GUA DE DOCUMENTACIN PARA LA CREACIN Y EL FUNCIONAMIENTO DE ASOCIACIONES

A.0.4.2.

ndice

1.- Cmo crear una Asociacin y una Federacin 1.1. Documentos a presentar para crear una Asociacin 1.2. Documentos a presentar para crear una Federacin

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2.- Funcionamiento de una Asociacin 2.1.- Libros Oficiales 2.1.1. Libro de Actas 2.1.2. Libro de Socios 2.1.3. Libros de Contabilidad 2.2. Modificaciones de las que hay obligacin de informar e Inscripcin de la Junta. 2.2.1. Modificacin de Estatutos. 2.2.2. Inscripcin y Modificacin de la composicin de la Junta Directiva. 2.2.3. Apertura, cambio y cierre de Delegaciones o Establecimientos. 2.2.4. Suspensin. 2.2.5. Disolucin y Baja. 2.2.6. Incorporacin y Separacin de Asociaciones a una Federacin.

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3.- Check List

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4.- Normativa

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Noviembre de 2010

Este manual recoge la normativa aplicable en todo el territorio nacional.

1.- Cmo crear una Asociacin y una Federacin 1.1. Documentos a presentar para crear una Asociacin 1.1.1 Solicitud o instancia.

Dirigida al Registro correspondiente, formulada por el representante de la entidad, en la que figuren tanto los datos de identificacin del solicitante como los de la asociacin que representa, la descripcin de la documentacin que se acompaa, la peticin que se formula, lugar, fecha y firma del solicitante. 1.1.2. Acta Fundacional. Ha de contener el nombre y apellidos de los miembros promotores de la asociacin, su nacionalidad, domicilio y NIF. Ha de haber al menos tres promotores. Debe quedar expresa la voluntad de crear una asociacin, los pactos que se hayan establecido, su denominacin (igual a la que figure en los Estatutos), identificacin de las personas que integran los rganos de gobierno provisionales, el lugar y la fecha de otorgamiento del acta y las firmas de los promotores o de sus representantes. De esta acta se presentarn dos originales con las firmas de todos los socios promotores. 1.1.3. Estatutos de la asociacin. Cumpliendo los requisitos de la Ley Orgnica 1/2002, de 22 de marzo. 1.1.3. Tasas. Es necesario adjuntar justificante de haber abonado las tasas correspondientes.

1.2. Documentos a presentar para crear una Federacin 1.2.1. Solicitud o instancia. Dirigida al Registro correspondiente, formulada por el representante de la entidad, en la que figuren tanto los datos de identificacin del solicitante como los de la federacin que representa, la descripcin de la documentacin que se acompaa, la peticin que se formula, lugar, fecha y firma del solicitante. 1.2.2. Acta Fundacional. En la que se har constar, adems del acuerdo de constitucin y aprobacin de sus Estatutos, la denominacin, nmeros de inscripcin en el correspondiente registro de asociaciones de cada una de las asociaciones fundadoras (tres al menos); nombre, apellidos, nacionalidad, domicilio y NIF de sus representantes, sus firmas, lugar y fecha de adopcin del acuerdo de constitucin. De este acuerdo se presentarn dos originales con las firmas de todos los socios promotores. As mismo, se har constar la identificacin de las personas que integran los rganos de gobierno que representan a la federacin.

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1.2.3. Documentacin de cada una de las asociaciones. De cada una de las asociaciones que se integren en la Federacin, certificacin, expedida por las personas o cargos con facultad para certificar, justificativa del acuerdo adoptado para su integracin u designacin de la persona o personas que representen a la entidad en el acto constitutivo de la federacin. Se har constar el nmero de registro correspondiente, la denominacin exacta y el domicilio social. 1.2.4. Estatutos. Forman parte del acta fundacional, y deben contener todos los extremos del artculo 7 de la Ley Orgnica 1/2002, de 22 de marzo, firmados por los representantes de todas las asociaciones fundadoras. En el artculo correspondiente a los asociados debe especificarse que podrn pertenecer a la federacin aquellas asociaciones que se encuentren inscritas en el correspondiente registro de asociaciones. 1.2.5. Tasas. Es necesario adjuntar justificante de haber abonado las tasas correspondientes.

