Antecedentes El avance tecnolgico constante de Microsoft Excel a travs de sus varias versiones, ha dado como resultado que se pueda

desarrollar un Software contable con fines educativos, es decir que al igual que otros sistemas contables computarizados, se puede obtener los principales libros y reportes de la Contabilidad, esto a pesar del excepticismo de ciertos profesionales que consideran que Excel fue creado con otros propsitos. La editorial Libros en Red, en cooperacin con el autor del presente curso, lanzaron al mercado en el ao 2003, el libro Excel y Contabilidad cuyo objetivo es disear un software de Contabilidad bajo Excel adaptndolo a las necesidades del usuario, vamos a utilizar algunas imgenes de este trabajo para entender como funciona el sistema.[1] Introduccin al Software Contable Como hemos observado en captulos anteriores, Excel contiene 3 hojas de forma standard, pero pueden incluirse ms, dependiendo del trabajo a realizar, en este caso nuestro sistema contiene 5 hojas, para los siguientes propsitos: Hoja 1 DIARIO, para registrar las transacciones en Diario General Hoja 2 MAYOR, para revisar el libro mayor de cualquier cuenta Hoja 3 BALANCE, para disponer de un Balance de Comprobacin Hoja 4 GENERAL, para obtener el Balance General Hoja 5 RESULTADOS, para el Estado de Resultados o Prdidas y Ganancias Para ingresar a este software y por motivos de seguridad, es importante dotar al sistema de una clave de seguridad, la cual puede ser incluida cuando se construye el programa. Diario General En esta hoja se puede registrar con asientos de diario cualquier transaccin de la entidad para la cual se realiza la Contabilidad, contiene en la parte superior izquierda un Plan de Cuentas, el cual se muestra en un cuadro de lista entre el rango A1:D6 que lo veremos con ms detenimiento en el prximo captulo, este recuadro es bsicamente de consulta para ver las

cuentas que podemos utilizar en nuestra Contabilidad, dispone de una barra de desplazamiento que permite consultar desde la primera hasta la ltima cuenta. En la celda E2, podemos observar que se muestra la fecha, ms abajo en la celda A7 debemos poner el nombre de la entidad, para este caso en particular la empresa se llamar MODELO S.A., en el resto del documento, el libro diario aparece con las columnas necesarias para registrar la informacin de las transacciones con son: fecha, comprobante, cdigos que al momento de digitarlos aparece en forma automtica el nombre de la cuenta, descripcin para colocar las referencias para cada cuenta que interviene en el asiento, dbito y crdito. Es necesario indicar que en el rango E3:E4, aparece un botn con el nombre de Nuevo Diario que sirve para dejar en blanco todo el contenido del libro diario, este botn contiene una macro que se debe usar con cuidado, nicamente cuando ya se ha terminado un perodo contable y se va a iniciar un nuevo diario general. Para que este botn se pueda activar, primero, hay que considerar la advertencia de seguridad que se encuentra sobre la barra de frmulas, haciendo clic en Opciones, escogiendo luego Habilitar este contenido y por ltimo dando un clic en Aceptar como lo vemos en las siguientes imgenes:

En la celda F8, aparece en forma automtica un mensaje de advertencia, como medida de prevencin para que los asientos registrados siempre se mantengan cuadrados, es decir los valores de los dbitos deben ser iguales a los valores de los crditos en cada asiento contable. Se debe dejar una fila en blanco para diferenciar entre un asiento y otro; cada asiento debe tener su propio nmero de comprobante ya sea de ingreso(CI #), egreso(CE #) o diario(AD #). Una vez registradas todas las transacciones en la hoja de DIARIO, se puede imprimir todas las pginas que se hayan utilizado en el perodo contable, cabe anotar que en ocasiones no se utilizan todas las pginas del Diario, en ese caso solo se imprimir las pginas utilizadas. Macro Es una secuencia de acciones previamente definidas y grabadas, que pueden accionarse con un botn o la tecla ctrl.+ una letra. Estas grabaciones se realizan con el objeto de resumir en una sola tecla, varias acciones de carcter repetitivo. Libro Mayor

Esta hoja sirve para reflejar los dbitos y crditos de cada cuenta, contiene los siguientes elementos: un cuadro de lista, donde se puede consultar directamente el saldo en cualquier momento del perodo contable, haciendo clic en la cuenta que se desee y que se refleja en las celdas E5 o F5, dependiendo si el saldo es deudor o acreedor. Consta tambin de una celda para la fecha en la celda E2. Para seleccionar y ver el mayor de una determinada cuenta, se debe acceder a travs del filtro que se encuentra ubicado en la celda D12 y seleccionar un solo cdigo.

