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Contenido
Introduccin
Esta gua est destinada a personas que usan el servicio de Microsoft Office Live Meeting 2007. Le proporciona informacin sobre cmo participar rpidamente en reuniones, instrucciones sobre cmo programar y presentar reuniones, y cmo compartir presentaciones y otra informacin. Esta gua le presenta adems las nuevas caractersticas del cliente para reuniones, incluyendo las mejoras del cliente, salas para grupos y mejoras de vdeo y voz.
Preguntas ms frecuentes
Si es la primera vez que usa Live Meeting o la ltima versin, puede que tenga las siguientes preguntas: Qu es Microsoft Office Live Meeting? Microsoft Office Live Meeting es un espacio de conferencias en lnea al que se suscribe una organizacin. Con Microsoft Office Live Meeting, puede reunirse con sus colegas en lnea, lo que les permite colaborar en lnea y en tiempo real a pesar de estar separados por grandes distancias. Qu debo hacer antes de empezar? Si simplemente desea participar en una reunin programada por otra persona, puede hacer clic en el vnculo Unirse a la reunin en la invitacin de correo electrnico. Live Meeting le indicar si debe instalar software. Si desea programar reuniones o iniciar una reunin a peticin con Reunirse ahora, primero necesita configurar la informacin de su cuenta. Consulte el procedimiento Para configurar su cuenta en la seccin Inicio de una reunin instantnea con la opcin Reunirse ahora, ms adelante en esta gua. Por qu aparece una seccin "Servidor" en el cuadro de dilogo de configuracin de cuenta? Algunas organizaciones hospedan las reuniones en sus servidores internos y otras se suscriben al servicio de Office Live Meeting. El administrador le proporcionar la informacin necesaria para configurar Live Meeting para el servicio. Puede dejar la seccin Servidor en blanco si no se corresponde con su situacin. Cmo s si tengo instalado el cliente para reuniones? Para saber si tiene el cliente de Microsoft Office Live Meeting instalado en su equipo, haga clic en Inicio y en Todos los programas y busque Microsoft Office Live Meeting 2007 en la lista de programas. Qu pasa si no puedo instalar el cliente para reuniones?
Con el servicio de Microsoft Office Live Meeting, puede participar en una reunin aun cuando no pueda instalar el cliente para reuniones en su equipo. Si no tiene el cliente para reuniones instalado e intenta participar en la reunin, Microsoft Office Live Meeting mostrar una opcin
para conectarse a la reunin mediante un explorador web. Aunque esta manera de conectarse tiene algunas limitaciones (consulte el Apndice A), dispondr de la mayora de las caractersticas de las reuniones. Deseo programar una reunin de Live Meeting, pero algunas de las personas que deseo incluir no tendrn el acceso a un equipo. Todava pueden participar en la reunin? Aunque las personas sin un equipo no podrn ver la reunin, s podrn participar en la parte de audio. Con el servicio de Microsoft Office Live Meeting, puede configurar una reunin para usar el VoIP y la conferencia telefnica. El organizador de la reunin debe elegir estas dos opciones de audio al programar la reunin. Despus, cuando comience la reunin, cualquier moderador puede conectar el audio para que los usuarios de equipos y los usuarios de conferencias telefnicas puedan orse entre s. Para obtener informacin ms detallada, consulte Creacin de una reunin, ms adelante en esta gua.
Nota
Office Live Meeting determina automticamente si necesita instalar el cliente para reuniones y proporciona los vnculos de instalacin necesarios.
Participar en una reunin Iniciar audio y vdeo Usar el cliente de Microsoft Office Live Meeting
Sugerencia
Antes de participar en una reunin, compruebe si tiene instalado el cliente de Microsoft Office Live Meeting en su equipo: seleccione Inicio y Todos los programas y busque en la lista de programas Microsoft Office Live Meeting 2007.Si aparece este programa en la lista, tiene instalado el cliente para reuniones. Si no aparece el programa, use los vnculos que se muestran bajo Usuarios nuevos en la invitacin enviada por correo electrnico para instalar el cliente para reuniones.
