REGLAMENTO DE LA JUNTA DE VIGILANCIA

El Consejo de Administracin de la Cooperativa Multiactiva COSALUD, en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, y

CONSIDERANDO
Que los artculos 40 de la Ley 79 de 1988, 59 de la Ley 454 de 1998 y la Circular 007 de 1999, reglamentan su funcionamiento. Que la Junta de Vigilancia es el rgano permanente del control social y no puede desarrollarse sobre materias que correspondan a la competencia de los rganos de administracin. Que es funcin de la Junta de Vigilancia elaborar y modificar su propio reglamento. Que el ejercicio de la vigilancia y el control social a travs de la Junta de Vigilancia es un derecho de los asociados que les garantiza mecanismos de participacin y la democracia Cooperativa.

ACUERDA
ARTICULO 1.- DE LA DEFINICION: La Junta de Vigilancia es el rgano de vigilancia y control, cuya funcin es la de velar por el correcto funcionamiento y la eficiencia administrativa y social de la Cooperativa. ARTICULO 2.- DE LA COMPOSICION: La Junta de Vigilancia estar integrada por tres (3) asociados hbiles principales y tres (3) suplentes, elegidos por la Asamblea General para perodos de dos aos. ARTICULO 3.- DE LA INSTALACION: La Junta de Vigilancia se instalar por derecho propio, una vez se haya efectuado el registro correspondiente ante la autoridad competente (Cmara de Comercio y/o Superintendencia de Economa Solidaria o la entidad que haga sus veces) y se reunirn en la fecha que de comn acuerdo sus integrantes estipulen y sesionar por primera vez bajo la Presidencia provisional del integrante que por orden alfabtico le corresponda. El siguiente podr hacer las veces de Secretario y el tercero de Vocal. Pargrafo: En la sesin de instalacin, la Junta de Vigilancia proceder as: a. b. c. d. Elegir Presidente, Secretario y Vocal Revisar la documentacin pertinente soporte de informacin. Elaborar un plan de trabajo. Comunicar al Consejo de Administracin, al Revisor Fiscal y a la Superintendencia de Economa Solidaria o a la entidad que haga sus veces la forma como qued conformada.

ARTICULO 4.- DE LA FORMA DE ELECCION: La eleccin de Presidente y de Secretario se har de comn acuerdo entre los integrantes principales. Si esto no es posible, se har por votacin secreta, si despus de tres intentos tampoco se llegare a un resultado, quedar de Presidente quien tenga mayor antigedad como asociado de la Cooperativa, contndose aquella a partir de la ltima fecha de aceptacin como tal. El Presidente podr designar entre los otros dos integrantes, al Secretario. Se har rotacin de los cargos. ARTICULO 5.- DE LA CONVOCATORIA: Para las reuniones ordinarias como extraordinarias, el Presidente convocar a los integrantes principales con tres das de anticipacin sealando la fecha, hora y sitio de la reunin; en caso que el Presidente no convocare, podr hacerlo cualquiera de los otros integrantes principales, con un da de anticipacin fijando la fecha, hora, sitio y tema a tratar. Pargrafo: a. Las citaciones para las reuniones a los integrantes principales o al respectivo suplente personal en ausencia justificada del principal, se podrn hacer por escrito, personalmente o por va telefnica por lo menos con dos (2) das hbiles de antelacin. b. Estas sesiones podrn convocarse por recomendacin del Revisor Fiscal, cuando ninguno de sus integrantes las convoque. ARTICULO 6.- DE LAS REUNIONES: La Junta de Vigilancia, por regla general sesionar en las oficinas principales de la Cooperativa Multiactiva Cosalud, salvo cuando por acuerdo previo de sus integrantes claramente establecido y en forma ocasional decidan reunirse en lugar diferente. La Junta de Vigilancia en todo caso establecer como mnimo una reunin mensual ordinaria y en forma extraordinaria cada vez que se requiera. A las reuniones tanto ordinarias como extraordinarias se podr invitar a algunos de los integrantes del Consejo de Administracin, al Revisor Fiscal, al Gerente o a los Presidentes de los Comits, cuando la Junta considere pertinente hacerlo. ARTICULO 7.- DEL QUORUM: La concurrencia de dos de sus integrantes principales har qurum para deliberar y decidir, la falta de un integrante principal la suplir el respectivo suplente. Las decisiones de la Junta de Vigilancia deben ser aprobadas por mayora y constar en el libro de actas. ARTICULO 8.- DE LAS ACTAS: La Junta de Vigilancia debe llevar un libro de actas debidamente numerado, en el cual se registrarn todas sus actuaciones. El procedimiento para su aprobacin ser el siguiente: a. El Secretario de la Junta de Vigilancia deber remitir a cada integrante principal para su consideracin, copia del proyecto de acta de reunin dentro de los dos (2) das hbiles siguientes a la realizacin de la misma. b. Una vez aprobada el Acta de la Junta que se har en reunin posterior, el Secretario deber registrarla en el libro oficial de Actas de la Junta de Vigilancia dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a su aprobacin.

