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07-09
ASUNTO: CONTROL DE USO DE CAMARAS DE VIDEOS Y CAMARAS FOTOGRAFICAS EN LAS INSTALACIONES DE LA ALCALDIA MUNICIPAL FECHA: ABRIL 1 DE 2009
Con el fin de ejercer un mayor control y seguridad en las instalaciones de la Alcalda Municipal, se hace necesario adoptar la medida de que toda persona visitante o usuaria de los servicios de la Alcalda Municipal de Sincelejo, para poder hacer uso de cmaras de video y cmaras fotogrficas al interior de las oficinas de este Ente, requerir de autorizacin expresa y por escrito del Secretario General. Agradecemos cabal cumplimiento a esta directriz.
Atentamente
144-08
ARBELAEZ
JEFE
OFICINA
Durante el ao 2008 la administracin municipal ha venido dando cumplimiento a sentencias judiciales proferidas por las diferentes autoridades competentes para ello; por tanto debemos dar cumplimiento a lo dispuesto en el artculo 90 constitucional y la Ley 678 de 2001, que establece la obligacin de ejercer la accin civil de carcter patrimonial o accin de repeticin, contra el servidor o exservidor pblico que con su conducta dolosa o gravemente culposa haya dado lugar al reconocimiento indemnizatorio por parte del Estado; pues, de no hacerlo incurriramos en falta disciplinaria sancionable con destitucin. Por lo anterior solicitamos a usted, se sirva informar a este Despacho el trmite adelantado por la Oficina a su cargo con relacin a este tema, en lo atinente a las siguientes sentencias, a fin de no permitir el vencimiento del plazo legalmente estipulado para tal efecto: Res N
Fecha
Demandante
Apoderado Justa Escobar Sheyla Esqueda Amaury Castro C. Espinosa Jos Rdguez Oscar Fdez
08-05-08 Juan Carlos Tuirn 04-06-08 Anglica Tmara 14-07-08 Juan Luna Hdez 16-07-08 Diana Luz Meza 22-07-08 Elida Canchila 31-07-08 Leidy Vizcaino
Atentamente,
143-08
A travs del presente solicito a usted efectuar seguimiento irrestricto en coordinacin con la Dra. Karina Cabrera Donado, Asesor de Despacho, a las Acciones de Tutela y de Cumplimiento que se tramiten contra la administracin municipal. Igualmente, en lo relativo a las respuestas de los derechos de peticin, estas deben ser revisadas por la mencionada Asesora del Despacho del Alcalde antes de ser remitidas al peticionario. Lo anterior a fin de mantener un efectivo control sobre estos temas, y evitar situaciones de desacato a fallos judiciales, e incumplimientos a derechos de peticin. Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde
CIRCULAR
DE: ASESOR DESPACHO PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO Y JEFES DE OFICINA ASUNTO: MANUAL DE CONTRATACION FECHA: SEPTIEMBRE 1 DE 2008
Conforme a lo acordado en reunin realizada el pasado lunes 25 de agosto de 2008, remitimos a ustedes copia de la Resolucin N 2065 de julio 8 de 2008 Por medio de la cual se implementa el Manual Interno de Contratacin del Municipio de Sincelejo. Igualmente enviamos modelos de las diferentes actas que deben firmarse durante la ejecucin de los contratos, responsabilidad que recae sobre los Supervisores de los mismos; las actas son: Acta de inicio, acta parcial cuando sea del caso, acta final y acta de liquidacin. Para el acta final pueden tomar el modelo de la inicial, modificando obviamente los trminos pertinentes. Agradecemos a ustedes diligenciar las actas respectivas en cada uno de los contratos a su cargo, y enviar las mismas al Dr. Rogelio Villadiego, Coordinador de los procesos de contratacin, a la mayor brevedad posible. Atentamente, KARINA CABRERA DONADO Asesor Despacho
PARA: ROGELIO VILLADIEGO, DAIRO ROMERO, JOSE LUIS HERAZO, KEVIN CONTRERAS, KETTY DEL RIO y KATIUSCA FERNANDEZ. FUNCIONARIOS OFICINA CONTRATACION ASUNTO: CUMPLIMIENTO HORARIO DE TRABAJO FECHA: AGOSTO 25 DE 2008
