4 Version 2009 Manual Autores Editores

Sitio desarrollado en el marco de la Estrategia de Gobierno en Lnea del orden Territorial (GELT) que implementa el Programa Gobierno en Lnea
del Ministerio de Comunicaciones, con el apoyo del proyecto Internet para la Rendicin de Cuenta (IPRC) de Transparencia por Colombia en asocio con Colnodo y con el apoyo de USAID y la Cooperacin Tcnica Alemana para el Desarrollo GTZ Gmbh
PRESENTACIN
El Programa Gobierno en lnea antes Agenda de Conectividad del Ministerio de Comunicaciones concentra sus esfuerzos en el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en Lnea, la cual contribuye a la construccin colectiva de un Estado ms eficiente, ms transparente, ms participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas, mediante el aprovechamiento de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC). Lo anterior, redunda en un sector productivo ms competitivo, una administracin pblica moderna y una comunidad ms informada y con mejores instrumentos para la participacin. Para el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en Lnea en el orden territorial el Programa ha ejecutado el acompaamiento y la capacitacin necesarios para que las administraciones locales puedan crear y mantener su propio sitio Web, donde se encuentra informacin dirigida a su comunidad y a su vez cada comunidad puede darse a conocer dentro y fuera de Colombia. Pero sobre todo, se ha buscado generar las capacidades locales que permitan sentar las bases institucionales para que los municipios Colombianos inicien el camino del Gobierno en Lnea, y avancen en la Fase de Informacin de la Estrategia. El aplicativo de Gobierno en lnea territorial, el cual se ha puesto a disposicin de las entidades alcaldas y gobernaciones durante el acompaamiento ofrecido por el Programa se encuentra basado en el proyecto de Internet para la Rendicin de Cuentas1, que ha sido liderado por la Corporacin Transparencia por Colombia, organizacin no gubernamental dedicada a la lucha contra la corrupcin, en asocio con COLNODO - Asociacin Colombiana de Organizaciones No Gubernamentales para la Comunicacin Va Correo Electrnico -. Los objetivos del proyecto Internet para la Rendicin de Cuentas han estado orientados hacia el posicionamiento del concepto de gobiernos electrnicos transparentes a travs del diseo y desarrollo de un software para el montaje de sitios Web de las alcaldas, entidades y contraloras territoriales, utilizando herramientas de cdigo abierto. Este software se convierte en el medio a travs del cual se pueden publicar en Internet unos mnimos de informacin para entregar a la ciudadana, favoreciendo el derecho y el deber ciudadanos de informarse, opinar y hacer seguimiento y control a la gestin de sus autoridades. De otra parte, el proyecto busca contribuir a mejorar los niveles de gobernabilidad y legitimidad de la gestin de las administraciones municipales, y fortalecer las herramientas de control de las contraloras territoriales, encargadas de hacer el control fiscal a las entidades territoriales o a quienes manejen recursos pblicos. Por ello, se decidi operar bajo un esquema tcnico flexible pues se requiere de una herramienta en permanente evolucin, con probabilidades de adaptarse, actualizarse y enriquecerse de acuerdo con las necesidades de la Estrategia de Gobierno en lnea o con los retos particulares de cada alcalda, entidad o contralora territorial.
Para mayor informacin del proyecto Internet para Rendicin de Cuentas visite http://www.iprc.org.co _________________________________________________________________________________________________
Desarrollado por el proyecto Internet para la Rendicin de Cuentas www.iprc.org.co de Transparencia por Colombia en asocio con Colnodo, financiado por USAID a travs de Cassals & Associates; implementado en los municipios Colombianos por el programa Gobierno en Lnea - http://www.programa.gobiernoenlinea.gov.co - Ministerio de Comunicaciones La versin ODM cont con el apoyo de la Cooperacin Tcnica Alemana - GTZ por encargo del BMZ
La plataforma tecnolgica utilizada en la estrategia de Gobierno en lnea en el orden territorial es un potente gestor de contenidos desarrollado por la Asociacin para el Progreso de las Comunicaciones www.apc.org, que se llama Aplicaciones de Accin de Apc - www.actionapps.org, software libre que se distribuye bajo licencia pblica general GNU - http://www.gnu.org/licenses/licenses.es.html. As mismo, se estructur un modelo de administracin de contenidos para garantizar autonoma en su manejo y procedimientos sencillos para la permanente alimentacin por parte de los funcionarios de las administraciones locales. Por otra parte, se desarroll una metodologa auto aplicable basada en tres manuales instructivos sobre instalacin, administracin y manejo de la herramienta bajo un esquema de autor-editor. De forma complementaria se elabor una metodologa para rendicin de cuentas del alcalde/alcaldesa a la ciudadana y una pgina de soporte tcnico para asistir a las alcaldas beneficiarias en la implementacin de su sitio Web. Transparencia por Colombia don la herramienta, como un bien pblico, a travs del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica y la Agenda de Conectividad (ahora Programa Gobierno en lnea), quienes manifestaron su compromiso de masificarla en los municipios del pas a travs de la Estrategia de Gobierno en lnea en el orden territorial. Finalmente, en el marco del Decreto 1151 de 2008, el Programa Gobierno en lnea (www.programa.gobiernoenlinea.gov.co) ha garantizado que la estructura y contenidos del aplicativo de Gobierno en lnea Territorial cumpla con los requerimientos exigidos en las fases de informacin e interaccin, beneficiando a 1053 municipios y cuatro departamentos, que reciben a finales de 2008 ms de 2 millones de visitas mensuales.
MARIA ISABEL MEJIA JARAMILLO Directora Programa Gobierno en Lnea Estrategia de Gobierno en Lnea Ministerio de Comunicaciones
MARGARETH FLOREZ Directora Ejecutiva Corporacin Transparencia por Colombia
JULIAN CASASBUENAS G Director Colnodo
_________________________________________________________________________________________________ Desarrollado por el proyecto Internet para la Rendicin de Cuentas www.iprc.org.co de Transparencia por Colombia en asocio con Colnodo, financiado por USAID a travs de Cassals & Associates; implementado en los municipios Colombianos por el programa Gobierno en Lnea - http://www.programa.gobiernoenlinea.gov.co - Ministerio de Comunicaciones La versin ODM cont con el apoyo de la Cooperacin Tcnica Alemana - GTZ por encargo del BMZ
Contenido
