Apostila-MsProject 2003

O Autor
Alexandre Travassos, PMP, ITIL Foundation, MCPM, MPS.BR, MCP, MCT, MOUS Consultor em Gesto de Processos, Gerenciamento de Projetos e Engenharia de Software, Master Certificated in Project Management 2000 e 2005 pelo Brainbench Institute, Virginia, USA, certificado como Profissional em Gerenciamento de Projetos, pelo PMI (PMP), certificado ITIL Foundation pelo EXIM, certificado MPS.BR Introduo pela SOFTEX e tambm certificado pela Microsoft em MS-Project como MOUS (Microsoft User Especialist), MCP 70281 (Planning, Deploying, and Managing an Enterprise Project Management Solution e MCT Microsoft Certified Trainer. Membro fundador do PMI (Project Management Institute) captulo do Distrito Federal e voluntrio no PMI-DF e GovSIG tendo exercido funes como Diretor, Membro do Conselho Fiscal, Gerente de Projetos Especiais e Officer. Fundador e moderador da lista MSProject@yahoogrupos.com.br, que conta hoje com mais de 1500 membros de todo o Brasil, sendo uma das listas de discusso sobre gerenciamento de projetos com MS-Project, mais conhecidas do pas. Trabalha desde 1995 com Tecnologia da Informao e desde 1997 com gerenciamento de projetos. Professor na Escola de Formao de Trabalhadores de Informtica, com mais de 10 anos de experincia em eduacao. Atualmente desenvolvendo trabalhos de gesto de processos com BPM, Comportamento Organizacional e Gesto Estratgica.
INTRODUO
Nos ltimos cinco anos eu, e acho que tambm o Brasil inteiro, tem visto o avano notvel do gerenciamento de projetos que j est sendo apontado como um diferencial competitivo essencial para quem almeja um modelo de eficincia e qualidade em seus empreendimentos. O crescimento de captulos do PMI (Project Management Institute) no Brasil contribuiu significativamente para solidificao e o avano dos estudos orientados gesto de projetos. Atualmente estamos saindo da era de quebra de paradigmas para a era de evoluo do estado da arte. Hoje quando vejo os avanos e o sucesso das metodologias implantadas em projetos de altssimo nvel de criticidade, me sinto recompensado por investir em algo que antes parecia to distante da nossa realidade. E como a gerncia de projetos, as ferramentas para gesto e controle de projetos tambm sofreram evolues no decorrer do tempo. O Microsoft Project, antes visto como um gerador de cronogramas e criticado por usurios de outras ferramentas, mostrou-se uma ferramenta eficiente e confivel a partir da sua verso 2000. Mesmo com algumas deficincias a possibilidade de customizao, permitiu a automao de projetos de natureza complexa e com volume de informaes bem extensas. E agora, mostrando que tem condies de competir em p de igualdade com seus concorrentes, a verso 2003 nos abriu um leque de possibilidades, deixando de ser uma ferramenta desktop para se tornar um poderoso recurso corporativo. Aliado a outras ferramentas da Microsoft permite criar um ambiente integrado, possibilitando o gerenciamento das informaes dos projetos de forma estratgica e ampliando as possibilidades de automao de ambientes de projeto. Com o avano da ferramenta, hoje temos trs edies da verso 2003 do Microsoft Project. Que so: Microsoft Project Standard, Microsoft Project Professional e Microsoft Project Server. Constituindo assim uma poderosa ferramenta para gerenciamento de projetos. Este livro visa mostrar de forma prtica a utilizao dos recursos encontrados na edio Professional e Server da verso 2003.
O resultado deste livro deve-se to somente ao crescimento do nmero de adeptos da ferramenta e o sucesso obtido em treinamentos nas verses anteriores do produto. Foi com muita satisfao que esse livro foi desenvolvido, pois mais do que um suplemento didtico, ele a personificao do avano do gerenciamento de projetos em nossas vidas. Essa a minha contribuio singela para o estudo desta cincia que se tornou a gesto de projetos. Boa leitura!
Alexandre Travassos, MOUS
Captulo 1 Introduo ao Gerenciamento de Projetos
Cap. 1 Introduo ao Gerenciamento de Projetos
1.1 DEFINIO DE PROJETOS

O projeto entendido como um conjunto de aes, executadas de forma coordenada por uma organizao transitria, ao qual so alocados os instrumentos necessrios para, em um dado prazo, alcanar um objetivo determinado.
Dalton L. Valeriano
O QUE SO OS PROJETOS?
Quando estamos exaustos e estressados pelo excesso de trabalho, temos necessidade de relaxar, descontrair, descansar para dar prosseguimento ao trabalho. Ento comeamos a pensar nas to esperadas frias. Para onde ir, quantos dias ficar, lugares a visitar, roteiro de viagens, hotis, guias tursticos e etc so questes que nos passam pela cabea quando as planejamos. Quando chegam as frias estamos com tudo definido e comeamos a por em prtica tudo que idealizamos. Claro que no conseguimos realizar exatamente como pensamos, mas na data estabelecida retornamos mais descansados e menos estressados, tendo realizado assim o propsito da viagem. Segundo o PMI os projetos so empreendimentos temporrios realizados para criar um produto ou servio nico. O conceito se aplica para muitas aes e empreendimentos, desde as nossas frias anuais, as festas de aniversrio dos nossos filhos e projetos mais complexos como os militares e os de engenharia pesada. Podemos dizer que um projeto : um esforo temporrio e nico, administrado e executado por pessoas, que visa atingir objetivos e metas prestabelecidos em uma seqncia temporal lgica e factvel, limitado pelos critrios de tempo, custo, qualidade e recursos. Detalhando um pouco mais esse conceito: - Temporrio e nico Os projetos so finitos ou temporrios, tm inicio, meio e fim bem definidos e tambm so nicos, por mais
semelhanas que existam entre os projetos, cada um tem as suas caractersticas prprias. - Administrado e Executado por Pessoas Desde sua concepo at os trabalhos de encerramento do projeto as pessoas so o pilar de sustentao. So elas que identificam a necessidade de sua existncia, o gerenciam e o executam. - Visa Atingir Objetivos e Metas Pr-Estabelecidos Geralmente os projetos surgem para sanar algum problema ou para aproveitar uma oportunidade de negcios. Os objetivos e metas que desejamos alcanar com a realizao do projeto devem estar bem claros e alinhados ao plano estratgico da empresa. - Seqncia Temporal Lgica e Factvel Para realizarmos um projeto devemos estabelecer os passos que devemos seguir e definir os prazos para realizao dessas etapas. Esses prazos devem ser alcanveis para que se possa viabilizar o projeto. - Limitado pelos critrios de tempo, custo, qualidade e recursos Para realizarmos um projeto, com certeza teremos premissas e restries. As restries de tempo, custo, qualidade e recurso, determinaro os limites do nosso projeto.
ATIVIDADES ROTINEIRAS
Todos os dias quando acordamos executamos uma srie de aes como tomar banho, escovar os dentes, fazer a barba, vestir roupa e tomar caf, com o objetivo de nos preparar para mais um dia de trabalho. Esse tipo de ao feita todos os dias sem um prazo definido para terminar. Nas empresas tambm realizamos aes repetitivas e permanentes que tem foco na rotina operacional e no podem ser categorizadas como projetos. A esse tipo de aes damos o nome de ATIVIDADES ROTINEIRAS Ento podemos dizer que Atividades Rotineiras: So aes repetitivas e permanentes, realizadas em um ambiente funcional, com resultados conhecidos e com foco na disciplina. - Aes repetitivas e permanentes Atividades rotineiras so repetitivas, isto , ocorrem constantemente com o propsito de
atender necessidades funcionais. Permanente, pois so realizadas freqentemente sem fim estabelecido. - Realizadas em um ambiente funcional Essas atividades ocorrem em departamentos ou sees da empresa sem interveno de outras reas. - Resultados conhecidos Ao contrrio dos projetos, as atividades rotineiras tem o resultado conhecido em funo da freqncia de realizao. - Foco na disciplina Como as atividades rotineiras geralmente so setoriais, seus resultados so alinhados a disciplina do setor e seus executores tem qualificaes exatas para sua realizao.
1.2 O QUE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Se os projetos so esforos temporrios e coordenados, temos que aplicar tcnicas e ferramentas para acompanhar e garantir o cumprimento dos objetivos. Ento podemos dizer que o Gerenciamento de Projetos o conjunto de habilidades, ferramentas tcnicas para o planejamento, execuo e controle de projetos. O Gerenciamento de Projetos acabou se tornando uma disciplina essencial para a conduo de projetos nas mais diversas reas do conhecimento humano, tendo instrumentos exclusivos mais aplicveis a praticamente todos os tipos de projeto.
STAKEHOLDERS
So as pessoas ou organizaes que esto ativamente envolvidos no projeto ou tm interesse no projeto. Podem afetar o projeto e seu resultado POSITIVAMENTE ou NEGATIVAMENTE. Exemplos: Gerente de projeto, equipe, cliente, patrocinador, concorrentes,etc.
1.3 - CICLO DE VIDA DOS PROJETOS

A nica certeza que todos ns temos na vida de que um dia morreremos ou finalizaremos nossa misso aqui na terra. Mas durante esse tempo que passamos aqui, desenvolvemos habilidades, realizamos obras e construmos famlias. Cada ser humano desenvolve suas habilidades e conduz sua vida de uma forma caracterstica, relacionado aos seus anseios e expectativas. Nesse pontos os projetos se parecem muito com os seres humanos. Por serem finitos, eles tambm nascem, crescem, desenvolvem-se e acabam.
FASES DE UM PROJETO
As fases do ciclo de vida de um projeto, esto relacionadas com as caractersticas especficas daquele projeto. Para desenvolver um sistema, temos que verificar as necessidades do usurios, codificar e testar as funcionalidades do sistema, coloc-lo em produo, documentar os procedimentos e capacitar as pessoas na sua utilizao. Todas essas etapas so fazes do ciclo de vida do projeto e dentro de cada uma delas temos que planejar as tarefas a serem realizadas e execut-las conforme o planejado.
Concepo
Desenvolvimento
Implantao
Documentao
Capacitao
Fases do Ciclo de Vida de um Projeto de Desenvolvimento
GRUPOS DE PROCESSOS
Para realizarmos um projeto necessrio executar uma srie de processos divididos em reas de conhecimento especficas. O foco do gerenciamento de projetos a integrao das reas de conhecimento nos cinco grupos de processos definidos no PMBoK. Os cinco grupos de processo so: Processos Processos Processos Processos Processos de de de de de Iniciao Planejamento Execuo Controle Encerramento
Processos de Iniciao
Processos de Planejamento
Processos de Controle
Processos de Execuo
Processos de Encerramento
A imagem acima descreve os grupos de processos e fluxo de informaes. Esse fluxo de informaes se repete em todas as fases do projeto.
Concepo
Processos de Iniciao Processos de Planejamento
Desenvolvimento
Implantao
Documentao
Capacitao
Processos de Contr ole
Processos de Execuo
Processos de Execuo
Processos de Execuo
Processos de Execuo
Processos de Execuo
Grupos de Processo e Fases do Ciclo de Vida do Projeto
O PMBoK Guide mostra de forma clara a sobreposio dos grupos de processo e as fases do ciclo de vida do projeto. A ilustrao acima mostra a sobreposio dos grupos de processo e o ciclo de vida do desenvolvimento de um software. Abaixo temos o grfico de sobreposio proposto no PMBoK Guide.
Ciclo de Vida do Projeto
Processos de Execuo
Atividade
Processos de Planejamento Processos de Iniciao Processos de Controle Processos de Encerramento
Tempo
1.4 - INFLUNCIAS ORGANIZACIONAIS

Os projetos fazem parte de uma organizao ou corporao cuja maturidade e o interesse pelos projetos determinam a maneira como os projetos so priorizados e gerenciados. O tipo de estrutura organizacional e a cultura da empresa exercem influncia sobre os projetos e determinam o papel do gerente de projetos dentro da empresa. Basicamente temos duas possveis alternativas organizacionais: Organizaes no Baseadas em Projetos So as empresas cujo foco a prestao de servios ou confeco de produtos. Nessas empresas projetos so espordicos e visam apoiar a estrutura funcional no aprimoramento dos servios ou na busca de novas oportunidades. Organizaes Baseadas em Projetos So as empresas cujo o foco exclusivamente projetos. Nessas empresas as gerencias so por projetos e funcionrios esto na grande maioria alocados em projeto.
ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS
Os projetos geralmente so parte ou esto diretamente ligados a uma organizao patrocinadora ou cliente. A forma com que esses projetos so priorizados e a autonomia do gerente de projetos, est vinculada as diretrizes estratgicas da empresa. Com base nas alternativas organizacionais citadas acima, o PMI definiu alguns modelos de estruturas organizacionais, levando em considerao a viso da empresa em relao aos seus projetos. Podemos citar como principais modelos de estrutura organizacional: Estrutura Funcional Estrutura Matricial o Estrutura Matricial Fraca o Estrutura Matricial Balanceada o Estrutura Matricial Forte Estrutura Projetizada
ESTRUTURA FUNCIONAL
o modelo organizacional tradicional das empresas. A estrutura toda departamental e a definio hierrquica bem definida, todos os funcionrios conhecem bem seu superior. Nesse modelo as equipes so agrupadas por especialidade e foco dos trabalhos so as atividades rotineiras. Os projetos nesse modelo, geralmente so departamentais e o gerente de projetos o mesmo gerente funcional.
Organizao Funcional Executivo Chefe
Coordenao do Projeto
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Pessoal Pessoal Pessoal
ESTRUTURA PROJETIZADA
Nesse modelo organizacional a estrutura da empresa est totalmente voltada para o desenvolvimento de projetos. Os ncleos de trabalho so montados em funo dos projetos, mas o comprometimento da equipe baixo em funo do futuro incerto. Embora o poder do gerente de projetos seja alto ou total nesse modelo, suas habilidades interpessoais so fundamentais para motivar a equipe.
Organizao Projetizada
Executivo Chefe
Gerente de Projetos
Gerente de Projetos
Gerente de Projetos
ESTRUTURA MATRICIAL
Este modelo uma combinao do modelo funcional com o modelo projetizado. Nesse modelo o poder do gerente de projetos e a priorizao dos projetos, aumentam em funo da estrutura organizacional adotada. Podemos quebrar o modelo matricial em trs subcategorias, de acordo com a maneira de gerenciar seus projetos. Essas subcategorias seriam: Matricial Fraca Matricial Balanceada Matricial Forte
MATRICIAL FRACA Na matriz fraca ainda no temo a figura do Gerente de Projetos, mas temos equipes designadas para os projetos e integrao entre as reas departamentais. A priorizao das atividades do projeto baixa, tendo em vista que as equipes ainda esto subordinadas ao departamento de origem.
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Organizao Matricial Fraca Executivo Chefe
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente Funcional
MATRICIAL BALANCEADA Na matriz balanceada j temos a figura do Gerente de Projetos, com pouca autonomia mas coordenando as atividades da equipe. Nesse modelo destacamos o aumento considervel dos conflitos em funo do superior no estar claramente definido.
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Organizao Matricial Balanceada Executivo Chefe
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Pessoal Pessoal Gerente de Projetos
MATRICIAL FORTE Na matriz forte o gerente de projetos ganha mais autonomia e um rea de reporte voltada a projetos. Nesse modelo as equipe j esto mais comprometidas com projeto e a prioridade dos projetos dentro da organizao alta.
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Organizao Matricial Forte Executivo Chefe
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente de Gerentes de Projetos
Gerente de Projetos Gerente de Projetos Gerente de Projetos
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1.5 - REAS DE CONHECIMENTO E GRUPOS DE PROCESSO

AS 9 REAS DE CONHECIMENTO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Segundo o PMBoK 2000, podemos separar o conhecimento em gerenciamento de projetos em nove reas distintas. As reas de conhecimento em gerenciamento de projetos so: Integrao Escopo Tempo Custos Qualidade Comunicao Recursos Humanos Riscos Aquisies
GERENCIAMENTO DO ESCOPO O escopo refere-se abrangncia ou s fronteiras do projeto. no escopo que determinamos o vamos ou no fazer no projeto. Ele define onde termina um trabalho e onde comea outro, j que a maioria dos projetos est repleta de requisitos mal definidos e inconsistentes, a gerncia de escopo assume enorme importncia. GERENCIAMENTO DO TEMPO Sendo projeto um esforo finito, temos prazos a cumprir para atingirmos as expectativas de tempo do nosso patrocinador. Esta uma caracterstica que marca o trabalho do comeo ao fim e que faz com que o trabalho em projetos se destaque de trabalho de natureza rotineira. O tempo uma referncia importante para avaliar o sucesso do projeto. Em projetos complexos, abordagens baseadas em sistemas sofisticados ajudam a controlar o tempo, tcnicas de redes de interdependncia, com PERT/CPM, apoiadas por softwares de gerenciamento de projetos como o MS-Project, so usadas no planejamento e no controle de atividades do projeto.
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GERENCIAMENTO DO CUSTO A gerncia de projeto tem o papel de orar e controlar os custos globais para manter os projetos dentro dos limites oramentrios. A administrao dos fluxos de caixa colabora para otimizar a utilizao de fundos durante o perodo de existncia do projeto. Os indicadores de valor agregado auxiliam no acompanhamento e anlise dos prazos vinculando-os com o oramento. GERENCIANDO A QUALIDADE A satisfao dos stakeholders e cumprimento dos requisitos so fatores crticos do projeto. Nas industriais e ambiente funcionais, os padres de qualidade so ditados pelas especificaes e por anlise detalhada dos processos, que, por sua vez, so usadas como base para monitorar o desempenho do projeto. Mesmo em projetos que no usam especificaes detalhadas para estabelecer padres de qualidade, espera-se um mnimo de qualidade processual. GERENCIAMENTO DAS COMUNICAES Falha no processo de comunicao um dos fatores de insucesso nos projetos. O gerenciamento das comunicaes tem o papel de levantar os canais de comunicao e definir a forma de comunicao entre os envolvidos no projeto. preciso que as comunicaes formais atendam ao planejamento organizacional, aos sistemas de planejamento estratgico, aos sistemas de planejamento do projeto propriamente dito, s normas, aos padres e aos procedimentos. As comunicaes interpessoais tambm requerem ateno. GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS No existe projeto sem pessoas envolvidas. Garantir os recurso humanos e formar, desenvolver e motivar as equipes papel do gerente de projeto. Administrar o recurso humano , na realidade, a chave para atender s necessidades do projeto, uma vez que todas as aes so tomadas direta ou indiretamente por pessoas. GERENCIAMENTO DOS RISCOS Em ambiente funcional estvel, as decises podem ser baseadas em experincia, dados histricos e conhecimento prtico. J em projetos o futuro sempre incerto e os riscos so constantes. As condies favorveis ou adversas permitem a identificao de ameaas ou oportunidades, ou seja riscos positivos ou negativos. Os riscos nada mais so dos que as incertezas, das quais podemos esquivar ou aproveitar. papel da gerncia de riscos, elencar e tratar os riscos inerentes ao projeto.
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GERENCIAMENTO DOS SUPRIMENTOS No gerenciamento de projetos preciso lidar com os terceiros que fornecem servios, materiais e equipamentos. Definir quando, quanto e como contratar maximiza as operaes de um projeto. Na gerncia de suprimentos, temos desde a escolha adequada dos fornecedores, at a manuteno dos contratos e produtos entregues. GERENCIAMENTO DA INTEGRAO A gerncia da integrao nada mais do que a consolidao dos diversos planos gerados em um plano nico, denominado Plano do Projeto. No plano do projeto temos todos os insumos para o gerenciamento efetivo de um projeto.
AS REAS DE CONHECIMENTO X GRUPOS DE PROCESSO

Como vimos anteriormente os grupos de processo agrupam os processos necessrios para atender um determinado momento do planejamento. No PMBoK os processos so descritos em termos de entradas, tcnicas e ferramentas e resultados. Abaixo temos um esquema que ilustra os processos gerenciamento devidamente agrupados conforme o PMBoK. de
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Captulo 2 Escritrio de Projeto Virtual (VPMO)
Cap. 2 Escritrio de Projetos Virtual (VPMO)
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2.1 INTRODUO
O QUE SO OS ESCRITRIOS DE PROJETOS?
Atualmente o gerenciamento de projetos vem sendo apontado como diferencial competitivo e cada vez mais empresas tm demonstrado interesse em incorporar escritrios de projetos para coordenao e fomentao dos instrumentos de gesto e controle dos projetos corporativos. Podemos dizer que um escritrio de projetos : Um departamento ou rea responsvel por definir as ferramentas e prticas para o gerenciamento do portflio projetos, dando suporte aos gerentes, e provendo informaes sobre os projetos da organizao.
A implementao desses escritrios, muitas vezes no bem sucedida, em funo da dificuldade em definir instrumentos eficazes e rotinas geis, possibilitando assim um controle rigoroso dos projetos e viabilizando uma documentao consistente e padronizada. Outro fator dificultador a resistncia dos outros departamentos da organizao ou dos membros do time do projeto, que vem o escritrio de projetos, como um fiscalizador (dedo duro), que alm de policiar e controlar o desenvolvimento dos trabalhos, dificulta a o andamento do projeto, criando rotinas burocrticas e interferindo nas rotinas de trabalho existentes. Para obter sucesso na implementao de um escritrio de projetos, importante desmistificar as atribuies polmicas do departamento, entre as quais podemos citar: O escritrio de projetos serve para implementar metodologias de trabalho burocrticas e ineficientes; O escritrio de projetos um departamento controlador e fiscalizador dos demais departamentos da empresa; O escritrio de projetos interfere e dificulta a realizao dos trabalhos ao implementar novas rotinas aos processos existentes; O escritrio de projetos s mais um modismo passageiro e no agrega nenhum beneficio a organizao.
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Infelizmente crticas e mitos dessa natureza surgem em funo do desconhecimento dos colaboradores, que muitas vezes se encontram sobrecarregados e resistentes inovao dos mtodos de trabalho, com receio do acrscimo de novas rotinas improdutivas. O primeiro passo para quebrar a resistncia e sensibilizar as reas envolvidas, de que o escritrio de projetos s trar benefcios a organizao, apresentar de forma clara e lcida as atribuies de um PMO. Podemos citar como as principais atribuies de um PMO: Centralizar e prover informaes sobre os projetos; Definir metodologias e instrumentos de gesto padronizados; Capacitar e orientar os outros departamentos na utilizao dos instrumentos de gesto adotados; Automatizar as rotinas de gerenciamento de projetos; Criar mecanismos de documentao e diagnstico dos projetos; Administrar o portiflio de projetos.
Uma vez que os colaboradores esto devidamente esclarecidos sobre as atribuies do PMO, o prximo passo a montagem do escritrio de projetos. Muitos especialistas no assunto sugerem a criao de um departamento em uma posio estratgica no organograma da empresa, para ter mobilidade e penetrao em todos os nveis hierrquicos da empresa, para assim ter condies de realizar seu papel eficientemente. Esse tipo de abordagem geralmente causa reao na organizao, que passa a ver o escritrio de projetos como um departamento privilegiado, com muito poder e isento de responsabilidades. Uma maneira de evitar conflitos e resistncia na implementao de um escritrio de projetos criar os Escritrios de Projetos Virtuais (VPMO). Pode tambm ser um primeiro estgio para a implementao de um Escritrio de Projetos definitivo. Mesmo com a implementao de um Escritrio de Projeto Virtual, onde estamos falando basicamente de tecnologia, deve ser feito todo um trabalho de criao de processos, procedimentos, construo de metodologias e instrumentos de gesto e, principalmente, treinamento e aculturamento dos profissionais para o gerenciamento de projetos.
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O QUE UM ESCRITRIO DE PROJETOS VIRTUAL?

Um escritrio de projetos virtual um conjunto de ferramentas informatizadas que viabilizam a implementao das atribuies de um escritrio de projetos, sem a necessidade de ambiente fsico. A implementao de um escritrio de projetos virtual pode requerer muito trabalho e profissionais altamente qualificados, pois envolve o desenvolvimento de ferramentas especficas e integrao com solues j existentes para ser o mais completo possvel. Em ltima estncia o Virtual PMO se asemelha ao conceito de Business Intelligence, cujo principal objetivo obter vantagem competitiva, administrando estrategicamente as informaes de negcio da empresa. O VPMO ser um ponto focal que nos permite ter as informaes do andamento dos projetos de forma a administr-los estrategicamente alinhado aos objetivos da empresa. Permite ainda compartilhamento de conhecimento e informaes histricas dos projetos na organizao. No desenvolvimento de um Virtual PMO podemos fazer uso de vrias ferramentas e tcnicas disponveis, com intuito de centralizar as operaes de gesto em um repositrio nico e administrvel. Podemos citar como ferramentas associadas ao um Virtual PMO: Softwares de Gerenciamento de Projetos Business Intelligence Data Warehouse Data Mining Webhouse CRM ERP Balanced Scorecard Indicadores e Mtricas de controle e acompanhamento Processos de Maturidade de Gerenciamento de Projetos
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2.2 MONTANDO UM ESCRITRIO VIRTUAL

Implementar um Virtual PMO uma tarefa bem mais complexa do que se imagina. Mais do que um sistema de administrao de projetos, o Virtual PMO uma ferramenta essencial para o controle dos demais instrumentos de trabalho da organizao. papel do Virtual PMO consolidar as informaes dos diversos tipos de clientes existentes e tornar analisvel os vrios indicadores adotados pelas reas afins. Os dados oriundas do Virtual PMO sero utilizados pelo Data Warehouse corporativo. Eles sero interagidos com as informaes dos demais sistemas legados, fazendo parte dos filtros e converso de dados em informaes de gesto estratgica. Alm da integrao com os dados corporativos o Virtual PMO dever prover solues para gerenciamento de projetos e vincul-las s demais ferramentas do VPMO.
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

O primeiro passo na montagem de um VPMO a elaborao de uma metodologia de Gerenciamento de Projetos adotada pela organizao. Essa metodologia deve ser prtica e objetiva, agregando benefcios aos usurios. Muitas vezes rotinas aparentemente simples, trazem resultados surpreendentes. Essa metodologia deve ser digitalizada para ser utilizada pelos gerentes de projeto. Para tornar a metodologia atraente aos olhos dos usurios, podemos disponibiliz-la atravs da intranet em formato de pgina WEB, com um sistema de navegao bem estruturado e templates vinculados aos tpicos da metodologia, criando assim a necessidade, por parte dos clientes, ao acesso dos tpicos. Vrios recursos podem ser utilizados, como por exemplo mostrar uma tela de dica do dia abordando um tema da metodologia de trabalho quando da abertura do aplicativo. O importante e tornar a metodologia algo simples e atraente de forma que os usurios a utilizem.
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FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Uma vez estabelecida a metodologia de Gerenciamento de Projetos, o prximo passo definir as ferramentas de GP a serem utilizadas pelos usurios e o VPMO. A escolha dessa ferramenta est associada a metodologia implementada. Quo mais complexa for a metodologia, maior ser a necessidade de ferramentas informatizadas para gerenciamento de projetos. Embora as ferramentas existentes no mercado tenham evoludo muito nos ltimos anos, nenhuma atender todos os requisitos exigidos pelo VPMO de forma ampla. O importante na escolha de uma ferramenta de gerenciamento de projetos e verificar qual atende o maior nmero de requisitos e tem uma interface amigvel e intuitiva. Na hora de escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos podemos seguir alguns critrios de seleo como: A - Capacidade Quantidade de atividades processadas. Relaes de precedncia. Subdiviso em subredes. Estruturas analticas do projeto (nveis de WBS - Work breakdown structure). B - Notao da rede (critrio de diagramao) Diagrama de precedncia (PMD) ou diagrama em seta (IJ/ADM). Tipo de relao de precedncia (incio-incio, fim-fim, fim-incio, incio-fim). Marcos de controle. C - Calendrio Tamanho (nmero de anos). Calendrios mltiplos. Calendrios para recursos e tarefas D - Entrada, processamento e sada Menu, janelas. Mouse. Teclado. Tempo de entrada. Clculo de folgas (total, livre, negativa). Caminho crtico.
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Sumarizao. Fator tempo-custo (funo do custo - linear/no linear) Relatrios (tabular e grficos). Spooler (processamentos/sadas simultneas). Gerao de relatrios.
E - Alocao de recursos Tipos. Quantidade permitida. Unidades. Nivelamento. Suavizao (uso de folgas). Pool de Recursos Compartilhado F - Custos Oramentos (previsto/realizado). Diretos e indiretos. Curva S. Sumarizao pela estrutura analtica. EVA G Ambiente Colaborativo Servidor de Projetos Atribuio de Equipes de Trabalho Notificaes por email Base de dados corporativa H - Treinamento e manuteno Demonstrao do software. Tutorial. Programa de treinamento. Suporte tcnico. Garantia. Literatura disponvel Alm da ferramenta de gerenciamento de projetos adotada, importante agregar ferramentas complementares para otimizar os processos da ferramenta principal. Podemos citar como ferramentas complementares: Sincronizadores para HandHelds Ferramentas de GED Ferramentas de Brainstorming Geradores de relatrios Publicadores de dados
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EPM (ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT)

O EPM um conceito adotado por alguns fabricantes de softwares para gerenciamento de projetos, e consiste em um grupo de ferramentas que juntas formam um ambiente colaborativo, permitindo o gerenciamento de projetos e recursos corporativos. Essa forma de gerenciamento empresarial foi lanada inicialmente pela Primavera e posteriormente outros fabricantes adotaram essa linha de softwares. A partir da verso 2002 o Microsoft Project passou a ser uma soluo EPM, composta de trs produtos (Project Professional, Project Server, Project Web Access), associados a outros produtos Microsoft (SQL Server, Share Point). As solues EPM auxiliam significativamente na montagem dos VPMO, uma vez que seu objetivo e administrar portiflios de projetos e criar ambientes colaborativos. Embora os fabricantes idealizem tornar suas solues a nica ferramenta de um VPMO, isso ainda um sonho distante. Mesmo implementando uma soluo EPM, ainda temos que automatizar diversos processos e integr-los a ferramenta de gerenciamento de projetos adotada para obter os resultados esperados de VPMO.
SERVIDORES DE PROJETOS
A principal instrumento que viabiliza o VPMO o Servidor de Projetos, que o repositrio das informaes do VPMO. Como ncleo de informaes o Servidor de Projetos prov servios como: Viso do Portiflio de Projetos Base corporativa de recursos Templates de documentos, WBS, cronogramas e outros Metodologia Digital Controle de Documentos Indicadores Mtricas Ambiente colaborativo Quadro de horas da equipe em atividades rotineiras e projetos Call Center Workflow para projetos Sistemas customizados de controle
O servidor de projeto composto de uma mquina ou mquinas que concentram servios, softwares e utilitrios consolidados que em
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conjunto integram as funcionalidades necessrias para constituir um VPMO. A interface de interao do Servidor de Projetos com o usurio, geralmente so os Portais de Projetos.
Portais de Projetos Atualmente a maioria das solues EPM, tem ambiente de trabalho WEB, onde podemos efetuar operaes relativas aos projetos corporativos. Embora essas solues se assemelhem aos portais de projetos, elas no tm todas as funcionalidades necessrias para a caracterizao dos portais. Geralmente as solues EPM so integradas aos portais para somar funcionalidades. Os Portais de Projetos acumulam as funes tradicionais de um portal WEB somado aos recursos de Gesto de Projetos corporativo. Em um Portal de Projeto temos funes bsicas como: Chat Frum News Letters Mailing FAQ Perfis de Acesso
Funes intermedirias como: Controle de atividades funcionais Treinamento e-learning Grupos de discusses e comunidades Institucional Construtores e publicadores de informao.
E funes especficas como: Gerenciamento de Portiflio de Projetos Cronograma on-line Indicadores de desempenho
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Ferramentas customizadas (matriz de responsabilidade, matriz de riscos, controle de mudanas e etc.) com interface interativa e gravao em BD. Sistemas de avaliao on-line Atualizadores customizados (para as ferramentas de GP)
FERRAMENTAS COMPLEMENTARES
Alm das ferramentas especficas para gerenciamento de projetos, necessitamos de um ambiente tecnolgico favorvel. O ponto forte do VPMO so os dados de projetos, que tratados de forma estratgica, fornecero instrumentos de gesto eficazes e garantia de utilizao das ferramentas implementadas. Partindo do principio do Business Intelligence, necessitamos de um ambiente de dados muito bem estruturado que garanta: integridade, segurana e velocidade no acesso as informaes. A integrao entre os diversos tipos de dados empresariais pertinentes ao gerenciamento de projetos a chave para o sucesso do VPMO. Recursos OLAP so essenciais nesse processo.
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2.3 - CONCLUSO
Cada vez mais as empresas esto estruturadas para trabalhar por projetos, de forma a garantir melhores resultados no menor tempo, com menos recursos e com a maior qualidade possvel. A gesto efetiva dos recursos humanos da empresa e dos projetos fator de competividade atualmente. inegvel o papel do Escritrio de Projetos para auxiliar a empresa a obter a excelncia em gerenciamento de projetos, atravs da gesto em um ponto focal do portfolio de projetos da empresa ou setor, com otimizao de utilizao de recursos, acompanhamento e controle dos resultados e apoio alta administrao na seleo de projetos e alinhamento dos mesmos ao plano estratgico. O VPMO Virtual Project Management Office uma forma interessante de se obter os benefcios da tecnologia para gesto colaborativa dos projetos da empresa ou setor. Independente da implantao fsica ou no de Escritrio de Projetos, deve-se considerar as solues tecnolgicas para auxiliar a empresa a gerir os seus projetos. Em um ambiente tecnolgico mutvel e em constante evoluo faz-se necessrio um ambiente administrativo flexvel, capaz de absorver as evolues e mudanas com facilidade, permitindo a gesto eficiente das informaes. Com base nessa premissa, o VPMO surge como uma infra-estrutura de apoio a projetos, totalmente inovadora e dinmica com bases slidas nos conceitos de gesto de informao. O VPMO a chave de integrao entre as diversas ferramentas e tcnicas disponveis para gesto otimizada de projetos e o seu papel consolidar e disseminar os instrumentos de gesto corporativa e dar insumos para os clientes de GP.
Captulo 3 Aplicando o PMBoK ao Microsoft Office Project 2003
Cap. 3 Aplicando o PMBoK ao Microsoft Office Project 2003
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3.1 GERENCIAMENTO DO ESCOPO

