Curso de Excel2007

Qu es y para qu sirve Excel2007?

Excel2007 es una hoja de clculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te resultar familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de clculo, no te preocupes, ahora te lo explicamos. Una hoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de nmeros slo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como haras en un papel, colocarte en la celda donde ir el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos ms adelante cmo se hace exactamente, pero es muy fcil). Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qu ocurre si te equivocas al introducir un nmero en una suma de 20 nmeros, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automticamente Excel vuelve a calcularlo todo. Esto es importante cuando los clculos son un poco ms complicados, imagina que ests haciendo la declaracin de la renta a mano y al final descubres un error, tendras que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel slo tienes que corregir un dato. Esta caracterstica de reclculo automtico te permite tambin hacer simulaciones fcilmente. Por ejemplo, si ests calculando lo que tendrs que pagar al mes al pedir un prstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del prstamo para que veas lo que tendras que pagar en cada caso. Vamos a ver otro ejemplo que nos servir para ver ms caractersticas de Excel.

En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel.

Puedes observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por nmeros 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C. En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo de la Banda de opciones puedes ver la frmula que se ha utilizado =D11*0,16 es decir, el producto de lo que hay en la celda D11 multiplicado por 0,16. As de fcil e intuitivo es Excel. Seguro que ya ests deseando seguir el resto del curso para aprender a utilizarlo. Tambin puedes ver en este ejemplo cmo se puede utilizar texto en cualquier parte de la hoja de clculo, incluso podramos haber puesto un grfico con el logotipo de la ferretera. Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones bsicas. Por supuesto, si sabes matemticas mucho ms partido podrs sacar de Excel. Aunque en este ejemplo no se ve, Excel tambin es capaz de dibujar grficos a partir de los datos introducidos, del estilo de los grficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas. Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los ms complejos clculos financieros.

Conceptos Bsicos Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de ttulo en la parte superior de la ventana vers como pone Microsoft Excel - Libro1.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente. Cuidado que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentra guardado. Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.

Hoja de clculo
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrs comprobar todo lo explicado anteriormente. Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems. De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa. Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Ms adelante veremos las distintas formas de definir un rango

La barra de ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , restaurar y cerrar .

La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar o Rehacer .

, Deshacer

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rpido.

Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acesso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa.

Tipos de datos
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una explicacin ms detallada sobre los valores constantes visita nuestro bsico . FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =. Si deseas saber ms sobre las frmulas pulsa aqu .

Errores en los datos

Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que ves a la derecha: Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: . que nos permitir saber ms sobre el error.

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin: Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas). Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas. Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin. #NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan. Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este smbolo se utilizar como hemos visto antes.

Introducir Frmulas y Funciones

Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =. Si quieres conocer ms sobre los operadores ms utilizados y las precedencias de los operadores visita nuestro bsico .

Insertar funcin con el asistente

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. Hacer clic en la pestaa Frmulas. Elegir la opcin Insertar funcin.

O bien, hacer clic sobre el botn

de la barra de frmulas.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta. Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Formato de celdas
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal. A continuacin veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda.

Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los cuadros de dilogo o la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto: Utilizando los cuadros de dilogo: En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Fuente.

Del cuadro de dilogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaa Fuente, aparecer la ficha de la derecha. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. Esto es muy til a la hora de elefir el formato que ms se adapte a lo que queremos. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles). Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir un color para la letra. Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y Subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se encuentra a la izquierda. Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene por defecto.

En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple. Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.

Configurar la Autocorreccin
Esta herramienta nos ayuda a corregir automticamente errores habituales de escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorreccin asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic en el Botn Office

Hacer clic en el botn Opciones de Excel. En el cuadro de dilogo que se abrir seleciona la categora Revisin. Aqu tienes muchas de las opciones que conciernen a la correccin de textos en Excel.

Veamos las ms importantes. Haz clic en el botn de Opciones de Autocorreccin...

Aparecer el cuadro de dilogo Autocorreccin como el que te mostramos ms abajo.

Si activas la casilla Corregir DOs MAysculas SEguidas, no permitir que a la hora de escribir una palabra las dos primeras letras estn en mayscula y el resto en minscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opcin est activada. Si activas la casilla Poner en mayscula la primera letra de una oracin, Excel comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra est en mayscula, en caso de que no lo est automticamente la cambiar. Si escribimos la frase toda con mayscula, no se cambiar. Esta opcin tambin interesa que est activada. Si activas la casilla Poner en mayscula los nombres de das, en caso de encontrar una palabra que corresponda a un da de la semana, Excel pondr automticamente la primera letra en mayscula. Esta opcin no siempre interesa que est activada. Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de empezar una frase, si la primera letra est en minscula y el resto en mayscula, Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado est activado por error y automticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opcin interesa que est activada. La opcin Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte inferior del cuadro de dilogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir, de esta forma Excel reemplazar el texto que coincida con alguno de la columna de la izquierda por el texto que aparece en la columna de la derecha. Si deseas aadir algn elemento a la lista bastar con escribir en el recuadro Reemplazar: el error frecuente que deseamos que se corrija automticamente, en el recuadro Con: escribir la correccin a realizar, y hacer clic en el botn Agregar. Si deseas eliminar algn elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el botn Eliminar. A final cuando hayamos configurado la autocorreccin hacemos clic sobre el botn Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de dilogo.