GLOSARIO.............................................................................................................................. 5 Manual del Autor y Editor........................................................................................................ 8 Internet para la Rendicin de Cuentas..................................................................................... 8 1-. INTRODUCCIN................................................................................................................ 8 1.1-. Funciones bsicas de las Aplicaciones de Accin ........................................................... 8 1.2-. Definiciones importantes................................................................................................ 10 1.3-. Actividades del proceso de publicacin ......................................................................... 10 2-. GUA DEL AUTOR Y DEL EDITOR. ................................................................................. 12 2.1-. Cmo ingresar ............................................................................................................... 12 2.2-. Cmo desplazarse por las Aplicaciones de Accin ........................................................ 14 2.2.1-. Men superior e izquierdo........................................................................................... 14 2.2.1.1-. Men superior ...................................................................................................... 14 2.2.1.2-. Men izquierdo .................................................................................................... 15 Carpetas: donde aparece el material.............................................................................. 16 2.2.2-. Cmo desplazarse por carpetas e tems..................................................................... 17 2.3-. Cmo aadir un nuevo tem........................................................................................... 21 2.3.1-. Los campos ms comunes ......................................................................................... 22 2.3.1.1-. Campos de texto o rea de texto: ........................................................................ 22 2.3.1.2-. Campos con editor de HTML ............................................................................... 23 2.3.1.3-. Mens de Opciones. ............................................................................................ 24 Mens Desplegables. ........................................................................................................ 24 Ventanas para relacionar items.......................................................................................... 25 Grupos de constantes de alimentacin dinmica ............................................................... 26 2.3.1.4-. Imgenes. ............................................................................................................ 26 2.3.1.5-. Archivos adjuntos................................................................................................. 27 2.3.1.6-. Campos de fecha................................................................................................. 28 2.3.1.7-. Notas del editor.................................................................................................... 29 2.4-. Cmo editar un tem. ..................................................................................................... 29 2.5-. Notificacin de cambios por correo electrnico. ............................................................. 30
GLOSARIO
APC La Asociacin para el Progreso de las Comunicaciones (APC www.apc.org) es una red internacional de organizaciones que asisten a grupos y particulares que trabajan por la paz, los derechos humanos, el desarrollo y la proteccin del medio ambiente, a travs del uso estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicacin (TIC), incluida Internet. Aplicaciones de Accin de APC. Las Aplicaciones de Accin son herramientas de edicin Web que se conectan a los sitios de Internet. Con las Aplicaciones de Accin, publicar noticias e informacin en lnea es tan fcil como llenar formularios electrnicos. Su tecnologa de interconexin de contenidos permite que las organizaciones intercambien notas entre sus sitos Web. Browser Trmino aplicado a los programas que permiten acceder a las pginas de Internet. Son tambin llamados navegadores de Internet. Campos Son espacios dentro de los cuales se puede introducir informacin, este trmino aplica entre otros a campos de texto, campos en registros de las tablas en las bases de datos. Canales Los canales son la parte de las Aplicaciones de Accin que la institucin utiliza para organizar la publicacin de los contenidos de acuerdo con las diferentes secciones del sitio, por ejemplo: el canal de entidades, el canal de servicios pblicos, el canal de actas, el canal de conceptos, etc. Categoras Toda informacin que se incluya en un canal puede organizarse o agruparse en categoras temticas predeterminadas; por ejemplo, en el canal de Documentos de Consejo de Estado usted puede organizar la informacin por el tipo: Accin de nulidad, Accin de tutela, Accin popular, etc. Contrasea / password Es una palabra o frase utilizada, que al ser ingresada en algunas pginas de Internet, le permitirn al usuario acceder a servicios restringidos para el publico en general. Enlace / vnculo / link Es aquel tem que establece una relacin con una pagina o servicio, y permite acceder a l mediante un clic de ratn. Estos elementos se encuentran comnmente en las pginas de Internet como botones o palabras.
_________________________________________________________________________________________________ Desarrollado por el proyecto Internet para la Rendicin de Cuentas www.iprc.org.co de Transparencia por Colombia en asocio con Colnodo, financiado por USAID a travs de Cassals & Associates; implementado en los municipios Colombianos por el programa Gobierno en Lnea - http://www.programa.gobiernoenlinea.gov.co - Ministerio de Comunicaciones La versin ODM cont con el apoyo de la Cooperacin Tcnica Alemana - GTZ por encargo del BMZ 5
HTML (HyperText Markup Language) Lenguaje de programacin para Internet. http Prefijo utilizado para establecer una conexin web a travs de un navegador (o browser). Http significa Hypertext Transfer Protocol. Interconexin de contenidos La interconexin de contenidos permite intercambiar la informacin de los canales de las Aplicaciones de Accin con otros sitios que tambin utilicen esta herramienta. Interfaz Trmino utilizado para definir la estructura e imagen comunicativa de un sistema con el usuario. Aplicado a Internet se puede decir que la interfaz es el conjunto todos aquellos elementos que son visibles para el usuario a travs de la pantalla. tems de contenido registro que se almacena con informacin pertinente del canal. Un tem rene varios campos. Navegador Aplicado normalmente a programas usados para consultar las pginas de Internet. Pgina de Internet, Sitio web Lugar en Internet identificado por una direccin o URL (Uniform Resource Locator) Portal de Internet Lugar en la Red desde donde un elevado nmero de usuarios inicia la navegacin. Para que un sitio web se pueda considerar un portal debe ofrecer por ejemplo: un buscador, servicio de correo gratuito, servicio de noticias, foro web y tienda. Publicacin en lnea Es la capacidad que renen ciertas aplicaciones basadas en web de realizar modificaciones a los contenidos o arquitectura de los servicios de dicha aplicacin en tiempo real a travs de una conexin. Servidor Equipo computacional destinado al alojamiento de pginas de Internet y a la prestacin de servicios web para aquellos usuarios que cuenten con acceso permitido a la mquina. Sesin Espacio de tiempo comprendido entre el momento en que un usuario especifico ingresa al sistema con su nombre de usuario y contrasea, y el momento en el que lo abandona.
Software El software son las instrucciones electrnicas que van a indicar al ordenador que es lo que tiene que hacer. Tambin se puede decir que son los programas usados para dirigir las funciones de un sistema de computacin o un hardware. URL Localizador Uniforme de Recursos. Denominacin que representa una direccin de Internet. Uniform Resource Locator por sus siglas en ingls. Usuario / login Palabra que identifica a un usuario dentro de un sistema especifico. Ventana de navegacin Es la zona que es desplegada por el navegador donde se despliega la informacin de una pagina de Internet especifica. www / web Telaraa mundial, para muchos la WWW (World Wide Web) es Internet, para otros es solo una parte de esta. Podramos decir estrictamente que la Web es la parte de Internet a la que accedemos a travs del protocolo HTTP y en consecuencia gracias a los Navegadores o Browsers.
Manual del Autor y Editor Internet para la Rendicin de Cuentas

