CONTROL INTERNO Es el proceso realizado por el consejo de administracin, los ejecutivos u otro personal, diseado para ofrecer una

seguridad razonable respecto al logro de los objetivos en las categoras de 1) eficacia y eficiencia de las operaciones, 2) confiabilidad de los informes financieros 3) cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Importancia El control interno en cualquier organizacin, reviste mucha importancia, tanto en la conduccin de la organizacin, como en el control e informacin de la operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e informacin de una empresa determinada, con el fin de generar una indicacin confiable de su situacin y sus operaciones en el mercado; ayuda a que los recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo criterios tcnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos. Ambiente y estructura del control interno El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este ltimo imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales. Es fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta direccin, la gerencia, y por carcter reflejo, los dems agentes con relacin a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados. Fija el tono de la organizacin y, sobre todo, provee disciplina a travs de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto. Constituye la plataforma para el desarrollo de las acciones y de all deviene su trascendencia, pues como conjuncin de medios, operadores y reglas previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de polticas y procedimientos efectivos en una organizacin. Los principales factores del ambiente de control son: La filosofa y estilo de la direccin y la gerencia. La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de procedimiento. La integridad, los valores ticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organizacin, as como su adhesin a las polticas y objetivos establecidos. Las formas de asignacin de responsabilidades y de administracin y desarrollo del personal. El grado de documentacin de polticas y decisiones, y de formulacin de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.

En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de administracin y comits de auditora con suficiente grado de independencia y calificacin profesional. El ambiente de

control dominante ser tan bueno, regular o malo como lo sean los factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de stos har, en ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y consecuentemente al tono de la organizacin. El entorno de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciacin de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los dems componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores ticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofa de direccin y el estilo de gestin, la manera en que la direccin asigna autoridad y las responsabilidades, adems organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atencin y orientacin que proporciona al consejo de administracin. "El ncleo de un negocio es su personal (sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores ticos y la profesionalidad) y el entorno en que trabaja, los empleados son el motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre los que descansa todo". El Entorno de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la preparacin del hombre que har que se cumplan. Competencia profesional Los directivos y empleados deben caracterizarse por poseer un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo, implantacin y mantenimiento de controles internos apropiados. Tanto directivos como empleados deben: Contar con un nivel de competencia profesional ajustado a sus responsabilidades. Comprender suficientemente la importancia, objetivos y procedimientos del control interno.

La Direccin debe especificar el nivel de competencia requerido para las distintas tareas y traducirlo en requerimientos de conocimientos y habilidades. Los mtodos de contratacin de personal deben asegurar que el candidato posea el nivel de preparacin y experiencia que se ajuste a los requisitos especificados. Una vez incorporado, el personal debe recibir la orientacin, capacitacin y adiestramiento necesarios en forma prctica y metdica. El Sistema de Control Interno operar ms eficazmente en la medida que exista personal competente que comprenda los principios del mismo. Tipos de control interno Tomando en cuenta las reas de funcionamientos, aunque no existe una separacin radical de los controles internos, porque como se dijo antes, el control interno es un todo integrado, y ms bien desde un punto de vista didctico, se ha establecido la siguiente clasificacin: Control interno administrativo

Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisin que llevan a la autorizacin de transacciones o actividades por la administracin, de manera que

fomenta la eficiencia de las operaciones, la observancia de la poltica prescrita y el cumplimiento de los objetivos y metas programados. Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia y economa de los procesos de decisin. Control interno financiero

Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a la salvaguarda de los recursos y la verificacin de la exactitud, veracidad y confiabilidad de los registros contables, y de los estados e informes financieros que se produzcan, sobre los activos, pasivos, patrimonio y dems derechos y obligaciones de la organizacin. Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia y economa con que se han manejado y utilizado los recursos financieros a travs de los presupuestos respectivos. Control interno previo

