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EL ANLISIS DEL ENTORNO: HERRAMIENTA DE LA GERENCIA SOCIAL

Isabel Licha
Noviembre 2000

Introduccin Premisas bsicas Los conceptos, enfoques y etapas del mtodo de AE Bases de informacin para el anlisis del entorno El anlisis del entorno y sus vnculos con otras herramientas de la gerencia social Ejemplo de aplicacin de la tcnica

Introduccin El anlisis del entorno es una herramienta clave de la gerencia social porque permite realizar un examen temprano del contexto donde tendr lugar el desarrollo de las polticas, programas y proyectos sociales, identificndose as las oportunidades y riesgos del contexto para la ejecucin-con-xito de los mismos. Tambin porque contribuye a caracterizar el comportamiento retrospectivo y actual de un determinado sistema u organizacin. El anlisis del entorno es un instrumento para evaluar la incertidumbre del contexto, que es generada por la impredictibilidad del comportamiento de las variables y por los mismos cambios que se introducen mediante proyectos innovadores. Ello obliga a la conceptualizacin de nuevas estrategias de gestin, que requieren de un importante cmulo de conocimientos sobre las fuerzas del entorno y con respecto a las estrategias de los actores involucrados en ellas. Este instrumento analtico es valioso en si mismo, como una herramienta que apoya la comprensin del contexto socio-econmico, poltico, social, cultural y cientfico-tcnico en que se desarrollar una determinada accin. En el mbito de la gerencia social es una herramienta que apoya tanto la comprensin de la realidad social donde se interviene como la conceptualizacin y reajuste continuo de la accin estratgica a desarrollar para atender las demandas sociales en un determinado contexto cambiante.

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El anlisis del entorno (AE) forma parte de la planificacin estratgica y de la construccin de escenarios. Su propsito es doble. Por una parte, permite caracterizar el entorno donde se desarrollar el proyecto y definir el tipo de estrategia y comportamiento innovador de quienes lo ejecutarn. Por la otra, apoya la construccin de imgenes de futuro que orientan el desempeo organizacional en el largo plazo. En esta sesin presentamos esta metodologa de anlisis: sus premisas fundamentales; los conceptos, enfoques y etapas del mtodo; las bases de informacin requeridas; sus vnculos con otras herramientas de la gerencia social, y su aplicacin en un caso concreto, a modo de ejemplo. Premisas bsicas El anlisis del entorno (AE) se basa en dos premisas bsicas: i. El contexto externo a la accin estratgica (diseo e implementacin de las polticas, programas y proyectos sociales) est constituido por una amplia y compleja gama de factores incontrolables que pueden influenciar dicha accin y determinar en ltima instancia su xito o fracaso. El anlisis del contexto es un proceso dinmico, participativo e iterativo en su naturaleza que contribuye a la necesidad de una continua reconceptualizacin y revisin de la accin estratgica.

ii.

