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DEL COMPENDIO DE BUENAS PRCTICAS PARA LA GESTIN Y CONTROL INTEGRAL POR PROCESOS MARCO DE REQUISITOS

Generalidades
La Alta Direccin de Ecopetrol S.A., convencida de los beneficios de gestionar integralmente los procesos y consciente de la necesidad de consolidar en un solo Sistema de Gestin y Control las diferentes normas y estndares de gestin aplicadas en Ecopetrol S.A. y sus subordinadas, destin los recursos y su permanente compromiso para el diseo del Sistema de Gestin y Control Integral (SGCI) que permita que sus operaciones y procesos se lleven a cabo de manera correcta y consistente. Como un instrumento para la implementacin, mantenimiento y mejora del SGCI se ha desarrollado el documento: Compendio de Buenas Prcticas para la Gestin y Control Integral por Procesos Marco de Requisitos.

Qu es el Compendio de Buenas Prcticas para la Gestin y Control Integral por Procesos Marco de Requisitos?
Es un documento que integra por elementos y subelementos los requisitos y buenas prcticas de gestin y control integral que deben ser incorporados en los diferentes niveles pertinentes de los procesos del PHVA (Planear, hacer, verificas y actuar) empresarial, para asegurar el logro de los objetivos y la obtencin de los resultados esperados por la Organizacin. Los requisitos presentados en este manuscrito son genricos con nfasis en la gestin y control. Es decir, definen qu debe hacer la Organizacin para establecer, implementar, operar, mantener y mejorar un Sistema de Gestin y control integral, pero no detalla el cmo la Organizacin dar cumplimiento a estos requisitos. La especificidad tcnica de cada temtica deber ser complementada con los estndares precisos respectivos. Este compendio de Buenas Prcticas no pretende sustituir, modificar o cambiar de ninguna forma los requisitos legales o reglamentarios aplicables, y fue diseado a solicitud para uso exclusivo de Ecopetrol S.A. y sus subordinadas en atencin a su compromiso con la excelencia, no aspira a ser distribuido ni comercializado con otros fines.

Cules son los referentes integrados como buenas prcticas de gestin y control?
Los referentes integrados son los citados a continuacin: NTC GP 1000:2009 Norma tcnica de Calidad de la Gestin pblica; NTC ISO 9001:2008 Sistema de gestin de la calidad; NTC ISO 9000:2005 Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario; NTC ISO 14001:2004 Sistemas de Gestin Ambiental;

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

Representacin grfica de los referentes integrados

Integracin y simplificacin de requisitos y buenas prcticas de gestin y control

RIESGOS Y CONTROLES

CONTROL DE DOCUMENTOS

COMPETE NCIA DEL PERSONA L

AUDITOR IA

MONITOR

EO

7 ELEMENTOS 30 SUBELEMENTOS
COMPENDIO DE BUENAS PRCTICAS PARA LA GESTIN Y CONTROL INTEGRAL POR PROCESOS - MARCO DE REQUISITOS.

NTC ISO/IEC 17025:2005 Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de Ensayo y de Calibracin; NTC OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional; BS 25999-2:2007 Sistemas de Gestin de la Continuidad del Negocio; ASIS SPC.1-2009 Organizational Resilience: Security, Preparedness and Continuity Management Systems-Requirements with Guidance for use. NTC ISO/IEC 27001:2006 Sistemas de Gestin de la Seguridad de la Informacin; NTC ISO 28000:2008 Sistemas de Gestin de la Seguridad de la Cadena de Suministro; OSHA 1910.119 Process Safety Management of Highly Hazardous Chemicals; COBIT 4.1 Objetivos de Control para el Gobierno TI; COSO-ERM Control Interno y Gestin del Riesgo Corporativo. LEY SARBANES OXLEY (SOX) Gua de Administracin de Seguridad de Procesos vigentes para Ecopetrol S.A.

Cmo se construy este documento?

Por medio de un trabajo de construccin colectiva en el que participaron ms de 100 personas, entre ellas, colaboradores de Ecopetrol S.A., consultora de empresas expertas en diseo, implementacin, mantenimiento y mejora de Sistemas de Gestin Integral por procesos y consultores especialistas nacionales e internacionales en las diferentes temticas integradas.

Cul es la vigencia de este documento?

Tiene vigencia a partir de la aprobacin del presidente de Ecopetrol y se actualizar por intervalos planificados dependiendo de las actualizaciones de los estndares integrados o la incorporacin de otros estndares, previo anlisis y estudio de la pertinencia de sus modificaciones por parte de la Vicepresidencia de Estrategia y Crecimiento de Ecopetrol S.A. VEC.

Quines deben conocer y aplicarlo?

Este documento es de obligatorio conocimiento y entendimiento para el personal de Ecopetrol S.A. que tenga responsabilidad sobre:

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

 El diseo, implementacin, operacin, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestin y Control integral por procesos. La evaluacin integral de la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos del SGCI. e idoneidad del SGCI.

Por qu tener un compendio de buenas prcticas de Gestin y Control de los Procesos?

