MANUAL DE USUARIO

INFIMA CUANTIA

MAYO 2011

MANUAL DE USUARIO: INFIMA CUANTIA

INFIMA CUANTA

INDICE

1. Introduccin. 3 2. Sustento Legal.. 3 3. Ingreso al Sistema Transaccional del Portal... 4 4. Creacin de Facturas del mes 5 4.1 Delegacin de Funciones .6 4.2 Subida de Archivos.. 8 4.3 Ingreso del detalle de Facturas.. 13 5. Resumen de Facturas .... 26 6. Consulta de Facturas......... 27 7. Consideraciones a tener en cuenta ....29

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INFIMA CUANTA

1. Introduccin El Instituto Nacional de Contratacin Pblica, INCOP, en cumplimiento de sus atribuciones, constantemente se encuentra trabajando en el desarrollo de herramientas informticas que complementen el funcionamiento del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, SNCP, y respondan a la constante necesidad de brindar a las Entidades Contratantes mecanismos de gil gestin y de transparencia de la informacin, ha diseado un instrumento que permitir la eficiente y oportuna publicacin de las adquisiciones que se realicen a travs de los procedimientos de nfima Cuanta. Se debe tomar en cuenta que las compras realizadas a travs de nfima Cuanta no se las debe considerar como medio de elusin de otros procedimientos de contratacin, para lo cual es necesario planificar adecuadamente todas las contrataciones durante el ejercicio fiscal a fin de no tener que recurrir constantemente a la utilizacin de este mecanismo de compra para adquirir bienes, servicios u obras de refaccin. La herramienta para la publicacin de las compras realizadas utilizando el procedimiento de nfima Cuanta permitir, en tiempo real, registrar las facturas de todas las adquisiciones que realice la Entidad Contratante durante el mes en curso. El registro de las compras se realizar en base al detalle de la factura, no se requiere subir las facturas escaneadas al sistema y tampoco un documento resumen de las compras realizadas.

2. Sustento Legal Reglamento General de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica (RGLOSNCP) Art. 44.- Procedencia de la Subasta Inversa Electrnica.- La subasta inversa electrnica se realizar cuando las entidades contratantes requieran adquirir bienes y servicios normalizados cuya cuanta supere el monto equivalente al 0,0000002 del Presupuesto Inicial del Estado, que no se puedan contratar a travs del procedimiento de Compras por Catlogo Electrnico, y en la que los proveedores de dichos bienes y servicios, pujan hacia la baja el precio ofertado por medios electrnicos a travs del Portal www.compraspublicas.gob.ec.

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Las adquisiciones de bienes y servicios normalizados cuya cuanta no exceda el monto sealado en el inciso anterior se las realizar de forma directa con un proveedor seleccionado por la entidad contratante sin que sea necesario que ste conste inscrito en el RUP y observando lo dispuesto en el artculo 60 de este Reglamento General; sin que dicha compra directa pueda realizarse como un mecanismo de elusin de los procedimientos previstos en la Ley o en este Reglamento General.

Art. 60.- Contrataciones de nfima cuanta.- Las contrataciones para la ejecucin de obras, adquisicin de bienes o prestacin de servicios, cuya cuanta sea igual o menor a multiplicar el coeficiente 0,0000002 del Presupuesto Inicial del Estado (el ao 2011 equivale a $ 4.790) se las realizar de forma directa con un proveedor seleccionado por la entidad contratante sin que sea necesario que ste conste inscrito en el RUP. Dichas contrataciones se formalizarn con la entrega de la correspondiente factura y sern autorizadas por el responsable del rea encargada de los asuntos administrativos de la entidad contratante, quien bajo su responsabilidad verificar que el proveedor no se encuentre incurso en ninguna inhabilidad o prohibicin para celebrar contratos con el Estado. Estas contrataciones no podrn emplearse como medio de elusin de los procedimientos. El INCOP, mediante las correspondientes resoluciones, determinar la casustica de uso de la nfima cuanta. El INCOP podr requerir, en cualquier tiempo, informacin sobre contratos de nfima cuanta, la misma que ser remitida en un trmino mximo de diez das de producida la solicitud. Si se llegara a detectar una infraccin a lo dispuesto en el inciso precedente o un mal uso de esta contratacin, el INCOP remitir un informe a los organismos de control para que inicien las actuaciones pertinentes. Resolucin INCOP 048-11: Expedir la casustica de uso del procedimiento de nfima Cuanta.

