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ORGANIZACIN TECNICA DE LAS COLECCIONES DE UNA BIBLIOTECA PBLICA

Conceptos Generales La biblioteca pblica colombiana ha jugado un papel importante en la generacin de conocimiento y est definida por la UNESCO como: fuerza viva al servicio de la enseanza, la cultura y la informacin y como instrumento indispensable para el fomento de la paz y de la comprensin entre las personas y las naciones.

La Biblioteca adems de ofrecer un buen servicio bibliogrfico puede proyectarse en su comunidad a travs de actividades de extensin cultural, como: charlas, exposiciones, exhibiciones de libros, la hora del cuento, cine, cajas viajeras o circulantes en los barrios, programas de difusin en los medios, etc.

El lector es la razn de ser de una biblioteca. Entonces hacia l tiene que estar dirigida toda su atencin, su organizacin tcnica y administrativa con el propsito de brindarle de la mejor forma posible: informacin, educacin, cultura y recreacin.

La coleccin bibliogrfica debe estar actualizada y organizada. Cubriendo todas las reas del conocimiento y respondiendo a las necesidades de informacin de la comunidad.

Toda biblioteca pblica debe ser un lugar de maravilla, de curiosidad y de belleza, donde pueda descubrirse la aventura, el conocimiento, la evolucin y la fantasa.

PROCESO DEL MATERIAL La administracin general de una biblioteca contempla el proceso tcnico del material y la organizacin administrativa de la biblioteca en general. En el proceso tcnico se desarrollan las siguientes labores:

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SELECCIN Y ADQUISICION DE MATERIALES CATALOGACION CLASIFICACION PREPARACION PARA EL PRESTAMO UBICACION EN EL ESTANTE DUPLICACION DE FICHAS ORDEN E INTERCALACION DE FICHAS EN LOS CATALOGOS

1. SELECCIN Y ADQUISICION DE MATERIALES: La seleccin es el proceso encaminado bsicamente a determinar que material documental debe adquirir o descartar la unidad de informacin. El proceso de seleccin implica la adopcin de unos principios o polticas bsicas que sirvan de gua y respaldo a la toma de decisiones. Cada una de las bibliotecas debe en primer trmino definir su poltica de seleccin y adquisicin de materiales la cual debe hacer relacin a: Objetivos de la biblioteca y tipos de servicios que ofrece Las necesidades de informacin de la comunidad Demanda de informacin y frecuencia con que sta se da. Los avances y las novedades en las diferentes reas del conocimiento Los recursos disponibles y medios posibles

Medios que se utilizan para la seleccin Solicitar libros en demostracin Visitas a libreras y ferias de libros Catlogos, listados, bibliografas Donaciones: es conveniente aceptar todas las donaciones propuestas a la biblioteca, reservndose sta los derechos de descarte o donacin Registro de necesidades de los usuarios, buzn de sugerencias Asesoramiento de especialistas

Adquisicin: Es el proceso mediante el cual la biblioteca pblica obtiene el material bibliogrfico, orientado a satisfacer las necesidades de la comunidad servida, bien sea

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por compra, canje o donacin. La adquisicin se interrelaciona con el proceso de seleccin ya que es la continuidad en el desarrollo de las colecciones.

2. CATALOGACION Es el proceso mediante el cual se registran en forma completa y ordenada las partes esenciales que identifican a cada uno de los materiales con el fin de facilitar su recuperacin. Una gran parte de la catalogacin es la transferencia de los datos que figuran sobre la portada de un documento a una ficha catalogrfica. Existen distintas reglas de catalogacin, entre las ms utilizadas y conocidas figuran las Reglas de Catalogacin Angloamericanas, 2. Edicin de 1998. Estas reglas estn estructuradas y normalizadas con carcter internacional para la descripcin sistematizada de todos los materiales de una biblioteca.

2.1. Organizacin de la descripcin: 2.1.1. Areas: Ttulo y mencin de responsabilidad Edicin Detalles especficos del material (o tipo de publicacin) Publicacin, distribucin, etc. Descripcin fsica Serie Notas Nmero normalizado y condiciones de disponibilidad

rea de titulo y mencin de autor Ttulo: Ttulo propio: Es el nombre principal distintivo de una publicacin por la cual se conoce la obra. Ttulo paralelo: Aquel que est en otro idioma. Ttulo alternativo: Segundo ttulo unido mediante conjuncin o.