Asimismo, la viabilidad del AE depende de la validez del supuesto de disponibilidad de informacin considerada estratgicamente importante, es decir, aquella que est directamente relacionada con el xito de un determinado curso de accin. Tal informacin facilitar una comprensin amplia del entorno donde se ejecutar la accin, y ayudar a identificar los problemas crticos para el xito a largo plazo de la organizacin (y sus programas). Los conceptos, enfoques y etapas del mtodo de AE Conceptos El concepto pilar del mtodo es la definicin de contexto que entenderemos el ambiente externo a la organizacin. El contexto se podra denominar el entorno, el cual est constituido por un conjunto de variadas fuerzas relacionadas entre si, frente a las cuales no se puede ejercer influencia significativa. Dicho entorno introduce un grado importante de incertidumbre y complejidad sobre la accin que debe ser examinado y comprendido, para asegurar el xito de la misma. El contexto es prximo cuando se refiere a las fuerzas que operan en el entorno ms inmediato a la organizacin, como lo son las instituciones que conforman un sector especfico, o el conjunto de los sectores sociales; y los usuarios de los servicios sociales, esto es, la comunidad o la ciudadana . Sobre estas fuerzas se puede ejercer alguna
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influencia. El anlisis de las instituciones que conforman el sector permite identificar y conocer las fortalezas y debilidades del conjunto de instituciones donde opera una particular organizacin y aumentar su conocimiento con respecto a las posibles acciones complementarias o competitivas a desarrollarse en tal entorno. Algunos ejemplos del anlisis de las instituciones son: perfiles de las instituciones del sector, en trminos de sus fortalezas y debilidades; condiciones financieras de las instituciones; caractersticas de organizacin y gestin; capacidad de respuesta y adaptacin al cambio de las organizaciones del sector. A su vez, el anlisis de los usuarios apunta a caracterizar los diferentes grupos de poblacin y sus demandas reales y potenciales, a partir del anlisis de un conjunto de factores tales como demografa, patrones geogrficos, aspectos sociolgicos, comportamiento y necesidades comunes y especficas. Ejemplo:
El anlisis de los usuarios Variables demogrficas: flujos migratorios y grupos de nacionalidades y etnias, nivel educativo, tamao familiar, clases sociales, grupos por edades y sexo, ocupacin. Variables geogrficas: patrn urbano-rural, ciudades y densidad de poblacin, patrn de transporte y ocupacin. Variables sociolgicas: valores, estilo de vida, caractersticas culturales. Comportamiento: reclamos de calidad y precios de los bienes y servicios, lealtad, capital social, tradicin, apertura/resistencia al cambio. Necesidades: demanda de servicios sociales, condiciones de acceso, calidad, cobertura y equidad de los servicios, canales de participacin en la evaluacin de los programas.

El contexto es remoto, cuando se refiere a las fuerzas que operan en el entorno ms lejano a la organizacin, constituido por las fuerzas econmicas, polticas, sociales, culturales, regulatorias y cientfico-tcnicas: las fuerzas econmicas se refieren a la naturaleza y direccin de la economa en un determinado pas o regin. El anlisis de estas fuerzas apunta a generar una comprensin de las tendencias e impactos de las mismas sobre la accin institucional. Algunos ejemplos de variables econmicas son: crecimiento econmico; gasto pblico; gasto social; empleo; reforma tributaria e impuestos y tasas de inters inflacin. Otros ejemplos podran incluir inversin y produccin industrial; dficit finanzas pblicas; deuda externa; polticas de los organismos internacionales (econmicas y sectoriales). las fuerzas regulatorias abarcan la identificacin y anlisis de los cambios regulatorios previsibles y de su impacto en la accin institucional. Las variables que reflejan el mbito regulatorio incluyen la legislacin industrial; legislacin industrial;
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legislacin de servicios sociales; legislacin tributaria; salario mnimo; leyes de descentralizacin y participacin ciudadana. las fuerzas sociales y culturales engloban el examen de los valores, actitudes, perspectivas y estilos de vida de la poblacin servida por la institucin. Dichas fuerzas se reflejan por: actitudes; tendencias en los estilos de vida; problemas de Calidad de vida; cambios demogrficos; cambios en la tica del trabajo; cambios en la tica social; problemas tnicos y tendencias; movimientos religiosos; fragmentacin social; violencia y criminalidad urbana; conflictos internos y regionales. las fuerzas polticas incluyen el anlisis de las organizaciones polticas en el poder y en la oposicin, movimientos sociales y medios de comunicacin social para explorar su influencia en las decisiones pblicas en el campo de las polticas sociales. Por ejemplo, la configuracin de las relaciones de poder en la sociedad en forma de alianzas y oposiciones de partidos polticos importantes en torno a problemas crticos reflejan fuerzas polticas. Otros indicadores de estas fuerzas se relacionan con sindicatos y gremios profesionales; movimientos sociales; medios de comunicacin social; organizaciones religiosas; fuerzas armadas; universidades; sector empresarial; sector burocrtico; clases y grupos sociales. las fuerzas cientfico-tcnicas comprenden los cambios tecnolgicos y su impacto en los programas y actividades de la institucin (ejemplo: en la entrega de servicios). Entre otras, estas fuerzas incluiran innovaciones (procesos); nuevo conocimiento; nuevos equipos y materiales; nuevos sistemas de informacin. El monitoreo y anlisis oportuno de estos cambios permite incorporar esta dimensin a la accin estratgica;

