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SERIE: ESTRATEGIAS MUNICIPALES PARA MEJORAR LA PRESTACIN DE SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

Manual de Organizacin, Funciones y Procedimientos para una Unidad Municipal de Agua Potable y Saneamiento

SERIE: ESTRATEGIAS MUNICIPALES PARA MEJORAR LA PRESTACIN DE SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

Manual de Organizacin, Funciones y Procedimientos para una Unidad Municipal de Agua Potable y Saneamiento

MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

Serie: Estrategias municipales para mejorar la prestacin de servicios de agua potable y saneamiento

MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

Servicio Universitario Mundial del Canad - SUM Canad

Av. Angamos Este N 1477 Monterrico Santiago de Surco Lima 33, Per sumc@telefonica.net.pe

Equipo de produccin:
Carmen Zegarra Carmona Teodoro Durn Penadillo Alcira Blas Zavaleta

Editor:
Juan Escate Cavero

Fotos:
Archivo SUM Canad Unidad Municipal de Agua Potable y Saneamiento de San Marcos (Huari, Ancash).

Primera edicin, enero 2007


500 ejemplares Hecho el Depsito Legal en la Biblioteca Nacional del Per N 2007-00130

ndice
PRESENTACIN .......................................................................................... 5 GLOSARIO BSICO ...................................................................................... 6 SIGLAS Y ABREVIATURAS ............................................................................. 6 PRIMERA PARTE: GENERALIDADES ............................................................... 7 I. Del manual ............................................................................................. 8 1.1 Finalidad .......................................................................................... 8 1.2 Alcance ........................................................................................... 8 1.3 Base legal ........................................................................................ 8 1.4 Actualizacin del manual ................................................................... 9

SEGUNDA PARTE: ORGANIZACIN Y FUNCIONES ....................................... 11 II. De la UMAS .......................................................................................... 12 2.1 Definicin ....................................................................................... 12 2.2 Objetivos ....................................................................................... 12 2.3 mbito .......................................................................................... 12 III. De la organizacin y funciones ............................................................... 12 3.1 Organizacin interna ...................................................................... 12 3.2 Dependencia jerrquica ................................................................... 12 3.3 Organigrama ................................................................................ 13 3.4 Personal de la Unidad ..................................................................... 13 3.5 Funciones ...................................................................................... 13 3.5.1 Funciones de la coordinacin ................................................. 13 3.5.2 Funciones del rea de gestin ................................................ 14 3.5.3 Funciones del rea tcnica ..................................................... 15 3.5.4 Funciones del rea de educacin sanitaria ............................... 15 3.6 Relaciones con otras reas al interior de la municipalidad .................. 16 3.7 Relaciones con otras entidades ........................................................ 16 TERCERA PARTE: PROCEDIMIENTOS .......................................................... 21 IV. De los procedimientos en el rea de gestin ............................................ 22 4.1 Inscripcin de organizaciones comunales ......................................... 22 4.2 Reconocimiento de nuevas directivas de organizaciones comunales ... 24 4.3 Supervisin y evaluacin de la gestin de los servicios de agua potable y saneamiento .................................................................... 25 4.4 Atencin y resolucin de reclamos de los usuarios ............................. 28

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V. De los procedimientos en el rea tcnica ................................................. 30 5.1 Supervisin y evaluacin de la operacin y mantenimiento del sistema de agua potable ................................................................. 30 VI. De los procedimientos en el rea de educacin sanitaria ........................... 32 6.1 Capacitacin a directivos comunales, promotores de salud y lderes locales ................................................................................ 32 6.2 Supervisin y evaluacin de los hbitos sanitarios de las localidades del distrito ...................................................................................... 34 CUARTA PARTE: FORMATOS Y MANUALES ................................................ 37 : Solicitud de registro de organizacin comunal ................... 39 : Directorio de organizaciones comunales prestadoras de los servicios de agua potable y saneamiento ..................... 40 UMAS-FG-003-a : Credenciales - Consejo Directivo ....................................... 41 UMAS-FG-003-b : Credenciales - rgano de Fiscalizacin ............................. 42 UMAS-FG-003-c : Credenciales - Tcnicos Operadores ................................. 43 UMAS-FG-004 : Convenio interinstitucional entre la municipalidad distrital y la organizacin comunal prestadora de servicios de agua potable y/o saneamiento ......................................... 44 UMAS-FG-005 : Solicitud de acreditacin de nuevos integrantes de Consejo Directivo, rgano de Fiscalizacin y/o Tcnicos Operadores .... 47 UMAS-FG-006 : Ficha de evaluacin de la gestin de los servicios de agua potable y saneamiento ............................................ 48 UMAS-FG-007 : Resultado de evaluacin de la gestin de los servicios de agua potable y saneamiento. 50 Manual de instrucciones para llenado de Formatos UMAS-FG-006 y UMAS-FG-007 ........................................ 51 Tcnica (FT) UMAS-FT-001 UMAS-FT-002 : Ficha de evaluacin de la operacin y mantenimiento del sistema de agua potable ............................................ 65 : Resultado de evaluacin de la operacin y mantenimiento del sistema de agua potable ............................................ 66 Manual de instrucciones para llenado de Formatos UMAS-FT-001 y UMAS-FT-002 ......................................... 67 Gestin (FG) UMAS-FG-001 UMAS-FG-002

Educacin Sanitaria (FE) UMAS-FE-001 : Ficha de evaluacin de los hbitos sanitarios ..................... 76 UMAS-FE-002 : Resultados de evaluacin de los hbitos sanitarios ............. 78 Manual de instrucciones para llenado de Formatos UMAS-FE-001 y UMAS-FE-002 ......................................... 79 BIBLIOGRAFA ........................................................................................... 91

Presentacin
De acuerdo a su Ley Orgnica, las municipalidades son las entidades responsables de organizar y reglamentar los servicios de agua potable y alcantarillado en sus respectivas jurisdicciones. Asimismo, el Reglamento de la Ley General de Servicios de Saneamiento seala que los municipios distritales deben planificar y promover dichos servicios en el mbito de pequeas ciudades y zonas rurales, los cuales pueden administrar directamente o por medio de operadores especializados u organizaciones comunales. De este modo, las municipalidades distritales -en su calidad de gobiernos locales- tienen la tarea de institucionalizar el soporte y asesora tcnica a los operadores especializados, as como a las diferentes organizaciones comunales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento, que pueden ser asociaciones civiles, juntas administradoras u otra denominacin. En base a la experiencia desarrollada en diversas localidades y a fin de contribuir al ordenamiento del trabajo municipal, el Servicio Universitario Mundial del Canad - SUM Canad considera conveniente que al interior de las municipalidades distritales se conforme una Unidad Municipal de Agua Potable y Saneamiento (UMAS), como instancia especializada que se dedique exclusivamente a promover una adecuada y cada vez mejor prestacin de servicios en los distritos. Con este propsito se ha elaborado el presente manual de organizacin, funciones y procedimientos. De manera que las municipalidades, y sus respectivas UMAS, vean facilitadas sus labores y a la vez puedan gestionar y atender los requerimientos que solicite la poblacin, las instituciones y las organizaciones, de tal forma que todos puedan trabajar coordinadamente para alcanzar el mejoramiento de los servicios de agua potable y saneamiento locales.

Ted Swanson Director SUM Canad, Per

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Glosario Bsico
Agua potable: Agua apta para el consumo humano segn los requerimientos fisicoqumicos y microbiolgicos determinados por la normatividad vigente en el Per. Agua segura: Trmino que incluye al agua potable y seis conceptos bsicos para su acceso: cantidad, calidad, cobertura, continuidad, costo y cultura hdrica. Asociacin civil: Organizacin legalmente constituida, inscrita en Registros Pblicos y que se rige por el Cdigo Civil Peruano. En este aspecto, las organizaciones comunales que prestan los servicios de agua potable y saneamiento pueden constituirse en asociaciones civiles para tener mayor respaldo legal. Cuota familiar: Pago que hacen los usuarios de los servicios de agua potable y saneamiento en una localidad del mbito rural. Esta cuota debe cubrir, por lo menos, los costos de administracin, operacin y mantenimiento de los servicios. Tambin la reposicin de equipos y la rehabilitacin de la infraestructura. Operador especializado: Organizacin privada que tiene personera jurdica y carcter empresarial, que previa seleccin, negociacin y suscripcin de contrato con la municipalidad, se hace cargo de la prestacin de servicios de agua potable y/o saneamiento en el mbito de pequeas ciudades (poblaciones con 2,001 a 30,000 habitantes). Organizacin comunal: Juntas administradoras, asociaciones de usuarios, comits de agua u otras formas de organizacin, constituida y elegida voluntariamente por la comunidad para la prestacin de servicios de agua potable y/o saneamiento en uno o ms centros poblados del mbito rural (poblaciones que no sobrepasan los 2,000 habitantes). Las organizaciones comunales son dirigidas por un Consejo o Junta Directiva, y pueden o no tener personera jurdica (es decir, constituirse en asociaciones civiles). Prestacin de servicios: Servicio de agua potable y/o saneamiento que brinda alguna entidad pblica, privada o mixta hacia una determinada poblacin usuaria. La prestacin puede estar a cargo de una EPS (entidad prestadora de servicios de saneamiento), empresa o unidad municipal, operador especializado o una organizacin comunal, segn corresponda. Tcnico Operador: Persona que se encarga de la operacin y mantenimiento del sistema de agua potable en una organizacin comunal. Maneja las vlvulas, revisa y cambia las tuberas, controla la dosificacin de cloro, etc. En la presente publicacin utilizamos esta denominacin para diferenciar a la persona encargada (operador) y no se le confunda con la organizacin comunal u operador especializado que tambin son operadores en sentido ms amplio.

Siglas y Abreviaturas
MINSA: Ministerio de Salud. MINEDU: Ministerio de Educacin. NCAB: Norma de Calidad de Agua de Bebida. SUM Canad: Servicio Universitario Mundial del Canad. UMAS: Unidad Municipal de Agua Potable y Saneamiento.

PRIMERA PARTE

Generalidades

El manual de organizacin, funciones y procedimientos tiene por finalidad constituirse en un instrumento que permita a las municipalidades brindar una mejor asesora, asistencia tcnica y evaluacin de los operadores especializados y organizaciones comunales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento. La propuesta se basa en que cada municipio tenga una Unidad Municipal de Agua Potable y Saneamiento (UMAS) que le permita organizar dicha asistencia y asesoramiento de manera adecuada. Por ello, el presente manual es clave para la organizacin y funcionamiento de una UMAS. Sin embargo tambin es til para aquellos municipios que solo tienen un equipo o una persona encargada de estas tareas. Incluso tambin puede servir como insumo inicial para algunas municipalidades que no estn desarrollando dicha labor pero desean organizarla. Por tal motivo en esta seccin brindamos algunos datos generales, destacando la enumeracin de las leyes y normas que sustentan la responsabilidad que deben asumir las municipalidades distritales en torno a los servicios de agua potable y saneamiento.

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I. Del manual
1.1 Finalidad
El presente manual establece y regula la organizacin interna de la Unidad Municipal de Agua Potable y Saneamiento (UMAS), determinando sus funciones generales y especficas, as como los procedimientos necesarios para su ptimo funcionamiento.

1.2 Alcance
El manual establece las normas que orientarn el desempeo del personal responsable de la UMAS en todas sus reas y cuyo mbito de accin ser el distrito.

1.3 Base legal


Ley Orgnica de Municipalidades, Ley N 27972. Artculo 26. Administracin municipal. Artculo 27. Gerencia municipal. Artculo 28. Estructura orgnica administrativa. Artculo 32. Modalidad para la prestacin de servicios. Artculo 73. Materias de competencia municipal. Inciso d), numerales: 1) Organizacin del espacio fsico uso del suelo. 1.7 Infraestructura urbana rural o rural bsica. 2) Servicios pblicos locales. 2.1 Saneamiento ambiental, salubridad y salud. 2.6 Abastecimiento y comercializacin de productos y servicios. 3) Proteccin y conservacin del ambiente. 4) En materia de desarrollo y economa local. 4.1 Planeamiento y dotacin de infraestructura para el desarrollo local. 4.6 Fomento de programas de desarrollo local. 5) En materia de la participacin vecinal. 5.1 Promover, apoyar y reglamentar la participacin vecinal en el desarrollo local. 5.2 Establecer instrumentos y procedimientos de fiscalizacin. 5.3 Organizar los registros de organizaciones sociales. 6) En materia de servicios sociales locales. 6.1 Administrar, organizar y ejecutar los programas locales de lucha contra la pobreza. 6.3 Establecer canales de concertacin entre los vecinos y los programas sociales. Artculo 74. Funciones especficas municipales. Artculo 75. Ejercicio de las competencias y funciones. Artculo 78. Sujecin a las normas tcnicas.

Primera Parte: GENERALIDADES

Artculo 80. Saneamiento, salubridad y salud. Numerales: 4) Funciones especficas compartidas de las municipalidades distritales: 4.1 Administrar y reglamentar directamente o por concesin el servicio de agua potable, alcantarillado y desage, limpieza pblica y tratamiento de residuos slidos, cuando est en capacidad de hacerlo. Artculo 84. Programas sociales, defensa y promocin de derechos. Texto nico Ordenado del Reglamento de la Ley General de Servicios de Saneamiento Ley N 26338, Decreto Supremo N 023-2005 VIVIENDA. Ttulo VII Del mbito rural y las pequeas ciudades. Artculos 163 a 167. Disposiciones generales. Artculos 168 a 172. De los roles y competencias. Artculos 173 a 183. De la prestacin de los servicios de saneamiento en el mbito rural y de pequeas ciudades. Artculo 184. Del clculo de las cuotas, supervisin, fiscalizacin y sancin.

1.4 Actualizacin del manual


Este manual debe ser permanentemente actualizado mediante revisiones peridicas. Para ello es conveniente evaluar en forma sistemtica los procedimientos administrativos derivados de la implementacin del manual o de cualquier modificacin en las responsabilidades de la municipalidad. Tambin es importante tener presente los cambios operativos que se realicen, o que sean necesario realizar para que la UMAS cumpla con sus objetivos y funciones.

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SEGUNDA PARTE

Organizacin y Funciones

La seccin de organizacin y funciones brinda una idea clara de cmo debe estar constituida una UMAS: objetivos, mbito, constitucin y labores que desarrollar, entre otros aspectos. Esta forma de estructurar la UMAS tambin puede ser la base para que las municipales decidan la conveniencia de organizar una unidad dentro de su estructura orgnica. Aunque si la cantidad de localidades y de cobertura de servicios es pequea y manejable, las municipalidades bien pueden designar un pequeo equipo para cumplir tal funcin. En ese caso, el presente manual puede ser adaptado a los requerimientos y necesidades de cada distrito.

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II. De la UMAS
2.1 Definicin
La Unidad Municipal de Agua Potable y Saneamiento - UMAS es un rgano que forma parte de la estructura orgnica de la municipalidad distrital, lo cual implica que disponga de un ambiente fsico u oficina donde sus integrantes puedan desempear las funciones especficas asignadas.

2.2 Objetivos

Promover y supervisar la adecuada prestacin de los servicios de agua potable y


saneamiento en el distrito.

Promover relaciones interinstitucionales con el Ministerio de Salud (MINSA), Ministerio


de Educacin (MINEDU), Gobierno Regional y otras entidades para impulsar una mejor prestacin de los servicios en el mbito del distrito.

2.3 mbito
La UMAS trabaja con organizaciones comunales y operadores especializados que se encuentren prestando servicios de agua potable y/o saneamiento en zonas urbanas (pequeas ciudades) y zonas rurales del distrito, incluyendo centros poblados menores, caseros y anexos.

III.De la organizacin y funciones


3.1 Organizacin interna
La UMAS est organizada en tres lneas de accin o reas de trabajo1: gestin, tcnica y educacin sanitaria. Estas tres reas permiten abordar de forma integral todos los aspectos concernientes a la asesora, asistencia tcnica y supervisin de los operadores especializados u organizaciones comunales, segn sea el caso. La UMAS cuenta adems con una coordinacin, cuya responsabilidad puede ser asumida por alguno de los miembros del equipo de trabajo.

3.2 Dependencia jerrquica


La UMAS es un rgano de lnea que depende jerrquica y funcionalmente de la Gerencia Municipal.

La referencia a las tres reas de la UMAS (gestin, tcnica y educacin sanitaria) no alude a unidades orgnicas al interior de sta, sino ms bien a reas de trabajo que permiten abordar los diferentes aspectos de mejoramiento en la prestacin de servicios.

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Segunda Parte: ORGANIZACIN Y FUNCIONES

3.3 Organigrama

Alcalda Gerencia Municipal Coordinacin UMAS

Gestin

Tcnica

Educacin Sanitaria

3.4 Personal de la Unidad


El equipo de trabajo de la UMAS est conformado por personal multidisciplinario integrado al menos por:

Un profesional o tcnico en administracin, economa o contabilidad con experiencia en gestin de servicios de agua potable y saneamiento y con conocimientos sobre formacin e implementacin de organizaciones comunales. Esta persona se ocupa del rea de gestin. Un ingeniero(a) colegiado, con experiencia en agua potable y saneamiento, quien tiene a su cargo el rea tcnica. Un profesional o tcnico(a) en educacin sanitaria o saneamiento ambiental, con experiencia en trabajo comunitario y capacitacin de adultos, quien se encarga del rea de educacin sanitaria.

3.5 Funciones
3.5.1 Funciones de la coordinacin

Planificar las actividades de la unidad en coordinacin con todo el personal de la UMAS y luego informar a la Gerencia Municipal de los resultados obtenidos. Coordinar y solicitar a la administracin de la municipalidad los requerimientos de materiales, movilidad y cualquier otra necesidad para el cumplimiento de las funciones de la UMAS. Promover y monitorear las coordinaciones que realice cualquier miembro de la UMAS con las diferentes instituciones y/o autoridades locales para el cumplimiento de sus funciones.
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Coordinar con las autoridades municipales para toma de decisiones en temas de agua
potable y saneamiento o cuando sea necesario la participacin de la municipalidad en actividades relacionadas a estos servicios.

Cualquier otra funcin relacionada con los servicios de agua potable y saneamiento
que le asigne la Gerencia Municipal. 3.5.2 Funciones del rea de gestin

Registrar en un directorio a las organizaciones comunales que se encuentren prestando,


o vayan a prestar, servicios de agua potable y saneamiento en el mbito distrital.

Acreditar formalmente a las organizaciones comunales que se encargan de la prestacin


de servicios, as como a sus representantes (Consejo Directivo, rgano de Fiscalizacin e incluso Tcnicos Operadores)2 por el perodo de vigencia designado.

Promover la formacin de organizaciones comunales prestadoras de servicios de agua Orientar, capacitar y dar asistencia a las organizaciones comunales sobre los diferentes

potable y saneamiento, capacitndolas para que brinden una adecuada gestin de los mismos.

aspectos de gestin: organizacin, planificacin, manejo econmico y contable, relacin con los usuarios, entre otros, de acuerdo a sus requerimientos y necesidades.

Supervisar el manejo econmico, contable y en general toda la documentacin de las


organizaciones comunales, con un control y registro de las actividades.

Canalizar y coordinar la suscripcin de contratos con los operadores especializados. Supervisar la correcta aplicacin de estatutos, reglamentos y acuerdos de asambleas
por parte de las organizaciones comunales.

Promover la formacin de juntas vecinales comunales para la supervisin de la prestacin


de servicios brindados por los operadores especializados.

Supervisar el cumplimiento del contrato y acuerdos suscritos por los operadores


especializados.

Monitorear la oportuna renovacin de cargos del Consejo Directivo y rgano de


Fiscalizacin en las organizaciones comunales.

Denunciar ante los usuarios las malversaciones o malos manejos comprobados de

los miembros del Consejo Directivo, administracin y/o Fiscal de las organizaciones comunales, apoyndolos en el cambio de autoridades y/o denuncia judicial respectiva.

Dependiendo de la organizacin comunal, esta puede estar a cargo de un Consejo Directivo o de una Junta Directiva. Igualmente el rgano de Fiscalizacin est a cargo de un Fiscal, quien puede denominarse tambin como revisor o evaluador fiscal, segn lo determine la propia organizacin.

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Segunda Parte: ORGANIZACIN Y FUNCIONES

Promover relaciones y coordinaciones interinstitucionales con MINSA, MINEDU, Gobierno Regional y otras instituciones locales, nacionales o de cooperacin internacional que faciliten el cumplimiento de los objetivos de la UMAS. Canalizar el financiamiento o cofinanciamiento de los proyectos de construccin, mejoramiento o ampliaciones de los sistemas de abastecimiento de agua potable, alcantarillado o disposicin de excretas en el mbito distrital.

3.5.3 Funciones del rea tcnica

Capacitar y brindar asistencia tcnica y capacitacin a las organizaciones comunales sobre operacin y mantenimiento de los sistemas de agua potable y saneamiento. Supervisar la aplicacin de los programas de operacin, mantenimiento y desinfeccin de los sistemas de agua potable y saneamiento. Realizar el monitoreo y control de calidad del agua. Elaborar diagnsticos y expedientes tcnicos para el mejoramiento de la infraestructura de agua potable y saneamiento en el distrito. Supervisar las obras de agua potable y saneamiento que se ejecuten en el distrito, sea por administracin directa o por contrato. Dar opinin tcnica sobre la viabilidad de la ejecucin de las obras de agua potable y saneamiento proyectadas dentro del mbito del distrito. Pronunciarse sobre la conformidad de ejecucin de obras de agua potable y saneamiento en el distrito, de conformidad con las normas tcnicas nacionales.

3.5.4 Funciones del rea de educacin sanitaria Asesorar y capacitar a los Consejos Directivos de las organizaciones comunales, as como promotores de salud, personal docente y directivos diversos interesados, en la difusin y organizacin de campaas de sensibilizacin a la poblacin sobre: conservacin de recursos naturales y medio ambiente, desinfeccin del agua, correcta disposicin de excretas, uso adecuado del agua, disposicin de residuos slidos e higiene personal en el hogar, entre otros temas complementarios. En estas capacitaciones tambin debe participar los promotores de salud, personal docente y los directivos motivados. Promover, en coordinacin con la comunidad educativa la organizacin y funcionamiento de comits de vigilancia del agua en centros educativos. Realizar campaas de limpieza en localidades del distrito con la participacin de la poblacin, operadores especializados, organizaciones comunales y autoridades locales. Supervisar el cumplimiento de dispositivos municipales relacionados con salud, limpieza y ornato en sus respectivas localidades.

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Capacitar y dar asistencia a las organizaciones comunales para desarrollar programas


de educacin sanitaria y realizar el monitoreo del uso y mantenimiento de letrinas.

