Curso Gestin de Relaciones con los Proveedores GRP

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pptCURSO GESTION DE RELACION CON LOS PROVEEDORES

LA FUNCION DE COMPRAS BIEN REALIZADA GENERA * * * * INSUMOS DE OPTIMA CALIDAD COSTOS RENTABLES USUARIOS INTERNOS SATISFECHOS PROVEEDORES SATISFECHOS

LO ANTERIOR SE TRADUCE EN

ES DECIR..YO GANO.. TU GANAS

Gestin de proveedores
Fomento de una relacin de beneficio mutuo con los proveedores Crear relaciones de beneficio mutuo, integradoras y con potencial de desarrollo con los mejores proveedores del mundo. La estrategia de compras debe ser diseada para alcanzar dicho objetivo.

Visin estratgica
Los proveedores representan un importante porcentaje del valor de los productos y tienen un papel fundamental en la satisfaccin del cliente. En consecuencia, hay que esforzarse por integrarles plenamente en la forma tica de hacer negocios. Promoviendo una relacin mutuamente beneficiosa con los proveedores, los principios de aprovisionamiento imponen a todos los proveedores la obligacin de ser responsables y cumplir sus normas y requisitos en todos los niveles de la cadena de suministro. El comprador debe tener el compromiso de mantener relaciones y asociaciones prolongadas con sus proveedores, sobre todo para el desarrollo de know-how tecnolgico. Pedro Davis Urza, Marzo 2009

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CO-MAKERSHIP
POR UN MEJOR DESARROLLO DE LAS RELACIONES ENTRE PROVEEDOR CLIENTE-USUARIO

Gestin de Relaciones con los Proveedores

El trmino "gestin de relaciones con los proveedores" (GRP) se refiere al uso de tecnologas por parte del comprador para mejorar los mecanismos de suministro de sus proveedores., este concepto se basa en la gestin de relaciones con el cliente. El propsito de la GRP es permitir a la empresa mejorar la comunicacin con sus distintos proveedores, compartir con ellos una metodologa, trminos comerciales e informacin y mejorar la familiaridad entre ellos con el fin de optimizar el proceso de suministro. A su vez, la GRP est destinada tambin a que los proveedores se familiaricen con el negocio central de la empresa y con sus distintos productos para asegurar un proceso de suministro personalizado.

Procesos GRP
En la GRP se definen cuatro etapas amplias:
*Diseo cooperativo: consiste en la integracin de los problemas relativos al suministro desde el momento en que se disea el producto al involucrar a los proveedores a travs de una herramienta de diseo cooperativo mientras se aseguran costes mnimos en todos los niveles. *Identificacin de los proveedores (tambin abastecimiento): su objetivo es identificar proveedores potenciales y calificarlos de acuerdo a sus costes, capacidad de produccin, plazos de entrega y garantas de calidad. Al finalizar esta etapa, se invita a los mejores proveedores a presentar ofertas. *Seleccin de proveedores: se realiza por medio de un mecanismo de subasta inversa donde se invierten las funciones de comprador y vendedor. Las herramientas de GRP poseen, por lo general, una interfaz de ofertas que permite realizar tres tipos de solicitudes (llamadas comnmente "solicitud de x" y que se escribe SDX"):

Pedro Davis Urza, Marzo 2009

Curso Gestin de Relaciones con los Proveedores GRP Pagina 3 de 10 *SDC Solicitud de cotizacin, (en ingls Request For Quotation), es decir, una simple solicitud de presupuesto del precio con respecto a productos relativamente comunes. El proveedor que presenta el precio ms bajo es casi siempre seleccionado. *SDP Solicitud de propuesta, (en ingls Request For Proposal), es decir, una solicitud para que los proveedores presenten una propuesta comercial especificando no slo un precio sino tambin informacin sobre la compaa, su solvencia, capacidad de produccin, existencias y plazos de entrega, etc. Se elije al proveedor de acuerdo con un sistema de seleccin que permite evaluar las propuestas segn distintos criterios. *SDI Solicitud de informacin, (en ingls Request For Information), se trata de emitir una simple solicitud de informacin acerca de los productos y servicios que ofrecen los proveedores; no implica necesariamente que se haga ninguna oferta. *Negociacin: su propsito es formalizar el contrato entre la empresa y el proveedor que ha sido seleccionado. Es probable que se incluyan clusulas relacionadas con la logstica, las condiciones de pago, la calidad del servicio o cualquier otra obligacin en particular.