Preparado por Colnodo www.colnodo.apc.org
1-. INTRODUCCIN.
"Internet para la Rendicin de cuentas del alcalde municipal" es una herramienta de Internet, diseada para que las Alcaldas monten sus propios sitios Web de Internet para rendir cuentas a la ciudadana. La herramienta de "Internet para la Rendicin de Cuentas" utiliza para el montaje y alimentacin de las pginas del sitio Web de Internet, las Aplicaciones de Accin de APC www.apc.org/actionapps/espanol-. Las Aplicaciones de Accin de APC son una serie de aplicaciones de Internet que permiten realizar todas las tareas de publicacin, edicin y administracin de la informacin publicada en Internet, directamente desde la computadora de la alcalda, a travs de un navegador de Internet y de formularios de fcil utilizacin. Las Aplicaciones de Accin facilitan la publicacin en lnea ya que estn instaladas en un sitio de Internet. Las Aplicaciones de Accin permiten adems de la publicacin en su pgina de Internet de la informacin producida directamente por su alcalda, la alimentacin con contenidos de las pginas de otras alcaldas que manejan tambin sus pginas con Aplicaciones de Accin de APC, como por ejemplo noticias (el directorio de alcaldas que manejan sus pginas con Aplicaciones de Accin de APC, lo puede encontrar en www.iprc.org.co). Esta modalidad de intercambio de informacin se denomina interconexin de contenidos.
1.1-. Funciones bsicas de las Aplicaciones de Accin

