CARTA COMERCIAL

Es una comunicacin que tiene carcter documental y utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc. Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales. Se realizan cartas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos, presentacin de personas, etc. PROCESO DE ELABORACIN DE LA CARTA COMERCIAL Para lograr cartas eficaces, tendremos que escribirlas con cuidado, poniendo atencin en lo que hacemos. Con un escrito rutinario, mal redactado, inadecuado ... puede lograrse un efecto contrario al que pretendemos. La redaccin de las cartas comerciales no tiene por qu ser una tarea aburrida o carente de creatividad. Podemos dar a nuestras cartas un aire diferente; slo necesitamos poner atencin y aprender practicando; es una habilidad que se adquiere con el tiempo. Para empezar, distinguiremos tres etapas en el proceso de elaboracin: Los pasos previos, La redaccin del borrador La revisin

CARTA DE CONSULTA

Tipo de comunicacin escrita cuyo objetivo es preguntar sobre algn aspecto relacionado con alguna actividad de tipo comercial, en la cual se desea inquirir sobre la mercadera o sus productos. Tiene por funcin el comparar productos en distintas empresas, para tomar una determinacin acerca de lo cotizado. Se debe elegir las empresas en forma adecuada aplicando la misma capacidad de criterio para cada una. En su parte estructural consta de membrete, encabezamiento, cuerpo y suplementos.

En el primer prrafo de la introduccin se alaba a la empresa diciendo que ha sido elegida entre varias de su misma categora para cotizar el producto. En el prrafo de los Conceptos Fundamentales se seala claramente el producto a cotizar, sin omitir ninguna caracterstica que nos interese saber de ste. Finaliza la carta con el prrafo de la despedida que siempre es de tipo cordial.

CARTA DE RESPUESTA O COTIZACIN

Es aquella que enva la empresa que ha sido consultada, en el texto explica todo lo relativo a la mercadera y deja en claro las condiciones de pago, tanto al crdito como al contado, as mismo, se encarga de interesar al potencial cliente, ofreciendo algn tipo de garanta adicional al servicio, para conseguir que ste finalmente se decida por realizar la compra en su entidad. Es una carta breve, por lo cual puede estar constituida slo de dos prrafos y una amable despedida.

CARTA DE PEDIDO

Es un tipo de correspondencia Comercial que tiene como objetivo solicitar el envo de mercadera, por lo tanto debe hacerse con mximo de seriedad pues representa un compromiso formal de compra. Se debe indicar claramente detalles de la mercadera que se solicita, precios, cantidad, forma de envo, plazo para su cancelacin; para as evitar futuros problemas en el mundo de los negocios. Si el comprador paga por adelantado debe indicar claramente la forma de pago ya sea por cheque, tarjeta, etc.

CARTA DE ENVO Es la nota en que se seala que la mercadera se ha despachado, indicando la cantidad de artculos y detallando las condiciones en que el pedido ha sido enviado.

CARTA DE RECEPCIN Tipo de comunicacin escrita que tiene como objetivo el confirmar que ha recibido una mercadera conforme a lo estipulado en la carta de remisin o de respuesta a pedido. Generalmente este tipo de comunicacin se utiliza para confirmar el recibimiento de la mercanca. En caso de que la mercadera haya llegado desconforme a lo anteriormente sealado en la carta de pedido, se enviar una carta de reclamo. CARTA DE REMESA Es aquella en la que se enva un cheque, un giro o una letra de cambio, para continuar con el curso normal del negocio. Luego de solicitar informacin, enviar y recibir el pedido, es lgico que se enve dinero cancelando su valor. Despus de que la carta de remesa ha sido enviada es necesario que sea contestada inmediatamente para que el remitente sepa que la remesa no se extravi.