ARTICULO 9.- DE LAS CAUSALES DE REMOCION: Los integrantes de la Junta de Vigilancia sern removidos de sus cargos por las siguientes causas: a. Cuando un integrante de la Junta de Vigilancia faltare tres veces consecutivas a las reuniones sin justificacin, se considerar abandono del cargo, en cuyo caso se convocar al suplente. b. Si los tres integrantes faltaren las tres veces sin justificacin, el Consejo de Administracin o en su defecto el Revisor Fiscal notificar a los suplentes, para que a motu propio se renan. c. Por prdida de su calidad de asociado a la Cooperativa. d. Por encontrarse incurso en alguna de las inhabilidades previstas en las leyes Cooperativas o en los Estatutos de la Cooperativa. e. Por declaracin de inhabilidad que efecte la entidad gubernamental de inspeccin o vigilancia. f. Por graves infracciones ocasionadas con motivo del ejercicio de su cargo como miembro de la Junta de Vigilancia. g. Por revocatoria del mandato por parte de la Asamblea General. Pargrafo: a. Se entendern como causas justificadas, fuerza mayor o caso fortuito, por enfermedad, los de ausencia del lugar sede de la Cooperativa o cuando la citacin a reuniones ordinarias se haga para el da no convenido. b. En caso de abandono del cargo o exclusin, la persona responder ante la Asamblea General, y no podr ocupar ningn cargo directivo, ni hacer parte de ningn Comit de la Cooperativa, durante el perodo para el cual fue elegido, ni el siguiente. ARTICULO 10.- DE LAS FUNCIONES DE LA JUNTA DE VIGILANCIA: a. Elaborar su propio reglamento y someterlo a aprobacin del Consejo de Administracin. b. Elaborar un plan de trabajo y ejecutarlo. c. Velar porque tanto el Consejo de Administracin como la Gerencia elaboren planes de accin para la Cooperativa y para que ello se haga de acuerdo a las decisiones tomadas en la Asamblea General o con las necesidades de los asociados. d. Solicitar a los Comits de la Cooperativa la elaboracin y ejecucin de los planes de trabajo y del presupuesto y la capacitacin cooperativa de los asociados y funcionarios. e. Velar porque se cumplan las leyes, los estatutos, reglamentos y los principios cooperativos. f. Vigilar el trabajo y revisar peridicamente el cumplimiento de los reglamentos en cada uno de los Comits de la Cooperativa. g. Revisar los contratos de trabajo y constatar que ellos estn acordes con las normas laborales. h. Vigilar que se cumpla el horario de trabajo de los empleados de la Cooperativa, conforme a lo estipulado, igualmente el de atencin a los asociados y dar aviso a la Gerencia o al Consejo de Administracin de las irregularidades observadas. i. Vigilar que el nombramiento de los empleados cumpla las exigencias de la Cooperativa y se ajuste a las necesidades y al presupuesto de la misma.

j. k.

l.

m. n. o. p. q. r. s. t.

u. v.

w.