A continuacin se presenta una breve descripcin de los conceptos bsicos de las Aplicaciones de Accin: roles del usuario, trminos tcnicos y manejo de la informacin. Esta informacin va dirigida a los usuarios que participarn en los procesos de administracin y distribucin de los contenidos del sitio.
Roles del equipo humano que alimenta y administra la pgina "usuarios" Existen tres tipos de usuarios de las Aplicaciones de Accin, cada uno de ellos, mediante la adjudicacin de "nombres de usuario" y "claves", tiene acceso a diferentes secciones del sistema, de acuerdo con las funciones que le han sido asignadas: Autor. Persona que digita la informacin que ser publicada en la pgina de Internet del municipio. El autor, mediante su "nombre de usuario" y "clave", tiene permiso para incluir informacin en la base de datos que alimenta la pgina (tems de contenido) y para modificar o suprimir los artculos escritos por l mismo. La informacin digitada por los autores no queda publicada hasta no recibir autorizacin de un editor. Los autores son generalmente auxiliares o asistentes que reciben la informacin de los diferentes despachos y la digitan en la base de datos que alimenta la pgina. Se aconseja nombrar mnimo un autor en cada una de las dependencias de la alcalda, para agilizar el montaje de la informacin. Editor. Persona responsable de la seguridad, calidad y veracidad de la informacin que queda publicada en la pgina de Internet del municipio. El editor, mediante un "nombre de usuario" y una "clave", puede publicar, editar, aprobar y suprimir cualquier artculo o tem del sitio. Los editores son generalmente los Secretarios de Despacho y los Jefes de Oficina. Se aconseja nombrar un editor en cada dependencia, para que este sea el directo responsable de la informacin que se publica desde all. Administrador. Ingeniero de sistemas, o tcnico en sistemas, con conocimientos en pginas de Internet y lenguaje HTML. El administrador es el encargado de instalar el software y poner en funcionamiento la pgina de Internet, crear o modificar la configuracin del sitio utilizando las Aplicaciones de Accin, capacitar en el uso de la herramienta a los autores y editores, y solucionar los problemas tcnicos que se presenten en la alcalda para el uso de la pgina de Internet. l puede disear las pginas que contienen los canales (incluidos el diseo, los mens, presentacin de la informacin y definicin de categoras de los canales). Adems puede establecer qu parmetros de contenido estn predeterminados y asignar las claves con accesos diferentes para los autores y editores. Lo ideal es que esta persona trabaje en estrecha colaboracin con los principales editores para garantizar una ptima administracin del material. Se recomienda la creacin de una sola cuenta de administracin del sistema, que sea operada por la persona encargada y eventualmente por un suplente.
1.2-. Definiciones importantes Esta seccin explica los trminos utilizados para definir las diferentes funciones y caractersticas de las Aplicaciones de Accin. Si usted encuentra trminos que no conoce y que no se encuentran en esta seccin, remtase al glosario al comienzo de este manual. Los canales de las Aplicaciones de Accin. Los canales son la parte de las Aplicaciones de Accin que la alcalda utiliza para organizar la publicacin de los contenidos de acuerdo con las diferentes secciones del sitio, por ejemplo: el canal de noticias, el canal de proyectos, el canal de contratacin, el canal de trmites, etc. Categoras. Toda informacin que se incluya en un canal puede organizarse o agruparse en categoras temticas predeterminadas; por ejemplo, en el canal de noticias usted puede organizar los contratos por sectores utilizando las categoras predeterminadas: Agropecuario, Convivencia, Cultura, etc. Existen varias razones de importancia por las que se debe asignar una categora a cada tem: 1) esto permite presentar o archivar las noticias del sitio por categoras, para facilidad de los alimentadores y editores del sitio; 2) los lectores podrn realizar bsquedas por categora y as identificar ms rpidamente la informacin que necesitan. Presentacin de la informacin: vistas. Las Aplicaciones de Accin permiten crear canales dentro del sitio en Internet basndose en pginas personalizables, as: Pginas de listas de tems: por ejemplo, una lista de las noticias ms recientes producidas por su alcalda con un pequeo resumen del contenido. Pginas de texto: incluyen el contenido completo del artculo, decreto o de cualquier otro tem que haya publicado. Debe seleccionar un enlace en la pgina ndice para leer el texto del artculo (que aparece en la pgina de texto). 1.3-. Actividades del proceso de publicacin Si su alcalda publica informacin en formato impreso o electrnico entonces probablemente ya tenga una rutina organizada para la publicacin de informacin. Esta seccin trata acerca de los pasos de dicha rutina de trabajo que son reemplazados al utilizar las Aplicaciones de Accin y de aquellos que se mantienen. Ejemplo de rutina. Si bien el proceso de publicacin de cada alcalda puede presentar peculiaridades y caractersticas nicas, existen pasos bsicos comunes a la mayora de
los entornos. Aqu presentamos un ejemplo de la manera en que, normalmente, la informacin de una alcalda llega al pblico: Fuente. El tem de contenido es creado por una fuente interna (invitaciones pblicas, noticias propias del municipio, discursos del alcalde, informe de ejecucin de un proyecto, etc.), o es seleccionado de una fuente externa (Portal de Contratacin www.contratos.gov.co-, Gobierno en Lnea www.gobiernoenlinea.gov.co-, una lista de correo, pgina de Internet de otro municipio, etc.). Proceso editorial. Las noticias se elaboran en tres movimientos: 1) produccin de la informacin por parte de la fuente; 2) digitacin de la informacin en la base de datos por parte de los autores; 3) revisin, edicin y aprobacin de la informacin por parte de los editores. Publicacin. Existen muchas maneras diferentes para publicar un tem aprobado: en la pgina de la alcalda, en una lista de correo, en un boletn informativo, o envindolo a otras entidades para ser publicado en sus pginas de Internet.
Rutina y roles del proceso de publicacin con las Aplicaciones de Accin
Una vez que se comiencen a utilizar las Aplicaciones de Accin ver que el proceso bsico de recoleccin, edicin y publicacin no cambia, lo que s cambiar es la tecnologa que facilita ciertas etapas de ese proceso. Con las Aplicaciones de Accin diferentes funcionarios pueden asumir diferentes roles, de acuerdo con las responsabilidades que le sean asignadas.
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2-. GUA DEL AUTOR Y DEL EDITOR.

Esta seccin lo guiar en la ejecucin de las tareas tpicas de un autor y de un editor al utilizar las Aplicaciones de Accin. Encontrar instrucciones sencillas, paso a paso, para llevar a cabo dichas tareas.
2.1-. Cmo ingresar

