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ALIANZAS PARA CONTRATR:

CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES

Concepto y características generales

La unión temporal 1 es un acuerdo en virtud del cual dos o más personas presentan conjuntamente una propuesta pa- ra obtener la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente 2 por el cumplimien- to total del compromiso.

Responsabilidad. En los consorcios la responsabilidad por las obligaciones tributarias es solidaria, en tanto que en la unión temporal los participantes solamente responden en el porcentaje y proporción que indique el texto del docu- mento en el cual se plasme el convenio; Si bien la norma prevé la solidaridad para la obligación de hacer, para efec- tos de sanciones el factor determinante es el límite de par- ticipación.

La unión temporal, junto con los denominados consorcios 3 , fueron regulados parcialmente por la Ley 80 de 1993, defi- niendo que al plantearla se establezcan con claridad las si- guientes condiciones:

Concretar el objeto de la unión temporal establecien- do con claridad, por ejemplo, la identificación de la li- citacion a presentar, el nombre de la entidad contra- tante, el alcance y plazo propuestos para el contrato etc.

Denominar la alianza con claridad. Aunque se acos- tumbra designarla con el nombre de las personas 4 que lo conforman, precedido de la expresión "unión tem- poral", tambien es posible asignarle un nombre dife- rente, que dificulte la identificación inmediata de sus miembos. 5

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública 6 (CTCP) identifi- ca así las principales características que son comunes a es- tas alianzas:

Son Agrupaciones de personas, que ejercen una acti- vidad económica similar, conexa o complementaria, que unen esfuerzos con ánimo de colaboración para la gestión de un interés común, como puede ser la participación en contratos, principalmente con el es- tado.

No tienen personería jurídica propia.

Pueden mantener recursos comunes para sufragar los

gastos generados por la alianza. Deben diligenciar el Registro Único Tributario (RUT) y solicitar el NIT correspondiente, tramitando la resolu- ción de autorización de facturación, puesto que son reponsables de obligaciones tributarias,como se indi- ca más adelante.

1 Art. 7 de la Ley 80 de 1993. En lo sucesivo, se usara el acrónimo UT para refe- rirse a la Unión Temporal.Así mismo, al referirse indistintamente a consorcio o union temporal se usa el término alianza

2 Frente a un eventual incumplimiento, todos y cada uno de los miembros del consorcio responden del mismo y deben subsanarlo y/o remediarlo a la breve-

dad posible,

3 Que son muy similares, pero que difieren en ciertos aspectos

4 Cuando se hace referencia a pesonas se debe entender que son jurídicas o na- turales

5 Esta medida s un factor estratègico paradiferenciar al proponente y mejorar

la competitividad. Por ejemplo, si Sánchez y Rodriguez se unen para construir La

vía del Sol, se pueden llamar UT Sanchez y Rodiguez. Pero tambien puede se UT Via del Sol 2011 e incluso UT constructora

6 Mediante el Pronunciamiento 04 de 2002

Al momento de constituir la alianza se debe tener cuidado en:

Analizar las cláusulas del contrato e identificar las res-

ponsabilidades y obligaciones que se adquieren en forma directa, así como las adquiridas por cada uno de los miembros. Determinar si la alianza es responsable del IVA con el

objeto de crear las cuentas correspondientes. Determinar el porcentaje de participación que ten- drán los miembros en los ingresos, costos y gastos.

La designación de un Revisor Fiscal es potestativa dado que la alianza no es,en sentido jurídico, una sociedad comercial; Si se decide nombrarlo, tanto la designacion como las fun- ciones que debe cumplir se deben incluir en el documento de compromiso 7 .

Liquidación

Al expirar el objeto por el cual fue creada la

alianza, se deber proceder a su liquidación 8 , teniendo en cuenta los siguientes pasos:

Elaborar y firmar el acta de liquidación entre los miembros. Solicitar losl paz y salvo por todo concepto nte la DIAN, la caja de compensación familiar, SENA, ICBF Solicitar el paz y salvo por todo concepto por aportes al sistema de seguridad social en salud, pensiones y riesgos profesionales.

Solicitar la cancelación del NIT y del RUT

Consideraciones tributarias

Obligaciones. Tributariamente habando, las alianzas tienen algunas obligaciones particulares, a pesar de no ser perso- nas juridicas:

En primer lugar, tienen la obligación de facturar 9 pu- diendo hacerlo ya sea a nombre propio y en represen- tación de sus miembros, o en forma separada o con- junta cada uno de los participantes. Cuando se trate de operaciones no gravadas,y se facture bajo el NIT de la alianza, es necesario señalar el porcentaje del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros, indicando el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos. Adicionalmente, se debe indicar en las facturas de venta si cada uno de los participantes es o no contribuyente.