Coordinar con los operadores especializados y organizaciones comunales, labores de


3.6 Relaciones con otras reas al interior de la municipalidad

seguimiento y/o evaluacin sobre el efecto e impacto de los programas de capacitacin sanitaria en localidades y centros educativos.

La UMAS trabaja con las siguientes reas de la municipalidad para poder ejercer sus funciones:

Con la Gerencia Municipal coordina acerca del cumplimiento de las funciones de la


unidad.

Con el rea administrativa coordina a fin de obtener los recursos necesarios para las
actividades programadas.

Con el rea de proyectos y obras coordina la elaboracin de estudios, proyectos y


ejecucin de obras de agua potable y saneamiento en el distrito.

3.7 Relaciones con otras entidades


La UMAS puede y debe mantener coordinaciones con entidades que desarrollan actividades relacionadas con agua potable y saneamiento dentro y fuera del distrito. Con entidades locales, como los establecimientos del MINSA y centros educativos, la UMAS debe establecer contactos permanentes para el desarrollo de sus actividades. En cambio, con los organismos no gubernamentales, asociaciones civiles, fundaciones y empresas, tiene la potestad de establecer acuerdos de trabajo siempre que stos sean aprobados por las respectivas instancias municipales.

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TERCERA PARTE

Procedimientos

Los procedimientos constituyen los pasos bsicos para el funcionamiento de la UMAS y estn orientados principalmente para el trabajo con organizaciones comunales. Con el tiempo, pueden aparecer o ser necesarios tambin otros procedimientos ms extensos y variados, pero stos dependern de las necesidades especficas de cada distrito. De igual forma, todos los procedimientos pueden sufrir variaciones, por lo cual es conveniente evaluarlos peridicamente y adecuarlos a la realidad local.

El listado y codificacin de los procedimientos es el siguiente: a) Gestin (PG) UMAS-PG-001 : Inscripcin de organizaciones comunales prestadoras de servicios de agua potable y/o saneamiento. UMAS-PG-002 : Reconocimiento de nuevas directivas de las organizaciones comunales cuando exista renovacin de cargos. UMAS-PG-003 : Supervisin y evaluacin de la gestin de los servicios de agua potable y saneamiento. UMAS-PG-004 : Atencin y resolucin de reclamos de los usuarios. b) Tcnica (PT) UMAS-PT-001 : Evaluacin de la operacin y mantenimiento del sistema de agua potable. c) Educacin Sanitaria (PE) UMAS-PE-001 : Capacitacin a directivos comunales, promotores de salud y lderes locales. UMAS-PE-002 : Supervisin y evaluacin de los hbitos sanitarios de localidades del distrito.

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IV.De los procedimientos en el rea de gestin


4.1 Inscripcin de organizaciones comunales
4.1.1 Ttulo del procedimiento Inscripcin y reconocimiento de organizaciones comunales prestadoras de servicios de agua potable y/o saneamiento. 4.1.2 Cdigo del procedimiento UMAS-PG-001 4.1.3 Objetivo Las organizaciones comunales prestadoras de los servicios de agua potable y/o saneamiento de las zonas urbana y rural del distrito son reconocidas e inscritas en el directorio municipal respectivo. 4.1.4 Alcance Aplicacin obligatoria para todas las organizaciones comunales que se encuentren o vayan a prestar servicios de agua potable y/o saneamiento en el distrito. 4.1.5 Requisitos Para aplicar el procedimiento, las organizaciones comunales deben cumplir con los siguientes requisitos:

Solicitud de inscripcin a la municipalidad del distrito (Formato UMAS-FG-001). Copia simple del testimonio de la escritura pblica (en el caso de asociaciones civiles). Copia simple del documento de inscripcin en Registros Pblicos - SUNARP (en el caso de asociaciones civiles). Copia simple del acta de constitucin de la organizacin comunal (en el caso de organizaciones comunales sin personera jurdica). Copia simple del acta de aprobacin del estatuto de la organizacin comunal (en el caso de organizaciones comunales sin personera jurdica). Copia simple de padrn de usuarios de la organizacin comunal. Copia simple del documento de identidad del presidente de la organizacin comunal.

4.1.6 Descripcin del procedimiento 1. Las organizaciones comunales presentan una solicitud de registro en mesa de partes de la municipalidad, mediante Formato UMAS-FG-001, que se obtiene en la oficina de la UMAS. El personal de la unidad brinda la orientacin necesaria para que los directivos de la organizacin comunal llenen el formulario y puedan adjuntar los requisitos descritos en el numeral 4.1.5. 2. Mesa de partes entrega la solicitud a la UMAS para su revisin. Si est conforme se prosigue al paso 3, de lo contrario se procede con el paso 4.
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Tercera Parte: PROCEDIMIENTOS

3. Se registra a la organizacin comunal en el directorio de organizaciones comunales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento (Formato UMAS-FG-002). 4. Si la documentacin no est conforme, el personal de la UMAS brinda la asistencia necesaria para que los directivos de la organizacin comunal puedan completar la informacin o documentacin faltante y as empezar nuevamente el circuito. 5. La municipalidad, a travs de la UMAS, entrega las credenciales (Formatos UMASFG-003-a, UMAS-FG-003-b y UMAS-FG-003-c) a los miembros del Consejo Directivo, rgano de Fiscalizacin y Tcnicos Operadores de la organizacin comunal. Una copia de estos documentos queda en la unidad. Las credenciales pueden ser individuales para cada miembro o grupales para el Consejo Directivo, rgano de Fiscalizacin y Tcnicos Operadores3. 6. Finalmente se firma (en original y copia) el convenio interinstitucional (Formato UMASFG-004) entre la municipalidad y la organizacin comunal mediante el cual se autoriza y formaliza la prestacin de servicios. El original del convenio queda en la UMAS y la copia se entrega a la organizacin comunal. 4.1.7 Flujograma del procedimiento
Inscripcin y reconocimiento de organizaciones comunales prestadoras de servicios de agua potable y/o saneamiento (Procedimiento UMAS-PG-001) 1. Las organizaciones elaboran y presentan en mesa de partes solicitud a la UMAS (Formato UMAS-FG-001)

2. La unidad municipal revisa solicitud y documentos requeridos

Conforme

NO

4. La unidad municipal apoya a organizacin para cumplimiento de requisitos

SI
3. Registro de la organizacin comunal en el directorio municipal (Formato UMAS-FG-002) 5. La municipalidad entrega credenciales (Formatos UMAS-FG-003-a, UMAS-FG-003-b y UMAS-FG-003-c)

6. Firma del convenio municipalidad organizacin comunal (Formato UMAS-FG-004)

Para la entrega de credenciales a los Tcnicos Operadores, la UMAS deber comprobar que las personas designadas tengan experiencia en la operacin y mantenimiento de sistemas de agua potable y saneamiento. Esto es sencillo si la persona ha cumplido dicha labor en aos anteriores. De todas maneras es importante que la UMAS tome algn examen tanto a los Tcnicos Operadores con experiencia como a los nuevos.

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4.2 Reconocimiento de nuevas directivas de las organizaciones comunales


4.2.1 Ttulo del procedimiento Reconocimiento de nuevas directivas de las organizaciones comunales cuando exista renovacin de cargos. 4.2.2 Cdigo UMAS-PG-002 4.2.3 Objetivo Los nuevos miembros electos del Consejo Directivo y rgano de Fiscalizacin, as como Tcnicos Operadores de las organizaciones comunales prestadoras de los servicios de agua potable y/o saneamiento que se encuentren inscritas en el directorio municipal, reciben las credenciales respectivas a sus cargos para que puedan ejercer funciones por el perodo que han sido elegidos. 4.2.4 Alcance Aplicacin obligatoria para las organizaciones comunales del distrito que renueven cargos en su Consejo Directivo y rgano de Fiscalizacin o designen nuevo(s) Tcnico(s) Operador(es) de sistemas. 4.2.5 Requisitos:

La organizacin comunal debe estar inscrita en el registro de la UMAS. Solicitud a la municipalidad para la acreditacin de nuevos integrantes del Consejo Copia simple del acta de asamblea que certifique la renovacin de cargos.
4.2.6 Descripcin del procedimiento

Directivo, rgano de Fiscalizacin y/o Tcnicos Operadores (Formato UMAS-FG-005).

1. Las organizaciones comunales presentan una solicitud en mesa de partes de la municipalidad mediante Formato UMAS-FG-005, que se obtiene en la oficina de la UMAS. El personal de la unidad brinda la orientacin necesaria para que llenen el formulario y puedan adjuntar los requisitos descritos en el numeral 4.2.5. 2. Mesa de partes entrega la solicitud a la UMAS para su revisin y a la vez comprobar si la organizacin comunal se encuentra registrada. Si est conforme se prosigue con el paso 3, de lo contrario se procede con el paso 4. 3. La municipalidad a travs de la UMAS entrega las credenciales (Formatos UMASFG-003-a, UMAS-FG-003-b y UMAS-FG-003-c) a los nuevos miembros del Consejo Directivo, Fiscal(es) y/o Tcnico(s) Operador(es). Una copia de cada credencial queda en la UMAS para su archivo. Las credenciales pueden ser individuales para

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Tercera Parte: PROCEDIMIENTOS

cada miembro, o grupales para el Consejo Directivo, rgano de Fiscalizacin y Tcnicos Operadores4. 4. Si la documentacin no est conforme, el personal de la UMAS brinda la asistencia necesaria a los directivos de la organizacin comunal para que completen los requisitos y puedan obtener sus credenciales. 4.2.7 Flujograma del procedimiento
Reconocimiento de nuevas directivas de las organizaciones comunales cuando exista renovacin de cargos (Procedimiento UMAS-PG-002) 1. Las organizaciones elaboran y presentan en mesa de partes solicitud a la UMAS (Formato UMAS-FG-005)

2. La UMAS revisa solicitud y documentos requeridos

Conforme

NO

4. La UMAS apoya a organizacin para el cumplimiento de requisitos

SI
3. La municipalidad otorga credenciales (Formatos UMAS-FG-003-a, UMAS-FG-003-b, UMAS-FG-003-c)

4.3 Supervisin y evaluacin de la gestin de los servicios de agua potable y saneamiento


4.3.1 Ttulo del procedimiento Supervisin y evaluacin de la gestin de los servicios de agua potable y saneamiento. 4.3.2 Cdigo UMAS-PG-003 4.3.3 Objetivo La UMAS supervisa y evala la gestin realizada por las organizaciones comunales que se encuentren prestando servicios de agua potable y/o saneamiento en el distrito.
4

Al igual que en el procedimiento anterior se recomienda que antes de entregar credenciales a los Tcnicos Operadores, stos rindan un examen para determinar su conocimiento y experiencia en la operacin y mantenimiento de sistemas de agua potable y saneamiento.

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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

4.3.4 Alcance Aplicacin obligatoria para las organizaciones comunales que estn prestando servicios de agua potable y/o saneamiento. La periodicidad del procedimiento depender de la planificacin que realice la UMAS, segn los recursos y necesidades de las organizaciones. 4.3.5 Requisitos Que la organizacin comunal a ser evaluada se encuentre prestando servicios de agua potable y/o saneamiento en alguna localidad del distrito. 4.3.6 Descripcin del procedimiento 1. El personal de la UMAS visita la organizacin comunal en su respectiva localidad (ciudad, centro poblado menor, casero o anexo), previa coordinacin con los miembros de su Consejo Directivo. 2. En el lugar, el personal de la UMAS solicita al Consejo Directivo toda la documentacin que posee (libros de actas, libros contables, registros auxiliares, cuadernos de trabajo, estado de cuenta de ahorros si la tuviera, etc.) a fin de revisar, analizar y obtener la informacin que permita evaluar el estado de la gestin. De manera complementaria, el personal dialoga con los directivos y Fiscal(es) sobre el manejo de la organizacin comunal. 3. Una vez analizada la informacin, el personal de la UMAS, conjuntamente con uno de los miembros del Consejo Directivo, llena la ficha de evaluacin de la gestin de los servicios de agua potable y saneamiento (Formato UMAS-FG-006) siguiendo las pautas del manual respectivo. El personal de la UMAS tendr en cuenta que para llenar la ficha, en original y copia, debe haber observado y revisado los documentos de la organizacin comunal. Por ningn motivo se debe llenar la ficha teniendo solamente como fuente la informacin verbal de algn directivo. De igual manera y en base a la evaluacin, se brindan recomendaciones para mejorar la gestin, las cuales son expuestas verbalmente a los directivos de la organizacin comunal, pero tambin son escritas en forma clara en las fichas. Al concluir el llenado de la ficha, el personal de la UMAS y uno de los miembros del Consejo Directivo firman la original y la copia de la ficha. Con los resultados obtenidos tambin se procede a llenar el Formato UMAS-FG-007. 4. Una copia del Formato UMAS-FG-006 se entrega a los miembros del Consejo Directivo y la versin original se la lleva el personal de la UMAS, quien a su vez, indica a los directivos que tienen la obligacin de dar a conocer a los usuarios los resultados de la evaluacin efectuada. Para tal fin y ayudar en la difusin de estos resultados el personal de la UMAS entrega el Formato UMAS-FG-007 para que sea pegado en algn lugar de la localidad para que sea apreciado por los pobladores. 5. El personal de la UMAS evala si la organizacin comunal est preparada para llevar a cabo de manera independiente las recomendaciones que se han indicado. Si concluye que est preparada se prosigue con el paso 6, de lo contrario se procede al paso 7. 6. Cuando el personal de la UMAS decide que la organizacin est preparada para ejecutar las recomendaciones sin apoyo, programa el seguimiento respectivo. ste consiste en visitar la organizacin comunal en una fecha posterior para volver a revisar sus documentaciones y verificar que se estn ejecutando las recomendaciones. En algunos casos se pueden dar nuevas recomendaciones y brindar algn tipo de capacitacin.
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Tercera Parte: PROCEDIMIENTOS

El seguimiento depender de la situacin y calificacin obtenida, teniendo en cuenta lo siguiente:

Gestin que garantiza sostenibilidad de servicios (Mayor a 120 puntos): el seguimiento puede ser cada dos o tres meses dependiendo de las recomendaciones. Gestin con riesgo para la sostenibilidad de servicios (Entre 61 a 120 puntos): el seguimiento puede realizarse una vez al mes o cada quince das, dependiendo de las recomendaciones.

7. Si el personal de la UMAS decide que la organizacin no est preparada para ejecutar de manera independiente las recomendaciones brindadas o ha obtenido una calificacin de gestin con alto riesgo para la sostenibilidad (Menos de 61 puntos), debe dar asistencia para superar los problemas y evitar que la gestin contine deteriorndose. La asistencia consiste en visitar la localidad, una vez a la semana, cada quince das o cuando sea necesario para apoyar a los directivos a solucionar sus problemas. El personal de la UMAS puede asistir a las reuniones de directivos o asambleas para dar sugerencias, proporcionar conocimientos, capacitarlos en el manejo de la documentacin y fortalecerlos en el manejo econmico contable e incluso en algunos casos puede acompaarlos a realizar ciertas gestiones. Tambin se puede dar asistencia desde la oficina de la UMAS para lo cual se citar al Consejo Directivo en forma oportuna. 4.3.7 Flujograma del procedimiento
Supervisin y evaluacin de la gestin de los servicios de agua potable y saneamiento (Procedimiento UMAS-PG-003) 1. Visita del personal de la UMAS a las organizaciones comunales

2. Revisin de documentos de la organizacin comunal y entrevistas con directivos/Fiscal(es) 3. Aplicacin y llenado de Formatos UMAS-FG-006 y UMAS-FG-007

4. El personal de la UMAS entrega a la organizacin comunal una copia del Formato UMAS-FG-006, el original del Formato UMAS-FG-007 y brinda recomendaciones 5. Organizacin puede ejecutar recomendaciones sin apoyo municipal

7. La UMAS brinda asistencia a la organizacin comunal para ejecutar recomendaciones

NO

SI
6. La UMAS da seguimiento a la ejecucin de recomendaciones

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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

4.4 Atencin y resolucin de reclamos de los usuarios


4.4.1 Ttulo del procedimiento Atencin y resolucin de reclamos de los usuarios. 4.4.2 Cdigo UMAS-PG-004 4.4.3 Objetivo La UMAS atiende y resuelve como ltima instancia los reclamos presentados por los usuarios de los servicios de agua potable y/o saneamiento que brinda cualquier tipo de organizacin dentro del mbito del distrito. 4.4.4 Alcance Aplicacin obligatoria para la UMAS y organizaciones comunales del distrito que estn prestando servicios de agua potable y/o saneamiento. 4.4.5 Requisitos Que el usuario no haya aceptado las resoluciones de primera y segunda instancia para dar solucin a algn reclamo que ha presentado con anterioridad. 4.4.6 Descripcin del procedimiento 1. El usuario tiene un problema relacionado con los servicios, el cual puede ser: falta de abastecimiento, cobros indebidos, errores en registro de pagos, instalacin de nuevas conexiones, cortes indebidos, reconexiones no realizadas, violacin de sus derechos u otros. 2. El usuario presenta un reclamo formal, a travs de un documento, al Consejo Directivo o administrador de la organizacin comunal que le presta el servicio (primera instancia). Si la solucin es aceptada por el usuario, se prosigue con el paso 3, de lo contrario se avanza al paso 4. 3. El proceso de reclamo concluye porque el usuario ha aceptado la solucin dada por el Consejo Directivo o administrador de la organizacin comunal. 4. Si el usuario no est de acuerdo con la solucin dada por el Consejo Directivo o administrador, puede solicitar -a travs del(os) Fiscal(es)- una reconsideracin a la Asamblea General (segunda instancia). Si la solucin de la segunda instancia es aceptada por el usuario, se prosigue con el paso 5, de lo contrario se avanza al paso 6. 5. El proceso de reclamo llega a su fin porque el usuario ha aceptado la solucin brindada por la Asamblea General. 6. Cuando el usuario no acepta la solucin brindada por la Asamblea General y cree que sus derechos han sido vulnerados, puede presentar un reclamo escrito a la UMAS, que es la tercera y ltima instancia para resolver los reclamos de los usuarios.

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Tercera Parte: PROCEDIMIENTOS

7. Para resolver el reclamo, la UMAS solicita informacin y todos los antecedentes del reclamo al Consejo Directivo, Fiscal(es) o administrador de la organizacin que presta los servicios. 8. La UMAS resuelve y comunica su decisin por escrito tanto al usuario como al Consejo Directivo y Fiscal(es). Tambin emite recomendaciones que deben ser cumplidas por la primera instancia. 4.4.7 Flujograma del procedimiento

Atencin y resolucin de reclamos de los usuarios (Procedimiento UMAS-PG-004) 1. El usuario tiene algn problema con los servicios que recibe 2. El usuario presenta reclamo al Consejo Directivo/administrador de la organizacin comunal [1ra instancia] La solucin es aceptada por el usuario

SI

NO

4. El usuario solicita reconcideracin a travs del(os) Fiscal(es) [2da instancia]

3. Fin de proceso

La solucin es aceptada por el usuario

SI

NO

5. Fin de proceso

6. El usuario presenta reclamo a UMAS [ltima instancia]

7. La UMAS solicita informacin al Consejo Directivo de la organizacin comunal

8. La UMAS resuelve y comunica su decisin al usuario y Consejo Directivo de la organizacin comunal [ltima instancia]

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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

V. De los procedimientos en el rea tcnica


5.1 Supervisin y evaluacin de la operacin y mantenimiento del sistema de agua potable
5.1.1 Ttulo del procedimiento Supervisin y evaluacin de la operacin y mantenimiento del sistema de agua potable. 5.1.2 Cdigo UMAS-PT-001 5.1.3 Objetivo La UMAS supervisa y evala la operacin y mantenimiento del sistema de agua potable que realizan las organizaciones comunales del distrito. 5.1.4 Alcance Aplicacin obligatoria para las organizaciones comunales del distrito que estn prestando servicios de agua potable. La periodicidad de aplicacin del procedimiento depender de la planificacin que realice la UMAS, segn los recursos y necesidades de la organizacin. 5.1.5 Requisitos Que la organizacin comunal a ser evaluada se encuentre prestando servicios de agua potable en alguna localidad del distrito. 5.1.6 Descripcin del procedimiento 1. El personal de la UMAS programa y visita la organizacin comunal en su respectiva localidad (ciudad, centro poblado menor, casero o anexo), previa coordinacin con los miembros de su Consejo Directivo. En lo posible estas visitas deben ser coordinadas con el inspector sanitario del establecimiento del MINSA, a fin de que la evaluacin sea efectuada por el personal de la UMAS, el inspector sanitario y un Tcnico Operador de la organizacin comunal supervisada. Otra posibilidad es que el personal de la UMAS y el inspector sanitario se alternen localidades para visitar el mayor nmero de sistemas. 2. En el lugar, el personal de la UMAS procede a inspeccionar la fuente de agua, las instalaciones y equipos, y verifica la operacin y mantenimiento del sistema, solicitando

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Tercera Parte: PROCEDIMIENTOS

informacin adicional al(os) Tcnico(s) Operador(es) o alguno de los miembros del Consejo Directivo. 3. El personal de la UMAS llena la ficha de evaluacin de la operacin y mantenimiento del sistema de agua potable (Formatos UMAS-FT-001 y UMAS-FT-002) de acuerdo al manual respectivo. Luego firma los formatos junto con uno de los miembros del Consejo Directivo. 4. El personal de la UMAS entrega al Consejo Directivo ambos formatos. El original del Formato UMAS-FT-002 deber ser pegado en una de las paredes externas del reservorio principal del sistema o en algn lugar visible de la localidad, mientras que una copia del Formato UMAS-FT-001 ser entregado al Consejo Directivo junto con una explicacin clara de las recomendaciones para mejorar la operacin y mantenimiento. Tambin se le indica que estos resultados y recomendaciones deben ser comunicados a los usuarios en asamblea para que se tomen las medidas del caso. Finalmente, el personal de la UMAS se queda con el original del Formato UMAS-FT-001 para su archivo y la otra copia se entrega al inspector sanitario MINSA. 5. El personal de la UMAS decide si la organizacin comunal est preparada para llevar a cabo, de manera independiente, las recomendaciones indicadas. Si decide que est preparada prosigue con el paso 6, de lo contrario se procede al paso 7. 6. Si el personal de la UMAS decide que la organizacin est preparada para ejecutar las recomendaciones sin apoyo, se debe programar el seguimiento respectivo. ste consiste en visitar la organizacin comunal en una fecha posterior para revisar nuevamente su sistema y verificar que se estn ejecutando las recomendaciones brindadas. En algunos casos se pueden dar nuevas recomendaciones y brindar algn tipo de capacitacin. La periodicidad del seguimiento se determinar segn la magnitud de las recomendaciones indicadas y el puntaje obtenido, teniendo en cuenta lo siguiente: - Calidad de servicio con agua segura (20 puntos o ms): El seguimiento debe ser cada dos o tres meses dependiendo de las recomendaciones. - Calidad de servicio que presenta riesgo sanitario (12 a 19 puntos): El seguimiento debe ser mensual o cada quince das, dependiendo de las recomendaciones. 7. Si el personal de la UMAS decide que la organizacin no est preparada para ejecutar de manera independiente las recomendaciones o tiene puntaje menor a 12 (Calidad de servicio con alto riesgo sanitario), debe dar asistencia por lo menos una vez por semana para superar los problemas y evitar que el sistema contine deteriorndose. La asistencia consiste en visitar la localidad para apoyar al(os) Tcnico(s) Operador(es) y directivos a solucionar sus problemas. El personal puede brindar sugerencias, proporcionar conocimientos, ensear a realizar las actividades operativas o asistir a las reuniones o asambleas para explicar situaciones relacionadas con el sistema y calidad del agua.

