PROCEDIMIENTO CONVIVENCIA Y CONCILIACIN LABORAL DEL PROCESO ADMINISTRACIN Y GESTION LEGAL DEL PERSONAL 1.

OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN

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Definir las actividades del procedimiento Convivencia y Conciliacin Laboral, referente al cumplimiento de la ley 1010 de 2006 en lo pertinente, a la recepcin de la queja, anlisis de la queja, convocatoria del comit de convivencia y conciliacin laboral, realizar audiencia de conciliacin, realizar acta de audiencia, hacer seguimiento a los compromisos o en su defecto remitir a la Procuradura General de la Nacin. El procedimiento se desarrolla en la Superintendencia de notariado y registro, nivel central y en todas las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos. El procedimiento tiene como clientes internos a todos los funcionarios de la entidad y como clientes externos a la Procuradura General de la Nacin, las Personeras, Alcaldes y los ciudadanos que tienen inters en el servicio prestado por la entidad. 1.1. ALCANCE:

Inicia: Con la recepcin de la queja Qu hace?: recepcionar la queja, hacer anlisis de la queja, convocar al comit de convivencia y conciliacin laboral, abrir expediente para cada caso, notificar la visita para audiencia de conciliacin, realizar audiencia de conciliacin, realizar acta de audiencia, hacer seguimiento a los compromisos o remitir a la Procuradura General de la Nacin, solicita jornadas de divulgacin sobre los temas relacionados con el acoso laboral. Termina: Acta de conciliacin o remisin de los antecedentes a la Procuradura General de la Nacin

2. RESPONSABLES: 2.1 Responsable estratgico: Coordinador de Grupo Administracin del Talento Humano. 2.2 Responsable operativo: Profesional Especializado

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3. DEFINICIONES: La Ley 1010 de 2006: por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo. Acoso laboral: toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un empleado, trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior jerrquico inmediato o mediato, un compaero de trabajo o un subalterno, encaminada a infundir miedo, intimidacin, terror y angustia, a causar perjudico laboral, generar desmotivacin en el trabajo, o inducir la renuncia del mismo. 3.2. PHVA Planear: Recursos humanos, logsticos y financieros. Agendas de los integrantes del comit de convivencia y conciliacin laboral. Tiempo de respuesta por trminos y visitas de audiencias Hacer: recepcionar la queja, hacer anlisis de la queja, convocar al comit de convivencia y conciliacin laboral, abrir expediente para cada caso, notificar la visita para audiencia de conciliacin, realizar audiencia de conciliacin, realizar acta de audiencia, hacer seguimiento a los compromisos o remitir a la Procuradura General de la Nacin, solicitar jornadas de divulgacin sobre los temas relacionados con el acoso laboral. Verificar: Notificaciones que se hacen, que los hechos persistan. Actuar: Hacer actividades de seguimiento y mejoramiento continuo y buscar la participacin de la ARP. 4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas. ACTIVIDAD ESENCIAL DESCRIPCIN CMO? Descripcin de actividades: 1. Recibir la queja 2. Confirmar el recibo de la queja.

