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NDICE
CONTENIDO Pg. No.
Introduccin. Aplicacin de la Auditoria............. Metodologa para la Aplicacin de la Auditoria........... 5.1 FASE I: Planeacin de la Auditoria.. 5.1.1 Origen de la Auditoria.. 5.1.2 Objetivos.... 5.1.3 Puntos a evaluar en la auditoria. 5.1.3.1 Evaluacin de los procesos actuales 5.1.3.2 Evaluaciones de los sistemas (Contabilidad, Catastro y Registro del Estado Familiar). 5.1.3.3 Evaluacin del hardware.. 5.1.3.4 Evaluacin del personal. 5.1.3.5 Evaluacin del medio ambiente.... 5.1.4 Tcnicas de evaluacin. 5.1.5 Recurso utilizado para la auditora.. 5.1.6 Sistemas computacionales 5.2 FASE II: Ejecucin de la Auditoria 5.2.1 Auditoria en las reas de la Alcalda Municipal de Chirilagua Departamento San Miguel.. 5.2.2 Topologa de Red a utilizar en el rea de Registro de Estado
117
Familiar 123 5.2.3 Evaluacin de los sistemas. 5.2.4 Evaluacin de la seguridad 5.2.5 Evaluacin del hardware... 5.2.6 Evaluacin de personal. 5.2.7 Evaluacin del ambiente fsico. 132 134 134 134 135
101
5.3
FASE III: Informe de Auditoria. 136 5.3.1 Evaluacin de los sistemas.. 136 5.3.2 Evaluacin de la seguridad. 5.3.3 Evaluacin del hardware.. 5.3.4 Evaluacin del personal... 5.3.5 Evaluacin del ambiente fsico 155 165 169 173
BIBLIOGRAFA.. 174
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INTRODUCCIN
Con la informacin recopilada durante la realizacin de la Auditoria realizada a las reas de la Alcalda Municipal de Chirilagua departamento de San Miguel. Y despus de haberlas analizado y evaluado, se presenta las tres fases en que se divide la auditoria, mediante el cual se detallan los problemas encontrados en los sistemas, los equipos, la seguridad y el ambiente, as como las causas que los ocasionan, repercusiones que se estn presentando o dar paso a nuevas repercusiones al no realizar el debido procedimiento, las alternativas que permitan solucionar los problemas de una forma que los procesos se realicen con una mayor eficiencia. Y las alternativas de solucin que son el punto mas importante mediante el cual se sugieren soluciones directas que permita a las autoridades de la Alcalda tomen las decisiones de evaluarlas y llevarlas acabo.
As proporcionar opciones que le ayuden a la Municipalidad a resolver los problemas que da a da posee para lograr los objetivos que la Institucin se propone.
i 103
APLICACIN DE LA AUDITORIA
Este capitulo consiste en la aplicacin de la auditoria de hardware y software. El caso prctico de Auditoria se realiza en los sistemas de informacin de la Alcalda Municipal de Chirilagua departamento de San Miguel.
a)
Primera Fase: Planeacin de la auditoria, en esta fase se definen los objetivos que la auditoria pretende alcanzar y se programan todas las actividades necesarias para el desarrollo de esta.
b)
Segunda Fase: Ejecucin de la auditoria, se hace el levantamiento de todas las evaluaciones que se programaron en la fase anterior.
c)
Tercera Fase: Informe de la Auditoria, se presenta el informe final como resultado del anlisis de las evaluaciones efectuadas, as como sus repercusiones y dar alternativas de solucin a las anomalas detectadas.
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1era FASE
2da FASE
3era FASE
P L A N E A C I N
1- Origen de la auditoria
2- Visita Preliminar
3- Establecer Objetivos
E J E C U C I N
2- Aplicacin de instrumento
I N F O R M E
1- Anlisis de informacin
6- Elaboracin de instrumentos
105
5.1
La auditoria se realizo en la Alcalda Municipal de Chirilagua departamento de San Miguel, por la autorizacin de las autoridades correspondientes. Estructura Organizativa.
CONCEJO MUNICIPAL
COMISIONES MUNICIPAL
SINDICATURA MUNICIPAL
AUDITORIA INTERNA
GERENTE GENERAL
UNIDAD AMBIENTAL
CONTABILIDAD
TESORERIA
CUENTAS CORRIENTES
SERVICIOS PUBLICOS
ASEO
UACI
CATASTRO ALUMBRADO
TIANGUE
CEMENTERIO
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El propsito de la Auditoria es dictaminar cuales son las causas que estn provocando que los sistemas no funcionen adecuadamente. Por tal razn se realizo una visita preliminar en la que se converso con el alcalde y los jefes de cada rea, quienes manifestaron que los principales problemas que presentan los sistemas son la falta de seguridad, mal funcionamiento de ciertos procesos, operaciones lentas y la falta de algunos procesos que son necesario para el adecuado desarrollo de sus actividades. 5.1.2 OBJETIVOS La aplicacin de la Auditoria tiene los siguientes objetivos:
5.1.2.1 OBJETIVO GENERAL Elaborar un documento que contenga una propuesta con la informacin necesaria que permita evaluar el hardware, software y la efectividad administrativa de la Alcalda Municipal de Chirilagua departamento de San Miguel.