Son los procedimientos que se aplican antes de la ejecucin de las operaciones o de que sus actos causen efectos; verifica el cumplimiento de las normas que lo regulan y los hechos que las respaldan, y asegura su conveniencia y oportunidad en funcin de los fines y programas de la organizacin. Es muy importante que se definan y se desarrollen los procedimientos de los distintos momentos del control previo ya sea dentro de las operaciones o de la informacin a producir. Los distintos momentos que deben identificarse para desarrollar los procedimientos en todos los niveles que sean necesarios, se refieren al control previo, control concurrente y control posterior interno. No existen unidades administrativas que se encarguen por separado de este tipo de controles, estos estn incorporados a los procesos normales que siguen las operaciones; los controles previos se refieren a actividades simples, quiz como preguntarse antes de autorizar la compra de algo, si no existe en los almacenes, o si existe partida presupuestaria para proceder a comprometer los recursos, etc. Los controles previos son los que ms deben cuidarse porque son fuentes de riesgo, ya que si uno de esos no se cumple puede incurrirse en compras innecesarias, decisiones inconvenientes, compromisos no autorizados, etc. por lo que aqu tambin juega la conciencia de los empleados ya que si cada uno de ellos se convierte en el control previo del paso anterior, las posibilidades de desperdicio y corrupcin, son menores. Control interno concomitante

Son los procedimientos que permiten verificar y evaluar las acciones en el mismo momento de su ejecucin, lo cual est relacionado bsicamente con el control de calidad.

Control interno posterior

Es el examen posterior de las operaciones financieras y administrativas y se practica por medio de la Auditora Gubernamental; por su aplicacin se clasifica en: Control posterior interno

Es el examen posterior de las operaciones financieras y administrativas y se practica por medio de la Auditora Interna de cada organizacin. Control posterior externo

Es el examen posterior de las operaciones financieras y administrativas y es responsabilidad exclusiva del Organismo Superior de Control, a travs de la Auditora Gubernamental. Documentacin del control interno El control interno se encuentra en todos los niveles y en todas las acciones y funciones, por tanto, debe estar respaldado por toda la legislacin, sistemas, documentacin de soporte, informacin y dems criterios utilizados en las operaciones, creando los archivos que las necesidades ameriten, de acuerdo a la tecnologa existente. Las funciones de los empleados y todos los procedimientos operativos, deben constar en documentos que sirva de partida para evaluar y documentar las acciones llevadas a cabo por cada persona. Sistema de control interno El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal son las personas, los sistemas de informacin, la supervisin y los procedimientos. Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las normas y los principios contables de general aceptacin. Los directivos de las organizaciones deben crear un ambiente de control, un conjunto de procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno. Principios y normas de control interno Los principios de control interno son indicadores fundamentales que sirven de base para el desarrollo de la estructura y procedimientos de control interno en cada rea de funcionamiento institucional; estos se dividen en tres grandes grupos, por su aplicacin: Aplicables a la estructura orgnica La estructura orgnica necesita ser definida con bases firmes, partiendo de una adecuada separacin de funciones de carcter incompatible, as como la asignacin de responsabilidades y autoridad a cada puesto o persona, para lo cual son aplicables los siguientes Principios de Control Interno:

Responsabilidad delimitada Permite fijar con claridad las funciones por las cuales adquiere responsabilidad una unidad administrativa o una persona en particular; es decir, a nivel de unidad administrativa y dentro de esta, el campo de accin de cada empleado o servidor pblico; definindole adems, el nivel de autoridad correspondiente, para que se desenvuelva y cumpla con su responsabilidad en el campo de su competencia. Separacin de funciones de carcter incompatible Evita que un mismo empleado, ejecutivo o servidor pblico, ejecute todas las etapas de una operacin dentro de un mismo proceso, por lo que se debe separar la autorizacin, el registro y la custodia dentro de las operaciones administrativas y financieras, segn sea el caso, para evitar que se manipulen los datos y se generen riesgos y actos de corrupcin. La separacin de funciones sustenta incluso la organizacin fsica de la empresa, ya que las actividades afines se concentran y se asignan a una unidad administrativa, llmese Gerencia, Direccin, Departamento, Seccin, etc. que en el futuro ser la nica responsable de ejecutar esas operaciones asignadas, controlar e informar de sus resultados. Instrucciones por escrito Las instrucciones por escrito dictadas por los distintos niveles jerrquicos de la organizacin que se reflejan en las polticas generales y especficas, as como en los procedimientos para ponerlos en funcionamiento, garantizan que sean entendidas y cumplidas esas instrucciones, por todo empleado, ejecutivo o servidor pblico, conforme fueron diseados. Aplicables a los procesos y sistemas Todos los sistemas integrados o no, deben ser diseados tomando en cuenta que el control es para salvaguardar los recursos que dispone la organizacin, destinados a la ejecucin de sus operaciones; por tanto son aplicables los siguientes Principios de Control Interno: Aplicacin de pruebas continas de exactitud La aplicacin de pruebas continuas de exactitud, independientemente de que estn incorporadas a los sistemas integrados o no, permite que los errores cometidos por otros funcionarios sean detectados oportunamente, y se tomen medidas para corregirlos y evitarlos. Existen muchos ejemplos de pruebas de exactitud que el auditor debe estar en condiciones de evaluar, para verificar si las mismas son beneficiosas para el proceso o si contribuyen a complicar el mismo; un ejemplo de ellas es que el sistema arroje la suma de un lote de transacciones ingresadas, que los valores ingresados cuadren con un documento de autorizacin o solicitud de proceso, dependiendo, por supuesto, de cmo est estructurado el control.

