MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

1. Nombre del manual: MOVIMIENTOS DE CAJA

3. Fecha de Emisin: 28/05/2012 4. Dependencia responsable: COORDINACIN DE TESORERIA 5. Adscrita a: DIRECCIN GENERAL ADMINISTRATIVA 2. Nmero de pginas: 1 de 7

CONTENIDO DEL MANUAL

INDICE 1. OBJETIVO DEL MANUAL 2. BASE LEGAL 3. NORMAS GENERALES 4. RESPONSABLES DEL PROCESO 5. FORMATOS UTILIZADOS

PAG. 2 2 2 2 2 3 3 5 6

6. PROCEDIMIENTO
6.1. Sobrante en Caja 6.2. Faltante en Caja 6.3. Retiro de Caja para Gastos

6. Elaborado y presentado por:

7. Avalado por:

8. Validado por:

Luis Romero Tecnologa

Lic. Mara Emilia De Sousa Tesorera

Ing. Miguel ngel Eslava DIRECCIN GRAL ADMINISTRATIVA

9. Cdigo del manual: MNP-TES-001 10. Condicin: En Elaboracin De fecha: 12-03-2012

MOV-CJA-001

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

1. Nombre del manual: MOVIMIENTOS DE CAJA
3. Fecha de Emisin: 28/05/2012 4. Dependencia responsable: COORDINACIN DE TESORERIA 5. Adscrita a: DIRECCIN GENERAL ADMINISTRATIVA 2. Nmero de pginas: 2 de 7

1. OBJETIVO DEL MANUAL Establecer normas y procedimientos para uso y manejo de la Caja Principal en los procesos de ingresos y/o egresos que se realizan en las tiendas.

2. BASE LEGAL
Ninguna. Para este procedimiento no aplica ningn fundamento legal o requisito gubernamental que sea necesario para poder llevar a cabo este proceso. 3. NORMAS GENERALES

1.

Todo Ingreso o Egreso que se realiza a la Caja Principal de la tienda, debe ser realizado nicamente por el encargado o sub encargado de la tienda, quien ser el responsable de su registro, confirmacin y seguimiento en el sistema administrativo eFactory en la tienda.

2.

Se entiende por Ingreso o Crdito en Caja a todo el dinero en sus diferentes denominaciones y tipos (efectivo, tarjetas o ticket papel) que debe ser registrado en la Caja Principal, producto de transacciones diferentes a las Ventas, como sobrantes en cajas u otros ingresos.

3.

Se entiende por Egreso o Dbito en Caja a todo el dinero en sus diferentes denominaciones o tipos (efectivo, tarjetas o ticket papel) que debe ser registrado en la Caja Principal, para reflejar los faltantes o gastos que pueden ocurrir en la tienda.

4. RESPONSABLES DEL PROCESO

4.1. Encargados y Sub Encargados de las Tiendas.

4.2. Coordinacin de Tesorera

4.3. Coordinacin de Contabilidad.

5. FORMATOS UTILIZADOS No Aplica El medio para el registro ser el sistema de informacin que se utiliza en tienda (EFactory Modulo ERP)

6. Elaborado y presentado por:

7. Avalado por:

8. Validado por:

Luis Romero Tecnologa

Lic. Mara Emilia De Sousa Tesorera

Ing. Miguel ngel Eslava DIRECCIN GRAL ADMINISTRATIVA

9. Cdigo del manual: MNP-TES-001 10. Condicin: En Elaboracin De fecha: 12-03-2012

MOV-CJA-001

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

1. Nombre del manual: MOVIMIENTOS DE CAJA
3. Fecha de Emisin: 28/05/2012 4. Dependencia responsable: COORDINACIN DE TESORERIA 5. Adscrita a: DIRECCIN GENERAL ADMINISTRATIVA 2. Nmero de pginas: 3 de 7

6. PROCEDIMIENTO

6.1.

Sobrante en Caja: Para manejar los sobrantes en caja se debe realizar el siguiente procedimiento. Modulo Tesorera > Proceso Movimiento de Caja

Por medio de esta opcin se registran los movimientos de caja. Podemos tener en la caja Sobrante de Efectivo, en tarjeta motivados a un error al cargar la tarjeta en el POS Bancario, e inclusive en Ticket por un error de cobro o de suministro errado por parte del cliente. Haga click en el botn de Agregar para comenzar con el proceso de registro. Documento: este campo NO debe ser cargado ya que el sistema lo generara automticamente con el nmero consecutivo que le corresponda. Tipo: seleccione la naturaleza del movimiento, si es un Crdito o Dbito. Le recordamos que un crdito aumenta la caja (+) y un dbito la disminuye (-). Para el caso de Sobrantes seleccione Crdito. Estatus: este campo no es editable y se cambia luego de procesar o confirmar el movimiento de caja.