El Compendio de Buenas Prcticas de Gestin y Control para uso exclusivo de Ecopetrol S. A. y sus subordinadas, hace parte de su compromiso con la excelencia y constituye uno de los elementos diferenciadores de la gestin integral de sus procesos. Al ser un documento que integra requisitos y buenas prcticas en diferentes temticas, permite que la Organizacin lo que sinergia entre las diferentes iniciativas, programas y proyectos emprendidos y simplifique el entendimiento y la aplicacin de los estndares de gestin y control en beneficio de la mejora continua de sus procesos y la obtencin de los resultados pretendidos.

De qu forma puedo consultar el compendio para encontrar con facilidad la informacin que necesito?
Para facilitar la consulta del documento usted debe conocer que la informacin est estructurada por temticas transversales de gestin y control presentadas en siete (7) elementos y treinta (30) subelementos, cada uno de los cuales describe un objetivo que lo orientar acerca del sentido pretendido de los requisitos y buenas prcticas integradas. Este Compendio se complementa con los siguientes anexos: Glosario de trminos y definiciones necesarios para la interpretacin y comprensin. Tablas de correspondencia entre los requisitos de los referentes integrados y los elementos y subelementos de gestin y control integral por procesos. Lista de objetivos de control y vigilancia para la seguridad de la informacin. Cuadro consolidado de objetivos de los elementos y los subelementos. Usted a continuacin encontrar una ficha que presente el objetivo del elemento, la estructura que lo compone, la relevancia del elemento para Ecopetrol y sus subordinados y donde puede consultar el detalle del contenido del mismo.

1. ESTRATEGIA Y DIRECCIONAMIENTO

OBJETIVO:

El Elemento Estrategia y Direccionamiento tiene como finalidad agrupar y correlacionar las referencias normativas nacionales, internacionales y las propias de Ecopetrol, para asegurar el direccionamiento empresarial y la alineacin de la organizacin y sus lderes, hacia el logro de sus objetivos estratgicos. Todo esto con el fin de garantizar la generacin de valor y contribuir con el desarrollo sostenible de la empresa y el pas. Para esto, se debe considerar tambin el entorno y las ventajas competitivas.

ESTRUCTURA DEL ELEMENTO

Se compone de cinco (5) subelementos los que se despliegan en requisitos especficos de gestin y control integral asociados a la temtica integrada en el elemento.

1. ESTRATEGIA Y DIRECCIONAMIENTO
1. ESTRATEGIA Y ALINEACIN EMPRESARIAL 1.1.1 FORMULACIN DE LA ESTRATEGIA 1.1.2 MARCO ESTRATGICO Y PLANES TCTICOS 1.1.3 ESTABLECIMIENTO DEL SGCI 1.1.4 POLTICA INTEGRAL DE GESTIN 1.1.5 OBJETIVOS Y METAS ESPECFICAS PARA LA GESTIN 1.1.6 PROGRAMAS DE GESTIN 1.1.7 MANUAL DEL SGCI 1.1.8 COMPROMISO DE LA DIRECCIN 1.2 REQUISITOS LEGALES ASOCIADOS A LOS ESTNDARES NORMATIVOS 1.3 INTELIGENCIA COMPETITIVA 1.4 GRUPOS DE INTERS 1.4.1 RELACIONAMIENTO CON GRUPOS DE INTERS 1.4.2 COMUNICACIONES 1.4.3 RENDICIN DE CUENTAS 1.5 DEFINICIN DE RECURSOS

1.3.1 INTELIGENCIA COMPETITIVA 1.3.2 PLANIFICACIN DE CAMBIOS DEL SGCI

Subelementos: 1.1. ESTRATEGIA Y ALINEACIN EMPRESARIAL Objetivo: El subelemento Estrategia y Alineacin Empresarial tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A., requeridos para la adecuada gestin de los procesos, relacionados con el establecimiento de la estrategia (Misin, Visin, Megas, lineamientos estratgicos, objetivos estratgicos, valores y competencias organizacionales, poltica integral de gestin y plan de negocios), la alineacin organizacional a travs del despliegue de objetivos relacionados con los procesos, la definicin del Sistema de Gestin y Control Integral, programas, proyectos y planes sobre los que se toman las decisiones para el cumplimiento de las metas establecidas.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

1. ESTRATEGIA Y DIRECCIONAMIENTO

1.2. REQUISITOS LEGALES ASOCIADOS A LOS ESTNDARES NORMATIVOS Objetivo: Consolidar los requisitos y lineamientos emanados de los estndares normativos adoptados por Ecopetrol S.A, relacionados con identificacin, cumplimiento o control de requerimientos legales. 1.3. INTELIGENCIA COMPETITIVA Objetivo: El subelemento Inteligencia Competitiva tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A., requeridos para la adecuada gestin de los procesos, relacionados con el entendimiento, seguimiento y anlisis sistemtico del entorno, en relacin con aspectos polticos, econmicos, financieros, sociales, laborales, legales, tecnolgicos, de seguridad y salud, medio ambientales, de mercado y competencia que permitan identificar amenazas y oportunidades, soportar la planificacin e implementacin de los cambios, as como dar alertas oportunas para la toma de decisiones estratgicas de la organizacin. 1.4. GRUPOS DE INTERS Objetivo: El subelemento Grupos de Inters tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A., requeridos para la adecuada gestin de los procesos relacionados con la identificacin de los grupos de inters, el establecimiento de los mecanismos de participacin y consulta, la definicin de compromisos, el respeto por los derechos humanos, el diseo de estrategias de comunicacin, su aplicacin y la rendicin de cuentas. 1.5 DEFINICIN DE RECURSOS Objetivo: El subelemento Definicin de Recursos tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A., requeridos para la adecuada gestin de los procesos, relacionados con la identificacin de necesidades y aseguramiento de la disponibilidad de recursos, para el desarrollo de las actividades que apalancan la estrategia.