O Gerenciamento do Escopo do Projeto engloba os processos necessrios para assegurar que o projeto inclua todas as atividades necessrias, e defina os limites para que seja concludo com sucesso.
INICIAO
A Iniciao do Escopo o processo responsvel por autorizar formalmente um novo projeto ou dar continuao ao um projeto j existente para uma nova fase. No processo de iniciao do Escopo, o uso do Microsoft Project ainda bem pequeno, tendo em vista que o plano de projeto ainda bem embrionrio. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Tarefa de Resumo do Projeto No processo de iniciao, podemos abrir um novo arquivo do project e somente acionar a tarefa de resumo do projeto para identificar a existncia do projeto. Links e Anexos de Anotao Podemos usar os recursos de link e anotaes para vincular o arquivo do Plano Sumrio do Projeto (Project Charter) ao arquivo do Project. Gravao de Projeto Empresarial J na iniciao, podemos gravar o arquivo do Microsoft Project no banco de dados do Project Server, para garantir a integridade dos dados do projeto.
PLANEJAMENTO DO ESCOPO
O Planejamento do Escopo do Projeto se refere a elaborao e documentao do trabalho do projeto e o produto que o projeto ir gerar. No processo de planejamento do escopo, ainda temos um uso muito restrito do MS-Project. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Propriedades do Projeto Nas propriedades do projeto, podemos designar o gerente do projeto e colocar as
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informaes preliminares do escopo Restries, Descrio do Produto.
como:
Premissas,
Links e Anexos de Anotao Podemos usar os recursos de link e anotaes para vincular a Declarao do Escopo ao arquivo do Project.
DEFINIO DO ESCOPO
A Definio do Escopo envolve a subdiviso dos resultados principais do projeto em unidades menores e mais gerenciveis. No processo de definio do escopo a utilizao do project comea a se intensificar. nesse processo que desenvolvemos a EAP (Estrutura Analtica do Projeto). O termo EAP vem de WBS (Work Breakdown Structure), que foi traduzido no MS-Project como EDT (Estrutura de Diviso de Trabalho). Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Definio do Cdigo de EDT Usamos esse recurso para definir o cdigo de Diviso de Trabalho ou a EAP e assim construirmos a Estrutura Analtica do Projeto. Recuos e Numerao de Tpicos Com os recuos e a definio dos nmeros da estrutura de tpicos, podemos efetuar a decomposio das tarefas para construo da EAP. Assistente de Grficos de EDT no Visio Podemos utilizar o assistente de EDT no Visio, para exportar os dados da EAP no Project para o formato de organograma no Microsoft Visio. Publicao do Plano do Projeto Podemos publicar o projeto no Project Server para disponibilizar a EAP no Project Web Access. Com esse procedimento os executivos, os patrocinadores e os stakeholders podem ter acesso a EAP do Projeto atravs da Web.
DICA: No processo de Definio do Escopo, podemos utilizar o software WBS Chart Pro da Critical Tools, que trabalha vinculado com o MS-Project.
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VERIFICAO DO ESCOPO
A Verificao do Escopo o processo responsvel pela aceitao formal do escopo do projeto pelos stakeholders (interessados ou intervenientes). Esse processo requer a reviso dos principais deliverables de maneira a verificar se todos foram entregues de forma satisfatria. Na verificao do escopo a utilizao do project intensiva e essencial para o sucesso deste processo. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Modo de Exibio Gantt de Controle Esse modo de exibio utilizado para verificar o andamento e execuo das tarefas do projeto. Gravao da Base Line e Planos Provisrios Atravs da linha de base do projeto, podemos verificar a conformidade do escopo inicial com a execuo dos trabalhos. Linhas de Andamento As linhas de andamento facilitam identificar os atrasos nas entregas previstas. Anotaes Atravs das anotaes podemos documentar as justificativas e aceitaes dos trabalhos realizados. Ferramentas e tabelas de controle Atravs das ferramentas de controle podemos definir o andamento e concluso das tarefas. Gantt Pessoal Atravs dos recursos de reporte de trabalho do Project Web Access os recursos podem informar a entrega dos trabalhos e os gerentes aprovarem mediante a conformidade com o plano sumrio do projeto.
CONTROLE DE ALTERAES DO ESCOPO

O processo de Controle de Alteraes do Escopo responsvel por administrar as alteraes que ocorrerem, se e quando ocorrerem. O Microsoft Project uma ferramenta importantssima nesse processo, tendo em vista o grande nmero de recursos de controle que a ferramenta possui. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
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Relatrios, Filtros, Grupos e Classificao Atravs dos recursos de relatrio e tratamento das informaes, podemos apurar os desvios e mundanas do escopo. Modo de Exibio Gantt de Controle Esse modo de exibio utilizado para verificar o andamento e execuo das tarefas do projeto e a conformidade das entregas com o base line do projeto. Gravao da Base Line e Planos Provisrios Atravs da linha de base do projeto, podemos verificar a conformidade do escopo inicial com a execuo dos trabalhos. O Project permite a gravao de at 10 base-lines adicionais, permitindo assim documentar as variaes no escopo do projeto. Anotaes Atravs das anotaes podemos documentar as justificativas sobre as mudanas ocorridas no escopo do projeto. Ferramentas e tabelas de controle Atravs das ferramentas de controle podemos atualizar a situao das tarefas em relao as mudanas de escopo. Gantt Pessoal Atravs dos recursos de reporte de trabalho do Project Web Access os recursos podem informar a entrega dos trabalhos e os gerentes aprovarem mediante a conformidade com o plano sumrio do projeto.
3.2 GERENCIAMENTO DE TEMPO

O Gerenciamento de tempo do projeto engloba os processos necessrios para assegurar a concluso do projeto no prazo previsto.
DEFINIO DAS ATIVIDADES

A definio das atividades envolve a identificao e a documentao das atividades que devem ser executadas no projeto. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Modo de Exibio Grfico de Gantt Atravs da tabela de entrada do grfico de Gantt, podemos gerar a lista de atividades do projeto. Modo de Exibio Diagrama de Rede Tambm podemos gerar a lista de atividades pelo modo de exibio Diagrama de Rede. No muito aconselhvel efetuar esse procedimento,
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tendo em vista que o preenchimento da lista de tarefas pelo Grfico de Gantt bem mais intuitivo.
SEQUENCIAMENTO DAS ATIVIDADES

O Sequenciamento das Atividades envolve a identificao e a documentao das relaes de precedncia entre as atividades. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Vincular Tarefas O relacionamento das tarefas pode ser realizado de vrias maneiras no Microsoft Project, permitindo estabelecer a precedncia das atividades. Modo de Exibio Diagrama de Rede Podemos exibir um diagrama de precedncia do projeto atravs do modo de exibio diagrama de rede.
ESTIMATIVA DE DURAO DAS ATIVIDADES

A Estimativa de Durao das Atividades o processo pelo qual se coleta informaes sobre o escopo e os recursos do projeto para calcular as duraes que sero usadas como dados para a elaborao do cronograma. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Modo de Exibio Grfico de Gantt Provm a lista de atividades, que essencial para o desenvolvimento da estimativa de durao. Modo de Exibio Planilha de Recursos Fornece a lista de recursos necessrios para a estimativa da durao do projeto
ELABORAO DO CRONOGRAMA
Elaborar um cronograma significa estabelecer as datas de inicio e de concluso das atividades de um projeto. Na Elaborao do Cronograma que tornaremos os prazos realmente exeqveis. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Tipos de Tarefa Calcula a durao de uma atividade com base nos recursos atribudos e na carga de trabalho definida.
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Controle de Empenho Faz a relao da durao com nmero de recursos envolvidos na atividade. Anlise PERT Calcula a durao de uma atividade com base em fatores Otmistas, Esperados e Pessimistas. Redistribuio de Recursos Faz uma reordenao das atividades do cronograma com base nas atribuies dos recursos. Estilos de Barras e Novos Modos de Exibio Podemos criar modos de exibio para diagrama de marcos e verificao de pontos de controle do projeto. Reserva de Recurso Permite fazer simulaes, atribuindo recursos de forma no efetiva para calcular as duraes das atividades.
CONTROLE DO CRONOGRAMA
O controle do cronograma se refere a gerenciar as alteraes feitas no cronograma para manter a conformidade. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Relatrios, Filtros, Grupos e Classificao Atravs dos recursos de relatrio e tratamento das informaes, podemos apurar os desvios e mundanas do escopo. Modo de Exibio Gantt de Controle Esse modo de exibio utilizado para verificar o andamento e execuo das tarefas do projeto e a conformidade das entregas com o base line do projeto. Gravao da Base Line e Planos Provisrios Atravs da linha de base do projeto, podemos verificar a conformidade do escopo inicial com a execuo dos trabalhos. O Project permite a gravao de at 10 base-lines adicionais, permitindo assim documentar as variaes no escopo do projeto. Anotaes Atravs das anotaes podemos documentar as justificativas sobre as mudanas ocorridas no escopo do projeto. Ferramentas e tabelas de controle Atravs das ferramentas de controle podemos atualizar a situao das tarefas em relao as mudanas de escopo.
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Estilos de Barras e Novos Modos de Exibio Podemos criar modos de exibio diferentes com outras formas de exibio das barras para documentar mudanas no cronograma. Gantt Pessoal Atravs dos recursos de reporte de trabalho do Project Web Access os recursos podem informar a entrega dos trabalhos e os gerentes aprovarem mediante a conformidade com o plano sumrio do projeto.
3.3 GERENCIAMENTO DE CUSTOS DO PROJETO

O Gerenciamento de custos do projeto inclui os processos necessrios para assegurar que o projeto seja concludo dentro do oramento aprovado.
PLANEJAMENTO DOS RECURSOS

Definio dos recursos (pessoas, equipamentos, materiais) e quantidade necessria desses recursos para a execuo das atividades do proejto. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Planilha de Recursos Podemos definir os recursos e a quantidade e custo dos mesmos atravs do modo de exibio planilha de recursos Uso do Recurso Atravs do uso do recurso podemos definir corretamente a atribuio do recurso e as horas trabalhadas no projeto.
ESTIMATIVA DE CUSTOS
A estimativa de custos se refere ao clculo de um valor aproximado do custo dos recursos necessrios para execuo das atividades do projeto. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Tabelas Atravs do recurso de exibio de tabelas, podemos acionar as tabelas de custo de tarefas e recursos no MS-Project Informaes Sobre o Projeto Na janela de informaes sobre o projeto podemos ter uma estimativa do custo total do
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projeto com base nas informaes de custo dos recursos e custos fixos.
ORAMENTO DE CURSOS
O oramento de cursos engloba a distribuio da estimativa total de custos entre as atividades individuais ou pacotes de trabalho, a fim de estabelecer uma linha de base dos custos. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Gravao da Base Line do Projeto Atravs da linha de base do projeto, podemos fixar o oramento para futuras comparaes com os dados de custo realizado.
CONTROLE DE CUSTOS
O controle de custos consiste na verificao da conformidade dos custos realizados com os custos de linha de base. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Tabelas Atravs do recurso de exibio de tabelas, podemos acionar as tabelas de custo de tarefas e recursos no MS-Project Valor Acumulado Atravs das tabelas e recursos de valor acumulado, podemos fazer a anlise do valor agregado para controle efetivo dos custos do projeto. Anotaes Atravs das anotaes podemos documentar as justificativas sobre as mudanas no oramento das atividades. Ferramentas e tabelas de controle Atravs das ferramentas de controle podemos atualizar a situao das tarefas em relao as de oramento.
3.4 GERENCIAMENTO DA QUALIDADE

O gerenciamento da qualidade do projeto inclui os processos necessrios para assegurar que o projeto satisfaa s necessidades para as quais foi criado.
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PLANEJAMENTO DA QUALIDADE
O Planejamento da Qualidade envolve a identificao dos padres de qualidade relevantes para o projeto e a definio de como atender a esses padres. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Links e Anexos de Anotao Podemos usar os recursos de link e anotaes para vincular os arquivos do Plano de qualidade ao arquivo do Project. Gerenciamento de Documentos do SharePoint Windows Services Com esse recurso podemos gerenciar os documentos do plano de qualidade do projeto.
GARANTIA DA QUALIDADE
A garantia da qualidade se refere a todas as atividades sistemticas, planejadas dentro do sistema de qualidade, de maneira a gerar confiana de que o projeto ir satisfazer a todos os padres relevantes de qualidade. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Relatrios, Filtros, Grupos e Classificao Atravs dos recursos de relatrio e tratamento das informaes, podemos apurar as entregas e prazos e verificar a conformidade com o plano de qualidade.
CONTROLE DE QUALIDADE
O controle de qualidade envolve a monitorao dos resultados especficos do projeto a fim de determinar se eles satisfazem aos padres relevantes de qualidade, e inclui tambm a identificao de como eliminar as causas de resultados insatisfatrios. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Modo de Exibio Gantt de Controle Esse modo de exibio utilizado para verificar o andamento e execuo das tarefas do projeto e a conformidade das entregas com o plano de qualidade. Relatrios, Filtros, Grupos e Classificao Atravs dos recursos de relatrio e tratamento das informaes, podemos
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apurar as entregas e prazos e verificar a conformidade com o plano de qualidade.
GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

O gerenciamento de recursos humanos do projeto engloba os processos necessrios para que se empregue de forma mais eficaz o pessoal envolvido no projeto.
PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL
O Planejamento Organizacional envolve a identificao, a documentao e a atribuio de funes, responsabilidades e relaes de distribuio de informaes do projeto. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Modo de Exibio Planilha de Recursos Podemos usar o modo de exibio planilha de recursos para fazer a identificao e anlise dos envolvidos. Novos Modos de Exibio Podemos usar esse recurso para criao de um modo de exibio com a matriz de responsabilidades. Campos de Recurso Empresarial Podemos usar os campos de recurso empresarial para definir o perfil e as habilidades dos recursos da empresa.
FORMAO DA EQUIPE
A formao da equipe se refere a fazer com que os recursos humanos necessrios sejam designados e estejam trabalhando no projeto. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Pool de Recursos Empresarial Atravs do Project Server, podemos criar um pool de recursos empresarial para disponibilizar recursos para os projetos da organizao. Criao da Equipe do Projeto Podemos criar a equipe do projeto com base nos recurso do pool de recurso empresarial. Atribuio de Recurso Permite atribuir os recursos nas atividades em que ele participa.
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Publicao das Atribuies Podemos publicar as atribuies dos recursos no project server para que os recursos possam atualiza-las atravs do Project Web Access.
DESENVOLVIMENTO DA EQUIPE
O desenvolvimento da equipe envolve a melhoria da habilidade dos interessados para contribuir individualmente, assim como tambm a habilidade da equipe para funcionar como uma equipe. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Painel de Tarefas Podemos customizar templates no Painel de Tarefas com dicas e instrues para desenvolvimento do individuo e da equipe.
GERENCIAMENTO DAS COMUNICAES

O gerenciamento das comunicaes do projeto engloba os processos necessrios para assegurar a gerao, a coleta, a divulgao, o armazenamento e a disposio final apropriada e oportuna das informaes do projeto.
PLANEJAMENTO DAS COMUNICAES

O planejamento das comunicaes engloba a identificao das informaes e comunicaes que os interessados necessitam: que requer qual informao, quando ela ser necessria, como ser fornecida e por quem. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Modo de Exibio Planilha de Recursos Com esse modo de exibio possvel fazer a anlise dos steakholders para elaborao do plano de comunicao.
DISTRIBUIO DAS INFORMAES

A distribuio das informaes se refere disponibilizao das informaes que os interessados no projeto necessitam, no momento oportuno. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project:
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Controle de Documentos com SharePoint Windows Services Podemos gerenciar todos os documentos do plano de comunicao atravs do project web acces Controle de Questes com SharePoint Windows Services Podemos definir questes pertinentes ao projeto e abrir discusses at a soluo das questes. Integrao com Microsoft Outlook Podemos integrar o Outlook com o Project Web Acces para sincronizar as informaes de status das tarefas. Project Web Access Podemos definir modos de exibio e projetos, recursos e portiflio para fornecer o status do projeto.
RELATRIO DE DESEMPENHO
O relatrio de desempenho envolve a coleta e divulgao de informaes sobre o desempenho do projeto, de maneira a fornecer aos interessados informaes sobre como os recursos esto sendo utilizados para que os objetivos do projeto sejam alcanados. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Relatrios O project fornece uma srie de relatrios prdefinidos e d a possibilidade de criao de novos relatrios. Exportao de Dados O project permite a exportao de dados de relatrio para o formato XLS (Excel), HTML e outros. Valor Acumulado Podemos verificar o desempenho do projeto atravs dos relatrios de Valor Acumulado.
ENCERRAMENTO ADMINISTRATIVO
O encerramento administrativo do projeto ou fase acontece aps seus objetivos terem sido atingidos, ou ter sido decidido seu encerramento por outras razes. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Links e Anexos de Anotao Podemos usar os recursos de link e anotaes para vincular os arquivos do Encerramento Administrativo ao arquivo do Project.
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GERENCIAMENTO DE RISCOS
O Gerenciamento de Riscos do Projeto o processo sistemtico de identificao, anlise e respostas aos riscos do projeto. Isso inclui maximizar a probabilidade e as conseqncias de eventos positivos e minimizar a probabilidade e conseqncias que eventos adversos possam trazer aos objetivos do projeto.
PLANEJAMENTO DO GERENCIAMENTO DE RISCOS

O Planejamento do Gerenciamento de Riscos consiste no processo atravs do qual se decide como abordar e planejar as atividades ligadas ao gerenciamento de riscos de um projeto. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Links e Anexos de Anotao Podemos usar os recursos de link e anotaes para vincular os arquivos do Plano de Gerenciamento de Riscos ao arquivo do Project.
IDENTIFICAO DE RISCOS
A identificao de riscos envolve determinar quais riscos poderiam afetar o projeto e documentar as caractersticas desses riscos. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Gerenciamento de Riscos com SharePoint Windows Services Podemos identificar e registrar o riscos do projeto atravs do PWA (Project Web Server) e associa-los as tarefas e projetos.
ANLISE QUALITATIVA DE RISCOS

A Anlise Qualitativa de Riscos consiste no processo pelo qual se avalia o impacto de um risco e a probabilidade de ele ocorrer. Esse processo prioriza os riscos de acordo com seu efeito potencial sobre os objetivos do projeto. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Gerenciamento de Riscos com SharePoint Windows Services Podemos qualificar o riscos do projeto atravs do PWA (Project Web Server) e associa-los as tarefas e projetos.
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ANLISE QUANTITATIVA DE RISCOS O processo de Anlise Quantitativa de Riscos tem o objetivo de analisar numericamente a probabilidade de ocorrncia de cada risco e suas implicaes para os objetivos do projeto. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Links e Anexos de Anotao Podemos usar os recursos de link e anotaes para vincular os arquivos de vore de Deciso, Anlise de Monte Carlo e Anlise de Tendncias ao arquivo do Project.
OBS: O recurso de Gerenciamento de Riscos com SharePoint Windows Services do Microsoft Project, no executa operaes como anlise de Monte Carlo ou Anlise de Tendncias.
PLANEJAMENTO DE RESPOSTAS A RISCOS

O planejamento de respostas a riscos o processo pelo qual se desenvolve opes e se determina aes que venham e realar as oportunidades e reduzir as ameaas aos objetivos do projeto. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Gerenciamento de Riscos com SharePoint Windows Services Podemos cadastrar as respostas aos riscos do projeto atravs do PWA (Project Web Server) e associa-los as tarefas e projetos.
MONITORAO E CONTROLE DE RISCOS

A Monitorao e Controle de Riscos o processo de acompanhamento dos riscos identificados, monitorao dos riscos residuais e identificao de novos riscos, de maneira a assegurar a execuo de planos de riscos e anlise eficaz desse plano para reduzir os riscos. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Gerenciamento de Riscos com SharePoint Windows Services Podemos monitorar os riscos cadastrados e cadastrar e alterar novos riscos do projeto atravs do PWA (Project Web Server) e associa-los as tarefas e projetos.
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GERENCIAMENTO DAS AQUISIES DO PROJETO

O gerenciamento das aquisies do projeto engloba os processos necessrios para aquisio de bens e servios fora da organizao executora a fim de cumprir o escopo do projeto.
PLANEJAMENTO DAS AQUISIES

Planejamento das aquisies o processo pelo qual se identifica quais necessidades do projeto podem ser melhor satisfeitas atravs da aquisio de produtos ou servios de fora da organizao executora do projeto, processo esse que deve ser executado durante o trabalho de adquirir, o quanto adquirir, quando adquirir e como adquirir. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Links e Anexos de Anotao Podemos usar os recursos de link e anotaes para vincular a Declarao do Trabalho (SOW Statement Of Work) ao arquivo do Project.
PLANEJAMENTO DA SOLICITAO
O planejamento da solicitao consiste em preparar os documentos necessrios que serviro de suporte ao processo de solicitao. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Controle de Documentos com SharePoint Windows Services Podemos gerenciar os documentos de aquisio (Formulrios, Critrios de Avaliao e Declarao do Trabalho) atravs do PWA (Project Web Access).
SOLICITAO A solicitao o processo atravs do qual se obtm respostas de possveis fornecedores sobre como satisfazer as necessidades do projeto. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Links e Anexos de Anotao Podemos usar os recursos de link e anotaes para vincular as propostas dos fornecedores ao arquivo do Project.
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SELEO DAS FONTES

A seleo das fontes envolve o recebimento de ofertas ou propostas e a aplicao dos critrios de avaliao a fim de selecionar um fornecedor. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Links e Anexos de Anotao Podemos usar os recursos de link e anotaes para vincular os contratos com os fornecedores ao arquivo do Project. Controle de Documentos com SharePoint Windows Services Podemos gerenciar os contratos com fornecedores atravs do PWA (Project Web Access).
ADMINISTRAO DO CONTRATO
A administrao do contrato o processo atravs do qual se garante que o desempenho do fornecedor estar de acordo com os requisitos contratuais. Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no MS-Project: Controle de Questes com SharePoint Windows Services Podemos definir questes pertinentes ao trabalho executado pelos fornecedores e determinar o fechamento de determinados trabalhos. Controle de Documentos com SharePoint Windows Services Podemos gerenciar os contratos e as solictaes de pagamento com fornecedores atravs do PWA (Project Web Access).
ENCERRAMENTO DO CONTRATO
O encerramento do contrato semelhante ao encerramento administrativo uma vez que envolve tanto a verificao do produto quanto o encerramento administrativo. Modo de Exibio Gantt de Controle Esse modo de exibio utilizado para verificar o andamento e execuo das tarefas do projeto e a conformidade das entregas com o plano de aquisies.
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Controle de Documentos com SharePoint Windows Services Podemos gerenciar os contratos e as solictaes de pagamento com fornecedores atravs do PWA (Project Web Access).
Captulo 4 Introduo ao Microsoft Office Project 2003
Cap. 4 Introduo ao Microsoft Office Project 2003
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O QUE H DE NOVO?
APRIMORAMENTOS DO MS-OFFICE PROJECT 2003
O Microsoft Office Project Standard 2003 e o Microsoft Office Project Professional 2003 oferecem o recurso Copiar Imagem para o Assistente do Office para exibir facilmente dados do projeto como uma figura esttica em outros aplicativos do Microsoft Office System, como o Microsoft Office PowerPoint 2003. Voc pode localizar o recurso Copiar Imagem para o Assistente do Office na barra de ferramentas Anlise. Com o Project Standard 2003 e o Project Professional 2003, ficou mais fcil imprimir um modo de exibio do jeito que voc gostaria. Um assistente para ajud-lo a imprimir o modo de exibio como um relatrio est disponvel no painel de tarefas Relatrio do Guia do Projeto. Para especificar atribuies de recursos como propostos (por exemplo, nos projetos ainda em fase de proposta) ou comprometidos, voc pode atribuir tipos de reservas aos recursos no Project Professional 2003. Um novo campo de recurso contm o tipo de reserva (comprometido ou proposto) que pode ser aplicado a todas as atribuies de recurso do projeto. Os tipos de reserva tambm so usados no Microsoft Office Project Web Access 2003, onde um gerente de recursos pode us-los para montar equipes de projeto, usando o novo recurso Criar Equipe, ou para acessar capacidade versus demanda, no Grfico de Disponibilidade de Recursos. O Project Professional 2003 fornece campos Mltiplo Valor de Recurso da Empresa (ERMV) para incluir conjuntos adicionais de qualificaes de recursos. Os campos ERMV podem ser usados nos modos de exibio de recursos para manter o inventrio de qualificaes dos recursos da empresa no recurso Criar Equipe, para pesquisar os recursos com vrias qualificaes, e no Assistente de Substituio de Recursos ou no Modelador do Portflio, para considerar as vrias qualificaes de um recurso. No Project Professional 2003, voc pode evitar que outras pessoas substituam as informaes da linha de base. Na pgina Administrao do Project Web Access 2003, o administrador do servidor pode especificar quem pode ou no salvar uma linha de base no Project Professional 2003. Os seguintes suplementos COM (Component Object Model) do Project, que antes eram implantados via download, agora so instalados
Copiar Imagem para o Assistente do Office
Imprimir um modo de exibio como relatrio
Tipos de reserva de recursos
Vrias qualificaes de recursos
Bloqueio de informaes da linha de base Suplementos COM instalados
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automaticamente com o Project Standard 2003 e o Project Professional 2003: Assistente de Grficos de EDT do Visio Assistente de Relatrios XML Comparar verses de projetos Conversor de Euro Utilitrio de Atualizao de Banco de Dados
Voc pode localizar o Assistente de Grficos de EDT do Visio e o Assistente de Relatrios XML na barra de ferramentas Anlise. Os outros suplementos COM tm suas prprias barras de ferramentas separadas.
APRIMORAMENTOS DO MS-OFFICE PROJECT SERVER 2003

Uma interface de programao para criar facilmente os elementos de um projeto da empresa, abrangendo desde um projeto em branco at um projeto com tarefas, recursos e atribuies. Essa interface oferece suporte para criao dos elementos mnimos necessrios a um projeto de empresa vlido por meio do Project Data Service (PDS). Ela no fornece o mecanismo de agendamento do Microsoft Office Project Server 2003. Uma interface de programao para criar e editar facilmente os recursos do pool da empresa, visando facilitar a integrao de outras linhas de sistemas da empresa com o Project Server 2003. Entretanto, no h suporte para a criao por programao de taxas de recursos, calendrios de recursos, disponibilidade de recursos, taxas de linha de base delimitadas e custos da linha de base delimitados. Uma interface de programao para edio de listas de valores dos campos de texto da empresa. Essa funcionalidade permite a integrao e sincronizao de outros sistemas da empresa com o Project Server 2003. Uma interface de programao para integrar facilmente a lista de valores dos cdigos da estrutura de tpicos da empresa com outro sistema da empresa, como RH ou Financeiro. Esse recurso permite ao desenvolvedor incluir uma lista de valores hierrquicos e um conjunto de mtodos do Project Data Service (PDS) para transformar essa lista em uma lista de valores do cdigo da estrutura de tpicos da empresa. A nova funcionalidade do Active Directory permite
API para criao de dados de projeto
API para criao do pool de recursos da empresa
API para campos personalizados da empresa
API para edio aprimorada de campo personalizado da empresa Sincronizao de
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recursos
Sincronizao da segurana
Partes da Web do Microsoft Office Project Server 2003
Escalabilidade aprimorada por meio do particionamento do banco de dados
sincronizar os integrantes da equipe de um determinado grupo no Active Directory com o pool de recursos da empresa. Por exemplo, os novos integrantes de um grupo do Active Directory (ou de um grupo do Active Directory includo) sero automaticamente criados como recursos no pool de recursos da empresa e no Project Server. Os recursos que no existirem mais no grupo do Active Directory mapeado sero desativados automaticamente no pool de recursos da empresa e no Project Server. A nova funcionalidade do Active Directory tambm permite sincronizar os integrantes de equipe nos grupos do Active Directory com os grupos de segurana do Project Server. Como as empresas podem organizar seus grupos do Active Directory de modo que no sejam mapeados com os grupos de segurana no Project Server, o administrador precisa mapear os grupos do Project Server com os devidos grupos do Active Directory e talvez precise criar grupos especficos do Active Directory para esse fim. Se esses grupos especficos tiverem outros grupos (por exemplo, grupos organizacionais), o administrador poder simplesmente alocar os recursos no grupo central do Active Directory e fazer com que a nova funcionalidade do Active Directory os mapeie automaticamente para os grupos corretos do Project Server. Ao usar o Assistente de Configurao do Windows SharePoint Services durante a instalao do Project Server 2003, voc poder instalar partes da Web que permitem a visualizao dos detalhes de determinado projeto ou tarefa no Microsoft Office Project Web Access 2003, por exemplo, minhas tarefas, meus projetos, o resumo de um projeto, alteraes na tarefa enviadas pelos recursos, atribuies de recursos e um modo de exibio Analisador de Portflio. O particionamento do banco de dados aumenta a escalabilidade do Microsoft Office Project Server 2003 porque permite que o banco de dados seja dividido entre dois servidores, usando a capacidade do servidor vinculado do Microsoft SQL Server.
APRIMORAMENTOS DO MS-OFFICE PROJECT SERVER 2003

Listas de seleo e tabelas de pesquisa em campos
Para facilitar e tornar mais precisa a coleta de informaes dos integrantes da equipe, o quadro de horrios do Project Web Access 2003 fornece
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personalizados da empresa
Bloqueio do quadro de horrios
Dados efetivos protegidos
Aprimoramentos da impresso
Pesquisar recursos com base nas qualificaes
Inserir vrias qualificaes de recursos
Tipos de reserva de
aos usurios listas de seleo e tabelas de pesquisa nos campos personalizados da empresa e cdigos de estrutura de tpicos das tarefas. Observe que as listas de seleo no esto disponveis para projeto, recurso ou campos personalizados de atribuio ou cdigos de estrutura de tpicos. O administrador pode bloquear determinados perodos de tempo no quadro de horrios do Project Web Access 2003 para impedir que os recursos emitam relatrios de horrios no abrangidos pelo perodo atual. Os perodos do quadro de horrios podem ser bloqueados para projetos que so controlados por hora/trabalho por perodo de tempo. A entrada de dados efetivos no pode ser desabilitada em determinados perodos de tempo para projetos controlados por qualquer outro meio, por exemplo, por porcentagem de trabalho concludo ou pelo total de horas reais de trabalho. Os dados efetivos inseridos por meio desses mtodos de controle so distribudos ao longo de um perodo dividido em fases, de acordo com as regras de agendamento usuais. Quando os recursos da empresa usam o quadro de horrios para enviar o trabalho real de suas atribuies, esse trabalho pode ser protegido para evitar que os gerentes de projeto possam modific-lo. Somente dados efetivos de atribuies de recursos da empresa podem ser protegidos. Os gerentes de projeto ainda podero editar os dados efetivos de tarefas com recursos locais atribudos ou recursos sem atribuio. Essa caracterstica est totalmente integrada com o recurso Bloqueio do Quadro de Horrios. Agora, voc pode imprimir a grade das pginas Tarefas, Projetos, Recursos, Atualizaes, Riscos, Questes ou Documentos. Depois de especificar as opes de modo de exibio da grade, use a funcionalidade Imprimir Grade para distribuir e formatar as colunas da maneira que desejar, e depois imprima a grade ou exporte-a para o Microsoft Office Excel 2003. Voc pode criar sua equipe na pgina Projetos do Project Web Access 2003 pesquisando os recursos disponveis e obter as qualificaes especficas necessrias. O Microsoft Office Project Server 2003 fornece os campos Mltiplo Valor de Recurso da Empresa (ERMV) para incluir outros conjuntos de qualificaes de recursos. Use esses campos no recurso Criar Equipe para pesquisar recursos com vrias qualificaes e, no Assistente de Substituio de Recursos ou no Modelador de Portflio, use-o para analisar as vrias qualificaes de um recurso. No Project Web Access 2003, um gerente de
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recursos
Integrao com o Microsoft Windows SharePoint Services
Check-in e check-out de documentos
Verses de documentos
Capacidade de gerenciamento de risco
recursos pode especificar, na nova funcionalidade Criar Equipe, os diversos tipos de reserva de recursos para aloc-los nos projetos como propostos ou comprometidos, ou pode acessar capacidade versus demanda no Grfico de Disponibilidade de Recursos. O Microsoft Office Project Professional 2003 integrado com o Windows SharePoint Services para fornecer gerenciamento de documentos, controle de questes e gerenciamento de riscos. O Microsoft SharePoint Team Services 1.0 no tem mais suporte. Como o Windows SharePoint Services dispe da funcionalidade de check-in e check-out, o Microsoft Office Project Professional 2003 oferece suporte a bloqueio de documentos. Quando feito check-out de um documento de uma Biblioteca de Documentos, ele automaticamente bloqueado para que nenhum outro usurio faa alteraes at que seja feito o check-in na Biblioteca de Documentos. No check-in dos documentos, voc pode adicionar comentrios para descrever as alteraes efetuadas no documento. Esses comentrios so salvos como parte do histrico do documento. Para fins de comparao e arquivamento, a Biblioteca de Documentos oferece capacidade para armazenamento de vrias verses de um documento. Quando feito o check-out de um documento e, em seguida, efetuado o check-in, uma cpia do documento anterior criada e gravada como uma verso anterior do documento. Os documentos vinculados a projetos e tarefas no Microsoft Office Project Server 2003 representam sempre a verso mais atual. No entanto, voc pode visualizar todas as verses de um documento, restaurar o documento atual a uma verso anterior ou excluir uma verso de arquivo morto do documento. O Microsoft Office Project Professional 2003 e o Windows SharePoint Services oferecem capacidade para registrar e gerenciar riscos, como eventos ou condies que podem ter um impacto positivo ou negativo sobre o resultado de um projeto. O controle de risco pode ajudar voc no processo de gerenciamento de risco para identificar, analisar e abordar de forma pr-ativa os riscos do projeto. Ele permite registrar, compartilhar, atualizar e analisar os riscos de um projeto. Alm disso, voc pode personalizar o controle de risco de um determinado projeto ou de toda a organizao. O controle de risco implementado no Project Web Access 2003 e nele os riscos podem ser enviados, atualizados e associados a elementos como, por exemplo, projetos, tarefas, documentos, questes e outros riscos.
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Essa nova funcionalidade de gerenciamento de risco permite que voc anexe avaliaes de risco s tarefas, mas no oferece controle, emisso de relatrio e gerenciamento de risco sofisticado entre projetos, como a anlise Monte Carlo.
INTEGRAO APRIMORADA COM O MICROSOFT OFFICE SYSTEM

