Republica de Venezuela Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo Las Cuentas

y su clasificacin Valencia 15 de marzo de 2004 Republica de Venezuela Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo Las Cuentas y su clasificacin Integrantes: Carolina Karminsky Introduccin Todos los das, desde el momento que empezamos a manejar dinero, ya sea en bienes, servicios o unidades monetarias, manejas algn tipo de cuenta. Las cuentas son la base de todas las operaciones, y se dividen y subdividen de tal forma que no quede ningn rea sin cubrir. Adems esta divisin o clasificacin ayuda a desglosar de forma entendible lo que hace cada una, colocando ms detalladamente sus funciones. Por supuesto, en el rea que nos corresponde, Informtica, aunque de momento no lo apreciemos, necesitamos de las cuentas. Por qu? Porque de un momento a otro, un empresa a la cual prestaremos servicios, puede necesitar el desarrollo de un sistema que abarque el sistema administrativo y contable de ella. As que ms vale estar preparados y conocer a detalle cuales son los requerimientos necesarios en el rea de contabilidad de ese sistema a desarrollar. Otro caso sera el que quizs, a lo mejor seremos dueos de nuestra propia empresa, y ah tambin nos sern necesarios estos conocimientos sobre la contabilidad, y en especfico de las cuentas. Y an as, en la propia administracin personal o en casa, no est dems tener el conocimiento sobre estos puntos. Las Cuentas y su clasificacin 1

Primero veamos Qu es una cuenta? Cuenta es el registro formal de una clase particular de transaccin expresada en dinero u otra unidad de medida. Tambin se puede definir como el elemento del sistema de informacin contable utilizado para registrar de forma sistemtica y homognea las operaciones. Las cuentas tienen diferentes clasificaciones, y estas a su ve se subclasifican en otras. Las cuentas se clasifican en Reales y Nominales. Las cuentas Reales se dividen a su vez en Activo, Pasivo y Capital. El Activo est constituido por las cosas de valor que se poseen. El dinero en efectivo, las cuentas y documentos por cobrar, las mercancas, los enseres de oficina, los terrenos, los edificios, la maquinaria y otros equipos, etc. Es decir, son las cuentas representativas de los bienes, derechos y pertenencias, tangibles e intangibles, del ente pblico, los cuales se espera que contribuyan al desarrollo de la funcin administrativa o cometido estatal. Las cuentas que conforman esta clase son de naturaleza dbito, excepto las relativas a las provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones acumuladas que sern deducidas y presentadas de manera separada de las correspondientes cuentas, as como sus ajustes por inflacin, cuando sea pertinente, de acuerdo con las normas vigentes. Dentro de los Activos hay varias clases y algunas de ellas estn divididas en subclases. Estas son las siguientes: Circulante o Corriente: son los valores susceptibles de convertirse en dinero efectivo en el transcurso del ao siguiente a la fecha en que se incluyen en el balance. Comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertibles en efectivo o que por su naturaleza pueden estar disponibles en un perodo no superior a un ao. Dentro de esta clase se encuentra la siguiente subclasificacin: Caja Chica: Fondo fijo establecido en efectivo a cargo de un empleado con el fin de realizar pagos de menor cuanta. Caja: Fondos en dinero, cheques y comprobantes de pago con tarjeta de crdito, en moneda nacional o extranjera, de disponibilidad inmediata. Bancos: Incluye el dinero en bancos del pas y del exterior y otros valores de poder cancelatorio y liquidez similar, de liquidez inmediata. Inversiones Temporales: Son colocaciones de corto plazo, menor a 12 meses. realizadas con carcter transitorio, con el objeto de obtener una renta y de ser de fcil realizacin (en cualquier momento sin ningn tipo de dificultad o restriccin). Partidas que las integran: plazos fijos en moneda de curso legal y extranjera, ttulos de deuda con cotizacin, ttulos de capital con cotizacin Efectos por cobrar: Son derechos que el ente posee contra terceros para percibir una suma de dinero u otros servicios (siempre que no correspondan a las caractersticas de otro rubro del activo). Cuentas por cobrar: Son los derechos ciertos, a favor del ente pblico, en moneda nacional o extranjera, originados en la prestacin de servicios o venta de bienes, en desarrollo de su funcin administrativa o cometido estatal. Deben registrarse por el monto total adeudado y revelarse por el valor que constituye la obligacin de pago, a la fecha del informe contable. Las obligaciones contradas en moneda extranjera o mediante pactos de reajuste, deben 2