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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

5.1.7 Flujograma del procedimiento:


Supervisin y evaluacin de la operacin y mantenimiento del sistema de agua potable (Procedimiento UMAS-PT-001) 1. Visita del personal de la UMAS a las organizaciones comunales

2. Revision del sistema de agua potable de la organizacin comunal y entrevista con los directivo(s)/Tcnico(s) Operador(es) 4. El personal de la UMAS entrega Formatos UMAS-FT-001 y UMAS-FT-002 a la organizacin comunal y brinda recomendaciones

3. Aplicacin de los Formatos UMAS-FT-001 y UMAS-FT-002

7. La UMAS da asistencia a la organizacin comunal para ejecutar recomendaciones

NO

5. La organizacin comunal puede ejecutar recomendaciones sin apoyo de la UMAS

SI
6. La UMAS realiza seguimiento a la ejecucin de recomendaciones

VI.De los procedimientos en el rea de educacin sanitaria


6.1 Capacitacin a directivos comunales, promotores de salud y lderes locales 5
6.1.1 Ttulo del procedimiento Capacitacin a directivos comunales, promotores de salud y lderes locales. 6.1.2 Cdigo UMAS-PE-001
5

Este procedimiento es aplicable para desarrollar cualquier tema sea tcnico, de gestin o educacin sanitaria.

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Tercera Parte: PROCEDIMIENTOS

6.1.3 Objetivo La UMAS capacita a los miembros del Consejo Directivo de las organizaciones comunales, promotores de salud y/o lderes de las localidades del distrito en temas diversos relacionados a agua, salud y saneamiento. 6.1.4 Alcance Aplicacin a las localidades del distrito que estn o no, recibiendo servicios de agua potable y/o saneamiento. La periodicidad del procedimiento depender de la planificacin que realice la UMAS, segn sus recursos y situaciones de riesgo encontrados. 6.1.5 Requisitos Pertenecer a una localidad del distrito. 6.1.6 Descripcin del procedimiento 1. El personal de la UMAS determina los temas de capacitacin y el tiempo requerido para desarrollar este proceso. El tema o temas elegidos dependern de la situacin encontrada en diferentes aspectos: zonas de riesgo, existencia de servicios, niveles de organizacin comunal, hbitos sanitarios, etc. 2. La UMAS desarrolla la propuesta metodolgica para la capacitacin y realiza un plan de intervencin. Este plan puede ser coordinado con otras entidades locales como MINSA, centros educativos, empresas o instituciones diversas para unir esfuerzos y obtener mejores resultados. 3. La UMAS contacta a los directivos de las organizaciones comunales, promotores de salud o lderes de las localidades seleccionadas para organizar el proceso de capacitacin: horarios, local, recursos, etc. 4. El personal de la UMAS desarrolla las sesiones de capacitacin segn la propuesta metodolgica planteada, teniendo en cuenta que en cada proceso de capacitacin, los asistentes tendrn que comprometerse a aplicar lo aprendido mediante la ejecucin de diversas actividades. 5. Despus del proceso de capacitacin, la UMAS realiza visitas para supervisar la ejecucin de actividades. Si el personal de la UMAS considera que las actividades avanzan segn lo esperado se procede con el paso 6, de lo contrario se avanza al paso 7. 6. Si el personal de la UMAS considera que las actividades avanzan segn lo esperado, dispone seguimiento mediante nuevas visitas peridicas a la localidad para evaluar constantemente los resultados. 7. Si considera que los dirigentes tienen dificultades para la ejecucin de las actividades, se programan visitas ms constantes o nuevas reuniones con las personas capacitadas, a fin de brindarles asistencia y apoyarlos a solucionar sus problemas en campo.
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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

6.1.7 Flujograma del procedimiento:

Capacitacin a directivos comunales, promotores de salud y lderes locales (Procedimiento UMAS-PE-001) 1. La UMAS planifica temas a capacitar segn prioridades de las localidades

2. La UMAS desarrolla propuesta metodolgica y plan de intervencin

3. Contacto con directivos de organizaciones comunales, promotores de salud y/o lderes locales

4. Desarrollo de sesiones de capacitacin y programacin de visitas a las localidades

7. La UMAS da asistencia a la organizacin comunal para desarrollar actividades

NO

5. Las actividades se desarrollan segn lo propuesto

SI
6. La UMAS da seguimiento y evala los resultados de las actividades

6.2 Supervisin y evaluacin de los hbitos sanitarios de las localidades del distrito
6.2.1 Ttulo del procedimiento Supervisin y evaluacin de los hbitos sanitarios de las localidades del distrito. 6.2.2 Cdigo UMAS-PE-002

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Tercera Parte: PROCEDIMIENTOS

6.2.3 Objetivo La UMAS supervisa los resultados del trabajo en educacin sanitaria realizado por los directivos de las organizaciones comunales, promotores de salud o lderes locales (directivos de la localidad, organizaciones de base diversas, etc). 6.2.4 Alcance Aplicacin a las localidades del distrito que estn o no recibiendo servicios de agua potable y/o saneamiento. La periodicidad del procedimiento depender de la planificacin que realice la UMAS, segn sus recursos y las necesidades de las localidades. 6.2.5 Requisitos Ser una localidad del distrito. 6.2.6 Descripcin del procedimiento 1. El personal de la UMAS selecciona las localidades donde realizar la supervisin de los aspectos sanitarios. 2. La UMAS contacta a los directivos de las organizaciones comunales, promotores de salud o lderes de las localidades para realizar la supervisin. 3. El personal de la UMAS llega a la localidad e inspecciona la situacin sanitaria de la localidad en compaa de un equipo evaluador conformado por directivos, promotores de salud o lderes locales6. El equipo visita a algunas familias al azar y aplica la ficha de evaluacin de los hbitos sanitarios (Formato UMAS-FE-001). 4. El personal de la UMAS recoge las fichas que se han aplicado y se las lleva para procesar y obtener la informacin de los hbitos sanitarios de la localidad. Para realizar este proceso se deber consultar el respectivo manual de instruccin. 5. En fecha posterior, el personal de la UMAS coordina con el equipo evaluador para realizar una asamblea y presentar los resultados de la evaluacin. En esta reunin, el personal de la UMAS entrega a la organizacin comunal o al consejo directivo comunal (segn sea el caso) los resultados procesados y resumidos en un Formato UMAS-FE001 y uno consolidado en el Formato UMAS-FE-002. Junto con ellos, se brindan las recomendaciones necesarias. 6. Si el personal de la UMAS decide que los directivos locales pueden aplicar las recomendaciones brindadas sin problemas, se procede con el paso 7, de lo contrario se prosigue con el paso 8. 7. Si el personal de la UMAS decide que se aplicarn las recomendaciones segn lo esperado, realiza seguimiento a la localidad mediante visitas posteriores a fin de efectuar nuevamente la supervisin y comprobar que la localidad ha alcanzado un nivel sanitario adecuado.
6

En determinados casos, la supervisin puede aplicarse a centros educativos del distrito siempre que la UMAS lo considere necesario.

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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

El seguimiento depender de la situacin y calificacin obtenida, teniendo en cuenta lo siguiente: - Localidad con buen estado de saneamiento (71 a 100 puntos): Se programan visitas cada dos o tres meses, dependiendo de las recomendaciones brindadas. - Localidad en regular estado de saneamiento (51 a 70 puntos): Se programan visitas cada quince das, dependiendo de las recomendaciones brindadas. 8. Si el personal de la UMAS considera que las recomendaciones no se aplicarn segn lo esperado, pueden aparecer nuevos problemas o la localidad ha sido calificada con alto riesgo sanitario (menos de 51 puntos), se programan visitas o reuniones semanales (o ms frecuentes segn la gravedad del riesgo sanitario) con los directivos, promotores y lderes para brindarles asistencia y apoyarlos para que la localidad alcance un nivel sanitario adecuado. 6.2.7 Flujograma del procedimiento:
Supervisin y evaluacin de hbitos sanitarios de las localidades del distrito (Procedimiento UMAS-PE-002) 1. La UMAS identifica las localidades donde va a realizar la supervisin

2. Se establece contacto con directivos de organizaciones comunales, promotores de salud y/o lderes locales

3. En la localidad, el personal UMAS inspecciona la situacin sanitaria y aplica los Formatos UMAS-FE-001y UMAS-FE-002

4. Procesamiento de informacin 5. Informacin a la poblacin

8. La UMAS da asistencia a la directivos, promotores y lderes locales para ejecucin de las recomendaciones

NO

6. Los directivos pueden ejecutar las recomendaciones

SI
7. La UMAS da seguimiento y evala los resultados de las actividades

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CUARTA PARTE

Formatos y Manuales

Los formatos y manuales facilitan los procedimientos que deben llevar a cabo tanto las organizaciones comunales como la UMAS. Adems, establecen un criterio comn para la elaboracin de los documentos que se presentan ante las autoridades. Las solicitudes, credenciales, convenios de servicios y directorio de organizaciones comunales se han elaborado tomando como referencia el Reglamento de la Ley General de Servicios de Saneamiento y, en tal sentido, se ajustan a las normativas que deben cumplir las municipalidades distritales. Las fichas de evaluacin, por su parte, recogen propuestas validadas en campo y estn acordes a lo dispuesto en el sector. Esto va a permitir a la UMAS levantar informacin, ordenada y precisa acerca del desenvolvimiento de las organizaciones comunales, de los servicios que prestan y de la situacin sanitaria de las localidades. No obstante, es posible que las fichas y los manuales puedan ser perfeccionados o adaptados a la realidad de los diversos distritos, por lo que la UMAS debe estar atenta a esta posibilidad.

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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

El listado y codificacin de los formatos y manuales es el siguiente: a) Gestin (FG) : Solicitud de registro de organizacin comunal. : Directorio de organizaciones comunales prestadoras de los servicios de agua potable y saneamiento. UMAS-FG-003-a : Credenciales - Consejo Directivo. UMAS-FG-003-b : Credenciales - rgano de Fiscalizacin. UMAS-FG-003-c : Credenciales - Tcnicos Operadores. UMAS-FG-004 : Convenio interinstitucional entre la municipalidad distrital y la organizacin comunal prestadora de servicios de agua potable y/o saneamiento. UMAS-FG-005 : Solicitud de acreditacin de nuevos integrantes de Consejo Directivo, rgano de Fiscalizacin y/o Tcnicos Operadores. UMAS-FG-006 : Ficha de evaluacin de la gestin de los servicios de agua potable y saneamiento. UMAS-FG-007 : Resultado de evaluacin de la gestin de los servicios de agua potable y saneamiento. Manual de instrucciones para llenado de Formatos UMAS-FG-006 y UMAS-FG-007. b) Tcnica (FT) UMAS-FT-001 : Ficha de evaluacin de la operacin y mantenimiento del sistema de agua potable. UMAS-FT-002 : Resultado de evaluacin de la operacin y mantenimiento del sistema de agua potable. Manual de instrucciones para llenado de Formatos UMAS-FT-001 y UMAS-FT-002. UMAS-FG-001 UMAS-FG-002

c) Educacin Sanitaria (FE) UMAS-FE-001 : Ficha de evaluacin de los hbitos sanitarios. UMAS-FE-002 : Resultado de evaluacin de los hbitos sanitarios. Manual de instrucciones para llenado de Formatos UMAS-FE-001 y UMAS-FE-002.

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FORMATO UMAS-FG-001

SOLICITUD DE REGISTRO DE ORGANIZACIN COMUNAL


______________, ____ de ___________________ del _______

Seor (a) __________________ Alcalde(sa) de la Municipalidad Distrital de __________________ Presente.Mediante la presente, me dirijo a usted para informarle que los pobladores del centro poblado/ casero/ anexo de ___________________________________________ hemos formado una organizacin comunal denominada ___________________________________________________, que se encargar de la prestacin de los servicios de __________________________________, en nuestra localidad. Tambin hacemos de su conocimiento que el Consejo Directivo actual de la organizacin ha sido elegido por un perodo de ________aos, desde el ____/____/____ hasta _____/____/___ y est formada por las siguientes personas: Cargo Presidente (a) Vice Presidente (a) Tesorero (a) Secretario (a) Promotor (a) Vocal Vocal Vocal El rgano de Fiscalizacin, elegido por el mismo perodo, est formado por las siguientes personas: Cargo Nombres Documento de Identidad Nombres Documento de Identidad

Tambin se ha(n) designado(s) como Tcnico(s) Operador(es) del sistema a: Cargo Nombres Documento de Identidad

Por lo tanto, solicitamos a Ud. se sirva reconocer y registrar a nuestra organizacin en el Directorio Municipal respectivo, para lo cual adjunto los siguientes documentos: _______________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ Asimismo, le solicitamos se sirva otorgar las credenciales a los miembros del Consejo Directivo y rgano de Fiscalizacin as como al (los) Tcnico(s) Operador(es) para avalar su gestin durante el perodo que han sido elegidos. Atentamente,

...................................................................................... Presidente (a) Organizacin Comunal ______________


Original : Archivo UMAS Copia : Organizacin comunal

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40
Nombre de la localidad donde presta servicios Documento Personera jurdica - de acreditacin Nombre del N de Registro representante legal municipal Observaciones
MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

FORMATO UMAS-FG-002

DIRECTORIO DE ORGANIZACIONES COMUNALES PRESTADORAS DE LOS SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO DISTRITO DE _________________________

Fecha de registro

Nombre de la Organizacin Comunal

Original: UMAS

FORMATO UMAS-FG-003-a

CREDENCIALES
CONSEJO DIRECTIVO

La Municipalidad del Distrito de ______________, a travs de su Unidad Municipal de Agua Potable y Saneamiento, ACREDITA que las siguientes personas: Cargo Presidente (a) Vice Presidente (a) Tesorero (a) Secretario (a) Promotor (a) Vocal Vocal Vocal Han sido elegidas, en Asamblea General realizada el ____/____/____, como miembros del Consejo Directivo de la organizacin comunal denominada _________________________________, que se encarga de la prestacin de los servicios de ________________________________ en la localidad de ___________________________, distrito de ____________________, provincia de _____________, regin _____________. Esta organizacin est registrada en esta Municipalidad Distrital, en el Libro de Organizaciones Comunales encargadas de la prestacin de servicios de agua potable y saneamiento en el distrito de _____________, Folio N ___, con fecha de registro ____/____/____. Las personas arriba mencionadas estarn en el cargo durante el perodo de _____ aos desde ____/____/___ hasta ____/___/____ y, durante este tiempo, quedan reconocidas y acreditadas para realizar la prestacin de los servicios y cualquier otro trmite que se encuentre dentro de sus funciones, de acuerdo a su estatuto y mandato de la Asamblea General. Nombres Documento de Identidad

______________, ____ de _____________ del _____

.............................................................................
Alcalde(sa) Municipalidad Distrital de ___________________

ESTAS CREDENCIALES SON INTRANSFERIBLES

Original : Archivo UMAS Copia : Organizacin comunal

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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

FORMATO UMAS-FG-003-b

CREDENCIALES
RGANO DE FISCALIZACIN

La Municipalidad del Distrito de _________________, a travs de su Unidad Municipal de Agua Potable y Saneamiento, ACREDITA que las siguientes personas: Cargo Nombres Documento de Identidad

Han sido elegidas, en Asamblea General de ____/____/____, como miembros del rgano de Fiscalizacin de la organizacin comunal denominada ____________________________________, que se encarga de la prestacin de los servicios de _____________________________ en la localidad de _____________________, distrito de _______________, provincia de ______________, regin _____________. Esta organizacin est registrada en esta Municipalidad Distrital, en el Libro de Organizaciones Comunales encargadas de la prestacin de servicios de agua potable y saneamiento en el distrito de _________________, Folio N ___, con fecha de registro ____/____/____. Los fiscales arriba mencionados estarn en el cargo durante el perodo de _____ aos, desde ____/____/___ hasta ____/___/____ y, durante este tiempo, quedan reconocidos y acreditados para realizar la fiscalizacin de la gestin de los servicios y cumplimiento de derechos y obligaciones de los usuarios as como cualquier otro trmite que se encuentre dentro de sus funciones, de acuerdo a su estatuto y mandato de la Asamblea General.

______________, ____ de _____________ del _____

.............................................................................
Alcalde(sa) Municipalidad Distrital de ___________________

ESTAS CREDENCIALES SON INTRANSFERIBLES

Original : Archivo UMAS Copia : Organizacin comunal

42

FORMATO UMAS-FG-003-c

CREDENCIALES
TCNICOS OPERADORES

La Municipalidad del Distrito de _________________, a travs de su Unidad Municipal de Agua Potable y Saneamiento, ACREDITA que las siguientes personas: Cargo Nombres Documento de Identidad

Han sido elegidas, en Asamblea General de ____/____/____, como Tcnicos Operadores de la organizacin comunal denominada _________________________________, que se encarga de la prestacin de los servicios de ____________________________ en la localidad de ___________________________, distrito de _______________, provincia de ______________, regin _____________. Esta organizacin est registrada en esta Municipalidad Distrital, en el Libro de Organizaciones Comunales encargadas de la prestacin de servicios de agua potable y saneamiento en el distrito de _________________, Folio N ___, con fecha de registro ____/____/____. Los Tcnicos Operadores arriba mencionados estarn en el cargo durante el perodo de _____ aos, desde ____/ ____/___ hasta ____/___/____ y, durante este tiempo, quedan reconocidos y acreditados para realizar la operacin de los sistemas de agua potable y/o saneamiento, as como para efectuar cualquier otro trmite que se encuentre dentro de sus funciones, de acuerdo a su estatuto y mandato de la Asamblea General.

______________, ____ de _____________ del _____

.............................................................................
Alcalde(sa) Municipalidad Distrital de ___________________

ESTAS CREDENCIALES SON INTRANSFERIBLES

Original : Archivo UMAS Copia : Organizacin comunal

43

MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

FORMATO UMAS-FG-004

CONVENIO INTERINSTITUCIONAL ENTRE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL Y LA ORGANIZACIN COMUNAL PRESTADORA DE SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y/O SANEAMIENTO
Conste por el presente documento, el Convenio Interinstitucional que celebran de una parte LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ____________________________, con RUC N_______________________, con domicilio en ________________________________________________________, debidamente representada por su Alcalde(sa) Seor (a) _______________________________________________________, identificado (a) con DNI ________________, a quien en adelante se le denominar EL MUNICIPIO; y de la otra parte, la ORGANIZACIN COMUNAL PRESTADORA DE SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y/O SANEAMIENTO denominada ______________________________________________________, registrada en el Libro de Organizaciones Comunales encargadas de la prestacin de servicios de agua potable y saneamiento del distrito de _____________________, Folio N ______ con fecha de registro ____/____/____, cuyo mbito de accin es el /centro poblado/casero/anexo de________________________, debidamente representada por su presidente(a) Seor (a) _________________________________________, identificado (a) con DNI _________________, a quien en adelante se le denominar LA ORGANIZACIN COMUNAL en los trminos siguientes:

CLUSULA PRIMERA: ANTECEDENTES


- EL MUNICIPIO es el rgano de gobierno local del distrito de ____________________________ y responsable de la organizacin de los servicios de agua potable y saneamiento dentro de su mbito. Estos pueden ser de gestin directa o indirecta, segn los artculos 32 y 80, literal 4 de la Ley Orgnica de Municipalidades, Ley N 27972. - De acuerdo al Texto nico Ordenado del Reglamento de la Ley General de Servicios de Saneamiento Ley N 26338, corresponde a las municipalidades de distrito en el mbito rural y de pequeas ciudades, planificar y promover el desarrollo de los servicios de saneamiento de su jurisdiccin, as como administrar dichos servicios a travs de organizaciones comunales entre otras formas de organizacin. - EL MUNICIPIO es una Persona Jurdica de Derecho Pblico, competente para convenir con otras instituciones pblicas o no pblicas, la atencin de los servicios que no administra directamente. - LA ORGANIZACIN COMUNAL es una organizacin social de base (en el caso de organizacin sin personera jurdica) o una asociacin civil (en el caso de organizacin con personera jurdica), sin fines de lucro, que est conformada por personas naturales y/o jurdicas (segn el caso) que tienen como objetivo comn acceder a los servicios de agua potable y saneamiento mediante la prestacin de los mismos con sus propios aportes econmicos. Esta organizacin puede tomar tambin la denominacin de JASS, Asociacin de Usuarios o Comit, entre otras posibilidades.

CLUSULA SEGUNDA: BASE LEGAL


- Ley 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. - Decreto Supremo 023-2005 VIVIENDA, Texto nico Ordenado del Reglamento de la Ley General de Servicios de Saneamiento Ley N 26338.

CLUSULA TERCERA: OBJETO DEL CONVENIO


Mediante el presente convenio de naturaleza obligatoria, las partes, dentro de la ley y conforme al mbito de sus respectivas competencias, acuerdan que EL MUNICIPIO encarga a LA ORGANIZACIN COMUNAL, la prestacin de los servicios de __________________________________, en la localidad/ centro poblado/ casero/ anexo de _____________________. Para cumplir est tarea, LA ORGANIZACIN COMUNAL proceder a administrar la infraestructura que se detalla en el Anexo del presente documento.

