BitFac 2010

Facturacin y control de almacn para PYMES

Manual de Usuario

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BitFac 2010
Facturacin y control de almacn

(versin 3.9)

Manual de Usuario
Manual vlido para las versiones General, Servicios Tcnicos, Talleres de vehculos, Ferreteras, Drogueras y perfumeras, Textil y boutiques, Tiendas de informtica y Alimentacin y bebidas.

NDICE
Requisitos del sistema Instalacin Introduccin y puesta en marcha Introduccin Puesta en marcha Comenzando con la aplicacin Inicio Identificacin de acceso Seleccin de empresa El entorno de la aplicacin La barra de herramientas de la aplicacin Otras barras de herramientas Comenzando a introducir datos Preferencias Mantenimiento de archivos Gestin de clientes Gestin de proveedores Gestin de artculos Gestin de vendedores Gestin de tcnicos Seleccin de empresa Gestin de almacn y compras Control de almacn Traspasos entre almacenes Movimientos de almacn Pedidos a proveedor Compras Facturas de compra Compras en depsito Fabricacin de equipos* Gestin de R.M.A.* Trazabilidad interna* Recogida de envases* Ventas y facturacin Presupuestos Pedidos de cliente Albaranes de venta Facturacin Tickets de caja Facturas de TPV Ventas en depsito Gestin de mantenimientos* rdenes de reparacin* rdenes de trabajo* Vencimientos: Cobros y pagos Ingresos y gastos Apuntes de caja y bancos Resumen econmico Facturacin global e IVA Ventas totales Listados e informes Listados de clientes Listados de proveedores Listados de artculos
*

3 4 5 5 5 8 8 8 8 9 9 10 10 12 16 16 22 23 30 30 30 32 32 33 35 35 37 39 40 41 41 42 42 44 44 45 46 49 51 52 52 53 53 55 56 59 59 60 60 61 62 62 62 62

Este apartado corresponde a una versin sectorial especfica

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Listados de vendedores Listados de albaranes de venta Listados de facturas Listados de pedidos de cliente Listados de cobros Listados de presupuestos Listados de compras Listados de pedidos a proveedor Listados de pagos Listados de traspasos Listados de depsitos Listados de rdenes de reparacin/trabajo* Listados de ingresos Listados de gastos Listados de caja y bancos Grficos de evolucin Registro de acceso a datos Controles para los informes Utilidades Solicitud de transferencia Sustitucin de facturas Cdigos de barras propios Localizacin del servidor de datos e instalacin en red local Configuracin de documentos Exportacin a contabilidad Exportacin a Microsoft Excel Actualizacin de precios automtica Actualizacin de precios manual Establecimiento de ofertas Intercambio de datos con BitTPV Generacin automtica de pedidos Generacin de catlogos Cambio de propietario de un vehculo* Control de accesos y usuarios Control de accesos Control de usuarios Identificacin de usuarios Ayuda y registro de la aplicacin Contenido de la ayuda Registro de la aplicacin Importacin de tarifas y copias de seguridad Importacin de tarifas Copias de seguridad Conexin a bases de datos remotas Teclas rpidas 62 62 63 63 63 63 63 63 64 64 64 64 64 64 64 64 65 65 66 66 66 67 67 67 68 69 69 70 70 71 71 72 73 74 74 74 75 76 76 76 77 77 77 80 73

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REQUISITOS DEL SISTEMA

Los requerimientos mnimos para el correcto funcionamiento de BitFac son los siguientes:

Ordenador IBM PC o compatible con procesador Intel Pentium III a 850 MHz. Sistema Operativo Microsoft WindowsTM 2000, XP, Vista o 7. 128 MB de memoria RAM. Tarjeta grfica SVGA con 8 MB de VRAM a una resolucin de 1024x768. Lector CD-ROM 2x. Unos 200 MB de espacio libre en disco duro. Ratn Microsoft compatible. De todos modos, el sistema recomendado para un ptimo funcionamiento, es el siguiente: Ordenador IBM PC o compatible con procesador Intel Pentium IV a 2.8 GHz o superior. Sistema Operativo Microsoft WindowsTM XP, Vista o 7. 512 MB de memoria RAM. Tarjeta grfica SVGA con 32 MB de VRAM a una resolucin de 1024x768 o superior (en formato 4:3). Lector CD-ROM 16x o superior. Unos 300 MB de espacio libre en disco duro. Ratn Microsoft compatible.

IMPORTANTE: La aplicacin funcionar sustancialmente segn lo indicado en este manual, sin embargo, debido a actualizaciones, correcciones o mejoras de ltima hora, puede que se encuentre alguna diferencia con el funcionamiento real.

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INSTALACIN
BitFac 2010 se presenta en varias modalidades, en funcin de la base de datos con la que se desee conectar. La bases de datos disponibles son: Microsoft Visual FoxPro (como las versiones anteriores), Microsoft SQL Server 2005 y MySQL 5.0. En el caso de utilizar la primera, la base de datos ya se instala con la aplicacin. En caso de utilizar alguna de las otras bases de datos, la instalacin de la misma en el servidor de red debe hacerse por separado, siguiendo las instrucciones del respectivo fabricante. PRECAUCIN: En el caso de que la conexin se vaya a realizar con una base de datos distinta de Visual FoxPro, la instalacin y configuracin de la base de datos en el servidor de red y en los puestos de trabajo, debe ser efectuada por un tcnico cualificado para dicha tarea, a fin de que la seguridad e integridad de los datos pueda ser la correcta.

Para realizar el proceso de instalacin de la aplicacin BitFac en un puesto de trabajo, siga los siguientes pasos:

1. 2. 3.

Introduzca el CD-ROM en la unidad lectora. La versin en CD-ROM es autoarrancable y debera saltar directamente al paso 4. En caso de que no arranque sola la instalacin, contine en el paso siguiente. Pulse el botn de Inicio de Windows, en la parte inferior izquierda de la pantalla, para abrir el men. Seleccione la opcin Ejecutar del men que se acaba de desplegar. Aparecer un cuadro de dilogo con un campo editable en el que deber teclear D:SETUP, para el caso en que la unidad D sea el lector de CD-ROM, y luego se deber pulsar el botn Aceptar.

4.

A continuacin aparecer una serie de cuadros de dilogo donde se preguntar el nombre del directorio en el que desea instalar la aplicacin, entre otras cosas. Por defecto estar seleccionada la ruta C:\BITFAC39, pero puede cambiarse.

5. 6.

Cuando haya seleccionado las opciones deseadas, pulse Aceptar. A continuacin comenzarn a copiarse todos los archivos al disco duro. Este proceso puede llevar algn tiempo. El programa de instalacin se encargar de instalar todos los archivos necesarios. Una vez que haya finalizado el proceso de instalacin, se crear un grupo de programas con el nombre Aplicaciones CodeBit, en el cual se aadir el icono de la aplicacin (a no ser que se hubiese elegido otro grupo de programas durante la instalacin). PRECAUCIN: Si por alguna razn se va a reinstalar la aplicacin por encima de la ya existente, se debe tener presente que los datos existentes sern eliminados, por lo que si estos son de importancia deber realizar con anterioridad a la instalacin una o ms copias de seguridad.

IMPORTANTE: La nueva versin BitFac 2010 (v.3.9) se instala por defecto en un directorio distinto que las anteriores. Si ha adquirido una versin de actualizacin y desea actualizar los datos que tenga introducidos en la versin anterior (v.3.8), deber ejecutar despus de la instalacin la aplicacin ACTUALIZA38.EXE, que se instala en el mismo directorio que BitFac 2010.

Antes de realizar una instalacin en red local, lea la seccin Localizacin del servidor de datos e instalacin en red local que se encuentra en este manual.

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INTRODUCCIN Y PUESTA EN MARCHA

INTRODUCCIN
BitFac es una aplicacin que se presenta en dos gamas: PROFESIONAL y EMPRESARIAL (que sustituyen a las antiguas ESTNDAR y DELUXE, respectivamente), con diferentes prestaciones y precios. El presente manual explica las caractersticas de ambas gamas, indicndose especficamente las opciones que nicamente presenta la gama Empresarial y de las que carece la gama Estndar. Para cualquiera de las gamas disponibles, se presentan tambin varias versiones sectoriales especficas desarrolladas a partir de una base comn de facturacin y control de almacn. Los sectores contemplados son: SERVICIOS TCNICOS, TALLERES DE VEHCULOS, FERRETERAS, DROGUERAS Y PERFUMERAS, TIENDAS DE INFORMTICA, COMERCIO TEXTIL y ALIMENTACIN Y BEBIDAS. En este manual se explican tanto las caractersticas comunes como las especficas de cada sector.

IMPORTANTE: Esta versin permite la conexin con sistemas de gestin de bases de datos como Microsoft SQL Server 2005 y MySQL 5.0. Consulte la documentacin especfica de su aplicacin para saber a qu base de datos puede conectarse.

Tambin se posibilita la combinacin de informacin con la aplicacin de contabilidad para empresas y autnomos BitConta 2010 de manera fcil y rpida.

PUESTA EN MARCHA
Para arrancar la aplicacin se realizar un doble clic con el puntero del ratn sobre el icono de la aplicacin BitFac o se seleccionar en el men del botn de Inicio, en el apartado de Aplicaciones CodeBit.

IMPORTANTE: En el caso de disponer de una versin con conexin a base de datos Microsoft SQL Server 2005 o MySQL 5.0, consulte el Anexo I de este manual donde se indica cmo instalar y configurar el driver ODBC necesario para establecer dicha conexin.

En primer lugar debe seleccionarse la base de datos a utilizar. Si no dispone de un gestor de bases de datos Microsoft SQL Server 2005 o MySQL 5.0, la instalacin que debe realizar es la de Visual FoxPro, que es la misma que se utilizaba en todas las versiones anteriores.

Si la base de datos a la que se va a conectar es distinta de Visual FoxPro (la que ha tenido BitFac en todas las versiones anteriores), cuando entre en la aplicacin la primera vez se le pedir que indique el nombre del servidor de la base de datos y la ruta donde se realizarn las copias de seguridad de la misma.

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IMPORTANTE: La instalacin de bases de datos Microsoft SQL Server o MySQL debe ser realizada por personal con conocimientos suficientes en administracin de las mismas.

PRECAUCIN: Para las bases de datos Microsoft SQL Server o MySQL el servidor debe instalarse segn las especificaciones del sistema operativo que necesite BitFac Server, que en este caso se trata de Windows 2003 Server.

El nombre del servidor ser el nombre del servidor de la base de datos con la que desea conectarse. La ruta de copias de seguridad ser la ubicacin (debe ser la misma para todos los equipos de la red) donde se guardarn las copias de seguridad que se hacen automticamente al salir de la aplicacin. Esta ruta deber tener permisos de escritura para los usuarios de la base de datos. La ruta de almacenamiento de documentos ser la que se elija para depositar las copias de documentos (en el caso de tener activado el mdulo de Gestin de Expedientes). Tambin debe ser la misma para todos los equipos de la red.

La primera vez que entra en la aplicacin, aparece el asistente de configuracin de la aplicacin, donde establecer las opciones indispensables para el funcionamiento de la misma. En la pantalla inicial, la aplicacin pide en primer lugar el sector para el que se desea pre configurar la aplicacin. En caso de no ser necesario personalizarla para un sector especfico, debe dejarse seleccionada la opcin General. Tngase en cuenta que una vez seleccionado un sector, ya no podr cambiarse luego. En segundo lugar se pide la ruta para localizar la base de datos. Por defecto, la ruta que se muestra es C:\BITFAC39\DATOS\FAC3.DBC que ser correcta en caso de una instalacin monopuesto realizada con las opciones por defecto de la instalacin. Para una instalacin en red, deber localizar por la red la ruta del servidor de datos (vea ms adelante el apartado Localizacin del servidor de datos).

En la segunda pantalla del asistente deber cubrir los datos bsicos de su empresa, que se utilizarn en toda la aplicacin como cabecera de facturas, albaranes, recibos, etc. Una vez cubiertos estos datos se deber pulsar el botn Siguiente para avanzar a la segunda pantalla.

IMPORTANTE: En el caso de utilizar como base de datos SQL Server o MySQL, la ruta del servidor de datos deber apuntar a la ruta local de la instalacin, al contrario que con la base de datos de Visual FoxPro, que deber apuntar a la del servidor de datos.

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La siguiente pantalla de asistente pide opciones que luego podr modificar en la ventana de Preferencias. En primer lugar podr decidir si quiere sacar directamente los documentos (facturas, albaranes, etc.) por la impresora, si quiere verlos antes por pantalla o sacarlos como archivos PDF o archivos de MS Word. Debajo de esta opcin se muestran otras varias que se detallan ms adelante en este manual en la seccin de Preferencias.

IMPORTANTE: Todas las opciones que aparecen en estas ventanas pueden modificarse posteriormente.

PRECAUCIN: Los datos de la aplicacin deben estar siempre dentro de la carpeta DATOS, ya sea en una instalacin local o en servidor remoto. Si se cambia el nombre de esa carpeta, aunque el funcionamiento de la aplicacin parezca correcto, internamente puede no serlo.

Como puede comprobarse, la mayor parte de los documentos e informes pueden ser pasados a archivos en formato PDF o Microsoft Word, lo que permite una mejor manipulacin posterior para la impresin o envo de estos datos. Una vez pulsado el botn Siguiente se pasa a la ltima pantalla en la que se comentan ciertas cuestiones que debe tener en cuenta antes de utilizar la aplicacin.

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CAPTULO 2

COMENZANDO CON LA APLICACIN

INICIO
BitFac es una aplicacin diseada especficamente para llevar la gestin de pequeas y medianas empresas, permitiendo el control de clientes, proveedores, almacenes, artculos y stock, emisin de albaranes, pedidos, presupuestos, facturas, recibos, etc. A su vez, permitir obtener gran cantidad de informacin gracias la amplia gama de informes desarrollados. En este captulo se ver como empezar a trabajar con BitFac despus de haberla instalado y configurado correctamente.

IDENTIFICACIN DE ACCESO
Cuando se entra por primera vez en la aplicacin, una vez finalizado el asistente de instalacin, lo primero que aparece es una ventana de Identificacin de acceso, en la que no hay ningn usuario seleccionado ni disponible. Simplemente pulsando el botn Aceptar se entra en la aplicacin.

Ms adelante, en el captulo Control de accesos y usuarios, se ver como establecer usuarios y claves de acceso para los mismos.

SELECCIN DE EMPRESA (Slo para usuarios de la gama Empresarial)

A continuacin aparece la ventana de seleccin de empresa. La primera vez que entra en la aplicacin no aparecer esta ventana, ya que solamente se encontrar una empresa, que es la que se ha configurado en el asistente.

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IMPORTANTE: Esta ventana no aparecer cuando se ejecuta por primera vez la aplicacin, ya que la empresa acaba de ser creada en el propio asistente.

En esta ventana se pueden introducir ms empresas, si desea llevar la gestin de varias empresas, eliminarlas o modificar los datos de cualquiera de ellas. Para entrar definitivamente en la aplicacin, deber seleccionar la empresa con la que va a trabajar y pulsar el botn Aceptar.

IMPORTANTE: Cubra correctamente los datos de la empresa, ya que stos aparecern luego en todos los documentos que imprima o exporte. De todos modos, podr modificarlos ms adelante si lo desea.

