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ACTIVIDAD GRUPAL SEMANA 4

JUAN MANUEL HERRERA ROMO

SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD ISO9001:2008 AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD 2011

CONTENIDO INTRODUCCIN .................................................................................................... 3 ACTIVIDAD GRUPAL SEMANA 4 .......................................................................... 4 1.Desarrollo puntos 1 y 2. ................................................................................. 5 2.Desarrollo punto 3. ........................................................................................ 7 3.Desarrollo punto 4. ........................................................................................ 8 4.Desarrollo punto 5. ...................................................................................... 10 5.Desarrollo punto 6. ...................................................................................... 12 BIBLIOGRAFA ................................................................................................14

INTRODUCCIN Este trabajo es realizado para finalizar el curso de Sistemas de Gestin de la calidad ISO9001:2008, en su quinto mdulo Auditoras Internas de Calidad. El trabajo es realizado por un grupo de estudiantes inscritos al curso virtual seleccionados por el tutor. La finalidad de este taller es identificar problemas y dificultades en la realizacin de auditoras internas y plantear alternativas de solucin a los mismos. El trabajo fue realizado por los estudiantes a travs de comunicaciones electrnicas. La metodologa utilizada fue que cada uno de los estudiantes aportaba al trabajo y lo enviaban a los dems compaeros y as finalmente se obtena un escrito final con el aporte de todas las partes

ACTIVIDAD GRUPAL SEMANA 4 Programa: Programa Sistemas de Gestin de la Calidad ISO9001:2008. Mdulo: Auditoras Internas de Calidad. SENA: REGIONAL SANTANDER Puntaje: 125 puntos, equivalentes al 100% de la nota acumulada de la semana 4. Modalidad: Grupal. Objetivo: Identificar problemas y dificultades en la realizacin deauditoras internas y plantear alternativas de solucin a los mismos. Realizar las siguientes actividades: 1. Identificar por lo menos tres (3) problemas o dificultades presentes en el proceso de implementacin de un sistema de gestin de calidad relacionadas con el diseo y desarrollo de un plan de auditoras internas de calidad.(Pueden ser situaciones reales que hayan ocurrido en sus sitios de trabajo o en alguna otra empresa donde hayan laborado, en caso de no tener empresa investigar en empresas de familiares, amigos, etc.). Algunos problemas que comnmente se presentan se relacionan con: cultura empresarial, infraestructura, documentacin, falta de compromiso, recursos, otros. 2. Plantear por lo menos dos (2) alternativas de solucin a cada uno de los tres problemas o dificultades identificados en el numeral 1 (En este apartado se debe describir brevemente cual o cuales podran ser las soluciones o cules fueron las soluciones aplicadas en dicha empresa para la solucin de sus dificultades). 3. Desarrollar el procedimiento de auditoras internas de calidad a implementar como parte del sistema de gestin de la calidad basado en la norma ISO9000,para una empresa donde labore uno de los integrantes del equipo de trabajo.

4. Investigue los cambios de la norma ISO9001:2008 relacionados con las auditoras internas de calidad. Explique brevemente en qu consisten dichos cambios. 5. Describa qu tratamiento se le debe dar a los hallazgos de no conformidades ya las observaciones encontradas en una auditora interna. Argumente el tratamiento a travs de por lo menos un ejemplo.

6. Genere por lo menos tres conclusiones como resultado del desarrollo de esta actividad.

Desarrollo de las actividades: 1. Desarrollo puntos1y 2 Tabla1.Dificultades y soluciones en las Auditoras Internas

No Problema o . dificultad 1. El lder del proceso desconoce los procedimientos, registros e indicadores establecidos en el sistema de gestin dela calidad y durante la auditora debe ser apoyado constantemente por el coordinador de calidad

Posibles causas

Alternativa de solucin 1 1. Se le debe dar un periodo de tiempo al lder del proceso para que se empodere del sistema de gestin del proceso y as asegurar que el sistema se mantendr en el tiempo en el proceso. 2. Cambiar el lder del proceso por uno que tenga las competencias necesarias para mantener el sistema de gestin de la calidad y est preparado para afrontar las auditoras

1. El lder del proceso no se ha empoderado adecuadamente de su proceso y la implementacin del sistema de gestin dela calidad. 2. La implementacin ha sido realizada solo por el coordinador de calidad y no ha hecho participes a los implicados en el proceso. 3. El lder del proceso no est capacitado para afrontar una entrevista de auditora

2.