Antes de poder aadir o editar tems de contenido deber primero acceder a la interfaz (seccin) de las Aplicaciones de Accin. 1. Conctese a Internet y abra una nueva ventana de navegacin (Microsoft Internet Explorer 6.X, o ms reciente, Netscape Navigator 6.X o ms reciente, Motzilla versin 1.X.). En el cuadro Direccin, escriba el URL (direccin electrnica) asignado a la pgina de Internet de su alcalda. Por ejemplo: www.municipio-departamento.gov.co. Si Usted no conoce la direccin de Internet de su alcalda deber comunicarse con el Centro de Contacto Ciudadano a la direccin electrnica soporteccc@gobiernoenlinea.gov.co o a la lnea de atencin gratuita 018000 95 25 25 o en Bogot al nmero 5 95 35 25. Para acceder a la interfaz de administracin de la pgina, utilice su direccin de Internet y a continuacin: /apc-aa/admin/ Por ejemplo, si la pgina de Internet de su municipio est en la direccin: http://www.municipio-departamento.gov.co/ La interfaz de administracin se encontrar en la direccin: http://www.municipio-departamento.gov.co/apc-aa/admin/ Al escribir esta direccin, aparecern en su pantalla, un formulario para acceder a la interfaz de administracin, mediante el nombre de usuario y clave que le han sido asignados previamente:
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Escriba el nombre de usuario que le fue asignado por el administrador de la pgina. Si an no tiene acceso a la publicacin de informacin debe realizar la solicitud de acceso a travs de su Alcalde quien deber comunicarse con el Centro de Contacto Ciudadano a la direccin electrnica soporteccc@gobiernoenlinea.gov.co o a la lnea de atencin gratuita 018000 95 25 25 o en Bogot al nmero 5 95 35 25. 2. 3. 4. Escriba su clave. Seleccione el botn Entrar. Si el anterior procedimiento est bien, usted acceder a las Aplicaciones de Accin y ver la pantalla Administrador de tems. Si tiene una clave que le permite acceder a mltiples canales, seleccione el canal que necesita en la lista desplegable de la parte superior derecha.
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2.2-. Cmo desplazarse por las Aplicaciones de Accin

Una vez que ha ingresado, la primera pantalla que ver es el Administrador de tems. Sus contenidos aparecern en forma de tabla como se muestra en la imagen anterior. Si Usted es autor ver solamente los contenidos producidos por usted y no el contenido producido por otros autores. Si es editor ver todos los contenidos en cada canal. Nota: si Usted es autor y necesita ver el material de otros autores necesita una clave de editor, la cual debe ser suministrada por el administrador del sistema. 2.2.1-. Men superior e izquierdo Hay dos barras de desplazamiento principales. 2.2.1.1-. Men superior En la parte superior de la pantalla, debajo del ttulo Administrador de tems hay una lista de enlaces que incluye Ver canal, Aadir un tem y Administrador de tems. Este es el men superior que no sufrir ninguna alteracin durante la utilizacin de las Aplicaciones de Accin. Si selecciona cualquiera de estos enlaces la pantalla se modificar.
Las opciones de Administracin Canal y AA estn disponibles solamente para el administrador del sitio. Ver canal: se utiliza para tener una vista de los contenidos (tems) de los canales. Aadir un tem: se utiliza para aadir tems a un canal. Si selecciona este enlace acceder al formulario Aadir tem. Para agregar contenidos, llene el formulario. Administrador de tems: se utiliza para editar y trasladar contenidos aadidos a un canal. Esta pantalla permite administrar los tems.
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A la derecha de la barra de desplazamiento ver una lista de canales desplegable a la que tiene acceso (ver siguiente imagen de pantalla). Segn su tipo de usuario (autor o editor) que le ha sido asignado usted podr tener acceso a uno o varios canales. Para pasar de un canal a otro seleccione el canal de la lista.
2.2.1.2-. Men izquierdo A la izquierda de la pantalla ver otro men, este se modificar de acuerdo con la seccin de las Aplicaciones de Accin que est utilizando.
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Carpetas: donde aparece el material En la seccin Carpetas del men izquierdo ver una lista de cinco carpetas. Los nmeros entre parntesis en frente a cada nombre de la carpeta corresponden al nmero de tems que contiene la carpeta. Aprobados. Contiene los tems que han sido aprobados por los editores en el canal y que actualmente se muestran en el sitio. Pendientes. Contiene tems que ya han sido aprobados en el canal pero que an no han sido publicados en el sitio. Por ejemplo: el autor digita la informacin general acerca de un evento que se abrir una semana ms tarde, el editor puede aprobar inmediatamente el tem, pero ponerle fecha de publicacin del da en que se abre el evento. De esta manera la informacin quedar lista en la base de datos pero no ser visible para los visitantes de la pgina de Internet hasta que el sistema la publique automticamente en la fecha programada. Caducados. Contiene tems aprobados en el canal, que han caducado (o expirado) y que han sido suprimidos del sitio. Por ejemplo, la invitacin a un evento pblico que ya ha pasado, pasa a la carpeta de caducados automticamente de acuerdo con la fecha de expiracin de la informacin que le haya sido colocada por el autor. Por aprobar. Contiene tems que aguardan ser aprobados. Este material ha sido digitado por los autores y espera ser aprobado por los editores. Papelera. Contiene tems eliminados. Este material no se ver en el sitio Si quiere recuperar el material eliminado, seleccione la casilla y elija Trasladar a Carpeta por aprobar del men desplegable. Si el administrador desea eliminar definitivamente el material que se encuentra en la papelera debe presionar Vaciar papelera.
Seleccione el nombre de la carpeta con la que desea trabajar en la seccin Carpetas en la barra de la izquierda.
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Cada autor ver solamente su propio material en cualquiera de estas carpetas, los editores vern material de todos los autores del canal. Los editores podrn ver el nuevo material enviado en la Carpeta Aprobados. 2.2.2-. Cmo desplazarse por carpetas e tems
Cada tem en una carpeta representa un rengln en el administrador de tems. Encima de la lista de tems hay un men desplegable que puede utilizar para elegir una accin determinada para los tems seleccionados. Puede seleccionar varios tems seleccionando la casilla que est al lado y luego ejecutar una accin para todos los tems eligiendo una accin del men Items seleccionados. Las acciones que puede realizar incluyen: trasladar un artculo a otra carpeta, exportarlo a otros canales y
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obtener una vista preliminar del texto completo del tem.
La presentacin del Administrador de tems depende de cmo ha sido configurado por el administrador de canal. Los tems aparecern en una lista en la que aquellos agregados ms recientemente figurarn en la parte superior, o dependiendo del orden seleccionado en el men superior.
El nmero y contenido de los parmetros presentados en su administrador de tems depende de la configuracin del canal. El aspecto de la pgina puede variar bastante pero generalmente se vern los campos ms relevantes del canal. En general para editar un tem deber seleccionar el encabezado o el ttulo. Para trasladar Para trasladar un tem a otra carpeta:
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1.
Seleccione la casilla junto al nombre del tem que desee trasladar. Para seleccionar todos los tems, seleccione Marcar Visibles en el enlace al final de la lista de tems. (Cuando el editor seleccione el enlace Ir los tems sern trasladados a la Carpeta aprobados.) Elija la opcin de la lista que se encuentra al final de la pgina para mover el tem: Mover a por aprobar Mover a papelera Exportar (disponible solo si se intercambia contenido con otros sitios) Vista preliminar (Slo para un tem marcado. Mostrar el tem tal como lo ve un visitante del sitio)
2.
3.
Seleccione Ir. Esta accin trasladar automticamente los tems seleccionados o realizar la vista preliminar de un tem seleccionado.
Bsquedas y organizacin de informacin
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Para facilitar la ubicacin y gestin de la informacin, sobre el listado de tems se encuentra un buscador que permite especificar el o los campos en los que se desea buscar un texto determinado. Es necesario tener en cuenta que en muchos casos el valor guardado en la base de datos corresponde a un cdigo que representa a una entidad, cdigo de ciudad, etc. Para conocer el listado de cdigos vea el Anexo Estructura de Canales, en donde se encuentra la descripcin de las Categoras utilizadas. Para realizar una bsqueda, especifique el campo en el que va a buscar, en la siguiente casilla escoja: Contiene: para textos no exactos contenidos en cualquier ubicacin en el campo Empieza por: para textos de inicio Es: para valores exactos de un campo
En la caja de texto registre el valor a buscar y seleccione sobre la lupa de la derecha. A continuacin Usted el sistema desplegar la informacin correspondiente con los parmetros buscados y podr continuar refinando su bsqueda seleccionando otros campos y valores.
Para organizar la informacin, seleccione el campo a partir del cual desea organizar la informacin y si desea que los resultados se presenten en orden descendente (por defecto se muestran en orden ascendente). Usted puede guardar sus bsquedas y criterios de organizacin seleccionando el enlace Almacenar. El sistema solicitar un nombre de Bsqueda con el cual identificar todos los campos y valores utilizados para filtrar la informacin. Al colocar un nombre y seleccionar Aceptar, el sistema almacenar la bsqueda y la dejar disponible para cuando vuelva a necesitarla.
2.3-. Cmo aadir un nuevo tem