Recepcionar la queja

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3. Informar que ser analizada en el comit de convivencia y conciliacin laboral. Responsable: Profesional especializado Conocimiento: Ley 1010 y resolucin 3233 de 2006 y 6133 de 2008, Ley 734 de 2006. Recursos esenciales: Equipo de Oficina. Valor agregado: Garantizar el cumplimiento de las conductas de convivencia de acuerdo con las normas. Normatividad: Ley 1010 y resolucin 3233 de 2006 y 6133 de 2008, Ley 734 de 2006. Herramientas de control: verificacin del CORDIS y recepcin de la queja Frecuencia: diario Tecnologa (M.A.S): Manual Descripcin de actividades: Analizar queja la 1. Incluir en la matriz de casos para ser tratada en la reunin del comit de convivencia y conciliacin laboral. 2. Citacin a comit de convivencia y conciliacin laboral. Ver resolucin 3233 de mayo de 2006, artculo 5, numeral 2. 3. Discutir en reunin del comit el tratamiento para el caso: Analizar los soportes de la queja y actores de la queja. Tomar decisin si la queja amerita remisin a control interno disciplinario y programar audiencia de conciliacin. Responsable: Profesional especializado y los miembros de comit de convivencia y conciliacin laboral. Conocimiento: Ley 1010 y resolucin 3233 de 2006 y 6133 de 2008, Ley 734 de 2006. Recursos esenciales: Equipo de Oficina. Valor agregado: Garantizar el cumplimiento de las conductas de convivencia de acuerdo con las normas. Normatividad: Ley 1010 y resolucin 3233 de 2006 y 6133 de 2008, Ley 734 de 2006. Herramientas de control: la normatividad aplicable y las pruebas documentales y testimoniales Frecuencia: Diario

PROCEDIMIENTO CONVIVENCIA Y CONCILIACIN LABORAL DEL PROCESO ADMINISTRACIN Y GESTION LEGAL DEL PERSONAL Tecnologa (M.A.S): Manual Descripcin de actividades: Realizar audiencia de conciliacin

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1. Programar la visita de audiencia: integrantes del comit, viticos y gastos de viaje (Secretario General o Director de Registro, Representante de los empleados de la entidad y coordinador de Administracin del talento humano). Ver resolucin 3133 de 2008, artculo 3, pargrafo primero 2. Realizar audiencia: Convocar las partes para exponer razones y lograr acuerdos: Se proponen soluciones y programas de mejoramiento de calidad de vida laboral. Se formulan recomendaciones pertinentes para reconstruir y renovar la calidad de ambiente laboral. Expedir instructivo. Hacer acta de conciliacin firmada por las partes. Si no hay conciliacin se remite a la Procuradura General de la Nacin con acta de decisin del comit. 3. Archivar soportes en expediente y hacer seguimiento a los compromisos. Responsable: Profesional especializado y los miembros de comit de convivencia y conciliacin laboral. Conocimiento: Ley 1010 y resolucin 3233 de 2006 y 6133 de 2008, Ley 734 de 2006. Recursos esenciales: Equipo de Oficina. Valor agregado: Garantizar el cumplimiento de las conductas de convivencia de acuerdo con las normas.Normatividad: Ley 1010 y resolucin 3233 de 2006 y 6133 de 2008, Ley 734 de 2006. Herramientas de control: la normatividad aplicable y las pruebas documentales y testimoniales Frecuencia: diario Tecnologa (M.A.S): Manual

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 5.1 Documentos asociados

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Norma NTC-GP: 1000-2009. Sistema de gestin pblica de la calidad. Manual de calidad. Ley 87 de 1993 Constitucin Poltica de Colombia, artculos 209 y 169. Decreto 1599 de 2005 Modelo Estndar de control interno. Decreto 1537 de 2001. Roles de las Oficinas de control Interno. Plan estratgico Institucional: Poltica de calidad, focos estratgicos, visin, misin y valores.

5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009. Ley 1010 de 2006 Resolucin 3233 de 2006 y 6133 de 2008 Ley 734 de 2006.

6. NOTAS DE CAMBIO.
VERSIN NATURALEZA DEL CAMBIO

Se hizo ajustes al procedimiento 1 2 Se hizo ajustes al procedimiento acorde con los resultados de la auditora interna.

7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripcin de actividades) Cdigo

GH AGL PR -05 FR 01

Nombre
Formato para interponer quejas por presuntas Conductas de acoso laboral

Elabor: Glora Daissy Quintero Arvalo, Talena Cruz, Alberto Higuta Gez Fecha: 19 de Julio de 2011

Revis: Yurley Daz Garca Oficina Asesora Planeacin Fecha: 19 de Julio de 2011

Aprob: Sara Bolagay de Coordinadora Administracin y Gestin legal de Personal Fecha: 19 de Julio de 2011