Gestin

La compra
Toda empresa necesita adquirir recursos para la realizacin de sus operaciones. La gestin de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo. Este conjunto de actividades se pueden enumerar segn las siguientes funciones:

Deteccin de la necesidad Solicitud y anlisis de alternativas de compra Negociacin con los proveedores Colocacin de rdenes de compra(doc. que inicia el procedimiento de compras) Seguimiento y activacin de rdenes de compra Recepcin de efectos comprados Almacenaje y registro Entrega de los insumos al sector que los requiri. Estudio permanente del mercado de oferta Mantenimiento de registros de stock Control de calidad

Importancia de la funcin de compras

Medir la competitividad de una empresa es medir su participacin en el mercado. Uno de los medios para mejorar la competitividad es producir a bajos costos y con alta calidad. Esta afirmacin implica que el sistema de produccin debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones ms ventajosas posibles, las cuales son:

El precio de compra El plazo de pago El plazo de entrega el servicio de posventa La calidad La estabilidad del proveedor Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es dirigir y coordinar el proceso de compras para cumplir con la produccin y las ventas. La planificacin de este proceso se relaciona directamente con las funciones de stock. La gestin exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite: asegurar el normal flujo de materiales para las reas que los transforman en los productos que la empresa comercializa; y la distribucin y entrega del producto terminado a los clientes.

La eficacia en la gestin de compras se medir en funcin de:

El control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros El manejo de stocks mnimos que aseguren el cumplimiento de las ventas esperadas La habilidad para encontrar fuentes de abastecimiento La posibilidad de investigar y conocer nuevos materiales disponibles en el mercado.

Relaciones con otras reas de la empresa

Compras se relaciona intensamente con numerosos sectores importantes para el negocio, entre ellos con:

Direccin General: fijacin de polticas generales, procedimientos y anlisis de los cambios

del entorno.

Produccin: informacin sobre plazos de entrega, costo de los insumos, calidad disponible. Finanzas: fijacin de las polticas financieras, requerimientos de fondo y presupuestos. Recepcin y almacenes: administracin en la logstica de movimientos y coordinacin de
necesidades de espacio. compras.

Contabilidad: control de inventarios, costeo de materiales, y valorizaciones y provisiones de las

El rea de Compras
Compras tiene una importancia sustantiva en las empresas, porque es el rea que articula las necesidades de produccin de la empresa al proveerla de los materiales que necesita para cumplir su tarea y porque es el rea en la que se genera el proceso de pagos, por lo tanto tiene gran incidencia en la operatoria de la empresa. Es el rea desde donde sale el dinero de la empresa, para lo cual se debe garantizar comprar la mejor calidad al menor costo posible. Existen 2 factores que hacen que el departamento de compras se site en un determinado nivel jerrquico en la estructura de la empresa: la naturaleza o el tipo del negocio al que se dedica la empresa y la especializacin. La compra, en general, se inicia a partir de los requerimientos de los distintos sectores de la empresa y se formaliza con un documento escrito; ste es el momento en el que el rea de Compras inicia su gestin. El responsable realiza compulsas de los precios y selecciona al proveedor. Luego genera la orden de compra para notificar al proveedor que se le ha adjudicado la compra y adems para notificar a las dems reas de la empresa. El proceso contina con la recepcin de lo adquirido y de la factura para emitir el pago. Se denomina poltica de compras a los criterios generados desde la direccin de una empresa con respectos a las condiciones, plazos de pago, tipos de proveedores, etc., que se aplican para realizar todas las adquisiciones. Comprar es una ciencia y comprar bien es vender bien. Cada peso ahorrado tiene efecto directo sobre las utilidades de la empresa. En la actualidad, la direccin requiere del profesional de compras:

Capacidad para negociar Capacidad de liderar Mantenerse actualizado sobre el mercado Seleccionar adecuadamente a los proveedores Reducir la gestin administrativa de compras Contar con conocimiento tcnico. El planeamiento de compras es el conjunto de planes sistematizados y encaminados a dirigir las compras dentro de la empresa, el cual responde a las siguientes preguntas: qu comprar?, cunto?, cmo?, cundo?, a quin?. Del anlisis del presupuesto de produccin surgen las necesidades de materiales a comprar, por lo que debe efectuarse el presupuesto de compras. Al comienzo de cada perodo se calculan los requerimientos que sern indispensables, a fin de cubrir las necesidades de fabricacin y mantener las existencias en los niveles de stock de seguridad.

La organizacin interna de la empresa:

La direccin de la empresa consiste en realizar funciones de gobierno, dar todo tipo de instrucciones y establecer los criterios convenientes para la consecucin de los objetivos marcados. El directivo ha de combinar los factores humanos y materiales de la empresa sin perder de vista el entorno. Para llevar a cabo esta tarea necesita planificar, organizar, gestionar y controlar todos los factores que tiene disponibles. Compras: etapas

Deteccin de la necesidad de comprar y requerimiento de bienes/servicios Seleccin de proveedores Seguimiento y recepcin de los pedidos Almacenamiento y registro de las compras.

COMPRAS
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de produccin debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organizacin

Poltica De Compra
Se denomina poltica de compras a los criterios generados desde la direccin de una empresa con respecto a las condiciones, plazos de pago, tipo de proveedores, etctera, que se aplican para realizar todas las adquisiciones de esa compaa.

PLANEAMIENTO DE COMPRAS Planificar las compras significa definir qu necesita la organizacin, cunto y para cundo lo necesita, dentro de un perodo de tiempo determinado. Adems en la planificacin se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimacin de sus principales parmetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc.

Presupuesto de compras:
Este presupuesto se refiere exclusivamente a las compras de materia prima para la elaboracin de los productos, pero antes hay que hacer el presupuesto de materiales con el objeto de determinar cuntas unidades de materiales se requiere para producir el volumen indicado y con esto se sacara el presupuesto de compras Este presupuesto se refiere exclusivamente a las compras de materia prima y para llevarlo a cabo es necesario conocer en unidades cuanto material se requerir para producir los volmenes indicados en el presupuesto de produccin. Es importante pues de l depende el presupuesto de produccin, ventas e ingresos. En el presupuesto de compras se sealan las fechas en que se debern recibir los materiales y dichas fechas debern ir acordes con las necesidades de produccin.

EL PROCESO DE COMPRAS El proceso de compras consta de las siguientes fases:

Planificacin de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad. Anlisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestin.

 Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economa de la empresa. Evaluacin de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas. Seleccin del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de seleccin son el precio, la calidad, las condiciones y las garantas personales de la empresa que suministrar el producto. Negociacin de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables. Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme). Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las caractersticas detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo. El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por ltimo, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.