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Thme
Gestion de la documentation et larchivage des documents
Encadr par : Mr. DJEMI Mustapha Suivie par : Mr. AHMED NACER Messaoud
Promotion : 2009/2010
Nous remercions tout dabord, le bon Dieu tout puissant de nous avoir donn la sant, la volont, la force, le courage, et la paissance pour pouvoir surmonter les moments difficiles, et atteindre nos objectifs et sans lesquels notre projet naurait pas pu voir la lumire de ce jour. Nous remercions sincrement tous ceux qui ont contribu de prs ou de loin, la ralisation de ce projet, plus particulirement : Notre promoteur Mer AHMED NASSER Messaoude de nous avoir orients significativement tout le long de ce travail et notre encadreur Mer DJEMI Mostafa pour son suivi et ses conseils pendant toute la ralisation de notre projet, aussi pour le temps prcieux quils nous ont consacr. Nous remercions tout le personnel de lENGTP et surtout Abdelkader, Lotfi et Bilale quils nous ont aid et surtout pour leurs conseils et encouragement. Nous remercions tout le personnel de la facult des sciences. Nous adressons nos sincres remerciements aux membres du jury Melle BADAOUI et Melle ICHALAMEN pour lhonneur quils nous ont fait de participer a notre jury de soutenance. Merci aussi a nos professeurs et tout le dpartement informatique.
mes trs chers parents pour leur soutien, leur amour , leur encouragement durant toutes ces longues annes dtude et leur prsence mes cts chaque instant de ma vie. Merci pour tout.
mes trs chrs frres MAKHLOUF et RACHID et ses fils AYMEN et OUSSAMA.
mon binme MOHAMED que jestime normment ainsi que toute sa famille.
mes trs chers amis qui taient prsents chaque moment par leur aide.
Mes trs chers parents qui ont toujours t l pour moi, et qui mont donn un magnifique modle de labeur et de persvrance. Jespre quils trouveront dans ce travail toute ma reconnaissance et tout mon amour. Et A mes chers frre et surs : Selema, amir et toute la famille de prs et de loin. Et Sans oublier touts mes amis qui mont rarement vu ces derniers jours
Sommaire
Remerciement. Ddicace. Introduction gnrale. Gnralit sur le systme dinformation. Partie 1 : Etude pralable
Chapitra 1 : Prsentation de lorganisme daccueil 1.1 Prsentation de lorganisme daccueil (E.N.G.T.P).....1 1.1.1 Historique....1 1.1.2 Missions de GTP .......1 1.1.3 Organisation de lentreprise (Organigramme gnral de lENGTP)2 1.2 Prsentation de dpartement d'accueil.3 1.2.1 Organigramme de la Direction Organisation et Ressource Humaines3 1.2.2 Responsabilits de la Cellule Organisation Documentation et Archives3 1.2.3 Situation informatique .4 1.3 Objectifs de GTP..4 1.4 Conclusion....4 Chapitre 2 : Prsentation du sujet 2.1 Problmatique5 2.2 Objectif de notre tude..5 2.3 Mthode de conception adopte5
Sommaire
1.6.5 Documents sortants de ce poste..10 1.7 Etude des documents...11 1.8 La grille D'information.21 1.9 Etude des procdures..27 1.9.1 Lexique des codes et symboles utiliss...27 1.9.2 Etude des diagrammes de circulation de l'information...28 1.10 Codification existante37 1.11 Critiques et suggestions.39 1.12 Solution informatique... 40
Chapitre 4 : Modles Externes et Validation 4.1 Introduction .65 4.2 Le modle externe....65 4.3 La validation65 4.4 Exemple de la validation..65 4.5 MCD valid..69
Sommaire
Chapitre 5 : Modle Logique des Donnes 5.1 Introduction70 5.2 Concepts relationnels...70 5.3 Rgle de passage de MCD au MLD.70 5.4 Le schma relationnel de MLD71 5.5 Reprsentation graphique du MLD..71
Introduction Gnrale
L'informatique reprsente actuellement un outil de gestion indispensable au fonctionnement rapides des diffrents structures humais de lentreprise. L'utilisation de l'ordinateur est primordiale, vu sa capacit de stockage, sa rapidit et sa simplicit d'exploitation, il aide l'utilisateur dterminer la meilleure solution en utilisant un logiciel envisag par des informaticiens. Ce mmoire a t ralis au sien de l'entreprise nationale des grands travaux ptroliers ENGTP, dans le but de construire un logiciel pour la gestion de la documentation et larchivage. Notre travail s'appuie essentiellement sur la mthode MERISE qui savre trs bien approprie pour ce genre de projet.
ce niveau nous aurons deus modles : Le modle conceptuel de donnes(MCD). Le modle conceptuel de traitement(MCT). Niveau logique ou organisationnel : cest ltape o on sintresse au lieu et au temps en se posant ces questions Ou , Qui et Quand . ce niveau nous traiter deux modles : Le modle organisationnel des traitements(MOT). Le modle logique de donnes(MLD). Niveau physique ou organisationnel : cest le niveau o le choix technique est dfinit en traduisant Comment et Avec quel moyen . ce niveau on traite deux modles : Le modle physique de donnes(MPD). Le modle oprationnel physique des traitements(MOPT).
Rel peru
Aspect physique
Base de donnes
Application
Documentation et Archives
Partie 1__Chapitre 1
1.1.1 Historique
*En 1968, GTP portait le nom dALTRA (entreprise Algrienne des TRAvaux) socit dconomie mixte dans laquelle SONATRACH dtenait 51% des actions. Lorganisation tait hyper centralise avec une direction dadministration des projets et des bases rgionales pour la gestion des moyens de ralisation. Effectif de lentreprise 600 agents, Chiffre dAffaires 24 millions de Dinars. Lactivit principale a t domicilie dans les rgions de Hassi Messaoud et Arzew. *En 1989, GTP devient une socit par actions, son actionnaire principal est le fonds de la participation Mine Hydrocarbures. Effectif 7400 agents. Chiffre daffaires 770 millions de Dinars. *En 2002, son chiffre daffaires slve 8.89 milliards de dinars. Cration dune cinquime direction administrative : la direction catering (charge des domaines htellerie et restauration base vie). *En 2004 LENGTP a entam une dmarche de qualit en vue de la certification de son systme de management de la qualit et environnement selon la norme ISO/ International Standard Organisation/. *En dcembre 2005 LENGTP devient filiale de groupe SONATRACH.
Partie 1__Chapitre 1
* La formation des hommes. * Ralisation de rseaux de collectes et dsertes dHydrocarbures liquides et gazeux et des installations de surfaces y affrents. Ses diffrents domaines dintervention sont : - Secteur Hydrocarbures. - Secteur Chimie et Ptrochimie. - Secteur Energie Electrique. - Secteur Agroalimentaire. - Secteur Matriaux de Construction.
Direction Communication
Direction Juridique
Direction Qualit
Direction Marketing
Direction Engineering
Direction Technique
Direction Catering
Centre Informatique
Application 2
Documentation et Archives
Partie 1__Chapitre 1
1.2 Prsentation de dpartement d'accueil 1.2.1 Organigramme de la Direction Organisation et Ressource Humaines
Direction Organisation et Ressources humaines
Partie 1__Chapitre 1
Recherches documentaires : gestion des demandes, recherche, rponses. Consultation : aprs recherches accueil des usages, prparation et mise disposition des documents. Prt et partenariats : dossier prt archives, structures documentaires.
