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CIRCULAR N DE: ALCALDE MUNICIPAL

07-09

PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO, JEFES DE OFICINAS Y EMPLEADOS MUNICIPALES

ASUNTO: CONTROL DE USO DE CAMARAS DE VIDEOS Y CAMARAS FOTOGRAFICAS EN LAS INSTALACIONES DE LA ALCALDIA MUNICIPAL FECHA: ABRIL 1 DE 2009

Con el fin de ejercer un mayor control y seguridad en las instalaciones de la Alcalda Municipal, se hace necesario adoptar la medida de que toda persona visitante o usuaria de los servicios de la Alcalda Municipal de Sincelejo, para poder hacer uso de cmaras de video y cmaras fotogrficas al interior de las oficinas de este Ente, requerir de autorizacin expresa y por escrito del Secretario General. Agradecemos cabal cumplimiento a esta directriz.

Atentamente

JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde de Sincelejo

CIRCULAR N DE: ALCALDE MUNICIPAL


PARA: DRA. JURIDICA ANGELICA

144-08

ARBELAEZ

JEFE

OFICINA

ASUNTO: INICIO ACCION DE REPETICION FECHA: NOVIEMBRE 11 DE 2008

Durante el ao 2008 la administracin municipal ha venido dando cumplimiento a sentencias judiciales proferidas por las diferentes autoridades competentes para ello; por tanto debemos dar cumplimiento a lo dispuesto en el artculo 90 constitucional y la Ley 678 de 2001, que establece la obligacin de ejercer la accin civil de carcter patrimonial o accin de repeticin, contra el servidor o exservidor pblico que con su conducta dolosa o gravemente culposa haya dado lugar al reconocimiento indemnizatorio por parte del Estado; pues, de no hacerlo incurriramos en falta disciplinaria sancionable con destitucin. Por lo anterior solicitamos a usted, se sirva informar a este Despacho el trmite adelantado por la Oficina a su cargo con relacin a este tema, en lo atinente a las siguientes sentencias, a fin de no permitir el vencimiento del plazo legalmente estipulado para tal efecto: Res N

Fecha

Demandante

Apoderado Justa Escobar Sheyla Esqueda Amaury Castro C. Espinosa Jos Rdguez Oscar Fdez

Valor $11372.017 $ 8610.588 $ 155.742

1531 1800 2105 2143 2175 2277

08-05-08 Juan Carlos Tuirn 04-06-08 Anglica Tmara 14-07-08 Juan Luna Hdez 16-07-08 Diana Luz Meza 22-07-08 Elida Canchila 31-07-08 Leidy Vizcaino

Fecha Pago 28/05/08 12/06/08 18/07/08 29/08/08 30/07/08 20/08/08

$ 3554.085 $ 8827.515 $ 3190.443

Atentamente,

JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde

CIRCULAR N DE: ALCALDE MUNICIPAL

143-08

PARA: JEFE OFICINA CONTROL INTERNO ASUNTO:


ACCIONES DE TUTELA ACCIONES CUMPLIMIENTO DERECHOS DE PETICION. DE

FECHA: NOVIEMBRE 7 DE 2008

A travs del presente solicito a usted efectuar seguimiento irrestricto en coordinacin con la Dra. Karina Cabrera Donado, Asesor de Despacho, a las Acciones de Tutela y de Cumplimiento que se tramiten contra la administracin municipal. Igualmente, en lo relativo a las respuestas de los derechos de peticin, estas deben ser revisadas por la mencionada Asesora del Despacho del Alcalde antes de ser remitidas al peticionario. Lo anterior a fin de mantener un efectivo control sobre estos temas, y evitar situaciones de desacato a fallos judiciales, e incumplimientos a derechos de peticin. Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde

CIRCULAR

DE: ASESOR DESPACHO PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO Y JEFES DE OFICINA ASUNTO: MANUAL DE CONTRATACION FECHA: SEPTIEMBRE 1 DE 2008

Conforme a lo acordado en reunin realizada el pasado lunes 25 de agosto de 2008, remitimos a ustedes copia de la Resolucin N 2065 de julio 8 de 2008 Por medio de la cual se implementa el Manual Interno de Contratacin del Municipio de Sincelejo. Igualmente enviamos modelos de las diferentes actas que deben firmarse durante la ejecucin de los contratos, responsabilidad que recae sobre los Supervisores de los mismos; las actas son: Acta de inicio, acta parcial cuando sea del caso, acta final y acta de liquidacin. Para el acta final pueden tomar el modelo de la inicial, modificando obviamente los trminos pertinentes. Agradecemos a ustedes diligenciar las actas respectivas en cada uno de los contratos a su cargo, y enviar las mismas al Dr. Rogelio Villadiego, Coordinador de los procesos de contratacin, a la mayor brevedad posible. Atentamente, KARINA CABRERA DONADO Asesor Despacho

