapa bidang terpisah dengan akses terbatas. Mengirim barang jadi Pengiriman barang jadi merupakan bagian dari siklus penjualan dan penerimaan kas. Tiap pengiriman atau pengeluaran barang jadi harus didukung dokumen pengiriman atau pengeluaran barang jadi harus didukung dokumen pengiriman yang diotorisasi dengan memadai. File Induk Persediaan Perpetual File induk persediaan perpetual hanya memasukkan informasi mengenai jumlah unit persediaan yang dibeli, dijual, dan disimpan, atau informasi mengenai biaya per unit. Untuk pembelian bahan baku, berkas induk persediaan perpetual diperbarui secara otomatis pada saat perolehan persediaan diproses sebagai bagian dari pembukuan transaksi perolehan.

BAGAIMANA E-COMMERCE MEMPENGARUHI PENGELOLAAN PERSEDIAAN Salah satu keuntungan utama yang diberikan oleh internet ke pengelolaan persediaan adalah memungkinkan klien menyediakan deskripsi yang lebih luas mengenai persediaan produknya secara seketika atau real-time ke sekutu bisnis utama, termasuk pemasok dan pelanggan. Informasi mengenai kuantitas persediaan yang ada, lokasi produk, dan unsur

persediaan penting lainnya akan membantu pemasok persediaan bekerja dengan manajemen guna memonitor arus unsur persediaan.

BAGIAN DARI AUDIT PERSEDIAAN Tujuan menyeluruh audit atas siklus persediaan dan pergudangan adalah menentukan apakah persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi telah disajikan secara wajar dalam laporan keuangan. Audit siklus dasar persediaan dan pergudangan dapat dibagi menjadi lima aktivitas yang berbeda dalam siklus: Mengakuisi dan mencatat bahan baku, tenaga kerja, dan overhead Mentransfer secara internal aktiva dan biaya Persediaan dan pergudangan Mengirimkan barang dan membukukan pendapatan dan biaya Mengamati persediaan fisik Menilai harga dan mengkompilasi

AUDIT AKUNTANSI BIAYA Pengendalian akuntansi biaya adalah pengendalian yang berkaitan dengan persediaan fisik dan biaya terkait dari titik dimana bahan baku diminta ke titik dimana barang jadi selesai diproduksi dan ditransfer atau dipindahkan ke gudang. Untuk memudahkannya, pengendalian akuntansi biaya dibagi menjadi dua kategori yang luas : Pengendalian atas persediaan fisik bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi Pengendalian atas biaya terkait

Metedologi Perancangan Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi Akuntansi Biaya

Dalam audit atas akuntansi biaya, auditor berkepentingan dengan empat aspek : Pengendalian fisik atas persediaan Pengujian auditor atas memadainya pengendalian fisik bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi harus dibatasi pada pengamatan dan tanya jawab. Dokumen dan pencatatan transfer atau pemindahan barang Perhatian utama auditor dalam hal pemindahan atau transfer persediaan dari satu lokasi ke lokasi lain adalah apakah pemindahan atau transfer yang dibukukan benar terjadi, pemindahan atau transfer yang terjadi telah dibukukan, jumlah, deskripsi, dan tanggal transaksi dibukukan dengan tepat. File induk persediaan perpetual File induk persediaan perpetual yang memadai memiliki efek yang besar pada penetapan waktu pelaksanakan dan luasnya pemeriksaan fisik persediaan oleh auditor. Pengujian atas berkas induk persediaan perpetual untuk mengurangi pengujian fisik persediaan atau mengubah saat pelaksanaan dilakukan dengan menggunakan pemeriksaan dokumen. Catatan Biaya per unit Mendapatkan data yang akurat mengenai biaya bahan baku, tenaga kerja langsung, dan overhead pabrik adalah bagian penting dari akuntansi baiya. Pencatatan akuntansi biaya yang memadai harus diintegrasikan dengan catatan produksi dan catatan akuntansi lain untuk mendapatakan biaya yang akurat untuk semua produk.