1.4 Conclusion
Dans cette tape, nous avons pu cerner lorganisme daccueil, en prsentant lenvironnement dans lequel il volue. Aprs avoir tudi globalement ses ressources, ses politiques, ses concurrents et sa place dans le march. Notre entrept de donnes se limitera la fonction suivie des projets que nous avons juge comme fonction principale de GTP. Dans la prochaine tape, nous allons prsenter ltude de lexistant qui consistera le point essentiel de notre travail.
Application 4
Documentation et Archives
Partie 1__Chapitre 2
Prsentation du sujet
2.1 Problmatique
De l'information au sein de l'entreprise afin de dpasser le stade de la gestion manuelle nous nous proposant d'adopter une solution informatique a la gestion de la documentation et larchivage des documents. Limportante quantit douvrages et documents, arrivants et sortants du service documentation et archivage induit des difficults de :
Mise jour du catalogue des ouvrages lors de lacquisition ou la reforme. Recherche de ltat dun ouvrage ou document archiv. Elaboration des situations priodiques darchives afin daffecter chacun selon son tat.
Edition rapide du catalogue des ouvrages et documents. Faciliter la recherche des documents. Dsignation rapide des archives liminer.
Application 5
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
1.1 Introduction
La premire tape qui vient avant toute conception, est l'tude de l'existant. Comme le nom l'indique, c'est une description de l'existant Pour ce la, il faut collecter puis prsenter l'ensemble des informations (donnes et traitements) qui pourraient se rvler aux tache de conception proprement dite. Cette information est comprise la forme dynamique (circulation) et la transformation (procdures, rgle de gestion). Une bonne conception dpend directement d'une bonne tude et analyse du systme existant, tant donn que celle-ci constitue la base de dpart de tout ce qui suit. Cette tude concernera: Le flux d'information. Les postes de travail. Les documents. La grille d'information. Les procdures. La codification existant.
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
1.5.2 Objectif
Le graphe des flux permet de mettre en vidence les informations changes entre les diffrents acteurs du domaine tudi ainsi quavec leur environnement.
xx Nom du poste
Numro du flux
Poste interne
Nom du poste
Poste externe
Champs dtude
scrutcurtS
Application 7
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
-eerttceGt nretcttrttt rttuScretiit -nGucS itS EnniGeDS -Direction Rgionale H.Messaoud -Direction Rgionale H.Rmel -eerttceGt DieGtrit erriG -eerttceGt tieGtrit stettr -Direction Juridique
Etude de lexistant
Direction Juridique
Personnel
12 6 2 14 15 13
Fournisseur
21 18 20 19 17
5 3
22
9
11 10
7
16
Direction juridique
Application 8
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
17 18 19 21 21 22 nrGcGrnr eGt tt tGnnrttt ortcurt eGt tt ie rreSGt Bon de livraison sign Demande de prolongation
Etude de lexistant
Tache ralise
Collecter, reprer, trier et acqurir des informations et des documents . Traiter linformation, classer les documents, exploiter document et information. Diffuser linformation et les documents. Plan de classement (cotation). Thsaurus (indexation). Cration des notices. Gestion des acquisitions (versement) : gestion des propositions, rdaction des bordereaux de versement. Vlarisation des fonds (restauration et numrisation, identification des documents). Recherches documentaires : gestion des demandes, recherche, rponse. Prt et partenariats : dossiers, prts archives, structures documentaires. Achat des ouvrages
Documentation ET Archive
02
erSslogbcSuBN
12 11 11 12 12 11 11 11
Demande de prolongation Bordereau de versement darchive Demande de consultation darchive nrGcGrnr ortcurt eGt tt ie rreSGt
Application 9
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
ecya gDrS
1/7 1/7 1/365 eiDrcGert eiDrcGert eiDrcGert eiDrcGert 1/31 1/91 1/365
BNuerSslogbcS
12 12 14 11 11 11 11 12 12 01
BNuerSslogbcS
01 01
Fiche de diffusion du journal officiel Note dinformation Bordereau de versement darchive sign Demande de consultation darchive signe PV dlimination des archives
1/7 1/365
01 01
1/365
01
1/365
01
1/365
03
01 01 01 01 01
eGt tt tGnnrttt
1/90
01
Application 10
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
DONNEES
RUBRIQUE Date Numro fiche de prt Nom Prnom Matricule Numro poste Numro affaire Structure Titre ouvrage 1 Auteur 1 Anne ddition 1 Cote 1 Titre ouvrage 2 Auteur 2 Anne ddition 2 Cote 2 Date de prt Type D N A A N N N A AN A N AN AN A N AN D TAILLE 10 8 20 20 6 4 6 60 50 20 4 7 50 20 4 7 10 UTILISATION PP PP PP PP PP NPP PP NPP PP NPP NPP PP PNP PNP PNP PNP PP 9.999/9 JJ/MM/AAAA 9.999/9 {3,5}99999 Numro squentiel 999999 OBSERVATION JJ/MM/AAAA NNN/AAAA
Application 11
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Date de restitution1 Date de restitution2 D D 10 10 PP PP
Etude de lexistant
JJ/MM/AAAA JJ/MM/AAAA
ANALYSE DU DOCUMENT N2
IDENTIFICATION DU DOCUMENT
Code tude: FDP Nature: Interne Poste metteur: Documentation Et Archives Papier: A4 Dsignation: Fiche de diffusion de priodique poste rcepteur : -Structures -Directions rgionaux Frquence: 1 /7 Rle: Distribution des revues
DONNEES
RUBRIQUE Numro de la FDP Destinataire Cote Numro dexemplaire Titre de la revue Editeur Numro Date de parution Date de diffusion Type N A AN N AN A N D D TAILLE 8 60 7 2 50 20 5 10 10 UTILISATION PP PP PP PP PP NPP PP PP PP Numro squentiel de 00001 99999 JJ/MM/AAAA JJ/MM/AAAA 9.999/9 OBSERVATION NNN/AAAA
ANALYSE DU DOCUMENT N3
DONNEES
RUBRIQUE Numro FDJO Destinataire Cote Numro Type N A AN N TAILLE 8 60 7 5 UTILISATION PP PP PP PP 9.999/9 Numro squentiel de OBSERVATION NNN/AAAA
Application 12
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
00001 99999
Date de diffusion
10
PP
JJ/MM/AAAA
ANALYSE DU DOCUMENT N4
DONNEES
RUBRIQUE Date Direction Dpartement Service N Bordereau N boite Dsignation Rfrence Type D A A A AN N AN AN TAILLE 10 60 60 60 8 2 50 20 UTILISATION PP PP PNP PNP PP PP PP PP NAff/99/99/9999/AAAA NNN/AAAA [01-09] OBSERVATION JJ/MM/AAAA
ANALYSE DU DOCUMENT N5
DONNEES
RUBRIQUE Direction Dpartement Service N bordereau Type A A A AN TAILLE 60 60 60 8 UTILISATION PP PNP PNP PP NNN/AAAA OBSERVATION
Application 13
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Date de rception darchives Apprciation N boite Rfrence Dsignation Quantit Dure de conservation Niveau de confidentialit D A N AN AN N N N 10 2 2 20 50 2 2 1 PP PP PP PP PP PP PP PP
Etude de lexistant
JJ/MM/AAAA {OK, NO} [01-09] NAff/99/99/9999/AAAA
[01-99] [1-4]
ANALYSE DU DOCUMENT N6
DONNEES
