DECRETO 4124 DE 2004 (diciembre 10) por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas

a los Archivos Privados. EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA, en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las que le confiere el numeral 11 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, el artculo 3 de la Ley 80 de 1989 y el artculo 5 y el Ttulo IX de la Ley 594 de 2000. CONSIDERANDO: Que la Ley General de Archivos define el Sistema Nacional de Archivos como el conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s, que po sibilitan la homogeneizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de informacin, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos; Que el Sistema Nacional de Archivos busca esencialmente la modernizacin y la homogeneizacin metodolgica de la funcin archivstica y est integrado por el Archivo General de la Nacin, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios, los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, los archivos privados de inters pblico y los dems archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivsticos, manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema; Que el rgano orientador y coordinador del Sistema Nacional de Archivos es el Archivo General de la Nacin y para su desarrollo consulta la estructura geopoltica y administrativa del pas, con el fin de obtener el apoyo de todos los entes gubernamentales a nivel Nacional, Departamental, Municipal y Distrital; Que el Ttulo IX de la Ley 594 de 2000, contempla lo relacionado con las normas aplicables a los archivos privados, estableciendo su definicin, asistencia, registro, declaracin de inters cultural, rgimen de estmulos y prohibiciones; Que para adelantar los procesos archivsticos, promover el desarrollo de los archivos como centros de informacin, salvaguardar el patrimonio documental y facilitar el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos, es necesario determinar las instancias de articulacin para que se interrelacionen con los rganos ejecutores y se retroalimenten en el desarrollo de la poltica archivstica colombiana,

DECRETA: CAPITULO PRIMERO El Sistema Nacional de Archivos Artculo 1. Fines del Sistema Nacional de Archivos. El Sistema Nacional de Archivos, orientado y coordinado por el Archivo General de la Nacin, tiene como fin establecer y adoptar el conjunto de polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de carcter archivstico para la gestin y manejo de los documentos y archivos en todo el territorio nacional, propiciando y contribuyendo a la organizacin tcnica y normativa de los archivos y a la actualizacin de prcticas, procedimientos y servicios de archivo. Artculo 2. Instancias de Articulacin del Sistema Nacional de Archivos. El Sistema Nacional de Archivos tendr las siguientes instancias de articulacin: - En el nivel Nacional Organo Coordinador: Archivo General de la Nacin. Instancias Asesoras: Comits Tcnicos. Organos Ejecutores: Archivos de las entidades pblicas, archivos de las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, archivos privados de inters pblico y los dems archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivsticos manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema. - En el nivel Departame ntal Organo Coordinador: Archivo General del Departamento. Instancia Asesora: Consejo Departamental de Archivos. Organos Ejecutores: Archivos de las entidades pblicas, archivos de entidades privadas que cumplen funciones pblicas, archivos privados de inters pblico y los dems archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivsticos manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema. - En el nivel Distrital Organo Coordinador: Archivo General del Distrito. Organo Asesor: Consejo Distrital de Archivos.

Organos Ejecutores: Archivos de las entidades pblicas, archivos de las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, archivos privados de inters pblico y los dems archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivsticos manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema. - En el nivel Municipal Organo Coordinador: Archivo General del Municipio. Organo Asesor: Consejo Municipal de Archivos. Organos Ejecutores: Archivos de las entidades pblicas, archivos de entidades privadas que cumplen funciones pblicas, archivos privados de inters pblico y los dems archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivsticos manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema. Las mismas instancias tendrn los archivos de los Territorios Indgenas que se creen de conformidad con la legislacin vigente, dentro de su mbito territorial. Artculo 3. Archivos Generales. En cada nivel territorial de los mencionados en el artculo 8 de la Ley 594 de 2000, existir un Archivo General, encargado de coordinar y desarrollar la poltica archivstica con los archivos de las entidades de su territorio, de acuerdo con los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nacin. Los Archivos Generales de los departamentos y municipios asumirn las funciones de Archivo Central de las Gobernaciones y de las Alcaldas, correspondientes, y a la vez de Archivo Histrico de los organismos principales de la administracin en el respectivo nivel territorial. Pargrafo. Los Archivos Generales estarn conformados por fondos documentales procedentes de los organismos principales de la administracin en el correspondiente ente territorial y de las transferencias documentales realizadas por las entidades adscritas y vinculadas a dichos organismos. As mismo, podrn integrarse por aquellos documentos que reciban en custodia mediante acuerdos de cooperacin con otras ramas del poder pblico, con organismos estatales sujetos a rgimen especial, con corporaciones administrativas de eleccin popular y con archivos privados. Artculo 4. Funciones de los Archivos Generales de los Entes Territoriales. Los Archivos Generales de los Entes Territoriales tendrn las siguientes funciones: a) Cumplir y hacer cumplir en su jurisdiccin, las pautas y normas existentes en materia archivstica y los lineamientos que expida el Archivo General de la Nacin; b) Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo del ente territorial respectivo, as como el que se le confe en custodia;