RELEVANCIA
El direccionamiento estratgico para la gestin y control integral de los procesos es un factor determinante para alcanzar la promesa de valor y la visin de futuro de la Organizacin. Es por eso que la definicin y comprensin de la Estrategia, el marco estratgico, el Sistema de gestin y control integral por procesos, la poltica integral de gestin unida al evidente compromiso de la Alta direccin frente a sus grupos de inters, la asignacin de recursos, el cumplimiento legal y su permanente bsqueda de nuevos negocios son el punto de partida en la bsqueda de la excelencia.

MS INFORMACIN ACERCA DEL ELEMENTO

Usted puede obtener o consultar informacin detallada del contenido de este elemento en el Captulo IV. del COMPENDIO DE BUENAS PRCTICAS PARA LA GESTIN Y CONTROL INTEGRAL POR PROCESOS - Marco de Requisitos. Numeral 1. ESTRATEGIA Y DIRECCIONAMIENTO.

2. GENTE

OBJETIVO: El elemento Gente tiene como finalidad agrupar y correlacionar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A, que orienten la definicin de la estructura organizacional y de compensacin as como el desarrollo integral de ls personas que contribuya de forma efectiva al logro de los objetivos de la organizacin.

ESTRUCTURA DEL ELEMENTO

Se compone de cinco (5) subelementos los que se despliegan en requisitos especficos de gestin y control integral asociados a la temtica completa en el elemento. Subelementos y sus objetivos:

2. GENTE

2.1 ESTRUCTIURA ORGANIZACIONAL

2.2 CULTURA Y TOMA DE CONCIENCIA

2.3 DESARROLLO DE LA GENTE

2.4 AMBIENTE Y RELACIONAMIENTO LABORAL

2.5 CALIDAD DE VIDA

2.1.1 ORGANIZACIN ESTRUCTURA DE GESTIN 2.1.2 FUNCIONES, ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 2.1.3 ROLES, RESPONSABILIDADES EN GESTIN DE RIESGOS Y CONTROLES 2.1.4 ROLES, RESPONSABILIDADES EN EL GOBIERNO DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIN

2.3.1 COMPETENCIA Y FORMACIN

2.3.2 PROGRAMAS DE FORMACIN

2.1.5 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

2.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Objetivo: El subelemento Estructura Organizacional tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A. requeridos para la adecuada gestin de los procesos, concernientes con la delimitacin de roles, responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal, descripcin de cargos (incluidas las competencias requeridas) y sistema de compensacin para permitir que cada colaborador tenga claridad del alcance del rol en el cual se desempea, con el fin de apalancar el logro de los objetivos de la organizacin.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

2. GENTE

2.2 CULTURA Y TOMA DE CONCIENCIA Objetivo: El subelemento Cultura y Toma de conciencia tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A. requeridos para la adecuada gestin de los procesos, relacionados con el autocontrol, la vivencia de los principios y valores, as como los comportamientos, costumbres, creencias y actitudes compartidas, para lograr el compromiso con su cumplimiento por parte de los funcionarios directos y trabajadores de contratistas de Ecopetrol S.A. 2.3 DESARROLLO DE LA GENTE Objetivo: El subelemento Desarrollo de la Gente tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A. requeridos para la adecuada gestin de los procesos, relacionados con el desarrollo y aseguramiento de las competencias para lograr que los trabajadores directos se desempeen de manera efectiva en su cargo y adems mejoren su empleabilidad que les permita asumir nuevos roles y retos. As como tambin controlar que los empleados de contratistas tengan el desempeo requerido para llevar a cabo las labores encomendadas. 2.4 AMBIENTE Y RELACIONAMIENTO LABORAL Objetivo: El subelemento Ambiente y Relacionamiento Laboral tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A. requeridos para la adecuada gestin de los procesos, relacionados con el respeto a los derechos humanos incluyendo los derechos laborales, respeto por las personas, camaradera, credibilidad en la gente, confianza en los lderes, orgullo por el trabajo y la organizacin, para garantizar un ambiente laboral de excelencia y generar ofinidades laborales confiables y sostenibles con empleados directos y velar por el de los trabajadores de los contratistas para impactar positivamente los resultados de Ecopetrol S.A. 2.5 CALIDAD DE VIDA Objetivo: El subelemento Calidad de Vida tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A. requeridos para la adecuada gestin de los procesos, relacionado con la satisfaccin de las necesidades de bienestar fsico, mental y social de los funcionarios directos y sus familias y velar por el de los trabajadores de contratistas, que propenda por la conciliacin entre la vida laboral y personal.

RELEVANCIA
Las personas independientemente de su vnculo o condicin laboral, son el verdadero capital y motor de una organizacin. Sin las personas idneas para realizar cada tarea, es imposible lograr los objetivos propuestos. Es por eso, que la adopcin de estas buenas prcticas promueven la definicin de una estructura organizacional pertinente a las necesidades de la Organizacin, en un ambiente y relacionamiento laboral favorable, que permita el desarrollo integral de sus colaboradores, el mejoramiento de su calidad de vida y el equilibrio entre su actividad personal y laboral, lo que sin duda contribuye de manera contundente al logro de los Objetivos de la Organizacin.