La informacin del grupo de auditores no es suficiente y desconocen procedimientos y actividades del proceso

1. Falta de una adecuada preparacin de la auditora por parte del grupo auditor. 2. Deficiencia en la documentacin de los procesos. 3. No se entreg toda la documentacin del proceso al equipo

1. Seleccionar auditores con las competencias requeridas. 2. Implementar en la metodologa de la auditora el chequeo delas actividades del plan de auditora para asegurar el correcto desarrollo de ste. 3. Realizar una adecuada

auditor

pre auditora con el personal del proceso para lograr un completo conocimiento de ste. 4. Realizar una inspecci n del proceso antes de disear las listas de chequeo

3.

Desacuerdo entre el lder el proceso auditado y el grupo auditor.

1. El lder del proceso no reconoce la gran cantidad de no conformidad es encontradas ya que estas no dejan bien parado el trabajo que vena realizando en la empresa.

1. Resolver todos los desacuerdos, escuchando el argumento del lder y utilizando los requisitos de la norma como base para explicar cmo se infringe, las consecuencias en el sistema y los beneficios obtenidos al realizar su correccin. 2. Explicar al lder del proceso que la no conformidad se levanta al proceso y no a las personas del proceso y que solo es necesario ejecutar las acciones de mejora para que el proceso cumpla con los requisitos establecido

4.

Se observa poca preparacin de los auditores internos

1. Los auditores son seleccionados con mucha rapidez sin hacer un proceso de seleccin riguroso

1. Implementar mtodos de evaluacin efectivos en la seleccin de los auditores internos. 2. Hacer uso de exmenes orales y escrito para evaluar el conocimiento y las destrezas del auditor. 3. Implementar simulacros de auditoras para evaluar la habilidad del auditor

3.Desarrollo punto 4 Norma ISO 9001:2000 8.2.2 Auditora interna La organizacin debe llevar a cabo a intervalos planificados auditoras internas para determinar si el sistema de gestin de la calidad: a) es conforme con las disposiciones planificadas (vase 7.1), con los requisitos de esta Norma Internacional y con los requisitos del sistema de gestin de la calidad establecidos por la organizacin, y b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. Se debe planificar un programa de auditoras tomando en consideracin el estado y la importancia de los procesos y las reas a auditar, as como los resultados de auditoras previas. Se deben definir los criterios de auditora, el alcance de la misma, su frecuencia y metodologa. La seleccin de los auditores y la realizacin de las auditoras deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditora. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. Deben definirse, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos para la planificacin y la realizacin de auditoras, para informar de los resultados y para

mantener los registros (vase 4.2.4).La direccin responsable del rea que est siendo auditada debe asegurarse de que se toman acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificacin de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificacin (vase 8.5.2). NOTA Vase las Normas ISO 10011-1, ISO 10011-2 e ISO 10011-3 a modo de orientacin. Norma ISO 9001:2008 8.2.2 Auditora interna La organizacin debe llevar a cabo auditoras internas a intervalos planificados para determinar si el sistema de gestin de la calidad: a) es conforme con las disposiciones planificadas (vase 7.1), con los requisitos de esta Norma Internacional y con los requisitos del sistema de gestin de la calidad establecidos por la organizacin, y b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. Se debe planificar un programa de auditoras tomando en consideracin el estado y la importancia de los procesos y las reas a auditar, as como los resultados de auditoras previas. Se deben definir los criterios de auditora, el alcance de la misma, su frecuencia y la metodologa. La seleccin de los auditores y la realizacin de las auditoras deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditora. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. Se debe establecer un procedimiento documentado para definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditoras, establecer los registros e informar de los resultados. Deben mantenerse registros de las auditorias y de sus resultados (vase 4.2.4) La direccin responsable del rea que est siendo auditada debe asegurarse de que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificacin de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificacin (vase 8.5.2). NOTA Vase la Norma ISO 19011 para orientacin. Cambios: 1. Se mejora la redaccin del prrafo 3, especificando que en el procedimiento documentado se deben definir las responsabilidades y los requisitos para las auditoras y se establecer los registros. En la versin 2000 no era claro que esta informacin deba ir en el procedimiento documentado. 2. Se clarifica la obligatoriedad de mantener los registros de las auditoras y sus resultados.

3. Se adiciona que deben de realizarse correcciones para eliminar las no conformidades halladas y se clarifica que las acciones que se deben tomar para eliminar las causas de las no conformidades son correctivas. 4. Se cambia la norma de orientacin. 4.Desarrollo punto 5. Respuesta adecuada ante una no conformidad: La respuesta adecuada de la organizacin ante una no conformidad debe comprender tres partes: Anlisis de la causa. Correccin. Accin correctiva.

