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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA NCLEO PUNTO FIJO PROGRAMA DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA PBLICA

GERENCIA DE VENTAS PLANIFICACIN DE LAS VENTAS

INTEGRANTES:

Arias, Haidee Manzano, Dexis Miquilena, Marilyn Martnez, David

4.176.431 9.802.818 18.632.891 18.632.205

Punto Fijo, Marzo de 2012

INTRODUCCIN Como las ventas futuras son bsicas para toda la organizacin, los gerentes de ventas trabajan mucho con pronsticos. El desarrollo de clculos precisos de las ventas futuras repercuten en las necesidades de personal de una organizacin, en la planeacin de la produccin, los requerimientos de distribucin y en otros aspectos. Las tcnicas de planeacin no consisten en predecir y en prepararse para el futuro, es ordenar los recursos para que el futuro sea favorable. Para esto, se deben controlar los acontecimientos que sean manejables y adaptar los que no lo sean. El presente resumen da a conocer los procesos de planificacin, previsin y determinacin de las cuotas de ventas.

LA PLANIFICACIN DE VENTAS. La planificacin de ventas es una herramienta de gestin que gua a las empresas en el desarrollo y consecucin de sus metas. Su objetivo fundamental es eliminar la incertidumbre intentando prever cul va a ser la situacin tanto interna como externa a la empresa en un futuro prximo, teniendo en cuenta todos los factores que pueden influir en la organizacin, tanto positiva como negativamente, as como analizando el potencial y la capacidad interna de la empresa. Se enfoca mediante un proceso que parte del anlisis de la situacin que engloba el nivel externo, que incluye un anlisis de mercado, de la competencia, del sector y del entorno, y un anlisis interno por otra parte, que incluye el anlisis de las reas de marketing, produccin, finanzas, organizacin y otros como personal e investigacin y desarrollo. Representa el estudio y fijacin de los objetivos de la fuerza de ventas. Los objetivos de una venta deben ser Adecuados a los fines generales de la empresa. Claros, para que sean entendidos por todos los integrantes de la empresa. Medibles y comparables con las referencias adoptadas, especificando los indicadores de rendimiento y el perodo correspondiente. Accesibles pero ambiciosos, como para exigir el ptimo y pleno empleo de los recursos productivos. Aceptados por todos los que tienen que cumplirlos y de los que tienen que asignar los recursos para su consecucin. Flexibles antes imprevistos en las condiciones del mercado. Precisos y especficos de cada actividad. Capaces de crear compromiso y motivacin en la fuerza de venta. Compatibles entre s con el resto de objetivos y con los recursos disponibles. Coherentes con la situacin dentro y fuera de la empresa. Existen cuatro sistemas para marcar los objetivos de ventas, de los cuales tres no tienen en cuenta el futuro. Pero si el futuro vara y su incidencia en las ventas es considerable, los objetivos pueden llegar a desviarse de la realidad.

Objetivos marcados segn los crecimientos histricos. Se basa en incrementar los logros alcanzados durante el ltimo ao en unos porcentajes histricos de crecimiento. Este mtodo se aplica cuando se tiene informacin suficiente, la media del crecimiento es regular y no se prevean cambios sustanciales (ej.: polticas fiscales) para el prximo ejercicio, que repercutan en las ventas.

Objetivos marcados por la va de los gastos y mrgenes. Consiste en sumar las cifras de costes, gastos e inversiones previstas, el margen de beneficio deseado. Este mtodo es correcto, siempre que las cifras sean coherentes y prevean los porcentajes de aumento de los gastos apoyados en los gastos del ao pasado. Se debe usar como referencia.

Objetivos marcados en base a ratios de productividad. Consiste en convertir en objetivos los resultados obtenidos al aplicar unos ratios histricos de productividad a los recursos disponibles. Necesario para empresas de reciente creacin.

Objetivos marcados en base a la previsin de ventas. Este mtodo consiste en apartarse lo menos posible de la previsin de ventas que es la base de partida vlida.

LA PREVISIN DE VENTAS. La previsin de ventas es una estimacin racional del volumen de ventas para un determinado periodo futuro y con respecto a unos clientes actuales y potenciales. Est ligada a un tiempo especfico y a un mercado especfico, ya que si la cartera cambia, la previsin no sera la misma y por ende, no es vlida. La realizacin de una correcta previsin de ventas es vital para una empresa pues de ella se deriva el presupuesto de ingresos y de gastos y por consiguiente, las previsiones de fabricacin, aprovisionamiento, logstica, recursos humanos. La previsin ideal es una combinacin de previsiones objetivas y subjetivas, debe contener tanto informacin cuantitativa como cualitativa, basndose en los cambios que se pueden generar. Un plan de ventas, y por consiguiente la previsin de ventas, estn condicionados por el potencial del mercado, la cuota del mercado y los recursos o medios disponibles.