NOVEDAD: En esta versin desaparece la limitacin de asociar a la empresa nicamente cuatro cuentas bancarias. Ahora se pueden asignar las cuentas bancarias y de caja que se desee.

Para la cuenta bancaria se indicar la descripcin, el nmero de cuenta, el cdigo emisor de recibos (si es necesario) y el sufijo para la remesa electrnica. En caso de tratarse de una cuenta de crdito, puede indicarse tambin el lmite del crdito. Si se trata de una cuenta de caja en vez de una cuenta bancaria, se indicar marcando la casilla de Cuenta de caja. La cuenta que se marque como predeterminada ser la que se tome por defecto en las operaciones que necesiten de una cuenta propia.

EL ENTORNO DE LA APLICACIN
Ahora ya se encuentra en el entorno propiamente dicho de la aplicacin. A su disposicin tiene todos los mens y la barra de herramientas de la aplicacin. Como se puede apreciar, las opciones del men se encuentran agrupadas en varias secciones: Archivo: Opciones de gestin de los archivos de clientes, proveedores, artculos, vendedores y empresas. Edicin: Opciones de edicin de texto y adems las opciones de configuracin de la aplicacin. Almacn: Opciones ms propias de un almacn, como stocks, traspasos entre almacenes, y relativas a proveedores como pedidos a proveedor y compras. Facturacin: Opciones relativas a ventas y facturacin, como la emisin de presupuestos, pedidos de cliente, albaranes de venta, facturas, control de cobros y pagos y estadsticas de facturacin. Informes: Contiene una amplia variedad de informes relativos a clientes, proveedores, artculos, albaranes, facturas, pedidos, compras, etc. Ayuda: En todo momento se podr acceder a la ayuda de la aplicacin y al registro de la misma.

De igual modo que los mens, la barra de herramientas de la aplicacin tambin tiene sus botones agrupados en bloques y le permitir acceder ms rpidamente a las opciones de uso ms comn.

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LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE LA APLICACIN

El primer bloque agrupa los botones relativos a los archivos, el segundo al proceso de venta, el tercero al de almacn y compras y el cuarto al de gestiones varias y estadsticas. En la barra de herramientas de la aplicacin, al pasar con el ratn por encima de un botn, aparecer al lado de ste una nota indicando para qu sirve el botn.

Algunas de las opciones de esta barra de herramientas nicamente se encuentran disponibles en la gama Empresarial.

VERSIONES PARA SERVICIOS TCNICOS Y TIENDAS DE INFORMTICA

En estas versiones se puede acceder tambin a la informacin de tcnicos y rdenes de reparacin.

VERSIN PARA TALLERES DE VEHCULOS

En esta versin se puede acceder a la informacin de rdenes de trabajo.

OTRAS BARRAS DE HERRAMIENTAS

En las ventanas de toda la aplicacin se vern barras de herramientas relativas a acciones que se pueden llevar a cabo en cada ventana. Algunas de estas barras, son comunes a varias ventanas. Se examinar aqu alguna: La barra de herramientas de gestin: Esta barra de herramientas aparece en las ventanas de seleccin de clientes, proveedores, artculos, presupuestos, etc. Las opciones que permite son aadir una nueva ficha, eliminar un dato seleccionado en la lista que aparezca en la ventana, modificar los datos previamente introducidos o ver una ficha sin posibilidad de modificar los datos. Esta ltima opcin, normalmente puede simularse haciendo un doble clic sobre una opcin de la lista que aparezca en la ventana.

Hay habilitadas una serie de teclas rpidas que efectan las acciones de esta barra de herramientas en la mayora de las ventanas en que aparece. Estas son: F5 - Nuevo F6 Eliminar F7 Modificar F8 Ver

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La barra de herramientas de mantenimiento: Esta barra de herramientas aparece en algunas ventanas en las que los datos se muestran en forma de tabla. Las opciones permitidas son aadir un nuevo registro, eliminar el seleccionado de la cuadrcula y modificar los datos que se desee. Cuando se llevan a cabo la primera o tercera opcin, en la barra se habilitan los dos botones de la derecha: Aceptar y Cancelar, para poder guardar los cambios realizados o descartarlos, antes de salir de la ventana o elegir otra opcin en la barra de herramientas.

Las opciones de filtrado: No es una barra propiamente, pero acompaa en muchos casos a la barra de gestin. Con estas opciones pueden realizar filtrados en los datos de la lista de datos de la ventana o quitar filtrados establecidos previamente.

COMENZANDO A INTRODUCIR DATOS

Llegado a este punto, se deber comenzar a introducir datos en la aplicacin, pero se va a ver en esta seccin por donde se deben empezar a introducir los datos.

IMPORTANTE: Al crear una empresa, se crea automticamente para ella una tarifa (P.V.P.), un almacn (ALMACN PRINCIPAL) y una forma de pago (CONTADO).

En primer lugar debera empezar a llenar los Archivos Auxiliares que vaya a utilizar (en el men Archivo): Tarifas: Debern definirse las diferentes tarifas que vaya a utilizar. La utilizacin de tarifas permitir establecer mrgenes de descuento para cada artculo, segn el cliente al que se venda. Por lo menos debera tenerse una tarifa creada, que se llame por ejemplo P.V.P. con un 0% de descuento (la que se crea automticamente al instalar la aplicacin). Formas de pago: Al establecer formas de pago, se permitir el clculo de vencimientos de compras y ventas realizadas. Para definir una forma de pago, habr que indicar cuantos das despus de la compra o venta ocurre el primer vencimiento, cuantos vencimientos va a haber en total y cual es el intervalo en das entre vencimientos. Tambin se indicar si el cobro o el pago va a realizarse por caja o por banco y si va a estar aplazado o se va a cobrar en efectivo.

EJEMPLO: Una forma de pago podra ser CONTADO con un primer vencimiento a 0 das, nmero de vencimientos 1 e intervalo 0, cobrado en caja y contado. Una domiciliacin a 30 y 60 das sera con un primer vencimiento a 30 das, nmero de vencimientos 2 e intervalo 30, cobrado en banco y aplazado.

Transportistas: Deber introducir aqu los nombres de las compaas de transportes con las que trabaje habitualmente, que se podrn indicar luego en los albaranes de venta, por ejemplo. Zonas: Puede establecer zonas geogrficas para asignrselas luego a los clientes y poder obtener luego informacin por zonas.

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Tipos de cliente y proveedor: Puede crear tipos de cliente y proveedor para asignar luego a stos y permitir hacer filtrados y obtener informes.

EJEMPLO: Tipos de cliente puede ser Usuario final, Distribuidor, Agente,...

Fabricantes: Aqu deber introducir los nombres de las marcas o fabricantes de los productos que distribuye. Familias: Podr crear familias de productos para asignar a cada artculo.

IMPORTANTE: En la versin para Tiendas de Informtica se crean automticamente una serie de familias que no pueden ser eliminadas ni renombradas. Estas familias son: MICROPROCESADORES, ALTAVOCES, VENTILADORES, MODEMS, PLACAS TARJETAS BASE, DE DISCOS RED, DUROS, MEMORIAS, CD-ROM, MONITORES, TARJETAS DE VIDEO, TARJETAS DE SONIDO, MICRFONOS, CARCASAS, TECLADOS, RATONES, SISTEMAS OPERATIVOS y DISQUETERAS.

Gamas: Si necesita una divisin en subfamilia, podr utilizar las gamas como tal.

A continuacin se debern crear los almacenes necesarios en Control de almacn (en el men Almacn). En esta ventana introducir los datos de los almacenes de los que se disponga. Se considerar almacn, tanto una nave destinada como almacn como una tienda donde vaya a instalar un Terminal Punto de Venta, siempre y cuando interese conocer el stock almacenado en cada una de stas tiendas.

NOVEDAD: Se ha actualizado la lista de las entidades bancarias.

PREFERENCIAS
Por ltimo, se debera echar un vistazo a la ventana de Preferencias (en el men Edicin). Se encontrar en ella una serie de opciones que permitirn adaptar un poco la aplicacin a las necesidades de cada uno. En esta versin, la pantalla de Preferencias se divide en tres solapas que agrupan distintas opciones: 1 General Se puede configurar la salida de los documentos (facturas, albaranes, pedidos, ) y de los informes para que stos se enven por defecto a impresora, pantalla, archivo PDF, archivo de Microsoft Word (versiones 2000, XP o 2003) o archivo de OpenOfficce Writer. En el caso de que un informe o documento concreto no disponga de opcin de salida a archivo PDF o Word, ste saldr por pantalla. Se debe de tener en cuenta que para poder generar archivos PDF es necesario tener instalado Adobe Acrobat ReaderTM (es gratuito) y para generar archivos de Microsoft Word se deber tener instalado ste. Los tipos de IVA, que ya van cubiertos, pero que pueden variar y que debern ser modificados en el caso de utilizar IGIC. Las series por defecto de albaranes y facturas. En este apartado podr establecer la serie que se utilizar por defecto para crear nuevos albaranes de venta y facturas. Tambin se puede asignar una serie de facturacin como serie de pruebas. Las facturas emitidas en esta serie no se consideran como facturas oficiales, sino que se utilizan para hacer ciertas pruebas con la aplicacin. Por ello, estas facturas pueden eliminarse dejando huecos en la numeracin. Almacn predeterminado del que sale la mercanca que se vende y a donde llega la que se compra. Tarifa predeterminada que se asigna a la hora de crear un cliente. Texto del registro mercantil que puede aparecer en la parte inferior de las facturas de venta. Nmero de decimales: Se puede indicar el nmero de decimales a utilizar de forma permanente en las operaciones de compra y venta (2 4 decimales). Estos decimales se mostrarn tanto en la pantalla como en los documentos impresos y afectan a los precios de los artculos. Los importes finales de los documentos siempre mostrarn 2 decimales. Punto decimal: Puede decidirse si se utiliza como punto decimal el punto o la coma. Prefijo de EAN propio: Para la generacin de cdigos de barras del tipo EAN, se indicarn los dos primeros dgitos de comienzo.

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EAN 13 automtico: Si se marca esta opcin, al crear artculos nuevos se les asignar un cdigo de barras EAN 13 automticamente. Botn de notas: Pueden definirse unas notas que aparezcan automticamente en los documentos que se indiquen (presupuestos, albaranes, etc.) Idioma: Puede seleccionarse el idioma de toda a aplicacin. Los idiomas disponibles son el espaol (castellano), gallego y cataln. Una vez cambiado el idioma, al salir de la ventana de preferencias aparecer traducida toda la aplicacin.

IMPORTANTE: Si se modifica algn tipo de IVA, al cerrar la ventana se preguntar si desea actualizar los precios de los artculos. En caso de no actualizarlos, debe tenerse en cuenta que se deben actualizar manualmente para que cuadre el tipo de IVA con la cantidad de IVA establecida con anterioridad. PRECAUCIN: Cuando efecte cambios en los tipos de IVA procure asegurarse de que los precios de los artculos son los correctos y tenga en cuenta que los documentos emitidos antes del cambio de IVA permanecern inalterados a no ser que se modifiquen expresamente.

2 Documentos Plantillas para establecer si se utiliza el formato de documentos incorporado en la aplicacin o si se eligen documentos personalizados (se ver ms adelante en Confeccin de documentos personalizados). A cada tipo de documento se le puede asignar un tipo de papel diferente.

NOVEDAD: Aunque se seleccione un documento configurable, si se lanza la impresin por una modalidad que no sea pantalla o impresora, el documento se mostrar con el formato predeterminado.

3 Opciones Poder modificar en bsqueda incremental: Cuando se utilice la bsqueda incremental de artculos, clientes o proveedores (se ver ms adelante), al localizar el dato deseado puede aparecer la ventana con los datos en modo de edicin (poder modificarlos) o en modo de no edicin (no poder modificarlos). Utilizar IGIC en vez de IVA: Si su empresa est ubicada en Canarias puede marcar esta opcin y en todos los documentos que lo necesiten aparecer el texto IGIC en lugar del IVA de uso peninsular. Imprimir cabecera en los documentos del cliente: En caso de disponer de papelera con membrete donde se desee imprimir los documentos, esta opcin permitir no imprimir la cabecera con los datos de la empresa ni el logotipo en caso de que exista. Mostrar nmero de albarn en la factura: Activando esta opcin, en las facturas aparecer siempre el nmero de albarn del que procede el material facturado. Imprimir cdigos de barras en documentos: Una opcin para que los documentos lleven su numeracin impresa como cdigo de barras en formato Code39 (Slo disponible para la gama Empresarial). Avisar si se supera el riesgo del cliente: En caso de superar el riesgo establecido para cada cliente, saldr un aviso. En cualquier caso siempre se podr hacer la venta. Avisar en caso de ruptura de stock: En caso de que no haya existencias suficientes en almacn del artculo que se vaya a vender, se emitir un aviso. En cualquier caso siempre se podr hacer la venta del artculo. Las claves de acceso para los distintos tipos de usuario, segn el nivel de acceso de cada uno. Asignar coste de ltima compra en artculos: Si se quiere que el precio que se fije en la ltima compra realizada se establezca como precio de coste del artculo, debe estar marcada esta opcin. En caso contrario, el precio de coste ser siempre el establecido en la ventana de artculos manualmente. Agrupar albaranes en facturacin mltiple: A la hora de facturar mltiples albaranes, se puede querer agrupar todos los de cada cliente en una misma factura o que a cada albarn le corresponda una factura diferente. Introduccin continua de datos: Esta opcin permite que cuando se estn introduciendo datos de artculos, clientes, albaranes, etc. al acabar uno, inmediatamente se crea uno nuevo en blanco para seguir introduciendo datos. Esto es til para introduccin de gran cantidad de datos unos tras otros. Preguntar destino de impresin: Activando esta opcin, cada vez que se desee imprimir un informe se preguntar la salida que se desea (impresora, pantalla, PDF o Word), independientemente de lo que est

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seleccionado en la opcin correspondiente de preferencias (que permanecer inalterable para la siguiente impresin). Para poder generar documentos en Word necesitar haber previamente instalado Microsoft Word y para generar documentos en PDF necesitar tener instalado Acrobat Reader. Controlar ingresos y gastos en BitConta: Si se va a sincronizar la informacin de BitFac con BitConta, debe marcarse esta opcin. De esta manera, en BitConta se gestionarn los ingresos, gastos y movimientos bancarios y en BitFac desaparecen estas opciones del men. Mostrar desglose en artculos compuestos: A la hora de incluir en un documento un artculo compuesto, se decide si se desglosan sus componentes o no. Una vez configurado todo lo necesario, podr comenzar a trabajar de lleno con el programa.

NOVEDAD: Se incluyen opciones para decidir si en las facturas se imprime completa la cuenta bancaria del cliente o si se hace con asteriscos y tambin para indicar si se desea que los precios de compra del artculo no se muestren en las ventanas de documentos de venta.

NOVEDAD: Se permite indicar si en la actualizacin automtica de precios de coste se desea mantener el margen de beneficio y modificar automticamente el precio de venta.

4 LOPD Descripcin del fichero de clientes: Es el nombre que se le ha dado al fichero de clientes en el alta en el Registro General de Proteccin de Datos (si se ha realizado). Cdigo de inscripcin en el R.G.P.D. del fichero de clientes: Es el cdigo asignado por la Agencia de Proteccin de Datos al fichero correspondiente (si se ha realizado el registro). Finalidad del fichero de clientes: Es la finalidad que se le ha indicado al fichero en el alta en el Registro General de Proteccin de Datos (si se ha realizado el registro). Descripcin del fichero de proveedores: Es el nombre que se le ha dado al fichero de proveedores en el alta en el Registro General de Proteccin de Datos (si se ha realizado).

