CONTAZI Cme Universit Hassan II F.S.J.E.S-Casablanca Master dA.G.D.

H Semestre 1

Matire: Audit des systmes de formation Sujet : Le processus logistique Introduction :

Avant de nous lancer dans un long voyage qui nous amnera la vision globale de ce quest exactement la logistique (I) et, par suite lapplication de la notion au systme de formation (II), il est prfrable danticiper lacception de lexpression nominale logistique . Nous proposons la dfinition donne par Philippe Vallin en introduction de son ouvrage La Logistique : modles et mthodes du pilotage des flux. Selon cette rfrence, la logistique peut tre dfinie comme lensemble des problmatiques, des mthodes et des activits qui concourent la matrise et la coordination des flux physiques, de services et dinformations, pour la satisfaction du client final, partir de matires premires, en minimisant les ressources utilises. Matire premire et client final sont relatifs aux maillons de la chane sur laquelle porte lanalyse.

I-

Notion de logistique
A- Evolution historique du concept et domaines dapplication

A lorigine, le terme logistique appartenait au champ lexical militaire. Dans ce sens, il dsigne une partie de lart militaire qui concerne les transports et le ravitaillement des armes. Par suite, le terme sera utilis dans le domaine des entreprises aprs la seconde Guerre mondiale et ce sont surtout les entreprises du secteur de lautomobile et de la grande distribution qui vont tre vises par la logistique, parce que ce sont des secteurs dominance concurrentielle. Progressivement, la logistique passera du domaine de lentreprise aux autres domaines bien divers : elle devient hospitalire, humaine, vnementielle, etc. Elle devient, dune manire gnrale, une certaine faon daborder les problmes dune organisation en vue de son pilotage. Pour cette raison prcise, la logistique intresse tout responsable, quels que soient son niveau hirarchique, sa formation dorigine, la taille et le secteur de lorganisation dont il a la charge. B- Dfinition De prime abord, signalons que la notion de logistique peut avoir plusieurs dfinitions, pourtant toutes acceptables. Cette assertion est le constat fait par bon nombre dauteurs aussi bien dans le champ des sciences de gestion que dans le champ des sciences de lingnieur. Depuis lorigine du terme logistique , une soixantaine de dfinitions peuvent lui tre

reconnues. En dpit de cette vague dfinitionnelle, un accord sur cette notion a merg : la logistique sentend alors comme le pilotage des flux dans une organisation. 1- Etymologie Le terme logistique est polysmique et admet deux significations qui nous conduisent son tude tymologique. Lorigine mathmatique du terme : le mot correspondant en grec est logistikos , qui veut dire relatif au calcul, au raisonnement sous langle des mathmatiques. Le mot latin est logisticus et a le mme sens. Le mot logistikos fut utilis pour la toute premire fois par le philosophe grec Platon qui le prenait au sens de calcul pratique. Cette notion aura une importance considrable puisquelle sera le mcanisme de base du concept de programme enregistr qui a permis le dveloppement de linformatique. La logistique est lart dorganiser un calcul en tapes pour aboutir un but. Nous retenons simplement que le mot logistique au sens de logistikos peut tre considr comme un raisonnement formel usage pratique. En dfinissant ainsi la logistique, nous sommes proches de ce quon appelle la recherche oprationnelle. Lorigine militaire du terme : la logistique provient alors du grade dun officier en charge du logis des troupes, lors du combat. Le mot logistique vient du mot franais logis . En effet, on donne le grade de major gnral des logis un officier qui avait la fonction de loger ou de camper les troupes, de diriger les colonnes, de les placer sur le terrain (Jomini, 1837, p. 271). Le logisticien militaire avait alors la charge de transporter, ravitailler et camper les troupes. Il lui incombait par consquent lart de combiner les moyens pour arriver au bout de sa mission.