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CLUSULA CUARTA: OBLIGACIONES DEL MUNICIPIO


EL MUNICIPIO, a travs de la UMAS, se compromete a lo siguiente: - Realizar diagnsticos y expedientes tcnicos para el mejoramiento de las infraestructuras de agua potable y saneamiento. - Supervisar las obras de agua potable y/o saneamiento que se ejecuten por administracin directa o por contrato. - Emitir opinin tcnica sobre la viabilidad de la ejecucin de las obras de agua potable y/o saneamiento proyectadas. - Pronunciarse sobre la conformidad de ejecucin de obras de agua potable y saneamiento de acuerdo con las normas tcnicas nacionales. - Realizar el financiamiento, co-financiamiento o coadyuvar a obtenerlo, para ejecutar los proyectos de construccin, mejoramiento o ampliaciones de los sistemas de abastecimiento de agua potable, alcantarillado o disposicin de excretas. - Orientar, capacitar y dar asistencia a LA ORGANIZACIN COMUNAL sobre los diferentes aspectos de gestin de servicios: organizacin, planificacin, manejo econmico y contable, relacin con los usuarios, entre otros, de acuerdo a los requerimientos y necesidades de LA ORGANIZACIN COMUNAL. - Orientar, capacitar y dar asistencia tcnica a LA ORGANIZACIN COMUNAL sobre la operacin y mantenimiento de los sistemas de agua potable y/o saneamiento. - Orientar, capacitar y dar asistencia a LA ORGANIZACIN COMUNAL para desarrollar programas de educacin sanitaria y realizar el monitoreo del uso y mantenimiento de letrinas.

CLUSULA QUINTA: OBLIGACIONES DE LA ORGANIZACIN COMUNAL


LA ORGANIZACIN COMUNAL, se compromete a lo siguiente: - Proveer de manera adecuada y continua los servicios de ______________________ a todos los usuarios asociados- siempre que las condiciones tcnicas lo permitan. - Ejecutar con eficiencia la administracin, operacin y mantenimiento de los sistemas de ______________________________________________. - Prevenir, en lo posible, la contaminacin del medio ambiente. - Garantizar el uso adecuado de los servicios mediante la educacin sanitaria impartida a todos los usuarios. - Incorporar como usuarios a todas las personas que habitan dentro del mbito de la organizacin comunal y que estn en condiciones de acceder a los servicios.

CLUSULA SEXTA: SUPERVISIN Y CONTROL


EL MUNICIPIO, a travs de su Unidad Municipal de Agua Potable y Saneamiento, se reserva el derecho de: - Supervisar el manejo econmico, contable y en general toda la documentacin de la organizacin, llevando un control y registro de los aspectos supervisados. - Supervisar la correcta aplicacin del estatuto, reglamento y acuerdos de asambleas. - Monitorear la oportuna renovacin de cargos del Consejo Directivo y rgano de Fiscalizacin. - Denunciar ante los usuarios las malversaciones o malos manejos comprobados de los directivos u otros representantes, apoyando el cambio de dichas autoridades y respaldando la correspondiente denuncia judicial. - Supervisar la aplicacin de los programas de operacin, mantenimiento y desinfeccin de los sistemas de agua potable y alcantarillado, llevando un control y registro de los aspectos supervisados. - Realizar el monitoreo de la calidad del agua y supervisar que se cumplan las recomendaciones del Ministerio de Salud - MINSA en relacin a este control de calidad. - Realizar la supervisin del buen uso y funcionamiento de las instalaciones sanitarias de las escuelas. - Supervisar el cumplimiento de recomendaciones y la aplicacin de programas de educacin sanitaria.

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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

CLUSULA STIMA: ALCANCE DE RESPONSABILIDADES


- El MUNICIPIO declara que no es responsable de las consecuencias de los acuerdos y decisiones de LA ORGANIZACIN COMUNAL. - EL MUNICIPIO ejerce su derecho de supervisin y control cuando lo considere conveniente. - LA ORGANIZACIN COMUNAL es autnoma en sus decisiones administrativas y econmicas, por tanto EL MUNICIPIO no tiene injerencia en tales decisiones, tampoco puede solicitar parte o la totalidad de los ingresos recaudados por LA ORGANIZACIN COMUNAL. - LA ORGANIZACIN COMUNAL es responsable de proporcionar la informacin solicitada por EL MUNICIPIO para el cumplimiento de su funcin supervisora. - LA ORGANIZACIN COMUNAL se responsabiliza de acatar y cumplir las recomendaciones sealadas por EL MUNICIPIO, como resultado de las supervisiones.

CLUSULA OCTAVA: VIGENCIA DEL CONVENIO


El plazo de vigencia del presente convenio es indefinido, mientras LA ORGANIZACIN COMUNAL se mantenga constituida y funcionando de acuerdo a su estatuto.

CLUSULA NOVENA: RESOLUCIN DEL CONVENIO


El MUNICIPIO podr resolver el presente convenio en los siguientes casos: - Cuando LA ORGANIZACIN COMUNAL no pueda cumplir con sus objetivos o deje de funcionar segn su estatuto. - Cuando LA ORGANIZACIN COMUNAL haya sido declarada en liquidacin, segn lo acordado por su respectiva junta de acreedores de conformidad con la ley de la materia (aplicable solo si se trata de una organizacin con personera jurdica). - Cuando LA ORGANIZACIN COMUNAL ejerza funciones que expresamente no han sido encargadas en el presente convenio.

CLUSULA DCIMA: MODIFICACIONES DEL CONVENIO


Las partes podrn acordar cambios o modificaciones del convenio, los cuales sern incorporados en clusulas adicionales o Addenda. En seal de conformidad, las partes suscriben el presente documento que se extiende en ____________, a los _________ das del mes de __________ del ao ________.

........................................................................ EL MUNICIPIO

........................................................................... LA ORGANIZACIN COMUNAL

ANEXO:
Infraestructura de agua potable y/o saneamiento que administrar LA ORGANIZACIN COMUNAL.

Original : Archivo UMAS Copia : Organizacin comunal

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FORMATO UMAS-FG-005

SOLICITUD DE ACREDITACIN DE NUEVOS INTEGRANTES DE CONSEJO DIRECTIVO, RGANO DE FISCALIZACIN Y/O TCNICOS OPERADORES
______________, ____ de ___________________ del _______

Seor (a) ____________________ Alcalde (sa) de la Municipalidad Distrital de ___________________ Presente.Mediante la presente me dirijo a usted para informarle que los pobladores de la pequea ciudad/centro poblado/casero/anexo de _____________________________ hemos renovado la directiva de nuestra organizacin comunal denominada _________________________, que se encarga de la prestacin de los servicios de _____________________________ en la localidad. Por tanto solicito a usted se sirva otorgar las credenciales a los nuevos miembros de los rganos de nuestra organizacin: Consejo Directivo, elegido por un perodo de ____________ aos, desde el ____/____/____ hasta _____/____/___ , formada por las siguientes personas: Cargo Presidente (a) Vice Presidente (a) Tesorero (a) Secretario (a) Promotor (a) Vocal Vocal Vocal El rgano de Fiscalizacin, elegido por el mismo perodo, est formado por las siguientes personas: Cargo Nombres Documento de Identidad Nombres Documento de Identidad

Asimismo se ha(n) designado(s) como Tcnico(s) Operador(es) del sistema a: Cargo Nombres Documento de Identidad

Agradeciendo su atencin, nos comprometemos a cumplir cabalmente con las funciones que nos corresponde de acuerdo a nuestro estatuto y respetando los acuerdos de asamblea. Atentamente,

...................................................................................... Presidente (a) Organizacin Comunal ______________


Original : Archivo UMAS Copia : Organizacin comunal

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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

FORMATO UMAS-FG-006

FICHA DE EVALUACIN DE LA GESTIN DE LOS SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO


Fecha: ____ /____ /____ Localidad: Distrito: Provincia: Dpto/Regin: Servicios Agua Alcantarillado Letrinas Otro: ____________ Organizacin comunal: Cargos directivos: Organo de Fiscalizacin: N mujeres con cargo en la organizacin comunal: N de usuarios activos: Perodo de la directiva: del __ /___ /___ al __ /___ /___ Agua _____ Desage ____ _______ S/. __________ N de usuarios registrados: Agua _____ Desage ____ N letrinas Valor de la cuota

CUADRO DE EVALUACIN
ASPECTOS DESCRIPCIN a) Organizacin con personera jurdica b) Organizacin sin personera jurdica pero en vas de formalizacin c) Organizacin sin personera jurdica y sin trmites de formalizacin d) Sin organizacin a) Aprobado por la Asamblea General b) Tiene estatuto pero no est aprobado por la Asamblea General c) No tiene estatuto a) Acuerdos registrados en Libro de Actas b) Acuerdos no registrados en Libro de Actas c) Sin Libro de Actas a) Ms de la mitad de los miembros b) Menos de la mitad de los miembros a) Al menos una vez al mes b) No se renen a) Al menos una vez en el ltimo ao b) No han realizado asambleas en el ltimo ao PUNTAJE 10 8 4 0 8 4 0 8 4 0 6 0 4 0 4 0 Subtotal mximo I: 40 8 6 0 6 0 6 0 6 0 4 0 Subtotal mximo II: 30 10 8 6 4 0 10 10 0 10 10 0 Subtotal mximo III: 30 CALIFICACIN PARCIAL OBSERVACIONES

1.1 Estado de la Organizacin

1.2 Legitimidad del estatuto

I. ORGANIZACIN II. FINANCIAMIENTO

1.3 Formalidad para tomar acuerdos de Consejo Directivo 1.4 Asistencia de los miembros del Consejo a las sesiones 1.5 Reuniones del Consejo Directivo (Segn lo que establezca el estatuto) 1.6 Convocatoria a asambleas (Considerando los ltimos 12 meses)

Calificacin I ( Sumar 1.1 + 1.2 + 1.3 + 1.4 + 1.5 + 1.6 )

a) S cubre 2.1 El valor de la cuota cubre los costos de b) No cubre operacin, mantenimiento y administracin c) Sin cuota familiar 2.2 Realizan aportes extraordinarios de dinero 2.3 Realizan actividades para cubrir sus costos 2.4 Disponibilidad de ahorros 2.5 Resguardo de ahorros a) Si realizan otros aportes b) No realizan otros aportes a) S realizan b) No realizan a) Tienen ahorros de dinero (anotar el monto en soles) b) No tienen ahorros de dinero a) En una cuenta bancaria b) En poder de algn directivo

Calificacin II ( Sumar 2.1 + 2.2 + 2.3 + 2.4 + 2.5 )

III. GESTIN DE COBRANZA

3.1 Eficiencia de cobranza (usuarios que pagan / total usuarios X 100) 3.2 Aplican cortes de servicio 3.3 Aplican multas u otras sanciones

a) Mayor a 80% b) Mayor a 50% c) Mayor a 25% d) Mayor a 1% e) No pagan a) S aplican cortes de servicio b) No es necesario aplicar cortes c) No aplican cortes a) S aplican multas y/u otras sanciones b) No es necesario aplicar multas c) No aplican multas u otras sanciones

Calificacin III ( Sumar 3.1 + 3.2 + 3.3 )

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IV. MANEJO CONTABLE

4.1 Estado de registros contables

4.2 Estado de registros auxiliares 4.3 Control de bienes

a) Libro Caja al da (registros del mes anterior a la fecha de evaluacin) b) Libro Caja con atrasos de 2 a 6 meses c) Libro Caja con atrasos de 7 a ms meses d) Libro Caja sin registros e) Sin Libro Caja a) Llevan registros auxiliares b) No llevan registros auxiliares a) Mantienen registros de bienes b) No mantienen registros de bienes

10 8 4 2 0 6 2 6 2 Subtotal mximo IV: 22 8 6 4 0 6 4 0 6 4 0 Subtotal mximo V: 20 10 8 6 2 0 10 8 6 0 Subtotal mximo VI: 20 Calificacin actual obtenida Calificacin anterior Puntaje total mximo

Calificacin IV ( Sumar 4.1 + 4.2 + 4.3 )

V. GESTION ADMINISTRATIVA

5.1 Situacin del personal operativo

5.2 Actividades administrativas 5.3 Capacidad para responder ante situaciones adversas

a) Personal operativo contratado (remuneracin mensual) b) Personal operativo con algn tipo de compensacin c) Trabajo operativo ad honorem d) No tienen Tcnico Operador a) Disponen de tiles bsicos para realizar la administracin b) Tienen limitaciones en la administracin por falta de tiles c) No cuentan con tiles a) Toman accin en una semana o menos b) Toman accin en un plazo mayor a una semana c) No toman accin

Calificacin V ( Sumar 5.1 + 5.2 + 5.3 )

6.1 Asistencia de usuarios a Asambleas Generales

VI. PARTICIPACIN COMUNITARIA Y FISCALIZACIN

6.2 Nivel de Fiscalizacin (a travs del rgano de Fiscalizacin)

a) Mayor a 75% b) Mayor a 50% c) Mayor a 25% d) Mayor a 1% e) No asisten a) Fiscalizacin al menos una vez al mes b) Fiscalizacin al menos una vez cada tres meses c) Fiscalizacin al menos una vez cada seis meses d) No fiscaliza

Calificacin VI ( Sumar 6.1 + 6.2 )

CALIFICACIN FINAL DE LA GESTIN ( Sumar I + II + III + IV + V + VI )


Gestin que garantiza la sostenibilidad de los servicios Gestin con riesgo para la sostenibilidad de los servicios Gestin con alto riesgo para la sostenibilidad de los servicios Mayor de 120 puntos Entre 61 a 120 puntos Entre 0 a 60 puntos

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RECOMENDACIONES PARA MEJORAR LA GESTIN DE LOS SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y/O SANEAMIENTO:

........................................................................ SUPERVISOR UMAS

....................................................... .................... REPRESENTANTE DE LA ORGANIZACIN COMUNAL

Original : Archivo UMAS Copia : Organizacin comunal

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Fecha: ______ / ______ / ______ Organizacin comunal: Cargos directivos: Organo de Fiscalizacin: N mujeres con cargo en la organizacin comunal: Otro: _____________________ N de usuarios registrados: Agua _______ N de usuarios activos: Agua _______ Desage _______ Desage _______ Periodo de la directiva: del _____ /_____ /_____ al _____ /_____ /_____ N letrinas _______________ Valor de la cuota S/. ________________

FORMATO UMAS-FG-007

RESULTADO DE EVALUACIN DE LA GESTIN DE LOS SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

Localidad: Distrito: Provincia: Dpto/Regin:

Agua

Alcantarillado

Servicios Letrinas

CALIFICACIN FINAL DE LA GESTIN


Mayor de 120 puntos Entre 61 a 120 puntos Entre 0 a 60 puntos

Calificacin actual obtenida

Gestin que garantiza la sostenibilidad de los servicios

Gestin con riesgo para la sostenibilidad de los servicios

Gestin con alto riesgo para la sostenibilidad de los servicios

RECOMENDACIONES PARA MEJORAR LA GESTIN DE LOS SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y/O SANEAMIENTO:

........................................................................ SUPERVISOR UMAS

......................................................................................... REPRESENTANTE DE LA ORGANIZACIN COMUNAL

MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

Original : Organizacin comunal

Cuarta Parte: FORMATOS Y MANUALES

MANUAL DE INSTRUCCIONES PARA LLENADO DE FORMATOS UMAS-FG-006 Y UMAS-FG-007


La evaluacin de la gestin de los servicios de agua potable y saneamiento se realiza mediante dos formatos, considerando que se debe recoger informacin que sirva para calificar la gestin de las diferentes organizaciones comunales y, al mismo tiempo, pueda permitir la difusin de los resultados entre la poblacin usuaria. Los formatos a utilizar son:

Formato UMAS-FG-006. Es la ficha detallada de la evaluacin de la gestin y sirve para contar con una calificacin respecto a la sostenibilidad de los servicios brindados. Formato UMAS-FG-007. Es la ficha-resumen de la calificacin de la evaluacin de gestin y sirve para conocimiento inmediato de los usuarios de los servicios.

El Formato UMAS-FG-006 cuenta con dos ejemplares: el original es para el archivo de la UMAS y la copia para la organizacin comunal. El Formato UMAS-FG-007, en cambio, solo cuenta con un original a fin de que los resultados del formato anterior sean copiados all y la hoja se pegue en algn lugar visible de la localidad para que pueda ser observada por la poblacin.

APLICACIN Y LLENADO DEL FORMATO UMAS-FG-006


El Formato UMAS-FG-006 consta de cinco secciones. La primera corresponde a la informacin general de la organizacin comunal, la segunda sirve para evaluar los diversos aspectos de gestin, la tercera permite colocar la calificacin final obtenida, y en la cuarta se escriben las recomendaciones generales. La quinta seccin est destinada para las firmas del personal supervisor de la UMAS y de un representante de la organizacin comunal.

A. INFORMACIN GENERAL
La informacin general proporciona datos que permiten conocer, entre otras cosas, la ubicacin de la organizacin comunal, cmo est constituida y los servicios que presta. All se escribe: Fecha: Da de la evaluacin. Localidad: Nombre de la pequea ciudad, centro poblado, casero o anexo visitado. Distrito: Nombre del distrito. Provincia: Nombre de la provincia. Dpto./Regin: Nombre de la regin. Organizacin comunal: Nombre de la organizacin comunal que es evaluada. Cargos directivos: Se detalla los cargos que tiene el Consejo Directivo. Por ejemplo: presidente, vicepresidente, tesorero, secretario, nmero de vocales, etc. rgano de Fiscalizacin: Se detalla cuantas personas conforman el rgano de Fiscalizacin. En caso de que est a cargo de un comit, sealar cuntas personas lo conforman, y si son usuarios o autoridades locales. Nmero de mujeres con cargo en la organizacin comunal: Se coloca el nmero de mujeres que tienen cargos en el Consejo Directivo y rgano de Fiscalizacin. Esta informacin sirve
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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

como referencia para medir el grado de participacin femenina en los cargos directivos y para promover una mayor presencia de mujeres en los niveles de decisin. En este punto, se recomienda contar con un nmero equitativo de hombres y mujeres. Perodo del Consejo Directivo: Se pone la fecha de inicio de funciones y la fecha de fin del perodo del actual Consejo Directivo. Esta informacin se utiliza para evaluar si estn cumpliendo con la renovacin de los cargos de acuerdo a lo establecido en el estatuto. De lo contrario, el evaluador puede brindar las recomendaciones o asistencia correspondientes. Servicios: Se marca con un aspa (x) la casilla de los servicios que tiene la localidad. Estos servicios pueden ser agua potable y/o saneamiento (en torno a saneamiento hay tres opciones: alcantarillado, letrinas sanitarias y otras alternativas que se debe especificar). Nmero de usuarios registrados: En la casilla de agua se coloca el nmero de usuarios registrados en el padrn de este servicio. De igual modo, en la casilla de desage se coloca el nmero de usuarios con conexiones registrados en el padrn de desage (alcantarillado sanitario), si es que hubiese este servicio. Lo importante es registrar a todos los usuarios con conexiones independientemente para que hagan uso de los servicios. Nmero de usuarios activos: En la casilla de agua se registra el nmero de usuarios activos, es decir, aquellos que estn haciendo uso del servicio en el momento de la evaluacin. En la casilla de desage se especifica el nmero de usuarios que estn haciendo uso del servicio de desage en el momento de la evaluacin, si es que lo hubiera. Nmero de letrinas: Se coloca el nmero de letrinas que hay en la localidad o localidades dentro del mbito de accin de la organizacin comunal. Valor de la cuota: Se precisa el valor de la cuota familiar para uso domstico del servicio de agua potable.

B. CUADRO DE EVALUACIN
Para evaluar la gestin se han considerado seis grandes aspectos: 1. Organizacin, 2. Financiamiento, 3. Gestin de cobranza, 4. Manejo contable, 5. Gestin administrativa, y 6. Participacin comunitaria y fiscalizacin. Cada aspecto est dividido en varias subunidades que, evaluadas en conjunto, permiten tener una visin general del proceso. Estas subunidades, a su vez, contienen alternativas (a, b, c, d, segn sea el caso) a fin de que el personal de la UMAS elija la opcin que corresponda luego de las consultas y revisiones de documentos. Para establecer la calificacin de cada subunidad, el personal de la UMAS determina alguna de las alternativas que all figuran y procede a marcar con un aspa o crculo el puntaje correspondiente que aparece en la columna Puntaje. Luego, este puntaje se escribe en nmeros grandes en la columna Calificacin parcial. Es importante sealar que solamente se puede elegir una opcin (a, b, c o d ) en cada subunidad. Al lado derecho existe una columna en la cual el personal de la UMAS puede colocar las observaciones parciales por cada aspecto evaluado.

I. Organizacin
La evaluacin de la organizacin comunal se realiza en base a los siguientes criterios y sus respectivas alternativas:
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Cuarta Parte: FORMATOS Y MANUALES

1.1 Estado de la organizacin


a)Organizacin con personera jurdica: Se elige esta opcin cuando la organizacin comunal es una asociacin civil y por lo tanto se encuentra inscrita en la Superintendencia Nacional de los Registros Pblicos - SUNARP. El puntaje que le corresponde es 10. b)Organizacin sin personera jurdica pero en vas de formalizacin: Se considera a aquellas organizaciones comunales que todava no son asociaciones civiles. Es decir, no tienen la personera jurdica pero que estn realizando trmites o gestiones para obtenerla. Para elegir esta opcin, los trmites deben haberse iniciado como mximo seis (06) meses antes de la evaluacin. No se puede elegir esta alternativa si la organizacin comunal en algn momento inici los trmites pero stos se encuentran paralizados ms de seis (06) meses. El puntaje en este caso es 8. c) Organizacin sin personera jurdica y sin trmites de formalizacin: Se considera a aquellas organizaciones comunales que no estn realizando gestiones o no tienen intencin de formalizarse mediante la constitucin de una asociacin civil. Tambin se considera aquellas que en algn momento iniciaron los trmites pero stos se encuentran paralizados ms de seis (06) meses. El puntaje para esta opcin es 4. d) Sin organizacin: Se elige esta opcin cuando la localidad no cuenta con una organizacin o Consejo Directivo que se encargue de los servicios de agua potable y/o saneamiento. Tambin cuando en algn momento se eligieron directivos pero en la prctica stos no realizan funciones. El puntaje en este caso es 0.

1.2 Legitimidad del estatuto


a)Aprobado por la Asamblea General: Se elige esta opcin cuando la organizacin comunal tiene un estatuto debidamente aprobado por la Asamblea General de usuarios, el cual debe constar en el libro de actas respectivo. El puntaje es 8. b)Tiene estatuto, pero no est aprobado por la Asamblea General: Cuando la organizacin comunal tiene un estatuto, pero no ha sido aprobado por la Asamblea General. Puede ser que haya sido elaborado con ayuda de diversas organizaciones o incluso que los directivos lo hayan trabajado, pero no cuenta con la aprobacin de la mxima autoridad. El puntaje es 4. c) No tiene estatuto: Cuando la organizacin comunal definitivamente no cuenta con estatuto. El puntaje es 0.