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Cdigo de inscripcin en el R.G.P.D. del fichero de proveedores: Es el cdigo asignado por la Agencia de Proteccin de Datos al fichero correspondiente (si se ha realizado el registro). Finalidad del fichero de proveedores: Es la finalidad que se le ha indicado al fichero en el alta en el Registro General de Proteccin de Datos (si se ha realizado el registro). Clave de cifrado de copias de seguridad y traspasos: Con la clave que introduzca en este campo quedarn cifrados los archivos comprimidos de exportacin de datos y las copias de seguridad.

PRECAUCIN: Recuerde siempre esta clave, ya que la necesitar para la descompresin de estos archivos (ya se haga automticamente o manualmente) y para la restauracin de copias de seguridad.

IMPORTANTE: Es conveniente que asegurarse antes de nada que quedan configuradas todas las opciones deseadas, que se han cubierto los ficheros auxiliares necesarios y que se han creado los almacenes necesarios. Si se ha hecho as, no habr que estar volviendo atrs cada poco tiempo para introducir datos nuevos.

VERSIONES PARA SERVICIOS TCNICOS, TALLERES DE VEHCULOS Y TIENDAS DE INFORMTICA

En estas versiones se puede seleccionar el tipo de orden de reparacin o trabajo que se va a utilizar, el tamao de papel y el nmero de copias que se desea imprimir. Puede indicarse igualmente un texto legal (pulsando el botn Texto de la primera solapa) para que aparezca en las rdenes de reparacin e indicar el coste de ensamblaje de un equipo en la versin para Tiendas de Informtica.

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CAPTULO 3

MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS
GESTIN DE CLIENTES
Al entrar en la ventana de Lista de clientes se puede observar que sta est ocupada casi en su totalidad por una lista con los datos principales del cliente: el nombre, el cdigo del cliente, el NIF de ste, su telfono principal, poblacin y provincia. Esta lista puede ordenarse por cualquiera de las columnas, pulsando en la parte superior de cada una. Al pulsar en dicha parte, se indicar el orden de la columna por el smbolo de ordenacin, compuesto por una A, una Z debajo y una flecha. El sentido de la flecha indicar si el orden es ascendente o descendente. Una segunda pulsacin sobre una columna ya ordenada, cambia el sentido de la ordenacin.

En la parte superior de la ventana aparece una barra de herramientas de gestin para aadir, eliminar, modificar datos de los clientes o simplemente verlos, sin poder modificarlos. Pulsando el botn Nuevo, se aadir una ficha de cliente en blanco con el cdigo de cliente en blanco, que se generar luego automticamente (numrico correlativo) al guardar los datos, aunque este cdigo, si se desea, puede cubrirse manualmente. El botn Eliminar borrar al cliente seleccionado en ese momento, pidiendo antes confirmacin al usuario. Los botones de Modificar y Ver abren la ventana de clientes, en la que aparecen todos los datos de los mismos, pudiendo en el primer caso modificar los datos del cliente. La ventana de Cliente muestra, como se puede observar, una serie de datos de ste como el nombre, direccin, telfonos, banco con el que trabaja y otros datos para seleccionarse de listas con datos introducidos anteriormente en archivos auxiliares, como es tipo de descuento (tarifa), zona o forma de pago. El riesgo para cada cliente deber establecerse manualmente y la deuda alcanzada es calculada automticamente por la aplicacin. Si la deuda alcanzada supera al riesgo establecido para un cliente, esta cantidad se mostrar de color rojo. Tambin puede establecerse para un cliente determinado, el que ser su vendedor habitual. Se puede seleccionar el pas del cliente. En caso de ser ste Espaa, las provincias se seleccionarn de un desplegable; en caso contrario, se escribirn directamente. Tambin para un pas extranjero se permitir la introduccin de cdigos postales de mayor tamao. La letra del NIF se calcular automticamente si no se introduce ninguna. En caso de introducir una letra, no deber separarse del nmero y la aplicacin comprobar si es correcta o no. En caso de que no sea correcta la letra introducida, la aplicacin lo har saber y la sustituir por la correcta. En situaciones de este tipo, lo mejor es comprobar el nmero completo. Si se introduce un NIF que ya exista para otro cliente, aparecer un mensaje de aviso para poder as identificar posibles duplicaciones de datos por introduccin de clientes repetidos.

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Se comprueba la validez del NIF espaoles para empresas, organizaciones sin nimo de lucro y extranjeros. Se comprueban adems los de Alemania, Francia, Reino Unido, Italia y Portugal. Existe la posibilidad de excluir a un cliente de mailings y listados. Tenga en cuenta que si lo excluye, habr ciertos tipos de listado (ventas por cliente, por ejemplo) que no totalizarn realmente el total de todas las ventas existentes, sino el de los clientes listados, excluyndose los indicados. En los informes y grficos globales, no desglosados, s aparecern esos totales. Tambin se comprobar que el nmero de cuenta que se introduzca sea correcto, comprobndose el dgito de control (D.C.) de la cuenta introducida. En caso de no ser correcto, la aplicacin lo indicar con un mensaje. En este caso deberan comprobarse detenidamente todos los nmeros de la cuenta para localizar el error.

A partir de la cuenta bancaria y del pas (si ste pertenece a la Unin Europea) se calcular automticamente el IBAN (International Bank Account Number).

NOVEDAD: Se ha aadido en esta versin la posibilidad de indicar el nombre comercial del cliente.

En la parte inferior de la ventana se encuentran dos solapas; una de ellas para introducir anotaciones sobre un cliente y otra donde se muestran las direcciones de envo. Debajo de stas solapas estn los botones de Imprimir etiquetas y de Envo. El primero abre una ventana (hay que tener seleccionada una direccin de envo de la lista) de impresin de etiquetas, en la que se puede seleccionar uno de los 12 modelos predeterminados de etiquetas APLI, el nmero de etiquetas que se desean imprimir y un indicador que sirve para comenzar a imprimir en la primera etiqueta de la pgina o empezar en otra etiqueta, que se calcula contando las etiquetas de la hoja de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

IMPORTANTE: Se puede asociar a un cliente una cuenta contable para realizar importaciones desde BitConta, en vez de utilizar el propio cdigo de cliente, como ocurra en versiones anteriores a la 2009.

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Con la barra de herramientas del apartado de direcciones de envo se gestionan las distintas direcciones que puede tener asignadas un cliente. As, se pueden asignar y eliminar direcciones a un cliente, modificarlas o visualizarlas simplemente. Puede establecerse una direccin de envo como direccin para albaranes. Seleccionando una direccin de la lista y pulsando el botn de Establecer direccin, dicha direccin quedar establecida como direccin para los albaranes. Los dems documentos (facturas, presupuestos,...) seguirn emitindose con la direccin principal del cliente.

NOVEDAD: En la gama Empresarial es posible intentar localizar la direccin del cliente a travs de GoogleTM Maps si dispone de conexin a Internet. Debe tenerse en cuenta, de todos modos, que este motor de bsqueda no siempre puede localizar correctamente todas las direcciones.

Volviendo a la Lista de clientes, al lado de la barra de herramientas de gestin, se encuentran los botones de Filtrado, para establecer y quitar filtros a los datos de los clientes. Los filtrados que se pueden hacer son: Por nombre: Se mostrarn nicamente los clientes cuyo nombre coincida con el texto introducido para filtrar, o aquellos que contengan este texto.

EJEMPLO: Si se filtra por la palabra congelado, veremos todas las empresas que incluyan sta palabra en su nombre, como Congelados Prez o Supercongelados XXI.

Por zona: Se mostrarn nicamente los clientes correspondientes a la zona seleccionada.

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Por tipo de cliente: Se mostrarn nicamente los clientes del tipo indicado. Por deuda superior a cierta cantidad: En esta opcin se establece una cantidad (en Euros) y aparecern los clientes cuya deuda supera sta cantidad. Por calle: Se mostrarn los clientes que correspondan a esa calle. Por poblacin: Se mostrarn nicamente los clientes pertenecientes a dicha poblacin. Por provincia: Se mostrarn nicamente los clientes pertenecientes a dicha provincia.

Los filtrados no son excluyentes, es decir, se puede filtrar por mltiples caractersticas al mismo tiempo seleccionando la casilla del tipo de filtrado que se desea efectuar y el dato por el que filtrar.

Cuando hay establecido un filtro se pueden aadir, eliminar o modificar los datos de un cliente. Al eliminar un filtro establecido, se vuelven a mostrar todos los clientes en la lista. A continuacin, a la derecha, se muestra el botn de Buscar que abre una ventana de bsqueda. Con este tipo de bsqueda, conocida como bsqueda incremental, puede ir teclendose en un campo de texto un nombre o cdigo de cliente (depende de lo que se seleccione en esta ventana) y en la lista inferior se ir seleccionando el dato que vaya coincidiendo con el que se est tecleando. Una vez localizado este dato se pulsa la tecla Intro o se hace un doble clic con el ratn en el dato de la lista, y aparece la ventana de datos del cliente, con ste cliente seleccionado. Esta ventana aparecer en modo de edicin si en Preferencias se haba marcado la opcin Poder modificar en bsqueda incremental y en modo de slo lectura en caso contrario.

Los otros dos botones de bsqueda permiten localizar un cliente determinado por su NIF o por cualquiera de sus dos telfonos posibles.

NOVEDAD: Tras una bsqueda por NIF o por telfono, el cliente localizado aparece seleccionado en la lista.

En la ventana de bsqueda, pueden filtrarse los clientes que aparecen en la lista por tipo de cliente, seleccionando ste en la lista de la izquierda. Para quitar un filtro establecido en esta lista, bastar con pulsar el botn alargado que muestra una flecha apuntando hacia la izquierda. Gracias a la opcin de Grficos podrn visualizarse las ventas de un cliente a lo largo de todo un ao. Esta opcin nicamente se encuentra disponible en la gama Empresarial.

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NOVEDAD: Se ha cambiado el sistema de presentacin de grficos para intentar hacerlos ms modernos y agradables a la vista.

Los grficos permiten personalizarse, tanto en pantalla como a la hora de imprimirlos, de manera que puedan verse en 2 3 dimensiones y de diferentes tipos. Los grficos en 3D pueden girarse utilizando los botones de Elevacin y Rotacin. Se pueden ver los documentos que se hayan emitido para el cliente seleccionado (albaranes, facturas, etc.) y los artculos que se le han vendido utilizando las solapas con los ttulos Documentos y Artculos.

El botn de Mailing abre una ventana de impresin de etiquetas (similar a la vista anteriormente) en la que se indicarn los cdigos del cliente inicial y final cuyas etiquetas se desean imprimir, pudiendo establecerse una condicin de filtro por el tipo de cliente. Por defecto aparecern los cdigos del cliente ms bajo y ms alto, respectivamente.

IMPORTANTE: Una opcin presente, aunque no tenga un botn para ser activada, es la de poder emitir un documento de autorizacin en la obtencin de los datos personales de un cliente. Para ello, basta con seleccionar el cliente de la lista y pulsar la tecla F12. Hay que asegurarse antes de haber cubierto correctamente los datos de la solapa LOPD de Preferencias.

NOVEDAD: En esta versin pueden utilizarse anticipos o entregas a cuenta de clientes para ser luego asignados a los cobros.

Con un cliente seleccionado de la lista, al pulsar el botn de Entregas a cuenta se muestra una ventana con la lista de anticipos que haya efectuado ese cliente.

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Cada entrega a cuenta llevar un nmero de anticipo, que se calcula automticamente, la fecha de la entrega, el concepto y el importe del mismo. Segn se vayan cargado cobros a la entrega a cuenta, la cantidad sin asignar ir disminuyendo hasta que se haya utilizado el importe por completo.

VERSIONES PARA SERVICIOS TCNICOS Y TIENDAS DE INFORMTICA

En estas versiones, se presenta en la parte inferior de la ventana de clientes, una nueva solapa de Equipos. En esta solapa se asignan o eliminan los equipos que pertenezcan al cliente en cuestin, de cara a realizar reparaciones en ellos. Los datos que se almacenan de estos equipos son la marca, el modelo, el nmero de serie, la fecha de compra, el perodo de garanta y un indicador de si existe un contrato de mantenimiento para ese equipo. Los cuatro primeros datos sern de especial importancia para poder cubrir correctamente luego las rdenes de reparacin.

VERSIN PARA TALLERES DE VEHCULOS

En estas versiones, se presenta en la parte inferior de la ventana de clientes, una nueva solapa de Vehculos. En esta solapa se asignan o eliminan los vehculos que sean propiedad del cliente en cuestin, de cara a realizar reparaciones en ellos. Los datos que se contemplan de los vehculos son la marca, el modelo, la matrcula, el color, la aseguradora, el nmero de pliza del seguro, el nmero de bastidor, el tipo de motor, la fecha de compra, garanta y un ltimo campo para Otros. Los tres primeros datos sern de especial importancia para poder cubrir correctamente luego las rdenes de trabajo.

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En la lista de clientes, se dispone tambin de un botn especfico para la bsqueda de un cliente por la matrcula de uno de sus vehculos.

GESTIN DE PROVEEDORES
La ventana de Lista de proveedores es igual a la de Lista de clientes, aunque luego, la ventana de Proveedor es un poco diferente. En esta ventana se muestran datos del proveedor como el nombre, direccin, telfonos,... unos desplegables para seleccionar forma de pago y tipo de proveedor, la deuda alcanzada, que se calcula automticamente, y un campo de notas acerca del proveedor para cubrir libremente. Se permite seleccionar el pas del proveedor. En caso de ser ste Espaa, las provincias se seleccionarn de un desplegable; en caso contrario, se escribirn directamente. Tambin para un pas extranjero se permitir la introduccin de cdigos postales de mayor tamao.

Se comprueba ahora la validez del NIF espaoles para empresas, organizaciones sin nimo de lucro y extranjeros. Se comprueban adems los de Alemania, Francia, Reino Unido, Italia y Portugal. El funcionamiento en cuanto a la edicin, filtrados, bsqueda incremental y mailing es muy similar al caso anterior de los clientes.

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A partir de la cuenta bancaria y del pas (si ste pertenece a la Unin Europea) se calcular automticamente el IBAN (International Bank Account Number). Se tiene la posibilidad de excluir a un proveedor de mailing y listados. Tenga en cuenta que si lo excluye, habr ciertos tipos de listado (compras por proveedor, por ejemplo) que no totalizarn realmente el total de todas las compras existentes, sino el de los proveedores listados, excluyndose los indicados. En los informes y grficos globales, no desglosados, s aparecern esos totales.

IMPORTANTE: Se puede asociar a un proveedor una cuenta contable para realizar importaciones desde BitConta, en vez de utilizar el propio cdigo de proveedor, como ocurra en versiones anteriores a la 2009.

NOVEDAD: Al igual que ocurre con los clientes, en la gama Empresarial es posible intentar localizar la direccin del proveedor a travs de GoogleTM Maps si dispone de conexin a Internet. Debe tenerse en cuenta, de todos modos, que este motor de bsqueda no siempre puede localizar correctamente todas las direcciones.