ajustarse a su valor actual, utilizando las tasas de cambio o unidades de reconvencin correspondientes, certificadas o informadas por las autoridades competentes. Inventario de Mercancas: Inventarios de mercancas en existencia: es el valor de los bienes adquiridos a cualquier a ttulo para la venta y que no sern sometidos a ningn proceso de transformacin. Inventarios de mercancas procesadas: es el valor de las mercancas que han sido producidas a travs de procesos de transformacin, explotacin, construccin, o tratamiento, y se encuentran disponibles para la venta. Gastos pagados por anticipado o prepagados: Alquileres Pagados por Anticipado Intereses Pagados por Anticipado Seguros Pagados por Anticipado Anticipo dado a proveedores o Anticipo para futuras compras: es la cantidad pagada o recibida por un bien que no ha sido entregado, o por un servicio no prestado. Inversiones permanentes: Acciones: es cada una de las partes iguales (alcuota) en que se encuentra dividido el capital social de una compaa (sociedad annima o en comandita por acciones). Bonos: son los certificados de adeudo por escrito y frecuentemente autenticado que se emiten en forma de instrumentos, con cupones o al portador, o bien se registran al portador, o bien se registran a nombre del propietario en cuanto al importe del principal solamente o en cuanto el principal e intereses. Su ttulo indica usualmente de manera general el fin y la garanta de su emisin, as como el mtodo de pago o redencin. Tambin se define como el valor de los instrumentos emitidos y en circulacin para financiar las operaciones del ente pblico, que no constituyen deuda pblica, de acuerdo con las normas vigentes, que deben ser cancelados en efectivo o mediante la entrega de un nmero equivalente de acciones liberadas. Terreno: Valor de los predios de propiedad del ente pblico, adquiridos a cualquier ttulo, en donde se encuentran las diferentes edificaciones, los destinados a futuras ampliaciones y otros sobre los cuales no se tiene una destinacin especfica. Activos a largo plazo: Hipoteca por cobrar: es un cargo sobre una propiedad que da prestacin para cubrir un prstamo. Tambin definido como el gravamen que pesa sobre un bien, por el cual est sujeto a responder de una deuda. Efecto por cobrar a largo plazo Fijos Tangibles: est formado por los bienes de produccin de la empresa, as como cualquier otro bien que no sea objeto del comercio habitual de la sociedad. Depreciables: es decir, que van perdiendo valor al paso del uso y el tiempo. Edificios Maquinaria Mobiliario Vehculos No depreciables: que mantienen su valor o lo aumentan con el paso del tiempo. 3

 Terrenos Agotables: Minas de Carbn Bosques Madereros Pozos de Petrleo Intangibles: Recoge los nombres comerciales, marcas, patentes, etc., y para que puedan contabilizarse se debe haber pagado por ellos, es decir, deben haberse comprado. Todos se amortizan Patente de Invencin Marca de Fbrica Derecho de Autor Plusvala Cargos diferidos: Valor de los costos y gastos desembolsados anticipadamente para el suministro de bienes o prestacin de servicios, que con razonable seguridad proveern beneficios futuros, en desarrollo de su funcin administrativa o cometido estatal del ente pblico. Los cargos diferidos deben amortizarse durante los perodos en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, o la vigencia de los respectivos contratos. Gastos de Organizacin: son las cuentas representativas de los valores que se causen o paguen para el ejercicio del funcionamiento y normal desarrollo de la actividad administrativa del ente pblico. En este grupo, deben registrarse, adems, los valores correspondientes a la disminucin gradual de los activos diferidos, siempre que se trate de gastos administracin, con el propsito de reconocer y causar el gasto econmico. Campaa Publicitaria Mejora a la propiedad arrendada. Otros Activos: Depsitos dados en Garanta: es un contrato por el cual una persona recibe una cosa mueble con el encargo de guardarla y restituirla cuando el depositante lo requiera. Efectos por Cobrar en Litigio Seguro de Vida: Medio por el cual las personas se cubren de los riesgos de algn acontecimiento imprevisto que pueda perjudicarlos. Los Pasivos son obligaciones exigibles al ente pblico, derivadas de hechos pasados, y adquiridas en desarrollo de su actividad financiera, econmica y social, que deben ser pagadas o reembolsadas en el futuro, mediante la transferencia de recursos, bienes o servicios. Se clasifica en corriente o circulante y en no corriente. Se subdividen en los siguientes: Circulante: tambin llamado corriente, consiste en enumerar las cuentas ms habituales que comprende para luego desarrollar las diversas formas que existen de cancelar los pagos y diferenciarlos entre s. Sobre giro Bancario: Concesin que hace un banco a ciertos cuentacorrientistas para girar fondos por encima de sus saldos disponibles en cuenta corriente. Sueldos y salarios por pagar 4

