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SISTEMAS DE INFORMAES GERENCIAIS

John F. Eichstaedt, Toni dio Degenhardt Professora: Eliana V. Jaeger

RESUMO: Este artigo mostra o que um SIG (Sistema de Informao gerencial) em uma aplicao prtica e quais os resultados alcanados. O SIG no simplesmente um modismo na gesto j queseus conceitos e aplicaes prticas vm de algumas dcadas atrs. Com esse sistema o gestor pode se firmar numa base slida de administrao para coletar informaes e tomar as melhores decises possveis, objetivando sempre maximizar os benefcios de sua empresa. Tambm, conforme ser exposto no presente trabalho, esse sistema permite reavaliar decises j tomadas comparando com os padres exigidos pela empresa para obter uma melhor fase decisria.

Palavras-chave: Sistemas. Informao. Gerencial.

1 - INTRODUO Atualmente muitos administradores gerenciam suas empresas de forma simples sem planejamento que acarretam decises equivocadas e erradas, logo geram prejuzo para a empresa e levam ao caos administrativo. Para ajudar o gestor existe o SIG (Sistemas de Informaes Gerenciais). Oliveira (2008)define os sistemas de informaes gerenciais como processos utilizados para transformar dados em informaes que auxiliem no processo decisrio da empresa. O objetivo geral deste artigo apresentar de forma resumida o funcionamento e aplicao prtica de um sistema de informaes gerenciais. Espera-se discutir os resultados obtidos com a utilizao do sistema de informaes gerenciais de um modo geral para a empresa. Pretende-se demonstrar os ganhos em termos de velocidade na obteno de indicadores, na avaliao destes e na aplicao de medidas para a obteno das metas estipuladas alm de apresentar se houve o retorno financeiro gerado pela utilizao do sistema, justificando a implantao do sistema e sua manuteno.

Para coletar os dados, foi aplicado um questionrio aberto com questes abertas, aplicadas de forma oral, conforme GIL (2007). Este questionrio foi aplicado ao gerente de vendas de uma empresa da cidade de Rio do Sul Santa Catarina, no incio do ms de novembro de 2011, que atua no mercado nacional e internacional. Justifica-se abordar tal tema porque muitos gestores ainda no conhecem tal ferramenta e seu poder de maximizao na administrao de uma empresa.

2 -SISTEMAS DE INFORMAES GERENCIAIS Atualmente vemos um cenrio de grande competitividade entre as empresas nos mais diversos segmentos e para que possam obter xito nessa acirrada disputa em busca de resultados cada vez mais ambiciosos. Alm da manuteno e da satisfao de seus clientes, as empresas so obrigadas a lanar mo da utilizao de ferramentas de otimizao do gerenciamento das informaes disponveis em suas bases de dados, possibilita os executivos e gestores tomar suas decises com base em informaes atuais e fidedignas. Diminuindo ento significativamente o tempo de resposta aos diversos comportamentos do mercado e da prpria empresa. Uma das ferramentas que pode ser usada para essa finalidade so os sistemas de informaes gerencias - SIG. Este tema de grande importncia para as empresas que querem e pensam em sobreviver num mundo dinmico, onde mercados financeiros flutuam constantemente, o cenrio poltico incerto, etc. Todos esses fatores adicionados a uma m gesto geram decises equivocadas que levam ao insucesso de uma empresa. Portanto de extrema valia implantar tal sistema, visto que no mais um modismo de administrao, mas sim algo slido e no final se tornar um dos pilares para o sucesso da empresa. Lembrando que em relao necessidade de informaes mais depuradas e que segundo Oliveira (2008, p. 73)...a eficcia empresarial est sendo seriamente prejudicada por sistemas que, simplesmente, produzem enormes quantidades de dados e informaes que no so trabalhados e utilizados. Tais ferramentas segundo Oliveira (2008) permitem aos gestores obter de forma dinmica e prtica as informaes necessrias para embasar as decises que norteiam as empresas, seja em questes administrativas internas, em estratgias de vendas ou outras reas que necessitem de uma gesto mais apurada de indicadores.

Basicamente os sistemas de informaes gerenciais so conjuntos de dados que so transformados em informaes organizadas e estruturadas de forma que possam ser utilizadas para dar suporte ao processo decisrio da empresa, proporcionando, ainda, sustentao administrativa para aprimorar os resultados esperados. Segundo Oliveira (2008), os sistemas de informaes gerenciais tornam-se indispensveis, pois na grande maioria das empresas que utilizam sistemas informatizados, h muitos dados que esto disposio, mas esses dados por si no podem ser utilizados no processo de tomada de decises sem antes passar por um processo de converso, de transformao, fazendo com que se tornem efetivamente informaes. nesta etapa onde os sistemas de informaes gerenciais atuam, compilando estes conjuntos de dados em informaes processadas.