2.- Funcionamiento de una Asociacin Una vez creada la Asociacin o Federacin, registrada su Acta Fundacional y sus Estatutos, y al margen de las obligaciones con Hacienda, la Asociacin deber llevar al da el Libro de Actas, el Libro de Socios y los Libros de Contabilidad, que se legalizan en el Registro Mercantil correspondiente (o ante notario). Deber, adems, inscribir en el Registro la Junta Directiva, y notificarle una serie de modificaciones. Obligaciones documentales y contables1. 1. Las asociaciones han de disponer de una relacin actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situacin financiera de la entidad, as como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus rganos de gobierno y representacin. Debern llevar su contabilidad conforme alas normas especficas que les resulten de aplicacin. 2. Los asociados podrn acceder a toda la documentacin que se relaciona en el apartado anterior, a travs de los rganos de representacin, en los trminos previstos en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de carcter personal. 3. Las cuentas de la asociacin se aprobarn anualmente por la Asamblea General.

Ley Orgnica 1/2002

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2.1.- Libros Oficiales Los Libros se pueden comprar en las papeleras y ya vienen preparados para poder ser legalizados en el Registro. Tambin es posible llevar estos libros ayudndonos del ordenador. Para ello, deberemos legalizar hojas sueltas con numeracin correlativa en el Registro y utilizar posteriormente estas hojas para imprimir los libros a travs de la impresora. Estos Libros recogen los datos fundamentales de la vida de la Asociacin, y son el referente legal ante terceros, y ante los propios socios, de los acuerdos, composicin, origen y destino de los recursos econmicos de la Asociacin, de ah la importancia de tenerlos al da. Aunque no sea preciso depositar estos libros ante ninguna autoridad, llevarlos es obligatorio. Pueden requerirlos en cualquier inspeccin, as como todos los socios.

2.1.1. Libro de Actas Se trata de un libro de hojas numeradas, donde se recogern las sesiones de los rganos de gobierno de la Asociacin, con especial referencia a los acuerdos adoptados. Su ordenacin en el Libro ser cronolgica, y en caso de que dejsemos alguna hoja o parte de ella, sin escribir, la anularemos para evitar anotaciones que no respondan al desarrollo de las sesiones.

Los datos que deber contener cada acta son los siguientes: rgano que se rene Fecha, hora y lugar de la reunin Nmero de convocatoria (Primera o Segunda) Asistentes (Datos nominales o numricos) Orden del da Desarrollo de la reunin con los principales argumentos ligados a las personas que los defienden Acuerdos adoptados Sistema de adopcin de los acuerdos y resultados numricos Firma de el/la Secretario/a y VB del Presidente/a Las actas se deben recoger durante el desarrollo de las sesiones y presentarse en la siguiente reunin del rgano en cuestin para su aprobacin, por lo que, normalmente, el primer punto del orden del da consiste en la lectura y aprobacin del acta de la reunin anterior. A.0.4.2.

2.1.2. Libro de Socios El Libro de Socios es un registro de las altas y bajas de socios que se van produciendo en la Asociacin. En el formato que venden en las papeleras, consta de una serie de columnas para recoger los datos del socio, las fechas de alta y baja, el nmero de socio, etc., de manera que cada socio ocupar una fila. Puede resultar ms sencillo llevar este control con herramientas informticas, imprimiendo cada vez que tengamos completa una nueva hoja en los folios legalizados por el Registro.

2.1.3. Libros de Contabilidad En su Artculo 14, la Ley Orgnica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociacin, establece la necesidad por parte de todas las Asociaciones de llevar una ... contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situacin financiera de la entidad, as como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes ... , es decir, una contabilidad por partida doble y Analtica. El Plan General Contable tiene una adaptacin para entidades no lucrativas, que es la que hay que utilizar.