3. Ingreso al sistema transaccional de Portal Mediante un navegador de Internet, ingrese al portal COMPRASPUBLICAS (Web www.compraspublicas.gob.ec) (Imagen 3.1)

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Imagen 3.1

Para ingresar al Sistema Transaccional del Portal debe hacer clic en la opcin Ingresar al Sistema en el Portal COMPRASPUBLICAS, segn se aprecia en la siguiente pantalla (Imagen 3.2)

Imagen 3.2

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4. Creacin de Facturas del mes Para realizar la publicacin de las contrataciones que se realicen por nfima Cuanta proceda a ingresar al men Entidad Contratante, y a continuacin ingrese al submen Publicar nfima Cuanta. (Imagen 4.1)

(Imagen 4.1)

Nota: Es fundamental que la mxima autoridad de cada Entidad Contratante, prepare una Resolucin que contenga la delegacin de funciones para el funcionario encargado de los asuntos administrativos, en la cual se delegue las adquisiciones a travs de este mecanismo y adems se indique la responsabilidad de llevar a cabo estas contrataciones segn lo dispuesto en la normativa del SNCP. 4.1 Delegacin de Funciones Para registrar las contrataciones que se realizan a travs de la nfima cuanta, el sistema le pedir que seleccione el nombre del funcionario delegado, para lo cual debe seleccionar del listado de contactos registrados, como se muestra a continuacin. (Imagen 4.1.1) Recuerde: Es obligacin de cada entidad contratante, actualizar la informacin correspondiente a los contactos y usuarios asignados a la cuenta principal de acceso al Sistema y que las adquisiciones de nfima Cuanta debern ser autorizadas por el responsable del rea encargada de los asuntos administrativos de la Entidad Contratante.

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(Imagen 4.1.1)

Una vez que haya seleccionado al funcionario responsable debe presionar el botn guardar y el Sistema le mostrar el siguiente mensaje Las contrataciones que van a ser registradas a continuacin debern ser autorizadas por el responsable del rea de asuntos administrativos, quien ser el encargado de conservar un expediente fsico con la delegacin de funciones que acrediten dichas atribuciones, as como el detalle de las facturas autorizadas por dicho funcionario, haga clic en Aceptar y podr continuar con el registro del archivo con la delegacin de funciones, as como el posterior registro de contrataciones. (Imagen 4.1.2)

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(Imagen 4.1.2)

En el caso de que existan cambios administrativos del funcionario responsable, deber seleccionar un nuevo funcionario pulsando el botn Editar. (Imagen 4.1.3), para lo cual debe tomar en cuenta que solamente el usuario administrador podr cambiar la informacin del funcionario responsable de los asuntos administrativos.

(Imagen 4.1.3)

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Junto a la etiqueta Funcionario Actual, aparecer el nombre del funcionario asignado al usuario con el que ingres al Sistema, si se trata del usuario administrador se mostrar la palabra Administrador. Nota: Cada vez que requiera publicar adquisiciones al iniciar un mes es necesario ratificar si el funcionario responsable de los asuntos administrativos continuar siendo el mismo, para lo cual debe presionar el botn guardar para crear el registro de un nuevo mes y as registrar las facturas, tal como se muestra en la siguiente pantalla.

4.2 Subida de Archivos Una vez que haya seleccionado a la persona delegada para autorizar las contrataciones por nfima Cuanta, proceda a subir el archivo de la Resolucin de delegacin de funciones al responsable del rea encargada de los asuntos administrativos de la Entidad Contratante, suscrito por la mxima autoridad. Seleccione el tipo de archivo, para lo cual tendr dos opciones: CON FIRMA ELECTRNICA O SIN FIRMA ELECTRNICA. Si la Entidad Contratante no posee firma electrnica, deber seleccionar la segunda opcin. (Imagen 4.2.1)

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(Imagen 4.2.1)

En el ejemplo se seleccion un archivo sin firma electrnica. Una vez seleccionado el tipo de archivo, el sistema habilitar la opcin para adjuntar el archivo correspondiente. A continuacin haga clic en el botn Examinar. (Imagen 4.2.2)

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(Imagen 4.2.2)

Proceda luego a buscar y seleccionar el archivo que va a adjuntar al sistema, finalmente pulse el botn Abrir. (Imagen 4.2.3)

(Imagen 4.2.3)

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A continuacin ingrese en el campo Descripcin el nombre con el que adjuntar el archivo al sistema, luego haga clic en el botn Subir. (Imagen 4.2.4)