En segundo lugar deben

suministrar la información 10

de orden tributario exigida aplicando las especifica- ciones técnicas del medio magnético para la corres- pondiente presentación. Dicha información deberá ser suministrada por quien haya sido escogido para el efecto 11 , y teniendo en cuenta los topes de ingresos brutos establecidos en la normativa 12 . y cualquiera que sea el patrimonio bruto o ingresos brutos de los participantes.

Tributariamente las alianzas son:

7 A falta de estas, el Revisor cumplirá las funciones indicadas en el artículo 207 del Código de Comercio.

8 Conforme lo indica el artículo 112 del decreto 2649 de 1993

9 Artículo 11 del Decreto 3050 de 1997

10 Resolución de la DIAN No.9270 del 23 de octubre de 2001 artículo 1º

11 Conforme a las opciones establecidas en el artículo 11 del Decreto No.3050

de 1997

12 El inciso 1º de la Resolución No.9270 de 2001

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Sujetos de retención en la fuente. La retención que se les practica, cuando facturan, se efectúa a nombre de los participantes; en consecuencia, los ingresos que

Si los miembros prestan servicios a la alianza, diferen- tes a los establecidos en el respectivo contrato, estos deben ser facturados normalmente por el miembro

los participantes reciben a título de anticipo, reintegro de gastos o distribución de utilidades, no son objeto de retención en la fuente. Responsables del impuesto sobre las ventas 13 cuando realicen actividades gravadas en forma directa; razón por la cual deben expedir factura y efectuar los regis- tros contables que se desprendan de las disposiciones tributarias.

respectivo y lógicamente estarán sujetos a la reten- ción en la fuente que les corresponda. No se les pueden trasladar los saldos a favor que se determinen en la operación de la alianza, por concep- to de IVA 20 , ya que desde el punto de vista fiscal en la medida que la alianza sea responsable del impuesto a las ventas,los participantes son terceros con derechos y obligaciones propias, por lo cual no es posible que

Agentes de retención en la fuente, incluidos como ta-

les por el artículo 115 de la ley 488 de 1998 que mo- dificó el artículo 368 del Estatuto Tributario Agentes retenedores del impuesto sobre las ventas 14 lo cual representa varias consecuencias. Entre ellas la obligación de expedir facturas por sus operaciones y recaudar el impuesto sobre las ventas correspondien- te, así como la de declarar por los periodos bimestra- les de tributo. 15 De manera que si la alianza es res- ponsable de IVA y su cliente es agente de retención de este impuesto, se debe aplicar la retención en la fuente de este impuesto en cabeza del responsable.

ellos tomen para sí impuestos descontables que le pertenecen a la alianza

Aspectos Complementarios Para efectos de la contratación, cada uno de los participantes debe estar inscrito en el re- gistro de proponentes de la Cámara de Comercio respecti- va. Los organismos de inspección, vigilancia o control pueden exigir información para satisfacer necesidades especificas en relación con los miembros, que constituyan entidades sujetas a su inspección, vigilancia o control.

Así mismo, en el aspecto tributario, las alianzas no son

Agentes retenedores del impuesto de timbre 16 , sin perjuicio de la responsabilidad que tiene cada partici- pante respecto a las reglas generales de este impues- to. Cada uno responde por el impuesto de timbre que se cause en los actos que intervenga la alianza el con- sorcio o la unión temporal en la medida que corres- pondan a su naturaleza jurídica y a las exigencias lega- les de los agentes de retención, de acuerdo al orden de prelación dispuesto 17

Contribuyentes del impuesto de industria y comercio, puesto que no son personas juridica ni sociedades de hecho y la norma asigna claramente esta responsabi- lidad a “…todas las actividades comerciales, industria- les y de servicios que ejerzan o realicen en las respec- tivas jurisdicciones municipales, directa o indirecta- mente, por personas naturales, jurídicas o por socie- dades de hecho, ya sea que se cumplan en forma permanente u ocasional…” 18 Frente a la condición de Agente retenedor no es posible generalizar. En cada municipio se debe revisar y acoger la legislación exis- tente para tal fin, pusto ue es un impuesto de natura- leza local. Por ejemplo, en Bogotá D.C., la Secretaría de Hacien- da Distrital reconoce que las alianzas no son contribu- yentes del ICA, sin perjuicio de la responsabilidad que tiene cada miembro que sí lo es de manera individual. Y aunque las alianzas no son sujeto pasivo del impues- to de industria y comercio, sí actúan como agentes re- tenedores de dicho impuesto. 19

