You are on page 1of 81

TELETRABALHO (TELEWORK) O TRABALHO EM QUALQUER LUGAR E A QUALQUER HORA

ALVARO MELLO

APRESENTAO

D-me isto aqui, que fao em casa e amanh devolvo. Quem j no ouviu esta expresso alguma vez na vida? Se ainda no ouviu, prepare-se, pois a tendncia de que a expresso se torne cada vez mais comum. No da maneira amadora com que era proferida, mas de forma cada vez mais profissional: O Trabalho em Casa. disso que se trata Teletrabalho (Telework) O Trabalho em qualquer lugar e a qualquer hora, obra que estou tendo a felicidade de apresentar. A razo deste jbilo, ou melhor, as razes, so vrias, mas cito apenas trs. Em primeiro lugar, porque, para quem, como eu, que dedicou boa parte da vida profissional ao magistrio, a transmisso de conhecimento ganha novos contornos, ainda mais quando se trata de rea pouco explorada. Tambm porque gratificante ver novas geraes de jovens autores, como Alvaro Mello, coroar de xito seu trabalho de tantos anos. E por ltimo, mas no menos importante, por dividir assento no Conselho com este profissional, cuja obra demonstra seu interesse na evoluo de sua classe. As informaes contidas em Teletrabalho (Telework) O Trabalho em qualquer lugar e a qualquer hora so mais do que simplesmente interessantes. So o ponto de partida para uma reflexo quanto aos rumos das relaes de trabalho e quanto qualidade de vida dos trabalhadores nos grandes centros urbanos. Considerando os dados do mercado norte-americano, onde esta nova forma de trabalho bastante difundida, com cerca de 11 milhes de pessoas atuando a partir de suas prprias casas, de supor que em So Paulo e Rio de Janeiro e outras tantas capitais e cidades com mais de 1 milho de habitantes, as empresas descubram as vantagens de ter seus funcionrios fora da sede. Considerando que, segundo estudo do Instituto de Pesquisas Econmicas Aplicadas, a velocidade mdia do trnsito nos grandes centros urbanos de 17 quilmetros/hora, quanto se poderia economizar em stress? Quanto se ganharia em qualidade de vida? Ou, pelo lado material, quanto se economizaria em combustvel? Afinal, se os avanos obtidos nas telecomunicaes e na informtica j encurtaram distncias to maiores, entre pases, talvez se possa us-las em distncias menores, entre o nosso emprego e a nossa casa, em prol da qualidade de vida.

Adm. Roberto Carvalho Cardos Presidente do Conselho Regional de Administrao de So Paulo (CRA-SP)

SOBRE O AUTOR

Alvaro Mello doutorando na FEA/USP e mestre em administrao de empresas pela EAESP-FGV, diretor da empresa Beca e-Work, especialista na implantao de Programas de Teletrabalho (Telework), Homebased Business (Negcio Prprio em Casa) e na Formao de Empreendedores. Professor pioneiro no ensino do Empreendedorismo, na EAESP-FGV , na BSP Business School So Paulo e na ESPM. autor do livro A Volta para Casa - Desmistificando o Telecommuting. co-autor dos livros Estratgias Empresariais e o Teletrabalho, O Empreendedor , Diagnstico Organizacional, e Negcios que deram certo. Proferiu palestras, conferncias e seminrios em Universidades tais como Mackenzie, PUC-SP, USP, FAAP, Mau, So Judas, Castelo Branco etc. Tem colaborado com as editoras Makron Books e Qualitymark na reviso tcnica de livros de autores estrangeiros editados no pas, particularmente nas reas do Empreendedorismo, Teletrabalho e Homebased Business. Tem o ttulo de Certified Trainer em Empreendedorismo concedido pelo MSI Management Systems International e pela ONU, assim como instrutor credenciado em Programas de Gesto Estratgica, pelo ESADE - Escuela Superior de Administracion y Direccion de Empresas (Barcelona - Espanha). autor de vrios artigos publicados nos principais jornais e revistas de negcios, tais como O Estado de So Paulo, Folha de So Paulo, Pequenas Empresas Grandes Negcios, Exame, Gazeta Mercantil etc., sobre temas de sua especialidade. Participou e apresentou trabalhos cientficos em fruns, conferncias, videoconferncias e seminrios no Brasil e exterior (Estados Unidos e Europa) sobre Empreendedorismo, Alternativas para o Trabalho e Teletrabalho, tais como Telecommute 97 (USA), Telework 98 (Portugal), Teletrabalho: Trabalho On Line (Portugal). Atualmente Conselheiro no Conselho Regional de Administrao do Estado de So Paulo, membro do ITA International Telework Academy e coordenador do CETEL Centro de Estudos de Teletrabalho e de Alternativas de Trabalho Flexvel da BSP membro fundador da SOBRATT Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades. AGRADECIMENTOS

Este livro tem como antecedente um outro trabalho de minha autoria, de circulao restrita, intitulado A Volta para Casa: Desmistificando o Telecommuting. Enio Resende, Diretor da ABRH Associao Brasileira de Recursos Humanos me estimulou a enfrentar o desafio de escrever um outro livro sobre o tema por mim pioneiramente iniciado no Brasil em 1997. Gostaria de agradecer aos colegas do CRA-SP, da SOBRATT Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades e da Brasil Entrepreneur, em especial ao Roberto Cardoso, Silvio Olivo, Fabio Setton e Luiz Sakuda, por me proporcionarem oportunidades de discutir e agrupar informaes e sugestes sobre o teletrabalho no Brasil. Sou especialmente grato ao Gil Gordon pelo seu apoio incondicional e autorizao na divulgao de material didtico de sua autoria. Tambm agradeo a Carmo Palmieri, Isabel Teles, Kazuo Satomi, Lucia Kawata e Fabio Castro, que revisaram e digitaram o manuscrito para publicao tanto deste como do livro anterior. Um obrigado de todo corao minha esposa Thereza e a meus pais Mary e Alvaro que sempre incentivaram o meu trabalho e o meu progresso como ser humano. O autor

TELETRABALHO (TELEWORK) O TRABALHO EM QUALQUER LUGAR E EM QUALQUER HORA

Alvaro Mello

SUMRIO

Apresentao Sobre o Autor Agradecimentos Sumrio Prefcio Introduo

1. Entendendo o Teletrabalho 2. O Dilema do Trabalho em Casa 3. Home Office Lar, Doce Escritrio 4. O Teletrabalho veio para ficar 5. O Teletrabalho sob a perspectiva do gerente 6. O passo a passo do Teletrabalho 7. Sesso Especial: Gil Gordon esclarece as principais dvidas sobre o Teletrabalho 8. Uma ltima reflexo Apndices Pesquisa

PREFCIO

6 A razo de nossa deciso em escrever este livro, originou-se da constatao de que no havia nenhuma obra brasileira na literatura especializada no assunto Telework, escrito por autor nacional, cujo o termo em portugus teletrabalho. Observamos tambm, que o Processo de Teletrabalho j vem sendo aplicado no pas por pouqussimas empresas que so predominantemente de grande porte e de origem estrangeira. Achamos que este quadro no mnimo um desperdcio, principalmente em um pas como o nosso, onde os fatores scio-econmicos exigem um maior grau de reflexo sobre as suas influncias na vida das empresas, sejam elas pblicas ou privadas. Neste sentido, o teletrabalho planejado surge como um dos instrumentos para adequar os processos gerenciais no estabelecimento do caminho que a empresa dever seguir. Por outro lado, cremos que os potenciais usurios do teletrabalho, desconhecem este instrumento ou, ento, deixam de utiliz-lo, por imaginarem tratar-se de uma metodologia norte-americana sofisticada, que no se adequa ainda realidade empresarial brasileira Nossa proposta, neste livro, portanto, desmistificar a aplicao dos processos de teletrabalho nas organizaes brasileiras. Com esta finalidade em mente, redigimos os textos citando alguns exemplos prticos. Tambm visando facilitar a compreenso das questes relativas ao teletrabalho, inserimos uma seo especial com respeito s dvidas mais freqentes que se tem sobre o trabalho em casa, com respostas elaboradas pelo prestigiado consultor norte americano Gil Gordon. Na parte final apresentamos algumas informaes complementares sobre o tema em foco e tambm inclumos um formulrio de pesquisa para ser preenchido e devolvido ao autor. Com o interesse que comea a aumentar pelo assunto teletrabalho, premente a necessidade de mais literatura sobre a matria. Este livro uma ao concreta para colaborar nesta tarefa de esclarecer e expandir o trabalho em casa, dos profissionais e empreendedores brasileiros. O autor So Paulo, agosto de 1999

INTRODUO

7 As alteraes ambientais so uma realidade e, para sobreviverem neste ambiente turbulento, as organizaes esto buscando alternativas viveis para os seus negcios, estruturas organizacionais e formas de trabalho. Vive-se num sculo que est chegando ao fim sem precedentes : duas guerras mundiais, a Glasnost, a Perestroika, a queda do Muro de Berlin, a Globalizao e a liberalizao dos mercados. Contudo, parte deste mundo conseguiu recuperar-se. A razo principal que algumas pessoas que dirigem organizaes mantiveram o sentido de responsabilidade e continuaram a pensar no futuro, enquanto que em volta delas o mundo parecia desmoronar-se. Dentro deste ambiente de mutaes, existem profissionais que perceberam a relevncia das inovaes nas organizaes, como o caso do teletrabalho. A partir desta perspectiva, surge o Processo de Teletrabalho, como uma alternativa moderna de gesto empresarial, sob o enfoque das alternativas de trabalho flexvel para tornar as empresas mais competitivas e dinmicas, diferentes daquelas outras que ainda esto perigosamente acostumadas estabilidade e rotina do trabalho tradicional. Contudo, h alguns princpios essenciais para que o teletrabalho funcione. Nenhum deles particularmente difcil ou revolucionrio; so simplesmente boas prticas gerenciais tais como: seleo cuidadosa do pessoal que trabalha distncia, estruturao de ambientes e tecnologia de trabalho apropriados, alm de suporte adequado de telecomunicaes, estabelecimento de um conjunto de procedimentos de avaliao que privilegiem o desempenho, treinamento do pessoal que trabalha distncia assim como seus colegas de trabalho e, verificao frequente do andamento do trabalho. Vale salientar que esta modalidade de trabalho, para muitos funcionrios, pode ser um conceito novo, mas no um estilo de trabalho sem precedentes. Vrios funcionrios de grandes organizaes pblicas e privadas j trabalham remotamente em instalaes da empresa ou em regionais: gerentes de obras, vendedores, engenheiros de campo que trabalham fora do escritrio, com graus variados de contatos com seus supervisores. Neste sentido, ao considerar que as principais questes relativas ao teletrabalho ainda no foram devidamente esclarecidas em nosso pas, apresentamos um trabalho pioneiro no pas, atravs de matrias que abordam os aspectos tcnicos e as solues para problemas concretos com respeito ao teletrabalho, proporcionando assim aos leitores melhores condies para avaliar e responder questes tais como: Como definir o teletrabalho? Como avaliar o impacto do teletrabalho na empresa? E na vida das pessoas? Quais os critrios estratgicos a serem adotados no processo de teletrabalho? Como gerenciar o clima organizacional da empresa face o processo do teletrabalho? Quais funcionrios que podero se tornar teletrabalhadores? Quais cautelas a empresa deve ter com o teletrabalho? Qual o futuro desta tendncia? Deve aumentar? Qual a razo? Quais os motivos que justificam o seu sucesso no mercado de trabalho?

1. ENTENDENDO O TELETRABALHO

O que que AT&T e a American Express tm em comum? Servios de classe Mundial? ISO 9000, ISO 14000? Uma linha de servios competitivos? Excelente atendimento ao cliente? Tecnologia avanada? No necessariamente nenhuma dessas razes, mas sim o fato de serem ambas empresas que implantaram, com sucesso, o Processo de

9 Teletrabalho, utilizando recursos tecnolgicos nas reas das telecomunicaes e informtica. Vale salientar que o uso das telecomunicaes no teletrabalho no considerado algo * totalmente inovador, pois, segundo Joel Kugelmass , h indicadores do seu surgimento nos Estados Unidos em 1857, na companhia Estrada de Ferro Penn. Nesta poca, a empresa usava o seu sistema privado de telgrafo para gerenciar o pessoal que estava distante do escritrio central, ao ser delegado aos funcionrios o controle no uso de equipamento e na mo de obra. Em outras palavras, a organizao seguia o fio do telgrafo e a empresa acabou por transformar-se num complexo de operaes descentralizadas. Logo, o que realmente novidade nesta rea da organizao do trabalho, tanto no setor pblico quanto no privado, e, independente do tamanho da empresa, so as redes de telecomunicaes, de custo razovel e com alta performance organizacional, que se tornaram parceiras constantes e fundamentais na gesto das organizaes bem sucedidas. A partir do sistema de informao e de comunicao ocupando a distncia fsica entre os funcionrios de uma mesma organizao e entre funcionrios e clientes, verifica-se a necessidade de se identificar novas fronteiras do que se entende por local de trabalho. De fato, a rea fsica onde tradicionalmente se trabalha no mais uma entidade tangvel com fronteiras bem definidas, baseadas em regras e observao visual do processo de trabalho. Nesta linha de raciocnio temos agora, dentro desta viso ampla e integrada, os processos gerenciais, convivendo com o trabalho remoto, eletronicamente gerenciado. Consequentemente, a empresa no deve ter mais expectativas neste processo de mudanas gerenciais, ao dispor de funcionrios que chegam ao local de trabalho na hora marcada e ocupando suas funes pr-estabelecidas em suas mesas cativas ou salas prprias. Face a esta inovadora abordagem do teletrabalho, necessrio entender que na moderna empresa, a estrutura organizacional, a estratgia, a cultura, os papis e os processos esto interligados entre si, exigindo um novo alinhamento, equilbrio e harmonia organizacional. Portanto, as questes centrais das organizaes esto mudando e tm como fatores crticos para o sucesso do teletrabalho, o gerente, o supervisor e o funcionrio. Logo, saber quando e em que funo adotar o teletrabalho to importante quanto saber onde no adot-lo, pois j existe uma tecnologia de informao consistente e verstil para apoiar o trabalho fora do escritrio, mas ainda no existe a viso administrativa necessria para gerenci-lo. Portanto, no devemos nos esquecer que o teletrabalho consubstancia o ato de exercer atividades que podem ser realizadas em um domiclio ou local intermedirio, visando a
*

Kugelmass, Joel Telecommuting, Lexington Books (1995)

10 competitividade e flexibilidade nos negcios. Dessa forma, apontam-se como aspectos favorveis desse processo, alm de concentrao de esforos (focalizao): maior capacidade de adaptao s mudanas ambientais; estmulo para as organizaes analisarem a sua implantao com vistas a melhorar a produtividade e reduzir os custos com espao e o absentesmo; alavanca a tecnologia e os investimentos em pessoal, e assim, obtendo uma fora de trabalho mais eficiente e confivel. Dentre os setores que nos Estados Unidos esto adotando este sistema, destacam-se as seguintes reas: telecomunicaes, informtica, seguros, consultorias de empresas, auditorias, servios pblicos, propaganda, publicidade, universidades, gs natural etc. No Brasil, sobressaem-se na adoo deste recurso organizacional, empresas tais como: Kodak, Dupont, IBM, Cisco, Movicarga, Proudfoot Brasil etc. Vale salientar que a utilizao do teletrabalho nas empresas independe do seu tamanho pois, encontramos sua aplicao em organizaes com 20 ou com 20.000 funcionrios. Tendo em vista que o propsito do teletrabalho , em primeiro lugar, oferecer uma melhor resposta s empresas para enfrentar as presses do mercado e, em segundo, constituir um elemento-chave para o desenvolvimento estratgico das organizaes, sua implantao deve levar em conta a seguinte precauo: evitar apenas visar reduo de custos, com corte de pessoal. Assim, ao se adotar o teletrabalho dentro dos padres aconselhados, ele se torna um instrumento que beneficia a empresa, o empregado e a sociedade concomitantemente. Vale salientar que particularmente na rea de Recursos Humanos, como em outras reas do conhecimento administrativo, o teletrabalho ainda um conceito de certa forma novo e pouco conhecido no Brasil, j tendo causado confuso terminolgica e alguns mal entendidos e, consequentemente, m implantao nas organizaes. Para obter a compreenso correta do termo Telecommuting e para evitar estes rudos na comunicao no seu entendimento, apresentamos a seguir algumas palavras chave, em ingls, utilizadas no contexto do ensino e na prtica do comportamento organizacional no que diz respeito as alternativas para o trabalho. fundamental ressaltar que nos principais idiomas europeus (alemo, espanhol, italiano, francs), incluindo o portugus, no h nenhum termo equivalente para a palavra inglesa commuting (ida e volta de casa ao trabalho), de onde se derivou a palavra telecommuting. Da a razo de utilizarmos tambm a expresso telecommuting, no original em ingls, cujo termo correspondente portugus mais prximo o teletrabalho. A seguir so definidos alguns novos termos mais comuns no campo da organizao de trabalho flexvel: Autnomo (Working Solo) o tipo de atividade cada vez mais comum no pas. Dentre os profissionais autnomos (working solo) encontram-se desde os chamados profissionais liberais (mdicos, dentistas, arquitetos, tradutores etc.), os de baixo nvel tcnico como motoristas, vendedores ambulantes e servios de pequenos reparos domsticos, e os includos na economia informal; so tambm conhecidos como free lancers.

11 Centro Satlite (Satellite Office Center) um edifcio de escritrios, ou parte de um edifcio, inteiramente de propriedade de uma organizao (ou cedido em regime de leasing), ao qual os funcionrios comparecem regularmente para trabalhar. H uma diferena entre um Centro Satlite e um escritrio tradicional: todos os funcionrios do Centro trabalham ali porque moram mais perto daquele local do que do local de trabalho usual ou principal, independentemente dos seus cargos. Centro Local (Telecenter) Um Centro Local de Teletrabalho semelhante ao Centro Satlite. A diferena que o edifcio pode abrigar funcionrios de vrias organizaes diferentes. Escritrio em Casa (Home Office) um dos locais de trabalho mais comuns, particularmente nos Estados Unidos. Os Escritrios em Casa variam desde um computador em um telefone na mesa da cozinha, a quarto com mveis e equipamentos adequados ao exerccio de atividades profissionais. o esquema de trabalho que surgiu a partir da constatao de que nem sempre as pessoas tem de ir ao escritrio da empresa para trabalhar e que se tornou possvel com os avanos tecnolgicos nas reas da informtica e da telecomunicao. Escritrio Virtual (Virtual Office) o local de trabalho onde as pessoas levam ou tm a sua disposio tudo o que necessitam para trabalhar (fax, telefone, notebooks etc.); , na realidade, o local de trabalho dissociado de tempo e lugares especficos, podendo se localizar em casa, no campo, no aeroporto, no escritrio da empresa, em um hotel etc. Negcios em Casa (Homebased Business) So negcios prprios desenvolvidos de preferncia por potenciais empreendedores, tendo suas residncias como sede administrativa das atividades desenvolvidas, e que no tm nenhum vnculo empregatcio com qualquer empresa. Para ter maiores possibilidades de sucesso no seu negcio, o dono deve correr riscos calculados, ter persistncia, estabelecer metas, planejar e monitorar, ser autoconfiante etc. Teletrabalho (Telecommuting) Termo criado por Jack Niles em 1976 no seu livro The Telecommunications Transportation Trade-Off. o processo de levar o trabalho aos funcionrios em vez de levar estes ao trabalho; atividade peridica fora da empresa um ou mais dias por semana, seja em casa seja em outra rea intermediria de trabalho a substituio parcial ou total das viagens dirias do trabalho por tecnologia de telecomunicaes, possivelmente com o auxilio de computadores, e outros recursos de apoio. Teletrabalho (Telework) Denominao equivalente ao termo Teletrabalho, utilizado na Europa.

12 qualquer alternativa para substituir as viagens ao trabalho por tecnologias de informao como telecomunicaes e computadores. Teletrabalhador (Teleworker, Telecommuter) o funcionrio da empresa que trabalha em casa todos ou em alguns dias da semana, utilizando os equipamentos necessrios para se comunicar com a empresa. o agente do processo de teletrabalho. Trabalho Flexvel (Flexible Working) o conceito que envolve uma variedade de novas prticas de trabalho, que incluem tanto as horas de trabalho flexvel, os locais flexveis, como tambm as formas de contrato de trabalho. Pode tambm ter o significado de ter o uso flexvel do espao no escritrio, onde os funcionrios no dispem de suas mesas de trabalho, que so compartilhadas pelos colegas.

2. O DILEMA DO TRABALHO EM CASA

Muito embora a estatstica oficial brasileira estime ao redor de 2 milhes de PCs em funcionamento no pas, pode-se chegar aos 4 milhes se includos os equipamentos ilegais e contrabandeados. Hoje no Brasil, so mais de 1,66 milhes de usurios de email, 2,57 milhes de usurios da Internet, movimentando R$400 milhes s com servios de acesso Web.