MEMORANDO DE: SECRETARIO GENERAL

PARA: ROGELIO VILLADIEGO, DAIRO ROMERO, JOSE LUIS HERAZO, KEVIN CONTRERAS, KETTY DEL RIO y KATIUSCA FERNANDEZ. FUNCIONARIOS OFICINA CONTRATACION ASUNTO: CUMPLIMIENTO HORARIO DE TRABAJO FECHA: AGOSTO 25 DE 2008
Con profunda extraeza hemos podido notar, que de manera reiterativa se est incumpliendo con el horario laboral por parte de los funcionarios de la Oficina encargada de los procesos de Contratacin del municipio. Recordamos a ustedes que en su condicin de servidores pblicos, estn en la OBLIGACION de iniciar sus labores a las 8:00 A.M y 2:00 P.M, y la hora de salida es a las 12:00 M y 6:00 P.M, respectivamente. Por lo anterior solicitamos a ustedes, una vez mas, dar cabal cumplimiento al horario de trabajo, y en caso contrario nos veremos en la necesidad de iniciar las acciones disciplinarias correspondientes. Atentamente, ALBERTO VERGARA ESTARITA Secretario General

MEMORANDO N DE: ALCALDE MUNICIPAL

101-08

PARA: JEFE OFICINA JURIDICA ASUNTO: ARCHIVO CONTRATACION FECHA: AGOSTO 1 DE 2008
En aras de organizar los procesos contractuales, a partir del lunes 28 de julio de 2008 la Oficina de Contratacin del municipio, funciona en el piso 6 donde anteriormente quedaba la Oficina de Archivo; unificando en ella, todo el procedimiento contractual y el archivo de las carpetas correspondientes a TODA la contratacin estatal del municipio. Por lo anterior, solicito a usted hacer entrega de las carpetas contentivas de los contratos suscritos durante el ao 2008, que reposan en la Oficina Jurdica, una vez ejecutados en su totalidad cada uno de ellos, al Dr. Rogelio Villadiego Mercado, Coordinador de la Oficina de Contratacin. Las carpetas deben estar debidamente organizadas con toda la documentacin pertinente a las etapas pre y pos contractual, y remitirse a travs de un oficio relacionando los documentos que hacen parte de ella. Agradecemos dar cabal cumplimiento a estas directrices, a fin de organizar y agilizar los procesos contractuales de nuestra administracin. Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde Municipal

MEMORANDO N DE: ALCALDE MUNICIPAL PARA: SECRETARIOS OFICINA DE

095-08

DESPACHO

JEFES

DE

ASUNTO: TRAMITES CONTRACTUALES DE 2008

FECHA: JULIO 24

A travs de la presente informamos a ustedes el trmite a seguir por las dependencias a su cargo, relacionado con la contratacin estatal:

1. La Secretara respectiva deber elaborar el estudio de necesidad y

2. 3.

4. 5. 6.

7.

8.

9.

10.

11.

conveniencia correspondiente, ajustado a la normatividad establecida en la Ley 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008; en la eventualidad que los recursos con los que se vaya a financiar el contrato sean del rubro de INVERSION, debe registrarse con anterioridad el proyecto correspondiente en el Banco de Proyectos, de acuerdo a la Ley 152 de 1994. Dicho estudio deber ser firmado por el Secretario de Despacho responsable, y revisado por el Jefe de la Oficina Jurdica, Dra. Anglica Arbelaez. El estudio de necesidad y conveniencia deber ser presentado al Despacho del seor Alcalde para su respectiva autorizacin, para posteriormente efectuar la solicitud del C.D.P. Una vez obtenida la aprobacin del seor Alcalde, se proceder a solicitar el correspondiente C.D.P por parte de la Secretara General. Obtenido el C.D.P que expide la Oficina de Presupuesto, la Secretara General remite la documentacin correspondiente a la Oficina de Contratacin. La Oficina de Contratacin de la administracin municipal, est bajo la Coordinacin del Dr. Rogelio Villadiego Mercado, Asesor de Despacho quien se encargar de asesorar todo el proceso contractual, asignando a los funcionarios de dicha oficina las labores a ejecutar. Una vez recibido el C.D.P y el Estudio de necesidad, la Oficina de Contratacin solicitar al seor Alcalde o a su delegado, efectuar las respectivas invitaciones para presentar propuestas, de conformidad al Manual de Contratacin adoptado por la administracin municipal. En los casos de mnima cuanta y contratacin directa, los Secretarios de Despacho debern hacer llegar a la Oficina de Contratacin la documentacin requerida para la elaboracin del contrato, atinente a cada uno de los proponentes. Una vez cumplidos los procedimientos legales pertinentes, de acuerdo al tipo de contratacin, el contrato pasar a la firma del seor Alcalde, previa certificacin de cumplimiento de todas las etapas pre contractuales por parte del Coordinador de la Oficina de Contratacin, concepto del Asesor Jurdico Externo Dr. Dairo Prez Mndez, y VB de la Dra. Karina Cabrera Donado, Asesor de Despacho. Una vez legalizado el contrato por parte del contratista, el funcionario designado como Supervisor o Interventor del mismo, deber responsabilizarse del seguimiento respectivo, elaborando el acta de inicio, actas parciales, informes, certificados de entrada a Almacn, etc, segn el tipo de contrato, y el acta final y de liquidacin del contrato, una vez finalizada la ejecucin del mismo. Los documentos antes sealados debern ser remitidos una vez elaborados por cada Secretara, de manera INMEDIATA, a la Oficina de