Estas fuerzas se originan independientemente y sobre ellas no se puede ejercer una influencia significativa. Ellas pueden tener un impacto social mayor y transformar la naturaleza misma de las polticas y programas sociales. Es preciso analizar esas fuerzas y monitorearlas de modo tal que las instituciones se anticipen, preparen y posicionen frente a la eventualidad de tales cambios. Enfoques Existen dos enfoques del anlisis del entorno que en la literatura sobre el tema: el anlisis activo y el anlisis pasivo del contexto. En ste ltimo, el estudio de tendencias se hace con base en l s problemas que abordan los peridicos y medios de comunicacin, que en o opinin de los expertos representa una indicacin apropiada de los eventos y problemas crticos de una sociedad. Popcorn (1992) y Coates et al (1986) utilizan el mtodo del anlisis de los medios (llamado anlisis de contenidos) para identificar tendencias y predecir cambios. As, sobre la base de revisar un nmero relevante y significativo de peridicos y revistas, y de analizar programas de televisin, libros, documentales y pelculas, a lo largo de un determinado perodo de tiempo, sera posible proveer una lectura sobre los cambios significativos y problemas emergentes. Las crticas a este primer tipo de enfoque se refieren al procedimiento muchas veces poco riguroso en la
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definicin de las premisas sobre las cuales descansan las cuatro etapas en las que se estructura el mtodo: recoleccin de la informacin, identificacin de tendencias, proyeccin de las mismas, e interpretacin de su significado (May, 1996). El segundo enfoque es conocido como anlisis activo del entorno y ha sido desarrollado por Renfro (1993), Slaughter (1984), Pflaum & Delmont (1987), Cook (1986), Neufeld (1985) y Nanus (1982). En l se hace hincapi en un esfuerzo ms organizado, selectivo y orientado por parte de la organizacin con el fin de identificar aquellos cambios de mayor impacto sobre ella. El mtodo propuesto es el llamado Quick Environmental Scanning Technique (QUEST) que permite avanzar desde la identificacin de problemas hasta la elaboracin de la estrategia. Este es el enfoque que mejor apoya la gerencia social por ser mejor adaptado a las organizaciones, proporcionndoles una base para desarrollar este esfuerzo en forma continua y participativa. En la prctica este mtodo permite desarrollar un proceso continuo de monitoreo del cambio, contribuye a elevar la conciencia colectiva sobre los procesos de cambio, facilita un sistema de alerta temprana con respecto a problemas potenciales, refuerza un pensamiento estratgico comprometido con una visin de largo plazo, y retroalimenta el plan estratgico de la institucin. El enfoque activo ha evolucionado hacia el manejo de la complejidad de los programas y la incertidumbre del entorno, considerando los siguientes aspectos: El xito de un proyecto depende del grado de control que se ejerza sobre las variables del entorno que afectan su ejecucin. El anlisis de un conjunto de variables socioeconmicas, polticas, culturales, tecnolgicas e institucionales ayuda a las organizaciones a definir estrategias innovadoras que tomen en cuenta las potencialidades y restricciones de su accin. Con el AE se busca generar criterios para discernir entre continuidad y cambio, es decir, entre estabilidad (ritmo y grado el cambio en las variables del entorno) y complejidad (nmero de factores no controlables que afectan la ejecucin de un programa).