NOVEDAD: En esta versin pueden utilizarse anticipos o entregas a cuenta a proveedores para ser luego asignados a los pagos. El sistema funciona de manera muy similar al caso de los anticipos de cliente.

GESTIN DE ARTCULOS
En la ventana de Lista de artculos, la lista contiene la descripcin del artculo, la referencia (cdigo del artculo), el cdigo de barras de ste y su precio desglosado.

Aparecen las barras de herramientas de gestin, filtrados, botones de bsquedas y grficos (este ltimo en la gama Empresarial nicamente) cuyo funcionamiento es muy similar a los casos anteriores de proveedores y clientes.

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IMPORTANTE: Debe tenerse en cuenta que la bsqueda incremental de artculos se puede ralentizar notablemente si el nmero total de artculos supera los 65.000, sobre todo si se est utilizando una conexin en red local.

En la ventana de bsqueda, puede filtrarse la lista por fabricante, familia o gama del producto. El funcionamiento es similar a la ventana de bsqueda de clientes. Se muestra tambin un botn de TPV, para poder insertar imgenes para los artculos que aparezcan luego en BitTPV 2010 si se exportan los datos, que se mostrarn si se activa la pantalla tctil para ventas.

Cabe destacar que en este caso, por supuesto, cambian los criterios de filtrado, establecindose filtros por descripcin (o parte de la descripcin del producto), fabricante, familia o gama a la que pertenece.

IMPORTANTE: La longitud mxima de la referencia de un artculo es de 13 caracteres.

La ventana de Artculo muestra todos los datos de inters sobre el artculo seleccionado, como el cdigo, cdigo de barras que puede darse en 4 sistemas de codificacin posibles (EAN13, EAN8, Code39 e Interleaved 2 de 5), el tipo de IVA, la descripcin del artculo, caractersticas detalladas, fabricante, familia, gama, existencias mnimas en stock por cada almacn, un indicador de si el artculo es o no almacenable y el precio del artculo, entre otros.

EJEMPLO: Un artculo deber marcarse como No Almacenable si no se quiere llevar control de existencias de ste en almacn o si se trata de un servicio, como Mano de obra, por ejemplo.

Cabe mencionar ms detalladamente algunos de los datos que se almacenan en esta ventana: Precio del artculo: El precio de venta del artculo puede fijarse estableciendo la base imponible, con lo que se calcular automticamente el precio final y el IVA, o estableciendo el precio final, con lo que se calcular automticamente la base imponible. Se muestra tambin el precio de compra del artculo y el margen comercial entre la compra y la venta. Las tres cantidades estn relacionadas, de manera que el margen comercial se calcula automticamente al variar el precio de venta o el de compra. Si se quiere calcular el precio de venta automticamente a partir del precio de compra aadindole un margen comercial, puede hacerse pulsando la flecha que aparece al lado del campo de Margen.

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IMPORTANTE: Tngase en cuenta que el precio final se toma con IVA, pero si el cliente tiene recargo de equivalencia, este precio se incrementar con respecto a un cliente que no lo tenga.

Tarifa: Para cada artculo deber establecerse los descuentos correspondientes a cada tarifa. De este modo, cuando a un cliente se le establezca una tarifa, al vender el artculo se establecern los descuentos correspondientes segn el artculo y el cliente al que se realiza la venta. Sistema de envases/unidades: El sistema de envases/unidades se utiliza cuando un artculo se compra en unidades ms grandes de las que despus se venden.

EJEMPLO: Si se compra un artculo que venga en un pack de 24 latas, puede establecerse la compra por el pack completo y la venta por cada lata, de manera automtica.

IMPORTANTE: Si se va a utilizar el sistema de envases/unidades para un artculo, debe tenerse cuidado con no dejar a cero el nmero de unidades, ya que en este caso no har entradas de almacn (ya que el nmero de unidades contenidas segn los que se le indica, es cero).

Existencias en almacn: Se mostrarn para cada artculo las existencias del mismo en cada uno de los almacenes existentes. Estas existencias se modificarn automticamente con las compras, ventas y traspasos y manualmente haciendo una regularizacin de almacn, pero nunca desde la ventana de artculos. Precio medio de compra, ltimo precio de compra y fecha de la ltima compra: Se muestran para cada artculo estos datos que provendrn del total de compras realizadas desde que se comienza a trabajar con la aplicacin. Estos datos no se pueden modificar manualmente. Artculo descatalogado: Si se marca un artculo como descatalogado, ste no aparecer luego en las ventanas de albaranes, pedidos, compras, etc., simplificando as la operatividad del trabajo diario. Tasa: Puede establecerse una tasa o canon adicional para un artculo para el que lo exija la legislacin, sin tener que incluirlo en el precio del artculo.

EJEMPLO: Artculos tan dispares como despieces crnicos o soportes pticos para ordenador (CD-R y DVD) tienen establecidos cnones o tasas adicionales.

IMPORTANTE: Si se indica que el artculo es un servicio, a la hora de hacer importaciones en BitConta, las ventas de ese artculo pasarn a una cuenta del grupo 705, en vez de hacerlo a una del grupo 700.

NOVEDAD: En esta versin se permiten asociar proveedores a los artculos.

La asociacin de proveedores a un artculo puede hacerse de modo automtico o manual. Al hacer una compra de un artculo, automticamente ste se aadir a la lista de proveedores asociados, indicndose tambin la ltima vez que se le ha comprado el producto y el precio. La ficha del proveedor puede editarse para poder cubrir la referencia del proveedor asociada al artculo o el precio de compra. Tambin se pueden asociar proveedores de forma manual, directamente sobre la lista, y fijarle la referencia y el precio de compra.

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En la parte inferior de la ventana se pueden ver dos botones, uno de Imprimir etiquetas y otro de Imagen. El primero abre una ventana similar a la de etiquetas de clientes, en la que se seleccionan el nmero de etiquetas a imprimir, la etiqueta fsica de la hoja en la que se va a imprimir y un indicador para imprimir o no el cdigo de barras en la etiqueta del artculo.

NOVEDAD: Se incluye la posible tasa o canon en el precio impreso en las etiquetas.

El segundo botn (el de Imagen) permite aadir una fotografa del artculo (no ser la misma que la que se vaya a mostrar en el TPV).

PRECAUCIN: Las imgenes a aadir a los artculos debern estar en formato BMP (Windows Bitmap).

Para componer un artculo a partir de elementos individuales, se pulsar el botn Elementos. Al hacerlo se mostrar una ventana donde se pueden aadir o eliminar componentes.

Cuando se aade un artculo se le indica el nmero de unidades que lo componen.

Cuando el artculo est compuesto y se cierra la ventana de composicin, la aplicacin preguntar si se desea fijar el precio de venta como la suma de los precios de venta de los componentes. De ser as, ste ser el precio que se fije, que se puede cambiar luego en cualquier momento.

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IMPORTANTE: Al configurar un nuevo artculo se est indicando cual va a ser su composicin, pero no se est realizando ningn movimiento de almacn de ninguno de los componentes ni estos quedan bloqueados para poder comprarlos o venderlos como artculos de manera individual.

Gracias a la opcin de Grficos podrn visualizarse las ventas de un artculo a lo largo de todo un ao y los documentos en los que est incluido (albaranes, facturas, presupuestos, etc.). Esta opcin nicamente se encuentra disponible en la gama Empresarial.

NOVEDAD: Se ha cambiado el sistema de presentacin de grficos para intentar hacerlos ms modernos y agradables a la vista.

Tambin se pueden ver los documentos que se hayan emitido conteniendo el artculo seleccionado (albaranes, facturas, etc.), para lo que se ha habilitado una segunda solapa con el ttulo Documentos.

VERSIONES PARA SERVICIOS TCNICOS Y TIENDAS DE INFORMTICA

En la lista de artculos, pueden establecerse compatibilidades entre artculos. Para ello se seleccionar un artculo en la lista y se pulsar F11. De esta manera se mostrar una nueva ventana donde podrn asignarse artculos compatibles con el seleccionado en la lista. Para comprobar luego con qu artculo es compatible uno determinado, bastar con seleccionarlo en la lista y pulsar la tecla de funcin F12.

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EJEMPLO: A una impresora se le pueden asignar todos los cartuchos que son compatibles con ella para poder ver tambin cada cartucho con cuales impresoras es compatible.

En estas versiones, se muestra adems:

Nmero de serie: Si se activa la gestin de nmero de serie para un artculo dado, cada vez que se compre, se venda, entre en un proceso de fabricacin o se traspase entre dos almacenes, se pedir el nmero de serie para poder rastrearlo individualmente.

Perodo de garanta: Se puede llevar un control de la garanta de los artculos comprados y vendidos. Para ello es necesario cubrir en la casilla correspondiente, situada en la parte derecha de la solapa de Almacenes y tarifas, el nmero de meses que dura la garanta del artculo. Luego, a la hora de venderlo, se indicar en la venta que el artculo se encuentra en garanta al posicionarse sobre l.

Para componer un equipo a partir de elementos individuales, se pulsar el botn Elementos. Al hacerlo se mostrar una ventana donde se pueden aadir o eliminar componentes.

NOVEDAD: Se ha incluido en las familias para el ensamblaje de los equipos informticos, la de fuentes de alimentacin.

En esta ventana podrn asignarse los componentes necesarios para ensamblar un equipo informtico (otros artculos creados con anterioridad). Para incluir un elemento se marcar la casilla de la izquierda del nombre de la familia de elementos a montar y luego se seleccionar de cada desplegable el artculo deseado. Los artculos estarn disponibles en cada familia si se han asignado correctamente a las familias predeterminadas por la aplicacin. Una vez configurado el equipo, segn los precios de venta de cada componente, se le puede asignar un precio de venta al equipo que sea la suma de los precios de cada componente, o dejarlo en blanco para cubrirlo a mano.

IMPORTANTE: Al configurar un nuevo equipo se est indicando cual va a ser su composicin, pero no se est realizando ningn movimiento de almacn de ninguno de los componentes ni estos quedan bloqueados para poder comprarlos o venderlos como artculos de manera individual.

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En esta versin, se muestra adems: Talla y color: A cada artculo puede asignrsele una talla y un color. Puesto que varios artculos pueden compartir muchas caractersticas y diferenciarse nicamente en la talla y en el color, BitFac proporciona una forma sencilla de pasar esos datos comunes de unos artculos a otros. Para ello, bastar con cubrir un artculo de la serie que se desee introducir y desde la misma ventana de los datos del artculo, pulsar F5. A continuacin se crea un nuevo artculo y sin necesidad de cubrir ningn dato, pulsando F6 se rellenan muchos de los campos necesarios. Esta operacin puede repetirse las veces que sea necesario.

VERSIN PARA ALIMENTACIN Y BEBIDAS

En esta versin, se muestra adems:

Envase retornable: Puede indicarse si el artculo indicado tiene un envase retornable. Los artculos con envases retornables son los nicos que pueden figurar en la lista de retorno de envases. Gestin de taras: Se incluye en esta versin la gestin de taras y destares. Para ello, en el men de Archivos auxiliares, aparece ahora la opcin de embalaje, para poder indicar los diferentes tipos de embalajes en que se pueden presentar los productos.

NOVEDAD: La gestin de taras se considera nueva en esta versin, aunque ya se haba incorporado en una revisin de la versin anterior de la aplicacin.

Luego, en la ventana de artculos, cuando se activa la opcin de control de Envases / unidades, se habilita tambin el botn de Taras. Al pulsar este botn, se muestra una ventana donde aparecen todos los envases disponibles para asignar el peso del envase correspondiente para el artculo actual.

Una vez establecido esto, a la hora de comprar mercanca, cuando se aada un artculo que tiene tara, se mostrar una ventana en la que se indicar el embalaje que se est recibiendo, para, de esa manera, descontar automticamente la tara e introducir as en el almacn el peso neto del producto.

En los documentos impresos, se indicar el tipo de embalaje y su tara correspondiente. En el momento de efectuar una venta de un artculo que tiene tara asignada, tambin se preguntar el tipo de embalaje, aunque en este caso tambin se deber indicar el peso bruto, para que descuente la tara a la hora de calcular las unidades del artculo a vender.

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GESTIN DE VENDEDORES
La ventana de Lista de vendedores contiene la lista con los vendedores contratados por la empresa. El funcionamiento de sta ventana es muy similar a las de clientes y proveedores, con la salvedad de que no permite opciones de filtrado ni bsqueda incremental porque se supone que no habr tal cantidad de vendedores como para que el usuario no los pueda encontrar fcilmente. Una vez seleccionado un vendedor, en la ventana de Vendedor, se muestran los datos de filiacin de ste; nombre, direccin, telfonos,... y una cuadrcula para establecer un rappel de comisiones.

El funcionamiento de la tabla de comisiones consiste en colocar las cantidades a facturar (en Euros) y la comisin correspondiente a ese rango de facturacin. En ltimo lugar, cuando se quiera indicar una comisin para cantidades superiores a cierta cantidad, sin lmite superior, en la columna Hasta se pondr un 0.

EJEMPLO: Si un vendedor tiene una rappel del 5% hasta 5.000, un 7% hasta 10.000 y un 10% por encima de esa cantidad, la tabla debera contener 3 lneas: Desde 0 hasta 5.000, desde 5.000,01 hasta 10.000 y desde 10.000,01 hasta 0.

IMPORTANTE: Asegrese de no dejar lneas en blanco en la tabla de comisiones que puedan provocar clculos incorrectos de las mismas.

GESTIN DE TCNICOS (VERSIONES PARA SERVICIOS TCNICOS Y TIENDAS DE INFORMTICA)

En la ventana de Lista de Tcnicos se muestran los tcnicos disponibles para la realizacin de trabajos. Esta ventana es muy similar a la de Lista de Vendedores, por ejemplo.

Una vez seleccionado el tcnico de la lista, en la ventana Tcnicos se muestran los datos principales de ste, como el nombre, direccin, telfono y categora del tcnico.

SELECCIN DE EMPRESA
La ventana de Empresas contiene la informacin relativa a las empresas de las cuales se va a llevar la gestin. Esta ventana contiene los datos fundamentales de la empresa, necesarios a la hora de facturar, emitir recibos y exportar a una contabilidad, por ejemplo.

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Aparte de estos datos, en la parte inferior de la ventana se puede observar el espacio para incluir bancos y nmeros de cuenta con los que trabaje habitualmente la empresa. Al cubrir estos datos bancarios, se podrn introducir apuntes en la ventana de Apuntes de caja y bancos para cada una de las cuentas aqu indicadas. El marcador en forma de doble felcha, indicar cual es la cuenta activa para la empresa, hacia la cual se dirigirn los abonos de domiciliaciones realizadas en la emisin de recibos. El cdigo emisor deber cubrirse en caso de que la entidad bancaria as lo exija. Si la empresa utiliza recargo de equivalencia en las compras, deber marcarse la casilla correspondiente. De esta manera, cuando se realicen compras a proveedor ya se incrementar este impuesto automticamente.

IMPORTANTE: Si se va a facturar con retenciones, deber marcarse la casilla de Aplicar retencin. Luego, en Preferencias, deber indicarse el porcentaje a aplicar por defecto.