Referente a los participantes de la alianza,

No deben facturar y cobrar el impuesto sobre las ven- tas por los valores que reciben exclusivamente por su participación en el contrato;

13 Artículo 66 de la ley 488 de 1998 que adiciona al artículo 437 del Estatuto

Tributario

14 concepto DIAN No.2980 de 2002

15 Articulo 437- 2 del Estatuto Tributario

16 Artículo 518 del Estatuto Tribut ario y sus modificaciones,

17 Articulo 27 del decreto 2076 de 1992 y concepto DIAN No.13851 del 17 de

febrero de 2000

18 artículo 32 de la Ley 14 de 1983

19 Acuerdo 065 de 2002, decreto 271 de junio de 2002 y resoluciones 798 y 012

de la Secretaría Hacienda Distrital

Cuando se constituya una alianza, en el cual participa una sociedad extranjera, es necesario tener en cuenta las dispo- siciones del Código de Comercio en relación con actividades permanentes y cuál es la obligación de las sociedades ex- tranjeras para desarrollar dichas actividades 21 .

Consideraciones contables

Uno de los objetivos de la información contable 22 , es cono- cer y demostrar los recursos controlados, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y los resultados obtenidos en el período contable respectivo.

Esta información aporta seguridad para cada uno de los miembros en cuanto al conocimiento patrimonial y el con- trol en la distribución de los ingresos, costos y gastos de las operaciones realizadas.

El llevar libros representa ventajas evidentes, ya que esto permite:

Reportar en forma unificada los costos incurridos, las

deducciones que se deriven de los contratos y los in- gresos obtenidos. Cumplir más fácilmente con las obligaciones tributa-

rias. Otener información oportuna y confiable para la toma

de decisiones. Contar con antecedentes para otras licitaciones.

Si bien es cierto que hoy en día no existe 23 alguna disposi- ción que obligue a estas alianzas a llevar libros de contabili- dad, los miembros individuales deben tener en cuenta la reglamentación aplicable a cada uno. Esto constituye una exigencia mínima, establecida por el Estatuto tributario.

Dado que las alianzas son diferentes a sus integrantes, el CTPC recomienda que las alianzas lleven lleven libros en

20 concepto DIAN No.97606 del 2000

21 Especialmente las contempladas en los artículos 471 y 474 del Código de

Comercio y demás normas que sean aplicable

22 Artículo 3º del numeral 1º del Decreto No.2649 de 1993

23 articulo 18 modificado por el articulo 61 de la ley 223 de 1995. La norma par-

te de la base que los ingresos generados y los costos y gastos causadosn para la realización del respectivo contrato pertenecen exclusivamente a cada uno de los participantes, en las proporciones convenidas entre ellos; en consecuencia, cada uno debe llevar cuentas independientes, en su propia contabilidad, tales que permitan reflejar su participación en los citados ingresos, costos y gastos

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forma independiente de la de sus miembropor razones de funcionalidad, organización y responsabilidad, de tal mane- ra que al discriminar los movimientos de cada participante, tanto estos como la Administración pública puedan cono- cer los resultados de la gestión, los resultados del contrato, la participación individual en los ingresos costos y gastos y en los derechos, obligaciones, activos, pasivos y/o contin- gencias.

Adicionalmente, es conveniente llevar contabilidad especí- fica por las siguientes razones:

Como soporte tributario, para satisfacer obligaciones de orden constitucional 24 , que establecen la posibili- dad de exigir la presentación de libros de contabilidad para efectos tributarios o judiciales

probatorio en los procesos tributarios,

puesto que la prueba contable se considera idóneoa

y eficaz para la comprobación

Como

medio

Si se decide llevar contabilidad particular, se deben regis- trar ante la DIAN los libros oficiales de la alianza. 25 .

En el proceso contable para los con-

sorcios y uniones temporales, de deben tener en cuenta,

Registros Contables

Los costos deben incluir aquellas erogaciones que se

relacionen directamente con el contrato específico y los hechos atribuibles a la actividad del contrato. 27 Di- chos costos deberán ser asignados, con base en los principios de la realidad económica, características y practicas de la actividad, prudencia y asociación. Los ingresos, costos y gastos deben ser reconocidos por el método de porcentaje de terminación 28 , es de- cir que tales conceptos deben ser reconocidos en el estado de resultados de los periodos contables en que se hayan realizado efectivamente; los ingresos adicio- nales recibidos, se deben registrar como un ingreso recibido por anticipado.

No se considera necesario el "cierre" de las cuentas

de resultados de la alianza en cada periodo, en razón a que el objetivo final es tener el control de los ingre- sos, costos y gastos totales del contrato y el porcenta- je de terminación del mismo en cada periodo, para propósitos fiscales. En el evento en que se efectúe el cierre anual, se debe tener un adecuado control de la ejecución total de la obra en cuentas de orden.