Tanto los autores como los editores podrn agregar nuevos tems de contenido a un canal. Esta es una tarea bsica e importante del proceso de publicacin de contenidos en el sitio utilizando las Aplicaciones de Accin. Para aadir un tem: 1. 2. Seleccione Aadir tem en la barra de desplazamiento superior y se abrir la ventana de edicin. Complete todos los campos que tienen un asterisco (*) ya que son obligatorios. Para publicar los tems deber ingresar la informacin requerida en estos campos. Los campos que no tienen asteriscos son opcionales.
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3.
Seleccione el botn Insertar al final de la pgina para guardar el tem en la base de datos.
La siguiente seccin explica cmo agregar informacin en algunos de los campos ms comunes. Si tiene alguna pregunta acerca de cules son los campos que debe completar, consulte al administrador de su canal. 2.3.1-. Los campos ms comunes Los campos que deber utilizar para ingresar informacin para nuevos tems de contenido dependern de la configuracin del canal. En algunos casos, debajo del cuadro de texto, para cada campo aparecer un texto de Ayuda con instrucciones tiles. Todos los campos marcados con asterisco (*) son de carcter obligatorio. Algunos de los campos ms comunes son: 2.3.1.1-. Campos de texto o rea de texto: La mayora de campos de los canales estn bajo este tipo. Un campo de texto se presenta en una lnea del formulario, por ejemplo, el nombre de un trmite en el canal de trmites:
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Los campos de rea de texto estn configurados para recibir mayor volumen de informacin. Por ejemplo la descripcin de un trmite:
Son campos que se alimentan con informacin tipo texto y pueden recibir tambin informacin en formato HTML. Seleccione el formato utilizado en las casillas de seleccin que se presentan en la parte superior del cuadro del rea de texto. Si usted conoce el lenguaje HTML y quiere incluir texto en dicho formato, puede utilizar rtulos (tags) de cdigo HTML para darle formato. Esta funcin le permite al autor y al editor mayor control sobre el aspecto del tem, permitindoles por ejemplo agregar texto en itlicas o negrita. No abuse de esta funcin con diferentes tipos de letras y/o estilos ya que es posible que dae la presentacin del sitio. Consulte el manual de estilo del sitio para garantizar una presentacin aceptable y coherente con todo el sitio. Es buena idea utilizar un editor de HTML como Dreamweaver, Frontpage Express o Webedit para crear textos en formato HTML. No es recomendable utilizar la opcin de texto HTML de Word de Microsoft ya que genera demasiado cdigo con estilos y tipos de letra que harn que el formato de presentacin de la informacin se dae. Nunca incluya cdigos de encabezado (<title>, <head>) o cuerpo de la pgina (<body>) en los campos ya que generar errores en la presentacin de los tems (debido a que estos tags ya han sido definidos en las vistas de los tems) y no sern mostrados correctamente. 2.3.1.2-. Campos con editor de HTML Algunos campos de rea de texto han sido configurados con un pequeo editor de HTML que puede ser utilizado si se usa Internet Explorer 5.5, Mozilla Firefox 1.0.x o superior. Con este
editor ser posible asignar formatos a los contenidos de una forma muy simple seleccionando los iconos provistos para elaborar el formato de texto como en un procesador de palabra:
En algunos campos es posible que Usted deba seleccionar el enlace Editar en rea HTML para activar el editor.
2.3.1.3-. Mens de Opciones. Estos campos corresponden por lo general a categoras predefinidas o a la asociacin de canales para relacionar tems y permiten que el autor o editor seleccione una o ms. opciones de una lista: Mens Desplegables. Usualmente estos campos corresponden a categoras que han sido predefinidas en el sistema y el autor o editor debe seleccionar de una lista. Un caso tpico de este tipo de campos es el de dependencias. Por ejemplo, al aadir un tem en el canal de trmites se debe escoger una dependencia asociada al trmite (si es necesario) de una lista:
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Cuadros de seleccin mltiple:
Este tipo de campo permite seleccionar ms de una de las opciones mostradas marcando los cuadros ubicados frente a cada una de ellas. Ventanas para relacionar items
Este tipo de campo es utilizado para relacionar tems de canales. Al seleccionar el botn Nueva, se despliega una ventana con los campos del canal que se desea relacionar para diligenciar los campos. Editar se utiliza para modificar la informacin en el canal relacionado previa seleccin del tem a editar. La opcin Borrar elimina la relacin entre los canales pero no borra fsicamente el tem del canal relacionado.
Grupos de constantes de alimentacin dinmica