5.1.2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS Proporcionar a la Alcalda Municipal de Chirilagua una gua, donde se detallen, las diferentes alternativas de solucin relativas al mejoramiento del hardware y software. Evaluar el uso de los equipos de cmputo, perifricos, instalaciones, mobiliario, recursos tcnicos con el propsito de determinar el grado de efectividad. Auditar los procesos actuales de los Sistemas de Informacin de las reas de Registro del Estado Familiar, Catastro y Contabilidad de la Alcalda Municipal de Chirilagua Departamento de San Miguel.
Identificar el cumplimiento de las actividades y funciones del personal administrativo con el fin de establecer su efectividad. 107
5.1.3
A continuacin se presentan las reas que sern evaluadas a travs de la Auditoria con todos los aspectos que incluyen en cada una de ellas.
5.1.3.1 EVALUACIN DE LOS PROCESOS ACTUALES Verificar y evaluar las actividades que se realizan dentro de las reas. Evaluar las Funciones de cada rea. Evaluacin de normas y de polticas. Evaluar los Tiempos.
5.1.3.2
EVALUACIN
DE
LOS
SISTEMAS
(CONTABILIDAD,
CATASTRO
REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR) Evaluacin de los sistemas Seguridad de acceso Verificacin de los documentos de los sistemas Evaluacin de la interfaces Revisin de licencias Evaluacin sobre la seguridad para la proteccin de los datos Evaluacin de los procesos de respaldo de informacin.
5.1.3.3 EVALUACIN DEL HARDWARE Verificar la descripcin de los equipos y nmero de equipos informticos. Evaluar la utilizacin del hardware Evaluar los programas de mantenimiento existentes. Evaluar la posibilidad de expandir el hardware.
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5.1.3.4 EVALUACIN DEL PERSONAL Ambiente laboral. Seguridad del personal. Condiciones de trabajo. Capacitaciones. Supervisin Numero de personal
5.1.3.5 EVALUACIN DEL MEDIO AMBIENTE Ubicacin Espacio Aseo Iluminacin Prohibicin Plan de Contingencia y procedimientos en caso de desastre. Verificacin de la seguridad Fsica.
5.1.4 TCNICAS DE EVALUACIN La utilizacin del recurso de las tcnicas es de uso exclusivo del Auditor quien deber aplicar el criterio propio para calificar lo evaluado.
a)
Revisin documental: Se evaluara el desarrollo de las operaciones y el funcionamiento de los software y del hardware, mediante la revisin y seguimiento de las instrucciones plasmadas en los manuales e instructivos de operaciones, manuales de usuario, manuales de sistemas y otros documentos que especifican la manera de operar los sistemas y el hardware computacional.
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b)
Lista de verificacin: En esta tcnica el Auditor que realice la verificacin, el cumplimiento, segn su criterio, sealando las columna que satisface el nivel de cumplimiento del aspecto que se este evaluando.
Se utilizara esta tcnica con un formato nico para las reas evaluadas:
ASPECTOS A EVALUAR
REFERENCIA
LV-01-EPA
Evaluacin de dos softwares de Contabilidad, Catastro y Registro del Estado Familiar. (ECR)
LV-01-ECR
LV-01-EDH
LV-01-EDP
LV-01-EMA
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Lista de verificacin para la: Evaluacin de los Procesos Actuales REFERENCIAS DE FORMATO: LV-01-EP _____________________________________________________________ Lista de verificacin para evaluar los procesos actuales de los departamentos de la Alcalda Municipal de Chirilagua departamento de San Miguel.
OBJETIVO: Evaluar los procesos actuales que se realizan en la Alcalda Municipal de Chirilagua departamento de San Miguel. INDICACIONES: Colocar una x a la respuesta correcta, en una de las dos casillas y anote una observacin si es necesario aplicar a la respuesta.
Pregunta
Si
No
Observacin
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Lista de verificacin para la: Evaluacin del Software de Contabilidad, Catastro y Registro del Estado Familiar. (ECR) REFERENCIAS DE FORMATO: LV-01-ECR _____________________________________________________________ Lista de verificacin para evaluar los sistemas informticos automatizados de los departamentos de la Alcalda Municipal de Chirilagua departamento de San Miguel.