Uso de numeracin en los documentos El uso de numeracin consecutiva, para cada uno de los distintos formatos diseados para el control y registro de las operaciones, sea o no generados por el propio sistema, permite el control necesario sobre la emisin y uso de los mismos; adems, sirve de respaldo de la operacin, as como para el seguimiento de los resultados de lo ejecutado. La numeracin de un documento es fundamental porque permite que se relacione con otros datos que pueden ayudar a descubrir malos manejos o pagos duplicados; por ejemplo: en un sistema integrado donde existen fondos rotativos, cuya forma de reposicin exige que cada fondo detalle sus gastos y luego en la unidad financiera se consolidan los datos para pedir la reposicin, existe la posibilidad de que se paguen las mismas facturas con el fondo rotativo pero tambin que se paguen en la forma normal, sin que el sistema como tal, detecte el nmero de factura para indicar que esa factura ya fue pagada. Uso de dinero en efectivo Muchas organizaciones an manejan dinero en efectivo por el uso de fondos de caja chica, lo cual si no existe un buen control, puede convertirse en una fuente de desperdicio constante que a la larga, puede constituirse en una gran estafa. La alta tecnologa actual del mercado aplicable a los sistemas integrados, permite que los pagos se realicen sin el uso de dinero en efectivo ni chequeras, utilizando los servicios bancarios de redes computacionales que ayudan a ordenar el pago a travs de transferencias bancarias, directamente a las cuentas de los beneficiarios, segn las necesidades y facilidades del mercado, esto es para empleados y proveedores. Uso de cuentas de control La apertura de los sistemas integrados de contabilidad, debe ser lo suficientemente amplia para facilitar el control de los distintos momentos de las operaciones, as como de aquellos datos que, por sus caractersticas, no formen parte del sistema en s; por ejemplo: control de existencias, control de consumo de gasolina, control de mantenimiento y otras operaciones. Se deben disear los registros auxiliares que sean necesarios para controlar e informar al nivel de detalle que la operacin requiera; por esto, el contador pblico debe hacer un anlisis de las necesidades de control para armar los procesos, de tal manera que le permita agrupar datos, integrar y consolidar la informacin segn las necesidades de los ejecutivos y dems personas instituciones que necesitan de dicha informacin. Depsitos inmediatos e intactos Probablemente es el punto donde mayor esfuerzo se ha dedicado, por lo que se ha escrito mucho al respecto, y es de lo que ms se preocupan los auditores internos que pierden su tiempo realizando arqueos del efectivo recibido, sea por la venta de productos, o por el cobro a sus clientes.

