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Ventajas.

Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilizacin de los diagramas de flujo, las siguientes:

Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboracin del diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo que continuamente proponen ideas para mejorarlo. Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la formacin y entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la empresa. Lo mas reseable es que realmente se consigue que todas las personas que estn participando en el proceso lo entendern de la misma manera, con lo que sera mas fcil lograr motivarlas a conseguir procesos mas econmicos en tiempo y costes y mejorar las relaciones internas entre los cliente-proveedor del proceso.

Elaboracin.-

3.Para realizar el diagrama, los datos son obtenidos a travs de un continuo planteamiento de preguntas a los miembros del grupo que se irn repitiendo a lo largo de todo el proceso construccin del diagrama de flujo, como son:

Que paso es el primero? Que paso es el siguiente?

Ademas se debern utilizar otra serie de preguntas que pueden ayudar a construir el diagrama en determinadas fases del proceso, a saber:

De donde viene el servicio o el material? Como entra el servicio o material al proceso

Quien toma la decisin Que pasa si la decisin es afirmativa SI? Que pasa si la decisin es negativa NO? Hay algo mas que se deba hacer en este momento del proceso? Donde va el producto o servicio de esta operacin? Que pruebas se realizan al producto en cada fase del proceso? Que pruebas se realizan al proceso? Que pasa si el producto/servicio no cumple con lo especificado?

4. Todos los datos que se obtengan de las respuestas a las preguntas mencionadas debern siendo representadas en hojas del tipo post-it , que se dejaran bien visibles para todo el grupo de trabajo durante la realizacion de la confeccin del diagrama , componiendo una especie de mapa mental que ayuda a tomar decisiones. 5. Se deber confeccionar una tabla de smbolos estndar que vayan a ser utilizados normalmente en el diagrama de flujo a construir. Como ejemplo de los mismos incorporamos una representacin power point con una relacin de los mismos. Descarga simbolos_diagramas 6.Se recomienda empezar dibujando el diagrama de flujo mas

general del proceso para posteriormente ir detallando mas cada uno de los diferentes pasos con aquellas caractersticas que nos interesen mas resaltar , como: responsabilidades, archivos, tiempos, documentacin asociada, avisos,etc.. A veces se suelen incorporar imgenes que ayuden a visualizar con mas claridad lo que se propone representar. En definitiva, en el diagrama de flujo se deber poner todos aquellos elementos que nos den una mayor informacin valida para realizar un proceso.

Ejemplos.Durante mi experiencia como asesor y dirigente en diversas organizaciones empresariales pertenecientes a distintos sectores he ido diseando y desarrollando sus diagramas de flujo al realizar

cambios estructurales y tratar de clarificar los procesos en las reas de desempeo , facilitando su comprensin al personal implicado en su ejecucin. Seguidamente , por medio de representaciones power point , incluyo algunas de los diagramas de flujo realizados:

1.-Empezare con la representacin de dos procesos tpicos en cualquier organizacin empresarial, me refiero a los procesos de compras y preparacin de ofertas a clientes y su tramitacin. Descarga proceso_compras Descarga proceso_ofertas 2.-Un conjunto interesante de aplicacin de los diagramas de flujo es el realizado en una empresa dedicada a la fabricacion de

productos abrasivos, donde partiendo del mas general que expresa todo el proceso de fabricacion , desde su planificacin hasta el empaquetado y transporte, visualizando la etapa del mezclado y las de prensado de las muelas de vstago y los discos de desbaste y embutidos de corte, que se representan en las correspondientes diapositivas power point , a saber: Descarga Diag._General Descarga Diag._ Mezclado Descarga Diag._Vstagos Descarga Diag.Discos

3.-Otro ejemplo es el de un proceso de fabricacion de pernios : se representa una recopilacin de smbolos a emplear , junto a un esquema grfico del proceso de fabricacion de los mismos, desde su fundicin al empaquetado final. Descarga proceso_pernios (smbolos+pernios sencillos) Asimismo se representan los procesos de fundicin de los pernios y bisagras en otras dos diapositivas. Descarga procesos_fundicion ( 2 diapositivas)

4.-Como ejemplo de bastante complejidad es el de un proceso del montaje en obra de productos de carpintera de madera, que se han representado en diapositivas power point , en que una representa el flujo de todos los documentos implicados en el procedimiento de manera mas resumida, para desarrollar tres diapositivas mas en que se especifica todas las fases del proceso desde la recepcin del pedido, su preparacin, lanzamiento y ejecucin de la obra, a saber: Descarga documentos_montaje Descarga Proceso_Montaje ( 3 diapositivas)

5.-En el caso de una fabricacion de bienes de equipo presentamos una diapositiva power point con el procedimiento general , seguido de tres diapositivas que visualizan las fases desde la tramitacin de la consulta del cliente con la recepcin del pedido a su entrega final a pie de obra. Descarga bienes_equipo Descarga Fabricacion_equipo (3 diapositivas)

6.-Asimismo incluyo una representacin power point con dos diapositivas que indica todo el proceso en 8 fases a seguir en una empresa dedicada al diseo de planos de matricera para la industria auxiliar del automvil. Descarga proceso_diseo ( 2 diapositivas)