(Imagen 4.2.4)

El archivo se adjuntar como se muestra en la siguiente imagen. Recuerde que este documento es obligatorio subirlo al sistema, si no lo adjunta no podr seguir con el registro de las contrataciones realizadas por nfima Cuanta. (Imagen 4.2.5)

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(Imagen 4.2.5)

El sistema a continuacin le informar que las contrataciones que van a ser registradas sern autorizadas por el responsable del rea de asuntos administrativos quien ser el encargado de conservar un expediente con la delegacin de funciones que acrediten dichas atribuciones; para continuar haga clic en Aceptar. (Imagen 4.2.6)

(Imagen 4.2.6)

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Despus de verificar que la informacin correspondiente al funcionario encargado de los asuntos administrativos es correcta presione el botn Finalizar. (Imagen 4.2.7)

(Imagen 4.2.7)

4.3 Ingreso del detalle de facturas Una vez que ha subido el documento de Delegacin el sistema le habilitar la opcin para registrar las facturas de las contrataciones de nfima cuanta que est realizando o que ha realizado en el transcurso del mes, para ello haga clic en el botn Agregar Facturas. (Imagen 4.3.1)

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(Imagen 4.3.1)

Proceda a publicar las facturas correspondientes al mes en curso, para lo cual el sistema le presenta una pantalla solicitndole los siguientes datos: Nmero de factura, Fecha de Emisin de la factura, RUC del proveedor y Razn Social. (Imagen 4.3.2)

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(Imagen 4.3.2)

Primero ingrese el Nmero de la Factura. (Imagen 4.3.3)

(Imagen 4.3.3)

Ahora seleccione la fecha de Emisin de la Factura. (Imagen 4.3.4), en el caso que la fecha de emisin de la factura corresponda a un mes anterior a la fecha en la que va a registrar la factura, el sistema permitir el ingreso de informacin, sin embargo la fecha de registro de factura ser diferente a la fecha de emisin de factura.

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(Imagen 4.3.4)

Ingrese RUC y Razn Social, si el nmero de RUC ingresado corresponde a un oferente que se encuentra registrado en el RUP, se actualizar automticamente la Razn Social con la que se registro el oferente. (Imagen 4.3.5)

(Imagen 4.3.5)

Si cometi algn error al ingresar los datos tendr la opcin de borrar todos los campos que ingres con el botn Limpiar, caso contrario si los datos son correctos haga clic en Guardar. (Imagen 4.3.6)
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(Imagen 4.3.6)

Proceda a registrar los tems de la factura, para ello haga clic en el botn Registro de tems. (Imagen 4.3.7)

(Imagen 4.3.8)

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Ahora seleccione el cdigo CPC, haga clic en el cono que muestra la imagen de la lupa, como se indica a continuacin. (Imagen 4.3.9)

(Imagen 4.3.9)

Busque el cdigo adecuado de la contratacin que realiz a travs del CPC, haga la bsqueda ya sea con la palabra clave o con el cdigo si ya lo conoce, una vez que lo encuentre haga clic en el cuadrado que aparece a lado del cdigo de la especificacin que requiere. (Imagen 4.3.10)

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(Imagen 4.3.10)

Una vez que haya seleccionado el cdigo CPC requerido el sistema registrar la descripcin del mismo como se muestra a continuacin. (Imagen 4.3.11)

(Imagen 4.3.11)

Ahora proceda a ingresar el Objeto de Compra, Cantidad, Costo Unitario. El valor total lo calcular automticamente el sistema, ingrese a continuacin el Justificativo para la compra, luego seleccione el Tipo de Compra. El tipo de compra deber ser afn a la contratacin que est registrando ya sean Bienes, Servicios, Obras, Seguros o si contrat algunos bienes o servicios de los casos especiales de la casustica, como son: Combustibles, Alimentos y Bebidas, Repuestos, Arrendamiento de Bienes Muebles e Inmuebles o Mantenimiento de Obras (Reparaciones, Remodelaciones y Readecuaciones). (Imagen 4.3.12)

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(Imagen 4.3.12)

Una vez que haya ingresado toda la informacin proceda a hacer clic en el botn Agregar Item. (Imagen 4.3.13) Recuerde: Los valores correspondientes al costo unitario de los tems deben estar sin IVA.