2.2. Modificaciones de las que hay obligacin de informar e Inscripcin de la Junta en el Registro correspondiente. Estar depositada en los Registros de asociaciones la documentacin siguiente, original o a travs de los correspondientes certificados: a) El acta fundacional y aqullas en que consten acuerdos que modifiquen los extremos registrales o pretendan introducir nuevos datos en el Registro. b) Los Estatutos y sus modificaciones. c) La relativa a la apertura, traslado o clausura de delegaciones o establecimientos. d) La referente a la incorporacin o baja de asociaciones en federaciones, confederaciones y uniones; y, en el Registro en que stas se encuentren inscritas, la relativa a la baja o incorporacin de asociaciones. e) La que se refiera a la disolucin y al destino dado al patrimonio remanente como consecuencia de la disolucin de la entidad.2

Ley Orgnica 1/2002

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2.2.1. Modificacin de Estatutos. 2.2.1.1. Solicitud o instancia dirigida al Registro correspondiente, formulada por el representante de la entidad, en la que figuren tanto los datos de identificacin del solicitante como los de la asociacin que representa, la descripcin de la documentacin que se acompaa, la peticin que se formula, lugar, fecha y firma del solicitante. 2.2.1.2. Acta de la reunin de la Asamblea General de la Asociacin o certificado de sta extendido y firmado por la persona o cargos con facultad para certificar de acuerdo con sus Estatutos, que recoja el acuerdo adoptado por el que se modifican los Estatutos, la redaccin del artculo o artculos modificados, el qurum de asistencia, el resultado de la votacin y la fecha de su aprobacin. 2.2.1.3. Dos ejemplares del texto ntegro de los nuevos Estatutos conteniendo los artculos modificados, firmados por los representantes de la asociacin (indicando nombre y cargo de las personas que suscriben), en los que se haga constar al final de los mismos mediante una anotacin que han quedado redactados con la inclusin de las modificaciones acordadas en la Asamblea General o, en su caso, de acuerdo con el procedimiento establecido en sus Estatutos, indicando la fecha de modificacin. En los casos en que la modificacin consista slo en el cambio de domicilio social, sin alteracin del mbito territorial, no ser preciso aportar el texto de los Estatutos. 2.2.1.4. Cuando la Junta se hubiera modificado con respecto a la anteriormente inscrita, Certificacin de la composicin de la Junta Directiva: nombre, apellidos, domicilio, nacionalidad, NIF, cargo que ocupan en la Junta, fecha de nombramiento y en su caso de su ratificacin y aceptacin por parte de los titulares, fecha de revocacin y cese de los titulares salientes, firmas de los titulares (indicando nombre y cargo) y fecha de la reunin en que fue elegida. 2.2.1.5. Tasas. Es necesario adjuntar justificante de haber abonado las tasas correspondientes.

2.2.2. Inscripcin y Modificacin de la composicin de la Junta Directiva. 2.2.2.1. Solicitud o instancia dirigida al Registro correspondiente, formulada por el representante de la entidad, en la que figuren tanto los datos de identificacin del solicitante como los de la asociacin que representa, la descripcin de la documentacin que se acompaa, la peticin que se formula, lugar, fecha y firma del solicitante. 2.2.2.2. Certificacin de la composicin de la Junta Directiva: nombre, apellidos, domicilio, nacionalidad, NIF, cargo que ocupan en la Junta, fecha de nombramiento y en su caso de su ratificacin y aceptacin por parte de los titulares, fecha de revocacin y cese de los titulares salientes, firmas de los titulares (indicando nombre y cargo) y fecha de la reunin en que fue elegida. A.0.4.2. 2.2.2.3. Tasas. Es necesario adjuntar justificante de haber abonado las tasas correspondientes.

