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VERSIN 2.1.
FECHA
TABLA DE CONTENIDO
1. PROCEDIMIENTO RECAUDACIN DE APORTES ................................................ 3 2. ACCESO AL SISTEMA ............................................................................................ 4 3. ACTUALIZACIN DE LOS DATOS PARA LA AFILIACIN .................................. 5 4. RECUPERAR CLAVE .............................................................................................. 9 5. ACCESO A LOS MDULOS DEL SISTEMA ......................................................... 13 6. MDULOS DEL SISTEMA..................................................................................... 15 6.1. ACTUALIZAR EMPLEADOR .......................................................................... 15 6.2. COMPROBANTE DE AFILIACIN ................................................................. 16 6.3. AFILIAR NMINA ........................................................................................... 17 6.4. CARGAR NMINA .......................................................................................... 22 6.5. PLANILLA DE PAGO ...................................................................................... 31 6.6. ESTADO DE CUENTA .................................................................................... 35 6.7. CARGAR NMINA DE FISCALIZACIN ....................................................... 36 6.8. PLANILLA DE PAGO FISCALIZACIN ......................................................... 39 6.9 CONSULTA DE PAGOS .................................................................................. 42 7. ANEXO 1: ESTRUCTURA DE ARCHIVO PARA LA CARGA DE NMINA... 44 8. ANEXO 2: ESTRUCTURA DE ARCHIVO - NMINA DE FISCALIZACIN .......... 46
VERSIN 2.1.
FECHA
EMPLEADOR
EMPLEADOR
SISTEMA
ESTADO DE CUENTA
OPERADOR FINANCIERO
FECHA
El empleador debe ingresar al portal del Banavih a travs de la siguiente direccin: www.banavih.gob.ve, accediendo al enlace FAOV en Lne@ como lo muestra la imagen; a fin de realizar la afiliacin de la empresa:
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Debe indicar el RIF (Registro nico de Informacin Fiscal), la Fecha de Constitucin de la Empresa, haciendo uso del calendario del Sistema y Cdigo de Seguridad. Finalmente presione el botn Buscar:
Colocar el RIF de la Empresa Colocar en el recuadro el cdigo de seguridad que muestra la imagen Presione aqu para ver calendario
Presione Buscar
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Aparece el formulario de afiliacin, en el cual debe completar todos los datos exigidos, de acuerdo al siguiente orden: Datos del Empleador Domicilio Fiscal Representante Legal Realiza o realizar sus aportes al FAOV con nminas separadas? DATOS DEL EMPLEADOR, DOMICILIO FISCAL Y REPRESENTANTE LEGAL:
Presione el botn Buscar Cdula, para que el Sistema muestre los datos del Representante Legal:
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Realiza o realizar sus aportes al FAOV con nminas separadas?: La Empresa debe seleccionar la forma como enterar los aportes del FAOV escogiendo entre las dos opciones que ofrece el Sistema: Varias Nminas o Una sola Nmina: Ejemplo: maneja nminas por sucursales, por agencias, por tipos, o las unifica en una sola nmina:
Luego presione el botn Guardar y Seguir Si selecciona varias nminas el sistema arroja el siguiente mensaje:
Nota: Al terminar la carga de los datos solicitados en el Formulario de Afiliacin, ingrese al Mdulo Afiliar Nmina, para incluir la informacin de las nminas por medio de las cuales enterarn los aportes al FAOV. Si selecciona una sola nmina, y es por primera vez que se est afiliando al Sistema, se debe completar la siguiente informacin:
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Presione el botn Guardar y Seguir para continuar completando el formulario de afiliacin. Crear Nuevo Contacto: ingrese la informacin referente a la persona (usuario), que ser la encargada de manejar el sistema y en consecuencia tendr acceso directo al mismo: El sistema asigna automticamente el Usuario, y el Empleador o persona encargada deber ingresar su clave y confirmarla para tener acceso posteriormente al Sistema. La clave debe tener una longitud entre seis (6) u ocho (8) dgitos.
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El sistema arroja el mensaje que la afiliacin fue exitosa. Presione la opcin Home para ingresar a la aplicacin con el usuario asignado por el Sistema y la clave ingresada por el Empleador, de esta manera se podrn comenzar a utilizar los mdulos del Sistema.