Cuando se habla de una previsin hay que tener claro en qu periodo de tiempo y para qu nmero de personas de personas se est calculando. Toda empresa debera hacer tres previsiones: a corto (hasta 2 aos), mediano (de 2 a 5 aos) y largo plazo (mayor a 5 aos). La previsin a corto plazo es la ms exacta para la planificacin y programacin inmediata de los recursos existentes. Las previsiones a mediano plazo, son necesarias para el mejor uso de los recursos de la compaa de acuerdo con la situacin del mercado, o bien para ajustar el marketikg-mix a los recursos de la empresa a medio plazo. Las previsiones a largo plazo son las ms difciles de hacer con cualquier grado de exactitud, ante la mayor posibilidad de que se produzcan nuevas situaciones o se aparezcan nuevos factores. Es necesaria para la futura planificacin de recursos tales como finanzas, edificios, RRHH, I+D, materias primas y para disear estrategias de desarrollo (nuevos productos, nuevos mercados, etc.). La mejor manera de planificarlas, es considerarlas como tendencias, basadas en indicadores polticos y econmicos nacionales e internacionales. La recopilacin de datos para la previsin se recauda a travs de: Investigacin de datos internos, Investigacin de fuentes de informacin secundarias e Investigacin de campo. El procedimiento de elaboracin de las previsiones de ventas se compone de cuatro fases: Anlisis de la actividad pasada mediante herramientas estadsticas y su extrapolacin al futuro. Mtodo cuantitativo, realizado por la Direccin de ventas. Correlacin de la tendencia teniendo en cuenta todos los factores influyentes (cambios exteriores y medidas interna). Mtodo cualitativo. En esta fase se retoca la previsin matemtica. Validacin comercial por el equipo de ventas. Confrontacin con las capacidades de la empresa. Las Herramientas

La previsin de ventas se puede obtener desde dos enfoques: el cualitativo y el cuantitativo. Entre los mtodos cualitativos tenemos,

Procedimiento de evaluacin de indicadores. Consiste en la evaluacin de los factores generales que probablemente afectar a la empresa en el siguiente perodo de ventas.

El Mtodo Delphi. Recopila las expectativas personales de un grupo de individuos (expertos) a travs de unos cuestionarios normalizados. Estudio de mercado. Estudia el mercado mediante encuesta a los clientes sobre sus preferencias. Se suele utilizar para empresas de nueva creacin o incluso para grandes superficies que quieren obtener informacin del nivel de consumo de los productos que comercializan.

Paneles de opinin de ejecutivos. Se obtiene una previsin a corto, mediano y largo plazo, basada en los hechos y opiniones de los ejecutivos claves dentro de la propia organizacin. Se utilizan para la evaluacin y ajuste de otras proyecciones en la fase del desarrollo de la previsin. El enfoque cuantitativos se fundamenta en mtodos matemticos, entre ellos

tenemos Correlacin y anlisis de regresin. Consiste en desarrollar una funcin matemtica que exprese la relacin entre una variable dependiente (ventas) y una o ms variables independientes (precio, calidad, garanta, etc.). Las medias mviles. Reflejan las variaciones aleatorias que afectan a la tasa crecimiento/declive de los datos de ventas. Mtodo del grfico en Z. Permite proyectar los datos de ventas hasta el final del ao actual. Otros mtodos conocidos son: Modelos de decisin, Modelos lineales, Modelos basados en un comportamiento aprendido, Modelos de participacin en el mercado, Modelos de cambio de marca, Modelos del ciclo vital de los productos, Modelos de simulacin, etc. Es de sealar que la previsin de ventas no suele coincidir con los objetivos de ventas que se establecen a la red comercial que suelen ser superiores para incentivar el esfuerzo de los vendedores.

LAS CUOTAS DE VENTAS. Se puede decir que las cuotas de ventas son objetivos especficos de tipo cuantitativo que en forma de metas definidas, se le asignan a un territorio de ventas, a un intermediario, a un agente de ventas o a un supervisor de la compaa para un perodo establecido. En otras palabras, la cuota de ventas es la meta a lograr por parte de un vendedor en un territorio o un grupo de vendedores en una zona, durante un perodo determinado. Est expresada en unidades fsicas y/o monetarias. Las cuotas comerciales pueden igualmente ser definidas como el objetivo de ventas asignado a una unidad de marketing. Las cuotas de ventas por s mismas no constituyen ms que un instrumento de planeacin y control que tendr un efecto benfico para la compaa, en la medida en que se haga una utilizacin racional, justa y controlada de ella, o una incidencia particularmente negativa en el caso contrario. Los efectos del sistema de cuotas se dejarn sentir en el campo de la planeacin, ms concretamente en la asignacin de la responsabilidad individual, del logro del presupuesto y en la orientacin sobre la direccin que se le debe imprimir a los esfuerzos de ventas. La funcin de control se cumple al suministrar los estndares con los cuales se va a medir el nivel de actuacin de las distintas unidades de ventas (territorios, intermediario, vendedores, etc.), en forma individual y comparada. Por otra parte, cabe resaltar el efecto motivador que ejercen sobre las personas que ven en las cuotas, las metas que deben alcanzar y el avance logrado. Sobre el sistema de cuotas se estructuran por lo general, programas de incentivo, compensacin, concursos y campeonatos de ventas. Tomando en cuenta los trminos sobre los cuales se expresan, se plantean diferentes tipos de cuotas Cuotas de volumen de ventas. El objetivo cuantitativo de estas cuotas puede darse tanto en unidades fsicas como en dinero. Dependiendo del grado de estabilidad de la poltica de precios, se utiliza uno u otro.