Aunque no pueda instalar el cliente de Microsoft Office Live Meeting en el equipo, podr participar en la reunin si aparece el vnculo Utilizar consola web en la pgina de instalacin del cliente. El cliente de Live Meeting basado en web le conecta con la reunin mediante el explorador web. Podr asistir a la reunin, aunque con algunas limitaciones (consulte el Apndice A). La opcin Utilizar consola web nicamente est disponible en reuniones programadas con el servicio de Microsoft Office Live Meeting.
En la invitacin de correo electrnico o elemento del calendario, haga clic en el vnculo Unirse a la reunin como se muestra en la figura 1 siguiente. Se abrir automticamente Microsoft Office Live Meeting y le conectar a la reunin. Si no tiene el cliente instalado en el equipo, la invitacin tendr instrucciones sobre cmo instalarlo.
Si no se puede conectar con la reunin, abra el cliente de Microsoft Office Live Meeting haciendo clic en Inicio, seleccionando Todos los programas, eligiendo Microsoft Office Live Meeting 2007 y, por ltimo, haciendo clic en Microsoft Office Live Meeting 2007. Especifique los datos de Id. de la reunin, Cdigo de entrada y Ubicacin que figuran en la invitacin por correo electrnico o el elemento del calendario.
Dependiendo del tipo de audio que se use en la reunin, realice la accin que corresponda de las siguientes.
Sugerencia
Para asegurarse de que los altavoces y la cmara web funcionan correctamente, use Configurar audio y vdeo tras conectarse a la reunin por primera vez. Presione CTRL + T. (Una alternativa para tener acceso a las opciones de configuracin del panel Voz y vdeo es hacer clic en Opciones y, a continuacin, en Configurar audio y vdeo.) Siga las instrucciones del asistente para especificar y probar sus altavoces, micrfono y cmara web.
Nota
La primera vez que participa en una reunin podr oir el audio de la reunin pero su micrfono estar silenciado. Si desea hablar en la reunin primero tendr que reactivar el micrfono.
1. 2. 3. 4.
Para abrir el panel Voz y vdeo, haga clic en Voz y vdeo. Si no est conectado al audio, haga clic en la flecha abajo al lado del botn Escuchar audio y, a continuacin, haga clic en Llamarme. Si es la primera vez que se une a una conferencia telefnica, aparece el cuadro de dilogo Nuevo nmero de telfono. Escriba el cdigo de rea y el nmero de telfono y, a continuacin, haga clic en Aceptar. En el cuadro de dilogo Habilitar controles de llamada, si es un participante, haga clic en Unirse. Si es el coordinador de la conferencia, seleccione el botn de radio Coordinador, escriba el cdigo de coordinador o el NIP y, a continuacin, haga clic en Unirse.
Nota
Durante la reunin, el vdeo cambia automticamente al orador activo. No obstante, cuando hable, otros le vern pero no podr verse a s mismo.
Figura 2. Cliente de Microsoft Office Live Meeting En la figura 3 se pueden ver los elementos e iconos de la barra de mens.
Nota
Dependiendo de cmo se configure la reunin y de si tiene permisos para usar ciertas caractersticas, quizs algunos de estos elementos de men no estn disponibles.
A B C
Botn Men. Puede configurar la informacin de su cuenta y establecer las opciones de su tarjeta de contacto. Contenido. Los moderadores pueden compartir documentos, aplicaciones o los escritorios con los asistentes. Asistentes. Puede ver la lista de asistentes o el plano de sala. Los moderadores pueden invitar y desactivar el micrfono de otros asistentes o definir los permisos de los mismos. Voz y vdeo. Puede iniciar y detener el audio y vdeo, desactivar los altavoces o micrfono o ajustar el volumen de los mismos. P+R. Puede escribir las preguntas para el moderador y ste puede responderlas. Reuniones. Muestra los detalles de la reunin, incluido el id. de la reunin y el cdigo de entrada. Grabacin. Los moderadores pueden iniciar, pausar o detener la grabacin de la reunin, incluso el audio. Icono Desactivar micrfono. Haga clic en l para desactivar o reactivar el micrfono. Icono Desactivar altavoces. Haga clic en l para desactivar o reactivar los altavoces. Icono Cmara web. Haga clic en l para iniciar o detener su vdeo. Documentos. Puede descargar los documentos que el moderador ha agregado a la reunin. Notas compartidas. Puede crear y guardar notas que todos los asistentes vean.
D E F G H I J K L
M Comentarios. Puede cambiar el estado de sus comentarios; por ejemplo, puede indicarle al moderador que aminore el ritmo.