MS INFORMACIN ACERCA DEL ELEMENTO

Usted puede obtener o consultar informacin detallada del contenido de este elemento en el Captulo IV. del COMPENDIO DE BUENAS PRCTICAS PARA LA GESTIN Y CONTROL INTEGRAL POR PROCESOS - Marco de Requisitos. Numeral 2. GENTE.

3. INFORMACIN Y CONOCIMIENTO

OBJETIVO:

El elemento Informacin y Conocimiento, agrupa, integra y correlaciona las normativas locales y estndares internacionales y los definidos por Ecopetrol, mediante las cuales se genera, estructura y mantiene la informacin. Se incorpora y asegura el conocimiento, transformndolos en activos estratgicos que estn a disposicin de una comunidad de usuarios, garantice su seguridad, para orientarlos a la toma de decisiones con el propsito de apalancar el cumplimiento del marco estratgico corporativo.

ESTRUCTURA DEL ELEMENTO

Se compone de cuatro (4) subelementos los que se despliegan en requisitos especficos de gestin y control integral asociados a la temtica integrada en el elemento.

3. INFORMACIN Y CONOCIMIENTO

3.1 CALIDAD DE INFORMACIN

3.2 SEGURIDAD DE LA INFORMACIN

3.3 DOCUMENTACIN

3.4 CONOCIMIENTO

3.3.1 CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS

3.4.1 ASEGURAMIENTO DEL CONOCIMIENTO

3.3.2 CONTROL DE LOS REGISTROS

3.4.2 TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

Subelementos: 3.1 CALIDAD DE LA INFORMACIN Objetivo: El subelemento Calidad de la Informacin agrupa e integra las normativas locales y estndares internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A., con el fin de establecer las responsabilidades, principios, criterios, directrices y conductas para asegurar el adecuado tratamiento de los atributos de calidad de la informacin interna y externa, soportada o no en la tecnologa de la misma. 3.2 SEGURIDAD DE LA INFORMACIN Objetivo: El subelemento Seguridad de la Informacin agrupa e integra las normativas locales y estndares internacionales y los definidos en Ecopetrol S.A., con el fin de establecer las responsabilidades, principios, criterios, directrices y conductas para asegurar el adecuado tratamiento de la informacin dentro de los lineamientos de tica y buen gobierno de la organizacin. 3.3 DOCUMENTACIN Objetivo: El subelemento Documentacin agrupa e integra las normativas locales y estndares internacionales y los definidos en Ecopetrol S.A., con el fin de establecer los principios, lineamientos responsabilidades y conductas garantizando la trazabilidad en el ciclo de vida de la documentacin, que sirva como evidencia y prueba de la gestin de los procesos.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

3. INFORMACIN Y CONOCIMIENTO

3.4 CONOCIMIENTO Objetivo: El subelemento Conocimiento agrupa e integra las normativas locales y estndares internacionales definidos en Ecopetrol S.A., que establecen las responsabilidades, principios, mecanismos y estrategias para la identificacin, incorporacin, aseguramiento y transferencia del conocimiento clave que apalanca la sostenibilidad de la operacin y el crecimiento organizacional.

RELEVANCIA
La informacin y el conocimiento son activos estratgicos en la Organizacin. Las buenas prcticas integradas en este elemento orientan al adecuado tratamiento de la informacin en atencin a los atributos de calidad de la misma: unicidad, completitud, oportunidad, consistencia y confidencialidad. La gestin de la informacin se constituye en el sustento natural de la gestin del conocimiento y el aprendizaje, es por eso que resulta imprescindible tener directrices claras para la incorporacin, aseguramiento y transferencia del conocimiento que permitan gestar el crecimiento organizacional y apalancar la sostenibilidad de la operacin.

MS INFORMACIN ACERCA DEL ELEMENTO

Usted puede obtener o consultar informacin detallada del contenido de este elemento en el Captulo IV. del COMPENDIO DE BUENAS PRCTICAS PARA LA GESTIN Y CONTROL INTEGRAL POR PROCESOS - Marco de Requisitos. Numeral 3. INFORMACIN Y CONOCIMIENTO.

4. OPERACIONES

OBJETIVO: El elemento Operaciones tiene como finalidad agrupar y correlacionar los

lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A. que orientan la planificacin e implementacin de todas las actividades para obtener productos y servicios que cumplan los requisitos tcnicos, legales y reglamentarios y dems requerimientos de los grupos de inters para el logro de los objetivos de la organizacin.

ESTRUCTURA DEL ELEMENTO

Se compone de cuatro (4) subelementos los que se despliegan en requisitos especficos de gestin y control integral asociados a la temtica integrada en el elemento.