(Imagen 4.3.13) MANUAL DE USUARIO: INFIMA CUANTIA

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Ahora el sistema le indicar un mensaje para que confirme si es que el item que est registrado pertenece a los datos de la factura que est registrando, si es as haga clic en Aceptar, caso contrario Cancelar. (Imagen 4.3.14)

(Imagen 4.3.14)

En la pantalla a continuacin podr observar que el tem ha sido agregado exitosamente. (Imagen 4.3.15) Si requiere eliminar los tems el sistema le da la opcin para hacerlo con el cono Eliminar.

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(Imagen 4.3.15)

Si requiere agregar ms tems haga clic en Registro Items, caso contrario haga clic en Finalizar (Imagen 4.3.16)

(Imagen 4.3.16)

Una vez que el sistema registra en el listado a la factura, podr entonces tener opciones como Visualizar, Editar o Eliminar la misma. Si requiere modificar o eliminar los registro lo podr hacer nicamente durante el transcurso del mes en el que se registro la informacin de la factura, para lo cual puede ingresar a Editar o Eliminar (Imagen 4.3.17)

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(Imagen 4.3.16)

Una vez que el sistema registra en el listado a la factura, podr entonces tener opciones como Visualizar, Editar o Eliminar la misma. Si requiere modificar o eliminar los registro lo podr hacer nicamente durante el transcurso del mes en el que se registro la informacin de la factura, para lo cual puede ingresar a Editar o Eliminar (Imagen 4.3.17)

(Imagen 4.3.17)

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Al ingresar al detalle de la factura se puede observar que el nmero de Factura y la fecha de la factura sern los nicos campos que no podrn ser modificados una vez que guarde la informacin general de la factura. (Imagen 4.3.18)

(Imagen 4.3.18)

Si requiere borrar el registro de la factura haga clic en el cono Eliminar, confirme haciendo clic en el botn Aceptar, caso contrario haga clic en el botn Cancelar. En la siguiente pantalla podr observar el ejemplo de otra factura donde se registraron ms de un tem.

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Ejemplo de contratacin de Alimentos y Bebidas. (Imagen 4.3.18)

(Imagen 4.3.18)

Ejemplo de Repuestos y Accesorios. (Imagen 4.3.19)

(Imagen 4.3.19)

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Ejemplo de Obras: Reparaciones, Remodelaciones y Readecuaciones. (Imagen 4.3.20)

(Imagen 4.3.20)

5. Resumen de Facturas Una vez registrada cada factura podr revisarlas a travs del listado que le presenta el sistema donde estarn registradas todas las facturas del mes, como se muestra a continuacin. (Imagen 5.1)

(Imagen 5.1)

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6. Consulta de Facturas Una vez que haya registrado las facturas de las contrataciones realizadas por nfima cuanta podr revisar el registro de las mismas a travs de la opcin de Consultas. Para realizar las consultas de las facturas por mes haga clic en el men Consultar, luego haga clic en el submen nfima Cuanta. (Imagen 6.1)

(Imagen 6.1)

Para realizar la bsqueda de las facturas registradas el sistema le presenta algunas opciones de filtro (Imagen 6.2) como realizar la bsqueda por: Nmero de Factura CPC Objeto de Compra Tipo de Compra Registros por Mes Registros por Ao Fechas de Emisin de Factura

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(Imagen 6.2)

En el ejemplo a continuacin se realiz una bsqueda a travs del Nmero de Factura y el Tipo de Compra, una vez que se ingresan los datos debe hacer clic en el botn Buscar. (Imagen 6.3)

(Imagen 6.3)

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En la siguiente pantalla se muestran los resultados de la bsqueda. (Imagen 6.4)

(Imagen 6.4)

7. Consideraciones a tener en cuenta Recuerde que debe ingresar la informacin correspondiente a las facturas durante el transcurso del mismo mes en el que realiz la compra. El sistema no permitir que ingrese un RUC no existente. Recuerde que si requiere modificar una factura, no podr cambiar el nmero de la factura. Si cambia el funcionario responsable del rea encargada de los asuntos administrativos de la Entidad Contratante, deber designarse a otro funcionario y para ello el sistema permitir hacerlo tomando en cuenta que se guardarn las fechas en las que se encontraba a cargo el anterior encargado y la fecha desde la cual est en funciones el nuevo encargado.
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Al inicio de cada mes debe confirmar si mantiene el mismo responsable de los asuntos administrativos del anterior mes, para crear el registro del mes que se encuentra en curso. Si desea consultar las publicaciones de nfima cuanta de otras Entidades Contratantes debe ingresar el nombre de la entidad y proceder a consultar a travs del buscador general.

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