EN CONCRETO, EL PROCESO DE COMPRAS SUPONE LAS SIGUIENTES ETAPAS BASICAS

A.-DEFINIR QUE NECESITO : DEFINICION DE REQUERIMIENTOS
ACTORES *USUARIOS *COMPRADOR *PROVEDORES

B.-ESTABLECER LOS C.-FORMULAR EL D.-BUSCAR

CRITERIOS DE EVALUACIN MODELO DE EVALUACION QUIEN ME PUEDE PROPORCIONAR BIEN O SERVICIO

Pedro Davis Urza, Marzo 2009

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A.-DEFINIR QUE NECESITO

DEFINICION DE REQUERIMIENTOS

*Proceso de abastecimiento Entendemos el proceso de abastecimiento como el conjunto de actividades, que en forma colaborativa buscan resolver un requerimiento, a travs de la compra o contratacin de bienes o servicios. El proceso se inicia con la definicin del requerimiento y finaliza con la adquisicin del bien o servicio que se trate. La definicin de requerimientos marca el inicio del proceso de abastecimiento y determina en gran medida el resultado del mismo. Entonces, una buena definicin de requerimientos facilitar el ajuste entre el objetivo de la compra y su resultado. Al mismo tiempo, permitir contar con criterios objetivos y explcitos con los cuales realizar la evaluacin de las ofertas. Todo esto contribuir a evitar que luego utilicemos mal los recursos, en procesos de compra cuyas posibilidades de xito son limitadas. Es decir, una buena definicin de requerimientos nos ayudar a ser: Eficaces Transparentes Eficientes PROCESO Explicar bien qu queremos y cmo lo queremos nos ayudar a satisfacer los objetivos de la organizacin. Permitir que todos los actores cuenten con la informacin necesaria para participar en igualdad de condiciones en nuestros procesos de compra. Ayudar a reducir el riesgo de que destinemos recursos en procesos de compra que no lleguen a resultados *DEFINICIN DE REQUISITOS TCNICOS DEL BIEN O SERVICIO

Enfquese en las compras importantes

Monto de la compra. Importancia estratgica para la organizacin. Haga participar al usuario Haga participar al usuario Consulte a expertos Defina caractersticas claves producto o servicio Registre y utilice informacin de adquisiciones Redacte bases tcnicas o trminos de referencia

Criterios para categorizar adquisiciones:

Frecuencia de compra Mercado de proveedores

Consulte a sus pares Consulte a los proveedores

Pedro Davis Urza, Marzo 2009

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Pagina 5 de 10 * * CRITERIOS ADMINISTRATIVOS CRITERIOS ECONOMICOS CRITERIOS TCNICOS

B.-ESTABLECER LOS CRITERIOS DE EVALUACIN * C.-FORMULAR EL MODELO DE EVALUACION

Definir Criterios de Evaluacin Pertinentes para los Procesos de Compras y Contrataciones Las bases deben contener: * Criterios objetivos * Naturaleza de los bienes y servicios * Idoneidad y calificacin de los Oferentes * Cualquier otro antecedente que sea relevante Elementos constitutivos de una evaluacin Objetivos Qu se quiere obtener Indicadores Variables observables para medir cumplimiento de objetivos Meta o estndar Valor deseado o ideal para cada indicador, incluyendo su tolerancia Rangos de evaluacin Valoracin de las diferencias en relacin a la meta Mtodo de medicin Instrumentos o metodologas Evidencia aceptada Comit evaluador Criterios para la conformacin La administracin de una licitacin compleja requiere de especialidades diversas Hay que formar equipos multidisciplinarios Hay que involucrar a todas las reas de la organizacin que tengan alguna relevancia para el proceso Hay que evaluar cules de los conocimientos requeridos no estn disponibles y buscarlos externamente: Benchmark Contratacin de asesores especialistas La composicin del equipo debe definirse en funcin del monto involucrado, de la complejidad del proceso y de la disponibilidad de competencias al interior de la organizacin Roles en la evaluacin de licitaciones Comprador a cargo del proceso (*) Usuarios relevantes (*) Asesor presupuestario (*) Asesor jurdico (*) Especialista tcnico Especialista en economa industrial Especialista en gestin de operaciones Especialista en mtodos de negociacin Asesor de calidad Asesor en gestin de riesgos (*) Idealmente Siempre deberan estar presentes Pedro Davis Urza, Marzo 2009