Al lado de la barra de herramientas de mantenimiento, se pueden observar dos botones para insertar o quitar el logotipo de la empresa. Si se inserta un logotipo para la empresa, ste aparecer en facturas, albaranes, pedidos, etc. El logotipo deber ser una imagen en formato BMP (Windows Bitmap) del tamao aproximado a como debera salir en papel, aunque automticamente se ajustar para ser impresa en un tamao predefinido.

EJEMPLO: Si el tamao de la imagen es mucho ms pequeo que el tamao real que va a ocupar en papel, sta perder calidad al imprimirse, y si es mucho ms grande, estar ocupando demasiado espacio en memoria.

En la gama Profesional, esta ventana es un poco diferente, ya que se pueden cubrir los datos para una nica empresa.

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CAPTULO 4

GESTIN DE ALMACN Y COMPRAS

CONTROL DE ALMACN
En la ventana de Control de almacn, como se ha visto anteriormente, se debern cubrir los datos de cada uno de los almacenes o centros de venta que tenga la empresa, de los cuales interese mantener un control especfico del stock.

En la parte inferior de la ventana se muestran las existencias de todos los artculos en cada uno de los almacenes. Haciendo un doble clic con el ratn en la lista de artculos, puede asignarse la ubicacin al artculo seleccionado.

IMPORTANTE: El nmero de artculos que se indica que existen en un almacn, no tiene necesariamente que coincidir con el nmero de artculos indicados en la lista de artculos, ya que en esta ltima se muestran tanto los almacenables como los no almacenables.

Para llevar a cabo una regularizacin de un almacn o una entrada directa de artculos en almacn, se utilizar el botn Regularizacin para abrir una ventana en la cual se especificarn todos los artculos del almacn seleccionado en ese momento, con el stock terico y el stock real en almacn. Tambin se puede especificar la ubicacin de cada artculo dentro del almacn.

IMPORTANTE: Debe utilizarse esta opcin para cubrir el stock inicial una vez que comienza a trabajar con la aplicacin y luego nicamente para regularizaciones reales. Las entradas normales de material en almacn debern hacerse a travs de las compras.

Para localizar un artculo rpidamente en el almacn, se introducir su referencia en el campo marcado como Referencia a localizar. El botn de Traspasos entre almacenes se encarga de abrir la ventana de traspasos, a la cual tambin se tiene acceso directamente desde el men.

IMPORTANTE: Con la opcin de Recomponer, pueden cuadrarse las existencias de un artculo en almacn que se hayan podido desajustar por motivos desconocidos. Para ello utilizar el registro de todos sus movimientos, extrados de albaranes, compras, depsitos, regularizaciones manuales, TPV, etc.

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Pueden realizarse filtrados de artculos por distintos criterios y la bsqueda de un artculo concreto. Tambin pueden imprimirse etiquetas de los artculos almacenados. En este caso, se imprimirn tantas etiquetas de un artculo como unidades existan en almacn.

Al entrar en la aplicacin y si se tiene marcada la casilla de Avisar en caso de ruptura de stock de la ventana Preferencias, se indicarn los artculos que se encuentren por debajo de los mnimos indicados en la ficha del artculo, salvo que el mnimo indicado sea cero.

VERSIN PARA TIENDAS DE INFORMTICA

En esta versin puede verse tambin un botn de Componentes, que mostrar una ventana en la que se indica el stock existente en el almacn seleccionado, de los componentes principales de un ordenador.

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IMPORTANTE: En esta ventana aparecern las existencias de aquellos artculos que tengan asignada la correspondiente familia de entre las predeterminadas para componentes en la aplicacin.

TRASPASOS ENTRE ALMACENES

La ventana de Lista de traspasos muestra una lista en la que se pueden observar rpidamente los datos principales de un traspaso entre almacenes, que son el nmero de traspaso, el almacn de origen, el almacn de destino y la fecha del traspaso.

IMPORTANTE: Un traspaso realizado no puede modificarse. Si ha habido un error, se eliminar y se crear de nuevo.

Al entrar en la ventana de Traspaso, ya sea creando uno nuevo o viendo uno creado anteriormente, se observa un campo para el nmero de traspaso (que cuando se crea uno nuevo, estar en blanco), los almacenes de origen y destino en listas de seleccin y una cuadrcula donde se seleccionarn los artculos a traspasar, ya sea tecleando directamente la referencia del artculo, su cdigo de barras o eligindolo directamente del desplegable de la columna cdigo.

IMPORTANTE: Si se busca un artculo por cdigo de barras, una vez que lo encuentra cambia el contenido de la columna cdigo por su referencia, en vez de mostrar el cdigo de barras.

IMPORTANTE: Cuando se crea un nuevo traspaso el nmero de traspaso aparece en blanco porque ste no se genera hasta que el traspaso sea guardado.

Al localizar un artculo se cubrir automticamente la descripcin del mismo y se introducirn manualmente el nmero de unidades a traspasar del almacn de origen al almacn de destino. Automticamente se irn aadiendo lneas de traspaso segn se llega con el cursor al campo Unidades. De todos modos, pueden aadirse lneas manualmente con el botn situado sobre la cuadrcula con el smbolo + y eliminarse con el del smbolo -.

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EJEMPLO: No se preocupe por eliminar de la ventana la ltima lnea si sta tiene todos los datos en blanco (excepto el de unidades que automticamente se pone a uno), ya que stas lneas se borrarn automticamente al guardar el documento.

Una vez que se haya indicado el material a traspasar, el documento de traspaso puede guardarse pulsando el botn Aceptar o no guardarse, pulsando el botn Cancelar. Gracias al botn Imprimir, en cualquier momento se podr imprimir un documento de traspaso para acompaar la mercanca que se traspasa entre almacenes.

IMPORTANTE: El sistema est diseado para llevar un control de todos los almacenes desde una central, de manera que la informacin de existencias global estar disponible en esta central y cada centro de venta nicamente dispondr nicamente de la informacin de su propio almacn.

MOVIMIENTOS DE ALMACN
En esta ventana se pueden ver los movimientos de almacn realizados de forma manual desde la ventana de Regularizacin de almacn.

PEDIDOS A PROVEEDOR
En la ventana de Pedidos a proveedor se muestra una lista de los pedidos realizados con los datos ms relevantes de los mismos: nmero de pedido, fecha del pedido, nombre del proveedor, importe del pedido y nmero de albarn de proveedor al que corresponde el pedido (si ste ha sido pasado a albarn). La barra de herramientas de gestin permitir crear, eliminar, modificar y ver pedidos a proveedor, de manera similar a como ocurra con traspasos, clientes, artculos, etc. Con los botones de Filtrado se podrn filtrar los pedidos por nombre del proveedor al que han sido realizados o por la fecha en que se han emitido. En el lado derecho aparece el ao en curso. Todos los pedidos que se muestran corresponden a este ao. Para ver los pedidos de otro ao, basta con cambiar el ao en esta caja de texto. Esto mismo ser vlido para presupuestos, albaranes, facturas, etc.

La asignacin de un pedido a un albarn de compra se realizar con el botn Compra, situado a la derecha de los botones de filtrado y bsqueda. Al ejecutar esta opcin, la aplicacin le pedir el nmero de albarn de compra a que

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corresponde el pedido y una vez introducido y aceptada la operacin, en la parte izquierda de la lista, aparecer un smbolo en forma de doble flecha para indicar que el pedido ha sido pasado a compra. El nmero de albarn de compra se mostrar en la lista de pedidos y se habr creado automticamente en la ventana de Compras una nueva compra correspondiente al pedido realizado.

La ventana del Pedido contiene los datos de nmero de pedido, fecha (por defecto toma la fecha del ordenador, en todos los documentos) y nombre del proveedor.

IMPORTANTE: El nmero de pedido no se rellena hasta que el nuevo pedido se ha guardado, al igual que en el caso de los traspasos entre almacenes.

Una vez establecido ste ltimo dato, se puede comenzar a rellenar la cuadrcula o tabla del pedido, seleccionando los cdigos de los artculos del mismo modo que ocurra en la ventana de Traspaso. Cuando se selecciona un artculo, automticamente se rellenar la descripcin de ste y quedar pendiente cubrir el precio de compra del artculo y las unidades que se van a pedir. Antes de guardar el pedido deber fijarse la forma de pago del pedido y un descuento global del pedido si lo indicase expresamente el proveedor. La descripcin del artculo puede modificarse si se desea, ya que en ocasiones puede interesar apuntar ciertas variaciones sobre la descripcin prefijada.

EJEMPLO: Si se necesita una descripcin muy larga del artculo, se puede pulsar el botn Descripcin larga y se abrir una ventana en la que podr teclear una descripcin larga del artculo, que aunque luego no se pueda ver completa en la pantalla, saldr en el documento por impresora.

En esta descripcin larga, puede volcarse el texto que se haya introducido en el campo de Caractersticas del artculo seleccionado.

En los pedidos se indica el nmero de unidades pedidas y el nmero de unidades recibidas (que se pueden rellenar cuando se desee). En el momento en que se quiera pasar el pedido a una compra, se incluir nicamente el material recibido y se pedir confirmacin para generar automticamente un nuevo pedido que contenga el material restante, en caso de que exista. Debajo del cuerpo del pedido se muestran tambin los campos de subtotal, con la suma de la columna de importes, la base imponible, que es el subtotal con el descuento global aplicado, impuestos (que incluye IVA y recargos si los hubiese) y el importe total del pedido. Estos campos son calculados automticamente y no pueden editarse.

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Puede indicarse tambin si el pedido ha sido ya solicitado al proveedor y la fecha prevista de recepcin de la mercanca. En caso de necesitar introducir un artculo en el pedido que no se encuentre ya introducido, puede aadirlo directamente sin salir de la ventana del pedido pulsando el botn de Crear artculo. Se abrir en este caso una ventana con unos datos mnimos del artculo para ser cubiertos, y desde ese momento quedar introducido como si lo diese de alta en la ventana de artculos. De todos modos, siempre que sea posible, introduzca los datos completos desde la ventana de artculos.

Si, al igual que en el caso anterior, necesita realizar un pedido a un proveedor que no tiene dado de alta, puede aadirlo sin salir de la ventana de pedidos, pulsando el botn con el + que hay a la derecha del desplegable donde se selecciona el nombre del proveedor. En la ventana que se abre, podr introducir unos datos mnimos, que luego podr ampliar con calma desde la ventana de proveedores.

COMPRAS
La ventana de Lista de compras muestra una lista con las compras realizadas con los datos principales de la compra, como el nmero de albarn de compra, la fecha de la compra, el proveedor, el importe y el nmero de factura. De forma similar que en el caso de los pedidos a proveedor, delante de cada una de las compras realizadas se muestra un smbolo en forma de doble flecha o no se muestra nada, segn se haya generado recibo de la compra o no.

IMPORTANTE: No se necesita realizar un pedido a proveedor para crear una compra. Pueden realizarse compras directamente o pedidos que luego no se pasen automticamente a compras.

En la ventana de Compra se introducirn el nmero del albarn del proveedor, el nmero de factura del proveedor (si procede), la fecha, el nombre del proveedor y el almacn en el que va a entrar la mercanca comprada.

IMPORTANTE: El almacn que aparecer siempre por defecto ser el indicado en la ventana de Preferencias.

El cuerpo de la compra es similar al del pedido y su funcionamiento es el mismo. Una vez efectuada la compra, el material se habr dado de alta en almacn. En esta ventana no existe un botn de Imprimir compra, ya que se tanto el albarn de compra como la factura vienen ya impresos por el proveedor. Sin embargo, lo que s existe es un botn para Imprimir etiquetas, que permite imprimir etiquetas de precios para la compra recibida. Con este botn se abrir una ventana similar a la que imprima etiquetas

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en la ventana de artculos, con la particularidad de que se imprimirn exactamente las etiquetas necesarias para el material recibido.

IMPORTANTE: Entre documentos del mismo tipo, pueden copiarse las lneas de detalle con Ctrl+F7 de un documento (una compra, por ejemplo) y pegarlas en un nuevo documento con Ctrl+F8.

VERSIONES PARA SERVICIOS TCNICOS, TIENDAS DE INFORMTICA Y FERRETERAS

Si se va a realizar la compra de un artculo que haya sido marcado en su ficha como un artculo del que se va a llevar control de nmero de serie, a la hora de incluir dicho artculo en una compra e indicar las unidades, se pedir que se introduzca su nmero de serie.

Este nmero de serie debe ser nico para el artculo y no debe repetirse. Una vez introducido el nmero de serie, en la parte superior del cuerpo de la compra se indicar ste cuando se seleccione la lnea de compra correspondiente al artculo. A la izquierda de este nmero, en caso de que el artculo se encuentre en el perodo de garanta, aparecer el texto EN GARANTA en letras rojas.

En el caso de introducir varias unidades de un artculo con nmero de serie, la ventana de introduccin de estos ser diferente, permitindose en ella la introduccin de tantos nmeros de serie como unidades del artculo se hayan indicado.

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En este caso, se mostrar una ventana con una lista que contendr tantas lneas como unidades se hayan indicado. En la caja de texto de la parte superior se introducirn los nmeros de serie deseados y se pasarn a la lista pulsando el botn con la flecha hacia abajo o con el teclado pulsando la tecla AvPg. Una vez tecleados todos los nmeros de serie y pulsado el botn Aceptar, en la compra se habr desglosado la lnea introducida en tantas lneas como unidades indicadas, cada una con su nmero de serie y una sola unidad.

VERSIONES PARA DROGUERAS Y ALIMENTACIN

De manera similar a los nmeros de serie, funcionan los nmeros de lote de estas versiones, simplemente que estos s pueden repetirse, ya que un lote lo suelen componer varias unidades.

FACTURAS DE COMPRA
NOVEDAD: Esta opcin es nueva en esta versin, ya que en las versiones anteriores se indicaba el nmero de factura de compra en el propio albarn de compra. Como se puede apreciar a primera vista, en la ventana de Lista de facturas no se pueden crear facturas de compra directamente. El proceso a seguir es crear una compra (albarn de compra) y pasar ste a factura.

IMPORTANTE: No se permite la creacin de facturas directamente sin albarn para facilitar el seguimiento del material introducido en almacn, ya que de esta manera todo lo comprado est en los albaranes y no hay que mirar en dos documentos al mismo tiempo, con la complicacin aadida de que una factura contuviese ya varios albaranes.

Una factura tampoco es modificable directamente. Una vez que se recibe una factura de un proveedor sta no puede ser legalmente alterada. En caso de que haya un error, se debera recibir una factura de abono, haciendo una compra con las cantidades en negativo.

PRECAUCIN: Lo correcto para un abono es utilizar las cantidades en negativo y no el importe, aunque se pueda hacer, ya que si las cantidades se ponen en positivo, se estar efectuando otra entrada de material de almacn.

En el caso de que el error se detecte recin impresa la factura, sta podr eliminarse, con lo que el albarn quedar liberado para modificarse y volver a facturar.

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En la ventana de Lista de facturas, la lista que contiene las facturas, al igual que en el caso de los albaranes, tambin es de seleccin mltiple. Esta seleccin de varias facturas al mismo tiempo posibilita imprimir con el botn Imprimir facturas todas las facturas seleccionadas, una tras otra sin tener que abrir la ventana con los datos de cada factura. El botn Generar recibos, crea los recibos necesarios, segn la forma de pago establecida. La generacin de recibo lo que hace es apuntar un vencimiento pendiente en la ventana de Vencimientos para ser pagado en la fecha que corresponda. Al generar un recibo, la compra queda marcada con el indicador de doble flecha, para indicar que se han generado los recibos correspondientes. Sin embargo, la eliminacin de uno o todos los recibos generados por la compra, no quitan la marca.