O Microsoft Office Project 2003 oferece o recurso Copiar Imagem para o Assistente do Office para simplificar a exibio de dados do projeto como uma figura esttica em outros aplicativos do Microsoft Office System, como o Microsoft Office PowerPoint 2003. Voc pode encontrar o recurso Copiar Imagem para o Assistente do Office na barra de ferramentas Anlise. Quando usarem o suplemento COM (Component Object Model) para integrao de Microsoft Office Project e Outlook, fornecido com o Microsoft Office Project Web Access 2003, os integrantes da equipe podero exibir as tarefas do projeto publicadas para eles no Project em seus calendrios do Outlook, juntamente com seus outros compromissos. Em seguida, podero atualizar o andamento do projeto nas entradas de calendrio e informar o status do andamento no Microsoft Office Project Server 2003, diretamente do Outlook. No Calendrio do Outlook, as tarefas podem ser exibidas como horrio disponvel ou ocupado. Observe que a integrao com o Outlook permite que os integrantes da equipe exibam as atribuies de tarefas no Outlook apenas como entradas de calendrio, no como tarefas do Outlook.
Copiar Imagem para o Assistente do Office
Integrao com o Outlook
OUTROS RECUSOS NOVOS

Os programas do Microsoft Office System tm uma nova aparncia, mais aberta e revigorante. Alm disso, voc observar que novos e aprimorados painis esto disponveis: Introduo, Ajuda, Resultado da Pesquisa e Pesquisa. Em um Tablet PC, voc pode inserir dados rapidamente, usando seu prprio manuscrito diretamente nos documentos do Office, como se estivesse usando uma caneta e um folheto. Alm disso, agora possvel visualizar os painis de tarefas no sentido horizontal para ajud-lo a realizar seu trabalho no Tablet PC do jeito que deseja execut-lo. O Microsoft Office Online est melhor integrado
Nova aparncia do Office
Suporte para Tablet PC
Microsoft Office Online
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Aprimorando a qualidade para o cliente
com todos os programas do Microsoft Office System, permitindo, assim, que voc desfrute de todas as vantagens oferecidas pelo site durante seu trabalho. possvel visitar o Microsoft Office Online diretamente do seu navegador da Web ou usar os links fornecidos nos vrios painis de tarefas e menus de programas do Office para acessar artigos, dicas, clip-art, modelos, treinamento online, downloads e servios para aperfeioar a forma como voc trabalha com os programas do Office. O contedo do site atualizado com base nos comentrios diretos e nas solicitaes especficas enviadas por voc e outras pessoas que usam o Office. A Microsoft se empenha em aprimorar a qualidade, a confiabilidade e o desempenho de servios e software Microsoft. O programa de aprimoramento da experincia do cliente permite que a Microsoft rena informaes sobre configurao de hardware e sobre como usar os programas e servios do Microsoft Office System para identificar tendncias e padres de uso. A participao opcional e a coleta de dados totalmente annima. Alm disso, a emisso de relatrios e mensagens de erro foram aprimoradas para que voc tenha uma abordagem mais fcil para informar erros e receber informaes teis sobre alertas no momento em que se deparar com um problema. Finalmente, usando uma conexo com a Internet, voc pode apresentar ao cliente Microsoft comentrios sobre um programa do Office, contedo da Ajuda ou contedo do Microsoft Office Online. A Microsoft est constantemente acrescentando e aprimorando o contedo com base em seus comentrios.
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3.2 ESPECIFICAES TCNICAS DO MSOFFICE PROJECT 2003

Atributo Mximo Tarefas por arquivo de projeto 1 milho Recursos por projeto 1 milho Unidades de recurso por 60.000.000 de unidades ou atribuio 6.000.000.000% Datas de disponibilidade de 100 recurso Dependncias entre tarefas por no h limite arquivo de projeto Predecessoras por tarefa no h limite Sucessoras por tarefa no h limite Nveis da estrutura de tpicos 65.535 por projeto Projetos consolidados 998 Arquivos de projeto abertos por 998 projeto consolidado Arquivos do participante do 999 (isto , o nmero mximo de compartilhamento conectados a arquivos de projeto abertos menos 1 um pool de recursos para o prprio pool de recursos) Janelas abertas 50 Calendrios base ilimitado Excees de calendrio por 1.400 calendrio Tarefas imprimveis no 4.000 calendrio mensal Tabelas de taxas para dar suporte a diferentes escalas e 5 por recurso taxas de pagamento Taxas variveis por tabela de taxas para dar suporte a 25 aumentos e diminuies de taxa Valor de custo em um campo de 999.999.999.999,99 unidade monetria Valor de trabalho 1.666.666.667 horas Atribuies de valores de trabalho para: Atribuies de trabalho 999.999.999 minutos
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Atribuies de material 999.999.999 unidades variveis Para atribuies de material 60.000.000 unidades fixas Clulas e barras de Gantt que podem ser formatadas 64.000 diretamente Porcentagem do intervalo de 10-500% ajuste da escala de impresso Texto do cabealho de pgina 5 linhas Texto do rodap de pgina 3 linhas Texto da legenda de pgina 3 linhas Largura da caixa de texto da 5 polegadas (12,7 centmetros) legenda de pgina Testes de filtro por filtro 40 Testes de filtro por AutoFiltro 2 por coluna Data mais antiga permitida para 1 de janeiro de 1984 clculo Data mais avanada permitida 31 de dezembro de 2049 para clculo Selees no contguas em 9 modo de exibio de planilha Linhas de base 11 Caracteres em campo de texto 255 Caracteres em campo de cdigo 255 da estrutura de tpicos Valores e caracteres em campo 255 valores, cada um com Mltiplo Valor de Recurso da caracteres Empresa (ERMV) Dgitos em um campo de 999.999.999.999,99 nmero
255
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PREPARANDO-SE PARA UTILIZAR O MSOFFICE PROJECT 2003

INSTALAO DO MS-OFFICE PROJECT PROFESSIONAL 2003
Requisitos para o Project Professional 2003

PC com Pentium 233 MHz ou processador superior; Pentium III recomendado. Microsoft Windows 2000 com Service Pack 3 ou superior ou Microsoft Windows XP ou um sistema operacional posterior. Recomenda-se 128 MB de RAM ou mais. 130 MB de espao disponvel no disco rgido (o uso do disco rgido varia, dependendo da configurao; as opes de instalao personalizada podem exigir mais ou menos espao em disco rgido). Monitor super VGA (800 X 600) ou de resoluo superior. Microsoft Internet Explorer 5.01 com Service Internet Explorer 5.5 com Service Pack 2 ou Explorer 6.0 com Service Pack 1 ou superior. resultado, use o Internet Explorer 6.0 com superior. Pack 3 ou superior, superior ou Internet Para obter o melhor Service Pack 1 ou
Itens ou servios adicionais necessrios para utilizar alguns recursos:
Microsoft SQL Server 2000 com Service Pack 3 ou superior ou Oracle 8.0.5, Oracle 8i ou Oracle 9.2 ou superior, necessrios para projetos armazenados em bancos de dados. Se voc estiver usando os recursos de empresa do Project Server 2003, necessrio o Microsoft SQL Server 2000. O Project Server 2003 necessrio para recursos de gerenciamento de projetos e recursos de empresa. O Project Server 2003 tem um conjunto diferente de requisitos do sistema. A funcionalidade da Internet requer acesso dial-up ou de banda larga Internet, fornecido separadamente. Rede compatvel com Windows e sistemas de correio compatveis com MSPI, necessrios para recursos de email. Para usar o Project Web Access juntamente com o Project Professional 2003, voc precisa de um computador com a mesma configurao indicada acima, com as seguintes excees:
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5 MB de espao disponvel no disco rgido (o uso do disco rgido varia, dependendo da configurao; as opes de instalao personalizada podem exigir mais ou menos espao em disco rgido). Microsoft Outlook 2000, Microsoft Outlook 2002 ou Microsoft Office Outlook 2003, necessrios para importar tarefas para o calendrio do Outlook. PROCESSO DE INSTALAO Para instalar o Microsoft Office Project 2003 na sua mquina siga os passos descritos abaixo: 1 Feche todos os programas carregados na memria; 2 Insira o CD de instalao na unidade de CD-ROM e aguarde alguns instantes at que aparea a janela de instalao do Microsoft Office Project 2003 Professional (Figura Instalao 1);
Instalao 1
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OBS: Caso a janela de instalao do Microsoft Office Project 2003 no aparea siga os seguintes passos: 1 Pressione o boto Iniciar do Windows XP; 2 Clique em executar; 3 Na caixa de dilogo executar, digite o caminho onde se encontra o arquivo de instalao do Microsoft Office Project 2003. Ex D:\Instalar.exe; 4 Pressione OK e aguarde a exibio da janela de instalao do Microsoft Office Project Professional 2003. 3 Na janela Programa de instalao do Microsoft Office Project 2003 (Figura Instalao 2), preencha a Chave do Produto e pressione avanar.
Instalao 2
4 Na tela de Informaes do Usurio (Figura Instalao 3), preencha os campos Nome do Usurio, Iniciais e Organizao e pressione o boto avanar;
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Instalao 3
5 Na tela de Contrato de Licena de Usurio Final (Figura Instalao 4), leia atentamente os termos da licena de uso e marque a caixa de checagem Aceito os termos do Contrato de Licena e pressione Avanar;
60
Instalao 4
6 Na tela de Escolha o Local Onde o Produto Project Professional ser Instalado (Figura Instalao 5), defina o disco e a pasta onde ser instalado o Microsoft Office Project Professional;
61
Instalao 5
7 Na tela Escolher Opes de Instalao para Microsoft Project Professional defina os itens que sero instalados na mquina (Figura Instalao 6 e 7);
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Instalao 6
Instalao 7
8 Caso exista uma verso anterior do Microsoft Project ser exibida a tela Remover Verses Anteriores do Microsoft Project. Escolha se quer remover ou manter as verses anteriores e pressione avanar ; 9 Na tela Iniciar Instalao pressione o boto instalar (Figura Instalao 8);
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Instalao 8
9 Aguarde enquanto os arquivos so copiados para sua mquina.
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Instalao 9
10 Aps os arquivos serem copiados ser exibida a janela Instalao Concluda (Figura Instalao 10), nessa janela voc pode optar por manter ou excluir os arquivos de instalao do MS-Office Project. Pressione o boto concluir para finalizar a instalao.
OBS: Caso voc tenha optado por excluir os arquivos de instalao do Microsoft Office Project Professional 2003, ser exibida uma janela de confirmao da excluso dos dados do cach (Figura Instalao 11)
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Instalao 10
Instalao 11
INICIANDO O MICROSOFT OFFICE PROJECT PROFESSIONAL 2003

Uma vez instalado o Microsoft Office Project Professional 2003 no seu computador, siga os seguintes procedimentos para inici-lo: 1 Com o mouse acione o boto iniciar na barra de tarefas do Windows (Figura Iniciando 1); 2 Posicione o cursor do mouse sobre o item Todos os programas;
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3 Localize o cone do Microsoft Project e posicione o cursor do mouse sobre o cone; 4 Com boto esquerdo do mouse clique sobre o cone do Microsoft Project.
Iniciando 1
Executado os passos anteriores, ser exibida uma tela de abertura antes de entrarmos na interface do Microsoft Project (Figura Iniciando 2).
Iniciando 2
Aguarde alguns instantes enquanto o sistema operacional carrega o Microsoft Project. Esse tempo de espera vai depender do seu computador e da quantidade de memria instalada.
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Quando o Microsoft Project for carregado na memria voc ver a seguinte tela (Figura Iniciando 3):
Iniciando 3
COMPONENTES DA TELA INICIAL DO MICROSOFT PROJECT Barra de Ttulo (Figura Iniciando 4) Contm o nome do aplicativo em uso e o nome do projeto aberto. O Microsoft Project nomeia temporariamente o arquivo como Projeto 1 , Projeto 2 e assim sucessivamente,quando o arquivo for salvo pela primeira vez ser possvel alterar esse nome. na barra de ttulo tambm que acionamos os botes de controle da aplicao (maximizar , minimizar, restaurar e fechar).
Iniciando 4
Barra de Menus (Figura Iniciando 5) Contm os menus separados por categoria. Cada menu d acesso s opes de comandos do Microsoft Project. Para acionar qualquer menu, basta clicar com o cursor do mouse sobre o menu desejado ou pressionar a tecla <ALT> + <LETRA SUBLINHADA>.
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Iniciando 5
Barra de Ferramentas (Figura Iniciando 6) Contm os botes com as opes de comando do Microsoft Project , que so usados com mais freqncia . Todos os botes tm a mesma opo no menu , mas pela barra de ferramentas o acesso mais rpido e prtico.
Iniciando 6
Guia do Projeto (Figura Iniciando 7) Exibe uma barra com botes de acesso rpido a assistentes de trabalho de Tarefas, Recursos, Controle e Execuo e Relatrios.
Iniciando 7
Barra de Insero (Figura Iniciando 8) Permite inserir ou alterar o contedo da clula ativa na planilha. Para editar o contedo de uma clula j preenchida bastas pressionar ,<F2> , para tomar o contedo editvel na barra de insero. Clicando sobre a barra de insero com a clula ativa produzir o mesmo efeito.
Iniciando 8
Painel de Tarefas (Figura Iniciando 9) Permite a exibio das atividades mais comuns para facilitar o acesso a essas opes.Tambm pode ser customizado para exibio de informaes especficas do projeto ou organizao.
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Iniciando 9
Barra de modos (Figura Iniciando 10) contm os botes para acesso aos modos de exibio da rea de trabalho do Microsoft Project. Existem vrios modos de exibio e a possibilidade de personalizar um modo combinado como veremos adiante> Na verso 2002 a barra de modos inicialmente est oculta podendo ser exibida atravs do menu Exibir/ Barra de Modos.
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Iniciando 10
rea de Trabalho (Figura Iniciando 11) rea disponvel ao usurio para visualizao dos modos de exibio, que permitem a entrada de dados e a extrao de informaes do projeto.
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Iniciando 11
Barra de Status (Figura Iniciando 12) Exibe informaes tais como : Se CAPS LOCK e o NUM LOCK esto ativos, informaes sobre a clula ativa e etc.
Iniciando 12
A BARRA MODOS DE EXIBIO A barra de modos do Microsoft Project merece uma ateno especial, por nos possibilitar o acesso aos modos de trabalho da ferramenta. No decorrer deste livro abordaremos cada um desses modos de exibio. Mas importante que nesse momento tenhamos conhecimento do que cada um proporciona ao usurio. Modo Calendrio Exibe um calendrio contendo os meses de durao do projeto, e as barras de atividades, possibilitando o acompanhamento dirio das atividades que esto sendo realizadas. Muitas pessoas imprimem esse modo de visualizao para o acompanhamento manual dessas atividades.
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Diagrama de Rede - Tambm conhecido como Rede PERT. Exibe um diagrama de precedncia do tipo AON, onde possvel se ver toda a malha do projeto. Muito usado para acompanhamento das atividades do projeto. Gantt de Controle Uma cpia idntica do grfico de Gantt, mas com recursos para acompanhamento e controle do projeto. Exibe tambm as barras da linha de base, possibilitando uma comparao entre planejamento e base line. Grfico de Gantt - Outro grfico de precedncia oferecido pelo Microsoft Project. Ele composto pela tabela de entrada (lado esquerdo da tela) e linha de tempo (lado direito da tela). pelo grfico de Gantt que fazemos a maior parte da alimentao de dados no Microsoft Project. Uso da tarefa Exibe uma planilha para acompanhamento e correo na carga de trabalho das tarefas do projeto. Tambm possvel visualizar quais so os recursos atribudos a essa tarefa e qual a carga de trabalho dele dentro da tarefa. Grfico de Recursos Exibe um grfico do tipo barras medindo a alocao do recurso por unidade. Muito usado para localizar e indicar problemas de superalocao de recursos. Planilha de Recursos Exibe uma planilha para o cadastro e alterao dos recursos utilizados pelo projeto. Aqui possvel alimentar todos os dados de recursos, inclusive os custos hora, hora extra e valor custo uso. Uso do Recurso Planilha similar a uso da tarefa, mas traz como foco principal o recurso, com sua carga total de trabalho e as atividades que compem a sua carga de trabalho. Aqui alteramos a carga de trabalho dos recursos nas atividades para resoluo de problemas de superlocao. Mais Modos de Exibio permite o acesso lista dos modos de exibio personalizados, permitindo tambm a criao de um novo modo de exibio (simples ou combinado).
OPERAES BSICAS NO MICROSOFT OFFICE PROJECT PROFESSIONAL

SALVANDO UM PROJETO Para ter as informaes do projeto gravadas no computador importante salvar o arquivo para que no percamos os dados
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inseridos. Siga os passos abaixo para salvar de forma correta o seu projeto: 1 Acione o Menu Arquivo / Salvar; 2 Na tela Salvar Como (Figura Bsico 1), escolha a pasta onde ser salvo o projeto. 3 No campo Nome do Arquivo digite o nome que ser dado ao arquivo do projeto; 4 No campo Salva Como Tipo, Indique Projeto ( *.mpp); 5 Pressione o boto salvar.
Bsico 1
SALVANDO O PROJETO COM SENHA Muitas vezes queremos salvar nossos projetos e proteg-los de acessos indesejados. Para colocar uma senha de proteo ou gravao no projeto siga os seguintes passos: 1 Acione o menu Arquivo /Salvar Como ; 2 No quadro de dilogo Salvar como acione o boto Ferramentas / Opes Gerais (Figura Bsico 2);
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Bsico 2
3 No quadro Opes de Gravao (Figura Bsico 3), preencha o campo senha de proteo e pressione o boto OK;
Bsico 3
Sempre Criar Cpia do Backup Cria um arquivo de backup com gravao anterior do arquivo. Com isso caso a gravao atual seja acidental voc pode resgatar a verso anterior do arquivo renomeando o arquivo BAK gerado pelo Project. Compartilhamento de Arquivo Senha de Proteo : evita que outros usurios acessem o arquivo . Senha de Gravao : evita que outros usurios efetuem modificaes no arquivo. Recomendvel Usar Como Somente Leitura - Ativa uma janela na abertura do projeto, sugerindo que o usurio abra o projeto como somente leitura
4 Pressione o boto OK e aguarde que seja solicitada a confirmao da senha digitada (Figura Bsico 4 );
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Bsico 4
5 Confirme a senha e pressione OK; 6 - Pressione o boto salvar do quadro de dilogo Salvar Como. DICA: Caso voc salve o projeto com uma senha alfanumrica, lembre-se de verificar se voc digitou em maiscula ou Minscula, pois o Project exigir que voc digite da mesma maneira na hora de acessar o arquivo. ALTERANDO AS OPES DE GRAVAO Para facilitar o processo de gravao dos arquivos no Microsoft Project, existem vrias opes de configurao de gravao dos projetos. Para alterar as opes de gravao siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramenta / Opes e ative o guia Salvar (Figura Bsico 5);
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Bsico 5
Salvar Arquivos do Microsoft Project Como - Define qual a extenso para a gravao dos arquivos. Locais dos Arquivos Permite configurar o auto salvamento para o projeto atual e os projetos abertos. Auto Salvamento Permite configurar o auto salvamento para o projeto atual e os projetos abertos. Expandir Dados Divididos em Fases no Banco de Dados Informaes sobre uma tarefa, recurso ou atribuio distribudas ao longo do tempo. possvel revisar as informaes divididas em fases, como trabalho ou custos, nos campos que ficam do lado direito dos modos de exibio Uso da tarefa e Uso do recurso. Dependendo da escala de tempo selecionada, voc pode revisar as informaes divididas em fases separadas em horas, dias ,semanas, meses ou qualquer outro perodo de tempo desejado. Para incluir dados divididos em fases quando salvar as informaes sobre o projeto atual em formato de banco de dados, marque a caixa de seleo Expandir dados divididos em fases no banco de dados.
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PREENCHENDO O RESUMO DO PROJETO muito importante o preenchimento do resumo do projeto, pois essas informaes podem auxiliar em uma localizao avanada do projeto ou esclarecer dvidas de futuro usurios do seu arquivo de projeto. Para preencher o resumo do projeto siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Arquivo /Propriedades; 2 Na janela Propriedades (Figura Bsico 6) acione a guia resumo e preencha os campos do resumo do projeto;
Bsico 6
Abaixo segue a descrio dos itens do quadro resumo: Ttulo - Ttulo principal do projeto ou nome do projeto. Assunto - Assunto do qual o projeto trata. Autor O autor ou alimentador do projeto, aquele que realmente est confeccionando a malha do projeto.
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Gerente Empresa projeto.
O gerente responsvel pelo projeto. - Empresa ou rgo que est desenvolvendo o
Categoria A que categoria dentro da organizao pertence o projeto. Palavra Chave Palavra que identifique o projeto numa possvel localizao avanada. Comentrios Quaisquer comentrios que possam auxiliar alimentadores do projeto ou futuros gerentes que assumam o projeto. Base de Hyperlink Endereo base na Internet, caso voc venha exportar esse documento com um documento HTML. Salvar Visualizao da Figura Permite a visualizao do Grfico de Gantt na localizao de arquivos com visualizao. Esse recurso j funciona automaticamente no restante do Office, mas por uma questto de segurana deve ser acionado aqui no Microsoft Project.
3 Pressione o boto OK para confirmar os dados. INSERINDO INFORMAES PERSONALIZADAS S PROPRIEDADES DO PROJETO Caso voc deseje inserir uma informao adicional s propriedades do projeto para facilitar a identificao ou consulta na tela de abrir, siga os seguintes passos: 1 Acione o menu Arquivo / Propriedades; 2 Na janela Propriedades acione a guia personalizar;
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Bsico 7
3 Preencha o nome do campo personalizado que ir conter informao no item Nome;
4 No item Tipo defina o tipo de dado que ir conter o campo. Os tipos possveis so: Texto, Data , Nmero , Sim ou No; 5 No item valor, preencha o valor que ser atribudo ao campo que est sendo criado; 6 Pressione o boto Adicionar Para fazer a incluso do dado personalizado. Os passos descritos anteriormente so para incluso de dados no vinculados.Caso voc deseje exibir um dado vinculado a uma informao de um dos campos do Microsoft Project siga os seguintes passos: 1 Acione o menu Arquivo Propriedades; 2 Na janela Propriedades acione a guia personalizar; 3 Preencha o nome do campo personalizado que ir conter a informao no item Nome;
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4 Marque a caixa de checagem Vincular ao Contedo ; 5 Selecione o campo do Microsoft Project que voc deseja vincular ao campo de informao atravs do item Origem; 6 Pressione o boto adicionar e depois pressione o boto OK. Para visualizar os dados de propriedades personalizados siga os passos abaixo : 1 Feche o arquivo atual; 2 Acione o menu Arquivo /Abrir; 3 Na janela Abrir pressione o boto Modos de Exibio; 4 No menu suspenso escolha a opo Propriedades; 5 Ser exibido um painel do lado direito da lista de arquivos contendo os dados de propriedades do arquivo (Figura Bsico 8).
Bsico 8
ABRINDO UM ARQUIVO PELA OPO ABRIR Uma vez gravado o projeto, ele poder ser aberto a qualquer momento para novas atualizaes. Para abrir um projeto j existente siga os seguintes passos: 1 Acione o menu Arquivo /Abrir;
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2 No quadro de dilogo Abrir, localize a pasta e o arquivo que deseja abrir;
Bsico 9
3 Selecione o nome do arquivo e pressione abrir; Ao pressionar o boto observe que existe uma seta para baixo no boto Abrir (Figura Bsico 10). Ao acionar esta seta voc pode escolher entre abrir de Gravao, Leitura ou como uma Cpia do Arquivo Original.
Bsico 10
ABRINDO UM ARQUIVO PELA LISTA DOS MAIS RECENTEMENTE USADOS Uma outra maneira de abrir um arquivo atravs da lista dos arquivos mais recentemente usados. Vamos executar os passos abaixo para abrirmos o projeto dessa maneira.
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1 Acione o menu Arquivo e procure no final do menu o nome do arquivo que dever ser aberto (Figura Bsico 11 );
Bsico 11
ABRINDO UM ARQUIVO PELO PAINEL DE TAREFAS DO MICROSOFT PROJECT 2002 Outra forma de abrir um arquivo atravs do painel de tarefas do Microsoft Project . Lembramos que esta opo s est disponvel na verso 2002. Para abrir o arquivo pelo painel de tarefas siga os passos abaixo : 1 Verifique se o painel de tarefas est aberto. Caso no esteja acione o menu Exibir / Barra de Ferramentas / Painel de Tarefas; 2 No Painel de Tarefas voc ver o item Abrir (Figura Bsico 12) , clique sobre o projeto que voc deseja abrir;
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Bsico 12
3 Posicione o cursor do mouse sobre o nome do arquivo e pressione o boto esquerdo do mouse; ABRINDO UM ARQUIVO ATRAVS DO WINDOWS EXPLORER
Existe ainda uma outra maneira de abrir um projeto j existente, atravs do Windows Explorer. Siga os passos descritos abaixo para realizar o procedimento: 1 Clique sobre o boto iniciar da barra de tarefas do windows; 2 Posicione o cursor do mouse sobre o item Todos os Programas e em seguida sobre Acessrios (Esse procedimento para o Windows XP e 2003); 3 Selecione o cone Windows Explorer e pressione o boto esquerdo do mouse;
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Bsico 13
4 Selecione a pasta aonde se encontra o seu projeto e d um duplo clique sobre o nome do arquivo do projeto. Aguarde alguns instantes at que o Microsoft Project seja iniciado. Ele j inicializar com o arquivo aberto FECHANDO UM ARQUIVO Para fecharmos um arquivo aberto bem simples.Basta acionar o menu arquivo e pressionar o boto esquerdo do mouse sobre a opo fechar . Pode-se ainda utilizar o boto fechar na parte superior direita da tela do Microsoft Project.
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Bsico 14
Captulo 5 Configurando Calendrio
Cap. 5 Configurando Calendrio
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CALENDRIOS DO MS-PROJECT
O Microsoft Project trabalha com 3 calendrios de projeto: Calendrio Padro de projeto recursos, do projeto. - Gerencia todas as tarefas
Calendrio de tarefa Gerencia uma tarefa em especfico. Calendrio de recursos _ Gerencia as atribuies individuais de um recurso.
CALENDRIO PADRO DO PROJETO

Para fazer alteraes no calendrio padro do projeto siga os passos descritos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Alterar Perodo de til;
Calendrio 1
2 Posicione o cursor do mouse sobre o cabealho do dia da semana e pressione o boto esquerdo do mouse para selecionar todos os dias de todos os meses. 3 Selecione a caixa de seleo Perodo de Trabalho no Padro e preencha o horrio de trabalho da sua organizao; 4 Pressione OK para confirmar;
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5 Acione o menu Ferramentas / Opes e clique sobre a guia Calendrio;
Calendrio 2
6 Preencha os dados de calendrio conforme a realidade da sua empresa e pressione OK.
CALENDRIO DE TAREFA
Para trabalharmos com calendrio de tarefa necessrio antes criar um novo calendrio base. Para criarmos um novo calendrio e vincularmos a uma tarefa siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Alterar Perodo de til; 2 No quadro de dilogo Alterar Perodo til pressione o boto Novo;
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Calendrio 3
3 No quadro de dilogo Criar novo Calendrio Base, digite o nome do calendrio e selecione a caixa de seleo Criar Novo Calendrio Base; 4 Pressione OK;
Calendrio 4
5 Modifique os dados do calendrio e pressione OK; 6 No modo de visualizao Grfico de Gantt, d um duplo clique sobre a tarefa na qual voc deseja aplicar o novo calendrio; 7 No quadro de dilogo informaes sobre a tarefa acione a guia Avanado;
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Calendrio 5
8 Na caixa de lista suspensa Calendrio modifique o calendrio para o Calendrio que voc deseja atribuir a tarefa; 9 Marque a caixa de verificao O Agendamento Ignora Calendrios do Recurso; 10 Pressione OK para confirmar.
Note que a coluna indicadores na tabela de entrada do Grfico de Gantt est sendo exibido um cone indicando que a atividade tem um calendrio associado.
CALENDRIO DE RECURSOS
Para fazer alteraes somente no calendrio de trabalho de um recurso especfico, siga os passos abaixo: 1 No modo de visualizao Planilha de recursos d um duplo clique sobre o recurso onde o calendrio ser alterado; 2 No quadro de dilogo informaes sobre o recurso clique na guia Perodos teis;
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Calendrio 6
3 Faa as alteraes no calendrio do recurso Gerente de Projeto e pressione OK.
DEFININDO O CALENDRIO DO PROJETO

Por default o calendrio padro vem fixado como o calendrio do projeto. Caso voc tenha criado um novo calendrio base que tenha maior conformidade com o projeto atual, possvel definir um outro calendrio como sendo o calendrio do projeto. Para modificar o calendrio do Projeto, siga os passos abaixo: 1 No projeto onde o calendrio dever ser alterado, acione o menu Projeto / Informaes sobre o Projeto; 2 Na janela Informaes sobre o Projeto, no campo Calendrio, escolha qual calendrio base voc deseja atribuir ao projeto;
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Calendrio 7
3 Pressione o boto OK para confirmar a alterao.
DICA: Quando voc alterar o calendrio do projeto, lembre-se de ajustar as opes de calendrio para que fiquem em conformidade com o novo calendrio base. Para ajustar as opes de calendrio acione o menu Ferramentas / Opes e clique sobre a guia Calendrio.
Captulo 6 Trabalhando com Tarefas
Cap. 6 Trabalhando com Tarefas
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4.1 INSERINDO TAREFAS

INSERINDO UMA NOVA TAREFA
A base para o desenvolvimento do projeto so as tarefas que sero executadas por ele. Sem essa informao no h como criar os relacionamentos e alocarmos os recursos necessrios. Siga os passos descritos abaixo para inserirmos nossa primeira atividade no Microsoft Project: 1 Execute os passos descritos em INICIANDO O MICROSOFT OFFICE PROJECT 2003, para iniciar o progarma; 2 Na tabela de entrada clique sobre a primeira clula da coluna NOME DA TAREFA; 3 Digite o nome da tarefa que ser criada;
4 Confirme o texto com a tecla <ENTER> ou com o boto de confirmao que aparece na barra de insero enquanto o texto se encontra em edio. Observe que depois de confirmado a insero da tarefa, automaticamente o Microsoft Project inseriu uma durao de 1 dia?.
Voc deve estar se perguntando o que essa interrogao logo aps a durao. Trata-se do smbolo de estimativa indicando que esta durao estimada sendo necessrio ainda uma confirmao da durao efetiva. Esse recurso auxilia o gerente na reviso das atividades que ainda no tiveram suas duraes devidamente preenchidas.
INSERINDO UMA TAREFA DE RESUMO

As tarefas resumo ou as tarefas sumarizadoras, agrupam um conjunto de tarefas executivas e permitem hierarquizar a tarefas segundo os nveis de trabalhos propostos na EAP (Estrutura Analtica do Trabalho. Para que possamos criar um tarefa do tipo resumo necessrio que exista tarefas subordinadas a esse resumo. Siga os passos descritos abaixo para realizar este procedimento:
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1 Na coluna NOME DA TAREFA, digite a tarefa Levantar Requisitos do Sistema; 2 Abaixo da tarefa Levantar Requisitos do Sistema digite a tarefa Reunio de Estudo de Caso; 3 Selecione a tarefa Reunio de Estudo de Caso.
6 Na barra de ferramentas de formatao pressione o boto recuo;
Observe que a tarefa Levantar Requisitos do Sistema est em negrito e ainda mostra um smbolo com o sinal de subtrao do lado esquerdo do nome da tarefa. Este smbolo o exibir e ocultar subtpicos permite mostrar e exibir as tarefas subordinadas apenas clicando com o mouse no cone. Quando as tarefas subordinadas esto ocultas o smbolo muda para adio. DICA: Se voc adepto do mouse e deseja criar atividades resumo somente como recurso do mouse, basta selecionar as atividades que sero recuadas, posicionar o cursor do mouse sobre a seleo principal (aquela clula que fica com a seleo branca) pressionar o boto esquerdo do mouse e arrastar a seleo para a direita e depois soltar o boto do mouse. Isso far com que as atividades selecionadas fiquem subordinadas a atividade anterior no selecionada.
INSERINDO A TAREFA DE RESUMO DO PROJETO

No projeto importante que exista uma tarefa que acompanhe todo o projeto dando um status do andamento do projeto como um todo. Para esse acompanhamento est reservada a tarefa resumo do projeto, que contempla todo o projeto. Para inserir a tarefa resumo do projeto siga os seguintes passos: 1 - Acione o menu Ferramentas / Opes;
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2 - Clique para o guia Exibir e acione a caixa de verificao Mostrar Tarefa Resumo do Projeto (Figura Tarefa 1);
Tarefa 1
Observe que foi inserida uma tarefa com o nmero de ID 0 esse nmero exclusivo da tarefa resumo do projeto. 3 Modifique o texto sugerido como nome da tarefa para o ttulo do seu projeto.
CRIANDO MARCOS NO PROJETO

O marco um momento do projeto que no demanda esforo, pode ser uma data significativa, a entrega de um equipamento ou a liberao de recursos financeiros para realizao de uma atividade ou fase. Para transformar uma atividade simples em um marco siga os seguintes passos: 1- Em um novo projeto crie uma atividade chamada Entrega de Microcomputador e selecione-a;
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2 - Na barra de ferramentas padro pressione o boto informaes sobre a tarefa; 3 No quadro de dilogo informaes sobre Tarefa2), pressione a guia Avanado; a tarefa (Figura
Tarefa 2
4 - Na caixa de verificao Marcar Tarefa como Etapa, d um clique para marcar a opo e pressione o boto OK.
Observe que o smbolo do marco um losango na cor preta com a data de realizao do marco sendo exibida a direita. Dica: Voc tambm pode criar um marco, determinando a durao da atividade como 0 dias, isso far com que o Microsoft Project transforme a atividade em marco imediatamente.
INSERINDO TAREFAS RECORRENTES

