EL CONTROL EN LA ORGANIZACIN

INTRODUCCIN El Control se refiere a mecanismos utilizados para garantizar qu conductas y desempeo se cumplen con las reglas y procedimientos de una empresa; por tanto, es una de las funciones administrativas esenciales en cualquier nivel. El trmino control tiene una connotacin negativa para la mayora de personas, pues se le asocia con restriccin, imposicin, delimitacin, vigilancia o manipulacin. DEFINICIN Stephen Robbins define el control como un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviacin evidente. James Stoner, manifiesta que el control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas ELEMENTOS DEL CONCEPTO Relacin de lo Planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la plantacin. Medicin. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores. IMPORTANCIA 1. Contribuye a medir y corregir la labor ejecutada por los empleados, a fin de lograr los propsitos. 2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos. 3. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. 4. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. 5. Localiza a los lectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

6. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacin. 7. Su aplicacin incide directamente a la racionalizacin de la administracin consecuentemente en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. PRINCIPIOS EQUILIBRIO: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte. DE LOS OBJETIVOS: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. DE LA OPORTUNIDAD: El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error. De tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin. DE LAS DESVIACIONES: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente. DE LA COSTEABILIDAD: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte. DE EXCEPCIN: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente qu funciones estratgicas requieren control. DE LA FUNCIN CONTROLADORA: Por ningn motivo debe comprender a la funcin controladora, ya que pierde efectividad el control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. TIPOS DE CONTROL Segn Terry (1999) Libro Principios de la Administracin: CONTROL PRELIMINAR O PREVENTIVO.- Es de responsabilidad exclusiva de cada organizacin como parte integrante de sus propios sistemas de control interno. Por tal razn, se dice que el control preventivo siempre es interno. Ya que los administradores de cada empresa son responsables de asegurar que el control preventivo est integrado dentro de los sistemas administrativos y financieros, y sea efectuado por el personal interno responsable de realizar dicha labor.

 CONTROL CONCURRENTE.- Son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad. La forma ms conocida de este tipo de control es la supervisin directa. As, un supervisor observa las actividades de los trabajadores, y puede corregir las situaciones problemticas a medida que aparezcan. En la actualidad, los sistemas computarizados pueden ser programados para brindar al operador una respuesta inmediata si comete un error, o si se ha procesado una informacin equivocada, los controles concurrentes del sistema rechazarn la orden y le dirn donde se encuentra el error. La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisin directa. CONTROL DE RETROALIMENTACIN O POSTERIORES.- Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estndar aceptable. Se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estndar aceptable. Ej. Auditorias Contables, Estadsticas, Contabilidad, etc. FUENTES DE CONTROL Segn Don Hellriegel, las fuentes de control bsicas son las siguientes:

EL CONTROL DE LOS GRUPOS INTERESADOS, se refiere a las presiones externas que recibe la empresa para que modifique ciertas conductas. Ejemplos de este tipo de fuentes son los sindicatos, organismos gubernamentales, clientes, proveedores, accionistas y otros. EL CONTROL ORGANIZACIONAL, se refiere a las reglas y procedimientos formales, ya sea preventivos o correctivos de desviaciones de los planes y el cumplimiento de los objetivos deseados. Ejemplos de este tipo de controles pueden citarse reglas, polticas, normas, presupuestos, auditorias y otros. EL CONTROL GRUPAL, se refiere a las reglas, normas valores que comparten los miembros de un grupo y mantienen mediante premios y castigos, como por ejemplo: retirar voz y voto a un miembro del grupo, elegirlo representante ante otros grupos, etc. EL AUTOCONTROL INDIVIDUAL, consiste en los mecanismos orientadores que operan en un individuo o persona, ya sea en forma consciente o inconscientemente. La llamada tica profesional constituye un punto de partida muy importante para el autocontrol individual. Para ser un profesional exitoso es necesario adquirir conocimientos detallados, habilidades especficas y actitudes y formas de conducta bsicas. No importa la profesin, se espera que ejerzan el autocontrol individual en la realizacin de su labor, basndose en normas ticas y morales de su respectiva profesin.

TCNICAS DE CONTROL TCNICAS PRESUPUESTALES: En stas, los planes, programas y objetivos se encuentran plasmados en trminos cuantitativos, medibles, lo que facilita en gran manera la comparacin de lo realizado con relacin a lo planificado. Ej. Los presupuestos de ingresos, presupuestos de egresos, presupuestos de insumos y materiales, presupuesto de mano de obra,etc.

TCNICAS NO PRESUPUESTALES: Son recursos adicionales de control que se emplean frecuentemente en cualquier empresa. Entre stas tcnicas encontramos los datos estadsticos, reportes o anlisis especiales, observacin directa, programas de auditora, el punto de equilibrio, etc. TCNICAS MODERNAS DE CONTROL: Entre stas tcnicas podemos encontrar la Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas (PERT por sus siglas en ingls), Grfico de Gantt o Cronograma de actividades, Costeo Directo y la Investigacin de Operaciones, entre otras. ETAPAS DEL PROCESO DE CONTROL ESTABLECIMIENTOS DE ESTNDARES Son los objetivos definidos de la organizacin y deben abarcar funciones bsicas y reas claves. Tipos: Estadsticos, Tcnicamente elaboradas y Fijos por apreciacin. MEDICIN DE RESULTADOS Se vale de los sistemas de informacin y debe ser recibida a tiempo, exacta y vlida. Una vez obtenida se comparan los resultados de los estndares preestablecidos, determinando desviaciones. CORRECCIN Es importante reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa. Las medidas correctivas dan lugar a la etapa siguiente RETROALIMENTACIN Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de sta, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

CARACTERSTICAS Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, este debe reunir ciertas caractersticas para ser efectivo: REFLEJAR LA NATURALEZA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Un sistema de control deber ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que desee controlar. As, una pequea empresa necesita de un sistema de control distinto al de una empresa grande; Ejemplo: los controles que se implanten en el departamento de ventas sern diferentes a los controles del departamento de produccin. ACCESIBILIDAD: Todo control debe establecer medidas sencillas y fciles de interpretar para facilitar su aplicacin. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que se van a ser dirigidos. Las tcnicas muy complicadas, en lugar de ser tiles, crean confusiones. OPORTUNIDAD: Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, lo ideal es que las descubran antes de que se produzcan, pues el control ser til en tanto proporciones informacin en el momento adecuado. UBICACIN ESTRATGICA: Resulta imposible implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en reas de acuerdo con criterios de valor estratgico. IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL 1. Contar con los objetivos y estndares que sean estables. 2. Que, el personal clave comprenda y est de acuerdo con los controles 3. Que, los resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con los objetivos 4. Evaluar la efectividad de los controles: Eliminando aquellos que no sirven Simplificndolos Combinndolos para perfeccionarlos