AUDITORES INFORME DE CONOCIMIENTO DE RESULTADOS FASE I

Seora. Julieta Carchi GERENTE DE UNILIMPIO S.A.

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Una vez realizada la visita previa a la empresa y luego de haber entrevistado a los principales de la misma obtuvimos informacin relevante que nos sirvi para conocer el entorno de Unilimpio S.A. Con estos antecedentes emitimos el siguiente informe con la descripcin de Unilimpio S.A. y recomendaciones propuestas por auditoria para solucionar las deficiencias encontradas.

ANTECEDENTES: Con fecha 16 de Mayo de 2012 se renen en la ciudad de Quito, en las oficinas de UNILIMPIO S.A. los seores: por una parte los representantes de la empresa auditada Sra. Gerente General Julieta Carchi; Sr. Gerente Financiero Emilio Filbig; Sra. Contadora General Laura y por otra parte los representantes de la Compaa Auditora CN9-A, las Srtas. Gabriela Carrera, Karen Chvez y Alexandra Loma. En la reunin se decide realizar la Auditora de Gestin en los Departamentos Financiero, Comercializacin y Produccin, considerados a nivel organizacional como reas crticas; el personal involucrado en la Auditoria ser el Supervisor de Produccin, Supervisores de Comercializacin, Jefe Financiero, Asistente de Produccin, Secretaria de Finanzas, Coordinador de Comercializacin, y el Coordinador de Calidad.

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OBJETIVO: El propsito de este informe es dar a conocer a la gerencia la situacin real en la que se encuentra la empresa, dar las recomendaciones necesarias y respectivas para el mejoramiento del control interno de la misma. Adems determinar los hallazgos que en cada departamento han sido determinados despus de someterlos a pruebas de auditora, se emitirn las recomendaciones necesarias para cada uno de ellos, con el fin de corregir procesos crticos que estn ocasionando inconvenientes en la empresa. ALCANCE: La auditoria fue realizada y ejecutada teniendo en consideracin a Normas Internacionales de Auditora y Normas Internacionales de Informacin Financiera, y a las Normas Vigentes en la Constitucin de la Repblica Ecuatoriana y en base a las buenas prcticas aplicables a la materia. AUDITORIA DE GESTION. Las deficiencias y recomendaciones determinadas durante la ejecucin de la fase de diagnostico general son:

DEPARTAMENTO FINANCIERO
1) Se

pudo detectar que en la empresa se estn haciendo constantemente declaraciones sustitutivas sin ninguna supervisin ni autorizacin. Ref: IG-1/2 RECOMENDACIN Buscar el personal adecuado que se encargue de supervisar constantemente las declaraciones antes de ser enviadas por internet.

2) No se realizan trmites de devolucin de impuestos.

Ref: IG-1/2

RECOMENDACIN Realizar trmites de devolucin de impuestos ya que, incrementar y mejorar el flujo de efectivo para la empresa. 3) No se receptan a tiempo los comprobantes de retencin para realizar declaraciones mensuales. Ref: IG-1/2 RECOMENDACIN Se recomienda solicitar oportunamente los comprobantes de retencin para evitar cualquier contratiempo. 4) Existen problemas con el sistema que genera automticamente los anexos transaccionales, desactualizndose constantemente. Ref: FO-1/2 RECOMENDACIN Realizar revisiones tcnicas al sistema para que se encuentre totalmente actualizado el programa y tener informacin consistente. 5) No se cuenta con un cronograma de actividades asignadas en este proceso. Ref: FO-1/2 RECOMENDACIN Se recomienda elaborar un programa de actividades en los que se detalle claramente las actividades asignadas.

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DEPARTAMENTO DE PRODUCCIN
1) Las reas con problemas no son sometidas a investigaciones para determinar el origen de los mismos Ref.: CCI- 5/6 RECOMENDACIN: Investigar cuales son las situaciones que originan procesos crticos y problemas dentro de la empresa es fundamental para poder tomar medidas que los controlen y los corrijan, de esta manera se lograr