Fig. 1: Ejemplo de un movimiento de caja para un Sobrante en Caja

6. Elaborado y presentado por:

7. Avalado por:

8. Validado por:

Luis Romero Tecnologa

Lic. Mara Emilia De Sousa Tesorera

Ing. Miguel ngel Eslava DIRECCIN GRAL ADMINISTRATIVA

9. Cdigo del manual: MNP-TES-001 10. Condicin: En Elaboracin De fecha: 12-03-2012

MOV-CJA-001

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

1. Nombre del manual: MOVIMIENTOS DE CAJA
3. Fecha de Emisin: 28/05/2012 4. Dependencia responsable: COORDINACIN DE TESORERIA 5. Adscrita a: DIRECCIN GENERAL ADMINISTRATIVA 2. Nmero de pginas: 4 de 7

Fecha: es muy importante que la fecha sea la fecha cuando se realizo la transaccin que estamos reportando. Por ejemplo, si estamos registrando un sobrante del cuadre del da anterior debemos cambiar la fecha que coloca el sistema por la del da anterior donde ocurri el sobrante. Forma de Pago: seleccionamos la forma de pago el tipo de dinero sobrante (efectivo, tarjeta o ticket) que vamos a depositar o ingresar en la caja. Caja: debemos seleccionar nuestra Caja Principal de la tienda la cual reflejara el movimiento que vamos a realizar. Para el cajo de nuestras tiendas ser la CJXX01, donde XX es el numero de la sucursal, por ejemplo para Turmero CJ0101 y para Tinaquillo CJ0201. Si el movimiento de caja es en efectivo deber ser ingresado a la caja. Si el movimiento es en tarjeta se habilitara el campo Banco y Cuenta para ser utilizado en el registro.

Concepto: el concepto de movimiento son los cdigos de cuentas contables que son utilizadas para diferenciar un movimiento de otro en contabilidad. Los conceptos que sern utilizados para reflejar los sobrantes en caja son los siguientes: ING300 ING301 ING302 ING303 ING304 INGRESO POR SOBRANTE EN CAJA EFECTIVO INGRESO POR SOBRANTE EN CAJA - TICKET PAPEL INGRESO POR SOBRANTE EN CAJA - TICKET ELECTRONICO INGRESO POR SOBRANTE EN CAJA - TARJ. DEBITO INGRESO POR SOBRANTE EN CAJA - TARJ. CREDITO

Cada concepto corresponde a cada tipo de forma de pago y deben ser seleccionados dependiendo del sobrante en caja que quieren reflejar. Beneficiario: Moneda y Tasa: Comentario: No Aplica, se puede dejar en blanco. Por defecto ser Bolvar y 1 Aqu se debe especificar con detalle la explicacin del movimiento de caja.

Debe y Haber: Se debe ingresar el monto del Crdito o del Debito que estamos registrando. En el caso de ser un movimiento de Tipo Crdito se habilitara el campo Dbito para entrar el monto y si es un movimiento de Tipo Dbito se habilitara el campo Haber para entrar el monto.
6. Elaborado y presentado por: 7. Avalado por: 8. Validado por: 9. Cdigo del manual: MNP-TES-001 10. Condicin: En Elaboracin De fecha: 12-03-2012
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Lic. Mara Emilia De Sousa Tesorera

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1. Nombre del manual: MOVIMIENTOS DE CAJA
3. Fecha de Emisin: 28/05/2012 4. Dependencia responsable: COORDINACIN DE TESORERIA 5. Adscrita a: DIRECCIN GENERAL ADMINISTRATIVA 2. Nmero de pginas: 5 de 7

6.2.

Faltante en Caja: Para manejar los faltantes en caja se debe realizar el siguiente procedimiento. Modulo Tesorera > Proceso Movimiento de Caja

En la misma opcin de Movimientos de Caja dentro del modulo de Tesorera, se registran los movimientos de caja de tipo Faltantes . Podemos tener en la caja faltante de dinero en cualquiera de los medios de pago, motivados a un error en el cobro de la factura o en el registro del mismo. Haga click en el botn de Agregar para comenzar con el proceso de registro del movimiento de caja del Sobrante. No describiremos todos los campos de esta pantalla ya que en la seccin anterior se explic su uso y significado. Tipo: seleccione la naturaleza del movimiento, si es un Crdito o Dbito. Le recordamos que un crdito aumenta la caja (+) y un dbito la disminuye (-). Para el caso de Sobrantes seleccione Dbito. Fecha: fecha cuando se realizo la transaccin que estamos reportando. Forma de Pago: seleccionamos la forma de pago el tipo de dinero que faltante (efectivo, tarjeta o ticket) que vamos a depositar o ingresar en la caja. Caja: debemos seleccionar nuestra Caja Principal de la tienda la cual reflejara el movimiento que vamos a realizar. Para el cajo de nuestras tiendas ser la CJXX01, donde XX es el numero de la sucursal, por ejemplo para Turmero CJ0101 y para Tinaquillo CJ0201. Si el movimiento de caja es en efectivo deber ser ingresado a la caja. Si el movimiento es en tarjeta se habilitara el campo Banco y Cuenta para ser utilizado en el registro.