Nota
La barra de mens tambin puede contener un elemento denominado Ms si se configur un panel multimedia de transmisin personalizado para la reunin.
Nota
Tambin puede desactivar el micrfono o los altavoces en el panel Voz y vdeo haciendo clic en el icono Desactivar micrfono o Desactivar altavoces.
Para ajustar el volumen del altavoz o del micrfono, en el panel Voz y vdeo, haga clic en la flecha abajo que est junto al botn del micrfono o del altavoz y mueva el control deslizante de volumen hacia arriba o hacia abajo.
Nota
No puede charlar si el moderador ha deshabilitado o bloqueado la charla.
Formular preguntas
Use el men Preguntas y respuestas para comunicarse con el moderador durante una presentacin. Si lo desea, puede aclarar un punto de la presentacin o levantar la mano para llamar la atencin del moderador y preguntarle si puede tomar la palabra y dirigirse a todos los asistentes.
3.
Despus de hacer clic en Preguntar, el nombre del botn cambia a Editar. Cuando reciba una respuesta, sta aparecer en el cuadro grande de Preguntas y respuestas.
Nota
Para crear reuniones, debe tener una cuenta de servicio de Live Meeting. Su administrador le dar la informacin de cuenta necesaria para configurar Live Meeting.
4. 5.
Para programar una reunin mediante el complemento Microsoft Conferencing para Microsoft Office Outlook
1. En el calendario de Outlook, haga clic en Programar una reunin de Live Meeting.
Nota
Algunas organizaciones se suscriben al servicio de Live Meeting y hospedan internamente Live Meeting en Office Communications Server. Si su cuenta se configura para usar el servicio de Live Meeting y Office Communications Server, aparecer una lista desplegable y podr seleccionar Servicio Live Meeting.
2.
En la ficha Cita, en el cuadro de texto Asunto, escriba la descripcin de la reunin. En el cuadro de texto Para, escriba la direccin de correo electrnico de los invitados, separando cada direccin con un punto y coma. Para nombrar moderadores, haga clic en Asistentes/Moderadores. En la lista Asistentes, haga clic en un nombre y, a continuacin, haga clic en Agregar. Haga clic en Aceptar. Para elegir el tipo de audio para su reunin, haga clic en Opciones de reunin y, a continuacin, haga clic en Audio. Realice alguna de las operaciones siguientes: Para permitir que los participantes se conecten desde un equipo con auriculares con micrfono o micrfono y altavoces, haga clic en Incluir audioconferencia del equipo. Si en la reunin van a participar muchos asistentes y desea que todos guarden silencio durante la misma, excepto el moderador, haga clic en Habilitar Difusin de audio por Internet unidireccional. Para permitir que los participantes realicen llamadas de conferencia, haga clic en Incluir conferencia telefnica y, a continuacin, especifique la informacin de audio restante.
3.
4.
Nota
Si desea dar a los asistentes la opcin de usar un equipo o un telfono para participar en la reunin, puede activar las casillas Incluir audioconferencia del equipo e Incluir conferencia telefnica. Cuando comience la reunin, uno de los moderadores puede conectar el VoIP con el audio de conferencia telefnica para que todos los participantes puedan orse; para obtener instrucciones, consulte el Apndice C. Conexin de audio del equipo y conferencia telefnica.
Para usar el servicio de Microsoft Office Live Meeting para programar una reunin
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Abra un explorador web y escriba la direccin URL del servicio de Microsoft Office Live Meeting. Si es necesario, escriba su id. de usuario y su contrasea. Haga clic en Iniciar sesin en Live Meeting. En Reunirse, haga clic en Programar reunin. En el cuadro de texto Asistentes, escriba la direccin de correo electrnico de los invitados, separando cada direccin con un punto y coma. En el cuadro de texto Moderadores, escriba la direccin de correo electrnico de las personas a las que desea presentar en la reunin. En el cuadro de texto Asunto, escriba una descripcin de la reunin. Ajuste las fechas y horas de Inicio y Finalizacin como considere oportuno. En el cuadro desplegable Audio, elija el tipo de audio para la reunin. Si desea usar un servicio de conferencia telefnica, haga clic en Opciones de la reunin, haga clic en Audio y, a continuacin, escriba la informacin del proveedor de conferencias. Haga clic en Aceptar.
