Ios SieIe HbiIos

puiu diiigii Iu vidu

directivos
puntonet
Time/system
]ose M AcosIu
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Este documento podr ser reproducido parcialmente o en su totalidad sin necesidad de
ser comunicado al autor, siempre que se respete integramente y sin aadidos su contenido
y citando expresamente el origen del mismo.
Ciucius poi Iu inIeies
En virtud del acuerdo alcanzado entre directivos.net y
Time/system ha sido posible la reproduccin gratuita de
este magnfico manual, sntesis de los hbitos bsicos
para una buena organizacin del tiempo.
No hay ms secretos!
Brevedad y claridad de conceptos, no debemos "perder
tiempo" con demasiadas palabras.
Slo hay que tener decisin y fuerza de voluntad para
lograr pronto grandes resultados.
Estamos seguros que te ayudar en la organizacinde
tu tiempo.
Buena suerte!
Oscar Vega
directivos.net
1
Est comprobado que solemos perder del orden de 3 horas
al da a causa de hbitos que resultan inadecuados. Estos
hbi tos no slo producen un agobi o en el trabaj o si no
tambin afectan a la calidad de nuestra vida.
Cmo combatirlos? Cultivando siete hbitos adecuados
constructivos que nos ayudarn a gestionar nuestro tiempo
y di ri gi r nuestras vi das. Son f ci l es de asi mi l ar pero
aplicarlos requiere cierta disciplina. Sin embargo, una vez
convertidos en hbitos rinden dividendos durante aos.
Si apl i cando estos consej os consigues l ograr mas con
menos esfuerzo y aumentar tu calidad de vida, habremos
cumplido nuestra meta: ayudarte a alcanzar la tuya.
David W.H. Teague
InIioduccion
"El tiempo es el recurso ms importante;
quien no lo sabe administrar no sabe
administrar nada.
Peter Drucker
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Time/system
Hbito n 1
Decide adnde quieres ir 4
Hbito n 2
Decide qu debes hacer para llegar all 6
Hbito n 3
Comienza por lo ms importante 8
Hbito n 4
Asigna a cada cosa slo el tiempo justo.
Y delega! 10
Hbito n 5
Sigue tu programa 12
Hbito n 6
Concntrate en un solo asunto. 14
Y termnalo.
Hbito n 7
Hazte la vida ms fcil 16
Apndice 18
Sumuiio
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Time/system
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Define, por escrito, de 5 a 9 objetivos. No ms, porque te
di spersar as; ni menos, porque descui dar as f acet as
importantes
HbiIo n 1
Decide udonde quieies ii
Es decir, tus Objetivos. Si no decides adnde quieres ir,
llegars a otro sitio que quizs no te guste.
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EscrbeIos y mantenIos a Ia vista: te i nspirarn y te
guiarn.
Ante cada si tuaci n nueva o imprevista que te plantee
dudas de cmo reacci onar, tus obj eti vos te permi ti rn
responder del modo ms adecuado. Sern tu norte y tu
gua.
Pi ensa en T mi smo, en t u Fami l i a y en el Trabaj o
(precisamente en este orden) y fjate objetivos para cada
uno. Sern tus aspiraciones a largo plazo.
Tus objetivos deben ser motivadores, claros, cuantificados,
con plazo, compatibles entre s y retadores pero alcanzables.
Iu eficuciu
no es cuesIion de ielo|,
sino de biu|ulu.
De subei udonde vus.
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Recuerda: sIo cosechars Io que siembres.
HbiIo n 2
Decide que debes hucei
puiu llegui ulli
Desglosa tus objetivos en etapas (jalones) estableciendo
Proyectos (planes) para alcanzarlos.
Por escrito.
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Tus proyectos (pl anes) son l os esl abones que te
conducirn hacia tus objetivos. Porque las tareas ms
grandes, al despiezarlas, se tornan asequibles.
Programa tiempo para pensar, para innovar, para formarte;
y para ti, para cuidar tu cuerpo y tu espritu. Necesitas un
tiempo personal, de descanso, de diversin.
Asume que no puedes hacer todo cuanto desearas.
Eso te obliga a elegir. Tienes todo el tiempo que hay. Pero
slo son veinticuatro horas por jornada.
Comienza por el largo plazo. Luego el medio. Y finalmente
el cort o (l a semana). Cuanti f i ca. Fi j a f echas. Asi gna
mrgenes de seguridad para lo que tenga un plazo.
Si quieies que ocuiiu ulgo,
usignule un Iiempo.
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El 20% del tiempo de nuestras actividades produce el 80%
de nuestros resultados. dentifica ese 20% y cntrate en
l, empezando tan pronto como puedas con los Prximos
Pasos que te acercarn a l.