Rondinelli et al (1990) proponen identificar variables cuyo anlisis resulta determinante a la capacidad de elaborar pronsticos. Recomiendan analizar la incertidumbre asociada con una iniciativa (programa o proyecto) con base en su grado de complejidad y su estabilidad. Al calificar la complejidad y la estabilidad como alta, mediana, o baja, en un esquema parecido al de la matriz que se presenta a continuacin, se pueden identificar con facilidad las variables que generan incertidumbre, resultado de la combinacin de una alta complejidad (muchos factores incidiendo) con una baja estabilidad (velocidad de cambio alta y acelerada). Matriz para el anlisis de la incertidumbre (Rondinelli et al, 1990) Variables
Econmicas Polticas Sociales
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Complejidad

Estabilidad

Tecnolgicas Culturales Organizacionales (institucionales, sectoriales)

Las variables cuyo anlisis resulta crucial con respecto a la identificacin de tendencias y la elaboracin de escenarios, son aquellas que se comportan con niveles importantes de incertidumbre e impacto. El anlisis del entorno se puede realizar mediante talleres organizados a tal fin. Los talleres se anunciaran con el propsito de obtener informacin sobre tendencias emergentes y usarla en la planificacin estratgica. Participaran en ellos el equipo multidisciplinario interno, paneles de asesores, y algunos consultores externos. El anlisis realizado en los talleres incluira los siguientes elementos: Definicin consensuada de categoras claves (variables econmicas, polticas, sociales, culturales y tecnolgicas), como conceptos que permiten organizar y analizar la informacin; Identificacin de fuentes apropiadas de datos (libros, revistas, peridicos, expertos, conferencias); Interpretacin de ciclos problemticos (patrones predecibles cclicos y problemas crticos emergentes en dicho marco).

Etapas Las etapas de un anlisis del entorno se desarrollan interactiva e iterativamente, y forman parte o no de la elaboracin del plan estratgico o de la construccin de escenarios. De acuerdo a Sapp y Smith, 1984, tales etapas son: Identificacin de las fuerzas del entorno prximo y remoto: Tiene como propsito determinar las fuerzas del entorno que podran afectar el desempeo del programa o de la institucin en un horizonte de mediano y largo plazo. Se procede entonces a identificar las variables que integran las fuerzas del entorno prximo y remoto, de acuerdo a la clasificacin presentada anteriormente. Se hace un listado lo ms exhaustivo posible de las variables que integran cada conjunto de fuerzas.

Identificacin de las variables clave: Se identifican las variables clave, es decir, las variables determinantes del xito o fracaso de la institucin en el largo plazo. Dichas variables se eligen de acuerdo a un conjunto de criterios como los siguientes: relacin directa con el xito de un determinado curso de accin, significativo nivel de impacto sobre otras variables y relativo nivel de incertidumbre (determinado por el anlisis de complejidad y estabilidad antes sugerido). Recoleccin y anlisis de informacin relevante: Se recaba la informacin requerida para el anlisis de las fuerzas del entorno y se sintetizan los resultados.
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Identificacin de oportunidades y riesgos: Se analiza detalladamente cada una de las oportunidades identificadas y tambin cada uno de los riesgos encontrados, describiendo su fuente y naturaleza, as como su posible impacto en caso de materializarse. Elaboracin del pronstico y supuestos: Se describen las tendencias de las variables principales sobre la base de premisas importantes y fundamentadas. Elaboracin del informe de resultados: Se elabora el informe de resultados del anlisis del entorno, que incluye un anlisis de las fuerzas del entorno prximo y remoto, la evaluacin de oportunidades y amenazas del entorno, el anlisis de las tendencias y las premisas bsicas que le sirven de apoyo.

Este proceso contribuye as a fortalecer al equipo gerencial en la tarea de conceptualizacin de la estrategia organizacional. Bases de informacin para el anlisis del entorno El AE requiere de un conjunto de datos que es preciso recabar de manera organizada y sistemtica. La informacin que fundamenta el AE se refiere a documentacin oficial sobre el marco regulatorio que afecta o que pueda afectar potencialmente el desempeo el sector que se analiza; documentos de anlisis del desarrollo social, poltico, demogrfico, econmico, y sus efectos directos e indirectos en el sector; sobre los cambios tecnolgicos y su impacto en el sector. Tambin se requiere de un anlisis formal del comportamiento del sector productivo de la economa. La construccin de un sistema de informacin como el antes referido apoya las tareas siguientes (Koteen, 1997): El anlisis de fuerzas y tendencias La evaluacin de la complejidad y riesgos del entorno La identificacin de actores e instituciones influyentes La elaboracin de decisiones para construir fortalezas y aprovechar oportunidades

El anlisis del entorno y sus vnculos con otras herramientas de la gerencia social El anlisis del entorno es una herramienta que permite monitorear el contexto para identificar cambios y posicionar la organizacin frente a ellos, de manera a asegurar su desempeo exitoso. Forma parte de la planificacin estratgica y de la construccin de escenarios. Pero adems es una tcnica valiosa en si misma, que permite actualizar continuamente la lectura del contexto para ajustar oportunamente la marcha de los programas y anticiparse a cambios importantes que puedan afectar su desarrollo.