Cualquier sobrecosto debe causarse y ser reconocido contablemente en el momento (periodo) en que se conozca.

entre otros, los siguientes aspectos:

Frente a los Ajustes por Inflación se debe tener en cuenta que la alianza dirige su actuación hacia sus integrantes y nó hacia terceros y por consiguiente tal debe ser el enfoque de su contabilidad. Dado que las alianzas son el resultado del acuerdo entre personas que no conforman un ente económico indepen- diente 29 se considera que no es pertinente que realicen los ajustes por inflación. para evitar un doble ajuste 30 , en razón de que los obligados a realizar dichos ajustes son los parti- cipantes. Para efectos de control en las certificaciones el contador de la alianza debe informar a cada miembro su participación en cuanto a los activos y/o pasivos no monetarios y su fe- cha de registro, para que sean los muismos miembros quienes efectúen los ajustes por inflación correspondien- tes.

La contabilidad debe

Reflejar los anticipos y/o giros efectuados a cada uno de los miembros y cada una de ellos debe manejar una cuenta deudora y/o acreedora transitoria para registrar temporalmente las transacciones con la alianza, la cual debe estar adecuadamente conciliada. Constituir las provisiones que garanticen el cumpli- miento de las obligaciones que pueden persistir a la ejecución del contrato (garantías). Clasificar los costos y gastos de la alianza y los partici- pantes como deducibles y no deducibles, al ser distri- buidos y reportados a cada uno de ellos. Registrar en cuentas de orden todos los derechos y obligaciones contingentes y las de control que se con- sideren necesarias. Cada participante debe registrar inicialmente en cuentas de orden su participación to- tal en el contrato y en la medida que se desarrolle el mismo, realizar los registros contables correspondien- tes. Incorporar en la contabilidad de cada participante los derechos y obligaciones a medida que cada uno de ellos los adquiera en relación con el desarrollo del contrato y de acuerdo con su participación.

Subcontratación.

La experiencia ha demostrado que es

común que el contrato no sea desarrollado totalmente por la alianza sino que se realicen subcontrataciones. En estos casos los dineros entregados se deben registrar como un anticipo en la contabilidad de la alianza y se debe aplicar el mismo criterio de método de porcentaje de terminación para la legalización de éstos.

Certificaciones y

Estados Financieros

Mensualmente el

Dado que los contratos de construcción, por su naturaleza son los que más utilizan la figura de las alianzas, se toman como ejemplo para destacar algunos aspectos contables que deben tenerse en cuenta, los cuales sin embargo son validos para otro tipo de contratos así:

Las fechas límite de la actividad contractual (inicia- cion y conclusión), generalmente corresponden a pe- riodos contables diferentes; por ello es fundamental la adecuada asignación de los ingresos, costos y gas- tos del contrato en los periodos contables en que se realicen.

Es recomendable que sea la alianza quien realice las compras de bienes y servicios que den derecho al im- puesto descontable 26 .

24 Artículo 15 CN 25 Concepto DIAN No.42416 del 25 de noviembre de 1999

Contador de la alianza debe expedir una certificación con destino a cada uno de los miembros en la cual se indiquen los ingresos, costos y gastos totales y los que le correspon- den de acuerdo con su porcentaje de participación. Anualmente se deben emitir, por parte del contador y el representante legal de la alianza, los estados financieros debidamente certificados 31 que le son pertinentes tales como el balance general, estado de resultados y el estado

26 En consideración a la responsabilidad del recaudo del IVA y en cuyo caso las

facturas de venta y documentos equivalentes deberían ser expedidos a nombre de la alianza

27 Tales como: costo de mano de obra, costo de materiales, depreciación de

propiedad, planta y equipo, costo de alquiler de planta y equipo, seguros, costo

de diseño y asistencia técnica, etc.

28 Bajo este método el ingreso del contrato es identificado con los costos incu-

rridos para alcanzar el porcentaje de terminación, resultando así el registro de ingresos, costos y gastos que pueden ser atribuidos a la proporción del trabajo terminado en cada periodo;

29 Al tenor del artículo 6 del decreto 2649 de 1993

30 pero con las explicaciones respectivas en las notas a los estados financieros

31 artículo 37 de la Ley 222 de 1995

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de flujos de efectivo. identificando claramente la participa- ción correspondiente de cada uno.

Bibliografía.

Legislacion de Referencia

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Basado en documentos originales de Audiconsystem & Cia Web master: Audiconsystem@yahoo.com GERMAN JARA GUEVARA