MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS

DIRECCIN DE SALUD CALLAO ALMACN ESPECIALIZADO SISMED

ABRIL 2008

CONTENIDO I. II. III. IV. Introduccin .............. 3 Objetivo del manual . Base legal ................ Procedimientos: ....... 3 3 4

Recepcin ................ 5 Almacenamiento ...... Distribucin .............. Control de inventarios ........ Atencin de quejas y reclamos ..... Retiro de productos .... Devolucin .............. Eliminacin de productos .. Inspeccin y supervisin del personal . Auto inspeccin ....... Saneamiento ........... Capacitacin ........... Normas de seguridad ............ 15 25 35 39 46 52 56 60 66 73 79 86

I.

INTRODUCCIN

Este manual establece polticas y procedimientos operativos que deben seguir el personal del almacn especializado SISMED para el cumplimiento de los objetivos establecidos por el SISMED, el cumplimiento de las buenas prcticas de almacenamiento y las normas de seguridad y salud en el trabajo. El Manual de Procedimientos es una herramienta que ofrece una descripcin actualizada y precisa de las actividades a realizar en cada etapa de los procesos que se desarrollan en el almacn especializado, contribuye a la ejecucin correcta y oportuna de las actividades encomendadas al personal, propiciando de esta manera la uniformidad en el trabajo, el ahorro de tiempo, de esfuerzos, la maximizacin de los recursos humanos, tecnolgicos y financieros y el mantenimiento de la calidad de los artculos, bajo condiciones de seguridad y salud apropiadas para los trabajadores. Las polticas descritas en el presente documento, estn orientadas a establecer mecanismos de control interno, por lo tanto son de cumplimiento obligatorio del todo el personal del Almacn Especializado. Es importante sealar que el presente documento debe ser peridicamente revisado por la institucin, con el objetivo de actualizarlo de acuerdo a sus necesidades reales.

II.

OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los procedimientos operativos para optimizar las condiciones de almacenamiento de los medicamentos e insumos mdico - quirrgicos en el almacn especializado SISMED de la DISA Callao bajo condiciones de seguridad y salud para los trabajadores.

III.

BASE LEGAL

Ley General de Salud N 26842 del 20 de julio de 1997. R.M. 585-99-SA/DM del 27 de noviembre de 1999, Manual de Buenas prcticas de almacenamiento de productos farmacuticos y afines. D.S. N 010-97-SA del 24 de diciembre de 1997, Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacuticos y Afines. D.S. N 004-2001-SA del 22 de octubre del 2000, Modifica Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacuticos y Afines. D.S. N 006-2001-SA del 20 de febrero del 2001, Modifica Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacuticos y Afines. D.S. N 020-2001-SA del 16 de julio del 2001, Modifica Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacuticos y Afines. D.S. N 021-2001-SA del 16 de julio del 2001, Reglamento de Establecimientos Farmacuticos. D.S. N 023-2001-SA del 22 de julio del 2001, Reglamento de Estupefacientes, Psicotrpicos y otras Sustancias sujetas a Fiscalizacin Sanitaria. Resolucin Ministerial N 1753-2002-SA/DM. del 05-11-2002 Resolucin Ministerial N 367-2005-SA/DM. del 19 de mayo del .2005, modifica directiva del SISMED. Decreto Supremo 09-2005-TR. del 28 de setiembre del .2005, aprueba Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo

IV.

PROCEDIMIENTOS El presente manual contiene 13 procedimientos operativos con sus respectivos registros y anexos.

Manual de procedimientos Versin: 2.0 Vigencia: 1 ao Pagina 1 de 9 Proceso: Control de medicamentos, insumos y drogas: Control del suministro de productos farmacuticos y afines. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepcin FECHA: 16.10.07 CDIGO: PRO01-REC

PROPSITO: Asegurar que los productos farmacuticos que ingresen al Almacn especializado SISMED cumplan con las caractersticas del requerimiento y los documentos correspondientes. ALCANCE: Aplicable al personal del Almacn Especializado SISMED y Almacn General de la DISA Callao. POLITICAS N 1 2 3 4 5 ENUNCIADOS Todos los productos farmacuticos y afines ingresan al Almacn especializado SISMED independientemente de su fuente de financiamiento. Todos los productos que ingresan al Almacn especializado SISMED deben ser previamente inspeccionados. Todos los productos que posean fecha de vencimiento debern ser ordenados teniendo en cuenta el sistema PEPE (primero en expirar, primero en entregar), aquellos productos que no poseen fecha de vencimiento por el sistema PEPS (primero en entrar, primero en salir). Los productos que ingresan al almacn proveniente de compras, transferencias o donaciones, en el primer caso ingresan con orden de compra, en el segundo con PECOSA y en el ltimo con PECOSA u otro documento. En el caso de vacunas y otros productos que requiere refrigeracin, la recepcin se realiza dentro cuarto fro.

RESPONSABILIDADES QF Responsable del Almacn Especializado SISMED. Supervisar el cumplimiento del presente procedimiento QF Encargado de medicamentos e insumos / cadena de fro Realizar evaluacin tcnica y la verificacin de las cantidades de medicamentos e insumos / productos biolgicos recibidos y su correspondencia con la documentacin administrativa. Registrar el ingreso de productos biolgicos en el software. Mantener un archivo actualizado de la documentacin tcnica recibida. Personal Auxiliar de Almacn. Apoyar en el conteo de productos al QF Encargado de medicamentos e Insumos / cadena de fro. Ubicar los productos a la zona asignada. Registrar el ingreso en la tarjeta de control visible Jefe de Almacn General. Verificar y dar conformidad a la recepcin de los productos

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS 1. Si el producto ingresa por compra, el QF Responsable del AE SISMED recibe con anticipacin la(s) orden(es) de compra emitida por la direccin de logstica y la entrega al QF encargado de medicamentos e insumos/ Cadena de fro. 2. Si el producto proviene de trasferencia o donacin los documentos son entregados por el transportista o representante en el momento de la entrega.

De la verificacin documentaria 3. En ambos casos, el da de la recepcin el QF responsable de medicamentos e insumos / Cadena de fro y el Jefe de Almacn General de Logstica, reciben y verifican que la documentacin este completa, siendo esta:
Transferencia (Estratgicos / defensa nacional) PECOSA (si es transferencia) Gua de remisin (destinatario y Sunat) - Protocolo (copia) de Anlisis

Compra - Orden de compra Gua de remisin (destinatario y Sunat) - Protocolo (copia) de Anlisis

Donacin nacional - Documento de donacin si corresponde (copia) Gua de remisin (destinatario y Sunat) - Protocolo (copia) de Anlisis

Donacin internacional - Documento de donacin si corresponde (copia) Gua de remisin (destinatario y Sunat) - Protocolo (copia) de Anlisis

Acta de examen organolptico, si corresponde (copia,). - Informe de Ensayo de Control de Calidad emitido por el laboratorio de anlisis, si corresponde (copia). - Resolucin de Registro Sanitario del producto, si el producto requiere (copia) - Acta de conformidad para entregas de la compra nacional. Informacin tcnica adicional, si corresponde (folletera y catlogo)

Acta de examen organolptico, si corresponde (copia,). - Informe de Ensayo de Control de Calidad emitido por el laboratorio de anlisis, si corresponde (copia). - Resolucin de Registro Sanitario del producto, si el producto requiere (copia). Informacin tcnica adicional, si corresponde (folletera y catlogo)

- Resolucin de Registro Sanitario del producto, si el producto requiere (copia) Informacin tcnica adicional, si corresponde (folletera y catlogo)

Informacin tcnica adicional, si corresponde (folletera y catlogo)

4. De no ser conforme la verificacin documentaria por falta de alguno o todos los documentos, o por error de registro en algn dato, el QF encargado de medicamentos e insumos / Cadena de fro decide si recibe los productos en calidad de custodia, para ello debe considerar la confiabilidad del proveedor. 5. Si decide recibir, cuenta los paquetes y los coloca en el rea de cuarentena, firma la gua de remisin del transportista, solo si en ella figura el nmero de cajas que se entrega, pero si figura el producto y la cantidad, esta no se firma. 6. Solicita al proveedor / transportista la regularizacin a la brevedad posible de los documentos observados. 7. Si la documentacin esta conforme, verifica que los documentos entregados por el proveedor coincidan con el documento que obra en el almacn, en lo siguiente: Nombre del producto Concentracin y forma farmacutica o descripcin, segn corresponda Fabricante/Proveedor Presentacin Cantidad solicitada 8. Si la documentacin no es conforme, no recibe producto y solicita su regularizacin al proveedor. 9. Si la documentacin esta correcta y completa, se procede a la verificacin de la carga y de cantidades.

De la verificacin de la carga y cantidades 10. El QF encargado de medicamentos e insumos / Cadena de fro, procede abrir los bultos y revisa que los productos coincidan con lo sealado en los documentos recibidos, si no concuerdan, no recibe y comunica al proveedor / transportista este hecho para su regularizacin. 11. Si es conforme, el QF encargado de medicamentos e insumos / Cadena de fro supervisa la descarga de productos en el rea de recepcin (la recepcin de los productos biolgicos se realiza en el cuarto fro) y revisa que el embalaje este en buen estado, limpio, no arrugado, hmedo y que no se encuentren abiertos. 12. En caso de verificarse daos en el embalaje, la carga es identificada y colocada en cuarentena, y comunica al proveedor / transportista este hecho para su regularizacin. Si el embalaje de productos biolgicos est abierto o humedecido puede haber ocurrido una ruptura de la cadena de fro. 13. Si se trata de productos biolgicos, el QF encargado de medicamentos e insumos / Cadena de fro recoge los monitores de temperatura (termmetros) del interior de los contenedores y procede a su lectura inmediatamente, para verificar que los productos se han mantenido en condiciones adecuadas durante su transporte. Si se detecta ruptura de la cadena de fro no recibe los productos y comunica al proveedor / transportista este hecho para su regularizacin. 14. Si es conforme, el Jefe del Almacn General, el QF responsable de medicamentos e insumos / Responsable de cadena de fro y el personal auxiliar del AE SISMED, verifican que la cantidad recibida por cada lote concuerde con el documento de entrega. En el caso de productos biolgicos esta actividad se realizar en forma inmediata. 15. De existir faltantes no recibe producto y comunica al proveedor / transportista este hecho para su regularizacin. 16. En todos los casos, sea conforme o no, llena y firma el Acta de Recepcin (anexo 1). 17. Si la verificacin de cantidades es conforme, el auxiliar de almacn toma una muestra de productos segn lo indicado en el anexo 2, y la entrega al QF Encargado de Medicamentos / Cadena de fro, para la evaluacin tcnica. De la evaluacin tcnica 18. El QF encargado de medicamentos e insumos/ Cadena de Fro, segn lo sealado en el Lista de comprobacin para inspeccin tcnica de medicamentos recibidos (anexo 1), efecta la evaluacin tcnica de: Documentacin tcnica (registro sanitario, protocolo de anlisis, acta de examen organolptico e informe de ensayo de control de calidad, segn corresponda) Caractersticas externas (envases y contenido) Rotulados de una muestra representativa de los productos recibidos. 19. La evaluacin tcnica no es conforme si: Los productos no cumplen con las especificaciones solicitadas, se devuelve y solicita su regularizacin. Si presenta defectos de calidad (alterados, o contaminados, etc.), el QF encargado de medicamentos e insumos / Cadena de Fro inmoviliza los productos e informa al rea de control y vigilancia y no da conformidad al ingreso, comunica este hecho al proveedor para su regularizacin. 20. Registra los resultados de la evaluacin en el Acta de recepcin del almacn (anexo 1) y del proveedor (este ltimo si se trata de compra nacional), sea sta conforme o no. 21. El QF encargado de medicamentos e insumos firma la gua de remisin si todo est conforme e indica al auxiliar de almacn la ubicacin de productos y entrega documentos al Jefe del Almacn General. 22. El Jefe del Almacn General recibe documentos de ingreso, firma las actas (proveedor y almacn) y entrega copias a proveedor.

De la disposicin de los documentos de recepcin 23. El Jefe del Almacn General procede a elaborar el PPA (Pedido Provisional de Almacn) para regularizar la entrega al almacn especializado SISMED. Si los productos proceden de una transferencia o donacin, el Jefe de Almacn General elabora previamente una NEA (Nota de entrada al almacn). 24. El Jefe del Almacn General entrega al QF encargado de medicamentos e insumos / Cadena de fro el PPA firmado y sellado. Adjuntado copia de toda la documentacin de recepcin. 25. El QF responsable de medicamentos e insumos / Responsable de cadena de fro verifica y firma el PPA en recib conforme y solicitante, quedndose con el original del PPA y las copias de los documentos de recepcin. 26. El Jefe de Almacn General enva la documentacin a logstica, para el ingreso al Kardex y/o tramite del pago si corresponde. 27. QF encargado de medicamentos e insumos/ Cadena de fro ingresa el PPA en el Software del almacn y luego lo archiva conjuntamente con los protocolos y dems documentos que acompaan al producto. De la ubicacin de los productos 28. El QF encargado de medicamentos e insumos / Cadena de fro, determina la ubicacin de los productos en el rea de almacenamiento o equipos de refrigeracin, teniendo en cuenta para ello el volumen, cantidad, tipo de producto y condiciones particulares de almacenamiento, as como las recomendaciones para el almacenamiento de los productos biolgicos del anexo 3. 29. El personal auxiliar del AE SISMED ubica los productos en la zona asignada, en los estantes, parihuelas o equipos de refrigeracin, teniendo en cuenta: La procedencia: donacin y stock integrado. Los productos ms antiguos deben ir en primera fila, de tal manera que se distribuyan primero aquellos que vencen antes, PEPE (Primero en Expirar, Primero en Entregar). o aquellos que ingresaron primero, PEPS (Primero en entrar Primero en Salir) si los productos no tuvieran fecha de vencimiento. Por ningn motivo debern colocarse productos en contacto con el piso o las paredes. Las indicaciones particulares de cada producto, tales como temperatura, humedad, posicin y apilamiento (ejm. este lado arriba, apilar mximo 7 cajas, conservar a temperatura de 2 a 8C o congeladas). Por ningn motivo los productos debern entrar en contacto con el techo. Las recomendaciones del anexo 3. DEFINICIONES Muestra representativa: Muestra que consiste en un determinado nmero de unidades o porciones tomadas al azar de un lote, debiendo asegurar que las muestras representan a un lote completo. Organolptica: Caractersticas fsicas (olor, sabor y textura) que pueden ser apreciadas por los rganos de los sentidos. Cuarentena: Situacin de aislamiento de productos del resto mientras se espera la decisin para su reubicacin, destruccin o devolucin al proveedor.

REGISTROS
PRO01-REC-01

ACTA DE RECEPCIN Y EVALUACIN ORGANOLEPTICA PARA EL INGRESO DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y AFINES AL ALMACN ESPECIALIZADO SISMED - DISA CALLAO
N Orden de compra o equivalente: _________________________ N Gua de remisin: _____________________________________ Proveedor: ____________________________________________ Fecha de ingreso al almacn: ______/______/_______

Producto
N Descripcin Lote Fec. ven.

Ducumentos
R.S. Proto colo*

Embalaje

Envase mediato

Envase inmediato

Rtulo

Contenido
Bien No cuerpos Color Aspecto adherido extraos

Bueno Limpio Cerrado Identidad Bueno Limpio Cerrado Identidad Bueno Limpio Cerrado Inserto Legible

Observaciones:

NOTAS RS: Registro Sanitario Informacin correcta: marque con un Chek ( ) Informacin incorrecta: marque con una X No aplica: marque con una linea horizntal --* Protocolo o especificaciones tnicas segn corresponde

ANEXOS 1. 2. 3. 4. Lista de comprobacin para inspeccin tcnica de medicamentos recibidos. Tamao de muestra para la evaluacin organolptica. Ubicacin de las vacunas dentro de los equipos de refrigeracin. Flujograma Anexo 1 Lista de comprobacin para inspeccin tcnica de medicamentos recibidos
Documentos: Protocolo de anlisis conforme Informe de ensayo Embalaje Cajas limpias y resistentes al peso. Cerrado No arrugado, quebrado o hmedo Rotulados con el nombre del destinatario Envase Envase mediato: Identificacin correcta, cerrado, limpio, no arrugado, quebrado o hmedo. Envase inmediato: Sin manchas o cuerpos extraos; sin grietas, rajaduras, roturas o perforaciones; cierre seguro y/o banda de seguridad intacta; sin deformaciones. Rtulos Legibles, indelebles. Etiquetas bien adheridas Contenido: Envase mediato: Segn corresponda, nombre del producto, DCI/DTI, concentracin, va de administracin, contenido neto, frmula del producto, condicin de venta, nombre/pas y direccin del fabricante, RUC, nombre del director tcnico o QF responsables, nombre y direccin del importador, N de registro sanitario, nmero de lote, fecha de vencimiento, leyendas segn corresponda, Condiciones de almacenamiento especiales, preparacin previa, advertencias especiales y logotipo a solicitud del comprador. Envase inmediato: Segn corresponda, nombre del producto, DCI/DTI, concentracin, nmero de lote, fecha de vencimiento, va de administracin, nombre o logotipo del laboratorio. Inserto, segn corresponda.

Contenido a) Lquidos no estriles (jarabes, elixires, suspensiones, emulsiones, soluciones y gotas): todo el contenido es homogneo, todos los productos tienen el mismo volumen a la comparacin visual (contenido uniforme), no hay presencia de gas y otros signos de contaminacin. b) Lquidos estriles (inyectables de pequeo y gran volumen y oftlmicos): ausencia de partculas extraas visibles, ausencia de turbidez, ausencia de cambio de color y todos los productos tienen el mismo volumen a la comparacin visual (contenido uniforme). c) Slidos no estriles (tabletas, polvos, grnulos, grageas, tab. vaginal., comprimidos, cpsulas): Uniformidad en las caractersticas especificas de forma, color, tamao y marcas; Ausencia de manchas, roturas, rajaduras, pegajosidad o material extrao; Ausencia de cpsulas vacas, rotas o abiertas; Polvos para reconstruir no apelmazados, Tabletas sensibles a la humedad en envases muy bien cerrados o que contengan agentes adsorbentes del agua (gel de silica); y Al abrirse un envase sellado NO debe presentar olor diferente al caracterstico. d) Slidos estriles (polvos y liofilizados para aplicacin inyectable): Ausencia de material extrao; y ausencia de cambios en el color u otros signos de contaminacin o alteracin e) Semislidos (Cremas, pomadas, ungentos, vulos y supositorios): Envases hermticamente cerrados y sin deformaciones Sin formacin de aglomerados y de contextura arenosa; y sin reduccin de volumen por evaporacin de agua.

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Anexo 2 Tamao de muestra para la evaluacin organolptica.

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Anexo 3 Ubicacin de las vacunas dentro de los equipos de refrigeracin. a. Ubicacin En el primer compartimiento o nivel colocar las vacunas de tipo virales: polio oral (APO), triple vrica(SPR), divirica(SR), Antiamarilica(AMA), hepatitis(HVB), vacuna antigripal(HiB) y antirrbica(ARH). En el segundo y tercer compartimiento o nivel colocar las vacunas de tipo bacterianas y toxoides: Difteria Pertusis Ttano (DPT), DiptoTetano Adulto (DT),diptotetano peditrico (dT), Pentavalente), BCG. En el tercer compartimiento o nivel, dependiendo del stock disponible pueden ir vacunas de tipo bacterianas y los diluyentes. En todos los casos se sugiere seguir las recomendaciones del laboratorio productor. b. Posicin correcta de las vacunas Los frascos o ampollas de las vacunas deben colocarse en bandejas sin perforaciones, sobre los estantes centrales del gabinete a fin de conservar las vacunas del mismo tipo, mantener secos los frascos y evitar que se despeguen las etiquetas, las vacunas no deben colocarse en los estantes inferiores (gabinete de conservacin) o en la puerta. Las bandejas deben mantener una distancia de 1 a 2 cm. para facilitar la circulacin del aire fro entre estantes. c. Termmetro(s) Debern ubicarse en los compartimientos junto con las vacunas y estar visibles para permitir su fcil lectura. d. Iluminacin Se debe evitar la exposicin directa de las vacunas a la luz para lo cual se debe anular la lmpara de iluminacin del interior del refrigerador (foco). e. Ubicacin segn su accesibilidad Las vacunas de uso ms frecuente se colocarn en los espacios ms accesibles para evitar la apertura de la puerta durante perodos prolongados. f. Ubicacin de las vacunas segn su caducidad o vencimiento

Se debern rotar las vacunas, para que las de caducidad ms prxima sean las que tengan prioridad de salida y deben colocarse adelante, situando atrs los pedidos recin recibidos o que caduquen ms tarde. Se aplica el mtodo PEPE: Primero en expirar, primero en salir.

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Primer nivel: vacunas APO, SPR, SR, AMA, HVB, HiB ARH Segundo y tercer nivel: DPT, DT adulto, DT peditrico, Pentavalente), BCG.