detener el avance de actividades que atenten a la consecucin de objetivos de la institucin. 2) Los programas de trabajo no son archivados ya que no se los genera, salvo casos especiales como reasignacin de tiempos de produccin. Ref.: CCI- 5/6 RECOMENDACIN: Los programas de trabajo deben ser siempre archivados de manera ordenada y rigurosa, con el fin de mantener informacin constantemente actualizada que permita determinar qu actividad es la que ms favorece al rendimiento de la empresa. 3) Cuando el encargado de inventario esta muy ocupado no se firman actas de entrega, solo se toma la materia prima segn se necesita. Ref.: CCI- 5/6 RECOMENDACIN: Se deben implementar y proporcionar las condiciones adecuadas de control de inventario y cerciorarse de que estas se cumplan para evitar fugas de materia prima. 4) Los retrasos y desperdicios de la produccin no se los registra por rea, se hace un reporte general de los mismos. Ref.: CCI- 6/6 RECOMENDACIN: Se debe especificar a detalle cuales son las causas de la generacin de desperdicios en la produccin, desarrollar planes para minimizarlos y reutilizar aquellos materiales sobrantes de la actividad productiva de la empresa. 5) El reporte de fallas tcnicas, se lo genera solo cuando estas se generan, mas no a diario. Ref.: CCI- 6/6 RECOMENDACIN: Es indispensable la generacin de un reporte de fallas tcnicas y su correcto archivo para que estas puedan ser analizadas y controladas, inclusive hasta los das que no se generan para determinar cules son las actividades que no generan inconvenientes dentro de la produccin. 6) El cumplimiento de la planificacin solo se mide al final del ao segn las ganancias que se obtengan, mas no es documentado. Ref.: CCI- 6/6
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RECOMENDACIN: Se recomienda tener reportes constantes sobre el avance del cumplimiento de la planificacin y estos deben ser analizados al final de cada mes para poder tomar medidas en caso de que estos no estn cubriendo las expectativas creadas para el trabajo. 7) No siempre se registran las caractersticas de las herramientas IFA 5 entregadas a los operarios y con los detalles pertinentes. Ref.: CCI- 6/6 7 RECOMENDACIN: Se deben crear planes que permitan controlar la entrega de herramientas a los operarios, manteniendo un registro de sus caractersticas y detalles para que puedan ser confiadas a los trabajadores. 8) El programa de inspeccin de no contiene aspectos necesarios para la evaluacin de produccin. Ref.: CCI- 6/6 RECOMENDACIN: Se recomienda reformar el programa de inspeccin de produccin, para que este contemple todos los aspectos que en ella intervienen para mantener supervisados todos los componentes que en ella intervienen. 9) El 11,32% de las salidas de inventario no son registradas a travs de actas de entrega. Ref.: IGP- 1/2 RECOMENDACIN: Se recomienda la creacin y archivo de actas de entrega para mantener un control adecuado de la cantidad y caractersticas de la materia prima entregada. 10) El 45,45% representa el nmero programas de trabajo que han sido debidamente archivados con fines de anlisis. Ref.: IGP- 2/2 RECOMENDACIN: Los programas de trabajo deben ser con mayor rigurosidad archivados y conservados para ser sometidos a anlisis cuando esto sea necesario. 11) No se realizan cotizaciones a varios proveedores antes de adquirir materia prima. Ref.: FOP- 1/1 RECOMENDACIN:

Se recomienda antes de adquirir materia prima solicitar a varias empresas cotizaciones de sus materiales para poder decidir cul es la ms conveniente no solo en precio sino en calidad, lo cual incidir no solo econmicamente por situaciones de presupuesto, sino tambin en produccin por la calidad de los productos fabricados. 12) Piezas de repuestos para maquinaria de produccin muy difciles de hallar suspendiendo este proceso en el rea afectada por demasiado tiempo. Ref.: FOP- 1/1 IFA 6
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RECOMENDACIN: Se recomienda mantener contacto directo con el proveedor de repuestos de la maquinaria para que estos sean proporcionados de manera inmediata cuando surgen inconvenientes con la misma, adems mantener un mantenimiento constante con tcnicos especializados que prevengan que la maquinaria sufra quebrantos que la hagan parar la produccin de manera indefinida.

DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACION
1) No existe una adecuada supervisin permanente del trabajo realizado por el personal en el departamento de ventas Ref.: CCI-3/6 RECOMENDACIN: El supervisor de ventas debera evaluar constantemente el rendimiento del personal en cuanto al promedio de ventas que realizan diariamente en el caso de que sean las mismas motivar a que aumente su desempeo y en el caso que disminuya establecer medidas correctivas. 2) Los productos nos son entregados de acuerdo a los requerimientos del cliente Ref.: CCI- 3/6 RECOMENDACIN: Los distribuidores deberan entregar los productos de acuerdo a las ordenes de pedido que se han emitido con el fin de satisfacer la necesidad del cliente y de esta manera disminuir errores en su distribucin 3) Los productos no son entregados a tiempo y de forma oportuna

Ref.: CCI- 3/6 RECOMENDACIN: El jefe de ventas debera implementar un cronograma de actividades segn los sectores aledaos a la ruta de entrega donde se establezca el da y hora de entrega de los pedidos para de esta manera efectuar una entrega oportuna en el momento que lo solicitan los clientes 4) No se alcanzan las ventas presupuestas del ao Ref.: AFC- 1/3
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RECOMENDACIN: El jefe de ventas deba implementar estrategias de marketing para llegar de una directa al cliente y mejorar sus canales de publicidad y propaganda adems motivar a su equipo de trabajo con incentivos a sus mejores vendedores 5) Falta de comunicacin entre subordinados y subalternos Ref.: AFC- 2/3 RECOMENDACIN: El departamento de recursos humanos debera fomentar el trabajo en equipo, efectuar integraciones entre los miembros de la empresa para que de esta manera exista un mejor ambiente laboral y todos se comprometan con su trabajo y esto ayudara al adecuado cumplimiento de objetivos y metas establecido por la empresa