RUBRIQUE Numro de DCA Nom Prnom Matricule Direction Dpartement Service Nature Rfrence Date de remise Date de restitution Type N A A N A A A A AN D D TAILLE 8 20 20 5 60 60 60 60 20 10 10 UTILISATION PP PP PP PP PP PP PP NPP PP PP PP NAff/99/99/9999/AAAA JJ/MM/AAAA JJ/MM/AAAA {3,5}9999 OBSERVATION NNN/AAAA
ANALYSE DU DOCUMENT N7
Etude de lexistant
DONNEES
RUBRIQUE Numro du PVEA Nom du responsable de la structure concerne Nom du responsable de la scurit Nom du responsable darchive N bordereau N dordre Cote Natures Quantit Date extrme des documents Structure concerne Type N A A A AN N AN A N D A TAILLE 8 30 30 30 8 2 7 60 2 10 50 UTILISATION PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP JJ/MM/AAAA NNN/AAAA [01-09] 9.999/9 OBSERVATION NNN/AAAA
ANALYSE DU DOCUMENT N8
DONNEES
RUBRIQUE Cote Titre Sous titre Adresse bibliographique Collation Collection Mots cls Type AN A A AN AN A AN TAILLE 7 60 60 60 5 60 100 UTILISATION PP PP PP PP PP PP PP Nbr de pages : 9999P OBSERVATION 9.999/9
Application 15
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
ISBN Observation AN AN 13 60 PP PNP
Etude de lexistant
9-9999-99-999
Observation
Le catalogue N1 est tablie pour la recherche des : Ouvrages Mmoires Brochures Dictionnaires Onseclopedies Etudes Normes Recueils Sminaires
ANALYSE DU DOCUMENT N9
DONNEES
RUBRIQUE Cote Numro Date ddition Observation Type AN N D AN TAILLE 7 5 10 60 UTILISATION PP PP PP PNP OBSERVATION 9.999/9 Numro squentiel de 00001 99999 JJ/MM/AAAA
DONNEES
Application 16 Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
RUBRIQUE Cote Titre Numro Date parution Titre des articles Page Mots cls Observation
Type AN A N D A AN AN AN
TAILLE 7 60 5 10 60 10 100 60
UTILISATION PP PP PP PP PP PP PP PNP
DONNEES
RUBRIQUE Cote Dossier Sous dossier Numro dossier Date darchivage Mot cl Observation Type AN AN AN N D AN AN TAILLE 7 60 60 2 10 100 60 UTILISATION PP PP PP PP PP PP PNP Numro squentiel JJ/MM/AAAA OBSERVATION 9.999/9
Documentation et Archives
Etude de lexistant Rle: -Distribution des revues pour les Directions rgionaux -Distribution des ouvrages pour les Structures et la direction juridique
DONNEES
RUBRIQUE Numro BE Date Direction Dpartement Service Date denvoi Emetteur Cote Numro dexemplaire Rcepteur Dsignation des pices Quantit Observation Type N D A A A D A AN N A AN N AN TAILLE 8 10 50 50 50 10 20 7 2 20 100 2 100 UTILISATION PP PP PP PNP PNP PP PP PP PP PP PP PP PNP 9.999/9 JJ/MM/AAAA OBSERVATION NNN/AAAA JJ/MM/AAAA
DONNEES
RUBRIQUE Date N de Pro forma N dordre Dsignation Prix unitaire Nom fournisseur Nom du rcepteur de pro forma Type D AN N A AN A A TAILLE 10 10 3 100 8 50 50 UTILISATION PP PP PP PP PP PP PP 999999DA OBSERVATION NNNNN/AAAA
Application 18
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
DONNEES
RUBRIQUE Date Destination fournisseur N Bon de Commande Dsignation Quantit Prix unitaire Prix total Nom du Directeur Type D AN AN A N AN AN A TAILLE 10 60 7 100 2 8 8 50 UTILISATION PP PP PP PP PP PP PP PP 999999DA 999999DA 99/AAAA OBSERVATION JJ/MM/AAAA
DONNEES
RUBRIQUE Date N de facture N dordre Dsignation Prix unitaire Prix total Nom fournisseur Nom du rcepteur Type D AN N A AN AN A A TAILLE 10 10 3 100 8 8 50 50 UTILISATION PP PP PP PP PP PP PP PP 999999DA 999999DA OBSERVATION NNNNN/AAAA Numro squentiel
Application 19
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
ANALYSE DU DOCUMENT N16
Etude de lexistant
DONNEES
RUBRIQUE Date Destination N Bon de livraison Dsignation Quantit Nom fournisseur Nom du rcepteur Type D AN AN A N A A TAILLE 10 60 10 100 2 50 50 UTILISATION PP PP PP PP PP PP PP NNNNN/AAAA OBSERVATION JJ/MM/AAAA
DONNEES
RUBRIQUE Date Direction Dpartement Service N bordereau N boite Rfrence Dure de prolongation Type D A A A AN N AN N TAILLE 10 60 60 60 8 2 20 2 UTILISATION PP PP PNP PNP PP PP PP PP NNN/AAAA [01-09] NAff/99/99/9999/AAAA [01-99] OBSERVATION JJ/MM/AAAA
Application 20
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
Anne ddition 2
Anne ddition 1
N fiche de prt
Titre ouvrage 2
Titre ouvrage 1
Numro affaire
Numro poste
PP
Date de prt
Rubrique
Matricule
Structure
Auteur 2
Auteur 1
Prnom
PNP
Cote 2
Cote 1
Nom
Date
PNP
PNP
PNP
PP
NPP
NPP
PP
NPP
PP
NPP
PP
PP
PP
PP
PP
PP PP PP PP
PP PP PP PP PP PP
FPD FDP FDJO NI BVA DCA PVEA CAT1 CAT2 CAT3 CAT4 BE PFM BC FAC BL DP
Application 21
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
Date de restitution
Date de diffusion
Date de parution
Titre de la revue
NBordereau
Apprciation PP
Dpartement
Destinataire
Dsignation
Numro JO
N dordre
Rubrique
Rfrence
Direction
PP PP
PP PP PP
Quantit
Editeur
Service
PP
PP PP PP PP PP PP PP PP
PNP
PNP
PP
PP
PP PP PP PNP PNP PP
FPD FDP FDJO NI BVA DCA PVEA CAT1 CAT2 CAT3 CAT4 BE PFM BC FAC BL DP
Application 22
Documentation et Archives
Etude de lexistant
FPD FDP FDJO NI BVA DCA PVEA CAT1 CAT2 CAT3 CAT4 BE PFM BC FAC BL DP
Rubrique
Dure de conservation Niveau de confidentialit Nature Date de remise Nom du responsable de la structure concerne Nom du responsable de la scurit Nom du responsable de la documentation et archive Cote Date extrme des documents Structure concerne Titre Sous titre @bibliographique Collation Collection Mots cls ISBN PP NPP PP PP
PP
PP
PP
PP PP PP PP PP
PP
Documentation et Archives
PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP
PP
Partie 2__Chapitre 1
Application
23
Etude de lexistant
FPD FDP FDJO NI BVA DCA PVEA CAT1 CAT2 CAT3 CAT4 BE PFM BC FAC BL DP
Rubrique
Observation PP PP PP PP N dinventaire PP Numro Date ddition Titre des articles Page Dossier Sous dossier Numro dossier Date darchivage Date denvoie Emetteur Dsignation des pices Numro pro forma Prix unitaire Nom fournisseur Nom rcepteur PP PP
PP
PP
PP
PP
Documentation et Archives
PP PP PNP PNP PNP PNP PNP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP
Partie 2__Chapitre 1
Application
24
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
N de bon de commande
Destination fournisseur
Dure de prolongation
N bon de livraison
Numro PVEA
PP
Calcule analytique
C'est le calcule de pourcentage des information ( pp. pnp. npp) Soit la somme de la totalit suivante:
NOMBRE D'UTILISATEURS PP PNP NPP TOTAL 124 19 6 149
Numro FDJO
Nom directeur
PP PP
Numro DCA
Numro FDP PP
PP PP PP PP PP PP PP PP PP
Numro BE
Prix totale
N facture
FPD FDP FDJO NI BVA DCA PVEA CAT1 CAT2 CAT3 CAT4 BE PFM BC FAC BL DP
Rubrique
Application 25
Documentation et Archives
Etude de lexistant
Commentaire
D'aprs les rsultats obtenue a partir de la grille d'information (PP=83,23%, PNP=12,75%, NPP=4,02%) on conclue que le taux d'utilisation des informations est important.