1.3 Formalidad para tomar acuerdos de Consejo Directivo


a)Acuerdos registrados en Libro de Actas: Cuando los directivos tienen un Libro de Actas de sus sesiones, en el cual tienen registrados los acuerdos que toman en cada reunin. Se debe verificar que los acuerdos registrados correspondan a la ltima sesin o por lo menos a la antepenltima cita que realiz por la organizacin comunal. El puntaje para esta opcin es 8. b)Acuerdos no registrados en Libro de Actas: Cuando los acuerdos del Consejo Directivo solo son verbales y no quedan registrados en el Libro de Actas, tal como lo exige el estatuto. Es posible que el Consejo Directivo tenga por costumbre registrar los acuerdos
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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

das despus de sus reuniones, pero si no ha trascrito los acuerdos de hasta la antepenltima reunin, se le da puntaje 4. c) Sin Libro de Actas: Cuando el Consejo Directivo realiza sus reuniones y los acuerdos solo se toman de forma verbal y sin registrarlos debido a que no cuentan con un libro de actas de las sesiones. En este casos el puntaje es 0.

1.4 Asistencia de los miembros del Consejo Directivo a las sesiones


a)Ms de la mitad de los miembros: Cuando la asistencia de los miembros de la directiva a las sesiones de consejo es mayoritaria, es decir, ms de la mitad. Para ello, se toma como referencia la ltima sesin realizada. El puntaje para esta opcin es 6. b)Menos de la mitad de miembros: Cuando asisten a las reuniones de Consejo Directivo menos de la mitad de los miembros de dicho consejo, tomando como referencia la ltima sesin realizada. Esta situacin implicara que los acuerdos no se estn toman por mayora, como lo exige el estatuto. Para este caso el puntaje es 0.

1.5 Reuniones del Consejo Directivo


a)Al menos una vez al mes: Cuando los miembros del Consejo Directivo se renen al menos una vez al mes, o segn lo que establezca el estatuto. Para calificar se toma en consideracin el ltimo mes o el perodo mnimo que establezca el estatuto. Puede ser que se renan ms de una vez en un mes (lo cual sera muy recomendable) y en ese caso tambin se considera esta opcin. El puntaje es 4. b)No se renen: Cuando los directivos no se renen, y si lo hacen no es en forma constante: menos de una vez al mes o del perodo que establece el estatuto. Si se renen cada dos, tres o ms meses (siempre que no sea el plazo establecido en el estatuto) se considera esta opcin. El puntaje para este caso es 0 y adems deber colocarse una nota en la parte de observaciones.

1.6 Convocatoria a asambleas


a)Al menos una vez en el ltimo ao: Cuando los directivos han convocado por lo menos a una asamblea en los ltimos doce (12) meses. En caso que hayan tenido ms reuniones tambin se considera esta opcin, por lo que se debe colocar en la columna de observaciones el nmero de asambleas realizadas en el ltimo ao. El puntaje es 4. b)No han realizado asambleas en el ltimo ao: Si en los ltimos doce (12) meses no han realizado ninguna asamblea, se les otorga el puntaje 0. En la casilla correspondiente a la ltima fila del aspecto Organizacin, que se cruza con la columna Calificacin parcial, debe colocarse la Calificacin I que se obtiene sumando los puntajes de las subunidades 1.1 + 1.2 + 1.3 + 1.4 + 1.5 + 1.6.

II. Financiamiento
En este aspecto, lo que se busca es determinar cmo se financian las actividades de la organizacin comunal. La evaluacin se realiza en base a los siguientes factores:
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Cuarta Parte: FORMATOS Y MANUALES

2.1 El valor de la cuota cubre el costo de operacin, mantenimiento y administracin


a)S cubre: Se elige esta opcin cuando el valor de la cuota ha sido calculada sobre la base de un presupuesto que cubre los costos de operacin, mantenimiento y administracin para contar con un buen servicio. Si la cuota que se obtuvo del presupuesto es mayor a la cuota que se solicita a las familias, se considera que no cubre todos los costos, por tanto, no se puede elegir esta opcin. Cuando la cuota cubre los costos, el puntaje es 8. b)No cubre: Cuando el valor de la cuota no fue calculada en base a un presupuesto de costos y, por lo tanto, existen problemas para cubrirlos. En esta opcin tambin se incluye a aquellas organizaciones que elaboraron su presupuesto y fijaron un determinado valor de cuota, pero luego decidieron aplicar una cuota ms baja. En este caso el puntaje es 6. c) Sin cuota familiar: Cuando no han calculado una cuota familiar y los servicios se dan de manera gratuita. El puntaje en este caso es 0.

2.2 Realizan aportes extraordinarios de dinero


a)S realizan otros aportes: Cuando adems de la cuota familiar que se paga, la organizacin comunal aplica otras cuotas adicionales, como: cuotas extraordinarias para crear un fondo de contingencia o fondo de ahorro, cuotas para nuevos usuarios u otros aportes que la asamblea decida. En la columna de observaciones se puede especificar el tipo de aporte extraordinario que estn realizando. En este caso el puntaje es 6. b)No realizan otros aportes: Cuando los usuarios no realizan ningn tipo de aportes extraordinarios. En tal situacin, el puntaje correspondiente es 0.

2.3 Realizan actividades para cubrir sus costos


a)S realizan: Cuando la organizacin comunal determina que la cuota familiar no cubre los costos de operacin, mantenimiento y administracin, y por tanto, deciden realizar actividades pro fondos para cubrir la diferencia. Tambin se considera esta alternativa cuando la organizacin quiere realizar alguna actividad extraordinaria no considerada en su presupuesto. Por ejemplo, alguna mejora en la infraestructura sanitaria, comprar algn equipo o cubrir gastos adicionales en los trmites durante el ltimo ao. En este caso el puntaje es 6. b)No realizan: Cuando la organizacin comunal no realiza ningn tipo de actividad para obtener fondos, aunque los necesite directa o indirectamente. El puntaje que corresponde es 0.

2.4 Disponibilidad de ahorros


a)Tienen ahorros de dinero: Cuando la organizacin comunal dispone de un ahorro de dinero despus de haber cumplido con cubrir los costos de operacin, mantenimiento y administracin del servicio. En tal caso, el personal de la UMAS debe registrar el monto del ahorro en la columna de observaciones. No se consideran como ahorro los
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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

ingresos recaudados por las cuotas familiares si la organizacin no ha realizado las compras respectivas, pues el ahorro es la diferencia entre ingresos y gastos. El puntaje correspondiente es 6. b)No tienen ahorros de dinero: Cuando la organizacin comunal no dispone de fondos de ahorro despus de haber realizado los gastos necesarios para realizar la operacin, mantenimiento y administracin de servicios. El puntaje en este caso es 0.

2.5 Resguardo de ahorros


a)En una cuenta bancaria: Si la organizacin comunal dispone de ahorros y los tiene depositados en una cuenta bancaria a nombre de la organizacin o, en todo caso, a nombre del presidente y/o tesorero, como sus representantes. No se considera el dinero depositado en la cuenta personal de algn directivo porque las cuentas de ahorro de la organizacin son exclusivamente para fines comunitarios. Esta opcin es muy importante porque significa que el dinero est bien custodiado y se evitan problemas de prdida, robo o mal uso del mismo. El puntaje correspondiente es 4. b)En poder de algn directivo: Cuando la organizacin comunal dispone de algn ahorro, pero este dinero est en poder de algn miembro de la directiva, sea en efectivo o en una cuenta bancaria personal, lo cual no tiene validez. El puntaje que corresponde es 0. En la casilla correspondiente a la ltima fila del aspecto Financiamiento, que se cruza con la columna Calificacin parcial, debe colocarse la Calificacin II que se obtiene sumando los puntajes de las subunidades 2.1 + 2.2 + 2.3 + 2.4 + 2.5.

III.Gestin de cobranza
Con la evaluacin de este aspecto se busca identificar el nivel de responsabilidad de los usuarios al pagar puntualmente sus cuotas familiares. La evaluacin se realiza a travs de las siguientes consideraciones:

3.1 Eficiencia de cobranza


La eficiencia de cobranza mide la efectividad de la cobranza o de los pagos de las cuotas familiares fijadas por la organizacin comunal. La forma ms simple de calcularla es dividiendo el nmero de usuarios que pagaron, entre el nmero de usuarios registrados que se encuentran con sus servicios activos. Luego este resultado se multiplica por 100. Otra forma de calcular la eficiencia de cobranza es dividiendo (en soles) el monto de las cuotas recaudadas en un perodo determinado, entre el monto total que se debi recaudar en ese perodo, multiplicado este resultado por 100. Para ello se debe tener en cuenta el perodo de medicin, que puede ser un mes, un trimestre, un semestre o un ao, dependiendo de lo acordado por la Asamblea General. Para evaluar la eficiencia de la cobranza se elige una de las siguientes alternativas segn lo que corresponda: a)Mayor a 80%: Se elige esta opcin cuando despus de verificar las cobranzas y hacer el clculo de su eficiencia, se obtiene un resultado de 81% a 100%. Este nivel de eficiencia
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Cuarta Parte: FORMATOS Y MANUALES

es el ideal pues indica que los usuarios han asumido con responsabilidad el sostenimiento de sus servicios. En la parte de observaciones debe colocarse el perodo de clculo de la eficiencia de cobranza. El puntaje es 10. b)Mayor a 50%: Cuando en el clculo de eficiencia se obtiene un resultado que va desde 51% hasta 80%. Este nivel no es malo pero est indicando que deben adoptarse algunas acciones para evitar que se produzcan atrasos que perjudiquen la calidad de servicio. En la columna de observaciones se coloca el perodo de clculo de la eficiencia de cobranza. El puntaje en este caso es 8. c) Mayor a 25%: Cuando en el clculo de eficiencia se obtiene un resultado entre 26% hasta 50%. Este nivel de cobranzas es peligroso para la sostenibilidad de los servicios porque indica que menos de la mitad de los usuarios est cumpliendo con sus pagos, lo cual puede dificultar la correcta prestacin de servicios, incluyendo las gestiones administrativas. En este caso debe tomarse acciones drsticas que se encuentren aprobadas en el estatuto, de lo contrario la gestin se deteriorar rpidamente. El puntaje correspondiente es 6. d)Mayor a 1%: Cuando en el clculo de eficiencia se obtiene un resultado entre 2% hasta 25%. Este nivel de cobranzas es muy crtico y de alto riesgo para la sostenibilidad de los servicios, porque indica que menos de la cuarta parte de los usuarios est cumpliendo con sus obligaciones. Por tanto, el Consejo Directivo no cuenta con recursos para realizar su trabajo lo que se refleja en un mal servicio y serias deficiencias en la administracin. El puntaje que corresponde es 4. e)No pagan: Cuando en el clculo de eficiencia se obtiene un resultado menor al 2%. Esto quiere decir que casi la totalidad de los usuarios no realiza el pago de la cuota por los servicios que reciben. En esta opcin se incluye tambin a las organizaciones que nunca establecieron una cuota familiar y aquellas donde las familias han dejado de aportarla por un perodo de seis (06) o ms meses. En ambos casos hay que anotar el perodo de morosidad en la columna de observaciones. En estos casos el puntaje es 0.

3.2 Aplicacin de cortes


a)S aplican cortes de servicio: Se elige esta opcin cuando la organizacin comunal evaluada aplica cortes de servicio como medida de sancin, de acuerdo a lo establecido en su estatuto. Esta medida se aplica cuando los directivos tienen dificultades para efectuar las cobranzas, como se indica en las alternativas b, c, d y e, de Eficiencia de cobranza. El perodo mnimo que se debe considerar para evaluar este punto es tres (03) meses atrs. El puntaje para estas organizaciones es 10. b)No es necesario aplicar cortes de servicio: Cuando la organizacin comunal no aplica cortes debido a que el nivel de cobranzas es bastante bueno (ms de 80% de eficiencia). Por tanto no tienen que llegar a situaciones extremas. El puntaje en este caso tambin es 10. c)No aplican cortes: Cuando la organizacin comunal evaluada no aplica cortes de servicio como medida de sancin, de acuerdo a lo establecido en su estatuto, pese a que tiene dificultades para efectuar las cobranzas de las cuotas familiares (alternativas b, c, d y e de Eficiencia de cobranza). En este caso, el perodo mnimo que se debe considerar es tres (03) meses. El puntaje correspondiente es 0.
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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

3.3 Aplicacin de multas u otras sanciones


a)S aplican multas u otras sanciones: Cuando la organizacin comunal aplica multas u otras sanciones econmicas, segn lo que establece el estatuto o los acuerdos de la Asamblea General. Las multas pueden ser por mal uso de los servicios, pago fuera de tiempo, reconexin de servicios, inasistencia a asambleas, etc. El perodo para evaluar estas acciones es tres (03) meses. El puntaje para este caso es 10. b)No es necesario aplicar multas: Cuando la organizacin comunal no aplica multas debido al alto nivel de responsabilidad de los usuarios. El puntaje que corresponde es 10. c)No aplican multas u otras sanciones: Cuando la organizacin comunal no aplica multas u otras sanciones, a pesar de que as lo estipula su estatuto y as se acord en Asamblea General. Hay problemas de incumplimiento en las cobranzas, mal uso del agua, inasistencia a asambleas, etc., pero los directivos no hacen nada por corregir esta situacin. Por tanto, el puntaje es 0. En la casilla correspondiente a la ltima fila del aspecto Gestin de cobranza y que se cruza con la columna Calificacin parcial, debe colocarse la Calificacin III que se obtiene sumando los puntajes de las subunidades 3.1 + 3.2 + 3.3.

IV.Manejo contable
Con la evaluacin de este aspecto se busca determinar cmo se realiza el manejo contable de la organizacin comunal, lo cual es muy importante para la transparencia de la gestin en su conjunto. La evaluacin se realiza a travs de las siguientes consideraciones :

4.1 Estado de registros contables


a)Libro Caja al da: Cuando el Libro Caja de la organizacin comunal tiene sus registros actualizados hasta un mes anterior a la fecha de evaluacin. Esto significa que las cuentas estn al da y cualquier persona puede verificarlo. Sin embargo, se debe verificar que los registros se hayan hecho correctamente. Para este caso el puntaje es 10. b)Libro Caja con atrasos de 2 a 6 meses: Cuando los ltimos registros del Libro tienen una antigedad de entre dos (02) y seis (06) meses con respecto a la fecha de evaluacin. El puntaje correspondiente es 8. c)Libro Caja con atrasos de 7 a ms meses: Cuando los ltimos registros tienen una antigedad de siete (07) meses o ms con respecto a la fecha de evaluacin. En este caso el puntaje es 4. d)Libro Caja sin registros: Cuando existe un Libro Caja, pero no se ha hecho en l ningn registro durante seis (06) meses o ms desde su adquisicin. En la columna de observaciones debe especificarse los meses transcurridos desde que la organizacin comunal adquiri el Libro. El puntaje para esta opcin es 2. e)Sin libro Caja: Cuando la organizacin comunal no cuenta con un Libro Caja. El puntaje es 0.
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Cuarta Parte: FORMATOS Y MANUALES

4.2 Estado de registros auxiliares


a)Llevan registros auxiliares: Cuando la organizacin comunal lleva registros auxiliares para las cobranzas, control de gastos o ambos casos. Estos registros auxiliares pueden ser cuadernos u hojas de trabajo que sirven de base para los registros del Libro Caja. Si tienen estos registros, el puntaje que corresponde es 6, aunque debe tomarse en cuenta que los registros auxiliares estn actualizados hasta los dos (02) ltimos meses. En la columna de Observaciones se debe especificar la situacin encontrada. b)No llevan registros auxiliares: Cuando la organizacin comunal no lleva ningn tipo de registros auxiliares que le permitan identificar su verdadera situacin econmica. En esta alternativa hay que considerar tambin a las organizaciones que teniendo registros auxiliares han dejado de utilizarlos durante tres (03) meses o ms. Esta situacin debe especificarse en la columna de observaciones. El puntaje en estos casos es 2.

4.3 Control de bienes


a)Mantienen registros de bienes: Cuando la organizacin comunal lleva el registro y control de sus bienes, lo cual le permite saber qu es lo que tiene en cuanto a materiales, herramientas, equipos, mobiliario, tiles, etc. El registro puede ser un cuaderno, hojas de trabajo o libro de inventarios. El puntaje en este caso es 6. b)No mantienen registros de bienes: Cuando la organizacin comunal no lleva ningn tipo de registro o control de los bienes que posee y, por tanto, no sabe con exactitud lo que tiene. En este caso existe el riesgo de que los bienes se pierdan y no se pueda determinar qu sucedi con ellos. El puntaje que corresponde es 2. En la casilla correspondiente a la ltima fila del aspecto Manejo contable, que se cruza con la columna Calificacin parcial, debe colocarse la Calificacin IV que se obtiene sumando los puntajes de las subunidades 4.1 + 4.2 + 4.3.

V. Gestin administrativa
En este punto el objetivo es identificar cmo se realiza la administracin de los servicios. La evaluacin se realiza a travs de las siguientes consideraciones:

5.1 Situacin del personal operativo


a)Personal operativo contratado: Cuando la organizacin comunal tiene un personal contratado (Tcnico Operador) exclusivamente para realizar el trabajo de operacin y mantenimiento de los servicios de agua potable y/o saneamiento, con una determinada remuneracin mensual. En este caso el puntaje es 8. b)Personal operativo con algn tipo de compensacin: Cuando tiene personal operativo (Tcnico Operador) que no recibe propiamente una remuneracin mensual, sino algn tipo de compensacin: propinas de acuerdo a las horas de trabajo y en funcin al jornal de la zona, exoneracin de la cuota familiar o entrega de especies,
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entre otras posibilidades. Lo importante es que el Tcnico Operador asume una responsabilidad y la cumple. El puntaje correspondiente es 6. c) Trabajo operativo ad honorem: Cuando el trabajo se realiza en forma gratuita. Esta situacin no es la ms recomendable porque los encargados no se sienten responsables del trabajo y muchas veces lo descuidan para dedicarse a otras labores. Por ello, el puntaje es 4. d)No tienen Tcnico Operador: Cuando no hay nadie que realice las labores tcnicooperativas. En esta opcin tambin se incluye a las organizaciones donde el trabajo es cumplido por algn miembro del Consejo Directivo u rgano de Fiscalizacin. El puntaje en este caso es 0.

5.2 Actividades administrativas


a)Disponen de tiles bsicos para realizar la administracin: Cuando la organizacin comunal dispone de los tiles bsicos necesarios para realizar el trabajo administrativo: libros contables bsicos, libros de actas, padrn de asociados, sellos, cuadernos de trabajo, archivos, lapiceros, papeles, goma, etc. Esto quiere decir que la organizacin no presenta dificultades para realizar su trabajo por falta de los tiles indicados. El puntaje es 6. b)Tienen limitaciones en la administracin por falta de tiles: Cuando hay dificultades para realizar la administracin o mantener registros y archivos en orden debido a la falta de tiles bsicos. El puntaje en estos casos es 4. c) No cuentan con tiles: Cuando no se puede realizar absolutamente ninguna labor administrativa por que no cuentan con tiles bsicos. El puntaje es 0.

5.3 Capacidad para responder ante situaciones adversas


a)Toman accin en una semana o menos: Cuando la organizacin enfrenta situaciones o problemas que requieren una solucin inmediata (fuga en el sistema, falta de cloracin, ausencia del Tcnico Operador, falta de eficiencia en la cobranza, etc.) y el Consejo Directivo toma acciones en un plazo mximo de una semana. Para evaluar este punto se consideran las acciones de los ltimos tres (03) meses. En la columna de observaciones debe colocarse el tipo de problema que enfrentan. El puntaje es 6. b)Toman accin en un plazo mayor a una semana: Cuando se enfrentan situaciones o problemas que requieren una solucin rpida y el Consejo Directivo toma acciones en un plazo mayor a una semana. Para evaluar este punto se consideran los tres (03) ltimos meses. En la columna de observaciones debe colocarse el tipo de problema que enfrentan. El puntaje es 4. c) No toman accin: Cuando enfrentan situaciones o problemas que requieren una solucin inmediata y el Consejo Directivo no toma ninguna accin al respecto. Aqu es sumamente importante colocar en la columna de observaciones el tipo de problema que enfrentan. El puntaje obviamente es 0. En la casilla correspondiente a la ltima fila del aspecto Gestin administrativa, que se cruza con la columna Calificacin parcial, debe colocarse la Calificacin V que se obtiene sumando los puntajes de las subunidades 5.1 + 5.2 + 5.3.
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Cuarta Parte: FORMATOS Y MANUALES

VI.Participacin comunitaria y fiscalizacin


Con la evaluacin de este aspecto se busca identificar el nivel de participacin de los usuarios en la gestin y fiscalizacin de los servicios. La evaluacin se realiza a travs de las siguientes consideraciones:

6.1 Asistencia de usuarios a Asambleas Generales


a)Mayor a 75%: Cuando en la ltima Asamblea General la asistencia fue del 76% al 100% del total de usuarios registrados en el padrn. Este nivel de participacin es el ideal porque indica que los usuarios son responsables en la toma de decisiones y estn interesados en sus servicios. El puntaje en este caso es 10. b)Mayor a 50%: Cuando en la ltima Asamblea General la asistencia fue entre el 51% y 75% del total de usuarios registrados en el padrn. Este nivel de participacin es bueno porque indica que la mayora est tomando los acuerdos. El puntaje correspondiente es 8. c) Mayor a 25%: Cuando en la ltima Asamblea General la asistencia fue entre 26% y 50% del total de usuarios registrados en el padrn. Este nivel de participacin es bajo porque significa que apenas la mitad de usuarios -e incluso menos- estara participando en la toma de decisiones, lo cual va en contra del estatuto que exige mayora para tomar los acuerdos. El puntaje en este caso es 6. d)Mayor a 1%: Cuando en la ltima Asamblea General la asistencia fue entre 2% al 25% del total de usuarios registrados en el padrn. Este nivel de participacin es crtico porque muestra que los usuarios no estn interesados en lo que ocurre con sus servicios o que el Consejo Directivo u rgano de Fiscalizacin no tienen poder de convocatoria ni representatividad. El puntaje correspondiente es 2. e)No asisten: Cuando en la ltima Asamblea General la asistencia fue menor al 2% del total de usuarios registrados en el padrn. Este caso demuestra que la participacin prcticamente no existe. Entonces es necesario investigar cules son las causas de ello. Esta es una situacin extrema, por lo que su puntaje es 0.

