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DEPARTAMENTO DEL META MUNICIPIO DE SAN JUAN DE ARAMA NIT 800098205-6

RESOLUCIN ADMINISTRATIVA No. 192 (Agosto 25 de 2.008) POR MEDIO DEL CUAL SE ORDENA HACER LA CONSTRUCCIN DEL ARCHIVO LABORAL EL SUSCRITO ALCALDE MUNICIPAL DE SAN JUAN DE ARAMA -META EN USO DE SUS ATRIBUCIONES LEGALES, ESPECIALMENTE LAS CONFERIDAS POR LA LEY 136 DE 1994 Y CONSIDERANDO

A- Que el seor CLODOVEO MARTNEZ PINZON, identificado con tarjeta de identidad postal N 16289 expedida en Granada Meta y en ejercicio de su derecho de peticin solicita que la administracin Municipal le expida los certificados del tiempo laborado comprendido en las siguientes fechas: 16 de Agosto de 1970 como oficial mayor hasta el 16 de septiembre de 1970. 17 de Septiembre de 1970 como secretario alcalda M. hasta 02 de Noviembre de 1970. 6 de Noviembre de 1970 como secretario personera M. hasta el 31 de Marzo de 1971. 01 de Abril de 1971 como secretario M. hasta el 30 de Noviembre de 1972. 01 de Enero de 1993 como secretario M. hasta el 09 de Febrero de 1973. 12 de Febrero de 1973 como auxiliar de tesorera hasta el 31 de Agosto de 1974. 26 de Noviembre de 1979 como secretario M. hasta el 12 de Mayo de 1980. B- Que ordenada su bsqueda no se encontr soporte alguno, dado que en los archivos de esta municipalidad solo reposan documentos desde el ao 1983.

C- Que con el fin de garantizar el derecho a acceder a la pensin de jubilacin, realizamos las consultas pertinentes a las dependencias del archivo general de la Nacin, el cual nos absorbi las dudas a cerca del procedimiento a surtir, remitindonos a la sentencia T-256/07 que nos permitimos transcribir en sus apartes ms destacados.

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La necesidad de reconstruir un expediente cuando ha sido extraviado o destruido

Es parte esencial de todo proceso o actuacin administrativa la existencia de un expediente con base en el cual se pueda determinar lo necesario para proferir una decisin de fondo. Es posible que por circunstancias mltiples el expediente o parte del mismo llegue a extraviarse. Frente a tal inconveniente, la legislacin ha establecido el proceso de reconstruccin de expediente, normado, en trminos generales, en el Cdigo de Procedimiento Civil, artculo 133.
"Trmite para la reconstruccin. En caso de prdida total o parcial de un expediente, se proceder as: 1. El apoderado de la parte interesada formular su solicitud de reconstruccin y expresar bajo juramento, que se entiende prestado por la presentacin del escrito, el estado en que se encontraba el proceso y la actuacin surtida en l. 2. El secretario informar al juez quines eran las partes y los apoderados, el estado en que se hallaba el proceso en el momento de su prdida y las diligencias realizadas para obtener su recuperacin. 3. Se citar a los apoderados para audiencia, con el objeto de que se compruebe tanto la actuacin surtida como el estado en que se hallaba el proceso al tiempo de su prdida, y para resolver sobre su reconstruccin. El auto de citacin se notificar por estado, y adems, personalmente o en subsidio, por aviso que se entregar a cualquiera persona que se encuentre en el lugar denunciado por el apoderado para recibir notificaciones personales, y si esto no fuere posible se fijar en la puerta de acceso de dicho lugar. 4. El juez podr decretar, de oficio o a peticin de parte, toda clase de pruebas y exigir declaracin jurada de los apoderados, de las partes, o de unos y otras. 5. Si ninguno de los apoderados ni las partes concurre a la audiencia y se trata de prdida total del expediente, el juez, cancelar las medidas cautelares, que se hubiere tomado y declarar extinguido el proceso, quedando a salvo el derecho que tenga el demandante de promoverlo de nuevo. Carrera 9 No. 11 25 barrio el centro
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6. Si slo concurriere a la audiencia una de las partes o su apoderado, se declarar reconstruido el proceso con base en su exposicin jurada y las dems pruebas que se aduzcan en aquella. 7. Del mismo modo se proceder cuando la prdida parcial del expediente impida continuar el trmite del proceso; de lo contrario, y no siendo posible la reconstruccin, el proceso se adelantar prescindencia de lo perdido o destruido. 8. El auto que resuelva sobre la reconstruccin, es apelable en el efecto suspensivo. 9. reconstruido el proceso, continuar el trmite que le corresponda.

Si bien este artculo se refiere a la reconstruccin de expedientes dentro de un proceso judicial, la Corte Constitucional lo ha tenido en cuenta en eventos en donde ha sido necesaria la reconstruccin de expedientes ante autoridades administrativas. En sentencia T-600 de 1995, MP. Alejandro Martnez Caballero, la Corte conoci de una accin de tutela interpuesta contra una resolucin de la alcalda accionada que revocaba el amparo policivo de la posesin de un bien inmueble del accionante. En esta tutela se presentaba un problema prctico que era la prdida del expediente que contena el amparo policivo. Lo cual impeda definiciones precisas tanto en el amparo posesorio como en el asunto que motivaba la solicitud de tutela. En consecuencia, se consider necesario que en el menor tiempo posible se llevara a cabo la reconstruccin del expediente. Dijo la Corte:
La reconstruccin de expediente est reglamentada por el artculo 133 del Cdigo de Procedimiento Civil; aunque all no se fijan trminos, es obvio que la reconstruccin debe hacerse a la mayor brevedad. (...) En este caso especial, el Inspector de Polica de la Comuna N 25 de Cartagena debe preocuparse por el trmite pronto y preferencial de la reconstruccin. Es ms el interesado puede formular las quejas y denuncias que estime pertinentes en caso de demora; (...) no slo es un derecho que tiene sino una forma de averiguar por qu y en dnde se extravo el expediente.