2- Pluralit de dfinitions de la logistique moderne Mme lheure actuelle, il semble difficile de proposer une dfinition gnrale et unique de la logistique. En effet, depuis que la logistique a embrass le domaine de lentreprise, soit aprs la Seconde Guerre mondiale, ses acceptions se sont multiplies et ceci en fonction des institutions et des auteurs. Parmi les institutions qui se sont penches cette notion, nous citerons lAmerican Marketing Association, le Council of Logistic Management, lInstitute of Logistic, lAslog (Association franaise des Logisticiens dentreprise), la SOLE (Society of Logistics Enginers) et CRET-LOG (Centre de Recherche en Transport et Logistique). La premire dfinition de la logistique dentreprise est donne par une association marketing de en 1948. Selon lAmerican Marketing Association, la logistique concerne le mouvement et la manutention des marchandises du point de production au point de consommation ou dutilisation. La logistique est alors confie des hommes du marketing chargs dacheminer les produits fabriqus par une entreprise destination du client final. Cest ce rapport de ncessit qui stablit entre le marketing et la logistique que traduira Peter Drucker en 1975 en ces termes : Le but du marketing est de rendre la vente superflue, de connatre et de comprendre si bien le client que le produit ou le service sera naturellement adapt ses besoins et se vendra lui-mme. Idalement, la dmarche marketing doit conduire un client prt acheter. Tout ce quil y a lieu de faire est de rendre le produit disponible .

Le Conseil national de la gestion de distribution physique (National Council of Physical Distribution Management), cr en 1962, tendra formulera des extensions de cette dfinition de manire suivante : terme employ dans lindustrie et le commerce pour dcrire le vaste spectre dactivits ncessaires pour obtenir un mouvement efficient de produits finis depuis la sortie des chanes de fabrication jusquau consommateur, et qui dans quelques cas inclut le mouvement des matires premires depuis leurs fournisseurs jusquau dbut des chanes de fabrication. Une liste des activits que doit prendre en charge la logistique est ajoute : le transport des marchandises, lentreposage, la manutention, lemballage, le contrle des stocks, le choix des emplacements dusines et dentrepts, le traitement des commandes, les prvisions de march et le service offert aux clients. Lanalyse franchira un pas significatif en 1968 avec John F. Magee. La logistique incorpore maintenant, non seulement la distribution physique mais aussi lapprovisionnement et la gestion de production. La logistique devient une technique de contrle et de gestion des flux des matires et de produits depuis leur source dapprovisionnement jusqu' leur point de consommation . L dimension gestion de la logistique apparat alors clairement au niveau de lapprovisionnement, de la production et de la distribution. Cette tendance sera concrtise en 1972 par la nouvelle dfinition propose par le NCPDM : Terme dcrivant lintgration de deux (ou plus) activits dans le but de planifier, mettre en uvre et contrler un flux efficient de matires premires, produits semi-finis et produits finis, de leur point dorigine au point de consommation. Ces activits peuvent inclure, sans que la liste soit limitative, le type de service offert aux clients, la prvision de la demande, les communications lies la distribution, le contrle des stocks, la manutention des matriaux, la traitement des commandes, le service aprs-vente et des pices dtaches, le choix des emplacements dusines et dentrepts, les achats, lemballage, le traitement des marchandises retournes, la ngociation ou la rutilisation des lments rcuprables ou mis la ferraille, lorganisation des transports et le transport effectif des marchandises ainsi que lentreposage et le stockage. Avec lapparition de larticle de James L. Heskett, La logistique, lment cl de la stratgie , en 1978, la logistique devient un vritable mode de management de lentreprise : La logistique englobe des activits qui matrisent les flux de produits, la coordination des ressources et des dbouchs, en ralisant un niveau de service donn au moindre cot. Outre laffirmation de la dimension management de la logistique, force est de constater que, si lobjet de la logistique est la gestion de la circulation des flux physiques de lentreprise, il apparat que celle-ci doit prendre en charge les flux dinformation qui, de fait, pilotent ces flux physiques. Le Council of Logistics Management dfinit la logistique comme une partie des activits dune chane logistique (supply chain). Elle concerne la planification, lexcution et le contrle du flux efficient et effectif du stockage de produits, du service de linformation relatif ces fonctions du point dorigine au point de consommation pour satisfaire les besoins des clients . Dans le mme ordre dides, Jacques Colin, Claude Fiore, Herv Mathe et Gilles Pach proposent de dfinir la logistique comme une technologie de la matrise de la circulation physique des marchandises qui, pour raliser ses deux priorits de rduction des cots et doptimisation du niveau de services, associe en un double mouvement un flux de marchandises, rgul daval en amont par un flux dinformation . Rcemment en 1993, une nouvelle institution voit le jour et propose une nouvelle dfinition qui va tendre ses racines aux systmes physiques et aux systmes dinformation de lentreprise, mettant ainsi un accent particulier sur la dimension management et stratgie. Il