2.2.3. Apertura, cambio y cierre de Delegaciones o Establecimientos. 2.2.3.1. Solicitud o instancia dirigida al Registro correspondiente, formulada por el representante de la entidad, en la que figuren tanto los datos de identificacin del solicitante como los de la asociacin que representa, la descripcin de la documentacin que se acompaa, la peticin que se formula, lugar, fecha y firma del solicitante. 2.2.3.2. Acta de la reunin de la Asamblea General de la Asociacin o certificado de sta, extendido y firmado por la persona o cargos con facultad para certificar de acuerdo con sus Estatutos, que recoja el acuerdo adoptado sobre la apertura, el cambio o el cierre de delegaciones o establecimientos de la asociacin, as como la fecha en que se ha adoptado, recogiendo la calle, nmero, municipio, localidad, provincia y cdigo postal del domicilio de la nueva delegacin o establecimiento, en el caso de que se inscriba la apertura o cambio; la calle, nmero, municipio, localidad, provincia y cdigo postal del domicilio social de la delegacin o establecimiento que se cierra en el caso de que se inscriba su cierre. Si se acuerda la apertura de una o varias delegaciones o establecimientos y, a su vez, el cierre de una o varias delegaciones o establecimientos, debern constar los datos anteriores de cada una de ellas. 2.2.3.3. Cuando la Junta se hubiera modificado con respecto a la anteriormente inscrita, Certificacin de la composicin de la Junta Directiva: nombre, apellidos, domicilio, nacionalidad, NIF, cargo que ocupan en la Junta, fecha de nombramiento y en su caso de su ratificacin y aceptacin por parte de los titulares, fecha de revocacin y cese de los titulares salientes, firmas de los titulares (indicando nombre y cargo) y fecha de la reunin en que fue elegida. 2.2.3.4. Tasas. Es necesario adjuntar justificante de haber abonado las tasas correspondientes. 2.2.4. Suspensin. 2.2.4.1. Solicitud o instancia dirigida al Registro correspondiente, formulada por el representante de la entidad, en la que figuren tanto los datos de identificacin del solicitante como los de la asociacin que representa, la descripcin de la documentacin que se acompaa, la peticin que se formula, lugar, fecha y firma del solicitante. 2.2.4.2. Copia de la resolucin judicial firme por la que se establece la suspensin de actividades de la asociacin.

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2.2.5. Disolucin y Baja. 2.2.5.1. Solicitud o instancia dirigida al Registro correspondiente, formulada por el representante de la entidad, en la que figuren tanto los datos de identificacin del solicitante como los de la asociacin que representa, la descripcin de la documentacin que se acompaa, la peticin que se formula, lugar, fecha y firma del solicitante. 2.2.5.2. Acta de la reunin de la Asamblea General o Certificado de sta, extendido y firmado por la persona o cargos con facultad para certificar de acuerdo con sus Estatutos, que recoja: la fecha en que se ha adoptado el acuerdo, el qurum de asistencia, el resultado de la votacin, el cese de los titulares de los rganos de gobierno y representacin, las firmas de stos (sealando nombre y cargo de los que suscriben), las razones de la ausencia de stas suficientemente justificadas, el balance de la asociacin en la fecha de la disolucin o la manifestacin de que no resulta patrimonio, los datos identificativos de las personas encargadas de la liquidacin, en su caso, con las respectivas firmas, el destino dado al patrimonio de acuerdo con lo establecido en sus Estatutos y escrito justificativo de que la entidad beneficiaria ha recibido, en su caso, el patrimonio remanente. 2.2.6. Incorporacin y Separacin de Asociaciones a una Federacin. 2.2.6.1. Solicitud o instancia dirigida al Registro correspondiente, formulada por el representante de la entidad, en la que figuren tanto los datos de identificacin del solicitante como los de la asociacin que representa, la descripcin de la documentacin que se acompaa, la peticin que se formula, lugar, fecha y firma del solicitante. 2.2.6.2. Acta de la reunin o del acuerdo adoptado de la entidad federativa o certificado de sta, extendido y firmado por la persona o cargos con facultad para certificar de acuerdo con sus Estatutos, en que se haya resuelto la incorporacin o separacin de la asociacin o asociaciones, as como la fecha en que se ha adoptado, haciendo constar la denominacin exacta y el domicilio social de la entidad federativa que representa el solicitante, el domicilio social y el nmero de inscripcin en el correspondiente registro de asociaciones de la asociacin o asociaciones que se incorporan o separan de la federacin. 2.2.6.3. Cuando la Junta de la entidad federativa se hubiera modificado con respecto a la anteriormente inscrita, Certificacin de la composicin de la Junta Directiva: nombre, apellidos, domicilio, nacionalidad, NIF, cargo que ocupan en la Junta, fecha de nombramiento y en su caso de su ratificacin y aceptacin por parte de los titulares, fecha de revocacin y cese de los titulares salientes, firmas de los titulares (indicando nombre y cargo) y fecha de la reunin en que fue elegida. 2.2.6.4. Por cada una de las asociaciones que se incorporen a la federacin, una certificacin expedida por la persona o cargos con facultad para certificar, del acuerdo adoptado para su integracin y la designacin de la persona o personas que la represente en la entidad federativa. 2.2.6.5. Tasas. Es necesario adjuntar justificante de haber abonado las tasas correspondientes A.0.4.2.