Existem no projeto tarefas que vo ocorrer periodicamente, obedecendo a um critrio de recorrncia, para que voc no tenha que inserir manualmente essas tarefas existe no Microsoft Project um recurso para inseri-las automaticamente, siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Inserir / Tarefa Recorrente;
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Tarefa 3
2 Preencha os dados sobre a recorrncia da tarefa e pressione OK. Nome da Tarefa - Nome que ser dado recorrente. atividade
Durao Durao de cada ocorrncia dessa atividade. Padro de Recorrncia - Qual a periodicidade com que a atividade ir ocorrer, podendo ser definida em : dias, semanas , meses, anos. Intervalo de Recorrncia O perodo ou ocorrncias dessa atividade no projeto. Calendrio de Agendamento desta Tarefa - A calendrio de atividade est subordinado esta atividade. qual
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Tarefa 4
4.2 ORGANIZANDO TAREFAS

ATIVANDO NUMERAAO DE TPICOS
Para deixar sua estrutura do projeto mais organizada interessante ativar a numerao de tpicos para indicar o nmero da tarefa inserida e o nvel da EAP em que ela se encontra. Para inserir a numerao de tpicos no seu projeto siga os seguintes procedimentos: 1 Acione o menu Ferramentas / Opes e clique sobre a guia Exibir; 2 Clique sobre a caixa de verificao Mostrar Nmeros da Estrutura de Tpicos e pressione OK.
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Tarefa 5
Quando for confirmada a alterao todas as tarefas do seu projeto automaticamente exibiro o nmero da estrutura de tpicos.
INSERINDO CDIGOS EDT

Os cdigos EDT (Estrutura de Diviso de Trabalho) a traduo dada para o termo WBS (Work Breakdown Structure) no Microsoft Office Project 2003. A traduo de WBS segundo o PMBOK 2000 a EAP (Estrutura Analtica do Projeto). Nesse tpico veremos como inserir cdigos que identificam a posio exclusiva de cada atividade na estrutura de decomposio do trabalho do projeto. Para criar uma estrutura de EDT siga os seguintes passos:
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1 Acione o menu Projeto / EDT / Definir Cdigo;
Tarefa 6
2 Na janela Definio de Cdigo de EDT em ( Figura Tarefa 6) digite o prefixo para o cdigo no campo Prefixo do cdigo do projeto.Para esse exemplo, digitaremos o prefixo PROJ-PMBOK; 3 Clique sobre a primeira linha da tabela Mscara de Cdigo e escolha o item Nmeros Ordenados;
4 Para os nveis 2,3, e 4 repita o procedimento anterior e pressione OK;
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Tarefa 7
5 Na tabela de entrada clique com o boto direito do mouse sobre o cabealho Nome da Tarefa e escolha no menu auxiliar a opo inserir coluna;
Tarefa 8
6 Na janela Definio de Coluna (Figura Tarefa 8) no item Nome do Campo procure o campo EDT e pressione OK.
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Tarefa 9
GERANDO UMA WBS NO MICROSOFT VISIO

Uma das novidades do Microsoft Office Project 2003 que o plugin de exportao dos dados de EDT para o visio, passou a ser uma funcionalidade nativa da ferramenta. Com o Assistente de Grficos EDT do Visio, podemos levar as tarefas do cronograma para o Microsoft Visio em formato de WBS. Para executar o Assistente de Grficos EDT do Visio, siga os passos descritos abaixo: 1 Abra um projeto com a lista de tarefas j definida e os nveis da estrutura de tpicos estruturada;
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Tarefa 10
2 Exiba a barra de ferramentas Anlise;
Tarefa 11
3 Clique sobre o boto Assistente de Grficos de EDT do Visio; Ser exibida duas opes para gerao do Grfico de EDT do Visio: Aplicar o Modo de Exibio Seleo de Tarefas Cria um grfico para uma seleo de tarefas especficas. Iniciar Assistente Cria um grfico com todas as tarefas ou com as tarefas baseadas em um nvel da estrutura de tpicos.
Tarefa 12
4 Selecione Iniciar Assistente;
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Tarefa 13
5 Na Etapa 1 do Assistente pressione o boto Avanar;
Tarefa 14
6 Na Etapa 2 determine quais as tarefas que sero exportadas para o Grfico de EDT do Visio. Nesta tela tambm possvel determinar um 2 campo de dados para ser exibido na caixa da WBS. Aps definir as informaes pressione o boto Avanar;
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Tarefa 15
7 Na ltima etapa do Assistente pressione o boto Concluir.
Tarefa 16
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Tarefa 17
Agora para aplicar o segundo mtodo de exportao de tarefas para WBS no Visio (Aplicar Modo de Exibio Seleo de Tarefas) devemos observar algumas diferenas no assistente. Para aplicar este mtodo execute os passos abaixo: 1 Abra um projeto com a lista de tarefas j definida e os nveis da estrutura de tpicos estruturada; 2 Clique sobre o boto Assistente de Grficos de EDT do Visio; 4 Selecione Aplicar Modo de Exibio Seleo de Tarefas;
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Tarefa 18
5 Ser exibida uma janela com informaes sobre a criao de grficos EDT com um grupo de tarefas selecionadas. Pressione OK;
6 Ser exibida uma tabela para fazer a seleo de quais tarefa sero inclusas no grfico EDT. Preencha SIM no campo Incluir no Grfico de EDT das tarefas que sero exibidas no grfico de EDT.
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7 Aps terminar o preenchimento da tabela, clique no boto Assistente de Grficos EDT do Visio e depois sobre o item Iniciar Assistente; 8 Pressione Avanar;
Tarefa 19
9 Na Etapa 2 do Assistente, marque a opo Seleo de Tarefas Personalizadas e pressione o boto Avanar;
Tarefa 20
10 E finalmente pressione o boto Concluir.
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Tarefa 21
MOVENDO UMA TAREFA

Para mover uma tarefa de um local para outro dentro da estrutura de trabalho bem simples. Siga aquele velho mtodo do Microsoft do arrastar e soltar. Siga os passos abaixo para criarmos e movermos uma tarefa: 1 Posicione o cursor do mouse sobre o nmero de ID da tarefa que deseja mover e pressione o boto esquerdo do mouse. Com isso voc ir selecionar toda a tarefa; 2 Uma vez selecionada toda a tarefa, posicione novamente o cursor de ID desta tarefa pressionando e segurando o boto esquerdo do mouse,levando a marca de movimento at o local desejado; 3 Quando a marca de movimento estiver na posio desejada, solte o boto do mouse.
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DICA: Se voc executar esse mesmo procedimento com a tecla <CTRL> pressionada, ao invs de mover o Project, criar uma cpia idntica da tarefa no local selecionado.
EXCLUINDO UMA TAREFA

Excluir uma tarefa algo muito simples. Para usurios que vm do Microsoft Project 2000 esta operao sofreu algumas modificaes. Na verso 2000 ao pressionar a tecla <DELETE> sobre qualquer coluna de uma tarefa, toda a tarefa era excluda. Na verso 2002 e nessa verso isso no acontece mais. Quando voc pressiona a tecla <DELETE> sobre uma clula de uma das tabelas do Microsoft Office Project 2003, somente o contedo daquela clula ser apagado e ser exibida uma marca inteligente que possibilitar a excluso da tarefa inteira.
Para excluir uma tarefa siga os passos descritos abaixo: 1 Selecione a tarefa que ser excluida e pressione a tecla <DELETE>; 3 Verifique que do lado esquerdo da seleo apareceu a marca inteligente de excluso. Pressione o boto da marca inteligente e selecione a opo Excluir a Tarefa Inteira. DICA: Voc tambm pode apagar uma tarefa selecionando-a e acionando o menu Editar / Excluir Tarefa. Ou ainda selecionar a tarefa pelo nmero de ID e pressionar a tecla <DELETE>
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DURAO DAS TAREFAS

DETERMINANDO A DURAO DAS TAREFAS
Para determinar a durao de uma tarefa no existe nenhum mistrio, basta selecionar a coluna durao na linha em que voc deseja alterar a durao e digitar a durao desejada. Por padro as duraes so computadas em dias, mas muitas vezes temos a necessidade de inserir essas duraes de outra forma. Abaixo temos uma tabela com as siglas para as unidades aceitas pelo Microsoft Project. Abreviao Exibio da Durao Min/mins hr/hrs dia/dias sem/sems mes/meses mind/minsd Descrio
M H D S Me Md
Minuto ou minutos Hora ou horas Dia ou dias Semana ou semanas Ms ou meses Minuto ou decorridos Hora ou decorridas minutos
Md
hrd/hrsd
horas
Dd Sd
diad/diasd semd/semsd
Dia ou dias decorridos Semana ou semanas decorridas Ms ou decorridos meses
med
mesd/mesesd
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No ato do preenchimento da durao ,basta digitar a durao desejada, a abreviao da unidade que deseja utilizar e, se por acaso se tratar de uma estimativa, o smbolo da interrogao para indicar que se trata de uma durao estimada. Esses dados devem ser inseridos na coluna durao da tabela de entrada do grfico de gantt. Exemplo: 2sd? (Trata-se de uma tarefa com a estimativa de 2 semanas decorridas de durao)
CLCULO DA ANLISE PERT

Outra maneira de se inserir a durao das tarefas fazendo uma estimativa baseada em fatores esperados, otimistas e pessimistas. Essa estimativa chamada de anlise PERT. A frmula default da anlise PERT : Durao = Onde: OT = Durao Otimista ESP = Durao Esperada PE = Durao Pessimista Voc pode dar um peso maior para o fator otimista ou pessimista, alterando os nveis de importncia da anlise PERT. Para usar a anlise PERT para calcular as duraes das atividades do seu projeto, siga os passos abaixo: 1 Em qualquer lugar da barra de ferramentas, pressione o boto direito do mouse; 2 No menu auxiliar que apareceu, procure o item Anlise PERT e clique sobre ele;
(1xOT + 4xESP + 1xPE)

6
3 Para entrar com os dados de durao Pessimista, Otimista e Esperado clique no boto Formulrio de Entrada PERT ;
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Tarefa 22
4 Para modificar os nveis de importncia do clculo PERT pressione o boto Definir Nveis de Importncia PERT;
Tarefa 23
5 Aps definidos os nveis de Importncia para o clculo, pressione o boto Calcular PERT. DICA : O clculo de anlise PERT deve ser feito para todas as atividades do projeto . Caso voc deixe de preencher os dados para o clculo de alguma atividade do projeto, esta ser transformada em um marco, pois o resultado do clculo ser zero. Caso voc queira visualizar os dados Otimista, Pessimista e Esperado aps o clculo, acesse os botes de Gantt Pessimista, Otimista e Esperado .
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ANEXOS DE TAREFA
INSERINDO ANOTAES NAS TAREFAS
Em um projeto muito importante que faamos observaes sobre as tarefas inseridas para facilitar a conduo do projeto e alertar outros usurios sobre questes importantes na realizao de determinadas atividades. Para inserir uma anotao a uma tarefa, siga os seguintes passos: 1 Selecione a tarefa onde ser inserida a anotao; 2 Clique sobre o boto Anotaes de Tarefas, que se encontra na barra de ferramentas padro; 3 No quadro de Informaes sobre a tarefa j estar selecionada a guia Anotao, preencha a rea para anotao.
Tarefa 24
4 Pressione o boto OK para confirmar a anotao. Observe na coluna Indicadores da tabela de entrada que foi inserido um cone indicando a existncia de uma anotao para aquela tarefa. Se voc posicionar o cursor do mouse por alguns instantes sobre o cone ser exibida a anotao em um quadro de tooltip do Windows.
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Caso voc deseja apagar uma anotao inserida, basta selecionar a tarefa que contm a anotao, acionar o menu Editar / Limpar / Anotaes. DICA: Se voc quiser anexar uma cpia de um documento importante que justifique uma determinada atividade, grave esse documento e no quadro de anotaes pressione o boto inserir Objeto e insira o caminho do arquivo que voc salvou.
INSERINDO UM HYPERLINK EM UMA TAREFA

Em caso de necessidade de vincular um contedo externo a uma tarefa, voc pode anexar um link para uma URL o arquivo fsico em disco. Para criar um hyperlink em uma tarefa, siga os passos abaixo: 1 Selecione a tarefa onde ser includo o hyperlink; 2 Pressione o boto Hyperlink da barra de ferramentas padro; 3 Na janela hyperlink, digite um texto para ajudar o usurio a identificar o link no campo Texto Para Exibio. Depois digite o endereo do arquivo ou pgina web no campo Endereo (Figura Tarefa 13);
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Tarefa 25
4 Pressione o boto OK para confirmar a incluso.
RESTRINGINDO TAREFAS
ESTABELECENDO PRAZO FINAL
Muitas vezes temos um prazo final para execuo de uma determinada tarefa. Nestes casos durante o planejamento importante sinalizarmos esse prazo final para que fiquemos atentos ao cumprimento desta data. O MS-Project permite agendarmos estes prazos finais para que sejamos alertados caso a tarefa ultrapasse a data estabelecida. Para incluir um prazo final em uma tarefa siga os passos abaixo: 1 D um duplo clique sobre a tarefa onde ser inserido um prazo final; 2 Na janela de Informaes sobre a Tarefa, acione a guia Avanado;
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Tarefa 26
3 Na rea Restringir Tarefa temos um campo Prazo Final, onde dever ser preenchida a data do prazo final da tarefa; 4 Pressione o boto OK;
Tarefa 27
Um sinalizador indicando o prazo final ser inserido na rea de linha de tempo do Grfio de Gantt. Caso a barra de Gantt correspondente a tarefa ultrapasse a marcao do prazo final ser exibido um alerta na coluna de indicadores da tabela de entrada.
Tarefa 28
RESTRIO DE TAREFAS
Outras vezes necessitamos de restries que realmente interfiram no comportamento de uma tarefa, evitando assim que um determinado prazo no seja cumprido.
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Nestes casos necessitamos de uma restrio de tarefas. As restries de tarefas por default tem prioridade em relao as dependncias de uma tarefa, por isso facilitam no cumprimento de prazos estabelecidos, evitando que um determinado relacionamento desloque uma tarefa para um data ante ou aps o prazo estabelecido. Claro que essa prioridade em relao as dependncia pode ser alterada nas configuraes do MS-Project, como veremos adiante. Existem 8 (oito) tipos de restrio no MS-Project, cada uma delas determina um tipo de comportamento da tarefa em relao a data estabelecida. Os tipos de restrio do MS-Project so: O Mais Tarde Possvel Com essa restrio flexvel, o Microsoft Office Project 2003 agenda para o mais tarde possvel as datas de incio e de trmino da tarefa, conforme outros parmetros de agendamento. Esta a restrio padro para as novas tarefas de um projeto agendado a partir da data de trmino. O Mais Breve Possvel Com essa restrio flexvel, o Project agenda para o mais breve possvel as datas de incio e de trmino da tarefa, conforme outros parmetros de agendamento. Nenhuma outra restrio de data imposta tarefa. Esta a restrio padro para as novas tarefas de um projeto agendado a partir da data de incio. No Terminar Antes de Essa restrio moderada indica a data mais breve possvel em que a tarefa pode ser concluda. A tarefa no pode terminar antes da data especificada. Para os projetos agendados a partir da data de incio, essa restrio ser aplicada quando voc inserir uma data de trmino para a tarefa. No Terminar Depois de Essa restrio moderada indica a data mais tarde possvel em que a tarefa pode ser concluda. A tarefa pode terminar na data especificada ou at antes. Para os projetos agendados a partir da data de trmino, essa restrio ser aplicada quando voc inserir uma data de trmino para a tarefa. Deve Terminar em Essa restrio inflexvel indica a data exata em que uma tarefa deve ser concluda. Outros parmetros de agendamento, como dependncias entre as tarefas, tempo de avano ou tempo de latncia, redistribuio de recursos e atraso, se tornam secundrios para esse requisito. Deve Iniciar em Essa restrio inflexvel indica a data exata em que uma tarefa deve comear. Outros parmetros de agendamento, como dependncias entre as tarefas, tempo de
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avano ou de latncia, redistribuio de recursos e atraso, se tornam secundrios para esse requisito. No Iniciar Antes de Essa restrio moderada indica a data mais cedo possvel em que essa tarefa pode comear. A tarefa no pode comear antes da data especificada. Para projetos agendados a partir da data de incio, essa restrio ser aplicada quando voc inserir uma data de incio para a tarefa ou quando arrastar uma barra de Gantt. No Iniciar Depois de Essa restrio moderada indica a data mais tarde possvel em que essa tarefa pode comear. A tarefa pode comear na data especificada ou at antes. Para os projetos agendados a partir da data de trmino, essa restrio ser aplicada quando voc inserir uma data de incio para a tarefa.
O MS-Project ainda trabalha com 3 (trs) grupos de restrio que so as restries: Flexveis A tarefa no tem uma data determinada a cumprir as dependncias iro estabelecer o perodo de execuo. Moderadas Existe uma data estabelecida como referencial, mas a tarefa poder ser executada antes ou depois conforme a restrio escolhida. Inflexveis Existe uma data estabelecida e a tarefa dever ser concluda ou iniciada na data definida.
Atravs de cones podemos identificar a ual grupo de restrio uma determinada restrio pertence. Esses cones so exibidos na coluna Indicadores da tabela de entrada do Grfico de Gantt. Abaixo temos uma tabela com os agrupamentos de restrio e seus respectivos cones:
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cone No exibe cone
Grupo Flexveis
Restries O Mais Breve Possvel O Mais Tarde Possvel No Iniciar Antes de No Iniciar Depois de No Terminar Antes de No Terminar Depois de Deve Iniciar em Deve Terminar em
Moderadas
Inflexveis
Para inserir uma restrio de datas em uma tarefa do cronograma, siga os passos abaixo: 1 D um duplo clique sobre a tarefa; 2 Na janela Informaes Sobre Tarefa, clique sobre a guia Avanado; 3 Na rea Restringir Tarefa, acione a lista suspensa Tipo de Restrio e escolha qual a restrio que deseja inserir na tarefa;
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Tarefa 29
4 Na lista suspensa Data da Restrio, preencha a data da restrio;
Tarefa 30
AJUSTANDO A PRIORIDADE DAS RESTRIES

Por default as restries de datas moderadas e inflexveis tem prioridade sobre os relacionamentos de tarefas. Por isso quando uma dependncia exige um determinado deslocamento de uma tarefa, caso ela esteja com uma restrio de data, o deslocamento s ser feito se no desrespeitar a data da restrio. Caso contrrio a tarefa no deslocar, pois a data da restrio deve ser respeitada. Mas algumas vezes s inclumos as restries como indicadores de prazos a cumprir e no desejamos que as restries interfiram no agendamento estabelecido pelos vnculos entre tarefas. Nestas situaes podemos modificar as configuraes do MS-Project para que as restries no impactem sobre as dependncias.
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Para mudar as configuraes de restrio de data, siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Opes / Cronograma;
Tarefa 31
2 Em seguida desmarque o checkbox As Datas Impostas Sero Sempre Respeitadas;
Tarefa 32
3 Pressione o boto OK.
Captulo 7 Sequenciamento das Tarefas
Cap. 7 Sequenciamento das Tarefas
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5.1 RELACIONAMENTO ENTRE TAREFAS

Para que o cronograma do projeto seja executado corretamente e as mudanas inseridas seja calculadas de forma correta importante relacionar todas as atividades do projeto. A rede de precedncia determina a seqncia de realizao de atividades do projeto. Existem quatro tipos de conectores relacionamento entre atividades. de precedncia para o
CONECTORES DE PRECEDNCIA
Trmino a Incio (TI) Indica que a atividade sucessora s ter incio quando a sua predecessora for concluda.
PREDECESSORA TI
SUCESSORA
Incio a Incio (II) Indica que a atividade sucessora ser iniciada em conjunto com a atividade predecessora.
PREDECESSORA II SUCESSORA
Trmino a Trmino (TT) Indica que a atividade sucessora terminar em conjunto com a atividade predecessora.
PREDECESSORA TT SUCESSORA
Incio a trmino (IT) Indica que a atividade sucessora ser concluda quando a atividade predecessora iniciar.
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PREDECESSORA IT SUCESSORA
Existem vrias maneiras de relacionar as atividades no Microsoft Project, ento vejamos como realizar esses relacionamentos.
RELACIONANDO ATIVIDADES ATRAVS DA BARRA DE FERRAMENTAS

Para relacionar atividades atravs da barra de ferramentas siga os passos abaixo: 1 Selecione as tarefas que deseja vincular; 2 Na barra de ferramentas padro acione o boto Vincular Tarefa; Automaticamente o Microsoft Project criar um relacionamento TI (Trmino p/ Incio).
DESFAZENDO UM RELACIONAMENTO
Para desfazer um relacionamento entre atividades, siga os passos abaixo: 1 Selecione as tarefas que sero desvinculadas; 2 Na barra de ferramentas padro pressione o boto Desvincular Tarefas. As tarefas selecionadas e vinculadas tero seus relacionamentos desfeitos.
RELACIONANDO TAREFAS COM O MOUSE

Para relacionar atividades atravs do quadro de informaes sobre a tarefa siga os passos abaixo:
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1 Posicione o cursor do mouse sobre a barra de Gantt da primeira tarefa do relacionamento; 2 Pressione e segure o boto esquerdo do mouse arrastando o cursor at a barra de Gantt da segunda tarefa do relacionamento.
RELACIONANDO TAREFAS ATRAVS DO QUADRO INFORMAES SOBRE A TAREFA

Para relacionar atividades atravs do quadro de informaes sobre a tarefa siga os passos abaixo: 1 D um duplo clique sobre a tarefa sucessora; 2 No quadro informaes sobre a tarefa (Figura Sequenciamento 1) acione a guia Predecessoras; 3 Na coluna ID preencha com o nmero de ID da tarefa com o qual ser feito o relacionamento; 4 Pressione OK para confirmar.
Sequenciamento 1
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RELACIONANDO TAREFAS ATRAVS DA COLUNA PREDECESSORAS

Para relacionar tarefas atravs da coluna predecessoras siga os passos abaixo: 1 Selecione a tarefa sucessora e posicione o cursor de edio na coluna predecessoras; 2 Na coluna predecessoras digite o nmero da ID da tarefa com a qual ser feito o relacionamento e pressione <ENTER>.
RELACIONANDO TAREFAS ATRAVS DO MENU

Para relacionar tarefas atravs do menu siga os passos abaixo: 1 Selecione as tarefas que sero vinculadas; 2 Acione o menu Editar / Vincular tarefas.
EDITANDO RELACIONAMENTOS
Nem sempre precisamos de relacionamentos TI, muitas vezes necessitamos de outros tipos de relacionamentos. Para editar um relacionamento j existente siga os passos abaixo: 1 Posicione o cursor do mouse sobre a seta de relacionamento que aparece entre duas tarefas;
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2 D um duplo clique sobre a seta de relacionamento; 3 Na janela Dependncia Entre Tarefas (Sequenciamento 2) mude o tipo para II (Incio p/ Incio) e pressione OK.
Sequenciamento 2
LATNCIA
Em algumas situaes necessitamos inserir antecipaes ou atrasos nas atividades relacionadas para enquadr-las corretamente ao planejamento . A esses atrasos ou antecipaes chamamos de latncia, que podem ser positivos(atraso) ou negativos (antecipao). Para inserir uma latncia a uma tarefa siga os passos abaixo: 1 Posicione o cursor do mouse sobre a seta de relacionamento da tarefa que ser modificada e d um duplo clique para acessar a janela de dependncia entre tarefas; 2 Na janela Dependncia Entre Tarefas inclua a latncia e pressione OK;
Sequenciamento 3
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DICA:Voc tambm pode inserir uma latncia, dando um duplo clique sobre o nome da atividade e no quadro de Informaes sobre a Tarefa na guia Predecessoras preencha a coluna latncia. Ou ainda preenchendo a coluna predecessoras da tabela de entrada acrescentando um sinal de adio aps o nmero da ID relacionada e digitando o tempo de latncia.Ex: 3TI + 1dia ou 3TI - 1dia. DICA II As latncias tambm podem ser inseridas em percentual. Por exemplo podemos inserir que uma tarefa esta relacionada com outra usando um conector II com um latncia de 50%. Se a tarefa predecessora for de 4 dias a tarefa sucessora comear 2 dias aps o inicio da predecessora. Se a tarefa predecessora aumentar a durao para 6 dias, a tarefa sucessora s iniciar aps 3 dias do inicio da predecessora. Ex: 3II+50%
CALCULANDO O CAMINHO CRTICO

Aps determinar a durao e o sequenciamento das tarefas, podemos calcular o caminho crtico do projeto. O caminho crtico o caminho mais longo ou o caminho de folga zero. So as atividades que no podem atrasar, pois comprometem os prazos do projeto. O caminho crtico toma como base a data de inicio mais cedo e a data de inicio mais tarde de uma tarefa. As tarefas que no tm essa margem de atraso permitida so as tarefas crticas. Para trabalharmos com caminho precisamos conhecer alguns termos: crtico no Microsoft Project,
Margem de Atraso Tempo que uma tarefa pode atrasar sem impactar nas tarefas sucessoras. Margem de Atraso Total Tempo que uma tarefa pode atrasar sem impactar no prazo final do projeto. Inicio Data de inicio mais cedo de uma tarefa. Trmino Data de trmino mais cedo de uma tarefa. Inicio Atrasado Data de inicio mais tarde de uma tarefa. Trmino Atrasado Data de trmino mais tarde de uma tarefa.
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ANALISANDO O CAMINHO CRTICO NO MS-PROJECT

A medida em que as tarefas so cadastradas e suas respectivas duraes e precedncias definidas, automaticamente o Project vai calculando o caminho crtico do projeto. Para visualizar o caminho crtico do projeto, basta clicar sobre o modo de exibio Gantt de Controle na barra de modos do MS-Project (Figura sequnciamento 4).
sequenciamento 4
No modo de exibio Gantt de Controle possvel identificar as tarefas crticas, atravs das cores das barras de gantt. As barras vermelhas so as tarefas crticas e as azuis as tarefas no crticas. Para analisarmos melhor o caminho crtico necessrio exibir a tabela de cronograma para verificarmos as folgas das tarefas dos projetos. Para exibir a tabela de cronograma siga os passos abaixo: 1 Com o modo de exibio gantt de controle selecionado, acione o menu Exibir / Tabela; 2 Clique sobre a tabela Cronograma.
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sequenciamento 5
Na tabela Cronograma possvel verificarmos os prazos mais cedo e mais tarde de uma tarefa e analisarmos as folgas existentes no caminho no crtico.
ALTERANDO A MARGEM DE FOLGA DO CAMINHO CRTICO

Embora qualquer tarefa que tenha folga seja considerada no crtica, no incomum casos de tarefas no crticas que em virtude de sua importncia e da pequena folga existente, serem consideradas crticas pelo gerente de projetos. Com o MS-Project, podemos alterar o limite de folga estabelecido para identificao das tarefas crticas. Por exemplo, podemos dizer que todas as tarefas que tiverem folga menor ou igual a 5 dias tambm sero consideradas crticas. Para alterar a margem de atraso do caminho crtico, siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Opes; 2 Clique sobre a guia Clculo;
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sequenciamento 6
3 Na opo Tarefas so crticas quando a margem de atraso menor ou igual a, digite a margem desejada em dias; 4 Pressione o boto OK.
CALCULANDO CAMINHOS CRTICOS INDENPENDENTES

O caminho crtico calculado em relao ao prazo total do projeto. Uma outra forma de tornar o clculo do caminho crtico mais criterioso calcular mltiplos caminhos crticos, que consiste em isolar blocos de sequenciamento e trata-los como um caminho crtico isolado. Para calcular mltiplos caminhos crticos no MS-Project, siga os passos abaixo:
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1 Acione o menu Ferramentas / Opes; 2 Clique sobre a guia Clculo;
3 Marque o checkbox Calcular Caminhos Crticos Independentes; 4 Pressione o boto OK.
CALCULANDO UM NICO CAMINHO CRTICO EM PROJETOS CONSOLIDADOS

Quando criamos um projeto consolidado, cada projeto tem um caminho crtico prprio. Para analisarmos um nico caminho crtico de todos os projetos inseridos na viso consolidada devemos seguir os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Opes; 2 Clique sobre a guia Clculo;
3 Marque o checkbox Os projetos inseridos so calculados como tarefas de resumo; 4 Pressione o boto OK.
FORMANTANDO O CAMINHO CRTICO

Embora o modo de exibio Gantt de Controle mostre as tarefas crticas do projeto, podemos formatar outros modos de exibio para destacar as tarefas crticas do projeto. Para formatar o caminho crtico do projeto utilizando o assistente de grfico de gantt, siga os passos abaixo: 1 No modo de exibio Grfico de Gantt, acione o menu Formatar / Assistente de Grfico de Gantt;
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sequenciamento 7
2 Na primeira etapa do assistente, pressione o boto Avanar;
sequenciamento 8
3 Na segunda etapa do assistente, selecione o boto de radio Caminho Crtico e pressione o boto Concluir.
PERT/CPM
Para exibir um diagrama de precedncia com a viso do caminho crtico, basta acionar o modo de exibio Diagrama de Rede.
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sequenciamento 9
Captulo 8 Recursos
Cap. 8 Recursos
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TRABALHANDO COM RECURSOS

CRIANDO A LISTA DE RECURSOS DO PROJETO
Para completarmos o planejamento precisamos listar os recursos que sero utilizados no projeto. Esse processo feito no modo de visualizao Planilha de Recursos. Siga os passos abaixo para criarmos nossa lista de recursos para o projeto: 1 Na barra de modos clique sobre o boto Planilha de Recursos;
Recurso 1
2 Na primeira linha da planilha e na coluna Nome de recurso digite o nome do recurso e pressione <ENTER> para confirmar.
Depois de confirmado o recurso j foi criado.
Cap. 8 Recursos
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CONHECENDO O AMBIENTE DA PLANILHA DE RECURSOS

Para efetuar o preenchimento correto dos recursos do projeto , importante conhecermos bem o ambiente de trabalho da planilha de recursos. Abaixo veremos uma com a descrio de cada um dos campos da planilha de recursos. Indicadores Funciona como a coluna indicadores da tabela de entrada do grfico de Gantt. Exibe cones indicadores para mostrar um anexo ou informao adicional. Campo para digitao do nome do recurso que est sendo criado. Campo para indicar se o recurso criado do tipo Trabalho ou Material. Este campo s editvel se o campo Tipo for preenchido como material. Usamos o campo Rtulo do Material para identificar o material> Esse rtulo pode ser o nmero de patrimnio do material ou o nmero de srie. Campo alfanumrico para preenchimento de siglas como sigla da unidade que est disponibilizando o recurso do projeto. A que grupo de trabalho da organizao o recurso pertence. Por exemplo, o Coordenador de Treinamento pertence ao grupo Informtica. Indica quantas unidades do recurso voc possui. Por default logo que o project instalado essas unidades so medidas em percentual, mas isso pode ser mudado como veremos adiante. o valor pago por hora ao recurso no projeto. o valor por hora extra realizada pelo recurso. o valor pago ao recurso por tarefas realizada, independente da quantidade de horas alocadas. a forma de acmulo dos custos com recursos no projeto. S possvel se acumular custos do Incio, Fim ou Rateado durante o perodo de realizao da atividade. o calendrio base do projeto em que o recurso deve se espalhar para cria o seu calendrio prprio. Outro campo alfanumrico para identificao do recurso. Voc pode criar um sistema de cdigo de
Nome do Recurso Tipo Rtulo de Material
Iniciais Grupo Unidades Mximas Taxa padro Taxa Hora / Extra Custo / Uso Acumular
Calendrio Base Cdigo
Cap. 8 Recursos
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identificao ou at mesmo utilizar esse campo para preencher a matrcula do funcionrio, quando se tratar de recurso humano.
PRENCHENDO OUTROS DADOS SOBRE O RECURSO

Ao preenche os dados da tabela de entrada da planilha de recurso, voc ainda no definiu todas as informaes pertinentes ao recurso. Para completar o preenchimento das informaes sobre o recurso siga os passos abaixo: 1 Aps inserir um recurso na tabela de entrada de recursos, d um duplo clique sobre o nome do recurso ou pressione o boto Informaes Sobre o Recurso na barra de ferramentas padro.
Recurso 2
Cap. 8 Recursos
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Recurso 3
Recurso 4
Cap. 8 Recursos
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Recurso 5
Recurso 6
2 No quadro de Informaes Sobre o Recurso preencha os dados que ainda no foram preenchidos sobre o recurso e pressione OK.
Cap. 8 Recursos
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Abaixo temos a definio dos campos da janela informaes Sobre Recurso: Geral E-mail Permite o preenchimento da conta de e-mail do recurso para uma futura atribuio de atividades atravs de grupos de trabalho via correio eletrnico. Grupo de Trabalho Permite configurar como ser a atribuio do recurso em grupos de trabalho. Pode ser atravs de correio eletrnico ou Project Server. Conta do Windows Conta de acesso ao Project Server. A autenticao de contas de usurio do Project Server pode ser feita a partir das contas de usurios da rede Windows ou atravs de contas do Project Server. Tipo de Reserva Atravs do campo tipo de reserva, pode-se determinar se a alocao do recurso ser PROPOSTA, isto , o recurso ainda no est comprometido com o projeto e poder ser alocado efetivamente em outro projeto, ou poder ser do tipo COMPROMETIDA, isto significa que o recurso est efetivamente alocado no projeto e no ter horas disponveis no mesmo perodo para trabalhar em outros projetos. O tipo de reserva indicado em casos onde ser faz necessrio um simulao com recursos para oramentao do projeto. Genrico Esta caixa de checagem indica se um recurso genrico. Um recurso genrico pode ser atribudo a uma atividade para que posteriormente o assistente de substituio do MS-Project possa localizar um recurso com as mesmas habilidades no pool de recursos da empresa. Inativo Esta caixa de checagem indica se o recurso foi excludo do pool de recursos da empresa. Esta opo s est disponvel para projetos que usam pool de recursos do Project Server. Disponibilidade do Recurso Atravs da tabela de disponibilidade do recursos, pode-se cadastrar perodos de disponibilidade do recurso dentro do projeto.
Perodos teis Trata-se do Calendrio do recurso, onde podemos fazer alteraes em seu quadro de horrios. Veremos como trabalhar o calendrio de recurso posteriormente.
Cap. 8 Recursos
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Custos Na guia custos temos 5 tabelas com 25 linhas cada, que nos permite agendar alteraes de custo para determinadas datas do projeto e definir custo diferenciado para um mesmo recurso. Anotaes Semelhante s anotaes de tarefas, permite a insero de anotaes de texto ou objetos incorporados. Campos Personalizados Use esta caixa de dilogo para exibir os campos e cdigos de estrutura de tpicos personalizados do recurso e atribuir valores a ele, bem como aos campos e cdigos de estrutura de tpicos personalizados da empresa.
MODIFICANDO UNIDADES MXIMAS DE PORCENTAGEM PARA DECIMAL