Segn la tecnologa utilizada actualmente, las recaudaciones pueden ser captadas por entes ajenos al ente beneficiario, quienes informan de la gestin realizada, as como de las transferencias que se han realizado a la cuenta principal de la organizacin. Uso mnimo de cuentas bancarias La aplicacin del concepto de Cuenta Principal, Cuenta nica o cualquier otra denominacin, minimiza el uso de cuentas bancarias ya que utilizando la tecnologa disponible en el mercado, el pago se puede efectuar a travs de transferencias bancarias, sin que se cuente con una chequera. Sin embargo, en los casos necesarios, su uso debe ser limitado a las cuentas exclusivamente necesarias, para facilitar el control del movimiento y disponibilidad de fondos asignados para las operaciones; el concepto de mnimo, no necesariamente se refiere a una o dos cuentas bancarias; por ejemplo: si se trata de un ente pblico, que maneja o administra proyectos, el mnimo de cuentas bancarias ser tantas cuentas como proyectos existan. Por supuesto que lo recomendable es que sea un nmero razonable que ayude a que el control sobre el movimiento y disponibilidad de recursos, sea fcil y efectivo. Uso de dispositivos de seguridad En las organizaciones que disponen de equipos informticos, mecnicos o electrnicos, formando parte de los sistemas de informacin, deben crearse las medidas de seguridad que garanticen un control adecuado del uso de esos equipos en el proceso de las operaciones, as como para que permitan la posibilidad de comprobacin de las operaciones ejecutadas. Los dispositivos de seguridad dependern de los sistemas, si son de ltima tecnologa, los mismos paquetes traen incorporados dispositivos que ayudan a darle seguridad a los procesos; por ejemplo: una bitcora que registra las operaciones del da; adems puede producir un informe que salga en la pantalla de un supervisor, para que este vea que una clave no autorizada est ingresando a un sector del sistema. Uso de indicadores de gestin Este debe formar parte de los sistemas, para que permitan medir el grado de control integral de las operaciones y su avance tanto fsico como financiero, de tal manera que se puedan hacer anlisis de la gestin en los distintos sectores y proyectar de mejor manera a la organizacin, ayudando a reorientar las acciones, en los casos especficos. Los auditores internos pueden ser una gran ayuda en el establecimiento de estos indicadores, ya que ellos son los que ms conocen de las operaciones de todos los sectores, bien podran aportar con la identificacin de los sectores o temas donde se pueden disear indicadores para controlar y medir la gestin.

Aplicables a la administracin de personal La administracin del personal requiere de criterios bsicos para fijar tcnicamente sus responsabilidades, para lo cual se aplicaran los siguientes Principios de Control Interno: Seleccin de personal hbil y capacitado La aplicacin de este principio permite que cada puesto de trabajo disponga del personal idneo, seleccionado bajo criterios tcnicos que se relacionen con su especializacin, el perfil del puesto y su respectiva jerarqua, as como dentro del marco legal correspondiente. Las unidades administrativas encargadas de esta actividad, debern coordinar con las unidades solicitantes, para que el proceso de seleccin sea el ms adecuado a los intereses de la organizacin, ya que de esto depende la eficiencia que tengan las operaciones. Capacitacin continua La aplicacin de este principio permitir que una organizacin o ente pblico, disponga de los recursos humanos capacitados para responder a las demandas del mercado, para lo cual la organizacin deber programar la capacitacin de su personal en los distintos campos y sistemas que funcionen en su interior, para fortalecer el conocimiento y garantizar eficiencia en los servicios que brinda. Vacaciones y rotacin de personal Desde el punto de vista humano y social, las vacaciones generan la recuperacin de las energas perdidas durante el trabajo, por lo que la aplicacin de este principio, es importante para que los trabajadores de los distintos niveles de la organizacin convivan con armona. Las vacaciones y rotacin de personal, generan la especializacin de otros y motiva el descanso anual de aquellos que hacen uso de este derecho; adems permite el descubrimiento de nuevas ideas de trabajo y eventuales malos manejos. Cauciones La aplicacin de este principio, generalmente esta en directa relacin al riesgo que representa el trabajador para la organizacin en el sector que ha sido colocado, especialmente en las reas que tienen que ver con el manejo y custodia de bienes y valores, donde es prudente promover el uso de cauciones o plizas de seguros contra siniestros, de tal manera que se eviten prdidas innecesarias, y se asegure la recuperacin del bien. Actualmente existen muchas posibilidades, ya que las compaas de seguros ofrecen paquetes que hacen ms baratas las posibilidades de asegurar los riesgos existentes; por otro lado, no olvidemos que las organizaciones, al momento, casi no manejan dinero en efectivo, lo cual reduce los riesgos de prdida en este espacio.