Verificacin de la ortografa
Excel dispone de un corrector ortogrfico que nos permitir detectar errores ortogrficos dentro de nuestra hoja de clculo. Para ello Excel busca cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerar como posible palabra errnea. Evitar que hayan errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No obstante conviene saber que si al revisar un documento, Excel no encuentra ningn error no quiere decir que, necesariamente, sea as. Ya que hay errores que Excel no puede detectar puesto que dependen del contexto, por ejemplo esta y est como las dos palabras estn en el diccionario si escribimos Esta hoja esta bien, no detectar el error en el segundo esta. Para corregir una hoja de clculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos: Situarse en la primera celda de la hoja de clculo. Seleccionar la pestaa Revisar y eligir la opcin Ortografa.

En caso de encontrar algn posible error ortogrfico, aparecer el cuadro de dilogo Ortografa.

Observa como en la barra de ttulo aparece el diccionario que est utilizando para corregir la ortografa, si queremos cambiar de diccionario porque el idioma es diferente o queremos utilizar un diccionario personal con palabras propias, solo tenemos que elegir el nuevo diccionario de la lista desplegable del recuadro Idioma del diccionario: En la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errnea. En el recuadro Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra correccin. Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones: OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra. OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de clculo. AGREGAR AL DICCIONARIO para aadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro Idioma del diccionario:

Si la palabra es errnea, y la palabra correcta se encuentra en la lista de Sugerencias: la seleccionaremos, si no se encuentra en la lista de Sugerencias la escribiremos directamente en el recuadro No est en el diccionario:, y a continuacin utilizaremos cualquiera de los siguientes botones: CAMBIAR para sustituir la palabra errnea por la que hemos escrito. CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errnea por la que hemos escrito.

AUTOCORRECCIN para que adems de realizar la correccin en la hoja, la sustitucin se aada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior. Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguir con la correccin hasta el final, si encuentra otro error nos volver a avisar con un mensaje. Cuando Excel haya llegado al final del documento nos avisar, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Impresin
Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser la configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la impresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos.

Vista preliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Pero primero es aconsejable ver la Vista de Diseo de pgina para poder ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina, el formato completo de la hoja. Para visualizar la Vista de Diseo de pgina, seguir los siguientes pasos: Selecciona la pestaa Vista. Elige la opcin Vista de Diseo de pgina.

En el centro de la ventana aparecer una pgina de nuestra hoja de clculo. Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la pgina 1 de un total de 1 pgina (Vista previa: Pgina 1 de 1). Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta ahora, la nica diferencia es que sabremos cmo quedar en la hoja al imprimirla.

Una vez terminado, para ver la vista preliminar de la hoja en una pgina utiliza la opcin Vista preliminar que encontrars en el Botn Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir.

La pgina se mostrar de este modo:

En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los botones:

para ir a la pgina anterior. Tambin podramos pulsar la tecla RE PAG del teclado. para ir a la pgina siguiente. Tambin podramos pulsar la tecla AV PAG del teclado. Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados. Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina. Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic, se ampliar la parte de la pgina donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volver a visualizar la pgina entera.

Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn

Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic sobre el botn cuadro de dilogo Impresin explicado ms adelante.

, para que aparezca el

Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic sobre el botn el cuadro de dilogo Configurar pgina explicado ms adelante.

, para que aparezca

En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn

para cerrar la Vista preliminar.

Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas que nos indicarn donde har Excel 2007 los saltos de pgina, estas lneas no se imprimirn.

Configurar pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel 2007 nos permite modificar factores que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel, ... Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, desde la vista preliminar, deberemos hacer clci en el botn Configurar pgina...

Aparecer el cuadro de dilogo Configurar pgina descrito a continuacin. Dicho cuadro consta de 4 fichas. La primera de las fichas se denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la orientacin del papel, el tamao del papel que utilizamos y otros parmetros.

Selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocar el papel siempre de la misma forma).

En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automticamente la hoja en un nmero de pginas especfico (una pgina de ancho por 1 de alto, as se imprimir en una sola hoja,...). Observa como en la parte derecha disponemos de un botn para ir a opciones especficas de la impresora seleccionada para imprimir. Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Mrgenes.

En esta ficha podrs modificar los mrgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo: de las hojas a imprimir. Si la hoja tiene encabezado: o pie de pgina:, tambin nos permite indicar a cuntos centmetros del borde del papel queremos que se siten. Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente. Para definir los encabezados y pies de pginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de pgina.