Este campo permite alimentar un grupo de constantes de manera dinmica. Usted puede buscar la opcin requerida en el men desplegable y seleccionarla. En caso de no encontrarla, registre el nuevo valor en la caja de texto. Al guardar el tem, esta nueva opcin ser adicionada a la categora y estar disponible para la prxima vez que utilice el campo. 2.3.1.4-. Imgenes. De acuerdo con la configuracin de los canales se podr publicar una o ms imgenes junto con el tem. Simplemente se debe indicar en que ruta se encuentra la imagen en el disco local y copiarla al servidor. Para esto seleccione el botn Browse (o examinar) que aparece en el campo de imagen:
Este campo posee dos entradas. La entrada superior indica la direccin (URL) en que queda almacenada la imagen en el servidor. Al introducir una imagen nueva este campo se presenta vaco. La entrada inferior corresponde a la ubicacin local del archivo en su computador, la cual puede obtenerse automticamente utilizando el botn Examinar (o browse) del formulario. Notas importantes: Los nombres de los archivos de las imgenes no deben tener espacios ni caracteres especiales ni tildes ni ees. Tenga en cuenta que el tamao de las imgenes no deber exceder el tamao sugerido en el canal (en la parte inferior del campo Usted encontrar informacin del tamao de las imgenes en pixels) y deben estar reducidas para ser montadas en la pgina. Se recomienda publicar imgenes solamente en formato JPG.
Una imagen en Internet no deber tener ms de 15Kb para que pueda ser desplegada rpidamente. Utilice el programa IrfanView (www.irfanview.com) para reducir y ajustar el tamao y peso de las imgenes que va a publicar en el sitio. 2.3.1.5-. Archivos adjuntos. Los campos para anexar archivos funcionan de la misma forma que los de imgenes descritos en el apartado anterior. Se recomienda que todos los archivos que se publiquen en el sitio se almacenen en formato PDF para que puedan ser ledos por cualquier visitante del sitio y para garantizar la seguridad del archivo. Se recomienda este formato por varias razones: No se obliga al visitante a comprar un programa especfico para leer la informacin publicada. Los lectores de archivos PDF son gratuitos. Los archivos PDF no se pueden modificar. De esta manera se garantiza que la informacin publicada no podr ser alterada por los visitantes. La informacin contenida en estos archivos podr ser recuperada por el buscador del sitio. La informacin podr ser leda por cualquier visitante, indistintamente del sistema operativo que utilice: Windows, Linux, Unix o Macintosh.
Utilice el programa PDF955 (www.pdf995.com/download.html) para generar los archivos PDF de su organizacin. Simplemente instale el programa en su computador y quedar disponible la opcin de generar archivos PDF desde cualquier aplicacin de su computador. Para convertir sus archivos de word, excel, power point u otros programas, en archivos PDF, d la orden de imprimir el archivo y el sistema mostrar la opcin de imprimir a un archivo PDF:
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Seleccione la impresora PDF955 y el sistema posteriormente preguntar en que archivo desea grabar el archivo en formato PDF. El archivo generado es el que deber ser publicado en el sitio. Los archivos en PDF deben ser ledos con el programa Adobe Acrobat Reader (www.adobe.com/products/acrobat/readermain.html). Para mayor informacin sobre este formato consulte la seccin Ayuda del men superior en la pgina del sistema. 2.3.1.6-. Campos de fecha. Se presentan dos tipos de campos de fecha. Campo tipo calendario
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Este campo presenta un icono con un calendario sobre una caja de texto. Al seleccionar sobre el calendario se despliega un cuadro con el mes y ao actual, en la parte superior se encuentran flechas(<<, <, >, >>) que permiten desplazarse por diferentes meses y aos. En la parte inferior se encuentran las semanas y das correspondientes al mes y ao seleccionados. Al seleccionar uno de los das, la caja de texto se carga con la fecha seleccionada en el formato yyyy/mm/dd. Campos de seleccin
Dentro de esta gama de campos los ms importantes son los que controlan las fechas de publicacin de contenidos (p.e. en el canal de noticias): Fecha publicacin. Fecha en que un tem es publicado en el sitio. Puede ser una fecha futura. Fecha expiracin. Fecha en la que un tem desaparece del ndice del canal. Despus de esta fecha el tem no se publicar ms y ser archivado en la carpeta de Caducados. Por ejemplo: Si se desea publicar la informacin de un evento es posible colocar en el formulario la fecha de inicio del evento, como fecha de publicacin y la fecha de terminacin del evento como fecha de expiracin, as el sistema publicar y retirar automticamente la informacin, en las fechas indicadas. 2.3.1.7-. Notas del editor. Notas del editor que acompaan un tem. No sern visibles para los visitantes de su pgina de Internet, pero s sern visibles para los autores y editores que utilizan ese tem en el canal. Este campo es til para efectuar un control y seguimiento de los tems publicados en el sitio. Un ejemplo de nota que puede colocar un autor puede ser: "esta informacin debe ser confirmada por el director del hospital antes de su publicacin".
2.4-. Cmo editar un tem.