sagit de lInstitute of Logistics, qui est en fait la fusion de deux autres instituts (Institute of Materials Management et Institute of Logistics and Distribution). Cet institut propose de dfinir la logistique comme le management stratgique dune chane logistique . La chane logistique est une squence dvnements pour satisfaire les clients. Elle peut contenir les activits dapprovisionnement, production, distribution et gestion des dchets, avec le transport associ, stockage et technologie informatique. Mais, au mme moment, il donne une dfinition succincte et synthtique : La logistique est le fait de positionner les ressources en fonction du temps. Plus rcemment encore, les auteurs Daniel Tixier, Herv Mathe et Jacques Colin vont opter pour la mme itinraire et proposent en 1996 la dfinition la plus complte qui soit : La logistique est le processus stratgique par lequel lentreprise organise et soutient son activit. A ce titre, sont dtermins et grs les flux matriels et informationnels affrents, tant internes quexternes, quamont et aval. Dans le cadre de la poursuite des objectifs gnraux laquelle elle concourt, sa mission consiste permettre llaboration de loffre de lentreprise et en raliser la rencontre avec la demande du march, tout en recherchant systmatiquement les conditions doptimalit dans lexcution. Sa mise en uvre procdant de diffrents acteurs, elle est appele grer en ce sens les tensions en leurs interfaces du fait de la non-identit de leurs objectifs propres. Puis les mmes auteurs effectuent une synthse de lessentiel en disant : Nous pensons que la logistique est larme de la mise en uvre de la stratgie et quil ny a pas de plan stratgique indpendant du potentiel logistique. En 1998, la dfinition propose par The Logistics Institute (association entre Georgia Technology, le National Science Foundation et un groupe choisi duniversits et dentreprises) illustre bien la tendance que ce sont toutes les oprations lies au cycle de vie dun produit qui vont tre associes la logistique : La logistique est une collection de fonctions relatives aux flux de marchandises, dinformations et de paiement entre fournisseurs et clients depuis lacquisition des matires premires jusquau recyclage ou la mise au rebut des produits finis. Aprs le tour de cette muraille dfinitoire, trois dfinitions illustratives des propositions des acteurs, praticiens ou chercheurs, issus des sciences de gestion ou de lingnieur par rapport la logistique seront proposes. Celle de lAslog, association cre en 1972, sigeant Paris et regroupant des logisticiens franais de lentreprise : Lensemble des activits ayant pour but la mise en place, au moindre cot, dune quantit de produits, lendroit et au moment o la demande existe. La logistique concerne donc toutes les oprations dterminant le mouvement des produits tel que : localisation des usines et entrept, approvisionnement, gestion physique des encours de fabrication, emballage, stockage et gestion des stocks, manutention et prparation des commandes, transports et tournes de livraison. Cette dfinition donne la priorit la performance attendue de la logistique : fournir le produit attendu, au moment attendu, lendroit attendu, un niveau de service attendu et elle dcline lensemble des activits dvolues la logistique. Celle de SOLE (Society of Logistics Enginers): La logistique est la science et la pratique des procds techniques, de lorganisation et du pilotage mis en uvre pour dterminer et concevoir, armer et maintenir les moyens ncessaires des objectifs, des programmes et des oprations. Les fonctions logistiques classiques sont : tudes et