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Versin 1/ 02.05.07

FLUJOGRAMA DE RECEPCION Y ALMACENAMIENTO

QF ENCARGADO DE MEDICAMENTOS INSUMOS/ CADENA DE FRO
Inicio
Recibe documento de compra, transferencia o donacin Verifica que la documentacin este completa Supervisa descarga, revisa embalaje y coloca productos al rea de cuarentena hasta su regularizacin Si Verifica que la documentacin coincida con el documento de compra, transferencia o donacin Si

JEFE ALMACN GENERAL

AUXILIAR DE ALMACEN AEM

Es conforme?

No

Decide recibir?

No

1
Si

Es conforme?

No No

No recibe producto y solicita su regularizacin al proveedor

Si

Verifica que caracteristicas del producto coincidan con la gua

Es conforme?

Supervisa descarga, revisa embalaje y abre bultos

Apoyado por el auxiliar de almacn especializado, verifica que cantidad recibida por cada lote coincida con el documento de entrega

Defectos de calidad?

Revisa documentos y caratersticas externas de una muestra segn lista de inspeccin tcnica PRO01-REC-01

No

Existen faltantes

No

Registra resultados en el acta de recepcin (del proveedor y almacn)

PRO01-REC02 Acta de conformidad (proveedor)

Firma la gua de remisin

Indica ubicacin de productos y entrega documentos al Jefe del Almacn General

Gua de remisin PRO01-RECActa02 de conformidad (proveedor)

Recibe documentos de ingreso, firma actas (proveedor y almacn) y entrega copias a proveedor, luego elabora NEA (si es transferecnia o donacion) y PPA
Gua de remisin PRO01-REC02 Acta de conformidad PPA (proveedor) NEA

Ubica productos segn las indicaciones del QF y considerando las fechas de vencimiento: sistema PEPE y PEPS

1 Fin

Inmoviliza, informa a Control y Vigilancia y solicita regularizacin

Registra resultados en el acta de recepcin (del proveedor y almacn) como NO CONFORME y archiva
Acta de conformidad PRO01-REC02(proveedor)

1
Verifica que este conforme y firma PPA . Ingresa movimiento al sistema

LEYENDA: PRO01-REC-01 : LISTA DE INSPECCIN TCNICA PRO01-REC-02 : ACTA DE RECEPCIN Y CONFORMIDAD PEPE : PRIMERO EN EXPIRAR, PRIMERO EN ENTREGAR PEPS : PRIMERO EN ENTRAR, PRIMERO EN SALIR NEA : NOTA DE ENTRADA AL ALMACN PPA : PEDIDO PROVISIONAL DE ALMACN
GUIA DE REMISION PRO01-REC02 Acta de conformidad PPA (proveedor)

Elaborado Henry Espinoza

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Manual de procedimientos Versin: 2.0 Vigencia: 1 ao Pagina 1 de 9 Proceso: Control de medicamentos, insumos y drogas: Control del suministro de productos farmacuticos y afines. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Almacenamiento FECHA: 16.10.07 CDIGO: PRO02-ALM

PROPSITO: Mantener los productos del almacn especializado SISMED en ptimas condiciones desde su ingreso hasta su distribucin. ALCANCE: Aplicable al personal del Almacn especializado SISMED de la DISA Callao. POLTICAS N 1 2 3. ENUNCIADOS Los productos son almacenados considerando las condiciones especiales que requieran. Las condiciones de almacenamiento se inspeccionan peridicamente. Durante el desarrollo de sus actividades el personal deber observar en todo momento las normas de seguridad

RESPONSABILIDADES QF Responsable del Almacn Especializado SISMED. (Regente) Supervisar y verificar el cumplimiento de las BPA y tomar acciones en caso se requiera. QF responsable de medicamentos e insumos / cadena de fro Supervisar peridicamente las condiciones de almacenamiento establecidas en los procedimientos, y verificar el estado de conservacin del almacn y de los productos e informar al QF Responsable del almacn especializado SISMED. Auxiliar de almacn Realizar las lecturas de temperatura y humedad.

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS Del control de temperatura y humedad 1. El Auxiliar de almacn efecta diariamente dos lecturas a los controladores de temperatura y humedad: La temperatura y humedad ambiental se registra en el formato PRO02-ALM-01 y se realiza de la siguiente manera: Primer registro, entre las 08 - 09 de la maana. Segundo registro, entre las 02 - 03 de la tarde.

La temperatura de los equipos de refrigeracin de la cadena de fro se registra en el formato PRO02ALM-02 y se realiza de la siguiente manera: Primer registro, entre las 08 - 09 de la maana. Segundo registro, entre las 04 - 05 de la tarde.

Los registros de temperatura de los equipos de refrigeracin debern permanecer adheridos al mismo equipo. 2. Verifica que la temperatura y humedad se encuentre dentro de los lmites adecuados:

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Temperatura Ambiental: Entre 15 a 25 grados centgrados. Nunca ms de 30C. Dentro de los equipos de refrigeracin: Entre 2 y 8 C. Humedad Entre 50% y 80% de humedad relativa 3. Si el nivel de temperatura dentro del almacn esta fuera de los limites sealados, se tomar las siguientes acciones: Si es superior, aumentar la ventilacin regulando los equipos de aire acondicionado o refrigeracin. Si es inferior, aumentar la temperatura encendiendo las luces artificiales del almacn o regulando los equipos de aire acondicionado o refrigeracin.

4. Si el nivel de humedad dentro del almacn esta fuera de los limites sealados, se tomar las siguientes acciones: Si es superior, reducir la humedad regulando el equipo de aire acondicionado. Si es inferior, comunicar al QF para que tome las acciones del caso.

5. En ambos casos efectuar dos lecturas adicionales cada 30 minutos y colocar los resultados en el registro de temperatura y humedad. 6. Si detectar el mal funcionamiento de los equipos comunica inmediatamente al QF encargado de medicamentos / cadena de Fro, para que tome acciones inmediatas. 7. El QF encargado de medicamentos / cadena de Fro en forma inopinada realiza una verificacin de los registros de temperatura y humedad los firma. 8. El QF Responsable del AE SISMED (Regente) solicita cada viernes los registros de temperatura y humedad para evaluar los mismos y tomar acciones tendientes a corregir las distorsiones de temperatura. Luego devuelve los registros para su archivo. 9. QF encargado de medicamentos / cadena de Fro archiva los registros de temperatura. De la iluminacin y ventilacin 10. El Auxiliar de Almacn, al inicio de la jornada, verifica que la ventilacin de aire y la iluminacin sea adecuada, y que los equipos de ventilacin y refrigeracin funcionen correctamente, para ello: Mantiene despejadas las ventanas y la puerta principal para que fluya la luz y el aire natural. Mantiene la luz artificial del almacn apagada en la medida que no se requiera. Se encender las luces de las secciones en las que se efectuar alguna accin especfica, luego de ejecutarla esta ser apagada. En el almacn de cadena de fro se debe verificar el funcionamiento del aire acondicionado y de las cmaras de fro.

11. Si se detecta algn desperfecto en los equipos elctricos de ventilacin, comunicar inmediatamente al QF responsable medicamentos o de cadena de fro para gestionar su reparacin. 12. Al final de la jornada el Personal Auxiliar de Almacn verifican que las luces artificiales se encuentren apagadas y que los equipos de ventilacin y refrigeracin se encuentren en funcionamiento y a la velocidad adecuada. Si no es conforme aplica el punto 5.11. Del control de rotacin de Stock y fechas de vencimiento

13. Todos los productos que posean fecha de vencimiento debern ser distribuidos teniendo en cuenta el sistema PEPE (primero en expirar, primero en entregar), aquellos productos que no poseen fecha de vencimiento por el sistema PEPS (primero en entrar, primero en salir).

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14. El primer lunes de cada mes, el QF encargado de medicamentos / cadena de fro imprime del software de almacn un reporte de los productos con fecha de vencimiento menor o igual a seis meses, y lo entrega al Personal Auxiliar de Almacn. 15. El Personal Auxiliar de Almacn revisa las fechas de vencimiento y cantidades de los productos contenidos en el reporte. 16. El Personal Auxiliar de Almacn, procede a colocar una tarjeta roja en aquellos productos con fecha de vencimiento menor a 6 meses, y los ubica en las primeras filas, para su inmediata distribucin, en esta verificacin puede resultar que: Las cantidades no coinciden, vuelve a contar y anota este nuevo resultado en el formato. Si encuentran productos vencidos, los retira y coloca en el rea de productos de baja y comunica luego al QF encargado de medicamentos / cadena de fro.

17. Terminada la accin, el Personal Auxiliar de Almacn entrega el formato al QF encargado de medicamentos / cadena de fro, informndole por escrito los hallazgos. 18. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro evala la cantidad de productos prximos a vencer y planifica acciones (redistribucin, transferencia a otras DISAS, etc.) a fin de evitar su vencimiento, y si estos son considerados como stock crtico (excede la capacidad de consumo), comunica por escrito al QF Responsable del AE SISMED la existencia de estos productos. 19. En el caso de la existencia de productos vencidos, el QF encargado de medicamentos / cadena de fro informa al QF Responsable del AE SISMED. 20. En los primeros das del ao siguiente de vencimiento de los productos son entregado a la Direccin de Logstica para el trmite de baja correspondiente. Del estado de conservacin 21. El Personal Auxiliar de Almacn realizan mensualmente una inspeccin visual del estado de conservacin de productos, teniendo en cuenta el listado de sustancias farmacuticas menos estables y sensibles a la luz anexo 4 y 5. 22. De observar productos rotos, el Personal Auxiliar de Almacn proceder a trasladar el producto al rea de productos de baja e informa por escrito al QF encargado de medicamentos / cadena de fro. 23. De observar que existen signos de problemas de calidad en la muestra del producto, informa por escrito al QF encargado de medicamentos / cadena de fro. 24. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro proceder a evaluar el lote completo del producto. Si se confirma los defectos de calidad, indica retirar los productos del rea de almacenamiento. 25. El Personal Auxiliar del Almacn ubica los productos en el rea de productos observados y coloca rtulo de productos inmovilizados. 26. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro informa al QF Responsable del AE SISMED y al rea de pesquisas e inspecciones para que hagan los trmites correspondientes y determinar la condicin fsico qumica o microbiolgica de ser el caso. 27. Simultneamente el QF encargado de medicamentos / cadena de fro informa al proveedor mediante un documento la situacin del lote observado, para el canje respectivo.

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REGISTROS PRO02-ALM-01 REGISTRO DE TEMPERATURA Y HUMEDAD

Lectura Temperatura Humedad

Fecha

Hora

Medidor

Firma

Supervisin

Temperatura: 22.5 + 7.5 C Humedad: 65 + 15 C Observaciones: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

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PRO02-ALM-02
REGISTRO DE TEMPERATURA DE REFRIGERADORA

CONTROL DE TEMPERATURA
UBICACIN DEL ALMACN TARJETA DE CONTROL DE LA REFRIGERADORA MARCA Y TIPO DE LA REFRIGERADORA NOMBRE DEL ENCARGADO

REGISTRO DE TEMPERATURA MAANA Y TARDE

MES: AO: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Primer registro, entre las 08 - 09 de la maana Segundo registro, entre las 04 - 05 de la tarde.

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PRO02-ALM-03 REGISTRO DE TEMPERATURA DE CONGELADORA

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ANEXOS 1. Sustancias farmacuticas menos estables. 2. Sustancias farmacuticas sensibles a la luz. 3. Flujograma Sustancias farmacuticas menos estables* La presente es una lista de sustancias farmacuticas menos estables en condiciones tropicales simuladas. Los medicamentos que contengan dichas sustancias exigen especial atencin desde el punto de vista de su almacenamiento y conservacin. 1. Acido acetilsaliclico 2. Acido ascrbico 3. Amfotericina B 4. Aminofilina 5. Amitriptilina, clorhidrato 6. Ampicilina 7. Bacitracina zinc 8. Bencilpenicilina potsica 9. Bencilpenicilina sdica 10. Bencilpenicilina benzatina 11. Bencilpenicilina procanica 12. Cloranfenicol, succinato sdico 13. Clorfenamina. maleato 14. Clorpromazina, clorhidrato 15. Codena, fosfato 16. Dapsona 17. Dexametasona, fosfato 18. Dicloxacilina 19. Doxiciclina 20. Edetato sdico de calcio 21. Epinefrina 22. Ergocalciferol 23. Ergometrina, maleato 24. Ergotamina, tartrato 25. Fenobarbital sdico 26. Fenoximetilpenicilina potsica 27. Flufenazina, decanoato 28. Gentamicina, sulfato 29. Gluconato clcico 30. Hidralazina, clorhidrato 31. Hidrocortisona, succinato sdico 32. Hidroxocobalamina 33. Lidocaina, clorhidrato 34. Neomicina, sulfato 35. Nistatina 36. Nitrato de plata 37. Petidina, clorhidrato 38. Pilocarpina, clorhidrato 39. Piridoxina, clorhidrato 40. Quinina, clorhidrato 41. Retinol (Vitamina A) 42. Salbutamol 43. Sulfacetamida 44. Sulfadiazina 45. Sulfato ferroso 46. Suxametonio, cloruro 47. Tetraciclina, clorhidrato 48. Tiamina, clorhidrato 49. Tiopental sdico 50. Warfarina

* Referencia: Gua para la Evaluacin Tcnica Organolptica de la Calidad de los Medicamentos (PACFARM, Marzo 1998, pag.: 20-21)

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Sustancias farmacuticas sensibles a la luz* La presente lista seala los medicamentos que requieren estar alejados de la luz por ser fcilmente alterables. 1. cido ascrbico 2. Aminofilina 3. Carbidopa levodopa 4. Clorfenamina 5. Clorpromazina, clorhidrato 6. Dapsona 7. Dexamentasona 8. Diazepam 9. Doxiciclina 10. Epinefrina 11. Ergometrina 12. Ergotamina 13. Espironolactona 14. Furazolidona 15. Furosemida 16. Haloperidol 17. Hidralazina 18. Isoniacida 19. Metoclopramida 20. Metronidazol 21. Nitrofurantona 22. Nistatina 23. Primaquina, fosfato 24. Propranolol, clorhidrato 25. Pirimetamina 26. Ranitidina 27. Riboflavina 28. Rifampicina 29. Salbutamol 30. Tetraciclina 31. Trimetoprima Sulfametoxazol 32. Tiamina, clorhidrato 33. Trifluoperazina, clorhidrato 34. Verapamilo, clorhidrato 35. Retina (Vitamina A) 36. Warfarina

* Referencia: Gua para la Evaluacin Tcnica Organolptica de la Calidad de los Medicamentos (PACFARM, Marzo 1998, pag.: 11)

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Versin 1/ 02.05.07

FLUJOGRAMA DE ALMACENAMIENTO
AUXILIAR DE ALMACEN
Inicio
Temperatura y humedad
nte. riame l: Dia :00p.m. ienta Amb a.m. y 2-3 0 8-9:0

QF ENCARGADO DE MEDICAMENTOS INSUMOS / CADENA DE FRO

QF RESPONSABLE DE AE SISMED (REGENTE)

nte. riame s: Dia :00p.m. -5 quipo De e 0a.m. y 4 8-9:0

Revisa lector de temperatura y/o humedad y registra en formato registro de temperatura y/o humedad No Efecta dos lecturas adicionales y registra en registro de temperatura y humedad

Temp. esta dentro de los lmites establecidos?

Corrige niveles de temperatura y humedad

Si

Verifica registro de temperatura y humedad

Cada

es viern

PRO02-ALM-01

Ventilacin, iluminacin y equipos de refrigeracin

PRO02-ALM-02 PRO02-ALM-03

Evala reporte y de presentar variaciones graves toma acciones correctivas

PRO02-ALM-01 PRO02-ALM-02 PRO02-ALM-03

Inicio

a rnad de jo
PRO02-ALM-01 PRO02-ALM-02 PRO02-ALM-03

No

e FIn d

jorna

da

Verifica ventilacin e iluminacin adecuada y revisa correcto funcionamiento de los equipos de ventilacin y refrigeracin

Fin

Verifica que luces artificiales se encuentre apagadas y revisa correcto funcionamiento de los equipos de ventilacin y refrigeracin Informa al QF Encargado de medicamentos e insumos/cadena de fro para que tome acciones

Conforme?

No

Si

LEYENDA: PRO02-ALM-01: REGISTRO DE TEMPERATURA Y HUMEDAD AMBIENTAL PRO02-ALM-02: REGISTRO DE TEMPERATURA DE REFRIGERADORA PRO02-ALM-03: REGISTRO DE TEMPERATURA DE CONGELADORA

Elaborado Henry Espinoza

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Versin 1/ 02.05.07

FLUJOGRAMA DE ALMACENAMIENTO
AUXILIAR DE ALMACEN QF ENCARGADO DE MEDICAMENTOS INSUMOS / CADENA DE FRO QF RESPONSABLE DE AE SISMED (REGENTE)

Control de fechas de vencimiento

er Prim

d de ca lunes mes

Genera reporte de vencimiento

Coloca tarjeta roja aquellos productos con fecha de vencimiento menor a seis meses e informa Revisa fecha de vencimiento y ubica en primera fila aquellos proximos a vencer

REPORTE VENCIMIENT

Existen productos vencidos?

No

Planifica acciones para evitar vencimiento

Stock crtico?

No

Si Ubica productos al rea de productos observados e informa acciones tomadas

Si
Informa por escrito al QF Responsable de AE SISMED resultados de la revisin y acciones tomadas

Estado de conservacin

Mens

ual

Revisa estado de conservacin de productos

Existe productos con defectos de calidad?

Si

Ubica productos al rea de observados e informa acciones tomadas

Revisa todo el lote de los productos observados

No Confirma defectos? Existe productos rotos ? Si Ubica productos al rea de baja e informa acciones tomadas No No

1 1
No Ubica productos al rea de observados y rotula como inmovilizados

1
Si Indica retirar productos del almacn, inmoviliza e informa por escrito al QF Responsable de AE SISMED y rea de pesquisas

Fin 1

Informa por escrito a DEMID la existencia de productos con fecha de vencimiento menor a seis meses, vencidos o con defectos de calidad

Comunica a proveedor y solicita canje

1 Elaborado Henry Espinoza Pag.2 de 2

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Manual de procedimientos Versin: 2.0 Vigencia: 1 ao Pagina 1 de 9 Proceso: Control de medicamentos, insumos y drogas: Control del suministro de productos farmacuticos y afines.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Distribucin FECHA: 16.10.07 CDIGO: PROM03-DIST

PROPSITO: Asegurar la oportuna entrega de medicamentos, material mdico y otros productos farmacuticos en las condiciones adecuadas. ALCANCE: Aplicable a todo el personal del Almacn Especializado SISMED de la DISA Callao. POLITICAS ENUNCIADOS Toda salida de bienes del almacn especializado SISMED deber sustentarse con una PECOSA o Gua de Remisin con las autorizaciones respectivas. Los vehculos utilizados para el transporte de medicamentos debern ofrecer la seguridad necesaria para la conservacin e integridad de los mismos hasta su recepcin en el destino final. Los productos sern despachados utilizando el sistema PEPE (primero en expirar, primero en entregar) si tuvieran fecha de vencimiento, y el sistema PEPS (primero en entrar primero en salir) para aquellos que no tuvieran No se despacharn productos vencidos, deteriorados o con signos de alteracin. El proceso de distribucin se ejecuta en base a un cronograma pre establecido.

N 1 2 3 4 5

RESPONSABILIDAD: QF Encargado de Medicamentos e Insumos / Cadena de fro. Revisa y autoriza la atencin de los pedidos, organiza, asigna y supervisa la distribucin de los productos. Personal Auxiliar del Almacn Selecciona, embala y entrega los productos farmacuticos a los responsables de farmacia o al transportista, y archiva los documentos de entrega ( guas o pecosas atendidas). Digita y genera la gua de remisin y archiva los formatos de requerimientos.

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS: Del pedido o requerimiento 1. Los responsables de farmacia de los establecimientos de salud, hacen llegar sus requerimientos al QF encargado de Medicamentos / Cadena de fro. Paralelamente se recibe, en forma mensual antes de la distribucin, el cuadro de distribucin por asignacin de los medicamentos estratgicos, reactivos de laboratorio, defensa nacional y otros insumos utilizados en tpico. 2. EL QF Encargado de Medicamentos / Cadena de fro revisa los formatos y el cuadro de distribucin, verificando que se encuentren correctamente llenados y con sus respectivas firmas. Luego revisa los clculos, si detecta que se estn solicitando cantidades mayores o inferiores a las que normalmente le corresponden, comunica al responsable de farmacia y le solicita explique el motivo. Puede suceder que: Se presentaron cambios en la morbilidad, en ste caso atender lo solicitado. Se presentaron cambios en los hbitos de prescripcin, en ste caso atender lo solicitado.