7.-Por ltimo, adjunto dos procesos del departamento de compras y la gestin comercial de ventas en una empresa de servicios informticos. Descarga diagrama_compras Descarga diagramas_ventas ( 2 diapositivas)

8.-A destacar el uso de los diagramas de flujo al establecer la gestin del conocimiento en una empresa de consultoria donde trabaje como asesor freelance. Recomiendo la lectura en mi blog del post titulado La gestin del conocimiento en consultoria . En dicho articulo ,para aclarar al mximo el procedimiento a seguir para establecer la gestin del conocimiento se utilizo la tcnica de los diagramas de flujo pararepresentar grficamente el desarrollo de la metodologa a utilizar por la organizacin de la consultoria , diseando tres diagramas de flujo del desarrollo de la metodologa de una herramienta de gestin con diapositivas power point donde se representaron las fases del procedimiento con sus departamentos o personal responsables , acciones de control o ejecucin y los documentos a utilizar. Descarga Diagramas_consultoria ( 3 diapositivas)
Trabajo de Investigacin y Aplicacin de un Sistema de Facturacin para la empresa RAM Entrega Final Materia: Anlisis de Sistemas Catedrtico: Alumnos: Grupo: 1-1 Campus Universitario, San Salvador, 26 de Noviembre de 2002INDICE DEL CONTENIDO Pagina N Introduccin . . . . . . . . . . 3 Parte I Aspectos Generales del Entorno de Trabajo . . . . . . 4 1.1 Antecedentes . . . . . . . . . 5 1.2 Justificacin . . . . . . . . . 5 1.3 Objetivos del Trabajo . . . . . . . . 6 1.4 Alcances y Limitaciones . . . . . . . . 6 1.5 Factibilidad . . . . . . . . . 7 Parte II Determinacin de Requerimientos . . . . . . . 8 2.1 Generalidades del Sistema . . . . . . . 9 2.2 Objetivos del sistema . . . . . . . . 9 2.3 Procedimientos . . . . . . . . . 10 2.3.1 Diagramas de Flujo de Datos . . . . . . 10 2.3.2 Documentacin de DFD . . . . . . 14 Parte III Anlisis de los Resultados . . . . . . . . 32 3.1 Diagnostico del Sistema . . . . . . . . 33

3.2 Alternativas de Solucin . . . . . . . . 34 Parte IV Diseo Preliminar de La Alternativa de Solucin . . . . . 36 4.1 Requerimientos del Software . . . . . . . 37 4.2 Requerimientos del Equipo . . . . . . . 37 4.3 Requerimientos del Personal . . . . . . . 38 4.4 Adecuacin de Procedimientos . . . . . . . 38 4.5 Aspecto Econmico . . . . . . . . 39 Parte V Conclusiones y Recomendaciones . . . . . . . 40 5.1 Conclusiones . . . . . . . . . 41 5.2 Recomendaciones . . . . . . . . . 42 Anexos . . . . . . . . . . 43 A-1 Cronograma de Actividades (Calendario) . . . . . 44 A-2 Cronograma de Actividades (Lista) . . . . . 48 A-3 Factura de Consumidor Final . . . . . . . 49 A-4 Comprobante de Crdito Fiscal . . . . . . . 50 A-5 Nota de Crdito . . . . . . . . . 51 A-6 Segunda Entrega Formal . . . . . . . . 52Introduccin Por medio de este trabajo se desea comprender la mayora de lo que tenga que ver con el funcionamiento de facturacin de la empresa RAM. Se pretende hacer un anlisis de sistema tomando en cuenta todos los puntos de vista de los trabajadores y as poder llegar a una solucin. Para poder llegar a la solucin se deben ocupar varias herramientas para el anlisis. Algunas de estas son: determinar los requerimientos, el cual comprende, como ms importante punto, los diagramas de Flujo; analizar los resultados y un diseo preliminar de la alternativa de solucin. Lo que comprende este trabajo son los aspectos generales del entorno del trabajo que incluyen antecedentes, justificacin, objetivos del trabajo, alcances, limitaciones y factibilidades. Con esto se pretende obtener la informacin general de la empresa con la cual se ver cuales son los requerimientos de la empresa. En la segunda parte ya se obtienen los requerimientos concretos y se construyen diagramas de flujo de datos para ver cuales son los procesos por los que se pasa para elaborar la facturacin en RAM. Se explican estos flujos de datos en la documentacin a continuacin de los diagramas. Con esto se pretende obtener una forma grfica de cmo funcionar el sistema. Parte I Aspectos Generales del Entorno de Trabajo 1.1 ANTECEDENTES Aproximadamente en 1985 se cre como empresa no registrada la Distribuidora RAM. A la misma vez se registr como comerciante individual a la persona natural Roberto Antonio brego quien era el dueo de la Distribuidora RAM. Roberto brego, como comerciante individual, se dedic a distribuir lminas de asbestocemento y sus accesorios (capotes, macetas, toboganes, etc.). Al principio slo haba una persona trabajando, quin era l, en su casa. Al pasar los aos se contrat un contador para que se encargara de manejar la contabilidad de la empresa ya que empez a prosperar. Hace unos cinco aos se contrat otra persona para que empezara a manejar el negocio ya que para l solo era una tarea difcil manejar toda su empresa. Hasta el momento hay tres empleados; y todos menos el contador trabajan todava en las oficias originales. En un futuro se tiene planeado registrar la Distribuidora RAM para poder expandirse y brindar un mejor servicio a los clientes. Este ser la primera aplicacin que utilizar la empresa para poder llevar a cabo la facturacin por medio de una computadora. Anteriormente se hacia la facturacin a mano, pero ahora que estn en crecimiento quieren agilizar un poco ms el proceso de compra-venta y ser ms eficientes. 1.2 JUSTIFICACION El propsito del presente trabajo es poder mejorar el sistema de facturacin para agilizar la emisin de comprobantes de crdito fiscal, facturas de consumidor final y sus similares; y as brindar un mejor servicio al cliente. Tambin se desea entender como funciona ste dentro de una empresa y dejar un sistema que podr ir creciendo junto con la empresa. 1.3 OBJETIVOS DEL TRABAJO