OBJETIVO: Evaluar los sistemas de cada una de las reas de la Alcalda Municipal de Chirilagua departamento de San Miguel. INDICACIONES: Colocar una x a la respuesta correcta, en una de las dos casillas y anote una observacin si es necesario aplicar a la respuesta.
Pregunta 1. Cree que los sistemas satisfacen la necesidad del trabajo? 2. Cree que la interfaz del sistema es la adecuada? 3. Posee contrasea de acceso al sistema? 4. Realizan respaldo de la informacin? 5. Se puede crear, eliminar y modificar registros de la base de datos? 6. Cuentan con manuales de usuarios de los sistemas informticos?
Si
No
Observacin
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Lista de verificacin para la: Evaluacin del Hardware. (EDH) REFERENCIAS DE FORMATO: LV-01-EDH _____________________________________________________________ Lista de verificacin para evaluar el Hardware de los departamentos de la Alcalda Municipal de Chirilagua departamento de San Miguel.
OBJETIVO: Evaluar la capacidad del hardware Instalado en cada una de las reas de la Alcalda Municipal de Chirilagua departamento de San Miguel. INDICACIONES: Colocar una x a la respuesta correcta en una de las dos casillas y anote una observacin si es necesario aplicar a la respuesta.
Pregunta 1. Considera que el numero de equipos es suficiente para realizar el trabajo? 2. Se realiza mantenimiento peridicamente a los equipos? 4. Se tiene un buen uso de los equipos de cmputo? 5.Los equipos de cmputos estn
Si
No
Observacin
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Lista de verificacin para la: Evaluacin del personal. (EDP) REFERENCIAS DE FORMATO: LV-01-EDP _____________________________________________________________ Lista de verificacin para evaluar el Personal de los departamentos de la Alcalda Municipal de Chirilagua departamento de San Miguel.
OBJETIVO: Evaluar el personal de cada una de las reas de la Alcalda Municipal de Chirilagua departamento de San Miguel. INDICACIONES: Colocar una x a la respuesta correcta, en una de las dos casillas y anote una observacin si es necesario aplicar a la respuesta.
Pregunta 1. Cree que el ambiente laboral es el adecuado? 2. Las capacitaciones que reciben son las necesarias? 3. Considera que la seguridad del personal es la adecuada a la hora de realizar su trabajo? 4. Supervisan el trabajo que realizan? 5. El numero de personal es la adecuada para el departamento?
Si
No
Observacin
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Lista de Verificacin para la: Evaluacin del Medio Ambiente (EMA) REFERENCIAS DE FORMATO: LV-01-EMA _____________________________________________________________ Lista de verificacin para evaluar el Medico Ambiente de los departamentos de la Alcalda Municipal de Chirilagua departamento de San Miguel.
OBJETIVO: Evaluar el medio ambiente de la Alcalda Municipal de Chirilagua departamento de San Miguel. INDICACIONES: Colocar una x a la respuesta correcta en una de las dos casillas y anote una observacin si es necesario aplicar a la respuesta.
Pregunta 1. Existe lugar suficiente para los equipos? 2.Se da con frecuencia limpieza a los equipos? 3.Considera que la iluminacin del lugar es la adecuada? 4.Se cuentan con carteles no fumar visibles y de
Si
No
Observacin
prohibiciones alimentos?
como
tomar
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Recursos
Descripcin
Humano
Tres auditores externos y personal de las diferentes reas de la Alcalda Municipal de Chirilagua departamento de San Miguel
Tcnico
Tiempo
Materiales
El procesador de texto Word y algunas herramientas del sistema operativo tales como explorador de Windows, e Internet. EVEREST (Software que ayuda para analizar el detalle de la pc) EliLesli ( Software que ayuda a eliminar virus de la pc) Comodo Registry Cleaner es una aplicacin con la que puedes encontrar y corregir todo tipo de problemas en el registro de Windows, algo que repercutir en la mejora del rendimiento del equipo.
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5.2
FASE II:
EJECUCIN DE LA AUDITORIA
5.2.1 AUDITORIA EN LAS AREAS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIRILAGUA DEPARTAMENTO DE SAN MIGUEL.
AREA DE CONTABILIDAD
Objetivo Controlar y registrar las operaciones contables en forma completa y oportuna que permitan elaborar los estados financieros veraces y confiables, para el proceso de la toma de decisiones de las autoridades municipales.
Funciones: Mantener actualizados los registros contables de las distintas operaciones financieras de la municipalidad. Realizar partidas diarias de ingresos. Elaboracin de planillas de pago de empleados/as. Revisar estados financieros.