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Existe error en el requerimiento, en ste caso modificar el pedido de acuerdo a pedidos anteriores. Consumos distorsionados, debido a campaa reciente o consumo forzado por vencimiento prximo, en este caso atender lo solicitado.

3. Para los medicamentos estratgicos reactivos de laboratorio, defensa nacional y otros insumos utilizados en tpico, el QF Encargado de Medicamentos / Cadena de fro verifica que el cuadro de distribucin se encuentre correctamente llenado y con sus respectivas firmas. 4. Si los formatos de pedido y cuadro de distribucin estn conformes da visto bueno, y entrega los formatos al auxiliar de almacn para emitir las Guas de Remisin, con lote y fecha de vencimiento. 5. El auxiliar de almacn entrega las guas de remisin al QF Responsable del AE SISMED para la firma, luego de firmadas estas son entregadas QF Encargado de Medicamentos / Cadena de fro. Si no esta disponible el QF Responsable del AE SISMED, puede firmar el QF Encargado de Medicamentos / Cadena de fro. 6. El QF Encargado de Medicamentos / Cadena de fro, distribuye las gua de remisin entre el Personal Auxiliar de Almacn, para la atencin respectiva. Luego archiva los requerimientos y los cuadros de distribucin. 7. Concluida la distribucin, el QF Encargado de Medicamentos / Cadena de fro emite un reporte por escrito al QF Responsable del AE SISMED, indicando los Establecimientos de Salud que no han sido atendidos en el mes por no presentar requerimiento o no acudir a recoger sus productos del Almacn. De la seleccin y embalaje de medicamentos 8. El Personal Auxiliar de Almacn 1 selecciona los productos y cantidades, segn lo indicado en la gua de remisin o pecosa, teniendo en cuenta el mtodo PEPE, para aquellos que posean fecha de vencimiento, y el mtodo PEPS, para aquellos que no posean fecha de vencimiento y los ubica productos en el rea de despacho con su respectiva gua de remisin. Atenciones directas del almacn a establecimientos de salud. 9. El Personal Auxiliar de Almacn 1 entrega una copia de la gua de remisin al responsable de farmacia, y conjuntamente con l (ella), procede a contar y verificar las caractersticas externas de los productos, colocando un check ( ) en cada producto conforme. 10. En caso de encontrar discrepancias con el tipo de producto, fechas de vencimiento y/o cantidades entregadas, vuelve a contar y si persisten las discrepancias: Si sobran productos, los separa y devuelve a los estantes. Si falta productos, entrega la diferencia. Si no hubiera ms stock modifica la gua de remisin. Es otro producto, procede a cambiarlo. Si no hubiera ms stock modifica la gua de remisin. Productos daados o con defectos de calidad, los separa y procede a cambiarlos. Si no hubiera ms stock modifica la gua de remisin y comunica al QF encargado de medicamentos e insumos / cadena de fro al final del da. Fecha prxima de vencimiento, coordina con el responsable de farmacia si lo puede llevar, caso contrario cambia con otro producto de fecha larga de vencimiento.

11. De estar conforme con lo que se entrega, firmar y hacer firmar la gua de remisin al solicitante. No se aceptaran observaciones posteriores. 12. El Personal Auxiliar de Almacn selecciona el material a utilizar para el embalaje, segn el tipo, tamao y peso de los productos a distribuir, (Ver Anexo: materiales de embalaje segn tipo de envase y recomendaciones para un buen embalaje). 13. El Personal Auxiliar de Almacn cierra las cajas, con cinta de embalaje o suncho si fuera necesario, teniendo cuidado de aplicar demasiada presin. Luego rotula las cajas y coloca el N de cajas y firma Gua de Remisin. 26

14. Si todo est conforme, el Personal Auxiliar de Almacn 1 entrega las Guas al QF encargado de medicamentos / cadena de fro. 15. QF Encargado de Medicamentos e insumos verifica la conformidad de la gua de remisin y ordena al auxiliar de almacn su archivo. Productos enviados del almacn al establecimientos de salud. 16. El Personal Auxiliar de Almacn 2 verifica que los productos ubicados en el rea de despacho por el Auxiliar de Almacn 1, concuerden el tipo de producto, lotes y cantidades con lo indicado en la Gua de remisin o PECOSA y procede ha hacer el embalaje y despacho. 17. En caso de encontrar discrepancias con el tipo de producto y/o cantidades entregadas, volver a contar y si persisten las discrepancias: Si sobran productos, los separa y devuelve a los estantes. Si falta productos, entrega la diferencia. Si no hubiera ms stock modifica la gua de remisin. Es otro producto, procede a cambiarlo. Si no hubiera ms stock modifica la gua de remisin. Productos daados o con defectos de calidad, los separa y procede a cambiarlos. Si no hubiera ms stock modifica la gua de remisin y comunica al QF encargado de medicamentos e insumos / cadena de fro al final del da.

18. Si est conforme, el Personal Auxiliar de Almacn 2 selecciona el material a utilizar para el embalaje, segn el tipo, tamao y peso de los productos a distribuir, (Ver Anexo: materiales de embalaje segn tipo de envase y recomendaciones para un buen embalaje). 19. El Personal Auxiliar de Almacn cierra las cajas, con cinta de embalaje o suncho si fuera necesario, teniendo cuidado de aplicar demasiada presin. 20. El Personal Auxiliar de Almacn rotula paquetes, en letra clara y legible, indicando los siguientes datos: Nombre del producto o contenido (medicamentos o insumos) Lugar de destino (nombre del establecimiento) Nmero de gua de remisin Posicin correcta del bulto (Ejemplo, este lado arriba) Observaciones que sean indispensable para su traslado, como frgil, no apoyarse, no abrir y nmero mximo de apilamiento.

21. Cuenta, enumera los bultos y anota en la gua de remisin el nmero de cajas y la firma. De la seleccin y embalaje de productos biolgicos 22. El Personal Auxiliar de Almacn 1 revisa el termo verificando que no se encuentre sucio o daado. 23. El Personal Auxiliar de Almacn 1 retira la cantidad suficiente de paquetes fros del congelador y acondiciona a 0C mantenindolos a temperatura ambiente alrededor de 10 15 minutos, hasta que no presente escarcha en su superficie. 24. Adecua la disposicin de los paquetes fros dentro del termo evitando el contacto directo de estos con los productos, para ello los sita alrededor de las paredes interiores de la nevera y coloca papel o cartn entre estos y los productos. 25. Retira las vacunas de la refrigeradora en el menor tiempo y sin exponerlos a la luz. 26. Verifica la fecha de vencimiento de las vacunas a distribuir, utilizando siempre antes los productos de vencimiento ms prximo. 27. Ubicar los productos dentro de las cajas y proceder a sellarlos. 28. Rotular las cajas con el tipo de las vacunas, fecha y hora de embalaje, lugar de destino.

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29. De estar conforme con lo que se entrega, firmar y hacer firmar la gua de remisin al solicitante. No se aceptaran observaciones posteriores. 30. Si todo est conforme, el Personal Auxiliar de Almacn 1 entrega las Guas al QF encargado de medicamentos / cadena de fro. 31. QF Encargado de Medicamentos e insumos / cadena de fro verifica la conformidad de la gua de remisin y ordena al auxiliar de almacn su archivo. Del transporte 32. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro, de acuerdo a los contratos existentes, coordina con la empresa de transporte, el recojo de la carga as como las caractersticas del vehculo a utilizar, luego comunica al Personal Auxiliar de Almacn y designa un responsable de la entrega a su destino. 33. El Personal Auxiliar de Almacn cuenta y entrega paquetes al transportista y anota en la gua de remisin la cantidad entregada, hacindole firmar copia de la misma. 34. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro brinda recomendaciones al transportista respecto a: Fragilidad de la carga Cuidados sobre temperatura, humedad e iluminacin durante el transporte Cuidados en la descarga 35. El transportista es acompaado por la persona designada como responsable de la entrega. 36. Al llegar al establecimiento destino, el auxiliar de almacn descarga los productos, los entrega al responsable de farmacia y realizan juntos la verificacin. 37. En caso de encontrar discrepancias con el tipo de producto, fechas de vencimiento y/o cantidades entregadas, vuelve a contar y si persisten las discrepancias: Si sobran productos, los separa y los retorna al almacn. Si falta productos, indica al responsable de farmacia firmar la recepcin conforme y elaborar una Nota de Devolucin por el faltante. Es otro producto, indica al responsable de farmacia firmar la recepcin conforme y elaborar una Nota de Devolucin por el faltante. Productos daados o con defectos de calidad, indica al responsable de farmacia firmar la recepcin conforme y elaborar una Nota de Devolucin por el faltante y comunica al QF encargado de medicamentos e insumos / cadena de fro al final del da.

De la conformidad de recepcin 38. Al finaliza el da, los Auxiliares de almacn extraen del software, un reporte consolidado de los productos distribuidos y actualizan las tarjetas de control visible. 39. Despus de entregar los productos al destinatario, la persona responsable entrega al QF encargado de medicamentos / cadena de fro, las guas de remisin firmadas y selladas por el destinatario, as como las Notas de devolucin si hubiere. 40. El QF Encargado de Medicamentos / Cadena de fro, verifica la conformidad de las guas de remisin y las entrega al auxiliar de almacn para su archivo.

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ANEXOS 1. 2. 3. 4. Recomendaciones para un buen embalaje: PRO03-DIST-01 Materiales de embalaje segn tipo de material: PRO03-DIST-02 Recomendaciones para el embalaje y despacho de productos biolgicos: PRO03-DIST-03 Flujograma PRO03-DIST-01 Recomendaciones para un buen embalaje El embalaje de las mercancas es primordial, deben llegar al destino con la calidad con que salen de sus almacenes. El embalaje de los productos se efecta con el fin de que: Conserven su identificacin No contaminen ni sean contaminados por otros materiales Se eviten derrames, roturas o robo. Eviten la exposicin a condiciones desfavorables de temperatura, luz y humedad.

1. Utilice un embalaje de cartn rgido con las solapas intactas: Para obtener unos resultados ptimos, utilizar una caja nueva con tamao suficiente para utilizar material de acolchado adecuado que rodee totalmente el contenido. Si la caja ya ha sido utilizada, retirar las etiquetas o marcas de envos anteriores. No exceder nunca el peso bruto mximo de la caja, que suele estar impreso en la solapa inferior. 2. Envuelva cada artculo por separado: Preparar la proteccin interior. Para acolchar adecuadamente el contenido del paquete, envolver cada elemento por separado. Los artculos frgiles han de estar protegidos entre s y separados de las esquinas y laterales de la caja para evitar daos. 3. Utilice material acolchado adecuado: Pueden utilizarse distintos materiales para el acolchado, entre ellos: Plstico con cpsulas de aire (burbujas) Bolas de poliestireno expandido (pueden no ser adecuadas para productos pesados, ya que pueden desplazarse durante el transporte) Espuma en spray para formar un molde protector alrededor del contenido Divisores de cartn ondulado Papel (papel kraft o papel de peridico arrugado)

Utilizar suficiente material de acolchado para asegurarse de que el contenido no se desplazar fcilmente al mover la caja.

4. Cierre bien la caja: Verificar que la caja est bien cerrada es tan importante como un acolchado adecuado. Para obtener resultados ptimos utilizar uno de los siguientes tipos de cinta: Cinta de plstico sensible a la presin o reforzada con nylon. Aplicar tres tiras tanto en la parte superior como en la inferior de la caja. Cinta reforzada activada por agua. Similar a la cinta de papel normal, pero a la que se han aadido fibras de refuerzo para dotarla de una mayor resistencia. Con esta cinta slo se precisan dos tiras en la unin central, en lugar de las seis tiras necesarias con cinta de papel. No utilizar cinta adhesiva, celofn, cordeles ni envolturas exteriores de papel. 29

5. Utilizar etiquetas adecuadas, para que la entrega sea rpida y eficaz, cuando prepare la direccin del paquete recuerde: Incluir siempre el nombre del responsable destinatario y la direccin completa. Indicar en la etiqueta el telfono del destinatario siempre que sea posible. Colocar la etiqueta de entrega en la parte superior de la caja. Para evitar confusiones, colocar slo una etiqueta de direccin en la caja. No colocar la etiqueta en una unin o cierre, ni encima de la cinta adhesiva. Retirar o tachar las etiquetas o marcas anteriores en las cajas usadas. Incluir siempre la direccin de remite completa. Para mayor proteccin, colocar un duplicado de la etiqueta u otra forma de identificacin en el interior del paquete. Aplique una sola etiqueta de direccin con las direcciones de entrega y remitente completas y claras. Si el bulto es bastante grande s se debera poner una etiqueta adicional en otra cara del bulto.

Paquetes de Ms de 31 kg
6. Los paquetes de ms de 31kg de peso debern llevar una etiqueta adhesiva de Paquete Pesado. La utilizacin de estas etiquetas adhesivas de Paquete Pesado en un lugar visible permite al transportador prestar a sus paquetes pesados la atencin especial que precisan para su manipulado. Dichas etiquetas advierten a los empleados y a los clientes que deben tomar precauciones adicionales para manipularlos de un modo seguro. Colocar la etiqueta adhesiva amarillo brillante de Paquete Pesado a la derecha de la etiqueta de direccin para una mxima visibilidad.

Los paquetes pesados precisan embalajes reforzados

7. Para paquetes de ms de 31 kg es importante considerar qu materiales de embalaje se utilizan para asegurarse de que sean adecuados para el elevado peso de su contenido. Las cajas sern de construccin ms slida, preferiblemente con bordes grapados o cosidos en lugar de engomados, para proteger el contenido de los impactos durante el clasificado y las vibraciones durante el transporte. Utilizar cajas nuevas cuya resistencia no haya sido mermada por la humedad o el desgaste de usos anteriores. Sellar la caja con cinta adhesiva especial, preferiblemente reforzada. Es necesario utilizar material de acolchado denso. No utilizar poliestireno expandido ni papel arrugado, ya que tienden a aplastarse y desplazarse bajo grandes pesos. Es ms apropiado utilizar una estructura de espuma ondulada o adaptada a la forma, que adems refuerza la rigidez de la caja exterior. No unir varios paquetes con cinta adhesiva a menos que la caja de cada paquete individual est diseada para soportar el peso total del "paquete". Unir con cinta adhesiva slo cajas del mismo tamao.

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PRO03-DIST-02

Materiales de embalaje segn tipo de envase

1. Productos en envase de vidrio: Se embalarn en cajas de cartn con separadores del mismo material y en los espacios vacos se colocarn trozos de tecknopor para as evitar el movimiento o desplazamiento de los productos que ocasionaran roturas y derrames durante el transporte.

2. Productos en envase plsticos: Se embalarn en cajas de cartn con separadores del mismo material para evitar el rozamiento durante el transporte y as se puedan malograr las etiquetas.

3. Productos en frascos de vidrio o plsticos con envase mediato Se embalarn en cajas de cartn.

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PRO03-DIST-03

Recomendaciones para el embalaje y despacho de productos biolgicos Cajas Trmicas y Termos.

Transportar, almacenar, periodo de 5 das: inmunobiolgicos por un

CAJAS TERMICAS PARA TRANSPORTE Y ALMACEN

Capacidad: - RCW - Blow king 24 paquetes fros 52 paquetes fros

KST Giostyle Blow king

TERMOS

Conserva los inmunobiolgicos de 2 a 72 horas. (capacidad de 04 paquetes fros) Conserva los inmunobiolgicos de 2 a 60 horas (capacidad de 08 paquetes fros) Conserva los inmunobiolgicos de 2 a 60 horas (capacidad de 08 paquetes fros) Conserva los inmunobiolgicos de 2 a 16 horas (capacidad de 08 paquetes fros)

Lozani

Temperatura y Tiempo de Almacenaje Recomendados de Medicamentos Biolgicos Intermedio Red / Regional Microrred 3 meses 1 mes TEMPERATURA Centro de salud 1 mes Puesto de salud Uso diario

Nacional 6 meses* VACUNAS OPV BCG SPR SR AA Hib liofilizada DT DPT DPT-HVB (tritanrix) HVB Hib lquida

- 15 C a - 25 C
La OMS no recomienda largos periodos de almacenamiento para vacunas liofilizadas a -20 C. El almacenamiento a -20C no es daino, pero es innecesario. En lugar de ello, estas vacunas deben ser conservadas en refrigeracin y transportadas a +2C a +8C

+ 2 C a + 8 C

DT
Los diluyentes nunca deben ser congelados. Cuando el fabricante suministra vacunas liofilizadas empacados conjuntamente con el diluyente, siempre se conserva el producto entre +2C a +8C. Donde el espacio lo permite, el diluyente que se suministran separadamente de la vacuna puede ser almacenada seguramente en la cadena de fro entre +2C a +8C. *Seis meses es el mximo tiempo recomendado para ser almacenado en el nivel nacional. Esto incluye el periodo requerido para obtener la certificacin de autorizacin de la ANR

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Versin 1/ 02.05.07

FLUJOGRAMA DE DISTRIBUCION
QF ENCARGADO DE MEDICAMENTOS INSUMOS/ CADENA DE FRO
Inicio
PEDIDO PEDIDO

AUXILIAR DE ALMACEN

TRANSPORTISTA

Revisa, corrige y aprueba formatos

Recibe pedido y cuadro de distribucin

CUADRO DE DISTRIBUCI N CUADRO DE DISTRIBUCIN

Revisa correcto llenado y firmas, luego aprueba

Emite Gua de Remisin, hace firmar el QF Responsable AE SISMED PEDIDO

GUA DE REMISIN

Auxiliar 1: Selecciona productos (PEPE; PEPS) y los ubica en el rea de despacho

PEDIDO

GUA DE REMISIN

Atencin directa? No Auxiliar 2: Verifica tipo, lote y cantidad

Si

Entrega copia de Gua de Remisin a Responsable de Farmacia

Distribuye Gua de Remisin

Conforme?

Si

Selecciona material de embalaje y coloca productos en cajas segn tipo de envase

No Toma acciones: Cambia producto mal seleccionado, devuelve exceso, repone diferencia, repone daados y comunica al QF. Cierra cajas, rotula y coloca el N de cajas y firma Gua de Remisin

Coordina traslado de productos con proveedor seleccionado y comunica al Auxiliar de Almacn

Cuenta y entrega al transportista haciendole firmar copia de la Gua de Remisin GUA DE

REMISIN

n Fi

de

es

Emite reporte y actualiza TCV

TCV

Brinda recomendaciones a transportista

Entrega Gua de Remisin a QF Encargado de medicamentos e insumos / Cadena de fro Descarga, entrega y verifica los productos. Si hay discrepancias toma acciones.
GUIA DE REMISIN

Entrega productos a los puntos de distribucin y hace firmar documentos

GUIA DE REMISIN

Verifica la conformidad de la Gua de Remisin

GUIA DE REMISION

NOTA DE DEVOLUCION GUIA DE REMISIN

Archiva Gua de Remisin

GUIA DE REMISION

LEYENDA: TCV PEPE PEPS : TARJETA DE CONTROL VISIBLE : PRIMERO EN EXPIRAR, PRIMERO EN ENTREGAR : PRIMERO EN ENTRAR, PRIMERO EN SALIR

Elaborado Henry Espinoza

Pag.1 de 2

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Versin 1/ 02.05.07

FLUJOGRAMA DE DISTRIBUCION
RESPONSABLE DE FARMACIA / CADENA DE FRIO AUXILIAR DE ALMACEN QF ENCARGADO DE MEDICAMENTOS INSUMOS/ CADENA DE FRO

Cuenta y verifica

Conforme?

Si

Selecciona material de embalaje y coloca productos en cajas segn tipo de envase

No

Toma acciones: Cambia producto mal seleccionado, devuelve exceso, repone diferencia, repone daados y comunica al QF.

Cierra cajas, rotula y coloca el N de cajas y firma Gua de Remisin

Firma Gua de Remisin

Entrega Gua de Remisin a QF Encargado de medicamentos e insumos / Cadena de fro

GUA DE REMISIN

Emite reporte y actualiza TCV

TCV

Verifica la conformidad de la Gua de Remisin

GUIA DE REMISION

Archiva Gua de Remisin

GUIA DE REMISION

1 Fin

LEYENDA: TCV PEPE PEPS : TARJETA DE CONTROL VISIBLE : PRIMERO EN EXPIRAR, PRIMERO EN ENTREGAR : PRIMERO EN ENTRAR, PRIMERO EN SALIR

Elaborado Henry Espinoza

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Manual de procedimientos Versin: 2.0 Vigencia: 1 ao Pagina 1 de 4 Proceso: Control de medicamentos, insumos y drogas: Control del suministro de productos farmacuticos y afines. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de inventarios FECHA: 16.10.07 CDIGO: PRO04-CINV

PROPSITO: Contar con informacin exacta acerca de la cantidad, condicin y estado fsico de los bienes en custodia del almacn especializado SISMED. ALCANCE: Aplicable a todo el personal del Almacn Especializado SISMED de la DISA Callao. POLTICAS N 1 2 ENUNCIADOS El control de inventarios se efecta a travs de conteos sean mensuales, por vacaciones, por entrega de cargo o por inventarios anual. Mensualmente se realizar conteos fsicos de los productos del almacn especializado.