1.3.1 Objetivos Generales Como futuros trabajadores de la informacin, el objetivo de este trabajo es analizar la facturacin a clientes de la empresa por medio de las herramientas proporcionadas en la materia Anlisis de Sistema, por un perodo de cuatro meses y medio para satisfacer las necesidades de informacin de la organizacin. 1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Identificar las necesidades del cliente de acuerdo a sus requerimientos. Identificar problemas a solucionar con el sistema a desarrollar. Establecer las ventajas del anlisis de sistemas en la empresa. Proponer alternativas de solucin para los problemas analizados anteriormente. 1.4 ALCANCES Y LIMITACIONES 1.4.1 Alcances Dadas las especificaciones y conocimientos generales de la empresa en investigacin, se ha deducido que el sistema a implantar segn los requerimientos del dueo de la empresa es un sistema de facturacin. El sistema podr imprimir en formato de factura predefinida la informacin requerida y se le podr ingresar los datos pertinentes de inventario por medio de una base de datos. Debido a que la empresa es pequea se tiene una mayor ventaja para llevar a cabo este anlisis porque hay ms oportunidades de consultar y trabajar con los empleados. 1.4.2 Limitaciones Las limitantes de este sistema son que no ser un sistema completo en el aspecto del control total de la materia prima. Tampoco se cuenta con un sistema tecnolgico muy avanzado1 el cual podr hacer un poco ms difcil la compatibilidad del software con el hardware y la impresora con la que se cuenta puede presentar problemas a la hora de la impresin de los documentos debido a que es obsoleta. 1.5 FACTIBILIDAD 1.5.1 FACTIBILIDAD ECONOMICA

El costo de la investigacin de los requerimientos es de $1,000 Habr mayor apoyo de los clientes con el nuevo sistema. Presentacin de la informacin requerida al momento en reportes bien estructurados. Mayor control interno de facturacin 1.5.2 FACTIBILIDAD TECNICA Actualmente la empresa cuenta con una computadora donde se efectan tareas administrativas con paquetes de software para oficinas. El equipo debe tener un disco duro de 30 GB. El espacio es fundamental para almacenar la informacin en una base de datos adecuada que se desear en un futuro. La empresa no cuenta actualmente con personal preparado para realizar un proyecto de dicha importancia por lo que se tendr que contratar una casa de software para su implementacin. 1.5.3 FACTIBILIDAD OPERATIVA

Existe un inters marcado en la direccin y personal de la empresa para utilizar el desarrollo propuesto. La Gerencia General y el personal estn de acuerdo en las observaciones que se le han sealado, y estn dispuestos a hacer cambios si requiere. No hay obstculo para ejecutar el proyecto, en cambio hay facilidad por parte de la empresa para implementar el sistema, por ejemplo. Apoyo de gerencia para facilitar informacin e investigacin, cooperacin del personal en proceso y documentacin, todo lo que ayude a tener una idea de lo que se necesita. Parte II Determinacin de Requerimientos 2.1 Generalidades del Sistema La empresa RAM siempre ha llevado la facturacin a mano, la cual causa que se desperdicie un poco de tiempo en procesos de la empresa que deberan de ser un poco ms automatizadas. RAM desea un sistema de facturacin con el cual se puede ahorrar tiempo. Ellos cuentan con una computadora no muy moderna (ver nota 1 en pgina 6) pero esta en sus planes comprar una Pentium III de 1.2 GHz, 256 MB de RAM con Windows XP; tambin van a comprar una impresora nueva. Con estas nuevas adquisiciones ser ms fcil hacer un sistema porque no habr problemas de compatibilidad. A la hora de realizar una venta se toma el pedido del cliente. Luego se buscan los productos y los precios en sus archivos para presentar una cotizacin. Antes de presentar la cotizacin se determina si la compra se

cancelar al crdito o al contado. Si es al contado se verifica que el cliente tenga buen crdito. Si tiene buen crdito o se paga al contado, se le da la cotizacin y si ste lo acepta entonces se le otorga un documento (factura, comprobante de crdito fiscal, etc.) por la compra. 2.2 Objetivos del sistema 2.2.1 objetivo general Mediante este trabajo se pretende entender el funcionamiento de facturacin de la empresa RAM y tratar de facilitarlo por medio del anlisis de sistema. 2.2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Mejorar la rapidez de la facturacin en la empresa RAM. Hacer que la facturacin sea mas sencilla y no un obstculo para entender. Mejorar la calidad total y el servicio al cliente de la empresa. 2.3 procedimientos 2.3.1 Diagramas de flujo NIVEL DE CONTEXTO

sUBNIVEL i

sUBNIVEL i (CONTINUACION)

sUBNIVEL ii

2.3.2 documentacion de los diagramas de flujo NIVEL DE CONTEXTO DIAGRAMAS DE FLUJO Requerimientos de Cliente Descripcin El cliente proporciona los requerimientos del producto que necesita.