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Subttulo: Palabra o frase que sigue al ttulo principal y tiene como funcin aclarar o explicar el ttulo. Autor: Persona o entidad responsable de la creacin del contenido intelectual o artstico de una obra. En esta rea se transcribe el ttulo tal como aparece en el material, seguido de la designacin general del tipo de material, los ttulos paralelos o el subttulo y la mencin de responsabilidad, en la cual se incluye adems del autor, los coautores, ilustradores, traductores, siempre que aparezcan mencionados en el material que se est procesando. Mencin de edicin y responsabilidad intelectual de la edicin

Edicin: Toda nueva impresin de un material que difiere del original y tiene modificaciones sustanciales a la anterior. Las ediciones se mencionan a partir de la segunda. Pie de imprenta Es el conjunto de tres elementos que identifican el lugar de publicacin, editor (persona o entidad responsable financieramente de la publicacin del material) y ao de publicacin. Se escribe en el siguiente orden: ciudad, nombre del editor, fecha.

Colacin o descripcin fsica del material Corresponde a la descripcin fsica del material que se est procesando. Incluye la designacin especfica del material, sus detalles fsicos, dimensiones y mencin de material acompaante. Serie Se entiende por serie un grupo de monografas o materiales en general, publicados sucesivamente y que obedecen a un plan editorial. Generalmente llevan un ttulo comn que los identifica y una numeracin consecutiva. Notas

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En sta rea se incluye toda la informacin adicional que a jucio del catalogador es importante dar sobre el material que se procesa y no ha sido posible incluir en las reas anteriores. Cada nota constituye un prrafo independiente. ISBN ISBN: International Standard Book Number, (Nmero Internacional Normalizado para Libros. Esta nota se aplica para libros y publicaciones peridicas. Trazado Es el registro o lista de las fichas secundarias que deben elaborarse para conformar el juego correspondiente. Puede escribirse al frente de la ficha como una nota, o en la parte de atrs de la ficha para uso interno de la seccin de procesos tcnicos. 2.1.2. Puntuacin: Las reas se separan entre s por punto, espacio, guin guin, espacio Ejemplo: 3. Ed. Buenos Aires Cuando un rea se inicia con un nuevo prrafo no a continuacin de la anterior no le precede el guin y la anterior finaliza slo con punto. Los signos: barra, igual, ms, por, punto y coma y dos puntos se escriben precedidos y seguidos de espacio es decir entre espacios. A los signos coma y punto les sigue espacio y no les precede espacio

2.1.2 Sangras Son las mrgenes que se emplean en la escritura de la ficha. Se cuentan los espacios a partir del borde izquierdo de la tarjeta Hay tres tipos de sangras: Primera: 9 espacios Segunda: 12 espacios Tercera: 15 espacios

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Ejemplo:

A862.6 Rovner, Eduardo, 1942R69t Tinieblas de un escritor enamorado / Eduardo Rovner. Bogot : Colcultura, 1995. 61 p. ; 21 cm. (Separata dramaturgia ; 6) Incluye bibliografa ISBN 958-9121-06-3

1. Teatro argentino I. Ttulo II. Series

2.2 Niveles de catalogacin Son los elementos de la descripcin que constituyen un conjunto mximo de informacin. Se recomiendan tres niveles de descripcin que incluyen los elementos que las bibliotecas y dems entidades catalogrficas han de dar como mnimo al escoger el nivel de descripcin: 2.2.1. Primer nivel de catalogacin: Para el primer nivel de descripcin se deben incluir por lo menos los Siguientes elementos: Ttulo propiamente dicho / Primera mencin de responsabilidad. Mencin de edicin. Lugar de publicacin : Editorial, fecha. Pginas. Notas. ISBN

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Ejemplo:

A862.6 Rovner, Eduardo, 1942R69t Tinieblas de un escritor enamorado / Eduardo Rovner. 2. ed. -- Bogot : Colcultura, 1995. 61 p. ; 21 cm. (Separata dramaturgia ; 6) Incluye bibliografa ISBN 958-9121-06-3

1. Teatro argentino I. Ttulo II. Series

2.2.2. Segundo nivel de catalogacin

Para el segundo nivel de descripcin se deben tener en cuenta los siguientes datos: Ttulo propiamente dicho <designacin general del material> : otra informacin sobre el ttulo = Ttulo paralelo / primera mencin de responsabilidad ; Cada una de las menciones subsiguientes de responsabilidad. Mencin de edicin / mencin de responsabilidad relacionada con la edicin. Lugar de publicacin : Editortial, fecha. Extensin del tem : otros detalles fsicos ; dimensiones + material complementario. (Ttulo de la serie / Mencin de responsabilidad relacionada con la serie, ISSN de la serie ; numeracin dentro de la serie. Ttulo de la subserie, ISSN de la subserie ; Numeracin de la subserie). Notas. Nmero normalizado ISBN.

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Ejemplo:

301.451 Wade, Peter, 1957W13g Gente negra, nacin mestiza : las dinmicas de las identidades raciales en Colombia / Peter Wade ; traductora Ana Cristina Meja Vlez ; fotografa Diego Samper. -- Santa Fe de Bogot : Siglo del Hombre Editores, Ediciones Uniandes, 1997. 340 p. : il. ; 31 cm. -- (Biblioteca universitaria ciencias sociales y humanidades ; 6) Incluye bibliografa. Ttulo original : and races mixture : the dynamics of racial identity in Colombia. ISBN 84-8410-033-2 1. Colombia - Relaciones raciales 2. Colombia Condiciones sociales 3. Mestizaje - Historia - Colombia 4. Antropologa social I. Meja Vlez, Ana Cristina, tr. II. Samper, Diego. il. III. tit. IV. Serie.

2.2.3. Tercer nivel de catalogacin Para el tercer nivel de descripcin se incluyen todos los elementos sealados en las reglas de catalogacin que sean aplicables al tem que se est describiendo.

2.3. Punto de acceso Es aquel elemento de la descripcin bibliogrfica que sirve como instrumento de indizacin y cuya finalidad es localizar la descripcin correspondiente, dentro del catlogo. Pueden ser personales, temticos, corporativos, por ttulo, por nmero de clasificacin. Para determinar los puntos de acceso se aplican las normas descritas en las reglas de catalogacin angloamericanas 2. Ed. de 1998.

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2.3.1. Autor El autor o responsable de la creacin del contenido intelectual o artstico de una obra puede ser una persona, un grupo de personas o un ente corporativo. Autor personal: (una sola persona responsable) la ficha se encabezar por el apellido y nombre del autor, el que adems figura en la mencin de responsabilidad a continuacin del ttulo. Se elegir como encabezamiento el nombre por el cual se conoce comunmente: este puede ser el nombre verdadero de la persona, el seudnimo, el ttulo de nobleza.

Entidad corporativa: una entidad corporativa es una organizacin o un grupo de personas que se identifica mediante un nombre determinado y que acta, o puede actuar como una unidad. (asociaciones, instituciones, firmas comerciales, empresas sin fines de lucro, gobiernos, dependencias gubernamentales, entidades religiosas, conferencias). La ficha se encabezar por el nombre del ente, el que adems figurar en la mencin de responsabilidad. Responsabilidad o autora compartida por dos o tres personas o entidades: Se encabezar la ficha por la persona o ente corporativo que figure en el primer lugar. Se podrn hacer fichas secundarias de coautor por las otras. Se harn las menciones de responsabilidad por los autores o entes corporativos segn el caso. Responsabilidad o autora compartida por ms de tres personas o entidades: Se encabezar por el ttulo. Se harn fichas secundarias por la persona o ente que figura en primer lugar y si se estima necesario. 3. CLASIFICACION

Definida como un sistema de ordenamiento lgico del conocimiento. Consiste en distribuir los libros en grupos comunes de una misma materia o de un determinado tema. La clasificacin del material se puede realizar en tres etapas: Clasificacin fsica en grupos temticos Clasificacin propiamente dicha Asignacin de encabezamientos de materia

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3.1. Clasificacin fsica en grupos temticos Es la separacin del material bibliogrfico en grupos por materia o semejanza temtica