Contratacin, a fin que sean archivados en la carpeta nica de cada contrato, y publicados en la pgina WEB en los casos que la ley seala. 12. El seor Tesorero Municipal, una vez efecte los pagos estipulados en los contratos, deber informar INMEDIATAMENTE tal situacin a la Oficina de Contratacin, a travs de oficio que indique valor cancelado, fecha y nmero de cheque y cuenta corriente, concepto (anticipo, acta parcial, acta final, etc), nombre del contratista y nmero de contrato que se cancela. 13. Las Secretaras que ejecuten programas y proyectos financiados con recursos de regalas indirectas y directas, debern coordinar con la Oficina de Contratacin, la documentacin respectiva para ser enviada a la Oficina Anticorrupcin de la Presidencia de la Repblica, en cumplimiento del Pacto por la Transparencia. 14. La documentacin e informacin descrita en los numerales 10 y 12, es requerida por los organismos de control en sus visitas peridicas, y por tanto es inminentemente necesario que se archive en la carpeta de cada contrato, las cuales reposan en la Oficina de Contratacin. Agradecemos cabal cumplimiento a estas directrices, a fin de organizar y agilizar los procesos contractuales de nuestra administracin. Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde Municipal

MEMORANDO N 091-08

DE: ALCALDE MUNICIPAL

PARA: DR. ROGELIO VILLADIEGO


Coordinador procesos de contratacin.

Asesor Despacho A OFICINA

ASUNTO:

ACCESO CONTRATACION

DE

PARTICULARES

FECHA: JULIO 23 DE 2008


Teniendo en cuenta la importancia que la ley ha otorgado a los procesos de contratacin pblica, y en aras de mantener la reserva necesaria para llevar a cabo de manera eficiente este tipo de procedimientos administrativos, respetando los principios de transparencia, celeridad, requeridos en la normatividad vigente sobre el tema; informo a usted que a partir de la fecha queda terminantemente PROHIBIDO EL ACCESO DE PARTICULARES A LOS EQUIPOS Y DOCUMENTOS DE LA OFICINA DE CONTRATACION. El manejo de la documentacin atinente a los procesos contractuales debe ser EXCLUSIVO de los funcionarios de la dependencia a su cargo, en consecuencia, no deben los particulares ni contratistas acceder a dicho documentos, ni trabajar en los equipos de cmputo asignados a esta oficina. Agradecemos estar supremamente atentos a esta situacin, y de esta manera demostrar la eficacia y eficiencia que caracteriza a la administracin municipal de Sincelejo 2008 2011. Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde

MEMORANDO N 082-08

DE: ALCALDE MUNICIPAL

PARA: DRA. ANGELICA ARBELAEZ Jefe Oficina Jurdica

ASUNTO: DERECHOS DE PETICION FECHA: JUNIO 23 DE 2008


A travs del presente solicito a usted entregar a este despacho el proyecto de respuesta al Derechos de Peticin radicado bajo los N 0601110 suscrito por la seora Leonor Mara Brieva Lambis, el cual se encuentra bajo su responsabilidad, y fue recibido por la administracin municipal el da 4 de Junio de 2008, para proceder a su revisin y firma por parte del seor Alcalde, adems del correspondiente envo al peticionario. Nos permitimos Peticin, es de MIERCOLES 25 eficiencia en tal otra ndole. recordar a usted que el trmino legal para resolver los Derechos de QUINCE DAS HABILES, los cuales en este caso, vencen el prximo DE JUNIO DE 2008 y nuestra administracin debe distinguirse por su sentido, y de esta manera evitar sanciones disciplinarias o de cualquier

Agradecemos estar supremamente atentos a esta situacin, y de esta manera demostrar la eficacia y eficiencia que caracteriza a la administracin municipal de Sincelejo 2008 2011. Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde

MEMORANDO N 081-08

DE: ALCALDE MUNICIPAL

PARA:

DR.

CARLOS

BUELVAS

MEZA

Secretario

de

Planeacin

ASUNTO: DERECHOS DE PETICION FECHA: JUNIO 23 DE 2008


A travs del presente solicito a usted entregar a este despacho los proyectos de respuestas a los Derechos de Peticin radicados bajo los N 060175 suscrito por Moradores del Barrio Villa Madis, y N 060206 suscrito por el seor Alejandro Bello, los cuales se encuentran bajo su responsabilidad, y fueron recibidos por la administracin municipal el da 5 de Junio de 2008, para proceder a su revisin y firma por parte del seor Alcalde, adems del correspondiente envo a los peticionarios. Nos permitimos recordar a usted que el trmino legal para resolver los Derechos de Peticin, es de QUINCE DAS HABILES, los cuales en este caso, vencen el prximo VIERNES 27 DE JUNIO DE 2008 y nuestra administracin debe distinguirse por su eficiencia en tal sentido, y de esta manera evitar sanciones disciplinarias o de cualquier otra ndole. Agradecemos estar supremamente atentos a esta situacin, y de esta manera demostrar la eficacia y eficiencia que caracteriza a la administracin municipal de Sincelejo 2008 2011. Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde

CIRCULAR N 021-08
DE: ALCALDIA MUNICIPAL Y SECRETARA DE EDUCACIN

PARA: INSTITUCIONES EDUCATIVAS PRIVADAS

ASUNTO: CONTRATACIN (EDUCACIN SUBSIDIADA) FECHA: MAYO 19 DE 2008

BANCO

DE

OFERENTES

A travs de la presente comunicamos a ustedes, requisitos a cumplir en su condicin de contratistas dentro del proceso de prestacin de servicio de educacin subsidiada, teniendo como fundamento orientaciones y directrices establecidas en Directiva Ministerial suscrita por la Dra. Cecilia Vlez White, Ministra de Educacin Nacional.