IMPORTANTE: Para la generacin de recibos no funciona la seleccin mltiple de la lista.

IMPORTANTE: Se permite una modificacin parcial de las facturas. Esta modificacin permitida afecta nicamente a la descripcin de los artculos, no pudiendo cambiar referencias ni precios del contenido de la factura.

COMPRAS EN DEPSITO
La ventana de Lista de compras en depsito muestra una lista con las compras realizadas con los datos principales de la compra en depsito. Las compras en depsito se gestionan de manera independiente a los albaranes de compra normales. Las variaciones de almacn que provocan quedarn reflejadas como tales.

En este caso, en el cuerpo de la compra en depsito, aparece una columna de unidades compradas (Un.) y otra de unidades devueltas (Dev.). Cuando se realiza la compra se indican las unidades compradas y se cubre la fecha de

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compra, que aparece debajo de la cuadrcula, y cuando llegue el momento de hacer la devolucin se indicarn las unidades devueltas en la columna correspondiente. Automticamente se realizarn las actualizaciones en el almacn. En esta ventana aparece un botn Imprimir para imprimir un documento de devolucin de mercanca en depsito.

FABRICACIN DE EQUIPOS (VERSIN PARA TIENDAS DE INFORMTICA)

Para crear en esta nueva versin un ordenador nuevo a partir de sus componentes especificados, se debe ir a la opcin de Fabricacin de equipos del men Almacn. En esta ventana se podr elegir el artculo compuesto que se desea fabricar y se desglosarn automticamente sus componentes para introducir (si se desea y si los artculos componentes los soportan) los nmeros de serie correspondientes e indicar, por ejemplo, a que cliente va a ir destinado el equipo.

En cuanto el proceso de fabricacin se inicia, se dan de baja de almacn los componentes del artculo y se da de alta un nuevo artculo fabricado. No hay diferencia entre crear as los equipos compuestos o desde la ventana de compras. Utilizando este sistema se puede distinguir mejor la fabricacin propia de las compras externas y seguir el estado del proceso. Se puede tambin pulsando el botn Imprimir, sacar una copia de la orden.

GESTIN DE R.M.A. (VERSIN PARA SERVICIOS TCNICOS Y TIENDAS DE INFORMTICA)

En el caso de tener que enviar material para ser reparado al proveedor, puede utilizarse la nueva gestin de RMA. Al seleccionar esta opcin se presenta una ventana con la Lista de RMA a proveedores, donde se muestra el nmero de RMA interno, la fecha, el proveedor y el estado. En la barra de herramientas que hay encima de la lista pueden aadirse, eliminarse, modificarse o verse, solicitudes de RMA.

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Al crear una nueva solicitud de RMA, habr que cubrir la fecha (que por defecto es la actual), el proveedor, el tcnico que va a realizar el envo, el equipo al que pertenece la pieza a enviar (si el artculo que se enva es un componente de un equipo registrado), el artculo a enviar, su nmero de serie, el nmero de factura de compra y el nmero de RMA asignado por el proveedor. Tambin se puede indicar una descripcin detallada de la avera y una serie de observaciones. Finalmente se indicar el estado, es decir, si est pendiente de enviar, si se ha enviado ya o si se ha recibido el artculo reparado. En la parte inferior de la ventana se muestra un botn para imprimir la solicitud de RMA que debera acompaar al artculo que se enve y otro para imprimir una etiqueta para pegar en el paquete de envo. Se permite tambin filtrar las solicitudes de R.M.A. por proveedor, fecha, tcnico y estado de la solicitud.

TRAZABILIDAD INTERNA (VERSIONES PARA SERVICIOS TCNICOS Y TIENDAS DE INFORMTICA)

Si se pretenden gestionar nmeros de serie de los artculos, puede resultar de utilidad esta ventana para localizar nmeros de serie. Para poder seguirle la pista a un artculo determinado, adems de poder utilizar los informes habilitados al respecto, en esta ventana puede seleccionase dicho artculo y su nmero de serie y as obtener el proveedor al que se le ha comprado, el cliente al que se le ha vendido (si se ha vendido) y el ltimo almacn por el que ha pasado. Si se desea un informe ms detallado, puede marcarse la casilla Imprimir informe antes de pulsar el botn de Consultar.

RECOGIDA DE ENVASES (VERSIN PARA ALIMENTACIN Y BEBIDAS)

Puede realizarse una recogida de envases retornables para devolver al proveedor. En la opcin de Recogida de envases retornables del men de Almacn, se muestra una ventana donde se puede indicar e imprimir la recogida de estos envases. Luego se podrn ver informes con la comparativa de artculos comprados contra envases devueltos, para poder comprobar los que quedan por devolverse.

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CAPTULO 5

VENTAS Y FACTURACIN
Las ventanas de presupuestos, pedidos de cliente, albaranes y facturas, son muy similares entre s y a su vez muy parecidas a las ventanas de pedidos a proveedor y compras, por lo que se comentarn nicamente los detalles que varen entre unas y otras.

PRESUPUESTOS
En la Lista de presupuestos se muestran todos los presupuestos emitidos a clientes o posibles clientes. Un presupuesto puede ser luego pasado a pedido de cliente o, directamente, a albarn de venta. En cualquiera de los dos casos, el presupuesto pasa a quedar bloqueado (sin posibilidad de modificacin mientras no se elimine el documento al que fue pasado) y se indica en la lista el nmero de pedido o albarn con el que queda enlazado. En la ventana de presupuesto se incluye un desplegable para elegir el vendedor y en la cuadrcula de ventas se tiene una columna de descuento por lnea para cada artculo. Al seleccionar un artculo en una lnea del presupuesto, automticamente se rellena la descripcin (aunque esta puede cambiarse e incluso sustituirse por una descripcin larga como en el caso de los pedidos a proveedor vistos anteriormente), el precio de venta y el descuento prefijado por la tarifa aplicada al cliente segn el artculo elegido. De todos modos, cualquiera de estos datos puede modificarse a mano.

El botn Imprimir enviar a impresora una o dos copias del presupuesto, segn en Preferencias se haya o no elegido la opcin de N de copias. Al igual que en el caso de los pedidos a proveedor y las compras, en los presupuestos tambin se pueden crear clientes y artculos nuevos sin salir de la propia ventana de presupuestos. Se permitir igualmente presentar los presupuestos como proforma si se desea, marcando la casilla correspondiente que se encuentra debajo del campo Vendedor. Se puede marcar el presupuesto como PENDIENTE, ACEPTADO y RECHAZADO.

IMPORTANTE: nicamente los presupuestos marcados como aceptados pueden ser pasados a otro documento (como pedidos, por ejemplo).

Pueden imprimirse presupuestos con imgenes de los artculos si se selecciona la casilla de Imgenes de artculos y a cada artculo se le ha asignado la imagen correspondiente.

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VERSIN PARA TIENDAS DE INFORMTICA

En el caso de presupuestos, pedidos y albaranes, la barra de botones del documento tiene un botn ms para fabricar un equipo al vuelo.

Sin tenerlo dado de alta como artculo compuesto se puede crear un ordenador basado en sus componentes (sin referencia, claro est) pulsando el botn Fabricar equipo de la barra de herramientas del documento. En este caso la composicin que se hace no queda guardada para otra ocasin, ya que no se crea ningn artculo nuevo. La configuracin desde la ventana de Artculos se usar para equipos ms estables en su composicin ya que esta configuracin queda guardada y si se modifica un componente deber modificarse el artculo compuesto mientras que el segundo ser para ordenadores que se crean en un momento dado con los componentes de que se disponga en cada momento.

La principal diferencia interna de utilizacin es que utilizando el primer mtodo, los componentes del ordenador se dan de baja de almacn una vez que se fabrica el ordenador (a travs de una Orden de fabricacin o de una Compra) y aparece un artculo ms de este ltimo tipo, mientras que de la segunda manera los artculos desaparecen del almacn en el momento de la venta, ya que no pertenecen a ningn artculo compuesto.

VERSIN PARA SERVICIOS TCNICOS, TIENDAS DE INFORMTICA Y TALLERES

En la ventana de la lista de presupuestos, se muestra ahora un botn nuevo para poder pasar directamente el presupuesto a orden de reparacin.

PEDIDOS DE CLIENTE
El pedido de cliente es muy similar al pedido de proveedor, incluyndose como diferencia en el primero con respecto al segundo, el que el paso se realiza a albaranes de venta, en vez de a albaranes de compra, la aparicin de la columna de descuento como en el caso de los presupuestos y la asignacin del pedido a un vendedor (tambin como en el caso de los presupuestos). Adems de poder pasar el pedido a albarn, puede generarse tambin un pedido a proveedor con el contenido del pedido del cliente, directamente.

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ALBARANES DE VENTA
El albarn de venta es el documento que realiza la venta propiamente dicha y da de baja los artculos vendidos en el almacn. Los albaranes de venta, aparte del nmero, pueden tener 8 series diferentes. De esta manera pueden organizarse mejor las ventas de materiales de distintos tipos o a distintos tipos de cliente. La numeracin dentro de cada serie es correlativa, aunque no hay ningn problema por borrar albaranes y dejar huecos en la numeracin (lo mismo que en todos los documentos vistos hasta el momento), ya que no son ms que documentos de orden interno y de justificante de entrega de mercanca, en todo caso.

En la lista de albaranes puede hacerse una seleccin mltiple y, en este caso, en la parte inferior de la ventana se muestra el total de los albaranes seleccionados. Esto ocurre tambin en las ventanas de facturas y rdenes de reparacin (para las versiones que las incluyen).

Uno o varios albaranes pueden pasarse a una nica factura, agrupando as varias ventas en un nico nmero de factura. La lista de albaranes es de seleccin mltiple, con lo que se pueden tener seleccionadas varias ventas y luego pasar todas juntas a una nica factura, pulsando el botn Facturar albaranes. Para seleccionar varios albaranes basta con mantener pulsada la tecla Control mientras se seleccionan de la lista con el puntero del ratn (para seleccionar albaranes salteados) o la tecla Maysculas (para seleccionar bloques). Cuando se pulsa este botn, se abre una ventana que pregunta la serie en la que se va a facturar (por defecto aparece seleccionada la opcin que se haya indicado en Preferencias) y la forma de pago, ya que distintos albaranes a agrupar pueden haber sido apuntados con distintas formas de pago y la factura debe tener una nica forma de pago.

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NOVEDAD: Se incluye la posibilidad de cambiar la direccin de envo de un albarn sin tener que ir a la ficha de cliente para cambiar la predeterminada.

Se puede seleccionar una fecha diferente a la fecha actual (la que marca el ordenador) como fecha de la factura. En el desplegable de Almacn se selecciona el almacn del que va a salir la mercanca y, tanto el transportista como el nmero de bultos, no tienen ms valor que el informativo, que aparece en el propio albarn impreso para informacin del cliente. Se puede facturar directamente desde la ventana de albarn de venta. Para ello, basta pulsar el botn de Facturar, que mostrar la ventana de la factura para poder ser guardada e incluso imprimirla directamente.

Para agilizar en algunos casos el proceso de venta, puede efectuarse ahora la operacin de Facturacin y cobro, en la que se hace en un solo paso la factura, el recibo y el cobro del mismo. Esta operacin es especialmente til para ventas por caja en efectivo.

En la facturacin rpida aparecen marcadas las casillas para la generacin de todos los pasos, pero pueden omitirse uno o varios. La omisin de uno de ellos, conlleva obviamente la omisin de los siguientes. Al igual que ocurre con el resto de los documentos, es posible filtrar los albaranes por mltiples conceptos.

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Existe la posibilidad de seleccionar en las ventanas de albaranes, facturas y compras, varios elementos manteniendo la tecla Control pulsada mientras se seleccionan stos de la lista para seleccionar elementos de manera individual o Maysculas para seleccionar un bloque de elementos, y que de esta manera se muestre el importe total correspondiente a la suma de los importes de los elementos seleccionados. En la ventana de albaranes pueden imprimirse etiquetas para los bultos de envo, en este caso pulsando la tecla F12. Se abre una ventana mostrndose los tipos de etiquetas APLI en los que se puede imprimir y el funcionamiento es similar a la impresin de etiquetas de clientes o de artculos de que ya dispona la versin anterior. Se imprimirn tantas etiquetas como bultos se hayan indicado en el albarn. Esta opcin est disponible nicamente para la gama Empresarial. Los albaranes pueden mostrarse ahora sin valorar, indicando segn la casilla correspondiente que se seleccione, si se quiere que aparezcan las unidades, los importes de cada lnea o el importe total del albarn.

NOVEDAD: Ahora en las etiquetas para los bultos, se indica el nmero total de bultos de que se compone el envo.

VERSIONES PARA SERVICIOS TCNICOS, TIENDAS DE INFORMTICA Y FERRETERAS

Si se va a realizar la venta de un artculo que haya sido marcado en su ficha como un artculo del que se va a llevar control de nmero de serie, a la hora de incluir dicho artculo en una venta (u orden de reparacin) e indicar las unidades, se pedir que se introduzca su nmero de serie.

A diferencia de las compras, en esta ventana se permite elegir el nmero de serie de una lista. En esta lista se incluyen los nmeros de serie asociados al artculo indicado, que se han introducido en almacn y an no se han vendido. De cualquier modo, siempre se podr teclear directamente un nmero de serie que no figure en la lista.

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Este nmero de serie debe ser nico para el artculo y no debe repetirse. Una vez introducido el nmero de serie, en la parte superior del cuerpo de la venta se indicar ste cuando se seleccione la lnea de albarn correspondiente al artculo. A la izquierda de este nmero, en caso de que el artculo se encuentre en el perodo de garanta, aparecer el texto EN GARANTA en letras rojas. En el caso de introducir varias unidades de un artculo con nmero de serie, la ventana de introduccin de estos ser diferente.

En este caso, se mostrar una ventana con una lista que contendr tantas lneas como unidades se hayan indicado. En la caja de texto de la parte superior se introducirn los nmeros de serie deseados y se pasarn a la lista pulsando el botn con la flecha hacia abajo o con el teclado pulsando la tecla AvPg. Una vez tecleados todos los nmeros de serie y pulsado el botn Aceptar, en el albarn se habr desglosado el artculo introducido en tantas lneas como unidades indicadas, cada una con su nmero de serie y una sola unidad.

NOVEDAD: Al pasar un pedido a albarn que contenga artculos que lleven control de nmero de serie, se mostrar una ventana con dichos artculos para seleccionar sus nmeros de serie. Editando el albarn pueden luego modificarse si es necesario.

VERSIONES PARA DROGUERAS Y ALIMENTACIN

Este caso es muy similar, salvo por que los nmeros de lote pueden repetirse, a diferencia de lo que ocurre con los nmeros de serie.

FACTURACIN
Como se puede apreciar a primera vista, en la ventana de Lista de facturas no se pueden crear facturas de venta directamente. El proceso a seguir es crear una venta (albarn de venta) y pasar ste a factura.

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IMPORTANTE: No se permite la creacin de facturas directamente sin albarn para facilitar el seguimiento del material salido de almacn, ya que de esta manera todo lo vendido est en los albaranes y no hay que mirar en dos documentos al mismo tiempo, con la complicacin aadida de que una factura contuviese ya varios albaranes.