Podemos facilitar o controle da quantidade de recursos existentes e alocados, podemos mudar a unidade de medida de porcentagem para decimal. Uma vez que realizamos esse procedimento no ser necessrio repeti-lo. Ele se tomar disponvel para os projetos futuros. Para modificar a unidade de medida de recurso de porcentagem para decimal, siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Opes e clique na guia Cronograma; 2 Na caixa de lista suspensa Mostra de Unidades de Atribuio Como, modifique o contedo de Porcentagem para Decimal; 3 Pressione o boto OK para confirmar.
Cap. 8 Recursos
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Recurso 7
ATRIBUINDO OS RECURSOS S ATIVIDADES

Agora que j possumos uma lista de recursos, podemos determinar quem vai fazer o qu dentro do projeto. Para atribuir um recurso a uma tarefa, siga os passos abaixo: 1 Na barra de Modos acione o boto do Grfico de Gantt; 2 No Grfico de Gantt selecione a tarefa Autorizar Projeto (Project Charter); 3 Na barra de ferramentas padro acione o boto Atribuir Recursos ; 4 Na janela Atribuir Recursos selecione o recurso que deseja alocar e pressione o boto atribuir.
Cap. 8 Recursos
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Recurso 8
Observe que o nome do recurso ficou visvel na barra de gantt correspondente a tarefa onde foi atribudo.
Caso voc deseje restringir os recursos da lista com os que tm condies de atender as necessidades da atividade pressione o boto Opes da Lista de Recursos.
Cap. 8 Recursos
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Recurso 9
O campo Filtrar Por permite a aplicao de filtros de recurso para restringir os recursos da lista de atribuio. O campo Disponvel Para Trabalhar permite selecionar somente os recursos com disponibilidade de trabalho. O boto Adicionar Recursos permite a incluso de recursos a partir do Active Directory ou do Catlogo de Endereos do Outlook. No ato da atribuio tambm pode ser informado se o recurso est sendo atribudo sob Demanda ou por Solicitao na coluna S/D (um recurso solicitado no pode ser substitudo enquanto um recurso demandado pode ser substitudo por outro com as mesmas qualificaes quando existe um pool de recursos da empresa no Microsoft Project Server) Caso voc deseje verificar a situao do recurso selecionado, pode-se pressionar o boto Grficos para verificar o grfico de disponibilidade do recurso (Figura Recurso 10).
Cap. 8 Recursos
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Recurso 10
OBS: O Microsoft Office Project 2003 no permite a impresso dos grficos de disponibilidade.
TRABALHANDO COM CONTROLE DE EMPENHO

O controle de Empenho um recurso do Microsoft Project que associa a durao de uma tarefa ao nmero de recursos que a executa, ento quanto mais recursos alocarmos a um tarefa menos tempo ela levar para ser executada. Nem sempre isso verdade. Por padro essa opo j vem ativa no Microsoft Project, o que s vezes nos d uma certa dor de cabea. Vejamos na prtica como funciona esse recurso e como desativ-lo: 1 Crie uma tarefa chamada Definir Requisitos Funcionais e determine sua durao como 20 dias; 2 No quadro Atribuir Recursos, crie e atribua o recurso Analista a essa atividade; 3 Ainda no quadro Atribuir Recursos modifique a atribuio do Gerente de Projetos de 1 para 2 unidades; Observe que a durao da tarefa Definir Requisitos Funcionais que antes era de 20 dias passou para 10 dias. E que foi exibida uma marca inteligente (Figura Recursos 11) possibilitando definir se a
Cap. 8 Recursos
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tarefa ser realizada com o trabalho definido inicialmente e durao reduzida ou aumentar o trabalho da atividade para manter a durao e quantidade de recursos alocados.
Recurso 11
Agora execute o processo inverso, para retornar a quantidade de recursos atribudos para 1 unidade. Automaticamente a tarefa retornar para 20 dias. Na maioria das vezes no isso que desejamos. Queremos atribuir os recursos e independentemente de quantas unidades forem atribudas s duraes devem permanecer a mesma. Quando a inteno for esta ns devemos desligar o controle de empenho para que ele no interfira na durao das atividades. Para desligar o controle de empenho siga os passos abaixo: 1 Selecione todas as atividades do projeto ; 2 Na barra de ferramentas padro pressione o boto informaes sobre a tarefa (Observe que o quadro de dilogo estar exibindo o ttulo Informaes sobre tarefas mltiplas, indicando que mais de uma tarefa est selecionada); 3 Clique sobre a guia avanado e na caixa de verificao Controlada pelo Empenho desmarque com um clique. E na caixa de lista suspensa Tipo de Tarefa acione o tipo Durao Fixa (Figura recurso 12); 4 Pressione OK para confirmar.
Cap. 8 Recursos
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Recurso 12
Agora faamos um teste. Modifique a atribuio do recurso inserindo 2 unidades atribudas tarefa Definir Requisitos Funcionais e verifique se a durao da tarefa mudou. Dessa vez a durao continuou em 20 dias, pois o controle do empenho est desligado. Retorne atribuio do recurso para 1 unidade. O procedimento descrito anteriormente desligou o controle de empenho somente para as tarefas que estavam selecionadas. possvel desligar de forma definitiva o controle de empenho, para que seja acionado somente quando necessrio. Para desativar permanentemente o controle de empenho, siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Opes e em seguida clique sobre a guia Cronograma; 2 Desmarque a caixa de verificao As Novas Tarefas So Controlada Pelo Empenho e na caixa de lista suspensa Tipo de Tarefa Padro escolha Durao Fixa (Figura Recurso 13) 3 Pressione o boto Definir como Padro e em seguida pressione o boto OK.
Cap. 8 Recursos
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Recurso 13
Depois de realizado este procedimento os novos projetos j viro com controle de empenho desligado.
COMO OS TIPOS DE TAREFA INTERFEREM NAS ALOCAES

As duraes das atividades no Microsoft Project so calculadas com base no tipo de tarefa que for definido. O Microsoft Project possui trs tipos de tarefas possveis: Unidades Fixas Quando for definido tipo de unidades fixas, caso o trabalho definido inicialmente para atividade aumente, a durao aumentar para que a quantidade de recursos permanea fixa. Trabalho Fixo Quando for definido o tipo trabalho fixo, caso a quantidade de recursos alocados inicialmente para atividade aumente, a durao reduzir para que a quantidade de trabalho permanea fixa.
Cap. 8 Recursos
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Durao Fixa Quando for definido o tipo durao fixa, caso a quantidade de recursos alocados inicialmente para atividade aumente, o trabalho aumentar para que a durao permanea fixa.
Na verso 2003 o recurso de marcas inteligentes facilita a manipulao de trabalho e durao. Por exemplo, se voc alterar a durao da atividade Autorizar Projeto (Project Charter) de 20 para 10 dias, como essa atividade do tipo durao fixa, ser exibida uma marca inteligente questionando se o trabalho dever ser reduzido proporcional nova durao ou os recursos dever trabalhar mais em menos tempo para manter o trabalho agendado (Figura Recurso 14).
Recurso 14
VERIFICANDO PROBLEMAS DE SUPERALOCAO

Quando um recurso trabalha mais do que a carga de trabalho diria configurada no calendrio ou se encontra alocado em atividades simultneas o Microsoft Project entende esse recurso como sendo um recurso superalocado. Vejamos na prtica como identificar esses recursos. 1 No Grfico de Gantt selecione a uma tarefa do seu projeto e pressione o boto Atribuir Recursos e atribua 1 unidade do Gerente de Projetos para esta atividade; 2 Ainda na janela de Atribuir Recurso aumente as unidades do Gerente de Projetos de 1 para 2;
Recurso 15
Cap. 8 Recursos
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3 Na barra de Modos acione o modo de visualizao Planilha de Recursos;
Recurso 16
Observe que o Gerente de Projetos est na cor vermelha, indicando que ele est superalocado (Figura Recurso 16). Na coluna indicadores apareceu um cone de advertncia (Figura Recurso 17) com as seguinte mensagem: Este recurso deve ser redistribudo com base em uma definio Diariamente.. Esta Mensagem uma sugesto do Microsoft Project para solucionar o problema de superalocao. Adiante veremos como utilizar o redistribuidor de recursos.
Recurso 17
4 Na barra de Modos acione o boto Grfico de Recursos;
Recurso 18
Observe que o grfico de recurso indica que o Gerente de Projetos est superalocado em 1 unidade durante 3 dias da semana (Figura Recurso 18).
Cap. 8 Recursos
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J sabemos que o Gerente de Projetos est superalocado, agora vamos verificar a carga de trabalho dele para encontrarmos uma soluo para o problema de superalocao. 1 Na barra de Modos acione o boto Uso do Recurso; 2 Na planilha Uso do Recurso selecione a atividade Autorizar Projeto (Project Charter) que aparece abaixo do nome do recurso e pressione o boto Ir Para Tarefa Selecionada, que se encontra na barra de ferramentas padro; 3 D um duplo clique sobre o cabealho da linha de tempo;
Recurso 19
4 No quadro de dilogo Escala de Tempo, modifique a camada intermediria de semanas para dias e a camada inferior de dias para horas; 5 Selecione a tarefa onde o Gerente de Projetos est alocado e pressione o boto Ir Para Tarefa Selecionada;
Recurso 20
Observe que o Gerente de Projeto est superalocado, pois est trabalhando 16hs sendo que sua disponibilidade apenas de 8hs. 6 Na tarefa onde o Gerente de Projetos est alocado, com 8hr as horas a coluna trabalho; preencha
Recurso 21
Uma vez corrigida a carga de trabalho do Gerente de Projeto observe que ele no se encontra mais superalocado.
Cap. 8 Recursos
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TRABALHANDO COM HORAS EXTRAS Caso o recurso ultrapasse o nmero de horas dirias de trabalho previstas no calendrio, uma outra forma de resolver o problema de superalocao o pagamento de horas extras. Para entendermos melhor esse procedimento siga os passos abaixo: 1 No Grfico de Gantt insira uma tarefa com durao de 5 dias; 2 Na barra de Modos acione o boto de recursos e crie um recurso com 1 unidade, Taxa Padro R$ 40,00 e Taxa Hora/Extra R$ 80,00. 3 Na barra de Modos acione o boto Grfico de Gantt e atribua o recurso Analista a atividade Definir Restries e Premissas;
Recurso 22
4 Na barra de Modos acione o boto Uso da Tarefa; 5 No modo Uso da Tarefa exiba a coluna Trabalho de Horas Extras; 6 Na coluna Trabalho de Horas Extras selecione o recurso Analista e digite 20hs; 7 Observe que a carga de trabalho diria do recurso Analista aumentou de 8 para 12;
Recurso 23
8 Acione o modo de exibio planilha de recursos e verifique que mesmo o analista trabalhando 12hs por dia ele no se encontra em superalocao. Isso se deve ao fato de que as horas excedentes so pagas como horas extras.
REDISTRIBUIO DE RECURSOS
Algumas vezes possumos problemas de superalocao e gostaramos que o trabalho fosse redistribudo para que os recursos atribudos possam realizar todas as tarefas. O Microsoft Project possui uma forma automtica de realizar essa redistribuio. Siga os passos abaixo: 1 Crie um novo projeto;
Cap. 8 Recursos
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2 No Grfico de Gantt crie uma atividade chamada Instalao de Hubs com 5 dias de durao e outra chamadas Instalao dos pontos de rede com durao de 3 dias; 3 Crie e atribua o recurso Tcnico em Redes a atividade Instalao de Hubs e a atividade Instalao dos pontos de rede;
Recurso 24
4 No modo de visualizao Planilha de Recursos, verifique se o recurso Tcnico em Redes se encontra superalocado;
Recurso 25
OBS: Note que na coluna Indicadores est sendo exibido um cone de advertncia . Posicione o cursor do mouse sobre este cone e aguarde alguns instantes, at que seja exibido um tooltip com uma mensagem sugerindo que a superalocao seja resolvida com a redistribuio do recurso.
5 Retorne ao modo de visualizao do Grfico de Gantt e acione o menu Ferramentas / Redistribuir de Recursos;
Cap. 8 Recursos
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Recurso 26
A janela Redistribuio de Recursos composta de: Redistribuio de Clculos Pode ser escolhido entre clculo Automtico (A redistribuio feita automaticamente durante as alocaes) ou Manual (A redistribuio feita somente atravs da janela Redistribuio de Recursos, pressionando o boto Redistribuir Agora), neste campo tambm definimos como deve ser feita a procura de superalocaes (A cada minuto, A cada hora, Diariamente, Semanalmente ou Mensalmente) e se a redistribuio atual limpar a redistribuio anterior (Checkbox Limpar Nivelamentos Anteriores). Intervalo de Nivelamento para ProjetoX Neste campo definimos o intervalo que ser levado em considerao para a redistribuio dos recursos. Aqui podemos escolher entre o Projeto Inteiro ou um intervalo pr-definido. Solucionando Superalocaes Neste campo definimos quais os critrio que o MS-Project deve levar em considerao antes de efetuar a redistribuio.
Cap. 8 Recursos
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o Ordem de Redistribuio Existem trs tipos de ordem de redistribuio possveis no MS-Project: N da Tarefa As tarefas com o nmero de ID menor so preservadas, enquanto as que tem um ID maior so redistribudas. Padro As tarefas que tem durao maior so preservadas, enquanto as tarefas que tem durao menor so redistribudas. Caso as duraes sejam iguais, o MS-Project usar o mtodo N da Tarefa. Prioridade, Padro As tarefas que tem maior prioridade so preservadas, enquanto as tarefas que tem prioridade menor so redistribudas. Caso as prioridades sejam iguais, o MS-Project usura o mtodo Padro.
o Nivelar sem Atrasar o Projeto Se este checkbox for acionado, o MS-Project s realizar a redistribuio dentro das margens de atraso permitidas do caminho crtico, no provocando atraso do projeto. o A Redistribuio pode Ajustar as Atribuies Individuais de uma Tarefa Se este checkbox for acionado, o MS-Project poder alterar informaes sobre a tarefa, afim de resolver o problema de superalocao do recurso. o O Nivelamento pode Criar Interrupes no Trabalho Restante Se este checkbox for acionado sempre que uma tarefa que j tem percentual de realizao for redistribuda, somente o trabalho no realizado sofrer deslocamento, a frao realizada permanecer nas datas de realizao. o Nivelar Recursos com o Tipo de Reserva Proposto Se este checkbox for acionado a redistribuio vai incluir tambm os recurso que estiverem inclusos com o tipo de reserva proposta. 6 Pressione o boto Redistribuir Agora; A soluo apresentada ser como na figura abaixo;
Cap. 8 Recursos
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Recurso 27
Caso a soluo apresentada no seja satisfatria, retorne ao quadro de redistribuio de recurso e pressione o boto Limpar Redistribuio. Ser questionado se voc deseja limpar a redistribuio do projeto inteiro ou somente das tarefas selecionadas.
Recurso 28
TRABALHANDO COM RECURSOS COMPARTILHADOS

Muitas vezes possumos recursos comuns a vrios projetos da organizao. Para que possamos ver a disponibilidade dos recursos entre os projetos onde eles se encontram alocados interessante trabalharmos com compartilhamento de recursos.
Recurso 29
Cap. 8 Recursos
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Siga os passos abaixo para entender melhor esse conceito: 1 Acione o boto Novo abrir um novo projeto; na barra de ferramentas padro, para
2 No novo projeto acione o modo de visualizao Planilha de Recurso e crie um recurso chamado Supervisor de Projetos.
Recurso 30
3 Salve o projeto como Lio2.mpp; 4 Retorne ao projeto Lio1.mpp e acione o menu Ferramentas / Compartilhamento de Recursos / Compartilhar Recursos;
Recurso 31
5 No quadro de dilogo Compartilhar Recursos indique Usar recursos De e marque o projeto Lio2.mpp e pressione OK; 7 No projeto Lio.mpp verifique no modo de visualizao Planilha de Recursos para ver se o recurso Supervisor de Projetos se encontra na lista de recursos do projeto.
Recurso 32
Cap. 8 Recursos
161
Caso o Supervisor seja alocado em uma tarefa no projeto Lio2.mpp que conflite com uma tarefa que est sendo realizada no projeto Lio1.mpp o recurso ser indicado como superalocado. Quando um arquivo que compartilha recursos aberto o Microsoft Project faz uma verificao e solicita ao usurio como dever ser aberto o arquivo de pool de recursos.
Recurso 33
O projeto que vinculado ao pool de recursos tambm faz essa verificao e solicita ao usurio como dever ser aberto o arquivo.
Cap. 8 Recursos
162
Recurso 34
O Project faz a atualizao dos dados de atribuio quando o projeto aberto. Caso voc tenha aberto o projeto e mantido aberto por muito tempo e queira sincronizar o arquivo com os outros projetos participantes do pool de recursos para verificar a posio atual das atribuies siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Compartilhamento de Recursos; 2 Clique sobre a opo Atualizar Conjunto de Recursos. Caso voc queira verificar a lista atual de recursos siga os passos anteriores e clique sobre Renovar Conjunto de Recursos. Para romper o compartilhamento de recursos entre projetos, basta retornar ao quadro de dilogo Compartilhar Recursos e indicar que utilizaremos recursos prprios.
Recurso 35
Cap. 8 Recursos
163
DELIMITAO DO TRABALHO
No ato de uma atribuio o project distribui o trabalho de forma linear no tempo da tarefa. Atravs da delimitao do trabalho possvel fazer outras distribuies do esforo. Existem 7 (sete) tipos de delimitao do trabalho no MS-Project, que so: Crescente O esforo da tarefa inicialmente pequeno e vai aumentando gradativamente no decorrer da tarefa. Decrescente O esforo da tarefa inicialmente alto e vai reduzindo gradativamente no decorrer da tarefa. Pico Duplo O esforo alternado entre um pico alto e um baixo distribudos no decorrer da tarefa. Pico Inicial O esforo nos primeiros momentos bem alto e depois reduz de forma mais lenta que o pico incial. Pico Final O trabalho cresce inicialmente de forma mais lenta e depois de atingir o pico mximo fixa essa taxa no final da tarefa. Sino Semelhante ao formato do sino, o esforo vai aumentando at atingir o pico mximo e logo depois comea a diminuir. Tartaruga Semelhante ao casco da tartaruga, o esforo vai subindo at atingir o pico mximo, estabiliza a por um tempo e depois volta a diminuir gradativamente.
Para aplicar uma delimitao de trabalho, siga os passos abaixo: 1 Acione o modo de exibio Uso da Tarefa; 2 D um duplo clique sobre o recurso onde o esforo ser redefinido; 3 Na janela Informaes Sobre a Atribuio, escolha na lista suspensa, Delimitao do Trabalho, o tipo de delimitao desejada;
Cap. 8 Recursos
164
Recurso 36
Recurso 37
Outra forma de inserir um tipo de delimitao de trabalho atravs do campo Delimitao do Trabalho.
Recurso 38
Captulo 9 Custos
Cap. 9 Custos
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CUSTOS
INSERINDO CUSTO FIXO AO PROJETO
O custo total do projeto o custo total de recurso somado ao custo total de custos fixos. O custo com recurso j computado quando alocamos o recurso tarefa, mas o custo fixo deve ser inserido atravs da coluna de custo fixos por atividade. Para inserir custo fixo s tarefas, siga os passos abaixo : 1 No Grfico de Gantt, posicione o cursor do mouse sobre o cabealho da coluna Durao e pressione o boto direito do mouse ; 2 No menu auxiliar posicione o cursor do mouse sobre o item inserir Coluna e pressione o boto esquerdo do mouse;
Custo 1
3 No quadro de dilogo Definio da Coluna preencha o Nome do Campo com Custo Fixo e pressione OK;
Cap. 9 Custos
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Custo 2
DICA: A partir da verso 2002 o quadro Definio de Coluna recebeu mais um recurso que Quebra de Texto de Cabealho Quando essa caixa de checagem est marcada ; se o usurio alterar a largura da coluna, o texto de cabealho ser justificado em vrias linhas se necessrio. 4 Na coluna Custo Fixo que foi inserida preencha os custos por atividade. Nessa coluna os dados de resumo no sero acumulados como em outros campos. Isso se deve ao fato de que podemos inserir custos fixos para atividades e resumos.
Custo 3
5 Posicione o cursor do mouse sobre o cabealho da coluna Custo Fixo e pressione o boto direito do mouse; 6 No menu auxiliar posicione o cursor do mouse sobre Ocultar Coluna e pressione o boto esquerdo do mouse.
INSERINDO NOVAS TAXAS DE CUSTO AO RECURSO

Durante um projeto longo, pode acontecer dos recursos sofrerem alterao no custo pago inicialmente. Isso acontece principalmente com recurso humano que tem alteraes salariais periodicamente.
Cap. 9 Custos
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Para inserir datas de efetivao de novos custos ao recurso siga os passos abaixo: 1 No modo de visualizao Planilha de Recurso d um duplo clique sobre o recurso Gerente de Projeto ; 2 No quadro de dilogo Informaes sobre o Recurso clique sobre a guia de Custos;
Custo 4
3 Preencha o campo Data Efetiva com a data da efetivao do novo valor e digite os novos valores nos campos Taxa Padro, Taxa de Horas Extras e Custo por Uso; 4 Pressione o boto OK para efetivar os valores. Outra coisa que acontece com freqncia em projetos, so recursos que recebem valores diferenciados dependendo da atividade que executam no projeto. Por exemplo: Temos um recurso Auxiliar Administrativo que recebe uma taxa padro de R$ 15,00 / h, esse mesmo recurso tambm tem habilidades de programador e contratado fora do horrio do expediente da empresa para desenvolver o programa de cadastro de funcionrios, com taxa padro de R$50,00/h somente quando est trabalhando em atividades de desenvolvimento de software.
Cap. 9 Custos
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Para incluir valores diferenciados para o mesmo recurso siga os passos abaixo: 1 No modo de visualizao Planilha de Recurso d um duplo clique sobre o recurso no qual deseja incluir valores de taxas adicionais; 2 No quadro de dilogo informaes sobre o Recurso clique sobre a guia Custos; 3 Clique sobre a tabela B e na primeira linha da tabela digite os valores que sero pagos em situaes diferenciadas.
Custo 5
A tabela de custos padro a tabela A . Ento voc deve estar se perguntando como o recurso ir receber os valores expressos na tabela B em algumas atividades. Para alterar a atribuio da tabela de custos em determinadas atividades siga os passos abaixo: 1 Acione o modo de exibio Uso do Recurso;
Cap. 9 Custos
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Custo 6
2 Nas atribuies do recurso Gerente de Projeto d um duplo clique sobre a atividade Designar Gerente do Projeto;
Custo 7
Cap. 9 Custos
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3 Na janela Informaes Sobre a Atribuio clique sobre a lista suspensa Tabela de Taxas de Custo e selecione a tabela desejada. Pressione OK.
EXIBINDO O CUSTO TOTAL DO PROJETO

Para ver o custo total do projeto siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Projeto / Informaes sobre o Projeto;
Custo 8
2 No quadro de dilogo informaes sobre o projeto pressione o boto Estatsticas;
Cap. 9 Custos
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Custo 9
3 Na coluna Custo ser exibido o custo do projeto, atual, da linha de base e o que j foi realizado.
ATIVANDO A TABELA DE CUSTOS

Uma outra forma de avaliar os custos do projeto de forma mais detalhada acionar a tabela de custos. Para exibir a tabela de custos siga os passos abaixo: 1 Acione o modo de exibio Grfico de Gantt; 2 Acione o menu Exibir / Tabela; 3 Selecione a tabela Custo.
Custo 10
TRABALHANDO COM MOEDAS

Para definir a unidade monetria que ser utilizada para representar os custos do projeto no MS-Project, siga os passos descritos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Opes / Exibir;
Cap. 9 Custos
173
2 Na rea Opes de Unidade Monetria para o Projeto X, defina qual o Smbolo, o Posicionamento e o nmero de casas decimais da unidade monetria que ser aplicada ao projeto.
Custo 11
3 Pressione OK. TRABALHANDO COM VRIAS MOEDAS NO PROJETO Um dos novos recursos do Microsoft Office Project 2003 o Assistente Para Adicionar Nova Moeda. Com esse recurso possvel inserir uma nova unidade monetria convertendo os valores da unidade monetria padro para a nova unidade monetria inclusa. Para incluir uma nova moeda no projeto, siga os passos descritos abaixo: 1 Ative a barra de ferramentas Cmbio do Euro, clicando com o boto direito do mouse sobre qualquer boto da barra de ferramentas e selecionando a barra descrita anteriormente;
Cap. 9 Custos
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Custo 12
2 Na barra de ferramentas Cmbio do Euro, pressione o boto Assistente Para Adicionar Nova Moeda;
Custo 13
3 Na Etapa 1 do Assistente, pressione o boto Avanar;
Custo 14
Cap. 9 Custos
175
4 Na etapa 2 do Assistente, responda se est fazendo uma converso com base em moedas da Unio Monetria Europia (EMU) e pressione o boto Avanar;
Custo 15
5 Na etapa 3 do Assistente, fornea os dados da unidade monetria que ser adicionada e qual o valor da taxa de converso para que o MS-Project recalcule os custos com base na nova moeda e pressione o boto Avanar;
Custo 16
Cap. 9 Custos
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6 Na etapa 4 escolha quais os campos de custo originais, que o MSProject deve analisar para criar os novos campos de custo convertidos. Marque o checkbox Desejo Personalizar o Modo Como Esses Campos So Definidos, para que possamos customizar os dados dos campos antes de serem inseridos na tabela. E depois pressione o boto Avanar;
Custo 17
7 Na etapa 5 do Assistente, modifique o nome sugerido pelo MSProject para o campo de destino na coluna Novo Nome de Campo e pressione o boto Avanar;
Cap. 9 Custos
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Custo 18
8 Na etapa 6 do Assistente, responda se deseja criar ou no uma nova tabela para incluir o campo de moeda convertida e em seguida pressione o boto Avanar;
Custo 19
9 Na ltima etapa do Assistente, pressione o boto concluir.
Cap. 9 Custos
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Custo 20
IMPORTANDO CAMPOS DE MOEDA PERSONALIZADOS DE OUTROS PROJETOS Outra opo para incluso de campos de converso de moeda, import-los de outros projetos. Para importar um campo de converso de moeda personalizado, siga os passos abaixo: 1 No projeto onde o campo dever ser inserido, acione a barra de ferramentas Cmbio do Euro; 2 Na barra de ferramentas Cmbio do Euro, pressione o boto Importar Moedas Personalizadas;
Cap. 9 Custos
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Custo 21
3 Na janela Importar Moedas Personalizadas, escolha o projeto que contm o campo de moeda desejado e pressione o boto OK;
Custo 22
4 Ao final ser exibida uma mensagem avisando que os campos de moeda personalizados foram importados. MODIFICANDO UM CAMPO DE MOEDA PERSONALIZADO Os campos de moeda personalizados, so campos do tipo texto do MS-Project. Caso seja necessrio fazer alguma mudana nas caractersticas da moeda ou na taxa de converso, podemos usar o assistente para modificar o campo. Para modificar uma campo de moeda personalizado j definido, siga os passos abaixo: 1 No projeto onde existem campos de moeda personalizados, acione a barra de ferramentas Cmbio do Euro; 2 Na barra de ferramentas Cmbio do Euro, pressione o boto Editar Moedas Personalizadas;
Cap. 9 Custos
180
Custo 23
3 Na janela Editar Moedas Personalizadas, selecione o campo que dever ser modificado e pressione o boto Modificar;
Custo 24
4 Na janela Modificar Moeda Personalizada, entre com as alteraes na moeda e pressione o boto OK. INSERINDO CUSTOS EM EURO Para inserir automaticamente campos de moeda personalizados com valores em euro, siga os passos abaixo: 1 Acione a barra de ferramentas Cmbio do Euro; 2 Acione a tabela de custos que contm o campo de custo que ser convertido em euro;
Cap. 9 Custos
181
3 Selecione o campo de custo; 4 Na barra de ferramentas Cmbio do Euro pressione o boto Inserir Custos do Euro;
Custo 25
5 Na janela Inserir Custo do Euro, selecione na lista suspensa qual das moedas da Unio Monetria Europia voc deseja aplicar e pressione o boto OK.
Custo 26
Captulo 10 Mltiplos Projetos
Cap. 10 Mltiplos Projetos
183
TRABALHANDO COM MTIPLOS PROJETOS
CONSOLIDAO DE PROJETOS
Quando possumos um programa extenso, torna-se necessrio quebr-lo em subprojetos, onde cada gerncia est incumbida de realizar uma parte de todo o programa. Para facilitar o controle de toda essa malha o Microsoft Project permite a criao de projetos consolidados, onde um gerente pode consolidar em um projeto nico, vrios subprojetos. Para criar um projeto consolidado siga os seguintes passos: 1 Acione o menu Arquivo / Novo;
MProjetos 1
2 No painel de tarefas, na rea Modelos, clique em meu computador;
184
MProjetos 2
3 Na janela Modelos acione a guia Modelos do Project e escolha o modelo Construo Residencial e pressione o boto OK; 4 Salve esse arquivo com o nome de Lio 1.mpp; 5 Acione o menu Arquivo /Fechar; 6 Repita os itens 4 e 5 para criar os projetos Lio 2.mpp e Lio 3.mpp; OBS: Para gerar os arquivos Lio 2.mpp e Lio 3.mpp, utilize respectivamente os modelos Construo Comercial e Desenvolvimento de Software. 7 Acione novamente o menu Arquivo / Novo; 8 No Painel de Tarefas clique no link Projeto Vazio; 9 Selecione a primeira linha na coluna nome da tarefa e acione o menu Inserir / Projeto;
185
MProjetos 3
9 No quadro Inserir Projeto, selecione o arquivo Lio 1 .mpp e pressione o boto inserir; 10 Selecione a linha abaixo do projeto Lio 1 e repita os passos anteriores para inserir o projeto Lio 2.mpp e Lio 3.mpp;
186
MProjetos 4
11 Salve o projeto atual como Lio 4.mpp. DICA: Voc tambm pode consolidar projeto, abrindo todos os arquivos que vo compor o consolidado e acionar o menu Janela / Nova Janela e escolher os arquivos para consolidao e pressionar OK.Automaticamente ser gerado um novo projeto consolidado.
CRIANDO VCULOS ENTRE PROJETOS

Assim como vinculamos atividades de um projeto, podemos vincular atividades de projetos distintos. Siga os passos abaixo para criar um vnculo entre atividades de projetos diferentes: 1 Abra o arquivo Lio 4.mpp; 2 Selecione a atividade do projeto Lio 1 que dever fazer vnculo com a tarefa de um outro projeto; 3 Pressione a tecla <CTRL> e depois selecione uma atividade do projeto Lio 2;
187
4 Pressione o boto vincular tarefas na barra de ferramentas padro;
MProjetos 5
Ser efetuada a vinculao da tarefa do projeto Lio 1 e a tarefa do projeto Lio 2. Para verificar se as tarefas foram realmente vinculadas, siga os passos abaixo: 1 Abra o arquivo Lio 1.mpp e selecione a atividade que foi vinculada com a atividade do arquivo Lio 2.mpp;
188
MProjetos 6
Note que a atividade do projeto Lio 2.mpp est aparecendo no Projeto Lio 1.mpp. 6 D um duplo clique sobre a atividade do projeto Lio 1.mpp que est vinculada com a atividade do projeto Lio 2.mpp. O Microsoft Project abrir Lio 2.mpp que a origem da atividade.
189
MProjetos 7
7 No projeto Lio 1.mpp acione o menu Ferramentas / Vnculo Entre Projetos; 8 Clique sobre a guia Sucessoras Externas;
MProjetos 8
190
9 Selecione a atividade Finalizar planos e desenvolver estimativa com o proprietrio, arquiteto e pressione o boto Excluir Vnculo; 10 Pressione o boto Fechar; O vnculo feito anteriormente pelo projeto mestre foi desfeito pelo proprietrio de um dos subprojetos.
SALVANDO UMA REA DE TRABALHO

Se voc est trabalhando atualmente em vrios projetos, mas no tem interesse em consolid-los. Deseja somente abri-los de maneira mais rpida, voc pode salvar uma rea de trabalho contendo os projetos que voc abre com mais freqncia. Para salvar uma rea de trabalho siga os passos abaixo: 1 Abra os arquivos Lio 1 , Lio 2 e Lio 3; 2 Em qualquer um dos projetos acione o menu Arquivo / Salvar rea de trabalho; 3 Na janela Salvar rea de Trabalho salve o arquivo com nome de rea 1.mpw e pressione o boto Salvar;
MProjetos 9
4 Feche todos os arquivos;
191
5 Acione o menu Arquivo / Abrir e abra o arquivo rea 1.mpw. Observe que todos os arquivos que estavam abertos no momento do salvamento da rea de trabalho foram abertos. Para averiguar se realmente todos os projetos abertos no momento do salvamento da rea de trabalho foram salvos, siga os passos abaixo: 1 Feche todos os projetos abertos no MS-Project; 2 Em seguida acione o menu Arquivo / Abrir; 3 Na janela abrir selecione o arquivo rea 1.mpw e pressione o boto abrir;
MProjetos 10
4 Todos o projetos vinculados a rea de trabalho sero abertos; 5 Para ordenar o projetos na tela, selecione o menu Janela / Organizar Tudo.
192
MProjetos 11
Captulo 11 Banco de Dados
Cap. 11 Banco de Dados
194
GRAVAO DE PROJETOS EM BANCO DE DADOS

Quando adotamos uma ferramenta de gerenciamento de projetos para organizao, geralmente comeamos a sentir dificuldades e consolidar todas as informaes pertinentes aos projetos, devido descentralizao dos dados. Outro problema que ocorre com freqncia a lentido provocada pela consolidao e compartilhamento de recursos em rede. Uma maneira de resolver esses problemas e,tornar o acesso aos projetos mais dinmicos, a gravao dos projetos em Banco de Dados. Com a gravao dos projetos em Banco de Dados, minimizamos o tamanho dos arquivos, conseqentemente tornando o acesso mais rpido e confivel. Outro ponto favorvel a descentralizao das informaes , permitindo o acesso controlado e a facilidade para a realizao de backups. Em ambientes onde existe a necessidade de uma customizao ao acesso das informaes tambm se faz necessria a criao de projetos em banco uma vez que armazenada a informao, podemos extra-la de forma personalizada a partir de qualquer utilitrio. Por esses e outros fatores a gravao de projetos em banco de dados um recurso importante na customizao de um ambiente para projetos. Atualmente o Project j vem com suporte nativo a ODBC (Open Data Base Connectivity ou Conectividade Aberta de Banco de Dados) que possibilita a conexo dos arquivos do project com diversos bancos de dados com suporte a ODBC. Essa conexo estabelecida a partir do DSN (Data Source Name ou Nome da Fonte de Dados). O DSN a conexo que possibilita a comunicao entre o aplicativo e a base de dados.
GRAVANDO UM PROJETO EM BANCO DE DADOS