4. OPERACIONES

4.1 REQUISITOS DEL CLIENTE

4.2 PROYECTOS

4.3 ACTIVIDADES, PRODUCTOS Y SERVICIOS 4.3.1 PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO 4.3.2 CONTROL DE LA PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO 4.3.3 CONTROL DE LOS ENSAYOS Y/O CALIBRACIONES

4.4 CONTINUIDAD DE LOS PROCESOS

4.1.1 ENFOQUE AL CLIENTE

4.4.1 ESTRATEGIA PARA LA CONTINUIDAD DE LOS PROCESOS 4.4.2 PLANES DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO 4.4.3 PREPARACIN Y RESPUESTA ANTE INCIDENTES Y EMERGENCIAS

4.1.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE 4.1.3 REVISIN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS

4.3.4 INFORME DE ENSAYOS Y CERTIFICADOS DE CALIBRACIN 4.3.5 VALIDACIN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO 4.3.6 VALIDACIN DE LOS MTODOS DE LABORATORIO 4.3.7 IDENTIFICACIN Y TRAZABILIDAD 4.3.8 PROPIEDAD DEL CLIENTE

4.3.9 PRESERVACIN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO 4.3.10 CONTROL DE LAS OPERACIONES TERCERIZADAS

Subelementos: 4.1 REQUISITOS DEL CLIENTE Objetivo: El subelemento Requerimientos del Cliente tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A., relacionados con la identificacin de los requerimientos de los clientes y la evaluacin de la capacidad de la organizacin para cumplir y satisfacerlos.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

4. OPERACIONES

4.2. PROYECTOS Objetivo: El subelemento Proyectos tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A. requeridos para la adecuada gestin de los procesos, relacionados con la formulacin, planeacin, ejecucin y seguimiento de proyectos, que permitan la implementacin de la estrategia de la organizacin. El subelemento Requerimientos del Cliente tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A. relacionados con la identificacin de las solicitudes de los clientes y la evaluacin de la capacidad de la organizacin para cumplirlas y satisfacerlas. 4.3. ACTIVIDADES, PRODUCTOS Y SERVICIOS Objetivo: El subelemento Actividades, Productos y Servicios tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A. relacionados con el establecimiento de las actividades y procesos necesarios para el normal actuar de las operaciones (directas y tercerizadas), el cumplimiento de la regulacin y los requisitos de los productos y servicios que permitan la implementacin y el logro de los objetivos de la organizacin 4.4. CONTINUIDAD DE LOS PROCESOS Objetivo: El subelemento Continuidad de los Procesos tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A., requeridos en la planeacin, ejecucin y continuidad de las actividades para predecir, prevenir, mitigar y atender interrupciones de los procesos y retornarlos a su normal proceder, permitiendo el logro de los objetivos de la organizacin.

RELEVANCIA
Asegurar que los productos y servicios ofrecidos por la Organizacin cumplan con los requisitos tcnicos, legales y dems solicitados por otros grupos de inters, se constituye en un reto para toda Organizacin que busca la excelencia. Es por eso que este elemento incorpora requisitos que van desde la identificacin de las necesidades del cliente, la planificacin e implementacin de actividades de control tanto en operaciones propias como tercerizadas y el establecimiento de la estrategia de continuidad del negocio que permitan oportunamente predecir, prevenir, mitigar y atender interrupciones de los procesos claves de la Organizacin y retornarlos a su normal ejecucin. Este elemento integra adicionalmente, los requisitos relacionados con la gestin y control de los proyectos, con el fin de que stos contribuyan al logro de las metas y los objetivos estratgicos de la organizacin.

MS INFORMACIN ACERCA DEL ELEMENTO

Usted puede obtener o consultar informacin detallada del contenido de este elemento en el Captulo IV. del COMPENDIO DE BUENAS PRCTICAS PARA LA GESTIN Y CONTROL INTEGRAL POR PROCESOS - Marco de Requisitos. Numeral 4. OPERACIONES.

5. RECURSOS

OBJETIVO:

El elemento Recursos tiene como finalidad agrupar y correlacionar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A., que orientan la identificacin, gestin y optimizacin del uso de los recursos necesarios para la continuidad del negocio.

Nota: El elemento Recursos abarca servicios, inventarios, propiedad, planta y equipos.

ESTRUCTURA DEL ELEMENTO

Se compone de tres (3) subelementos los que se despliegan en requisitos especficos de gestin y control integral asociados a la temtica integrada en el elemento.

5. RECURSOS

5.1 APROVISIONAMIENTO DE RECURSOS

5.2 MANTENIMIENTO DE RECURSOS

5.3 DISPOSICIN FINAL DE RECURSOS

5.1.1 PLANEACIN PARA EL APROVISIONAMIENTO DE RECURSOS

5.2.1 INFRAESTRUCTURA

5.3.1 RETIRO Y BAJA DE MATERIALISMO NO REQUERIDO PARA OPERAR

5.1.2 INFORMACIN PARA EL APROVISIONAMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS

5.2.2 AMBIENTE DE TRABAJO

5.3.2 RETIRO Y BAJA DE TUBERAS EN EL SITIO DONDE SE ENCUENTRAN INSTALADAS

5.1.3 SELECCIN Y EVALUCIN DE PROVEEDORES

5.2.3 MEDIDAS DE SEGURIDAD FSICA

5.3.3 ABANDONO TEMPORAL O DEFINITIVO DE POZOS

5.1.4 VERIFICACIN DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ADQUIRIDOS

5.2.4 CONTROL DE EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN

5.2.5 CALIBRACIN DE EQUIPOS PARA ENSAYOS Y/O CALIBRACIONES

5.2.6 PATRONES Y MATERIALES DE REFERENCIA

Subelementos: 5.1 APROVISIONAMIENTO DE RECURSOS Objetivo: El subelemento Aprovisionamiento de Recursos tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A., requeridos para la adecuada gestin de los procesos, relacionados con la identificacin, planeacin, adquisicin, verificacin, registro, almacenamiento, custodia, preservacin, instalacin y entrega de recursos, incluida seleccin y evaluacin del desempeo de los proveedores para asegurar la confiabilidad operacional a un costo ptimo.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