4. RECUPERAR CLAVE
Esta opcin le permite cambiar la clave que fue suministrada por el Sistema, presione la opcin Recuperar Clave:
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Se desplegar la siguiente pantalla donde debe ingresar su Usuario y presione el botn Guardar y Seguir:
Complete los datos exigidos para la recuperacin de la clave y presione el botn Guardar y Seguir:
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Se despliega la siguiente pantalla donde muestra los datos del usuario. Coloque la clave de su preferencia, luego confrmela y finalmente haga click en el botn Guardar y Seguir:
FECHA
FECHA
Para ingresar a los mdulos de la aplicacin, coloque el cdigo de usuario asignado por el Sistema y la clave que introdujo en el formulario de afiliacin:
El Sistema consta de nueve (9) mdulos los cuales se encuentran del lado izquierdo de la pantalla: Actualizar Empleador Comprobante de Afiliacin Afiliar Nmina Cargar Nmina Planilla de Pago Estado de Cuenta Cargar Nmina de Fiscalizacin Planilla de Pago de Fiscalizacin Consulta de Pagos
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FECHA
6.1. ACTUALIZAR EMPLEADOR: En esta opcin puede actualizar los datos de la Empresa (si lo amerita) y guardar la informacin como se muestra a continuacin:
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6.2. COMPROBANTE DE AFILIACIN: En este mdulo el Empleador tendr acceso a visualizar e imprimir su Comprobante de Afiliacin al Sistema FAOV. El sistema muestra el siguiente cuadro donde se podr visualizar en formato PDF el Comprobante de Afiliacin haciendo click en la opcin Abrir con y presionando el botn Aceptar:
VERSIN 2.0.
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6.3. AFILIAR NMINA: Ingresando a este mdulo el Empleador podr crear las afiliaciones de nminas con las cuales realizar sus aportes al FAOV. IMPORTANTE: En este mdulo NO se deben registrar los datos de identificacin de los Empleados de la empresa, slo se deben indicar los nombres o ttulos descriptivos, con los que se identificarn las Nminas, para enterar aportes al FAOV, ejemplo: Nmina de Directivos, Nmina de Obreros, Nmina de Empleados, Sucursales, etc. El proceso de identificacin y afiliacin de las nminas, se realiza una sola vez al momento de la afiliacin. NO debe repetirse el proceso mensualmente.
6.3.1. Afiliacin de Nminas: Presionar el botn Ingresar para agregar la(s) nmina(s) que administrar:
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Si selecciona la opcin Ya realizaba aportes ante un Operador Financiero?, ingrese los datos solicitados para esta opcin.
Si la direccin de la nmina asignada no es la misma que la de la Empresa, seleccione la opcin NO e ingrese los datos correspondientes:
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Una vez que se completa la informacin, presione el botn Guardar y Seguir, el Sistema muestra la pantalla con el Listado de las Nminas Afiliadas a fin de realizar la carga de la nmina mensual.
6.3.2. Actualizar: Si desea actualizar los datos referentes a una afiliacin de nmina ya existente, podr hacerlo seleccionando la opcin Actualizar:
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El sistema arroja la pantalla con la informacin la cual puede modificar, seguidamente presione el botn Guardar y Seguir:
6.3.3. Crear Usuario: Si el Empleador desea crear un usuario adicional quien ser el encargado de administrar en la aplicacin una de las nminas asociadas, podr hacerlo seleccionando la opcin Crear Usuario:
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Coloque el nmero de Cdula de Identidad y presione el botn Buscar Cdula, para que el Sistema muestre los datos del usuario que se desea incluir:
:
La clave a ingresar debe tener como mnimo seis (6) dgitos y mximo ocho (8) dgitos.
Complete los datos exigidos por la aplicacin y guarde la informacin presionando el botn Guardar y Seguir.
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Nota: El nuevo usuario slo tendr acceso a cuatro (4) mdulos del Sistema: Cargar Nmina Planilla de Pago Estado de Cuenta Consulta de Pagos
Mdulos que podr visualizar el usuario creado para la administracin de una nmina
6.4. CARGAR NMINA: A travs de este mdulo se podrn cargar las nminas mensuales asociadas al nmero de afiliacin.
FECHA
N de Afiliacin
El Sistema muestra la siguiente pantalla: Presione el botn Nueva Nmina, para realizar la carga de la nmina mensual.
Presione aqu
Se identifica el tipo de carga de Nmina con la que se trabajar y se presiona el botn Continuar: Carga Manual Carga por Archivo
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Se desplegar la siguiente pantalla y haga click en el botn Ingresar a fin de cargar los datos de cada uno de los trabajadores que estarn en la nmina:
Coloque el nmero de Cdula de Identidad del trabajador (aportante), que se va a incluir en la nmina y presione el botn Buscar Cdula:
FECHA
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Modificar Aportante: Haga click en la opcin correspondiente, modifique los datos y presione el botn Guardar y Seguir:
Eliminar Aportante: Haga click en la opcin correspondiente, se desplegar el siguiente mensaje: Para eliminar este aportante primero debe colocarle una fecha de egreso.
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6.4.2 Carga de Nmina por Archivo: Se debe disear un archivo de texto (.txt) siguiendo la estructura que se encuentra en el Anexo 1. Si desea cambiar de carga manual a carga por archivo, seleccione la opcin Cambiar por Archivo:
Presione el botn Examinar para seleccionar el archivo .txt posteriormente presione el botn Subir para que el sistema realice la validacin del archivo.