programmation, achat-approvisionnement, transport, ravitaillement, maintenance et retrait. Les processus logistiques classiques sont : identification des besoins, armement, dploiement, maintien en condition et limination. Cette dfinition propose denraciner la logistique dans la science, mais aussi dans la pratique avec une composante premirement technique, deuximement organisationnelle et ayant pour finalit le pilotage doprations : de la conception son limination. Selon les chercheurs en science de gestion, la dmarche logistique est transversale aux fonctions classiques de lentreprise, elle est centre sur la gestion des flux physiques, informationnels, financiers, aussi bien en interne au sein des entreprises que dans les relations entre entreprises partenaires dune mme chane de valeur. A ce titre, elle peut tre vue comme une comptence de gestion et de pilotage des flux qui, pour optimiser le couple cot/niveau de service, mobilise un certain nombre de ressources le long des processus de circulation. Il sagit de positionner la logistique par rapport aux approches classiques des sciences de gestion ayant un point de vue plutt vertical quhorizontal, et aussi de montrer que lon sintresse la bote noire de lentreprise, cest--dire aux oprations physiques concrtes de son fonctionnement, sans pour autant perdre de vue leurs dimensions stratgique via la mme chane de valeur. Bref, lanalyse du concept logistique met en vidence dune part, lexistence dune richesse smantique convergente mais aussi divergente, qui traduit la fois la jeunesse de cette discipline, son volution acclre mais aussi ses origines diffrentes. Dautre part, cette analyse rvle la complexit de la discipline ayant des vellits scientifiques et pratiques, dont le champ est la technique et lorganisation, une discipline voulant articuler lchelon de lopration de base celui de la stratgie, et saisissant par laxe mdian le problme du pilotage de lorganisation, c'est--dire la mise en uvre. Ceci dit, le suivant dveloppement sera consacr ltude du cas, celui de laction formatrice, c'est--dire que lon transposera lapplication de la logistique dans une entreprise au systme de formation. En effet, Sous le terme logistique se cachent des situations et des organisations varies qui dpendent de la nature des produits concerns, du secteur dactivit et de la place dans la chane logistique globale.

II-

Le processus logistique dans un systme de formation

La nature du produit joue un rle essentiel dans la structuration des organisations logistiques. Par exemple, on ne traitera pas de la mme faon des vaccins, des tlphones mobiles ou des produits alimentaires. La logistique des vaccins doit notamment respecter la chane du froid (jusqu -20C pour le vaccin polio oral), pendant le transport comme pendant le stockage et la manutention, qui se font dans des entrepts temprature dirige . Cette contrainte influe sur le choix des fournisseurs (qui doivent tre spcialiss) et sur le matriel utilis (indicateurs tmoins de respect de la temprature sur les colis, botes isothermes, glacires ). La logistique des tlphones mobiles ncessite une grande surveillance, afin de limiter le nombre de vols de ces produits trs convoits. Lorganisation doit donc tre scurise,

toutes les tapes : surveillance des entrepts, contrle des accs aux zones concernes de lentrept, contrle des poubelles, suivi par satellite des vhicules de livraison, contrats spcifiques avec des transporteurs soigneusement slectionns ... La logistique des produits alimentaires de grande consommation comprend, elle aussi, de plus en plus de technologie. Les systmes de prparation vocale se dveloppent trs rapidement. Chez certains grands distributeurs, ils peuvent atteindre 80 % de la prparation de produits frais. Ces systmes de prparation vocale permettent un meilleur confort des employs, une amlioration de la qualit des prparations de commande et une hausse de la productivit. De mme, un systme de formation a sa logique qui lui est propre, qui implique surtout une efficacit de planification des tches, dorganisation et de suivi. Dans les grands tablissements, la logistique dans son ensemble peut se rvler trs large et tendue et par consquent, une tche dlicate et complexe. Cest ce que nous mettrons en exergue aprs les quelques prcisions prliminaires sur la notion de processus. A- Prliminaires : Approche processus dun systme de formation Le processus est dfini par la norme ISO 9000 :2000 comme suit : Ensemble dactivits corrles ou interactives qui transforment des lments dentre en lments de sortie. Les lments dentre dun processus sont gnralement les lments de sortie dautres processus. Les processus dun organisme sont planifis et mis en uvre dans les conditions matrises afin dapporter une valeur ajoute. Lapproche processus du systme de formation englobe une srie de processus agencs qui se suivent dans le temps. A la tte de cette approche se situe le management ou le pilotage qui dfinit une politique ou une stratgie dorientation et de coordination du systme ; et la base nous trouvons les supports qui, bien sr comme le nom lindique, supportent effectivement tout le systme de formation en question. Le management aussi bien que les autres processus sont dcrits sur la cartographie de cette approche ne saurait tre absent, mais il est souligner que labsence des supports est quelque chose dinimaginable. Cest lessence mme de tous les autres processus. Les processus supports sont ceux qui fournissent les ressources aux autres processus (ressources humaines, matrielles, financires, maintenance, environnement de travail, etc.) La phase de planification ne consiste pas uniquement tudier les actions qui seront ralises par la suite, mais elle va aussi consister traiter la question des ressources qui permettront de raliser tout ce qui est raliser. En effet, ce sont les actions et les ressources correspondantes qui permettront datteindre les objectifs associs la politique du management. En dautres termes, les ressources sont affecter chacun de tous les autres processus du systme de formation : par exemple, on aura besoin dun manager ou dun pilote dot de comptences requises pour manager ou piloter le systme ; on aura besoin dun ingnieur qui va dfinir, concevoir et tudier le projet de formation ; on aura besoin dun auditeur pour valuer lavancement du systme.