5. RECURSOS

5.2. MANTENIMIENTO DE RECURSOS Objetivo: El subelemento Mantenimiento de Recursos tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A., requeridos para la adecuada gestin de los procesos, relacionados con la administracin, mantenimiento, integridad, custodia y actualizacin de los Recursos, para asegurar la confiabilidad operacional a un costo ptimo y un ambiente de trabajo adecuado, que contribuya de forma efectiva al cumplimiento de los objetivos de la organizacin. 5.3. DISPOSICIN FINAL DE RECURSOS Objetivo: El subelemento Disposicin Final de Recursos tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A. requeridos para la adecuada gestin de los procesos, relacionados con el desmantelamiento, abandono, cesin, disposicin controlada, venta, permutas, destruccin, prdidas y bajas contables de los recursos, propendiendo por un comportamiento socio-ambiental responsable y la optimizacin del costo operativo.

RELEVANCIA
Los recursos asignados contribuyen de manera potencial al logro de los objetivos de la Organizacin. Las buenas prcticas integradas en este elemento promueven la optimizacin del uso de los recursos a travs de una planeacin disciplinada de los mismos para llevar a cabo la operacin de los procesos y los proyectos emprendidos, el control sobre los proveedores de los insumos y servicios, la verificacin y preservacin de los productos comprados, el mantenimiento de la infraestructura, planta y equipos, la disposicin final de activos y la gestin permanente de un ambiente de trabajo sano, limpio y seguro.

MS INFORMACIN ACERCA DEL ELEMENTO

Usted puede obtener o consultar informacin detallada del contenido de este elemento en el Captulo IV. del COMPENDIO DE BUENAS PRCTICAS PARA LA GESTIN Y CONTROL INTEGRAL POR PROCESOS - Marco de Requisitos. Numeral 5. RECURSOS.

6. RIESGOS Y CONTROLES

OBJETIVO: El elemento Gente tiene como finalidad agrupar y correlacionar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A, que orienten la definicin de la estructura organizacional y de compensacin as como el desarrollo integral de la gente que contribuya de forma efectiva al logro de los objetivos de la organizacin.

ESTRUCTURA DEL ELEMENTO

Se compone de dos (2) subelementos los que se despliegan en requisitos especficos de gestin y control integral asociados a la temtica integrada en el elemento.

6. RIESGOS Y CONTROLES

6.1 RIESGOS

6.2 CONTROLES

6.1.1 PLANEACIN

6.2.1 IDENTIFICACIN DE CONTROLES

6.1.2 IDENTIFICACIN Y VALORACIN DEL RIESGO

6.2.2 EJECUCIN Y MONITOREO DE LOS CONTROLES

6.1.3 TRATAMIENTO A LOS RIESGOS

6.1.4 MONITOREOS DE LOS RIESGOS

6.1.5 COMUNICACIN DE LOS RIESGOS

Subelementos: 6.1 RIESGOS Objetivo: El subelemento Riesgos tiene como finalidad agrupar todas las directrices y requisitos definidos por Ecopetrol S.A. y referencias normativas nacionales e internacionales requeridos para la adecuada gestin de los procesos para llevar a cabo la planeacin, identificacin, evaluacin y definir el tratamiento de los riesgos a que est expuesta la organizacin, con el fin de proporcionar respuestas eficientes al riesgo y seguridad razonable del alcance de los objetivos empresariales. 6.2. CONTROLES Objetivo: El subelemento Controles tiene como finalidad agrupar todas las directrices y requisitos definidos por Ecopetrol S.A. y referencias normativas nacionales e internacionales, requeridas para la adecuada gestin de los procesos, relacionados con la identificacin de objetivos de control, las actividades de control y su articulacin con los riesgos, con el fin de asegurar respuestas efectivas al riesgo y dar seguridad razonable del alcance de los objetivos asociados.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

6. RIESGOS Y CONTROLES

RELEVANCIA
La tendencia natural a evitar los riesgos nos llevara a eliminar el emprendimiento, por lo tanto, la clave no es eliminar los riesgos sino aprender a administrarlos. Cuando escuchamos temas relacionados con eventos de ocurrencia incierta, interrupciones de los procesos, riesgos y amenazas, nos producen sensaciones negativas al pensar en sus consecuencias. Por lo tanto las buenas prcticas integradas en este elemento promueven la gestin proactiva de los riesgos y controles involucrando de manera sistemtica la planeacin, identificacin, evaluacin y tratamiento de los riesgos a que est expuesta, con el fin de proporcionar respuestas eficientes a los riesgos y una seguridad razonable del alcance de los objetivos empresariales.

MS INFORMACIN ACERCA DEL ELEMENTO

Usted puede obtener o consultar informacin detallada del contenido de este elemento en el Captulo IV. del COMPENDIO DE BUENAS PRCTICAS PARA LA GESTIN Y CONTROL INTEGRAL POR PROCESOS - Marco de Requisitos. Numeral 6. RIESGOS Y CONTROLES.