c) Recibir las transferencias documentales que se efecten bajo la responsabilidad de los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua a cuyo cargo estn los archivos, de conformidad con el plan de transferencias documentales que se elabore conjuntamente con los organismos de la administracin del nivel territorial respectivo y de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidos por el Archivo General de la Nacin; d) Promover la organizacin y el fortalecimiento de los archivos del orden territorial correspondiente, para garantizar la eficacia de la gestin archivstica del Estado y la conservacin del patrimonio documental, as como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histrica para el ente territorial; e) Establecer relaciones y acuerdos de cooperacin con instituciones educativas, culturales y de investigacin, de conformidad con las normas que regulan la materia; f) Apoyar la organizacin de archivos especializados en las distintas disciplinas, tanto pblicos como privados en el respectivo ente territorial; g) Apoyar y estimular la investigacin de la informacin contenida en los distintos archivos del ente territorial a partir de las fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos, para las decisiones de la gestin administrativa; h) Organizar seminarios, cursos, talleres y pasantas conducentes al mejor desarrollo de la actividad archivstica en el mbito de su jurisdiccin; i) Asesorar y emitir concepto tcnico ante el ente territorial respectivo en todo lo atinente a la organizacin, conservacin y servicios de archivos, de acuerdo con la normatividad y parmetros establecidos por el Archivo General de la Nacin; j) Publicar y difundir obras de inters archivstico; k) Recibir donaciones, depsitos y legados de documentos histricos de los respectivos rdenes territoriales. Artculo 5. Consejos Territoriales de Archivos. Son los Consejos Departamentales de Archivos, los Consejos Municipales de Archivos, los Consejos Distritales de Archivos y los de los Territorios Indgenas, que se crearn cuando la Ley los desarrolle, encargados de dirigir y coordinar la funcin archivstica a nivel territorial. Pargrafo. Las entidades territoriales tendrn un plazo de doce (12) meses, contados a partir de la entrada en vigencia del presente Decreto, para conformar los Consejos Territoriales de Archivos.

Artculo 6. Funciones de los Consejos Territoriales de Archivos. Los Consejos Territoriales de Archivos tendrn las siguientes funciones: a) Expedir su propio reglamento; b) Vigilar el cumplimiento de las polticas y normas archivsticas; c) Apoyar la gestin de programas y proyectos de los archivos de su jurisdiccin; d) Programar y coordinar acciones acordes con las polticas, planes y programas propuestos por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin y bajo la coordinacin del Sistema Nacional de Archivos; e) Asesorar al Sistema Nacional de Archivos en la definicin de la poltica archivstica; f) Promover la formacin y capacitacin del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y reas de trabajo; g) Crear el Comit Evaluador de Documentos; h) Aprobar las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental de las entidades de su correspondiente ente territorial, exceptuando las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental de las Gobernaciones, las cuales sern aprobadas por el Archivo General de la Nacin y las de la Alcalda Mayor de Bogot, D. C., las cuales sern aprobadas por el Consejo Distrital de Archivos correspondiente; i) Ejercer funciones de asistencia tcnica de conformidad con lo establecido en literal b), artculo 6 de la Ley 594 de 2000; j) Ejercer a prevencin las facultades dirigidas a precaver y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 35 de la citada ley; k) Informar semestralmente al Archivo General de la Nacin sobre las acciones adelantadas, cuando se trate de Consejos Departamentales de Archivos y Consejo Distrital de Archivos de Bogot; los primeros a su vez recibirn, semestralmente la informacin de las acciones que desarrollen los municipios de su jurisdiccin en materia archivstica. Artculo 7. Comits Tcnicos. Los Comits Tcnicos son instancias asesoras del Sistema Nacional de Archivos para el desarrollo de los procesos archivsticos y sern conformados por el Archivo General de la Nacin.

La conformacin de los Comits Tcnicos corresponder a la naturaleza de los asuntos tcnicos de los respectivos Comits. Artculo 8. Funciones de los Comits Tcnicos: a) Expedir su propio reglamento; b) Cooperar con el Archivo General de la Nacin en la modernizacin y desarrollo de los procesos archivsticos en materia de normalizacin, terminologa, instrumentos de referencia y procesos tcnicos archivsticos; c) Abordar el anlisis de problemticas archivsticas y proponer polticas, metodologas, tcnicas, pautas y procedimientos para el desarrollo de los procesos archivsticos del rea de estudio. Artculo 9. Integracin del Sistema Nacional de Archivos a otros Sistemas. El Sistema Nacional de Archivos, promotor del desarrollo de los archivos de las entidades de la administracin pblica como centros de informacin, har parte del Sistema General de Informacin del Sector Pblico, de conformidad con el artculo 36 de la Ley 489 de 1998; del Sistema Nacional de Cultura, de conformidad con el artculo 57 de la Ley 397 de 1997, del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa, de conformidad con el artculo 4 del Decreto 0585 de 1991, y del Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo -SNFT, de conformidad co n lo establecido en el documento Conpes 2945 de 2003. CAPITULO SEGUNDO Los Archivos Privados Artculo 10. Las personas naturales o jurdicas de derecho privado, que estn bajo inspeccin, vigilancia e intervencin del Estado, debern tener el archivo creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de los documentos, y las normas que regulen a cada sector, siempre y cuando no contraren las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados por el artculo 15 de la Constitucin Poltica. Pargrafo. Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relacin con sus documentos de archivo, se regularn por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nacin podr recibir los documentos y archivos que deseen transferir. As mismo, podr disponer que los documentos y archivos histricos que se transfieran, se conserven en los archivos de los entes territoriales donde prest sus servicios el ente jurdico internacional.