13 Estas so constataes que tm reflexo direto no mercado SOHO (Small Office Home Office) e esto se tornando uma nova modalidade de gesto empreendedora no pas, haja vista que 79% dos acessos Internet feito de casa*. Nos Estados Unidos, o SOHO j ultrapassa os US$ 427 bilhes, por 14 milhes de americanos que trabalham em casa full time e por outros 13,1 milhes que trabalham part time em casa. No tocante aos teletrabalhadores existentes estima-se que hoje sejam em torno de 11 milhes em 300 das 500 maiores companhias neste pas. No Brasil, estima-se que este segmento seja responsvel por 15% das vendas de equipamentos de informtica e calcula-se que em 5 anos, responda por 40% do mercado nacional. O arquiteto William J. Mitchell do Massachusetts Institute of Tecnology (MIT), Cambridge (Estados Unidos) em seu ltimo livro City of Bits, afirma que a residncia j adquire um novo sentido, tendo a sala de estar um computador para trabalho, diverso e educao. Assim, uma nova realidade mundial chega ao nosso pas, e cada dia que passa, aumenta o nmero de pessoas que comeam a ter a sua base profissional, com relao direta de emprego (teletrabalhador) ou no (Home Office), na prpria residncia ou em pequenos escritrios (Small Office). A este respeito, pesquisa realizada pela Link Resources nos Estados Unidos, indicou que de cada seis norte-americanos, um exerce suas atividades profissionais em casa. Deste universo, que vem crescendo 12% ao ano, desde 1992, 31% trabalham por conta prpria, mas em tempo parcial, podendo utilizar o restante do tempo com a famlia, estudar, divertir-se entre outras coisas, exceto trabalhar; 17% trabalham como teletrabalhadores, ou seja, esto empregados, mas exercem suas atividades profissionais tendo a residncia como base profissional interligando-se com suas empresas via telefone, pager, modem e/ou computador, e, 22% tm um emprego tradicional e fora do horrio funcional, trabalham por conta prpria na prpria residncia. No Brasil, de acordo com IBGE, um em cada quatro brasileiros trabalha por conta prpria e segundo um estudo da Fundao SEADE (Sistema Estadual de Anlise de Dados do Governo do Estado de So Paulo) e do DIEESE, uma pessoa em cada 20 que trabalham na Grande So Paulo usa a prpria residncia para o negcio prprio ou como empregado. De acordo com Luis Carlos Campos da ABRH Associao Brasileira de Recursos Humanos, 6 milhes de brasileiros, 15% da fora de trabalho, estaro trabalhando em casa na virada do sculo. De acordo com o Wall Street Journal cada vez mais mulheres norte-americanas esto deixando empregos bem remunerados para trabalhar por conta prpria, tocando negcios com renda menor, mas com mais tempo para a famlia, principalmente para os filhos. Desta forma, executivas com altssima qualificao esto trocando os empregos nas grandes empresas para comearem seus prprios negcios, principalmente, pelo fato de sentirem que isso lhes d um maior controle sobre suas vidas, pois trabalham nas residncias ou tm pequenos escritrios prximos ao lar e contam com o apoio de bases virtuais, as empresas de prestao de servio e os centros de negcios. Sabe-se que ao
*

Vide Apndice VII Indicadores Favorveis ao Incremento do Teletrabalho.

14 redor de um tero das empresas de pequeno porte nos Estados Unidos e de empreendedoras que nos ltimos 9 anos tiveram um crescimento de 43%, enquanto o nmero total de pequenos negcios cresceu 26%, includos os empreendedores masculinos. Parte destas empresas capitaneadas por mulheres se utiliza de incentivos governamentais, inclusive a lei de minorias, cuja legislao inclui as mulheres. J no nosso pas, as mulheres (quase a metade da fora de trabalho) foram as primeiras a lucrar com um negcio em casa e de acordo com os dados do SEADE, 6% das empreendedoras atuam no prprio lar como autnomas e exploram principalmente atividades domsticas atuando em negcios relacionados com a arte plstica, alimentao, costura, tric. Ainda de acordo com recente pesquisa do SEADE (1998), houve um crescimento de 35% no nmero de autnomos na ltima dcada, o que j corresponde a 20,5% da populao ocupada na Grande So Paulo. Esta tendncia observada nos Estados Unidos comea a materializar-se no Brasil com executivas e profissionais liberais, trocando a condio de trabalhar na sede de uma empresa, pelo trabalho em casa ou em pequenos escritrios prximos ao lar, seja como teletrabalhadores ou como donas do prprio negcio, em busca de maior independncia e melhor qualidade de vida, semelhante ao que j vinha ocorrendo com os profissionais masculinos. Conciliar casa e trabalho exige um elevado grau de organizao e reavaliao do significado pessoal para o tempo. Significa tambm saber planejar o seu negcio ou trabalho em casa e monitorar continuamente o seu grau de trabalhabilidade, ou seja, a capacidade profissional de realizar bons servios para o mercado, sem haver a necessidade de ser empregado ou, no caso de empregado, exercer adequadamente suas atividades em quaisquer locais, sendo consideradas as caractersticas de empreendedor ou intraempreendedor. O equacionamento deste sistema gravita em torno da busca de qualidade de vida, da administrao de tempo e eficcia empresarial. As pessoas esto constatando a duras penas que o tempo um dos bens mais preciosos e um tesouro a ser preservado com unhas e dentes. O tempo que se dedica a si mesmo, aos relacionamentos, sociedade, acaba dependendo do tempo consagrado ao trabalho e este ser uma atividade prazeirosa ou desagradvel, dependendo do significado pessoal que cada um atribui ao tempo alocado ao trabalho. Logo, na medida em que este mercado SOHO for evoluindo, por exemplo, atravs do acesso s videoconferncias ou o videofone e as pessoas poderem se ver umas as outras enquanto conversam atravs do PC, as condies de trabalho sero otimizadas dentro da filosofia do escritrio virtual. Neste sentido, sobressai-se o caso da IBM nos EUA, que desenvolve experincias de teletrabalho na qual seus funcionrios cujas funes que no exigiam a presena diria no recinto do trabalho, podero ficar dividindo o tempo existente entre visitas a clientes, fornecedores ou com a famlia. Esta empresa usa o teletrabalho como estratgia organizacional com a finalidade de reforar a qualidade e a entrega dos produtos e servios fornecidos aos seus clientes; em todo o pas so mais de 20.000 teletrabalhadores. Aproximadamente 90% dos teletrabalhadores da IBM pertence a rea de vendas e prestao de servios que tipicamente passam mais da metade do tempo fora do escritrio. Os outros 10% pertencem ao staff administrativo e gerencial que trabalham

15 em casa de um a dois dias da semana, dependendo do seu tipo de trabalho e das necessidades pessoais. De acordo com o renomado consultor norte-americano em teletrabalho Gil Gordon na sua publicao Telecommuting Review, nos prximos dez anos, toda empresa americana ter pelo menos um pequeno grupo trabalhando em casa, ainda que apenas um ou dois dias na semana. Estes dados indicam, sem dvidas, que est havendo uma transformao radical no conceito de escritrio como estrutura fsica para o exerccio de atividades profissionais exercidas por pessoas de diferentes atividades, em virtude principalmente da evoluo da informtica e das telecomunicaes. Face a estas consideraes e visando contribuir para aperfeioar os profissionais desta categoria, com o objetivo de obter o mximo desempenho trabalhando em casa, e evitando as armadilhas de confundir comportamentos familiar e profissional, a empresa de consultoria Brasil Entrepreneur est desenvolvendo uma srie de atividades com parceiros, sendo umas delas workshops sobre prticas do teletrabalho, ao abordar os seguintes temas: Teletrabalho: uma tendncia crescente no mercado de trabalho e de negcios. A mudana de paradigma: novas possibilidades de trabalho tambm em casa Vantagens e desvantagens do trabalho em casa Os ajustes necessrios na vida profissional e familiar no trabalho em casa Teletrabalhador X Intraempreendedor : o dilema na gesto do trabalho em casa O planejamento do trabalho em casa O escritrio virtual e a prestao de servios em casa: equipamentos eletrnicos e de informtica necessrios, mobilirio, instalaes fsicas; As oportunidades de negcios e atividades profissionais adequados ao teletrabalho O teletrabalho passo a passo As armadilhas do teletrabalho. O teletrabalho: mitos e concepes erradas Space Planning e o teletrabalho Facility Management e sua relao com o teletrabalho A nova organizao no trabalho: cenrios contratual e legal A integrao de deficientes no mercado de trabalho atravs do teletrabalho O teletrabalho e a sade pblica congestionamentos, poluio, desperdcios de energia.

A seguir, a ttulo de contribuio para um melhor desempenho do trabalho distncia, so apresentadas as 12 regras do Teletrabalhador*: (1) (2) Forte automotivao o teletrabalhador mais sensvel a distraes e disperso. Por outro lado, o isolamento pode afet-lo psicologicamente. Logo, necessrio automotivao. Autodisciplina como o ambiente do teletrabalho no est sujeito ao controle fsico e visual do ambiente tradicional do escritrio, a autodisciplina fundamental.

Ver Apndice XI Perfil do funcionrio que trabalha em casa

16 (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) Competncias e preparao o teletrabalhador tem de ter as competncias para a atividade em causa e, alm disso, tem de aprender a funcionar neste sistema. Flexibilidade e esprito de inovao quem tem dificuldades em se adaptar a novas situaes, no bom candidato ao teletrabalho. Formas de socializao o teletrabalho coloca restries socializao. Solues mistas de tempo parcial em casa e no escritrio, a utilizao de Escritrios Virtuais, ou o incentivo aos encontros entre teletrabalhadores e clientes, so aconselhveis. Regime de voluntariado nunca deve ser feita a seleo de teletrabalhadores por escolha administrativa; todos os candidatos devem ser voluntrios e escolhidos segundo critrios objetivos. Ambiente familiar a famlia tem de ser considerada na anlise. Mas o teletrabalho no deve ser mero recurso para resolver problemas domsticos. Combate aos exageros o ambiente de isolamento pode gerar a dependncia em relao gula, alcoolismo e drogas. H que levar estes perigos em considerao. Ambiente adequado tem de haver um espao claramente demarcado no lar para o teletrabalho. A separao em relao s atividades familiares crucial. Formao treine os candidatos ao teletrabalho, os seus gerentes nas empresas e suas famlias. Sistema experimental comece com uma equipe de voluntrios, crie um sistema experimental e ensaie alternativas mistas. Os testes funcionalidade do sistema devem ter, pelo menos, a durao de um ano. Regra nmero um o teletrabalho no nem um prmio, nem sequer uma punio. apenas uma forma diferente de trabalhar.

3. HOME OFFICE: LAR, DOCE ESCRITRIO

O propsito deste texto de orientar os profissionais, particularmente, os que tem potencial empreendedor, para o teletrabalho como uma alternativa de carreira e de trabalho, abrangendo desde pequenos grupos em projetos experimentais at empresas com a maioria dos seus funcionrios em casa. Numa era onde o emprego desapareceu, a atividade profissional domiciliar se firma como uma tendncia, no somente nos pases do primeiro mundo, mas tambm no mbito das naes emergentes. Existe um ditado popular que diz o corao est em casa, e para milhares de americanos, onde os negcios e trabalho esto. Desta forma, o crescimento do

17 Escritrio em Casa (Home Office) demonstra que, longe de ser um modismo como alternativa de trabalho flexvel, tornou-se um modo de vida, que no Brasil, j envolve organizaes pblicas e privadas de destaque no mbito empresarial. No limiar do sculo XXI, assiste-se a um momento propcio para a legitimao do Home Office, onde as tecnologias de comunicaes existentes j permitem a execuo de quase todo o tipo de atividade, a partir de casa, fazendo surgir nas empresas transformaes que trazem novas oportunidades de negcios e de trabalho. Nestes termos, as novas possibilidades profissionais do Home Office um conceito considerado novo e se apresenta como uma alternativa criativa para transformar e incentivar o mercado de trabalho, ao se buscar uma combinao confortvel de estilo de vida e realidade econmica no pas. Assim, trabalhar tambm em casa como funcionrio, na realidade no significa uma atividade caseira amadora, pois necessrio disciplina, metas claras e realizveis e um bom planejamento de aes, e principalmente de vida. Nos estudos j realizados nessa rea, detectou-se que as condies mais favorveis que mais se sobressaem com respeito ao teletrabalho, so as seguintes: pode-se recrutar funcionrios a partir de uma rea geogrfica maior; ocorre menos turn over de funcionrios talentosos que por alguma razo necessitam mudar de local fsico ou geogrfico; o absentesmo em virtude de doenas, trfego ou tempo ruim reduzido; os custos do escritrio central podem diminuir, e, concomitantemente poder haver aumento de produtividade e de eficcia; o ambiente de trabalho torna-se mais flexvel; os funcionrios no precisam ir ao escritrio todos os dias, e assim ganham tempo produtivo e tm menos stress provocados pelos congestionamentos no trnsito, pelas relaes conflitantes no trabalho etc.; h mais tempo com a famlia e dedicao ao lazer e aos hobbies. No tocante s ameaas e partindo do pressuposto que o exerccio do trabalho em casa no se adequa necessariamente a todos os funcionrios, destacam-se as seguintes: viso preconceituosa dos parentes e amigos; tdio em virtude do isolamento social; distrao com os membros familiares e invaso do espao profissional; gerenciamento falho do tempo em virtude da desateno e desorganizao de horrios de trabalho; frias, feriados e fins de semana podem se tornar dias de trabalho, pois muitos empregados no sabem quando parar de trabalhar.

Vale ressaltar, no entanto, que quando se opta pelo Escritrio em Casa (Home Office), algumas cautelas devem ser levadas em conta, tais como: evitar o isolamento/solido no exerccio das atividades profissionais; no procrastinar as decises e aes;

18 participar em uma rede de trabalhos e de contatos (groupware); participar em encontros informais com os outros profissionais da rea e da profisso; ter uma agenda de atividades sociais (lazer ou trabalho); ser voluntrio em algum projeto na comunidade, no bairro ou no prdio residencial, ao intensificar seus contatos com amigos e parentes. A seguir, a ttulo de exemplo, apresenta-se o caso da Kodak no Brasil, que h algum tempo j tem funcionrios trabalhando em casa, com o seguinte programa de implantao de teletrabalho, e resultados obtidos*: Quanto instalao de equipamentos instalados na casa do funcionrio Linha telefnica exclusiva na casa do representante de vendas. Computador PC, com os programas DOS, Lotus 123 e Word Perfect. Os PCs esto sendo substitudos aos poucos por notebooks com placa modem, que podem ser levados nas visitas ou viagens; (novos programas: Windows, Excel e Word) E-mail Sistema de gerenciamento, via computador, para pesquisa de situao de crdito posio de estoque etc., Secretria eletrnica, bip/pager. Quanto s vantagens dos funcionrios O funcionrio planeja as visitas a partir de sua casa, no precisando perder tempo indo at o escritrio Servios burocrticos podem ser feitos via computador Adiantamentos em dinheiro tambm podem ser solicitados via computador e depois o valor creditado na conta do funcionrio A agenda do dia, incluindo a lista de clientes a serem contatados, pode ser verificada pelo terminal do computador Na visita ao cliente, o representante de vendas pode faturar o pedido naquele mesmo instante, verificando a situao de crdito e a posio do estoque para os produtos requisitados O funcionrio continua em permanente contato com a chefia e os colegas via email, bip/pager ou telefone O funcionrio vai empresa quando necessrio, para participar de reunies, receber orientao sobre estratgia de trabalho, assistir a cursos e palestras, receber bilhetes areos, acompanhar clientes Quanto aos controles realizados pela Empresa Cada representante deve atingir uma determinada cota de venda no ms/trimestre Todo funcionrio nesse esquema faz, no incio de ano, um plano de ao, revisado trimestralmente junto a chefia. O plano especifica ao, mtodos, envolvimento com outras reas etc. funcionrio recebe prmios se ultrapassar a cota.

Ver Apndice VI Informaes bsicas para montagem de um Home Office

19 Escritrios Virtuais - Centros de Negcios Face s novas demandas que esto surgindo no mercado de trabalho e de negcios e, visando satisfazer essas necessidades, j existem nas principais cidades do pas, os Escritrios Virtuais, tambm conhecidos como Centros de Negcios que prestam os seguintes servios para os profissionais que trabalham em casa, sejam Teletrabalhadores ou empreendedores Homebased: Locao temporria de salas para escritrio, reunies, cursos, palestras e atividades congneres Endereo comercial e aluguel de caixas postais (particulares ou para empresa) Servios de Secretariado e Digitao, Fax e Cpias Xerogrficas, Encadernao, Consultoria em Gesto Empresarial e Planejamento Tributrio, Assessoria Contbil, Fiscal e Trabalhista, Preparao de Imposto de Renda (Pessoa Fsica e Jurdica). Nos Estados Unidos, estes centros de negcios atuam em torno de 3500, e movimentam em torno de US$ 2 bilhes por ano. No Brasil, destacam-se os Centros de Negcios filiados a ANCN Associao Nacional de Centros de Negcios, o grupo HQ, a franquia Postnet, com 8 franqueados*, e a Regus. Tambm, por conta desta tendncia, j existem no nosso pas redes de lojas de informtica e de material de escritrio, que atendem a pequenos usurios, no mercado SOHO (Small Office Home Office) e estima-se que em 5 anos, este segmento responder por 40% do mercado nacional de informtica. Estas so consideraes que indicam sem dvida, que est havendo uma transformao radical no conceito de trabalho/escritrio como estrutura fsica para o exerccio de atividades profissionais exercidas por pessoas de diferentes atividades em virtude, principalmente, da evoluo da informtica e das telecomunicaes e que esto diretamente relacionados evoluo do Escritrio em Casa e do Teletrabalho no Brasil. A seguir so feitas algumas sugestes para tornar o Home Office de um teletrabalhador mais eficaz: O ideal a instalao em casa, especialmente, quando h possibilidade de entrada independente, o que permite maior privacidade no trabalho e que seja reservado s para Home Office. A instalao em apartamento tambm usual, mas pode haver algum tipo de embarao na recepo de clientes, por exemplo, j que os condomnios costumam ter normas rgidas de segurana e muitos deles no permitem atividades comerciais no local. Se o imvel for uma casa, recomendado o reaproveitamento de reas disponveis e com espao razovel, como edcula, garagem, rea de servio ou terrao. Dar preferncia por local com luminosidade indireta, evitando-se reflexos na tela do microcomputador. O mobilirio deve ser funcional, confortvel e adequado para pequenos escritrios.

Ver Apndice V Principais Centros de Negcios e Escritrios Virtuais no Brasil.

20 Pode haver o reaproveitamento de mveis da casa, como poltrona, estante, mesa, prancheta etc. Deve-se utilizar cadeira que permita regulagens no encosto, brao, assento e suporte. Os equipamentos necessrios so microcomputador com placa de fax-modem, impressora, duas ou trs linhas telefnicas fixas, telefone celular, secretria eletrnica, pager etc. O teletrabalhador deve ter objetivos claros sobre o trabalho a ser executado, para que o Home Office no se transforme em local de execuo apenas de bicos. Tambm necessrio ter iniciativa, oferecer servio de qualidade e ter disciplina para evitar a interferncia da famlia ou moradores do imvel na atividade profissional. A despesa do escritrio tambm deve ser separada da domstica, por meio de uma contabilidade parte, que deve incluir gastos com material de escritrio, contas telefnicas, energia eltrica e assinatura e mensalidade devida ao provedor de acesso Internet, entre outros.

No tocante aos teletrabalhadores, suas atitudes e comportamentos ideais devero envolver os seguintes aspectos: Ter mais de trs anos na funo que executa na empresa. Ser disciplinado, responsvel e bem relacionado com seu chefe, colegas e os integrantes de outros departamentos na empresa. Participar em reunies da empresa. Obedecer os prazos (projetos, compromissos). Checar diariamente as correspondncias e o e-mail. Estabelecer uma rotina diria. Deixar claro para a famlia que no deve ser interrompido enquanto trabalha. No trabalhar demais, folgar nos finais de semana e feriados e tirar frias. Propor encontros sociais com os colegas de trabalho e com os amigos do bairro.