7. MONITOREO Y MEJORA

OBJETIVO: El elemento Monitoreo y mejora tiene como finalidad agrupar y correlacionar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A., relacionados con la medicin, seguimiento y anlisis de objetivos, riesgos, controles, procesos, productos, servicios, entorno y la relacin con grupos de inters que orientan a la organizacin en la toma de decisiones y definicin de planes de mejora y acciones de innovacin. ESTRUCTURA DEL ELEMENTO
Se compone de siete (7) subelementos los que se despliegan en requisitos especficos de gestin y control integral asociados a la temtica integrada en el elemento.

7. MONITOREO Y MEJORA
7.1 INNOVACIN EMPRESARIAL 7.1.1 PLANIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO 7.1.2 INFORMACIN DE ENTRADA PARA EL DISEO Y DESARROLLO 7.1.3 RESULTADOS DEL DISEO Y DESARROLLO 7.1.4 REVISIN DEL DISEO Y DESARROLLO 7.1.5 VERIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO 7.2 EVALUACIN DE LA ESTRATEGIA 7.3 REVISIN DEL SISTEMA DE GESTIN Y CONTROL INTEGRAL 7.3.1 INFORMACIN DE ENTRADA PARA LA REVISIN DEL SGCI 7.3.2 RESULTADOS DE LA REVISIN 7.4 EVALUACIN DE LA SATISFACCIN 7.5 EVALUACIN INDEPENDIENTE 7.5.1 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIN INDEPENDIENTE 7.5.2 PROGRAMA DE EVALUACIN INDEPENDIENTE 7.5.3 OBJETIVIDAD E IMPARCIALIDAD DE LOS EVALUADORES 7.6 MONITOREO A LAS OPERACIONES, RIESGOS Y CONTROLES 7.6.1 MONITOREO Y MEDICIN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO 7.6.2 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME 7.6.3 CONTROLES DE LOS TRABAJOS Y ENSAYOS NO CONFORMES 7.6.4 MONITOREO A LOS PROGRAMAS DE GESTIN 7.6.5 MONITOREO DE LA VALIDEZ DE LOS ENSAYOS Y CALIBRACIONES 7.6.6 MONITOREO Y REVISIN DE PLANES DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO 7.6.7 MONITOREO DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES 7.6.8 ANLISIS DE DATOS 7.6.9 MONITOREO DEL CONTROL INTERNO 7.7 PLANES DE MEJORAMIENTO

7.2.1 INFORMACIN DE ENTRADA 7.2.2 RESULTADOS DE LA EVALUACIN DE LA ESTRATEGIA

7.7.1 MEJORA CONTINUA

7.7.2 ACCIN PREVENTIVA

7.7.3 ACCIN CORRECTIVA

7.7.4 INVESTIGACIN DE INCIDENTES

7.7.5 ANLISIS DE CAUSAS

7.1.6 VALIDACIN DEL DISEO Y DESARROLLO

7.1.7 CONTROL DE LOS CAMBIOS DEL DISEO Y DESARROLLO

Subelementos: 7.1. INNOVACIN EMPRESARIAL Objetivo: El subelemento Innovacin Empresarial tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A., requeridos para la adecuada gestin de los procesos, relacionados con investigacin, diseo, desarrollo e implementacin de nuevos procesos, productos, servicios y mtodos o el mejoramiento significativo de los mismos. 7.2 EVALUACIN DE LA ESTRATEGIA Objetivo: El subelemento Evaluacin de la Estrategia tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A., requeridos para la adecuada gestin de los procesos, relacionados con el anlisis de los resultados de

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

7. MONITOREO Y MEJORA

la ejecucin de la estrategia (Misin, Visin, Megas, lineamientos estratgicos, objetivos estratgicos, valores y competencias organizacionales, Poltica integral y Plan de negocios) y los resultados de la alineacin y despliegue, para la toma de decisiones efectivas. 7.3 REVISIN DEL SISTEMA DE GESTIN Y CONTROL INTEGRAL Objetivo: El subelemento Revisin del Sistema de Gestin y Control Integral tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A., requeridos para la adecuada gestin de los procesos, relacionados con la recoleccin y el anlisis de resultados para verificar la adecuacin, conveniencia, eficacia, eficiencia, efectividad y madurez del SGCI para la toma de decisiones de la Alta Direccin. 7.4 EVALUACIN DE LA SATISFACCIN Objetivo: El subelemento Evaluacin de la Satisfaccin tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A., requeridos para la adecuada gestin de los procesos, relacionados con la evaluacin de la percepcin con respecto al cumplimiento de los requisitos legales, compromisos, necesidades y expectativas de los grupos de inters, para la toma de decisiones y el mejoramiento continuo de los procesos, productos y servicios. 7.5 EVALUACIN INDEPENDIENTE Objetivo: El subelemento Evaluacin Independiente tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A., requeridos para la adecuada gestin de los procesos, relacionados con la evaluacin de la gestin y del control interno, realizada por un tercero independiente interno o externo, con el fin de verificar que el Sistema de Gestin y Control Integral opere de conformidad con lo establecido y se mantenga de manera eficaz, eficiente y efectiva. 7.6 MONITOREO A LAS OPERACIONES, RIESGOS Y CONTROLES Objetivo: El subelemento Monitoreo a las operaciones, riesgos y controles tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A., requeridos para la adecuada gestin de los procesos, relacionados con la identificacin y aplicacin de actividades para hacer monitoreo peridico de las operaciones, riesgos y controles para asegurar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin y Control Integral. 7.7 PLANES DE MEJORAMIENTO Objetivo: El subelemento Planes de Mejoramiento tiene como finalidad agrupar los lineamientos y requisitos de las referencias normativas nacionales e internacionales y los definidos por Ecopetrol S.A., relacionados con la identificacin y anlisis de causa raiz de situaciones o hallazgos para la definicin, implementacin, seguimiento y aseguramiento de la efectividad de las acciones definidas para el mejoramiento continuo del Sistema de Gestin y Control Integral.