3.2. Clasificacin propiamente dicha: Se analiza individualmente cada obra y se les asignar de acuerdo con su Contenido un smbolo o nmero de clasificacin que exprese su ubicacin especial dentro de una rama del conocimiento. Generalmente en las bibliotecas se utiliza el sistema de Clasificacin decimal Dewey con vigencia universal. Fue ideado por el bibliotecario estadounidense Melvil Dewey en 1873 y publicado por primera vez en 1876. En el sistema de clasificacin Dewey las materias se agrupan en diez (10) clases numeradas del 0 al 9. Las clases del 1 al 9 agrupan las materias de carcter especfico, reservndose la clase de 0 para los temas de carcter general que no pertenecen a una disciplina determinada. Las clases se indican con tres cifras as:

000 Generalidades 100 Filosofa y psicologa 200 Religin 300 Ciencias sociales 400 Lenguas 500 Ciencias naturales y matemticas 600 Tecnologa (ciencias aplicadas) 700 Artes 800 Literatura y retrica 900 Geografa e historia Cada una de estas clases tiene diez (10) divisiones, numeradas tambin del 0 al 9. Las divisiones se hacen conservando dos cifras as: 780 Msica 782 Msica vocal 782.7 Voces de nios En el ejemplo anterior vemos como cada vez que damos una nueva divisin entramos en un asunto ms especfico dentro de una disciplina.

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Las subdivisiones de las materias en el sistema decimal se hacen partiendo de lo general a lo particular. Sin embargo hay tres clases que no cumplen esta regla y son: Las clases del 400 (lingstica) y 800 (literatura) se dividen lingusticamente,

ejemplo : 460 Espaol y 860 Literatura espaola

La clase del 900 (historia), se divide geogrficamente, primero por continente y luego por pases. Ejemplo: 946 Historia de Espaa 46 (cifra 4 significa Europa y 6 Espaa)

Signatura topogrfica: Definicin: Cdigo numrico o alfanumrico que se pone a un libro o documento para indicar su colocacin en los estantes y facilitar su bsqueda Este cdigo est conformado por: El nmero de clasificacin La clave de autor (cdigo alfanumrico que identifica el autor de la obra) y se puede determinar utilizando la siguiente tabla: AB=1 C=2 DEF=3 GH IJ- K=4 LMN- =5 OPQ=6 RST=7 U=8 VWXYZ= 9

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GUIAS Y MANUALES Psicologa general Arciniegas, Yolanda 150 A72p

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Ejemplo: Ttulo: Autor:

Signatura topogrfica:

A72p = Inicial del apellido del autor 7, 2 nmeros que identifican las letras r y c del mismo apellido p = inicial del ttulo Cada ttulo debe llevar una signatura que lo identifique y diferencie de los dems, por eso cada vez que tengamos dos libros con la misma signatura cuyos contenidos sean diferentes se debe agregar a la clave de autor un elemento alfanumrico que los diferencie. Ejemplo: 150 A72p 150 A72p1 150 A72p2

A la signatura topogrfica tambin se le pueden agregar letras que distingan una coleccin de otra. Ejemplo: R para identificar la coleccin de referencia. Letras que identifican los pases latinoamericanos en el rea de literatura espaola as: A Argentina B Bolivia CO Colombia CR Costa Rica C Cuba Ch Chile E Ecuador S El Salvador G Guatemala En la literatura portuguesa: B Brasil H Honduras M Mxico N Nicaragua P Panam PA Paraguay Pe Peru PR Puerto Rico U Uruguay V Venezuela

La signatura topogrfica se registra en: La portada del libro El lomo

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Sirve para: Ordenar los libros en los estantes Identificar el contenido del libro Ubicar el material segn su contenido temtico Dar informacin sobre la coleccin a la que pertenece

Adems de esta forma de ordenacin a los materiales especiales (mapas, planos, discos, diapositivas, etc., se les asigna un cdigo alfanumrico para su ordenacin, cuando la Biblioteca as lo decide, de lo contrario se clasifica por el sistema de clasificacin Dewey de acuerdo al contenido temtico. Ejemplo: DA001 = Diapositivas FT001 = Fotografas VK001 = Videocasetes K001 = Casetes VL001 = Video lser