6.2 Nivel de fiscalizacin


a)Fiscalizacin al menos una vez al mes: Cuando el rgano de Fiscalizacin ha realizado al menos una accin fiscalizadora al mes (fiscalizacin al Consejo Directivo, administracin o incluso a los usuarios respecto al uso adecuado de sus servicios), tomando como referencia los tres (03) ltimos meses. El puntaje en este caso es 10. b)Fiscalizacin al menos una vez cada tres meses: Cuando el rgano de Fiscalizacin ha realizado al menos una accin fiscalizadora durante los ltimos tres (03) meses. El puntaje correspondiente es 8. c) Fiscalizacin al menos una vez cada seis meses: Cuando el rgano de Fiscalizacin ha realizado al menos una accin fiscalizadora durante los ltimos seis (06) meses. El puntaje es 6. d)No fiscaliza: Cuando el rgano de Fiscalizacin no realiza sus funciones. Es posible que participe en reuniones del Consejo Directivo, pero ello no significa que est realizando acciones fiscalizadoras. En ese caso el puntaje es 0.
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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

En la casilla correspondiente a la ltima fila del aspecto Participacin comunitaria y fiscalizacin, que se cruza con la columna Calificacin parcial, debe colocarse la Calificacin VI que se obtiene sumando los puntajes de las subunidades 6.1 + 6.2.

C. CALIFICACIN FINAL DE LA GESTIN


Calificacin actual obtenida: La calificacin actual se obtiene sumando las cifras escritas en la casilla de la ltima fila de cada aspecto, que se cruzaban con la columna Calificacin parcial. Es decir, es la sumatoria de las calificaciones I+II+III+IV+V+VI. El puntaje obtenido se escribe con nmeros grandes en el recuadro cuyo subttulo es Calificacin actual obtenida. Dependiendo del puntaje obtenido, se determina en qu rango se encuentra la gestin de los servicios:

Si la calificacin es entre 121 a 162 puntos (color verde), significa que la gestin est Si la calificacin esta entre 61 y 120 puntos (color amarillo), significa que hay cierto riesgo

avanzando bien y, por lo tanto, garantiza una buena sostenibilidad de los servicios. El puntaje mximo que puede obtener una organizacin comunal es 162 y esto indicara una gestin excelente. para la sostenibilidad de los servicios debido a que la gestin presenta algunas deficiencias que deben ser superadas. Este rango no es muy bueno, de manera que se deben dar recomendaciones precisas para superar los problemas y alcanzar el siguiente nivel superior. En este caso se debe poner especial atencin y dar asistencia y mayor seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones indicadas. sostenibilidad de los servicios. Esta situacin indica graves problemas que deben ser atacados en forma inmediata y con acciones drsticas para revertirlos. Esta situacin amerita asistencia o acompaamiento permanente a la organizacin comunal para aplicar las medidas necesarias.

Si la calificacin es entre 0 a 60 puntos (color rojo), significa que hay un alto riesgo para la

Calificacin anterior: Antes de realizar la evaluacin a la organizacin, debe colocarse en esta casilla la calificacin anterior de la gestin, a fin de que sirva de comparacin con la calificacin actual y medir cmo se va superando los problemas. Puntaje total mximo: En esta casilla figura el puntaje ideal a obtener: 162, que indica una gestin de excelencia.

D. RECOMENDACIONES
Recomendaciones para mejorar la gestin de los servicios de agua potable y saneamiento: En esta seccin se describe en forma clara y precisa las recomendaciones y/o tareas que debe cumplir la organizacin comunal para superar las dificultades que tengan en cualquiera de los aspectos evaluados. De acuerdo a la calificacin, se debe dar la asistencia necesaria a la organizacin para aplicar las recomendaciones que se les indique. Por tal razn, es muy importante dar seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones que aqu se mencionan.

E. FIRMAS DE LA SUPERVISIN
Una vez concluida la evaluacin, en la ltima parte colocan su firma el personal supervisor de la UMAS y un miembro del Consejo Directivo de la organizacin comunal evaluada.
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Cuarta Parte: FORMATOS Y MANUALES

Recuerda
El Formato UMAS-FG-006 consta de una versin original y una copia. El original del formato se la lleva el personal de la UMAS para guardarla en el archivo correspondiente a esta organizacin que mantiene la unidad municipal, mientras que la copia queda para la organizacin comunal. Este formato permitir que la UMAS planifique las siguientes actividades con dicha organizacin y, al mismo tiempo, registre informacin til para la municipalidad. Igualmente, la organizacin comunal puede dar a conocer los resultados de la evaluacin a la Asamblea General.

APLICACIN Y LLENADO DEL FORMATO UMAS-FG-007


El Formato UMAS-FG-007 consta de cuatro secciones y constituye una ficha-resumen del Formato UMAS-FG-006, en el cual se copian los principales datos de sta. La primera seccin corresponde a la informacin general de la organizacin comunal, la segunda permite colocar la calificacin actual obtenida, en la tercera se copian las recomendaciones generales y en la cuarta firman el personal supervisor de la UMAS y un representante de la organizacin comunal.

A. INFORMACIN GENERAL
Se copia la informacin general del Formato UMAS-FG-006 correspondiente a: Fecha, Localidad, Distrito, Provincia, Dpto./Regin, Organizacin comunal, Cargos directivos, rgano de Fiscalizacin, Nmero de mujeres con cargo en la organizacin comunal, Perodo del Consejo Directivo, Servicios, Nmero de usuarios Registrados, Nmero de usuarios activos, Nmero de letrinas y Valor de la cuota.

B. CALIFICACIN FINAL DE LA GESTIN


En la casilla Calificacin actual obtenida se copia el puntaje que se escribi en la misma casilla del Formato UMAS-FG-006.

C. RECOMENDACIONES
Se copian las Recomendaciones para mejorar la gestin de los servicios de agua potable y saneamiento, escritas en el Formato UMAS-FG-006. En caso de ser demasiado texto para copiar, hay dos alternativas: se resume en forma clara y concisa las recomendaciones. Pero si el personal de la UMAS o el representante de la organizacin comunal consideran que esto no es claro para la poblacin, se puede optar por aadir una hoja adicional, la cual ser colocada debajo del Formato UMAS-FG-007 al momento de pegarla en lugar visible en la localidad.

D. FIRMAS DE LA SUPERVISIN
Una vez copiada y revisada la informacin solicitada, en la ltima parte firman el personal supervisor de la UMAS y un miembro del Consejo Directivo de la organizacin comunal evaluada.
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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

Recuerda
El Formato UMAS-FG-007 consta solo de un original que se entrega a la organizacin comunal a fin de que sea colocado en un lugar visible de la localidad. De esta manera pueden enterarse cmo marcha la gestin de sus servicios de agua potable y saneamiento, seguir las recomendaciones y planificar acciones al respecto.

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FORMATO UMAS-FT-001

FICHA DE EVALUACIN DE LA OPERACIN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE AGUA POTABLE


Fecha: ____ /____ /____ Localidad: Distrito: Provincia: Dpto/Regin: Nombre del (os) Tcnico (s) Operador (es) : Acreditado: S ( Acreditado: S ( Acreditado: S ( ) No ( ) No ( ) No ( ) ) )

CUADRO DE EVALUACIN
ASPECTOS a) b) c) d) a) b) c) a) b) a) b) c) d) a) b) c) DESCRIPCIN Tcnico Operador rentado de manera permanente Tcnico Operador rentado de manera eventual Tcnico Operador voluntario Sin Tcnico Operador Se ha establecido cuota familiar mensual o anual Se programan faenas de mantenimiento No hay cuotas familiares Existen zanjas de contorno No existen zanjas de contorno Hay cercos perimtricos en captaciones Hay cercos perimtricos en reservorios Hay cercos perimtricos en otras estructuras No existe ningn cerco perimtrico Estn operativas y tienen seguro Estn operativas pero no tienen seguro Estn inoperativas o expuestas PUNTAJE 3 2 1 0 2 1 0 2 0 2 2 2 0 2 1 0 2 0 2 0 2 1 0 2 1 0 2 0 5 1 0 Calificacin actual obtenida Calificacin anterior CALIFICACIN PARCIAL OBSERVACIONES

I.

Tcnico Operador

II.

Aporte de usuarios

III. Zanjas de contorno IV. Cercos perimtricos

V.

Tapas sanitarias en las estructuras

VI. Vlvulas VII. Tuberas VIII. Conexiones IX. Desinfeccin del sistema Medicin del cloro residual Casos de EDA XI. durante el perodo de evaluacin X.

a) Las estructuras y tuberas cuentan con vlvulas de control y de purga operativas b) Las estructuras y tuberas no tienen vlvulas de control y de purga operativas a) b) a) b) c) a) b) c) a) b) a) b) c) No existen tuberas expuestas ni rotas Existen tuberas expuestas o rotas Todas las conexiones estn operativas y sin fugas Mas del 90% estn operativas y sin fugas Menos del 90% estn operativas o se presentan fugas Se ha realizado dos o ms veces en el ltimo ao Se ha realizado una vez durante el ltimo ao No se ha realizado ninguna en el ltimo ao Entre 0.2 mg/Lt y 0.5 mg/Lt Menos de 0.2 mg/Lt o ms de 0.5 mg/Lt Ningn caso reportado Hay ms de un caso reportado Los casos son frecuentes

CALIFICACIN FINAL DE LA OPERACIN Y MANTENIMIENTO ( Sumar I + II + III + IV + V + VI + VII + VIII + IX + X + XI )


Buena calidad del servicio de agua potable Calidad del servicio de agua potable presenta riesgo sanitario Calidad del servicio de agua potablecon alto riesgo sanitario 20 puntos a ms De 12 a 19 puntos Hasta 11 puntos

RECOMENDACIONES PARA MEJORAR LA OPERACIN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA:

.......................................... SUPERVISOR UMAS

................................................... INSPECTOR SANITARIO

.................................. ........................................ REPRESENTANTE DE LA ORGANIZACIN COMUNAL

Original : Archivo UMAS Copia 1 : Organizacin comunal Copia 2 : Inspector sanitario

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Fecha: ______ / ______ / ______ Distrito: Dpto/Regin:

FORMATO UMAS-FT-002

RESULTADO DE EVALUACIN DE LA OPERACIN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE AGUA POTABLE

Localidad:

Provincia:

CALIFICACIN FINAL DE LA OPERACIN Y MANTENIMIENTO


De 20 puntos a ms De 12 a 19 puntos Hasta 11 puntos

Calificacin actual obtenida

Buena calidad del servicio de agua potable

Calidad del servicio de agua potable presenta riesgo sanitario

Calidad del servicio de agua potable con alto riesgo sanitario

RECOMENDACIONES PARA MEJORAR LA OPERACIN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA:

........................................................ SUPERVISOR UMAS

...................................................................... INSPECTOR SANITARIO

..................................................................... REPRESENTANTE DE LA ORGANIZACIN COMUNAL

MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

Original : Organizacin comunal

Cuarta Parte: FORMATOS Y MANUALES

MANUAL DE INSTRUCCIONES PARA LLENADO DE FORMATOS UMAS-FT-001 Y UMAS-FT-002


La evaluacin de la operacin y mantenimiento del sistema de agua potable se realiza a travs de dos formatos pues se necesita recoger diversas informaciones para calificar el desempeo del Consejo Directivo y de los Tcnicos Operadores en las diversas organizaciones comunales. El objetivo es contar con una adecuada calidad de servicio de agua potable y, a la vez, permitir la difusin de los resultados entre la poblacin usuaria. Los formatos a utilizar son:

Formato UMAS-FT-001. Es una ficha detallada de la evaluacin de la operacin y mantenimiento y sirve para contar con una calificacin respecto a la calidad del servicio de agua potable. Formato UMAS-FT-002. Es la ficha-resumen de la calificacin de la evaluacin de operacin y mantenimiento que sirve para conocimiento inmediato de los usuarios del servicio.

El Formato UMAS-FT-001 cuenta con tres ejemplares: el original para el archivo de la UMAS, una copia para la organizacin comunal o el principal Tcnico Operador del sistema y la segunda copia para el inspector sanitario local del MINSA. En cambio, el Formato UMAS-FT-002 solo cuenta con un original a fin de que los resultados del formato anterior sean copiados all y la hoja se pegue en algn lugar visible de la localidad.

APLICACIN Y LLENADO DEL FORMATO UMAS-FT-001


El Formato UMAS-FT-001 consta de cinco secciones. La primera corresponde a la informacin general de la organizacin comunal, la segunda sirve para evaluar los diversos aspectos de operacin y mantenimiento, la tercera permite colocar la calificacin final obtenida y en la cuarta se escriben las recomendaciones generales. La quinta y ltima est destinada para las firmas del personal supervisor de la UMAS, el inspector sanitario y de un representante de la organizacin comunal.

A. INFORMACIN GENERAL
La informacin general proporciona datos que permiten conocer la ubicacin de la organizacin comunal y los nombres de los Tcnicos Operadores que tienen a su cargo la operacin y mantenimiento del sistema. All se escribe: Fecha: Da de la evaluacin. Localidad: Nombre de la pequea ciudad, centro poblado, casero o anexo visitado. Distrito: Nombre del distrito. Provincia: Nombre de la provincia. Dpto./Regin: Nombre de la regin. Nombre del (os) Tcnico(s) Operador(es): Se escriben los nombres de los Tcnicos Operadores de la organizacin comunal (solo en caso que los tuviera). Se marca con un aspa (x) si cada uno cuenta con su respectiva credencial.
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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

B. CUADRO DE EVALUACIN
Para evaluar la operacin y mantenimiento del servicio se han considerado once aspectos: Tcnico Operador, aporte de usuarios, zanjas de contorno, cercos perimtricos, tapas sanitarias en las estructuras, vlvulas, tuberas, conexiones, desinfeccin del sistema, medicin de cloro residual y casos de EDA durante el perodo de evaluacin. Cada aspecto contiene alternativas (a, b, c, d) a fin de que el personal de la UMAS -luego de revisar las estructuras del sistema de agua- elija la opcin que corresponda, use el comparador de cloro residual y realice las consultas necesarias con algn Tcnico Operador o con los miembros del Consejo Directivo. Para establecer la respectiva calificacin, el personal de la UMAS elige una o varias alternativas y procede a marcar con un aspa o crculo el puntaje correspondiente que figura en la columna Puntaje. Es posible que en algunos aspectos, pueda marcarse ms de una alternativa7. Luego los puntajes marcados en cada aspecto se suman y el resultado se escribe en nmeros grandes en la columna Calificacin parcial. Siempre se debe tener presente que, al lado derecho, hay una columna donde el personal de la UMAS puede colocar las observaciones parciales de cada evaluacin.

I. Tcnico Operador
Se entiende por Tcnico Operador a la(s) persona(s) que ha(n) recibido cierto grado de capacitacin y entrenamiento para realizar las actividades de operacin y mantenimiento del sistema de agua potable. Existen las siguientes posibilidades: a)Tcnico Operador rentado de manera permanente: Cuando la organizacin comunal cuenta al menos con un Tcnico Operador pagado o remunerado de alguna forma, quien garantiza las operaciones de mantenimiento correctivo y las acciones preventivas: programa de inspeccin, limpieza y procedimientos predeterminados o programados. El puntaje es 3. b)Tcnico Operador rentado de manera eventual: Cuando la organizacin comunal tiene Operador(es) Tcnico(s) pagado(s) o remunerado(s) de alguna forma en determinadas instancias, lo cual asegura solo el mantenimiento correctivo del sistema en caso de problemas. Pero nadie garantiza el abastecimiento de agua segura de manera permanente. El puntaje es 2. c) Tcnico Operador voluntario: Cuando alguna persona o directivo cumple las tareas del Tcnico Operador, de forma voluntaria, sin ningn tipo de pago o remuneracin. En este caso, el mantenimiento correctivo afronta riesgos pues el cumplimiento de labores depende la voluntad y disposicin de la persona a cargo. El puntaje es 1. d)Sin Tcnico Operador: Cuando no hay ninguna persona asume el cargo Tcnico Operador. Esto resulta extremo y catico para cualquier sistema de abastecimiento de agua potable, por lo que su puntuacin es 0.
7

El Formato UMAS-FT-001 es el nico que contempla la posibilidad de que pueda marcarse mas de una alternativa en algunos aspectos.

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Cuarta Parte: FORMATOS Y MANUALES

II. Aporte de usuarios


Desde el momento que se ha requerido de una infraestructura para captar, clorar y trasladar el agua hacia las viviendas de los usuarios, se requiere tambin de personal y recursos diversos para mantener el servicio. Por ello, es importante verificar si los pobladores usuarios estn brindando aportes para el mantenimiento de su sistema. a)Se ha establecido cuota familiar mensual o anual: Las cuotas familiares son el aporte monetario que brinda cada familia para poder sostener adecuadamente la operacin y mantenimiento del sistema de agua. El pago justo y oportuno tambin es fundamental para que los requerimientos de operacin y mantenimiento se hagan a cabalidad. La puntuacin para este caso es 2. b)Se programan faenas de mantenimiento: Las faenas comunales de limpieza y mantenimiento son otra forma de aporte para mantener un ambiente saludable. Si ha habido alguna faena en los ltimos seis (06) meses, el puntaje es 1. Sin embargo hay que tener en cuenta que las faenas no son suficientes porque se requiere de todas maneras dinero para la adquisiciones de materiales. Por esta razn, algunas localidades aplican dos tipos de aporte (cuota familiar y faenas), lo que lleva a marcar ambas opciones de ser necesario. c) No hay cuotas familiares: Un sistema de abastecimiento de agua no puede sostenerse si no existe aporte econmico de los usuarios. La falta de pago conduce al desabastecimiento, el caos y el consumo de agua con alto riesgo sanitario. Todo ello como consecuencia de una falta de conciencia hdrica (desconocimiento del valor monetario del procesamiento del agua de consumo) y de no saber distinguir entre el agua con riesgo sanitario y la que es apta para consumo. En este caso el puntaje es 0.

III.Zanjas de contorno
La construccin de zanjas de contorno en las estructuras del servicio (captaciones, reservorios, etc.) es una prctica muy importante porque evita el acceso de aguas superficiales a la zona de filtracin, en caso de las captaciones; y de almacenamiento, en caso de reservorios. En este caso existen dos posibilidades: a)Existen zanjas de contorno: Si la organizacin ha construido zanjas de contorno, al menos en captacin(es) o reservorio(s), la comunidad est preparada para evitar la contaminacin a travs del ingreso de aguas superficiales. El puntaje es 2. b)No existen zanjas de contorno: En las comunidades donde no existen este tipo de zanjas o no se les da el correcto mantenimiento existe un permanente riesgo de que las aguas superficiales contaminen las fuentes de agua. Por ello, el puntaje es 0.

IV.Cercos perimtricos
Los cercos perimtricos a una distancia prudencial de las principales estructuras, en especial de captacin, evitan que agentes contaminantes (como personas no autorizadas y animales sueltos) se aproximen y dejen desechos peligrosos que pueden ingresar al interior de las estructuras. Tener cercos en cada una de las estructuras suma puntos en la seguridad del sistema. Existen las siguientes alternativas:
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a)Hay cercos perimtricos en captaciones: 2 puntos si existen cercos en buen estado en captaciones. b)Hay cercos perimtricos en reservorios: 2 puntos adicionales si tambin hay cercos en buen estado en los reservorios. c) Hay cercos perimtricos en otras estructuras: 2 puntos ms si existen cercos en buen estado en cajas rompe presin, caseta de llaves, etc. d)No existe ningn cerco perimtrico: En este caso, las estructuras quedan a merced de los agentes contaminantes. Entonces, la puntuacin es 0.

V. Tapas sanitarias en las estructuras


La carencia de tapas sanitarias en las principales estructuras, como captaciones, reservorios y cajas rompe presin, es altamente peligrosa para una red de abastecimiento pblico de agua potable, debido al riesgo de contaminacin como consecuencia del fcil ingreso de elementos contaminantes al sistema Por ello, debemos observar la existencia de tapas sanitarias, su estado de conservacin y tambin si tienen el respectivo seguro (cerraduras o candados) que impida su violacin. Aqu se dan las siguientes posibilidades: a)Estn operativas y tienen seguro: Estn en buen estado y bien aseguradas para impedir que animales o personas no autorizadas las puedan abrir. El puntaje es 2. b)Estn operativas pero no tienen seguro: Estn en buen estado pero no cuentan con candados o algn mecanismo de seguridad que impida su fcil abertura. El puntaje es 1. c) Estn inoperativas o expuestas: Las tapas rotas, improvisadas o inexistentes configuran una situacin altamente peligrosa por lo que se hace necesario efectuar algn correctivo inmediato. La puntuacin es 0.

VI.Vlvulas
La vlvulas permiten una adecuada regulacin de caudales y presiones en las redes de distribucin. Tambin facilitan una buena operacin y mantenimiento del sistema de agua potable, por lo que su buen funcionamiento es importante. Aqu se incluyen las vlvulas flotadoras de las cajas rompe presin y las vlvulas de purga. Tenemos las siguientes alternativas: a)Las estructuras y tuberas cuentan con vlvulas de control y de purga operativas: Es decir en estado ptimo de operatividad. El puntaje es 2. b)Las estructuras y tuberas no tienen vlvulas de control y de purga operativas: Este estado compromete la buena distribucin del agua potable y dificulta la operacin y mantenimiento del sistema. El puntaje que corresponde es 0.

VII. Tuberas
El buen estado de las tuberas permite un adecuado abastecimiento de agua potable, reduce el riesgo de acceso de contaminantes y evita prdidas en las redes de la localidad, por lo que es importante su adecuada instalacin, proteccin y conservacin. Aqu podemos encontrar:
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Cuarta Parte: FORMATOS Y MANUALES

a)No existen tuberas expuestas ni rotas: Es el estado que todo sistema debe presentar. Su puntaje es 2. b)Existen tuberas expuestas o rotas: Es un caso no deseable que ocurre por descuido o instalacin inapropiada. El servicio queda sometido a un alto riesgo sanitario y, por tanto, se necesita una inmediata accin correctiva. El puntaje es 0.

VIII. Conexiones
Las conexiones domiciliarias se revisan como parte de la inspeccin sanitaria. El mal estado de las instalaciones puede afectar el abastecimiento total del servicio y ello pone en riesgo el bienestar y salud de los usuarios. Por este motivo es importante una adecuada instalacin y mantenimiento de los accesorios, desde la toma de abasto hasta los grifos y aparatos sanitarios. As tenemos: a)Todas las conexiones estn operativas y sin fugas: Las conexiones domiciliarias se mantienen en buen estado y no registran fugas en sus instalaciones interiores. El puntaje es 2. b)Mas del 90% estn operativas y sin fugas: Existe un cierto descuido que debe ser corregido de inmediato. El puntaje es 1. c) Menos del 90% estn operativas o se presentan fugas: Es un estado crtico que se traduce en el desperdicio y desabastecimiento de agua, por lo que urge una correccin inmediata. El puntaje es 0. El uso indiscriminado de agua (uso distinto a las necesidades domsticas) as como las fugas de agua verificadas deben ser considerados un desperdicio de agua y debern anotarse en la seccin de observaciones.

