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Son los que respaldan las diferentes transacciones de una empresa y a la vez sirven de soporte contable. Se elaboran en original y en tantas copias como lo exijan las necesidades de la empresa.
Clases de documentos:
-Negociables:
Son los que sirven de informacin sobre las condiciones de una transaccin comercial por seguridad y comodidad. Con ellos se paga o se respalda una deuda.
Entre estos tenemos el cheque, la letra de cambio, el pagar, la libranza, factura cambiaria, certificado de depsito o CDT.
-No negociables:
Brindan los datos necesarios para el registro contable y no tiene carcter negociable y son: comprobante de ingreso, comprobante de contabilidad, nota dbito, nota a crdito, consignacin bancaria, entre otras.
-Informativos:
Son aquellos cuya funcin es administrativa y sirven para informar sobre las condiciones de una transaccin comercial y son: la cotizacin, pedido, remisin, krdex.
Definiciones:
Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. Se contablizan con dbito a la cuenta caja, y el crditonde acuerdo con su contenido o concepto del pago recibo.
-Recibo de consignacin bancaria: Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas habientes, para que lo diligencien al consignar. Hay dos tipos de formularios: una para consignar efectivo y cheque de bancos locales, y otra para consignar remesas o cheques de otras plazas.
-Factura de venta:
Es el documento que expide quien vende bienes o presta servicios. Es el soporte esencial para la contabilidad del empresario; lo deben expedir los comerciantes, los profesionales, liberales y quienes esten obligados.
COMPROBANTE DE DEPSITO Y RETIRO DE CUENTA DE AHORROS: Las entidades financieras suministran a sus clientes cuentas de ahorro ademas de la terjeta dbito, para que sean diligenciadas al depositor o retirar dinero den su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una: depsito en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo.
-COMPROBANTE DE VENTA O TARJETA CRDITO: Es un medio de pago que utiliza el tarjetahabiente en los establecimientos afiliados al sistema. Se adquiere mediante un contrato de apertura y utilizacin de tarjeta de crdito, suscrito entreb una entidad financiera y una persona natural o jurdica.
-EL CHEQUE:
Es un titulo valor por medio del cuel una persona llamada "girador" ordena a un banco llamado "girado", que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".
-LETRA DE CAMBIO: Es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado" para que pague a la orden o al portador cierta suma de dinero en una fecha determinada.
-PAGARE: Es una promesa incondicional de pagar cieta cantidad de dinero en una fecha determinada; se utiliza para respaldar los prstamos bancarios.
-NOTA DBITO: Es un comprobante que emite las empresas para cargar a la cuenta de los clientes, valores como intereses por financiacin, sobregiros, el GMF, venta de chequeras, y otros cobros.
-RECIBO DE CAJA MENOR Y REMBOLSO DE CAJA MENOR: Es un soporte de gastos pagados en efectivo. Para ello se establece un fondo denominado caja menor.
-NOTA DE CONTABILIDAD: Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable especfico, como es el caso de los asientos de correccin.
-COMPROBANTE DE CONTABILIDAD: Es un documento que debe elaborarse presviamente al registro de cualquier operacin y en el cual se indicar el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin.
-COTIZACIN: Es una transacin comercial, ste documento es expedido por el vendedor a solicitud del cliente y su objetivo fundamental es facilitar informacin al cliente para la toma de decisiones acerca de la mejor opcin.
REMISIN: Cuando el vendedor recibe el pedido procede al despacho de la mercanca o a prestar el servicio solicitado. Su objetivo es permitir al comprador la confrontacin de la mercancia recibida cvon la solicitud en su pedido.
-PEDIDO: Contiene informacin sobre el objeto que se desea comprar y las condiciones de negociacin.
-KRDEX: Es una tarjeta donde se lleva el control de existencia, sirve cuando el almacenista procede a darle salida a la mercanca.
-LIBRANZA: Es un documento comercial utilizado por cooperativas o empresas en las cuales labora el beneficiario de un prstamo.