Control interno y su relacin con Normas de auditora El control interno se relaciona con las normas de ejecucin del trabajo, referente a establecer un estudio y evaluacin de la efectividad del control interno contable existente, para planificar la auditora y definir la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas. La Gua de Auditora Interna No. 2 "Metodologa de La Auditora Interna" emitida por el Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores se refiere al alcance de la auditora el cual debe incluir la revisin y la evaluacin de la estructura del control interno, para determinar si el mismo es efectivo y eficiente. El propsito de la revisin del control interno es determinar si se cumplen los objetivos elementales del mismo. Dichos objetivos son los siguientes: Garantizar informacin financiera confiable y oportuna. Salvaguarda de activos. Promover la eficiencia operativa de la entidad. Cumplimiento de objetivos, polticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos. El logro de los objetivos y metas establecidas para las operaciones o programas.

Normas internacionales para el ejercicio profesional de la auditora interna Las normas para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna, manifiestan lo siguiente: 2120-Control. La actividad de auditora interna debe asistir a la organizacin en el mantenimiento de controles efectivos, mediante la evaluacin de la eficacia y eficiencia de los mismos y promoviendo la mejora continua. Componentes del control interno El control interno vara mucho entre las organizaciones, segn factores como el tamao, la naturaleza de las operaciones y los objetivos. No obstante, ciertas caractersticas son esenciales para un buen control interno en las grandes empresas. Incluye cinco componentes: 1) ambiente de control, 2) proceso de evaluacin del riesgo, 3) sistema de informacin aplicable a los informes financieros y a la comunicacin (en lo sucesivo, sistema de informacin contable), 4) actividades de control y 5) monitoreo de los controles. Ambiente de control Crea el tono de la organizacin al influir en la conciencia de control. Puede verse como el fundamento del resto de componentes. Entre sus factores figuran los siguientes: integridad y valores ticos, compromiso con la competencia, consejo de administracin o comit de auditora, filosofa y estilo operativo de los ejecutivos, estructura organizacional, asignacin de la autoridad y de responsabilidades, polticas y prcticas de recursos humanos. La eficiencia del control interno depende directamente de la comunicacin e imposicin de la integridad y valores ticos del personal encargado de crear, administrar y vigilar los controles.

Deben establecerse normas conductuales y ticas que desalienten la realizacin de actos deshonestos, inmorales o ilegales. No sern eficaces si no se comunican a travs de los medios apropiados: polticas oficiales, cdigos de conducta. Proceso de evaluacin del riesgo Sirve para describir el proceso con que los ejecutivos identifican y responden a los riesgos de negocios que encara la organizacin y el resultado de ello. La evaluacin del riesgo se parece a la del riesgo de auditora, sin embargo tiene mayor alcance pues se tienen en cuenta las amenazas contra los objetivos en reas como operaciones, informes financieros, cumplimiento de las leyes y regulaciones. Consiste en identificar los riesgos relevantes, en estimar su importancia y seleccionar luego las medidas para enfrentarlos. El sistema de informacin contable Se compone de los mtodos y de los registros establecidos para incluir, procesar, resumir y presentar las transacciones y mantener la responsabilidad del activo, del pasivo y del patrimonio conexo. As pues un sistema debera: Identificar y registrar todas las transacciones vlidas. Describir oportunamente las transacciones con suficiente detalle para poder clasificarlas e incluirlas en los informes financieros. Medir el valor de las transacciones de modo que pueda anotarse su valor monetario en los estados financieros. Determinar el perodo en que ocurrieron las transacciones para registrarlas en el perodo contable correspondiente. Presentar correctamente las transacciones y las revelaciones respectivas en los estados financieros.

Actividades de control Son polticas y procedimientos que sirven para cerciorarse de que se cumplan las directivas de los ejecutivos. Favorecen las acciones que acometen los riesgos de la organizacin. En ella se llevan a cabo muchas actividades de control, pero solo los siguientes tipos se relacionan generalmente con la auditora de estados financieros: Evaluaciones del desempeo Controles del procesamiento de la informacin Controles fsicos Divisin de obligaciones

Evaluaciones del desempeo Consisten en revisar el desempeo real comparado con los presupuestos, los pronsticos y el desempeo de perodos anteriores; en relacionar los conjuntos de datos entre s; en hacer evaluaciones globales del desempeo. Estas ltimas ofrecen a los ejecutivos una indicacin global de si el personal en varios niveles est cumpliendo bien los objetivos de la organizacin.