Evaluacin del Hardware Para el uso del sistema se encuentra en funcionamiento una computadora que rene las siguientes caractersticas:
256 MB Windows 98 40 GB Intel Celeron 1.86 GHz Panasonic KX-P3696 Multi Modo Printer
Se considera que el equipo no esta actualizado para poder desarrollar con efectividad las actividades del rea, sobretodo para el sistema que manejan en 117
cuanto al volumen de datos y la velocidad de los procesos que se requieran; por lo que se les recomienda una actualizacin de tecnologa de acuerdo al trabajo que se esta realizando, todo con el objetivo de obtener un mejor funcionamiento de las operaciones.
Esta desarrollado en Fox Pro versin 6.0, SICGE-MH y trabaja bajo el Sistema Operativo Windows 98.
Se considera que este software ya esta desactualizado, lo cual le recomendamos la implementacin del software en un lenguaje de programacin mas sofisticado, que le permita obtener mayores beneficios; ejemplo mayor capacidad de almacenamiento en la base de datos, que le brinde un alto nivel de seguridad e integridad a los datos, un mejor ambiente grafico, adems del incremento de herramientas que requieran las operaciones actuales que realiza la Municipalidad.
Actualmente existe una gran variedad de lenguajes que brindan estos elementos por mencionar algunos tenemos
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1- Visual Fox Pro 9.0 SICGE-MH Versin 2.0 2- Visual Basic .Net 2008 3- Asp .Net (En combinacin con un gestor de base de datos tales como: MySql, SQL Server 2008, Oracle, etc.). Es de Considerar de que el Sistema SICGE-MH ha sido creado por el Ministerio de Hacienda, razn por la cual la gestin de cambiarse a un lenguaje de programacin actualizado esta en la toma de decisin que dicha institucin determina para ejecutar el cambio, ya que es un sistema que por ley esta generalizado para el uso de todas las Municipalidad del El Salvador.
AREA DE CATASTRO
Objetivo: Registrar y calificar los inmuebles, empresas y a sus propietarios; personas naturales y jurdicas, sucesiones fidecomisos y toda actividad comercial que realiza dentro del municipio, a fin de que se pueda generar los impuestos tributarios en concepto de impuestos o tasa por servicios otorgados por la alcalda.
Funciones: Esta unidad se encarga de mantener, custodiar y velar por toda la informacin catastral del municipio (planos, listas, fichas, etc.) Fiscalizar e inspeccionar inmuebles y empresas. Identificar y registro de nuevos inmuebles que estarn afectados al pago de tasas por servicios; y actualizaciones de los registrados debido a traspasos, ventas u otros motivos. 119
Para el uso del sistema Catastral, se utiliza una computadora que no rene las caractersticas para realizar la ejecucin de los programas de modo eficiente porque tiende a ser lenta; debido a las siguientes caractersticas:
128 MB Windows 98 Segunda Edicin 4.10.2222A 4OGB Genuine Intel x86 Family 6 Modelo 8 Stepping EPSON L-Q 2080
Evaluacin del Software: Sistema opera en una computadora ISDEM-GTZ independiente, trabaja bajo ambiente del sistema operativo MS-DOS y fue
desarrollado en C++.
Este software ya esta desactualizado, lo cual le recomendamos la implementacin del software, que le permita obtener mayores beneficios; ejemplo mayor capacidad de almacenamiento en la base de datos, que le brinde un alto nivel de seguridad e integridad a los datos, un mejor ambiente grafico, adems del incremento de herramientas que requieran las operaciones actuales que realiza la Municipalidad
Se considera que el equipo con el que se trabaja presentemente es acto para desarrollar las actividades del rea ya que no se utiliza el sistema en la actualidad, al realizar nuestras recomendaciones de obtener un nuevo software, si ser necesario el adquirir un nuevo equipo de cmputo para poder desarrollar con eficiencia las actividades que se ejecutan con el sistema. Por lo que recomendamos:
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Objetivo. Garantizar a los ciudadanos la legtima emisin de los documentos de identidad para que puedan cumplir y ejercer sus deberes y derechos civiles y polticos.
Funciones: Procesar todos los documentos que tengan que ver con el registro de (expedicin de certificados de nacimientos, matrimonio, divorcio, defuncin, adopcin, cambios de nombres y otros), todas sus emisiones, modificaciones y controles.
Evaluacin del Hardware. Para el uso del sistema REF, se encuentra en funcionamiento cuatro maquinas, las cuales renen las mismas caractersticas que se detallan a continuacin:
512 MB Windows XP 2002 80GB Intel Pentium 4 2.8 GHz Hp Laser Jet 1015 Serie
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Se considera que los equipos estn actualizados para poder desarrollar con eficiencia las operaciones que el usuario operativo realiza para brindar un buen servicio.