IX. Desinfeccin del sistema


Los Tcnicos Operadores tienen la obligacin de efectuar una desinfeccin peridica de las principales estructuras y tuberas, como parte del mantenimiento preventivo del sistema. Para cumplir esta labor deben observar rigurosamente las medidas de proteccin y procedimientos que establecen las normas para el buen estado del sistema de agua potable. En caso de infraestructuras nuevas, o cuando se ha realizado reparaciones importantes, es indispensable una desinfeccin antes de reiniciar el servicio. En la visita a la comunidad, debemos averiguar la periodicidad de estas desinfecciones: a)Se ha realizado dos o ms veces en el ltimo ao: La mayora de sistemas de abastecimiento de agua potable rural utilizan fuentes de origen subterrneo, que normalmente son de muy baja o escasa turbidez. Por ello, las labores de desinfeccin y proteccin de las fuentes, estructuras y redes debe efectuarse al menos dos veces al ao 8. El puntaje para un sistema con esta periodicidad de desinfeccin es 2.
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La periodicidad adecuada para la desinfeccin del sistema deber proponerse teniendo en cuenta las caractersticas locales: calidad del agua, turbidez y riesgo de contaminacin, entre otros aspectos.

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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

b)Se ha realizado una vez durante el ltimo ao: Si la remocin se practica una sola vez al ao, el riesgo de tener una infraestructura con acumulacin de materia orgnica es alto. El puntaje en este caso es 1. c) No se ha realizado ninguna en el ltimo ao: Este estado no es deseable y solo ocurre por descuido en el mantenimiento del sistema. El puntaje correspondiente a esta alternativa es 0. En caso se marque la alternativa 1 o 2, en las observaciones deben anotarse las labores de desinfeccin parciales efectuadas luego de la reparacin de tuberas o estructuras.

X. Medicin del cloro residual


En la actualidad, el cloro es el producto ms empleado para comprobar si se est realizando una buena desinfeccin del agua. Por ello, resulta indispensable la inspeccin de los reservorios para verificar la existencia de algn mecanismo de cloracin, por medio de hipocloradores de flujo difusin, dosificadores de cloro lquido u otras alternativas. Pero adems de la observacin de los reservorios, es fundamental la medicin del cloro residual en el agua que reciben los usuarios, por lo que se requiere del uso constante del comparador de cloro residual por parte de los Tcnicos Operadores y personal de la UMAS. Los valores que se pueden encontrar en una medicin de cloro residual son: a)Entre 0.2 mg/Lt y 0.5 mg/Lt: Este rango de cloro residual se ajusta a la Norma de Calidad de Agua de Bebida (NCAB). Se plantea estos valores porque la experiencia de mayores concentraciones de cloro residual especialmente en cantidades desproporcionadas en sistemas de agua potable rural ha provocado el rechazo unnime de la poblacin por el desagradable sabor que adquiere el agua y el posterior abandono del proceso de desinfeccin. Por eso, el MINSA considera la cifra de 0.5 mg/Lt como el valor ms adecuado de concentracin. El puntaje para este caso es 2. b)Menos de 0.2 mg/Lt o ms de 0.5 mg/Lt: Cuando se presenta el resultado de 0.2 mg/Lt, que es claramente inferior a la NCAB, la accin desinfectante del cloro en el agua pierde efectividad, por lo que el riesgo sanitario es consecuentemente grande. Y si el valor obtenido es mayor de 05 mg/Lt, habr un rechazo de la poblacin En ambos casos, el puntaje es 0.

XI. Casos de EDA durante el perodo de evaluacin


Los casos de EDA (enfermedades diarreicas agudas) pueden buscarse en el correspondiente registro de casos del establecimiento de salud ms cercano o en los archivos de los promotores de salud de la localidad. Lo que interesa es la informacin referida al ltimo perodo de evaluacin (mes o bimestre). Es importante recoger los casos de EDA porque estos reflejan no solo el impacto de la calidad del agua potable que se est consumiendo en una localidad, sino tambin nos dan una idea de la situacin sanitaria y de las prcticas de higiene de la poblacin. Por ello, este aspecto tiene mayor puntuacin. Las alternativas son: a)Ningn caso reportado: Es la condicin ideal. La puntuacin es 5.
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Cuarta Parte: FORMATOS Y MANUALES

b)Hay ms de un caso reportado: La presencia de un solo caso es suficiente para dar alerta de la gravedad o falencia de uno de los tres aspectos mencionados: calidad del agua, saneamiento o prcticas de higiene. Lo recomendable es hacer una revisin del caso junto con el personal de salud y tomar medidas correctivas a la brevedad. La puntuacin para este caso es 1. c) Los casos son frecuentes: Es una situacin grave que requiere una revisin general del agua, del saneamiento y de la efectividad de la educacin sanitaria en la localidad. El puntaje es 0.

C) CALIFICACIN FINAL DE LA OPERACIN Y MANTENIMIENTO


Calificacin actual obtenida: La calificacin actual se obtiene sumando las cifras escritas en las diversas casillas de la columna Calificacin parcial. Es decir, es la sumatoria de las calificaciones I+II+III+IV+V+VI+VII+VIII+IX+X+XI. El puntaje obtenido se escribe con nmeros grandes en el recuadro cuyo subtitulo es Calificacin actual obtenida y, dependiendo del puntaje obtenido, se determina en qu rango se encuentra la situacin del servicio de agua potable como efecto de la operacin y mantenimiento de los sistemas:

Si la calificacin es igual o mayor de 20 puntos (color verde) significa que hay una buena calidad del servicio de agua potable. Lo cual es una situacin ptima, resultado de una adecuada labor de cuidado y mantenimiento preventivo del sistema que beneficia la obtencin de agua segura para la localidad. Si la calificacin est entre 12 y 19 puntos (color amarillo) significa que la calidad de servicio presenta riesgo sanitario, es decir, el mantenimiento preventivos del sistema no se est ejecutando en forma suficiente, lo cual pone al agua de consumo9 en una situacin de riesgo sanitario. Si la calificacin es menor o igual a 11 (color rojo), significa que la calidad del servicio de agua potable tiene un alto riesgo sanitario. Hay una gran deficiencia en el mantenimiento preventivo del sistema de agua y esto hace que se brinde agua de dudosa calidad y, por consiguiente, con alto riesgo sanitario. En tal caso, se deben tomar inmediatas acciones correctivas y debe convocarse de urgencia a una Asamblea General para informar a la comunidad sobre los peligros de esta situacin.

Calificacin anterior: Antes de realizar la evaluacin a la organizacin, se debe colocarse en esta casilla la calificacin anterior de la operacin y mantenimiento para compararla con la calificacin actual y medir cmo se van superando los posibles problemas. A diferencia de otros formatos, no se ha incluido la casilla de Puntaje total mximo, porque en algunas ocasiones las diversas alternativas no son excluyentes y el valor mximo de puntaje puede variar de acuerdo a la realidad de cada sistema de agua.

D) RECOMENDACIONES
Recomendaciones para mejorar la operacin y mantenimiento del sistema: Anotar en forma breve y precisa los correctivos que los directivos locales deben ejecutar, as como el plazo para su cumplimiento precisando igualmente la fecha probable de la prxima inspeccin.

En tal caso, el personal de la UMAS debe notificar al Consejo Directivo de la organizacin comunal o de la localidad (en caso no exista organizacin) para que se ejecute, en un plazo muy breve, los correctivos necesarios que conduzcan a la obtencin de agua segura en la localidad.

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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

Anotar en un calendario de control y vigilancia del agua, las fechas de las visitas de evaluacin y vigilancia, marcando con lapicero de color rojo el da de la inspeccin efectuada. Por su parte, el personal de la UMAS que ha hecho la visita marcar la posible fecha de su prxima visita de evaluacin con lapicero azul.

E) FIRMAS DE LA SUPERVISIN
Finalmente el personal de la UMAS, el inspector sanitario del MINSA y un representante de la organizacin comunal deben firmar los tres ejemplares del formato.

Recuerda
El Formato UMAS-FT-001 consta de un original y dos copias. El original queda para el archivo de la UMAS y le debe permitir mantener control del sistema y planificar acciones. Una copia es entregada al inspector sanitario del MINSA a fin de que realice sus informes y el seguimiento respectivo. La otra copia queda en el archivo de la organizacin comunal. Esta ltima copia servir para que la directiva convoque a Asamblea General de usuarios y haga conocer el resultado de la evaluacin, as como las observaciones y recomendaciones de los visitantes.

APLICACIN Y LLENADO DEL FORMATO UMAS-FT-002


El Formato UMAS-FT-002 consta de cuatro secciones y constituye una ficha-resumen del Formato UMAS-FT-001 en la que se copian los principales datos de sta. La primera seccin corresponde a la informacin general de la organizacin comunal, la segunda permite colocar la calificacin actual obtenida, en la tercera se copian las recomendaciones generales y en la cuarta firman el personal supervisor de la UMAS, el inspector sanitario y un representante de la organizacin comunal.

A. INFORMACIN GENERAL
Se copia la informacin general del Formato UMAS-FG-001 correspondiente a: Fecha, Localidad, Distrito, Provincia y Dpto./Regin.

B. CALIFICACIN FINAL DE LA GESTIN


En la casilla Calificacin actual obtenida se copia el puntaje que se escribi en la misma casilla del Formato UMAS-FT-001.

C. RECOMENDACIONES
Se copian las Recomendaciones para mejorar la operacin y mantenimiento del sistema escritas en el Formato UMAS-FT-001. En caso de que el texto a copiar sea muy extenso, hay dos alternativas: uno, se resume en forma clara y concisa las recomendaciones; dos, si el personal de la UMAS, el inspector sanitario o el representante de la organizacin comunal consideran
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Cuarta Parte: FORMATOS Y MANUALES

que el resumen no es muy claro para la poblacin, se puede aadir una hoja adicional, la cual ser colocada debajo del Formato UMAS-FT-001 en lugar visible en la localidad.

D. FIRMAS DE LA SUPERVISIN
Una vez copiada y revisada la informacin, en la ltima parte firman el personal supervisor de la UMAS, el inspector sanitario y un miembro del Consejo Directivo o un Tcnico Operador de la organizacin comunal evaluada.

Recuerda
El Formato UMAS-FT-002 consta solo de un original que se entrega a la organizacin comunal a fin de que sea colocado en un lugar visible de la localidad para todos puedan verlo. As los pobladores pueden enterarse del estado de su sistema de agua y sentirse motivados para asumir el compromiso de mejorar el sistema o mantenerlo en buen estado. Con esta informacin, la poblacin puede adems seguir las recomendaciones y planificar acciones al respecto.

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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

FORMATO UMAS-FE-001

FICHA DE EVALUACIN DE LOS HBITOS SANITARIOS


Fecha: ____ /____ /____ Localidad: Distrito: Provincia: Dpto/Regin: Nmero de viviendas de la localidad: Jefe de familia de la vivienda visitada: Persona visitada al momento de la evaluacin: Nombre y cargo de responsable de evaluacin: Barrio o sector visitado:

CUADRO DE EVALUACIN
ASPECTOS DESCRIPCIN 1.1 Consumo de agua 1.2 Depsitos de almacenamiento 1.3 Desperdicio de agua a) Beben agua apta para el consumo b) No beben agua apta para el consumo a) Usan depsitos de almacenamiento limpios y con tapa b) Usan depsitos de almacenamiento limpios pero sin tapa c) Usan depsitos de almacenamiento sucios con/sin tapa a) No desperdician el agua b) S desperdician el agua PUNTAJE 7 0 7 5 0 6 0 Subtotal mximo I: 20 2.1 Uso de letrinas o servicios higinicos . a) Usan letrina u otro tipo de servicios higinicos b) Tiene letrina o servicios higinicos pero no lo usan a) Disposicin en campo pero cubren heces b) Disposicin en campo sin cubrir heces 8 0 2 0 Subtotal mximo II: 10 a) Almacenan basura en depsitos cubiertos y fuera de la cocina 3.1 Almacenamiento de basura en la vivienda b) Almacenan basura en depsitos cubiertos pero dentro de la cocina c) Almacenan basura en depsitos descubiertos o sin tapa d) No almacenan basura en depsitos; est esparcida Calificacin III ( Colocar resultado 3.1 ) 10 8 2 0 Subtotal mximo III: 10 4.1Lavado de manos 4.2 Apariencia personal a) Se lavan las manos antes de comer y despus de defecar u orinar b) No se lavan las manos antes de comer ni despus de defecar u orinar a) Apariencia externa limpia b) Apariencia externa sucia 6 0 4 0 Subtotal mximo IV: 10 CALIFICACIN PARCIAL OBSERVACIONES

I. ESTADO DEL AGUA DE CONSUMO II. DISPOSICIN DE EXCRETAS O HECES IV. HIGIENE PERSONAL III. DISPOSICIN DE LA BASURA EN LA VIVIENDA

Calificacin I ( Sumar 1.1 + 1.2 + 1.3 )

2.2 Disposicin de heces en campo

Calificacin II ( Sumar 2.1 + 2.2 )

Calificacin IV ( Sumar 4.1 + 4.2 )

V. HIGIENE DE LA VIVIENDA

5.1 Presencia de heces en la vivienda 5.2 Higiene en ambiente de la cocina

a) No hay heces dentro o en los alrededores de la vivienda b) S hay heces dentro o en los alrededores de la vivienda a) Ambiente de la cocina limpio y ordenado b) Ambiente de la cocina sucio y desordenado

5 0 3 0 0 2 Subtotal mximo V: 10

5.3 Presencia de insectos a) Hay presencia de insectos y roedores y roedores b) No hay presencia de insectos y roedores Calificacin V ( Sumar 5.1 + 5.2 + 5.3 )

VI. HIGIENE DE LOS ALIMENTOS

6.1 Lavado de verduras y frutas 6.2 Cuidado con los alimentos y el agua 6.3 Cuidado con los utensilios de cocina

a) Lavado de verduras y frutas con agua limpia y a chorro b) Lavado incorrecto de frutas y verduras a) Alimentos y agua tapados correctamente b) Alimentos y agua destapados a) Utensilios de cocina limpios b) Utensilios de cocina sucios

4 0 4 0 2 0 Subtotal mximo VI: 10

Calificacin VI ( Sumar 6.1 + 6.2 + 6.3 )

VII. PELIGRO DE ZOONOSIS

7.1 Limpieza de los corrales 7.2 Presencia de animales cerca de las personas

a) Los corrales o lugares donde cran y guardan animales, estn limpios b) Los corrales o lugares donde cran y guardan animales, estn sucios a) No hay animales cerca de las personas b) Animales cerca de las personas

6 0 4 0 Subtotal mximo VII: 10

Calificacin VII ( Sumar 7.1 + 7.2 )

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VIII. LIMPIEZA DE LA LOCALIDAD

8.1 Limpieza de calles, caminos y plazas 8.2 Faenas de limpieza comunal

a) Calles, caminos y plazas limpios b) Calles, caminos y plazas sucios a) Hacen faenas de limpieza comunal b) Nunca hacen faenas de limpieza comunal

5 0 5 0 Subtotal mximo VIII: 10

Calificacin VIII ( Sumar 8.1 + 8.2 )

IX. CASOS DE EDA

9.1 Casos de EDA reportados

a) Ningn caso reportado en los ltimos tres meses b) Al menos un caso reportado c) Ms de un caso reportado

10 3 0 Subtotal mximo IX: 10 Calificacin total mxima: 100

Calificacin IX ( Colocar resultado 9.1 )

CALIFICACIN TOTAL DE LOS HBITOS SANITARIOS EN LA VIVIENDA VISITADA PROCESAMIENTO DE INFORMACIN DE LA LOCALIDAD
Sumatoria de puntajes de fichas llenadas en la localidad Nmero de viviendas visitadas

Sumatoria de puntajes entre el nmero de viviendas visitadas

CALIFICACIN FINAL DE LOS HBITOS SANITARIOS EN LA LOCALIDAD Localidad en buen estado de saneamiento Localidad en regular estado de saneamiento Localidad en riesgo sanitario
RECOMENDACIONES PARA MEJORAR EL ESTADO DE SANEAMIENTO EN LA LOCALIDAD:

Calificacin actual obtenida

Calificacin anterior

De 71 a 100 puntos De 51 a 70 puntos Hasta 50 puntos

........................................................................ SUPERVISOR UMAS

....................................................... .................... REPRESENTANTE DEL EQUIPO EVALUADOR

Nombres y firmas de otros integrantes del equipo evaluador:

Original : Archivo UMAS Copia 1 : Organizacin comunal / Dirigencia comunal

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Fecha: ______ / ______ / ______ Nmero de viviendas visitadas: Nmero de viviendas en la localidad: Porcentaje de viviendas visitadas: Fecha de la evaluacin: ______ / ______ / ______

FORMATO UMAS-FE-002

RESULTADO DE EVALUACIN DE LOS HBITOS SANITARIOS

Localidad: Distrito: Provincia: Dpto/Regin:

CALIFICACIN FINAL DE LOS HBITOS SANITARIOS EN LA LOCALIDAD


De 71 a 100 puntos De 51 a 70 puntos Hasta 50 puntos

Calificacin actual obtenida

Localidad en buen estado de saneamiento Localidad en regular estado de saneamiento

Localidad en riesgo sanitario

RECOMENDACIONES PARA MEJORAR EL ESTADO DE SANEAMIENTO EN LA LOCALIDAD:

INTEGRANTES DEL EQUIPO EVALUADOR:


Cargo Firma

Nombre

Nombre y firma del evaluador UMAS:

MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

Original : Organizacin comunal / Dirigencia comunal

Cuarta Parte: FORMATOS Y MANUALES

MANUAL DE INSTRUCCIONES PARA LLENADO DE FORMATOS UMAS-FE-001 Y UMAS-FE-002


La evaluacin de los hbitos sanitarios se realiza mediante dos formatos pues se necesita recoger diversas informaciones para calificar las condiciones sanitarias de las diferentes localidades, permitir la difusin de los resultados y las recomendaciones y mantener o mejorar las condiciones de saneamiento bsico por medio de la participacin de organizaciones locales. Estos formatos son:

Formato UMAS-FE-001, que es la ficha detallada de la evaluacin de los hbitos sanitarios y sirve para contar con una calificacin al respecto. Formato UMAS-FE-002, que es la ficha-resumen de la calificacin de la evaluacin de los hbitos sanitarios y que sirve para conocimiento inmediato de los pobladores locales.

El Formato UMAS-FE-001 tiene un original y varias copias(tantas como las familias a evaluar): el original que es para el archivo de la UMAS y la primera copia, para la dirigencia local u organizacin comunal. El Formato UMAS-FE-002 , en cambio, solo cuenta con un original a fin de que los resultados del formato anterior sean copiados all y la hoja se pegue en algn lugar visible de la localidad. La UMAS aplicar estos formatos junto con alguna organizacin local, de preferencia la organizacin comunal prestadora de servicios de agua potable y saneamiento, que es la principal interesada en el mejoramiento de las condiciones sanitarias. En su ausencia, puede coordinarse con otras agrupaciones como el Consejo Directivo local, promotores de salud o lderes locales10. Lo importante es que la UMAS no descuide la situacin sanitaria, por lo que se recomienda que la evaluacin se haga por lo menos dos veces al ao en las diversas localidades del distrito.

APLICACIN Y LLENADO DEL FORMATO UMAS-FE-001


Las encuestas constituyen el instrumento ms objetivo para la obtencin de los datos en una organizacin comunal. Esta vez, sin embargo, no ser posible aplicar este mtodo en las viviendas seleccionadas porque para ello se necesita personal especializado que disee y calcule una muestra y a la vez recabe y procese las encuestas. Por ello, para la aplicacin del Formato UMAS-FE-001, se propone lo siguiente:

Que en la localidad visitada se forme un equipo evaluador que, mediante observacin y entrevistas, aplique la ficha de evaluacin a un cierto grupo de familias verificando adems la calidad del agua que la familia usa para beber y preparar alimentos, utilizando para ello, el comparador de cloro residual u otro mtodo (verificacin del hervido del agua, uso de yodo o cloro, etc.). El equipo determinar el nmero de viviendas a visitar segn el tamao de la poblacin y sus posibilidades de cobertura. Sobre la base de este nmero, el equipo evaluador sacar tantas copias del Formato UMAS-FE-001 como sea necesario.
Queda tambin entendido que esta evaluacin puede hacerse en localidades que no cuentan con servicio de agua potable ni organizacin comunal prestadora. Por tal razn, la coordinacin para el recojo de informacin puede hacerse con otras agrupaciones de la localidad. Igualmente esta misma evaluacin puede aplicarse para conocer las condiciones sanitarias de las escuelas.

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MANUAL DE ORGANIZACIN, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA UNA UNIDAD MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

El equipo evaluador puede estar formado por: el promotor de salud local, un miembro de la organizacin comunal, representantes de las mujeres organizadas, agente municipal y el personal de la UMAS. Si esto no es posible, entonces se puede formar un equipo mnimo con el personal de la UMAS y los vocales de la organizacin comunal. La idea es que el equipo llene sus fichas y procese la informacin para obtener -en grupo- el resultado final de la localidad seleccionada. Por ejemplo, si el equipo est conformado por cinco (05) personas y deciden visitar diez (10) viviendas, como una pequea muestra de la localidad, esto quiere decir que cada integrante del equipo visitar dos familias. Al final de la evaluacin habr de todas formas diez (10) fichas para procesar los resultados.

El Formato UMAS-FG-001 consta de seis secciones. La primera corresponde a la informacin general de la organizacin comunal, la segunda sirve para evaluar los diversos aspectos de los hbitos sanitarios y la calificacin de la vivienda visitada, la tercera permite hacer el procesamiento de la informacin de la localidad, en la cuarta se coloca la calificacin final obtenida de la localidad sobre los hbitos sanitarios y en la quinta se escriben las recomendaciones generales. La sexta seccin est destinada para las firmas del personal supervisor de la UMAS y al menos un representante del equipo evaluador.

A. INFORMACIN GENERAL
La informacin general proporciona datos que permiten conocer entre otras cosas: la localidad, nmero de viviendas y algunos datos precisos sobre la vivienda visitada. All se escribe: Fecha: Da de la evaluacin. Localidad: Nombre de la pequea ciudad, centro poblado, casero o anexo visitado. Distrito: Nombre del distrito. Provincia: Nombre de la provincia. Dpto./Regin: Nombre de la regin. Nmero de viviendas de la localidad: Esta informacin debe obtenerse de algn documento local, como el catastro, padrn comunal, etc. Sector o barrio visitado: Nombre del sector o barrio visitado. Jefe de familia de la vivienda visitada: Nombre del jefe de familia. Persona visitada al momento de la evaluacin: Nombre de la persona presente al momento de la evaluacin. Nombre y cargo del responsable de la evaluacin: Datos del integrante del equipo evaluador que lleno la ficha.