Los ejecutivos investigan las causas de un desempeo inesperado y luego realizan oportunamente los cambios de estrategias y de planes o introducen las medidas correctivas apropiadas. Controles del procesamiento de la informacin Un aspecto importante a estos controles se refiere a la autorizacin legtima de todos los tipos de transacciones. La autorizacin puede ser general o especfica. La autorizacin general ocurre cuando la alta direccin establece criterios para aceptar cierta clase de transacciones. Por ejemplo, puede determinar las listas de precios y las polticas de crdito para nuevos clientes. La autorizacin especfica ocurre cuando las transacciones se autorizan de modo individual. Por ejemplo, la alta direccin podra estudiar individualmente y autorizar las operaciones de ventas mayores a determinada cantidad. Controles fsicos A este tipo de control pertenecen los que dan seguridad fsica respecto a los registros y otros activos. Una de las actividades con que se protegen los registros consiste en mantener el control siempre sobre los documentos prenumerados que no se emitan, lo mismo que sobre otros diarios y mayores, adems de restringir el acceso a los programas de computacin y a los archivos de datos. Divisin de obligaciones Un concepto fundamental del control interno consiste en que ningn departamento ni individuo debe encargarse de todos los aspectos de una transaccin de principio a fin. De modo anlogo, ninguna persona debera realizar ms de una de las funciones de autorizar transacciones, registrarlas o custodiar los activos. Adems, en la medida de lo posible, los que efectan la transaccin han de estar separados de esas funciones. Monitoreo de los controles Es un proceso que consiste en evaluar la calidad con el tiempo. Requiere vigilancia para determinar si funciona como se prevea o si se requieren modificaciones. Para monitorear pueden efectuarse actividades permanentes o evaluaciones individuales. Entre las actividades permanentes de monitoreo se encuentran las de supervisin y administracin como la vigilancia continua de las quejas de los clientes o revisar la verosimilitud de los informes de los ejecutivos. Las evaluaciones individuales se efectan en forma no sistemtica; por ejemplo, mediante auditoras peridicas por parte de los auditores internos. La funcin de la auditora interna es un aspecto importante del sistema de monitoreo. Los auditores internos investigan y evalan el control interno, as como la eficiencia con que varias unidades de la organizacin estn desempeando sus funciones; despus comunican los resultados y los hallazgos a la alta direccin. Ilustraremos de forma grfica los cinco elementos que deben actuar en forma conjunta para que se pueda generar un efectivo control interno en las empresas.

Figura 1. Componentes de Control Interno Aunque los cinco criterios deben cumplirse, esto no significa que cada componente haya de funcionar de forma idntica, ni siquiera al mismo nivel, en distintas entidades. Puede existir una cierta compensacin entre los distintos componentes, debido a que los controles pueden tener mltiples propsitos, los controles de un componente pueden cumplir el objetivo de controles que normalmente estn presentes en otros componentes. Por otra parte, es posible que existan diferencias en cuanto al grado en que los distintos controles abarquen un riesgo especfico, de modo que los controles complementarios, cada uno con un efecto limitado, pueden ser satisfactorios en su conjunto. Existe una interrelacin directa entre las tres categoras de objetivos, que son los que una entidad se esfuerza para conseguir, y los componentes, que representan lo que se necesitan para lograr dichos objetivos. Todos los componentes son relevantes para cada categora de objetivo. Al examinar cualquier categora por ejemplo, la eficacia y eficiencia de las operaciones, los cinco componentes han de estar presente y funcionando de forma apropiada para poder concluir que el control interno sobre las operaciones es eficaz. Si se examina la categora relacionada con los controles sobre la informacin financiera, por ejemplo, se deben cumplir los cinco criterios para poder concluir que el control interno de la informacin financiera es eficaz. Como conocer el control interno para planear la auditora El conocimiento del diseo de los controles relevantes y determinar si han sido puestos en prctica por la compaa. Al planear la auditora este conocimiento sirve para: Identificar los tipos de posibles errores. Examinar los factores que influyen en el riesgo de error material. Disear pruebas de controles, cuando se apliquen. Disear pruebas sustantivas.