Prosedur Analitis untuk Siklus Persediaan dan Pergudangan Prosedur Analitis Kemungkinan Salah Saji

Bandingkan persentase marjin kotor dengan Salah saji atau kurang saji persediaan dan tahun sebelumnya harga pokok penjualan

Bandingkan perputaran persediaan (harga Keusangan persediaan yang mempengaruhi pokok penjualan dibagi dengan persediaan persediaan dan harga pokok penjualan. rata rata) dengan tahun sebelumnya Salah saji atau kurang saji persediaan

Bandingkan persediaan biaya per unit dengan Salah saji atau kurang saji biaya per unit, tahun sebelumnya yang mempengaruhi persediaan dan harga pokok penjualan Bandingkan nilai persediaan yang diperluas Salah saji dalam kompilasi, biaya per unit, dengan tahun sebelumnya atau pengalian, yang mempengaruhi

persediaan dan harga pokok penjualan Bandingkan biaya produksi tahun berjalan Salah saji biaya per unit persediaan,

dengan tahun sebelumnya (biaya variabel khususnya biaya tenaga kerja langsung dan harus disesuaikan jika ada perubahan overhead pabrik, yang mempengaruhi

volume)

persediaan dan harga pokok penjualan

Metodologi Perancangan Pengujian Terinci atas Saldo untuk Persediaan

Karena kompleksitas pelaksanaan audit persediaan, dua aspek pengujian terinci atas saldo dibahas terpisah : Pengamatan persediaan fisik Penilaian harga dan kompilasi persediaan

OBSERVASI FISIK PERSEDIAAN Biasanya auditor independen perlu hadir pada saat perhitungan fisik persediaan dan, melalui pengamatan, pengujian, dan pengajuan pertanyaan yang memadai, dia harus menyakini efektifitas metode perhitungan persediaan fisik dan ukuran keandalan atas penyajian klien mengenai jumlah dan kondisi fisik persediaan. Pengamatan persediaan fisik terdiri dari : Pengendalian

Aspek penting dari pemahaman auditor mengenai pengendalian fisik persediaan klien adalah pengenalan menyeluruh terhadapnya sejak persediaan itu ada. Hal itu perlu untuk mengevaluasi efektifitas prosedur klien, tetapi itu juga memungkinkan auditor untuk memberikan saran saran yang membangun kepada klien. Jika petunjuk di bidang persediaan tersebut tidak memberikan pengendalian yang memadai, auditor harus mencurahkan waktu lebih banyak guna menyakinkan perhitungan fisiknya akurat. Keputusan Audit Keputusan audit dalam hal pengamatan persediaan secara fisik umumnya sama dengan bidang audit lainnya : o Penetapan waktu o Ukuran sampel o Pemilihan item Pengujian Observasi Fisik Bagian tepenting dari pengamatan persediaan yaitu menentukan apakah perhitungan persediaan secara fisik yang dilakukan sesuai dengan instruksi klien atau tidak. Untuk melakukan ini secara efektif, sangat penting bagi auditor untuk hadir pada saat perhitungan persediaan secara fisik dilakukan.

Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Saldo dan Pengujian Terinci atas Saldo untuk Pengamatan Fisik Persediaan. Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Saldo Persediaan yang dicatat pada tag memang ada (eksistensi) Prosedur Observasi Persediaan yang Umum - Pilih sampel secara acak dari nomor kartu dan bandingkan dengan nomor yang ada pada fisik persediaan. - Amati apakah pergerakan persediaan terjadi selama penghitungan Persediaan yang ada telah dihitung dan diberi tag untuk - Periksa persediaan untuk menyakinkan bahwa telah Perhatian khusus harus diarahkan pada penghilangan Tujuannya adalah mengungkapkan pencantuman item yang tidak ada dalam persediaan. Komentar

memastikan tidak ada yang hilang (kelengkapan)

diberi kartu. Amati apakah pergerakan persediaan terjadi selama perhitungan. - Menyelidiki persediaan di lokasi lain. - Memperhitungkan semua tag yang dipakai dan tidak dipakai untuk memastikan tidak ada yang hilang atau sengaja dihilangkan. - Mencatat nomor tag untuk yang terpakai dan belum terpakai guna tindaklanjut berikutnya. - Menghitung ulang perhitungan klien untuk meyakinkan pembukuan yang akurat pada kartu (juga periksa deskripsi dan unit penghitungan seperti lusin atau grosir). - Bandingkan penghitungan fisik dengan file induk persediaan perpetual. - Catat penghitungan klien untuk pengujian berikutnya.

bagian persediaan dalam jumlah besar.

Pengujian ini harus dilakukan pada penyelesaian perhitungan fisik.

Pengujian ini harus dilakukan pada penyelesaian perhitungan fisik.

Persediaan dihitung akurat (keakuratan)

Membukukan penghitungan persediaan yang dilakukan klien dalam kertas kerja pemeriksaan pada lembar penghitungan pada lembar penghitungan persediaan yang dilakukan karena dua alasan: untuk mendokumentasikan bahwa pemeriksaan fisik yang memadai telah dilakukan dan untuk menguji kemungkinan bahwa klien mengubah hasil penghitungan setelah auditor meninggalkan lokasi.