Artculo 11. Nuevas tecnologas. Las personas naturales o jurdicas de derecho privado podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de los archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico; estos medios podrn ser utilizados por las entidades privadas que cumplen funciones pblicas en la administracin y conservacin de los archivos que se deriven de la prestacin de la funcin pblica, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos en los artculos 19, 21, 47, 48 y 49 de la Ley 594 de 2000. Artculo 12. Archivos de las entidades privadas que cumplen funciones pblicas. Para las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, el mbito de aplicacin de la Ley 594 de 2000 estar circunscrito a los documentos y archivos que se produzcan en desarrollo de esa funcin. Pargrafo 1. Las entidades privadas que cumplen funciones pblicas que sean intervenidas, una vez decretada esta intervencin, debern levantar un inventario, si no lo tuvieren, de los documentos y archivos que se deriven de la prestacin del servicio pblico, inventario que deber ser entregado a la entidad interventora, con el fin de mantener un control sobre los mismos. Pargrafo 2. Las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, en proceso de liquidacin, debern elaborar un plan integral archivstico, previendo los recursos que este plan demande, con miras a la organizacin, conservacin y consulta de los documentos y archivos producidos en desarrollo de la prestacin del servicio pblico. Del mencionado plan se har entrega al ministerio o superintendencia que haya ejercido el control o la vigilancia de la prestacin del servicio pblico o a la entidad pblica o privada que asuma sus funciones. Artculo 13. Registro de Documentos o Archivos Privados de Significacin Histrica. Las entidades territoriales a travs de los Consejos Territoriales de Archivos, emitirn concepto previo sobre la significacin histrica de los archivos o documentos histricos privados de inters econmico, social, tcnico, cientfico y cultural y remitirn dicho concepto al Archivo General de la Nacin quien proceder a ratificarlo si cumple con los requisitos exigidos e incluirlo en el registro que para tal efecto llevar esta entidad. Artculo 14. Asistencia Tcnica a los Archivos Histricos Privados. Los archivos o documentos histr icos privados que formen parte del registro a que alude el artculo anterior, podrn recibir asistencia tcnica del Archivo General de la Nacin y de las entidades territoriales a travs de los Consejos Territoriales de Archivos, teniendo en cuenta la disponibilidad de sus propios recursos. Artculo 15. Rgimen de los Archivos o Documentos Privados de Inters Cultural. Los archivos o los documentos privados declarados de inters cultural estarn sometidos al siguiente rgimen:

1. Los procesos de intervencin, no se podrn efectuar sin autorizacin del Archivo General de la Nacin. La intervencin de estos bienes deber realizarse bajo la supervisin de profesionales idneos en la materia. 2. La declaratoria de un archivo o documento privado como bien de inters cultural implica la elaboracin de un plan especial de proteccin por el Archivo General de la Nacin. El plan especial de proteccin indicar las medidas necesarias para la organizacin, conservacin, nivel permitido de intervencin, condiciones de manejo y plan de divulgacin. La verificacin de la aplicacin del plan le corresponde al Consejo Territorial de Archivos respectivo. 3. Se le aplicarn las prohibiciones sealadas en el artculo 41 de la Ley 594 de 2000, "Ley General de Archivos", con relacin a los traslados fuera del territorio nacional, a la exportacin o sustraccin ilegal y a la transferencia - a ttulo oneroso o gratuito - de la propiedad, posesin o tenencia. Artculo 16. Estmulos. El Archivo General de la Nacin a travs del Consejo Directivo, otorgar para los archivos privados declarados de inters cultural, teniendo en cuenta los recursos disponibles, uno de los siguientes estmulos: Un premio consistente en el otorgamiento de la condecoracin "Virgilio Barco", por su contribucin al incremento del Patrimonio Documental. Asistencia tcnica durante un ao por parte del Archivo General de la Nacin. Dos (2) cupos para actividades de capacitacin para los propietarios, tenedores, poseedores o funcionarios del archivo privado, en los cursos o talleres dictados por el Archivo General de la Nacin. Publicacin del catlogo del archivo privado. Artculo 17. Vigencia. El presente decreto rige a partir de su publicacin y deroga todas las normas que le sean contrarias. Publquese y cmplase. Dado en Bogot, D. C., a 10 de diciembre de 2004. LVARO URIBE VLEZ La Viceministra de Cultura, encargada de las funciones del Despacho de la Ministra de Cultura, Adriana Meja Hernndez. NOTA: Publicado en el Diario Oficial 45762 de diciembre 143 de 2004.