En el caso del ejemplo que vamos a ilustrar, primero consultamos la cuenta 1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA C.C. 434542 y vamos a observar que obtenemos en la celda E5 un saldo de $ 1.530, luego en el filtro de la celda D12 escogemos el cdigo 1.1.1.21, que corresponde a la misma cuenta, finalmente oprimimos el botn Presentar Mayor y vamos a observar lo siguiente:

Como vemos el saldo del Mayor coincide con el valor que previamente consultamos en la celda E5, esta consulta aparece a manera de Vista preliminar, si deseamos podemos imprimirla, haciendo clic en imprimir y escogiendo desde la pgina 1 hasta la pgina 1, en razn de que no son muchos movimientos y no es necesario imprimir todas las pginas, pues sera algo innecesario. Balance de Comprobacin Esta tercera hoja del software permite entre otras cosas, verificar que tanto las sumas como los saldos se encuentren cuadrados, tambin nos permiten hacer una clasificacin de los grupos y subgrupos de cuentas para obtener la informacin necesaria para estructurar el Balance General y el Estado de Resultados.

Balance General Es la cuarta hoja donde se recoge la informacin exclusivamente de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, esta informacin la recupera el sistema de la hoja BALANCE, una vez verificados las cuentas y valores, se lo puede imprimir para un mejor anlisis o para guardarlo en el archivo correspondiente.

Estado de Resultados Tambin conocido como Estado de Prdidas y Ganancias, esta quinta hoja sirve para determinar la utilidad o prdida obtenida durante el perodo o ejercicio contable, en base a la informacin de las cuentas de gastos e ingresos que se obtiene de la hoja BALANCE, la utilidad o prdida obtenida es trasladada de forma automtica al patrimonio del Balance General. Una vez ejecutado el cierre de un ejercicio contable, es decir cerrando las cuentas de resultados, se le puede dar continuidad a la Contabilidad con los saldos del Balance General, que se lo registra como el primer asiento del siguiente ejercicio.

Es necesario indicar que todo este software contable est diseado con frmulas, cdigos y ms facilidades que brinda Microsoft Excel, el usuario no tiene que ser un programador para desarrollar este sistema, solo debe tener algo de experiencia en el manejo de Excel y desde luego saber las bases de la Contabilidad. Cuando ya est listo el software, el usuario solamente debe realizar los asientos con un buen criterio contable, todo lo dems puede hacerlo el sistema como cualquier otro software contable como comprender el lector del presente curso, no podemos ahondar ms en el tema, pero si anotar que el libro Excel y Contabilidad est al alcance de cualquier persona interesada en este software y se lo puede ver en el portal de Libros en red. El libro indica paso a paso como se debe proceder para concluir con xito el sistema Plan de Cuentas Para una adecuada organizacin de las cuentas contables, es necesario disponer de un plan, que es una lista de todas las cuentas que se manejan dentro de una Contabilidad. Es el listado de cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos contables, lo que depender de la naturaleza de

las actividades econmicas que realice, ejemplo: No es lo mismo la Contabilidad de un hospital que la de un supermercado. Requisitos del Plan de Cuentas Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa.Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolucin de la empresa.Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificacin numrico de las cuentas, de manera que sea fcil su identificacin por grupos.[1] Estructura, clasificacin y codificacin Ejemplo: 1. 1.1. 1.1.1. 1.1.1.01 ACTIVO ACTIVO CORRIENTE CAJA CAJA GENERAL GRUPO SUBGRUPO CUENTA SUBCUENTA

Como podemos observar en el ejemplo anterior, la estructura del plan de cuentas est dada en base a un grupo principal que puede ser: Activo,Pasivo,Patrimonio,Ingresos,Gastos. A cada grupo hemos asignado un nmero, que en Contabilidad se lo denomina cdigo. Existen planes de cuentas donde se hace constar Cuentas de Orden con el nmero 6 u otro nmero para diferenciarlo del resto de cuentas ya que estos rubros tienen otro tipo de tratamiento. Dependiendo de cada grupo, se deben considerar tambin subgrupos, por ejemplo para considerar las cuentas de Pasivo, el primer subgrupo debe ser Pasivo Corriente, mostrando la siguiente estructura: 2. 2.1. PASIVO PASIVO CORRIENTE GRUPO SUBGRUPO

A su vez dentro de cada subgrupo se tiene que considerar varias cuentas, por ejemplo: 2.1.1. CUENTAS POR PAGAR CUENTA

2.1.2.

DOCUMENTOS POR PAGAR CUENTA

Y dentro de cada cuentas, las respectivas subcuentas, por ejemplo: 2.1.1.01 2.1.1.02 CxP Luis Santacruz CxP Gonzalo Pea SUBCUENTA SUBCUENTA

Como podemos observar, dentro de cada subcuenta hemos asignado dos dgitos para su identificacin, esto da la posibilidad de que el nmero de subcuentas se pueda ampliar hasta 99. Para el caso concreto de nuestro sistema de Contabilidad, cada cdigo de grupo, subgrupo o cuenta termina en punto y solamente las subcuentas no terminan en punto, esto se debe a que para los asientos de diario utilizamos nicamente subcuentas, en el caso de que en algn asiento utilicemos un cdigo de grupo, subgrupo o cuenta, el sistema no lo va a aceptar y va a emitir el siguiente mensaje: #N/A A continuacin un ejemplo del Plan de Cuentas que se muestra en nuestro software contable: