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Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez

Ncleo Coro

Facilitador: Danilo Gauna

Bachilleres: Andrimar Dudamel C.I:24.718.068 Ren Cova, C.I:16.519.772

Santa Ana de Coro; Junio 2011

ndice Introduccin Auditora de Personal Profundidad de Accin de la Auditora de Personal o Recursos Humanos Tipos de Auditora de Personal Etapas de la Auditora de Personal Principales temas que suelen comprender una auditora Tipos de encuestas de actitud
Comparacin con otras auditoras Sistemas computarizados para controlar la entrada y salida del personal Control de Recursos Humanos Registro y control de personal Conclusin Bibliografa

Introduccin La administracin de empresas en un proceso de funciones bsicas diferentes cada una de las otras, tales como planificacin, organizacin, direccin, ejecucin y control. En el mbito empresarial es una herramienta que permite enfrenta, los frecuentes retos encontrados en el mismo En la teora administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la economa y se considera como un principio rector. La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues permite establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la direccin, adems se valora la capacidad y lo pertinente a la prctica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluacin simplemente a partir de los criterios de eficiencia clsico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepcin de la empresa, as como la potencialidad de la accin participativa humana, pues la evaluacin se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la direccin para el resto de los integrantes de la organizacin y solo mide los fines que para aqulla son relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperacin crtica de perspectivas y tcnicas que permiten una evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propsitos que estn presentes en las organizaciones. En nuestro caso concreto, se tratar la Auditora de Personal, as como tambin se desarrollaran a lo largo de este trabajo investigativo todo lo concerniente a esta. Adems detallaremos sus etapas y entre mucho principales temas que suele comprender una auditora de personal, entre otros puntos que nos permitirn conocer un poco mas de esta parte de la administracin.

Auditora de Personal: Se puede considerar a la auditora de personal como un procedimiento que tiene por objeto revisar y comprobar, bajo un mtodo especial, todas las funciones y actividades que en esta materia de personal se realizan en los distintos departamentos, para determinar si se ajustan a los programas establecidos, y evaluar si se cumplen los objetivos y polticas fijados en la materia, sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deban hacerse para el mejor cumplimiento de los fines de la administracin de personal. Hay que recordar que la auditora de personal no puede realizarse exclusivamente en los registros y elementos del control que posee el departamento de personal, si no que tendr que llevarse a cabo, adems de estos, en muchos otros de la empresa, ya que la funcin del personal la realizan en sentido propio los jefes de lnea. Objetivo de la auditora de personal: La auditora de personal es un procedimiento que tiene por objeto revisar y comprobar, bajo un mtodo especial, todas las funciones y actividades que en materia de personal se realizan en los distintos departamentos, para determinar si se ajustan a los programas establecidos, y evaluar si se cumplen los objetivos y polticas fijados en la materia, sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deben hacerse para el mejor cumplimiento de los fines de la administracin de personal. Proceso de una Auditora de Personal o Recursos Humanos: Es el proceso o conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a una partida o grupo de partidas o a un grupo de hechos o circunstancias examinados mediante las cuales el auditor obtiene las bases necesarias para fundamentar su opinin. Durante el proceso de auditora se ponen en prctica algunas tcnicas o mtodos de investigacin y pruebas que el auditor utiliza para comprobar la razonabilidad de la informacin que le permite omitir su opinin profesional. Estas tcnicas son: Estudio General Anlisis ( saldos y movimientos) Inspeccin Confirmacin ( positiva, negativa y blanda o ciega) Investigacin Declaraciones Certificacin Observacin Clculo

De manera anloga se desarrollan las auditoras especficas, detallando aspectos fundamentales de la evaluacin de cada proceso. El plan contendra los siguientes puntos: Nombre del proyecto de auditora ( proceso a evaluar)objetivo general propuesto Objetivo especficos Actividades a desarrollar Fecha de inicio Fecha de finalizacin Fecha de entrega del informe Auditor responsable Recursos a utilizar Profundidad de Accin de la Auditora de Personal o Recursos Humanos: La auditora de recursos humanos puede abarcar una cobertura tan amplia como las mismas funciones de ARH (administracin de Recursos Humanos) y presenta una divisin semejante a las divisiones seccionales de los organismos de ARH (administracin de Recursos Humanos) La auditora tambin puede evaluar programas, polticas, filosofas y teoras. Dependiendo de la poltica que exista en la organizacin. La auditoria de RH puede enfocarse hacia cualquiera o hacia todos los siguientes aspectos de productividad. 1. Resultados, que incluyen tanto las realizaciones como los problemas considerados efectos de la administracin en curso; 2. Programas, que incluyen las practicas y los procedimientos detallados que los conforman; 3. Polticas, tanto las explcitas y formalizadas como las implcitas; 4. Filosofa de la administracin, sus prioridades de valores, metas y objetivos; 5. Teora, relaciones supuestas y explicaciones plausibles que detallan y relaciona las filosofas, las polticas, las practicas y los problemas continuos La auditora permite verificar: Hasta qu punto la poltica de recursos humanos se basa en una teora aceptable; Hasta qu punto la prctica y los procedimientos son adecuados a tal poltica y a tal teora. En esencia se trata de evaluar y medir los resultados de la ARH (administracin de Recursos Humanos) en las actividades de mayor o menor prioridad, como: indicadores de eficiencia

y eficacia en cuanto se refiere a la formacin de staff, entrenamiento y desarrollo, remuneracin, beneficios sociales, relaciones sindicales, etc Empleo de recursos y resultados obtenidos; Contribucin de la ARH en los objetivos y los resultados de la empresa; Clima organizacional, desarrollo e incentivo a la creatividad del personal. Tipos de Auditora de Personal: La Auditora Interna: Generalmente es practicada por funcionarios o empleados de la misma empresa en que se realiza y se usa para corregir y perfeccionar el control interno, fijando un curso de accin a tomar. La Auditora Externa: Es la revisin realizada por un agente de recursos humanos, independiente, que rene los requisitos tcnicos y cualidades morales necesarias. Desde el punto de vista de la periodicidad en que se practiquen: Auditora Peridica: se practican en fecha determinada. Auditora Continua: Son aquellas que en forma sistemtica se llevan a cabo, es decir, a medida en que se realizan las operaciones o bien intervalos cortos o irregulares. Auditora Espordica: No influyen en estas el plazo o la continuidad, sino la necesidad de examinar en un momento dado. Internacionalmente las auditoras se clasifican atendiendo a: La afiliacin del auditor: Estatal e Independiente o Privada. La relacin del Trabajo: Externa o Internas El objeto que se revisa: Estatal general, estatal fiscal e independiente. Los objetivos fundamentales que se persiguen: Gestin, Financiera, Especial y Fiscal. El carcter interno de los rganos de Auditora de las empresas, hace que las clasificaciones que ms se utilicen sean las internas, que constituyen el control que se desarrolla como instrumento de la propia administracin y consiste en una valoracin independiente de sus actividades: examen de los sistemas de control interno, de las operaciones contables financieras y aplicacin de las disposiciones administrativas y legales que corresponden, con la finalidad de mejorar el control y grado de la economa, eficiencia y eficacia en la utilizacin de los recursos, prevenir el uso indebido de stos y coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina en general.

Etapas de la Auditora de Personal: Obtencin de los datos e informes: Los dos principales aspectos previos de esta auditora son: El diseo de formas y cuestionarios apropiados, que nos hagan ms fcil la investigacin, la recoleccin y la precisin de los datos El adiestramiento de las personas que habrn de recoger estos datos: ya que el aspecto humano y aun el administrativo en general, escapa muchas veces a toda medicin, en ocasiones tendremos que contarnos con una determinacin de tipo descriptivo o cualitativo. Anlisis de los datos recabados: La parte ms importante de la auditora, se centra en el anlisis de los datos recabados; el sealamiento de las fallas encontradas sobre el cumplimiento de los programas y presupuestos en materia de personal; la investigacin de sus causas la determinacin de si los programas y procedimientos pueden mejorarse, ya sea para obtencin de las polticas fijadas, ya para la modificacin supresin, adicin o cambio de otros objetivos y polticas, a la luz de las nuevas necesidades surgidas, las nuevas tcnicas que vayan apareciendo, etc. El informe de la auditora: El resultado final debe contener los siguientes puntos, para lograr que sea precisa, tcnica y concisa. La indicacin de aquellas fallas a los programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la indicacin de los daos que se estima ha causado o pudieron causar. La adecuacin o inadecuacin de los programas, en relacin con los objetivos y polticas sealados en materia de personal. La recomendacin de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir, modificar, cambiar o suprimir determinados objetivos y polticas, por considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos, etc. Indicando la razn y demostraciones objetivas en que se funde lo anterior. La informacin de lo que no pudo auditarse, y las razones que lo impidieron. Principales temas que suelen comprender una auditora: Objetivos y polticas de personal: Las escritas.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Las principales de apelacin Posicin y funciones del departamento de personal: Su jerarqua Su estructura Nmero de personas que ocupa Funciones que se desempean y su distribucin Datos numricos de los trabajadores de la empresa, Cuntos?: Obreros Empleados de oficina Vendedores Tcnicos Supervisores de primera lnea Altos ejecutivos Otras categoras especiales Datos sobre la sindicalizacin Sindicatos a los que pertenecen los trabajadores Cuantos de cada uno De que categoras Central a la que pertenecen l, o los sindicatos Situacin general de las relaciones con l, o los sindicatos Admisin y empleo Fuentes de abastecimiento, por categoras de personal Pasos usados en el procedimiento de la seleccin Correlacin entre los resultados de la seleccin, y los obtenidos en el trabajo y conducta de los empleados. Adiestramiento, capacitacin y desarrollo Sistemas de adiestramiento, para los diversos niveles Capacitacin que haya podido darse Capacitacin de los empleados u obreros ascendidos a jefes Mtodos de desarrollo de altos ejecutivos Evaluacin, por los propios adiestrados, sobre el adiestramiento, capacitacin recibido Correlaciones entre el adiestramiento, capacitacin y desarrollo dados, y los resultados obtenidos en el trabajo y en la conducta. Sueldos y salarios Polticas fijadas al respecto Sistemas de valuacin empleados Encuestas de salarios en la regin, y sus repercusiones en la fijacin de los de la empresa Clasificacin de los salarios Sistemas de clasificacin de mritos y/o apreciacin de resultados Como ha influido la antigedad en los salarios

Sistemas de incentivos; categoras que los tienen, y las que carecen de ellos Prestaciones legales y extra legales Movilidad del personal Moral del personal Ausentismos y sus causas Retardos y sus causas Tipos de encuestas de actitud: Ante todo, a la manera de la Auditora de personal, puede ser realizada por empleados de la empresa, o bien por tcnicos, bufetes, universidades, etc. El sistema de encuesta por cuestionario: Independientemente de las normas dadas, cabe hacer nota que dicho cuestionario puede hacerse en tres formas distintas: 1. Por preguntas cerradas, que exigen una respuesta de s o no 2. Por preguntas abiertas, que permiten una explicacin ms amplia, o al menos, dejan espacio para adicciones y explicaciones de la respuesta 3. Respuesta de seleccin mltiple: la que obliga a escoger entre varias respuestas Procedimiento de la encuesta: Ante todo debe determinarse si es oportuna; su periodicidad, suele hacerse cada ao; la poca ms conveniente para realizarla es: cuando no es cercana a la discusin de contrato colectivo de trabajo; hacia los fines de ao: o principios del siguiente, la forma de realizarla, su costo, se va a hacer llevada por el mtodo de cuestionario. Opinan muchos autores que es muy conveniente para poder valorar las respuestas, que el trabajador seale elementos tales como su sexo, su antigedad, su salario, etc Respuesta de cuestionario: El primer problema que se plantea, es el de determinar si debe llenarse el cuestionario en tiempo de trabajo, o sea, pagado por la empresa o por lo contrario, debe dejarse a los trabajadores que los lleven a su casa y lo contesten en tiempo fuera del trabajo. Tabulacin e interpretacin de resultados: Sin necesidad de ninguna complicacin estadstica, es deseable, sin embargo, que la tabulacin de los resultados pueda ser realizada del mejor modo posible. El resultado debe contener los siguientes aspectos: Los resultados debe ser francamente expuestos aunque sean en contra de la empresa La interpretacin de los mismos

El anuncio de las medidas que la empresa ha decidido tomar, para responder a las inquietudes reveladas en la encuesta La explicacin, lo ms objetiva que sea posible, en los que la empresa a su juicio piensan que est mal La promocin de juntas, mesas redondas y entrevistas, para discutir y tratar de llegar a un acuerdo en todos aquellos aspectos en que la empresa no coincide con los puntos de vista de la mayora de su personal, o bien cuando existen criterios centrados en este. Comparacin con otras auditoras: Fuentes de Informacin: La auditora de recursos humanos se basa en verificaciones, seguimientos, registros y estadsticas Control de Entrada y Salida de Personal: Libros de Asistencia del Personal: Contendrn el registro diario de la entrada y salida de los empleados durante la jornada laboral en el cual se detallaran: 1. Nmero correlativo de entrada y salida 2. Nombre del empleado 3. Hora 4. Firma Observacin: El libro deber ser ubicado en un lugar de fcil acceso a la regional bajo la custodia y administracin del Receptor y se colocar un reloj en un lugar visible que marcar la hora oficial. Observacin: las llegadas tardas y ausencias del personal debern ser reportadas a la jefatura en los formularios correspondientes durante los tres das hbiles posteriores a la finalizacin de cada mes. Reloj Chequeador: 1. Registro de entradas y salidas de personal por da 2. Mensajes de aviso de salidas no registradas en el sistema 3. Manejo de tolerancias para el control de entradas y salidas Sistemas computarizados para controlar la entrada y salida del personal: Existen diferentes tipos de sistemas computarizados o software que permiten controlar la entrada y salida del personal, entre ellos pondramos mencionar el llamado CHECKTIME. 1. Checktime: es la mejor solucin para control de entradas y salidas por medio de la huella digital.

2. Manejo de horarios diversos: el software permite especificar un horario para toda la empresa y/o manejar horarios especficos por grupo/turno e inclusive especificar horario especfico por cada empleado 3. Opciones de administracin Registrar datos de la empresa Acceso al men de catlogos del sistema Acceso a los reportes operativos Ajuste a la bitcora de registro de entradas y salidas Velocidad de bsqueda 4. Velocidad de bsqueda: opcionalmente utiliza filtros de bsqueda para agilizar las filas de entrada y salida de personal, tales como clave de empleado, inciales de apellidos, etc. 5. Beneficios: algunos beneficios tangibles y costeables de utilizar tecnologa de huella digital sobre tarjetas manuales, magnticas o cdigo de barras son: No duplicable Intransferible Portable Bajo costo de mantenimiento Cero costo de reposicin Margen de error nfimo, 01% Control de Accin de Personal: Cuanto mayor sea la organizacin y ms descentralizada sea su estructura, mayor ser la necesidad de control respecto de los recursos humanos. La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de su funcin o del rea especfica en que se aplique. Puede ser la funcin administrativa y gerencial de control. Respecto al control de personal es necesario tener en cuenta el desarrollo de formularios: Mantenimiento de Trabajadores Flexibilidad en la definicin y control de horarios Definicin y asignacin de calendarios Control de horas extras y exceso de jornada Horarios alternativos Control de visitas Adaptabilidad a diferentes modelos de relojes(si es el caso) Control de Recursos Humanos:

Su funcin es la evaluacin de la efectividad de la implantacin y ejecucin de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento, aplicando la evaluacin al reclutamiento y seleccin, capacitacin y desarrollo, motivacin, sueldos y salarios, seguridad e higiene y prestaciones. Se utilizan varios patrones, esto puede ser: a. Patrones de cantidad: son los que se expresan en nmeros o en cantidades, como nmero de empleados, porcentaje de rotacin de empleados, nmero de admisiones, ndice de accidentes, etc. b. Patrones de calidad: son los que se relacionan con aspectos no cuantificables, como mtodos de seleccin de empleados, resultados de entrenamiento, funcionamiento de la evaluacin del desempeo, etc. c. Patrones de tiempo: consisten en la rapidez con que se integra el personal recin admitido, la permanencia promedio del empleado en la empresa, el tiempo de procesamiento de las requisiciones de personal, etc. d. Patrones de costos: son los costos, directos e indirectos, de la rotacin de personal, de los accidentes en el trabajo, de los beneficios sociales, de las obligaciones sociales, de la relacin costo-beneficio del entrenamiento. Los patrones permiten la evaluacin y el control por medio de la comparacin con: 1. Resultados finales: cuando la comparacin entre el patrn y la variable se hace despus de realizada la operacin. 2. Desempeo: cuando la comparacin entre el patrn y la variable se hace simultneamente con la operacin, es decir, cuando la comparacin acompaa a la ejecucin de la operacin. La medicin es concomitante con el procesamiento de la operacin. Sistema de informacin de Recursos Humanos: Sistema de informacin es un conjunto de elementos interdependientes (subsistema), lgicamente asociados, para que a partir de su integracin se genere la informacin necesaria para la toma de decisiones. La planeacin de un sistema de informacin de RH: Un sistema de informacin de recursos humanos utiliza, como fuente de datos, elementos suministrados por: Base de datos de recursos humanos Reclutamiento y seleccin de personal Entrenamiento y desarrollo de personal Evaluacin del desempeo Administracin de salario Registro y control de personal, respecto de faltas, atrasos, disciplina, etc.

Estadsticas de personal Higiene y seguridad Jefaturas respectivas, etc. El sistema de informacin de RH debe planearse e implementarse para alcanzar determinado objetivo. El logro de estos objetivos es lo que permitir evaluar la eficacia del sistema: hacer que los organismos de lnea puedan tomar decisiones adecuadas respecto de las personas. Registro y control de personal: El registro y control de las incidencias y el tiempo extra del personal, que permita a las dependencias contar con la informacin que oriente a la toma de decisiones y cumplir con los requerimientos de las dependencias centralizadoras. Establecimiento de estndares: Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control. Los estndares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la expresin de las metas de planeacin de la empresa o departamento en trminos tales que el logro real de los deberes asignados pueda medirse contra ellos. Los estndares pueden ser fsicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, hora-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en trminos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros trminos de medicin. Medicin de Resultados: Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que est haciendo los subordinados, la comparacin del desempeo real con lo esperado es fcil.

Conclusin El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona independiente y competente acerca de la informacin cuantificable de una entidad econmica especifica, con el propsito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la informacin cuantificable y los criterios establecidos. Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose conocimientos de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria. El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios pblicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administracin se hace ms complicada, adoptando mayor importancia la comprobacin y el control interno, debido a una mayor delegacin de autoridades y responsabilidad de los funcionarios. Debido a todos los problemas administrativos s han presentado con el avance del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administracin de un organismo social, realizado por un profesional (auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y evaluacin considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propsito de descubrir oportunidades para mejorar su administracin. Tomando en consideracin todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la auditoria es dinmica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicacin debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.

Bibliografa

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