3.2. Asignacin de encabezamientos de materia

Encabezamiento: Forma de expresar por medio de una palabra o una frase del lenguaje natural, un tema o asunto del que trata una obra. Su objetivo es facilitar el acceso temtico a los diferentes materiales. Principios para la asignacin de encabezamientos: Para la asignacin de encabezamientos se deben tener en cuenta tres principios: Principio de especificidad: Designacin precisa del contenido del material o documento Principio idiomtico: Los encabezamientos deben ser redactados en el idioma de la comunidad de usuarios a la cual se sirve. Este principio tiene en cuenta tres aspectos: - Propiedad: Se debe elegir una forma castiza o propia del idioma, al estructurar un encabezamiento. Ejemplo: Normalizacin y no Estandarizacin

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Concisin: Se debe realizar un anlisis semntico y sintctico de las frases que expresan los conceptos en consideracin y elegir la forma ms concisa y gramaticalmente correcta. Ejemplo: Psicofisiologa y no Psicologa fisiolgica

Uso: Se debe respetar y asimilar el desarrollo propio de las ciencias reflejado en el uso de una terminologa en constante evolucin. Es necesario distinguir entre el uso de trminos correctos idiomticamente y el uso generalizado de ciertos extranjerismos, barbarismos y modalidades dialcticas. Ejemplo: Computadores y no ordenadores

Principio de encabezamiento nico: Se debe elegir una sola forma o denominacin para representar siempre el mismo tema o concepto y rechazar equivalentes o sinnimos que indistintamente se usan.

Formas que adoptan los encabezamientos Una sola palabra: Ejemplo: Anatoma Dos o ms palabras: que forman un trmino o idea de significacin independiente. Frases: Ejemplo: Asociaciones de profesionales y tcnicos Subdivisiones Son trminos que se aplican al encabezamiento principal con el fin de especificarlo o de limitar el asunto al cual se refiere. Pueden ser de 4 categoras: General Geogrfica Cronolgica Forma

Subdivisiones generales: Se emplean bajo un encabezamiento principal o bajo una subdivisin para limitar a un aspecto especial, el concepto expresado por el encabezamiento. Ejemplo: Medicina Historia

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Subdivisiones geogrficas: Se emplean para limitar el encabezamiento principal o sus subdivisiones a un rea geogrfica especfica. Ejemplo: Periodismo Colombia Subdivisiones cronolgicas: Se emplean para limitar el encabezamiento principal o sus subdivisiones a un periodo en particular. Ejemplo: Literatura colombiana Siglo XX Subdivisiones de forma: Se emplean para indicar el arreglo fsico que presenta el material o el tema. Se refieren a la forma de presentacin de la obra, ms que a su contenido temtico. Se pueden aadir como ltimo elemento a cualquier encabezamiento. Ejemplo: Medicina Diccionarios Un encabezamiento puede ameritar una o ms de estas subdivisiones para lo cual debe conservar el siguiente orden: Encabezamiento principal Subdivisin general Subdivisin geogrfica Subdivisin cronolgica Subdivisin de forma Ejemplo: Filosofa Historia Colombia Siglo XX Manuales

4. PREPARACION PARA EL PRESTAMO

Una vez clasificados y catalogados los materiales documentales se elaboran las fichas correspondientes para la circulacin o prstamo a domicilio, excepto las obras pertenecientes a la coleccin de referencia.

5. UBICACIN EN EL ESTANTE

Las obras se organizan en los estantes por la signatura topogrfica de arriba abajo y de izquierda a derecha.

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6. DUPLICACION DE FICHAS

El juego de fichas es el conjunto de tarjetas en las cuales se consignan los datos necesarios para la identificacin de una obra. Un juego de fichas est conformado por una tarjeta principal y tarjetas secundarias. La principal es la ficha bibliogrfica que lleva el encabezamiento principal, es decir el nombre del autor o la palabra que lo sustituya. Las secundarias son fichas que reproducen la ficha principal encabezadas con entradas secundarias: de autor, materia, ttulo y serie. En consecuencia, la ficha principal siempre est precedida por algunos de los elementos enunciados anteriormente. Las fichas denominadas oficial y topogrfica son fichas que reproducen la ficha principal y sirven para llevar controles internos en la biblioteca. La ficha oficial sirve para controlar la forma de entrada de autores personales, corporativos y ttulos uniformes (en desuso especialmente por la generacin de ndices automatizados). La ficha topogrfica sirve para controlar el orden de la coleccin en los estantes y la asignacin de signaturas topogrficas. Tambin se emplea para llevar el control de inventario.