En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay ningn encabezado ni ningn pie de pgina asignado a nuestra hoja de clculo. En estos recuadros aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido. En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados a utilizar. Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botn Personalizar encabezado... En el recuadro Pie de pgina: aparece el tipo de pie de pgina elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles pies de pgina a utilizar. Para modificar el pie de pgina, hacer clic sobre el botn Personalizar pie de pgina...

Modificar el encabezado o el pie de pgina.

Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las pginas, y un pie de pgina es un texto impreso en la parte inferior de cada pgina. Los pasos para crear un encabezado o un pie de pgina son los mismos. 1 Ir a la Vista preliminar. 2 Hacer clic en el botn Configurar pgina... 3 Hacer clic sobre la ficha Encabezado y pie de pgina.

Hay dos recuadros, que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay ningn encabezado ni ningn pie de pgina asignado a nuestra hoja de clculo. Tambin nos lo indica en los recuadros con (Ninguno). Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados o pies de pgina a utilizar. Si deseas modificar el encabezado, hacer clic sobre el botn Personalizar encabezado..., pero si deseas modificar el pie de pgina, hacer clic sobre el botn Personalizar pie de pgina... En cualquiera de los dos casos los pasos que vienen a continuacin son los mismos.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Excel divide el encabezado y el pie de pgina en tres secciones, dependiendo de dnde queremos que aparezca el contenido del encabezado o pie de pgina, hacer clic en sta y escribir el texto deseado. Existen unos botones que nos servirn para introducir unos cdigos o modificar el aspecto del encabezado o pie de pgina.

Para cambiar el aspecto del texto escrito y seleccionado. Al hacer clic sobre este botn aparece el cuadro de dilogo Fuente ya estudiado en este curso.

Para que aparezca el nmero de la pgina. Al hacer clic sobre este botn aparece en la seccin en la que nos encontramos situados &[Pgina] de forma que a la hora de imprimir la hoja, aparecer el nmero de pgina correspondiente a la hoja impresa.

Para incluir el nmero total de pginas a imprimir del libro de trabajo. Al hacer clic sobre este botn aparece &[Pginas] y a la hora de imprimir saldr el nmero total de pginas.

Para poner la fecha del ordenador. Al hacer clic sobre este botn aparece &[Fecha] y en la impresin saldr la fecha real.

Para poner la hora del ordenador. Al hacer clic sobre este botn aparece &[Hora] y en la impresin saldr la hora real.

Para poner el nombre del libro de trabajo con su ruta de acceso (es decir su posicin en el disco). Al hacer clic sobre este botn aparece [Ruta de acceso]&[Archivo] y en la impresin saldr el nombre del libro de trabajo completo.

Para poner el nombre del libro de trabajo. Al hacer clic sobre este botn aparece &[Archivo] y en la impresin saldr el nombre del libro de trabajo.

Para poner el nombre de la hoja.

Al hacer clic sobre este botn aparece &[Etiqueta] y en la impresin saldr el nombre de la hoja impresa.

Para insertar una imagen. Al hacer clic sobre este botn aparecer el cuadro de dilogo para elegir la imagen a insertar y una vez elegida sta en el recuadro del encabezado o pie de pgina pondr &[Imagen] y en la impresin saldr la imagen seleccionada. Se puede utilizar para incluir el logotipo de la empresa por ejemplo.

Para cambiar el aspecto de la imagen seleccionada. Este botn solamente estar activo en caso de haber aadido una imagen en el encabezado o pie de pgina. Al hacer clic sobre este botn aparece el cuadro de dilogo Formato de imagen para poder elegir los cambios de aspecto de la imagen deseados. Realizar las modificaciones deseadas y hacer clic sobre el botn Aceptar.

Grficos
Introduccin
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin. Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo: - Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. - Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto. Veamos cmo crear de un grfico.

Crear grficos
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que solicita.

Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico... Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos.

Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo. Si seleccionaste un rango de celdas vers tu nuevo grfico inmediatamente y lo insertar en la hoja de clculo con las caractersticas predeterminadas del grfico escogido. Si has decidido probar suerte y no tenas celdas seleccionadas, debers seguir leyendo los siguientes apartados.

Aadir una serie de datos

Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que aparezcan en el grfico. Una vez tengamos un grfico sobre la hoja de clculo, aparecern nuevas pestaas para mostrarnos nuevas opciones. Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy tiles:

Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro de dilogo:

Observa detenidamente el contenido de esta ventana. Como ya hemos dicho es la ms importante porque se encargar de generar el grfico. As pues tenemos un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos seleccionar el rango de celdas que se tomarn en cuenta para crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenan los valores 445, 453, 545, 453 y 345. Pulsa el botn y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el campo de texto con el rango correcto.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje horizontal (categoras) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse (por ejemplo los grficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.