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C.1.-Evaluacin administrativa
Objetivo Asegurar que se satisfagan los requisitos administrativos de la licitacin Requerimientos deben reflejar la naturaleza de la contratacin Riesgo y complejidad Caractersticas del mercado Simplificacin de trmites No requerir informacin que se pueda obtener directamente de otros organismos Riesgos Descalificar ofertas atractivas Enfoques alternativos Registro de proveedores Repositorio central con informacin actualizada Proveedores registrados no necesitan presentar antecedentes Declaracin representante legal Oferta se presenta con declaracin jurada + boleta de garanta de seriedad de la oferta Antecedentes se entregan a la firma de contrato En caso de incumplimiento se ejecuta la garanta Evaluacin de oferentes (Cuando hay muchos oferentes) Revisa si el oferente satisface condiciones crticas para el xito de la contratacin Respaldo financiero Experiencia Competencias tcnicas Infraestructura y recursos

C.2.-Evaluacin tcnica
Objetivos Asegurar que se contrate una solucin adecuada a las necesidades de la institucin Descalificar ofertas insatisfactorias Establecer un criterio objetivo de comparacin para ofertas satisfactorias Aspectos a considerar Calidad de producto Calidad de servicio Idoneidad y calificacin de los oferentes (*) Estrategias Evaluacin directa Los oferentes participan del proceso completo Precalificacin Etapas sucesivas que van filtrando las mejores ofertas para evaluarlas con ms profundidad Consideraciones de diseo Es ms importante cuando: Hay heterogeneidad de los bienes o servicios No hay un mercado maduro para el bien o servicio

Pedro Davis Urza, Marzo 2009

Curso Gestin de Relaciones con los Proveedores GRP Evaluacin tcnica Factores posibles de evaluar

Pagina 7 de 10 Calidad de producto Directos Experiencia previa Certificacin de productos Pruebas de uso del producto (muestras) Pruebas de laboratorio Reportes de terceros Indirectos Certificaciones de calidad Referencias de clientes Experiencia y trayectoria del fabricante

Calidad de servicio

Problema El proveedor puede prometer en el papel niveles de servicio que no es capaz de entregar Identificar variables de servicio Definir niveles de servicio deseados Definir las condiciones que debe cumplir el proveedor para satisfacer los niveles de servicio definidos Asignar puntaje a los requerimientos Verificar que el proveedor cuenta con infraestructura, recursos y procesos que aseguren que es capaz de cumplir con el servicio requerido Frecuentemente, la evaluacin de oferentes se queda en aspectos formales que no necesariamente garantizan una buena contratacin (Estudios de profesionales, Trayectoria proveedor., Prestigio marca
Cantidad de proyectos realizados, Metodologas genricas

Metodologa

Cmo evaluar

Idoneidad y calificacin de oferentes

C.3.-Evaluacin econmica
Objetivo Asegurar que se contrate la solucin ms eficiente para satisfacer las necesidades de institucin Dificultades comunes Normalizar Ofertas con escala comn, que permita comparar con la evaluacin tcnica Homologar diferencias forma de entrega bien o servicio que afectan Costos institucin Homologar diferencias en los aspectos financieros de las ofertas: Pedro Davis Urza, Marzo 2009

Curso Gestin de Relaciones con los Proveedores GRP Considerar Costos logsticos todos los costos asociados, Costos administrativos presentes y futuros Costos financieros Costos de operacin

Pagina 8 de 10 Transporte, importacin e internacin, seguros Inventarios en consignacin, Just in Time, distribucin al usuario Procesos asociados a la administracin del contrato Plazos de pago Combustibles, suministros, mantencin, etc.