Evaluacin del Software: Funciona en cualquier REF Sistema originalmente Access 97. Operativo fue ambiente de Windows, bajo
desarrollado
El software con el que se trabaja el departamento de Registro del Estado Familiar no presenta problema alguno para el usuario operativo.
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El rea de Registro de Estado Familiar tiene distribuida 4 maquinas las cuales no estn en red. Es necesario que exista una red ya que la informacin es de mucha importancia y por medio de una red estas computadoras unidas comparten recursos como archivos, CD-Roms o impresoras y que son capaces de realizar comunicaciones electrnicas, es por ello que se utilizara dicha topologa:
Topologa Estrella: La topologa en estrella se caracteriza por tener todos sus nodos conectados a un controlador central. Todas las transacciones pasan a travs del nodo central, siendo ste el encargado de gestionar y controlar todas las comunicaciones. Por este motivo, el fallo de un nodo en particular es fcil de detectar y no daa el resto de la red, pero un fallo en el nodo central desactiva la red completa.
Ventajas de la Topologa Estrella La topologa estrella tiene dos ventajas grandes: Es mas tolerante, esto quiere decir que si una computadora se desconecta o si se le rompe el cable solo esa computadora es afectada y el resto de la red mantiene su comunicacin normalmente. Es fcil de reconfigurar, aadir o remover una computadora es tan simple como conectar o desconectar el cable.
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Topologa de Estrella
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AREA
DE
UNIDAD
DE
ADQUISICIONES
CONTRATACIONES
INSTITUCIONALES (UACI). Objetivo. Disear, implantar y mantener un sistema de compras, almacenamiento, suministros de mercadera, materiales, mobiliario, equipos y servicios acorde a las necesidades de la municipalidad; y adems la supervisin interna de proyectos ejecutados con fondos propios o ajenos. Funciones: Archivos de catlogos, registros, expedientes de proveedores, cotizaciones y pedidos. Elaborar para efectos contables informes mensuales del movimiento de compras, consumo de suministros, autorizar directamente las compras dentro de los limites. Evaluacin del Hardware.
Para el uso de programas se encuentran en funcionamiento dos computadora que rene las siguientes caractersticas: COMPUTADORA No. 1 Caractersticas:
128 MB Windows 98 40GB Genuine Intel x86 Family 6 Modelo 8 Stepping Hp Laser Jet 1015 Serie
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512 MB Windows XP 80GB Intel Pentium 4 2.8 GHz. Hp Laser Jet 1015 Serie
Se considera que la computadora No. 2 esta actualizada para poder realizar con eficiencia las operaciones que el usuario operativo realiza para brindar un buen servicio y la computadora No. 1 no esta actualizada para desarrollar con efectividad las
actividades del rea, por lo que se le recomienda que debe ser actualizada de acuerdo al trabajo que esta realizando, para un mejor funcionamiento de las operaciones:
Objetivo. Contribuir a que el Gobierno Local permita la conservacin del medio ambiente a travs de una ordenanza propia del Municipio, como medio regulador del uso y manejo adecuado de los recursos naturales, con el objeto de mantener un medio ambiente sano y equilibrado.
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Funciones: Elaborar propuesta de proyectos para buscar financiamiento externo. Inspeccionar aquellas talas en zona urbana que no estn autorizados. Crear mecanismos conforme a la ley para poder reponer o compensar los impactos ambientales.
Evaluacin del Hardware. En esta rea se encuentra en funcionamiento una computadora que rene las siguientes caractersticas:
El equipo esta actualizado para poder desarrollar con eficiencia las operaciones que el usuario operativo realiza para brindar un servicio.
AREA DE SECRETARIA
Objetivo. Asesorar oportunamente y eficientemente al Concejo Municipal en sus asuntos legales y administrativos.
Funciones: Comunicar a todo la organizacin involucrada los acuerdos especficos; as como las polticas y estrategias administrativas que enmarquen las acciones municipales.
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Asistir
al
Concejo
Municipal
Alcalde
Municipal,
recibir
tramitar
Evaluacin del Hardware. En dicha rea se encuentra en funcionamiento una computadora que rene las siguientes caractersticas:
256 MB Windows 98 40 GB Genuine Intel x86 Family 6 Modelo 8 Stepping Hp deskjet 3550
El equipo esta actualizado para poder desarrollar con eficiencia las operaciones que el usuario realiza para brindar un servicio.
Auditora Objetivo: Asistir y asesorar al alcalde, mediante las acciones de auditoria aplicando anlisis, y recomendaciones sobre la evaluacin del sistema de control interno as como de la revisin de los informes financieros de la municipalidad.
Funciones: Evaluar los informes financieros y administrativos preparados dentro de la institucin. Revisar y evaluar la eficiencia del control interno de los sistemas de contabilidad y los cambios de estos. 128
Verificar que los activos de la institucin estn registrados y protegidos contra prdidas y daos de cualquier ndole.