Procesos-Entidades El cliente Realiza una Solicitud Para la compra de materiales que requiere a travs de una solicitud. Estructura de datos Los datos que el cliente proporciona son: caractersticas del producto, precios aceptables, Cantidad x Unidad y fecha de entrega. Cotizaciones Descripcin Es un documento donde se especifica los precios actuales de los productos que el cliente requiere y esperar que el cliente los acepte. Procesos-Entidades La cotizacin se da desde el sistema de y ventas hacia la entidad cliente. Estructura de datos Los datos que contiene la cotizacin son: descripcin del producto cotizado, cantidades, precios, fecha de cotizacin, fecha de entrega, datos del vendedor y cualquier otra informacin adicional necesaria. Cotizacin aprobada Descripcin Es la decisin que el cliente toma de acuerdo a la cotizacin que se le entrego, puede tener 2 diferentes tipos que son: cotizacin aceptada, cotizacin rechazada. Procesos-Entidades Esta es la respuesta desde la entidad cliente al proceso de control y venta. Estructura de datos La estructura esta defina por cotizacin aceptada o rechazada. Requerimientos de Precios Descripcin Es un documento que se emite con relacin a los precios especificados que el cliente requiere. Procesos-Entidades El documento es realizado por el departamento de ventas hacia la entidad cliente. Estructura de datos La estructura del documento es: fecha, nombre de cliente, precios de producto requerido, nombre de producto. Precios especficos Descripcin Es la informacin actual de los precios de los productos contra los precios que el cliente requiere. Procesos-Entidades Es proporcionado por la entidad cliente hacia el departamento de ventas. Estructura de datos La estructura del documento es: fecha, nombre de cliente, precios de producto confrontados(precios requeridos contra precios actuales), nombre de producto, Este se anexa a la cotizacin. Requerimientos de Cliente(Existencias) Descripcin Comprende la verificacin del producto que el cliente requiere.

Procesos-Entidades Este va desde persona que factura hacia almacenamiento producto. Estructura de datos La estructura de este flujo comprende: fecha, numero de pedido, descripcin de producto, cantidad de producto. Estado de Inventario Descripcin Es la confirmacin de los productos requeridos cumplen con lo mnimo de existencia requerida de la entidad cliente. Procesos-Entidades Este se da de almacenamiento de productos hacia el Cliente. Estructura de datos Los datos que recibe la gerencia general son: numero de cotizacin, nombre del cliente, descripcin de productos, cantidad a elaborar, materias primas y sus costos respectivos. Solicitud de aprobacin Descripcin Es un documento que se le enva a la Gerencia General, cuando el cliente rebasa su crdito, esta puede tomar 2 aspectos: rechazo o aprobacin de crdito. Procesos-Entidades El gerente general recibe esta solicitud de la persona que factura con relacin al crdito del cliente Estructura de datos Los datos que componen este flujo son: numero de cotizacin, fecha, datos del cliente, saldo de Cliente, cotizacin (inf. De precios y productos) Solicitud aprobada Descripcin Es la respuesta de la solicitud de aprobacin del crdito de un cliente especfico, y esta puede ser negativa o positiva. Procesos-Entidades El gerente general Enva esta solicitud aprobada o rechazada a la persona que factura con relacin al crdito del cliente. Estructura de datos Los datos que componen este flujo son: numero de cotizacin, fecha, datos del cliente, saldo de Cliente, cotizacin (inf. De precios y productos),firma de aprobacin o Negacin de Crdito. Datos de Cliente + cotizacin Descripcin Se refiere a la validacin que se verifica cuando se tiene los requerimientos necesarios (precios y existencias) + datos del cliente. Procesos-Entidades La validacin del crdito de cliente de la persona encargada de facturar, ya sea aprobada o denegada Estructura de datos Esta comprende: fecha, datos del cliente, detalle del producto, precios, cantidad y total de cotizacin aprobada por el cliente. Factura

Descripcin Es el documento de factura o crdito fiscal que se emite en forma total o parcial del pedido del cliente. Procesos-Entidades La emisin de este comprobante es entregada a la entidad cliente Estructura de datos Esta comprende: numero de factura, fecha, datos del cliente, detalle del producto, precios, cantidad y valores y total. Saldo Validado Descripcin Es la verificacin del total del cliente no sobrepase l limite de crdito estipulado. Procesos-Entidades Esta informacin se da de cliente a travs de la cotizacin que el mismo aprueba a la persona que factura para verificar saldo. Estructura de datos Esta comprende: fecha, datos del cliente, detalle del producto, precios, cantidad y total de cotizacin aprobada por el cliente mas una verificacin de saldo aprobado. Copia de factura Descripcin Es una copia de la factura expedida al cliente. Procesos-Entidades Este se da de la salida de pedidos a la entidad Contabilidad. Estructura de datos Esta comprende: numero de factura, fecha, datos del cliente, detalle del producto, precios, cantidad y valores y total. ENTIDADES. CLIENTE. Descripcin. El cliente llega a la empresa en bsqueda de su producto, El cliente solicita un producto, y lo transmite a la persona que factura. Al cliente se le presenta la cotizacin de ventas y l es quien determina al final la aceptacin o rechazo de la misma. Flujos de datos. Internos.