Constatar que se tienen plizas de manejo y que ellas cumplen los requisitos legales y garantizan la seguridad patrimonial de la Cooperativa. Solicitar informes sobre aspectos especficos y cuando lo considere necesario: al Consejo de Administracin, a la Gerencia, al Revisor Fiscal o a los funcionarios subalternos, por intermedio del Gerente o directamente, en el caso de que este no lo haga. Ejecutar el proceso de control, cuando y en los aspectos que se estime necesario hacerlo, especialmente arqueos de caja, revisin de libros de caja y bancos, conciliaciones bancarias, libros de bienes, tarjetas de inventarios, de registro de asociados, libros de Actas, Manual de Funciones, Manuales de Procedimiento, etc. Velar porque las obligaciones de la Revisora Fiscal se cumplan. De acuerdo con la ley y si los Estatutos as lo estipulan, convocar a la Asamblea General o al Consejo de Administracin cuando sea del caso. Atender las quejas de los asociados y darles su trmite correspondiente. Proponer a la Asamblea General la remocin de un integrante del Consejo de Administracin, cuando ste haya cometido actos que lesionen los intereses de la Cooperativa, fundamentando por escrito los cargos que se le imputen. Llevar un libro de Actas y un archivo de comunicaciones y de registros de los resultados de la vigilancia y el control realizados. Verificar la lista de asociados hbiles e inhbiles para poder participar en las Asambleas o para elegir delegados. Elaborar y rendir informe ante la Asamblea General (Balance Social). Informar al Consejo de Administracin, al Revisor Fiscal y a la Supersolidaria o quien haga sus veces, sobre las irregularidades que existen en el funcionamiento de la Cooperativa y presentar recomendaciones sobre las medidas que en su concepto deben adoptarse. Llevar a cabo el seguimiento sobre las recomendaciones y observaciones hechas a travs de los informes del Revisor Fiscal, Gerente y Contador. Adelantar las investigaciones pertinentes cuando se presente alguna situacin irregular y haya mrito para ello y desarrollarlas con fundamento en criterios idneos y sus observaciones o requerimientos deben ser documentados debidamente y posteriormente recomendar las sanciones necesarias de conformidad con los Estatutos vigentes. Las dems que le sealen las Leyes y los Estatutos (Art. 40 de la ley 79/88 o las disposiciones que lo modifiquen o adicionen), siempre y cuando se refieran al control social y no correspondan a funciones propias de la auditoria interna o revisora fiscal, salvo en aquellas cooperativas eximidas de Revisor Fiscal por la Superintendencia de Economa Solidaria o la entidad que haga sus veces.

ARTICULO 11.- DE LAS FUNCIONES DEL PRESIDENTE: a. b. c. Presidir las sesiones de la Junta de Vigilancia y todos los actos solemnes de dicha Junta. Autorizar con su firma los Acuerdos, Resoluciones, Actas, y proposiciones especiales que dicte la Junta. Hacer que los integrantes de la Junta concurran puntuales y asiduamente a las reuniones y cerciorarse con el concurso del Secretario, del registro que se lleve para comprobar su asistencia.

d. e. f. g.

Proponer los nombres de las personas para integrar comisiones especiales en caso que las hubiere. Dirigir el debate interno de las sesiones de la Junta e impedir que se dilaten o se desven los temas objeto de la misma, orientndolas con equidad y discrecin. Las dems funciones que le asigne la Junta de Vigilancia, inherentes a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el presente reglamento