 Efectos por pagar. Cuentas por Pagar: es el valor de las obligaciones contradas por el ente, por concepto de adquisicin de bienes o servicios, gravmenes de carcter general y obligatorios a favor del Estado, gastos financieros generados por las obligaciones y deudas, los avances y anticipos recibidos, y los crditos judiciales. Impuestos sobre la Renta por Pagar: Tributos creados por norma legal que recaen sobre la renta de las personas, naturales o jurdicas, consultando la capacidad de pago de stas. Intereses por pagar: Costo o remuneracin que se paga por usar fondos ajenos Anticipo Recibido de Cliente / Anticipo para Futuras Ventas Intereses Cobrados por anticipado: Precio que pagan los agentes por usar fondos ajenos. Alquileres Cobrados por Anticipado. Pignoraciones por pagar: son las construcciones de prenda sobre un bien por pagar. Retenciones Impuesto sobre la Renta. A largo plazo: es aquel que no es exigible a corto plazo o inmediatamente sino que deber pagarse en un perodo superior a un ao. Hipotecas por pagar: es un cargo sobre una propiedad que da prestacin para cubrir un prstamo. Tambin definido como el gravamen que pesa sobre un bien, por el cual est sujeto a responder de una deuda. Efectos por pagar a largo Plazo Crdito Diferido: Utilidad de Venta Diferida: Resultados brutos obtenidos en las operaciones de venta. Se calculan al deducir de los ingresos operacionales el costo de los bienes o servicios sentidos. Ingresos por Intereses Otros Pasivos: Prestaciones sociales a pagar: monto extra a parte del sueldo o salario que reciben los empleados cada cierto tiempo o perodo y/o al retirarse de la empresa. Depsitos recibidos en Garanta Efectos en Litigio por pagar El Capital es el monto invertido en una empresa por los propietarios, socios o accionistas. Tambin se le describe como el excedente del activo sobre el pasivo de un negocio. El capital o patrimonio de una empresa constituye una obligacin de la empresa para con sus propietarios. Se divide en: Cuenta Capital: Parte de la balanza de pagos de un pas que contabiliza el monto de la inversin privada extranjera y de los donativos y prstamos pblicos que fluyen hacia adentro y hacia afuera de un pas en un perodo de tiempo dado, generalmente de un ao.

 Cuenta Personal Utilidad o Prdida: Resultados brutos obtenidos en las operaciones de venta. Se calculan al deducir de los ingresos operacionales el costo de los bienes o servicios sentidos. Las cuentas Nominal o de Resultados son aquellas que es el documento que muestra la cifra del resultado obtenido durante un perodo de tiempo por la unidad econmica, normalmente un ao, y su composicin, dando cuenta de las magnitudes que integran los ingresos y beneficios, as como de los gastos y prdidas. Este tipo de cuentas se llevan a cabo al final de cada perodo contable, y sirven para generar informacin general, evitando analizar cada transaccin y efectos econmicos por separado. Primero, dentro de las cuentas nominales, tenemos los Ingresos. Se produce un ingreso cuando aumenta el patrimonio empresarial y este incremento no se debe a nuevas aportaciones de los socios. Dentro de los ingresos tenemos la siguiente clasificacin: Ingreso Principal: Ventas: es un contrato en que una de las partes se obliga a transmitir la propiedad de una cosa, y la otra, a pagarla en dinero, o sea, el precio que el comprador da por la cosa vendida. Menos: Devoluciones en Ventas: es la cuenta que representa el menor valor de la venta de bienes causados o recibidos por el ente pblico, como consecuencia de las devoluciones, rebajas y descuentos, originados en desarrollo de su cometido estatal. Descuentos en Ventas: es la disminucin en el precio de venta de un bien; o la rebaja que se hace al valor de una cuenta, factura, documento, etc. Bonificacin o Rebajas en Ventas. Ingresos Secundarios: Alquileres Ganados Comisiones Ganadas Intereses Ganados Ganancia por Venta de Activo Fijo: Ingresos que reciben los establecimientos pblicos, por concepto de la venta de activos no corrientes de su propiedad, incluidos los ttulos valores de vencimiento mayor a un ao. Cuentas Malas Recuperadas Luego estn los Egresos. Tambin llamados Gastos, constituyen la expresin monetaria de los valores causados, pagados o consumidos como resultado de erogaciones aplicadas en funcionamiento, administracin, operacin y financiacin, en desarrollo de las actividades financieras, econmicas y sociales del ente pblico, que adems, son susceptibles de disminuir el patrimonio pblico. Estos se dividen en: Costo de adquisicin de la Mercanca: Compra: Contrato mediante el cual el vendedor se obliga a entregar una cosa al comprador, transferirle su dominio y a la vez ste se obliga a pagarle un determinado precio en dinero. Ms (+): Fletes en Compras: Precio que se paga por el alquiler de una nave para el transporte 6