Solicitud de compra Datos de pago Respuesta de la cotizacin Externos. Cotizacin Datos de entrega Resumen de Lgica. Existe una solicitud de compra hacia la persona que factura. El cliente recibe una cotizacin de acuerdo a sus requerimientos El cliente toma la decisin de aceptar la cotizacin o rechazarla.

Si el cliente acepta la cotizacin se le factura. Se le entrega un recibo de factura. GERENCIA GENERAL. Descripcin. Esta compuesta por una sola persona, la que tiene como funcin principal la administracin de la empresa. Esta entidad es la encargada de decidir si dar un crdito mayor a sus clientes o no. Flujos de datos. Internos.

Solicitud de aprobacin de Crdito. CONTABILIDAD. Descripcin. Es el Departamento encargado de realizar las gestiones financieras, control contable y manejo de archivos de documentos legales. Flujos de datos. Internos. (No posee) Externos.

Copia de Factura PROCESOS. VALIDACIN DE CREDITO. Descripcin. Se realiza con los datos de pago del cliente, es decir se evala l limite de crdito de Flujos de datos. Internos.

Datos de pago Externos. Respuesta ELABORACIN DE RECIBO DE PAGO. Descripcin. Se elabora un recibo de pago, en base a los pagos del cliente cuando el cliente paga el anticipo para la elaboracin del producto, o los pagos del cliente. Flujos de datos. Internos.

Recibo ingreso Datos de pago Externos. Cotizacin aceptada Datos de pago validados SALIDA DE PEDIDOS Descripcin. Se elabora una factura que detalla los productos despachados al cliente.

Flujos de datos. Internos.

Pedido Externos. REQUERIMIENTO DE PRODUCTO Descripcin. Es un proceso donde se obtienen los datos + requerimientos y se verifican los precios y existencias requeridas por el cliente. Flujos de datos. Internos.

Datos + Requerimientos Externos. Cotizacin NIVEL UNO FLUJOS DE DATOS Requerimientos mas Datos de Cliente Descripcin El cliente proporciona los requerimientos del producto ms los Datos que se necesita. Procesos-Entidades El cliente Realiza una Solicitud Para la compra de materiales que requiere a travs de una solicitud. Estructura de datos Los datos que el cliente proporciona son: caractersticas del producto, precios aceptables, Cantidad x Unidad, fecha de entrega y datos de cliente Cotizaciones Descripcin Es un documento donde se especifica los precios actuales de los productos que el cliente requiere y esperar que el cliente los acepte. Procesos-Entidades La cotizacin se da desde el sistema de y ventas hacia la entidad cliente. Estructura de datos Los datos que contiene la cotizacin son: descripcin del producto cotizado, cantidades, precios, fecha de cotizacin, fecha de entrega, datos del vendedor y cualquier otra informacin adicional necesaria. Cotizacin Aprobada Descripcin Es la decisin que el cliente toma de acuerdo a la cotizacin que se le entrego, puede tener 2 diferentes tipos que son: cotizacin aceptada, cotizacin rechazada. Procesos-Entidades Esta es la respuesta desde la entidad cliente al proceso de control y venta. Estructura de datos La estructura esta defina por cotizacin aceptada o rechazada. Requerimientos de Precios

Descripcin Es un documento que se emite con relacin a los precios especificados que el cliente requiere. Procesos-Entidades El documento es realizado por el departamento de ventas hacia la entidad cliente. Estructura de datos La estructura del documento es: fecha, nombre de cliente, precios de producto requerido, nombre de producto Precios especficos Descripcin Es la informacin actual de los precios de los productos contra los precios que el cliente requiere. Procesos-Entidades Es proporcionado por la entidad cliente hacia el departamento de ventas. Estructura de datos La estructura del documento es: fecha, nombre de cliente, precios de producto confrontados(precios requeridos contra precios actuales),nombre de producto, Este se anexa a la cotizacin. Requerimientos de Producto(Existencias) Descripcin Comprende la verificacin del producto que el cliente requiere. Procesos-Entidades Este va desde persona que factura hacia almacenamiento producto. Estructura de datos La estructura de este flujo comprende: fecha, numero de pedido, descripcin de producto, cantidad de producto. Estado de Inventario Descripcin Es la confirmacin de los productos requeridos cumplen con lo mnimo de existencia requerida de la entidad cliente. Procesos-Entidades Este se da de almacenamiento de productos hacia el Cliente. Estructura de datos Los datos que recibe la gerencia general son: numero de cotizacin, nombre del cliente, descripcin de productos, cantidad a elaborar, materias primas y sus costos respectivos. Solicitud de aprobacin Descripcin Es un documento que se le enva a la Gerencia General, cuando el cliente rebasa su crdito, esta puede tomar 2 aspectos: rechazo o aprobacin de crdito. Procesos-Entidades El gerente general recibe esta solicitud de la persona que factura con relacin al crdito del cliente Estructura de datos Los datos que componen este flujo son: numero de cotizacin, fecha, datos del cliente, saldo de Cliente, cotizacin (inf. De precios y productos)