Tesorera Objetivo: Realizar las funciones de recaudacin de los tributos y otros ingresos de la municipalidad y ejercer el control, custodia, registro de los fondos municipales que se recaudan, las erogaciones efectuadas haciendo cumplir los requerimientos del presupuesto municipal, de las disposiciones legales del Cdigo Municipal y de la Corte de Cuentas de la Republica de El Salvador.
Funciones: Controlar eficientemente la recaudacin, custodia y erogacin de los fondos de la municipalidad. Elaborar y remitir los informes que sean requeridos por el departamento de Contabilidad y los rganos fiscalizadores. Entregar y elaborar cheques para todos los pagos que se realizan.
Evaluacin del Hardware. En esta unidad se encuentran en funcionamiento tres computadora que rene las siguientes caractersticas: Unidad de Auditoria COMPUTADORA No. 1 Caractersticas: Memoria RAM Sistema Operativo Disco Duro Procesador Impresora 128 GB Windows 98 40 GB Intel Celeron 1.86 GHz Hp deskjet 3420
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Unidad de Tesorera COMPUTADORA No. 2 Caractersticas: Memoria RAM Sistema Operativo Disco Duro Procesador Impresora 128 MB Windows 98 40 GB Intel Celeron 1.86 GHz EPSON Sty Lus C42 SX
COMPUTADORA No. 3 Caractersticas: Memoria RAM Sistema Operativo Disco Duro Procesador Impresora 128 MB Windows 98 40 GB Intel Celeron 1.86 GHz Hp deskjet 3535
Se considera que los equipos del departamento estn actualizados para poder desarrollar con eficiencia las operaciones que el usuario operativo realiza para brindar un buen servicio.
RECEPCIN
Evaluacin del Hardware En esta rea se encuentra en funcionamiento una computadora que rene las siguientes caractersticas: Memoria RAM Sistema Operativo Disco Duro Procesador Impresora 128 MB Windows 98 40 GB Intel Celaron 1.86 GHz Hp Laser Jet 1000 Serie 130
El equipo de cmputo es el idneo para poder desarrollar con eficiencia las operaciones que el usuario operativo realiza para brindar un servicio.
PROYECCIN SOCIAL
Objetivo: Asesorar tanto a las altas autoridades, como al personal en general, en el tema de los diferentes proyectos que realiza la municipalidad en aras de dar solucin a los diferentes problemas que enfrenta la Municipalidad.
Funciones: Desarrollar reuniones de coordinacin y planificacin en forma peridica con los tcnicos bajo su mando. Avalar desembolsos de los proyectos municipales. Presentar informes de los proyectos evaluados y listos de iniciar.
Evaluacin del Hardware. En esta unidad se encuentra en funcionamiento una computadora que rene las siguientes caractersticas:
Se considera que el equipo esta actualizado para poder desarrollar con eficiencia las operaciones que el usuario operativo realiza para brindar un servicio.
131
5.2.3
Problemas generales en los tres sistemas informticos con los que cuenta la Municipalidad.
Evaluacin del sistema Registro de Estado Familiar: 1. Las copias de seguridad de los archivos son llevados por la persona encargada a su hogar, lo cual no es seguro para la integridad de los datos de la Institucin y algunas veces es guardado en la gaveta del escritorio. 2. El cableado de los equipos de cmputo se encuentra a la intemperie sin ninguna proteccin. 3. Deficiencias en la forma de distribucin de los equipos. 4. No existe un archivero designado al departamento de Registro del Estado Familiar que cumpla con la seguridad necesaria para proteger los backup (Con su respectiva llave).
132
Evaluacin del Sistema de Catastro: 1. La interfaz de la pantalla no es amigable para el usuario debido a que el ambiente de modo consola se les dificulta mucho a los usuarios en el momento de las operaciones, adems de los problemas de estructura interna que posee dicho software. 2. No imprime reporte como pago de Impuestos Municipales e Inscripcin de inmueble. 3. No existe un manual del sistema par el usuario operativo. 4. El sistema carece de interfaces de cuentas corrientes. 5. No cuenta con clave seguridad para acceder al sistema. 6. No realizan copias de seguridad. 7. No cuenta con antivirus
Evaluacin del Sistema de Contabilidad: 1. Las pantallas del sistema le dificulta al usuario la realizacin de las diferentes actividades que desarrollan debido a que la interfaz del sistema es de tipo consola lo que en su momento dificulta la labor del que opera el sistema y el equipo. 2. Las copias de seguridad de los archivos se realizan en diskette lo cual no cuenta con suficiente capacidad de almacenamiento.