Con profunda extraeza hemos podido notar, que de manera reiterativa se est incumpliendo con el horario laboral por parte de los funcionarios de la Oficina encargada de los procesos de Contratacin del municipio. Recordamos a ustedes que en su condicin de servidores pblicos, estn en la OBLIGACION de iniciar sus labores a las 8:00 A.M y 2:00 P.M, y la hora de salida es a las 12:00 M y 6:00 P.M, respectivamente. Por lo anterior solicitamos a ustedes, una vez mas, dar cabal cumplimiento al horario de trabajo, y en caso contrario nos veremos en la necesidad de iniciar las acciones disciplinarias correspondientes. Atentamente, ALBERTO VERGARA ESTARITA Secretario General
101-08
PARA: JEFE OFICINA JURIDICA ASUNTO: ARCHIVO CONTRATACION FECHA: AGOSTO 1 DE 2008
En aras de organizar los procesos contractuales, a partir del lunes 28 de julio de 2008 la Oficina de Contratacin del municipio, funciona en el piso 6 donde anteriormente quedaba la Oficina de Archivo; unificando en ella, todo el procedimiento contractual y el archivo de las carpetas correspondientes a TODA la contratacin estatal del municipio. Por lo anterior, solicito a usted hacer entrega de las carpetas contentivas de los contratos suscritos durante el ao 2008, que reposan en la Oficina Jurdica, una vez ejecutados en su totalidad cada uno de ellos, al Dr. Rogelio Villadiego Mercado, Coordinador de la Oficina de Contratacin. Las carpetas deben estar debidamente organizadas con toda la documentacin pertinente a las etapas pre y pos contractual, y remitirse a travs de un oficio relacionando los documentos que hacen parte de ella. Agradecemos dar cabal cumplimiento a estas directrices, a fin de organizar y agilizar los procesos contractuales de nuestra administracin. Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde Municipal
095-08
DESPACHO
JEFES
DE
FECHA: JULIO 24
A travs de la presente informamos a ustedes el trmite a seguir por las dependencias a su cargo, relacionado con la contratacin estatal:
2. 3.
4. 5. 6.
7.
8.
9.
10.
11.
conveniencia correspondiente, ajustado a la normatividad establecida en la Ley 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008; en la eventualidad que los recursos con los que se vaya a financiar el contrato sean del rubro de INVERSION, debe registrarse con anterioridad el proyecto correspondiente en el Banco de Proyectos, de acuerdo a la Ley 152 de 1994. Dicho estudio deber ser firmado por el Secretario de Despacho responsable, y revisado por el Jefe de la Oficina Jurdica, Dra. Anglica Arbelaez. El estudio de necesidad y conveniencia deber ser presentado al Despacho del seor Alcalde para su respectiva autorizacin, para posteriormente efectuar la solicitud del C.D.P. Una vez obtenida la aprobacin del seor Alcalde, se proceder a solicitar el correspondiente C.D.P por parte de la Secretara General. Obtenido el C.D.P que expide la Oficina de Presupuesto, la Secretara General remite la documentacin correspondiente a la Oficina de Contratacin. La Oficina de Contratacin de la administracin municipal, est bajo la Coordinacin del Dr. Rogelio Villadiego Mercado, Asesor de Despacho quien se encargar de asesorar todo el proceso contractual, asignando a los funcionarios de dicha oficina las labores a ejecutar. Una vez recibido el C.D.P y el Estudio de necesidad, la Oficina de Contratacin solicitar al seor Alcalde o a su delegado, efectuar las respectivas invitaciones para presentar propuestas, de conformidad al Manual de Contratacin adoptado por la administracin municipal. En los casos de mnima cuanta y contratacin directa, los