10. Para establecer otras opciones de la reunin, haga clic en Opciones de la reunin. Para obtener detalles sobre la configuracin, en la parte superior de la pgina, haga clic en Ayuda. 11. Al terminar de escribir los detalles de la reunin, realice una de las acciones siguientes: Haga clic en Enviar invitaciones para guardar la reunin y enviar las invitaciones a los asistentes.
Nota
Puede seleccionar Enviar invitaciones con el cliente de correo electrnico para copiar y pegar la informacin sobre la reunin en su propio programa de correo electrnico, o puede seleccionar Enviar invitaciones con Live Meeting para que Live Meeting enve automticamente los mensajes de correo electrnico a los invitados.
Haga clic en Guardar para guardar la reunin y enviar despus las invitaciones.
4.
Nota
Una vez agregados los archivos adicionales a la lista de contenido, para mostrarlos en la reunin, haga clic en Contenido y, a continuacin, haga clic en el nombre del archivo. Para desplazarse por el archivo, use las flechas en la parte inferior de la ventana, como se muestra en la figura 4. Tambin puede usar CTRL + flecha arriba y CTRL + flecha abajo para desplazarse por el archivo.
2.
Una vez que se abra la Pizarra, haga clic en las herramientas de dibujo y texto de la parte inferior de la ventana para crear contenido. Haga clic en Contenido, en Compartir y, a continuacin, en Pgina de texto. Cuando se abra la pgina de texto escriba su texto. Haga clic en Contenido, en Compartir y, a continuacin, en Pgina de sondeo. En el cuadro de dilogo Crear sondeo, escriba una pregunta y, a continuacin, escriba las etiquetas para cada opcin. Haga clic en Aceptar.
Distribuir documentos
Como moderador, puede cargar documentos en la reunin para que los descarguen los asistentes. Puede cargar los documentos antes de la reunin (recomendado) o durante la misma. Live Meeting analiza el archivo en busca de virus mientras se carga el archivo.
Nota
La pregunta y la respuesta tambin aparecen en el panel Preguntas y respuestas de los otros moderadores de la reunin.
Nota
Es posible que deba hacer clic en el botn Ms (>>) para ver Salas.
2. 3.
Especifique el nmero de salas que desea crear. Si elige Asignacin manual, puede llevar asistentes a salas especficas. En el panel Asistentes, haga clic en el nombre de un asistente y, a continuacin, llvelo hasta una sala.
4.
Para activar las salas para grupos, en el panel Asistentes, haga clic en Iniciar. Todos los asistentes vern una pgina de transicin y se les llevar a sus salas asignadas. En la sala para grupos, los asistentes y moderadores pueden realizar las tareas habituales de las reuniones. Para enviar a todos a la sala principal, primero debe detener las salas para grupos. En el panel Asistentes, haga clic en Detener.
5.
Nota
Opcionalmente podr borrar de las salas de grupos todo el contenido que se haya creado haciendo clic en Opciones y, a continuacin, en Eliminar contenido de todas las salas para grupos o Eliminar todas las salas para grupos.
1. 2. 3.
Haga clic en Inicio. Haga clic en Todos los programas, luego en Microsoft Office Live Meeting 2007 y, a continuacin, haga clic en Microsoft Office Live Meeting 2007. Si es la primera vez que abre Office Live Meeting, en la pgina de presentacin aparecer el cuadro de dilogo Cuentas de usuario.
Nota
Si el cuadro de dilogo Cuentas de usuario no aparece, puede abrirlo si hace clic en el botn Men de la parte superior izquierda y, despus, en Abrir cuentas de usuario.
6.
En el cuadro de dilogo Cuentas de usuario, en Servicio Live Meeting, realice una de las acciones siguientes: En el cuadro de texto Direccin URL, escriba la direccin URL de su portal de Internet. o En el cuadro de texto Direccin URL, escriba la direccin URL de su centro de conferencia de Live Meeting. A continuacin, active la casilla Uso un nombre de usuario y una contrasea para tener acceso a mi cuenta y, en los cuadros de texto proporcionados, escriba la informacin de conexin. 5. Haga clic en Probar conexin. Haga clic en Aceptar.
4.