Como autor o editor a veces tendr que modificar o actualizar un tem ya publicado, modificar la fecha de expiracin de un tem, mejorar su presentacin o corregir errores de ortografa. Como editor tal vez tenga que modificar el texto o los campos definidos por el autor o cambiar el ttulo o el resumen de un artculo 'enviado'. Si Usted es autor, podr modificar solamente tems que haya publicado o aadido Usted. Si es editor podr editar cualquier tem dentro de su canal. Para editar un tem: 1. 2. 3. 4. Seleccione el tem que desee editar en la carpeta indicada, para hacerlo seleccione el ttulo del tem (usualmente el encabezado o ttulo del tem). Ver la misma ventana de edicin que aparece cuando agrega nuevos tems. Los campos contendrn la informacin ya ingresada. Haga los cambios necesarios al texto, formato u otras configuraciones. Una vez finalizados los cambios seleccione el botn Publicar.
Nota: si realiza modificaciones a un tem publicado, el campo ltima modificacin hecha por se actualizar automticamente para mostrar quin ha sido la ltima persona que realiz modificaciones. Este campo solo ser visible para quienes tienen clave de editor o administrador.
2.5-. Notificacin de cambios por correo electrnico.

Las Aplicaciones de Accin permiten a los Editores recibir notificaciones por correo electrnico cuando ha sido aadido, modificado o movido un tem dentro de un canal. Para activar el sistema de notificacin, usted debe pedir al Administrador del sistema que seleccione el canal que desea configurar, posteriormente la opcin Administracin del Canal, y finalmente la opcin Notificacin por Correo Electrnico, con lo cual aparecer un formulario con los siguientes campos: Direcciones de correo electrnico. Introduzca las direcciones de correo electrnico que recibirn la notificacin de cambios por correo electrnico. Es posible introducir ms de una direccin electrnica colocndolas independientemente, una por lnea. Asunto del correo electrnico. En este campo es posible colocar el asunto con el cual se desea sea recibido el mensaje de correo electrnico de notificacin de cambios. Por ejemplo, si se est configurando el canal de noticias para notificacin a los editores cada
vez que un autor publica una nueva noticia, se podra incluir un texto como: Hay un tem para aprobar en el canal de noticias
Cuerpo del mensaje de correo. Coloque ac el texto que aparecer en el mensaje de notificacin. El administrador puede incluir ac los contenidos de los campos de las aplicaciones de accin para dar mayor claridad al mensaje de notificacin.
Usted puede configurar el sistema de notificacin por correo electrnico para los siguientes casos: Nuevo tem en la carpeta de Por Aprobar Item cambiado en la carpeta Por Aprobar Nuevo tem en la carpeta Aprobados Item modificado en la carpeta de Aprobados
Finalmente: Le deseamos xitos en la publicacin de su informacin, si requiere apoyos adicionales pida ayuda en el Centro de Contacto Ciudadano a la direccin electrnica soporteccc@gobiernoenlinea.gov.co o a la lnea de atencin gratuita 018000 95 25 25 o en Bogot al nmero 5 95 35 25.
Recuerde, siempre que desee hacer una prueba de publicacin por fuera de su pgina de Internet, ingrese al sitio www.alcaldias.iprc.org.co/apc-aa/admin, utilizando el nombre de usuario admin y la contrasea admin. Para ver los resultados de sus pruebas ingrese a www.alcaldias.iprc.org.co/sitio.shtml

4 Version 2009 Manual Autores Editores

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Sitio desarrollado en el marco de la Estrategia de Gobierno en Lnea del orden Territorial (GELT) que implementa el Programa Gobierno en Lnea

MARGARETH FLOREZ Directora Ejecutiva Corporacin Transparencia por Colombia

JULIAN CASASBUENAS G Director Colnodo

Manual del Autor y Editor Internet para la Rendicin de Cuentas

1.1-. Funciones bsicas de las Aplicaciones de Accin

Rutina y roles del proceso de publicacin con las Aplicaciones de Accin

2-. GUA DEL AUTOR Y DEL EDITOR.

2.1-. Cmo ingresar

2.2-. Cmo desplazarse por las Aplicaciones de Accin

obtener una vista preliminar del texto completo del tem.

Bsquedas y organizacin de informacin

2.3-. Cmo aadir un nuevo tem

Cuadros de seleccin mltiple:

Grupos de constantes de alimentacin dinmica

2.4-. Cmo editar un tem.

2.5-. Notificacin de cambios por correo electrnico.

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