4. O TELETRABALHO VEIO PARA FICAR

Nos dias atuais, as empresas para se tornarem competitivas, tm que se concentrar no essencial, pois dentro de uma perspectiva moderna acabou-se a poca da organizao, seja pblica ou privada, que faz tudo. No tocante modernidade nas gestes das organizaes, s recentemente as empresas brasileiras comearam a despertar para o teletrabalho como instrumento para obter competitividade no mundo globalizado. Na realidade, esta j uma tendncia mundial, que preocupa algumas empresas nacionais e estrangeiras como o caso da Natura no Brasil, que em um dado momento chegou a manter mais de cem vendedores, representantes tcnicos de vendas e especialistas de produtos, trabalhando em casa. Ao adotar o teletrabalho, a funo profissional exercida a partir da residncia do funcionrio, que assim, pode reduzir custos, aumentar a produtividade, obter mais

21 satisfao pessoal e, consequentemente, economizar espao interno do escritrio da empresa. Contudo, a adoo do teletrabalho no nosso pas encontra algumas barreiras, em virtude basicamente da cultura da exigncia da presena fsica no local de trabalho, como tambm, do hbito do funcionrio de ser tratado de forma paternalista e ter dificuldades para administrar o seu tempo. Por outro lado constata-se que algumas organizaes que treinam seu pessoal, e, em alguns casos transferem residncias os equipamentos bsicos, tais como, PC, teletrabalhador tem que ter desempenho em qualidade trabalho fosse realizado nos escritrios da empresa. esto adotando o teletrabalho, tecnologias e instalam nas celular, pagers etc., onde o igual ou melhor, como se o

importante frisar, no faz muito tempo, a auto-suficincia nas organizaes era considerada uma meta suprema, at que na medida em que, forada pela competio muitas delas reduziram suas estruturas, atravs dos downsizings e das reengenharias, buscando se especializar no seu negcio e visando atender melhor o cliente. No entanto, vale a pena alertar para o fato de que algumas empresas imaginam estar aplicando o teletrabalho em sua gesto, quando na verdade esto apenas usando artifcios para reduzir custos, ou simplesmente, contratando servios, de onde podero surgir questes legais e trabalhistas, que comprometero o real significado do teletrabalho. Por exemplo, pode ocorrer se mal administrado, o caso em que o funcionrio que trabalha em casa, move uma ao na Justia, demonstrando que trabalhava at a meia noite, e sem horas extras e ter grandes possibilidades de ganhar a causa com seu empregador. Quando se observa os congestionamentos dirios de trnsito em So Paulo, imediatamente se indaga se um dia isso vai acabar. Os pessimistas por um lado, acham que ser inevitvel limitar a entrada de automveis na cidade ao adotar definitivamente o Rodzio de Carros, ou outra medida restritiva circulao dos veculos. A este respeito, de acordo com recente estudo do IPEA, So Paulo tem um prejuzo anual de R$346 milhes e o paulistano perde 200 horas por ano em razo dos congestionamentos. Em 1998, por exemplo, a mdia mensal de congestionamentos na cidade de So Paulo, segundo, a CET Companhia de Engenharia de Trfego, foi de 67 quilmetros no pico da manh e de 102 quilmetros no pico da tarde. Embora no tenham subido muito em relao s medies de 1997 e estejam ligeiramente menores do que os registrados em 1996, no se pode falar em melhoras. Contudo, os mais otimistas dizem que o problema em um futuro no muito distante poder ser eliminado pela silenciosa revoluo da informtica e das telecomunicaes. A este respeito, no Instituto para o Futuro, sediado na Califrnia (Estados Unidos), h algum tempo existe um grupo de cientistas sociais dedicados a avaliar o impacto que o computador est provocando nas relaes sociais e no trabalho. Uma das concluses a que esta instituio chegou nos seus estudos foi que, particularmente nos Estados Unidos, homens e mulheres vivero socialmente ainda mais isolados, conversando por fax, telefone ou trocando mensagens pela Internet (e-mail).

22 Porm, o que que tudo isso tem a ver, por exemplo, com o catico trnsito das principais cidades brasileiras? simples. Deixando a filosofia de lado, os analistas identificam que o acesso informtica est levando um nmero cada vez maior de pessoas a passar mais tempo em casa, para trabalhar, se divertir, fazer exerccios fsicos, fazer refeies, tratar da sade etc. Por exemplo, o executivo paulistano profissional, que hoje sai de casa para trabalhar e viaja em mdia uma hora e meia a duas de automvel para chegar Av. Paulista, pode ser um animal em via de extino. Por pior que isso contribua para a determinao da qualidade das relaes sociais, estima-se que o trnsito em So Paulo tenha muito breve possibilidades de melhorar, em comparao com o que hoje. Nos Estados Unidos, como j foi comentado em captulo anterior, existe o termo commuter, nome dado aos profissionais que se deslocam de casa para o trabalho todo dia na rotina de 9 s 5, que so os horrios de entrada e sada na maioria das empresas neste pas. A expresso teletrabalho (telecommuting) derivado do termo commuter, uma palavra recente, que define os funcionrios que vo para o trabalho sem sair de casa, usando os recursos tecnolgicos disponveis, tais como PC, celular, pager etc. Desta forma, usando computador domstico, modem, pager, e uma linha telefnica, j se pode comunicar com as empresas distncia e cumprir em casa ou em local virtual, a maioria das tarefas rotineiras, como ler e preparar relatrios, conversar com clientes por telefone e assim por diante, indo ao escritrio da empresa somente para reunies importantes, ou ento para manter contatos sociais com os colegas de trabalho. Por esta razo, sabe-se que j h funcionrios selecionados em empresas brasileiras que podem pelo menos realizar parte de suas tarefas num escritrio domstico e que incluem profissionais que se beneficiam do teletrabalho tais como engenheiros e analistas de sistemas, jornalistas, vendedores, projetistas, arquitetos, juzes etc. Por outro lado, as grandes empresas j oferecem a seus funcionrios a opo de trabalhar tambm em casa, e dentre elas destacam-se as empresas tais como a ITT, Nortel, Boeing. Mas, esta proposta revolucionria ainda enfrenta resistncias dos chefes que no querem perder o controle de seus funcionrios, o que dificulta assim a sua implantao, particularmente em empresas nacionais, pelo fato de no estarem habituadas ao controle remoto de seu pessoal. Portanto, o que se busca, na realidade, e que no simples, repensar o papel do escritrio (work place), ao torn-lo cada vez mais um centro para administrar os funcionrios localizados fora da empresa, s vezes a centenas de quilmetros de distncia, em outras cidades, estados e at continentes. A este respeito, o escritrio muda o seu papel tradicional, ao se transformar num eventual centro de convenincia e de reunies peridicas dos funcionrios geograficamente distantes. Como afirmou Kugelmass, os apertos de mos, cada vez menos freqentes, ainda so interdigitais, mas os dgitos, com freqncia cada vez maior, so eletrnicos. Esta a realidade atual: os constantes avanos das telecomunicaes no nosso pas, e a correspondente economia de escala, tornam o teletrabalho uma necessidade para a empresa que planeja continuar competitiva e lucrativa.

23

Desta forma, diante da perplexidade que ora se vive, com a crescente turbulncia social, econmica e poltica, surge o teletrabalho como um dos meios para conquistar a eficincia sendo, portanto, uma das solues para as empresas brasileiras conviveram com a globalizao da economia e da concorrncia. Ademais, percebe-se que as pessoas de uma maneira geral tendem a aceitar a necessidade de ficar em casa. Neste sentido, em recente pesquisa realizada com 18 teletrabalhadores por Robert Burenn, do Departamento de Sociologia da Universidade de Victoria, no Canad, mostrou que eles no querem mudar de rotina, apesar da imensa maioria trabalhar bem mais em casa do que na poca dos tempos no escritrio. Assim, ficou demonstrado neste estudo que 80% dos pesquisados preferem o teletrabalho antiga rotina e que 67% gostariam de trabalhar assim pelo resto de suas vidas

As Regras da Confiana A este respeito, renomado especialista Charles Handy (Age of Unreason) denominou Regras de Confiana, alguns pressupostos bsicos para administrar os funcionrios que no se vem. Segundo ele, caso se queira usufruir das eficincias e dos benefcios do teletrabalho, tem-se que redescobrir como comandar organizaes baseados mais em confiana do que em controles, porque a tecnologia por si s no suficiente. Assim, de acordo com Handy, so sete os princpios fundamentais que se deve ter em mente ao falar de confiana, quando, particularmente, se est administrando os Teletrabalhadores: 1. Confiar no acreditar cegamente. imprudente confiar em pessoas que no se conhece bem, que no foram observadas em ao durante um certo tempo. Na prtica, difcil conhecer profundamente as pessoas da organizao quando se tem mais do que cinquenta pessoas. Cada uma dessas cinquenta pessoas, por sua vez, conhece outras cinquenta e assim por diante. Grandes organizaes no so, portanto, incompatveis com o princpio da confiana, que deve ser construdo sobre relacionamentos constantes e grupos menores. 2. Confiana requer limites. A confiana ilimitada , na prtica, irrealizvel. Por confiana, as organizaes entendem segurana: acreditar na competncia de algum e no seu compromisso com um objetivo. Uma vez definido o objetivo, o indivduo ou a equipe pode desenvolver seu trabalho por conta prpria. O controle vem depois, quando os resultados forem obtidos. No se trata, porm, de permissividade. A liberdade com limites funciona melhor quando a unidade de trabalho auto-suficiente e possui a capacidade de resolver seus prprios problemas. 3. Confiana demanda aprendizado. Uma arquitetura organizacional baseada numa relativa dependncia e grupos de relacionamento constante empurra a organizao na direo de uma espcie de estrutura federativa que est se tornando cada vez mais comum. Uma condio necessria a capacidade de mudar. Os grupos constantes precisam ser sempre flexveis o bastante para mudar quantas vezes for necessrio. Eles tambm precisam estar em dia com as mudanas, sempre explorando novas opes e novas

24 tecnologias. Eles precisam criar uma verdadeira cultura de aprendizado. A escolha das pessoas para esses grupos , portanto, crucial. Cada indivduo tem de ser capaz de se auto-renovar. 4. Confiana firmeza. Quando se comprova que a confiana foi depositada na pessoa errada no porque as pessoas sejam mentirosas, mas porque elas no correspondem s expectativas ou porque no se pode contar com elas para o que se precisa , ento aquela pessoa tem de ir embora. Quando no se pode confiar, preciso novamente criar um checador, com todos os sistemas de controle que isso implica. A confiana incompatvel com qualquer promessa de emprego para toda a vida. porque a confiana to importante, mas tambm to arriscada, que as organizaes tendem a restringir seus assuntos estratgicos a um pequeno grupo de pessoas. 5. Confiana exige obrigaes. Unidades auto-suficientes responsveis por obter resultados especficos so o alicerce necessrio de uma organizao baseada na confiana, mas grupos com muito tempo de convivncia podem criar seus prprios problemas aqueles das organizaes dentro da organizao. Para o trabalho como um todo, os objetivos das pequenas unidades tm de ser compatveis com os objetivos do todo. As declaraes de princpios e misses so uma tentativa de promover essa integrao, assim como as campanhas em prol da qualidade total ou excelncia. 6. Confiana requer relacionamento. Compartilhar objetivos ainda requer contato pessoal para torn-los reais. Segundo John Naisbitt, a alta tecnologia tem de ser contrabalanada com altos relacionamentos para erguer organizaes altamente confiveis. Paradoxalmente, quanto mais virtual se torna uma organizao, maior a necessidade do grupo de se conhecer pessoalmente. Os encontros servem mais para as pessoas se conhecerem do que para despachos. As reunies, entretanto, so diferentes. Nelas se fala mais em processos de que em tarefas. As videoconferncias so mais destinadas s tarefas, mas elas so mais fceis e produtivas se os indivduos conhecem uns aos outros como pessoas, no apenas como imagens numa tela. 7. Confiana requer lderes. As unidades assentadas em organizaes baseadas em confiana demandam uma multiplicidade de lderes no lugar de sistemas de controle. Certa vez, numa conferncia, foi feita uma comparao com uma equipe de remadores num rio durante uma competio. Oito homens remavam de costas o mais rapidamente possvel, sem conversar uns com os outros e dirigidos por algum que no remava, era o lder porque era o nico que podia ser visto por toda a equipe. Em terra, o lder o capito, que escala o time e o mantm unido. Nos treinos, o tcnico que, indubitavelmente, o mais influente nesse trabalho. Esse exemplo mostra que a liderana no pode ser inteiramente exercida por uma nica pessoa, no importa o quanto ela possa ser boa.

25

5. O TELETRABALHO SOB A PERSPECTIVA DO GERENTE

O lar onde se dorme, alimenta-se, assiste-se televiso, estuda-se, relaxa-se - e onde tambm cada vez mais se est trabalhando, ou seja, exercendo o teletrabalho. Trata-se da alternativa de trabalho flexvel, quanto ao local, onde os empregados passam a exercer suas atividades profissionais, antes realizadas nos escritrios ou at mesmo no cho de fbrica, e, em locais diversos tais como suas residncias ou em locais intermedirios entre suas casas e a empresa (escritrios virtuais). O teletrabalho, uma forma de trabalho que oferece benefcios importantes s empresas, como tambm flexibilidade do indivduo para um convvio da famlia, responsabilidade no trabalho, alm de reduzir o stress e as despesas provenientes das constantes idas e vindas ao escritrio. O mundo dos negcios est saindo rapidamente da Era Industrial e entrando na Era de Informao, que assim, requer novos estilos de liderana, tais como o uso do teletrabalho. Por outro lado, existem gerentes que questionam e demonstram preocupao a respeito desta nova forma de trabalho, mesmo j tendo provas de que o teletrabalho um estilo bem sucedido de executar atividades ou tarefas pelos funcionrios.

26 Contudo, importante que os gerentes entendam o que teletrabalho, e como funciona, para que eles possam decidir, baseado em informaes confiveis, se esta forma de trabalho flexvel funcionaria com sucesso nas suas organizaes. Dentre as vantagens do teletrabalho para o gerente, a mais importante simplesmente aquela que consegue resultados melhores, ou seja, aumento da eficincia, e da eficcia na produo e converge para o bem estar do empregado e o crescimento da empresa. Desta forma os funcionrios que adotam o teletrabalho, esto descobrindo que eles sofrem menos interrupes no ambiente de trabalho e, como conseqncia, conseguem desenvolver mais atividades em um nico dia. Assim, eles esto se sentindo mais satisfeitos com seu trabalho e com suas empresas. Com isso, a disposio melhora, porque os teletrabalhadores tm mais controle sobre seu trabalho e sua vida privada. Neste sentido, o fato de ser teletrabalhador fora a pessoa a ser melhor gerente, pois: a) pode-se ser mais inteligente com respeito maneira como se trabalha, ao se orientar mais para os resultados da equipe; b) estimula-se a enfocar quais so exatamente as expectativas para cada subordinado, e como medir estas expectativas; c) avalia-se os empregados no que eles produzem, e no em quantas vezes eles so vistos. Logo, o teletrabalho ajuda os funcionrios a alcanarem metas organizacionais mais importantes tais como economizar dinheiro, espao etc., no recrutamento e na manuteno de pessoal de excelente nvel por ser possvel lhes oferecer melhores opes de trabalho. importante considerar que apesar de ser sutil, o teletrabalho ajuda as pessoas a serem bons vizinhos na comunidade, por contribuir na reduo da poluio do ar e no congestionamento de trnsito. Neste sentido, nos Estados Unidos, em algumas cidades, as empresas so obrigadas a reduzir as idas e vindas ao trabalho (commuting), e o teletrabalho uma das maneiras mais objetivas e prticas de reduzi-las. Tambm, em relao ao sucesso profissional preciso se assegurar que a rea funcional alcance certos objetivos, e o teletrabalho uma tima ferramenta para isto. Os gerentes podem assim, ter os mesmos benefcios pessoais que seus subordinados, pois, ao se praticar o teletrabalho, se consegue focar na melhor atividade, produzindo mais. Quando se avalia um Programa de Teletrabalho bem sucedido, constata-se que os gerentes foram lderes ao apoiar esta nova tendncia. Contudo, as pesquisas revelam que muitos gerentes tm dvidas sobre o teletrabalho. Com a ajuda de exemplos bem sucedidos, examina-se a seguir, os seis mitos mais freqentes relativos ao teletrabalho e suas consideraes pertinentes.

MITO N. 1: No se sabe se o teletrabalhador est de fato trabalhando.

27 A questo mais importante saber escolher as pessoas adequadas, estabelecer as metas corretas, e examinar os produtos/servios que so produzidos. No se deve se importar se a pessoa est em casa escutando pagode, ou vendo TV, desde que ela faa o trabalho que lhe foi determinado. Na realidade h necessidade de se selecionar empregados que esto, pessoalmente motivados, so responsveis e bem organizados. Por isto, deve-se treina-los e dar-lhes metas claras, confiando que eles faro o trabalho do modo programado, pois bons empregados produzem, no importa onde ou quando. O fato das pessoas estarem no escritrio convencional, no implica que elas estejam trabalhando pois h muitas distraes que interrompem o trabalho. Portanto, a principal questo do teletrabalho sempre ser com respeito aos resultados. Muitos gerentes se enganam achando que o empregado est digitando, quando na verdade ele est cochilando na sua mesa, embora oua-se o clicar do teclado do computador. Isto no gerenciar. O verdadeiro gerente privilegia os resultados e, portanto, precisa ser muito mais orientado para resultados.

MITO N. 2: O contato com o empregado Algumas pessoas trabalham "full time", mas, comumente, nas empresas que adotam o teletrabalho onde um empregado trabalha distncia um ou dois dias por semana, deve ser sempre o gerente quem decide a freqncia de seu trabalho. Caso no se concorde que eles trabalhem todos os dias a distncia, eles podem trabalhar um ou dois dias por ms e, conforme for, o nmero de dias que eles trabalhem em casa pode ser aumentado. Por outro lado h empresas onde o teletrabalho em tempo integral e outros em certas ocasies, especialmente, quando h necessidade de se concluir um trabalho mais importante. Se h necessidade de se ver as pessoas, pode-se convid-las a virem ao escritrio, isto sem considerar que j existe tecnologia avanada, como, por exemplo, os pequenos aparelhos de vdeo coloridos, do tamanho de um baralho de cartas que permitem as pessoas se verem nos laptops. Logo, importante salientar que estas tecnologias ajudam as pessoas a trabalhar melhor a longa distncia, na realizao de tarefas profissionais.

MITO N. 3: Sobrecarga para os que ficam no escritrio. Em virtude da ausncia dos teletrabalhadores nos escritrios, imagina-se que pode ocorrer uma sobrecarga de trabalho para os colegas que ficam, podendo causar desta maneira um certo impacto negativo na sua implantao. por isto que as atividades profissionais dos teletrabalhadores precisam ser bem planejadas para que tudo no caia nos ombros dos seus colegas que permanecem na empresa.

28

Neste sentido, j existem empresas onde grupos de empregados que trabalham em casa, esto usando o e-mail e o voice-mail para se comunicarem com a matriz. Alm disso, constata-se que estes teletrabalhadores conseguem fazer mais contatos com os clientes, enquanto que a equipe do escritrio se empenha mais nas questes administrativas afim de dar apoio aos Teletrabalhadores havendo desta maneira, bastante entrosamento entre eles. Contudo, importante tambm que os teletrabalhadores e os colegas que ficam na empresa sintam que a distribuio de responsabilidades justa, porque isto que faz o sistema funcionar. bsico que haja o planejamento e a comunicao entre esses grupos, sendo necessrio reunir os grupos para estabelecer o nvel de responsabilidades de cada um, afim de que cada indivduo se sinta satisfeito com seu papel, e sabendo o que esperar dos outros dentro do grupo. Desta maneira o trabalho flui melhor, e sem surpresas ou conflitos desnecessrios. O que fica claro neste aspecto que os princpios do bom gerenciamento so aplicveis tanto aos que so teletrabalhadores quanto aos que no so teletrabalhadores. Em suma, para um bom gerenciamento importante que a comunicao e o relacionamento entre ambos grupos de funcionrios seja sempre aberta e transparente.

MITO N. 4: Teletrabalhadores do trabalho extra e so inconvenientes aos gerentes Desde que as necessidades e expectativas estejam bem estabelecidas h comunicao de maneira diferente quando o teletrabalho adotado. No h mais comunicao cara a cara; em vez disto, depende-se mais do telefone, e-mail, phone-mail e do fax. Logo, a mudana mais significativa como se comunicar com os teletrabalhadores nos dias em que eles esto trabalhando em casa, ou em outro lugar alternativo. Por isto j se percebe que mudaram significativamente o planejamento e a organizao das reunies. Anteriormente haviam muitas reunies espontneas e, frequentemente seus participantes apareciam no ltimo momento. Agora, h dias certos em que o pessoal sabe quais so aqueles para reunio, sabendo de antemo quando vai ser, se preparando de fato, conseguindo tomar as decises durante sua realizao pois j h um dia agendado para tal fim.

MITO N. 5: Todo mundo vai querer adotar o teletrabalho Sabe-se que as pessoas procuram manter a vida privada separada do trabalho. Mais importante, que a maioria das pessoas no tem funes que se adequam em programas de teletrabalho, como o caso de alguns tcnicos na rea de produo que obviamente no podem adot-lo. H outras pessoas que fazem trabalho de apoio, atendem o telefone, e respondem a questes feitas pelo pblico. Por outro lado, h algumas pessoas que, na realidade, no tm perfil de teletrabalhador, e outros, tem um

29 ambiente em casa que no permite exercer a sua funo profissional adequadamente. Portanto, o teletrabalho certamente no serve para todo mundo. Logo, o gerente precisa usar de competncia ao selecionar um bom teletrabalhador, pois sabe-se que existem pessoas mais eficientes quando trabalham com outros colegas, sendo portanto o trabalho no escritrio da empresa o melhor local para elas trabalharem. Por outro lado, h pessoas que desperdiam energias quando trabalham no escritrio da empresa. Estas devem trabalhar em casa, pois existem os aspectos relacionados com suas personalidades favorveis em um Programa de Teletrabalho. Quanto s pessoas que querem praticar o teletrabalho, mas no o podem por alguma outra razo, deve-se oferecer-lhes opes. Quanto mais alternativas oferecidas, mais satisfeitas elas ficam e melhor clima organizacional obtido. Por exemplo, podem ser oferecidas outras opes flexveis de trabalho tais como, a semana comprimida, tempo parcial, etc.