RESPONSABILIDADES QF Responsable del Almacn Especializado SISMED: Planifica y supervisar el conteo. QF encargado de medicamentos / cadena de fro Forma equipos y supervisa el conteo. Auxiliar de almacn: Apoyar en la ejecucin de los conteos.

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS Del conteo fsico mensual 1. El conteo fsico mensual consiste verificar las cantidades, condicin y estado de un determinado grupo de productos en cada conteo. 2. El QF Responsable del AE SISMED indica al QF encargado de medicamentos / cadena de fro imprimir el listado de productos en almacn a contar segn el formato de registro de conteo. 3. QF encargado de medicamentos / cadena de fro, designa a Auxiliar de Almacn 1, quien realiza el conteo y registra el resultado en el formato respectivo. Durante el conteo no se realiza atencin, salvo emergencias. 4. El Personal Auxiliar de Almacn 1 entrega el formato con la cantidad contada al QF encargado de medicamentos / cadena de fro, quin compara los resultados con el registro del sistema y las tarjetas de control visible, si est conforme firma el formato y lo entrega al QF Responsable del AE SISMED para su archivo. 5. De existir diferencias, marca los productos con diferencias y solicita nuevo conteo de dichos productos. 6. El Personal Auxiliar de Almacn 2, realiza segundo conteo de productos observados y registra resultado en el formato de registro de conteo y entrega el mismo al QF encargado de medicamentos / cadena de fro.

35

7. Si el segundo conteo est conforme, el QF encargado de medicamentos / cadena de fro firma el formato y lo entrega al QF Responsable del AE SISMED para su archivo. 8. De persistir las diferencias el QF encargado de medicamentos / cadena de fro, en un plazo de 48 horas, revisa los ingresos y salidas, en los documentos y en el software. De encontrarse transacciones no registradas, registra la accin a tomar, firma el formato y procede a la regularizacin en el sistema. 9. Pasadas las 48 horas de la regularizacin se procede a repetir el proceso toma inventario para dichos productos, repitiendo los pasos 5.4 al 5.7. Si persisten diferencias, el QF encargado de medicamentos / cadena de fro anota el hecho en el formato y comunica al QF Responsable del AE SISMED, para las acciones administrativas que correspondan. Las diferencias sern tomadas en cuenta durante la distribucin. 10. El Personal Auxiliar de Almacn registra la fecha y el resultado del conteo fsico en la tarjeta de control visible, con lapicero color rojo y coloca en observaciones Conteo Fsico y el nombre de la persona que lo efecta.

Del conteo por entrega de cargo y por vacaciones

11. Este conteo consiste en la verificacin de cantidades, condicin y estado de todos los productos existentes en el almacn especializado que sern entregadas en custodia a un nuevo responsable. 12. En 5 das anteriores a la fecha del conteo, los Auxiliares de Almacn y QF encargado de medicamentos / cadena de fro verifican que no haya ingresos y salidas pendientes, y que el almacn est ordenado. Durante el proceso de conteo solo se atiende los requerimientos de emergencia. 13. El QF Responsable del AE SISMED indica al QF encargado de medicamentos / cadena de fro imprimir los formatos de registro de conteo. 14. El QF Responsable del AE SISMED forma los equipos de conteo (una persona anota y otra cuenta) y les entrega los formatos de registro de conteo. 15. Efectuar los pasos 5.4 al 5.9 del procedimiento de conteo fsico mensual. 16. El Personal Auxiliar de Almacn registra la fecha y el resultado del conteo fsico en la tarjeta de control visible, con lapicero color rojo y coloca en observaciones Conteo Fsico Entrega de Cargo / Vacaciones y el nombre de la persona que lo efecta.

Del inventario anual

17. Consiste en la verificacin de las cantidades, condicin y estado de todos los productos existentes en el almacn especializado, que efecta la Direccin de Logstica de la Institucin a travs de una comisin designada para tal fin. 18. Los pasos a seguir son establecidos por la comisin de inventario de acuerdo a las normas legales existentes.

36

REGISTROS PRO04-CINV-01 Almacn Nro. Inv: ___________ Fecha: ____________ Pgina ..................

REGISTRO DE CONTEO

Primer Conteo Segundo Conteo Verificacin

Cdigo

Descripcin

Unidad

1er Conteo

2do. Conteo

ANEXOS Flujograma
Versin 1/ 02.05.07

FLUJOGRAMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

QF RESPONSABLE DE AE SISMED (REGENTE)
Inicio
PRO04-CINV01

QF ENCARGADO DE MEDICAMENTOS INSUMOS / CADENA DE FRO

AUXILIAR DE ALMACEN

ualm Mens

ente

Indica imprimir listado de productos en almacn

Imprime formato registro de conteo

Designa Auxiliar Auxiliar 1: Realiza conteo y registra resultados en el formato registro de conteo
No Existe diferencias?

Compara resultado con datos del Sistema y TCV

PRO04-CINV01

1
Si
PRO04-CINV01

Marca productos con diferencias y solicita nuevo conteo

No

Persiste diferencias?

1
S
A las 48 h oras

Compara resultado con datos del Sistema y TCV

formato PRO04-CINV01

Auxiliar 2: Realiza conteo y registra resultados en el registro de conteo

Revisa ingresos y salidas en los documentos y en el sistema

Regulariza transacciones en el sistema

48 h o ras

Encuentra transacciones no registradas en el sistema?

A las

Imprime formato registro de conteo

PRO04-CINV01

Realizan conteo y registra resultados en el formato registro de conteo Compara resultado con datos del Sistema y TCV
PRO04-CINV01

2
Toma acciones administrativas Registra en formato e informa a QF Responsable de AE SISMED Persiste diferencias?
No
PRO04-CINV01

Registra resultado en TCV

1
Archiva formatos

1
LEYENDA: PRO04-CINV-01 TCV : REGISTRO DE CONTEO : TARJETA DE CONTROL VISIBLE

Fin Elaborado Henry Espinoza

Pag.1 de 1

38

Manual de procedimientos Versin: 2.0 Vigencia: 1 ao Pagina 1 de 5 Proceso: Control de medicamentos, insumos y drogas: Control del suministro de productos farmacuticos y afines.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atencin de quejas y reclamos FECHA: 16.10.07 CDIGO: PRO05-AQR

PROPSITO: Establecer el manejo de toda queja o reclamo, as como el tratamiento oportuno de las mismas. ALCANCE: Aplicable a todo el personal del Almacn Especializado SISMED de la DISA Callao. POLTICAS ENUNCIADOS Todo reclamo deber ser informado oportunamente al proveedor de los productos observados. Se considerar como queja por productos faltantes o deteriorados aquella que sea identificada e informada al momento de su recepcin por el destinatario, estando el embalaje de los productos intacto.

N 1 2

RESPONSABILIDADES QF encargado de medicamentos / cadena de fro. Recibir y tomar acciones para el tratamiento de la queja o reclamo. Personal Auxiliar de Almacn Ubicar los productos a las zonas asignadas.

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS 1. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro recibe la queja o reclamo y registra en el formato quejas y reclamos. Las quejas son recibidas a travs de diversas fuentes de comunicacin: Documentaria, telefnica, correo electrnico y personal. 2. Las quejas o reclamos se suscitan por los siguientes motivos: Envo excesivo de los productos (el destinatario luego de la recepcin informa que la cantidad de productos que se ha enviado es excesiva para el nivel de consumo). Productos Faltantes y deteriorados, aquellos detectados durante el proceso de recepcin del destinatario, siempre y cuando el embalaje se encuentre intacto. Defectos de calidad en los productos enviados, son detectados con posterioridad a la recepcin. Reacciones adversas en los productos enviados, que son observadas por el personal asistencial durante su uso.

Envo excesivo de los productos 3. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro, puede optar por: Desestimar la queja o reclamo (por considerarla sin fundamento). Solicitar la devolucin del medicamento. 4. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro registra decisin en el formato de quejas y reclamos. 5. Si decide solicitar devolucin, el QF encargado de medicamentos / cadena de fro procede a aplicar el procedimiento para devoluciones. 39

Productos Faltantes y deteriorados 6. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro indaga acerca del reclamo y queja: cuando y como fueron recepcionados los productos en los establecimientos de salud. 7. Se identifica al Personal Auxiliar de Almacn que efecto el embalaje y en forma conjunta evalan el producto materia de queja, debiendo efectuar las acciones que corresponda. 8. Si es fundada la queja, el QF encargado de medicamentos / cadena de fro coordina la distribucin y envo de los productos faltantes. Caso contrario desestima la queja. Defectos de calidad en los productos enviados 9. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro evala queja o reclamo y realiza una inspeccin organolptica de una muestra del lote del producto. Si no se cuenta con el Lote se proceder a solicitarlo a algn establecimientos de salud que lo tuviera en stock.

10. Si se confirma los defectos de calidad, el QF encargado de medicamentos / cadena de fro ordena retirar los productos del rea de almacenamiento. 11. El Personal Auxiliar del Almacn ubica los productos en el rea de cuarentena y coloca rotulo de productos inmovilizados y la referencia de la queja o reclamo, segn el registro del formato quejas y reclamos. 12. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro informa los resultados de la evaluacin a DEMID Direccin de Fiscalizacin, Control y Vigilancia Sanitaria. 13. La DEMID evala y toma la decisin de inmovilizar los productos en Establecimientos de salud. 14. La DEMID puede decidir: Efectuar Control de Calidad. Retirar los productos y devolverlos al proveedor para canjearlos por otro lote.

Decide efectuar control de calidad.

15. Directora de DEMID coordina con DIGEMID la cantidad para la toma de muestra y documentacin necesaria, e informa al QF Responsable del AE SISMED y al Responsable de Control y Vigilancia. 16. El Responsable de rea de fiscalizacin control y vigilancia sanitaria realiza el proceso de toma de muestra, la misma que ser enviada posteriormente a DIGEMID. 17. La DEMID recibe la comunicacin de DIGEMID, y segn resultados de anlisis ordena: El retiro de productos. Levantar la inmovilizacin.

18. Si se ordena el retiro de productos, se aplica el procedimiento de retiro de productos del mercado. 19. Si se ordena levantar la inmovilizacin, QF encargado de medicamentos / cadena de fro indica al Personal Auxiliar del Almacn retornar los productos inmovilizados al rea de almacenamiento. Luego comunica a todos los lugares donde esta el productos inmovilizado, para que se procesa a su desinmovilizacin. 20. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro registra las acciones finales en el formato quejas y reclamos.

Decide retirar los productos del mercado.

21. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro aplica el procedimiento de retiro del producto, sin perjuicio de las acciones que pueda realizar el rea de control y vigilancia de DEMID.

40

Reacciones adversas en los productos enviados (Productos Farmacuticos). 22. El personal de salud de los establecimientos de salud transmite la queja al QF encargado de medicamentos / cadena de fro, adjuntando la Hoja Amarilla debidamente llenada. 23. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro registra la queja en el formato quejas y reclamos, adjunta la hoja amarilla y luego lo entrega al El QF Responsable del AE SISMED, quien a su vez lo hace llegar Responsable de Farmacovigilancia en un plazo no mayor de 24 horas. 24. El Responsable de Farmacovigilancia recibe formato de quejas y reclamos y coordina el envo de las Hojas Amarillas con el CENAFIM en DIGEMID. 25. De acuerdo al resultado de la evaluacin que realiza DIGEMID, se procede con los pasos 5.18 a 5.20.

41

Pgina 1 de 1 REGISTROS PRO05-AQR-01 QUEJAS Y RECLAMOS

Fecha:_____________________

FUENTE DE COMUNICACIN ( ( ( ( ) telfono ) correo electrnico ) Documento ) Personal

MOTIVO DE LA QUEJA ( ( ( ( ) Faltantes ) Envo excesivo de productos ) Defectos de calidad ) Reacciones adversas

ACCION EFECTUADA ( ( ( ( ) Evaluacin de la distribucin ) Comunicacin a la Cliente ) Comunicacin al QF encargado de medicamentos / cadena de fro ) Comunicacin al QF Responsable del AE SISMED

RESULTADO ( ( ( ( ( ( ) Distribucin de faltante ) Desestimacin de la queja o reclamo ) Devolucin ) Control de calidad. ) Retiro los productos del mercado ) Otros

OBSERVACIONES:
_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

_______________________________________ RESPONSABLE TECNICO DEL ALMACEN

______________________________

43

ANEXOS Flujograma
Versin 1/ 02.05.07

FLUJOGRAMA DE ATENCION DE QUEJAS Y RECLAMOS

QF ENCARGADO DE MEDICAMENTOS INSUMOS / CADENA DE FRO
Inicio
Recibe queja o reclamo de los productos distribuidos y registra en formato de quejas y reclamos

AUXILIAR DE ALMACN

QF RESPONSABLE AE SISMED (REGENTE)

Envo Excesivo

Desestima queja?

No

Coordina procedimiento de Devolucin

Ejecuta procedimiento de Devolucin

Si

Registra desicin al formato de quejas y reclamos

PRO05-AQR01

1
Productos Faltantes y deteriorados

Indaga cuando y como fueron recepcionado los productos

Identifica Auxiliar de Almacn que realizo el embalaje y revisan stock y documentacin e informa resultados

Queja fundada?

Si

Coordina distribucin de faltantes y registra en formto de quejas y reclamos

PRO05-AQR01

Ejecuta procedimiento de Distribucin

No

Desestima queja
PRO05-AQR01

Reacciones Adversas (solo productos farmacuticos)

Comunica queja al QF Responsable de AE SISMED

Enva queja a responsable de farmacovigilancia

Recibe resultados y toma acciones

PRO05-AQR01

Defectos de calidad

1 Pag.1 de 2

Elaborado Henry Espinoza

44

Versin 1/ 02.05.07

FLUJOGRAMA DE ATENCION DE QUEJAS Y RECLAMOS

QF ENCARGADO DE MED. INSUMOS / CADENA DE FRO
1
Evala queja y realiza inspeccin organolptica de una muestra del lote

AUXILIAR DE ALMACEN

DEMID

CONTROL Y VIGILANCIA

Confirma defectos?

Si No Ordena colocar productos al rea de cuarentena

Ubica productos al rea de cuarentena y coloca rtulo de productos inmovilizados

1
Informa a DEMID medidas adoptadas Solicita control de calidad o retiro productos del mercado? Control de Calidad Coordina con DIGEMID toma de muestra y las pruebas a realizar e informa al QF Responsable AE SISMED Retiro

Toma muestra y enva a DIGEMID

1
Ubica productos al rea de almacenamiento
Levantar inmovilizacin

Ordena retiro o levantar inmov.

Recibe resultados e informa a DEMID

Retiro Ejecuta procedimiento de Retiro de Productos del Mercado y registra en formato de quejasy reclamos LEYENDA: PRO05-AQR01: QUEJAS Y RECLAMOS

1 Fin

PRO05-AQR01

Elaborado Henry Espinoza

Pag.2 de 2

45

Manual de procedimientos Versin: 2.0 Vigencia: 1 ao Pgina 1 de 5 Proceso: Control de medicamentos, insumos y drogas: Control del suministro de productos farmacuticos y afines.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Retiro de productos FECHA: 16.10.07 CDIGO: PRO06-RPM

PROPSITO: Retirar, completa y rpidamente todo el lote de productos afectados. ALCANCE: Aplicable a todo el personal del Almacn Especializado SISMED y de establecimientos de salud de la DISA Callao. POLITICAS N 1 ENUNCIADOS Los productos que por razones de seguridad sanitaria son declarados de riesgo para la salud por DIGEMID o DEMID, sern retirados de los establecimientos de salud.

RESPONSABILIDADES QF Responsable del Almacn Especializado SISMED Coordinar y supervisa el retiro de los productos del mercado con los puntos de distribucin. Responsable de Retiro de Mercado Coordinar el retiro de los productos del mercado con los puntos de distribucin. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS 1. El retiro de productos del mercado se inicia de tres formas: Decisin del almacn especializado: El QF Responsable del AE SISMED recibe de DEMID la comunicacin de retirar el lote de un determinado producto. Alerta del Ministerio de Salud DIGEMID: DEMID recibe y comunica al QF Responsable del AE SISMED la alerta para el retiro de los productos del mercado. Comunicacin del Proveedor: DEMID recibe y comunica al QF Responsable del AE SISMED la decisin para el retiro de los productos del mercado.

2. El QF Responsable del AE SISMED, dentro de las 24 horas siguientes de recibida la orden de retiro de productos, identifica ubicacin y destino del lote observado. Designa un responsable del Retiro de Mercado y entrega reporte de los destinos donde fue enviado el lote observado. 3. Responsable de Retiro de Mercado comunica la observacin, por va telefnica, correo electrnico y radio, a los lugares donde se envo el lote producto observado, indicndoles: Difundir la decisin de retiro del mercado. Inmovilizar los productos del lote observado en su almacn u otras reas de custodia. Acopiar en un solo lugar los productos del lote observado. Informar, dentro de las 72 horas siguientes, la cantidad de productos del lote observado con que cuenta.

4. Si existieren en el Almacn productos del lote observado, el responsable de Retiro de Mercado indica a Personal Auxiliar de Almacn ubicarlos en el rea de productos de cuarentena colocndoles un letrero de productos inmovilizados. 5. El Responsable de Retiro de Mercado coordina la devolucin de productos de los establecimientos de salud y lo registra en el formato de Retiro de Productos del Mercado. 46

6. El da de la recepcin el Responsable de Retiro de Mercado recibe y verifica que la documentacin este completa: Nota de devolucin del establecimiento. 7. Supervisa la descarga de productos y revisa que el embalaje este en buen estado, limpio, no arrugado, hmedo y que no se encuentren abiertos. 8. De no ser conforme la verificacin de documentos coloca paquetes en el rea de cuarentena y solicita al transportista o al responsable del establecimiento de salud su regularizacin. 9. Caso contrario abre bultos y revisa que el producto y lote coincida con lo autorizado a retirar. 10. De no ser conforme el Responsable de Retiro de Mercado no recibe el producto y solicita su regularizacin. 11. Caso contrario procede a verificar que la cantidad recibida por cada lote concuerde con los documentos recibidos y que los productos no estn deteriorados. 12. Si la cantidad no coincide, el Responsable de Retiro de Mercado modifica la nota de devolucin y recibe el producto. Si los productos estn deteriorados, recibe los productos y anota la observacin en los documentos. 13. Si el resultado es conforme, el Responsable de Retiro de Mercado, anota la fecha y hora de recepcin de los bienes. 14. Registra resultados en la Nota de Devolucin de productos. 15. Entrega documentos de recepcin al QF encargado de medicamentos / cadena de fro quien ingresa los productos recibidos al mdulo informtico del almacn (nmero de lote, fecha de vencimiento, etc.). 16. El Responsable de Retiro de Mercado archiva los documentos por fecha y adjunta la documentacin relacionada a recepcin. 17. El Personal Auxiliar del Almacn ubica productos al rea de cuarentena y coloca letrero de productos inmovilizados indicando su procedencia. 18. El Responsable de Retiro de Mercado, una vez recuperado el total de productos observados, Registra el resultado en el formato Retiro de Productos del Mercado y luego elabora informe dirigido al QF Responsable del AE SISMED, adjuntando los documentos originales de la recepcin. 19. El QF Responsable del AE SISMED, revisa informe y evala resultado del retiro y su eficacia, a travs de indicadores, llegando a determinar las acciones correctivas necesarias para mejorar el sistema de retiro de productos, de ser caso. 20. DEMID solicita que los productos observados:

Sean devueltos al proveedor, coordinar y efectuar la devolucin al proveedor en coordinacin con la Direccin de Logstica. Sean destruidos, ejecutar el procedimiento de baja de la institucin.

Simulacro de retiro 21. Si durante el ao no se realiz ningn retiro de productos, el QF Responsable del AE SISMED efecta un simulacro de retiro para evaluar la eficacia el sistema de retiro. 22. El QF Responsable del AE SISMED selecciona el lote de un producto y dentro de las 24 horas siguientes, identifica ubicacin y destino del lote observado. Designa un Responsable de Retiro del Mercado y entrega reporte de los destinos donde fue enviado el lote observado. 23. El Responsable de Retiro de Mercado comunica la observacin, por va telefnica, correo electrnico y radio, a los lugares donde se envo el lote producto observado, indicndoles identificar e informar dentro de las 72 horas siguientes, el destino y cantidades existentes de producto observados. 47

24. El Responsable de Retiro de Mercado entrega los documentos del retiro al QF Responsable del AE SISMED. 25. El QF Responsable del AE SISMED evala resultado del simulacro retiro y su eficacia, a travs de indicadores, llegando a determinar las acciones correctivas necesarias para mejorar el sistema de retiro de productos, de ser caso.