Agora vejamos quais os passos necessrios para criao e gravao de projetos em banco de dados: OBS: Para fins didticos utilizaremos o Microsoft Access como banco de dados, lembrando que a gravao poder ser feita para os bancos que possurem drives compatveis com OBDC. 1 Acesse o menu iniciar do Windows, selecione Programas / Microsoft Office e execute o Microsoft Office Access 2003.
195
BancodeDados 1
2 Na tela inicial do MSAccess, clique sobre Criar um novo arquivo e em seguida clique sobre Banco de dados em branco;
BancodeDados 2
3 Depois de criado o banco de dados , feche o MS Access.
196
BancodeDados 3
4 Uma vez criado o banco de dados, agora necessrio criar a conexo ODBC para acessar a base de dados. Primeiramente acesse o item Administrador de Fonte de Dados ODBC (ODBC Data Source Administrator), seguindo os passos abaixo: 4.1 Acione o boto Iniciar do Windows e em seguida clique sobre Painel de Controle; 4.2 Em Painel de Controle, d um duplo clique sobre Ferramentas Administrativas; 4.3 Em Ferramentas Administrativas, d um duplo clique sobre Fonte de Dados (ODBC).
197
BancodeDados 4
5 Na tela do Administrador de Fonte de Dados ODBC, acione a guia Fonte de Dados de Sistema (System DSN) e pressione Adicionar para incluir um novo DSN. 6 Na tela Criar Nova Fonte de Dados,escolha o driver do Microsoft Access (Driver do Microsoft Access (*.MDB)) e pressione o boto concluir.
198
BancodeDados 5
7 Na tela Configurar ODBC pa Microsoft Access, preenche o nome da fonte de dados e a descrio da conexo.
BancodeDados 6
8 Ainda na tela Configurar ODBC para Microsoft Access, pressione o boto Selecionar para definir o banco de dados. 9 Na tela Selecionar Banco de Dados, procure o local onde est gravado o banco de dados e selecione-o e pressione OK.
199
BancodeDados 7
10 Depois pressione OK na tela Configurar ODBC para Microsoft Access e pressione OK na tela Administrador de Fonte de Dados ODBC.
BancodeDados 8
11 O prximo passo agora criar o arquivo de projeto que iremos gravar no banco de dados. Acesse o Microsoft Project e entre com os dados do projeto.
200
BancodeDados 9
12 Depois de inseridos os dados, acesse o menu Arquivo do Microsoft Project e selecione a opo Salvar. 13 Na tela Salvar Como, pressione o boto ODBC.
BancodeDados 10
201
14 Na tela Selecionar Fonte de dados, procure o nome da fonte de dados criada anteriormente, selecionando-a e pressionando OK.
BancodeDados 11
15 Ser aberta a tela de exportao de dados, pressione avanar.
202
BancodeDados 12
16 Na prxima tela escolha se voc vai exportar o projeto inteiro ou somente os dados selecionados.
203
BancodeDados 13
Caso voc selecione Somente os Dados Selecionados o assistente solicitar a escolha ou criao de um novo mapa de exportao de dados. Neste exemplo solicitaremos o Projeto Inteiro para que possamos gravar um arquivo completo no banco de dados. 17 Pressione Avanar; 18 Na ltima tela do assistente defina qual ser o nome do projeto na base de dados e pressione Concluir;
204
BancodeDados 14
ABRINDO UM PROJETO EM BANCO DE DADOS

Uma vez gravado o projeto no banco de dados, basta pressionar o boto gravar alteraes no banco. A abertura do arquivo bem parecida com a abertura de arquivos mpp.Abaixo veremos os passos para abrir um projeto gravado em banco de dados: 1 Acesse o Microsoft Project e pressione o boto Abrir. 2 Na tela abrir pressione o boto ODBC...
205
BancodeDados 15
3 Na tela Selecionar Fonte de Dados, pressione a guia Fonte de Dados de Mquina e procure a Fonte de Dados correspondente ao nosso projeto, selecione-a e pressione OK.
BancodeDados 16
206
4 Na tela Assistente para Importao, escolha o projeto e pressione Concluir.
BancodeDados 17
5 Os dados do projeto do banco de dados sero abertos no Micrsoft Project de forma idntica ao de um cronograma mpp.
PERSONALIZANDO O ACESSO AO BANCO DE DADOS

Quando criamos uma estrutura para gravao de projeto em banco de dados, torna-se necessrio a customizao da interface do Project para gravao e abertura automtica dos dados do banco. Para personalizarmos o trabalho em banco de dados, devemos seguir os seguintes passos: 1 Acesse o Microsoft Project; 2 No menu Ferramentas / Opes, escolha a guia Salvar;
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BancodeDados 18
3 Na lista suspensa Salvar Arquivos do Microsoft Project Como : defina o Banco de Dados ODBC; 4 No item Local dos Arquivos, defina o Tipo de Arquivo como Banco de Dados ODBC e pressione o boto Modificar; 5 Na tela Selecionar Fonte de Dados, escolha a fonte de dados e pressione OK;
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BancodeDados 19
6 Na tela login ,preencha os dados do usurio, caso tenha sido configurado acesso restrito ao banco de dados;
BancodeDados 20
7 Pressione OK na tela de Opes / Salvar; 8 Feche o arquivo atual e acione o boto Abrir. Logo que o boto for acionado a tela de Abrir pelo Banco de Dados j vir aberta na fonte de dados selecionada nas opes de salvamento.
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BancodeDados 21
A mesma coisa ocorrer quando for solicitada a gravao de um projeto. A tela de Gravar em Banco de Dados ser aberta.
210
MODELO DE BANCO DE DADOS PROJECT 2003

Microsoft Office Project 2003
Project Client Tables
(C) 2003 Microsoft Corporation. All rights reserved .
MSP_RESGLOBAL_SECURITY SEC_RES_UID (FK) SEC_CAL_UID (FK) MSP_ASSN_ENTERPRISE MSP_STRING_TYPES STRING_TYPE_ID STRING_LANG_ID STRING_TYPE PROJ_ID (FK,FK) ASSN_UID ASSN_ENTSUMPROJID RESERVED_DATA ASSN_ACT_FINISH ASSN_ACT_START ASSN_ACWP ASSN_BCWP ASSN_BCWS ASSN_RES_TYPE ASSN_IS_OVERALLOCATED ASSN_WORK_CONTOUR ASSN_START_VAR ASSN_FINISH_VAR ASSN_UPDATE_NEEDED EXT_EDIT_REF_DATA ASSN_HAS_LINKED_FIELDS ASSN_IS_CONFIRMED ASSN_RESPONSE_PENDING ASSN_HAS_NOTES ASSN_TEAM_STATUS_PENDING TASK_UID RES_UID ASSN_START_DATE ASSN_FINISH_DATE ASSN_DELAY ASSN_DELAY_FMT ASSN_LEVELING_DELAY ASSN_COST_RATE_TABLE ASSN_BASE_START ASSN_BASE_FINISH ASSN_MATERIAL_RATE_FMT ASSN_UNITS ASSN_WORK ASSN_ACT_WORK ASSN_REG_WORK ASSN_REM_WORK ASSN_BASE_WORK ASSN_COST ASSN_ACT_COST ASSN_REM_COST ASSN_BASE_COST ASSN_BASE_COST_PER_USE ASSN_OVT_WORK ASSN_ACT_OVT_WORK ASSN_REM_OVT _WORK ASSN_ACT_OVT_COST ASSN_REM_OVT _COST ASSN_RTF_NOTES ASSN_BOOKING_TYPE ASSN_ACT_WORK_PROT ASSN_ACT_OVT_WORK_PROT ASSN_CREATION_DATE ASSN_PROJ_VERSION_ID ASSN_PROJ_PUBLISHED_ID MSP_PROJECTS PROJ_ID PROJ_PROP_AUTHOR PROJ_OPT_CALC_ACT_COSTS PROJ_PROP_CATEGORY PROJ_PROP_COMPANY PROJ_OPT_CRITICAL_SLACK_LIMIT PROJ_OPT_CURRENCY_DIGITS PROJ_OPT_CURRENCY_POSITION PROJ_OPT_CURRENCY_SYMBOL PROJ_OPT_NEW_ARE_EFFORT_DRIVEN PROJ_INFO_CURRENT_DATE PROJ_OPT_DEF_FINISH_TIME PROJ_OPT_DEF_FIX_COST_ACCRUAL PROJ_OPT_MINUTES_PER_DAY PROJ_OPT_MINUTES_PER_WEEK PROJ_OPT_DEF_OVT_RATE PROJ_OPT_DEF_STD_RATE PROJ_OPT_DEF_START_TIME PROJ_OPT_DEF_TASK_TYPE PROJ_OPT_DUR_ENTRY_FMT PROJ_INFO_FINISH_DATE PROJ_OPT_HONOR_CONSTRAINTS PROJ_PROP_KEYWORDS PROJ_LAST_SAVED PROJ_PROP_MANAGER PROJ_OPT_MULT_CRITICAL_PATHS PROJ_CREATION_DATE PROJ_POOL_ATTACHED_TO PROJ_INFO_CAL_NAME PROJ_IS_RES_POOL PROJ_INFO_SCHED_FROM PROJ_OPT_SPLIT_IN_PROGRESS PROJ_OPT_SPREAD_ACT_COSTS PROJ_OPT_SPREAD_PCT_COMP PROJ_INFO_START_DATE PROJ_INFO_STATUS_DATE PROJ_PROP_SUBJECT PROJ_PROP_TITLE PROJ_OPT_TASK_UPDATES_RES PROJ_OPT_WORK_ENTRY_FMT PROJ_OPT_CALC_SUB_AS_SUMMARY PROJ_OPT_WEEK_START_DAY PROJ_OPT_FY_START_MONTH PROJ_OPT_FY_USE_START_YR PROJ_OPT_DAYS_PER_MONTH PROJ_OPT_NEW_TASK_EST PROJ_OPT_SHOW_EST_DUR PROJ_OPT_EXPAND_TIMEPHASED PROJ_EXT_EDITED_DATE PROJ_EXT_EDITED_DUR PROJ_EXT_EDITED_NUM PROJ_EXT_EDITED_FLAG PROJ_EXT_EDITED_CODE PROJ_EXT_EDITED_TEXT PROJ_EXT_EDITED PROJ_DATA_SOURCE PROJ_READ_ONLY PROJ_READ_WRITE PROJ_READ_COUNT PROJ_LOCKED PROJ_MACHINE_ID RESERVED_BINARY_DATA PROJ_TYPE PROJ_CHECKEDOUT PROJ_CHECKOUTBY PROJ_CHECKOUTDATE PROJ_PROJECT PROJ_VERSION (FK) PROJ_CREATION_DATE_EX PROJ_ACTUALS_SYNCH PROJ_ADMINPROJECT PROJ_ENT_LIST_SEPARATOR PROJ_IGNORE_FRONT_END MSP_RES_GLOBAL _BINARY PROJ_ID (FK) GLB _REF_UID GLB _REF_ENT_PROJ_ID GLB _CATEGORY GLB _BINARY_DATA MSP_RESOURCES RES_UID PROJ_ID (FK) MSP_PROJ_SECURITY SEC_SPID PROJ_ID (FK) SEC_SPIDDATESTAMP SEC_READCOUNT SEC_WRITECOUNT MSP_RES_SECURITY SEC_SPID ERUID (FK) SEC_SPIDDATESTAMP SEC_READCOUNT SEC_WRITECOUNT RESERVED_DATA RES_ACWP RES_BCWP RES_BCWS RES_NUM_OBJECTS EXT_EDIT_REF_DATA RES_ID RES_HAS_LINKED_FIELDS RES_IS_OVERALLOCATED RES_TYPE RES_HAS_NOTES RES_CAN_LEVEL RES_STD_RATE_FMT RES_OVT_RATE_FMT RES_ACCRUE_AT RES_WORKGROUP_MESSAGING RES_CAL_UID RES_AVAIL_FROM RES_AVAIL_TO RES_STD_RATE RES_OVT_RATE RES_MAX_UNITS RES_WORK RES_ACT_WORK RES_BASE_WORK RES_OVT_WORK RES_COST_PER_USE RES_REM_WORK RES_REG_WORK RES_ACT_OVT_WORK RES_REM_OVT_WORK RES_PEAK RES_ACT_COST RES_COST RES_BASE_COST RES_REM_COST RES_OVT_COST RES_ACT_OVT_COST RES_REM_OVT_COST RES_NAME RES_INITIALS RES_PHONETICS RES_MATERIAL_LABEL RES_RTF_NOTES RES_RTYPE RES_CHECKEDOUT RES_CHECKOUTBY RES_CHECKOUTDATE RES_ENTERPRISE_TIMESTAMP RES_EUID RES_BOOKING_TYPE RES_AD_GUID RES_ACT_WORK_PROT RES_ACT_OVT_WORK_PROT RES_CREATION_DATE
MSP_ASSIGNMENTS ASSN_UID PROJ_ID (FK,FK) RESERVED_DATA ASSN_ENTSUMPROJID ASSN_ACT_FINISH ASSN_ACT_START ASSN_ACWP ASSN_BCWP ASSN_BCWS ASSN_RES_TYPE ASSN_IS_OVERALLOCATED ASSN_WORK_CONTOUR ASSN_START_VAR ASSN_FINISH_VAR ASSN_UPDATE_NEEDED EXT_EDIT_REF_DATA ASSN_HAS_LINKED_FIELDS ASSN_IS_CONFIRMED ASSN_RESPONSE_PENDING ASSN_HAS_NOTES ASSN_TEAM_STATUS_PENDING TASK_UID (FK) ASSN_START_DATE ASSN_FINISH_DATE ASSN_DELAY ASSN_DELAY_FMT ASSN_LEVELING_DELAY ASSN_COST_RATE_TABLE ASSN_BASE_START ASSN_BASE_FINISH ASSN_MATERIAL_RATE_FMT ASSN_UNITS ASSN_WORK ASSN_ACT_WORK ASSN_REG_WORK ASSN_REM_WORK ASSN_BASE_WORK ASSN_COST ASSN_ACT_COST ASSN_REM_COST ASSN_BASE_COST ASSN_BASE_COST_PER_USE ASSN_OVT_WOR K ASSN_ACT_OVT _WORK ASSN_REM_OVT_WORK ASSN_ACT_OVT _COST ASSN_REM_OVT_COST ASSN_RTF_NOTES ASSN_BOOKING_TYPE ASSN_ACT_WORK_PROT ASSN_ACT_OVT _WORK_PROT ASSN_CREATION_DATE RES_UID (FK)
MSP_TASKS PROJ_ID (FK,FK) TASK_UID RESERVED_DATA TASK_ACWP TASK_BCWP TASK_BCWS TASK_DUR_VAR TASK_FINISH_VAR TASK_OUTLINE_NUM TASK_START_VAR TASK_IS_OVERALLOCATED TASK_OVT_WORK TASK_VAC TASK_REG_WORK TASK_NUM_OBJECTS TASK_TOTAL_SLACK EXT_EDIT_REF_DATA TASK_ID TASK_HAS_LINKED_FIELDS TASK_IS_MILESTONE TASK_IS_CRITICAL TASK_IS_SUMMARY TASK_IS_SUBPROJ TASK_IS_MARKED TASK_IGNORES_RES_CAL TASK_IS_ROLLED_UP TASK_IS_FROM_FINISH_SUBPROJ TASK_BAR_IS_HIDDEN TASK_IS_RECURRING TASK_IS_RECURRING_SUMMARY TASK_IS_EXTERNAL TASK_IS_EFFORT_DRIVEN TASK_IS_COLLAPSED TASK_HAS_NOTES TASK_IS_READONLY_SUBPROJ TASK_LEVELING_CAN_SPLIT TASK_LEVELING_ADJUSTS_ASSN TASK_DUR_IS_EST TASK_EARLY_FINISH TASK_LATE_START TASK_STOP_DATE TASK_RESUME_DATE TASK_FREE_SLACK TASK_OUTLINE_LEVEL TASK_DUR TASK_DUR_FMT TASK_ACT_DUR TASK_REM_DUR TASK_BASE_DUR TASK_BASE_DUR_FMT TASK_CONSTRAINT_TYPE TASK_LEVELING_DELAY TASK_LEVELING_DELAY_FMT TASK_START_DATE TASK_FINISH_DATE TASK_ACT_START TASK_ACT_FINISH TASK_BASE_START TASK_BASE_FINISH TASK_CONSTRAINT_DATE TASK_PRIORITY TASK_PCT_COMP TASK_PCT_WORK_COMP TASK_TYPE TASK_FIXED_COST_ACCRUAL TASK_CREATION_DATE TASK_PRELEVELED_START TASK_PRELEVELED_FINISH TASK_EARLY_START TASK_LATE_FINISH TASK_CAL_UID TASK_DEADLINE TASK_WORK TASK_BASE_WORK TASK_ACT_WORK TASK_REM_WORK TASK_COST TASK_FIXED_COST TASK_ACT_COST TASK_REM_COST TASK_BASE_COST TASK_ACT_OVT_WORK TASK_REM_OVT_WORK TASK_OVT_COST TASK_ACT_OVT_COST TASK_REM_OVT_COST TASK_WBS TASK_NAME TASK_WBS_RIGHTMOST_LEVEL TASK_RTF_NOTES TASK_PHY_PCT_COMP TASK_EAC TASK_EVMETHOD TASK_ACT_WORK_PROT TASK_ACT_OVT_WORK_PROT
MSP_CONVERSIONS STRING_TYPE_ID (FK) CONV_VALUE CONV_LANG_ID CONV_STRING
MSP_CALENDAR_DATA CD_UID PROJ_ID (FK) RESERVED_DATA CAL_UID (FK) CD_DAY_OR_EXCEPTION CD_WORKING CD_FROM_DATE CD_TO_DATE CD_FROM_TIME1 CD_TO_TIME1 CD_FROM_TIME2 CD_TO_TIME2 CD_FROM_TIME3 CD_TO_TIME3 CD_FROM_TIME4 CD_TO_TIME4 CD_FROM_TIME5 CD_TO_TIME5
MSP_AVAILABILITY AVAIL_UID PROJ_ID (FK,FK) RESERVED_DATA RES_UID (FK) AVAIL_FROM AVAIL_TO AVAIL_UNITS MSP_TEXT_FIELDS PROJ_ID (FK) TEXT_CATEGORY TEXT_REF_UID TEXT_FIELD_ID TEXT_VALUE
MSP_RESOURCE_RATES PROJ_ID (FK) RR_UID RESERVED_DATA RES_UID (FK) RR_RATE_TABLE RR_FROM_DATE RR_TO_DATE RR_STD_RATE RR_STD_RATE_FMT RR_OVT_RATE RR_OVT_RATE_FMT RR_PER_USE_COST
MSP_MV_FIELDS CODE_MV_UID PROJ_ID (FK) RESERVED_DATA CODE_CATEGORY CODE_REF_UID CODE_FIELD_ID CODE_UID
MSP_CALENDARS CAL_UID PROJ_ID (FK) RESERVED_DATA CAL_BASE_UID RES_UID CAL_IS_BASE_CAL CAL_NAME CAL_ENTUID
MSP_ASSIGNMENT_BASELINES ASSN_UID (FK) AB_REF_ENT_PROJ_ID AB_BASE_NUM PROJ_ID (FK) AB_BASE_START AB_BASE_FINISH AB_BASE_WORK AB_BASE_COST AB_BASE_COST_PER_USE
MSP_CODE_FIELDS PROJ_ID (FK,FK) CODE_CATEGORY CODE_REF_UID CODE_FIELD_ID (FK) CODE_UID (FK) MSP_OUTLINE_CODES CODE_UID PROJ_ID
MSP_VERSIONS VERS_ID VERS_VERSION VERS_DEFAULT VERS_TYPE VERS_WGANTT_STYLE_ID
MSP_RESOURCE_BASELINES RESERVED_DATA OC_PARENT OC_FIELD_ID OC_NAME OC_DESCRIPTION OC_CACHED_IS_VALID OC_CACHED_FULL_NAME RB_BASE_NUM PROJ_ID (FK) RES_UID (FK) RB_BASE_WORK RB_BASE_COST
MSP_DURATION_FIELDS DUR_CATEGORY DUR_REF_UID DUR_FIELD_ID PROJ_ID (FK) DUR_VALUE DUR_FMT
MSP_LINKS LINK_UID PROJ_ID (FK,FK) RESERVED_DATA EXT_EDIT_REF_DATA LINK_IS_CROSS_PROJ LINK_PRED_UID (FK) LINK_SUCC_UID (FK) LINK_TYPE LINK_LAG_FMT LINK_LAG MSP_TASK _BASELINES PROJ_ID (FK) TASK_UID (FK) TB_BASE_NUM TB_BASE_DUR TB_BASE_DUR_FMT TB_BASE_START TB_BASE_FINISH TB_BASE_WORK TB_BASE_COST
MSP_FIELD_ATTRIBUTES ATTRIB_FIELD_ID ATTRIB_ID PROJ_ID (FK) RESERVED_DATA ATTRIB_VALUE AS_ID ATTRIB_EXT_EDITED
MSP_TIMEPHASED_DATA MSP_DATE_FIELDS PROJ_ID (FK) DATE_CATEGORY DATE_REF_UID DATE_FIELD_ID MSP_FLAG_FIELDS PROJ_ID (FK) FLAG_CATEGORY FLAG_REF_UID FLAG_FIELD_ID FLAG_VALUE DATE_VALUE MSP_NUMBER_FIELDS PROJ_ID (FK) NUM_CATEGORY NUM_REF_UID NUM_FIELD_ID NUM_VALUE _REF_UID columns specify the specific row in the table indicated by the category . (See the entity MSP_TIMEPHASED_DATA.). For example ,in the MSP_NUMBER_FIELDS table, if the NUM_CATEGORY field is 2, then the NUM_REF_UID points to a RES_UID in the MSP _RESOURCES table Note: _CATEGORY fields in the _FIELDS tables columns indicate whether the row points to a task (1), resource (2), or an assignment (3). Categories are listed in the table MSP_CONVERSIONS where the string type is 100 ('Category Type'). TD_UID PROJ_ID (FK) RESERVED_DATA TD_FIELD_ID TD_CATEGORY TD_REF_UID TD_START TD_FINISH TD_UNITS TD_VALUE1 TD_VALUE2 TD_VALUE3 TD_VALUE4 TD_VALUE5 TD_VALUE6 TD_VALUE7 TD_EXT_EDITED
MSP_ATTRIBUTE_STRINGS PROJ_ID (FK) AS_ID AS_POSITION RESERVED_DATA AS_VALUE
Note: _FIELD_ID columns indicate which field in the task, resource or assignment that the data applies to . Example: To specify a value in the table MSP _TEXT_FIELDS for the field 'Assignment Text 1', you would set TEXT_FIELD_ID = 255852632 where 255852632 is the value of CONV_VALUE in the table MSP_CONVERSIONS for 'Assignment Text1'. Field IDs are listed in the table MSP_CONVERSIONS where the string type is 105 ('Field ID').
BancodeDados 22
Captulo 12 Execuo e Controle do Projeto
Cap. 12 Execuo e Controle e Projetos
212
CONTROLE E EXECUO DO PROJETO

Uma vez elaborado o plano do projeto, podemos preparar o ambiente para controlarmos a execuo das atividades do projeto e documentar o desvio entre o que foi planejado e o que foi realmente executado. Para que tenhamos um histrico bem consistente, faz-se necessrio uma boa poltica de atualizao, utilizando os mecanismos de controle do Microsoft Project. Neste captulo veremos como utilizar eficientemente os recursos de acompanhamento e controle do projeto.
PERSONALIZANDO AS OPES DE CLCULO

A primeira coisa que deve ser feita antes de comear o processo de acompanhamento do projeto pelo Microsoft Project definir como ser calculado o andamento do projeto. Para personalizar as opes de clculo do projeto, siga os passos abaixo: 1 Acione o menu ferramentas / Opes; 2 Clique sobre a guia Clculo;
213
Controle 1
3 Na rea Opes de clculo do Microsoft Project escolha se o clculo ser Automtico ou Manual e se ser realizado em Todos os Projetos Abertos ou somente no Projeto Atual; 4 Na rea Opes de Clculo Para..., escolha: A atualizao do status da tarefa atualiza o status do recurso - Se esta opo estiver ativada, caso uma tarefa receba o status de 30% concluda, 30% do recurso alocado j ter sido utilizada em termos de trabalho e custo. Mover o final de partes concludas aps a data de status para antes da data de status e Mover o incio das partes restantes anteriores data de status para depois da data de status Essas opes determinam como ser o deslocamento das atividades concludas em relao data do status do projeto. As modificaes feitas na % do total concludo de uma tarefa se estendero data de status Ative essa opo
214
para que as alteraes feitas na coluna de % se estendam a data de status do projeto ou data atual. Os projetos inseridos so calculados como tarefas de resumo Ative essa opo para definir que os subprojetos inseridos sejam calculados como atividades resumo do projeto mestre. O Microsoft Project sempre calcula os custos reais Ative essa opo para que o Project calcule os custos fixos reais com base no trabalho realizado no projeto. Acumulao padro de custos fixos Escolha entre os trs tipos de acumulao de custos do Microsoft Project (Incio , Rateado e Fim) para que fique como acumulao padro das atividades inseridas.
TRABALHANDO COM A LINHA DE BASE DO PROJETO

Quando finalizamos a fase de planejamento do projeto, estamos prontos para comearmos a executar os pacotes de trabalho. A linha de base do projeto so todos os parmetros planejados inicialmente. Com esses parmetros podemos comparar o planejado com o que realmente foi executado. GRAVANDO UMA LINHA DE BASE PARA O PROJETO A gravao da linha de Base do projeto deve se dar depois de termos total certeza que o planejamento finalizou-se. Para gravarmos a linha de base siga os passos abaixo: 1 No modo de exibio Gantt de Controle acione o menu Ferramentas / Controle / Salvar linha de Base;
215
Controle 2
2 Na janela Linha de Salvar de Base, escolha a caixa de seleo Salvar linha de Base e na lista suspensa escolha qual a linha de base que ser salva; Na verso 2003 do Microsoft Project possvel se gravar at 11 Linhas de Base do Projeto e acumular dados da linha de base nas atividades de resumo. 3 Escolha se a linha de base ser salva para o projeto inteiro ou somente para as atividades selecionadas.Caso voc escolha para as tarefas selecionadas, ser possvel definir se a gravao se estender as todas as tarefas resumo ou somente para os resumos selecionados.
216
Controle 3
4 Pressione OK. Outra novidade do Project 2003 que aps a gravao da linha de base do projeto, fica registrada a data e a hora e a hora da gravao, sendo exibido ao lado do nome da linha de base.
Controle 4
217
Observe que no gantt de Controle est sendo exibida mais uma barra de Gantt na cor cinza paralela a barra de tarefa. Essa barra a barra de linha de base que ficar inalterada a medida em que o projeto decorre, com isso poderemos ver a diferena entre o planejado e o realizado.
Controle 5
5 Acione o menu Projeto / Informaes sobre o projeto e no quadro de dilogo informaes sobre o projeto pressione o boto estatsticas;
218
Controle 6
Observe que as informaes sobre linha de base foram preenchidas e tambm no sofreram alterao no decorrer do projeto.
EXIBINDO OUTRAS LINHAS DE BASE

Como j falamos anteriormente, o Microsoft Project permite a gravao de at 11 linhas de base. Ao gravar uma nova linha de base para o projeto, essa no aparece imediatamente como a primeira. Para que possamos ver os dados das outras linhas de base, siga os passos abaixo: 1 Faa alteraes no projeto e grave uma outra linha de base no campo de linha de base 1; 2 Acione o menu Ferramentas / Controle / Salvar Linha de Base; 3 Selecione a Caixa de Opo Salvar Plano Provisrio; 4 Na lista suspensa Copiar selecione a Linha de Base 1 (Origem); 5 Na lista suspensa Em selecione a Linha de Base (Destino);
219
Controle 7
6 Pressione OK. Verifique que os dados da Linha de Base 1esto sendo exibidos no Gantt de Controle.
APAGANDO A LINHA DE BASE DO PROJETO

Caso voc se arrependa de salvar a linha de base ou tenha salvado acidentalmente atravs da caixa de salvamento automtica, voc poder limpar a linha de base do projeto seguindo os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Controle / Limpar Linha de Base;
Controle 8
2 No quadro de dilogo Limpar Linha de Base, escolha a caixa de seleo Limpar Plano de Linha de Base; 3 Na lista suspensa, escolha qual linha de base voc deseja apagar;
220
4 Pressione o boto OK para confirmar.
GRAVANDO UM PLANO PROVISRIO

Algumas vezes temos necessidade de gravarmos determinados momentos do planejamento para fazermos comparaes com o plano atual ou com dados das linhas de base do projeto. Para gravar um plano provisrio siga os passos abaixo: 1 No modo de exibio Gantt de Controle acione o menu Ferramentas / Controle / Salvar Linha de Base; 2 Na janela Salvar Linha de Base clique sobre a caixa de seleo Salvar Plano Provisrio; OBS: O Microsoft Project permite a gravao de at 10 planos provisrios, caso voc no tenha aplicado Anlise PERT. Caso voc tenha aplicado Anlise PERT recomendvel utilizar os campos Incio 4 e Trmino 4 em diante, para que no sejam perdidos os dados da Anlise PERT. Nesse caso teremos apenas 7 planos provisrios disponveis.
221
Controle 9
3 Pressione OK.
EXIBINDO UM PLANO PROVISRIO

Aps a gravao de um plano provisrio, no vemos nenhum dado para comparao sendo exibido no Gantt de Controle. Para exibirmos os dados do plano provisrio e compararmos com o plano atua, siga os passos abaixo: 1 No modo de exibio Gantt de Controle acione o menu Ferramentas / Controle / Salvar Linha de Base; 2 Na janela Salvar Linha de Base clique sobre a caixa de seleo Salvar Plano Provisrio; 3 Na lista suspensa Copiar selecione a Incio1 / Trmino1 (Origem); 4 Na lista suspensa Em selecione a Linha de Base (Destino).
222
Controle 10
APAGANDO UM PLANO PROVISRIO

Caso voc se arrependa de salvar um plano provisrio voc poder limpar o plano provisrio seguindo os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Controle / Limpar Linha de Base;
Controle 11
2 No quadro de dilogo Limpar Linha de Base, escolha a caixa de seleo Limpar Plano Provisrio; 3 Na lista suspensa, escolha qual plano provisrio voc deseja apagar; 4 Pressione o boto OK para confirmar.
223
EXECUTANDO OS PACOTES DE TRABALHO

Uma vez gerada a linha de base, nos resta agora comear a executar e controlar o projeto. Quando tudo correr bem no projeto o Project far a atualizao automtica e preenchendo o andamento proporcional ao tempo de realizao, caso no ocorra tudo to bem, voc ter que fazer as atualizaes manualmente.
ATIVANDO A BARRA DE FERRAMENTAS DE CONTROLE

Para facilitar o processo de insero dos dados de andamento do projeto, podemos acionar a barra de ferramentas controle. Para ativar a barra de ferramentas controle, siga os passos abaixo: 1- Acione o menu Exibir / Barra de Ferramentas; 2 Na lista de barras de ferramentas do Microsoft Project, selecione a barra controle.
Controle 12
ATUALIZANDO O PROJETO AUTOMATICAMENTE

Para atualizar o projeto siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Controle / Atualizar Projeto;
Controle 13
2 Na janela Atualizar Projeto indique at que data o projeto deve ser atualizado e pressione OK.
224
REAGENDANDO TRABALHO NO CONCLUDO

Para reagendar tarefas que no foram realizadas nas datas previstas siga os seguintes passos: 1 Acione o menu Ferramentas / Controle / Atualizar Projeto;
Controle 14
2 Na janela Atualizar Projeto selecione a caixa de seleo Reagendar Trabalho no Concludo Para Iniciar Aps e indique a data para o reagendamento das atividades; 3 Pressione OK para confirmar.
ATUALIZANDO MANUALMENTE UMA TAREFA

Quando o andamento da tarefa no corresponder ao planejado, siga os passos abaixo: 1 Selecione a tarefa que deseja atualizar; 2 Acione o menu Ferramentas / Controle / Atualizar Tarefas;
Controle 15
225
3 Na janela Atualizar Tarefas preencha o campo %Concluda com o percentual de andamento correspondente ao realizado; 4 Pressione OK para confirmar.
INSERINDO LINHAS DE ANDAMENTO AO PROJETO