Una factura tampoco es modificable directamente. Una vez que se entrega una factura a un cliente sta no puede ser legalmente modificada. En caso de que haya un error, se emitir una factura de abono, haciendo una venta con las cantidades en negativo.

PRECAUCIN: Lo correcto para un abono es utilizar las cantidades en negativo y no el importe, aunque se pueda hacer, ya que si las cantidades se ponen en positivo, se estar efectuando otra salida de material de almacn.

En el caso de que el error se detecte recin impresa la factura, sta podr eliminarse, con lo que el albarn quedar liberado para modificarse y volver a facturar.

IMPORTANTE: Siempre se puede eliminar el ltimo nmero de factura generado. No se permite la eliminacin de facturas intermedias para evitar la posibilidad de cometer un error de forma con respecto a la numeracin consecutiva de las facturas.

En la ventana de Lista de facturas, la lista que contiene las facturas, al igual que en el caso de los albaranes, tambin es de seleccin mltiple. Esta seleccin de varias facturas al mismo tiempo posibilita imprimir con el botn Imprimir facturas todas las facturas seleccionadas, una tras otra sin tener que abrir la ventana con los datos de cada factura.

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El botn Generar recibos, funciona de manera similar que en el caso de las compras por lo que la factura puede eliminarse. La eliminacin de los recibos generados por la factura no implica una liberacin de sta.

IMPORTANTE: Para la generacin de recibos no funciona la seleccin mltiple de la lista.

IMPORTANTE: Se permite una modificacin parcial de las facturas. Esta modificacin permitida afecta nicamente a la descripcin de los artculos, no pudiendo cambiar referencias ni precios del contenido de la factura.

En el caso de haber marcado en la ventana de Empresa la casilla de Aplicar retencin, se aplicar la retencin correspondiente que se haya indicado en Preferencias.

NOVEDAD: Si en Preferencias se ha marcado la opcin de Mostrar importes con impuestos en la impresin de facturas, al imprimir una factura se mostrar la columna de importe con los precios con IVA incluido.

TICKETS DE CAJA
La ventana de Tickets de caja sirve para visualizar tickets de caja importados de terminales de BitTPV 2010 de las distintas cajas que pueda tener la empresa en los diferentes centros de venta. En esta ventana se seleccionar de la lista el almacn (o centro de venta) que se desea visualizar y en la lista se mostrarn todos los tickets emitidos que hayan sido importados por la aplicacin. Un doble clic sobre una lnea de la lista de tickets, abrir una ventana en la que se muestra el ticket completo, tal y como ha sido emitido.

IMPORTANTE: Los tickets pueden visualizarse o eliminarse pero no pueden crearse ni modificarse. Deben importarse de BitTPV.

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Gracias al desplegable de la parte superior derecha de la ventana se podr seleccionar el terminal de procedencia de los tickets para una mayor claridad.

FACTURAS DE TPV
La ventana de Facturas de TPV sirve para visualizar facturas importadas de terminales de BitTPV 2010 emitidas en las distintas cajas que pueda tener la empresa en los diferentes centros de venta. Estas facturas podrn visualizarse, eliminarse o filtrarse segn varios criterios, pero no se podr crear desde BitFac ninguna factura nueva de TPV. La ventana de la factura de TPV es muy similar a la ventana en que se muestra la factura de venta.

VENTAS EN DEPSITO
La ventana de Lista de ventas en depsito muestra una lista con las ventas realizadas con los datos principales de la venta en depsito.

IMPORTANTE: Las ventas en depsito se gestionan de manera independiente a los albaranes de de venta normales. Sin embargo, las variaciones de almacn que provocan quedarn reflejadas como tales.

En este caso, en el cuerpo de la venta en depsito, aparece una columna de unidades vendidas (Un.) y otra de unidades devueltas (Dev.). Cuando se realiza la compra se indican las unidades vendidas y se cubre la fecha de devolucin, que aparece debajo de la cuadrcula, y cuando llegue el momento de hacer la devolucin se indicarn las unidades devueltas en la columna correspondiente. Automticamente se realizarn las actualizaciones en el almacn.

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En esta ventana aparece un botn Imprimir para imprimir un documento de devolucin de mercanca en depsito.

GESTIN DE MANTENIMIENTOS (VERSIONES PARA SERVICIOS TNCNICOS Y TIENDAS

INFORMTICA) (Slo para la gama Empresarial)

DE

La ventana de Lista de mantenimientos muestra una lista con los mantenimientos de servicio que se establezcan para determinados clientes.

Para definir un mantenimiento se establecer la fecha de inicio del servicio, la fecha de finalizacin del mismo, el cliente, el artculo al que se aplicar el servicio, el importe del servicio y la periodicidad del mismo. Segn las fechas del servicio, en la lista de mantenimientos se indicar la situacin de cada mantenimiento, indicndose si ste se encuentra en vigor o ha caducado.

Al entrar en la aplicacin se indicarn los mantenimientos que caduquen en esa fecha.

RDENES DE REPARACIN (VERSIONES PARA SERVICIOS TNCNICOS Y TIENDAS

INFORMTICA)

DE

La lista de rdenes de Reparacin es muy similar a la de Albaranes de Venta. Como dato a destacar, en este caso los filtrados pueden hacerse por cliente, por fechas o indicando las rdenes que estn pendientes (que no han sido facturadas de manera automtica). La ventana de Orden de Reparacin est formada por un encabezamiento y dos partes bien diferenciadas. El encabezamiento de la orden contiene el nmero de orden, la fecha, el cliente, el almacn del que van a salir las piezas, el tcnico al que se asigna la orden y el equipo a reparar. Luego la ventana se divide en la Orden de Reparacin propiamente dicha, en la que se pueden introducir la lista de problemas detectados por el cliente en el equipo que trae para reparar y luego los incidentes que ocurren durante la reparacin, y el Albarn de Taller, donde se asignan los materiales y mano de obra utilizados en la reparacin con su correspondiente valoracin.

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BitFac 2010

Se muestra en la parte inferior de la ventana la fecha prevista de entrega del equipo reparado al cliente, se puede indicar si requiere desplazamiento y si es urgente o no. Puede imprimirse tambin una hoja de trabajo para el tcnico, asociada a la orden de reparacin en cuestin.

Si se desea que la orden de reparacin sea tratada como una RMA (Return Material Authorization), se deber marcar la casilla que aparece al lado el Nmero de Orden. No tiene mayor incidencia en la gestin que el llevar una relacin interna de material devuelto autorizado. La parte inferior de la orden de reparacin, al imprimirla, es un resguardo para el cliente.

IMPORTANTE: Para que se muestren los equipos disponibles, hay que tener seleccionado al cliente en el desplegable.

Al pasar una orden de reparacin a factura, se pasar el contenido de la parte de albarn de taller y se preguntar adems de la serie en la que se desea facturar y la forma de pago, como en el caso de los albaranes de venta, el cliente al que se desea facturar, ya que no tiene por que ser el mismo que al que se le realiza la reparacin.

IMPORTANTE: S incluye un botn de Imprimir etiquetas, para poder imprimir pegatinas para pegar en el equipo que se recibe para reparar y tenerlo as identificado mientras se encuentre en el taller.

NOVEDAD: Al aadir lneas a un albarn de taller para un equipo en garanta, los precios de estos artculos pasan a ponerse a cero, adems de indicarse el hecho en la propia ventana.

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RDENES DE TRABAJO (VERSIN PARA TALLERES DE VEHCULOS)

La lista de rdenes de Trabajo es muy similar a la de Albaranes de Venta. Como dato a destacar, en este caso los filtrados pueden hacerse por cliente, por fechas o indicando las rdenes que estn pendientes (que no han sido facturadas de manera automtica).

La ventana de Orden de Trabajo est formada por un encabezamiento y dos partes bien diferenciadas. El encabezamiento de la orden contiene el nmero de orden, la fecha, la matrcula, el cliente, el almacn del que van a salir las piezas, el vehculo a reparar. Luego la ventana se divide en la Orden de Trabajo propiamente dicha, en la que se pueden introducir la lista de problemas detectados por el cliente en el vehculo que trae para reparar y luego los incidentes que ocurren durante la reparacin, y el Albarn de Taller, donde se asignan los materiales y mano de obra utilizados en la reparacin con su correspondiente valoracin.

IMPORTANTE: La orden de trabajo deber efectuarse para un vehculo dado de alta para algn cliente. Introduciendo la matrcula del vehculo en la orden de trabajo ya se recuperarn los datos de cliente y se mostrarn en la casilla correspondiente.

En la orden de trabajo se ha incluido la fecha de entrega y un indicador de Reparacin en garanta (en la parte de Albarn de Taller). Si se marca este indicador antes de hacer el albarn, los precios que se aplicarn sern los de coste, ya que se aplican al proveedor.

Al pasar una orden de trabajo a factura, se pasar el contenido de la parte de albarn de taller y se preguntar adems de la serie en la que se desea facturar y la forma de pago, como en el caso de los albaranes de venta, el cliente al que se desea facturar, ya que no tiene por que ser el mismo que al que se le realiza la reparacin.

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EJEMPLO: Para facturar a una aseguradora, se realizar la reparacin a nombre del cliente, y luego se facturar a nombre de la aseguradora, que deber estar dada de alta en la ventana de clientes.

NOVEDAD: Al aadir lneas a un albarn de taller para un vehculo en garanta, los precios de estos artculos pasan a ponerse a cero, adems de indicarse el hecho en la propia ventana.

VENCIMIENTOS: COBROS Y PAGOS

Los vencimientos son creados por facturas de venta (cobros) o compras (pagos) directamente y los primeros pueden visualizarse en forma de recibo imprimible que no puede ser modificado. De todos modos, en la ventana de vencimientos s hay datos de las columnas que pueden ser modificados manualmente. Los datos que pueden ser modificados son las fechas de libramiento y vencimiento del recibo, el importe de ste y la cantidad cobrada o pagada. La caja de chequeo situada en la columna ms a la izquierda con ttulo S (de situacin), indica si se considera el recibo como pagado o no. As, si se introduce una cantidad cobrada o pagada superior al importe del recibo, ste pondr automticamente su situacin como Pagado, pero puede considerarse un recibo como pagado aunque no llegue al importe estipulado.

EJEMPLO: Toda venta facturada, aunque sea al contado, genera un vencimiento en la fecha actual para llevar el control de los cobros realizados.

Los recibos pueden visualizarse en pantalla o enviarse a impresora, de manera individual o en bloques, seleccionando recibos entre dos fechas o entre nmeros de recibo. Tambin puede imprimirse un listado de recibos vlido para llevar al banco e incluso llevarlos en disquete en formato de Cuaderno 19 del Consejo Superior Bancario. Para visualizar un recibo, deber pulsarse el botn Ver de la ventana de Vencimientos.

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Para imprimir los recibos, pueden visualizarse uno a uno e imprimirse, seleccionar el botn Imprimir de la ventana de Vencimientos para imprimir un bloque por fechas o nmeros de recibo, o el botn Remesa en listado, para sacar un listado que se puede entregar luego en la oficina bancaria.

Para generar una remesa de recibos para enviar en disquete al banco, se pulsar el botn Remesa a disquete y en la ventana que aparece se seleccionarn en la lista los recibos a incluir en la remesa. Se incluir en el disquete el archivo generado con nombre CSB1980, seleccionando la ruta de exportacin del archivo directamente a la unidad A: (disquete) o a una carpeta para luego pasarlo manualmente al disquete, y se etiquetar ste de la siguiente manera: DE: Cliente Presentador A: Entidad Bancaria CARACTERISTICAS: Doble Cara, Alta Densidad FICHERO: Domiciliaciones VOLUMEN: 1 de 1 El eliminar un recibo o vencimiento, no implica una liberacin de la factura como en el caso de los pasos de pedidos a albaranes, o albaranes a facturas, por ejemplo. Los recibos podrn borrarse libremente, y una factura que haya generado recibos, podr volver a generar otros. En la parte inferior de la ventana se muestran los totales de los importes, recibos pagados y recibos pendientes. La opcin de Vencimientos pendientes, permite tener una visin general del estado de los documentos generados. As, se puede ver el importe facturado del que no se han emitido an recibos, el importe de material vendido que an no se ha facturado, el importe del material pedido y an no vendido, etc.

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Con la opcin de Seguimiento, puede seleccionarse un recibo (cobro o pago) y ver toda la relacin de documentos que se ha seguido para llegar a l, indicndose la factura a la que pertenece, los albaranes que la componen, etc.

IMPORTANTE: Para indicar el importe cobrado correspondiente a un recibo ya no se cubre directamente en la lista, sino que se selecciona el recibo y se la hace un Cobro (o un Pago, segn corresponda)

Al asignarle un cobro a un recibo, se mostrar una ventana con la lista de cobros asociados a ese vencimiento (pueden ser varios) con la fecha y el importe. En la parte inferior de esta ventana se muestra el total cobrado y la parte que queda pendiente por cobrar.

En la realizacin del cobro se indicar, adems de la fecha y el importe a cobrar, un indicador para realizar o no un apunte en la cuenta bancaria de la empresa (o en la caja) en la que se va a apuntar cobro.

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NOVEDAD: A la hora de hacer el cobro, puede indicarse que ste se tome de una entrega a cuenta previa efectuada por el cliente, que se seleccionar en el desplegable correspondiente.

El caso de los pagos es idntico al de los cobros.

INGRESOS Y GASTOS

(Slo para la gama Empresarial)

IMPORTANTE: En el caso de tener instalado el Mdulo de Ingresos y Gastos, estas opcin desaparece. Aparte de los cobros de material vendido y de los pagos de material comprado, una empresa tiene otros gastos e ingresos que se deben contabilizar aparte. Si se trabaja directamente con un programa de contabilidad, es posible que no interese utilizar esta ventana, pero en caso de hacerlo, puede ser de gran utilidad para llevar controlados los movimientos de dinero que no tengan relacin directa con el material comprado y vendido.

En cada apunte de ingreso o gasto se contempla la fecha del apunte, la cuenta a la que se aplica, el concepto, el importe y la parte que se ha pagado o cobrado. Al igual que en el caso de vencimientos, la columna de la izquierda marca la situacin del apunte en cuanto a si ha sido efectuado el cobro o pago, o por el contrario sigue pendiente.

EJEMPLO: En el apartado de Cuenta, puede utilizarse un nmero de cuenta contable oficial o simplemente uno inventado como IMPR para hacer referencia a gastos de imprenta, o PUBLI para gastos de publicidad, por ejemplo.

En ingresos y gastos se incluyen tambin las columnas de IVA. En estos campos se debe incluir la cantidad de IVA que representa el gasto o el ingreso apuntado, para tenerlo en cuenta luego en la ventana de Facturacin e IVA. Las cantidades a introducir como importe de la operacin debern ser, igual que antes, con el IVA ya incluido.

IMPORTANTE: En el caso de haber marcado la opcin en Preferencias de Controlar ingresos y gastos en BitConta, esta opcin no estar disponible.

APUNTES DE CAJA Y BANCOS

(Slo para la gama Empresarial)

IMPORTANTE: En el caso de tener instalado el Mdulo de Ingresos y Gastos, estas opcin desaparece. En esta ventana se pueden apuntar los movimientos realizados en la caja mayor y en cualquiera de las cuentas creadas para la empresa, para cada una de las cuales se muestra una solapa diferente dentro de la ventana actual. Los datos que se contemplan para cada apunte son la fecha del apunte, el concepto y la cantidad (abono o cargo) y el saldo, que es calculado automticamente.