3.- Check List.

3.1. Documentacin a presentar en el Registro Correspondiente 3.1.1. Creacin de una Asociacin

Acta Fundacional Estatutos Tasas Solicitud

3.1.2. Creacin de una Federacin

Acta Fundacional Estatutos Certificado de cada una de las asociaciones Tasas Solicitud

3.1.3. Modificacin de Estatutos.

Acta de la reunin en que se aprueba, o certificado de la misma Dos ejemplares con firmas originales de los nuevos Estatutos (si slo es cambio de domicilio, no es necesario) Certificacin de la composicin de la Junta Directiva (slo si es distinta de la ltima inscrita) Tasas Solicitud

3.1.4. Inscripcin y Modificacin de la composicin de la Junta Directiva. Certificado de la composicin Tasas Solicitud

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3.1.5. Apertura, cambio y cierre de Delegaciones o Establecimientos.

Acta de la reunin en que se aprueba, o certificado de la misma Certificacin de la composicin de la Junta Directiva (slo si es distinta de la ltima inscrita) Tasas Solicitud

3.1.6. Suspensin.

Copia de la resolucin judicial firme Solicitud

3.1.7. Disolucin y Baja.

Acta de la reunin en que se aprueba, o certificado de la misma Solicitud

3.1.8. Incorporacin y Separacin de Asociaciones a una Federacin.

Acta de la reunin en que se aprueba, o certificado de la misma Certificacin de la composicin de la Junta Directiva (slo si es distinta de la ltima inscrita) Certificado de cada una de las asociaciones Tasas Solicitud

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3.2. Libros Oficiales

3.2.1 Libro de Socios 3.2.2. Libro de Actas 3.2.3 Libros de Contabilidad

4.- Legislacin bsica estatal

Constitucin Espaola (artculo 22), de 27 de diciembre de 1978 (BOE nm. 311.1, de 29 de diciembre). Declaracin Universal de los Derechos Humanos, adoptada y proclamada por la 183 Asamblea General de la ONU el 10 de diciembre de 1948 (artculos 20 y 21). Convenio Europeo para la Proteccin de los Derechos Humanos y Libertades Fundamentales, hecho en Roma el 4 de noviembre de 1950 (artculo 11). Instrumento de Ratificacin de 26 de septiembre de 1979 (BOE nm. 243, de 10 de octubre de 1979). Pacto Internacional de Derechos Civiles y Polticos, de 19 de diciembre de 1966 (artculo 22). Instrumento de Ratificacin de 13 de abril de 1977 (BOE nm. 103, de 30 de abril de 1977). Resolucin de la Comunidad Europea, de 13 de marzo de 1987, sobre las asociaciones sin fines de lucro (Diario Oficial de las Comunidades Europeas nm. C 99/205, de 13 de abril de 1987). Convenio-Marco Europeo, sobre cooperacin transfronteriza entre Comunidades o Autoridades territoriales, hecho en Madrid el 21 de mayo de 1980. Instrumento de Ratificacin de 10 de julio de 1990 (BOE nm. 248, de 16 de octubre de 1990). Cdigo Penal (artculos 510 al 521). Cdigo Civil (artculos 28, 35 al 39 y 41). Ley Orgnica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociacin (BOE nm. 73, de 26 de marzo). Real Decreto 397/1988, de 22 de abril, por el que se regula la inscripcin registral de Asociaciones Juveniles (BOE nm. 102, de 28 de abril). Real Decreto 1497/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Nacional de Asociaciones y de sus relaciones con los restantes registros de asociaciones (BOE nm. 306, de 23 de diciembre). Real Decreto 1740/2003, de 19 de diciembre, sobre procedimientos relativos a asociaciones de utilidad pblica (BOE nm. 11, de 13 de enero de 2004). A.0.4.2.

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