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El AE se complementa con el Anlisis de los Actores (o de los involucrados/interesados), tanto para construir los escenarios como para explorar la viabilidad sociopoltica de un plan estratgico o de programas y proyectos (Licha, 2000). Ejemplo de aplicacin de la tcnica Supongamos que se trata de impulsar un programa de reforma educativa en un pas hipottico llamado Repblica Del Sur, que tiene caractersticas similares a la de cualquier pas del Gran Caribe o Andino. Procederemos a realizar el anlisis del entorno, detectando las fuerzas del contexto, para seleccionar aquellas variables con mayor nivel de complejidad y riesgo; proyectando sobre la base de tal anlisis las tendencias observables segn el comportamiento previsible de las mismas. A continuacin mostramos el desarrollo de estas etapas: 1. Para detectar las fuerzas del contexto, se procede a identificar las variables importantes por cada conjunto de fuerzas del entorno prximo y remoto, tal como se presenta en el siguiente cuadro: Proyecto de Reforma Educativa en la Repblica del Sur (Identificacin de variables con base en el texto de Rondinelli et al, 1990) Factores Econmicos Variables Polticas econmicas nacionales Impacto de la educacin en la economa Impacto de la economa en la educacin Mercado laboral y demanda educativa Tendencias macroeconmicas y polticas educativas Matrcula (comportamiento histrico) Eficiencia administrativa del sistema educativo Dispersin geogrfica de la poblacin estudiantil Condiciones de acceso y caractersticas socioeconmicas de la poblacin Costos de prestacin del servicio Empleo y educacin Estabilidad poltica Grado de compromiso poltico con el proyecto Apoyo administrativo Reformas del sector educativo Estrategias de los grupos de inters (objetivos, presiones y compromisos) Responsabilidades institucionales
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Polticos

Culturales

Conocimiento, habilidades y actitudes del personal Valores culturales predominantes en el entorno y en los funcionarios Distancia del poder en las instituciones (relaciones colegiales vs. jerrquicas entre superiores y subordinados) Actitud frente a la incertidumbre (alta o baja aceptacin de la incertidumbre) Colectivismo vs individualismo (valores determinados por la pertenencia a un grupo y por la identidad social contra identidades basadas en estndares y logros individuales) Culturas basadas en la diferenciacin de roles entre gneros (interdependencia versus dominacin) Polticas educativas sectoriales Autoridades y estrategias de gestin Caractersticas del sistema educativo Capacidad administrativa y de gestin de las agencias educativas Distribucin funcional y de recursos Proveedores Fuentes de financiamiento Aliados y opositores Caractersticas de los beneficiarios (necesidades y recursos) Medios de comunicacin Grupos de desarrollo comunitario Cooperativas y organizaciones juveniles

Institucional/sectorial

2. Para analizar complejidad y riesgo se examinan cuidadosamente las variables identificadas en cada conjunto de fuerzas, mediante un proceso interactivo e iterativo. Los criterios para seleccionar un nmero limitado de las variables ms importantes (claves) se refieren a impacto e incertidumbre (complejidad y estabilidad). Tal seleccin se hace en dinmicas de discusin que permiten responder a dos preguntas bsicas: i) cules variables son las que mayor impacto tienen sobre el programa o la accin institucional y por qu; y ii) cules son las caractersticas del programa en trminos de su alcance y escala, la diversidad de los servicios ofrecidos, los grupos de beneficiarios, las condiciones socio-econmicas y socio-polticas de estabilidad o turbulencia en el entorno, y la actitud hacia el cambio de las autoridades, equipos tcnicos y actores involucrados en el programa. Una vez aplicados estos criterios, se realiza la seleccin de las variables claves correspondientes a cada factor, que enseguida se describen y analizan. Sobre la base de dicho anlisis se proyectan las tendencias de cada subconjunto de variables.