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Problemas Generales
1. No existen extintores contra fuego. 2. No poseen un plan de emergencia en caso de desastre naturales. 3. No existe un lugar asignado para el almacenamiento de los backup. 4. El personal no conoce los procedimientos en caso de presentarse un siniestro. 5. No cuenta con claves de seguridad o acceso para los equipos. 6. No tienen un control de los usuarios que accedan a la informacin confidencial. 7. No se encuentran sealizadas las salidas de emergencias. 8. No existe contrato de seguros de equipos. 9. No existen alarmas para detectar fuego.
Problemas Generales.
1. No existe una persona encargada de todos los equipos ni programas de mantenimiento preventivo. 2. No existen medidas de seguridad fsica para los equipos en caso de desastre. 3. En el departamento de Catastro no cuentan con equipos actualizados y algunos presentan daos.
Problemas Generales. 1. No se programan capacitaciones que ayuden al desempeo del personal que labora en la municipalidad. 2. No se esta cumpliendo adecuadamente con el reglamento interno de la Institucin. 134
3. La encargada de Catastro no utiliza en su totalidad el sistema (no lo utiliza por falta de un manual de usuarios y no posee el conocimiento para el manejo de este, debido a que no se le capacitado para ello).
Problemas Generales.
1.
No cuentan con carteles visibles donde se describen las prohibiciones de no fumar, no tomar bebidas en el lugar donde se encuentran los equipos de trabajo.
135
5.3
Falta de una planificacin. Falta de conocimiento y prevencin. Poco inters de parte de las autoridades superiores de la Municipalidad. Perdida de informacin, tiempo y dinero. Carga de trabajo.
Disear un plan de contingencia acorde a la Municipalidad. Que todos los usuarios operativos del sistema estn enterados del plan de contingencia. Crear un plan de simulacro para poder comprobar que el plan de recuperacin de datos es eficiente. Solicitar que los jefes de cada departamento conozcan sobre el plan de contingencia. Impartir capacitaciones con referencia al plan de contingencia.
136
137
Las copias de seguridad de los archivos son llevados por la persona encargada a su hogar, lo cual no es seguro para la integridad de los datos de la Institucin y algunas veces es guardado en la gaveta del escritorio.
Falta de previsin de la Institucin. No contar con un lugar adecuado para almacenar las copias de seguridad. Desconocimiento de las medidas de seguridad. Hurto de la informacin. Perdida de informacin. Daos y descontrol de las copias de seguridad.
Tener
un
lugar
adecuado
para
el
138
Perdida de informacin. Dao a los equipos informticos Dao al cableado de los equipos Perdida de tiempo.
Reubicar los equipos de computo Colocar proteccin al cableado de los equipo (canaletas con su protector)
139
Rediseo de la oficina para una mejor organizacin y seguridad en los equipos, informacin y personal.
140
5.3.1.2 PLANO DE DISTRIBUCIN DE LOS EQUIPOS. 5.3.1.4.1 Plano de distribucin de los equipos.
141
142
No existen un archivo designado al Registro de estado familiar que cumpla con la seguridad necesaria para proteger los backup (Con su respectiva llaves)
Falta de inters por parte del encargado del rea. Desconocimiento de la importancia de proteger la informacin de la municipalidad. Perdida de tiempo. Perdida de informacin.
Colocar un archivo que sea nico para salva guardar la informacin del Registro del Estado Familiar. Que contenga llave. Que se encuentre en un lugar seguro.
143
144
La interfaz de la pantalla no es amigable para el usuario debido a que el ambiente de modo consola se les dificulta mucho a los usuarios en el momento de las operaciones, adems de los problemas de estructura interna que posee dicho software.
Problema de visualizacin. Interfaz muy compleja para el usuario. Poco inters por parte del usuario para manipular el sistema. Solicitar a las altas autoridades de la Municipalidad que actualicen el software y la plataforma de diseo.
145
146
Dificultad de manipulacin. El personal no cuenta con documentos que le auxilien en momentos de problemtica.
Disear un manual correspondiente al sistema. Dar a conocer el manual a los usuarios. Capacitar al personal en el uso del sistema.
147
Detectar que interfaz es la que genera ese error. Redisear esa interfaz.
148
Poco inters por asegurar la informacin. Falta de prevencin. No fue implementado cuando se realizo el sistema.
Crear clave de seguridad al sistema, que no contenga ms de ocho caracteres, nombre de familiares o fechas de cumpleaos.
149
No tener las copias de informacin de seguridad actualizadas. Perdida de informacin. Falta de proteccin a la informacin
150
Daos en el equipo de cmputo. Dao de la informacin importante para la institucin. Lentitud en los procesos
Adquirir licencia para la utilizacin de un software de antivirus. Actualizacin del software de antivirus.