CARTA DE RECLAMO

De toda la correspondencia comercial la carta de reclamo son las que merecen mayor cuidado y argumentacin en su redaccin, pues representan una queja formal. Esta misiva la escribe el cliente cuando considera perjudicados sus intereses y plantea en ella su reclamacin esperando obtener la solucin adecuada, que l mismo sugiere o que deja criterio de la Casa Comercial. Al formular nuestro reclamo debemos tener presente que su motivo corresponda a un estricto sentido de justicia y de tica comercial. Si la mercadera perdida o averiada es poca o de mnima cantidad, o su monto es insignificante, no vale la pena formular un reclamo, pero si el monto del dao merece consideracin, no debemos dudar en plantear nuestro reclamo, detallando con precisin en qu consiste, su valor y cantidad que debe sernos indemnizada. Debe argumentarse con cortesa y seriedad, es conveniente indicar las pruebas en que se fundamenta la prdida, tales como hojas de pedido, guas, facturas, recibos, testimonios reales, etc. En este punto es conveniente aclarar que las quejas pueden originarse en errores de hecho, especialmente de carcter mecnico o en discrepancias acerca de los trminos de una operacin , a causa de fallas redaccionales, mecanogrficas o a causas ajenas al proveedor y al cliente, como accidentes interrupciones del transporte, etc. Las reclamaciones por errores de hecho como mercadera averiada o cambio de pedido son fciles de exponer pues las pruebas estn a la vista. En cambio, las diferencias de criterio exigen probar un hecho con documentos, como por ejemplo cuando el precio de la mercadera es diferente al indicado en la cotizacin. En cualquiera de estos casos el detalle de la prdida debe indicarse en renglones apartes, para evitar confusiones en las cantidades, adems conviene anotar los artculos faltantes o deteriorados para que el vendedor verifique exactamente dicha prdida. Cuando el reclamo sea justo y se desprenda de las argumentaciones y documentacin aportada que el comerciante es el responsable de dicho deterioro, deber hacerse cargo y satisfacer la peticin del comprador. Las cartas eficaces de reclamacin deben reunir cinco caractersticas:

CARTAS DE EXPLICACIN (AJUSTE)

El criterio aceptado es que pocas cartas como las de ajuste, exigen tanto del el espritu de equidad y ecuanimidad del redactor. Sea positiva o negativa su contestacin, no debe traslucir molestia ni tampoco exagerar la actitud de servicio, sino dar explicaciones con moderacin. El xito en el tratamiento de la carta de reclamacin lo conseguir el redactor que considere el mensaje como escrito por l mismo, situndose en la perspectiva del cliente. Sicolgicamente, el redactor de una carta nunca debe olvidar esta recomendacin.

CARTA DE JUSTIFICACIN

Se escriben cuando la empresa no es responsable del error planteado. Deben persuadir al cliente de su enfoque errneo de la situacin. Un buen esquema bsico de redactarlas es el siguiente: 1.Replanteo de la Situacin.

El redactor plantea la situacin desde la perspectiva de la empresa, modificando la versin del reclamante. 2.Fundamento de la negativa.

Se exponen con exactitud y diplomacia las razones de por qu la reclamacin carece de fundamento. Es preciso que la argumentacin se base en hechos objetivos. 3.Proposicin de arreglo amistoso.

En algunas ocasiones, ciertas empresas, para afirmar las relaciones pblicas, suelen otorgar alguna franquicia extraordinaria al reclamante. 4.Expresin de buena voluntad.

El final del mensaje debe traslucir el espritu de la organizacin de seguir prestando al cliente el mejor servicio.

Membrete m. Nombre o ttulo de una persona, oficina o corporacin, estampado en la parte superior del papel de escribir:

Partes de la carta
Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes conceptos: Encabezado: nombre, direccin,fecha del da y lugar al que se dirige. Saludo: personal o consolidado en frmulas establecidas. Exposicin del asunto, con los temas pertinentes. Despedida: escribir el nombre en la parte inferior de la carta. Firma clara o tambin puede llevar tu nombre.

La carta tambin se compone de: Membrete: nombre, direccin, telfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente). Fecha: ciudad, entidad federativa, da, mes y ao en que se expide la carta Domicilio: nombre, direccin, ciudad y cdigo postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario). Vocativo: expresin de cortesa que une al firmante con el destinatario. Texto: exposicin del asunto que motiva la carta. Despedida: expresin de cortesa que da trmino a la carta. Antefirma: razn social o denominacin de la carta. Firma: nombre completo del remitente y su rbrica.

Referencias finales: iniciales, maysculas y minsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta. Otros datos: indicaciones de los anexos que se envan o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales. Oyente: quien es el que recibe el mensaje. Remitente: es quien enva la carta.

CARACTERSTICAS DE LAS CARTAS INFORMALES Las cartas informales son textos escritos a familiares, amigos o gente que conocemos. En este tipo de texto podemos incluir las tarjetas postales. Describimos el mundo que nos rodea. Contamos experiencias, opiniones, sucesos y ancdotas. Tambin podemos contar las cosas que estamos haciendo, cmo nos van las cosas, los planes que tenemos para el futuro. Y por supuesto, podemos valorar negativamente o positivamente todo lo anterior. La carta informal es la que se escribe para amigos, parientes, conocidos, y su finalidad es platicar a distancia y mandar saludos. Lugar y fecha (del lugar donde se enva) Saludos Contenido Firma (Nombre) Posdata (P.D.)