Manual del programa de mantenimiento flota de vehculos

Objetivo : Gestin de mantenimiento de flota de vehculos El programa controla 1 Todo lo relacionados con los vehiculos Datos genricos , notas ilimitadas , foto , seguro , alquiler , consumo en combustible , ruedas , viajes , siniestros , gastos e ingresos , mantenimiento preventivo , reparaciones , archivo de documentos etc 2 Los empleados 3 Los proveedores 4 Los articulos a comprar , repuestos etc 5 El mantenimiento preventivo

Recomendaciones importantes 1.- Cuando se ve el listado-rejilla en vertical se puede - introducir una ficha nueva pulsando la tecla + o bien pulsando doble clic con el ratn en una fila nueva 1 borrar una ficha pulsando la tecla SUPR del teclado o bien la tecla 2 modificar una ficha pulsando la barra espaciadora 2.- las pantallas estn diseadas para la resolucin de 1024X768 , si su monitor tiene una resolucin inferior aumente la resolucin a la indicada. 3.- al visualizar una rejilla en vertical , podemos ordenar las fichas , pulsando con el ratn en el campo de la cabecera de la rejilla, que nos interese

Aconsejamos dar de alta los ficheros en este orden , aunque podemos empezar por vehculos y desde este fichero , ir dando de alta , todo lo que necesitemos

Empleados:

aqu anotaremos los distintos empleados que tenemos, que actuaran como conductores o como otras funciones. Campos de las fichas Cdigo del empleado: es automtico Departamento y localizacin: a que departamento pertenece el empleado y donde esta localizado ese empleado Ejemplo: Departamento Comercial, Localizacin Barcelona Pago a empleados: podemos anotar los distintos pagos a empleados que hacemos, con sus fechas, importes, observaciones, conceptos Notas, anotaciones ilimitadas sobre el empleado El programa lleva un sistema de bases de datos enlazadas de tal forma que cuando Vd. desde vehculos, introduzca un consumo de combustible atribuible a un empleado, despus lo podr consultar desde la ficha del empleado correspondiente, as desde la ficha de empleado podr ver el consumo de combustible de cada empleado, los vehculos adjudicados, los siniestros, los viajes, los gastos e ingresos por cada empleado

Aconsejamos introducir los datos desde la ficha de vehculos, pero igual se podra hacer desde otros ficheros

Proveedores:

aqu anotaremos los distintos proveedores que tenemos, tanto pueden ser gasolineras, proveedores de vehculos, taller de reparacin de siniestros, proveedores de ruedas, proveedores de los artculos de mantenimiento preventivo y proveedores a los que compramos Campos de las fichas Codigo del proveedor: es automatico Nombre: nombre del proveedor, por ejemplo Suministros Electricos Resto de los campos : como su nombre indica Observaciones, anotaciones sobre el proveedor Otras pestaas consumo-combustible ..etc , se rellenan solas , cuando demos de alta los consumos, los siniestros , las ruedas etc

Articulos :

los distintos artculos, que compramos a nuestros proveedores, influirn en compras a proveedores y en reparaciones de vehculos.

Mantenimientos peridicos:
Introducimos los chequeos, comprobaciones, cambios que haremos para mantener nuestros vehculos Ejemplo Comprobar sistema de luces de frenos Das de vencimiento: los das que deben de pasar para volver a revisar las luces de frenos. Km. Vencimiento: los Km. que deben de transcurrir para volver a revisar las luces de frenos. Importe: el importe que nos cuesta, si lo hacemos externamente en un proveedor.

Proveedor: el proveedor que nos realiza ese mantenimiento. Tipo de mantenimiento: grupo de mantenimiento al que pertenece, estos mantenimientos peridicos, los podemos pasar automticamente a cada vehculo, por grupos, podemos pasar unos grupos si y otros no Aqu tambin daremos de alta los mantenimientos en plan de vencimiento de ITV, de la pliza de seguroetc

Compras a proveedores:

para introducir las

compras a proveedores. Con proveedor y artculos a comprar a ese proveedor

Vehculos:

este fichero ser el corazn del programa y es desde donde recomendamos dar de alta , todos los puntos asociados con los vehculos. Vehculos genricos: para anotar los datos generales del vehculo, marca, modelo etc Los Km. Actuales se toman como base para calcular la necesidad de mantenimiento. La localizacin y el departamento se arrastran de la ficha de empleado. Foto: para introducir la foto del vehculo, pulsaremos con el ratn sobre el cuadro de la foto, podremos importar imgenes en formato bmp, jpg, pcx, tga y dib.