7. ORDEN E INTERCALACION DE FICHAS EN LOS CATALOGOS

Intercalacin por orden alfabtico de las fichas de autor, ttulo, materia, etc., en el catlogo pblico y por la signatura las fichas topogrficas en el catlogo topogrfico de todo el material procesado. Los catlogos o ficheros son pblicos e internos. El fichero o catlogo pblico es el que permite que los usuarios encuentren la informacin descriptiva de los ttulos que conforman una coleccin bibliogrfica y son: Fichero de autores Fichero de ttulos Fichero de materias

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Los ficheros o catlogos internos se usan en las reas administrativas de la Biblioteca y son: Fichero oficial Fichero topogrfico

Fichero oficial: Incluye una reproduccin de la ficha bibliogrfica principal. Se organiza alfabticamente. Fichero topogrfico: Incluye asientos bibliogrficos ordenados de acuerdo con la signatura topogrfica.

7.1. Reglas para la ordenacin alfabtica de los catlogos Siempre se debe tener en cuenta el alfabeto Palabra por palabra: Ordenar palabra por palabra y a su vez letra por letra dentro de la palabra Ejemplo: Idea de la hispanidad Idea de la historia Idea del colonialismo Ideario de artigas Signos de puntuacin no se tienen en cuenta Los artculos al comienzo tales como un, uno, una, unos, el, la, las, los no se tienen en cuenta (ejemplo 1), a excepcin de los artculos que forman parte del nombre (ejemplo 2) Ejemplo 1: La economa Una economa libre Un manual de forma

Ejemplo 2: El Tiempo La Paz El Salvador Los artculos dentro de la entrada si se tienen en cuenta Ejemplo: Con el diablo a bordo Con el directorio militar Con la razn y la fe

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Las formas abreviadas se organizan letra por letra se colocan siempre de primeras en el lugar del alfabeto que le corresponde Ejemplo: A.A.A. A.B.C. A.G.L. Las abreviaturas se ordenan en forma completa Ejemplo: El doctor Abada El Dr. Albn La seora ama de casa La Sra. Benavidez

Las preposiciones: de, de la, de las, de los, del, se alfabetizan en este orden. Entradas de autores: Se ordenan de la siguiente manera Apellido solo Apellido seguido de inicial Apellido seguido de nombre Apellido seguido de nombres Apellidos seguidos de inicial Apellidos seguidos de nombre Apellidos seguidos de nombres

Alfabetizacin por materias: Primero se ordenan los encabezamientos de una palabra, luego los encabezamientos con subdivisin, luego encabezamientos con calificador entre parntesis, luego los encabezamientos en forma de frase. Las subdivisiones histricas por excepcin conservan un orden cronolgico

Ejemplo: Literatura colombiana, 1968-1978 Literatura colombiana, 1980-1985

Entradas de autores corporativos: Se ordenan en el alfabeto que les corresponda

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BIBLIOGRAFIA

CLAUSO GARCIA, Adelina. Manual de anlisis documental : descripcin bibliogrfica. Pamplona : Ediciones Universidad de Navarra, 1996. ATHERTON, Pauline. Manual para sistemas y servicios de informacin. Montevideo, UNESCO, 1978. P.164 Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas / Biblioteca Luis Angel Arango. 3. Ed. Santa Fe de Bogot : Rojas Eberhard Editores, 1999. AmericanLibrary Association. Reglas para la ordenacin alfabtica de los catlogos. Washington : Secretara General Organizacin de los Estados Americanos, 1971. Reglas de Catalogacin Angloamericanas. 2. ed. Revisada 1998, enmiendas 1993 y 1997. Santa Fe de Bogot : Rojas Eberhard Editores, 1998.

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