Al emitir un juicio sobre el conocimiento necesario del control interno, se tiene en cuenta el conocimiento relativo a los cuatro factores anteriores a que se consigui de otras fuentes, entre ellas los auditores anteriores y su conocimiento de la industria donde opera el cliente. El auditor debe considerar si se requiere o no habilidades especializadas referentes a la tecnologa de informacin del cliente. Por ejemplo, un experto con habilidades especiales en la tecnologa de la informacin talvez se requiere en el equipo de auditora, dada la complejidad de los sistemas del cliente. Los auditores deben tomar en cuenta su evaluacin del riesgo inherente, los juicios sobre la materialidad y la naturaleza de las operaciones de la compaa. En todas las auditoras el conocimiento del control abarcar su ambiente, la evaluacin del riesgo, el sistema de informacin contable y de comunicacin, las actividades del control y el monitoreo. Los auditores deben obtener suficiente conocimiento de las actitudes de los ejecutivos, de sus ideas y acciones referente al ambiente de control. Habrn de concentrarse en la esencia de los controles, no en su forma. Por ejemplo, es posible que una organizacin cuente con un cdigo de tica que prohbe las actividades inmorales, pero que lo haga cumplir. Tambin es necesario conocer el proceso con que el cliente identifica y responde a los riesgos del negocio. Entre otras cosas hay que determinar cmo los ejecutivos identifican estos riesgos, estiman su importancia y toman medidas para manejarlos. Al conocer el sistema de informacin contable del cliente y las actividades respectivas de control, el auditor casi siempre lo divide en los principales ciclos de las transacciones. La expresin ciclo de transaccin designa las polticas y la secuencia de procedimientos con que se procesan un tipo especial de ella. As, el sistema contable en una empresa podr subdividirse en los siguientes ciclos principales: ciclos de ingresos, ciclos de adquisicin o de compras, ciclo de conversin, ciclos de nmina, ciclo de financiamiento, y ciclo de inversin. Al conocer todos los componentes anteriores los auditores casi siempre se enteran de las actividades de control del cliente. As, al investigar los documentos relacionados con las transacciones en efectivo, seguramente recubrirn si las cuentas bancarias estn conciliadas. Las circunstancias de su trabajo determinaran si es necesario que procuren conocer las otras actividades de control. Finalmente, los auditores deben conocer a fondo los mtodos de monitoreo de la compaa que se refieren a los informes financieros, pues de lo contrario no comprendern como se utilizan para tomar medidas tendientes a mejorar un desempeo inadecuado. Tambin determinarn como la labor de los auditores internos contribuye a perfeccionar el control interno.

PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son los archivos que guardan el auditor de los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditoria. El auditor emplea papeles de trabajo para facilitar Su examen y proporcionar un registro de la auditora realizada. No existe una forma estndar para los papeles de trabajo. No deber ser inflexible la forma y contenido de los papeles de trabajo. Ms bien los papeles de trabajo se disearan para satisfacer las preferencias del auditor relativas a conceptos tales como planeacin, ndices y formas de la cedula. Funciones de los papeles de trabajo: Facilitar la preparacin del informe. Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe Proporcionar informacin para la preparacin de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del estado. Coordinar y organizar todas las fases del trabajo. Proveer un registro histrico permanente de la informacin examinada y los procedimientos de auditora aplicados. Servir de gua en revisiones subsecuentes. Cumplir con las disposiciones legales. Propiedad de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo preparados durante la auditoria, incluyendo aquellos que prepar el cliente par ale auditor, son propiedad del auditor. La nica vez en que otra persona, incluyendo el cliente, tiene derechos legales de examinar los papeles es cuando los requiere un tribunal como evidencia legal. Al trmino de la auditoria los papeles de trabajo se conservan en las oficinas del despacho de contadores para referencia futura. Preparacin Cliente y ejercicio a revisar Fecha Nombre y apellidos del sujeto Objeto de los mismos Cuando el auditor utilice marca o smbolo tiene que explicar su significado

Contenido mnimo Evidencia que los estados contables y dems informacin, sobre los que va a opinar el trabajador, estn de acuerdo con los registros de la empresa.

 Relacin de los pasivos y activos, demostrando de cmo tiene el auditor evidencia de su existencia fsica y valoracin. Anlisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de resultados. Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado, revisado. Forma el sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de confianza de ese sistema y cul es el alcance realizado para revisar las pruebas sustantivas. Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y conclusiones a las que llega. Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las mismas. No deben contener No ser copia de la contabilidad de la empresa No ser copia de los estados financieros No ser copia de la auditoria del ao pasado.

