CURSO MICROSOFT PROJECT Leccin 1: Introduccin a Microsoft Project

Reciban una cordial Bienvenida a este curso el cual est orientado a ensear el uso de la Herramienta Project de la compaa Microsoft. Esta herramienta es poco conocida en comparacin a otras como Word, Excel, Powerpoint, etc, esto se debe a que su uso esta orientado a las personas encargadas de realizar un proyecto. Es importante mencionar que aunque este curso no enseara a hacer proyectos, se mencionaran conceptos y se explicaran caracteristicas o partes fundamentales de un proyecto, el curso esta orientado a ensear a utilizar la herramienta Project para hacer un proyecto. Todos realizamos proyectos en nuestras vida, pintar la casa, arreglar el jardin, son ejemplos de proyectos, pero en esencia un proyecto es un conjunto de tareas que cumplen un objetivo comn y que tiene principio y fin. Se escucha fcil verdad por ejemplo pintar la casa requiere tareas como comprar la pintura, limpiar paredes, pintar etc; requiere recursos, como contratar un pintor o en ocaciones los hijos, requiere costos como el valor de las cubetas de pintura, el solvente, las brochas, etc. ahora imaginemos que el proyecto es pintar un Centro Comercial de tres pisos y 150 locales y debe ser terminado en tres meses para que los locales esten listos para la temporada navidea, esto requiere una excelente combinacin de Planificacin, Manejo de Recursos, Costos y un seguimiento del proyecto. Entrando en materia a continuacin conoceremos las diferentes versiones de Project Project Standard 2003, esta orientado a trabajar en un entorno monousuario. Con Project Standard, podemos planear, administrar y comunicar informacin de los proyectos. Project Professional 2003, es una versin que posee todas las caractersticas de la versin estandar y adems puede ser utilizado con Project Server provee ms funcionalidad de planeacin y comunicacin. Project Server 2003, esta orientado a trabajar en una intranet, permite colaboracin, reportes de Project Web Access, esta orientado a trabajar desde internet explorer. Juntos Project Professional 2003, Project Server 2003 y Project Web Access forman la solucin de Microsoft para la Administracin de proyectos empresariales conocida por sus siglas en ingles EPM, Enterprise Project Management.En este curso utilizaremos la versin Project Professional 2003

En la primera parte del curso se aprender el entorno de trabajo y las herramientas, a continuacin se ensea a trabajar con tareas, a manejar recursos, establecer costos y finalmente se explican las opciones que se tienen para darle seguimiento al proyecto

Leccin 2: El entorno del trabajo

Luego de instalar Microsoft Project, abrimos la ventana principal, dando click en el men Inicio de Windows, luego click en Programas, posicionamos el cursor en Microsoft Office y finalmente click en Microsoft Project. La seleccin se vera de la siguiente manera:

Al abrir Microsoft Project aparecer un documento nuevo en la vista del Diagrama de Gantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco. Haga click en el boton cerrar de la ventana de ayuda , la ventana de Project se vera as:

La Escala Temporal se encuentra disponible en algunas vistas en la parte superior que consta de dos componentes: una escala temporal principal en la parte superior y una secundaria debajo de sta. Las escalas principal y secundaria se pueden ajustar de forma independiente, lo cual permite ver el proyecto con el nivel de detalle deseado.

La Tabla de Tareas muestra informacin acerca de las tareas del proyecto, por ejemplo, cundo comienzan y finalizan, su longitud y los recursos asignados a ellas. Cada columna corresponde con una caracterstica de la tarea, cada fila representa una tarea. La interseccin de una fila con una columna se reconoce como Campo.

El rea del grfico de Gantt muestra grficamente cada una de las tareas. La posicin de la barra en la lnea de tiempo, as como su longitud, indica cundo comienza y finaliza esa tarea. Adems, la posicin de una barra de tarea en relacin a otra indica si las tareas se suceden o se superponen.

La barra de herramientas, las opciones del men, las vistas de Project y la gua de proyectos las estudiaremos a continuacin.

