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PRATIQUE
SS2003
Pour exploiter facilement les donnes d'une base de donnes Access 2003, crez des liaisons et imbriquez les tables dans un formulaire.
n nous basant sur l'exemple de la gestion des relevs de notes d'un professeur, nous allons crer des tables, des formulaires et tablir des liaisons afin de faciliter l'insertion des notes dans la base de donnes et de pouvoir superviser rvolution des rsultats par lves.
cifiant le nom du professeur principal. Cette table se compose de deux champs de type Texte : Classe et Prof principal. Le champ CJasse est dfini en tant que cl primaire. Aprs l'avoir cre, vous pouvez ouvrir la table pour y saisir les donnes. O
ATTENTION!
Cl primaire obligatoire
Une table doit obligatoirement Intgrer un champ de cl primaire dont le contenu permet d'identifier de manire unique chaque entre de la table. Sl vos donnes n'incluent pas de rfrences pouvant servir de cl primaire, ajoutez un champ de
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type NumroAuto. Tandis que ce champ est slectionn, cliquez sur le bouton en forme de cl pour le dfinir en tant que cl primaire. Des lors, chaque nouvelle donne caractrise dans la table sera automatiquement numrote.
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Mensuel Surface approx. (cm) : 1961
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Itous pouvez rcuprer les donnes d'un champ d'une autre table pour crer une liste droulante.
f =rp''i=nrsai l Tvce de donne I Description NumroAuto MejHeure Texte ^; Texte Texte Numrique Numrique Plu|)iil0du Ji4H|i
Enregistrez la table sous le nom Elevs mas n'y entrez pas de donnes car un formulaire facilitant la saisie sera cree ultrieurement.
Vous pouvez saisir les donnes qui composent la liste droulante d'un champ.
^,JS64f*^,\ Urtededwx | AfMier k contrle Zone de hte droulante Ongne soiree L ste valeurs Contenu ii R1;TR2;TR3 Colonne fe I Nbrc colonnes I in-ttescebms en LBTQGUTB oolonncc Lignes affiches 3 Largartete Auto lafter icte Ou
Une table rpertorie des donnes sous forme de tableau champ slectionn. Lorsque vous refermez la fentre, vous devez enregistrer la table sous un nom. lin double clic sur ce nom ouvre la table et vous pouvez y entrer vos donnes. Ultrieurement, la table peut tre modifie. Il suffit de slectionner son nom puis de cliquer sur le bouton Modifier.
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Proprits du OTjMp Gnral Taie du champ Format Deomales Masque de sase Lgende Valeur par dfaut VaUea Message a erreur Nul (itrt Index Batses actives
Vous pouvez dfinir des critres et un message d'erreur pour empcher la saisie de donnes incohrentes.
Table/Requte pour la proprit Origine source. Affichez le nom de la table Elevs dans le champ Contenu. Afin que ce champ Dossier de la table Compositions n'affiche pas uniquement la liste des numros de dossiers du premier champ Dossier de la table Elevs, spcifiez 3 comme valeur pour la proprit Nbre colonnes. Ainsi les donnes des deux champs suivants Nom et Prnom de la table Elevs apparaissent-elles galement dans le champ Dossier de la table Compositions. Pour masquer
Auto
>-oa<-ao
attention la note saaien'Mt pas correcte I
pour afficher un message d'erreur lorsque la note saisie ne rpond pas aux critres prcdemment dfinis, tapez le texte du message dans le champ de la proprit Message si erreur. Ce message apparatra si vous saisissez par exemple la note 22. Q
partir de la table des classes, vous pouvez dvelopper les listes des lves de chaque classe puis les listes des notes de chaque lve.
Une boite de dialogue affiche un Attention la note saae n'est fas correcte i message indiquant que vous avez saisi Aide L^T une valeur ne rpondant pas Enfin, le champ Dossier, galement de type numrique, aux critres doit permettre de rcuprer les noms et prnoms des dfinis pour le champ.
le champ du numro de dossier, tapez Ocm;5cm;5cm dans le champ de la proprit Largeurs colonnes. N'entrez pas les donnes dans la table Compositions car nous utiliserons pour cela un formulaire.
lves de la table Elevs. Pour cela, partir de l'onglet Liste de choix, slectionnez l'option Zone de liste droulante pour la proprit Afficher le contrle et l'option
ENSAWIRPLUS
Pour viter les erreurs gnres pas des doublons, les relations sont cres en utilisant les champs de cl primaire qui identifient de manire unique chaque donne
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rat au premier plan. Elle confirme qu'une relation est tablie entre les champs Classe. Cochez alors les cases des options Appliquer l'intgrit rfrentielle et Mettre jour en cascade les champs correspondants. En revanche, ne validez pas la troisime option Effacer en cascade les enregistrements correspondants qui majore les risques de perte de donnes. Ceci tant, cliquez sur le bouton Crer. Q
OLe numro de dossier est incrment automatiquement et la classe est spcifie partir d'une liste. Une bote de dialogue traduit la relation tablie par le trac d'un vecteur entre deux champs.
m Aprtquer nrtfegrre rfexnfefc Mettre l jour en osode tes (rampsoirrespcndants O Eflbcer en cascade tes wrepstremenls correspondants
Type de rslibon :
Uru-pkiaeurs
Un vecteur reliant les tables Classes el Elevs au niveau du champ Classe matrialise la relation. Vous pouvez ractiver la bote de dialogue Modifier une relation en effectuant un double clic sur le vecteur de la relation. Procdez exactement de la mme manire pour tablir une relation entre les champs Dossier des tables Elevs et Compositions.
de prsentation qui vous convient. Aprs un dernier clic sur Suivant, conservez le nom significatif par dfaut Elevs. Validez l'option qui ouvre directement le formulaire et cliquez sur Terminer. Vous pouvez alors tablir la liste des lves. Le champ de cl primaire Doss/erest automatiquement complt et la classe doit tre dfinie partir d'une liste droulante.O Toutes les donnes saisies partir du formulaire Elevs sont rpertories dans la table Elevs.
Le numro de dossier est incrment automatiquement et la classe estspcifie partir d'une liste.Le champ Dossier esr une liste droulante des noms et des prnoms et il suffit d taper les premires lettres d'un nom automatiquement. W
pour l'inscrire Ig
fri|'|r||jl.f)il'P
IWIIIP"""lC
des notes
L'tape suivante concerne le formulaire partir duquel le professeur saisit les notes. Ce formulaire est bas sur la table Compositions. Le principe de sa conception est identique celui du formulaire des lves si ce n'est qu'initialement, vous devez slectionner la table Compositions. En ce qui concerne le choix des champs intgrer au formulaire, utilisez le bouton pointe de flche simple pour transfrer successivement, vers la droite, les champs Dossier, Date, Trimestre, Matire, Type de devoir et Note. Nommez le formulaire Relev de notes. Toutes les donnes peuvent tre saisies partir de listes droulantes. Le champ Dossier, positionn en premier, affiche la liste des noms et prnoms des lves, rcuprs partir de la table Elevs. ) Lorsque vous compltez le formulaire Relev de notes, les donnes s'inscrivent galement dans la table Compositions.
CE3
B
Lors de la cration d'un formulaire, vous devez transfrer les champs que vous souhaitez intgrer au formulaire dans le cadre de droite.
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Micro Application JE ME LANCE
Ouvrage conu pour les dbutants ; des fiches pratiques, de nombreuses captures d'crans, cles conseils et SUPINFO PROJECTS des astuces. La cration de www.supinfo-projects.com/fr/ relations entre les tables est 2006/tutorieLaccess_2003/ aborde.
L'ESSENTIEL ACCESS 2003
www.ybet.be/access/formation_ac cess.htm Des manipulations dtailles pour les dbutants. Des questions simples sont galement abordes dans le forum, ce qui est rare concernant Access.
9,41
Microsoft Press L'ESSENTIEL Un tour d'horizon global des fonctionnalits de base.
Des articles destins aux dbutants souhaitant acqurir les bases ncessaires l'utilisation d'Access.
BLOG
FUTUR-AD www.futurad.fr/category/info/access/ Des informations complmentaires concernant la cration de relations entre des tables avec une vido des manipulations requises.
SITES
SELFACCESS
www.self-access.com/access/ De nombreuses fiches pratiques bien conues pour dbuter avec Access,
pour parcourir les fiches des lves de Premire Ll classes par ordre alphabtique. Arrtez-vous la fiche de l'lve qui vous intresse et cliquez sur le bouton Compositions pour afficher toutes ses notes. Pour trier la liste des notes par trimestre, effectuez un clic droit sur un champ de trimestre et slectionnez Tri croissant. Pour afficher uniquement les notes d'histoire, effectuez un clic droit sur un champ affichant Histoire et activez la commande Filtrer par slection. Pour afficher uniquement les devoirs crits d'histoire, effectuez un clic droit sur un champ qui affiche Ecrit et slectionnez nou veau la commande Filtrer par slection.
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Pour entrer la date du jour, utilisez la combinaison de touches CM + ;. Pour copier une donne qui se rpte, effectuez un clic droit dans le champ de la donne et slectionnez la commande Copier. Ensuite, cliquez successivement sur les champs dans lesquels vous
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souhaitez copier la valeur, en appuyant chaque fois sur la ! combinaison de touches Ctrl + V. I Pour saisir un nom, il est Inutile de parcourir la liste droulante ; tapez simplement les premires lettres du nom jusqu' ce qu'Access affiche le nom complet de l'lve.
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