MITO N. 6: O teletrabalho custa caro Em algumas empresas, por exemplo, o custo de espao comparado com o espao que no se precisa mais alugar compensa o custo de implantar o teletrabalho. Mas, h tambm outras estratgias de reduo de custos que podem ser usadas, tais como; dividir o uso de computadores laptop e utilizar mveis usados. Logo, como se pode constatar, h muitas maneiras de minimizar os custos de implantao do teletrabalho. A ttulo de exemplo, existe o caso de uma empresa onde h uma central de atendimento (call center) que precisa de oito horas por dia, para atender seus clientes. Sabe-se tambm que os teletrabalhadores que trabalham nestas centrais precisam de softwares e hardwares especiais que so muito caros. Mas, constatou-se que o grupo desta empresa mais produtivo - oito teletrabalhadores fazem o servio de dez empregados no escritrio. Em 18 meses a empresa, por meio do teletrabalho, recuperou o custo do equipamento, e depois disto comeou a ter lucro. Logo, a qualidade e a quantidade de trabalho aumentam, na medida em que se mantm os empregados mais competentes e, que, normalmente so mais difceis de se recrutar. Nos Estados Unidos, a rea de RH j constata que 50% das pessoas que procuram emprego, ou que se est admitindo, perguntam se nas empresas existem opes de trabalho flexvel, como o teletrabalho. Portanto, esta forma de trabalho flexvel um investimento que trar grandes retornos para as empresas, pois, importante manter melhores profissionais, em virtude do custo de empregar e treinar este pessoal ser alto e difcil encontr-los j preparados e treinados. Recrutar e selecionar bons profissionais , hoje em dia, de fato muito difcil, e uma vez que eles esto na empresa, fundamental mant-los. Alm do mais, perde-se menos tempo com entrevistas e treinamento para prepar-los adequadamente, liberando os gerentes para se dedicarem ao seu trabalho. Logo, o teletrabalho um investimento e no uma despesa.

30

6. O PASSO A PASSO DO TELETRABALHO

O teletrabalho uma forma de trabalhar comprovada por particularmente todo tipo de * empresas . Este captulo se destina a auxiliar os teletrabalhadores e seus gerentes a obterem xito, seja trabalhando em casa, em um local virtual ou outro local fora do escritrio convencional. Antes de iniciar sua implantao, precisa-se de regras bsicas para ser adotado. A este respeito, as organizaes que implantaram este programa j desenvolveram normas e orientaes que abrangem vrios temas tais como, a elegibilidade dos candidatos, o relacionamento do teletrabalhador com pessoal e vizinhos, gerenciamento de riscos, a compra de equipamentos, a assistncia tcnica, a confidencialidade das informaes da empresa etc. Assim, sero tratados a seguir os seguintes aspectos quanto implantao do teletrabalho: Tarefas de planejamento Equipamentos necessrios Hbitos de Trabalho em Casa Comunicao eficiente Tarefas de Planejamento

Ver Apndice IV Empresas que adotam o Teletrabalho

31 a) Identificao de Tarefas A primeira atividade no estabelecimento deste programa identificar as tarefas que se pode fazer enquanto se pratica o teletrabalho, pois sabe-se que o exerccio de atividades profissionais fora do escritrio funciona melhor para certas funes. b) Agenda de Trabalho O prximo passo escolher os dias que se vai trabalhar a distncia. Assim procedendo, facilita-se a vida dos envolvidos ao adotarem o teletrabalho nos mesmos dias todas as semanas. Se no se tem certeza quantos dias se precisa, deve-se comear com um dia. Uma vez determinado os dias de teletrabalho, precisa-se programar os horrios e planos de trabalho. Uma das vantagens do Teletrabalho que se pode ser mais flexvel na elaborao do esquema de trabalho. Planeja-se o dia para maximizar o perodo de maior produtividade, levando em conta ao mesmo tempo as necessidades pessoais do funcionrio. c) Flexibilidade Para o Teletrabalhador, o ideal ter flexibilidade, ou seja, estar ao mesmo tempo disponvel para atender seus clientes, colegas e gerentes. Vo se poder fazer algumas escolhas, pode-se trabalhar no mesmo horrio do escritrio, ou ento comear mais cedo ou mais tarde, podendo tambm escolher outra hora de sua convenincia. Neste caso, fica-se disponvel para ligaes telefnicas 4 horas ao dia, e se trabalha o resto em horrio flexvel. Ter uma rotina de trabalho no dia de teletrabalho ajuda enfocar e aproveitar melhor o tempo. d) Programao Lembre-se que se precisa antecipar e levar para casa os materiais e recursos que sero necessrios para o dia de teletrabalho. Preparar uma lista para levar na tarde anterior, uma maneira fcil de assegurar que se tem tudo que se precisa. A segunda lista, para fazer vai ajudar reservar tarefas para os dias de teletrabalho; da sabe-se de antemo qual o trabalho que ser efetuado. Com o decorrer de sua utilizao, descobre-se que a habilidade de organizar o trabalho no seu dia de teletrabalho evolui medida que se habitua com a rotina. Equipamentos Necessrios Um telefone imprescindvel. Precisar ou no de um computador depender do trabalho que se fizer, pois revises, pesquisas, leitura, planejamento, dar telefonemas, no requerem computadores. Certos equipamentos e servios tornam o teletrabalho mais fcil. Voice mail, e electronic mail, por exemplo, permitem a pessoa ficar em contato com o escritrio sem interromper seus colegas, ou a si mesmo. Uma secretria eletrnica, bip, pagers, so tambm teis. Neste aspecto, geralmente os clientes no sabem que o teletrabalhador est em casa. Porm, importante conhecer a poltica da empresa sobre a utilizao dos equipamentos. Ela deve fornecer informaes importantes tais como, qual o equipamento que ela fornece ou no, quem fornece assistncia tcnica, quem paga as despesas de consertos, e os procedimentos de segurana de informaes. Existem ainda as empresas que podem alugar ou fornecer os equipamentos aos teletrabalhadores.

32

Quando se utiliza computador, a segurana das informaes um fator crtico. Deve-se, por isso, manter cpias de segurana contra panes de eletricidade ou mesmo falhas do hardware. Deve-se salvar freqentemente o trabalho num disquete, a cada hora, conforme os casos. Para se proteger contra o vrus de computador, no se deve usar programas sem antes submet-los a um antivrus e sempre passar o scandisc no comeo e no fim do dia de teletrabalho. Uma secretria eletrnica ou voice mail residencial, tambm til. No caso de se ter s uma linha de telefone para uso do servio e particular, deve-se gravar duas mensagens, e altern-las conforme o uso. Hbitos de Trabalho em Casa importante reunir e comunicar a famlia para que ela possa ser informada sobre estas novas condies de trabalho. quando devem ser estabelecidas regras e possveis mudanas na organizao familiar. Em geral no bom ter crianas pequenas ou idosos que requerem muita ateno em casa, enquanto se est trabalhando na residncia. Se no se tem algum em tempo integral para ajudar, corre-se o risco de acabar se envolvendo com o atendimento a estas pessoas e afetando o trabalho. Se tem-se crianas em idade escolar, deve-se trabalhar durante o perodo em que elas esto na escola, ou ento quando h um segundo adulto na casa, que possa auxiliar nesta tarefa, pois o teletrabalho no substitui as creches. necessrio ser incisivo com pessoas que podero interromper o trabalho em casa, tal como a famlia, os amigos, e os vizinhos, pois se est trabalhando, s que no na empresa. Ento, parar ou ser interrompido uma vez ou outra at que faz bem; o exagero destas situaes que podem prejudicar a eficincia do trabalho. Neste sentido, deve-se ter disciplina para estabelecer o comeo e fim da jornada de trabalho ao fazer uma atividade especfica, como se realmente estivesse no escritrio convencional da empresa. Portanto, no se deve trabalhar sem limite tal como no escritrio, pois h um momento para comear e outro para parar; por isto, deve-se interromper o trabalho de vez em quando, pois corpo e mente precisam de descansos curtos, com por exemplo, dar uma volta a p ou de bicicleta ou trabalhar no jardim. Quanto ao local de trabalho, fundamental para o funcionrio que pratica o teletrabalho que ele seja planejado tanto em termos de segurana, como de conforto. A esse respeito sugere-se o seguinte: - o ideal ter um espao separado do resto da casa, de preferncia uma sala separada; - verificar se a cadeira e mesa so adequadas para se trabalhar com conforto. A altura normal da mesa 73,37 cm., e se se trabalha com computador, a altura 65,78 cm; a cadeira deve ser confortvel e ajustvel; - a iluminao deve ser boa; deve-se ter cuidado com o excesso de luz, pois ela pode causar vista cansada e dores de cabea; - fazer o possvel para manter o barulho ao mnimo; as crianas que choram, o aparelho de aspirador, os cachorros latindo, do uma impresso negativa de profissionalismo, e so uma distrao irritante;

33 prestar ateno aos fios e cabos que se pode tropear; conectar o computador ou fax a um filtro de linha, e manter o equipamento longe da luz direta e calefao. Comunicao Eficiente Um dos fatores de sucesso na prtica do teletrabalho o processo de comunicao no exerccio das atividades profissionais, especialmente entre o teletrabalhador e os colegas, de forma espontnea, pois quando se trabalha fora do escritrio no se vai ter tanto desta comunicao. No comeo, os colegas at compensam a ausncia do teletrabalhador, ligando para ele com alguma frequncia. Mas, eventualmente, eles juntam os recados e ligam menos vezes para discutir os assuntos pendentes. Acumular recados e transmiti-los de uma s vez tambm uma das vantagens do teletrabalho, visto que assim haver menos interrupes durante o horrio de trabalho. A maioria dos teletrabalhadores constatam que h menos comunicao cara a cara porque, elas podem ser substitudas em muitas ocasies pelo telefone e por comunicaes escritas. Naturalmente, quando o caso de primeiros contatos, negociaes, ou para estudar informaes visuais que no podem ser compartilhadas remotamente, as reunies na empresa so necessrias. Contudo, descobre-se que o nmero de reunies diminui, mas as que houverem sero mais bem preparadas e mais proveitosas. Deve ser lembrado que, com uma boa comunicao, tanto o pessoal na empresa como os funcionrios que trabalham em casa se sentem melhor, pois necessrio manter os canais abertos. Neste sentido, um importante aspecto desta comunicao no teletrabalho fazer com que todo mundo conhea a agenda horria do teletrabalhador. Por outro lado, se o teletrabalhador no informa aos clientes que est em casa, possivelmente, eles nunca sabero que ele est trabalhando fora do escritrio da empresa. Portanto, de uma maneira geral, devem ser informadas s pessoas os dias e as datas de teletrabalho, quando se recebe telefonemas, e, quando se trabalha no escritrio. Ao serem fornecidos os horrios por escrito, fica mais fcil para todos envolvidos no programa lembrarem os dias da semana que os teletrabalhadores esto em casa. Porm, aconselha-se que todos os funcionrios relacionados direta ou indiretamente com o teletrabalho devem ser avisados pessoalmente para depois transmitir esta informao por escrito por meio de um bilhete, correio eletrnico, ou um aviso em suas mesas de trabalho. A seguir, so feitas algumas recomendaes na comunicao de teletrabalho: Antes de comear o teletrabalho, o chefe deve discutir o assunto com os colegas. uma boa oportunidade para se expressar a preocupao sobre o resultado do teletrabalho com respeito aos colegas, e igualmente para que eles manifestem seus anseios e tirem suas dvidas. Por exemplo, eles podem pensar que vo precisar fazer parte do trabalho. A discusso em equipe e a comunicao aberta permitiro que todos demonstrem as suas preocupaes e tirem suas dvidas.

34

Haver ocasies em que se precisa de ajuda do escritrio para, por exemplo, conseguir um nmero de telefone de um cliente, uma informao etc. Neste sentido, deve-se pedir a um colega para ser seu intermedirio no escritrio enquanto se est ausente nunca esquecendo de avaliar se o que se pede razovel ou no.

Sabe-se, contudo, que normalmente os teletrabalhadores que trabalham em casa no mesmo dia tornam-se bons parceiros. Logo, partindo desta consideraes, devem ser adotados os seguintes procedimentos: planejar reunies regulares para discutir os relatrios de atividades, para que se saiba o que vai ser feito e o que j foi feito; promover reunies pessoais que podem ser substitudas por conferencias telefnicas; no substituir as comunicaes escritas, pois d menos trabalho para os colegas, e fica mais fcil de acompanhar o assunto em pauta; manter contato com o escritrio e vice-versa; lembre-se, possivelmente se precisa estar em contato com o escritrio com a mesma freqncia de antes, s que de maneiras diferentes; coletar os recados nos horrios previstos, facilita o trabalho de colegas, verificando o e-mail e voice mail; dar retorno s ligaes telefnicas em horrios pr-determinados, informando o horrio em que as chamadas devem ser feitas; o retorno de chamadas recomendado somente quando h garantias da linha telefnica estar livre. se a empresa requer segurana ou confidencialidade, examinar os documentos que detalham estas normas de procedimento, o teletrabalho pode gerar necessidades de novas polticas. A propsito, verificar o seguro residencial com o corretor de seguros para ver se h cobertura para escritrios em residncias, pois normalmente eles so excludos.

Desta forma, haver um perodo de adaptao, e momentos difceis, quando se comea a adotar o teletrabalho - at que ele se torne uma rotina. A melhor soluo ser franco, aberto, e meticuloso quando se comunica. Ao surgirem problemas ou preocupaes, devem haver reunies para buscar solues, verificar as regras do jogo at que faa sentido, e modificar a maneira de como as coisas esto sendo feitas. Se ainda ocorrerem problemas, provavelmente o teletrabalho no se adequa ao funcionrio que neste momento est praticando o teletrabalho. No tocante s avaliaes feitas pelo chefe estas so imprescindveis para o sucesso do teletrabalho. Os teletrabalhadores querem saber se eles esto sendo eficientes e se esto atendendo s expectativas. Assim, os feedbacks devem ser feitos regularmente, pois se precisa decidir as prioridades do trabalho, os cronogramas, e as medidas de desempenho, para se sentirem recompensados com os objetivos atingidos. Gerenciamento por resultados Os gerentes frequentemente se perguntam se os seus subordinados esto trabalhando quando eles no esto presentes fisicamente na empresa. Mas, tem-se certeza que o pessoal no escritrio est trabalhando produtivamente? Um funcionrio pode estar

35 sentado mesa, mas no se tem garantia disto, seno pelos resultados obtidos. oportuno usar o mesmo critrio com todo mundo - dentro ou fora do escritrio isto , por meio da administrao por resultados e no por aparncias. Reconhece-se que no se pode controlar os empregados mesmo quando eles esto fisicamente no escritrio da empresa 8 horas por dia. Quando se trabalha com especialistas em informao, gerentes de nvel mdio e tcnicos, sabe-se que estas pessoas esto trabalhando, no importa onde elas estejam, porque elas precisam apresentar resultados. Se elas no esto escrevendo cartas, preparando relatrios e propostas, e se est recebendo reclamaes porque elas no esto retornando chamadas, no importa onde isto esteja acontecendo - em casa ou no escritrio - estas pessoas no so consideradas boas funcionrias. Praticar o teletrabalho uma demonstrao de confiana e f no empregado, e se der a opo para retribuir esta confiana e f, ele vai ser eficiente, pois se no for eficiente em casa, tampouco ser no escritrio. Ento, qual a diferena? A resposta do sucesso do teletrabalho na empresa, est na comunicao aberta, honesta e freqente entre teletrabalhadores, colegas e chefes.

36

7. SESSO ESPECIAL Gil Gordon esclarece as principais dvidas sobre o teletrabalho

Voc tem alguma dvida sobre o Programa de Teletrabalho? Como convencer seu gerente para que deixe voc trabalhar tambm em casa? Quais so suas decises quanto aos equipamentos? Estas dvidas foram levantadas por Gil Gordon, um dos mais renomados especialistas em teletrabalho, e adaptados pela Brasil Entrepreneur realidade brasileira. importante mencionar que Gil Gordon conhecido em vrios pases como um dos mais credenciados consultores na implantao do teletrabalho. Gil Gordon comeou suas atividades de consultoria em 1982, prestando servios nos setores pblicos e privados, no estabelecimento de Programas de Teletrabalho. responsvel pela publicao mensal Telecomutting Review(desde 1984), co-autor dos livros Teleworking Explained e Telecommuting - How to make it work for you and your company e produziu os vdeos Telecommuting in the 90s, e The Virtual Office. H sete anos responsvel pela realizao da srie de conferncias Telecommute. Caso haja alguma dvida sobre as respostas apresentadas sobre teletrabalho, ou que * no tenha sido respondida aqui, por favor, envie-a para a Brasil Entrepreneur , ou para Gil Gordon Associates** de modo que possamos solucionar seu problema. Com a finalidade de melhor esclarecer as dvidas sobre teletrabalho, Gil Gordon agrupou as questes em 7 grandes reas de interesse a saber: A. Administrao e Informaes Gerais B. Seleo de Pessoal , Cargos e Gerentes C. Gerentes e o Gerenciamento D. Colegas e Clientes E. A Vida no Lar e a Famlia F. Tecnologia G. Instalaes e o Ambiente do Escritrio
*

Brasil Entrepreneur. Rua Par, 76 cj.12 01243-020. So Paulo-SP Tel/Fax: (011)31593352/31385312.Email: amello@tdec.com.br ** Gil Gordon Associates .10 Donner Court . Monmouth Junction N.J.08852 . Tel: (908) 329-2266 . Fax: (908)329-2703 e-mail: gil@gilgordon.com

37 A. Administrao e Informaes Gerais (1) Quais so as preocupaes com a segurana e confidencialidade relativas ao teletrabalho? Certas organizaes como bancos e outras instituies financeiras, rgos governamentais e empreiteiras precisam se preocupar com esta questo muito mais do que a maioria das empresas. Existem os seguintes aspectos que devem ser levados em considerao: Se os funcionrios podem sair de suas empresas levando relatrios, desenhos, disquetes, arquivos etc., em seus bolsos ou pastas (como quase sempre fazem), ento, no correto dizer que o teletrabalho representa um risco de segurana novo e diferente. H uma srie de solues em termos de hardware e software para manter a segurana dos materiais e informaes da empresa que esto sendo trabalhados distncia. Elas no so totalmente seguras, pois nada seguro. Contudo, so barreiras razoveis e prudentes aos acessos no permitidos. Se voc selecionar as pessoas certas para serem teletrabalhadores e (se necessrio) fornecer a elas um arquivo de pastas com chave para sua casa, orient-las sobre suas responsabilidades em manter as informaes confidenciais e protegidas, voc montou um razovel esquema de segurana. Existem algumas tarefas (todavia, menos do que a maioria dos gerentes imaginam) que, provavelmente, no devem ser executadas distncia, no importando quantas medidas preventivas sejam adotadas. Mesmo que voc possua um esquema de segurana funcionando, a cpula da empresa pode simplesmente no se sentir segura em ter o trabalho realizado longe do escritrio central. Se este for o caso, ento geralmente melhor executar as tarefas dentro da prpria empresa. (2) Como o teletrabalho se encaixa em outras formas de local de trabalho flexvel? No por acaso que muitas empresas que utilizam o teletrabalho tambm esto tornando disponveis opes como compartilhamento de tarefas (job-sharing), meio expediente, (part-time work) semanas reduzidas de trabalho, (compressed work weeks) horrio flexvel (flextime) etc . Todas elas tm em comum a idia de que a flexibilidade apropriada adequada tanto para a empresa, como para os funcionrios. * Em geral, as empresas que esto estruturadas na rotina 9 s 5 , onde todo funcionrio deve trabalhar perodo integral e ser normal, esto caminhando para a desatualizao e, tambm, perdendo uma boa oportunidade para atrair e reter profissionais de alto nvel que precisam de mais flexibilidade, no desempenho da sua atividade profissional. (3) Qual a diferena entre teletrabalho e Telework? Isto tem sido assunto de inmeros debates, artigos e material acadmico e, que na opinio de Gil Gordon, a diferena mnima. O termo Telework tende a ser mais
*

Rotina de 9 s 5-so os horrios de entrada e sada dos funcionrios na maioria das empresas nos Estados Unidos.