Reprsentation Graphique
PP NPP PNP
Application 26
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
Classement
Document sign
Dossier
Acteur externe
Mise en attente
Application 27
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
CAT Personnel
Vrification de la disponibilit
FP
FP
FPD
Ouvrage
Personnel
FP Lors la restitution
Ouvrage
Tache 3
FP
Dsignation
-Envoi du catalogue (CAT1, CAT2, CAT3, CAT4) au personnel. -Vrifier la disponibilit de louvrage demand. *Si OUI :
Application 28
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
-Rception de deux exemplaires du FP. -Signer les deux exemplaires du FP. -Classer un exemplaire de la FP. -Envoi de lautre exemplaire au personnel avec louvrage. *Sinon : -Mettre la FP en attente. -Rception de la FP accompagne de louvrage. -Restitution de louvrage. -Classer la FP. -Classer louvrage.
Etude de lexistant
Tache 3
Dsignation
Fournisseur
Revues
FDP
FPD
Revues
Structure concerne
Dsignation
Application 29
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
-Etablissement de deux exemplaires de FDP. -Classer un exemplaire de FDP. -Envoi de lautre exemplaire la structure concerne accompagne de la Revue.
Dsignation
Fournisseur
BL
FDJO
Dsignation
-Rception du BL. -Rception du journal officiel. -Classer le BL. -Etablissement de deux exemplaires de FDJO. -Classer un exemplaire de FDJO. -Envoi de lautre exemplaire la structure concerne accompagne du journal officiel.
Dsignation
Application 30
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
Procdure 4 : Larchivage.
Priode Cellule Organisation Documentation et Archive Poste externe
Structure concerne
BVA
Dossier
Tache 1
BVA
Structure concerne
Dsignation
-Rception de deux exemplaires de BVA plus les dossiers archiver. -Acquisition des deux exemplaires de BVA. -Envoi dun exemplaire de BVA acquis la structure voulant archiver les dossiers. -Classer un exemplaire de BVA acquis. -Classer les dossiers archiver.
Dsignation
Application 31
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
Personnel
DCA
Tache 1
NON
Vrification de la disponibilit
OUI
DCA
Dossier
DCA
Personnel
DCA
Dossier
A la fin de la consultation
Tache 2
DCA
Dsignation
-Rception de deux exemplaires de DCA. -Vrification de la disponibilit de larchive. *Si OUI : -Acquisition des deux exemplaires de DCA. -Envoi dun exemplaire de DCA acquis plus le dossier consulter au structure concerne. -Classer un exemplaire de DCA acquise.
personnel de la
Application 32
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
*Sinon : -Mettre la DCA en attente. -Rception de la DCA acquise. -Restitution du dossier consult. -classer la DCA acquise.
Etude de lexistant
Tache 2
Dsignation
NI
Structure concerne
Oui Non
DP
Tache 2 Tache 3
NI PVE
DP
Structure concerne
Application 33
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
Dsignation
-Recenser les archives dtruire (Archives morts). -Rdiger une note dinformation pour consulter le propritaire de larchive susceptible dlimination. -Envoi de la note dinformation la structure concerne. -Rception de la note dinformation(NI) signe (Acquisition dlimination). -Classer la note dinformation. -Etablir quatre exemplaires de PVE et les signer. -Classer un exemplaire de PVE. -Envoi de deux exemplaires la structure concerne. -Envoi dun exemplaire la direction hygine scurit. -Eliminer les archives. -Rception de la demande de prolongation(DP). -Classer la demande de prolongation. -Prolonger la dure de conservation de larchive selon la demande.
Tache 2
Tache3
Dsignation
Procs Verbale dElimination des archives.
Application 34
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
Procdure 7 : Lachat.
Priode Cellule Organisation Documentation et Archive Poste externe
Fournisseur
Pro forma
Tache 1 BC Fournisseur
BL
Facture
Lors de la livraison
BL
Tache 2
Facture
Fournisseur
Dsignation
-Rception du pro forma. -Faire le choix des achats selon les besoins. -Etablir un BC. -Envoi du BC au fournisseur. -Rception de deux exemplaires du BL. -Rception de la facture. -Acquisition des deux BL. -Classer un exemplaire du BL sign. -Classer la facture. -Envoi dun exemplaire du BL sign au fournisseur.
Tache 2
Application 35
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
Dsignation
Fournisseur
BL
Tache 1
BE
FPD
Ouvrage
Directions Rgionaux
Dsignation
-Rception du BL. -Rception des ouvrages. -Classer le BL. -Etablir deux exemplaires du BE. -Classer un exemplaire du BE. -Envoie de lautre exemplaire du BE accompagn des ouvrages aux directions Rgionaux.
Dsignation
Application 36
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
9 Numro de squentiel
9 Numro de tome
2 0
Rfrence
Format Application 37 Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
D D D D Direction
d d
d d
S S
S S
Dpartement 9 9 9 9
Service
A A A A Anne
Section
N squentiel
Rle -Identifier les archives consulter. -Identifier les documents envoyer. Exemple DF E / D C G / S C F / S C / 0 0 7 5 / 2 0 1 0
Code du matricule
Format 9 9 9 9
9 Anne
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
Code de prforma
Format 9 9 9 9 9 9 9 9 Anne 9
Remarque
La codification du pro forma est la mme pour la facture et le bon de livraison.