En funcin del tipo de producto o situacin de la no conformidad, es posible efectuar en primer lugar una correccin y posteriormente analizar la causa. Sin embargo, las tres partes para resolver una no conformidad son las mismas encada caso. Otra norma de la familia 9000, la ISO 9000:2005 - Fundamentos y vocabulario para los sistemas de Gestin de la Calidad, establece las siguientes definiciones relacionadas a la conformidad del producto o servicio: No conformidad: no cumplimiento a un requisito. Correccin: accin tomada para eliminar una no conformidad detectada. Accin correctiva: accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. Se debe esperar tanto la correccin como la accin correctiva cuando se detecta una no conformidad. La "correccin" es una accin que se adopta para eliminar una no conformidad detectada, por ejemplo, el reemplazo del producto no conforme con un producto conforme o reemplazar un procedimiento obsoleto con la versin vigente, etc. En cambio, la "accin correctiva" no puede ser tomada antes de hacer una determinacin de la causa de la no conformidad. Para desarrollar este anlisis, existen muchos mtodos y herramientas disponibles, desde una simple tormenta de ideas hasta tcnicas ms complejas de resolucin sistemtica de problemas como anlisis de causas raz, diagramas Ishikawa o de espina de pescado, los cinco porqu, etc. La extensin y eficacia de la accin correctiva depende de la identificacin de la verdadera causa raz. En algunos casos esto ayudar a una organizacin a identificar y minimizar no conformidades similares en otras reas. Una manera de establecer un tratamiento de No Conformidades adecuado, consiste en verificar que el mismo contenga los siguientes elementos:

Acciones a tomar claras y concisas. Descripciones de acciones completas y con referencias a documentos si es apropiado. Fecha de terminacin de las acciones correctivas. Evidencia acerca de la realizacin y eficacia de la accin correctiva. Si las no conformidades generan una respuesta adecuada por parte de la organizacin, conforman un proceso de aprendizaje de gran riqueza y utilidad, que puede favorecer la realizacin de importantes mejoras. Ejemplo: No conformidad hallada en la auditora interna realizada para verificar el cumplimiento de los requisitos de la norma No conformidad Los listados maestros no estn disponibles para todo el personal. Correccin Se enva un correo electrnico informndoles a todos los integrantes de la organizacin el lugar donde se encuentran almacenados los listados maestros. Anlisis de Causas

Por qu? Si estn disponibles pero el personal no conoce la ruta de acceso donde pueden consultar los Listados Maestros cuando sea necesario Por qu? No se hizo la adecuada capacitacin que debe acompaar a la distribucin de los documentos. Por qu? El responsable de la capacitacin que debe acompaar la divulgacin del documento desconoca de su responsabilidad. Por qu? Durante la implementacin del sistema de calidad no se capacito adecuadamente a los lderes de los procesos en sus nuevas responsabilidades. Causa Raz

Falt capacitacin a los lderes de los procesos en sus responsabilidades ante la capacitacin del personal en los documentos divulgados. Acciones correctivas

Capacitar a cada uno de los lderes en las responsabilidades que deben asumir ante la implementacin de los requisitos de la norma. Especificar el cumplimiento del procedimiento de control y distribucin de documentos que exige el cumplimiento de la capacitacin del personal en el nuevo documento emitido.

Capacitar el personal en el manejo de los Listados Maestros. Resultado esperado

Que todo el personal de la empresa conozca el manejo delos listados maestros y que conozcan su lugar de almacenamiento. Plazo

1 mes. Responsable

Coordinador de Calidad y lderes de los procesos. Indicador de eficacia En las auditoras internas de la norma 9001 el personal debe conocer los listados maestros y su la forma de recuperarlos para su uso Como conclusin podemos decir que el tratamiento de las no conformidades debera tomarse como un proceso de aprendizaje de los errores cometidos, a fin de no repetirlos. De este modo, y recordando lo dicho por Tucdides hace ms de2400 aos, podra entenderse que la superioridad entre una organizacin y otra, tambin consiste en aprovechar las lecciones de la experiencia. 5. Desarrollo punto 6. Las conclusiones del desarrollo de esta actividad son: 1. Toda auditoria debe planificar un programa tomando en consideracin el estado y la importancia de los procesos y las reas a auditar, as como los resultados de auditoras previas. 2. Es necesario evaluar antes de iniciar una auditoria que el equipo auditor encargado est lo suficientemente capacitado para llevar a cabo esta labor y as cumplir de manera satisfactoria y efectiva con los objetivos planteados de la auditoria. 3. El tratamiento de las no conformidades debera tomarse como un proceso de aprendizaje de los errores cometidos, a fin de no repetirlos. Podra entenderse que la superioridad entre una organizacin y otra, tambin consiste en aprovechar las lecciones de la experiencia. 4. El trabajo en equipo es fundamental para un excelente proceso de auditora

BIBLIOGRAFA NORMA TCNICA NTC-ISO COLOMBIANA 9001. Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos. ICONTEC. 2000. 28 p. NORMA TCNICA NTC-ISO COLOMBIANA 9001. Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos. ICONTEC. 2008. 35 p