Persediaan diklasifikasikan dengan benar dalam kartu (klasifikasi)

- Periksa deskripsi pada kartu dan bandingkan dengan persediaan fisiknya

Pengujian tersebut akan dilakukan sebagai bagian dari prosedur pertama dalam

untuk bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. - Evaluasi apakah persentase penyelesaian yang tercatat pada kartu untuk barang dalam proses itu memadai. Informasi diperoleh untuk memastikan penjualan dan pembelian persediaan dibukukan dalam periode yang layak (pisah batas)

tujuan keakuratan.

- Catat dalam file audit untuk Mendapatkan informasi pisah tindak lanjut berikutnya bagi nomor terakhir dokumen pengiriman yang digunakan pada akhir tahun. - Meyakinkan persediaan untuk item-item di atas dikecualikan dari perhitungan fisik. - Mereview area pengiriman barang untuk persediaan yang disisihkan untuk dikirim, tapi tidak dihitung. - Catat dalam file audit pemeriksaan untuk tindak lanjut berikutnya atas nomor laporan penerimaan barang yang terpakai pada akhir tahun. - Yakinkan bahwa persediaan tersebut telah disertakan dalam penghitungan fisik. - Mereview area penerimaan barang untuk persediaan batas yang memadai bagi penjualan dan perolehan merupakan bagian yang penting dari pengamatan persediaan.

yang harus disertakan dalam penghitungan. Unsur persediaan yang usang dan tidak terpakai Pengujian atas keusangan persediaan dengan menanyai

dikeluarkan atau dicatat (nilai pegawai pabrik dan realisasi) manajemen, dan waspada terhadap barang rusak, berkarat, atau berdebu, atau terletak di tempat yang tidak sesuai. Klien berhak membukukan persediaan pada kartu (hak) - Tanyakan tentang konsinyasi atau persediaan pelanggan dimasukkan ke perusahaan klien. - Mewaspadai persediaan yang dipisahkan atau ditandai khusus sebagai indikasi bukan milik klien. . AUDIT ATAS PENETAPAN HARGA DAN KOMPILASI Pengujian harga persediaan (inventory price test) mencakup semua pengujian ikhtisar kuantitas fisik, perkalian harga dengan kuantitas, penjumlahan ikhtisar persediaan, dan penelusuran total ke buku besar. Audit atas penetapan harga dan kompilasi terdiri dari : Pengendalian Penetapan Harga dan Kompilasi Keberadan struktur pengendalian intern yang memadai untuk biaya per unit yang terintegrasi dengan produksi dan catatan akuntansi lain, penting untuk menyakinkan bahwa tingkat biaya yang memadai telah digunakan untuk menilai persediaan akhir. Satu pengendalian intern yang penting adalah penggunaan catatan biaya standar (standard cost record), yang menunjukkan penyimpangan dalam biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, dan biaya overhead serta dapat digunakan untuk mengevaluasi produksi. Prosedur penetapan Harga dan Kompilasi

Kerangka acuan untuk menerapkan tujuan audit adalah daftar persediaan yang didapat dari klien yang mencantumkan deskripsi, jumlah, harga per unit, dan nilai perkalian dari tiap jenis persediaan. Daftar persediaan terdiri dari deskripsi jenis persediaan dengan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi disusun terpisah. Jumlahnya sama dengan angka pada buku besar. Penilaian Persediaan Dalam melakukan pengujian harga, tiga hal penting mengenai metode penetapan harga klien : o Metode tersebut harus sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum o Penerapannya konsisten dari tahun ke tahun o Harus mempertimbangkan antara nilai pasar dan nilai pengganti (replacement cost).