Notas:

comentarios sin lmite, sobre ese vehculo. datos de la pliza y compaa de seguro.

Seguro:

Alquiler:

si este vehculo procede de una compaa de alquiler anotaremos los datos correspondientes.

Consumo combustible:

el consumo de combustible de

ese vehculo. Segn vayamos introduciendo consumos se irn actualizando automticamente los resumenes al pie , coste total de combustible, coste por Km. , media Km. por viajeetc.

Ruedas:

las ruedas consumidas por ese vehculo, la fecha de compra, la posicin etc

Viajes:

los viajes o desplazamientos realizados por ese vehculo , con las lecturas del tacometro, origen, destino etc

Siniestros:

los accidentes o siniestros que ha tenido

ese vehculo . Las notas del siniestro y del contrario son ilimitadas. Podemos introducir 2 fotos por cada siniestro, en el apartado siniestro-fotos

Gastos e ingresos:

gastos o ingresos provenientes de cualquier fuente, si el vehculo tiene ingresos proveniente de que lo alquilamos a terceros o bien de portes que hacemos con l , lo podemos anotar aqu.

Mantenimiento preventivo:

nos ayudar a realizar el mantenimiento preventivo del vehculo. Si queremos incorporar todas las fichas de mantenimiento preventivo de un tipo, pulsaremos el botn, marcado con INCORPORAR MTMO TIPO Al pulsar este botn, nos ira preguntando que tipo de mantenimiento preventivo, incorporamos automticamente a ese vehculo, de esta forma si tenemos distintos tipos de vehculos podemos incorporar distintos tipos de mantenimientos. Los mantenimientos que se ven en rojo , estn caducados , es decir la fecha actual es superior a la fecha en que tendramos que haber hecho el mtmo o bien los Km. Actuales son superiores a los indicados en la siguiente revisin. Los marcados en azul, caducarn en 30 das Los marcados en verde, caducarn en 60 das

Reparaciones:

para introducir todas las reparaciones especificas de ese vehculo. Con cabecera con proveedor y lineas de articulos o repuestos.

Archivo documental:

este es un archivo de documentos o fotos escaneadas , sin limitacin en el numero de documentos por vehculo. Nos servir para introducir todos los docuemtos externos que no lleguen de ese vehculo, podemos escanear los documentos en un escner, convertirlo en imagn y despus archivarlo en este fichero o bien podemos escasearlo directamente , desde el scanner , desde esta opcin o desde el fichero de ARCHIVO DOCUMENTAL del men principal. Esta ser una forma de que guardando las polizas, los recibos, cualquier papel que nos venga del vehculo, lo guardaremos con esta opcin ,para luego no tener que decir Dnde estar el documento ?

Su empresa:

para introducir los datos de su empresa, nombre , direccin . Aqui puede colocar su logo ,para que se vea en la pantalla del men principal

Listados

: estos comentarios genericos son validos para todos los listados. Botones inferiores Filtrar :

Filtros
Esta opcin sirve para excluir de una lista aquellos registros que no cumplen una determinada condicin . Podemos lanzarla pulsando el botn marcado con la lupa o bien pulsando ctrl.+F3 Cuando seleccionamos esta opcin se presenta el cuadro de dialogo FILTRADO DE TABLA DE DATOS . Aqu podremos seleccionar el CAMPO por el que queremos filtrar , la CONDICION que debe cumplir cada registro para ser incluido en la nueva lista y el DATO A BUSCAR dentro del campo por el que filtramos . Los registros que no cumplan esta condicin son eliminados de la rejilla , pero no eliminados de la tabla Tenemos la opcin de que lo que busque sea el CAMPO COMPLETO , si hemos marcado la casilla , en este caso el contenido del campo debe coincidir exactamente con el DATO A BUSCAR ,si no la marcamos se filtraran aquellos registros en los que sea parte del contenido del CAMPO la que coincida con el DATO A BUSCAR . La casilla COMPARA CON FICHA SELECCIONADA nos permite seleccionar una ficha y coger de esta el valor por el que queremos filtrar la lista . Esta opcin se puede combinar con CAMPO COMPLETO . Generar una lista por cada

Partir Lista
Esta opcin solo esta activa cuando seleccionamos un elemento de la rejilla en curso . Al ejecutarla se corta la rejilla por el registro seleccionado y los datos sucesivos son introducidos en una nueva rejilla que crea el programa . El resultado final son 2 rejillas , una que contiene los datos hasta la ficha seleccionada y otra con el resto . Cada rejilla se muestra en un separador distinto . Pulsando CTRL.+F5 podemos lanzar esta opcin