48

REGISTROS

PRO06-RPM-01
Pgina 1 de 1 RETIRO DE PRODUCTOS DEL MERCADO Fecha de autorizacin de retiro : Producto: Detalle: Lugar de distribucin Fecha de coordinacin de devolucin Fecha de Respuesta Tiempo de Duracin (das) Cantidad Distribuida Retirada Fecha de Distribucin Lote:

Observaciones

Firma

ANEXOS Flujograma
Versin 1/ 02.05.07

FLUJOGRAMA DE RETIRO DE PRODUCTOS

QF RESPONSABLE AE SISMED (REGENTE)
Inicio

RESPONSABLE DE RETIRO
Indica ubicar productos al rea de cuarentena y coloca letrero de inmovilizacin

AUXILIAR DE ALMACN

QF ENCARGADO DE MED. INS. / CAD. DE FRO

Decide retirar o recibe comunicado o alerta

n luci

Comunica a los destinos la observacin, coordina devolucin de lote observado y registra informacin en formato de Retiro de Productos

Ubica productos al rea de cuarentena y coloca letrero de procedencia

Fech

vo a de

Verifica que documentacin este completa

Identifica ubicacin y destino de lote observado Supervisa descarga, revisa embalaje y abre bultos Designa Responsable de Retiro de Productos No recibe producto y solicita su regularizacin No Conforme?

Si

Es el producto y lote observado? S

Verifica que cantidad recibida por cada lote coincida con los documentos recibidos, si no coincide modifica la nota de devolucin

No Supervisa descarga y revisa embalaje. Coloca productos al rea de cuarentena hasta su regularizacin

Deteriorados?

No Anota observacin en documentos

NOTA DEVOLUCIN

Si

Registra fecha, hora y firma en Nota de Devolucin

NOTA DE DEVOLUCIN

Ingresa al sistema

NOTA DE DEVOLUCIN INFORME PRO06-RPM01

NOTA DE INGRESO PRO06-RPM01

Registra en formato de retiro de producto de mercado culminacin de retiro

Ubica productos al rea de cuarentena y coloca letrero de procedencia

Evala eficacia del retiro de productos NOTA DE

DEVOLUCIN INFORME PRO06-RPM01

Decide acciones a tomar, devuelve el producto o destruye

Elabora informe

1 Fin
LEYENDA: PRO06-RPM-01 : RETIRO DE PRODUCTOS DEL MERCADO

Elaborado Henry Espinoza

Pag.1 de 1

51

Manual de procedimientos Versin: 2.0 Vigencia: 1 ao Pgina 1 de 4 Proceso: Control de medicamentos, insumos y drogas: Control del suministro de productos farmacuticos y afines.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Devolucin FECHA: 16.10.07 CDIGO: PRO07-DEV

PROPSITO: Asegurar la correcta devolucin de medicamentos desde los establecimientos de salud. ALCANCE: Aplicable a todo el personal del Almacn Especializado SISMED de la DISA Callao. POLTICAS N 1 5 2 3 4 ENUNCIADOS Los productos pueden ser devueltos al almacn especializado SISMED siempre que su fecha de vencimiento sea mayor o igual a seis meses. Otras devoluciones sern autorizadas por el QF Responsable del AE SISMED y proceder siempre y cuando corresponda al lote distribuido. Solo se acepta la devolucin de productos vencidos vitales y estratgicos, los que sern recepcionados una sola vez al ao de acuerdo al cronograma establecido por la DEMID. Los productos devueltos inutilizables (deteriorados, mal estado, defectos de calidad o vencidos) se almacenan en el rea de productos de observados. Solo se reciben productos deteriorados durante el transporte de medicamentos remitidos desde el AE SISMED. Los productos devueltos que pueden ser utilizados se reingresan al almacn siempre y cuando satisfagan la calidad requerida.

RESPONSABILIDADES QF Responsable del AE SISMED Autorizar la devolucin de los productos en casos especiales. QF encargado de medicamentos / cadena de fro: Coordinar y ejecutar el proceso de devolucin. Evaluar las caractersticas fsicas externas y rotulados de los productos farmacuticos devueltos. Auxiliar de Almacn: Es responsable de ubicar los productos al rea asignada.

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS 1. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro recibe el formato de Nota de Devolucin y los productos que se consignan en dicho documento. 2. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro verifica que los productos a devolver, consignados el formato Nota de Devolucin correspondan al lote distribuido: Si no coinciden, no recibir los productos Si coinciden, efectuar la recepcin de los productos. Para el caso de productos daados, solo se recepciona si son detectados y devueltos durante la distribucin.

3. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro supervisa la descarga y verifica que el embalaje este en buen estado, limpio, no arrugado, hmedo y que no se encuentren abiertos. Procede abrir bultos y revisa que los productos y cantidades coincidan con lo sealado en el formato Nota de Devolucin. 4. Si las cantidades no coinciden solicita la modificacin del formato Nota de Devolucin.

52

5. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro efecta evaluacin de las caractersticas externas (envases y contenido) de una muestra representativa de cada lote de los productos recibidos. Si existe observaciones las anota en el formato Nota de devolucin. Los productos que van a ser redistribuidos deben estar en buenas condiciones. 6. Si el resultado es conforme, el QF encargado de medicamentos / cadena de fro firma el formato Nota de Devolucin en seal de conformidad, anotando la fecha y hora de recepcin de los bienes e indica al personal auxiliar la ubicacin de los mismos. 7. El Personal Auxiliar de Almacn ubica los productos: Los que estn en buen estado y son susceptible de ser distribuidos, se ubican en el rea de almacenamiento, teniendo en cuenta su fecha de expiracin (Primero en expirar, primero en entregar) o la colocacin siguiendo el sistema PEPS (Primero en entrar, primero en salir). Si son productos no utilizables (deteriorados, mal estado, defectos de calidad o vencidos) en el rea productos observados indicando el nombre del lugar de donde proceden. 8. Los productos inutilizables son entregados al almacn de logstica de logstica en los primeros das del ao siguiente. 9. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro ingresa los productos recibidos en el sistema del SISMED, luego lo entrega al Auxiliar de Almacn para la actualizacin de la Tarjeta de control visible (TCV). El ingreso de los productos en el sistema incluye el nmero de lote y fecha de vencimiento. 10. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro archiva el formato Nota de Devolucin, segn la fecha y adjunta toda la documentacin relacionada a la devolucin.

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Pgina 1 de 1 REGISTROS PRO07-DEV-01 NOTA DE DEVOLUCIN / TRANSFERENCIA

54

ANEXOS Flujograma

Versin 1/02.05.07

FLUJOGRAMA DE DEVOLUCION DE PRODUCTOS

QF RESPONSABLE AE SISMED (REGENTE)
Inicio
Si
Medicamentos con fecha venc. mayor 6 m, daados o con defectos de calidad

QF ENCARGADO DE MEDICAMENTOS INSUMOS / CADENA DE FRO

2
Recibe Nota de Devolucin y Productos Verifica que productos correspondan a los lotes distribuidos

AUXILIAR DE ALMACN

No

No recibe y solicita regularizar

No

Es conforme? Si

Evala y autoriza devolucin Coinciden cantidades? S No Revisa carateristicas externas de muestra representativa de productos segn ficha de evaluacin tcnica
PRO07-DEV01

Verifica que las caracteristicas y cantidades del producto coincidan con la Nota de Devolucin

Supervisa descarga, revisa embalaje y abre bultos

Recibe producto y modifica Nota de Devolucin

Cumple especificaciones ?

No

No recibe producto y solicita su regularizacin

Si Anota fecha, hora firma en Nota de Devolucin

PRO07-DEV01

Producto Inutilizable?

Ubica los productos en el rea de productos observados y coloca letrero de procedencia

No

Ubica los productos en el rea de almacn

Ingresa al sistema
PRO07-DEV01

Actualiza TCV
PRO07-DEV01

PRO07-DEV01

LEYENDA: PRO07-DEV-01 NEA : NOTA DE DEVOLUCIN : NOTA DE ENTRADA AL ALMACN

1 Fin Pag.1 de 1

Elaborado Henry Espinoza

55

Manual de procedimientos Versin: 2.0 Vigencia: 1 ao Pgina 1 de 4 Proceso: Control de medicamentos, insumos y drogas: Control del suministro de productos farmacuticos y afines.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Eliminacin de productos farmacuticos FECHA: 16.10.07 CDIGO: PRO08-EPF

PROPSITO: Eliminacin en forma segura los productos farmacuticos no utilizables del almacn especializado SISMED. ALCANCE: Aplicable a todo el personal del Almacn Especializado SISMED de la DISA Callao. POLTICAS N 1 2 ENUNCIADOS Los productos vencidos y/o deteriorados no aptos para el consumo humano, deben ser entregados al almacn central de logstica. Los productos no utilizables son eliminados, segn el procedimiento administrativo correspondiente y de acuerdo a las recomendaciones de la Organizacin Mundial de Salud.

RESPONSABILIDADES QF Responsable de Medicamento / Cadena de Fro Entregar los productos no utilizables al almacn de logstica Asesorar al comit de baja Jefe del Almacn General. Brindar el apoyo en la eliminacin Comit de eliminacin Conducir el proceso de eliminacin de los productos.

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS De la entrega a Logstica 1. Cada ao, el QF encargado de medicamentos / cadena de fro apoyado por el personal Auxiliar de Almacn, verifica que los productos no utilizables concuerden con las Notas de Devolucin. 2. Luego procede a entregar los productos no utilizables al almacn general de logstica, adjuntando una Nota de devolucin consolidada y copias de los documentos con los que se recibi esos productos de los establecimientos de salud. 3. Si el producto no utilizable provienen (deterioro o vencimiento) del AE SISMED, el QF encargado de medicamentos / cadena de fro procede a formular el informe tcnico sustentando las razones del estado de los medicamentos. 4. La Direccin de Logstica, gestiona la baja de los productos no utilizables de conformidad con las normas administrativas existentes.

De la eliminacin 5. Autorizada la eliminacin de los productos no utilizables, la Oficina de Patrimonio en coordinacin la Direccin de Logstica, organizan la eliminacin de estos, conformando un Comit de Eliminacin. 6. El Comit responsable de la eliminacin ser asesorado por el QF encargado de medicamentos / cadena de fro. 56

7. El Comit, verifica las cantidades a destruir e indica pautas para la clasificacin de los productos a eliminar. 8. Jefe del Almacn General ayudado por los Auxiliares de Almacn, efecta la ubicacin, traslado y clasificacin de los productos en los exteriores del almacn, segn la recomendacin del Comit. 9. Comit, tomando como referencia las directrices de seguridad para la eliminacin de productos farmacuticos no deseados durante y despus de una emergencia de la OMS y las recomendaciones del qumico farmacutico, determina el mtodo de eliminacin y si esta ser interna o externa a travs de una empresa especializada. 10. Si la eliminacin ser interna, el personal auxiliar del almacn general procede a eliminar los productos de acuerdo a las recomendaciones del numeral 5.9, siendo supervisado en todo momento por el Comit y el Qumico Farmacuticos asesor. 11. Si la eliminacin es externa, el Director de DEMID solicita a logstica la contratacin de la empresa que har efectiva la destruccin. 12. Seleccionada la empresa, el Auxiliar de Almacn General embala los productos que sern eliminados. 13. El da programado para la eliminacin, el auxiliar de almacn coloca la carga en el vehculo designado, tomando en cuenta algunas pautas del procedimiento de distribucin. 14. Transportista traslada los productos al lugar donde se efectuar la eliminacin. 15. En la destruccin externa participa el Comit y el Qumico Farmacuticos asesor. 16. Concluida la eliminacin, se suscribe un acta con los participantes, entregndose copia a cada uno de ellos. 17. Asistente Administrativo archiva el acta de eliminacin.

57

REGISTROS

PRO08-EPF-01 Modelo de acta de eliminacion

En ........................................... , siendo las ..................horas del da...................... del mes de ..................., se

constituyeron en ................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................................. Nombre 1. 2. 3. 4. 5. 6. Cargo

______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________

Para presenciar y certificar la eliminacin de productos farmacuticos y afines, segn relacin adjunta.

Los productos son eliminados por los motivos siguientes: .............................................................................................. .......................................................................................................................................................................................... ..........................................................................................................................................................................................

Presenciada la destruccin total de los productos, se procede a suscribir la presente acta en seal de conformidad, siendo las ................horas del da.................... del mes de...................

Firmas _____________________________ _____________________________

_____________________________

_____________________________

_____________________________

_____________________________

58

ANEXOS Flujograma
Versin 1/ 02.05.07

FLUJOGRAMA DE ELIMINACION DE PRODUCTOS

QF ENCARGADO DE MED. INSUMOS / C. DE FRO
Inicio
Gestiona la baja de los productos no utulizables

PATRIMONIO / LOGSTICA

COMITE DE ELIMINACIN

JEFE DE ALMACN GENERAL

AUXILIAR DE ALMACN

Cada

ao

Verifica productos no utilizables y los entrega al almacn general de Logstica

ri Auto

cin mina la eli zada

Organiza Comit de Eliminacin

Verifica cantidades a destruir e indica pautas para su clasificacin Efecta traslado y clasificacin de productos en los exteriores del almacn Determina mtodo de eliminacin

No

Eliminacin interna?

Si

Elimina productos segn pautas establecidas por el comit

1
Selecciona empresa
Embala productos a eliminar y coloca en los vehculos segn procedimiento de Distribucin . SC-LOG03
de acin elimin luida tos Conc produc

Subcriben acta de eliminacin, firman los participantes y entrega copias a cada uno.
ACTA DE ELIMINACION

LEYENDA: PRO08-EPF-01: MODELO DE ACTA DE ELIMINACIN

Fin

Elaborado Henry Espinoza

Pag.1 de 1

59

Manual de procedimientos Versin: 2.0 Vigencia: 1 ao Pagina 1 de 5 Proceso: Control de medicamentos, insumos y drogas: Control del suministro de productos farmacuticos y afines.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inspeccin y supervisin al personal FECHA: 16.10.07 CDIGO: PRO09-ISP

PROPSITO: Verificar el cumplimiento de las normas y procedimientos por parte del personal. ALCANCE: Aplicable al personal del Almacn Especializado SISMED de la DISA Callao. POLTICAS N 1 2 ENUNCIADOS El personal que labora en almacn esta sujeto a supervisiones e inspecciones peridicas Toda accin correctiva deber ser en el plazo sealado.

RESPONSABILIDADES QF Responsable el AEM SISMED Supervisar al QF encargado de medicamentos / cadena de fro QF encargado de medicamentos / cadena de fro Supervisar el personal auxiliar de almacn Personal Auxiliar de Almacn: Prestar las facilidades necesarias para el cumplimiento del presente procedimiento. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS De la inspeccin al personal del almacn 1. Al inicio de la jornada laboral del da Lunes de cada semana, el QF encargado de medicamentos / cadena de fro efecta la inspeccin al Personal Auxiliar del Almacn, utilizando el formato inspeccin correspondiente. 2. La inspeccin contempla higiene personal, la vestimenta e implementos de seguridad y casilleros. 3. Si se detectan no conformidades, el QF encargado de medicamentos / cadena de fro registra en el formato de inspeccin la observacin, acciones correctivas a seguir y fecha de cumplimiento, luego explica al personal la no conformidad. 4. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro efecta el seguimiento de la accin correctiva y la registra en el formato de inspeccin. 5. Si la accin correctiva se cumpli, el QF encargado de medicamentos / cadena de fro archiva el formato de inspeccin. 6. Si no se efecto la accin correctiva, informa al QF Responsable del AE SISMED y le entrega el formato de inspeccin. 7. El QF Responsable del AE SISMED indica al personal la accin correctiva otorgando un nuevo plazo. 8. Si la accin correctiva se cumpli, el QF Responsable del AE SISMED archiva el formato inspeccin. 60

9. Si no se efecto la accin correctiva, comunica el hecho a la DEMID, para que tome las acciones administrativas que corresponda. De la supervisin al personal del almacn 10. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro, en forma inopinada durante la jornada laboral, efecta la supervisn al Personal Auxiliar del Almacn, utilizando el formato supervisin al personal del almacn. 11. Supervisa el cumplimiento de los procedimientos, normas de seguridad y de las acciones asignadas. 12. Si se detectan no conformidades, el QF encargado de medicamentos / cadena de fro explica y registra en el formato de supervisin la observacin, las acciones correctivas a seguir y fecha. 13. El QF encargado de medicamentos / cadena de fro efecta el seguimiento de la accin correctiva y la registra en el formato de supervisin. 14. Si la accin correctiva se cumpli, el QF encargado de medicamentos / cadena de fro archiva el formato de supervisin. 15. Si no se efectu la accin correctiva, informa al QF Responsable del AE SISMED y le entrega el formato de supervisin. 16. El QF Responsable del AE SISMED indica al personal la accin correctiva otorgando un nuevo plazo. 17. Si la accin correctiva se cumpli, el QF Responsable del AE SISMED archiva el formato de supervisin. 18. Si no se efecto la accin correctiva, comunica el hecho a la DEMID, para que tome las acciones administrativas que corresponda.

De la supervisin al QF encargado de medicamentos / cadena de fro 19. El QF Responsable del almacn especializado SISMED, en forma inopinada durante la jornada laboral, efecta la supervisin al QF encargado de medicamentos / cadena de fro, utilizando el formato supervisin al QF encargado de medicamentos / cadena de fro. 20. Supervisa el cumplimiento de los procedimientos, normas de seguridad y de las acciones asignadas. 21. Si se detectan no conformidades, el QF Responsable del almacn especializado SISMED explica y registra en el formato de supervisin la observacin, las acciones correctivas a seguir y fecha. 22. El QF Responsable del almacn especializado SISMED efecta el seguimiento de la accin correctiva y la registra en el formato de supervisin. 23. Si la accin correctiva se cumpli, el QF Responsable del almacn especializado SISMED archiva el formato de supervisin. 24. Si no se efectu la accin correctiva, informa al Director de Acceso y Uso racional de Medicamentos y le entrega el formato de supervisin. 25. El Director de Acceso y Uso racional de Medicamentos indica al personal la accin correctiva otorgando un nuevo plazo. 26. Si la accin correctiva se cumpli, el Director de Acceso y Uso racional de Medicamentos archiva el formato de supervisin. 27. Si no se efecto la accin correctiva, comunica el hecho al (a) Director (a) de Medicamentos, para que tome las acciones administrativas que corresponda.

61

REGISTROS

PRO09-ISP-01 Inspeccin al personal del almacn

Fecha de la inspeccin __________________ Nombre _________________________________________________

1. Higiene personal
Si Cabello limpio y recortado Manos y uas limpias Afeitado No

2. Vestimenta e implementos de seguridad

Si Uniforme limpio Uso de casco Zapatos de seguridad limpios Uso de faja No

3. Casillero y otros
Si Casillero limpio y ordenado Toalla limpia No

4. No conformidad detectada ___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

5. Accin correctiva
QF Encargado de Medicamentos/Cadena de Fro Fecha: QF Responsable del AE SISMED Fecha:

6. Seguimiento
Se cumpli la accin correctiva? QF Encargado de Medicamentos/Cadena de Fro QF Responsable del AE SISMED

SI
Fecha

NO
Fecha

SI

NO

____________________ Firma del QF Supervisor

__________________________ Firma del Personal Inspeccionado

62

PRO09-ISP-02 Supervisin al personal del almacn

Fecha de la supervisin __________________ Nombre _________________________________________________

1. Las actividades se efectan observando el procedimiento establecido? Si No 2. Durante las actividades que efecta el personal del almacn, observa las normas de seguridad personal? Si No 3. Utiliza los implementos de seguridad? Si

No

4. Manipula con precaucin los equipos que utiliza? Si No 5. Ha cumplido las actividades que le fueron asignadas? Si No 6. No conformidad detectada ______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

5. Accin correctiva

QF Encargado de Medicamentos/Cadena de Fro Fecha:

6. Seguimiento
Se cumpli la accin correctiva?

QF Responsable del AE SISMED Fecha:

QF Encargado de Medicamentos/Cadena de Fro

QF Responsable del AE SISMED

SI
Fecha

NO
Fecha

SI

NO

_______________________ Firma del QF Supervisor

_________________________ Firma del Personal Supervisado

63

PRO09-ISP-03 Supervisin al al QF encargado de medicamentos / cadena de fro

Fecha de la supervisin __________________ Nombre _________________________________________________

1. Las actividades se efectan observando el procedimiento establecido? Si No 2. Durante las actividades que efecta el personal del almacn, observa las normas de seguridad personal? Si No 3. Ha supervisado el control de temperatura y humedad? Si No 4. Ha realizado la evaluacin organolptica de todos los productos que han ingresado al almacn? Si No 5. Ha realizado la inspeccin y supervisin al personal del almacn? Si No 6. Ha cumplido las actividades que le fueron asignadas? Si No 7. No conformidad detectada ______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

8. Accin correctiva

QF Responsable del AE SISMED Fecha:

9. Seguimiento
Se cumpli la accin correctiva?

Director de Acceso y Uso Racional Fecha:

QF Responsable del AE SISMED

Director de Acceso y Uso Racional

SI
Fecha

NO
Fecha

SI

NO

_______________________ Firma del QF Supervisor

_________________________ Firma del Personal Supervisado

64

ANEXOS Flujograma
Versin 1/ 02.05.07

FLUJOGRAMA DE INSPECCION Y SUPERVISION AL PERSONAL

QF ENCARGADO DE MEDICAMENTOS INSUMOS / CADENA DE FRO
Inicio
Supervisa desarrollo de actividades del Auxiliar de Almacn y registra en el formato supervisin al personal

QF RESPONSABLE AE SISMED (REGENTE)

lunes Cada

Efecta inspeccin al personal y llena formato inspeccin al personal

Si

Es conforme?