Nota
Dependiendo de su organizacin, podr elegir si hospeda la reunin en Office Communications Server 2007 o en el servicio de Office Live Meeting. Para seleccionar su preferencia, haga clic en el botn Men, en Cuenta Reunirse ahora y, a continuacin, en Office Communications Server 2007 o en el servicio Office Live Meeting 2007.
3.
4.
En la pgina Microsoft Office Live Meeting, haga clic en Reunirse ahora. Comienza la reunin. Para invitar a los participantes a la reunin de Reunirse ahora, haga clic en Asistentes.
5. 6. 7.
En el panel Asistentes, haga clic en Invitar y, a continuacin, haga clic en Por correo electrnico. En el cuadro Para de la invitacin de correo electrnico, escriba las direcciones de correo de los participantes, separadas con un punto y coma. Para enviar la invitacin, haga clic en Enviar.
2. 3.
4.
3.
4.
Para comprobar el estado de su grabacin, haga clic en Inicio, Todos los programas, Microsoft Office Live Meeting 2007 y, a continuacin, en Administrador de grabaciones de Microsoft Office Live Meeting. Haga clic en el men Inicio de su equipo, elija Todos los programas, seleccione Microsoft Office Live Meeting 2007 y, a continuacin, haga clic en Administrador de grabaciones de Microsoft Office Live Meeting. En el cuadro de dilogo Administrador de grabaciones de Live Meeting, debajo de Grabaciones recientes haga clic con el botn secundario del mouse en el nombre de la grabacin y, a continuacin, seleccione Reproducir.
2.
Para ver una grabacin guardada en el centro de conferencia de Live Meeting (En el servicio)
1. 2. 3. Inicie sesin en el Administrador de Live Meeting. En la pgina Mi pgina principal, bajo Ver, haga clic en Grabaciones. En Ver grabacin, en los cuadros Id. y Clave de grabacin, escriba el Id. de grabacin y la clave de grabacin, respectivamente. De manera predeterminada, la clave de grabacin es la misma que la clave de reunin. Si no fue necesaria una clave de reunin para la reunin, entonces tampoco es necesaria una clave de grabacin de forma predeterminada.
Internet Explorer 7 Internet Explorer 6.0 con SP1 Internet Explorer 6.0 con SP1 Internet Explorer 6.0 con SP1 Internet Explorer 7 Firefox 2.0 Safari 2.0 Safari 1.3 Mozilla 1.7
Programa de presentacin de grficos Microsoft Office PowerPoint 2000 o posterior o Microsoft Office Standard Edition o Professional Edition (que incluye el software de PowerPoint) para cargar presentaciones. Adobe Flash Player versin 9 o superior para ver dispositivas de contenido de datos multimedia. Para ver diapositivas con contenido de audio o vdeo en la reunin: Reproductor de tecnologas de Windows Media, versin 9 o 10 (la versin se comprueba cuando se inicia el cliente para reuniones) para ver el contenido de Windows Media en la reunin. Reproductor Apple QuickTime y Windows
Nota
Si es la primera vez que se une a una conferencia telefnica, aparece el cuadro de dilogo Nuevo nmero de telfono. Escriba el cdigo de rea y el nmero de telfono y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
3.
En el cuadro de dilogo Habilitar controles de llamada, si desea activar la conferencia telefnica, seleccione el botn Coordinador, escriba el cdigo de coordinador y, a continuacin, haga clic en Unirse. Si la conferencia telefnica ya est activada, seleccione el botn Participante y, a continuacin, hace clic en Unirse. El servicio de conferencia le llamar. En el panel Voz y vdeo, haga clic en el botn Ms (>>) si es necesario, haga clic en Opciones y, a continuacin, en Conectar telfono y VoIP.
4.
5.
En el cuadro de texto Secuencias de caracteres de marcado, escriba el cdigo de participante junto con las pausas y caracteres adicionales necesarios. Una pausa de un segundo se representa con una p. Por ejemplo, si escribe ppppp123456#ppppp# conseguir lo siguiente: Pausa de 5 segundos despus de marcar el nmero de telfono del centro de conferencia. Envo del cdigo de participante 123456 y el smbolo de nmero (#). Pausa de 5 segundos (por ejemplo, para permitir que un usuario diga su nombre) y envo de otro smbolo de nmero (#). Haga clic en Conectar.
6.