Multipartir la lista
Esta opcin parte la lista en funcin del contenido de un campo . Al ejecutarla nos presenta la ventana SELECCIN DE CAMPO , donde seleccionamos el campo por le que queremos partir la lista .Nos crea entonces una lista por cada grupo de registros que tengan el mismo valor en el campo elegido , ordenados alfabticamente o numricamente dependiendo del tipo de campo elegido .cada lista nos la muestra en un nuevo separador del ejecutor . Botones superiores de listados Ver informe : nos permitir ver el informe antes de imprimirlo por la impresora Imprimir : imprime directamente por la impresora Marcando en la rejilla , con el botn derecho nos ofrece mas posibilidades Estos listados se diferencian bsicamente de los vistos en las rejillas de las fichas de vehculos , en que aqu podemos emitir los listados de todos los vehculos.

Recomendaciones importantes 1.- Cuando se ve el listado-rejilla en vertical se puede - introducir una ficha nueva pulsando la tecla + o bien pulsando doble clic con el ratn en una fila nueva 3 borrar una ficha pulsando la tecla SUPR del teclado o bien la tecla 4 modificar una ficha pulsando la barra espaciadora 2.- las pantallas estn diseadas para la resolucin de 1024X768 , si su monitor tiene una resolucin inferior aumente la resolucin a la indicada. 3.- al visualizar una rejilla en vertical , podemos ordenar las fichas , pulsando con el ratn en el campo de la cabecera de la rejilla, que nos interese

Generalidades
Antes de iniciar una aplicacin, se pide un nombre de usuario y una clave, si es la opcin multiusuario dependiendo del perfil del usuario podr estar autorizado a realizar distintas opciones . Cuando el proyecto es ejecutado por primera vez , el primer usuario registrado es dado de alta por el sistema como SUPERVISOR , dndole todos los privilegios En la ventana donde nos pide el nombre de usuario y clave de momento no hemos de dfinir la palabra clave .

Rejilla :situndonos en una rejilla , donde se ven las fichas en vertical , podemos
-Dar de alta una ficha nueva : pulsando la tecla + o bien en una linea nueva pulsando doble clic con el ratn . -Borrar una ficha , pulsando la tecla - o bien la tecla SUPR , en la linea a borrar -Modificar una ficha pulsando doble clic con el ratn o bien la barra espaciadora

Eliminacin temporal de una ficha de una rejilla

Podemos eliminar temporalmente una ficha de una rejilla , sin que realmente sea borrado de la tabla de datos , pulsando el botn derecho del ratn , pulsamos la opcin QUITAR DE LA LISTA EL SELECCIONADO Si quitamos de la lista el seleccionado podremos deshacer la operacin DESHACER y si queremos rehacer dicha operacin , ejecutaremos la opcin REHACER del menu de contexto que se presenta al pulsar el botn derecho del ratn sobre la rejilla

Ordenar : pulsando sobre la cabecera ordenamos la rejilla por el ese campo Exportar a formato ASCII
Desde una rejilla , en l opcin LISTA podemos pulsar los registros de esa tabla , a un fichero de texto con formato ASCII , para luego poderlos leer desde excel o desde otros programas de bases de datos

Imprimir desde una rejilla

Para imprimir desde una rejilla , elegimos el botn marcado con al impresora IMPRIMIR INFORME , si lo que queremos es visualizar antes de imprimir , elegimos el botn con la lupa , VER INFORME .

Introducir datos de otra tabla : en aquellos campos que estn enlazados con
otra tabla de datos podemos introducir la inicial del campo y pulsar la flecha abajo , el programa buscar el registro mas prximo .

Opciones de lista en la rejilla

dentro de la opcin lista en la rejilla existen otras

opciones mas avanzadas Rebuscar :esta opcin nos permite lanzar bsquedas Hay 3 tipos posibles de combinaciones de bsqueda Cruzar : realiza una nueva bsqueda y los registros resultantes de la misma los compara con los de la lista previa .Aquellos registros que se encuentran en las 2 listas son los que formaran la lista final . Aadir : realiza una nueva bsqueda comparando los registros resultantes con los de la lista previa , la lista final estar compuesta por los registros de la primera lista mas los registros de la segunda , que no aparecen en la primera , es decir no repite registros . Quitar : realiza una nueva bsqueda y los registros resultantes de la misma los compara con los de la lista previa .La lista final estar compuesta por los registros de la primera lista menos los registros de la segunda que aparecen tambin en la primera