Registra y archiva formato

PRO09-ISP-01 PRO09-ISP-02

No

Indica acciones a realizar y plazo, registra el mismo en el formato correspondiente

Si

Cumplio accin correctiva?

Registra en formato de inspeccin o supervisin segn sea el caso y archiva

PRO09-ISP-01 PRO09-ISP-02

No Registra en formato de inspeccin o supervisin segn sea el caso e informa al QF Responsable AE SISMED

Indica acciones a realizar y nuevo plazo

Cumplio accin correctiva?

No

Registra resultados en formato e informa a DEMID para que tome acciones correctivas

Si

PRO09-ISP-01 PRO09-ISP-02

Registra resultado en formato y firma

LEYENDA: PRO09-ISP-01 : INSPECCION AL PERSONAL DE ALMACEN PRO09-ISP-02 : SUPERVISION AL PERSONAL DE ALMACEN

1 Fin

Elaborado Henry Espinoza

Pag.1 de 1

65

Manual de procedimientos Versin: 2.0 Vigencia: 1 ao Pgina 1 de 7 Proceso: Control de medicamentos, insumos y drogas: Control del suministro de productos farmacuticos y afines.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Auto inspeccin FECHA: 16.10.07 CDIGO: PRO10-ALM

PROPSITO: Asegurar que se cumplan las buenas prcticas de almacenamiento. ALCANCE: Aplicable al personal del Almacn Especializado SISMED de la DISA Callao. POLTICAS N 1 ENUNCIADOS La auto-inspeccin se realizar tomando en consideracin las buenas prcticas de almacenamiento.

RESPONSABILIDADES QF Responsable del Almacn Especializado SISMED: Efectuar la auto inspeccin. Auxiliar de Almacn: Prestar las facilidades necesarias para el cumplimiento del presente procedimiento. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS 1. Mensualmente, el QF Responsable del AE SISMED efecta la inspeccin de las condiciones de almacenamiento utilizando el formato auto inspeccin. 2. El Personal Auxiliar de Almacn detendr sus labores cuando se efecte la inspeccin en su zona. 3. El QF Responsable del AE SISMED evala la gestin del almacn y las caractersticas externas de los productos almacenados. 4. Si se detectan no conformidades en la gestin del almacn, el QF Responsable del AE SISMED registra y explica Al personal las acciones correctivas a seguir. 5. Si se detectan no conformidades en la calidad de los productos, verifica una mayor cantidad del lote observado, si se verifica que: Slo parte de la muestra tomada presenta observaciones y estas no se pueden generalizar al total de lote, el QF Responsable del AE SISMED indica al Personal Auxiliar del Almacn ubicar los productos observados en el rea de productos observados. Todo el lote presenta las mismas caractersticas, el QF Responsable del AE SISMED indica al Personal Auxiliar del Almacn ubicar los productos observados en el rea de de productos observados.

6. Dentro de los cinco das hbiles siguientes el QF Responsable del AE SISMED emite un informe dirigido a DEMID y al QF Responsable de Medicamentos/ Cadena de Fro, indicando las no conformidades y las medidas a adoptar. 7. En el caso que se detecten problemas de calidad de productos, el informe se efecta dentro de las 24 horas a DEMID y al Responsable de Medicamentos/ Cadena de Fro.

66

8. El QF Responsable de Medicamentos/ Cadena de Fro adopta las medidas correctivas que sean necesarias. 9. En la siguiente inspeccin, el QF Responsable del AE SISMED pondr mayor nfasis en verificar el cumplimiento de las recomendaciones dadas. 10. De detectarse reincidencia en las no conformidades se efecta el informe de acuerdo al punto 5.6. 11. En casos excepcionales se podr efectuar ms de una supervisn dentro de un mismo mes, para cuyo caso se ejecutaran los puntos 5.2 al 5.7.

67

REGISTROS

PRO10-ALM-01 Auto-inspeccin al almacn

Fecha: _________________________ Hora de inicio: ___________________

1.- PARTICIPANTES DE LA INSPECCION:

a. _________________________________________________________________ b. _________________________________________________________________ c. _________________________________________________________________

ASUNTO
2. 2.1. 2.2. UBICACIN Y TAMAO DEL ALMACEN El plano de distribucin de reas esta actualizado y disponible? El tamao del almacn est de acuerdo a la variedad y volumen de productos a almacenar, a la frecuencia de abastecimientos y entregas? Los servicios de agua y luz estn operativos? INSTALACIONES 3.1 3.2 3.3 3.4 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Las paredes estn lisas y fciles de limpiar? Los pisos estn a nivel? Las ventanas se encuentran en buen estado? Las puertas estn despejadas ORGANIZACIN INTERNA Los almacenes estn debidamente identificados? Hay una adecuada iluminacin? La iluminacin natural incide directamente en los productos? Hay una adecuada circulacin interna de aire? El registro de temperatura: - Lectores operativos? - Registros actualizados? - Temperatura del mes dentro del limite permitido? Verificar acciones tomadas La distancia entre los anaqueles y parihuelas facilita el movimiento de operarios y la manipulacin del producto? Hay una distancia entre la pared y los estantes mnimo de 30 cm.? Hay productos colocados directamente en el piso? Las reas del almacn estn debidamente separada, identificada y ordenada: - Recepcin - Cuarentena - Almacenaje - Devoluciones

SI NO

OBSERV.
MENOR MAYOR

2.3. 3.

MAYOR

MAYOR MAYOR MENOR MAYOR

MENOR MAYOR MAYOR MAYOR MAYOR

4.6

MENOR

4.7

MENOR

4.8 4.9

MAYOR

MAYOR MAYOR MAYOR MENOR

68

ASUNTO
- Embalaje - Despacho - Reenvasado - Oficinas administrativas - Servicios higinicos - Vestidores 5. RECURSOS MATERIALES Estn en buen estado: - Estantes o anaqueles - Parihuelas - Montacarga - Higrmetro - Termmetro - Balanza - Extractores de aire - Equipo electrgeno - Materiales de limpieza PERSONAL 6.1 Registros de capacitacin: - Estn actualizados? - El entrenamiento del personal nuevo se ha registrado? Supervisin e inspeccin al azar de cada trabajador - Se ha efectuado, segn el procedimiento? - Se ha registrado? La inconformidades detectadas, fueron subsanadas? Se ha realizado al personal el examen mdico y/o de laboratorio programado? Existen implementos de aseo necesario? (jabones, toallas individuales) Casilleros en orden? Tiene identificacin visible? Vestimenta del personal completa y limpia: - Uniforme - Implementos de seguridad Existen normas prohibiendo: comer, beber y fumar dentro del almacn SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO 7.1 7.2 Estn operativos dispositivos de alarma? Existe una instructiva que limita el acceso al almacn solo a personas autorizadas? Existe acumulacin de materiales combustibles como cajas de cartn, parihuelas? Extintores con carga vigente? Se toman en cuenta las normas de seguridad personal? Las instalaciones elctricas se encuentran en buen estado? Hay un adecuado manejo de materiales inflamables?

SI NO

OBSERV.
MENOR MAYOR MAYOR MAYOR MAYOR MENOR

MAYOR MAYOR MAYOR MAYOR MAYOR MAYOR MAYOR MAYOR MAYOR

6.

MAYOR

6.2

MAYOR MENOR

6.3 6.4 6.5

MAYOR MAYOR

6.6 6.7

6.8

MAYOR

7.

MENOR MAYOR

7.3

MAYOR

7.4 7.5 7.6 7.7

MAYOR MENOR MAYOR MAYOR

69

ASUNTO
8. 8.1 SANEAMIENTO Se encuentran limpios, ordenados y mantenidos? - Estantes - Pisos - Paredes - Techos Los servicios higinicos y vestidores se encuentran limpios, ordenados y mantenidos? Se cumplen el procedimiento sobre la frecuencia y mtodos usados en? Desratizacin Desinfestacin Limpieza Los registros utilizados estn actualizados y bien registrados? Desratizacin Desinfestacin Limpieza TECNICAS DE MANEJO 9.1 9.2 9.3 9.4 Se encuentran ordenados y disponibles los protocolos de anlisis? Las actas de recepcin se encuentran bien elaboras, ordenadas y disponibles? Las fichas de evaluacin tcnica de los productos se encuentran bien elaboras, ordenadas y disponibles? Se ha observados inconformidades en la recepcin? Que acciones se tomaron? Todos los productos se encuentran ordenados de acuerdo al sistema PEPE? Los registros de existencias de productos farmacuticos en el software SISMED estn actualizados?

SI NO

OBSERV.
MAYOR

8.2 8.3

MAYOR MENOR

8.4

MAYOR

9.

CRITICO MAYOR CRITICO

9.5 9.6

MAYOR MAYOR

9.7

Se han detectado errores en el sistema informtico de almacn ? Que acciones se tomaron? Se han efectuado los controles de inventarios, sealados en el procedimiento. Que acciones se tomaron? Existen productos vencidos en el rea de almacenamiento? Se ha colocado una tarjeta roja a los productos con fecha de vencimiento vigente de 6 meses? El personal conoce y aplica los procedimientos de: Recepcin Almacenamiento Auto inspecciones al almacn Control de inventario Saneamiento del almacn Distribucin, embalaje y transporte Quejas y reclamos Devolucin Retiro de productos del mercado Supervisin e inspeccin a los trabajadores del almacn. MAYOR

9.8

9.9 9.10 9.11

MAYOR MAYOR MAYOR

70

ASUNTO
10. 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 11. 11.1 11.2 DISTRIBUCION Se despachan los productos de acuerdo al sistema PEPE? Los productos a distribuir estn adecuadamente embalados? Identifican los lotes que van a cada destinatario? Se han detectado errores en la distribucin? Que acciones se tomaron? PRODUCTOS Se encuentran productos con defectos de calidad en el rea de almacenamiento? Durante el mes se detectaron productos con defectos de calidad en el rea de almacenamiento? Que acciones se tomaron? Todo el lote presenta defectos de calidad? Accin recomendada CONTROL DE STOCK Se encuentran diferencias en el conteo efectuado? Durante el mes se detectaron diferencias en el conteo efectuado? Que acciones se tomaron?

SI NO

OBSERV.

MAYOR MAYOR MAYOR MAYOR

MAYOR MAYOR

11.3

MAYOR

12. 12.1 12.2

MAYOR MAYOR

OBSERVACIONES E INDICACIONES

........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ...........................................................................................................................................
Hora de trmino: ____________________

_________________________ Participante

___________________________ Participante

_________________________ Participante

___________________________ Participante

71

ANEXOS Flujograma
Versin 1/ 02.05.07

FLUJOGRAMA DE AUTOINSPECCION
QF RESPONSABLE AE SISMED (REGENTE)
Inicio
ente ualm
PRO10-AI-01

AUXILIAR DE ALMACEN

QF ENCARGADO DE MED. INSUMOS/ C. DE FRO

DEMID

Mens

Evala gestin del almacn segn formato de autoinspeccin

No

Es conforme?

Indica acciones a realizar y plazo, registra observaciones al formato de autoinspeccin

Si

Revisa caractersticas externas de productos

Existe defectos de calidad?

Si

Toma una muestra mayor y evala caracterstica

Todo el lote presenta defectos de calidad?

Si

Ubica todo el lote de productos en el rea de observados

No

No

Ubica productos con defectos en el rea de observados

e iles d s hb ccin 5 da pe A los da la ins aliza re
INFORME

Emite informe

1
de oras cin 24 h c A las la inspe a lizad rea
INFORME INFORME INFORME

Emite informe

Adopta medidas correctiva de ser el caso

Toma acciones correctivas

LEYENDA: PRO10-AI-01 : AUTOINSPECCION AL ALMACEN

Fin Elaborado Henry Espinoza Pag.1 de 1

72

Manual de procedimientos Versin: 2.0 Vigencia: 1 ao Pgina 1 de 5 Proceso: Control de medicamentos, insumos y drogas: Control del suministro de productos farmacuticos y afines.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Saneamiento FECHA: 16.10.07 CDIGO: PRO11-SAN

PROPSITO: Mantener las instalaciones del almacn limpias y libres de contaminacin y plagas. ALCANCE: Aplicable al personal del Almacn Especializado SISMED de la DISA Callao. POLTICAS ENUNCIADOS Para la limpieza, desratizacin, desinfestacin y desinfeccin del almacn especializado SISMED solo se usaran productos aprobados por la autoridad sanitaria.

N 1

RESPONSABILIDADES QF encargado de medicamentos / cadena de fro: Supervisar el cumplimiento del presente procedimiento y el correcto llenado de los formatos que comprenden el procedimiento. Personal Auxiliar de Almacn: Realizar la limpieza del almacn.

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS: Desinfestacin, desratizacin y desinfeccin 1. Al final de cada ao el QF encargado de medicamentos / cadena de fro elabora el plan anual de desinfestacin, desratizacin y desinfeccin, la que se realiza como mnimo dos veces al ao. 2. 15 das antes del mes programado para la desinfestacin, desratizacin y desinfeccin, el QF Responsable del AE SISMED solicita a la DEMID coordine con DESA o con una empresa particular, para que se realice este procedimiento. 3. Durante la desinfestacin, desratizacin y desinfeccin, verificar que sta cubra todas las reas del almacn y que a la vez no afecta la integridad de los productos. 4. Culminada la desinfestacin, desratizacin y desinfeccin, solicitar el certificado y ficha tcnica correspondiente y registrar la accin el formato de fumigacin y desratizacin. Limpieza del Almacn

Diaria
5. La limpieza del almacn se realiza al inicio y al final de la jornada. 6. Al final del da el personal auxiliar: Recoge papeles y desperdicios. Elimina los desperdicios o desechos acumulados en bolsas o cajas. 7. Al inicio del da el servicio de limpieza contratado por la DISA: Barre los pisos sin levantar polvo Aspira el polvo de las esquinas y hendiduras del piso con mucho cuidado Trapea y encera los pisos. 8. La accin es registrada en el Registro de Limpieza 73

Mensual
9. A la limpieza que se efecta diariamente, agregar los siguientes pasos: Pasar una franela seca a las cajas de los productos almacenados en parihuelas o estantes. Pasar un pao hmedo a los estantes para quitar el polvo. 10. La accin es registrada en el Registro de Limpieza

Trimestral
11. Al final del tercer mes, coordinar y verificar que el service efecte los pasos siguientes: Aspirar el polvo de las ventanas y luego pasar un pao humedecido con solucin de hipoclorito de sodio al 10%. Limpiar las esquinas del techo pasando un pao humedecido con solucin de hipoclorito de sodio al 10%. 12. El QF responsable de cadena fro realiza la limpieza de los equipos de refrigeracin de la siguiente forma: Al final del da retira los productos del equipo de refrigeracin a limpiar y los coloca en otro equipo. Desconecta el equipo a limpiar. Al da siguiente por la maana realiza la limpieza del equipo, para ello retira las partes movibles y las limpia con un pao hmedo y jabn. Conecta el equipo, estabiliza la temperatura y coloca los productos nuevamente. 13. La accin es registrada en el Registro de Limpieza Limpieza de las reas administrativas 14. Al inicio del da, el service debe realizar: Limpiar los escritorios y los equipos de cmputo con una franela para sacar el polvo. Barrer los pisos. Trapear los pisos. 15. La accin es registrada en el Registro de Limpieza Limpieza de los servicios higinicos

Diaria
16. Al inicio del da, el service debe realizar: Recoger papeles y desperdicios. Barrer el piso. Lavar paredes y pisos con detergente. Lavar los inodoros con detergente y cido muritico. 17. La accin es registrada en el Registro de Limpieza 18. El material de limpieza de los servicios higinicos no puede ser utilizado en el almacn o rea administrativa. 19. Los materiales utilizados en la limpieza son guardados en el cuarto de limpieza.

Supervisin:
20. El QF Responsable de Medicamentos/ Cadena de Fro realiza mensualmente una verificacin inopinada de las acciones de saneamiento y lo registra en el formato respectivo. DEFINICIONES Desinfestacin: Es la reduccin mediante agentes qumicos o mtodos fsicos adecuados, del nmero de microorganismos en el edificio, instalaciones, maquinarias y utensilios a un nivel que no de lugar a contaminacin del producto que se almacena. 74

REGISTROS

PRO11-SAN-01 Registro de desinfestacin y desratizacin

Empresa Supervisin

Fecha

Observacin

Firma

75

PRO11-SAN-02 Registro de limpieza

Almacn / Oficina: ..

Fecha

Piso

Paredes

Estantes

Techo

Ventanas

Equipos de refrigeracin

Escritorios

Servicios Higienicos

Firma

Supervisin

NOTAS: Limieza diaria: Pisos, recoger papeles y eliminar desperdicios, servicios higinicos Limieza mensual: Pisos, cajas y estantes Limpieza tremestral: Ventanas, techo y equipos de refrigeracin Colque un check () para cada seccin limpiada y su firma al final

76

ANEXOS Flujograma
Versin 1/ 02.05.07

FLUJOGRAMA DE SANEAMIENTO
QF ENCARGADO DE MEDICAMENTOS INSUMOS/ C. DE FRO
Inicio
Desratizacin y Desinfestacin
al d Al fin o el a

DESA / EMPRESA

SERVICE DE LIMPIEZA

AUXILIAR DE ALMACN

Elabora Plan anual de desinfestacin y desratizacin

del ntes o d as a 15 d rograma p

mes

Coordina con DESA o Empresa Particular

Realiza desinfestacin y desratizacin, entrega certificado y ficha tcnica

Verifica que cubra las reas y no afecte a los productos, registra y firma accin en registro de desratizacin y desinfestacin Limpia escritorios, equipos de computo y pisos de las reas administrativas Registra y firma accin en registro de limpieza

1
Limpieza reas Administrativas
rna de Jo Inicio

da

SS. HH. Limpieza de Almacn y equipos de fro

Diario

Recoge desperdicios, limpia paredes, pisos con detergente e inodoros con cido muritico

Inicio

rna de Jo

da

Limpia pisos y cajas ubicadas sobre parihuelas

Fin d

e Jo

rnad

Recoge y elimina papales y desperdicios

Cada

M es

Limpia cajas y estantes

Registra y firma accin en registro de limpieza

1
lm estra Trim ente

Limpia ventanas y esquina de techos

Fin

Retira productos refrigerados y coloca en otros equipos, desconecta el equipo vacio.

Al da siguiente, retira partes movibles , limpia con pao humedo y jabn.

Conecta equipo, estabiliza temperatura y coloca los productos

Elaborado Henry Espinoza

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Manual de procedimientos Versin: 2.0 Vigencia: 1 ao Pgina 1 de 4 Proceso: Control de medicamentos, insumos y drogas: Control del suministro de productos farmacuticos y afines.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Capacitacin y entrenamiento FECHA: 16.10.07 CDIGO: PRO12-NCE

PROPSITO: Asegurar que el personal cuente con las competencias ptimas para ejecutar su labor. ALCANCE: Aplicable al personal del Almacn Especializado SISMED. POLTICAS N 1 2 3 4 ENUNCIADOS El desarrollo de competencias del personal se realiza a travs de los procesos de induccin, capacitacin y reentrenamiento. Al iniciar las actividades el personal pasa por un proceso de induccin que incluye dos etapas, presentacin y el entrenamiento. El programa de capacitacin se basar en las necesidades de capacitacin del personal, e incluir aspectos bsicos y crticos para el desempeo de sus funciones. El reentrenamiento, tiene por objetivo reforzar las capacidades del personal que labora en el almacn, estos aspectos son detectados durante las supervisiones realizadas al personal y en las actividades diarias.