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El Sistema muestra la pantalla con el nombre del archivo que se desea cargar, presione el botn Validar para que la aplicacin lo procese:
Si el archivo se valid correctamente, presione el botn Procesar, para que el sistema procese y guarde la informacin:
FECHA
En el caso que el archivo presente errores, el sistema muestra un mensaje El archivo no fue procesado satisfactoriamente, presione en el link Ver detalles de los errores, verifique y corrija los errores en el archivo .txt, procese nuevamente la carga hasta completar el proceso.
FECHA
Para corregir los errores, haga click en botn Volver para realizar la carga nuevamente en el Sistema:
Nota: Es importante destacar que se pueden realizar modificaciones al archivo de nmina y a la nmina manual todas las veces que sean necesarias antes de generar la Planilla de Pago definitiva.
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6.5. PLANILLA DE PAGO: Ingresando a este mdulo el Empleador podr visualizar la Planilla de Pago correspondiente:
N de Afiliacin
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Slo si est de acuerdo y no requiere ninguna modificacin a la nmina, presione el botn Imprimir Planilla a fin de obtener la Planilla de Pago definitiva con la que se realizar la cancelacin en el Operador Financiero. El sistema muestra el siguiente mensaje:
FECHA
Se presiona el botn Cancelar en caso de que no est seguro de la operacin o Aceptar para imprimir la planilla: Nota: Recuerde que una vez impresa la planilla definitiva, la misma no podr ser modificada.
Seleccione Imprimir Planilla. El sistema muestra el siguiente cuadro donde se podr visualizar en formato PDF la Planilla de Pago definitiva haciendo click en la opcin Abrir con y presionando el botn Aceptar:
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Planilla de Pago definitiva emitida por el sistema a fin de que se pueda realizar la impresin correspondiente:
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6.6. ESTADO DE CUENTA: Este mdulo refleja el historial de los pagos indicando deudas pendientes por concepto de aportes y fiscalizacin. Importante: El Estado de Cuenta equivale a la solvencia Faov. El Sistema muestra el siguiente cuadro donde se podr visualizar en formato PDF el Estado de Cuenta haciendo click en la opcin Abrir con y presionando el botn Aceptar.
Estado de Cuenta emitido por el sistema a fin de que se pueda realizar la impresin correspondiente:
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6.7. CARGAR NMINA DE FISCALIZACIN: Este mdulo permite ingresar nminas pendientes de pago de meses anteriores:
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Importante: La carga de la nmina no ser de forma manual, se debe disear un archivo de texto (.txt) siguiendo la estructura que se encuentra en el Anexo 2. Para los casos de Empresas que poseen varios nmeros de Afiliacin de Nmina, podr disear un solo archivo de nmina donde distribuya el monto total de la deuda o podr hacer un archivo para cada nmero de afiliacin. Seleccione el archivo haciendo click sobre el botn Examinar, y luego presione el botn Subir:
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Cuando el sistema arroje el mensaje Archivo Validado Correctamente, se debe presionar el botn Guardar y Seguir a fin de almacenar la informacin o cargar otro archivo (en el caso que la empresa posea varias afiliaciones de nminas)
Seguidamente, el sistema indicar en la pantalla el(los) archivo(s) cargado(s), mostrando el Nombre, Fecha de Transferencia y el Estatus en el que se encuentra(n) y se presiona el botn Procesar:
Importante: Si el archivo que se carg no es el correcto deber presionar la opcin Eliminar y cargar un nuevo archivo.
FECHA
6.8. PLANILLA DE PAGO DE FISCALIZACIN: Este mdulo permite imprimir la planilla de pago de nminas pendientes. Se selecciona la opcin Planilla de Pago de Fiscalizacin, el sistema mostrar los datos bsicos del Empleador y la lista de las planillas que se encuentren cargadas, se presiona la opcin Visualizar Planilla, para que se presente la vista preliminar de la misma:
FECHA
Antes de imprimir la planilla podr verificar si los datos estn correctos, en caso contrario deber procesar los archivos nuevamente. Para imprimir la planilla definitiva debe presionar el botn Imprimir Planilla y se presenta el siguiente mensaje:
Si desea imprimir presione el botn Aceptar, en caso contrario presione el botn Cancelar. Es importante destacar que una vez impresa la planilla no podr ser modificada. Si presiona Aceptar, el Sistema muestra el siguiente mensaje, de confirmacin de la impresin de la planilla.