Caso voc queira exibir graficamente o andamento do projeto, voc pode inserir linhas de acompanhamento do andamento at a data atual ou data de status. Para inserir linhas de andamento ao projeto, siga os passos abaixo: 1 No modo de visualizao Gantt de Controle, acione o menu ferramentas / Controle / Linhas de Andamento;
Controle 16
2 No quadro de dilogo linhas de Andamento, marque a caixa de checagem Sempre Exibir a Linha de Andamento Atual; 3 Selecione a caixa de seleo Na Data Atual e pressione o boto OK.
226
Controle 17
DICA :Para remover a linha de andamento do projeto, d um duplo clique sobre a linha de andamento e no quadro de dilogo Linhas de Andamento desmarque a caixa de checagem Sempre Exibir Linha de Andamento Atual.
Captulo 13 Valor Agregado (Earned Value)
Cap. 13 Valor Agregado (Earned Value)
228
TRABALHANDO COM VALOR AGREGADO (EARNED VALUE)
Uma das maneiras de acompanhar os gastos de um projeto a tabela de Valor Acumulado ou Valor Agregado. Essa tabela d um status preciso medida do desenvolvimento do projeto, possibilitando ao gerente tomar determinadas medidas por ter uma viso dos gastos atuais e futuros do projeto. Para podermos entender melhor a tabela de Valor Agregado temos que conhecer alguns termos e os seus significados: BCWS ou COTA (Custo Orado do Trabalho Agregado) Valor que indica a parcela do oramento que deveria ser gasta, considerando o custo de linha de base de atividade, da atribuio ou do recurso. O COTA calculado como os custos de linha de base divididos em fases e acumulados at a data de status ou data atual. o custo proveniente do oramento. BCWP ou COTR (Custo Orado do Trabalho Realizado) Valor que indica a parcela do oramento que deveria ser gasta, considerando o trabalho realizado at o momento e o custo de linha de base para atividade, atribuio ou o recurso. O COTR calculado como o percentual da atividade realizada multiplicado pelo seu oramento. O COTR tambm denominado Valor Agregado. ACWP ou CRTR (Custo Real do Trabalho Realizado) Mostra os custos reais incidentes para o trabalho j realizado por um recurso ou atividade at a data status, ou data atual do projeto. CV ou VC (Variao de Custo) a diferena entre o custo previsto para atingir o nvel atual de concluso (COTR) e custo real (CRTR) , at a data de status ou data atual. Se o VC for positiva, o custo estar aqum do valor previsto (ou linha de base); se for negativa, a atividade ter ultrapassado o oramento. VC = COTR - CRTR CV = BCWP-ACWP %CV ou %VC (Variao Percentual de Custo) a razo entre a variao de custos VC e o valor agregado (COTR). Indica o percentual de variao nos custos com relao ao agregado at o perodo.
229
%VC = %CV =
VC COTR CV BCWS
SV ou VA (Variao do Prazo) a diferena, em termos de custo, entre o valor Agregado (COTR) e a agenda de linha de base (COTA). Se a VA for positiva, o projeto estar antecipando em termos de custo; se for negativa, o projeto estar atrasado em termos de custo. VA = COTR COTA SV = BCWP-BCWS %SV ou %VA (Variao percentual de prazo) a razo entre a variao do prazo VA e o valor agregado (COTR). Indica o percentual de variao nos prazos em relao ao valor agregado no perodo. %VA = %SV = VA COTR BCWP BCWS
SPI OU IDA (ndice de desempenho de agenda) - a diviso entre o Valor Agregado (COTR ou BCWP) e o valor planejado na linha de base (COTA ou BCWS). IDA = SPI = COTR COTA BCWP BCWS
CPI OU IDC (ndice de desempenho de custo) a diviso entre o Valor Agregado (COTR ou BCWP) e o valor realizado (CRTR ou ACWP). IDC = CPI = COTR CRTR BCWP ACWP
TCPI ou IDAC (ndice de desempenho a concluir) a razo entre o trabalho restante a ser concludo e os fundos restantes a serem gastos, na data de status.
230
IDAC = TCPI =
OAT - COTR OAT - CRTR BC - BCWP BC - ACWP
BC ou OAT (Oramento ao Trmino)- o oramento do projeto ou custo da linha de base (custo total previsto das atividades e do projeto).
EAC ou EAT (Estimativa ao Trmino) o custo total esperado de uma tarefa, com base no desempenho at a data de status. O EAT tambm denominado de Previso ao Trmino (PAT). EAT = EAC = CRTR + (OAT - COTR) IDC ACWP + (BC - BCWP) CPI
VAC ou VAT (Variao ao Trmino) a variao entre o oramento e a estimativa ao trmino . VAT = OAT EAT VAC = OAT -EAC Para acessar as tabelas de valor Acumulado (Valor Agregado) no Microsoft Project 2002, siga os passos abaixo : 1 Acione o menu Exibir / Tabela / Mais Tabelas;
Earned Value 1
231
2 No quadro Mais Tabelas, selecione a tabela Indicadores de Custo de Valor Acumulado e pressione Aplicar.
Earned Value 2
DICA : Para trabalhar com as tabelas de Valor Acumulado importante que a linha de base do projeto esteja salva.
ACOMPANHANDO O PROJETO ATRAVS DO VALOR AGREGADO

Para fazer as atualizaes e acompanhamento atravs das tabelas de valor acumulado, alguns procedimentos devem ser obedecidos. Siga os passos abaixo para preparar o projeto para uso da Anlise de Valor Agregado: 1 Salve a Linha de Base do Projeto; 2 Acione o menu Ferramentas / Opes e clique sobre a guia Clculo; 3 Clique sobre o boto valor Acumulado;
232
Earned Value 3
4 Defina se o projeto vai calcular o valor agregado pelo campo de % Concluda ou pelo campo de % Fsica Concluda e qual a linha de base que ser usada para anlise do valor agregado. 5 Acione o menu Projeto / Informaes sobre o projeto;
Earned Value 4
6 Defina a data de status do projeto.
ANALISANDO DADOS DE ESCALA DE TEMPO NO EXCEL

O Microsoft Office Project 2003 possui um recurso que permite enviar dados de campos do project para o Excel e transform-los em uma planilha dinmica permitindo a criao de um grfico para anlise. Esta opo muito til para comparaes no processo de controle do projeto. Para analisar dados da escala de tempo no Excel, siga os passos abaixo:
233
1 No projeto 1.mpp clique com boto direito do mouse em qualquer lugar da barra de ferramentas e pea para exibir a barra de ferramentas anlise;
Earned Value 5
2 Clique no boto Analisar os Dados de Escala de Tempo no Excel;
Earned Value 6
3 No quadro de boas vindas do Assistente, acione Projeto Inteiro e pressione o boto Avanar;
234
Earned Value 7
4 Na etapa 2 do Assistente ,selecione os campos COTA, COTR,CRTR e pressione o boto avanar;
Earned Value 8
5 Na etapa 3 do Assistente, indique as datas de analise e em qual unidade de tempo dever ser exportado os dados e pressione avanar;
235
Earned Value 9
6 Na etapa 4 do Assistente, responda sim para que seja criado o grfico com os dados exportados e pressione o boto avanar;
Earned Value 10
7 Na ltima etapa do Assistente ,pressione o boto Exportar Dados e aguarde alguns instantes;
236
Earned Value 11
DICA: Para utilizar a Anlise dos Dados de Escala de Tempo no Excel, importante que voc tenha o Microsoft Excel 5.0 ou superior instalado em seu computador.Recomenda-se o Microsoft Excel XP.
Captulo 14 Relatrios
Cap. 14 Relatrios
238
RELATRIOS
EXPORTANDO PROJETO COMO HTML

Para facilitar o acesso das informaes gerais do projeto o Microsoft Project permite a exportao de relatrios para documentos HTML, para hospedagem em servidores de Internet. Para exportar um projeto para documento HTML siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Arquivo / Salvar Como Pgina da WEB; 2 No quadro Salvar Como preencha o nome do arquivo com Lio1.html e pressione Salvar;
Relatrios 1
3 Na tela inicial do Assistente para Exportao pressione o boto Avanar;
Cap. 14 Relatrios
239
Relatrios 2
4 Na segunda tela clique sobre a caixa de seleo Usar Existente e pressione Avanar;
Mapa
Cap. 14 Relatrios
240
Relatrios 3
5 Na prxima tela escolha o mapa Exportar para HTML Usando o Modelo Padro. Se voc quiser personalizar o mapa escolhido pressione o boto avanar, caso contrrio pressione concluir.
Cap. 14 Relatrios
241
Relatrios 4
Cap. 14 Relatrios
242
Relatrios 5
CRIANDO UM NOVO MAPA DE EXPORTAO

O relatrio gerado no exemplo anterior contm dados j definidos pelo Microsoft Project. N tambm podemos escolher quais sero os dados exportados para o relatrio HTML, criando um novo mapa de exportao. Para gerar um novo mapa de exportao de dados siga os passos abaixo: 1 Repita os passos 1,2 e 3 do item anterior; 2 Na segunda tela do assistente de exportao selecione o item Novo Mapa e pressione Avanar;
Cap. 14 Relatrios
243
Relatrios 6
3 Na terceira tela do assistente de exportao, defina se o mapa que voc est gerando de tarefa, recurso ou atribuio. Os trs podem ser acionados ao mesmo tempo possibilitando gerar trs tabelas diferentes no documento HTML.
Cap. 14 Relatrios
244
Relatrios 7
4 Ainda na terceira tela do assistente, defina se no documento HTML ir conter as linhas de cabealho e linhas de atribuies; 5 Defina tambm em qual modelo de HTML o Project ir se basear para definir o layout do documento HTML. Na instalao o Microsoft Project grava uma srie de modelos na pasta do programa. Pressione o boto procurar para escolher o modelo;
Cap. 14 Relatrios
245
Relatrios 8
Nesta tela tambm possvel escolher uma imagem para inserir no documento HTML. Esse recurso ns discutiremos adiante. 6 Pressione Avanar; 7 Na quarta tela do assistente de exportao, defina o nome da tabela e os campos que devero ser exportados;
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 9
Caso voc tenha marcado Tarefa, Recurso e Atribuio na terceira etapa do assistente, pressione avanar e repita a quarta etapa para as tabelas de recursos e atribuio. 8 Na ltima etapa voc poder salvar esse mapa para usar em outros projetos ou somente concluir para manter o mapa no projeto atual.
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 10
Cap. 14 Relatrios
248
Relatrios 11
COPIANDO FIGURA PARA DOCUMENTO HTML

Para que seu relatrio HTML fique mais completo, voc pode ainda incluir uma imagem do modo de exibio atual da tela. Para criar a figura siga os passos abaixo: 1 No modo de exibio Grfico de Gantt, clique sobre o boto Copiar Figura;
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 12
2 No quadro Copiar Figura selecione o item Para Arquivo de Imagem GIF e pressione o boto OK. Para incorporar a imagem gerada no documento HTML siga os passos abaixo: 1 Repita os passos de 1 a 5 de exportao de relatrio HTML; 2 No passo 5 pressione Avanar ao invs de Concluir; 3 Na prxima etapa clique sobre a caixa de checagem Incluir Arquivo de Imagem na pgina HTML; 4 Pressione o boto procurar e indique o caminho do arquivo gravado anteriormente;
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 13
5 Pressione Concluir. 6 Acesse o Microsoft Internet Explorer e abra o arquivo Lio 1.html.
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 14
ORGANIZANDO OS DADOS DO PROJETO

CLASSIFICAO Para ordenar os dados de diferentes formas para impresso de relatrios, podemos aplicar classificaes por ordem ascendente e descendente. Para realizar uma classificao do Project siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Projeto / Classificar /Classificar por;
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 15
2 Escolha o campo que ser classificado e o tipo de classificao.
Relatrios 16
FILTROS Quando necessitamos personalizar a exibio dos dados de tabela de tarefas ou recursos, podemos utilizar filtros para exibir somente os dados que obedecem aos critrios do filtro.
Cap. 14 Relatrios
253
Relatrios 17
Abaixo temos a relao com alguns dos filtros predefinidos do Microsoft Project. Filtros de Atividades Andamento atrasado/adiado exibe as atividades que foram adiadas em relao s datas de trmino previstas na linha de base ou cujo andamento no est de acordo com o cronograma. Atualizao necessria exibe as atividades que tm alteraes (tais como datas de incio e de trmino revisadas ou reatribuies de recursos) e precisam ser enviadas para atualizao ou confirmao via rede. Campos vinculados exibe as atividades com objetos de outros programas vinculados. Confirmado exibe as atividades em que os recursos alocados concordaram em trabalhar. Criadas aps exibe todas as atividades criadas aps a data especificada. Crtica exibe todas as atividades do caminho crtico. Custo com oramento estourado exibe todas as atividades cujo custo superior ao da linha de base. Custo maior que exibe as atividades que custaro mais do que o valor digitado. Deve iniciar em exibe todas as atividades que no foram iniciadas e terminadas no intervalo de datas especificado. Etapas exibe somente as atividades que so fases ou etapas do projeto (Marcos).
Cap. 14 Relatrios
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Grupo de recursos exibe as atividades atribudas aos recursos que pertencem ao grupo definido no campo grupo. Intervalo de datas exibe todas as atividades que se iniciam ou terminam aps a primeira data e antes da ltima data do intervalo solicitado. Intervalo de tarefas exibe todas as atividades com nmero de identificao dentro do intervalo especificado. No confirmado Exibe as atividades nas quais os recursos selecionados ainda no concordam em trabalhar. Tarefas adiadas exibe todas as atividades que esto atrasadas. Tarefas atrasadas ou com oramento estourado atribudas a exibe as atividades atribudas a um recurso que estejam o oramento previsto, ou atividades que ainda no foram concludas e terminaro aps a data de trmino da linha de base. Tarefas com anexo exibe todas as atividades que tm objetos anexados ou uma anotao na caixa Anotaes. Tarefas com datas fixas exibe todas as atividades que no tm a restrio O Mais Breve Possvel ou que tm uma data de incio real j determinada. Tarefas com duraes estimadas exibe todas as atividades que possuam o campo de durao estimada ativado, normalmente exibida por uma interrogao (?) aps o valor e a unidade de medida da durao. Tarefas com prazos mostra as tarefas que possuem um prazo final definido (campo prazo final definido). Tarefas com um calendrio de tarefa atribudo mostra todas as tarefas que possuem objetos e um calendrio atribudo. Tarefas concludas exibe todas as tarefas que j foram concludas. Tarefas de nvel superior exibe as atividades de resumo de nvel mais alto. Todas as atividades de nvel superior so atividades de resumo, mas nem toda atividade de resumo de nvel superior. Tarefas em andamento exibe todas as atividades iniciadas e no foram concludas. que foram
Tarefas no concludas exibe todas as atividades que ainda no foram concludas, podendo ou no terem sido iniciadas.
Cap. 14 Relatrios
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Tarefas no iniciadas exibe as atividades que ainda no se iniciaram. Tarefas / atribuies com horas extras exibe atribuies com horas extras de trabalho. Todas as tarefas exibe todas as tarefas do projeto. Tarefas com oramento estourado exibe todas as atividades cujo trabalho agendado maior que o da linha de base. Utilizao de recurso exibe todas as atividades que usam o recurso especificado. Utilizao de recurso no intervalo de datas exibe as atividades atribudas a um recurso especificado e que tambm se iniciam ou terminam aps uma data especificada e antes de outra data especificada. Filtros de recursos Andamento atrasado/adiado exibe os recursos com atividades que tenham sido adiadas em relao s datas de trmino agendadas da linha de base, ou cujo andamento no est de acordo com o cronograma. Atribuies adiadas exibem os recursos, cujas atividades foram atrasadas em relao ao seu plano da linha de base original e que ainda no foram concludas. Atribuies confirmadas exibem somente as atividades cuja atribuio foi por um recurso. Esse filtro est disponvel apenas para o modo de exibio Uso do Recurso. Atribuies em andamento exibe todas as atividades que foram iniciadas mas que no foram concludas. Atribuies no confirmadas exibem as atribuies que ainda no foram confirmadas pelos recursos integrantes. Atribuies no iniciadas exibe as atribuies que foram confirmadas mas que ainda no foram iniciadas. Campos vinculados exibe os recursos aos quais foram vinculados objetos de outros programas. Custo com oramento estourado exibe todos os recursos cujo custo agendado superior ao da linha de base. atividades ou
Cap. 14 Relatrios
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Custo maior que exibe os recursos que custaro mais do que o valor especificado. Deve iniciar em exibe todas as tarefas e recursos com atribuies que deveriam ter sido iniciadas em uma data especificada e no foram. Deve iniciar/terminar em filtro interativo que, atravs de duas datas solicitadas, exibe quando uma atividade ou atribuio deveria ter sido iniciada e quando ela deveria ter terminado. Grupo exibe todos os recursos pertencentes ao grupo especificado. Intervalo de datas exibe todas as atividades e recursos com atribuies que se iniciam ou terminam dentro do intervalo especificado. Intervalo de recursos exibe todos os recursos cujos nmeros de identificao esto dentro do intervalo especificado. Recursos Material mostra os recursos materiais, como madeira, pregos ou cimento. Recursos Trabalho mostra os recursos de trabalho, como pessoas ou equipamentos. Recursos com anexos exibe os recursos que tm objetos anexados ou uma anotao na caixa de Anotaes. Recursos superalocados exibe todos os recursos que esto agendados para realizar mais trabalho do que podem executar no tempo especificado. Recursos/atribuies com horas extras exibe os recursos ou atribuies que tm horas extras de trabalho. Todos os recursos exibe todos os recursos do projeto. Trabalho com oramento estourado exibe todos os recursos cujo trabalho agendado inferior ao da linha de base. Trabalho concludo exibe os recursos que concluram todos os seus trabalhos. Trabalho no concludo exibe todos os recursos cujo trabalho agendado superior ao da linha de base. Vejamos agora como aplicar os filtros pr-definidos: 1 Acione o menu Projeto/Filtro para;
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 18
2 Posicione o cursor do mouse sobre o filtro desejado e pressione o boto esquerdo. Se o filtro que voc deseja no est visvel na lista, execute o procedimento abaixo: 1 Acione o menu Projeto /Filtrar para; 2 Selecione Mais Filtros;
Relatrios 19
3 Escolha o filtro que voc deseja aplicar e pressione o boto aplicar.
Cap. 14 Relatrios
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Aplicando Auto Filtro Podemos ainda ativar o auto filtro para que possamos filtrar os campos a partir de informaes existentes ou criar critrios de filtragem. Para ativar o auto filtro siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Projeto / Filtro para / Auto Filtro.
Relatrios 20
Para desativar o auto filtro basta repetir o procedimento para ativar. DICA: O auto filtro tambm pode ser ativado atravs da barra de ferramentas de formatao .
AGRUPAMENTO Podemos categorizar os dados das tabelas do project, visualizando os dados por grupos de informao. O project j possui tipos de agrupamento predefinidos que podemos ativar. Veja abaixo a lista com os agrupamentos disponveis: Agrupamento de Atividades Crtica Exibe as atividades do projeto em funo de a tarefa ser crtica. Durao Categoriza e exibe as atividades do projeto de acordo com o tempo que elas devem levar para serem concludas.
Cap. 14 Relatrios
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Durao e Prioridade Categoriza e exibe as atividades do projeto de acordo com o tempo que elas devem levar para serem concludas e, depois, pela prioridade em cada grupo de durao. Etapas Exibe as atividades do projeto de acordo em funo de a tarefa ser uma etapa. Pendncia do status da equipe Categoriza e exibe as atividades do projeto em funo de uma resposta ter sido recebida em relao a uma mensagem de status da equipe enviada a recursos atribudos a uma tarefa. Prioridade Categoriza e exibe as atividades do projeto por sua prioridade. Prioridade mantendo a estrutura de tpicos Categoriza e exibe as atividades do projeto inicialmente por seus nmeros de estrutura de tpicos e, depois por sua prioridade na estrutura de tpicos. Tarefas concludas e no concludas Categoriza e exibe as atividades do projeto nestes trs grupos: percentual concludo 0% (Tarefas no iniciais) , percentual concludo 1%-99% (Tarefas em andamento) e percentual concluda 100% (Tarefas concludas). Tipo de restrio Categoriza e exibe as atividades do projeto nestes oito grupos. O mais tarde possvel, O mais breve possvel, No terminar antes de, No terminar depois de ,Deve iniciar em, Deve terminar em, No iniciar antes de, e No iniciar depois de. Agrupamentos de Recursos Grupo de recursos Categoriza e exibe recursos pelo valor contido em seu campo de grupo. Recursos concludos e no concludos Categoriza e exibe os recursos do projeto nestes trs grupos : percentual concludo 0% (trabalho no iniciado), percentual concludo 1%-99% (trabalho em andamento),e percentual concludo 100% )trabalho concludo). Resposta pendente Categoriza e exibe os recursos do projeto em funo de eles terem respondido a uma mensagem de status da equipe. Taxa- padro Categoriza e exibe os recursos do projeto de acordo com sua taxa- padro (sua taxa de pagamento referente ao trabalho normal , sem horas extras). Trabalho versus recursos materiais Categoriza os recursos do projeto em funo de cada um ser um recurso material ou recurso trabalho.
Cap. 14 Relatrios
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Aplicando um agrupamento Para aplicar um agrupamento siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Projeto / Agrupar por;
Relatrios 21
2 Selecione o agrupamento desejado.
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 22
IMPRIMINDO RELATRIOS DO MICROSOFT PROJECT

Alm dos modos de visualizao O Microsoft Project Contm uma srie de relatrios pr definidos para impresso de informaes sobre o projeto. Para imprimir um relatrio de Microsoft Project, siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Exibir / Relatrios;
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 23
2 No quadro relatrios escolha a categoria do relatrio que voc deseja imprimir e pressione selecionar; Neste exemplo iremos selecionar a categoria Custos.
Relatrios 24
3 Dentro da categoria escolhida selecione o tipo de relatrio que deseja imprimir e pressione selecionar; Neste exemplo iremos selecionar Fluxo de Caixa.
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 25
4 Para imprimir o relatrio pressione o boto imprimir.
PERSONALIZANDO UM RELATRIO
No exemplo anterior imprimimos o relatrio de Fluxo de Caixa, que apresentado semanalmente. Mas voc pode ter a necessidade de imprimir um relatrio de Fluxo de Caixa, siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Exibir / Relatrios: 2 No quadro relatrios escolha a categoria do relatrio que voc deseja imprimir e pressione selecionar; Neste exemplo iremos selecionar a categoria Custos. 3 Dentro da categoria escolhida selecione o tipo de relatrio que deseja imprimir e pressione Editar; Neste exemplo iremos selecionar Fluxo de Caixa.
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 26
4 No quadro de dilogo de Relatrio de Tabela de Referncia Cruzada mude a exibio da coluna de Semanas para Dias e pressione OK. 5 Escolha o relatrio Fluxo de Caixa e pressione Selecionar.
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Relatrios 27
CPIA DE IMAGENS PARA O ASSISTENTE DO OFFICE

Uma das novidades do Microsoft Office Project 2003 um assistente para exportao de imagens para outras ferramentas da famlia Microsoft Office Systems, gerando assim outras possibilidades de relatrios. Atravs da cpia de imagens para o assistente do office possvel extrair informaes dos modos de exibio do Microsoft Office Project e inseri-las como imagens estticas. Para executar o assistente siga os passos abaixo: 1 Na barra de ferramentas Anlise, clique sobre o boto Copiar Imagem para o Assistente do Office;
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 28
2 A primeira tela apenas de boas vindas, clique no boto avanar;
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 29
3 Na primeira etapa, defina qual o nvel da estrutura de tpicos que ser exportado e pressione o boto avanar;
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 30
4 Na segunda etapa, defina qual sero as linhas do modo de exibio atual que sero exportadas e qual o perodo da linha de tempo tambm. Nesta etapa tambm possvel definir o tamanho que a imagem ter no aplicativo de destino. Aps inserir essas informaes, pressione o boto avanar;
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 31
5 Na terceira etapa, escolha qual ser o aplicativo do Office onde a imagem ser inserida e qual o layout de impresso da pgina e pressione o boto avanar;
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 32
6 Na quarta e ltima etapa, escolha quais os campos de informao que acompanharo a imagem e pressione o boto concluir;
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 33
7 Aps pressionar o boto concluir, ser processada a imagem no aplicativo de destino e quando o processo estiver terminado ser exibida a tela de concluso. Para visualizar o resultado, pressione o boto fechar.
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 34
ASSISTENTE DE RELATRIOS XML

Outra novidade o Microsoft Office Project 2003 um assistente que possibilita a criao de relatrio utilizando a tecnologia XML (Extensible Markup Language). Para executar o assistente de relatrios xml, siga os passos abaixo: 1 Na barra de ferramentas Anlise, clique sobre o boto Assistente de Relatrios XML;
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 35
2 A primeira tela apenas de boas vindas, pressione o boto avanar;
Relatrios 36
3 Na primeira etapa, especifique se o assistente vai gerar um novo arquivo ou utilizar um XML j existente;
Cap. 14 Relatrios
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Relatrios 37
4 Caso tenha escolhido um novo arquivo na etapa anterior, preencha o nome do arquivo e pressione salvar;
Relatrios 38
5 Na segunda etapa, escolha qual o modelo XML utilizado para executar a transformao dos dados e pressione o boto avanar;
Cap. 14 Relatrios
275
Relatrios 39
6 Na ltima etapa, podemos escolher entre visualizar o relatrio no Internet Explorer ou Salvar o Arquivo em formato HTML;
Relatrios 40
7 Clique em concluir para finalizar o assistente.
Captulo 15 Campos Personalizados
Cap. 15 Campos Personalizados
21
CAMPOS PERSONALIZADOS
INSERINDO CAMPOS PERSONALIZADOS
Voc pode inserir campos personalizados em suas tabelas para exibir e imprimir dados personalizados. O Microsoft Project possui vrios campos personalizados como mostrado na lista abaixo: Custo1 a Custo10 Mostram quaisquer informaes personalizadas sobre custos que se deseje inserir no projeto. O custo padro R$ 0,00. Data1 a Data10 Mostram quaisquer informaes especializadas sobre datas que se deseje inserir e armazenar separadamente no projeto. Durao1 a Durao10 Mostram quaisquer informaes especializadas sobre a durao que se deseja inserir e armazenar separadamente no projeto Incio1 a Incio10 Mostram quaisquer informaes especficas sobre a data de incio que se deseja inserir e armazenar separadamente no seu projeto. Trmino1 a Trmino10 Mostram quaisquer informaes especficas sobre a data de trmino que se deseja inserir e armazenar separadamente no seu projeto. Sinalizador1 a Sinalizador20 Indicam se uma atribuio est marcada para qualquer ao ou identificao futura. Para marcar uma atribuio, clique em sim em um campo sinalizador. Para no marcar uma atribuio clique em No.Por padro os campos de sinalizador so definidos com No. Nmero1 a Nmero20 Mostram quaisquer informaes numricas personalizadas inseridas no projeto. Cdigos de estrutura de tpicos 1 a 10 Contm um cdigo alfanumrico definido para representar uma estrutura hierrquica de recursos. Os cdigos de estrutura de tpicos so marcas personalizadas de recursos que compartilham caractersticas. Podem ser utilizados para agrupar os recursos da maneira desejada. Texto1 a Texto30 Mostram quaisquer informaes de texto personalizadas que se deseja inserir no projeto. Para personalizar um campo para o seu projeto siga os passos abaixo:
22
1 Acione o menu Ferramentas / Personalizar / Campos;
Campos 1
2 Selecione o campo Custo1 e pressione o boto Renomear;
Campos 2
3 Digite despesas com Viagens e pressione o boto OK; 4 No quadro Personalizar Campos pressione OK novamente. Para inserir o novo campo criado na tabela, siga os passos abaixo: 1 Na tabela de entrada posicione o cursor do mouse sobre o cabealho de coluna Durao e pressione o boto direito do mouse;
23
2 No menu auxiliar escolha a opo Inserir Coluna;
Campos 3
3 No item Nome do Campo escolha o campo Despesas com Viagens e pressione OK. Para excluir o campo criado siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Organizador;
Campos 4
2 Clique sobre a guia Campos, selecione o campo Despesas com Viagens e pressione o boto excluir; 3 Clique no boto fechar para sair do organizador.
24
CRIANDO CAMPOS PERSONALIZADOS COM LISTA DE VALORES

Muitas vezes queremos criar um campo e limitar o preenchimento a valores pr-definidos para indicar um status da situao. Para criar um campo com uma lista dos valores assumidos pelo campo siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Personalizar / Campos; 2 Escolha o tipo de campo como Texto; 3 Clique no boto renomear e digite Probabilidade do Risco e pressione OK; 4 Em seguida clique sobre lista de valores;
Campos 5
5 No quadro lista de valores preencha as linhas de valores como na figura acima; 6 Clique sobre a caixa de checagem Usar um valor da lista como a entrada padro do campo e selecione o valor Mdio e clique sobre o boto Definir Padro;
25
7 Pressione OK;
Campos 6
8 Na caixa de advertncia que o Project pressione OK; 9 No quadro de dilogo Personalizar Campos pressione OK; 10 Insira a coluna Grau de Risco na tabela de entrada.
Campos 7
INSERINDO CAMPOS PERSONALIZADOS COM FRMULAS

Quando inserimos campos personalizados de custo ou nmero s vezes temos necessidade de criar um campo para totalizar algum
26
resultado obtido numricos.
atravs
de
clculos
efetuados
nos
campos
Para inserir um campo com frmula siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Personalizar / Campos;
Campos 8
2 Renomeie custo 1, custo 2 e custo 3 para Primeira Parcela do Oramento, Segunda Parcela do Oramento e Total Oramento; 3 Selecione Total Oramento e Clique sobre o boto frmula;
27
Campos 9
4 No quadro Frmula Para, clique no boto Campo / Custo / Custo Personalizado / 1 Parcela;
Campos 10
5 Pressione o boto + ; 6 Pressione o boto Campo / Custo / Custo Personalizado / 2 Parcela;
28
Campos 11
7 Pressione o boto OK;
Campos 12
8 Na tela de advertncia do Microsoft Project pressione OK. 9 No quadro Personalizar Campos pressione OK. 10 Na tabela de entrada insira as colunas 1 Parcela do Oramento, 2 Parcela do Oramento e Total Oramento e preencha as duas primeiras colunas e veja se o project calcular o resultado na 3 coluna.
INSERINDO CAMPOS COM INDICADORES

Voc pode tambm inserir indicadores grficos substituindo dados de um campo para indicar uma determinada situao. Para inserir indicadores em campos siga os passos abaixo : 1 Acione o menu Ferramentas / Personalizar / Campos; 2 Selecione o Campo Total Oramento e pressione o boto indicadores
29
Campos 13
3 Preencha os dados conforme a figura acima e pressione OK; 4 No quadro de dilogo Personalizar Campos pressione OK.
Campos 14
30
INSERINDO CAMPOS DE CDIGO DE ESTRUTURA DE TPICOS

Os campos de estrutura de tpicos so campos com uma estrutura de preenchimento hierrquica definida com nveis de preenchimento j estabelecidos com intudo de customizar o preenchimento de informaes sobre recurso ou tarefa. Para criar um campo de estrutura de tpicos personalizado, siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Personalizar / Campos; 2 Na janela Personalizar Campos, selecione a guia Cdigos Personalizados; 3 Na rea Cdigo da Estrutura de Tpicos, marque o item Recurso; 4 Renomeie o campo Cdigo de Estrutura de Tpicos 1 para Certificaes;
31
Campos 15
5 Clique em Definir Mscara de Cdigo, para personalizar a exibio dos dados na estrutura de tpicos;
32
Campos 16
6 Clique sobre o boto Editar Tabela de Pesquisa para definir os dados da estrutura de tpicos;
Campos 17
7 Pressione Fechar, depois OK e OK novamente;
33
8 Insira o campo na tabela de entrada da Planilha de recursos e preencha as certificaes dos recursos da tabela.
Campos 18
Captulo 16 Ambiente de Trabalho
Cap. 16 Ambiente de Trabalho
35
TABELAS
Em algumas situaes as tabelas existentes no Microsoft Project no atendem a necessidade de expresso de dados necessria pelo usurio. Quando isso acontece possvel criar uma tabela com os dados que voc deseja visualizar.
CRIANDO UMA TABELA PERSONALIZADA

Para criar uma nova tabela siga os passos descritos abaixo; 1 Acione o menu Exibir / Tabela / Mais Tabelas. 2 No quadro de dilogo mais tabelas pressione o boto Nova.
Ambiente 1
3 No quadro definio de tabela, digite o nome da tabela e escolha os campos que vo aparecer na sua tabela.
36
Ambiente 2
4 Pressione OK para concluir a criao da tabela.
EXIBINDO UMA TABELA PERSONALIZADA

Para exibir uma tabela personalizada siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Exibir / Tabela / Mais Tabelas. 2 No quadro mais tabelas escolha a tabela que voc criou na relao de tabelas e pressione Aplicar.
Ambiente 3
A tabela ser exibida:
37
Ambiente 4
38
FORMULRIOS
Mesmo sem sermos programadores, podemos personalizar formulrios de entrada de dados para facilitar a alimentao do Microsoft Project. Com uso de formulrios personalizados podemos customizar o ambiente para permitir que os usurios tenham o mnimo de trabalho para gerenciarem as informaes do projeto.
CRIANDO FORMULRIOS DE ENTRADA DE DADOS

Para criar um formulrio personalizado de entrada de dados no Microsoft Project, siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Personalizar / Formulrios; 2 Na janela Personalizar Formulrios, pressione o boto Novo;
Ambiente 5
3 Na janela Definir Formulrio Personalizado, indique o nome do formulrio e uma tecla para em conjunto com a tecla <CTRL> sejam as teclas de atalho para o formulrio criado;
Ambiente 6
39
4 Pressione o boto OK e aguarde at que seja exibida a janela do Editor de Formulrios Personalizados do Microsoft Project;
Ambiente 7
5 Acione o menu Item / Texto e depois de um duplo clique sobre o item de texto que foi inserido no formulrio. Na tela de informaes sobre o item preencha o texto que ser exibido no formulrio e pressione OK;
Ambiente 8
6 Acione o menu Item / Campos;
40
7 Na tela de Informaes sobre o item, escolha o campo do Microsoft Project que ser exibido no formulrio;
Ambiente 9
8 Repita os passos 5,6 e 7 at que todos os dados do formulrio estejam preenchidos;
Ambiente 10
9 Acione o menu Arquivo / Salvar e depois Arquivo / Sair.
EXECUTANDO UM FORMULRIO PERSONALIZADO

Para executar o formulrio criado anteriormente, siga os passos descritos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Personalizar / Formulrios; 2 Na janela Personalizar Formulrios, escolha o formulrio que deseja executar e pressione Aplicar;
41
Ambiente 11
3 Preencha os dados atravs do formulrio exibido e pressione o boto OK para confirmar os dados.
Ambiente 12
42
GUIA DO PROJETO
Um dos novos recursos do Microsoft Project 2002 Professional e o Guia do Projeto. Esse recurso permite ao usurio definir e entrar com informaes do projeto seguindo as etapas pr-definidas no guia, facilitando o preenchimento das informaes e garantindo o cadastro de todas as etapas de uma determinada ao no Microsoft Project.
ACIONANDO O GUIA DO PROJETO

1 Acione o meu Ferramentas / Personalizar / Barra de Ferramentas; 2 Na janela Personalizar, acione a guia Barra de Ferramentas e escolha a barra Guia do Projeto e pressione o boto Fechar;
Ambiente 13
3 Ser exibida a barra de ferramentas do Guia do Projeto logo abaixo da barra de ferramentas de formatao;
Ambiente 14
4 Pressione o boto Mostrar/Ocultar o Guia do Projeto
43
Ambiente 15
PREENCHENDO INFORMAES DO PROJETO ATRAVS DO GUIA DO PROJETO