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS

De la induccin
1. El primer da de labor el QF Responsable del Almacn Especializado SISMED realiza la presentacin al personal nuevo, esta consiste en presentar los objetivos institucionales, misin, visin, lneas de accin y compaeros de trabajo, con el objeto de lograr sensibilizarlo y comprometerlo. Registra la accin en la ficha de personal nuevo e induccin. 2. El QF Responsable del Almacn Especializado SISMED entrega la ficha de personal nuevo e induccin al jefe inmediato superior donde se ubica el personal nuevo. 3. El mismo da, el jefe inmediato superior donde se ubica el personal nuevo realiza el entrenamiento, consiste en adiestrar en el uso de equipos u otras herramientas, as como en las tcnicas y procedimientos aplicados en el almacn que son necesarios para ejecutar sus funciones. El entrenamiento se registra en la ficha de personal nuevo e induccin y la devuelve al QF Responsable del Almacn Especializado SISMED. 4. El QF Responsable del Almacn Especializado SISMED aplica la Evaluacin del proceso de induccin y archiva toda la documentacin.

De la capacitacin
5. El QF Responsable de AE SISMED cada fin ao elabora un Plan de Capacitacin Anual, el mismo que puede ser desarrollado en las instalaciones de la DISA o en una institucin externa. 6. Si la capacitacin se desarrolla en las instalaciones de la DISA, el QF Responsable de AE SISMED designa un responsable de organizar la capacitacin.

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7. El responsable de organizar la capacitacin realiza las coordinaciones logsticas necesarias: convocatoria, local, materiales, refrigerios, etc. 8. Al culminar la capacitacin, los asistentes se registran en el formato de registro de capacitacin y reentrenamiento. 9. Si la capacitacin se desarrolla en una institucin externa, en la fecha programada el personal asiste a la capacitacin y presta la atencin debida. 10. Al culminar la capacitacin el personal que asiste solicita una constancia a los organizadores. 11. El personal capacitado retorna a la DISA registra la capacitacin en el formato de registro de capacitacin y reentrenamiento y entrega copia de la constancia al QF encargado de medicamentos e insumos/ cadena de fro. 12. El QF encargado de medicamentos e insumos/ cadena de fro archiva la copia de la constancia de capacitacin.

Del reentrenamiento
13. El entrenamiento es efectuado por la persona responsable de la actividad a reforzar. Si se requiere se podr contar con un experto externo. 14. El reentrenamiento se registra en el formato de registro de capacitacin y reentrenamiento.

De la evaluacin
15. La evaluacin tiene por objetivo medir el nivel de conocimiento adquirido en las capacitaciones internas. 16. El examen es elaborado por las personas responsables de la capacitacin y la calificacin mnima aprobatoria es de 14. 17. Al culminar la capacitacin o induccin se aplica la evaluacin, si el personal no califica se prepara una nueva capacitacin. 18. Si en la segunda evaluacin el personal no obtiene la calificacin mnima aprobatoria, el QF encargado de medicamentos e insumos/ cadena de fro comunica el hecho a la DEMID para que tome las medidas administrativas correspondientes. 19. El QF encargado de medicamentos e insumos/ cadena de fro archiva los exmenes.

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REGISTROS PRO12-NCE-01

Fecha de Ingreso _________ Ficha del personal nuevo e induccin Datos personales Nombre del trabajador:_________________________________________________________________
Domicilio ____________________________________________________________________________ D.N.I :_____________________________________________________________________________ : _____________

Lugar y Fecha de Nacimiento:_______________________________________ Edad Telfono: _________________________________

Referencias personales
Nombre de la madre/ padre o familiar: _____________________________________________________ Direccin y telfono:____________________________________________________________________

Grado de instruccin
PRIMARIA SECUNDARIA SUPERIOR

Capacitaciones / entrenamiento recibido con anterioridad:______________________________________

Experiencia laboral
1. Nombre de la empresa / telfono: _______________________________________________________ Cargo y Tiempo en la empresa: ________________________________________________________ 2. Nombre de la empresa/ telfono: _______________________________________________________ Cargo y Tiempo en la empresa: ________________________________________________________

Entrenamiento (marque con un aspa)

Nociones generales de la Empresa: Objetivos Institucionales Misin Visin Lneas de Accin Procedimientos de: Almacenamiento Distribucin Recepcin Limpieza del almacn Seguridad

Firma del Trabajador

Firma del QF Responsable AE SISMED

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PRO12-NCE-02

Registro de capacitacin y reentrenamiento

FECHA

TEMA

CAPACITADOR

PARTICIPANTES

FIRMA

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PRO12-NCE-03

Evaluacin del proceso de induccin

DIRECCIN DE SALUD I CALLAO

ALMACN ESPECIALIZADO DE MEDICAMENTOS SISMED EVALUACIN DEL PROCESO DE INDUCCIN Fecha:__________ Nombre:

Responda las siguientes preguntas:

1. Cules con las funciones de la institucin? ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... 2. Describa la Misin y visin institucional: a. Visin: ..................................................................................................................................... ................................................................................................................................................. b. Misin: ..................................................................................................................................... ................................................................................................................................................. 3. Qu documento no es requisitos indispensables para la recepcin de medicamentos? a. Protocolo de anlisis b. Certificado ISO c. Orden de compra d. Registro sanitario 4. Explique brevemente para que se utilizan las reas del almacn: c. Recepcin: .................................................................................................................... d. Cuarentena: .................................................................................................................. e. Despacho: ..................................................................................................................... 5. Menciones los materiales que debe usar el personal dentro del almacn para su seguridad: ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... 6. Responda verdadero o falso a. El control de temperatura y humedad forma parte de los procedimientos de almacenamiento y debe realizarse diariamente ( ) b. Los productos que se vencen dentro de 6 meses deben ser identificados con una tarjeta roja.

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7. Si un producto ingresa con defecto de calidad, que accin tomara: a. Lo recibe y coloca en el rea de almacn. b. No lo recibe y solicita su regularizacin. c. Inmoviliza el producto, comunica a control y vigilancia y solicita su regularizacin.

8. Si la temperatura se encuentra por encima de los niveles normales, que es lo que debe hacer: a. Abrir todas las puertas para que el almacn tenga mayor ventilacin. b. Aumentar la ventilacin regulando los equipos de aire acondicionado o refrigeracin. c. Registra en el formato y comunica al QF.

9. Quin realiza el embalaje de los productos? a. El que solicita el producto b. El personal del almacn c. El QF regente d. El personal de limpieza 10. Sobre el inventario es falso: a. Se realiza en forma mensual b. No se realiza a las vacunas porque pueden deteriorarse c. En inventario anual es efectuado por la Direccin de Logstica

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ANEXOS Flujograma
Versin 1/ 02.05.07

FLUJOGRAMA DE CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO

QF RESPONSABLE AE SISMED (REGENTE)/ QF JEFE INMEDIATO DEL ENCARGADO DE MEDICAMENTOS INSUMOS/ C. DE FRO PERSONAL NUEVO
Inicio
Induccin
m El pri er da s bore de la

ENCARGADO DE CAPACITACIN

PERSONAL CAPACITADO

Realiza la presentacin al personal nuevo. Registra la accin en la ficha de personal nuevo e induccin y entrega a Jefe inmediato del personal nuevo
Ficha de personal nuevo e induccin

Realiza el entrenamiento: uso de equipos y herramientas, tcnicas y procedimientos. Registra en la ficha de personal nuevo y devuelve a QF

Aplica evaluacin y Archivar toda la documentacin

Ficha de personal nuevo e induccin

Capacitacin
al d Al fin el a o

Elabora un Plan de Capacitacin Anual

En la

fecha

prog

arma

da

Capacitacin interna

Si

Designa un responsable de organizar la capacitacin

Realiza las coordinaciones logsticas: convocatoria, local, materiales, refrigerios, etc.

Registra en el formato de registro de capacitacin y reentrenamiento

1
Registro de capacitacin y reentrenamiento

No

Asiste a la capacitacin y presta la atencin debida

Constancia

Solicita una constancia a los organizadores

Archiva la copia de la constancia de capacitacin y formato de registro de capacitacin y reentrenamiento

Constancia Registro de capacitacin y reentrenamiento

Constancia

Registra en el formato de registro de capacitacin y reentrenamiento y entrega copia de la constancia

Registro de capacitacin y reentrenamiento

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Manual de procedimientos Versin: 2.0 Vigencia: 1 ao Pgina 1 de 22 Proceso: Control de medicamentos, insumos y drogas: Control del suministro de productos farmacuticos y afines.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Normas de seguridad FECHA: 16.10.07 CDIGO: PRO13-NS

PROPSITO: Establecer las disposiciones tcnicas que permitan garantizar niveles adecuados de seguridad al personal que labora en el almacn especializado de medicamentos. ALCANCE: Aplicable al personal del Almacn Especializado SISMED. N 1 2 3 POLITICAS ENUNCIADOS La seguridad e higiene son tan importantes como cualquier otra actividad dentro de la empresa, y por ningn motivo se deber realizar una actividad sin tener en cuenta las condiciones de higiene y seguridad. Se aplicarn las sanciones correspondientes a los trabajadores que a sabiendas persistan en llevar a cabo prcticas peligrosas tanto para l como para sus compaeros, que impidan el cumplimiento de las normas contenidas en el presente Manual. La vigilancia de la salud de los trabajadores se har por medio de exmenes mdicos anuales debiendo contar con su carn de sanidad.

NORMAS

Norma legal
Decreto Supremo 09-2005-TR, aprueba Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Normas tcnicas
Actividades de riesgo Seguridad Elctrica Prevencin de Incendios Seguridad en los Montacargas Comunicacin de Riesgos Proteccin a los Ojos Proteccin a los Pies Proteccin a la Mano Proteccin del Odo Proteccin Respiratoria Otras Normas de complemento: Tcnicas de levantamiento: prevencin de lesiones a la espalda y resbalones, tropiezos y cadas Normas OSHA (Occupational Safety & Health Association) 1910.303-, .306 1910.38, .155- .165 1910.178 1910.1200 1910.132, y .133 1910.132, y .136 1910.132, y .138 1910.95 1910.132, y .134 ANSI (American Nacional Standards Institute), NFPA (Nacional Faci Protection Association) y NSC (Nacional Safety Council)

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RESPONSABILIDADES DISA Capacitar y adiestrar al personal, en el conocimiento de las medidas preventivas de accidentes laborales y en la formacin de hbitos de seguridad en el trabajo.

Comisin de seguridad e Higiene

Supervisor de seguridad y salud en el trabajo: Tulio Lpez Garca: Sugerir y supervisar la ejecucin del Programa Anual de Capacitacin en Seguridad y Salud en el trabajo. Realizar inspecciones peridicas a las instalaciones del almacn. Participar en la elaboracin y aprobacin de las normas internas de Seguridad y Salud. Analizar y evaluar el Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo. Analizar las causas y las estadsticas de los incidentes, accidentes y de las enfermedades ocupacionales emitiendo las recomendaciones respectivas. Encargado de primeros auxilios: Luis Ochoa Zuloag Brindar los primeros auxilios al personal accidentado hasta que llegue el servicio de emergencia. Trabajador Cumplir con los procedimientos, normas y disposiciones de seguridad que le sean impartidas por el encargado de Seguridad de la Empresa. Familiarizarse con los planes de emergencia para incendios, derrames, incidentes de polucin, inundaciones, terremotos, disturbios civiles, amenaza de bomba y otros desastres. Asistir a los cursos de capacitacin brindados por la empresa. Conocer perfectamente el funcionamiento de sus equipos y saber cmo proceder en caso de emergencias.

NORMAS DE SEGURIDAD:

Disciplina
1. 2. 3. No se debe ingresar a recintos en los que est restringido su ingreso. El fumar dentro de las instalaciones de la empresa slo est permitido en las reas autorizadas por la empresa. Estar bajo influencia de narcticos o sustancias txicas o la posesin de los mismos en el trabajo es cometer una falta grave. Usted debe informar a su supervisor si est tomando medicamentos que puedan producir somnolencia u otros efectos. 4. Algunos medicamentos formulados pueden producir este efecto e influirn en la decisin del Supervisor sobre permitirle operar equipos o llevar a cabo trabajos con los cuales puede verse afectado. 5. La ropa de trabajo debe ser limpia y funcional. La ropa limpia conlleva hbitos de seguridad en el trabajo.

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Inspeccin de zonas de trabajo

6. 7. Antes de iniciar las labores, el trabajador deber verificar que su zona de trabajo no presente riesgos de accidentes. El Responsable de Seguridad est facultado para detener cualquier trabajo que se considere peligroso para la integridad del personal, material o rea de trabajo.

Del equipo de seguridad

8. El Trabajador deber respetar y utilizar correctamente los medios y dispositivos de proteccin, el que consistir en: Proteccin de la cabeza: Casco de seguridad. Proteccin de la cara y los ojos: Mascarillas cuando se manipula materiales contaminantes. Proteccin del cuerpo y de los miembros: calzado de seguridad, casacas, mamelucos, cinturones de seguridad. 9. 10. El Trabajador que maltrate, extrave o rompa intencionalmente el referido material ser sancionado de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo. El equipo de proteccin personal debe ajustarse cmodamente con la ropa de trabajo de tal forma que no presente peligros adicionales en su uso.

Proteccin de reas de trabajo

11. 12. Ubique barreras y smbolos de precaucin alrededor de las zonas de riesgo, reas de trabajo de contratistas y reas en las que hay peligro de que la gente sea afectada. Est al tanto de la existencia de tuberas subterrneas de productos y de lneas de servicios, y asegrese de su ubicacin antes de iniciar trabajos de excavacin. Consulte a su supervisor antes de hacer cualquier excavacin.

Del orden y limpieza

13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. Se prohbe fumar, comer y beber dentro del almacn. Slo se puede comer durante el tiempo y lugar establecido. No se permite alimentos dentro del Almacn. Las reglas de aseo y orden exigen la remocin inmediata de todo equipo o material que obstruya el paso en los corredores o escaleras, adems de evitar los derrames de qumicos, aceites, grasas. El personal mantendr las instalaciones sanitarias limpias y en buenas condiciones de uso. No arroje material slido o voluminoso a los WC, evite atoros. Todo desecho o retacera metlica deber depositarse en recipientes apropiados evitando dejarla tirada o acumulada en los puestos de trabajo. La basura no deben quemarse excepto donde sea permitido por la ley y en reas seguras diseadas para esto, utilizando artefactos fijos o porttiles para contener el fuego y las chispas. Las oficinas debern mantenerse ordenadas, cada mueble, equipo u objetos propios de ella en su lugar. Es obligacin de todo trabajador mantener su mquina, equipo, herramienta y lugar de trabajo, as como aquellos lugares de uso colectivo, limpios y en orden.

88

22.

Las reas alrededor de las mquinas, equipos y herramientas deben permanecer limpias y ordenadas para facilitar el movimiento del operador. Cualquier derrame debe ser limpiado inmediatamente.

23.

Las herramientas de manos, porttiles, elctricas o neumticas, deben guardarse en el lugar respectivo.

De la sealizacin
24. 25. Los carteles distribuidos en los distintos sectores son normas de seguridad, est terminantemente prohibido retirarlos, romperlos, deteriorarlos o colocar delante de ellos objetos que impidan su vista. Los smbolos de precaucin deben ubicarse en todas las reas restringidas de alto voltaje y donde se requiera proteccin auditiva o visual.

De los materiales de limpieza

26. 27. 28. No utilice los siguientes productos para limpieza de brazos, manos o cara: kerosene, gasolina, lquidos inflamables, etc. nicamente pueden utilizarse materiales de limpieza aprobados por el responsable de la seguridad de la empresa. En lo posible debe abstenerse el uso de gasolina o cualquier sustancia inflamable para operaciones de limpieza. Si lo hace evite usarlos en cercana de llamas, chispas producidas por motores y otros aparatos elctricos. 29. 30. Los materiales de limpieza deben usarse nicamente en reas con ventilacin adecuada. Cuando los materiales de limpieza sean contaminados, deben ser tratados apropiadamente, almacenados y dispuestos adecuadamente de acuerdo con las regulaciones locales.

Del almacenamiento
31. Los materiales en general deben almacenarse teniendo en cuenta dimensin, peso, forma y contenido, resistencia de los pisos, paredes y muros, en zonas debidamente demarcadas y sin interrupcin de las vas de circulacin. 32. 33. 34. 35. No se debe apilar, ni dejar material fuera de los lugares no sealizados. En las parihuelas no se deben apilar cajas conteniendo los productos por sobre 1,80m o en su defecto no apilar ms all del nmero de cajas indicado en ellas, dejando espacio entre las pilas. Cuando almacene objetos pesados en cajones, evite deslizamientos de los mismos. Los productos contenidos en sacos se deben almacenar sobre parihuelas en capas superpuestas atravesadas, teniendo cuidado de que los sacos queden con la boca dirigida hacia la parte interior de la pila. 36. 37. Los paquetes deben centrarse en las estibas. Las estibas o paletas slo deben apilarse sobre estibas llenas. El almacenamiento en estantes puede crear riesgos a menos que se maneje adecuadamente. Almacenar material muy cerca al techo sin permitir un espacio libre para la proteccin contra el fuego constituye una violacin. El material almacenado en bultos (por ejemplo las bolsas), debe colocarse en forma de pirmide, de esta manera estar apilado firmemente.

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38. 39.

Tenga especial cuidado en el manejo de paquetes para protegerlos del deterioro y garantizar la limpieza y sanidad del producto. Use slo estibas en buen estado para el almacenamiento de productos empacados. Las estibas que tengan rota la estructura, la cubierta, las tablas del fondo y las uas, no deben usarse mientras se reparan o se venden.

De la manipulacin de cargas
40. 41. 42. 43. Las cargas admisibles de pisos y plataformas deben ser determinadas por personal capacitado para dicha tarea. Nunca se debe exceder los lmites establecidos. Al transportar una carga, esta no debe impedir la visin. No circular ni permanecer bajo cargas suspendidas. Al levantar normalmente un objeto observe los siguientes principios: Conozca el peso de la carga para cerciorarse de que est dentro de su capacidad de levantamiento, si no es as pida ayuda. Sitese directamente frente a la carga, separe los pies, doble sus rodillas, mantenga la espalda en lnea recta y haga la accin de alzar enderezando las piernas sin girar el cuerpo para dar la vuelta. (Ver anexo 2) Cuando levante objetos, las manos y guantes debern estar limpias de aceite, grasas cualquier otro material deslizante. Si va a levantar peso, use faja ergonmica para proteccin de su espalda. No cargue tubos metiendo las manos o dedos por los extremos. En la carga o descarga de camiones hgase a un lado, cuando los equipos estn retrocediendo o acercndose a plataformas edificios

Estacionamiento
44. 45. 46. Est terminantemente prohibido estacionar vehculos en zonas que no han sido designadas como parqueo. No est permitido llenar tanques de combustible con el motor encendido. Debe usarse embudos para evitar el derrame.

Del transito
47. Los pasillos del almacn deben estar siempre libres de deshechos y obstrucciones que podran crear un riesgo o impedir el movimiento de productos dentro y fuera del lugar de almacenaje. Los pasillos deben permanecer con un hacer giros. 48. 49. El rea de patio principal; debe tener los sitios de circulacin despejados y no presentar objetos ajenos a ella. Las rampas o lugares de circulacin donde exista peligro de deslizamientos deben estar provistos de pisos o superficies antideslizantes. 90 buen mantenimiento, y tener espacios libres para la seguridad; de sta forma, el equipo de manejo de productos pueden moverse a travs de ellos y

50. 51. 52. 53. 54.

No correr al desplazarse por escaleras, el almacn, o entre los puestos de trabajo. Recoger inmediatamente los derrames de lquidos en el suelo evitando as ocasionar cadas inesperadas. Cuando los suelos estn en condiciones especialmente resbaladizas, es conveniente advertir dichas circunstancias mediante sealizacin adecuada. Sealizar o tapar los huecos que supongan riesgos de cadas. Asegrese que el equipo para combatir el fuego, los tableros de controles elctricos, las escaleras y salidas de incendio, etc. no estn obstruidas en ningn momento. Deben usarse espejos en los pasillos y en los techos para comprobar que el pasillo est vaco, y todo el equipo vehicular debe tener luces de alerta cuando estn en funcionamiento.

55.

De las estanteras y cajones

56. 57. 58. Los cajones y estantes deben estar espaciados y ubicados de forma que permita un acceso seguro del material a depositar. Nunca sobrecargar estantes y repisas tomando en cuenta las recomendaciones dadas por el proveedor. Se deber inspeccionar peridicamente el estado de los mismos. Mantener cerrados los cajones y puertas de los armarios cuando no se utilizan.

De los andamios
59. 60. 61. 62. 63. 64. Los andamios y sus soportes deben estar construidos con material resistente, debiendo soportar una carga 4 veces mayor a la que ha sido destinada. Los tablones de madera deben ser revisados para localizar rajaduras, debiendo destruirse en caso presenten alguna falla. Ningn andamio debe ser armado o desarmado por personal no especializado. La estructura metlica de los andamios debe encontrarse en buen estado y libre de corrosin, todas sus uniones deben estar aseguradas con tornillos especiales. Est terminantemente prohibido mover andamios de un lugar a otro cuando se encuentre personal trabajando sobre ellos. Para trabajos en altura se debe considerar:

El uso de cinturn de seguridad de manera obligatoria. En alturas mayores de 3 metros debe utilizarse doble plancha de madera y una soga anudada a lo largo, sirviendo como pasamano y a 1.3 metros del nivel de ste.