Estructura general de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo deben contener los requisitos mnimos siguientes: El nombre de la compaa sujeta a examen rea que se va a revisar Fecha de auditoria La firma o inicial de la persona que prepar la cdula y las de quienes lleven a cabo la supervisin en sus diferentes niveles. Fecha en que la cdula fue preparada Un adecuado sistema de referencias dentro del conjunto de papeles de trabajo Cruce de la informacin indicando las hojas donde proceden y las hojas a donde pasan Marcas de auditora y sus respectivas explicaciones Fuente de obtencin de la informacin Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cdula analtica debe concordar con las sumarias y estas con el balance de comprobacin.

Tipos de papeles de trabajo En funcin de la fuente de la que procedan los papeles de trabajo, stos se podrn clasificar en tres grupos: a) Preparados por la entidad auditada: Se trata de toda aquella documentacin que la empresa pone al servicio del auditor para que pueda llevar a cabo su trabajo: estados financieros, memoria, escritura, contratos, acuerdos. b) Confirmaciones de terceros: Una parte del trabajo de auditora consiste en la verificacin de los saldos que aparecen en el balance de situacin a auditar.

c) Preparados por el auditor: Este ltimo grupo estar formado por toda la documentacin elaborada por el propio auditor a lo largo del trabajo a desarrollar: cuestionarios y programas, descripciones, detalles de los diferentes captulos de los estados financieros, cuentas, transacciones. Organizacin de los papeles de trabajo Archivos permanentes: Los archivos permanentes tienen como objetivo reunir datos de naturaleza histrica o continua relativos a la presente auditoria. Son una fuente conveniente de informacin sobre la auditoria que es de inters continuo de un ao a otro en estos se incluye lo siguiente: Resmenes o copias de documentos de la compaa que son de importancia contina como el acta constitutiva, los estatutos, los convenios legales de emisin y compra de bonos y los contratos. Anlisis de aos anteriores de cuentas que tienen importancia contina para el auditor. Informacin relacionada con el conocimiento de la estructura de control interno de la compaa Los resultados analticos de de auditorias de aos anteriores. Archivos presentes Incluyen presentes incluyen todos los documentos de trabajo aplicables al ao que se est aplicando. Existe un conjunto de archivos permanentes para el cliente y otro para el ao de la auditoria. Cedula de Auditoria Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro, rea u operacin sujeto a su examen. Las cdulas de auditora se pueden considerar de dos tipos: Tradicionales. Eventuales. Las tradicionales, tambin denominadas bsicas: son aquellas cuya nomenclatura es estndar y su uso es muy comn y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las: Cedulas sumarias: Que son resmenes o cuadros sinpticos de conceptos y/o cifras homogneas de una cuenta, rubro, rea u operacin. Cedulas analticas: En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cdula sumaria.

Las cedulas eventuales: No obedecen a ningn tipo de patrn estndar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cdulas de observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cdulas de recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos ms tipos de cedulas que pudieran presentarse. Las marcas de auditoria Son aquellos smbolos convencionales que el auditor adopta y utiliza para identificar, clasificar y dejar constancia de las pruebas y tcnicas que se aplicaron en el desarrollo de una auditoria. Son los smbolos que posteriormente permiten comprender y analizar con mayor facilidad una auditoria. Objetivos de las marcas de auditora. Entre los objetivos de las marcas de auditora tenemos: Dejar constancia del trabajo realizado. Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al mximo el espacio de la cdula, pues evitan describir detalladamente las actividades efectuadas para la revisin de varias partidas. Agilizar la supervisin, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado. Identificar y clasificar las tcnicas y procedimientos utilizados en la auditoria. Clasificacin de las marcas de auditoria Por las caractersticas especiales de cada una, las marcas de auditora pueden ser de dos tipos: Marcas de auditora estndar: Las marcas estndar se utilizan para hacer referencia a tcnicas o procedimientos que se aplican constantemente en las auditorias y son interpretadas de la misma manera por todos los auditores que las emplean. Son de utilizacin y aceptacin general. Marcas de auditora especficas: Las marcas especficas no de uso comn; en la medida en que se adopten debern integrarse al ndice de marcas correspondiente y sealarse con toda claridad al pie o calce de los papeles de trabajo. Estas dependen de cada auditoria especfica y segn el usuario. No son las mismas marcas en una empresa que en otra, ni son las mismas en un tipo de auditora que en otro.