Le processus supports rassemble plusieurs sous-processus, entre autres la gestion des ressources humaines, le systme dinformation et la logistique. Nous zoomerons donc le processus logistique et il est possible que celui-ci se scinde ou se subdivise en dautres sousprocessus. La gestion de la logistique occupe un rle primordiale dans lorganisation et se charge de : Etablir les prvisions et les besoins de lorganisation en matire des quipements; Assurer la maintenance et le bon fonctionnement du matriel; Approvisionner lorganisation en ce qui concerne les fournitures et les consommations ; La gestion des flux dinformations ; etc.

A linstar des autres processus, le processus logistique fonctionne partir des lments dente quelle transforme en lments de sortie. Exemple-type dlments entrants : Fiche inventaire Dcoupage horaire Catalogues machines et livres dentretien. Fiches de besoins en matriels, fournitures, et consommables etc. Aprs transformation, on obtient les lments de sortie suivants : Les lments sortants : Bon dintervention Plan de maintenance prventive;

B- Les activits logistiques dans un systme de formation Dans un systme de formation (tablissements, organismes ou entreprises), toutes les activits, depuis le plus simples jusquaux complexes, doivent tre planifies, organises, suivies et amliores : cest le propre des logisticiens. 1- Identification et gestion des besoins : Equipements Il faut aujourd'hui comprendre une infrastructure non comme un objet mais comme un service propos au public : Une autoroute propose un gain de temps, une garantie de temps, du confort et de la scurit Un rseau deau potable propose un gain de temps, de fatigue, bref, une commodit dusage Les rseaux lectriques et tlphoniques proposent chaleur, lumire, contacts entre les personnes, etc. La gestion des infrastructures se conoit travers une approche globale :

