Definicin.

Es una revisin sistemtica y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lle va a cabo con la finalidad de determinar si la organizacin est operando eficientem ente. Constituye una bsqueda para localizar los problemas relativos a la eficienc ia dentro de la organizacin. La auditora administrativa abarca una revisin de los o bjetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgnica y funciones; su s sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la em presa y el medio en que se desarrolla, en funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro en los costos. La auditora administrativa puede ser llevada a cabo por el licenciado en administracin de empresas y otros profesionales capacitados, inclu yendo al contador pblico adiestrado en disciplinas administrativas o respaldado p or otros especialistas. El resultado de la auditora administrativa es una opinin s obre la eficiencia administrativa de toda la empresa o parte de ella. Finalidad. Los fines de la auditora son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes: 1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial. 2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. 3. Indagaciones y determinacione s sobre el estado reditual. 4. Descubrir errores y fraudes. 5. Prevenir los erro res y fraudes 6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como: a. Exmene s de aspectos fiscales y legales. b. Examen para compra de una empresa (cesin pat rimonial). c. Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, ent re otros. Los variadsimos fines de la auditora muestran, por s solos, la utilidad de esta tcni ca. Clasificacin de la Auditora. Auditora Externa Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditora Ext erna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un auditor sin vnculos laborales con la misma, uti lizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente so bre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular suge rencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascenden cia a los terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tene r plena credibilidad en la informacin examinada. Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesio nal reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparc ial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de que su opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada evidencias y en que no se i mponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin. Auditora Interna La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica. Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin per manente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse co mpletamente de la influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una acti tud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser indepe ndiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico. La auditora intern a es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y ti ene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que form an parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno i nvolucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, p

ues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditora interna solo in terviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en la s operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una funcin asesora. Diferencias entre auditora interna y externa: Existen diferencias substanciales entre la Auditora Interna y la Auditora Externa, algunas de las cuales se pueden detallar as: En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la empresa, mie ntras que en la Auditora Externa la relacin es de tipo civil. En la Auditora Intern a el diagnstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Aud itora Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa. La Auditora Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica, debido a su vinculacin contractual laboral, mientras la Auditora Externa tiene la facult ad legal de dar Fe Pblica. Objetivos de la auditora administrativa. Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenem os los siguientes: 1. De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evalu ar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. 2. D e productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. 3. De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, c ompetencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de au toridad y el trabajo en equipo. 4. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuant itativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. 5. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organiza cin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamen te competitivos. 6. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms perm eable y receptiva a la organizacin. 7. De aprendizaje.- Permiten que se transform e en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asim ilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mej ora. 8. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin. Principios de auditora administrativa. Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditoras administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes: Sentido de la evaluacin. La auditora administrativa no intenta evaluar la capacida d tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Ms bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evalu acin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, pe rsonas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han t omado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativo s adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliqu en en forma econmica. Importancia del proceso de verificacin. Una responsabilidad de la auditora administrativa es determinar qu es lo que se est haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la prctica nos indica qu e ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor p iensan que est ocurriendo. Los procedimientos de auditora administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e impres cindibles. Habilidad para pensar en trminos administrativos. El auditor administr ativo, deber ubicarse en la posicin de una administrador a quien se le responsabil ice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importa nte para el auditor administrativo. 2.6. Alcance Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructur

a, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tale s como: Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Pro ceso administrativo Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados Relac ones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nive de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servici os Sistemas de calidad 2.7. Campo de Aplicacin En cuanto a su campo, la auditora a dministrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, pri vada o social. En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribu ciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de tr abajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las institucio nes del sector se clasifican en: 1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado) 2. Entidad Paraestatal 3. Organismos Autnomos 4. Gobiernos de los Esta dos (Entidades Federativas) 5. Comisiones Intersecretariales 6. Mecanismos Espec iales En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto , tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas , sobre la base de las siguientes caractersticas: 1. Tamao de la empresa 2. Sector de actividad 3. Naturaleza de sus operaciones En lo relativo al tamao, convencio nalmente se las clasifica en: 1. Microempresa 2. Empresa pequea 3. Empresa median a 4. Empresa grande Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en: 1. Telecom unicaciones 2. Transportes 3. Energa 4. Servicios 5. Construccin 6. Petroqumica 7. Turismo 8. Cinematografa 9. Banca 10. Seguros 11. Maquiladora 12. Electrnica 13. A utomotriz 14. Editorial 15. Arte grfico 16. Manufactura 17. Autocartera 18. Texti l 19. Agrcola 20. Pesquera 21. Qumica 22. Forestal 23. Farmacutica 24. Alimentos y Bebidas 25. Informtica 26. Siderurgia 27. Publicidad 28. Comercio En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en: 1. Nacionales 2 . Internacionales 3. Mixtas Tambin tomando en cuenta las modalidades de: 1. Expor tacin 2. Acuerdo de Licencia 3. Contratos de Administracin 4. Sociedades en Partic ipacin y Alianzas Estratgicas 5. Subsidiarias En el Sector Social, se aplica consi derando dos factores: 1. Tipo de organizacin 2. Naturaleza de su funcin Por su tip o de organizacin son: 1. Fundaciones 2. Agrupaciones 3. Asociaciones 4. Sociedade s 5. Fondos 6. Empresas de solidaridad 7. Programas 8. Proyectos 9. Comisiones 1 0. Colegios Por la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas: 1. Educacin 2. Cultura 3. Salud y seguridad social 4. Poltica - Obrero - Campesino Popular 5. Empleo 6. Alimentacin 7. Derechos humanos 8. Apoyo a marginados y dis capacitados Podemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en l as organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estru ctura orgnica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de de sarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad. La con juncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de accin ca paz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para qu e un estudio de auditoria se traduzca en un proyecto innovador slido. Factores y metodologas 1. Planes y Objetivos. Examinar y discutir con la direccin el estado actual de lo s planes y objetivos. 2. Organizacin. a. Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora. b. Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de la empresa, (si es que la hay). c. Asegurarse de si s e concede o no una plena estimacin a los principios de una buena organizacin, func ionamiento y departamentalizacin. 3. Polticas y Prcticas. Hacer un estudio para ver qu accin (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de polticas y prcticas. 4. Reglamentos. Determinar si la compaa se preocupa de cumpl ir con los reglamentos locales, estatales y federales. 5. Sistemas y Procedimien tos. Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear mtodos para lograr mej oras. 6. Controles. Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces. 7. Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesi tan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resu ltados. 8. Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicac

in al trabajo en el rea sujeta a evaluacin. 9. Equipo Fsico y su Disposicin. Determin ar si podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para una mejor o ms amplia utilidad del mismo. 10. Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios convenientes.