Suggestion N1 :
Lautomatisation des taches manuelles qui permet de : - bnficier dun gain de temps apprciable. - grer rapidement et fiablement la consultation et la mise jour.
Critique N2 :
La prsence des documents sur les bureaux se qui conduit une perte des documents (linscurit des documents).
Suggestion N2 :
Assurer la scurit des donnes avec une laboration automatique.
Critique N3 :
Le recensement des archives morts (les archives que la dure de conservation sest coule ) se fait manuellement et chaque jour se qui mne : - Une perte de temps. - Oublie des archives.
Suggestion N3 :
Elaboration dun recensement automatique des archives morts.
Application 39
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
Critique N4 :
Llimination des archives se fait dfinitivement sans garder la trace.
Suggestion N4 :
Elimination automatique en gardant la trace.
Critique N5 :
La gestion manuelle (mauvaise gestion).
Suggestion N5 :
Elaborer un systme dinformation pour mieux grer la Documentation et lArchivage des documents.
Application 40
Documentation et Archives
Partie 2__Chapitre 1
Etude de lexistant
(2)Solution rseau
Un rseau est un ensemble dordinateurs relies entre eux, permettant dchange de donnes entre plusieurs machines, avec un micro-ordinateur principal contenant linstalation dune application qui nest le serveur, pouvant discuter et partager les ressources matrielles et de donnes. aventage inconvnient * Partage des informations entre plusieurs * La pane du serveur entrane la paralysie du utilisateurs dans des diffrents postes. systme. * Facilit de la communication entre les * Dpendance du systme du bon postes. fonctionnement du serveur. * Permet de minimiser les changes * Cout de maintennace trs lev. d'informations. * Ncessite une formation des utilisateurs. * Accs rapide l'information. * Permet d'assurer l'intgrit des donnes.
(3)Solution choisie
A travers le contact et les interviews avec le champ dtude nous avons choisis la solution rseau comme une solution informatique afin dassurer la scurit et la cohrence dinformation.
Application 41
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 1
1.1 Introduction
Le modle conceptuel des donnes M C D est la prsentation de l'ensemble des donnes mmorisable du domaine, sans tenir en compte des aspects technique et conomique du stockage et de l'accs, et sans rfre aux conditions d'utilisation par tel ou tel traitement. L'ensemble des informations utilises, changes constitue l'univers du discours du domaine. Dans cet univers du discours, on fait rfrence des objets concrets ou abstraits et des associations entre les objets.
Exemple
Application 42
Documentation et Archives
3 : permanent 5 : contractuel Numro squentiel Exemple 5302 : cest lemploy contractuel numro 302
Codification de la cote 9 9 9 9 9 9 9
1 : Document
2 : Revue
3 : JO
4 : Archive
Numro squentiel Numro du tome Numro exemplaire Codification du Numro Bordereau de Versement dArchive 9 9 9 A A A A
Numro BVA
Partie 3__Chapitre 1
Numro FDP
Anne
NumroFDJO
Numro BE
NumroPVEA
Anne
Partie 3__Chapitre 1
Les proprits : qui sont des donnes lmentaires que l'on reoit sur un objet ou sur une relation entre objet. Les cardinalits : la notion cardinalit minimum/maximum permet dexprimer la fonctionnalit et la totalit dune relation. Formalisme Entit 1 Relation Proprits
NBR1, NBR2
Entit 1
Proprits
Le dictionnaire de donnes
(N) : type numrique (A) : type Alphabtique (D) : type Date (AN) : type Alphanumrique
Code des informations
Matricule Nom Prnom Num_poste Num_FP D_pret D_restitution Cote_rev Titre_rev Matricule Nom Prnom Numro de poste Numro de la fiche de prt Date de prt Date de restitution Cote de la revue Titre de la revue
Dsignation
Type
N A A N N D D N AN
Longueur
5 20 20 4 7
7 50
Application 45
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 1
Editeur Num_rev D_parution Observ Cote_JO Num_JO D_edition Obser Cote_doc Titre Auteur Ann_edition ISBN Obs Num_FDP D_diff Num_FDJO D_diffusion Num_BE D_envoi Emetteur Num_DCA D_remise D_rest_JO D_rest_rev D_rest_doc Cote_boite Dure_cons Num_BVA Num_boite Num_affaire Direction Dpartement Service Num_PVEA D_elimination Nom_directeur Nom_resp_SC Nom_resp_DA Editeur Numro de la revue Date de parution Observation Cote du journal officiel Numro de journal officiel Date ddition Observation Cote du document Titre Auteur Anne ddition ISBN Observation
Numro de la fiche de diffusion priodique Date de diffusion Numro de la fiche de diffusion du journal officiel Date de diffusion Numro du bordereau denvoi Date denvoi Emetteur Numro de la demande de consultation darchive Date de remise Date de restitution du journal officiel Date de restitution de la revue Date de restitution du document Cote de la boite darchive Dure de conservation Numro du bordereau de versement darchive Numro de la boite darchive Numro daffaire Direction Dpartement Service Numro du procs verbal dlimination des archives Date dlimination Nom du directeur Nom du responsable de la structure concerne Nom du responsable de la documentation et archive
Application 46
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 1
Etat_boite D_Versement
Identification
Matricule Num_FP Cote_rev Cote_JO Cote_doc Num_FDP Num_FDJO Num_BE Cote_boite D_pret
Proprits
Nom, Prnom, Num_poste
Titre_rev, Editeur, Num_rev, D_parution, Observ Num_JO, D_edition, Obser Titre, Auteur, Ann-edition, ISBN, Obs D_diff D_diffusion D_envoi, Emetteur Num_boite, Dur_cons, Num_PVEA, D_elimination, Nom_directeur, Nom_resp_SC, Nom_resp_DA Direction, Dpartement, Service D_versement
Affaire Versement
Num_affaire Num_BVA
Collection
Personnel Prt Prt Document Prt Revue Prt Journal officiel Revue Diffusion revue Journal officiel Diffusion JO Document Distribution Diffusion JO Affaire Diffusion revue Affaire Distribution Affaire Versement Boite archive Versement Affaire Personnel
Proprits
-D_rest_doc -D_rest_rev -D_rest_JO 0, n 1, 1 1, n 0, n 1, n 0, n 1, n 0, n 1, N 1, 1 1, n 1, 1 0, n 1, n 1, 1 0, n 1, 1 0, n 1, 1 0, n 1, n 1, 1 1, 1 0, n 0, n
Cardinalit
Num_DCA
Application 47
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 1
Boite archive Affaire Personnel Affaire
Travail en
Application 48
Documentation et Archives
1, 1
1, n
Concerne_JO -D_rest_JO
0, n
0, n
1, n
1, n
Contient_JO
Contient_rev
Contient_doc 0, n Boite_archive -Cote_boite -Dur_cons -Num_boite -Num_PVEA -D_elimination -Nom_directeur -Nom_resp_SC -Nom_resp_DA
1, 1
1, n
49
Partie 3__Chapitre 2
2.1 Introduction
La modlisation conceptuelle du traitement a pour objectif de prsenter formellement les activits dont la connaissance est la base du systme d'information. La modlisation de ces activits s'effectue en faisant abstraction de l'organisation, c'est--dire des moyens et ressource ncessaire l'excution de ces activits. Un modle conceptuel de traitement (MCT) exprime ce qui fait le domaine, et non par qui, quand, ou et comment ces activits sont ralises.