Solicitud Aprobada Descripcin Es la respuesta de la solicitud de aprobacin de el crdito de un cliente especfico, y esta puede ser negativa o positiva. Procesos-Entidades El gerente general Enva esta solicitud aprobada o rechazada a la persona que factura con relacin al crdito del cliente. Estructura de datos Los datos que componen este flujo son: numero de cotizacin, fecha, datos del cliente, saldo de Cliente, cotizacin (inf. De precios y productos),firma de aprobacin o Negacin de Crdito. Saldo Validado + Cotizacin Aprobada Descripcin Se refiere a la validacin que se verifica cuando se tiene los requerimientos necesarios (precios y existencias) + datos del cliente. Procesos-Entidades La validacin del crdito de cliente de la persona encargada de facturar, ya sea aprobada o denegada. Estructura de datos Esta comprende: fecha, datos del cliente, detalle del producto, precios, cantidad y total de cotizacin aprobada por el cliente. Factura Descripcin Es el documento de factura o crdito fiscal que se emite en forma total o parcial del pedido del cliente. Procesos-Entidades La emisin de este comprobante es entregada a la entidad cliente Estructura de datos Esta comprende: numero de factura, fecha, datos del cliente, detalle del producto, precios, cantidad y valores y total. Saldo Validado Descripcin Es la verificacin del total del cliente no sobrepase el limite de crdito estipulado. Procesos-Entidades Esta informacin se da de cliente a travs de la cotizacin que el mismo aprueba a la persona que factura para verificar saldo. Estructura de datos Esta comprende: fecha, datos del cliente, detalle del producto, precios, cantidad y total de cotizacin aprobada por el cliente mas una verificacin de saldo aprobado. Copia de factura Descripcin Es una copia de la factura expedida al cliente. Procesos-Entidades Este se da de la salida de pedidos a la entidad Contabilidad. Estructura de datos Esta comprende: numero de factura, fecha, datos del cliente, detalle del producto, precios, cantidad y

valores y total. Parte III Anlisis de los Resultados 3.1 DIAGNOSTICO DEL SISTEMA Se ha hecho un anlisis de la empresa RAM, se ha observado que la empresa cuenta con el personal idneo para manejar el sistema, adems de poseer estructura adecuada para su implementacin, su personal tiene la capacidad para el manejo de un software con el debido entrenamiento. El sistema ser utilizado por la/s personas que facturan el producto para poder hacer clculos mas rpidos, consultas y ventas mas rpidas, minimizando errores que se puedan cometer. El personal consultado ha mostrado un inters en la creacin del sistema y piensan aportar ideas para su estructura desde el punto de vista de usuario. El sistema esta orientado exactamente hacia los objetivos de la empresa en general, dado que el sistema aportara un seguimiento de los pedidos y reportes diarios a la gerencia llevando un control ms robusto de la empresa. Se ha determinado que la Gerencia General es determinante para las cotizaciones, ya que los productos que se desean ofrecer necesitan una evaluacin de esta entidad para proceder. En el caso de controles no existe ninguno, a excepcin de los elaborados por el departamento de contabilidad, aportando los saldos de los clientes a una fecha especfica. 3.2 ALTERNATIVAS DE SOLUCION De acuerdo a la investigacin realizada en la empresa RAM se ha logrado determinar que esta necesita de un sistema de facturacin ms eficiente para poder desempear sus actividades de manera ms rpida y confiable. Este nuevo sistema incluye factura de consumidor final, comprobante de crdito fiscal, notas de dbito y de crdito y formulario nico. Recordemos que los clientes desean una buena atencin, esto incluye la manera en que se les atiende, que tan rpido son atendidos y la buena presentacin de los documentos entregados. Por medio de este nuevo sistema la calidad se va ha detectar desde el momento en que el empleado hace contacto con el cliente hasta que el cliente realiza el pago. Ya que la empresa RAM ha decidido adquirir nueva tecnologa entonces esta tambin debe pensar en aplicar nuevos programas para estar a la par de este mundo cambiante. RAM esta forzada ha cambiar para mantenerse a la par de la competencia que existe en su rama, no se puede quedar atrs, debe de estar siempre luchando en el campo de batalla. Los documentos que emite RAM son la factura de consumidor final, el comprobante de crdito fiscal y la nota de crdito. Los datos que se encuentran en el interior de cada unos de los documentos se encuentra en los Anexos A-3 (factura de consumidor final), A-4 (comprobante de crdito fiscal) y A-5 (nota de crdito). Aparte de los documentos de contabilidad, la empresa tambin lleva un registro de toda esta informacin por medio de una copia de la factura. Esto le facilita a la empresa a llevar todos sus datos de manera ordenada. El tiempo de realizacin de las facturas puede cambiar de acuerdo al cliente pero es un tiempo estimado de 5 a 10 minutos. Para hacer estas facturas el empleado debe seguir una serie de pasos los cuales son:

Toma el pedido Verificacin de crdito e inventarios Se formula la cotizacin Se enva al cliente Cliente acepta la cotizacin Se enva a mercadera Se cobra
Nota: Si cliente rechaza cotizacin all se termina el proceso. Parte IV Diseo Preliminar de la Alternativa de Solucin Se ha analizado gran parte de los requerimientos de la empresa RAM y se establecido que para que la propuesta funcione, debe de haber una participacin integra de software, hardware y capital Humano. La empresa aun no cuenta con el equipo por lo que tendr que adquirirse para poder empezar con la primera etapa del proyecto. 4.1 REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE

La herramienta a utilizar ser Visual FoxPro 7.0 dado que los requerimientos de datos en la empresa RAM no van ms all de la capacidad de este sistema a largo plazo por lo cual concuerda con la capacidad econmica de la empresa. 4.2 REQUERIMIENTOS DE EQUIPO Para la empresa RAM, los requerimientos del equipo a utilizar en el proyecto deben ser los mnimos

Computadora Pentium 500 Mhz o superior. Disco duro de 4Gigabytes. Memoria RAM de 64mb. Tarjeta de red. Monitor de 14 pulgadas. Teclado y mouse. Impresor matricial de 80 columnas. Unidad de floppy disk drive 1.44mb. Unidad de CD-ROM (opcional). Unidad de respaldo CD-RW. Sistema Operativo Windows 98 o superior. 4.3 REQUERIMIENTOS DE PERSONAL Para el desarrollo de las etapas se necesitara el siguiente recurso humano. RECURSO HUMANO ACTIVIDADES Como Analista-programador, tendr la tarea ardua de implantar el sistema, darle mantenimiento y coordinar el proyecto. Ser la persona encargada de introducir los Datos en el sistema y ser el responsable de la informacin en la base de Datos La importancia del personal es importante, puesto que ellos, como usuarios, son los que brindan la informacin para un posible desarrollo del sistema y mejoras al sistema.

Analista-programador

Digitador

Personal

4.4 ADECUACION DE PROCEDIMIENTOS Se ha mencionado, el sistema cumple con los requisitos mencionados anteriormente. Se puede mencionar el proceso de la facturacin, donde todas las facturas se guardan en los registros y se lleva un control de este mediante la aplicacin. El personal tendr que tomar un adiestramiento de cmo se maneja la aplicacin y la forma en que se genera una factura as de cmo almacenarla y recuperar informacin til. 4.5 ASPECTO ECONOMICO En cuanto al aspecto Econmico, la base es los precios del mercado establecidos, es como sigue: ACTIVIDAD Anlisis y diseo del sistema Pantallas de captura de informacin Licencia de FoxPro versin 7 Desarrollo de aplicaciones (Facturacin, Inventarios, Costos de Venta, Etc.) Total: COSTO $800.00 $200.00 $549.00 $750.00 $2,299.00

No se han cuantificado los costos indirectos para el proyecto, como papelera, electricidad, infraestructura. Solo se han considerado las etapas de corto plazo.

Nota: Se ha incluido solamente los costos en cuanto a desarrollo del sistema a corto plazo se refiere, otros gastos como papelera, infraestructura, etc. Parte V Conclusiones y Recomendaciones 5.1 CONCLUSIONES Debido a la gran competencia que existe en el mercado, la empresa RAM debe de buscar la manera de poder mantenerse a la altura de los dems y con una posicin en el mercado. De esta manera se beneficia la propia compaa, como tambin sus clientes antiguos y los que estn por venir. No hay que ser un genio para darse cuenta que una compaa bien organizada trabaja con ms rapidez y con mejor calidad. La implantacin de un nuevo sistema de facturacin sera una buena decisin para que RAM se mantenga luchando en el mercado con mayor fuerza. Los propios empleados de la compaa estn de acuerdo con el cambio a un nuevo sistema. Este sistema va ha reforzar la estructura de trabajo que tiene RAM, hacindola mas rpida y confiable. De esta manera puede llegar a ser ms atractiva para el mercado. Muchas veces se dice que es bueno el cambio, que hay que experimentar nuevas cosas y no quedarse en lo mismo. Este viene a ser el caso de RAM, este debe de buscar el cambio para poder mantenerse fuerte en este mundo de los negocios. RAM debe darse cuenta que al hacer cambios de vez en cuando puede resultar muy beneficioso para la empresa; por eso, cambiarse a un nuevo sistema de facturacin es el mejor camino que puede tomar RAM en este momento. 5.2 RECOMENDACIONES La tecnologa es un punto clave en este nuevo milenio. Bsicamente los negocios que no han optado por esta opcin se estn quedando atrs. Los mismos clientes estn exigiendo esta nueva herramienta ya que la palabra tecnologa pueda llegar a ser el equivalente a perfecto. Por eso, se le recomienda a la empresa RAM adquirir equipo nuevo para poder ejecutar programas de mejor estructura y calidad, como lo es el nuevo sistema de facturacin ya mencionado. El personal debe de estar preparado para poder manejar estos nuevos equipos y programas. Para lograrlo, se tiene pensado capacitar el personal de RAM antes de entregar el producto terminado de manera

*DIAGRAMA DE FLUJO DE FACTURA


DIAGRAMA DE FLUJO DE FACTURA

1. El cliente pide la factura. 2. Se dirige al departamento de Finanzas

3. Si no se tiene el registro de R.F.C. ir a 9 4. El sistema procesa los datos. 5. Se verifican los datos de la factura. 6. Se le entrega al cliente. 7. Se firma de entregado. 8. FIN. 9. Se le pide el R.F.C. 10. Si se lleva consigo el R.F.C. ir a 4. 11. Se le da un formato que compruebe la compra, 12. El cliente deber regresar mas tarde. 13. Se dan 30 das hbiles para su entrega. 14. Despus se pierde la factura. 15. FIN.