B. CUADRO DE EVALUACIN
Para la evaluacin de los hbitos sanitarios se han considerado nueve grandes aspectos: estado del agua de consumo, disposicin de excretas o heces, ubicacin de la basura, higiene de personal, higiene de la vivienda, higiene de los alimentos, peligro de zoonosis, limpieza de la localidad y casos de EDA. Adems hay un pequeo recuadro independiente donde se suman las calificaciones de los aspectos evaluados. Cada aspecto est dividido en varias subunidades que, evaluadas en conjunto, permiten una visin general del aspecto desarrollado. A su vez, estas subunidades contienen alternativas
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Cuarta Parte: FORMATOS Y MANUALES

(a, b, c, d) a fin de que el evaluador elija la opcin que corresponda luego de hacer las consultas a la persona que se encuentra en la vivienda, realizar la revisin visual y comprobar la calidad del agua que se usa para beber y preparar alimentos. Para establecer la calificacin de cada subunidad, el evaluador determina alguna de las alternativas colocadas all y procede a marcar con un aspa o crculo el puntaje correspondiente que figura en la columna Puntaje. Luego este puntaje se escribe en nmeros grandes en la columna Calificacin parcial. Para esto es importante sealar que solo se puede elegir una opcin (a, b, c o d) en cada subunidad. Como estamos ante aspectos que resultan un tanto complejos de evaluar (lavado de manos, limpieza del hogar o desperdicio de agua) lo recomendable es que el equipo evaluador se ponga de acuerdo para determinar los puntajes y alternativas que asignar a las situaciones encontradas. Por ejemplo, para saber si los depsitos de almacenamiento de una vivienda estn limpios y con tapa, debe acordarse si se toma en cuenta que todos o ms de la mitad de los depsitos renan esas caractersticas. Lo ms conveniente es que la UMAS elabore, junto con las organizaciones locales, un listado de condiciones y puntajes para cada aspecto de acuerdo a la realidad local y las posibilidades de comprobacin del equipo evaluador. Al lado derecho del formato existe una columna donde el evaluador puede colocar las observaciones parciales por cada aspecto evaluado o dudas respecto a la evaluacin misma. Esto ayudar al equipo a mejorar los formatos y el listado de condiciones y puntaje que elaboren.

I. Estado del agua de consumo


El objetivo de esta evaluacin es conocer las condiciones de calidad del agua que est consumiendo la familia. Para ello se necesita revisar el agua de consumo, su uso y almacenamiento, y tambin comprobar si se utiliza algn mtodo de desinfeccin o purificacin. En caso de contar con un comparador de cloro residual, el evaluador debe usarlo para comprobar el uso de cloro. En su defecto, puede examinar visualmente el uso de yodo o si la familia ha hervido agua y la ha almacenado adecuadamente. Teniendo en cuenta esto, se procede a la evaluacin en base a las siguientes consideraciones:

1.1 Consumo de agua


a)Beben agua apta para el consumo: Se elige esta opcin si se comprueba que el agua que consume la familia tiene yodo, cloro o ha sido hervida. El puntaje que corresponde en este caso es 7. b)No beben agua apta para el consumo: Cuando se comprueba que el agua para beber no ha pasado por ningn proceso de purificacin o desinfeccin. Para esta situacin el puntaje es 0.

1.2 Depsitos de almacenamiento


a)Usan depsitos de almacenamiento limpios y con tapa: Cuando se observa que los depsitos de almacenamiento de agua en la vivienda estn limpios y perfectamente tapados para evitar su contaminacin. El puntaje es 7.
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b)Usan depsitos de almacenamiento limpios pero sin tapa: Cuando se encuentran depsitos limpios pero destapados, lo cual permite el ingreso de contaminantes al agua. El puntaje es 5. c) Usan depsitos de almacenamiento sucios con/sin tapa: Cuando los depsitos de agua estn sucios estn con tapa o sin ella. Aqu el puntaje es 0.

1.3 Desperdicio de agua


a)No desperdician el agua: Cuando la vivienda presenta caractersticas de buen uso del servicio: no hay agua empozada, los caos estn correctamente cerrados y se encuentran en buen estado. Tampoco hay seales de que usen agua potable para regar plantas, etc. El puntaje es 6. b)S desperdician el agua: Cuando se encuentra algn indicio de mal uso del agua potable se asigna 0 de puntaje. En la casilla correspondiente a la ltima fila del aspecto Estado del agua de consumo, que se cruza con la columna Calificacin parcial, debe colocarse la Calificacin I que se obtiene sumando los puntajes de las subunidades 1.1 + 1.2 + 1.3.

II. Disposicin de excretas o heces


Esta evaluacin busca comprobar si las familias usan letrina u otro tipo de servicio higinico o si hacen sus necesidades a campo libre. Este aspecto tiene dos subunidades:

2.1 Uso de letrinas o servicios higinicos


a)Usan letrina u otro tipo de servicios higinicos: Cuando usan adecuadamente la letrina o los servicios higinicos para la disposicin de heces. El puntaje es 8. b)Tienen letrina o servicios higinicos pero no lo usan: Cuando tienen letrina o servicios higinicos pero estn abandonados porque no los utilizan. El puntaje es 0.

2.2 Disposicin de heces en campo


El evaluador debe preguntar a la persona que lo recibe sobre las condiciones en que los miembros de la familia realizan la disposicin de heces cuando estn en el campo. Pueden presentarse dos alternativas: a)Disposicin en campo pero cubren heces: Si se determina que los integrantes de la familia evacuan sus heces en el campo, pero tienen la precaucin de echarles tierra, se marca 2 de puntaje. b)Disposicin en campo sin cubrir heces: Cuando evacuan sus heces en el campo y las dejan a la intemperie, se marca 0 de puntaje. En la casilla correspondiente a la ltima fila del aspecto Disposicin de excretas, que se cruza con la columna Calificacin parcial, debe colocarse la Calificacin II que se obtiene sumando los puntajes de las subunidades 2.1 + 2.2.
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Cuarta Parte: FORMATOS Y MANUALES

III.Disposicin de la basura en la vivienda


Aspecto que busca determinar el modo en que las familias almacenan y disponen la basura que producen en su vivienda.

3.1 Almacenamiento de basura en la vivienda


a)Almacenan la basura en depsitos cubiertos y fuera de la cocina: Cuando se observa un adecuado almacenamiento de basura, se marca 10 de puntaje. b)Almacenan la basura en depsitos cubiertos pero dentro de la cocina: Cuando la basura se encuentra bien almacenada pero dentro del ambiente de cocina, se marca 8 de puntaje. c) Almacenan la basura en descubiertos o sin tapa: Cuando se encuentra que la basura est almacenada en un depsito descubierto, se asigna el puntaje 2. d)No almacenan la basura en depsitos; est esparcida: Cuando no se guarda ni el ms mnimo cuidado en el almacenamiento de basura. El puntaje es 0. En este caso, en la casilla correspondiente a la ltima fila del aspecto Disposicin de la basura en la vivienda, que se cruza con la columna Calificacin parcial, debe colocarse como Calificacin III el mismo resultado de la subunidad 3.1.

IV.Higiene personal
Este aspecto comprende la evaluacin de la higiene de manos en los momentos importantes: despus de ir a la letrina o servicios higinicos y antes de comer. Adems debe observarse la apariencia externa de los integrantes de la familia.

4.1 Lavado de manos


a)Se lavan las manos antes de comer y despus de defecar u orinar: Si se determina una buena prctica de lavado de manos se asigna 6 de puntaje. b)No se lavan las manos antes de comer ni despus de defecar u orinar: Si se determina falta de hbito de lavado de manos se coloca 0 de puntaje.

4.2 Apariencia personal


a)Apariencia externa limpia: Si se verifica en los integrantes de la familia una adecuada higiene personal, por ejemplo, cabello, manos y ropa limpia, corresponde un puntaje de 6. b)Apariencia externa sucia: Si se observa en los integrantes de la familia apariencia descuidada y sucia, el puntaje es 0. En la casilla correspondiente a la ltima fila del aspecto Higiene personal, que se cruza con la columna Calificacin parcial, debe colocarse la Calificacin IV que se obtiene sumando los puntajes de las subunidades 4.1+4.2.
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V. Higiene de la vivienda
Este aspecto evala el estado de limpieza de la vivienda, observando que no existan heces de animales o personas en la casa y alrededores, que la cocina se encuentre limpia y ordenada, y no haya presencia o rastro de roedores (ratas, ratones) o insectos (moscas, cucarachas, etc.). Aqu se incluyen tres subunidades .

5.1 Presencia de heces en la vivienda


a)No hay heces dentro o en los alrededores de la vivienda: Cuando no se encuentra heces dentro o fuera de la vivienda, corresponde 5 de puntaje. b)S hay heces dentro o en los alrededores de la vivienda: Cuando existan heces, dentro o fuera de la vivienda, el puntaje es 0.

5.2 Higiene en el ambiente de la cocina


a)Ambiente de la cocina limpio y ordenado: Cuando se comprueba que el ambiente de la cocina est limpio y ordenado, el puntaje es 3. b)Ambiente de la cocina sucio y desordenado: Cuando el ambiente de cocina no presenta orden ni higiene, el puntaje es 0.

5.3 Presencia de insectos y roedores


a)No hay presencia de insectos y roedores: Cuando la vivienda se encuentra libre de cucarachas, moscas y roedores (ratas o ratones), el puntaje es 2. b)Hay presencia de insectos y roedores: Cuando se detecta la presencia de insectos y roedores, corresponde 0 de puntaje. En la casilla correspondiente a la ltima fila del aspecto Higiene en la vivienda, que se cruza con la columna Calificacin parcial, debe colocarse la Calificacin V, que se obtiene sumando los puntajes de las subunidades 5.1 + 5.2 + 5.3.

VI.Higiene de los alimentos


Este aspecto se orienta a evaluar la higiene de la familia en la preparacin de alimentos, especialmente en el lavado correcto de verduras y frutas, cuidado con los alimentos y limpieza de los utensilios de cocina (ollas, platos, cucharas etc.). Incluye tres subunidades.

6.1 Lavado de verduras y frutas


a)Lavado de verduras y frutas con chorros de agua limpia: Cuando se verifica que las verduras y frutas se lavan con agua limpia y a chorro, corresponde 4 de puntaje. b)Lavado incorrecto de frutas y verduras: Cuando la familia hace un lavado incorrecto de frutas y verduras, el puntaje es 0.
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Cuarta Parte: FORMATOS Y MANUALES

6.2 Cuidado con los alimentos y el agua


a)Alimentos y agua tapados correctamente: Cuando se encuentra que los alimentos y el agua estn tapados correctamente para evitar que se contaminen, el puntaje es 4. b)Alimentos y agua destapados: Cuando los alimentos y agua en la vivienda estn destapados, corresponde 0 de puntaje.

6.3 Cuidado con los utensilios de cocina


a)Utensilios de cocina limpios: Cuando los utensilios de cocina se encuentran limpios y ordenados, se coloca 2 de puntaje. b)Utensilios de cocina sucios: Cuando por los utensilios de cocina se encuentran sucios, el puntaje es 0. En la casilla correspondiente a la ltima fila del aspecto Higiene de los alimentos, que se cruza con la columna Calificacin parcial, debe colocarse la Calificacin VI que se obtiene sumando los puntajes de las subunidades 6.1 + 6.2 + 6.3.

VII. Peligro de zoonosis


En este aspecto se evala el riesgo de contraer enfermedades por vivir muy cerca de los animales. Tiene dos subunidades:

7.1 Limpieza de los corrales


a)Los corrales o lugares donde cran y guardan animales, estn limpios: Si en la visita se comprueba que los corrales estn limpios, se asigna el puntaje 6. b)Los corrales o lugares donde cran y guardan animales, estn sucios: Cuando se comprueba que los corrales se encuentran sucios o descuidados, el puntaje es 0.

7.2 Presencia de animales cerca de las personas


a)No hay animales cerca de las personas: Si en la visita se comprueba que no hay animales domsticos sueltos y cerca de las personas, el puntaje es 4. b)Hay animales cerca de las personas: Si se encuentra animales domsticos sueltos dentro o cerca de la vivienda, en permanente contacto con las personas, el puntaje es 0. En la casilla correspondiente a la ltima fila del aspecto Peligro de zoonosis, que se cruza con la columna Calificacin parcial, debe colocarse la Calificacin VII que se obtiene sumando los puntajes de las subunidades 7.1 + 7.2.

VIII. Limpieza de la localidad


A diferencia de los temas anteriores, los aspectos VIII y IX no se responden con informacin de una vivienda, sino que contemplan consultas a dirigentes locales y especialistas de salud
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respectivamente. El aspecto de limpieza de la localidad, por ejemplo, est referido a la ausencia de basura y heces en la localidad, as como a la organizacin de faenas de limpieza comunal. Por ello, los aspectos VIII y IX deben evaluarse en conjunto entre el personal del equipo evaluador y especialistas o dirigentes locales, y los resultados deben anotarse por igual en todos los formatos aplicados a las viviendas. El aspecto VIII tiene dos subunidades:

8.1 Limpieza de calles, caminos y plazas


a)Calles, caminos y plazas limpios: Cuando la localidad se encuentra en un estado adecuado de limpieza, se coloca 5 de puntaje. b)Calles, caminos y plazas sucios: Cuando la localidad luce descuidada y presenta basura o desperdicios, el puntaje es 0.

8.2 Faenas de limpieza comunal


a)Hacen faenas de limpieza comunal: Cuando se comprueba que en la localidad se ha programado y desarrollado al menos una faena de limpieza comunal en los ltimos seis (06) meses, el puntaje es 5. b)Nunca hacen faenas de limpieza comunal: Si se comprueba que no se ha realizado una faena de limpieza comunal en los ltimos seis (06) meses, el puntaje es 0. En la casilla correspondiente a la ltima fila del aspecto Limpieza de la localidad, que se cruza con la columna Calificacin parcial, debe colocarse la Calificacin VIII, que se obtiene sumando los puntajes de las subunidades 8.1 + 8.2.

IX. Casos de EDA


Este aspecto, igual que el anterior, se completa con informacin de especialistas y dirigentes locales. Aqu se registran los casos de diarreas que se hayan presentado en la localidad en los tres (03) meses anteriores a la aplicacin de la ficha de evaluacin. Para obtener la informacin, el equipo evaluador debe coordinar con el establecimiento de salud del MINSA ms cercano o con los promotores de salud

9.1 Casos de EDA reportados


a)Ningn caso reportado en los ltimos tres meses: Si no se ha informado de algn caso de diarrea en los ltimos tres (03) meses, corresponde 10 de puntaje. b)Al menos un caso reportado: Cuando se ha reportado al menos un caso de diarrea, corresponde 3 de puntaje. c) Ms de un caso reportado: Si los casos de EDA son recurrentes en la localidad, el puntaje es 0. En este caso, en la casilla correspondiente a la ltima fila del aspecto Casos de EDA reportados, que se cruza con la columna Calificacin parcial, debe colocarse como Calificacin IX el mismo resultado de la subunidad 9.1.
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Cuarta Parte: FORMATOS Y MANUALES

Calificacin total de los hbitos sanitarios: En este recuadro se coloca la suma de las calificaciones I+II+III+IV+V+VI+VII+VIII+IX correspondientes a cada vivienda visitada, teniendo en cuenta que el puntaje mximo posible es 100 puntos.

C. PROCESAMIENTO DE INFORMACIN DE LA LOCALIDAD


Para llenar este recuadro, el equipo evaluador debe reunirse y procesar la evaluacin por vivienda. En la primera casilla de la izquierda colocar la sumatoria de todos los puntajes alcanzados por las viviendas, mientras que en la segunda pondr el nmero de viviendas visitadas. En la tercera se proceder a colocar el resultado de la sumatoria de puntajes entre el nmero de viviendas. La cifra resultante ser la calificacin obtenida por la localidad. Por ejemplo:

Primera casilla: En diez viviendas visitadas podramos tener: 50+60+65+70+60+95+78+80+45+85 = 688. Segunda casilla: Como hemos visitado 10 viviendas se coloca el nmero 10. Tercera casilla: Teniendo los datos anteriores procedemos: 688 / 10 = 68.8. Calificacin de la comunidad: 68.8.

D. CALIFICACIN FINAL DE LOS HBITOS SANITARIOS


Calificacin actual obtenida: Como en la seccin anterior ya se proces la informacin a nivel de la localidad, solo corresponde copiar el nmero resultante. Luego, dependiendo del puntaje obtenido, se determina en qu rango se encuentran los hbitos sanitarios de la localidad.

Si la calificacin es entre 71 a 100 puntos (color verde), significa que la prctica de los hbitos sanitarios entre la poblacin es adecuada y, por lo tanto, la localidad se encuentra en buen estado de saneamiento. Si la calificacin se encuentra entre 51 y 70 puntos (color amarillo), significa que la localidad se encuentra en regular estado de saneamiento y, por lo tanto, hay que tomar las medidas correctivas necesarias. Si la calificacin determina que la localidad tiene entre 0 y 50 puntos (color rojo), quiere decir que existe alto riesgo sanitario, situacin que debe ser afrontada de manera urgente. Hay problemas que deben ser atacados en forma inmediata y con acciones drsticas para revertirlos. Esto amerita asistencia o acompaamiento permanente a la organizacin comunal a fin de aplicar las medidas correctivas.

Calificacin anterior: Antes de realizar la evaluacin sobre hbitos sanitarios, debe colocarse en esta casilla la calificacin anterior para compararla con la calificacin actual y medir cmo se va superando los problemas.

E. RECOMENDACIONES
Recomendaciones para mejorar el estado de saneamiento en la localidad: En esta parte se anota, en forma clara y precisa, las recomendaciones y/o tareas que debe cumplir la localidad para superar las dificultades que tengan en cualquiera de los aspectos evaluados. De acuerdo a la calificacin, se debe brindar asistencia necesaria a la localidad para aplicar las
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recomendaciones. Por ello, es muy importante realizar un seguimiento para el cumplimiento de las recomendaciones que aqu se mencionan.

F. FIRMAS DE LA SUPERVISIN
Una vez concluida la evaluacin, en la ltima parte del documento, firman el personal supervisor de la UMAS y un miembro del equipo evaluador. Si al final, hay espacio suficiente, los dems integrantes del comit evaluador deben colocar su nombre y firma.

Recuerda
El Formato UMAS-FE-001 consta de un original y varias copias. El original queda para el archivo de la UMAS a fin de que planifique acciones de asistencia tcnica y capacitacin en el distrito. La primera copia (que tiene la misma informacin consolidada del original del Formato UMAS-FE-001) queda para la organizacin local responsable y comprometida con la evaluacin, que puede ser la dirigencia local o la organizacin comunal prestadora de servicios de agua potable y saneamiento.

APLICACIN Y LLENADO DEL FORMATO UMAS-FE-002


El Formato UMAS-FE-002 consta de cuatro secciones y constituye una ficha-resumen del Formato UMAS-FE-001 donde se copian los principales datos de sta. La primera seccin corresponde a la informacin general de la localidad, la segunda permite colocar la calificacin actual obtenida, en la tercera se copian las recomendaciones generales, y en la cuarta firman el personal supervisor de la UMAS y los integrantes del equipo evaluador.

A. INFORMACIN GENERAL
Se copia la informacin general del Formato UMAS-FE-001 correspondiente a: Fecha de evaluacin, Localidad, Distrito, Provincia, Dpto./Regin, Nmero de viviendas de la localidad y Sector o barrio visitado. Tambin debe escribirse el Nmero de viviendas en la localidad, Porcentaje de viviendas instaladas y la Fecha de entrega de este formato.

B. CALIFICACIN FINAL DE LA GESTIN


En la casilla Calificacin actual obtenida se copia el puntaje que se escribi en la misma casilla del Formato UMAS-FE-001.

C. RECOMENDACIONES
Se copian las Recomendaciones para mejorar el estado de saneamiento en la localidad escritas en el Formato UMAS-FE-001. En caso de que el texto a copiar sea muy extenso hay dos
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Cuarta Parte: FORMATOS Y MANUALES

alternativas: uno, se resume en forma clara y concisa las recomendaciones; dos, si el personal de la UMAS o el representante de la localidad consideran que esto no va a ser muy claro para la poblacin, se puede aadir una hoja adicional que ser colocada debajo del Formato UMASFE-001 en un lugar visible en la localidad.

D. FIRMAS DE LA SUPERVISIN
Una vez copiada y revisada la informacin, en la ltima parte firman el personal supervisor de la UMAS y un integrante del equipo evaluador. Adems, al final hay lneas en blanco para que los otros integrantes del equipo tambin firmen el formato.

Recuerda
El Formato UMAS-FE-002 consta solo de un original que se entrega a la organizacin comunal para que sea colocado en un lugar visible de la localidad. As los pobladores pueden enterarse cul la situacin de los hbitos de salud en la comunidad y es muy posible que sigan las recomendaciones en sus hogares y planifiquen acciones al respecto.

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Bibliografa
LATIN CONSUL ENGENHARIA LTDA, ENGENHARIA DE PROYECTOS LTDA, COMPANHIA DE SANEAMIENTO BASICO ESTADO DE SAO PAULO - SABESP, RODOLFO RETAMOZO Y ASOCIADOS. 1996. Manual de organizacin y mtodos. Proyecto Especial, Programa Nacional de Agua Potable. PER. 1994. Ley N 26338: Ley General de Servicios de Saneamiento, 24 de Julio 1994. PER. 2003. Ley N 27972: Ley Orgnica de Municipalidades, 27 de mayo 2003. PER. 2005. Texto nico Ordenado del Reglamento de la Ley General de Servicios de Saneamiento, Ley N 26338, 1 de diciembre 2005. SARAVIA E. 2004. Gestin y Sistematizacin de Procesos. Lima, Universidad del Pacifico. Documento no publicado. SERVICIO UNIVERSITARIO MUNDIAL DEL CANADA. 2001. Diagnstico de la administracin de los servicios de agua y alcantarillado en la ciudad de San Marcos, Lima, SUM Canad. Documento no publicado. SERVICIO UNIVERSITARIO MUNDIAL DEL CANADA. 2002. Diagnstico de la administracin de los servicios de las comunidades de Carhuayoc, Pujn, Carash, Pacash y Rancas. Lima, SUM Canad. Documento no publicado.

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