Para preencher informaes do projeto atravs do Guia do Projeto siga os passos abaixo: 1 Ative o Guia do Projeto; 2 No Guia do Projeto, clique sobre o link Definir o Projeto; 3 Na etapa 1 da definio do Projeto, entre com a data de incio do Projeto e pressione o link Salvar e ir para etapa 2;
44
Ambiente 16
4 Na etapa 2 informe se o projeto ir utilizar o Microsoft Project Web Access para acionar as informaes do Microsoft Project Server e clique sobre o link Salvar e ir para etapa 3;
45
Ambiente 17
46
Ambiente 18
5 A etapa 4 ir informar que o projeto est pronto para receber informaes, pressione o link Salvar e concluir para comear a entrar com os dados.
47
Ambiente 19
Captulo 16 Macros
Cap. 17 Macros
49
MACROS
Macro uma seqncia de procedimentos que quando executados realizam todas as tarefas gravadas no cdigo fonte. Esse cdigo gravado em VBA (Visual Basic for Applications) uma linguagem de programao baseada no Microsoft Visual Basic e que acompanha o Microsoft Office e permite a confeco de rotinas que facilitam a utilizao dos recursos da ferramenta.
CRIANDO UMA MACRO

Para criar uma macro no seu projeto siga os seguintes passos: 1 Acione o menu Ferramentas / Macro /Gravar Nova Macro; 2 No quadro Gravar Macro Preencha o campo Nome do Macro como Ativa Tpicos e pressione o boto OK;
Macro 1
3 Acione o menu Ferramentas / Opes; 4 Clique sobre a guia Modos de Exibio e acione a caixa de checagem Mostrar nmeros da estrutura de tpicos e pressione OK; 5 Acione o menu Ferramentas / Macro / Parar Gravao; 6 Desative a opo Mostrar Nmeros da Estrutura de Tpicos;
Cap. 17 Macros
50
EXECUTANDO UMA MACRO

1 Acione o menu Ferramentas / Macro / Macros;
Macro 2
2 Selecione a macro Ativa Tpicos e pressione o boto executar. DICA : Caso ocorra algum problema na execuo da macro voc poder interromper o processo pressionando <CTRL > + <BREAK>.
EDITANDO MACROS
1 Acione o menu Ferramentas / Macro / Macros; 2 Selecione a macro Ativa Tpicos e pressione o boto Editar.
Cap. 17 Macros
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Macro 3
3 No editor do VBA ser exibida a sub-rotina responsvel pela macro que est sendo editada. Entre os itens SUB e END SUB, digite as instrues em VBA para execuo da Macro.
CAPTULO 18 INSTALANDO E CONFIGURANDO O MICROSOFT OFFICE PROJECT SERVER 2003
Cap. 18 Instalao do Microsoft Office Project Server 2003
53
INSTALAO DO MICROSOFT WINDOWS SHAREPOINT SERVICES 2.0

Antes de comear a instalao do Microsoft Office Project Server 2003 devemos instalar o Microsoft Windows SharePoint Services 2.0. Para instalar e configurar o Microsoft Windows SharePoint Services 2.0, siga os passos descritos abaixo: 1 Insira o CD do Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 na unidade de CD-ROM; 2 Execute o arquivo STSV2.exe; 3 Aguarde enquanto os arquivos so descompactados (Figura SPS1);
SPS 1
4 Logo aps a descompactao dos arquivos ser exibida a janela Instalao do Produto Microsoft Windows SharePoint 2.0;
54
SPS 2
5 Marque o checkbox Aceito os Termos do Contrato de Licena e pressione o boto avanar;
55
SPS 3
6 Na janela tipo de instalao, marque a opo Server Farm e pressione o boto avanar;
56
SPS 4
7 Na janela resumo pressione o boto Instalar e aguarde enquanto o assistente de instalao copia os arquivos;
57
SPS 5
8 Durante a cpia dos arquivos o assistente ir reiniciar o Internet Information Server (IIS) (Figura SPS6);
SPS 6
9 Aps a cpia dos arquivos, ser aberto o browser na tela de configurao do Servidor Virtual Administrativo (Figura SPS7);
58
SPS 7
10 Na pgina Configurar Servidor Virtual Administrativo, marque a opo Usar um pool de aplicativos existente e pressione o boto OK;
59
SPS 8
11 Na janela Pool de Aplicativos Alterado, execute o prompt de comando do DOS e execute o comando IISRESET e aps o IIS ser reiniciado pressione o boto OK;
SPS 9
12 Na pgina Definir Servidor de Banco de Dados de Configurao, preencha no campo Servidor do Banco de Dados o nome da instncia do microsoft SQL Server onde sero gravados os dados do SharePoint;
60
13 Depois no campo Nome do Banco de Dados do SQL Server preencha o nome que ser dado para o banco de dados do SharePoint; 14 Marque a opo Usar a autenticao do SQL e digite o nome do usurio e senha do SQL; 15 Marque a opo Os Usurios j tm contas de domnio. No criar contas do Active Directory; 16 Pressione o boto OK;
SPS 10
17 Na janela Administrao Central clique no link Estender ou Atualizar Servidor Virtual;
61
SPS 11
18 Na pgina Lista de Servidores Virtuais, clique sobre Site de Web Padro;
62
SPS 12
19 Na pgina Estender Servidor Virtual, clique sobre o link Estender e Criar um Banco de Dados de Contedo;
63
SPS 13
20 Na pgina Estender e Criar Banco de Dados de Contedo, marque em Criar um novo pool de aplicativos e preencha o nome que ser dado a esse pool de aplicativos; 21 Em Selecionar conta de segurana para esse aplicativo marque a opo Predefinida e escolha o item Servio de Rede na lista suspena; 22 Marque o checkbox Usar o Servidor de Banco de Dados de Contedo Padro; 23 Pressione o boto OK para confirmar;
64
SPS 14
SPS 15
65
24 Aguarde enquanto o site estendido (Figura SPS16);
SPS 16
25 Aps a concluso do processamento ser exibida a janela xito ao Estender Servidor Virtual
66
SPS 17
26 Aps a configurao do Windows SharePoint Services, execute o CD de instalao o Microsoft Office Project Server 2003;
67
SPS 18
27 Na Janela de Instalao do Microsoft Office Project Server 2003, clique sobre o item Microsoft Windows SharePoint Services;
68
SPS 19
28 Em seguida selecione o item Assistente para Configurao do Windows SharePoint Services; 29 Ser exibida a Janela do Assistente para Configurao do SharePoint, pressione o boto avanar;
69
SPS 20
30 Na tela seguinte, escolha o Servidor Virtual onde sero criados os sites dos projetos e pressione avanar;
70
SPS 21
31 Na tela seguinte escolha o caminho onde sero criados os sites de projeto e pressione avanar;
71
SPS 22
32 Na janela seguinte preencha o nome do usurio proprietrio do site (deve ser uma conta do domnio), e o email do proprietrio do site e pressione o boto avanar;
72
SPS 23
33 Na janela seguinte, pressione o boto avanar;
73
SPS 24
34 Aguarde enquanto o assistente copia os arquivos. Durante o processo de instalao o assistente ser fechado temporariamente para configurar alguns servios, ele ser iniciado automaticamente aps as configuraes (Figura SPS25);
SPS 25
35 O assistente ir continuar a instalao e copiar os arquivos;
74
SPS 26
36 Quando a instalao for concluda ser exibida a etapa final do Assistente, exibindo os dados necessrios para instalao do Project Server. Anote as informaes e pressione Concluir.
75
SPS 27
INSTALAO DO MICROSOFT OFFICE PROJECT SERVER 2003
importante lembrarmos que no obrigatrio a instalao antecipada do SharePoint ou do Analysis Services, mas vamos abordar uma instalao completa, associando todos os recursos disponveis para o Project Server. Para instalar o Microsoft Office Project Server siga os passos abaixo: 1 Insira o do CD de instalao do Microsoft Project Server na unidade de CD-ROM; 2 Aguarde alguns instantes at que aparea a tela de Instalao do Microsoft Project Server;
76
InstallServer 1
3 Posicione o cursor do mouse sobre a opo Instalao do Servidor e d um clique. Aguarde alguns instantes enquanto o assistente copia os arquivos necessrios para a instalao, esse processo pode demorar um pouco, dependendo da configurao do servidor; 4 Aps a preparao do assistente de instalao, ser exibida a janela de informaes sobre o usurio. Digite os dados do usurio. Depois de digitado os dados, pressione o boto avanar;
77
InstallServer 2
5 A prxima etapa o contrato de licena de usurio final, leia atentamente o contrato e marque a caixa de checagem Aceito os termos do contrato de licena. Pressione o boto avanar para passar para prxima etapa;
78
InstallServer 3
6 Na etapa seguinte voc dever informar a pasta para onde devero ser copiados os arquivos do Project Server;
79
InstallServer 4
7 Na janela Escolha os Servios a serem Instalados Neste Servidor escolha os servios que deseja instalar e pressione o boto avanar;
80
InstallServer 5
8 Na janela Inserir Informaes sobre o Servidor de Banco de Dados entre com os dados do nome servidor SQL e como ser a autenticao do usurio e pressione avanar;
81
InstallServer 6
* Caso sua organizao tenha um grande volume de usurios e projetos, voc poder escolher instalar as tabelas do banco de dados Views em outro servidor de banco de dados (Figura InstallServer 7);
82
InstallServer 7
9 Na janela Criar Informaes sobre a Conta de Banco de Dados, entre com a senha para o usurio do Banco de Dados do Project Server no SQL;
83
InstallServer 8
10 Na janela Inserir Informaes sobre Conexo como Analysis Services, entre com as informaes do servidor Analysis Services e pressione avanar;
84
InstallServer 9
11 Na janela Selecione um Site da Web, escolha em qual site do servidor web ser criado o diretrio virtual do Microsoft Project Server e pressione avanar;
85
InstallServer 10
12 Na janela Inserir Informaes sobre o Servidor Web entre com os dados de publicao do site do project server e pressione avanar;
86
InstallServer 11
13 Na janela Inserir Informaes sobre o Servidor de email SMTP informe o nome do servidor SMTP, porta de sada do servidor e um email para o remetente das mensagens;
87
InstallServer 12
14 Na janela Conectar-se a um servidor web que est executando o SharePoint Team Services, entre com as informaes sobre o SharePoint Team Services e pressione avanar. As informaes necessrias para instalao foram informadas anteriormente na instalao do SharePoint Team Services;
88
InstallServer 13
15 Na janela Escolha um Ambiente de Instalao defina qual o Ambiente (Empresarial o No Empresarial) que ser usado para acessar o Microsoft Office Project Server e pressione avanar.
89
InstallServer 14
16 Na tela Digite a Senha do Administrador, digite a senha da conta do administrador do Project Server e pressione avanar. A senha dever ter no mnimo 8 caracteres;
90
InstallServer 15
17 Na tela Iniciar instalao, verifique os dados sobre espao em disco e pressione Instalar para dar incio a instalao;
91
InstallServer 16
18 Aguarde enquanto InstallServer 17);
os
arquivos
so
copiados
(Figura
92
InstallServer 17
19 Quando for exibida a janela Instalao Concluda, voc pode marcar a caixa de checagem Consultar a Web para Obter Atualizaes e Downloads Adicionais, parar verificar atualizaes do produto na WEB.
93
PREPARANDO O MICROSOFT OFFICE PROJECT PROFESSIONAL PARA TRABALHAR COM O MICROSOFT OFFICE PROJECT SERVER
Uma vez instalado e configurado o Project Server, ser necessrio configurar o Project Professional para estabelecer conexo com o Project Server. Uma vez estabelecida a conexo entre Professional e Server, poderemos autenticar usurios e ter acesso aos recursos empresariais definidos no servidor.
ACESSANDO O MICROSOFT OFFICE PROJECT WEB ACCESS

Para acessar o PWA (Project Web Acces), siga os passos abaixo:
94
1 Acesse o Internet Explorer e digite a URL do Microsoft Office Project Web Access e aguarde alguns instantes, enquanto a pgina carregada;
Peparando 1
2 Na pgina inicial do Project Web Access, digite o usurio e senha do administrador do Project Server e pressione o boto Ir; * Caso seja a primeira execuo do Project Web Access na mquina, ser solicitada a confirmao para o registros dos componentes microsoft e a confirmao dos termos de licenciamento do produto. 3 Aps alguns instantes ser exibida a home page do Project Web Access (Figura Preparando 2).
95
Peparando 2
CRIANDO CONTAS DE USURIO NO PROJECT SERVER Para criar contas de usurios no Microsoft Office Project Server, siga os passos abaixo: 1 Acesse o Project Web Access com a conta de usurio administrador; 2 Na Home page do Project Web Access, acione o menu Administrao (Figura Preparando 3);
96
Peparando 3
3 Na pgina Viso Geral de Administrao, clique no link Gerenciar Usurios e Grupos; 4 Na pgina Usurios clique no boto Adicionar Usurio (Figura Preparando 4);
97
Peparando 4
5 Na pgina Adicionar Usurio, defina o nome do usurio, senha e as permisses de acesso do usurio e pressione o boto Salvar Alteraes;
98
Peparando 5
6 Quando for exibida a caixa de dilogo As Informaes Sobre o Recurso foram Atualizadas com xito, pressione o boto OK.
CONFIGURANDO O MICROSOFT OFFICE PROJECT PROFESSIONAL Para configurar o Microsoft Office Project Professional para trabalhar com Project Server, siga os passos abaixo: 1 Abra o Project Professional 2003; 2 Acione o menu Ferramentas / Opes; 3 Clique na guia Colaborar; 4 No item Colaborar Usando defina Microsoft Project Server;
99
5 No campo URL do Microsoft Project Server (Figura Preparando 1)digite o endereo do site do Project Server;
Peparando 6
6 Pressione o boto Testar Conexo para verificar se o URL do Microsoft Project est correto;
Peparando 7
7 Na rea Identificao do Microsoft Project Server defina como o usurio ser identificado no Project Server, atravs de sua conta do Windows ou por meio de uma conta do Project Server. Caso o usurio no tenha uma conta no Project Server, ele poder criar uma pressionando o boto criar conta. O boto criar conta s criar a
100
conta se o administrador permisso;
do
Project Server tiver dado essa
8 Caso deseje que os recursos atribudos possam delegar suas atribuies para outros recurso, marque a opo Permitir que recursos deleguem tarefas usando o Microsoft Project Server; 9 No item A opo publicar atribuies novas e alteradas atualiza atribuies de recursos quando se altera:, defina se as publicaes sero de incio, trmino, % concluda ou estrutura de tpicos ou de Informaes sobre a tarefa; 10 Caso voc queira que toda vez que o projeto for salvo seja efetuada uma publicao no Project Server, marque os itens que voc deseja publicar na rea Ao salvar, publique as seguintes informaes no Microsoft Project Server; 11 Pressione o boto OK para confirmar as configuraes inseridas. ADICIONANDO CONTAS DO PROJECT SERVER NO PROJECT PROFESSIONAL Para que as estaes de trabalho com Project Professional possam autenticar usurios no Project Server e ter acesso as opes empresariais, necessrio cadastrar as contas que iro fazer autenticao no servidor. Para cadastrar contas do Project Server no Project Professional, siga os passos abaixo: 1 Abra o Project Professional; 2 Acione o menu Ferramentas / Opes da Empresa / Contas do Microsoft Project Server ...
101
Peparando 8
3 Na janela Contas do Project Server, pressione o boto Adicionar para incluir uma nova conta;
Peparando 9
4 Preencha o nome da conta para exibio no Project Professional, a URL do Project Sever e a conta de usurio do Project Server ou do Windows e pressione o boto OK;
102
Peparando 10
6 Quando retornar a tela Contas do Project Server, marque a opo Controlar estado da conexo manualmente, para que voc possa definir o estado da conexo sempre que abrir o project professional; 7 Pressione OK e feche o Microsoft Project. CONECTANDO-SE AO PROJECT SERVER Depois de configurar as contas de autenticao dos usurios no Project Sever, j podemos fazer a autenticao no Project Server a partir do Project Professional. Para conectar-se ao Project Server a partir do Project Professional, siga os passos abaixo: 1 Abra o Microsoft Project Professional;
103
Peparando 11
2 Note que dessa vez foi exibida a janela Contas do Project Server com a lista das contas para acesso ao Project Server. Escolha a conta desejada e pressione o boto conectar; * Caso seja a primeira conexo realizada ser exibida uma janela (Figura Preparanto 12) para incluir o site do Project Web Access na relao dos sites confiveis do Internet Explorer.
Peparando 12
3 Logo depois ser exibida a janela Logon de segurana do Microsoft Project Server, onde o usurio informar a senha da conta do Project Server. Digite a senha e pressione o boto IR;
104
Peparando 13
4 O Microsoft Project Professional ser aberto e estar pronto para trabalho em ambiente colaborativo.
CAPTULO 19 TRABALHANDO COM PROJETOS EMPRESARIAIS
Cap 19 Trabalhando com Projetos Empresariais
106
PROJETOS EMPRESARIAIS
Quando trabalhamos com o Microsoft Office Project no ambiente EPM, temos o conceito de projetos empresariais. Um projeto empresarial um projeto gravado dentro do banco de dados do servidor de projetos. A maneira de gravar os projetos no Project Server bem semelhante a usada no Project Standard ou Professional, quando gravamos uma arquivo mpp. Mas no ambiente EPM um arquivo .mpp um arquivo local e no pode ser publicado no project server. Os projetos s podem ser publicados se forem empresariais ou seja estiverem gravados no banco de dados do Project Server.
GRAVANDO UM PROJETO EMPRESARIAL

Para gravar um projeto empresarial, siga os passos abaixo: 1 Com o projeto que dever ser salvo aberto, pressione o boto salvar;
Empresarial 1
2 Na tela Salvar no Project Server, preencha o nome do projeto e pressione o boto salvar. DICA: E possvel gravar um arquivo local (.mpp) pressionando o boto Salvar como arquivo...
ABRINDO PROJETOS EMPRESARIAIS

Para abrir projetos empresariais, siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Arquivo / Abrir;
107
Empresarial 2
2 Na janela Abrir do Microsoft Office Project Server, escolha qual o projeto voc deseja abrir e se vai abri-lo somente para leitura ou para leitura/gravao e pressione o boto abrir. OBS: Os projetos abertos para Leitura/Gravao, sero abertos em estado de Check-out, pois apenas um usurio por vez pode fazer alteraes no arquivo. Outro usurio s poder abrir uma instancia de leitura e gravao quando for feito o check-in do projeto. EXCLUINDO PROJETOS EMPRESARIAIS Para excluir um projeto empresarial, siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Arquivo / Abrir; 2 Na janela Abrir do Microsoft Office Project Server, escolha qual o projeto voc deseja excluir e pressione o boto Excluir Projeto Permanentemente, que fica do lado direito na parte superior da tela;
108
Empresarial 3
3 Ser exibida uma mensagem de confirmao da excluso, pressione em sim para excluir o projeto. Ateno: Projetos em Check-out no podem ser excludos A excluso e permanente, por isso s fao com absoluta certeza.
USANDO O ASSISTENTE DE IMPORTAO PARA CONVERTER UM PROJETO LOCAL PARA UM PROJETO EMPRESARIAL
Uma das maneiras de transformar um projeto .mpp (local) em um projeto empresarial, utilizando o assistente de importao. O assistente de importao de projetos recomendado para converses de projetos locais para empresariais, pois atravs do mapeamento de campos personalizados possvel mapear campos personalizados locais para campos especficos da empresa. Para executar e converter um projeto atravs do assistente de importao, devemos seguir os passos descritos abaixo: 1 No MS-Project Professional, logado no ambiente EPM, acesse o menu Ferramentas / Opes da Empresa / Importar Projeto para a Empresa;
109
Importao 1
2 Na tela de boas-vindas do Assistente de Importao de Projetos, clique no boto avanar para passar para prxima etapa do assistente;
Importao 2
110
3 Na janela Importar Projeto, escolha qual o projeto local (.mpp) que ser convertido em projeto empresarial e pressione o boto Importar; OBS: Caso voc tenha uma base de dados de projetos no empresariais, basta pressionar o boto ODBC e escolher a fonte de dados de conexo para importar um projeto de banco de dados para um projeto empresarial.
Importao 3
4 Na prxima etapa do assistente de importao, deve-se preencher os campos: Nome O nome do projeto na base de dados empresarial Verso Uma das verses de cronograma definidas no Project Server Tipo Os tipos possveis so Projetos e Modelos Calendrio Qual o calendrio base do projeto Selecione Valores de Campos Personalizados do Projeto Caso haja algum campo personalizado no projeto faa o preenchimento atravs da tabela de campos personalizado.
111
Importao 4
5 A prxima etapa o mapeamento dos recursos do projeto. Nesta janela deve-se definir se os recursos do projeto sero: Importados para o pool de recursos da empresa; Substitudos por um recurso do pool de recursos da empresa; Permanecidos como recursos locais do projeto;
112
Importao 5
6 Na etapa seguinte voc dever verificar se existem campos personalizados locais definidos e mapear os campos locais fazendo a correspondncia com os campos empresariais que recebero as informaes;
113
Importao 6
7 Na ltima etapa do assistente, verifique os dados das tarefas que sero importadas e se existe algum erro apontado. Caso tudo esteja em conformidade pressione o boto Importar;
Importao 7
114
8 Aguarde alguns instantes enquanto o projeto e armazenado no servidor e to logo o processo tenha sido concludo, ser exibida a janela de concluso do processo (Figura Importao 7), nesta tela voc pode Importar mais Projetos ou Concluir o assistente.
* Caso voc queira verificar se o projeto realmente foi convertido para empresarial, clique sobre o boto abrir. O projeto estar na sua lista de projetos empresariais.
Importao 8
OBS: A Importao de um projeto local para um projeto empresarial no efetua uma publicao. O projeto importado est na base de dados do project server mais ainda no foi publicado. Para efetuar a publicao acione o menu Colaborar / Publicar
INSERINDO PROJETOS ADMINSTRATIVOS

Uma grande necessidade das empresas administrar o tempo dos recursos, tanto nos projetos como fora deles. O tempo gasto nos
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eventos rotineiros pode justificar a ausncia do recurso em eventos do projeto. Por isso os projetos administrativos permitem a alocao de atividades rotineiras aos recursos.
CRIANDO PROJETOS ADMINISTRATIVOS

Para criar um projeto administrativo, siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Arquivo / Novo; 2 No Painel de Tarefas, clique em Modelos / No meu computador;
Administrativo 1
3 Na guia Modelos de Empresa, selecione Tempo Administrativo e pressione OK;
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Administrativo 2
4 Preencha os tipos de atividade rotineiras existentes em sua empresa;
Administrativo 3
117
5 Aloque os recursos que sero notificados pelo PWA (Project Web Access) sobre as atividade rotineiras; 6 Salve o projeto Administrativo no Project Server e publique. O project far a alocao das tarefas e disponibilizar na central de tarefas do PWA.
CAPTULO 20 TRABALHANDO COM INFORMAES GLOBAIS DA EMPRESA
Cap 20 Trabalhando com Informaes Globais da Empresa
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MODELO GLOBAL DA EMPRESA

Com vimos anteriormente e Microsoft Office Project Professional possui um arquivo matriz que usado para determinar o parmetros de um novo arquivo local do Project. Esse arquivo matriz Global.mpt e se encontra no disco rgido das mquinas onde est instalado o Microsoft Office Project Standard ou Professional. Quando trabalhamos em um ambiente corporativo de projetos utilizando o EPM da Microsoft tambm temos uma matriz empresarial que possibilita disponibilizar diretrizes globais para inicializao de novos projetos empresarias. Essa matriz empresarial chamada de Modelo Global da Empresa. Assim como o global.mpt, o Modelo Global da Empresa tambm pode ser manipulado atravs do organizador. Uma vez lanado novos modelos de inicializao no Modelo Global da Empresa, esses modelos passaro a ser base para todos os novos projetos empresarias. Quando um usurio do project server entra no project professional e se conecta ao ambiente EPM, ele j est usando referncias do Modelo Global da Empresa. Mas quando o usurio no se conecta ao ambiente EPM, permanecendo off-line ele passa a usar as referencias de inicializao do Global.mpt.
EDITANDO O MODELO GLOBAL DA EMPRESA

Para editar o Modelo Global da Empresa siga os passos abaixo: OBS: Para editar informaes do Modelo Global da Empresa o usurio do Project Server deve ter privilgio de edio do Modelo Global da Empresa. Esse privilgio geralmente dado as contas de Administradores do Project Server.
1 Abra o Microsoft Office Project Professional autenticando usurio do Project Server, para se conectar ao ambiente EPM; 2 Acione o menu Ferramentas / Organizador;
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Global 1
3 Escolha qual o tipo de informao que deve ser editada no Modelo Global da Empresa; 4 Selecione o item editado no projeto local e pressione o boto copiar para transferir a informao para o Modelo Global da Empresa. 5 Pressione o boto Fechar para sair do Organizador.
ABRINDO O MODELO GLOBAL DA EMPRESA (CHECKOUT)

Algumas informaes globais s podem ser editadas, fazendo o acesso direto ao Modelo Global da Empresa. Para acessar o Modelo Global da Empresa siga os passos abaixo: 1 Abra o Microsoft Office Project Professional autenticando usurio do Project Server, para se conectar ao ambiente EPM; 2 Acione o menu Ferramentas / Opes da Empresa / Abrir Modelo Global da Empresa;
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Global 2
OBS: Abrindo o Modelo Global da Empresa possvel a criao e edio de campos empresarias, inclusive os campos de qualificao de recurso do tipo MV (Multi-value)
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Global 3
BACKUP DO MODELO GLOBAL DA EMPRESA

O Microsoft Office Project Professional, permite ao usurio fazer um backup do Modelo Global da Empresa em uma unidade de disco rgido como medida de segurana. Para fazer um backup do Modelo Global da Empresa empresarial, siga os passos abaixo: 1 Abra o Microsoft Office Project Professional autenticando usurio do Project Server, para se conectar ao ambiente EPM; 2 Acione o menu Ferramentas / Opes da Empresa / Fazer Backup do Modelo Global da Empresa;
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Global 4
3 Na janela Salvar Como, digite o nome do arquivo de backup do Modelo Global da Empresa, defina a pasta de destino e pressione o boto salvar;
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Global 5
RESTAURANDO O MODELO GLOBAL DA EMPRESA
Caso seja necessrio restaurar o backup do Modelo Global da Empresa, siga os passos abaixo: 1 Abra o Microsoft Office Project Professional autenticando usurio do Project Server, para se conectar ao ambiente EPM; 2 Acione o menu Ferramentas / Opes da Empresa / Restaurar Modelo Global da Empresa;
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Global 6
3 Na janela Restaurar Modelo Global da Empresa, insira a conta do Project Server com privilgio de restaurar o Modelo Global da Empresa, defina o caminho fsico do arquivo de backup do Modelo Global da Empresa e pressione o boto Restaurar.
Global 7
126
OBS: Uma vez restaurado o backup do Modelo Global da Empresa, no ser mais possvel reverter o processo. Portanto s restaure um backup que voc tem total certeza quanto ao contedo.
INSERINDO CAMPOS EMPRESARIAIS NO MODELO GLOBAL DA EMPRESA

Os campos empresariais so armazenados no Modelo Global da Empresa, e so utilizados como referncia para criao de novos projetos empresarias. Uma vez que um campo empresarial e editado dentro do Modelo Global da Empresa, este campo passa a estar disponvel para todos os usurios que se conectam ao ambiente EPM. CRIANDO UM CAMPO EMPRESARIAL PERSONALIZADO Para personalizar um campo empresarial, siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Opes / Abrir Modelo Global da Empresa; 2 Aps abrir o Modelo Global da Empresa, acione o menu Ferramentas / Personalizar / Campos da Empresa;
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Global 8
3 Na janela Personalizar Campos da Empresa, escolha os campos que deseja personalizar e faa a edio do campo como mostrado anteriormente no tpico sobre edio de campos personalizados e depois pressione o boto OK.
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Global 9
4 Acione o menu Arquivo / Fechar para fazer o check-in no arquivo do Modelo Global da Empresa.
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Global 10
A figura acima mostra um campo personalizado de projeto sendo acessado atravs da janela de informaes do projeto.
CAMPOS MV (MULTI-VALUE) PARA RECURSOS EMPRESARIAIS A partir da verso 2003 do Microsoft Project, foi encorporado os campos personalizados do tipo Multi-value. Os campos Multi-valeu so campos do tipo Cdigo Personalizado de Recursos da Empresa, mas com a possibilidade de receber mltiplos valores para um recurso. Os campos Multi-value permitem o uso efetivo dos campos de cdigo para definio das habilidades dos recursos do pool de recursos empresarial. Atravs do mapeamento das habilidades de um recurso possvel fazer substituies, correspondncia com recursos genricos e filtragem por habilidades. CRIANDO UM CAMPO MV (MULTI-VALUE) Para personalizar um campo MV, siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Opes / Abrir Modelo Global da Empresa;
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2 Aps abrir o Modelo Global da Empresa, acione o menu Ferramentas / Personalizar / Campos da Empresa; 3 Em seguida acione a guia Cdigos Personalizados;
Global 11
OBS: Os campos MV (Multi-value) so criados automaticamente quando se utiliza os campos de Cdigo de Estrutura de Tpicos de Recurso da Empresa de 20 at 29. Esses campos foram reservados para conter dados MV. 4 Selecione o item Recurso e marque um dos campos de cdigo de recurso de 20 at 29; 5 Renomeie o campo para o nome desejado; 6 Clique no boto Definir Mscara de Cdigo;
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Global 12
7 Preencha as mscaras para os nveis da estrutura de tpicos do campo e pressione o boto OK;
Global 13
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8 De volta a janela Personalizar Campos da Empresa, clique sobre o boto Editar Tabela de Pesquisa; 9 Preencha o cdigo de estrutura de tpicos para os nveis estabelecidos na mscara e pressione o boto Fechar; Na janela Personalizar Campos da Empresa, na rea Atributos da Empresa, existe um grupo de opes relacionadas com o campo de estrutura de tpicos que est sendo editado: Compartilhar Tabela de Pesquisa de Outro Cdigo Esta opo permite buscar uma tabela de pesquisa de um outro campo de estrutura de tpicos j personalizado Sempre Permitir a Seleo de Cdigos sem Valores Subordinados Esta opo permite que o usurio escolha um item da tabela de pesquisa sem que seja necessrio preencher todos o nveis estabelecidos. Tornar este Cdigo Obrigatrio Esta opo faz com que seja obrigatrio o preenchimento deste campo. Caso o usurio no o preencha, no ser possvel salvar o projeto. Usar este Cdigo para Recursos Genricos Correspondentes Esta opo faz com que o Project utilize o campo de estrutura de cdigo com um campo de habilidade para executar substituies, correspondncia de recursos e filtragens.
10 De volta a janela Personalizar Campos da Empresa, marque os seguintes check-box: Tornar este cdigo obrigatrio Usar este cdigo para recursos genricos correspondentes
133
Global 14
11 Pressione o boto OK e salve o arquivo Modelo Global da Empresa.
Global 15
A figura acima mostra um campo personalizado de projeto do tipo MV, inserido como uma coluna no Pool de Recursos da
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Empresa e sendo acessado para o preenchimento das certificaes que um determinado recurso da empresa possui.

Apostila-MsProject 2003

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O Autor

Alexandre Travassos, MOUS

Captulo 1 Introduo ao Gerenciamento de Projetos

Cap. 1 Introduo ao Gerenciamento de Projetos

1.1 DEFINIO DE PROJETOS

Cap. 1 Introduo ao Gerenciamento de Projetos

Cap. 1 Introduo ao Gerenciamento de Projetos

1.2 O QUE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Cap. 1 Introduo ao Gerenciamento de Projetos

1.3 - CICLO DE VIDA DOS PROJETOS

Fases do Ciclo de Vida de um Projeto de Desenvolvimento

Cap. 1 Introduo ao Gerenciamento de Projetos

Processos de Contr ole

Processos de Contr ole

Processos de Contr ole

Processos de Contr ole

Processos de Contr ole

Grupos de Processo e Fases do Ciclo de Vida do Projeto

Processos de Planejamento Processos de Iniciao Processos de Controle Processos de Encerramento

Cap. 1 Introduo ao Gerenciamento de Projetos

1.4 - INFLUNCIAS ORGANIZACIONAIS

Cap. 1 Introduo ao Gerenciamento de Projetos

Organizao Funcional Executivo Chefe

Pessoal Pessoal Pessoal

Pessoal Pessoal Pessoal

Pessoal Pessoal Pessoal

Cap. 1 Introduo ao Gerenciamento de Projetos

Pessoal Pessoal Pessoal

Pessoal Pessoal Pessoal

Pessoal Pessoal Pessoal

Cap. 1 Introduo ao Gerenciamento de Projetos

Organizao Matricial Fraca Executivo Chefe

Pessoal Pessoal Pessoal

Pessoal Pessoal Pessoal

Pessoal Pessoal Pessoal

Cap. 1 Introduo ao Gerenciamento de Projetos

Organizao Matricial Balanceada Executivo Chefe

Pessoal Pessoal Gerente de Projetos

Pessoal Pessoal Pessoal

Pessoal Pessoal Pessoal

Cap. 1 Introduo ao Gerenciamento de Projetos

Organizao Matricial Forte Executivo Chefe

Gerente de Gerentes de Projetos

Pessoal Pessoal Pessoal

Pessoal Pessoal Pessoal

Pessoal Pessoal Pessoal

Gerente de Projetos Gerente de Projetos Gerente de Projetos

Cap. 1 Introduo ao Gerenciamento de Projetos

1.5 - REAS DE CONHECIMENTO E GRUPOS DE PROCESSO

Cap. 1 Introduo ao Gerenciamento de Projetos

Cap. 1 Introduo ao Gerenciamento de Projetos

AS REAS DE CONHECIMENTO X GRUPOS DE PROCESSO

Cap. 1 Introduo ao Gerenciamento de Projetos

Captulo 2 Escritrio de Projeto Virtual (VPMO)

Cap. 2 Escritrio de Projetos Virtual (VPMO)

Cap. 2 Escritrio de Projetos Virtual (VPMO)

Cap. 2 Escritrio de Projetos Virtual (VPMO)

O QUE UM ESCRITRIO DE PROJETOS VIRTUAL?

Cap. 2 Escritrio de Projetos Virtual (VPMO)

2.2 MONTANDO UM ESCRITRIO VIRTUAL

METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Cap. 2 Escritrio de Projetos Virtual (VPMO)