Secretarios de Despacho debern hacer llegar a la Oficina de Contratacin la documentacin requerida para la elaboracin del contrato, atinente a cada uno de los proponentes. Una vez cumplidos los procedimientos legales pertinentes, de acuerdo al tipo de contratacin, el contrato pasar a la firma del seor Alcalde, previa certificacin de cumplimiento de todas las etapas pre contractuales por parte del Coordinador de la Oficina de Contratacin, concepto del Asesor Jurdico Externo Dr. Dairo Prez Mndez, y VB de la Dra. Karina Cabrera Donado, Asesor de Despacho. Una vez legalizado el contrato por parte del contratista, el funcionario designado como Supervisor o Interventor del mismo, deber responsabilizarse del seguimiento respectivo, elaborando el acta de inicio, actas parciales, informes, certificados de entrada a Almacn, etc, segn el tipo de contrato, y el acta final y de liquidacin del contrato, una vez finalizada la ejecucin del mismo. Los documentos antes sealados debern ser remitidos una vez elaborados por cada Secretara, de manera INMEDIATA, a la Oficina de
Contratacin, a fin que sean archivados en la carpeta nica de cada contrato, y publicados en la pgina WEB en los casos que la ley seala. 12. El seor Tesorero Municipal, una vez efecte los pagos estipulados en los contratos, deber informar INMEDIATAMENTE tal situacin a la Oficina de Contratacin, a travs de oficio que indique valor cancelado, fecha y nmero de cheque y cuenta corriente, concepto (anticipo, acta parcial, acta final, etc), nombre del contratista y nmero de contrato que se cancela. 13. Las Secretaras que ejecuten programas y proyectos financiados con recursos de regalas indirectas y directas, debern coordinar con la Oficina de Contratacin, la documentacin respectiva para ser enviada a la Oficina Anticorrupcin de la Presidencia de la Repblica, en cumplimiento del Pacto por la Transparencia. 14. La documentacin e informacin descrita en los numerales 10 y 12, es requerida por los organismos de control en sus visitas peridicas, y por tanto es inminentemente necesario que se archive en la carpeta de cada contrato, las cuales reposan en la Oficina de Contratacin. Agradecemos cabal cumplimiento a estas directrices, a fin de organizar y agilizar los procesos contractuales de nuestra administracin. Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde Municipal
MEMORANDO N 091-08
ASUNTO:
ACCESO CONTRATACION
DE
PARTICULARES
MEMORANDO N 082-08
Agradecemos estar supremamente atentos a esta situacin, y de esta manera demostrar la eficacia y eficiencia que caracteriza a la administracin municipal de Sincelejo 2008 2011. Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde
MEMORANDO N 081-08
PARA:
DR.
CARLOS
BUELVAS
MEZA
Secretario
de
Planeacin
CIRCULAR N 021-08
DE: ALCALDIA MUNICIPAL Y SECRETARA DE EDUCACIN
BANCO
DE
OFERENTES
A travs de la presente comunicamos a ustedes, requisitos a cumplir en su condicin de contratistas dentro del proceso de prestacin de servicio de educacin subsidiada, teniendo como fundamento orientaciones y directrices establecidas en Directiva Ministerial suscrita por la Dra. Cecilia Vlez White, Ministra de Educacin Nacional.
Listado de alumnos beneficiarios del servicio, que incluya nombres y apellidos completos y nmero de documento de identidad. Direccin y telfono de cada uno de los estudiantes beneficiados. Nombre, identificacin y direccin del padre de familia y/o acudiente de cada uno de los alumnos.
La entrega de esta informacin debe ser veraz y comprobable por parte de las autoridades educativas competentes, y de ello depende la continuidad de la contratacin del servicio con cada una de las Instituciones Educativas.