Tujuan Audit Terkait-Saldo dan Pengujian Terinci atas Saldo untuk Penetapan Harga dan Kompilasi Persediaan Tujuan Audit yang Berkaitan Prosedur Penetapan Harga Komentar dengan Saldo dan Kompilasi yang Umum Persediaan listing dengan persediaan dalam skedul - Lakukan sesuai kompilasi eksistensi, pengujian Kecuali (lihat jika pengendalian Persediaan

persediaan

tujuan lemah, pengujian footing dan

perhitungan fisik,

kelengkapan, perkalian harus dibatasi.

dan keakuratan).

perkaliannya sudah benardan - Jumlahkan skedul daftar totalnya ditambahkan dengan benar dan sesuai dengan buku besar (detail tie in) persediaan untuk bahan

baku, barang dalam proses, dan barang jadi. - Telusuri besar. - Perluas kuantitas dengan harga item terpilih. total ke buku

Persediaan

dalam

skedul Telusuri

persediaan

yang Enam tujuan berikutnya akan oleh hasil

daftar persediaan adalah ada terdaftar dalam skedul ke dipengaruhi (eksistensi) kartu persediaan dan catatan pengamatan

persediaan

penghitungan auditor untuk secara fisik. Nomor kartu dan mengetahui eksistensi dan penghitungan deskripsinya. sebagai diverifikasi dari

bagian

pengamatan persediaan fisik ditelusuri ke skedul daftar persediaan sebagai dari pengujian ini. Persediaan yang ada - Catat dan hitung nomor kartu yang tidak terpakai dalam kertas kerja untuk meyakinkan bahwa tidak ada - Telusuri kartu yang bagian

termasuk di dalam skedul daftar (kelengkapan) persediaan

ditambahkan. data kartu

persediaan ke skedul daftar persediaan untuk

meyakinkan bahwa kartu tersebut telah masuk. - Hitung nomor yang tidak terpakai untuk

menyakinkan bahwa tidak ada kartu yang

dihilangkan. Persediaan di dalam skedul - Telusuri daftar persediaan daftar persediaan adalah dalam skedul dan ke kartu catatan

akurat (keakuratan)

persediaan

penghitungan jumlah dan deskripsi auditor. - Lakukan penetapan persediaan. Persediaan di dalam skedul Verifikasi klasifikasi bahan daftar persediaan baku, barang dalam proses, pengujian harga

diklasifikasikan dengan layak dan (klasifikasi)

barang

jadi

dengan deskripsi

membandingkan

pada kartu persediaan beserta pengujian pencatatan

pengitungan auditor dengan skedul daftar persediaan. Persediaan di dalam skedul Lakukan pengujian biaya

daftar persediaan dinyatakan perolehan atau harga pasar pada nilai yang dapat manakah yang paling rendah, demikian pula harga jual dan keusangan. Klien berhak atas persediaan - Telusuri kartu persediaan didalam skedul daftar yang diidentifikasi sebagai barang yang tidak dimiliki selama pengamatan fisik ke skedul daftar persediaan untuk menyakinkan barang ini tidak dimasukkan. - Telaah pemasok kontrak dan dengan pelanggan

direalisir (nilai realisasi)

persediaan (hak)

dan lakukan tanya jawab ke manajemen kemungkinan mengenai masuknya

konsinyasi atau persediaan yang lainnya bukan atau dimiliki tidak barang

dimasukkannya yang dimiliki. Persediaan dan akun terkait - Periksa dalam siklus persediaan dan pergudangan disajikan dan diungkapkan dengan benar (penyajian dan penyajian

dan

pengungkapan

laporan

keuangan yang mencakup : pemisahan pengungkapan

bahan baku, barang dalam

pengungkapan)

proses, dan barang jadi. - Deskripsi yang memadai atas metode penghitungan harga persediaan. - Memasukkan perolehan Deskripsi

persediaan yang digadaikan penjualan

dan komitmen pembelian yang Penggadaian signifikan. persediaan

dan komitmen penjualan biasanya tidak diungkapkan sebagai bagian dari

pengujian audit lainnya.

INTEGRASI PENGUJIAN Bagian tersulit untuk memahami audit atas siklus persediaan dan pergudangan adalah menebak-nebak saling terkaitnya antar berbagai pengujian yang berbeda yang dilakukan auditor untuk menentukan apakah persediaan dan harga pokok penjualan disajikan secara wajar, pengujian-pengujian tersebut terdiri dari : Pengujian Siklus Perolehan dan Pembayaran Pengujian Siklus Penggajian dan Kepegawaian Pengujian Siklus Penjualan dan Penerimaan Kas Pengujian Akuntansi Biaya Persediaan fisik, Penetapan Harga, dan Kompilasi

DAFTAR PUSTAKA

http://iriani-ria.blogspot.com/2007/06/audit-siklus-persediaan-dan-pergudangan.html (diakses pada 26 Maret 2012) Arens, Alvin A., Randal J. Elder, dan Mark S. Beasley. 2008. Auditing dan Jasa Assurance, Jilid 2 Edisi 12. (diterjemahkan oleh: Gina Gania). Penerbit Erlangga: Jakarta