Pargrafo: En ausencia temporal o definitiva del Presidente, lo reemplazar uno de los integrantes de comn acuerdo, el cual ejercer las funciones previstas en el presente artculo. ARTICULO 12. DE LAS FUNCIONES DEL SECRETARIO: a. Tramitar la convocatoria a las sesiones y efectuar las citaciones a que haya lugar. b. Elaborar oportunamente las actas de las reuniones en forma sucinta, pero sin restarle significado o importancia a los puntos objeto de las deliberaciones y acuerdos. c. Firmar las Actas, Acuerdos, Resoluciones junto con el Presidente y dar fe de los mismos. d. Responsabilizarse de la preparacin o recepcin de las proposiciones, programas, correspondencia y otros documentos que deban ser conocidos y considerados por la Junta. e. Enviar a los organismos de vigilancia y control competentes las Actas, Acuerdos, Resoluciones y correspondencia que sean pertinentes o que sean requeridas. f. Colaborar con el Presidente en la elaboracin de la correspondencia que deba ser firmada por ste ltimo como consecuencia de las labores de la Junta. g. Enviar la documentacin que se acuerde a los integrantes de la Junta, estamentos administrativos, directivos y a los asociados. h. Las dems que le asigne la Junta de Vigilancia, inherentes a su cargo. Pargrafo: En ausencia del Secretario en una de las sesiones, lo reemplazar alguno de sus integrantes como Secretario ad-hoc, elegido de comn acuerdo, a quien le corresponder elaborar y firmar el acta de dicha sesin. ARTICULO 13.- DE LAS SESIONES: De conformidad con lo establecido en este Reglamento, las sesiones de la Junta de Vigilancia sern presididas por el Presidente, a falta de ste, presidir otro integrante designado de comn acuerdo. Las sesiones sern de dos clases: Ordinarias. Son aquellas que se ocupan de desarrollar las funciones de la Junta de Vigilancia en forma normal y peridica, conforme al plan de trabajo. Extraordinarias. Son aquellas que se efectan para tratar asuntos de extrema urgencia o gravedad, que no permiten esperar su estudio y consideracin en reunin ordinaria.

ARTICULO 14.- DE LAS DECISIONES: Las decisiones de la Junta de Vigilancia por regla general, se adoptarn por mayora absoluta de votos. Cuando la decisin se adopte con el mnimo del qurum deliberatorio, esta necesariamente tendra que ser unnime. Las decisiones tomadas en reunin de Junta, regirn a partir del momento en que se adopte la decisin, salvo que expresamente se acuerde su vigencia posterior. ARTICULO 15.- DE LA RESERVA DE ASUNTOS TRATADOS: Los integrantes de la Junta de Vigilancia guardarn prudencia de las decisiones tomadas y slo podrn ser comunicadas cuando sean autorizadas. ARTICULO 16.- DE LAS INCOMPATIBILIDADES: Los integrantes de la Junta de Vigilancia no podrn ser simultneamente integrantes del Consejo de Administracin de la Cooperativa, ni llevar asuntos de la entidad en calidad de empleado o de asesor. ARTICULO 17.- DE LAS SANCIONES: Los integrantes de la Junta de Vigilancia que incumplan sus obligaciones respondern personal y solidariamente y les sern aplicables de conformidad con los procedimientos establecidos en la Ley 79 de 1988, Ley 454 de 1998 y dems normas vigentes que los modifiquen o adicionen. ARTICULO 18.- DISPOSICIONES VARIAS: Este Reglamento podr ser modificado parcial o totalmente por iniciativa de la Junta de Vigilancia o de alguno de los integrantes del Consejo de Administracin. Los vacos del presente Reglamento, as como las dudas de interpretacin sern resueltos por analoga y sern dirimidas por sus integrantes atendiendo los principios y valores cooperativos y las normas legales y estatutarias que rigen su condicin de empresa solidaria. ARTICULO 16. - VIGENCIA: El presente Reglamento de la Junta de Vigilancia rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. Dado en Bogot D.C., a los

CARLOS ADOLFO GARCIA ADARVE

Presidente Junta de Vigilancia

MARIA EUGENIA ROJAS ROMERO

Secretaria Junta de Vigilancia