Concepto: el concepto de movimiento son los cdigos de cuentas contables que son utilizadas para diferenciar un movimiento de otro en contabilidad. El concepto que ser utilizado para reflejar los Faltantes en caja cualquiera que sea la forma de pago es el siguiente: OTRO106 FALTANTE EN CAJA

Comentario: Aqu se debe especificar con detalle el motivo del faltante en la caja. Debe y Haber: En el caso de ser un movimiento de Tipo Dbito se habilitara el campo Haber para entrar el monto.

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9. Cdigo del manual: MNP-TES-001 10. Condicin: En Elaboracin De fecha: 12-03-2012

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1. Nombre del manual: MOVIMIENTOS DE CAJA
3. Fecha de Emisin: 28/05/2012 4. Dependencia responsable: COORDINACIN DE TESORERIA 5. Adscrita a: DIRECCIN GENERAL ADMINISTRATIVA 2. Nmero de pginas: 6 de 7

6.3.

Retiro de Caja para Gastos: Para manejar los retiros que se hacen de la caja para cancelar facturas o gastos por la tienda se debe siguiente procedimiento. Modulo Tesorera > Proceso Movimiento de Caja

En la misma opcin de Movimientos de Caja dentro del modulo de Tesorera, se registran los movimientos de caja de tipo Retiro . Haga click en el botn de Agregar para comenzar con el proceso de registro del movimiento de caja del Retiro para cubrir los pagos o gastos por tienda. No describiremos todos los campos de esta pantalla ya que en las secciones anteriores se explicaron tanto su uso como significado. Tipo: seleccione la naturaleza del movimiento, si es un Crdito o Dbito. Le recordamos que un crdito aumenta la caja (+) y un dbito la disminuye (-). Para el caso de Retiro seleccione Dbito. Fecha: fecha cuando se realizo la transaccin que estamos reportando. Forma de Pago: seleccionamos la forma de pago el tipo de dinero utilizado para el Retiro. Para el caso de Retiros para la cancelacin de gastos o pagos de facturas debe ser Efectivo. Caja: debemos seleccionar nuestra Caja Principal de la tienda la cual reflejara el movimiento que vamos a realizar. Para el cajo de nuestras tiendas ser la CJXX01, donde XX es el nmero de la sucursal, por ejemplo para Turmero CJ0101 y para Tinaquillo CJ0201. Concepto: el concepto de movimiento son los cdigos de cuentas contables que son utilizadas para diferenciar un movimiento de otro en contabilidad. El concepto que ser utilizado para reflejar los Retiros para Gastos y Pagos en tienda es el siguiente: OTRO104 ADELANTO DE GASTO

Comentario: Aqu se debe especificar con detalle el motivo del retiro de la caja que estamos realizando. Debe y Haber: para este caso se cargar el monto en el campo disponible que es el Haber.

6.4.

Cuadre de Caja: Para verificar la correcta utilizacin y registro de las operaciones diarias de la Tienda se debe realizar el Cuadre Diario de Caja, utilizando el siguiente procedimiento: Modulo Tesorera > Reportes Movimientos de Caja > Listado de Movimientos de Cajas Totalizados por Caja

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9. Cdigo del manual: MNP-TES-001 10. Condicin: En Elaboracin De fecha: 12-03-2012

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1. Nombre del manual: MOVIMIENTOS DE CAJA
3. Fecha de Emisin: 28/05/2012 4. Dependencia responsable: COORDINACIN DE TESORERIA 5. Adscrita a: DIRECCIN GENERAL ADMINISTRATIVA 2. Nmero de pginas: 7 de 7

Este reporte deber ser generado diariamente, anexado al resumen diario de Ventas y enviado a oficina principal, el mismo deber presentar como diferencia 0,00 como evidencia del cuadre de la caja por parte de las Tiendas.

Fig. 2: Reporte Listado de Movimientos de Cajas Totalizados por Caja

6. Elaborado y presentado por:

7. Avalado por:

8. Validado por:

Luis Romero Tecnologa

Lic. Mara Emilia De Sousa Tesorera

Ing. Miguel ngel Eslava DIRECCIN GRAL ADMINISTRATIVA

9. Cdigo del manual: MNP-TES-001 10. Condicin: En Elaboracin De fecha: 12-03-2012

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