38 utilizado na Europa, enquanto que teletrabalho mais usado nos Estados Unidos. Algumas pessoas preferem a palavra Telework porque uma descrio mais exata do conceito o prefixo tele significa distncia, portanto, Telework significa trabalhar distncia. Os defensores do Telework tambm acreditam que * teletrabalho possui uma conotao muito forte sobre o aspecto de Commuting e o Telework um termo mais abrangente e inclusivo. Deve-se, no entanto, evitar esta discusso, seja l como se deseja cham-lo, pois o conceito latente o mesmo: descentralizar o escritrio e utilizar formas diferentes para levar o trabalho aos funcionrios. No faz muita diferena como voc o chama desde que o pratique adequadamente. (4) Minha organizao realmente enfatiza o trabalho em equipe o teletrabalho no interfere na habilidade da equipe em trabalhar junta? No necessariamente. H muitas formas para que os membros da equipe trabalhem juntos sem estarem juntos. Alm disso, a maioria das equipes tm algum trabalho que seja de colaborao pela sua prpria natureza mas, pelo menos, grande parte dele feito individualmente. A soluo para utilizar o teletrabalho num ambiente de equipe, organizar o trabalho de forma tal, que boa parte da atividade individual seja reservada para os dias de teletrabalho, enquanto que a colaborao ocorre quando todos esto no escritrio. Isto pode significar, por exemplo, que a equipe decida ter todos os seus membros no escritrio na 3 feira ou 6 feira para assegurar que haja tempo suficiente para que trabalhem juntos. Mesmo quando os membros da equipe estejam praticando o teletrabalho, ainda assim possvel colaborar distncia, atravs de telefonemas individuais, * Conference Calls , e-mail, groupware e fax - cinco ferramentas que podem ser utilizadas. Por ltimo, tenha em mente que o trabalho em equipe muito bom at um certo ponto quando o trabalho precisa ser feito em equipe, h o risco de que as tarefas levaro mais tempo e o que deve ser responsabilidade de uma pessoa pode prejudicar o desempenho dos outros membros da equipe. Quando alguns dos membros da equipe esto praticando o teletrabalho, podem ajudar a equipe a focalizar suas tarefas e decidir quais realmente so adequadas discusso e ao trabalho da equipe e quais devem realmente ser feitas individualmente em casa. (5) Nos Estados Unidos no est em desuso a lei federal sobre teletrabalho e o carpooling* ? Por que ainda se discute esta questo como motivo para as empresas implantarem o teletrabalho? Em 23 de dezembro de 1995, o Presidente Clinton assinou uma lei que mudou dramaticamente os termos das emendas de 1990 Lei do Ar Limpo, (Clean Air
Commuting- o ato de se deslocar diariamente para o trabalho; Commuter- aquele se desloca diariamente para o trabalho. * Ocorre a Conference Call quando mais de duas pessoas utilizam a mesma ligao telefnica. * Carpooling -Grupo de pessoas que viajam juntas principalmente para o trabalho ou escola, normalmente utilizando o carro de um membro diferente em cada dia. No Brasil, este programa conhecido como Transporte solidrio.
*

39 Act),que eram responsveis por obrigar a empresa a realizar programas de reduo do Commuting de carro. Contrrio ao que muitas pessoas acreditam, jamais houve qualquer item na lei que exigisse o teletrabalho foi apenas uma forma recomendada de satisfazer as metas para reduzir as idas e vindas ao trabalho. A nova lei reduz o nmero de idas e vindas do commuter de carro em reas extremamente poludas de forma voluntria e no obrigatria. Assim sendo, grande parte da presso no nvel federal foi eliminada, mas as normas regionais ou estaduais bem podem estar em vigor. Sem dvida, o teletrabalho ainda uma tima forma de retirar os carros da rua e poluio dos pulmes mas os motivos mais convincentes para as empresas tm pouco a ver com as leis, e, tudo a ver com economizar dinheiro, melhorar a eficcia dos funcionrios, reduzir as necessidades de espao na empresa, ampliar o horrio de atendimento ao cliente e recrutar e reter funcionrios talentosos. (6) Deve-se exigir dos funcionrios que comprem seu prprio equipamento? Geralmente, as empresas que suprem os teletrabalhador com equipamento e outros itens so vistos como fornecedoras dos recursos para desempenho do seu trabalho, como sempre acontece na empresa. Em alguns casos, solicitou-se ou at exigiu-se - aos funcionrios que comprassem seu prprio computador pessoal, como uma condio de participar no teletrabalho. Isto pode causar dificuldades concretas para alguns funcionrios. Se o oramento da empresa para a aquisio dos equipamentos limitado tem-se as seguintes alternativas: Os funcionrios que j possuem seu prprio computador pessoal em casa e esto dispostos a utiliz-lo; A aquisio para os funcionrios, (com desconto na folha de pagamento como forma de reduo de custos). Tenha em mente que, em alguns casos, melhor levar o computador pessoal que est na mesa do funcionrio da empresa para casa dele, pois a onde poderia ser melhor utilizado, para beneficio mtuo. (7) Parece que o teletrabalho limitado s grandes empresas isto verdade? Realmente, o oposto. Ainda que se divulgue que o teletrabalho se encontra nas * empresas classificadas na Fortune 500 , a maioria da atividade do teletrabalho ocorre nas pequenas empresas. Boa parte do emprego nos Estados Unidos e em muitos outros pases est nas pequenas empresas e no est necessariamente concentrado nas organizaes de grande porte. As pequenas empresas podem adotar inovaes mais rapidamente, esto freqentemente sob presso para reduzir custos ou reter pessoal-chave e no tm que lutar com volumosos manuais de polticas e infindveis reunies de comits, antes de fazer mudanas para introduzir o teletrabalho.

Verso Norte Americana da Edio Especial da Revista Exame, As 500 Maiores Empresas do Brasil.

40 (8) Nos Estados Unidos o teletrabalho ainda est sendo utilizado principalmente para reduzir o congestionamento do trfego? De modo algum. De fato, isto tornou-se um benefcio secundrio embora ainda seja muito importante. No h dvida de que o teletrabalho reduz a quantidade de carros na rua e diminui a poluio do ar, mas no o motivo principal pelo qual os funcionrios o utilizam*. Gil Gordon sustenta que empresas modernas, ao compreender os verdadeiros benefcios organizacionais do teletrabalho, o utilizaro porque faz sentido para elas e neste caso, ajudar a retirar os carros das ruas e estradas congestionadas. (9) Qual o nmero certo de dias por semana para utilizar o teletrabalho? No h um nmero certo de dias. Normalmente, parece funcionar melhor quando varia numa faixa de um a trs dias por semana, em mdia. Em alguns casos, poderiam ser mais dias, mas existem problemas potenciais quando se faz em quatro ou cinco dias por semana, pois torna-se difcil continuar a se sentir como funcionrio da empresa, participar de reunies nas quais se precisa comparecer, e complicar a logstica de levar e trazer trabalho do escritrio para casa. (10) Contudo, o que acontece se o trabalho varia muito de semana para semana ? Neste caso, pode-se pensar melhor sobre o nmero de dias do teletrabalho por ms e no por semana. Numa certa semana, pode-se executar o teletrabalho em um dia, ou mesmo nenhum dia e na outra, trabalhar quatro dias. O segredo trabalhar onde se trabalha melhor, em qualquer dia, dependendo de sua carga de trabalho e de suas preferncias. Uma mdia mensal de oito ou doze dias significa dois ou trs dias por semana, mas, pensar em termos do ms inteiro d s pessoas muito mais flexibilidade. (11) No h grandes riscos de responsabilidade para a empresa? No necessariamente. Por exemplo, h um temor freqente pelo aumento de responsabilidade do funcionrio, mas, com a devida combinao de treinamento, preveno e inspeo, estes riscos so enormemente minimizados e podem ser facilmente gerenciados. Da mesma forma, as preocupaes com roubo do equipamento de casa so exageradas e com algumas precaues, este risco tambm pode ser minimizado. (12) Os teletrabalhadores no chegam a um beco sem sada em suas carreiras? Ao mesmo tempo em que as pessoas acreditam que isto verdade, no h evidncias que comprovem esta preocupao delas ficarem por fora , porque no
Em So Paulo, em 1997, foi iniciada a Operao Rodzio 97 pela Secretaria de Estado do Meio Ambiente, que tem como objetivo reduzir o nmero de carros nas ruas para melhorar a qualidade do ar considerada uma das cidade mais poludas e congestionadas do mundo. Atualmente a Prefeitura da Cidade de So Paulo, adota o rodzio, que funciona alternadamente com o rodzio implantado pelo Governo do Estado, e, que busca alcanar os mesmos objetivos.
*

41 esto no ambiente de trabalho. Uma vez que os teletrabalhadores ainda continuam indo ao escritrio normalmente, eles no desaparecem. Alm disso, o treinamento tanto para teletrabalhadores quanto para os gerentes, deve incluir sugestes sobre gerenciamento de carreira distncia. Neste sentido a maioria dos gerentes dos Teletrabalhadores so freqentemente mais passveis de promoo, isto porque a experincia de trabalhar distncia, ajuda a demonstrar sua capacidade de ter mais responsabilidade. (13) Quais so as tendncias no crescimento do teletrabalho? Os Estados Unidos atualmente parecem estar numa curva de crescimento constante, com aproximadamente 11 milhes de teletrabalhadores. O teletrabalho tambm est crescendo em muitos pases europeus, asiticos e no Canad. Contudo ainda est longe o dia e que todos estaro trabalhando em casa usando calas jeans; por outro lado, esto desaparecendo rapidamente os dias de todos irem ao escritrio na empresa, nos cinco dias por semana. (14) A direo da empresa parece totalmente contra o teletrabalho; de fato, at mesmo funcionrios trabalhando em tempo parcial no so totalmente aceitos. O que preciso so de fatos comprobatrios. Onde posso obter tais informaes? Ao mesmo tempo em que existem fontes com fatos comprobatrios, acredito que muitos deles esto realmente sujeitos interpretao duvidosa. Alm disso, a qualidade das pesquisas ou outros mtodos de avaliao so algumas vezes, questionveis. Mais importante, quando a direo da Empresa no aceita tais fatos, no faz nenhuma diferena mesmo que eles sejam obtidos. O fato de que o trabalho em regime de tempo parcial que seguramente no novo, radical ou no comprovado no um recurso mais aceito de que o teletrabalho provavelmente este no ter nenhuma chance. Mesmo que se apresentassem fatos favorveis, eles encontrariam outras maneiras de se opor ao teletrabalho. O problema latente , provavelmente, alguma coisa que tem a ver com o medo da perda de controle e desconfiana dos funcionrios por parte dos gerentes. Para enfrentar esta situao, Gil Gordon aconselha: Procure apresentar um argumento convincente sobre como o teletrabalho ajudar a empresa, e no os funcionrios. Procure obter a aprovao para que uma ou duas pessoas utilizem o teletrabalho somente uma vez por semana durante um ms. Caso no se possa comprovar esta experincia piloto, ento nem todos os fatos do mundo fariam a menor diferena. (15) E quanto aos grandes ganhos com a produtividade dos Teletrabalhadores isto verdade?

42 Sim e no. Antes de mais nada, deve-se lembrar que o conceito de produtividade um termo da era industrial que compara o output com o input; quando o output aumenta por unidade de input, isto um aumento de produtividade. Contudo, tal conceito lamentavelmente inadequado quando aplicado maioria das atividades realizadas nos escritrios; no h o mesmo tipo de relacionamento de input-output para pessoal administrativo. Isto significa que, se as pessoas so realmente coerentes, no tm idia do que realmente significa produtividade administrativa, na maioria dos casos. Entretanto, ainda se continua a empregar este termo. Freqentemente, a palavra produtividade tem sido empregada como um dos recursos para avaliar o teletrabalho e, por isso se v com certa freqncia referncias aos ganhos de produtividade obtidos pelos teletrabalhadores numa variao de 15 a 25%. Enquanto que se acredita firmemente que os programas de teletrabalho bem gerenciados em virtude de vrios motivos que realmente conduzem a maior output do trabalho sabe-se que importante evitar no utiliz-la como medida de avaliao. Por outro lado, prefervel empregar o termo eficcia que j inclui em seu significado todos os aspectos inerentes a atividade do pessoal de escritrio pois, alm de verificar a quantidade do trabalho executado, leva em conta tambm, qualidade, habilidade em administrar vrios projetos e prioridades, assim como ter as informaes em tempo hbil. Essas quatro medidas so usadas para medir a eficcia de um Programa de Teletrabalho. Realmente um teletrabalho bem gerenciado deve ficar, na pior das hipteses, no ponto de equilbrio, ou seja, os teletrabalhadores devem executar a mesma quantidade de trabalho, pelo menos, to bem quanto realizavam na empresa. Em quase todos os casos verificados, entretanto, seus resultados so significativamente melhores. O fator crucial produtividade, um termo conveniente e bastante usado mas, na realidade, no descreve o que a maioria do pessoal do escritrio faz, no importa onde estejam trabalhando. Verifica-se em vrios casos, que os teletrabalhadores esto trabalhando mais e executando um trabalho melhor, esto cumprindo seus prazos de forma melhor e so mais capazes de decidir sobre mltiplas prioridades e prazos finais. Chame isto de produtividade, eficcia ou qualquer outra coisa, o que importa so os resultados.

43 B. Seleo de Pessoal, Cargos e Gerentes (1) Sou um gerente que est considerando a possibilidade de oferecer teletrabalho ao meu departamento e conheo suficientemente bem meu pessoal para saber quem ter sucesso como um teletrabalhador. Posso somente selecionar as pessoas que desejo e dizer s demais que elas simplesmente no se qualificam? Ao mesmo tempo que este parece ser um enfoque mais simples, algumas vezes, pode provocar mais problemas do que solues. Os gerentes, freqentemente, sabem quais seriam os melhores teletrabalhadores com base nos seus histricos na empresa. Contudo, se voc, pelo menos, no tornar ciente a todo o departamento esta opo lembrando-lhes que somente sua disposio para praticar o Teletrabalho no suficiente para motiv-los voc se arrisca a ter muitos maus momentos. Os funcionrios desejam ter opes ou, pelo menos, em geral conhecer quais alternativas so viveis mesmo que no se possa obter o que deseja. Alm disso, existem muitos outros fatores no que diz respeito a ser um bom teletrabalhador, alm dos hbitos de trabalho e talentos a partir de uma viso do gerente. Preferncia pessoal, adequao da casa como um local de trabalho e situaes de cuidado com os dependentes so apenas algumas questes que os teletrabalhadores potenciais precisam levar em conta. (2) Durante quanto tempo as pessoas praticam o teletrabalho? um acordo para sempre? H notadamente poucos dados disponveis sobre esta pergunta. Parece que o tempo mdio de um esquema no regime de teletrabalho entre seis a dezoito meses; aps este tempo, alguma coisa geralmente acontece para levar a pessoa de volta ao escritrio. Entretanto, existem muitos teletrabalhadores que j esto neste programa h anos e provavelmente , espera-se que continuem no esquema. Outros praticaro o teletrabalho esporadicamente trabalhando em casa durante alguns dias por semana em um determinado perodo de tempo, voltando ao escritrio para tempo integral, e depois, voltando ao teletrabalho. A soluo lembrar que o melhor teletrabalho o teletrabalho flexvel no qual se permite e se estimula as pessoas a trabalhar onde melhor trabalham em seu estilo pessoal, a realizar suas tarefas e as preferncias do gerente. (3) vivel aos prprios gerentes serem teletrabalhadores? Geralmente, gerentes e supervisores tm sido capazes de trabalhar em casa de vez em quando, na medida que se faz necessrio por exemplo, para terminar um oramento, para escrever um grande relatrio ou trabalhar em algum outro tipo de tarefa que se beneficia do silncio e de poucas interrupes. Este tipo de teletrabalho especfico dos gerentes provvel que continue e eles sero capazes de utilizar em casa a mesma tecnologia que os membros do seu quadro de funcionrios utilizaro. Contudo, as tarefas da maioria dos gerentes so muito imprevisveis para permitir o teletrabalho regular de diversos dias por semana que seus funcionrios podero

44 praticar. Provavelmente, isso ir mudar mas, por enquanto, o teletrabalho para gerentes , em grande parte, uma exceo. (4) Se meu gerente pratica o teletrabalho, ele, com maior probabilidade, permitir que eu tambm o pratique? Algumas organizaes realmente comeam suas experincias em teletrabalho com os gerentes, para lhes dar a sensao de como , de modo que possam, posteriormente, gerenciar melhor os teletrabalhadores. Alm disso, voc pode sugerir ao seu gerente que pelos mesmos motivos que ele passa o dia em casa trabalhando (para escapar s interrupes e distraes do escritrio) voc tambm deseja fazer o mesmo. (5) Como posso convencer meu gerente a me deixar praticar o teletrabalho?. Imagine como o teletrabalho pode ajudar seu gerente e sua organizao. Por exemplo, ajudar as pessoas a executar mais trabalho e melhor, ajudar a reduzir a necessidade de espao do escritrio, ajudar a atrair e reter pessoal de melhor qualidade, etc. Voc deve vender os benefcios e mostrar como o teletrabalho pode ajudar a solucionar problemas. Alm disso, faa um teste bem modesto pergunte se voc pode trabalhar um dia por semana em casa, durante um ms. Este um comprometimento de somente quatro dias no um grande risco para ningum mas, freqentemente, o suficiente para voc comear a superar a resistncia inicial. (6) Como voc decide quais so as melhores tarefas para o teletrabalho? Depende de uma combinao da natureza das tarefas envolvidas e a tecnologia utilizada. Tarefas que so baseadas em informaes com uma quantidade mnima de contato pessoal imprevisvel, so consideradas com boas perspectivas. Alm disso, procure por tarefas que sejam fisicamente portteis ou seja, se o teletrabalhador precisa executar a tarefa que pode ser levada para casa numa pasta ou caixa ou pode ser acessada pela linha do telefone. (7) Quais so as caractersticas de um bom teletrabalhador? Bons funcionrios se tornam bons teletrabalhadores. Qualquer pessoa cujo desempenho medocre na empresa, provavelmente no ser diferente trabalhando distncia. Procure pessoas que j tenham demonstrado habilidade em gerenciar bem seu tempo e suas tarefas, solucionam muitos dos seus prprios problemas e encontram satisfao em concluir seu trabalho sozinho com o mnimo de superviso direta.

45 (8) Por que no podemos deixar que as prprias pessoas decidam se sero ou no teletrabalhadores? , sem dvida, importante aos funcionrios que querem executar o teletrabalho e, uma m idia, for-los a pratic-lo. Porm, desejar ser adequado e capaz para fazer so duas coisas diferentes. O melhor enfoque identificar seus critrios mnimos de seleo e, ento, estimular os potenciais teletrabalhadores para que se informem mais sobre as vantagens e desvantagens do teletrabalho. O objetivo deve ser dar a eles os fatos de que precisam para tomar uma deciso fundamentada, ao invs de se precipitar nesta rea pelo fato de serem atrados pela idia de evitar o commuting trabalhar com roupas formais ou, desfrutar de alguma flexibilidade do teletrabalho. Estes so motivos importantes para quem deseja executar o teletrabalho, mas no deve ser a base da deciso. (9) Um funcionrio deve estar no emprego h algum tempo antes de iniciar o teletrabalho? Em geral, faz sentido ter algum tempo mnimo na organizao e no cargo que ocupa. O tempo no emprego importante, para que as pessoas possam vivenciar o que acontece, quem faz o que, e, qual a cultura da organizao, e como conseqncia ser capaz de trabalhar mais independentemente, quando est longe do escritrio da empresa. O funcionrio novo no emprego provavelmente precisar de contato freqente com o gerente e colegas e poderia ficar frustrado, estando longe do escritrio muito tempo.

C. Gerentes e Gerenciamento

46 (1) Prometi a mim mesmo que iria comear o teletrabalho de qualquer jeito. Quais so as sugestes para convencer meu gerente a me deixar comear? De acordo com Gil Gordon, so estas as alternativas: Voc pode executar um trabalho com melhor qualidade, ao praticar o teletrabalho ou mais provavelmente cumprindo prazos finais rgidos? Enfatize tais benefcios para seu gerente que, como a maioria, est lutando atualmente para fazer com menos. Ao invs de convencer, experimente tranqilamente questionar o gerente relutante sobre porque ele no lhe d uma chance. Voc pode descobrir que a relutncia do gerente fruto de informaes errneas sobre o que teletrabalho e como funciona. Faa sua tarefa de casa e mostre alguns exemplos de outros funcionrios que esto praticando com sucesso o teletrabalho em sua organizao (sim, eles existem mesmo que no seja formalizado). Comente sobre eles e o estimule a falar com o gerente dos teletrabalhadores para obter alguns insights sobre os seus resultados. Seu gerente poderia ficar mais receptivo para aquilo que outro gerente tem para dizer. Faa com que seu gerente te permita, praticar o teletrabalho um dia por semana durante um ms esta experincia de quatro dias no um risco grande. (2) Como a empresa lida com o fato de que algumas pessoas podem executar o teletrabalho e outras no? Primeiro, esclarea que o teletrabalho no nada mais do que uma designao diferente de tarefa e no uma prerrogativa ou benefcio. A soluo evitar a percepo de que os funcionrios tm o direito ao teletrabalho. Alm disso, muitas empresas descobriram que oferecer uma variedade de opes de trabalho uma forma efetiva para evitar tais problemas. Aqueles que no podem executar o teletrabalho poderiam ser capazes de compartilhar tarefas, ou trabalhar em algum outro tipo de programa alternativo ou esquema funcional. (3) Sou um gerente que est interessado na idia do teletrabalho, mas no me sinto muito vontade para tentar gerenciar distncia. O que posso fazer? Pense sobre os motivos deste seu incmodo. Na maioria dos casos, porque voc est preocupado com o fato de que o teletrabalho poderia funcionar para alguns funcionrios, mas no para outros ou que voc no se sente seguro sobre como saber o que as pessoas esto fazendo quando esto trabalhando longe da empresa. Leve em considerao que o teletrabalho no para todos e, certamente, no para seus funcionrios que no esto satisfazendo as expectativas da empresa.