1. Las Instituciones Educativas que hayan celebrado contrato con la administracin


municipal, cuyo objeto sea la prestacin del servicio educativo subsidiado, debern presentar ante la Secretara de Educacin, a mas tardar el da 28 de mayo de 2008, la siguiente informacin:

Listado de alumnos beneficiarios del servicio, que incluya nombres y apellidos completos y nmero de documento de identidad. Direccin y telfono de cada uno de los estudiantes beneficiados. Nombre, identificacin y direccin del padre de familia y/o acudiente de cada uno de los alumnos.

La entrega de esta informacin debe ser veraz y comprobable por parte de las autoridades educativas competentes, y de ello depende la continuidad de la contratacin del servicio con cada una de las Instituciones Educativas.

2. La interventora de los contratos de prestacin del servicio educativo subsidiado, se


efectuar de conformidad a las directrices establecidas por el Ministerio de Educacin Nacional, y por tanto, se cumplir entre otros, con el siguiente derrotero: Visitas peridicas a cada uno de los establecimientos educativos prestadores del servicio, a fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales. Visitas a las residencias de los estudiantes beneficiarios. Verificacin de la asistencia de los estudiantes a las actividades acadmicas. Condiciones de infraestructura de la Institucin, aspectos pedaggicos y utilizacin de recursos educativos adecuados. Prestacin adecuada del servicio educativo de acuerdo a los programas curriculares y planes de estudio de los distintos grados y niveles, establecidos por el Ministerio de Educacin Nacional en el Portafolio de Modelos Educativos Flexibles. Cumplimiento del calendario acadmico.

Agradecemos cabal cumplimiento a estas directrices. Atentamente,

JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde

GUIDO NEL PEREZ DIAZ Secretario de Educacin y Cultura

MEMORANDO N 078 - 08 DE: ALCALDE MUNICIPAL


PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO

ASUNTO: VEHICULOS OFICIALES

FECHA: JUNIO 18 DE 2008


A travs del presente informo los parmetros a tener en cuenta con relacin a los vehculos oficiales asignados a cada uno de ustedes:

1. Los vehculos asignados a cada funcionario (automviles, camionetas, motocicletas,


etc) son para uso estrictamente oficial y para las actividades atinentes a nuestra misin de servidores pblicos.

2. Los vehculos debern ser guardados DIARIAMENTE en el parqueadero Don Pacho


ubicado en la Calle 23 N 15-37, a mas tardar a las 7:00 P.M.

3. Los sbados, domingos y festivos, los vehculos deben permanecer guardados en el


parqueadero antes sealado, salvo situaciones en que por razones laborales, se lleven a cabo actividades en fines de semana; en tal caso, el funcionario que tenga a cargo el vehculo deber solicitar autorizacin expresa al Secretario General, Dr. Alberto Vergara Estarita. Agradecemos estricto cumplimiento a estas directrices, y de esta manera evitar sanciones disciplinarias, o de cualquier ndole. Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde

MEMORANDO N 073 - 08 DE: ALCALDE MUNICIPAL


PARA: DRA. ANGELICA ARBELAEZ Jefe Oficina Asesora Jurdica

ASUNTO: SEGUIMIENTO PROCESOS JUDICIALES

FECHA: JUNIO 10 DE 2008


A travs del presente solicito a usted requerir a los abogados que tienen a su cargo la defensa del municipio en los distintos procesos judiciales, a fin que mantengan un SEGUIMIENTO Y CONTROL PERMANENTE a dichos procesos, e informen de manera veraz y oportuna a la Oficina Jurdica, las decisiones judiciales que se produzcan en cada proceso. Debe recordarse a nuestros abogados, tanto externos como de planta, la responsabilidad que contraen al aceptar el poder otorgado por el Alcalde para actuar en defensa del municipio de Sincelejo; no podemos estar incurriendo en vencimiento de trminos judiciales, inasistencia a diligencias, no aporte de pruebas, etc. La gestin de defensa debe ser ptima y responsable, y cualquier falla u omisin por parte de los apoderados del municipio en los procesos judiciales, lesiona los intereses de este ente territorial, y por consiguiente es causal de falta disciplinaria que debemos poner en conocimiento de las autoridades competentes para ello. El asesor jurdico externo que no cumpla eficazmente con sus obligaciones, no se le puede certificar la prestacin del servicio; de igual forma debe exigrseles que por lo menos dos veces por semana hagan presencia en la Oficina Jurdica. Adems, solicito se sirva informar a este despacho el trmite adelantado con relacin a las Acciones de repeticin que debe iniciar el municipio en cumplimiento del artculo 90 C.N y la Ley 678 de 2001, por el cumplimiento y pago de cuatro (4) sentencias que se relacionaron en el oficio 0180 de marzo 4 de 2008, y Memorando 046 de abril 29 de 2008; igualmente informo a usted, que mediante Resolucin N 1531 de mayo 8 de 2008, se cumpli sentencia a favor del seor Juan Carlos Tuirn Alvarez, por tanto debe iniciarse el mismo trmite de conformidad a la Constitucin y la Ley. S de su gran sentido de pertenencia para con esta administracin, lo cual garantiza el cumplimiento ptimo de esta dependencia que es de vital importancia para el logro de nuestros objetivos institucionales. Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde

MEMORANDO N 064-08 DE: ALCALDE MUNICIPAL


PARA: DRA. ANGELICA ARBELAEZ Jefe Oficina Asesora Jurdica

ASUNTO: INFORMACION SENTENCIAS JUDICIALES FECHA: JUNIO 4 DE 2008


A travs del presente solicito a usted presentar ante este despacho la siguiente informacin:

Relacin de sentencias judiciales falladas en contra del municipio de Sincelejo, que se encuentren debidamente EJECUTORIADAS. Indicando clase de proceso, fecha del fallo, fecha de ejecutoria, monto de la condena, fecha de solicitud de cumplimiento del fallo efectuada por el demandante o su apoderado, y respuesta dada a esta solicitud si es del caso. Relacin de sentencias judiciales falladas en primera instancia en contra del municipio de Sincelejo, indicando, clase de proceso, juez de primera instancia, monto de la condena, fecha de apelacin, estado actual del proceso, y probabilidades jurdicas de revocatoria o confirmacin del fallo.