De las escaleras
65. Si se debe acceder algn punto de altura emplear escaleras de manos o medios adecuados. Evitar accesos improvisados, como pilas de cajones, sillas, mesas o radiadores. No trepe por las estanteras. 66. 67. Verificar el buen estado de conservacin de las escaleras antes de cada uso. Fijar la escalera de forma segura con puntos de apoyo antideslizantes para que la escalera resbale por su base o por el apoyo superior.

91

68. 69. 70. 71. 72. 73. 74. 75.

No colocar las escaleras delante de puertas ni a los costados, a menos que bloquee su apertura o que otra persona la controle. No utilizar la escalera en forma horizontal a manera de puente. Si el trabajo requiere de un desplazamiento lateral cambie de sitio la escalera. Cuando transporte la escalera acte con precaucin para evitar golpear a otras personas. Este atento por donde pisa para evitar tropezar con obstculos. No utilizar las escaleras de tijera como escaleras de apoyo, puesto que al no estar preparadas para ello puede resbalar. En las escaleras fijas se deben usar los pasamanos, para evitar accidentes en ellas. Al subir o bajar escaleras, apoyar toda la superficie del pie para evitar torceduras, relajamientos, no correr, ni pisar objetos o zonas que carezcan de rigidez. Para subir o bajar una escalera debe usarse ambas manos para sujetarse. Si tiene que llevar herramientas o materiales stas pueden amarrarse a una soga para subirlas.

De los aparatos elctricos

76. 77. 78. 79. 80. 81. Al iniciar cualquier trabajo elctrico solicite el permiso correspondiente, identifique y aisle los circuitos y equipos en que se trabaje, mediante las respectivas seales de prevencin. El uso de aparatos elctricos y de cmputo deben ser utilizados previas instrucciones del personal capacitado, sobre todo al enchufarlos a la fuente de energa. Usar nicamente equipos elctricos que no presenten defectos en sus protecciones. Nunca se deben manipular las instalaciones elctricas, si se observa alguna chispa desconectar y solicitar la revisin. Desconecte los aparatos elctricos cuando no estn en uso. Los enchufes y cables elctricos deben ser inspeccionados peridicamente, revisando la funda protectora de los alambres, nunca usar los enchufes con las manos hmedas ni enchufar directamente con los alambres. 82. 83. 84. 85. 86. 87. 88. Cualquier desperfecto se debe informar para que sea reparado por servicios autorizados, nunca intentar hacerlo por su cuenta. La caja principal de seguridad elctrica, se usar en casos de emergencia previas instrucciones de la gerencia. No utilizar equipos cuando estn mojados, cuando usted sea quien esta mojado o en presencia de agua o humedad. Los equipos elctricos se depositarn en lugares secos y nunca debern mojarse. Est prohibido el uso de mquinas o partes de ellas, herramientas, en trabajos diferentes para las cuales fueron diseados. Trate todo circuito como si estuviera vivo, o cargado. An el voltaje ms bajo puede ser peligroso dependiendo de las circunstancias. Toda herramienta y equipo elctrico debe tener lnea a tierra. Toda mquina u equipo que tenga partes mviles que presenten un peligro para los trabajadores, deber llevar guardas de proteccin respectivas. Esta prohibido retirar las guardas de la mquina u equipo.

92

89.

Las reparaciones de las mquinas y equipos deben ser realizadas por personal capacitado para ello. Nunca revisar, reparar, limpiar o lubricar una mquina o equipo cuando se encuentre en funcionamiento.

90.

Una mquina u equipo nunca debe dejarse sola cuando est operando.

De las herramientas

91. 92.

Emplear la herramienta adecuada a cada trabajo al cual fue diseado. Asegurarse de que se encuentren en buen estado. En el momento en que una herramienta se encuentre en mal estado, se pondr en conocimiento del encargado para que repare o sustituya.

93. 94. 95. 96.

Guardar cuando no se utilice en forma ordenada y en lugares limpios y seguros. En zonas donde exista riesgo de incendio y/o explosin, las herramientas porttiles deben ser a prueba de explosin y con conexin a tierra. Los utensilios cortantes deben ser usados con sumo cuidado especialmente en el filo y la cabeza ya que su desgaste deriva a que se proyecten en el momento del golpe. En el uso de los esmeriles se pueden presentar los siguientes casos: Proyeccin de partculas metlicas incandescentes o virutas. Fragmentacin y proyeccin a gran fuerza de trozos de piedra de esmeril. Heridas en las manos por mala sujecin de la pieza de trabajo.

97.

Para trabajos con herramientas se debe considerar:

98. 99.

Usar siempre proteccin facial, especialmente para proteger los ojos. No usar estas herramientas sin su guarda de proteccin. En caso de ser necesario debe usarse proteccin respiratoria. Cuando se usen herramientas elctricas, la ropa del operador debe estar limpia de solventes, grasas, aceites o productos que puedan inflamarse por la chispa producida por stas.

Siempre se usarn las piedras de esmeril o ruedas por su cara perimtrica distal y nunca por las caras laterales. Solamente podrn cambiar las piedras de esmeril las personas que conozcan perfectamente el montaje de los mismos.

100. Est terminantemente prohibido dejar caer o tirar herramientas desde cualquier altura.

De los solventes
101. Cuando se utilicen solventes en labores de limpieza se deber tener en cuenta las siguientes precauciones: La limpieza se efectuar en lugares bien ventilados para evitar el escape de vapores hacia otras zonas de trabajo. Los encargados del trabajo estarn debidamente protegidos con respiradores y si fuera necesario con guantes y escudos faciales, para evitar salpicaduras a los ojos o cara. 93

No deben realizarse trabajos con llama abierta o chispa en la cercana. De ser necesario se instalar ventilacin forzada para evitar la concentracin de vapores explosivos.

102. Antes de realizar trabajos en ambientes peligrosos se debe obtener el permiso respectivo. 103. Para efectuar trabajos en zonas cerradas es necesario establecer un sistema de adecuado con la finalidad de mantener al personal confortable. ventilacin

De los cilindros de gas

104. Los cilindros deben ser manejados con cuidado evitando choques o golpes. Asimismo, debern ser almacenados y transportados con la vlvula cerrada el capuchn colocado. 105. Evitar colocarlos cerca a llama abierta o aparatos que produzcan calor. 106. Colocarlos botellones en posicin vertical y amarrados con cadenas para evitar su cada. 107. Almacenar separadamente los botellones de acetileno y oxgeno, siempre en lugares ventilados, evitando su cercana a materiales inflamables o corrosivos. No almacenar ms de seis botellones juntos.

Trabajos con pinturas

108. Se debe contar con equipo de proteccin adecuado (guantes, anteojos y mscara respirador). 109. Prohibido realizar trabajos con llama abierta y/o chispas en lugares donde se usen pinturas. 110. El pintado debe realizarse en reas que cuenten con buena ventilacin.

Trabajos de soldadura
111. En el rea donde se realicen trabajos de soldadura, deben permanecer nicamente aquellos que realicen el trabajo. Personal extrao debe ser retirado del lugar. 112. Evitar el uso de lentes de contacto cuando se ejecuten trabajos de soldadura. 113. El siguiente equipo de proteccin debe usarse siempre que se ejecuten trabajos de soldadura, no importa lo simple o corta de la operacin: Anteojos oscuros para soldadura autgena, Careta con luna protectora de arco, para soldadura elctrica, Mangas de cuero, Guantes de cuero. Mandil de cuero, Respirador para humos de soldadura.

Trabajos en caliente
114. Las operaciones de trabajo en caliente o de llama abierta o que produzcan chispas no debern realizarse en las cercanas de materiales combustibles.

94

115. Para la realizacin de los referidos trabajos es necesaria la obtencin de un permiso especial emitido por la Jefatura del almacn, a solicitud del Jefe Inmediato del personal que realizar dichas labores.

Qu hacer en caso de incendio?

116. Antes del incendio:

Todas las zonas de almacenaje deben estar libres de materiales que puedan causar fuego, explosiones o intoxicaciones. Los pasillos, escaleras y lugares de circulacin tambin tienen que estar libres de este tipo de productos.

Los combustibles, inflamables y cualquier otro producto voltil deben ser ubicados en lugares especialmente habilitados al aire libre. Si va a encender fsforos, hgalo hacia adelante, lejos de objetos inflamables. Apguelos antes de arrojarlos. Tenga presente que los envases de aerosol son peligrosos y pueden explotar si son utilizados cerca al fuego. Todo trabajador tiene la obligacin de cooperar en prevenir y combatir un incendio.

117. Durante el incendio:

No perder la serenidad, mantener la calma. Al actuar hgalo decididamente pero con cuidado. Cuando el fuego es reciente procure retirar material combustible. Si el incendio es pequeo y controlable, hacer uso de extintores siguiendo las indicaciones descritas en ellos, acrquese al fuego a una distancia prudencial. Si no se apaga el fuego salga del lugar del incendio y siga las normas de evacuacin.

Si el incendio es de grandes proporciones, escapar rpidamente y avisar a los bomberos. Cortar la llave general de la luz elctrica. Dar la alarma y trasmitirla. Si el humo es denso, buscar la salida, cubrindose la nariz y la boca con un pauelo o trapo hmedo. Evacuar con tranquilidad y en forma ordenada. Dirigirse a un punto seguro predeterminado de concentracin (Calle y/o estacionamientos). Si arde la ropa de una persona, tratar que se tienda sobre el piso y cubrirla con una frazada o ropa gruesa hasta apagar el fuego.

118. Utilizacin de equipo de extincin:

Los jefes y responsables de las diferentes reas deben controlar la existencia, ubicacin y mantenimiento de los equipos contra incendio que se encuentren en sus reas, reportando al encargado de seguridad cuando se encuentren con alguna anormalidad.

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Los equipos contraincendio deben estar siempre a disposicin de uso y nunca ser obstruidos o tapados. Los extintores manuales deben estar ubicados a 1.20 m. del piso. Los equipos contra incendio debern estar distribuidos estratgicamente en las instalaciones de la institucin, debidamente sealizados y codificados. El personal deber conocer su ubicacin.

Los equipos extintores sern inspeccionados por lo menos una vez al mes y recargados inmediatamente despus de haber sido utilizados. El personal deber recibir una charla de operacin de equipos extintores por lo menos una vez al ao. Para apagar fuego en combustibles slidos se usarn extintores de agua presurizada. Para apagar fuego en combustibles lquidos se usarn extintores de polvo qumico o CO2. Para apagar fuego en equipos elctricos se debe desconectar primero la energa elctrica y luego usar extintor de CO2.

Qu hacer en caso de sismos?

119. Antes del sismo:

Conocer las rutas de escape hacia las zonas de seguridad. Conocer las reas de seguridad externa: parques, campos deportivos, etc. Conocer las reas de seguridad interna: debajo de su escritorio o mesa ms cercana, marcos de puertas, alrededor de columnas o debajo de vigas

120. Durante el sismo:

Mantener en todo momento la serenidad y orden. Si est cerca de la salida dirjase a un punto seguro predeterminado de concentracin (calle y/o estacionamientos).caso contrario espera la orden para iniciar la evacuacin. Evacuar por la escalera ms cercana, sin correr y en orden. Al bajar las escaleras sujtese del pasamanos y tome el lado derecho de la escalera. Protjase en zonas de seguridad interna. Aljese de ventanales y objetos que se encuentren suspendidos. Si est con zapatos de tacn alto, quteselos y llvelos en la mano.

121. Despus del sismo: Si el sismo ha sido leve, retorne a sus labores, caso contrario si ha evacuado, espere la orden para retornar a su rea de trabajo. No toque cables que se encuentren colgados. Ayude a socorrer a los lesionados. Use el telfono slo en casos muy urgentes.

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 Qu hacer en caso de accidente con electricidad?

Desconecte la corriente y en caso que no fuera posible, desengnchela con un elemento aislante (listn, tabla, silla de madera, etc). Alejar al accidentado empleando materiales aislante (guantes dielctricos, madera, etc.), no tocarlo sin estar aislado, practicar la respiracin artificial y avisar al mdico. En caso de avera, informe al resto de trabajadores; deje de utilizar los aparatos e impida que los dems tambin los utilicen. Para extinguir fuegos en equipos elctricos, slo deben utilizarse elementos no conductores de electricidad y desconectar las lneas de alimentacin elctrica.

Primeros auxilios
122. El botiqun de primeros auxilios debe contener medicamentos bsicos de primera ayuda y autorizados por un profesional. Asimismo, debe verificar el perodo de vigencia de los medicamentos. 123. Cualquier lesin, por leve que sea debe ser tratada de inmediato por el personal designado a brindar primeros auxilios:

Mantener la calma y verificar que tipo de accidente ha sufrido su compaero de trabajo y coopere con l en su asistencia. En caso de accidentes leves, limpiar la herida con agua oxigenada o alcohol yodado, cubrirla con gasa y sujetarla con un esparadrapo. En caso de quemaduras, colocar la zona quemada debajo de un chorro de agua fra durante 10 minutos, cubrir luego con gasas especiales para quemaduras y realizar u vendaje sin apretar. Nunca usar cremas, aceites sobre la quemadura.

Si el accidentado est consciente y requiere asistencia profesional, trasladarlo al centro asistencial ms cercano para recibir la ayuda correspondiente. Si el accidentado est inconsciente, solicitar de inmediato una ambulancia.

124. Si tiene irritacin o quemadura leve por estar en contacto con productos qumicos y/o derivados de petrleo, lvese inmediatamente con agua y jabn. Si accidentalmente hay contacto con los ojos, lvese con agua durante quince minutos por lo menos, y busque atencin mdica si la quemadura persiste. La ropa que se ha mojado debe ser cambiada inmediatamente y lavada antes de ser usada de nuevo.

De la seguridad en las oficinas

125. El equipo de oficina u otro que se encuentre malogrado debe ser reportado para su reparacin. 126. Antes de abandonar su rea de trabajo, dejar las cosas en su lugar. 127. A fin de evitar el empleo de cables demasiados largos, se deben instalar tomacorrientes fijos. convenientemente

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128. Al trmino de las labores debern apagarse las computadoras, calentadores de agua, ventiladores u otras mquinas que han estado prendidas durante el horario de trabajo. Como prctica preventiva de incendios, el interruptor llave general deber bajarse al finalizar el horario de trabajo. 129. No sobrecargue los tomacorrientes porque puede ocurrir un recalentamiento de los cables y arder. 130. Lpices y lapiceros sin tapa, no debern llevarse en los bolsillos superiores. 131. Escritorios con vidrios rotos deben ser retirados de inmediato. 132. Se deber tener cuidado con las tijeras y ubicarlas en lugar seguro ya que de caerse pueden provocar un accidente. 133. Todo ventilador sin proteccin de sus paletas debe ser retirado.

DEFINICIONES: Accidente: Es todo evento no deseado que atenta contra la integridad fsica del trabajador e interrumpe el proceso productivo. Accidente de Trabajo: Suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasin del trabajo y que produce prdidas tales como lesiones personales, daos materiales, derroches y/o impacto al medio ambiente; con respecto al trabajador le puede ocasionar una lesin orgnica, una perturbacin funcional, una invalidez o la muerte. Asimismo se consideran accidentes aquellos que: Interrumpen el proceso normal de trabajo. Se producen durante la ejecucin de rdenes del Empleador, o durante la ejecucin de una labor bajo su autoridad, an fuera del lugar y horas de trabajo. Ambiente Peligroso: Condicin que constituye riesgo de cadas, golpes, cortes, intoxicacin, inflamacin, explosin, asfixia y sofocacin. Equipo de Proteccin Personal: Conjunto de implementos diseados para minimizar las consecuencias y/o reducir las posibilidades de lesiones o enfermedades ocupacionales. Salud Ocupacional: Rama de la Salud Pblica que tiene como finalidad promover y mantener el mayor grado de bienestar fsico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones; prevenir todo dao a la salud causado por las condiciones de trabajo y por los factores de riesgo; y adecuar el trabajo al trabajador, atendiendo a sus aptitudes y capacidades. Seguridad: Son todas aquellas acciones y actividades que permiten que el trabajador labore en condiciones seguras tanto ambientales como personales, con el fin de conservar la salud y preservar los recursos humanos y materiales. Trabajos en Caliente: Labores que requieren el uso de soldadura elctrica, corte oxiacetilnico o aquellas que produzcan chispas o llama abierta. Trabajos en Altura: Labores que se efectan a una altura mayor de tres metros, ya sea en andamio, escaleras, etc.

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REGISTROS

Registro de incidente Fecha Incidente Firma del que reporta

ANEXOS 1 Seales de seguridad 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2 3 Seales de prohibicin Seales de obligacin Seales de advertencia Seales de informacin o salvamento Seal complementaria de riesgo permanente

Cartilla de seguridad para levantar cargas slidas Cartilla de seguridad bsica para el manejo de montacargas

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Seales de Seguridad
De acuerdo a las normas NTP-188 y UNE-81-501-81 sobre sealizacin de seguridad en lugares de trabajo se tiene las siguientes clases de seale de seguridad que se divide en funcin a su aplicacin:

De prohibicin: Prohben un comportamiento susceptible de provocar un peligro. De obligacin: Obligan a un comportamiento determinado. De advertencia: Advierten de un peligro.

De informacin: Proporcionan una indicacin de seguridad o de salvamento. En base a ello podemos diferenciar entre: Seal de salvamento: Aquella que en caso de peligro indica la salida de emergencia, la situacin del puesto de socorro o el emplazamiento. Seal indicativa: Aquella que proporciona otras informaciones de seguridad distintas a las descritas (prohibicin, obligacin, advertencia y salvamento).

Los colores de seguridad sern:

Seal de Prohibicin: crculo y barra transversal rojo, fondo blanco y el smbolo negro. Ejemplo: No Fumar

Seal de Advertencia: banda triangular negra con fondo amarillo, smbolo negro. ejemplo: riesgo elctrico

Seal de Obligatoriedad: crculo con fondo azul y el smbolo en blanco. Ejemplo: Uso de botas de seguridad Seal Informativa: cuadrado con fondo verde y el texto smbolo en blanco. Ejemplo: ruta de salida de emergencia

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ANEXO 1.1

101

ANEXO 1.2

102

ANEXO 1.3

103

ANEXO 1.4

SEALES DE INFORMACION O SALVAMENTO

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ANEXO 1.5

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Anexo 2

CARTILLA DE SEGURIDAD PARA LEVANTAR CARGAS SLIDAS

1
Posicin de la espalda y del cuerpo

2
Posicin de las piernas

3
Levantami ento hacia un lado

4
Carga de maletas

5
Ropa

6
Posicin de los brazos y sujecin

7
Levantami ento con otros

8
Levanta miento por encima de los hombros

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Anexo 3
CARTILLA DE SEGURIDAD BASICA PARA EL MANEJO DE MONTACARGAS
RIESGOS PARA EL CONDUCTOR Golpes por cada de objetos. Colisin con otros vehculos y obstculos. Vuelco del montacargas. Cadas a distinto nivel. Lesiones por sobre esfuerzos. RIESGOS PARA EL RESTO DEL PERSONAL Atropellos. Golpes por cada de cargas. OTROS RIESGOS Contaminacin de las zonas de trabajo. Explosiones. Deterioro de materiales. Deterioro de estanteras / racks. NORMAS BASICAS Solo se permite el manejo de montacargas a personal con experiencia, mayor de edad y autorizado por la empresa. El trabajador conocer y actuar en base a las normas establecidas. Todas las protecciones y dispositivos de los montacargas sern respetados y utilizados. En caso de anomalas o deficiente funcionamiento, el trabajador lo comunicar de forma inmediata, y si procede sealizar la avera y prohibicin de uso del montacargas. El montacargas se mantendr, en todo momento, libre de objetos y restos de material. Los montacargas se utilizarn nica y exclusivamente para las funciones y trabajo propios de su condicin y estructura. Cuando se circule por vas pblicas, las mquinas cumplirn con lo estipulado en el Reglamento Nacional de Trnsito. En carga o en vaco, no transportar ni levantar personas.

Antes de comenzar a trabajar, el conductor debe verificar el estado de todos los elementos que componen el montacargas, (frenos, direccin, circuito hidrulico, neumticos, iluminacin, alarmas), comunique de cualquier anomala al responsable del equipo. Para ingresar al montacargas, se debe utilizar el asa o en su defecto, el bastidor. No llevar herramientas u objetos en los bolsillos. Adecuar el asiento al tamao del conductor y colocarse el cinturn de seguridad. Mantener brazos y piernas dentro del vehculo.

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