Application 50
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 2
Consultation
-Consulter la disponibilit de louvrage. *Si oui : -mise jour tat de la fiche de prt(FP) (ajout). -Signer les deux exemplaires de la Fiche de Prt. -Classer un exemplaire de la Fiche de prt. -Envoi de lautre exemplaire lemploy avec Louvrage demand. *Sinon : -mise jour tat de la fiche de prt(FP) (attente). -classer la fiche de prt en attente. disponible non disponible
FP ajoute
Ouvrage envoy
FP en attente
FP classe en attente
Et
Restitution
-Classer la fiche de prt restitue. -Restitution de louvrage. -Mise jour tat de la fiche de prt (restitue). -Mise jour tat le louvrage (disponible). Toujours Ouvrage restitu
FP restitue classe
FP restitue valide
Et
Etablissement et envoie
-Classer le bon de livraison. -Etablir deux exemplaires de FDP (Fiche de diffusion priodique). -Classer un exemplaire FDP. -Envoi de lautre exemplaire la structure concerne accompagne de la revue. - Mise jour de la Fiche de Diffusion Priodique (ajout) Toujours
FDP ajoute
BL class
Revue envoye
Application 51
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 2
Et
Etablissement et envoie
-Classer le bon de livraison. -Etablir deux exemplaires de FDJO (Fiche de diffusion Journal Officiel). -Classer un exemplaire FDJO. -Envoi de lautre exemplaire la direction juridique accompagn du journal officiel. - Mise jour de la Fiche de Diffusion Journal Officiel (ajout) Toujours
FDJO ajoute
BL class
Journal envoy
Et
Etablissement et envoi
-Acquisition des deux exemplaires BVA (Bordereau de Versement des Archives). -Classer un exemplaire BVA acquis. -Codification et archiver les documents. -Envoi de lautre exemplaire du BVA acquis la structure concerne. -Mise jour du bordereau de versement (ajout). -Mise jour des archives (ajout). Toujours
Document archiv
BVA ajout
Archive ajout
Application 52
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 2
Consultation
-Consulter la disponibilit darchive. *Si oui : -Mise jour tat de la demande de consultation (ajout). -Signer les deux exemplaires de la demande Consultation(DCA). -Classer un exemplaire de la DCA. -Envoi de lautre exemplaire lemploy avec larchive. *Sinon : -Mise jour tat de la demande de consultation (attente). -Classer la DCA en attente. disponible non disponible
DCA ajout
Archive envoy
DCA en attente
Et
Restitution
-Classer la demande de consultation restitue. -Restitution de larchive. -Mise jour tat de la DCA (restitue). -Mise jour tat le larchive (disponible) Toujours Archive restitu
Consultation et tablissement
-consulter les archives. -Recenser les archives liminer (Archives morts). -Rdiger une note dinformation pour consulter le propritaire de larchive susceptible dlimination. -Envoi de la NI (Note dInformation) la structure concerne. Toujours NI tablie et envoye Rception de la DP
Vrification
Ou
*Cas DP (Demande de Prolongation): -Mise jour de larchive (modifier) (Prolonger la dure de conservation selon la demande).
Application 53
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 2
-Classer la DP. *Cas NI signe : -Mise jour tat des archives (limination). -Classer la NI. -Etablir quatre exemplaires de PVEA (Procs Verbale dElimination des Archives) et les signer. -Classer un exemplaire PVEA. -Envoi de deux exemplaires la structure concerne. -Envoi de lautre exemplaire la direction hygine scurit. -Dtruire les archives. Cas NI Cas DP
NI signe et classe
PVEA ajout
Archive dtruit
Archive modifi
DP classe
Et
Etablissement et envoie
-Classer le bon de livraison. -Etablir deux exemplaires de BE (Bordereau denvoi). -Classer un exemplaire BE. -Envoi de lautre exemplaire la structure concerne accompagne des documents. - Mise jour du BE (ajout). Toujours
BE ajout
BL class
Documents envoys
Application 54
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 3
3.1 Introduction
Le modle organisationnel MOT a permis de dcomposer une procdure en phase dcrivant ainsi l'ensemble de l'activit de l'entreprise. Cette description doit tre maintenant complte par la prise en considration de l'organisation choisie, trois proccupations sont prises en compte : L'affectation du traitement au poste de travail Le niveau d'automatisation des traitements qui peut tre : Des traitements manuels (M) Des traitements automatiques (A) Le modle organisationnel des traitements MOT permet de prsenter l'ensemble des traitements en prenant compte de l'organisation de l'entreprise. Celle-ci sera matrialise par les postes de travail qui correspondent une unit d'action lmentaire dote de moyen d'excution.
Priode
Nature
Poste de travail
Evnement A
Evnement B
Nom de la phase
Priode de droulement
Phase
(A) O (M)
Nom du poste
Rsultat 1
Rsultat 2
Application 55
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 3
1er procdure : Le prt Priode Enchanent des phases Nature Poste de travail
Rception de FP
Consultation
Phase :1 -Consulter la disponibilit de louvrage. *Si oui : mise jour tat de la fiche de prt(FP) (ajout). *Sinon : mise jour tat de la fiche de prt(FP) (attente). disponible non disponible FP ajoute FP en attente
(A)
Ou
(M)
FP classe en attente
Et
(M)
FP restitue classe
Ouvrage restitu
(*)
Application 56
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 3
(*)
Aprs la restitution
Restitution automatique
Phase :4 -Mise jour tat de la fiche de prt (restitue). -Mise jour tat le louvrage (disponible) Toujours
(A)
FP restitue valide
2eme procdure : Diffusion des revues Priode Enchanent des phases Nature Poste de travail
Rception du BL
Rception de la revue
Et
Etablissement et envoie Lors de la rception de la revue
Phase :1 -Classer le bon de livraison. -Etablir deux exemplaires de FDP (Fiche de diffusion priodique). -Classer un exemplaire FDP. -Envoi de lautre exemplaire la structure concerne accompagne de la revue. Toujours
(M)
BL class
Revue envoye
Etablissement et envoie
Phase :2 - Mise jour de la Fiche de Diffusion Priodique (ajout) Toujours
(A)
FDP ajoute
Application 57
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 3
3eme procdure : Diffusion du Journal Officiel (JO) Priode Enchanent des phases Nature Poste de travail
Rception du BL
Et
Etablissement et envoie Lors de la rception du journal officiel
Phase :1 -Classer le bon de livraison. -Etablir deux exemplaires de FDJO (Fiche de diffusion du journal officiel). -Classer un exemplaire FDJO. -Envoi de lautre exemplaire la direction juridique accompagne du journal officiel. Toujours
(M)
BL class
Etablissement et envoie
Phase :2 - Mise jour de la Fiche de Diffusion JO (ajout) Toujours
(A)
FDJO ajoute
Application 58
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 3
4eme procdure: Larchivage Priode Enchanent des phases Nature Poste de travail
Rception du BVA
Et
Etablissement et envoi Lors de la rception du BVA