RELEVANCIA
La bsqueda de la excelencia nos lleva a aceptar un nuevo reto cada da. Convertir las ideas y el conocimiento en productos, procesos o servicios nuevos o mejorados que los clientes reconozcan y valoren es un verdadero arte. Es por eso que las buenas prcticas integradas en este elemento promueven la medicin, seguimiento y anlisis de los objetivos, riesgos, controles, procesos, productos y servicios; y la innovacin empresarial como medios eficaces para desarrollar cambios positivos de manera progresiva y continua que permitan el logro de los objetivos y el posicionamiento empresarial a nivel nacional e internacional.

MS INFORMACIN ACERCA DEL ELEMENTO

Usted puede obtener o consultar informacin detallada del contenido de este elemento en el Captulo IV. del COMPENDIO DE BUENAS PRCTICAS PARA LA GESTIN Y CONTROL INTEGRAL POR PROCESOS - Marco de Requisitos. Numeral 7. MONITOREO Y MEJORA.

POLTICA INTEGRAL DE ECOPETROL

Ecopetrol S.A., empresa enfocada a descubrir fuentes de energa y a convertirlas en riqueza para garantizar su sostenibilidad y el crecimiento constante, desarrolla sus actividades dentro del cumplimiento de las normas legales vigentes, las buenas prcticas de gobierno corporativo, el respeto de los derechos humanos y los compromisos de responsabilidad social empresarial. Por ello, se relaciona a continuacin el universo de principios fundamentales que rigen en la organizacin.

1. TICA Y TRANSPARENCIA Enmarcamos nuestras actuaciones en la tica y la transparencia y prevenimos entre otros, el fraude, la corrupcin y el lavado de activos. 2. COMPROMISO CON LA VIDA El compromiso con la vida, el respeto y cabal cumplimiento de los derechos humanos y la proteccin ambiental, estn presentes en toda actividad de la empresa. En consecuencia, valoramos la diversidad cultural, la ecoeficiencia, la biodiversidad, y contribuimos con acciones efectivas para evitar el cambio climtico. 3. AMBIENTE DE TRABAJO Mitigamos y eliminamos los riesgos generados como consecuencia de la operacin con la generacin de un ambiente de trabajo en condiciones seguras para favorecer el bienestar integral y la calidad de vida de los trabajadores, jubilados, familiares y contratistas. 4. EXCELENCIA OPERACIONAL Fijamos metas desafiantes, basados en altos estndares de desempeo, la gestin eficiente de los recursos y la mejora continua de nuestros procesos y operaciones. Reconocemos la existencia de riesgos que pueden afectar el logro de nuestros objetivos y la continuidad del negocio. Promovemos el desarrollo y mejor desempeo de nuestro talento humano, donde todos los empleados tienen la oportunidad de desarrollar sus competencias conforme a las necesidades de la organizacin. 5. DESARROLLO SOSTENIBLE Aseguramos el logro de objetivos empresariales en el largo plazo basados en el equilibrio econmico, social y ambiental. Participamos activamente en la solucin de problemas que afecten a las comunidades de las que hacemos parte. 6. INFORMACIN Y COMUNICACIN Gestionamos la informacin para la toma de decisiones efectivas. Divulgamos informacin relevante para nuestros grupos de inters, sujetos a consideraciones de confidencialidad y el respeto a la normatividad sobre propiedad intelectual.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

POLTICA INTEGRAL DE ECOPETROL

POLTICA INTEGRAL DE ECOPETROL

7. CONOCIMIENTO E INNOVACIN Consideramos la gestin del conocimiento, la tecnologa y la innovacin como factores fundamentales para la generacin de valor y ventajas competitivas para la Organizacin. Fortalecemos el aprendizaje organizacional, incorporando nuevos conocimientos y las mejores prcticas de la industria. Conforme a lo anterior aseguramos la construccin de la normatividad que corresponda a estos principios, su divulgacin y garantizamos su cumplimiento en la organizacin, con el propsito de asegurar la sostenibilidad de Ecopetrol S.A. y fortalecer relaciones de largo plazo con sus grupos de inters. Nota: Esta Poltica Integral de Ecopetrol da cumplimiento al requisito 1.1.4 del Compendio de Buenas Prcticas de Gestin y Control. Teniendo en cuenta que cuando la poltica integral de la organizacin no cumpla con los requisitos establecidos para las diferentes temticas de gestin y control, tales requisitos adicionales pueden detallarse o complementarse en otros documentos. Original aprobado y firmado