Leccin 3: Mens de Project

Los mens en Project 2003 se encuentran al tope de la pantalla:

Cuando damos click en alguna opcin del men, se ve una pequea seleccin de comandos que podemos realizar que son los ms usados, adems al final se encuentran unas flechas hacia abajo que ver todas las opciones del men:

La descripcin de cada men se muestra en el siguiente cuadro:

MEN

DESCRIPCIN Abre y cierra archivos nuevos o existentes; Guarda e imprime archivos; ajusta las propiedades de la pgina y las propiedades de los documentos; tambin puede enviar archivos por correo electrnico. Adems puede buscar archivos de acuerdo a diferentes opciones Puede Cortar, Copiar y Pegar texto u objetos. Manipula datos con los comandos Rellenar y Borrar; relaciona datos con Vincular y Dividir tareas; y localiza informacin con Buscar, Reemplazar e Ir a. Selecciona diversos tipos de vista para el rea de trabajo. Accede a formatos de reportes estndar. Se puede elegir que barras de herramientas queremos seleccionar. Se encuentra el comando de Zoom para disminuir o aumentar el tamao de la ventana, y podemos insertar Encabezado y Pie de Pgina. Inserta nuevas tareas, otro proyecto, Tareas repetitivas, o Inserta columnas en el rea de

Archivo

Edicin

Ver

Insertar

tareas. Inserta tambin Dibujos, tablas de Excel, documentos de Word y Vinculos hacia sitios Web. Ajusta la Estilo del texto, Estilo de barras. Muestra la Escala Temporal, podemos cambiar el tipo de Cuadrcula del diagrama. Podemos modificar el formato del Dibujo.

Formato

Verifica la Ortografa, o permite Opciones de Autocorreccin. Crea Vnculos entre proyectos, Importa tareeas de Outlook. Tambin puede cambiar el calendario laboral. Se pueden Herramientas Asignar, Compartir y Redistribuir recursos. Podemos dar Seguimiento a las tareas o proyectos que estamos realizando. Graba Macros. Personaliza el rea de trabajo con Opciones y Personalizar. Muestra las tareas, proyectos o notas, y utiliza comandos para Ordenar, Filtrar y Agrupar la tareas para ver detalles especficos. Tambin se puede controlar la Informacin de los proyectos.

Proyectos

Colaborar

Publica informacin hacia Project Server, solicita o actualiza el progreso de la informacin del proyecto. Podemos accesar al Centro de Proyectos o al Centro de Recursos. Analiza y Modifica un portafolio. Se pueden ver los Riesgos, Problemas o Documentos dentro del Project Server.

Las opciones de Ventana y Ayuda Windows.

contiene comandos para manejar las ventanas de la pantalla y para acceder a la Ayuda de

Leccin 4: Barra de Herramientas

La barra de herramientas muestra los botones que permiten utilizar las diferentes opciones de Microsoft Project, de una manera ms accesible. Por defecto se muestran la Barra de Formato y la Barra Estndar.

La Barra de Formato
Esta barra permite aplicar formatos especficos a los diferentes elementos de las vistas de Microsoft Project.

Botn

Descripcin
Anula la sangra aplicada a una tarea para situarla en un nivel superior del esquema

Aplica una sangra a una tarea para situarla en un nivel inferior del esquema Muestra las subtareas de la tarea resumen seleccionada Oculta las subtareas de la tarea resumen seleccionada Muestra todas las subtareas o por nivel. Determina el tipo y tamao de la fuente. Pone en negrita, cursiva o subrayado el texto seleccionado. Determina si el texto est alineado a la izquierda, al centro o a la derecha, respectivamente. Aplica el filtro especificado por el usuario Activa o desactiva el autofiltro Activa el asistente de Diagramas de Gantt

La Barra Estndar
La barra de herramientas Estndar permite iniciar las tareas ms comunes tales como crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo.

Botn

Nombre
Abre un archivo nuevo de Project Abre un archivo existente Guarda un archivo Busca un archivo Imprime un archivo seleccionado Muestra la vista preliminar de la impresin. Corrige la ortografa Cortar, copiar o pegar un texto seleccionado en el portapapeles. Copiar formato Deshacer la ltima accin. Insertar un hipervnculo Vincula o Desvincula tareas. Divide el tiempo de una tarea en dos segmentos Muestra el cuadro de dilogo

Informacin de la Tarea Muestra la ficha Notas del cuadro de dilogo Informacin de la Tarea Abre el cuadro de dilogo Asignar Recursos Publica la informacin del proyecto, con Project Server Agrupa las tareas segn diversos criterios Aleja o acerca la vista Muestra la tarea seleccionada Copia una imagen hacia el proyecto Muestra la ayuda de Office

Para personalizar la barra de herramientas y ver todas las que estn disponibles, haga click en el men Ver, seleccione Barras de Herramientas y selecciones la barra que desea ver, o click en Personalizar.