151
152
Las pantallas del sistema le dificultan al usuario la realizacin de las diferentes actividades que desarrollan debido a que la interfaz del sistema es de tipo consola lo que en su momento dificulta la labor del que opera el sistema y el equipo.
Problema de entendimiento. Interfaz muy compleja para el usuario. Poco inters por parte del usuario para
manipular el sistema.
Solicitar
las
altas
autoridades
de
la
Municipalidad que actualicen la plataforma del sistema, de manera que se pueda trabajar en ambiente Windows.
153
Las copias de seguridad de los archivos se realizan en diskette lo cual no cuenta con suficiente capacidad de almacenamiento.
Poco inters de la Organizacin El sistema no cuenta con la opciones de guardado para las otras unidades de
almacenamiento
Modificar el sistema para que posee las opciones de guardado de mas unidades de almacenamiento
154
Falta de visin Falta de recurso financiero Falta de planificacin. Perdida de equipos e informacin en caso de incendio. No contar con el equipo necesario en caso de incendio. Colocar extintores en puntos estratgicos y capacitar al personal para el uso.
155
EVALUACIN DE LA SEGURIDAD
PROBLEMAS GENERALES
156
Poco inters por la seguridad No contar con planes de contingencia. Falta de previsin y Organizacin.
157
No cuenta con un lugar asignado para guardar las copias de respaldo. Falta de previsin
Asignar un lugar adecuado que contenga puertas con sus respectivas llaves.
158
Darle a conocer y llevar a acabo simulacros sobre que hacer en caso de presentarse un Siniestro. Esto hacerlo una vez creado el plan de contingencia.
159
Desinters por asegurar la informacin. Desconocimiento del proceso a realizar para tener claves de seguridad o acceso para los equipos. Falta de previsin. Daos en los equipos Robo y sabotaje de la informacin.
160
No existen prevenciones que controlen el acceso a la informacin confidencial. No se ha determinado un nivel autorizacin para poder acceder a la informacin.
Uso
inadecuado
de
la
Informacin
confidencial. Informacin confidencial que es observado por todos los usuarios. Crear polticas e implementarlas, para el acceso a la informacin confidencial Determinar los modelos de autorizacin para acceder a la informacin que es confidencial. Para llevar acabo estos puntos se dan algunas recomendaciones: Que se le de autorizacin a los jefes de cada departamento y encargadas Institucionales. Para un buen control la informacin ser almacenado en algn lugar que fije el encargado Institucional.
161
Desorden.
Colocar letreros que indiquen donde se encuentran las salidas de emergencia. Realizar simulacros.
162
Los
seguros
pueden
conllevar
costos
elevados.
naturales, mal funcionamiento o fallas en estos. Adquirir un contrato de seguro que brinde seguridad en el equipo.
163
Nunca han sido requeridos su uso. No se ha querido incurrir en ese tipo de gastos.
En caso de un problema o desastre natural no se puede alertar al personal. Falta de recursos para no implementar medidas de seguridad en caso de desastres naturales. Colocar alarmas en la Institucin
164
No existe una persona encargada de todos los equipos ni programas de mantenimiento preventivo.
Falta de recurso humano. Falta de cuidado y manejo de los equipos. Falta de recurso financieros.
Crear un programa de mantenimiento. Gestionar recursos para contratar una empresa o persona natural.
165
PROBLEMAS GENERALES
166
Crear
Polticas
de
seguridad
para
los
equipos. Algunas Polticas de Seguridad que recomendamos: Colocar las copias de seguridad en un lugar aislado de los equipos. Mantener el lugar aislado de materiales inflamables.
167
En el departamento de Catastro, Contabilidad y UACI no cuentan con equipos actualizados y algunos presentan daos.
Adquirir equipos segn la necesidad de las operaciones que se realizan Actualizacin de los equipos.
168
169
EVALUACIN DE PERSONAL
PROBLEMAS GENERALES
170
No cumplen con los reglamentos internos de la Institucin, ya que una porcin de los empleados no tienen conocimientos de dicho reglamento.
Falta de responsabilidad en el lugar de trabajo Bajo rendimiento del personal Mal ambiente de trabajo
Colocar carteles para visualizar los reglamentos Implementar sanciones a los empleados que no cumplan el reglamento
171
Capacitar
la
persona
encargada
del
departamento de Catastro.
172
No cuentan con carteles visibles donde se describen las prohibiciones de no fumar, no tomar bebidas en el lugar donde se encuentran los equipos de trabajo.
Poco inters en dar cumplimiento de las normas en el lugar donde se encuentran los equipos. Falta de organizacin.
Crear Normas internas de prohibiciones en los diferentes departamentos. Colocar carteles que especifiquen estas
prohibiciones.
173