Agradecemos esta informacin a la mayor brevedad posible. Atentamente, ALBERTO VERGARA ESTARITA Alcalde (E)
Dto. 0259 de 30-05-2008

MEMORANDO N 072-08 DE: ALCALDE MUNICIPAL


PARA: DR. ALFONSO VERGARA Almacenista

ASUNTO: ACTAS ENTREGA DOTACIN

FECHA: JUNIO 10 DE 2008


A travs del presente solicito a usted hacer llegar a este despacho a la mayor brevedad posible, copia de las actas y/o recibos de entrega a los funcionarios administrativos del sector educacin, de los artculos correspondientes a DOTACIN AO 2007, de conformidad a contrato de compraventa N LP 013-CV-2007 suscrito entre el municipio de Sincelejo y la Comercializadora Jos Escaf y Ca Ltda. Lo anterior en razn a que la mercanca adquirida a travs del mencionado contrato, fue recibida a satisfaccin por el Almacenista, tal como consta en formato de Ingreso Almacn N 2715 de fecha 15 de diciembre de 2007, y necesitamos constatar el recibido a satisfaccin por parte de los destinatarios finales de la dotacin que eran los funcionarios administrativos del sector educacin. Agradecemos remitir esta informacin de manera inmediata, pues es necesaria para dar respuesta a derechos de peticin efectuados por los funcionarios, y requerimientos provenientes de las entidades de control. Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde

MEMORANDO N 071-08

DE: ALCALDE MUNICIPAL


PARA: DR. CARLOS BUELVAS MEZA
Secretario de Planeacin

ASUNTO: DERECHOS DE PETICION FECHA: JUNIO 9 DE 2008


A travs del presente solicito a usted entregar a este despacho el proyecto de respuesta al requerimiento radicado bajo el N 60125 suscrito por la Procuradura II Judicial para Asuntos de Infancia, Adolescencia y Familia, el cual se encuentra bajo su responsabilidad, y fue recibido por la administracin municipal el da 5 de Junio de 2008, para proceder a su revisin y firma por parte del seor Alcalde, adems del correspondiente envo de la documentacin solicitada por la seora Procuradora. Nos permitimos recordar a usted que el trmino para resolver el mencionado requerimiento se vence el prximo VIERNES 13 DE JUNIO DE 2008 y nuestra administracin debe distinguirse por su eficiencia en tal sentido, y de esta manera evitar sanciones disciplinarias o de cualquier otra ndole. Agradecemos estar supremamente atentos a esta situacin, y de esta manera demostrar la eficacia y eficiencia que caracteriza a la administracin municipal de Sincelejo 2008 2011. Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde

MEMORANDO N 070-08 DE: ALCALDE MUNICIPAL


PARA: DRA. DIANA DE LEON Secretaria del Interior

ASUNTO: DERECHOS DE PETICION FECHA: JUNIO 9 DE 2008


A travs del presente solicito a usted entregar a este despacho el proyecto de respuesta al derecho de peticin radicado bajo el N 50612 suscrito por Gilma Arboleda Avendao, el cual se encuentra bajo su responsabilidad, y fue recibido por la administracin municipal el da 21 de Mayo de 2008, para proceder a su revisin y firma por parte del seor Alcalde, adems del correspondiente envo al peticionario. Nos permitimos recordar a usted que el trmino para resolver un derecho de peticin es de 15 DIAS HABILES, que en este caso concreto se vencen el prximo VIERNES 13 DE JUNIO DE 2008 y nuestra administracin debe distinguirse por su eficiencia en tal sentido, y de esta manera evitar sanciones disciplinarias o de cualquier otra ndole. Agradecemos estar supremamente atentos a esta situacin, y de esta manera demostrar la eficacia y eficiencia que caracteriza a la administracin municipal de Sincelejo 2008 2011. Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde

MEMORANDO N 069-08 DE: ALCALDE MUNICIPAL


PARA: DR. LIBARDO FLOREZ ARROYO Jefe Oficina
Recursos Humanos

ASUNTO: DERECHOS DE PETICION FECHA: JUNIO 9 DE 2008


A travs del presente solicito a usted entregar a este despacho el proyecto de respuesta al derecho de peticin radicado bajo el N 50514 suscrito por Juan Guillermo Crdoba Correa, el cual se encuentra bajo su responsabilidad, y fue recibido por la administracin municipal el da 19 de Mayo de 2008, para proceder a su revisin y firma por parte del seor Alcalde, adems del correspondiente envo al peticionario.