Figura 1: Fluxograma do SIG Fonte: Oliveira (2008, p. 27)

3 - METODOLOGIA Analisaremos o caso de uma empresa da cidade de Rio do Sul, que apesar de utilizar um sistema ERP consistente, percebia dificuldade em quais informaes utilizar, pois havia muita disponibilidade de relatrios, mas nem todos traziam as informaes realmente necessrias para atender s demandas apresentadas pelos gestores. Essa caracterstica de abundncia de relatrios comum nos sistemas atuais. Isso atendia s demandas internas da empresa. Porm, muitas vezes o trabalho de confeco de relatrios que pudessem mostrar aos gestores de forma clara onde deveriam concentrar os esforos para que os resultados pudessem ser atingidos tornava-se muito lento ou at mesmo sem a confiabilidade esperada. Tudo, pois devido s vrias origens das informaes, era necessrio agrupar todos estes dados

de forma ordenada em planilhas eletrnicas para que fosse possvel fazer a anlise dos dados e extrair a informao necessria. Com o intuito de superar estes obstculos, o sistema de informaes gerenciais foi inicialmente implantado visando atender ao departamento comercial, permitindo que o acompanhamento das vendas pudesse ser mais dinmico e focado em determinados aspectos, como por exemplo, quais produtos ou grupos de produtos obtinham melhores resultados nas vendas em funo de sazonalidade ou at mesmo por conta de campanhas de divulgao. 3.1QUESTIONRIO Para coletar as informaes, utilizamos um questionrio com questes abertas, aplicadas de forma oral, ao gerente de vendas de uma empresa da cidade de Rio do Sul Santa Catarina. Este formato de questionrio foi utilizado, pois havia a necessidade de obter informaes de forma abrangente e perceber os detalhes que fazem parte da utilizao do sistema de informaes gerenciais, conforme GIL (2007, p. 129)

H quanto tempo o SIG est em uso? - Utilizamos o SIG h 14 meses. Quem so os usurios que utilizam a ferramenta? - Os diretores da empresa, os gestores do departamento de vendas e vendedores internos que gerenciam os representantes externos. Quais informaes so extradas atravs do SIG? - Utilizamos informaes referentes ao desempenho, alm do detalhamento de perfil das vendas, como por exemplo, quais os grupos (famlias) de produtos, desempenho dos representantes, curvas ABC de clientes e produtos, entre outras. Como era o processo decisrio antes da implantao do SIG? - Havia certa demora e dificuldade em montar as tabelas com as informaes corretas. Por exemplo, para podermos avaliar o desempenho de uma campanha de vendas, era necessrio cruzar os dados de faturamento com os grupos promovidos pela campanha, alm de vincular as informaes complementares sobre os clientes e vendedores. Como no havia uma ferramenta que fizesse isso de forma automatizada, todos os dias era preciso refazer as

consultas e montar as tabelas cruzando as informaes para verificar os resultados. Isso deixava o processo repetitivo e demorado. Percebemos que esse cenrio vem de encontro s afirmaes de Oliveira (2008, p. 4), onde so relacionadas algumas das caractersticas presentes nas respostas acima:
- h muita informao de mercado inadequada e poucas adequadas; - as informaes ficam to dispersas dentro da empresa que exigem grande esforo para localiz-las e integr-las; - as informaes importantes, s vezes, so retidas com exclusividade por outros executivos; - as informaes importantes, geralmente, chegam tarde; e - as informaes, muitas vezes, no so confiveis.