Relacin de sentencias judiciales falladas en contra del municipio de Sincelejo, que se encuentren debidamente EJECUTORIADAS. Indicando clase de proceso, fecha del fallo, fecha de ejecutoria, monto de la condena, fecha de solicitud de cumplimiento del fallo efectuada por el demandante o su apoderado, y respuesta dada a esta solicitud si es del caso. Relacin de sentencias judiciales falladas en primera instancia en contra del municipio de Sincelejo, indicando, clase de proceso, juez de primera instancia, monto de la condena, fecha de apelacin, estado actual del proceso, y probabilidades jurdicas de revocatoria o confirmacin del fallo.
Agradecemos esta informacin a la mayor brevedad posible. Atentamente, ALBERTO VERGARA ESTARITA Alcalde (E)
Dto. 0259 de 30-05-2008
MEMORANDO N 071-08
Nos permitimos recordar a usted que el trmino para resolver un derecho de peticin es de 15 DIAS HABILES, que en este caso concreto se vencen el prximo MIRCOLES 11 DE JUNIO DE 2008 y nuestra administracin debe distinguirse por su eficiencia en tal sentido, y de esta manera evitar sanciones disciplinarias o de cualquier otra ndole. Agradecemos estar supremamente atentos a esta situacin, y de esta manera demostrar la eficacia y eficiencia que caracteriza a la administracin municipal de Sincelejo 2008 2011. Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde
2008, por lo que solicitamos estar atentos al cumplimiento de esta obligacin que le corresponde en razn a su cargo. Agradecemos estar supremamente atentos a esta situacin, y de esta manera demostrar la eficacia y eficiencia que caracteriza a la administracin municipal de Sincelejo 2008 2011. Atentamente, ALBERTO VERGARA ESTARITA Alcalde (E)
Dto. 0259 de 30-05-2008
PROCESOS
A travs del presente solicito a ustedes efectuar seguimiento permanente a los procesos de contratacin estatal que viene adelantando el municipio de Sincelejo, especficamente en los siguientes aspectos:
Actas de inicio de los contratos. Una vez iniciada la ejecucin de los contratos suscritos, el funcionario interventor o supervisor de cada contrato, debe levantar el acta de inicio de los mismos, la cual debe ser remitida de manera inmediata a la Oficina de Contratacin para el archivo en la carpeta correspondiente al contrato. Actas de Liquidacin de contratos. Transcurridos Ciento cincuenta (150) das de la actual administracin, son varios los contratos que ya han sido ejecutados en su totalidad, y por consiguiente se hace necesario practicar la liquidacin correspondiente a los mismos; dichas actas de liquidacin deben reposar igualmente en las carpetas de los contratos.
Estas actuaciones administrativas son imprescindibles en la etapa contractual, puesto que los organismos de control vienen sealando como HALLAZGOS constitutivos de faltas fiscales y disciplinarias, la ausencia de los documentos mencionados en las carpetas de los contratos, pues suele ocurrir que solo se archivan en debida forma los documentos relacionados con la etapa pre contractual. Agradecemos estar supremamente atentos a esta situacin, y de esta manera demostrar la eficacia y eficiencia que caracteriza a la administracin municipal de Sincelejo 2008 2011. Atentamente, ALBERTO VERGARA ESTARITA Alcalde (E)
Dto. 0259 de 30-05-2008
Ocupacin actual del inmueble. Es decir, quien o quienes estn ocupndolo y bajo qu condiciones, quien los autoriz, son propietarios, arrendatarios, etc. Destinacin del inmueble. Qu destinacin o actividad comercial le estn dando los ocupantes a este predio y/o locales ocupados por cada uno de ellos. Utilizacin del parqueadero. Quien y bajo qu calidad est utilizando el parqueadero de este inmueble, y para que se utiliza el producido del mismo. Titularidad del bien inmueble. Quien es el propietario de ese bien inmueble.