La conception, le financement, la ralisation, l'exploitation, l'entretien. Le travail de la conception est un vritable problme car concevoir tout le matriel ncessaire est une affaire du spcialiste ingnieur. On peut recourir lextrieur de lorganisation en cas de besoin. Faire bouger un tablissement implique, en plus des ressources humaines et dun environnement favorable, la mise en place au pralable dun nombre suffisant de locaux (salles de confrences, de runions, de formation, salles de ladministration, locaux sanitaires,) ; le matriel pdagogique tel que les supports audio-visuels (projecteurs, ordinateurs, prises de courant lectriques, tableaux, crayons, brosse, tlvisions,) ; une sources se savoir facilement accessible aux apprenants (bibliothque bien quipe par exemple) et bien dautres supports. Le financement des infrastructures ncessaires la bonne marche du systme peut tre rparti. Sagissant dun tablissement public, les sources budgtaires sont surtout tatiques mais leur gestion est autonome car un tablissement dispose dune administration ayant des comptables et des contrleurs internes. Dautres fonds dorigines diverses peuvent exister. Pour les organismes privs, le financement interne peut tre consistant mais l aussi on ne peut pas perdre de vue le recours lextrieur, surtout aux emprunts (crdits long terme car laction formatrice peut se concevoir raisonnablement comme un investissement). Des prcisions de taille doivent tre apportes ce niveau : - La cl de l'acceptabilit politique du projet d'infrastructure grer : la tarification -La connaissance du client final permet au gestionnaire de concevoir/adapter la politique tarifaire, en liaison troite avec le concdant -La qualit des services offerts modifie de plus en plus le cadre de dtermination. Loptimisation des cots est un idal qui sachte. Elle suppose : - La conception optimise des ouvrages, en fonction de la connaissance de la clientle ; - La matrise des cots/dlais par expertise en management de projets et exprience de nombreux chantiers ; - Les procdures souples et efficaces pour enchaner tudes et travaux avec des solutions conomiques ; - La synergie concepteur/financier/constructeur/concessionnaire. La meilleure gestion des infrastructures sera apprcie en fonction de lavancement de laction formatrice, et cest surtout lobjet dun audit de performance du systme. Cest la raison pour laquelle le systme de formation est sujet des amliorations continues qui sont les consquences pratiques des recommandations thoriques des auditeurs. Pour valuer la qualit des infrastructures, on sassurera surtout si : i. Le fonctionnement des quipements de l'tablissement est constamment assur ; ii. Les btiments et les espaces sont bien entretenus ; iii. Les conditions de l'hygine et de la scurit sont assures.

2- Maintenance des matriels et infrastructures La maintenance des infrastructures se rpartit comme suit : des services matriels, services logiciels. Par maintenance, on entend le dispositif dentretien et damlioration du systme. Une bonne pratique consiste porter une attention particulire la maintenance des matriels et infrastructures, y compris lquipement informatique. Les activits de maintenance peuvent tre de cet ordre : lectricit, plomberie, maonnerie, menuiserie, peinture, vitrerie et ferronnerie. Sa mission premire est le bon fonctionnement de lorganisation. Bref, pour ne pas rentrer dans les dtails, la logistique de maintenance consiste : > Apporter les outils pour mettre en place une gestion adapte de la maintenance de leur infrastructure > Fournir des lments de valorisation de lapproche globale propose en permettant aux participants de mieux: - comprendre les mcanismes de vieillissement et leurs impacts sur lexploitation des infrastructures - quantifier les dures de vie des composants de leur infrastructure - cerner lvolution des risques associs lexploitation de leurs actifs industriels - dfinir un concept global de gestion court, moyen et long terme de la maintenance de leur infrastructure > Disposer de mthodes objectives et systmatiques pour justifier les plans directeur de maintenance et les budgets associs > Cibler et augmenter la pertinence des mesures dentretien, de surveillance ou de renouvellement de linfrastructure > Dvelopper une culture de gestion par les risques au sein des quipes > Renforcer la communication entre les diffrents acteurs techniques, financiers ou politiques en charge du maintien des infrastructures. > Donner aux participants les lments ncessaires leur permettant danalyser de manire critique les besoins en prestations (cahier des charges) et les projets de planification de la maintenance qui pourront tre faits par des spcialistes 3- Approvisionnement de lorganisation : Fournitures et consommations L'approvisionnement dune organisation est un concept global qui inclut le processus d'achat, la gestion des relations avec les fournisseurs, une dmarche logistique, les techniques de gestion conomiques et matrielles des stocks. Objectifs dune politique dapprovisionnement : La fonction approvisionnement vise acheter des bien et services ncessaires l'activit de cette organisation et organiser les flux et le stockage des produits achets. La politique d'approvisionnement vise minimiser les couts tout en assurant qualit, scurit et dlais. La russite de la politique d'approvisionnement repose sur la pertinence des choix : faut-il acheter ou fabriquer ?