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Veamos un ejemplo. Continuando con el caso de reforma educativa en RDS, al analizar el factor poltico, se escogieron cinco variables clave y se describieron de la siguiente forma:

Factores Polticos

Variables Claves Estabilidad poltica y social

Relaciones militares

cvico-

Nuevas formas de participacin poltica

Organizacin sociedad civil

de

la

Polarizacin social

Descripcin Poca estabilidad en los aos recientes. Incremento de la violencia social. Impaciencia ciudadana ante corrupcin e impunidad. Competencia entre partidos, fuerza de la oposicin. Madurez poltica en el tema militar. Inexistencia de cuestionamientos fuertes a pasadas violaciones de derechos humanos. Pacto explcito de transicin gradual. Necesidad de despartidizacin militar para profundizar la democracia. Juventud apartidista. Aumento de la transparencia informativa y de la conciencia ciudadana. Aumento de la competencia entre partidos polticos. Posibilidad de freno a las reformas sociales en el partido de gobierno. Crecimiento de las OSC. Disminucin del riesgo de ingobernabilidad. Explosiones espordicas sin grandes cuestionamientos del sistema poltico Exacerbacin de la tendencia a la polarizacin social. Extensin de la miseria. Continuidad de los procesos de exclusin social.

Con base en ese anlisis, se perfilaron tres tendencias posibles segn el comportamiento de las variables polticas: 1. Regresin autoritaria (poco probable), 2. Transicin inconclusa (continuacin de la situacin actual), 3. Estado de derecho (fin de la etapa de transicin e igualdad de condiciones para la competencia entre actores polticos). De esta forma podemos observar cmo el anlisis del entorno provee elementos fundamentales para la conceptualizacin de estrategias gerenciales, que impulsen cambios sociales significativos en contextos complejos e inciertos.

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BIBLIOGRAFA Coates et al. 1986. Issues Management: How You Can Plan, Organize and Manage for the Future. Lomond: Mt.Airy. Cook, L. 1986. The State Scanning Network: An issue Identification System for State Policy Managers, en Futures Research Quarterly, 2(1): 65-77. Koteen, Jack.1997. Strategic Management in Public and NonProfit Organizations. Managing Public Concerns in an Era of Limits. Westport/London, Praeger (second edition). Licha, Isabel. 2000. La instrumentos de la gerencia social. Notas de clase. Washington, DC: INDES, Banco Interamericano de Desarrollo. May, Graham H. 1996. The Future is Ours. Foreseeing, Managing and Creating the Future. Westport: Praeger Studies on the 21st Century. Nanus, B. 1982. QUEST: Quick Environment Scanning Technique, en Long Range Planning, 15(2): 39-45. Neufeld, W.P.1985. Environmental Scanning: Its Use in Forecasting Emerging Needs and Issues in Organizations, en Futures Research Quarterly, 1(3): 39-52. Pflaum, A.M., y Delmont, T. 1987. External Scanning: A Tool for P lanners,en Journal of the American Planners Association, 53(1): 58-68. Popcorn, F. 1992. The Popcorn Report: Revolutionary Trend Predictions for Marketing in the 90s. London: Century Business. Renfro, W.L. 1993. Issues Management in Strategic Planning. Westport: Quorum. Rondinelli, Dennis, John Middleton y Adrian Verspoor. 1990. Reformas en la planeacin de la educacin para los paises en desarrollo: el modelo de contingencia. Captulo IV: Evaluacin de la incertidumbre ambiental, la innovacin y los valores Sapp, Richard y Roger Smith. 1984. Strategic Management for Bankers. Oxford: Planning Executives Institute. Slaughter, R.A. 1984. Towards a Critical Futurism: Part 3. An Outline of Critical Futurism, en World Future Society Bulletin, 18(5): 17-21.

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