Del mismo modo, la Corte en sentencia T-948 de 2003, MP. Marco Gerardo Monroy Cabra, orden la reconstruccin de un expediente que se encontraba extraviado, dentro de un procedimiento aduanero adelantado por la DIAN. En aquella oportunidad se consider que es posible proteger el debido proceso a travs de tutela mediante la orden de gil reconstruccin del expediente del asunto en discusin, y si bien no le era dable al juez de tutela determinar en qu Carrera 9 No. 11 25 barrio el centro
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sentido se debe responder las peticiones que hasta el momento han sido elevadas, para que pudiera darse un proceso efectivo deba existir un expediente con base en el cual se tomen las decisiones de fondo y de ese modo garantizar la efectiva proteccin del debido proceso, en el mbito de la prontitud, que debe caracterizar a los procedimientos de ndole administrativa. Finalmente, esta Corporacin recientemente en sentencia T-048 de 2007, MP. Clara Ins Vargas Hernndez, estudi un caso en el que el accionante, estando privado de su libertad, mediante derecho de peticin dirigido a la Direccin del Centro Carcelario de Bolvar, solicit le fuera reconocido el tiempo de estudio y trabajo que prest en ese centro carcelario, con el objetivo de redimir su pena. En respuesta a su peticin, el ente demandado le inform que en las tomas guerrilleras llevadas a cabo en ese municipio, incursionaron al centro de reclusin y fueron incineradas todas las oficinas, incluyendo la oficina jurdica sitio en donde reposaba la informacin del personal interno. La Sala Novena de Revisin en ese caso estim que se encontraba vulnerado el derecho fundamental de peticin y debido proceso del demandante interno y en consecuencia orden al Establecimiento Carcelario y Penitenciario de Bolvar (Cauca), que iniciar la reconstruccin del expediente donde reposaba la informacin del accionante y como resultado procediera a certificar el tiempo de trabajo prestado por el accionante al interior del centro carcelario. A la citada conclusin se lleg por considerar que la respuesta dada por el ente demandado era insuficiente, no resolva de fondo y no satisfaca la solicitud del accionante, porque pese a que existe prueba de las tomas guerrilleras en la Crcel de Bolvar (Cauca) durante el ao 2001, y que como consecuencia de ellas fueron destruidos los archivos y expedientes de la oficina jurdica2, las autoridades carcelarias tenan el deber de reconstruir esos expedientes dado que en ellos reposaba informacin importante y detallada sobre la situacin de cada uno de los internos del establecimiento carcelario. () las autoridades debieron reconstruir los expedientes que resultaron afectados por esta situacin. No hacerlo, constituye una grave violacin a los derechos de los reclusos por cuanto la informacin que en ellos se consignaba era de tipo personal de los internos, as como el control de trabajo y estudio como parte de los beneficios del tratamiento penitenciario. De modo que, por el hecho de haber sido destruidos los expedientes no se puede predicar que ni los estudios y trabajos realizados por los internos de esa crcel con ocasin de obtener los beneficios administrativos, nunca fueron llevados a cabo, ni se exime a la autoridad carcelaria de la responsabilidad de certificar esa informacin.

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Por consiguiente, y segn el artculo 29 constitucional que consagra que el debido proceso se aplicar a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas y que toda persona tiene derecho a un proceso sin dilaciones injustificadas, la reconstruccin de un expediente debe hacerse de manera gil, pues de no ser as puede llegar a vulnerarse el debido proceso. Si bien la prdida de un expediente justifica cierta dilacin en el proceso o en la actuacin administrativa, a sta no se debe aadir el retardo en su reconstruccin. El deber de adelantar un proceso sin dilaciones injustificadas se complementa en lo relativo a actuaciones de funcionarios de la administracin con uno de los principios que deben guiar la funcin administrativa, cual es la celeridad (art. 209 C.P., reiterado por el artculo 3 C.C.A.).
D- Que en virtud de la respuesta dada por las dependencias del archivo general de la nacin, esta administracin ordenara que se surta el trmite correspondiente con el fin de reconstruir el archivo correspondiente. En merito de lo expuesto RESUELVE Articulo Primero: Ordnese a la dependencia de Secretaria General adelantar el proceso de reconstruccin archivistica del expediente laboral del Seor CLODOVEO MARTNEZ PINZON, identificada con tarjeta de identidad postal N 16289 expedida en Granada Meta de el tiempo relacionado en la parte considerativa de esta resolucin. Articulo Segundo: Surtido el tramite de reconstruccin lbrense los certificados correspondientes con el fin de acceder a la pensin de vejez.

NOTIFQUESE Y CMPLASE Dada en el despacho del Alcalde Municipal a los veinticinco (25) das del mes de agosto de 2008.

DIEGO MEYER ARTUNDUAGA Alcalde Municipal


Proyectado:Melissa Serna Revisado: Ricardo Diaz R.

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