Phase :1 -Acquisition des deux exemplaires BVA (Bordereau de Versement des Archives). -Classer un exemplaire BVA acquis. -Codification et archiver les documents. -Envoi de lautre exemplaire du BVA acquis la structure concerne. Toujours
(M)
Document archiv
Aprs larchivage
Phase :1
-Mise jour du bordereau de versement (ajout). -Mise jour des archives (ajout). Toujours
(A)
BVA ajout
Archive ajout
5eme procdure : La consultation des archives Priode Enchanent des phases Nature Poste de travail
Application 59
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 3
Rception de la DCA
Consultation
Phase :1 -Consulter la disponibilit darchive. *Si oui : mise jour tat de la demande de consultation (ajout). *Sinon : mise jour tat de la demande de consultation (attente). disponible non disponible DCA ajoute DCA en attente
(A)
Ou
Classement
Phase :2 *Etat ajout : -Signer les deux exemplaires de la demande de Consultation(DCA). -Classer un exemplaire de la DCA. -Envoi de lautre exemplaire lemploy avec larchive. *Etat en attente : -classer la DCA en attente. Ajout en attente Archive envoy
(M)
Et
Lors de la restitution
Restitution manuelle
Phase :3 -Classer la demande de consultation restitue. -Restitution de larchive. Toujours
(M)
Archive restitu
Aprs la restitution
Restitution automatique
Phase :4 -Mise jour tat de la DCA (restitue). -Mise jour tat le larchive (disponible) Toujours
(A)
Application 60
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 3
6eme procdure : Llimination des archives Priode Enchanent des phases Nature Poste de travail
Rception du message
Consultation
Phase :1 -consulter les archives. -Recenser les archives liminer (Archives morts). Toujours
(A)
Archives morts
Etablissement et envoi
Lors de la slection des archives mortes
Phase :2
-Rdiger une note dinformation pour consulter le propritaire de larchive susceptible dlimination. -Envoi de la NI (Note dInformation) la structure concerne. Toujours Rception de la DP
(M)
NI tablie et envoye
Ou
Lors de la rception de la DP ou la NI signe
Vrification
Phase :3 *Cas DP (Demande de Prolongation): -Mise jour de larchive (modifier)(Prolonger la dure de conservation selon la demande). *Cas NI signe : -Mise jour tat des archives (limination). Toujours Archive modifi
(A)
(*)
Application 61
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 3
(*)
Etablissement et envoi
Aprs la modification darchive
Phase :4
*Cas DP (Demande de Prolongation): -Classer la DP. *Cas NI signe : -Classer la NI. -Etablir quatre exemplaires de PVEA (Procs Verbale dElimination des Archives) et les signer. Cas NI signe Cas DP
(M)
NI signe classe
DP classe
Signature
Phase :5 -Signer le PVEA. -Envoi du PVEA. Toujours
(M)
Directeur
Signature
Phase :6 -Signer le PVEA. -Envoi du PVEA. Toujours
(M)
Structure concerne
(*)
Application 62
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 3
(*)
Classement et envoi
Phase :7 -Classer un exemplaire de PVEA. -Envoi de deux exemplaires la structure concerne. -Envoi dun exemplaire la direction hygine scurit. -Dtruire les archives. Toujours
(M)
Archive dtruit
Ajout
Phase :8 -Mise jour du PVEA (ajout). Toujours
(A)
Document ation et Archive
PVEA ajout
Application 63
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 3
7eme procdure : La distribution des documents Priode Enchanent des phases Nature Poste de travail
Rception du BL
Et
Etablissement et envoie Lors de la rception du Bon de Livraison
Phase :1 -Classer le bon de livraison. -Etablir deux exemplaires de BE (Bordereau denvoi). -Classer un exemplaire Bordereau denvoi. -Envoi de lautre exemplaire la direction concerne accompagne des documents. Toujours
(M)
BL class
Documents envoys
Etablissement et envoie
Phase :2 - Mise jour du Bordereau denvoi (ajout) Toujours
(A)
BE ajout
Application 64
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 4
_______
4.1 Introduction
Le modle externe et leur validation sont une tape importante pour le rapprochement entre les traitements et les donnes.
4.3 La validation
Cest une tape qui a pour but de dtecter les erreurs. Elle permettra de vrifier que chaque modle externe est dductible du Modle Conceptuel de Donnes.
Signature :..
Application 65
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 4
Anne dition1 Cote2 Titre2 Auteure2 Anne dition2 Date prt Date restitution
_______
La vue externe
Ind1 -Cote -Titre -Auteur -Ann dition Ind2 -Fiche N -Date de prt Ind3 -Matricule -Nom -Prnom Ind4 R3 -NAffaire
R1
R2
-Nposte
Ind2 Ind3
Prt Personnel
Ind4
Affaire
Touts les individus externes sont des individus conceptuels do la validation des individus est vrifie. Validation des relations et des cardinalits
Relation externe R1 R2 R3 Individu externe Ind1 Ind2 Ind2 Ind3 Ind3 Ind4 0, n 1, n 1, 1 0, n 1, 1 1, n Cardinalit externe Relation conceptuelle Concerne_doc Effectue Travail_en Individu conceptuel Document Prt Prt Personnel Personnel Affaire Cardinalit conceptuelle 0, n 1, n 1, 1 0, n 1, 1 1, n
Toutes les relations et les cardinalits de la vue externe sont incluses dans les relations et les cardinalits de sous MCD invoqu.
Application 66
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 4
_______
2-Exemple de mise jour en consultation(Consultation dune fiche de diffusion priodique) ENGTP Fiche de diffusion de priodique Destinataire :.. Editeur :.. Date diffusion :.. Cote :.. Numro :... Titre de la revue :.. Date parution :.. FICHE N : ..
La vue externe
Ind1 -Cote -Titre de la revue -Editeur -Numro -Date parution -Date restitution Ind2 -Fiche N -Date diffusion Ind3 -Destinataire R3
R1
Ind2 Ind3
Diffusion_rev Affaire
Application 67
Documentation et Archives
Partie 3__Chapitre 4
_______
Touts les individus externes sont des individus conceptuels do la validation des individus est vrifie. Validation des relations et des cardinalits
Relation externe R1 R2 Individu externe Ind1 Ind2 Ind2 Ind3 Cardinalit externe 1, n 1, 1 1, 1 0, n Relation conceptuelle Contient_rev Concerne_2 Individu conceptuel Revue Diffusion_rev Diffusion_rev Affaire Cardinalit conceptuelle 1, n 1, 1 1, 1 0, n
Toutes les relations et les cardinalits de la vue externe sont incluses dans les relations et les cardinalits de sous MCD invoqu.
Application 68
Documentation et Archives
1, 1
1, n
Concerne_JO -D_rest_JO
0, n
0, n
1, n
1, n
Contient_JO
Contient_rev
Contient_doc 0, n Boite_archive -Cote_boite -Dur_cons -Num_boite -Num_PVEA -D_elimination -Nom_directeur -Nom_resp_SC -Nom_resp_DA
1, 1
1, n
69
Partie 3__Chapitre 5
5.1 Introduction
Les donnes manipules dans le MCD valid permettant de raliser lensemble des traitements souhait. En se niveau on traduira la prsentation conceptuelle en une reprsentation logique dune plantation des donnes qui appartiennent la partie automatise du systme dinformation.