Como esse processo com o uso do SIG? - Atravs do SIG temos todas as informaes atualizadas diariamente de forma automtica, acessveis em um site, ou seja, acessvel mesmo de fora da empresa, o que nos d uma maior facilidade para avaliar os resultados atingidos. Outro aspecto positivo que com a ferramenta online podemos apresentar dados filtrados de um determinado cliente quando visitamos o mesmo, permitindo utilizar essas informaes nas negociaes. Como voc pode mensurar os benefcios obtidos com o uso do SIG? - Podemos utilizar como parmetro de avaliao principal o tempo necessrio para obter as informaes. Antes do SIG uma anlise de desempenho das vendas poderia demorar quase um dia para ser gerada, pois dependamos do suporte da equipe de TI na extrao de algumas informaes. Atualmente, os relatrios so quase instantneos. Graas a isso, temos como analisar as vendas diariamente sem haver necessidade de interveno da equipe de TI. Portanto, podemos considerar que tivemos um ganho de desempenho de pelo menos 30% na velocidade da obteno da informao e tomada de deciso. Isso nos permite reagir de forma muito mais rpida no caso de alguma campanha de vendas no estar surtindo o efeitoesperado. Assim vemos na prtica do dia a dia que o SIG traz benefcios concretos, no importando o meio para coletar dados. Pode se utilizar relatrios fsicos quanto eletrnicos, em ambos obtm-se rapidez na coleta e anlise de dados, melhorando a velocidade dasdecises. Pois conforme Oliveira (2008) h uma melhoria na tomada de decises, atravs do fornecimento de informaes mais rpidas e precisas. Em termos de retorno financeiro, qual o retorno percebido com a utilizao do SIG? - Como o tempo para conseguir avaliar as vendas diminuiu substancialmente, percebemos aumento de 10% no faturamento em relao ao crescimento esperado das vendas.

Houve algum evento onde o SIG tenha sido utilizado e houve um resultado alm do esperado? - Sim, de acordo com as informaes que tnhamos, uma regio estava tendo poucas vendas em alguns grupos de produtos. A partir dessas informaes, pudemos preparar uma estratgia vendas para promover a recuperao, onde espervamos obter crescimento de cerca de 20% em relao aos meses anteriores. Porm, obtivemos resultados na ordem de 40%. 3.2 - RESULTADOS Aps a implantao do sistema de informaes gerenciais, a empresa comeou a experimentar um aumento da velocidade em todos os processos relacionados s vendas, pois os relatrios que antes eram montados para avaliar cada situao, agora esto disponveis de forma automatizada no SIG. Alm do fcil acesso s informaes essenciais, houve tambm um aumento na confiabilidade das informaes, uma vez que na etapa de implantao do sistema de informaes gerenciais, todas as fontes de dados e consequentemente todos os dados so validados, garantindo a sua fidedignidade. Outro benefcio que o sistema de informaes gerenciais trouxe empresa foi a disponibilidade das informaes, uma vez que pode ser acessado pela internet, o que permite aos gestores acessarem as informaes da empresa mesmo durante viagens. Dessa forma tambm h um incremento no aspecto segurana, pois as informaes no ficam gravadas nos laptops utilizados pelos gestores. Portanto, conforme as respostas do questionrio, podemos observar no grfico 1 os resultados referentes reduo de tempo na gerao dos indicadores e o retorno financeiro obtido com a utilizao da ferramenta:

Grfico 1: Resultados da utilizao do SIG

4 -CONCLUSO

Este trabalho teve como finalidade apresentar uma pequena introduo aos conceitos dos sistemas de informaes gerenciais, assim como mostrar na prtica, atravs da avaliao de uma empresa que utiliza tal ferramenta um exemplo para os leitores para melhor visualizao e entendimento de como o funcionamento de um sistema de informaes gerenciais. Podemos atravs das respostas obtidas no questionrio avaliar de forma positiva os resultados obtidos pela empresa em relao ao cenrio antes da implantao da ferramenta, pois o tempo para a obteno das informaes bem como para a aplicao de medidas para otimizar os resultados foi reduzido consideravelmente, conforme era esperado nos estudos que viabilizaram a implantao. Estes fatores esto diretamente ligados ao resultado financeiro da empresa, que tambm teve um incremento em relao ao desempenho esperado antes do uso da ferramenta. Atravs desses resultados, podemos avaliar como positivo o uso de uma ferramenta de sistemas de informaes gerenciais na empresa avaliada, pois todos os objetivos que foram vislumbrados com seu uso foram atingidos, e em determinados momentos at mesmo superados, gerando o retorno financeiro necessrio para a viabilizao da implantao e da manuteno deste sistema. Com isso, conclumos que a utilizao de sistemas de informaes gerenciais pode ser vantajosa s empresas, permitindo obter grande vantagem competitiva em relao aos concorrentes, pois o processo decisrio estar mais focado e embasado em informaes corretas e disponveis em tempo hbil. REFERNCIAS

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouas de. Sistemas de Informaes Gerenciais: Estratgicas Tticas Operacionais. 12 Ed. So Paulo: Editora Atlas, 2008, 299 pginas.

GIL, Antnio Carlos. Mtodos e tcnicas de pesquisa social. 5 ed 8 reimpre. So Paulo: Editora Atlas, 2007.