26 Trends

Fotografie: Jonas Mertens

AlexAnder JAnssens
...is consultant bij TOPdesk Belgium bvba. In dit artikel vertelt hij over het fenomeen BYOD en de praktische toepassingen ervan.

Tekst: Milou snaterse

Trends 27

Bring Your own Device

BYOD (bring your own device) is geen trend meer; het is de realiteit. Steeds meer werknemers brengen eigen apparatuur mee naar kantoor voor werkdoeleinden. De vraag is daarom niet of je er als werkgever iets mee moet, maar vooral wat je ermee moet.
Wat is BYOd?
Steeds meer werknemers beschikken over de nieuwste smartphones, laptops en tablets. De apparatuur op de werkvloer is echter vaak niet van dezelfde kwaliteit als de eigen apparatuur. Dit is een van de redenen waarom werknemers hun eigen devices gebruiken voor werkdoeleinden. Eigen apparatuur wordt vooral gebruikt voor het bekijken en het verzenden van e-mail, het raadplegen van de agenda, het afhandelen van telefoontjes, maar ook om belangrijke bedrijfsapplicaties mee te benaderen.

Impact op de IT-infrastructuur
BYOD roept bij IT-managers veelal weerstand op. Kan de veiligheid van bedrijfsinformatie wel gewaarborgd worden als werknemers hun eigen apparaten gebruiken? Het is duidelijk dat de IT-infrastructuur aanpassingen nodig heeft bij de introductie van BYOD binnen uw organisatie. Janssens: Het is belangrijk vertrouwelijke informatie binnenshuis te houden; als organisatie wil je niet dat het hele interne netwerk opengesteld wordt voor de buitenwereld. Daarnaast heeft het gebruik van steeds meer mobiele apparatuur invloed op de mobiele infrastructuur. Het datacentrum moet hierop goed voorbereid zijn. Een mogelijke oplossing is desktopvirtualisatie. Janssens: Met desktopvirtualisatie kunnen bedrijven applicaties en desktops centraliseren, maar ook apparaten ondersteunen en beveiligen vanaf een centrale locatie. Dit lost de problemen rond veiligheid op. Duidelijk is in ieder geval dat aanpassingen op de infrastructuur nodig zijn en onderhoud vereisen.

Medewerkers ondersteunen
De komst van BYOD binnen uw organisatie heeft ook zijn weerslag op servicemanagement. Op welk niveau ondersteunt u uw medewerkers? En: welke devices worden ondersteund? U kunt er als organisatie voor kiezen alleen de basisdiensten als e-mail te ondersteunen. Maar ook meer belangrijke diensten zoals applicaties die omzet genereren, een CRM of

28 Trends

Kan de veiligheid van bedrijfsinformatie gewaarborgd worden?

alexander janssens - toPdesk belgium bvba

servicemanagement-applicaties, kunnen het ondersteunen waard zijn. Daarnaast kunt u ervoor kiezen uw medewerkers ook toegang te geven tot aanvullende diensten, zoals het intranet of zelfs het complete netwerk. Janssens: In theorie kun je als organisatie zeggen dat medewerkers geen eigen apparatuur mogen gebruiken, en dat deze daarom niet wordt ondersteund. Maar in de praktijk blijkt dat mensen eigen devices voor werkdoeleinden gebruiken, of dit nu wel of niet binnen de regels van de organisatie past. Medewerkers toegang geven tot zowel basisdiensten als een aantal belangrijke aanvullende diensten geeft een goede ondersteuning, zonder dat je als organisatie lastige vraagstukken hoeft op te lossen. Door op zijn minst een selectie van apparatuur als organisatie te ondersteunen, heb je beter vat op wat er op je af kan komen.

beveiligingsrisicos afgedekt worden. Daarom is het van belang zo snel mogelijk te zorgen voor een goed beleid. Janssens legt uit waar een BYOD-beleid aan moet voldoen: Leg vast wie welke apparatuur mag gebruiken en in welke mate. Geef aan wie aansprakelijk is in het geval van beschadiging of verlies en wie aansprakelijk is in het geval dat vertrouwelijke data verloren gaat. Ook moet bepaald worden wie licentiekosten moet betalen en in welke mate de gebruiker support kan verwachten. Naast een goed beleid is het belangrijk mensen te trainen. Janssens vertelt: Zorg dat medewerkers weten hoe ze met het beleid moeten omgaan, maar ook hoe ze moeten omgaan met de nieuwe processen en software. Belangrijk is vooral de IT-afdeling te trainen, zodat zij verschillende apparaten kunnen ondersteunen.

organisatie eigen devices in TOPdesk inpassen? Hieronder een aantal tips:

Tip 1 | Attentie voor BYOd-gebruikers

Maak in TOPdesk op de persoonskaart een attentie aan voor BYOD-gebruikers. Zo weet de servicedesk bij een binnenkomend incident direct of de aanmelder een eigen device in bezit heeft. Daarnaast geeft het de mogelijkheid achteraf incidenten te analyseren die betrekking hebben op BYOD-gebruikers.
Tip 2 | BYOd-specifieke informatie in het Kennissysteem

Breid het Kennissysteem uit met BYODspecifieke informatie. Dit geeft gebruikers de mogelijkheid zelf informatie op te zoeken over richtlijnen, suggesties voor de aankoop van materiaal, informatie over besturingssystemen, enzovoort.
Tip 3 | eigen devices in CMdB

Zorg voor een helder BYOd-beleid

Het IT-beleid van veel bedrijven is nog niet afgestemd op BYOD. Dit noodzaakt bedrijven tot nadenken. Technisch moeten privacy- en

BYOd en TOPdesk
Wanneer uw IT-organisatie rekening wil houden met deze ontwikkeling, kan TOPdesk u hierbij ondersteunen. Maar hoe kunt u als

Breid het CMDB uit met een aantal generieke objecten zoals een BYOD-tablet en een BYOD-smartphone. Zo ziet u hoeveel BYODincidenten er zijn per productgroep.

WIsT U dAT?

88%

van de managers aangeeft dat werknemers eigen devices gebruiken.

73%

van de CIOs het gebruik van eigen devices door werknemers als prioriteit stelt in hun organisatie.

60%

van de bedrijven hun IT-infrastructuur aanpast op het gebruik van eigen devices door werknemers.

Bron: studie door Wakefield research i.o.v. Avanada, Januari 2012