de mercancas. Gastos de Importacin: los gastos en los que incurre el ente al introducir en el pas bienes producidos en el exterior para su uso y consumo interno. Menos (): esta cuenta que representa el menor valor de la compra de bienes recibidos por el ente pblico, como consecuencia de las devoluciones, rebajas y descuentos, originados en desarrollo de su cometido estatal. Descuentos en compras. Devoluciones en compras. Rebajas en Compras Gastos de Operacin: Cuentas representativas de los valores que se causen o paguen como resultado del desarrollo directo de la operacin bsica o cometido estatal del ente pblico en su actividad de servicio a la comunidad. De venta: Sueldos de Vendedores Comisiones de Vendedores: porcentaje que se le da a los vendedores por venta que realicen. Gastos de viajes Gastos de Propaganda Fletes en Ventas Impuesto Municipal: Tributo obligatorio que exige el Estado a los individuos y empresas que la ley seala como contribuyentes, con el fin de financiar sus propios gastos y la provisin de bienes y servicios pblicos. Patente Municipal. De Administracin: son las cuentas representativas de los valores que se causen o paguen para el ejercicio del funcionamiento y normal desarrollo de la actividad administrativa del ente pblico. En este grupo, deben registrarse, adems, los valores correspondientes a la disminucin gradual de los activos diferidos, siempre que se trate de gastos administracin, con el propsito de reconocer y causar el gasto econmico. Sueldo y Salarios Gastos de Artculos de escritorio Gastos Generales Gastos de Alquileres Gastos de Luz Depreciacin Edificio: es el decremento continuado en valor, cantidad o calidad del edificio, debido al transcurso del tiempo, al desgaste, a la obsolescencia, a baja en los precios de mercado o cualquiera otra causa que deteriore el valor del activo en cuestin. Depreciacin Vehculo: decremento del valor del vehculo. Perdida en Cuentas Malas Gastos de Representacin Prestaciones Sociales Seguro Social Obligatorio: cantidad o porcentaje fijo que se debe pagar a esta entidad pblica. Para Forzoso Ley de Poltica Habitacional Amortizacin de Campaa Publicitaria Otros Egresos: Intereses Gastos Prdida en Venta de Vehculo 7

 Prdida en Efectos en Litigio Egresos extraordinarios: casos de prdidas especiales, o muy poco corrientes. Ests ya quedan fueran del rango de accin de la empresa, es decir, por causas externas. Prdida de Mercanca en Incendio Prdida de Vehculo por Robo Existen otros tipos de cuentas, que no entran en las clasificaciones que antes se ha expuesto. Estas son: Cuentas de Valuacin o de Valoracin. Provisin de Cuentas Malas Efectos por Cobrar Descontados Depreciacin Acumulada de Activos Amortizacin Acumulada Cuentas de orden (Deudor) Efectos Enviados al Cobro Efectos Enviados al cobro Percontra Mercanca Pignorada Fianza otorgada Mercanca en Consignacin Cuentas Auxiliares o Transitorias/Puente: es el registro utilizado transitoriamente cuyo valor se traslada a otro posteriormente. Costo de Ventas Ganancias y Prdidas Utilidad o Prdida del Ejercicio Conclusin Al analizar el trabajo, nos damos cuenta de la diversidad de las cuentas y sus clasificaciones, cada una definiendo un punto especfico, para que sea ms til y limitado en cada aspecto. Quizs nos las conozcamos todas, y con todos sus detalles, pero este es un buen comienzo. Su definicin general nos ayuda a entender la magnitud y la importancia de un buen control de las cuentas. Como se dijo en la introduccin, nunca se sabe cuando se va a necesitar dicho conocimiento, pero de seguro nos sern de gran ayuda en nuestro trabajo y en la vida diaria para manejarnos.

Bibliografa Contabilidad, Introduccin General a la Contabilidad. Carlos Baldwin, Mario Fernndez. Editorial Norma. 1990 Curso de Contabilidad. Introduccin I, Intermedia I, Superior I. H. A. Finney, Herbert E. Miller. Editorial Hispano Americana. 1971 www.monografas.com www.contaduria.gov.co http://server2.southlink.com.ar/vap/contabilidad.htm www.contabilidad.tk/necesidaddeinformacioneconomica2.htm