Cuotas de gastos. En este tipo de cuota se persigue un nivel especfico de gastos de ventas, algunas veces expresado como porcentaje de las ventas, otras, como cifras lmites.

Cuotas de Mrgenes. Su forma ms corriente es la que especifica el margen de la utilidad esperado en las ventas, que puede lograrse variando el volumen de ventas o el nivel de gastos, o ambas cosas a la vez. De ah la importancia de complementar este tipo de cuotas, con restricciones o requisitos adicionales.

Cuotas de actividad. Est planteada en trminos de actividades de ventas o complementarios (visitas a clientes, demostraciones, etc.). Busca forzar la

realizacin de algunas actividades importantes para la empresa, pero que por su misma naturaleza o por su rendimiento a largo plazo, no son llevadas a cabo en la cantidad y forma debida. No se debe seleccionar una nica cuota. Hay que escoger las que mejor se adapten al plan de ventas. La fijacin de las cuotas depender de los objetivos de la empresa y de la naturaleza del mercado y del producto. En la prctica, generalmente, la cuota de venta suele estar por debajo del potencial de ventas del territorio y ligeramente por encima de la previsin de ventas para dicho territorio. La participacin de las fuerzas de ventas en el establecimiento de las cuotas de ventas a travs de la realizacin de sus propias previsiones de venta y la incorporacin de las mismas a los instrumentos de fijacin de los objetivos, se traduce en unos vendedores involucrados que se sentirn ms obligados a cumplir esos objetivos.

CONCLUSIN La planificacin de ventas es una herramienta de gestin que gua a las empresas en el desarrollo y consecucin de sus metas. Su objetivo fundamental es eliminar la incertidumbre intentando prever cul va a ser la situacin tanto interna como externa a la empresa en un futuro prximo, teniendo en cuenta todos los factores que pueden influir en la organizacin, tanto positiva como negativamente, as como analizando el potencial y la capacidad interna de la empresa. Sirve de Mapa porque gua a la empresa marcando el objetivo final a conseguir y los objetivos especficos en cada una de las etapas. Nos permite ir controlando si se estn cumpliendo las previsiones, cuantificar, en su caso, las desviaciones, analizar las causas que han favorecido o dificultado la consecucin de los objetivos, y actuar en consecuencia diseando acciones que nos permitan corregir esas desviaciones. Facilita la comunicacin y coordinacin de todas las reas de la empresa informando de los objetivos, las acciones diseadas para alcanzarlos, los responsables de su ejecucin, los recursos disponibles y los tiempos de ejecucin. Todava existen empresas que no utilizan este instrumento, muchas de ellas porque creen no disponer de informacin, o porque aun tenindola no la analizan. Otras no trabajan con objetivos de ventas o, si lo hacen, no aplican sistemas de control de forma peridica que les permita analizar la consecucin de esos objetivos, o no son capaces de reaccionar ante las desviaciones. Adems, algunas empresas utilizan errneamente esta herramienta como un instrumento de control y penalizacin de sus equipos comerciales, estableciendo objetivos irreales o inalcanzables de los que depende parte de su retribucin; cuando, realmente, el objetivo de la planificacin debe ser facilitar y apoyar a los equipos comerciales, aportndoles informacin que les ayude a vender ms eficientemente, identificando el potencial de sus zonas, de sus clientes, diseando acciones concretas, y dotndoles de los recursos necesarios para conseguir los objetivos. Un componente importante del proceso de planeacin de ventas es preparar planes de contingencia, tomando en cuenta las influencias impredecibles e

incontrolables, como los cambios en el entorno econmico, legal o regulatorio, que pueden afectar en el desempeo de ventas. El marco de planeacin debe incorporar varias premisas, incluyendo los peores escenarios. Quizs el beneficio ms grande de la planeacin sea que proporciona la base para el control. Lo hace proporcionando normas por las cuales puede medirse el desempeo, siendo entonces evidente cualquiera desviacin del plan.

BIBLIOGRAFA [1] PUJOL, B. Direccin de marketing y ventas. Cultural de ediciones, 1998. 303 pgs. [2] http://www.inmerco.com/home/37-marketing/213-la-planificacion-de-ventas.html [3] http://es.wikipedia.org/wiki/Previsi%C3%B3n_de_ventas