47 Quanto ao fato de gerenciar distncia, no realmente diferente de gerenciar no escritrio. Bons gerentes estabelecem metas, monitoram o resultados, do feedback e coordenam todas as demais tarefas gerenciais bsicas aos funcionrios, no importando onde trabalham. Um benefcio complementar dos gerentes dos teletrabalhadores que, freqentemente, descobrem que tm mais tempo para sua prpria funo, agora que eles esto dispondo de menos tempo na superviso direta dos teletrabalhadores. Esta uma grande vantagem nas modernas organizaes que tm estruturas horizontais e enxutas. (4) Meu chefe est me pressionando para que permita que parte de meu pessoal pratique o teletrabalho, mas eu realmente no gosto da idia. O que devo fazer? Depende do motivo pelo qual seu chefe deseja que voc faa isto e tambm porque voc est relutante. De um modo geral, os gerentes no devem ser forados a adotar o teletrabalho mais do que devem ser seus funcionrios. Contudo, algumas vezes, os gerentes de nveis mais altos esto ansiosos em experimentar o conceito ou tm motivos para tent-lo, os quais ainda no foram discutidos. A melhor soluo lidar do mesmo modo que voc lidaria com qualquer outro acerto com seu chefe: tentar entrar numa discusso sobre porque o teletrabalho est sendo sugerido, como o chefe acha que poderia funcionar e quais so suas prprias preocupaes sobre ele. Reconhea que seu chefe poderia ter alguns bons motivos que poderiam mudar seu ponto de vista e, talvez, voc tenha alguns motivos pelos quais seu chefe deveria voltar atrs. Algumas vezes, entretanto, o fato que voc ir ter que experimentar somente porque assim seu chefe deseja. Neste caso, d o melhor para ter as melhores chances de sucesso voc ficar surpreso com os bons resultados do programa. (5) Como o teletrabalho afeta o processo de avaliao de desempenho? Os gerentes realmente no devem ter nada a fazer de muito diferente ao realizarem avaliaes dos teletrabalhadores. A avaliao deveria fazer comparao entre o estimado e o realizado. O que se leva em conta o resultado ou o cumprimento do prazo no o nmero de horas que a pessoa passou no escritrio. Algumas vezes, os gerentes de teletrabalhadores poderiam achar que seu pessoal descobriu formas novas e mais eficientes de executar a tarefa. Se este o caso, assegure-se de no punir seus teletrabalhadores por serem criativos contanto que eles cumpram as metas pr-estabelecidas.

(6) O que devo fazer com um teletrabalhador cujo desempenho est deficiente? Lide com tal pessoa exatamente da mesma forma como lidaria com qualquer outra cujo desempenho deficiente. Tente analisar o que est provocando o problema,

48 discuta-o abertamente com o funcionrio e envolva-o na sua soluo. Mais importante esclarea que o desempenho do teletrabalho depender do nvel de performance pr-estabelecido. Enquanto que a maioria as empresas possui polticas e acordos de teletrabalho que proporcionam ao gerente o direito de trazer a pessoa de volta ao escritrio se o desempenho cai, este deve ser seu ltimo recurso, no o primeiro. Gerencie este problema de desempenho de forma igual ao que faria com o funcionrio de tempo integral na empresa. (7) Tenho a sensao de que meu teletrabalhador que um funcionrio fantstico poderia estar executando algum trabalho para outra empresa utilizando nosso equipamento em sua casa. O que devo fazer? Esta uma verso atualizada do antigo problema de moonlighting* realmente, algum j se referiu a ele como sunlighting, porque ocorre durante o dia. Sua resposta a esta questo precisa ser adequadamente ponderada e voc poderia desejar consultar seu departamento de Recursos Humanos para obter auxlio. Primeiro, pergunte-se qual a evidncia ou indicao voc tem de que o problema existe; se voc no estiver convencido e no possui nenhuma prova, poderia ser melhor nem mesmo mencion-lo. Segundo, verifique para ver qual a poltica de sua organizao sobre os conhecidos bicos ; no incomum que as pessoas tenham outros empregos fora da empresa, mas, geralmente, existem restries sobre qual tipo de trabalho executam ou quem o empregador. Por ltimo, lide com o teletrabalhador como lidaria com qualquer outro funcionrio que tem um problema de desempenho; expresse sua preocupao de modo direto e fatual, manifeste sua insatisfao, e, informe ao funcionrio sobre as possveis conseqncias, e s depois discuta com ele. Provavelmente os problemas de desempenho sero definitivamente solucionados e ficaro solucionados se o funcionrio fizer parte da soluo. Gerentes que impem uma soluo ou ento que administram por ameaa ou por decreto, podem ser atendidos no curto prazo mas, no longo prazo, podem perder o comprometimento do funcionrio.

D. Colegas e Clientes (1) Como posso ter certeza de que meu programa de teletrabalho no provocar problemas para meus colegas ou clientes externos?

Moonlighting - bico; emprego adicional realizado especialmente noite.

49 Primeiramente, imagine que tipo de contatos e fluxo de trabalho ocorre entre voc e eles quais informaes ou ajuda eles precisam de voc, quais perguntas eles esperam que voc responda e assim por diante. Ento, determine a melhor forma para continuar dando tal apoio at mesmo distncia; por exemplo, substituir o contato pessoal por telefone, fax ou e-mail (correio eletrnico). Assegure-se de que as consultas de seus clientes no cheguem nas mesas de seus colegas que no esto no teletrabalho ou eles ficaro aborrecidos. Mais importante, tome a iniciativa de avisar aos colegas e clientes sobre seu programa de teletrabalho e o que voc estar fazendo para continuar dando apoio a eles. Se voc puder assegurar-lhes que no os abandonar simplesmente porque est trabalhando fora da empresa parcialmente, eles no ficaro chateados com voc. (2) Alguns de meus colegas parecem ter inveja pelo fato de que estou no Programa de Teletrabalho o que posso fazer? Depende do motivo pelo qual eles esto com inveja e quanta inveja eles possam ter. Algumas vezes, fazem piadas sobre teletrabalhadores quando eles vo a empresa mas, isto normalmente, no problema. Contudo, se a piada for de mau gosto e se tornar sarcstica e maldosa, ento pode ser um problema. A coisa se complica quando esta situao leva a uma falta de cooperao e apoio. Voc precisa estabelecer talvez com a ajuda de seu gerente qual a causa dos problemas. O que acaba acontecendo e que o pessoal na empresa fica com mais trabalho e ocorrem interrupes quando os teletrabalhadores esto trabalhando fora do escritrio. Se este for o caso, compreende-se este clima desagradvel pelo fato do Programa de Teletrabalho no ter sido planejado adequadamente. (3) Meus colegas e clientes relutam em me telefonar quando estou em teletrabalho dizem que no desejam me telefonar em casa. O que devo fazer? Este um problema comum. Vem da separao tradicional do trabalho e da vida pessoal e estamos condicionados a respeitar a privacidade das pessoas em casa. Embora o teletrabalho signifique trabalhar em casa, o que freqentemente acontece durante o horrio de expediente normal, que algumas pessoas ainda pensam que telefonemas de negcios feitos para casa so invases de privacidade. Converse com seus colegas ou clientes e assegure-lhes o que deseja e, espera que eles telefonem para voc quando necessrio, do mesmo jeito que fariam se voc estivesse na empresa. Este um dos benefcios de ter uma linha telefnica separada para seu escritrio em casa; voc pode dizer s pessoas que elas no estaro ligando para um telefone residencial e, portanto, no estaro incomodando os outros membros da famlia ou seja, invadindo a sua privacidade. (4) Meus colegas e clientes me telefonam para casa noite e, algumas vezes, no final de semana isto est me aborrecendo. O que posso fazer?

50

Este o problema oposto e, infelizmente, parece estar aumentando. Tornamos to fcil entrar em contato com as pessoas e todos parecem estar to ansiosos que difcil separar entre o horrio de trabalho e da vida privada Como voc lida com este problema depende de quem est telefonando, a urgncia do caso, e, quais so as opes. Obviamente, se seu chefe telefonar com um assunto importante noite, voc ir, provavelmente, atend-lo, ao contrrio de que se fosse outra pessoa menos importante. Dois aspectos que devem ser lembrados, no importa quem telefone para voc: sempre que voc responder a uma ligao, seja por telefone ou pager, e atender o que foi solicitado, voc estar estimulando aquele que o chama a reduzir sua privacidade. Se voc no expressar insatisfao por aquelas chamadas tarde da noite, aquele que o chama assumir que realmente ele no est incomodando voc. Segundo, se escolher deixar que a pessoa saiba que gostaria que ela parasse, por favor, faa isto objetivamente mas no agressivamente. Voc pode assim, tranqilamente, resolver este caso sem entrar numa discusso, e, nem criar mais problemas alm daqueles que voc j tem. (5) Meus colegas parecem no compreender o que realmente fao quando estou em teletrabalho. O que posso fazer para demonstrar a eles que no fico sentando o dia inteiro assistindo televiso? uma preocupao comum, no importa o quanto voc foi eficiente quando trabalhava na empresa. Na nossa sociedade, estamos acostumados a associar o trabalho com o escritrio e relaxamento com estar em casa assim sendo, a tendncia natural de alguma forma pressupor que os teletrabalhadores no esto realmente trabalhando quando esto em casa. Voc tem diversas opes. Primeira, assegure-se de que seus colegas estejam cientes daquilo que voc est realizando. No exagere na importncia do seu trabalho ou aja como uma super estrela mas, tambm, certifique-se que sua atividade no passe desapercebida. Neste aspecto seu gerente pode ser capaz de ajud-lo a ficar em cartaz, e sempre visvel. Segunda, assegure-se de utilizar o telefone, e-mail, fax e outros meios de comunicao disponveis para ficar em contato com seus colegas, enquanto voc est fora. Na ausncia de alguma comunicao contnua, eles poderiam supor que voc est simplesmente evitando trabalhar. Terceira, considere convidar um ou mais colegas para visitar seu home office. Quando eles virem que voc no est descansando no sof ou trabalhando na banheira e, perceberem que realmente voc tem um escritrio em casa que funciona, provavelmente, comearo a agir de modo diferente. O importante que todas as visitas em sua casa precisam ser uma opo sua e, somente, se voc se sentir vontade com elas.

51

E. A Vida no Lar e a Famlia (1) Quando o escritrio est dentro da sua casa, como voc evita se tornar um workaholic* ?

Workaholic- pessoa que trabalha grande parte do seu tempo e acha difcil no estar trabalhando; viciado em trabalho.

52 Somente porque o escritrio est mais prximo de voc, no significa que voc precisa passar mais tempo trabalhando. Um aspecto importante para se estabelecer como teletrabalhador eficaz, encontrar formas para separar a vida profissional da vida familiar e social. De modo ideal, um local separado da casa com uma porta que possa ser fechada a melhor maneira para faz-lo. Se voc no pode se dar a este luxo, ento precisa de algum tipo de separao visual, de modo que possa isolar a rea de trabalho do resto de sua casa talvez, com um biombo que possa atuar como uma porta mvel. Alm disso, ajuda a estabelecer alguns limites de tempo. Muitos teletrabalhadores dizem que no executaro nenhum trabalho por exemplo aps, digamos, s 20:00 hs. Se tiverem algum idia tarde da noite ou se lembrarem de que esqueceram de fazer alguma coisa, simplesmente escrevem num pedao de papel e deixam para resolver na manh do dia seguinte tal como se tivesse tal idia em casa e, tivessem que esperar para ir para a empresa na manh seguinte. (2) Meu cnjuge estar em casa quando estou em teletrabalho uma boa idia? Depende do que acontece entre voc e seu cnjuge. Em alguns relacionamentos, ter mais tempo juntos timo; em outros, no. Alm disso, depende da qualidade da relao e da definio dos limites e papis entre as partes quando voc est em teletrabalho. Se seu cnjuge espera que voc estar disponvel para jogar tnis, fazer compras ou realizar as tarefas domsticas porque voc est em casa, isto poderia ser um problema. Em muitos relacionamentos, o teletrabalho um benefcio concreto porque d ao casal apenas um pouco mais de tempo juntos do que normalmente possvel nos lares atribulados de hoje. Pode ser alguma coisa to simples como tomar o caf da manh, almoar juntos, poder fazer um lanche tarde e sair para dar uma volta ou dar um intervalo e fazer outras coisas juntos. melhor para o casal avaliar o que provavelmente acontecer quando ambos passam mais tempo em casa. Como com tudo que se tem discutido sobre teletrabalho, o tempo investido em planejamento no incio pode evitar muitos problemas mais tarde.

(3) Continuo ouvindo falar de pessoas que engordam muito quando trabalham em casa isto realmente verdade? Acontece, mas no necessariamente comum. Uma alternativa para ajudar os funcionrios a se considerarem aptos para o teletrabalho estimul-los a pensar sobre sua prpria auto-disciplina e hbitos e decidir por eles mesmos se as idas freqentes geladeira poderiam ser um problema. Esta questo da auto-disciplina tambm envolve outras tentaes domsticas que variam desde aquelas que a

53 maioria das pessoas deseja limitar ou evitar (por exemplo, fumar, beber) quelas que no prejudicam, mas ainda podem ser problemas se feitas com excesso (por exemplo, a televiso, o equipamento de ginstica, os hobbies). O maior risco utilizar qualquer uma dessas coisas como fugas, quando esta sendo difcil realizar o trabalho. Importante: no foi ainda provado que atacar um pacote de biscoitos aumentar a motivao de qualquer pessoa. (4) Se estou em teletrabalho, meu cnjuge (que trabalha em casa) e eu compartilharmos o mesmo escritrio uma boa idia? Depende de diversos fatores tais como: o tamanho do escritrio, a diviso do mesmo espao da mesa ou do computador pessoal, a periodicidade das ocasies em que estaro trabalhando juntos em casa ao mesmo tempo, e, o nvel do relacionamento entre ambos. Alguns casais se do muito bem trabalhando num escritrio ao mesmo tempo, e outros no podem ficar nem mesmo a uma distncia de 4 a 5 metros um do outro. Todos aqueles costumes chatos (como ficar batendo o lpis na mesa, mascando chiclete etc.), que so incmodos quando seus colegas de trabalho o fazem, sero igualmente incmodos quando o seu parceiro o fizer. Resumindo, a proximidade pode gerar problemas incrveis ou pode ser uma situao agradvel desde que vocs dois pensem nela cuidadosamente desde o incio do programa. (5) Como os teletrabalhadores evitam se sentir em isolamento? Primeiro, assegure-se de que as pessoas certas foram selecionadas para o teletrabalho. No para todos, aqueles que do muita importncia ao contato social na empresa, devem continuar indo trabalhar l. Contudo, para muitas pessoas, a chance de trabalhar em casa um a trs dias por semana (esquema mais comum) um bom negcio. Segundo, certifique-se de que os teletrabalhadores comuniquem-se atravs de recursos como acessos adequados, voice-mail, fax, ou e-mail e outros meios disponveis com a empresa e vice-versa. No porque voc est trabalhando em casa, que vai perder o contato com a empresa.

(6) Como o teletrabalho pode ser utilizado para cuidar dos dependentes familiares? Com muita ateno. O teletrabalho no definitivamente um substituto para cuidar do dependente em tempo integral, especialmente em relao s crianas. Este um dos grandes mitos do teletrabalho. Contudo, os teletrabalhadores que trabalham meio perodo e que tm cnjuge ou outra pessoa disponvel que cuida das crianas enquanto trabalha, pode muito bem conciliar o teletrabalho com a famlia. Alm disso, o teletrabalho pode ser til para determinados tipos de cuidado, onde os mais idosos

54 precisam de ateno e companhia ocasional, mas que no seja necessrio a ateno em tempo integral. (7) Parece haver muita discusso sobre os problemas potenciais de se trabalhar em casa isolamento, trabalhar muito, comer muito e assim por diante. Pensei que um dos apelos de trabalhar em casa fosse para que as pessoas realmente desfrutassem disto. No realmente verdade? Em grande parte principalmente nos casos onde o teletrabalhador tomou uma deciso consciente sobre esta alternativa de trabalho. So muitos os benefcios e melhorias na qualidade de vida desde o simples fato de poder trabalhar sem ter que se vestir formalmente para ir ao escritrio (por exemplo colocar maquiagem, barbear-se, colocar meias de seda, etc.) at o fato de ficar mais relaxado por no ter o stress de ter que ir e voltar para o trabalho (commuting). H tambm o benefcio muito real de ser capaz de ser mais fcil conciliar a vida pessoal com a vida profissional - ou, pelo menos, at o ponto em que o trabalho permita. Isto pode variar desde poder dormir um pouco mais, de estar em casa quando as crianas chegam da escola, at colocar a roupa na mquina de lavar ao invs de deixar a pilha se acumular esperando o fim de semana. Quando ouvimos os teletrabalhadores de sucesso, temos a sensao de que fariam tudo para proteger seu privilgio de adotar o teletrabalho. Eles valorizam muito, mas no o encaram como uns feriades. Realmente, um dos principais motivos pelos quais os teletrabalhadores desfrutam disto porque eles podem, finalmente, executar o trabalho longe do rudo e das distraes do escritrio da empresa.

F. Tecnologia (1) Qual o pensamento atual sobre o papel da Internet para o teletrabalho? A resposta parece mudar diariamente, por causa do crescimento explosivo da Internet. O consenso parece ser que os desenvolvimentos que viro ajudaro a apoiar o teletrabalho e o trabalho distncia de diversas maneiras:

55 Contatos feitos na Web (documentos, vdeos, udios) permitem que as equipes das empresas separadas fisicamente compartilhem informaes e trabalhem juntas. Grande parte dos recursos tcnicos nesta rea atualmente ainda no esto totalmente disponveis, mas tendem a melhorar. A linguagem Java da Sun Microsystems tornar possvel que os teletrabalhadores tenham acesso a uma variedade de aplicativos, no importando qual o modelo de computador pessoal estejam utilizando. O Java est crescendo rapidamente, logo assim que puder procure aplicativos para o Intranet e para o site da Web. O gargalo das telecomunicaes ainda um grande problema para os Teletrabalhadores. Quanto mais informaes existem na Web, mais pessoas estaro tentando acess-las e, mais lento o tempo de acesso gerando assim maior frustrao. A discusso sobre as vantagens e desvantagens dos canais de suprimento das telecomunicaes (telecomunications pipelines) avanadas tais como ISDN, ADSL e modems a cabo (entre outras coisas), continua a aumentar. No importa qual seja a opo, ou outras opes que se tornem mais acessveis, est claro que alguma coisa deve acontecer, de modo que a maioria possa ir para alm de 14.4 ou 28.8 kbps que temos agora. (2) Minha empresa diz que se desejo participar do teletrabalho, tenho que comprar meu prprio computador pessoal. Que tipo devo comprar: desktop ou laptop? No h uma nica resposta simples; para isto alguns sugerem alguns pontos que devem ser considerados: Quanto mais voc tiver que se deslocar de um lugar para o outro e quanto mais precisar de um computador no importa onde voc esteja, o laptop o equipamento ideal Dependendo do tipo de trabalho que voc executa e do valor que deseja gastar, sua escolha entre o laptop e o desktop ser baseada em parte pelas seguintes variveis: dimenses do teclado, (tamanho, disposio), tamanho e qualidade do monitor, disponibilidade a unidade de CD-ROM, modem interno ou externo e peso. Um laptop com uma docking station poderia ser o melhor dos dois mundos voc ter a portabilidade do laptop e o monitor de tela inteira (e outras caractersticas) de um desktop. Muito embora sua empresa diga que voc deve comprar seu prprio computador, no deixe de levar em considerao a possibilidade de trazer um do escritrio. Por exemplo, poderia haver um computador pessoal no escritrio que no est sendo muito utilizado e que poderia ter mais uso em sua casa. Ou, poderia haver alguns laptops que se encontram disponveis para uso em regime de emprstimo; se voc pratica o teletrabalho apenas alguns dias por semana, poderia pedir um emprestado ao invs de compr-lo.

56 (3) Uma vez que realmente confio nos faxes, que tal ter uma mquina de fax em casa? O custo adicional de ter fax com um modem mnimo e um bom investimento. Esta uma soluo adequada na maioria dos casos, embora nem sempre funcione para faxes do tipo Graphics-Intensive. O custo de um modelo padro baixo, mas, ele funciona bem; o preo tm cado consideravelmente, e se voc realmente precisa dele, o seu custo extra no alto. (4) Qual o papel de ISDN no teletrabalho? ISDN (Integrated Services Digital Network) um tipo de servio telefnico oferecido pela maioria das empresas telefnicas locais. Tem muitos benefcios, mas o mais importante a capacidade de transmitir em um canal de voz e em dois canais para dados em alta velocidade (high-speed data), ou comunicaes de vdeo na fiao de cobre da casa. Isto geralmente significa que no h necessidade de instalar novas linhas telefnicas para dar aos teletrabalhadores linhas separadas de voz e de dados que freqentemente precisam. O custo do servio ISDN geralmente menor do que o valor equivalente ao linhas separadas. Entretanto, o ISDN no est completamente disponvel nos Estados Unidos e nem em outros pases; assim sendo, os teletrabalhadores e seus chefes nem sempre podem acess-lo quando dele precisam. Alm disso, existem os custos da compra de equipamentos para telefones especiais e para dispositivos necessrios para conectar os computadores pessoais nas linhas ISDN. Na realidade, uma tecnologia que deve ser considerada mas, nem sempre est disponvel ou tem um custo razovel. (5) Qual a utilidade da vdeo-conferncia para o teletrabalho? Tem havido muito interesse e discusso sobre a vdeo-conferncia mas, nada de muito concreto ainda. Isto, provavelmente, mudar na medida que hardware e o software para a verdadeira vdeo conferncia de desktop torne-se mais amplamente disponvel com custos menores e na medida que a sua qualidade melhore. Entretanto, existem dois obstculos potenciais para grande parte da vdeo conferncia para o teletrabalho: primeiro, geralmente exige acesso a um servio telefnico do tipo ISDN, que ainda no se encontra disponvel em todo lugar. Segundo, parte do interesse na vdeo - conferncia mal direcionado, no sentido de que os gerentes desejam utiliz-lo para executar o mesmo tipo de microgerenciamento que praticam na empresa. O melhor uso do vdeo no teletrabalho para aplicativos onde h um aspecto visual ou grfico que no pode ser transmitido somente por voz ou texto ou para interaes onde voc realmente precisa ver algum na tela. (6) Custa muito dinheiro equipar um teletrabalhador? Isto depende basicamente do tipo de trabalho executado, o nmero de dias fora do escritrio, se o funcionrio j tem um computador pessoal e diversos outros fatores. Em geral, os custos so menores do que muito gerentes supem. Considere que

57 existem custos fixos (por ex. equipamentos, software, etc.) e os custos variveis (por ex. despesas com comunicaes).