Filtros
Esta opcin sirve para excluir de una lista aquellos registros que no cumplen una determinada condicin . Podemos lanzarla pulsando el botn marcado con la lupa o bien pulsando ctrl.+F3 Cuando seleccionamos esta opcin se presenta el cuadro de dialogo FILTRADO DE TABLA DE DATOS . Aqu podremos seleccionar el CAMPO por el que queremos filtrar , la CONDICION que debe cumplir cada registro para ser incluido en la nueva lista y el DATO A BUSCAR dentro del campo por el que filtramos . Los registros que no cumplan esta condicin son eliminados de la rejilla , pero no eliminados de la tabla Tenemos la opcin de que lo que busque sea el CAMPO COMPLETO , si hemos marcado la casilla , en este caso el contenido del campo debe coincidir exactamente con el DATO A BUSCAR ,si no la marcamos se filtraran aquellos registros en los que sea parte del contenido del CAMPO la que coincida con el DATO A BUSCAR . La casilla COMPARA CON FICHA SELECCIONADA nos permite seleccionar una ficha y coger de esta el valor por el que queremos filtrar la lista . Esta opcin se puede combinar con CAMPO COMPLETO .

Partir Lista
Esta opcin solo esta activa cuando seleccionamos un elemento de la rejilla en curso . Al ejecutarla se corta la rejilla por el registro seleccionado y los datos sucesivos son introducidos en una nueva rejilla que crea el programa . El resultado final son 2 rejillas , una que contiene los datos hasta la ficha seleccionada y otra con el resto . Cada rejilla se muestra en un separador distinto . Pulsando CTRL.+F5 podemos lanzar esta opcin

Multipartir la lista
Esta opcin parte la lista en funcin del contenido de un campo . Al ejecutarla nos presenta la ventana SELECCIN DE CAMPO , donde seleccionamos el campo por le que queremos partir la lista .Nos crea entonces una lista por cada grupo de registros que tengan el mismo valor en el campo elegido , ordenados alfabticamente o numricamente dependiendo del tipo de campo elegido .cada lista nos la muestra en un nuevo separador del ejecutor .

Campos duplicados
Esta opcin crea una nueva lista con los registros de la rejilla que posean el contenido de un campo duplicado , abriendonos otro separador para mostrarla . Seleccionamos el campo en la ventana SELECCIN DE CAMPO que aparece al ejecutar esta opcin .Nos es particularmente util para la localizacin de codigos o claves duplicadas en la base de datos .

Modificar campos
Esta opcin nos permite modificar en todos los elementos de la lista el campo que seleccionemos , indicando su nuevo contenido . Esta opcin solo esta activada si el usuario tiene un nivel de privilegio igual o superior a 92.

Modificar campo si
Esta opcin nos permite modificar en todos los elementos de la lista el campo que seleccionemos ,siempre que cumpla una determinada condicin . Al seleccionar la opcin aparece el cuadro de dialogo MODIFICACIN GENERAL DE UN CAMPO en el que se muestran los siguientes cuadros de edicin . CAMPO A BUSCAR : campo por el que vamos a buscar los registros de la tabla , puede coincidir o no con el campo a modificar . DATO A BUSCAR : es el contenido que ha de tener el campo a buscar .Aquellos registros en los que dicho campo contenga el DATO A BUSCAR sern los modificados . CAMPO COMPLETO : si no marcamos esta casilla de verificacin , se modificarn solo aquellos registros , en los que parte del contenido del CAMPO A BUSCAR coincida con el DATO A BUSCAR , si esta sealada el contenido del campo debe coincidir exactamente con el DATO A BUSCAR . CAMPO A MODIFICAR el campo que vamos a modificar si se cumple la condicin DATO PARA REEMPLAZAR es el contenido final que introduciremos en el CAMPO A MODIFICAR Esta opcin solo esta activada si el usuario tiene un nivel de privilegio igual o superior a 92.

Reordenar
Reordenar los elementos de la rejilla por el campo seleccionado .Al ejecutar la opcin aparece la ventana SELECCIONE CAMPO en la que elegimos el campo por el que reordenar Si ejecutamos una ordenacin sobre una lista podemos deshacerla ejecutando la opcin DESHACER del menu de contexto que se presenta al pulsar el botn derecho del ratn sobre la rejilla . Si queremos rehacer una ordenacin ejecutaremos la opcin REHACER del menu del contexto