Gestion des achats : Traditionnellement, la gestion des achats repose sur un processus prdfini de recherche et de slection des fournisseurs, d'expression des besoins, de ngociation et de suivi des commandes. Le rle stratgique des approvisionnements n'est reconnu que depuis peu. De vritables relations de partenariat sont recherches avec les fournisseurs, qui peuvent tre associs la conception et la fabrication des produits. Dans un systme de formation, il est souhaitable de disposer des fournitures de bureau de haute qualit, donc provenant des fournisseurs de renom. La gestion des flux et des stocks : La gestion conomique des stocks vise minimiser les couts et les risques lis au stock. Tout stock reprsente un cout pour l'entreprise. Certaines techniques (ex : Juste A Temps (JAT)) permettent de rduire considrablement leur volume. Une gestion administrative des stocks efficace et le recours des logiciels permettent de limiter les erreurs, les dlais et les couts au sein des units de stockage. Exemple : stocks des ordinateurs permettant dassurer la formation en informatique. Laudit du processus logistique ce niveau visera : - amliorer le systme dapprovisionnement et de stockage en rpondant au double souci de satisfaction des demandeurs de formation dune part, de rduction des stocks dautre part ; appliquer des mthodes de gestion performantes adaptes aux contraintes des organisations publiques. 4- Gestion des flux dinformations et des flux documentaires Un systme d'information est un ensemble organis d'lments qui permet de regrouper, de classifier et de diffuser de l'information sur un phnomne donn. Le systme dinformation et de communication permet la transparence des activits de lorganisation et louverture au monde extrieur. Il inclut un sous-systme qui est un systme documentaire, c'est--dire un recueil de manuels, procdures, instructions de travail et supports denregistrement. Au niveau interne, prvoir un dispositif de communication sur le systme de management, son volution et son efficacit en fonction des rsultats obtenus. Au niveau externe, prvoir un dispositif de communication pour traiter toute demande dinformation des parties intresses. Flux dinformations : Pour certains auteurs comme VALLIN Philippe la recherche des solutions pertinentes aux problmes logistiques globaux d'une entreprise dbouche entre autres, sur la dfinition des flux d'informations qui alimentent ses activits. Du point de vue logistique, les flux d'informations sont apprhends au mme titre que les flux physiques. Ainsi les clients accordent de plus en plus une attention particulire la fiabilit de l'information et la capacit pour les entreprises de rendre ces informations disponibles et utilisables. De ce fait, les entreprises qui exercent en tant qu'auxiliaires dans les transactions internationales, manipulent une diversit d'informations. Notons que la nature des informations est fonction du mode de transport et du type de marchandise transporte.

10

Ainsi, au niveau dune structure de formation, il est important de mettre en place et de grer une ligne tlphonique, une bote e-mail et un site web permettant toutes les parties prenantes, internes ou externes lorganisation, daccder toutes les informations ncessaires la bonne marche du systme. La publication des informations par affichage doit tre rglemente rigoureusement et on cartera de prfrence les affichages sauvages en vue dviter le dsordre (tracts, slogans,) et de prserver lenvironnement. Flux documentaires : La notion de flux documentaires a galement une place prpondrante dans toutes les transactions commerciales caractre international ou non. En effet, la documentation reprsente les preuves crites de l'existence d'un contrat et celle de son excution. De plus, la nature et la signification des documents varient selon la dimension de la transaction (internationale ou non), le mode de transport utilis et la nature de la marchandise transporte. Ainsi, en matire de formation, il est impratif de disposer des documents tels que les textes normatifs qui rglementent lactivit de formation et qui la lgitiment auprs de lEtat, les rglements dordre intrieur ; manuels de procdure, etc. La logistique soccupera alors de ces documents en les actualisant, en les mettant jour ; en les mettant la disposition de ceux qui doivent les utiliser.

Conclusion:
Lart dorganisation et de gestion des flux de toutes sortes (physiques et informationnels), savoir la logistique, au sein dun organisme de formation, est ce quest le ciment pour un btisseur moderne.

Bibliographie :
La logistique, Pascal Livre. La Logistique : modles et mthodes du pilotage des flux, Philippe Vallin. Mmoire online : Optimisation de la gestion des flux dinformations et documentaires par le dpartement Shipping : cas du Gabon, par Jean Philippe NSOME NLEME.

11