(7) Qual a viabilidade de Center)?

estabelecer o teletrabalho num centro de chamadas (Call

Os Centros de Atendimento (Call Centers) centros de pedidos por catlogo, reservas, servio ao cliente, etc. esto crescendo vertiginosamente e uma das reas de maior crescimento no teletrabalho. A tecnologia necessria para distribuir chamadas para casas ou outros locais remotos est amplamente disponvel e, geralmente, depende das caractersticas de ACD (automatic call distributor distribuidor automtico de chamadas) que encaminha todas as chamadas que entram para os agentes na empresa ou em qualquer outro lugar. Muitos dos fornecedores de ACD j se interessam em atender este mercado. Enviar a chamada que entra em casa no o problema, nem fornecer acesso remoto aos arquivos de clientes ou a outros bancos de dados. Entretanto, o maior desafio pode ser a velocidade de acesso; os agentes no centro fsico de chamadas so utilizados para obter resposta muito rpida quando digitam os comandos para obter horrios de vos, preos, etc. Se estiverem trabalhando em casa, poderia haver um tempo de demora que extrema e suficientemente longo para aborrecer tanto o agente quanto o cliente. Este o motivo pelo qual criticamente importante testar estes tempos de resposta distncia e selecionar os meios corretos de telecomunicaes, de modo que estas demoras sejam minimizadas. (8) Como decidimos quais sistemas ou redes nossos teletrabalhadores precisam acessar? Deve ser baseado naquilo que precisam e utilizam no escritrio. Em geral, voc desejar facilitar aos teletrabalhadores fazer a maior parte de sua tarefa distncia como precisam. Se tiverem acesso a trs LANs na e empresa mas, a distancia s podem acessar um, isto poderia ser um grande problema e assim limitar gravemente sua eficcia. Felizmente, as tecnologias de acesso LAN a distncia vm melhorando constantemente e, as empresas que as fornecem esto trabalhando arduamente para continuar esta tendncia. G. Instalaes e o Ambiente do Escritrio (1) Qual a relao entre teletrabalho e o Projeto do Escritrio? Atualmente, est sendo feito um trabalho extremamente interessante sobre repensar o ambiente e o planejamento do espao dos escritrios, mesmo para as pessoas que a permanecem em tempo integral. Para os funcionrios em geral se reconhece que nem todos precisam de sua prpria mesa ou sala privativa o tempo todo. Conceitos como escritrios no territoriais e, endereo livre (free address) ou hoteling esto se tornando bem mais comuns. Os benefcios so claros: melhor utilizao do espao, menores custos e escritrios que so projetados muito mais para trabalho de

58 grupo do que uma mesa individual para um s funcionrio. Mudanas como estas devem ser feitas cuidadosamente e precisam ser baseadas na anlise cuidadosa das tarefas, fluxo de trabalho, tecnologia e cultura organizacional. (2) O que est acontecendo com os escritrios satlites (satellites offices) e centros de Telework? A forma predominante de teletrabalho atualmente ainda o tipo de trabalho em casa (home office), embora haja um interesse crescente nos escritrios satlites e outros tipos de instalaes para o teletrabalho. Estes centros esto freqentemente localizados perto do local onde as pessoas moram, funcionam bem para os teletrabalhadores que no podem ou decidem no trabalhar em casa, e podem ser uma forma econmica de tornar disponvel certos recursos (como impressoras de alta velocidade ou vdeo-conferncia) que no podem ser colocadas na casa do teletrabalhador. Grande parte do uso destes centros ocorreu na Europa, mas tambm tem havido algumas iniciativas bem sucedidas nos Estados Unidos. (3) Teletrabalho e escritrio virtual so a mesma coisa? H um termo cada vez mais usado que diz respeito ao trabalho distncia, assim difcil defini-lo com exatido. Teletrabalho tipicamente se refere aos funcionrios assalariados que normalmente trabalhariam na empresa mas, que agora passam de um a trs dias da semana trabalhando em casa ou em qualquer outro lugar fora do local. Escritrio virtual tipicamente se refere aos funcionrios que tradicionalmente passam pouco tempo na empresa e que esto, cada vez mais, sendo equipados com tecnologia porttil que os permitem trabalhar em qualquer lugar. Um dos seus melhores exemplos so os representantes de vendas. (4) Alguma empresa fornece mveis projetos de home-office para seus teletrabalhadores em casa? So muito poucas as empresas que prestam servios na elaborao de projetos, isto porque a maioria dos donos de casa, simplesmente, no desejam que um estranho entre em sua casa para dar sugestes, muito embora isto pudesse ser uma ajuda muito til. No entanto, cada vez mais as empresas esto comeando a fornecer mveis ou, pelo menos, fazer pagamentos vista para cobrir parte destes custos. Esta uma tendncia recente porque at agora, os principais fabricantes de mveis para escritrio no possuam produtos que fossem projetados especialmente para um home office - e que tivessem caractersticas ergonmicas e o estilo dos mveis de escritrio. Lembre-se de que muitos teletrabalhadores podem no desejar que a empresa fornea os seus mveis. Poderia no haver espao suficiente na casa ou o mvel poderia no combinar com a decorao da casa.

59 (5) Se os teletrabalhadores so os nicos que esto fora do escritrio, 1 a 2 dias por semana, onde surgem as economias de espao na empresa? Se esto fora durante 1 a 2 dias por semana, e, mantm seu prprio espao na empresa, no h economia de espao. Contudo, quando ficarem mais dias em casa durante semanas e/ou estiverem utilizando algum tipo de instalao em grupo, a, ento, comearo as economias. Se o teletrabalho implantado devidamente, os teletrabalhadores realmente no precisam do mesmo tipo de espao no escritrio, quando trabalhavam em tempo integral. Devem executar seu trabalho mais intenso quando esto em casa, e usar seu tempo na empresa para fazer reunies, visitar colegas e clientes, etc. Assim sendo, quando vm empresa eles precisam de um local temporrio para trabalhar naquele dia, e no um local permanente. (6) Se o teletrabalho continua crescendo e todos comeam a utilizar laptops, telefones celulares e toda tecnologia mvel, os escritrios no iro desaparecer totalmente? Se desaparecerem surpreendero e chocaro praticamente todas as pessoas. O escritrio como conhecemos poder desaparecer ou seja, se o definimos como um local onde todos precisam ir para executar seu trabalho. Acho que iremos ter este tipo de escritrio ainda por muito tempo a diferena que o projeto e o layout mudaro. Alm disso, veremos cada vez mais escritrios como um dos vrios locais disponveis para trabalhar no necessariamente o nico ou principal local. (7) O que a empresa deve oferecer aos teletrabalhadores quando esto no escritrio? Retiramos o espao de trabalho individual dos funcionrios, mas desejamos assegurar que eles se sintam bem vindos e parte da equipe, quando, ocasionalmente, vm trabalhar na empresa. Esta uma pergunta cada vez mais comum mas, um desafio em virtude de uma possvel contradio. Quando uma empresa retira o espao individual dos funcionrios, nem sempre fcil fazer com que eles se sintam bem vindos e parte da equipe. A primeira coisa que voc pode fazer analisar todas as opes para fazer com que seus teletrabalhadores se sintam bem vindos; parte disto baseado no cenrio fsico mas, voc tambm deve considerar fatores mais comuns (mas, ainda importantes) como assegurar que recebam sua correspondncia, sejam convidados para as reunies e funes sociais do departamento e da empresa e, continuem sendo tratados de forma igual aos funcionrios que permanecem em tempo integral. O espao que os teletrabalhadores ocupam durante o tempo no qual do um pulinho l deve ser motivador e agradvel e no um local pblico frio e impessoal. Assegure-se de que haja espao disponvel para guardar casacos, maletas e assim por diante, bem como proporcionar-lhes acesso s mquinas de refrigerantes, fotocopiadoras, material de escritrio, mquinas de fax, etc. Coloque disposio deles reas para realizar encontros profissionais e sociais algumas para um trabalho individual mais privativo, outras para que grupos de dois ou trs pessoas conversem e reas de reunio para pequenos grupos.

60

Por ltimo, considere todas as coisas que voc pode fazer para ajudar a manter estes funcionrios se sentindo parte da equipe. Certifique-se de que sejam mantidos informados sobre os acontecimentos da empresa, tenham oportunidades para participar em treinamentos ou projetos especiais, e, sejam convidados a serem membros de comits ou foras tarefas. No pelo fato de estarem longe da empresa que eles devem ficar por fora de tudo. (8) No acredito que os teletrabalhadores que vm empresa, por exemplo, um a trs dias por semana, continuaro satisfeitos utilizando algum tipo de espao divididos com outros ou esquema de hoteling. No se sentiro como cidados de segunda classe se no possurem seu prprio escritrio? A experincia demonstrou que os teletrabalhadores que possuem uma rea equipada adequadamente projetada e recursos em casa geralmente no sentem falta de seu prprio espao personalizado no escritrio da empresa. Assumindo que eles estaro em teletrabalho de dois a quatro dias por semana, seu home office tende a se tornar seu principal local de seu trabalho e onde esto suas pastas, as fotos da famlia, suas coisas etc. Alm disso, se o teletrabalho foi corretamente programado, seu tempo no escritrio da empresa ser gasto principalmente nas tarefas interativas ou de grupo (por exemplo, reunies, revises, visitas a clientes) que, freqentemente, ocorrem em algum outro lugar que no seja sua prpria rea de trabalho. A maioria dos teletrabalhadores simplesmente no passa dias inteiros no escritrio da empresa executando tarefas que possam ser feitas to bem ou melhor em casa.

8. UMA LTIMA REFLEXO

O tema sobre teletrabalho abordado neste livro, teve o propsito de discutir e refletir sobre como as mudanas que esto ocorrendo nas empresas na rea da tecnologia de informaes, no gerenciamento de processos do trabalho e no pessoal esto impactando as instalaes e o local de trabalho. Desta forma, buscou-se nos seus captulos, contribuir para a obteno de uma melhor compreenso dos fatores que hoje esto causando transformaes no mbito organizacional, particularmente aquele relativo a como, quando e onde se trabalha ou trabalhar, ao se levar em conta a implantao do programa de teletrabalho.

61

Por outro lado, procurou-se explanar os termos mais convenientes utilizados ao se tratar as novas tendncias na execuo de atividades profissionais associadas s alternativas do ambiente de trabalho, particularmente com respeito ao tema em questo. J se tem conscincia que as novas demandas do ambiente de trabalho, e, consequentemente, as funes das instalaes empresariais (prdios, equipamentos) e seus respectivos designs, layouts etc., esto mudando o formato do local de trabalho (work place), juntamente com a work tools (tecnologia de informao), work process (gerenciamento do processo) e work force (pessoal) que se constituem nos componentes bsicos do ambiente de trabalho. Desta forma, as transformaes sem precedentes que esto ocorrendo nestas reas do trabalho, esto gerando necessidades que devem levar as organizaes a adotar as abordagens alternativas no tocante ao gerenciamento integrado dos novos ambientes de trabalho, como o caso do teletrabalho. No que diz respeito a esta nova forma de executar tarefas e suas respectivas mudanas que esto acontecendo na tecnologia das informaes (work tools), basta levar em conta o ritmo frentico dos avanos tecnolgicos nas reas de informtica e comunicaes. Em termos de mudanas no gerenciamento dos processos de trabalho (work process), considere-se os significativos impactos na estrutura organizacional na adoo de estratgias tais como reengenharia, terceirizao, downsizing etc. Quanto a questo das mudanas que esto acontecendo com o pessoal (work force), deve-se refletir sobre as caractersticas, atitudes e aspectos demogrficos do perfil do pessoal que trabalha hoje nas empresas comparado com aquele de alguns anos atrs. Por estas razes, e em virtude de que todas estas turbulncias que afetam estes componentes do ambiente do trabalho no ocorrem de forma isolada, surgem grandes transformaes na maneira como se trabalha, como as tarefas so desempenhadas e onde o trabalho realizado. O presente livro se props, portanto, a analisar o teletrabalho e suas respectivas implicaes no ambiente do trabalho do sculo XXI APNDICES

I. II. III. IV. V. VI. VII.

Telework 98 Seminrio Home Office Telecommuting 1 Evento sobre Teletrabalho no Brasil Principais Associaes Empresas que adotam o Teletrabalho Principais Centros de Negcios / Escritrios Virtuais Informaes Bsicas para montagem de um Home Office Indicadores Favorveis ao incremento do Teletrabalho

62 VIII. IX. X. A Evoluo do Escritrio Perfil do Teletrabalhador Algumas leituras recomendadas

APNDICE I Telework 98 5 Assemblia Europia sobre Teletrabalho e Novas Formas de Trabalhar Durante a realizao do evento em Lisboa (Portugal), Alvaro Mello foi relator do Painel 4 Ambiente Tecnolgico, onde abordou a temtica do enquadramento e apoio tecnolgico ao teletrabalho. Partiu do pressuposto que a constante mudana do ambiente tecnolgico est fomentando o aumento e desenvolvimento do teletrabalho.

63 A ascenso da sociedade de Informao est determinando o futuro prximo com novas e poderosas solues e produtos, permitindo a criao de novas reas de negcios relacionadas com o desenvolvimento das Tecnologias de Trabalho. O desenvolvimento dos servios integrados de voz e dados que permitem que os profissionais mveis tenham acesso s informaes mais criteriosas, tais como voz eletrnica, correio eletrnico, agendas de gesto, faxes ou contato direto com as bases de dados das companhias, tm modificado a forma de trabalho das pessoas, a sua vida e a maneira de agirem. As novas auto-estradas de comunicao baseadas na Internet e Extranet, permitem o crescimento do comrcio eletrnico numa escala global, ultrapassando barreiras, e permitindo a utilizao de competncias geograficamente dispersas, permitindo uma Gesto do Conhecimento global. Concluses do Painel 4 Apoio Tecnolgico ao Teletrabalho No painel 4, abordou-se a temtica do enquadramento e apoio tecnolgico ao teletrabalho. Distribudo por 5 sesses (novos ambientes de escritrio, aplicaes futuras, mobilidade, Internet / Intranet / Extranet, segurana / confidencialidade), o Painel teve a contribuio de conferencistas provenientes do 8 pases diferentes (Espanha, Sucia, Brasil, Portugal, EUA, Blgica, Romnia, UK) e relatando experincias que vo desde a experincia de grandes organizaes em ambiente de sofisticada tecnologia, passando pelo Parlamento de um pas europeu, at a experincia de tecnologias simples, mas eficazes, adequadas a populaes carentes em pases emergentes, sendo tambm apresentados casos em todos os domnios, incluindo produo industrial. Foi discutido, que realmente a verdadeira inovao no teletrabalho, a sua conceituao resultante da expanso que ocorre na atualidade, fruto do desenvolvimento das telecomunicaes e das tecnologias de informao, sendo referidos exemplos vrios de trabalho remoto usando tecnologias tradicionais. Foi claro em todas as apresentaes que a utilizao bem sucedida de teletrabalho implica a existncia de infra-estruturas tecnolgicas adequadas bem como boas formas de organizao e de gesto tais como decision making, gesto do conhecimento, liderana, motivao, modelos de avaliao, controle de qualidade etc. Deve-se acrescentar que as questes legais colocadas pelos legisladores nestes domnios (por exemplo, trfego transfronteirio) podem constituir um grande impedimento sua implantao, j que nem sempre dominam as novas tecnologias, e h que lhes propor por antecipao, as solues antes que empreendam eles prprios alternativas que possam constituir barreiras ao desenvolvimento de novas formas de um parlamento europeu que potenciou enormemente o seu trabalho legislativo, ao passar a estar disponvel o acesso e partilha generalizada da informao. Entre os casos apresentados com sucesso, salienta-se, por exemplo, o da utilizao de tecnologias primrias adotadas para criao de emprego e de rendimento em populaes carentes. Noutro caso, pretende-se apoiar a gesto de teletrabalho em termos do processo de negcio, como extenso da gesto dos projetos. Foram, a certo ponto, consensuais durante os painis as recomendaes seguintes: grande apetncia para a mudana

64 disponibilizao de sistemas e hardwares flexveis bom planejamento formao de pessoas que possam trabalhar sem superviso disponibilizao de sistemas de controle para o novo ambiente de trabalho grande enfoque na segurana e privacidade nas informaes

Desenham-se as seguintes tendncias de alterao do paradigma do trabalho nas empresas para o sculo XXI: As empresas virtuais tornam-se cada vez mais uma realidade: as fronteiras tornamse fluidas, promove-se a partilha total da informao, constroem-se e mantm-se as relaes, um enfoque crescente nas transaes eletrnicas e na interligao dos stakeholders. Outra alterao: nova nfase no conceito da cadeia de valor lanado nos anos 80 por Michael Porter, ao avanar-se para o conceito da Extranet, juntando vrios elementos dessa cadeia, nomeadamente os casos prticos de interligao de fornecedores apresentados; neste caso, por serem crticas as relaes, trata-se de mecanismos de partilha e de melhoria de uso da informao entre parceiros. Conclui-se que esta forma de trabalhar traz vantagens competitivas para as empresas que as adotam, tornando-as geis, dinmicas e com capacidade de reao no mercado. A Intranet assim um importante agente catalisador da mudana do paradigma em curso isto sem esquecer a Internet como propiciador da realizao de negcios virtuais, como so os casos referidos das encomendas da Texas Instruments, o Security First Network Bank que apenas tem balces virtuais, ou o conhecido caso da Amazon. Enfim, sobretudo a rea business to business conhecer previsivelmente um crescimento exponencial durante a prxima dcada. Contudo, no se deve esquecer o conceito de extrema simplicidade que est por trs de um browser, que atravs de um interface muito simples e de aprendizagem imediata (basta frequentemente usar apenas 3 teclas), sem custo, permite o acesso de modo unificado a todos os tipos de informao. Aqui, tornam-se indispensveis os mecanismos que permitam que o comrcio eletrnico se torne seguro, nomeadamente a recente iniciativa onde pontua a VISA de estabelecimento de transaes atravs do protocolo SET, decorrendo neste momento, um projeto piloto em Portugal. Por ltimo, foram citadas vrias configuraes (layouts) de Home Office considerando a disponibilidade e as vrias necessidades de cada teletrabalhador, e respectivas adaptaes em casa, que se podem tornar onerosas (tomadas, cablagem em casa etc.). So estas as principais consideraes no tocante ao Painel 4, que trata da estrutura tecnolgica de apoio ao teletrabalho.