Nos permitimos recordar a usted que el trmino para resolver un derecho de peticin es de 15 DIAS HABILES, que en este caso concreto se vencen el prximo MIRCOLES 11 DE JUNIO DE 2008 y nuestra administracin debe distinguirse por su eficiencia en tal sentido, y de esta manera evitar sanciones disciplinarias o de cualquier otra ndole. Agradecemos estar supremamente atentos a esta situacin, y de esta manera demostrar la eficacia y eficiencia que caracteriza a la administracin municipal de Sincelejo 2008 2011. Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde

MEMORANDO N 068-08 DE: ALCALDE MUNICIPAL


PARA: DR. SAUL MARTINEZ Secretario de Desarrollo Municipal

ASUNTO: DERECHOS DE PETICION FECHA: JUNIO 5 DE 2008


A travs del presente solicito a usted informar a este despacho el trmite adelantado por esa Secretara, relacionado con el derecho de peticin radicado bajo el N 50060 suscrito por Jos Domingo Mendoza, el cual se encuentra bajo su responsabilidad, y fue recibido por la administracin municipal el da 6 de Mayo de 2008. Igualmente, nos permitimos recordar a usted que el trmino para resolver un derecho de peticin es de 15 DIAS HABILES, y nuestra administracin debe distinguirse por su eficiencia en tal sentido, y de esta manera evitar sanciones disciplinarias o de cualquier otra ndole. Cabe agregar adems, que actualmente est corriendo el trmino para resolver el derecho de peticin radicado bajo el N 500858 suscrito por la Comunidad Villa Katy y otros, cuya fecha de vencimiento es el 20 de junio de 2008, por lo que solicitamos estar atentos al cumplimiento de esta obligacin que le corresponde en razn a su cargo. Agradecemos estar supremamente atentos a esta situacin, y de esta manera demostrar la eficacia y eficiencia que caracteriza a la administracin municipal de Sincelejo 2008 2011. Atentamente, ALBERTO VERGARA ESTARITA Alcalde (E)
Dto. 0259 de 30-05-2008

MEMORANDO N 067-08 DE: ALCALDE MUNICIPAL


PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO Y JEFES DE OFICINA

ASUNTO: DERECHOS DE PETICION FECHA: JUNIO 9 DE 2008


A travs del presente solicito a ustedes mantener SEGUIMIENTO Y CONTROL PERMANENTE a los derechos de peticin efectuados por los ciudadanos a la administracin municipal. Una vez recibidos en correspondencia los derechos de peticin, estos sern remitidos el mismo da a su destinatario, para el trmite respectivo; aquellas peticiones dirigidas al Alcalde Municipal, se remitirn a la dependencia competente segn el tema, para que bajo la responsabilidad del Secretario de Despacho o Jefe de Oficina, segn el caso, se proyecte dentro de los CINCO (5) DIAS HABILES SIGUIENTES A SU RECIBO la respuesta al mismo para la firma del Alcalde, y remisin al peticionario. Igualmente, nos permitimos recordar a ustedes que el trmino legal para resolver un derecho de peticin es de 15 DIAS HABILES, y en la eventualidad que se haga fsicamente imposible resolverlo en ese lapso de tiempo, debemos solicitar el plazo necesario para responder de fondo, puesto que nuestra administracin debe distinguirse por su eficiencia en tal sentido, y de esta manera evitar sanciones disciplinarias o de cualquier otra ndole. Agradecemos estar supremamente atentos a esta situacin, y de esta manera demostrar la eficacia y eficiencia que caracteriza a la administracin municipal de Sincelejo 2008 2011. Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde

MEMORANDO N 063-08 DE: ALCALDE MUNICIPAL


PARA: DR. CARLOS BUELVAS Secretario de Planeacin Municipal

ASUNTO: DERECHOS DE PETICION FECHA: JUNIO 4 DE 2008


A travs del presente solicito a usted informar a este despacho el trmite adelantado por esa Secretara, relacionado con Treinta y dos (32) derechos de peticin que se encuentran bajo su responsabilidad, y fueron recibidos por la administracin municipal en el periodo de tiempo comprendido entre el 22 de febrero y el 15 de Mayo de 2008. Igualmente, nos permitimos recordar a usted que el trmino para resolver un derecho de peticin es de 15 DIAS HABILES, y nuestra administracin debe distinguirse por su eficiencia en tal sentido, y de esta manera evitar sanciones disciplinarias o de cualquier otra ndole. Cabe agregar adems, que actualmente est corriendo el trmino para resolver Ocho (8) derechos de peticin, cuyas fechas de vencimiento oscilan entre el 11 y el 13 de junio de

2008, por lo que solicitamos estar atentos al cumplimiento de esta obligacin que le corresponde en razn a su cargo. Agradecemos estar supremamente atentos a esta situacin, y de esta manera demostrar la eficacia y eficiencia que caracteriza a la administracin municipal de Sincelejo 2008 2011. Atentamente, ALBERTO VERGARA ESTARITA Alcalde (E)
Dto. 0259 de 30-05-2008

MEMORANDO N 062-08 DE: ALCALDE MUNICIPAL


PARA: DR. ROGELIO VILLADIEGO Asesor Contratacin DR. ALCALA ALVIZ Jefe Control Interno

ASUNTO: DOCUMENTACION CONTRATACION FECHA: JUNIO 3 DE 2008

PROCESOS

A travs del presente solicito a ustedes efectuar seguimiento permanente a los procesos de contratacin estatal que viene adelantando el municipio de Sincelejo, especficamente en los siguientes aspectos:

Actas de inicio de los contratos. Una vez iniciada la ejecucin de los contratos suscritos, el funcionario interventor o supervisor de cada contrato, debe levantar el acta de inicio de los mismos, la cual debe ser remitida de manera inmediata a la Oficina de Contratacin para el archivo en la carpeta correspondiente al contrato. Actas de Liquidacin de contratos. Transcurridos Ciento cincuenta (150) das de la actual administracin, son varios los contratos que ya han sido ejecutados en su totalidad, y por consiguiente se hace necesario practicar la liquidacin correspondiente a los mismos; dichas actas de liquidacin deben reposar igualmente en las carpetas de los contratos.