D.-BUSQUEDA, EVALUACION Y GESTION DE PROVEEDORES

QUIEN(ES) ME PUEDE(N) PROPORCIONAR EL BIEN O SERVICIO ? LA IMPORTANCIA DE *DEFINIR *CAPACITAR *BUSCAR *CERTIFICAR Y *SELECCIONAR *MANTENER

BUENOS PROVEEDORES

UN BUEN PROVEEDOR SIGNIFICA POR LO GENERAL UN BUEN PRODUCTO O SERVICIO

Conceptos a tener presentes

La poltica de compras debe reflejar tambin los requisitos del Global Compact de las Naciones Unidas. Se aspira a que crecientemente se asuma la responsabilidad de aplicar estos principios en la cadena de suministros exigiendo a sus proveedores que respeten las normas comunes en los mbitos de: = Los derechos humanos, = El medio ambiente = El Ahorro de Energa y = La normativa laboral. Adicionalmente las Buenas Practicas de Compras BPC suponen tener presente = Influencia del Aprovisionamiento Global = Necesidad de establecer un Proyecto GRP = Condiciones contractuales de compras relativas a la responsabilidad social de la empresa = Buenas prcticas de las unidades de negocio

Enfoque de la seleccin de proveedores:

*Conseguir los mejores proveedores. *Modelos de bsqueda de proveedores. *Procesos anteriores.

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Bsqueda de posibles proveedores:

Pagina 9 de 10 *Criterios de evaluacin: riesgos y garantas a considerar *Informacin sobre posibles proveedores. *Auscultacin o auditora de proveedores. *La gestin de compras y los sistemas de calidad del proveedor. *Auditora sistema calidad del proveedor. Exigencias competitivas. *Las exigencias competitivas y el anlisis de valor. *Las exigencias competitivas y la tica en las compras. *Formacin proveedores. ventajas aprendizaje compartido. *RES - Red Estratgica de Suministros. *Concepto y objetivo. *Enfoque tradicional y enfoque estratgico. Bsqueda valor aadido. *Tcnicas de aprovisionamiento: just in time, *Factores, herramientas bsicas y comportamientos del proveedor *Cmo desarrollar polticas de compras dentro de JIT. *Importancia estratgica del JIT Justo a Tiempo. *Sistema de planificacin de necesidades, *Control de recepcin de mercancas. *Factores para la evaluacin previa. *Capacidad y motivacin del proveedor. *Metodologa para la evaluacin previa de proveedores. *Resultado de la evaluacin. *Decisin de seleccin. *Clasificacin de la cartera de proveedores. *Localizacin de los proveedores estratgicos. *Sistemas de gestin de proveedores. *Requisitos y procesos de homologacin de proveedores. *Garantizar la calidad de sus prestaciones. *Los acuerdos de calidad concertada *La calidad en la bsqueda de la competitividad *El proveedor como fuente bsica. *La calidad accin preventiva, control de procesos y mejora continua. *El control de calidad - producto. *La certificacin de los proveedores Certificaciones ISO y otras Pedro Davis Urza, Marzo 2009

Criterios de seleccin.

Evaluacin previa de proveedores:

Homologacin de Proveedores

Gestin de Prestaciones de los Proveedores:

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Pagina 10 de *Criterios de Certificacin. *Compromisos y Acuerdos de Calidad. *Proveedores de Servicios y Certificacin de Proveedores. *El proceso de Certificacin. *Inspecciones y certificaciones. *Evaluacin de las prestaciones de los proveedores.

Control de Calidad deL Servicio

*La logstica y calidad de servicio como rasgos estratgicos. *En qu lugar se sita la logstica? Es del lado del cliente? *Papel de los proveedores. *Gestin de los inventarios como funcin estratgica. *Las tcnicas modernas: =Justo a Tiempo =Posponer la terminacin del producto para Logra mayor eficiencia =Respuesta eficiente al consumidor SUPPLY =Administracin de la Cadena de Suministros

JIT POSPONEMENT ECR. CHAIN MANAGEMENT

Calidad Concertada

Objetivos y Ventajas que aporta

*Explicitacin de las ventajas. *Elementos constitutitos Enfoque al cliente Mejora de proceso Participacin de todos.

CO-MAKERSHIP :

POR UN MEJOR DESARROLLO EN LAS RELACIONES PROVEEDOR - CLIENTE.

*Las seales y la justificacin estratgica del Co-Makership. *Proveedores y tiempo *Estrategia empresa y ventaja competitiva. *El proveedor convencional. . *Relaciones operacionales. *El proveedor asociado - Co-Makership Operacional. *El proveedor asociado - Co-Makership Global. *Cmo seleccionar y evaluar a los proveedores Co-Makership. *El proveedor convencional. *Composicin de un acuerdo marco "Co-Makership", co-asociacin para la mejora de las relaciones comerciales. Pedro Davis Urza, Marzo 2009