Esta informacin es imprescindible, puesto que con base en ella la administracin municipal debe tomar decisiones relacionadas con el mencionado inmueble. Agradecemos sus comentarios a la mayor brevedad posible. Atentamente,
051-08
046-08
ARBELAEZ
JEFE
OFICINA
en la obligacin de ejercer la accin civil de carcter patrimonial o accin de repeticin, contra el servidor o exservidor pblico que con su conducta dolosa o gravemente culposa haya dado lugar al reconocimiento indemnizatorio por parte del Estado; pues, de no hacerlo incurriramos en falta disciplinaria sancionable con destitucin. Por lo anterior, reitero a usted solicitud efectuada a travs de oficio 0180 de marzo 4 de 2008, de iniciar las acciones pertinentes con los fallos a los cuales hemos dado cumplimiento desde el inicio de la presente administracin, a fin de no permitir el vencimiento del plazo legalmente estipulado para tal efecto. Las sentencias han sido cumplidas mediante los siguientes actos administrativos: 1. 2. 3. 4. Miguel Arrzola Resolucin 0177 de Enero 29 de 2008. Maritza Alvarez Resolucin 1115 de Marzo 25 de 2008. Briana Buelvas Resolucin 1116 de Marzo 25 de 2008. Diana Ricardo Resolucin 1213 de Marzo 30 de 2008.
045-08
VILLADIEGO
ASESOR
A travs de la presente solicito a usted en su calidad de Coordinador de la Oficina de Contratacin, remitir a la Contralora Departamental, la documentacin relacionada con el contrato celebrado con fundamento en el Decreto N 189 de 2008 Por medio del cual se declara la urgencia manifiesta para conjurar la situacin de orden pblico alterado en el municipio de Sincelejo. Lo anterior a fin de dar cumplimiento a lo estatuido en el artculo 43 de la Ley 80 de 1993. Atentamente,
044-08
C I R C U L A R N 001-08 DE: ASESOR DE DESPACHO PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO Y JEFES DE OFICINA ASUNTO: PASANTIAS FECHA: FEBRERO 19 DE 2008
A travs de la presente informamos a ustedes, que la Universidad de Sucre ha puesto a disposicin de esta administracin, la posibilidad que sus estudiantes de las distintas facultades, realicen su periodo obligatorio de PASANTAS en la Alcalda Municipal, situacin esta que sera un valioso aporte de apoyo a la gestin. Por lo anterior solicitamos, se sirvan informar al Despacho del seor Alcalde, a la mayor brevedad posible, las necesidades de cada dependencia, indicando el nmero de Pasantes requeridos y los perfiles respectivos, de acuerdo al area y funciones en que deban desempearse, a fin de efectuar la solicitud correspondiente ante la Universidad de Sucre. Atentamente, KARINA CABRERA DONADO Asesor Despacho
C I R C U L A R N DE: ASESOR DE DESPACHO PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO Y JEFES DE OFICINA ASUNTO: TRAMITE DERECHOS DE PETICION FECHA: FEBRERO 18 DE 2008
El procedimiento de los derechos de peticin (Art. 23 C.N) dirigidos al seor Alcalde Municipal de Sincelejo, ser el siguiente: Recibida la solicitud, se asignar de acuerdo al tema en cuestin, a la Secretara de Despacho correspondiente, para que a mas tardar, el dcimo da hbil contado a partir de la fecha de recibo de la solicitud, se remita al Despacho del Alcalde el proyecto de respuesta para su firma, y posterior envo al peticionario. El oficio ser fechado y radicado con el consecutivo del Despacho del Alcalde, y deber sealarse en su parte inferior nombre y VB del funcionario que proyecta, y revisin del respectivo Secretario de Despacho.
Agradecemos tener especial cuidado con el trmite de estas solicitudes, puesto que debemos dar estricto cumplimiento a los trminos legalmente sealados para tal efecto. Lo anterior en aras de la eficiencia y eficacia de la
C I R C U L A R N DE: SECRETARIO DE DESPACHO - SECRETARIA GENERAL PARA: SECRETARIOS OFICINA DE DESPACHO Y JEFES DE
Se solicita el cumplimiento estricto de esta directriz, y en caso contrario nos veremos precisados a tomar las medidas pertinentes. Atentamente, ALBERTO VERGARA ESTARITA Secretario General