Partie 3__Chapitre 5
Application 71
Documentation et Archives
Num_affaire=Num_affaire Personnel Matricule=Matricule -Num_FP numeric(7) -D_pret Date -Matricule* numeric(5) -Matricule -Nom -Prnom - Num_post -Num_affaire* Num_FP=Num_FP numeric(5) varchar2(20) varchar2(20) numeric(4) numeric(6)
Prt
Num_FP=Num_FP
Num_FP=Num_FP
Cote_JO=Cote_JO
Cote_rev=Cote_rev
Cote_doc=Cote_doc
Matricule=Matricule
Revue Journal_officiel -Cote_JO -Num_jo -D_edit -Obser numeric(7) numeric(3) Date Date -Cote_rev -Titre_rev -Editeur_rev -Num_rev -D_parution -Observ numeric(7) varchar2(50) varchar2(20) numeric(3) Date varchar2(50)
Document Document -Cote_doc -Titre -Auteur - Ann_edit, -ISBN -Obs -Cote_doc numeric(7) numeric(7) varchar2(50) -Titre varchar2(20) -Auteur numeric(4) - Ann_edit, numeric(13) -ISBN varchar2(50) -Obs
Cote_JO=Cote_JO
Cote_rev=Cote_rev
Cote_doc=Cote_doc
Num_BE=Num_BE
Num_affaire=Num_affaire
Num_affaire=Num_affaire Num_affaire=Num_affaire
Distribution -Num_BE -D_envoi -Emetteur -Num_affaire* numeric(7) Date varchar2(20) numeric(6) Consulter -Matricule -Cote_boite -Num_affaire -Num_DCA -D_remise -D_rest_A numeric(5) numeric(7) numeric(6) numeric(7) Date Date
Affaire -Num_affaire -Direction -dpartement -Service numeric(7) varchar2(20) varchar2(20) varchar2(20) Boite_archive -Cote_boite -D_elimination -Nom_directeur -Nom_resp_SC -Nom_resp_DA -Num_boite -Num_PVEA -Dure_cons -Num_BVA * numeric(7) Date varchar2(20) varchar2(20) varchar2(20) numeric(3) numeric(7) numeric(3) numeric(7)
Num_affaire=Num_affaire
Cote_boite=Cote_boite
Num_BVA=Num_BVA
Partie 4__Chapitre 1
1.1 Introduction
Ltude technique est la phase dadaptation de la conception larchitecture technique retenue, tout en dcrivant et documentant le fonctionnement de chaque unit du logiciel. Cette tape est consacre la production de lapplication (programmation), qui tient en compte du matriel informatique utilis du SGBD utilis.
Table PERSONNEL.
Nom de champ -Matricule -Nom -Prnom - Num_post -Num_affaire Type numeric varchar2 varchar2 numeric numeric Taille 5 20 20 4 6 Index *
Application 72
Documentation et Archives
Table REVUE.
Nom de champ -Cote_rev -Titre_rev -Editeur_rev -Num_rev -D_parution -Observ Type numeric varchar2 varchar2 numeric Date varchar2 Taille 7 50 20 3 50 Index *
Table DISTRIBUTION.
Nom de champ -Num_BE -D_envoi -Emetteur -Num_affaire Type numeric Date varchar2 numeric Taille 7 20 6 Index *
Table AFFAIRE.
Type numeric varchar2 varchar2 varchar2 Taille 6 20 20 20 Index *
Application 73
Documentation et Archives
Table CONSULTER.
Nom de champ -Matricule -Num_affaire -Cote_boite -Num_DCA -D_remise -D_rest_A Type numeric numeric numeric numeric Date Date Taille 5 6 7 7 Index * * * *
Table VERSEMENT.
Nom de champ -Num_BVA -Num_affaire -D_versement Type numeric numeric Date Taille 7 6 Index *
Application 74
Documentation et Archives
Partie 4__Chapitre 2
2.1 Introduction
Limplmentation est le passage en phase oprationnelle du logiciel. Elle consiste traduire dans un langage de programmation les fonctionnalits dfinies lors de la phase de conception.
Application 75
Documentation et Archives
Partie 4__Chapitre 2
Oracle Forms : utilis pour gnrer des applications bases sur des formulaires, appeles applications Forms. Ces formulaires applicatifs peuvent servir saisir des donnes, mettre des requtes et se dplacer parmi les enregistrements. Oracle reports : Utilis pour concevoir une grande varit dtats, du plus simple au plus complexe. Un tat peut tre visualis lcran avant son impression ou imprim directement.
Veillez entrer votre nom d'utilisateur Veillez entrer votre mot de passe Veillez connecter l'Application Quitter l'Application
Application 76 Documentation et Archives
Partie 4__Chapitre 2
Scurit des donnes et de lapplication La vrification du nom utilisateur et du mot de passe permet de protger laccs lapplication, pour ce faire, lutilisateur doit sidentifier pour accder. - Dans le cas ou le nom dutilisateur est incorrect :
*Aprs lauthentification
Aller au menu documentation Aller au menu archivage Afficher le texte daide Dconnecter et aller lauthentification
Application 77 Documentation et Archives
Partie 4__Chapitre 2
*Menu documentation
Introduire les informations Enregistrer lajout Annuler lopration et revenir au menu documentation
Application 78 Documentation et Archives
Partie 4__Chapitre 2
Liste des cotes des documents disponibles Liste des matricules des employs Imprimer la fiche aprs lenregistrement Enregistrer les informations introduites Annuler lopration et revenir au menu documentation
Application 79
Documentation et Archives
Partie 4__Chapitre 2
*Consultation des prt et restitution des documents Entrer interrogation Excuter interrogation Annuler interrogation
Enregistrer Imprimer Quitter Couper Copier Suivant Coller Prcdent Supprimer Aller au dernier
Aller au premier
Application 80
Documentation et Archives
Partie 4__Chapitre 2
Liste des structures de lentreprise Imprimer la fiche aprs lenregistrement Liste des journaux officiels Enregistrer les informations introduites Annuler lopration et revenir au menu documentation *Consultation des diffusions des journaux officiels
Application 81
Documentation et Archives
Partie 4__Chapitre 2
*Menu archivage
Application 82
Documentation et Archives
Partie 4__Chapitre 2
Application 83
Documentation et Archives
Conclusion gnrale
Dans cet ouvrage nous avons prsent le suivi de la gestion de la documentation et larchivage des documents dans Le service documentation et archive au niveau de LENGTP, et nous Avons pu noter ses dysfonctionnements aprs une analyse de L tude de l'existant.
Cette partie a t suivie de l'tape de conception qui vise mettre en place un systme qui ressoude ces problmes et de faciliter les taches aux utilisateurs.
Une solution informatique a t propose et l'architecture du nouveau systme a t dtaill de faon pouvoir atteindre les objectifs fixes.
Nous pouvons avoir offert travers cette tude un service lensemble des utilisateurs du systme et souhaitons que le produit de la conception soit le meilleur possible et apprci par tous.
Merci.
Bibliographie
Livre :
Comprendre merise, outils conception et organisationnel , Auteur: Jean Patrick MATHERON, Maison ddition: BERTI, Anne ddition: 1995