Evita Ia tentacin de abordar antes Io que es corto,
cmodo, agradabIe o conocido. Es tentador porque suele
ser gratificante. Pero tambin suele ser poco mportante
HbiIo n 3
Comienzu poi lo ms impoiIunIe
Anticipa lo Importante antes de que se convierta en Urgente.
Adelntate a los problemas porque si llegan antes que t,
tendrn ventaja. Las urgencias malgastan el tiempo, suelen
conducir a soluciones poco elegantes y provocan estrs.
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Si Io importante es difciI o Iargo, asIate. Encirrate en
el despacho o pi rdete fuera de l si es preci so. Las
interrupciones pueden multiplicar por 20 el tiempo que te
lleve una tarea.
Prioriza: lo importante, primero. Tu semana y tu jornada
deben estar presididas por lo importante.
Dedica al menos dos tercios de tu tiempo a lo importante
que an no es urgente. Porque as evi t ars que se
convierta en urgente y encontrars las mejores soluciones
para lo que verdaderamente importa.
Peidei el Iiempo
es hucei cosus
menos impoiIunIes
que lus que podiius hucei.
Io uigenIe
nos llevu ul esIies,
lo impoiIunIe,
u los ob|eIivos.
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Programa a cada tarea el tiempo adecuado y no ms. Si le
asignas poco te cogers los dedos: o te saldr mal o tendrs
que repetirla. Si le asignas demasiado, lo consumir. Pero
pi ensa que todo ll eva ms ti empo de l o que parece al
principio.
Busca Ia perfeccin en eI conjunto y no en cada tarea.
El conjunto incluye lo econmico, lo social, lo afectivo...tu
vida.
HbiIo n 4
Asignu u cudu cosu solo el Iiempo |usIo.
Y delegu!
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Programa el tiempo y no las tareas. Y no l o agotes,
porque debes contar con los imprevistos. No sabes cundo,
pero te llegarn y ocuparn mas de la mitad de tu jornada.
Dice el refrn sajn: "Si lo quieres pronto y bien hecho,
hazlo t mismo". Nada ms falso. Slo sera recomendable
si tuvieras una sol a cosa por hacer. Apl calo slo a l o
importante.
Delega todo lo que puedas. Pregntate si empre qu
puedes delegar y a quin. La nica trampa que puedes
hacerle al tiempo es utilizar el tiempo ajeno. Debes hacerlo
para que tu equipo se desarrolle y se motive, para liberar
tu ti empo para cosas ms importantes; para que todos
crezcis profesionalmente.
Pero recuerda que delegar no es abdicar. Es preciso
definir claramente el resultado a alcanzar, informar a los
i mpl i cados, f ormar al ot ro, dot arl o de l os recursos
necesarios, motivarlo, concederle el derecho al error, y
establecer controles para mantener el rumbo durante el
aprendizaje.
Y ten paciencia. Delegar es invertir. Los resultados se
obtienen despus. Con creces.
Buscu lu peifeccion
en el con|unIo,
y no en cudu Iuieu.
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Prepara un programa de actividades para cada semana.
Los Prxi mos Pasos sern l os que harn avanzar tus
Proyectos (planes) y los que te llevarn da a da a alcanzar
tus Objetivos sistemticamente.
Inicia tu jornada de acuerdo con tu agenda. Mantenla a
la vista. Sigue tu programa, salvo que te surja algo ms
importante.
HbiIo n 5
Sigue Iu piogiumu
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Acta segn tu iniciativa, tu criterio. Evita la reaccin
compulsiva a atender interrupciones, problemas o asuntos
imprevistos no prioritarios (cortos, cmodos, urgentes...).
O a lo que te piden los dems. Acepta una interrupcin
slo cuando entiendas que te resulta de inters (o es tu
obligacin).
Aprende a decir que NO cuando sabes que es lo correcto.
S amable, pero no a costa de abandonar tus prioridades.
Colabora, pero sin abandonar tus propias responsabilidades:
s asertivo y decide, por ti mismo, tu comportamiento.
No lo dejes para luego. Como dice un viejo refrn ingls,
"un da de estos no es ninguno de estos das.
No pospongas Io que es difciI o te desagrada, sobre
todo si es importante. Cuanto antes te lo quites de encima,
mejor te sentirs.
Decide a tiempo. Evita la tentacin de seguir acopiando
ms informacin en busca de lo seguro. A veces tendrs
que tomar deci si ones con i nf ormaci n i nsuf i ci ent e, o
perders el tren.
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El esIies no lo cuusu
el Iiubu|o ieulizudo,
sino el pendienIe.
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Nuestra cultura sobrevalora el esfuerzo y la accin. La
persona ocupada se siente i mportante. La actividad se
acaba convirtiendo en una trampa: se est tan enfrascado
en lo que se hace que se acaba olvidando para qu se
hace (objetivo).