Utiliza el botn Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la leyenda del grfico. Del mismo modo tambin podrs modificar el rango de celdas que se incluirn tanto en las series como enlas categoras.

Haciendo clic en el botn Cambiar fila/columna podremos permutar los datos de las series y pasarlas a las categoras y viceversa. Este botn acta del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas (pestaa Diseo). Si haces clic en el botn Celdas ocultas y vacas abrirs un pequeo cuadro de dilogo desde donde podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o estn ocultas.

Imgenes
Una vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo elementos grficos, podemos aadir ttulos WordArt, imgenes, fotografas, autoformas, etc... Los distintos elementos grficos (imgenes o dibujos) que se pueden insertar en Excel son: Imgenes desde archivo, Imgenes prediseadas, pertenecientes a una galera que

tiene Excel, Autoformas, es decir, lneas, rectngulos, elipses, etc, para disear nuestros propios dibujos, SmartArt, varias plantillas para crear organigramas, WordArt, rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con diversas opciones. Sobre las imgenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias barras de herramientas que iremos viendo, fundamentalmente las pestaas de Diseo y Formato que vimos para los grficos. Con todos estos elementos no hay excusa para no disear hojas de clculo con una componente grfica atractiva.

Insertar imgenes prediseadas

Para insertar una imagen prediseada del catlogo de Office o de nuestra propia coleccin debemos seguir los siguientes pasos: - Hacer clic sobre el botn Imgenes prediseadas de la pestaa Insertar. Nos aparece el panel Imgenes prediseadas a la derecha de la pantalla. - En Buscar en: podemos seleccionar donde deseamos que se realice la bsqueda (Mis colecciones, Colecciones de Office, etc). - En Los resultados deben ser: podemos especificar qu tipo de archivos multimedia estamos buscando (imgenes, fotografas, sonido, etc ) - En el recuadro Buscar: podemos especificar algunas palabras claves para acotar ms la bsqueda o dejarlo en blanco para que nos muestre todos los archivos disponibles. Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen la imgenes que tengan relacin con ese concepto, como puedes ver en la imagen de la derecha. - Cuando ya tengamos todos los parmetros de la bsqueda definidos pulsamos sobre el botn Buscar y nos aparecer una lista con una vista previa con los archivos localizados. - Si hemos localizado la imagen que buscabamos simplemente debemos seleccionarla de la lista y automticamente se insertar en la hoja de clculo.

Insertar imgenes desde archivo

Tambin podemos insertar imgenes no clasificadas como prediseadas, como pueden ser imgenes fotogrficas creadas por nosotros o descargadas desde internet. Para insertar cualquier archivo de imagen debemos hacer clic en el botn Imagen. Nos aparece un cuadro de dilogo para escoger la imagen desde el disco duro, Insertar imagen.

En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn Insertar y la imagen se copiar en nuestra hoja de clculo.

Manipular imgenes
De forma general para manipular cualquier objeto (imagen, dibujo, WordArt...) insertado en nuestra hoja de clculo, deberemos seguir los mismos pasos: Para mover un objeto tenemos que seleccionarlo haciendo clic sobre l, una vez seleccionado aparecer enmarcado en unos puntos, los controladores de tamao. Si posicionamos el puntero del ratn sobre el objeto, cambiar de aspecto a una flecha parecida esta deseada. , slo tienes que arrastrar la imagen sin soltar el botn del ratn hasta llegar a la posicin

Para modificar su tamao, situar el cursor en las esquinas del objeto y cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Para cambiar otras propiedades del objeto deberemos utilizar las opciones definidas para ese objeto y que iremos viendo a lo largo del tema. Para manipular una imagen podemos utilizar la pestaa Formato.

Mediante la barra de imagen se pueden realizar las siguientes funciones y modificaciones sobre la imagen:

Permite cambiar la imagen existente por otra almacenada en disco. Control del contraste de la imagen.

Control del brillo de la imagen.

Permite hacer volver a la imagen a su estado original, antes de que le hubiesemos aplicado ningn cambio.

Hace que la imagen se comprima, ocupando mucho menos espacio en el documento de Excel. Si ejecutas esta opcin es posible que no puedas volver al estado original. Adems la imagen puede perder resolucin.

Puedes recortar la imagen utilizando esta herramienta, simplemente selecciona el rea (rectngular) de la imagen que quieras mantener, el resto de deshechar. Rotar. Te permite girar la imagen o voltearla horizontal o verticalemente.

Permite elegir entre los diferentes bordes para la imagen.

Estilos de imagen. Permite aplicar un estilo rpido a la imagen para hacerla ms atractiva.

Puedes aplicar diferentes estilos (muchos de ellos en 3 dimensiones) a tu imagen utilizando este men de configuracin.