Estas actuaciones administrativas son imprescindibles en la etapa contractual, puesto que los organismos de control vienen sealando como HALLAZGOS constitutivos de faltas fiscales y disciplinarias, la ausencia de los documentos mencionados en las carpetas de los contratos, pues suele ocurrir que solo se archivan en debida forma los documentos relacionados con la etapa pre contractual. Agradecemos estar supremamente atentos a esta situacin, y de esta manera demostrar la eficacia y eficiencia que caracteriza a la administracin municipal de Sincelejo 2008 2011. Atentamente, ALBERTO VERGARA ESTARITA Alcalde (E)
Dto. 0259 de 30-05-2008

MEMORANDO N 052-08 DE: ALCALDE MUNICIPAL


PARA: DRA. INTERIOR DIANA DE LEON SECRETARIA DEL

ASUNTO: SOLICITUD INSPECCION FECHA: MAYO 13 DE 2008


Solicito a usted practicar una inspeccin al Pabelln de La Paz, a fin de determinar lo
siguiente:

Ocupacin actual del inmueble. Es decir, quien o quienes estn ocupndolo y bajo qu condiciones, quien los autoriz, son propietarios, arrendatarios, etc. Destinacin del inmueble. Qu destinacin o actividad comercial le estn dando los ocupantes a este predio y/o locales ocupados por cada uno de ellos. Utilizacin del parqueadero. Quien y bajo qu calidad est utilizando el parqueadero de este inmueble, y para que se utiliza el producido del mismo. Titularidad del bien inmueble. Quien es el propietario de ese bien inmueble.

Esta informacin es imprescindible, puesto que con base en ella la administracin municipal debe tomar decisiones relacionadas con el mencionado inmueble. Agradecemos sus comentarios a la mayor brevedad posible. Atentamente,

JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde

MEMORANDO N DE: ALCALDE MUNICIPAL

051-08

PARA: DR. VICTOR GOMEZCACERES SECRETARIO DE HACIENDA

ASUNTO: COBRO COACTIVO IMPUESTOS FECHA: MAYO 13 DE 2008


En atencin a lo dispuesto en la Resolucin N 1429 de abril 28 de 2008, mediante la cual
se declar la prescripcin de un valor superior a ocho mil millones de pesos por concepto de impuesto predial, correspondiente a vigencias anteriores al ao 2002, solicito a usted mantener un control PERMANENTE de la gestin de cobro persuasivo y/o coactivo de los valores adeudados por los contribuyentes por concepto de impuestos y tasas a favor del municipio. Lo anterior en razn que es nuestra obligacin constitucional y legal, el recaudo de los recursos propios de la entidad, como muestra de eficacia y eficiencia de la administracin municipal.

Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde

MEMORANDO N DE: ALCALDE MUNICIPAL


PARA: DRA. JURIDICA ANGELICA

046-08

ARBELAEZ

JEFE

OFICINA

ASUNTO: INICIO ACCION DE REPETICION FECHA: ABRIL 29 DE 2008

En atencin a lo dispuesto en el artculo 90 constitucional y la Ley 678 de 2001, estamos

en la obligacin de ejercer la accin civil de carcter patrimonial o accin de repeticin, contra el servidor o exservidor pblico que con su conducta dolosa o gravemente culposa haya dado lugar al reconocimiento indemnizatorio por parte del Estado; pues, de no hacerlo incurriramos en falta disciplinaria sancionable con destitucin. Por lo anterior, reitero a usted solicitud efectuada a travs de oficio 0180 de marzo 4 de 2008, de iniciar las acciones pertinentes con los fallos a los cuales hemos dado cumplimiento desde el inicio de la presente administracin, a fin de no permitir el vencimiento del plazo legalmente estipulado para tal efecto. Las sentencias han sido cumplidas mediante los siguientes actos administrativos: 1. 2. 3. 4. Miguel Arrzola Resolucin 0177 de Enero 29 de 2008. Maritza Alvarez Resolucin 1115 de Marzo 25 de 2008. Briana Buelvas Resolucin 1116 de Marzo 25 de 2008. Diana Ricardo Resolucin 1213 de Marzo 30 de 2008.

Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde

MEMORANDO N DE: ALCALDE MUNICIPAL PARA: DR. DESPACHO ROGELIO

045-08

VILLADIEGO

ASESOR

ASUNTO: REMISION DOCUMENTOS CONTRALORIA FECHA: ABRIL 29 DE 2008

A travs de la presente solicito a usted en su calidad de Coordinador de la Oficina de Contratacin, remitir a la Contralora Departamental, la documentacin relacionada con el contrato celebrado con fundamento en el Decreto N 189 de 2008 Por medio del cual se declara la urgencia manifiesta para conjurar la situacin de orden pblico alterado en el municipio de Sincelejo. Lo anterior a fin de dar cumplimiento a lo estatuido en el artculo 43 de la Ley 80 de 1993. Atentamente,

JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde Municipal

MEMORANDO N DE: ALCALDE MUNICIPAL

044-08

PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO Y JEFES DE OFICINA

ASUNTO: TRAMITES PRE CONTRACTUALES FECHA: ABRIL 28 DE 2008


A travs de la presente informamos a ustedes el trmite a seguir por las dependencias a su cargo, relacionado con la contratacin estatal: 15. La Secretara respectiva deber elaborar el estudio de necesidad y conveniencia correspondiente, ajustado a la normatividad establecida en la Ley 1150 de 2007 y Decreto 066 de 2008. 16. Dicho estudio deber ser firmado por el Secretario de Despacho responsable, y el Dr. Heraldo Paternina Padilla, Asesor de Despacho. 17. El estudio de necesidad y conveniencia deber ser presentado en primera instancia al Despacho del seor Alcalde para su revisin y respectiva autorizacin, para posteriormente efectuar la solicitud del C.D.P. 18. Una vez obtenido el VB del seor Alcalde, se proceder a solicitar el correspondiente C.D.P por parte de la Secretara General. 19. Obtenido el C.D.P que expide la Oficina de Presupuesto, la Secretara General remite la documentacin correspondiente a la Oficina de Contratacin, bajo la Coordinacin del Dr. Rogelio Villadiego Mercado, Asesor de Despacho. 20. La Oficina de Contratacin de la administracin municipal, estar bajo la coordinacin del Dr. Rogelio Villadiego Mercado, Asesor de Despacho quien se encargar de asesorar todo el proceso contractual, asignando a los funcionarios de dicha oficina las labores a ejecutar. 21. Una vez cumplidos los procedimientos legales pertinentes, de acuerdo al tipo de contratacin, el contrato pasar a la firma del seor Alcalde, previo VB y certificacin de cumplimiento de todas las etapas pre contractuales del Jefe de la Oficina Jurdica. Agradecemos cabal cumplimiento a estas directrices. Atentamente, JESUS PATERNINA SAMUR Alcalde Municipal

C I R C U L A R N 001-08 DE: ASESOR DE DESPACHO PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO Y JEFES DE OFICINA ASUNTO: PASANTIAS FECHA: FEBRERO 19 DE 2008
A travs de la presente informamos a ustedes, que la Universidad de Sucre ha puesto a disposicin de esta administracin, la posibilidad que sus estudiantes de las distintas facultades, realicen su periodo obligatorio de PASANTAS en la Alcalda Municipal, situacin esta que sera un valioso aporte de apoyo a la gestin. Por lo anterior solicitamos, se sirvan informar al Despacho del seor Alcalde, a la mayor brevedad posible, las necesidades de cada dependencia, indicando el nmero de Pasantes requeridos y los perfiles respectivos, de acuerdo al area y funciones en que deban desempearse, a fin de efectuar la solicitud correspondiente ante la Universidad de Sucre. Atentamente, KARINA CABRERA DONADO Asesor Despacho

C I R C U L A R N DE: ASESOR DE DESPACHO PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO Y JEFES DE OFICINA ASUNTO: TRAMITE DERECHOS DE PETICION FECHA: FEBRERO 18 DE 2008
El procedimiento de los derechos de peticin (Art. 23 C.N) dirigidos al seor Alcalde Municipal de Sincelejo, ser el siguiente: Recibida la solicitud, se asignar de acuerdo al tema en cuestin, a la Secretara de Despacho correspondiente, para que a mas tardar, el dcimo da hbil contado a partir de la fecha de recibo de la solicitud, se remita al Despacho del Alcalde el proyecto de respuesta para su firma, y posterior envo al peticionario. El oficio ser fechado y radicado con el consecutivo del Despacho del Alcalde, y deber sealarse en su parte inferior nombre y VB del funcionario que proyecta, y revisin del respectivo Secretario de Despacho.

Agradecemos tener especial cuidado con el trmite de estas solicitudes, puesto que debemos dar estricto cumplimiento a los trminos legalmente sealados para tal efecto. Lo anterior en aras de la eficiencia y eficacia de la

C I R C U L A R N DE: SECRETARIO DE DESPACHO - SECRETARIA GENERAL PARA: SECRETARIOS OFICINA DE DESPACHO Y JEFES DE

ASUNTO: TRAMITES ADMINISTRATIVOS INTERNOS FECHA: FEBRERO 1 DE 2008


Los tramites internos de la administracin municipal, tales como, recepcin de firmas, toma de fotocopias de documentos, remision de documentos, carpetas, contratos, etc, entre oficinas de la Alcalda, deben realizarse UNICA Y EXCLUSIVAMENTE POR UN FUNCIONARIO ENCARGADO PARA TAL FIN EN CADA DEPENDENCIA. Queda terminantemente PROHIBIDO que personas particulares, aun cuando sean beneficiarios de los actos administrativos, contratos, etc, efecten estos tramites. Por tanto solicitamos a los Secretarios de Despacho y Jefes de Oficina, designar entre los empleados a su cargo estas funciones, quienes deberan responder por la documentacin, y de esta forma lograr mayor eficiencia y eficacia en la administracin pblica. Sirvanse informar a este Despacho los nombres y cargos de los funcionarios designados por cada oficina.

Se solicita el cumplimiento estricto de esta directriz, y en caso contrario nos veremos precisados a tomar las medidas pertinentes. Atentamente, ALBERTO VERGARA ESTARITA Secretario General

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