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Seleccione Imprimir Planilla. El sistema muestra el siguiente cuadro donde se podr visualizar en formato PDF la Planilla de Pago-Fiscalizacin haciendo click en la opcin Abrir:
Planilla de Pago-Fiscalizacin emitida por el sistema a fin de que se pueda realizar la impresin correspondiente:
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6.9 CONSULTA DE PAGOS: Esta opcin permite consultar el detalle de los pagos realizados.
Haga click en el botn Ver Detalles y se desplegar un icono Descargue Aqu en la parte inferior
FECHA
FECHA
3. Los datos de la estructura de la nmina debern estar separados por una coma (,). 4. De no existir fecha de egreso se debe colocar la coma al final del ltimo campo, a fin de que el sistema considere este campo para su validacin. Ejemplo: V,13828268,JOSE,VICENTE,LAGARDERA,RODRIGUEZ,383894,23102002,
5. Si el trabajador posee un solo nombre o un solo apellido, se deber dejar un espacio en blanco en el campo correspondiente. Ejemplo: V,13828268,JOSE, ,LAGARDERA, ,383894,23102002,
El Diseo de la Estructura del Archivo de Nmina (.txt), deber respetar el orden y tamao mximo de caracteres de cada uno de los campos:
CAMPO Tipo de Identificacin Cdula de Identidad TIPO Caracter LONGITUD 1 DESCRIPCIN OBLIGATORIO SI SI
V= Venezolano E= Extranjero Variable hasta Slo valores numricos, Numrico 10 caracteres no estn permitidos los
FECHA
CAMPO
TIPO
LONGITUD
DESCRIPCIN puntos (.) ni las comas (,) Ejemplo: 11589639 Primer nombre del Trabajador Segundo nombre del Trabajador. Primer apellido del Trabajador Segundo apellido del Trabajador.
En Bolvares (BsF.) sin separador de miles y sin separador de decimales, los dos ltimos dgitos correspondern a los decimales. En el caso de que no posea decimales se deben completar los dgitos con dos (2) ceros. Ejemplo: 2.158 representar como: 215800 Ejemplo:859,23representar como 85923
OBLIGATORIO
Variable hasta 25 caracteres Variable hasta Caracter 25 caracteres Variable hasta Caracter 25 caracteres Variable hasta Caracter 25 caracteres Caracter
SI NO SI NO
Salario Integral
Numrico
11 dgitos
SI
Fecha
Fecha
Formato: DDMMAAAA (sin separador) Ejemplo: 01012007 Formato: DDMMAAAA (sin separador) Ejemplo: 05062008
SI
SI
FECHA
NMINA
DE
El archivo de la nmina de Fiscalizacin deber cumplir las siguientes condiciones: 1. El archivo contentivo de la informacin de los aportantes deber tener la extensin .txt. 2. El nombre del archivo estar estructurado de la siguiente manera: la letra F, nmero de Afiliacin de Nmina (20 dgitos), y el cdigo de la fiscalizacin. Ejemplo: F0321293576814009416780.txt
3. Los datos de la estructura de la nmina debern estar separados por una coma (,) no deben existir lneas en blanco entre registros, ni al final del archivo. 4. El archivo no debe contener caracteres especiales. 5. Las cdulas de identidad no deben estar repetidas dentro del mismo archivo.
6. La sumatoria de los archivos debe coincidir con el monto determinado en la
fiscalizacin y las identificadas en el archivo de nmina. El diseo de la estructura del Archivo de Nmina (.txt), deber respetar el orden y tamao mximo de caracteres de cada uno de los campos:
CAMPO Tipo de Identificacin Cdula de Identidad TIPO Caracter LONGITUD 1 Mnimo 5 Mximo 8 Mnimo 2 Mximo 25 DESCRIPCIN V= Venezolano E= Extranjero Slo valores numricos, no estn permitidos los puntos (.) ni las comas (,) Ejemplo: 11589639 Primer nombre del Trabajador, se debe colocar slo letras. OBLIGATORIO SI
Numrico
SI
Primer Nombre
Caracter
SI
FECHA
TIPO
DESCRIPCIN Segundo nombre del Trabajador. Primer apellido del Trabajador Segundo apellido del Trabajador, se debe colocar slo letras.
En Bolvares (BsF.) sin separador de miles y sin separador de decimales, los dos ltimos dgitos correspondern a los decimales. En el caso de que no posea decimales se deben completar los dgitos con dos (2) ceros. Ejemplo: 2.158 representar como: 215800 Ejemplo:859,23representar como 85923 En Bolvares (BsF.) sin separador de miles y sin separador de decimales, los dos ltimos dgitos correspondern a los decimales. En el caso de que no posea decimales se deben completar los dgitos con dos (2) ceros. Ejemplo: 2.158 representar como: 215800 Ejemplo:859,23representar como 85923
OBLIGATORIO
Caracter
NO
SI
Caracter
NO
Monto de la Deuda
Numrico
18 dgitos
SI
Solo si aplica