65

APNDICE II Seminrio Home Office Telecommuting Foi realizado em 20/ago/1997, no Clube A Hebraica em So Paulo e co-organizado pela Brasil Entrepreneur, o primeiro evento do gnero no Brasil, denominado Home Office/Telecommuting Perspectivas e Oportunidades de Negcios e de Trabalho para o Terceiro Milnio. Neste evento, foram abordados, por especialistas renomados, os seguintes temas: As novas alternativas de trabalho e gerao de emprego e renda (Dr. Roberto Carvalho Cardoso) Space Planning Um novo conceito em otimizao de escritrios (Dra. Elisabetta Romano) Telecommuting A revoluo nas empresas e nas pessoas (Dr. Alvaro Mello)

66 A experincia brasileira em Telecommuting: Case Inepar (Dr. Rodinei Caetano) Os Escritrios Virtuais como fator alavancador de negcios (Dr. Fabio Setton e Dr. Ernisio Dias) A experincia de sucesso do empreendedor Homebased Business (Dr. Renato Ticoulat) As questes legais e tributrias Utilizao eficiente da Internet / Intranet (Dr. Jos Valter Jr. e Dr. Milton Izidro) Participaram do evento em torno de 250 pessoas que o avaliaram da seguinte forma: 28% timo 69% bom 3% regular Com respeito s opinies sobre o evento, os participantes acharam que foi bem organizado, os expositores trataram de temas de interesses de suas empresas, a recepo foi atenciosa e flexvel, houve pontualidade, consideraram que o teletrabalho no uma tendncia, mas, pelo contrrio, uma realidade para as pessoas e para as empresas, e que os temas foram bem selecionados. De uma maneira geral, verificou-se que os participantes foram atrados pelo evento, em virtude das seguintes razes: atualidade e viso do futuro do tema; estar desenvolvendo projeto Home Office; conhecer mais sobre o conceito do Home Office/Telecommuting; soluo para obter melhor produtividade e reduo de custos; interesse profissional; entender os benefcios e os problemas enfrentados; por tratar-se de uma nova tendncia e trabalhar em uma empresa que fornece solues para Home Office na Europa e est em processo de introduo no Brasil. O evento contou com profissionais provenientes das seguintes reas: Telecomunicaes, Arquitetura, Bancos, Grficas, Empresas de Engenharia, Consultorias de Marketing, Organizaes Profissionais de Eventos, Fornecedores de Mveis para Escritrios e Informtica, Imobilirias, Escritrios Virtuais, Consultorias em RH, Gerentes de RH, Assessorias Contbeis, Varejos e Atacados de Informtica etc. APNDICE III Principais Associaes que congregam os profissionais em teletrabalho no Brasil, Estados Unidos e Europa ITAC The International Telework Association & Council (USA) TAC4DC@aol.com SOBRATT Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades (Brasil) amello@tdec.com.br Telecommuting Association of Minnesota (USA) janderson@wavetech.net American Telecommuting Association (USA) YourATA@aol.com Canadian Telework Association (USA) bobf@ivc.ca Home Office Association of America (USA) hoaa@aol.com / hoaa_fm@msn.com Telecommuting & Safety Institute (USA) www.orednet.org ECTF European Community Telework / Telematics Forum (Europa) protocol@ectf.org.uk Austrian Telework Association (ustria) Info@ata.at

67 Belgian Teleworking Association (Blgica) bta@compuserve.com AFTT (Frana) infos@aftt.net Verband Telearbeit Deutschland VTD (Alemanha) Si-Reis@t-online.de Telework Ireland TWI (Irlanda) riona@telework.ie Associazione Lavoro & Tecnologia (Itlia) lavtec@italymail.com Societa Italiana Telelavoro SIT (Itlia) Sit@isinet.it Nederlands Telework Forum (Holanda) www.ntforum.nl Associao Portuguesa de Teletrabalho (Portugal) telework@automail.pt Associao Portuguesa para o Desenvolvimento do Teletrabalho (Portugal) 100135.266@compuserve.com Associacin Espaola de Teletrabajo (Espanha) mickx@ciberteca.es Telecottage Association Sweden (Sucia) telestugan@telestugan.se TCA Telework, Telecottage and Telecentre Association (UK) www.tca.org.uk

APNDICE IV

Empresas que adotam o teletrabalho. A seguir relacionamos as principais empresas que, no Brasil e nos Estados Unidos , praticam o teletrabalho ou equipes remotas, formalizado ou no: Brasil
*

W/Brasil (SP) ACSB (SP) AT & T (SP) Dupont (SP) Fundao Inepar (PR) Price Waterhouse(SP)
Empresas americanas que operam no Brasil

Laboratrio Buckmann (RJ) Kodak (SP) Proudfoot Brasil (SP) Trevisan Consultores (SP) Andersen Consulting (S.P) Philip Crosby (SP)

68 Icone Propaganda (RJ) Sun Microsystem (SP) Gartner Group (SP) Banerj (RJ) IPUR (RJ) Dinsmore Associates (RJ) EMC (SP) Microsoft (SP) Commscope (SP) Semp Toshiba (SP) Greenpeace (RJ) Cisco System (SP) Bianchessi & Cia. Auditores (SP) ALMAP/BBDO(SP) Anixter(SP) IBM (SP) Natura (SP) Richardson Electronics (SP) Cebela (RJ) Shell (RJ) SSA (SP) Movicarga (SP) Grupo (RJ)

Estados Unidos 3Com Corporation 3M ADP American Express Travel Related Services Company, Inc. Ameritech Corporation Amway Corporation Andersen Consulting Apple Computer, Inc. Arthur Andersen & Company Arthur D. Little AT&T Avis Rent a car Bell Atlantic Bell Communications Bell South Best Western Hotels International Blue Cross Borg-Warner Chemical Company Canon USA Cellular One Citibank Coca Cola Enterprises Compaq Computer Corporation Dell Computer Corporation Delloite & Touche Consulting DHL Airways Digital Equipment Corporation Dun & Bradstreet Dupont Company Eastman Kodak Company Ernst & Young Federal Express Ford Motor Company GE Capital GTE Herman Miller Hewlett Packard Laboratories Holiday Inn Worldwide IBM Intel Lucent Technologies Mastercard International Merril Lynch Monsanto Agricultural Group Motorola Nortel Pacific Bell Peat, Marwick, Mitchell & Company Penney Company, Inc. Pharmacia & Upjohn Price Waterhouse Proctor & Gamble Shell Oil Company Siemens Rolm Sprint Sun Microsystems Symantec Unisys United Press International

69

APNDICE V Principais Centros de Negcios / Escritorios Virtuais no Brasil. A rede ANCN Associao Nacional dos Centros de Negcios (virtualoffice@conex.com.br), atua no Brasil, utilizando seus 26 escritrios filiados nas seguintes cidades: Porto Alegre (RS) Curitiba (PR) (2 Escritrios filiados) Londrina (PR) Cianorte (PR) So Paulo (SP) (5 Escritrios filiados) ABC Paulista (SP) Alphaville (SP) Barueri (SP) Campinas (SP) Ribeiro Preto (SP) Sorocaba (SP) Rio de Janeiro (RJ) (2 Escritrios filiados) Belo Horizonte (MG) Braslia (DF)

70 Salvador (BA) Recife (PE) Fortaleza (CE) Miami (EUA) A Franquia Postnet Business & Communication Services (sp1p1@postnet.com.br), opera por meio de suas 12 lojas em: Alphaville (SP) So Paulo (SP) 8 Lojas Rio de Janeiro (RJ) 2 Lojas Braslia (DF) HQ Business Centers (www.hqnet.com), tem seus 4 escritrios em: So Paulo (SP) 3 Escritrios Rio de Janeiro (RJ) Braslia (DF) SEBRAE CCT Centro de Comercializao Tecnolgica (cct@sebraesp.com.br) Escritorio Virtual tem um escritrio em So Paulo e fornece listagem de outros Escritrios Virtuais em So Paulo. Regus Instant Office Solutions World Wide (www.regus.com), atua em So Paulo e no Rio de Janeiro.

APNDICE VI Informaes bsicas para Montagem de um Home Office em So Paulo (Preos sugeridos pelo fabricante)
* Custo na montagem de um escritrio :

Faixa 1 - R$ 5.000,00
*

Computador PC, completo (Multimidia, Fax Modem) Impressora DeskJet (Jato de tinta) Aluguel - linha telefnica Secretria Eletrnica Mesa em forma de L (frmica) -(1,20x0,60m outra 0,58x0,68m conexo de 1,50m) Cadeira Girtoria Arquivo de ao 2 gaveteiros em frmica de 03 gavetas Estante de metal com 04 prateleiras Persiana com lminas de alumnio 2 spots de plstico pintado
preos consultar a Brasil Entrepreneur-(011)3159-3352/3138-5312 e-

Qualquer informao sobre mail:amello@tdec.com.br

71 Luminria de mesa Pager Aparelho Celular Faixa 2 - R$ 13.000,00 Computador Pentium completo (Multimidia, Fax Modem) Notebook Impressora (Jato de Tinta) Linha Telefnica Aparelho de som - 500 watts Mesa em L -(com ps de metal e tampo de gratino (mesa retangular de 1,60m x 0,75m, mesa quadrada de 0,75m x 0,75m e conexo de 0,75m x 0,75m) Cadeira Giratria Cadeira Fixa Estante modular de metal - arquivo e 03 gavetas (1,10m x 0,49m x 0,50m), armrio de duas portas (1,10m x 0,80m x 0,50m), mdulo superior aberto com duas prateleiras (0,35m x 0,80m x 0,50m) e gaveteiro aramado(0,35m x 0,49m x 0,50m) Gaveteiro volante de metal com 04 gavetas (0,55m x 0,49m x 0,52m) Lustre de dois pratos com lmpada halgenas de 150 watts Luminria de mesa com lmpadas halgenas bipino 2 persianas em polister (1,40m x 0,75m) Celular Pager Faixa 3 - R$ 33.000,00 Notebook Pentium Linha telefnica, Aparelho Celular + linha Palmtop Pager Multifuno (fax/modem, impressora, copiadora e scanner) Secretria Eletrnica Fragmentora de Papel Ar condicionado eletrnico, quente e frio, com controle remoto e regulagem de temperatura Microsystem Televiso de 14 polegadas Mesa retangular (1,50m x 0,75m x 0,74m) e prolongamento redondo(0,90m dimetro) de madeira Cadeira giratria de encosto mdio e braos e estofamento de couro Duas poltronas fixas cromadas com estofamento de couro Conjunto modular (2,45m x 2,07m x 0,48m) quatro mdulos com 05 gavetas, duas portas e doze prateleiras de formica Sof de dois lugares com estofamento em tecido polipropileno (1,62m x 0,86m x 0,78m) Gaveteiro volante de madeira com 04 gavetas (0,41m x 0,46m x , 0,66m)

72 Iluminao de teto - 2 trilhos de um metro com seis spots de lmpada dicrica com adaptadores. 02 Luminrias( cho e de mesa) Duas persianas de madeira (1,40m x 0,75m)

APNDICE VII Indicadores favorveis ao incremento do teletrabalho. 1. Internet Informtica a) Informaes Gerais 375 mil de 1,5 milho de computadores pessoais vendidos em 1997 foram para uso domstico, o que representa mais da metade do volume de vendas de Tvs de 29 polegadas e demonstra o potencial do negcio. O perfil de renda do consumidor de um equipamento e do outro semelhante. Os fabricantes que lanaram PCs a US$ 1 mil entraram no nicho de consumidores com renda que permite a compra de um televisor mais sofisticado. O preo do PC de mesa registrou, entre novembro e janeiro, queda mdia de 22%. No trimestre anterior, a reduo foi de 15%. Foi desenvolvida anlise identificando que de uso domiciliar 42% da base instalada de 2,8 milhes de PCs no Brasil.
*

Fontes pesquisadas: Gazeta Mercantil, Revista America Economia, Revista Veja

73 Em 1998 foram comercializados 2,1 milhes de PCs no Brasil, sendo 993 mil absorvidos pelo mercado domstico. Estima-se que estejam em uso, no Pas, 6,7, milhes de computadores pessoais, sendo 2,8 milhes domsticos. Pelo clculo, So Paulo teria o ndice de 11,7 PCs em cada 100 lares, uma estimativa animadora para os padres brasileiros de consumo. O levantamento demonstra que em cada 100 domiclios brasileiros 6,5 tm computador, nos Estados Unidos, por exemplo, o ndice est perto de 40. Pesquisa divulgada em janeiro pelo Ibope, mostra que a Internet tem tudo para ser a grande atrao para os usurios de PCs. A rede mundial integra o universo de 7% dos 15.115 entrevistados pelo Ibope para a 3 edio da pesquisa Internet Brasil, projetando cerca de 2,5 milhes de internautas no Brasil. A projeo foi baseada na estimativa de 36.674.128 de habitantes da populao residente urbana em nove regies metropolitanas. O maior nmero de consultas rede continua tendo origem na casa dos usurios (36%), seguido dos acessos do trabalho (28%), da escola / universidade (10%) e dos acessos alternados de casa e do trabalho (10%). Outros locais de acesso representam 16% do total. Segundo avaliao do Ibope, pelo menos 46% dos internautas chegam rede de algum domiclio, seja prprio ou da residncia de amigos ou parentes. Entre os heavy users, que navegam todos os dias, 40% acessam apenas de casa.

b) Economia Digital Um estudo da Organizao para a Cooperao e o Desenvolvimento Econmico, OCDE, alerta governos e empresas do mundo inteiro para o impacto do mundo digital. At 2005, o comrcio eletrnico deve ser da ordem do trilho de dlares. Os maiores ganhos sero de reduo de custos e aumento da produtividade, que poder crescer mais de 50%.
Atendimento ao cliente Pedidos on-line Servios bancrios Venda de passagem area Venda de software Mais barato 10% a 50% 50% a 96% 88% 87% 97% a 99%

c) Internet em So Paulo So Paulo a cidade com a maior proporo de habitantes por domnio registrados na Internet brasileira. So 2,27 endereos para cada grupo de 1000 moradores da capital. Em segundo lugar est Porto Alegre, com 1,9, e em terceiro vem Curitiba, com 1,6 domnio para cada 1000 habitantes. d) Evoluo do nmero de internautas na Amrica Latina
Pas Argentina Brasil Colmbia Chile Mxico Venezuela Usurios-2 Trim. 98 213.156 2.000.000 260.000 120.000 402.916 170.000 Usurios-2 Trim. 99 503.581 3.423.000 576.030 201.600 795.356 357.000 Variao % 136 71 122 68 97 110

74
Outros Total 834.000 4.000.072 1.532.475 7.389.042 84 85

e) Provedores Internet A Amrica Latina possui 215 provedores de acesso rede. S o Brasil tem 48 e o Mxico, segundo colocado, 45. De acordo com a Inter-American Biodiversity Information Network, os brasileiros pagam pelo acesso 26,96 dlares mensais; os argentinos, 41,90 dlares. 2. Telecomunicaes A Telnet, operadora da banda B no Rio Grande do Sul e proprietria da marca Claro Digital, investir US$ 176,5 milhes este ano, para aumentar em 50% o nmero de linhas telefnicas celulares, que hoje de 600mil. A Tele Centro Oeste Celular, controlada pela Splice, est investindo US$ 88 milhes para aumentar para 762 mil o nmero de assinantes. Hoje, so 540 mil. A rea de concesso inclui Gois, Tocantins, Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Acre, Rondnia e Distrito Federal. A canadense Newbridge Networks, que desenvolve redes de comunicao de voz, dados e imagem, est investindo US$ 10 milhes para instalar um centro de treinamento e um laboratrio para seus produtos no Rio de Janeiro. Outros US$ 10 milhes sero investidos na expanso dos negcios no Brasil, que inclui a expanso do quadro de pessoal, ampliao do escritrio de So Paulo e desenvolvimento de novas parcerias. A MCI WorldCom, controladora da Embratel, adquiriu o controle da brasileira Proceda Systemhouse, que atua no mercado corporativo com servios de longa distncia e comunicao de dados. A MCI, que j possua 32,3% do capital da Proceda, comprou os 66,7% que pertenciam Partech. O valor da compra no foi divulgado. Investimento em Telecomunicaes (Brasil) 1999 US$ 10 bilhes Telefone Fixo 1999 26 milhes de linhas instaladas 2002 55 milhes de linhas instaladas (projeo) Telefone Celular 1999 10 milhes de linhas

75 APNDICE VIII A Evoluo no Escritrio*

1870 Telefone Mquina de Escrever Papel carbono

1880 Mimegrafo Caixa registradora Mquina de somar

1890 Mquina de estenografia

1900 Fita de duas cores para mquina de escrever

1930 Mquinas de escrever eltricas (primeiras verses)

1950 Transistores Xerox

1960 Computadores com microchips

Fonte: International Association of Administrative Professionals (Gazeta Mercantil 04/05/99)

76 1970 Microcomputadores Transmisso de fac-smile Calculadoras eletrnicas

1980 Sistemas integrados Softwares para computadores

1990 PCs E-mail Internet

2000 Aperfeioamento da tecnologia de reconhecimento de voz Assistentes virtuais

APNDICE IX

77

Perfil do funcionrio que trabalha em casa. Pesquisa realizada pela AT&T nos Estados Unidos, detectou o seguinte comportamento do funcionrio que trabalha em casa:* 60% so babyboomers com idade entre 33 e 51 anos 73% esto mais satisfeitos com a sua vida pessoal e familiar 79% usam telefone celular 84% tm uma melhor relao com seus filhos 32% tm pelo menos um filho 24% tm seu trabalho reconhecido ou foi promovido em virtude de trabalhar em casa 51% tm nvel de graduao ou ps-graduao 80% usam beepers 74% so casados formal ou informalmente 83% dizem que o teletrabalho lhes do um melhor equilbrio entre trabalho e vida pessoal

APNDICE X

Fonte: 1997 AT&T Survey Telework Atitudes and Work Styles

78 Algumas Leituras Recomendadas sobre o Teletrabalho


Adams, Michael: Remote ControlSales & Marketing Management 147 - (March 1995) Alvi, Shahid, & Dave McIntyre. The Open-Collar Worker Canadian Business Review, 20 (Spring 1993) Baig, Edward C Welcome to the officeless office: Telecommuting may finally be out of the experimental stage. Business Week (june 26, 1995) Barber, Jane Fears slow down teleworking Computing (april 27, 1995) Barthel, Matt. Telecommuting finding a home at banks American Banker (February 1, 1995) Bauna, Joanna: O Escritrio em Casa Summus Editorial (1998)* Bond, Patti: As Olympics near, more firms interested The Atlanta Constitution (july 17, 1995) Brando, Miguel: O Escritrio em Casa APDT (1998)* British Business Moves Home. Leadership & Organization Development Journal 15 (July 1994) Carmines, E. G. and Zeller, R. A., Reliability and Validity Assessment, Sage University Press, Newberry Park, CA, 1979. Caudron, Shari. Working At Home Pays Off. Personnel Journal 71 (Nov 1992) Chae, Lee. Let the Games Begin. Interoperability (Supplement to Network VAR) (Oct 1995) Challenger, James E. Telecommuters Risk Becoming Invisible Workers. Management World 20 (Winter 1992) Chaudron, David. The Far-Out Success of Teleworking. Supervisory Management 40 (Jan 1995) Connely, Julie. Lets hear it for the office. Fortune, (March 6 1995) Davis, Eileen. Have Modem, Wont Travel. Management Review 84 (April 1995) Derfler, Frank & David Greenfield. Horrors from Home? PC Magazine (April 11, 1995) Duffy, Caroline A. Case studies to consider. PC Week (June 5, 1995) Dunkin, Amy & Edward Baig. Taking care of business - without leaving the house. Business Week (April 17, 1995) Fiolhais, Rui: Sobre as Implicaes Jurdico Laborais do Teletrabalho (1998)* Foegen, J. H. Telexploitation. Labor Law Journal 44 (May 1993) Gordon, Gil - Telecommuting Review. Gil Gordon Associates, June 1991 __________ Telecommuting - How to make it work for you and your Company - Prentice Hall (1986) Gray, Paul. the Virtual Workplace. OR/MS Today (August 1995) Greengard, Samuel. All the Comforts of Home. Personnel Journal 74 (July 1995) Greenwald, Judy. Profiting from Telecommuting. Business Insurance (July 31, 1995) Haddon, Leslie & Alan Lewis. The Experience of Teleworking: An Annotated Review. The International Journal of Human Resource Management 5 (Feb 1994) Kugelmass, Joel. Telecommuting, Lexington Books (1995) Mello, Alvaro: A Volta para Casa Desmistificando o Telecommuting Brasil Entrepreneur (1997)* Nilles, Jack. Making Telecommuting Happen. International Thomson Publishing Inc. (1994) Trope, Alberto. Organizao Virtual Qualitymark (1998)*
*

Livros de autores brasileiros e portugueses ou de autores estrangeiros traduzidos para o portugus.

79

Pesquisa - Processo do Teletrabalho no Brasil A SOBRATT Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades est realizando a Pesquisa O Processo do Teletrabalho no Brasil. Por esta razo voc encontrar abaixo

80 um formulrio para preencher e nos enviar. Por favor participe deste levantamento, pois suas respostas so extremamente importantes para o sucesso do teletrabalho no nosso pas, e sero tratadas confidencialmente. Muito obrigado pela sua colaborao. Atenciosamente, Alvaro Mello P.S.: Por favor passe um fax do seu formulrio para o nmero (011)3159-3352 ou envie pelo correio para o seguinte endereo: Rua Par, 76 cj.12 Cep:01243-020 So Paulo - SP e-mail: amello@tdec.com.br

Nome Endereo Cep UF e-mail Fax Tel: Data de Nasc: Profisso/Cargo: Ramo de Atividade:

Cidade

Pesquisa - Processo do Teletrabalho no Brasil 1. Quais as atividades de sua empresa voc considera que pode ser realizada em casa?

2.

Nas atividades que voc deseja que sejam feitas em casa, quais seriam os problemas mais prticos que voc acredita de fato encontrar?

3.

Voc acredita que os processos de teletrabalho de algumas reas da empresa podero ser de forma planejada, com apoio de consultoria especializada? Sim ( ) No ( )

4.

Na sua opinio, quais, os principais fatores que podem dificultar o teletrabalho nas empresas? (Assinale no mximo 3 alternativas prioritrias) Falta de funcionrio tecnicamente habilitado ( ) Risco de no conseguir manter padro de qualidade desejado ( )

81 Falta de funcionrio com preparo para ser um Teletrabalhador Dificuldade de estabelecer negociao vantajosa para os dois lados (empresa/func) Risco de passar tecnologia e ganhar ou favorecer o concorrente Risco de estabelecer excessiva dependncia ao funcionrio Risco de perder o controle, sobre os resultados e a confidencialidade Alta necessidade de investir em capacitao/treinamento do funcionrio Cultura da Empresa Outros __________________________________________________________ __________________________________________________________ 5 ( ) ( ) ( ( ( ( ( ( ) ) ) ) ) )

Qual sua opinio sobre a implantao do processo de teletrabalho no Brasil e na sua empresa?