Tu consci ente slo puede ocuparse eficazmente de un
asunto a la vez. La dispersin lleva al estrs.
HbiIo n 6
ConcenIiuIe en un solo usunIo.
Y Ieiminulo
Cumbiui de unu Iuieu u oIiu
encuiece los dos. Y lus ieIiusu.
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Saltar de un asunto a otro alarga el tiempo que ocupa
cada uno de ellos. La eficacia se consigue tra-bajando en
un asunto hasta donde se pueda, con olvido de lo dems.
Manten un escritorio ordenado. Tu escritorio es un lugar
donde recibes, procesas y emites informacin. Slo debes
t ener l a r ef er ent e al asunt o en que t rabaj as y l as
her r ami ent as de uso cot i di ano. Los mont ones de
documentos sobre tu mesa dificultarn tu concentracin y
slo contribuirn a producirte tambin estrs.
Si tocas un documento (papel o correo electrnico), pasa
a Ia accin: resuelve, reencamina, archiva o tira (envalo
a 'la papelera). Pero no lo dejes para "ms tarde.
Evita las interrupciones. Alargan extraordinariamente el
tiempo preciso para realizar una tarea. Acepta las menos
posibles y s asertivo: aprende a decir "NO cuando lo que
tienes entre manos es ms importante que el imprevisto
que te surja.
Mo cuenIu Io que Iiubu|us,
sino lo que Ieiminus.
ConvieiIe en un hbiIo
el piegunIuiIe
silo que vus u hucei es lo me|oi
que puedes hucei uhoiu.
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Tu tiempo es tu vida. Lo necesitas para todo lo que quieras
hacer o disfrutar. No lo malgastes.
Cuida tu cuerpo, que es tu herramienta bsica.
Alimento. Ejercicio. Descanso. Todo condiciona un alto
rendimiento.
Cuida tu nimo, es tu energa y tu fuerza. Aprende a
evitar las preocupaciones y el estrs: deterioran, cansan,
debilitan. Equilibra tus intereses y tus responsabilidades:
tu mismo, tu familia y el trabajo.
Organzate debidamente. Encontrars ms tiempo para
todo lo que te interesa. Logrars ms con menos esfuerzo.
Sentirs la satisfaccin de lograr lo que te propongas y la
confianza de tenerlo todo bajo control.
HbiIo n 7
HuzIe lu vidu ms fcil
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Apyate en Ias mejores herramientas de organizacin
y gestin. Hay varias y son complementarias. Te ahorran
tiempo, liberan la mente y favorecen tu creatividad.
Las her rami ent as di gi t al es ( or denador es, agendas
el ect rni cas, t el f onos mvi l es) son cada vez ms
sofisticadas: tamaos ms compactos, capacidad de datos
mayor y mejor conectividad. Son idneos para presentar
listados pequeos, no relacionados y que no requieren ser
compartidos con otros.
Las her r ami ent as de papel ( di et ar i os, agendas,
organizadores) tienen otras grandes ventajas. Los mejores
organizadores son idneos para aplicar da a da la gestin
por objetivos y para acumular informacin vital de forma
relacionada y compartible.
Y, por l ti mo, oj o con l as l argas j ornadas y el estrs
consiguiente! Sabes que no slo baja tu rendimiento, sino
que desaparecen habilidades que te son precisas:
creatividad, memoria, empata, capacidad para comunicar,
persuadir o negociar con otros, motivar a tu equipo, vender
ideas... busca la calidad en tu trabajo antes que la cantidad.
El uso eficaz de tu tiempo te conducir al xito personal,
nico modo de que alcances la felicidad.
Recuerda que
unu peisonu ms eficuz
es ms feliz.
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Ti me/ syst em I nt er nat i onaI es I der mundi aI en
planificacin y gestin del tiempo. Mas de un milln de
profesionales de todo el mundo han comprobado que la
combinacin mtodo/herramienta de Time/system les facilita
sensiblemente dirigir su vida. Los productos Time/system
(organi zadores en papel , sof t ware, Ti meWap) est n
diseados para ayudarte a alcanzar tus metas personales
y profesionales aplicando la Gestin por Objetivos en la
forma ms intuitiva.
Adquirir los Siete Hbitos para dirigir tu vida requiere cierta
disciplina. El Organizador Time/system esta diseado para
facilitar el proceso. Te lo presentamos en las siguientes
pginas.
18 Time/system directivos
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Edicion elecIionicu
Pioduccion
Cieucion
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Jose M Acosta
Tel.: +34 91 350 1050
josemacosta@teleline.es
General Castaos ,11
28004 Madrid
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