1.4.- Diagramas de flujo INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR DE ARANDAS Manual de procedimientos de Servicios Escolares para la Inscripcin y Reinscripcin en el Instituto Tecnolgico Superior de Arandas 21 Diagrama de Flujo del Proceso de Inscripcin Divisin Acadmica Departamento de Servicios Escolares Desarrollo Acadmico Departamento de Recursos Financieros Inicio Difusin del calendario del proceso de inscripcin Programa y organiza el proceso Entrega de fichas de solicitud de examen Aplicacin y evaluacin de exmenes de

seleccin Publicacin de alumnos aceptados Programacin e imparticin de cursos de induccin en coordinacin con la Divisin Acadmica Cobro de cuota de inscripcin Recepcin y validacin de documentos Asignacin de carga acadmica de las modalidades Asignacin de carga acadmica Fin INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR DE ARANDAS Manual de procedimientos de Servicios Escolares para la Inscripcin y Reinscripcin en el Instituto Tecnolgico Superior de Arandas 22

Diagrama de flujo del proceso de reinscripciones para Sistema Escolarizado, Abierto y Postgrado Departamento de Servicios Escolares Departamento de Recursos Financieros Departamento de Divisin Acadmica

Difusin del calendario de Reinscripcin (2) Asignacin de Carga acadmica (4) Realiza el cobro de reinscripcin (Depsito Bancario) (3) Fin Inicio Registro de carga acadmica

Conclusiones Los diagramas de flujo son una herramienta valiosa para la mejora de los procesos, permiten detectar las actividades que agregan valor y aqullas que son redundantes o innecesarias. Tambin son de gran utilidad durante el desarrollo de la documentacin de los Sistemas de Gestin, pues proveen una descripcin de los procesos y un detalle de las operaciones mucho ms amigable que los procedimientos e instructivos basados en texto. Contribuyen a resolver uno de los principales problemas, que es la resistencia del personal a emplear los documentos como referentes para el desempeo de las tareas. Una copia ampliada del diagrama de flujo al alcance de los operadores del proceso facilita la consulta y promueve la creatividad. Es conveniente emplear programas especficos para la confeccin de los diagramas de flujo. En general, estos programas son de manejo sencillo y facilitan notablemente la tarea.--

Ventajas de los Diagramas de Flujo * Favorecen la comprensin del proceso a travs de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fcilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias pginas de texto. * Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos , los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisin. * Muestran las interfases cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el anlisis de las mismas. * Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y tambin a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso. Qu Smbolos se Emplean en los Diagramas de Flujo? Los smbolos tienen significados especficos y se conectan por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas. Los smbolos ms comunes son :

Desarrollo del Diagrama de Flujo Las siguientes son acciones previas a la realizacin del diagrama de flujo :

* Identificar a los participantes de la reunin donde se desarrollar el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueo o responsable del proceso, los dueos o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas. * Definir que se espera obtener del diagrama de flujo. * Identificar quin lo emplear y cmo. * Establecer el nivel de detalle requerido. * Determinar los lmites del proceso a describir. Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son : * Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedar fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente. * Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que estn incluidos en el proceso a describir y su orden cronolgico. * Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores, listarlas tambin. * Identificar y listar los puntos de decisin. * Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los correspondientes smbolos. * Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est completo y describa con exactitud el proceso elegido.

Ejemplo : Reparacin de la PC MACRO Cuando se desarrolla el diagrama de flujo es importante considerar el tipo y cantidad de informacin requerida por el usuario del mismo. Probablemente la direccin de la empresa no est interesada en los detalles y le sea suficiente una descripcin genrica del proceso. Este es el caso del ejemplo anterior, un diagrama de flujo a nivel macro. En cambio, si el objetivo del diagrama es la capacitacin de nuevos empleados o la bsqueda de oportunidades de mejora, ser necesario disponer de una descripcin detallada del proceso y hablamos de un diagrama de flujo a nivel micro, como muestra el ejemplo siguiente. Entre ambos niveles, el macro y el micro, se ubican los diagramas con una cantidad media de detalles.

Conclusiones Los diagramas de flujo son una herramienta valiosa para la mejora de los procesos, permiten

detectar las actividades que agregan valor y aqullas que son redundantes o innecesarias. Tambin son de gran utilidad durante el desarrollo de la documentacin de los Sistemas de Gestin, pues proveen una descripcin de los procesos y un detalle de las operaciones mucho ms amigable que los procedimientos e instructivos basados en texto. Contribuyen a resolver uno de los principales problemas, que es la resistencia del personal a emplear los documentos como referentes para el desempeo de las tareas. Una copia ampliada del diagrama de flujo al alcance de los operadores del proceso facilita la consulta y promueve la creatividad. Es conveniente emplear programas especficos para la confeccin de los diagramas de flujo. En general, estos programas son de manejo sencillo y facilitan notablemente la tarea.