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PRECAUCIN: Procure en cada lnea introducir una cantidad en la columna de abono o en la de cargo, pero no en ambas en la misma lnea.

IMPORTANTE: En el caso de haber marcado la opcin en Preferencias de Controlar ingresos y gastos en BitConta, nicamente se podrn hacer apuntes de caja.

RESUMEN ECONMICO

(Slo para la gama Empresarial)

La ventana de Resumen econmico permite tener una visin global de la situacin actual de la empresa, ya que en una nica ventana se presentan los totales de ingresos, gastos, cobros, pagos, las cantidades pendientes, y los saldos totales de caja y banco. Adems la presentacin de grficos de barras muestra la evolucin mensual de los cobros, pagos, ingresos y gastos de la empresa. Al realizar apuntes en las ventanas de vencimientos, ingresos/gastos y caja/bancos, estos deben ser coherentes entre s. De esta manera, si se apunta un gasto, ste debe tener un reflejo en caja o en una cuenta bancaria, y si se emite un recibo para cobrar una venta, debe reflejarse tambin en una cuenta o en caja. Cuando esta coherencia se rompe, en la parte superior de la ventana aparecer en rojo un indicador de Descuadre. Cuando aparece este descuadre deber comprobar sus apuntes para ver donde se encuentra el error. En caso de no utilizar las ventanas de ingresos/gastos o las de caja/bancos, siempre le aparecer el indicador de Descuadre, pero no debe preocuparse por ello.

IMPORTANTE: En el caso de haber marcado la opcin en Preferencias de Controlar ingresos y gastos en BitConta, esta opcin no estar disponible.

FACTURACIN GLOBAL E IVA (Slo para la gama Empresarial)

En esta ventana se muestra, para el ao indicado en el campo situado en la esquina superior izquierda, un grfico resumen de la facturacin global de la empresa y los totales por trimestres de IVA soportado y repercutido, referente a las compras y ventas realizadas.

IMPORTANTE: En este resumen de IVA no se incluyen los gastos e ingresos, ya que no se tiene en cuenta el hecho de que unos son deducibles y otros no, por ser ese tipo de gestiones competencia de una aplicacin de contabilidad.

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VENTAS TOTALES (Slo para la gama Empresarial)

En esta ventana se muestra, para el ao indicado en el campo situado en la esquina superior izquierda, un grfico resumen de las ventas totales de la empresa y los totales de ventas por meses. En la parte derecha, una serie de casillas servirn para indicar los tipos de ventas que se desean incluir en las sumas, pudiendo aadirse cualquier serie de albaranes, los tickets de los TPVs y las facturas de los TPVs.

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CAPTULO 6

LISTADOS E INFORMES
LISTADOS DE CLIENTES
Los listados de clientes se realizarn entre dos clientes indicados, que por defecto sern el primero y el ltimo de los clientes introducidos, segn el tipo de ordenacin que se seleccione, ya sea por cdigo o por nombre (alfabticamente).

Puede emitirse un listado de clientes con los datos bsicos del cliente (nombre, telfono,...), un listado ampliado, con ms datos que el anterior, un listado en el que se incorporan los datos bancarios del cliente y por ltimo un listado en el que se indica el total facturado a un cliente seleccionado. En este ltimo caso, se indicarn de manera especial aquellos clientes cuya facturacin supera los 3005.06 (500.000 Ptas.).

LISTADOS DE PROVEEDORES
Los listados de proveedores sern similares a los de clientes, prescindiendo en este caso del informe por zonas, ya que los proveedores no tienen ninguna asignada.

LISTADOS DE ARTCULOS
Los artculos se pueden listar de corrido, agrupado por familias, en forma de catlogo que pueda ser mostrado a un cliente, en forma de inventario de un almacn predeterminado (que se selecciona en la ventana de impresin del listado), indicando los artculos que se encuentran bajo mnimos en un almacn prefijado e indicando los artculos de los que hay existencias en almacn. NOVEDAD: Se ha incorporado un listado de artculos por proveedor asociado en la ficha del artculo.

LISTADOS DE VENDEDORES
Este listado puede sacarse nicamente con los nombres de los vendedores o como informe de comisiones que le corresponden a cada uno en el perodo especificado en la ventana de impresin del listado.

LISTADOS DE ALBARANES DE VENTA

El listado de albaranes puede realizarse de manera que se incluyan todos los albaranes emitidos entre las dos fechas especificadas de manera consecutiva, agrupando los albaranes por cliente o agrupndolos por vendedor. Tambin pueden obtenerse informes de ventas totales desglosadas por fabricante, artculo, zona, tipo de cliente, familia y gama del artculo. Estos ltimos informes estarn nicamente disponibles para la gama Empresarial.

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Existen informes de ventas totales desglosadas por meses y por cada producto, por familia, por gama, por fabricante, por zona y por tipo de cliente; unos que presentan el total de unidades vendidas y otros el importe total vendido. Estos informes estn disponibles nicamente para la gama Empresarial.

LISTADOS DE FACTURAS
Como en el caso de los albaranes, estas podrn emitirse de manera consecutiva, agrupadas por serie, o agrupadas segn el cliente. Se incluye en este apartado el listado de tickets de caja importados desde terminales punto de venta. Tambin podrn obtenerse listados de tickets y facturas emitidas desde BitTPV 2010 que hayan sido importadas.

LISTADOS DE PEDIDOS DE CLIENTE

Los pedidos pueden listarse de manera consecutiva, agrupados por el vendedor que los realiza, por el cliente al que van destinados. Se puede listar el material que se encuentra pendiente de enviar, ya sea en general o mostrando el pedido a que corresponde cada artculo.

LISTADOS DE COBROS
Puede obtenerse un listado de los cobros a realizar entre dos fechas, estando la fecha de libramiento entre las fechas especificadas o la de vencimiento, segn la opcin que se seleccione. Podr filtrarse el listado de manera que salgan nicamente los cobros de un cliente o permitir que salgan los de todos los clientes.

NOVEDAD: Se incluye un listado para poder ver los anticipos o entregas a cuenta realizados por cada cliente.

LISTADOS DE PRESUPUESTOS
El listado de presupuestos se realizar de forma consecutiva. Tambin pueden salir agrupados por el vendedor que los realiza o por el cliente al que van destinados.

LISTADOS DE COMPRAS
Puede realizarse un listado de compras incluyendo todas las compras realizadas de manera consecutiva o agrupadas por cada proveedor. Tambin pueden obtenerse informes de compras totales por fabricante, artculo, tipo de proveedor y familia del artculo. Estos ltimos informes estarn nicamente disponibles para la gama Empresarial. Se han incorporado informes de compras totales desglosadas por meses y por cada producto, por familia, por gama, por fabricante y por tipo de proveedor; unos que presentan el total de unidades vendidas y otros el importe total vendido. Estos informes estn disponibles nicamente para la gama Empresarial.

LISTADOS DE PEDIDOS A PROVEEDOR

Los pedidos a proveedor se listarn consecutivamente, segn el perodo de fechas indicado o agrupados por proveedor.

Se puede listar el material que se encuentra pendiente de recibir, ya sea en general o mostrando el pedido a que corresponde cada artculo.

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LISTADOS DE PAGOS
Este listado funciona de manera idntica al de cobros, seleccionndose igualmente el perodo a listar por fecha de libramiento o de vencimiento, segn la opcin elegida.

NOVEDAD: Se incluye un listado para poder ver los anticipos o entregas a cuenta realizados a cada proveedor.

LISTADOS DE TRASPASOS
Pueden listarse los traspasos de material realizados entre almacenes para un perodo de tiempo especificado. Se pueden listar los traspasos correspondientes a un almacn de origen o a uno de destino.

LISTADOS DE RDENES DE REPARACIN (VERSIONES PARA SERVICIOS TCNICOS Y TIENDAS

DE INFORMTICA)
Pueden listarse rdenes de reparacin realizadas entre dos fechas dadas, sacar el historial de reparaciones de un equipo, ver las reparaciones agrupadas por equipo y por cliente y las reparaciones pendientes (no facturadas), agrupadas por equipo y por cliente.

LISTADOS DE RDENES DE TRABAJO (VERSIN PARA TALLERES)

Pueden listarse rdenes de trabajo realizadas entre dos fechas dadas, sacar el historial de reparaciones de un vehculo, ver las reparaciones agrupadas por vehculo y por cliente y las reparaciones pendientes (no facturadas), agrupadas por vehculo y por cliente.

LISTADOS DE DEPSITOS
Pueden comprobarse las ventas y compras realizadas en depsito en las que se indicar, entre otros datos, la fecha de la devolucin.

LISTADOS DE INGRESOS (Slo gama Empresarial)

Se listarn todos los ingresos apuntados entre dos fechas especificadas.

LISTADOS DE GASTOS (Slo gama Empresarial)

Se listarn todos los gastos apuntados entre dos fechas especificadas.

LISTADOS DE CAJA Y BANCOS (Slo gama Empresarial)

Se obtendr un extracto de movimientos de caja o de una de las cuentas bancarias de la empresa entre dos fechas indicadas.

GRFICOS DE EVOLUCIN

(Slo gama Empresarial)

Se puede obtener informacin de las ventas o compras de un artculo determinado a lo largo del ao de manera grfica y con los datos de ventas mensuales. Asimismo se puede obtener los totales de ventas a un cliente determinado y compras a un proveedor.

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REGISTRO DE ACCESO A DATOS

Cada vez que se accede a datos de clientes, artculos, vendedores o tcnicos, ya sea para aadirlos, eliminarlos, modificarlos o visualizar su ficha o un listado, esta operacin queda registrada. Los usuarios que tengan categora de Supervisor podrn acceder a este registro de acceso a datos.

CONTROLES PARA LOS INFORMES

Una barra de herramientas se muestra cada vez que se saca un informe por pantalla para poder desplazarse por las distintas pginas e imprimirlo luego si se desea.

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CAPTULO 7

UTILIDADES
SOLICITUD DE TRANSFERENCIA (Slo para la gama Empresarial)
Esta ventana permite rellenar los datos para cubrir un papel de solicitud de transferencia que pueda ser llevado directamente a una oficina bancaria. Se deber cubrir el concepto, el nombre del beneficiario de la transferencia, la cuenta de abono y el importe de la transferencia.

Si se selecciona un proveedor de la lista y ste tiene ya asignado un nmero de cuenta, sta se cubrir automticamente y no har falta teclearla. Al imprimir la solicitud de transferencia, se mostrar el IBAN (International Bank Account Number) correspondiente a la cuenta bancaria.

SUSTITUCIN DE FACTURAS
La sustitucin de facturas es un apartado que debe manejarse con mucha precaucin. Solamente hay dos casos en los que es justificable entrar en esta ventana para modificar el nmero de una factura. El primero de ellos es cuando se empieza a trabajar con la aplicacin y se pretende continuar una serie de facturacin ya existente. En este caso se crear la factura N 1, normalmente y se cambiar en esta ventana por el nmero que corresponda. Luego la aplicacin ya continuar facturando correlativamente a partir del nmero de factura introducido.

El segundo caso es como precaucin por si un error en los datos provocado por una cada de tensin, un apagado incorrecto del sistema o alguna causa no controlada, provoca la duplicacin de un nmero de factura o la desaparicin de una factura anterior. En este caso, la renumeracin de una factura concreta podra ayudarle a salir del paso momentneamente. De todos modos, en este caso lo ms correcto sera recuperar la ltima copia de seguridad guardada, ya que si desaparece una factura, por ejemplo, probablemente haya ms problemas que no se perciban a simple vista y que puedan generar errores graves ms adelante.

PRECAUCIN: Recuerde que debe realizar peridicamente copias de seguridad, ya que es la nica forma de recuperar los datos anteriores en caso de que los actuales queden daados.

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CDIGOS DE BARRAS PROPIOS (Slo para la gama Empresarial)

Si desea tener todos sus artculos codificados con cdigos de barras, puede recurrir a esta opcin. Con ella podr generar cdigos de barras para todos los artculos que haya creado y que no tengan ya introducido uno propio. Los estndares que se pueden utilizar para la generacin de estos cdigos de barras sern EAN 13, EAN 8 o Code39. En los dos primeros el cdigo de pas utilizado ser el que se haya indicado en Preferencias y en el caso de Code39 puede variarse el nmero de dgitos que componen el cdigo, entre 6 y 13. Los cdigos sern credos de manera automtica y correlativa.

IMPORTANTE: Los cdigos de barras de los artculos que se hayan cubierto a mano en la ventana de Artculos, no sern sobrescritos.

LOCALIZACIN DEL SERVIDOR DE DATOS E INSTALACIN EN RED LOCAL

Aunque en el asistente de configuracin que se ejecuta la primera vez que se arranca la aplicacin ya se localiza la base de datos a utilizar, puede que se desee cambiar la ruta una vez que el programa lleva tiempo funcionando. En este caso, deber seleccionar esta opcin y elegir la ruta del servidor de datos donde se encuentra el archivo de base de datos FAC3.DBC, pinchando en el botn con la flecha y localizando el archivo en la red local.

Si se va a realizar una instalacin en red, en cada ordenador se deber instalar una copia de la aplicacin y una vez que se haya determinado qu equipo es el que va a actuar como servidor de datos, todos los dems puestos debern tener seleccionado como origen de los datos el archivo de base de datos del equipo que est funcionando como servidor. De esta manera, todos los datos estarn en el servidor y todos los puestos de la red local tendrn acceso a ellos.

PRECAUCIN: Recuerde que se necesita una licencia de uso por cada equipo de la red.

CONFIGURACIN DE DOCUMENTOS
De manera predeterminada, BitFac emitir unos documentos predefinidos (albarn, factura, etc.), pero puede ser que Ud. desee imprimir alguno de estos documentos en hojas preimpresas en las que simplemente se rellenaran ciertos datos. En este caso, se debe configurar el documento que se quiera personalizar en el Configurador de documentos. Los documentos configurables son el albarn de venta, la factura de venta, el pedido de cliente y el recibo bancario (y el albarn de taller para las versiones sectoriales especficas).

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BitFac 2010

Cuando abre el configurador de un documento, aparece una ventana que simula la hoja de factura (tamao DIN A4) y una barra de herramientas flotante en la que se muestran los nombres de todos los campos disponibles. En la barra de herramientas se seleccionarn que campos aparecern en el documento, los cuales se pueden ver directamente en la ventana de hoja de documento. Una vez decididos los campos a mostrar, debern situarse stos en su posicin correcta. Como se puede observar, en las partes superior y lateral izquierda, se muestran dos reglas para servir de gua a la hora de situar cada campo en la posicin deseada. Para mover un campo de un sitio a otro, basta con pincharlo con el ratn, desplazarlo a otro lugar y soltarlo o una vez pinchado desplazarlo utilizando las teclas del cursor. Los campos pueden moverse tambin por bloques, seleccionando varios campos con el ratn y desplazndolos todos al mismo tiempo. Un campo tiene ciertas restricciones a la hora de situarlo en una nueva posicin, ya que no puede pasar de una zona a otra, es decir, un campo de Total factura no puede formar parte de la cabecera o del cuerpo del documento, de la misma manera que la Descripcin de artculo no puede formar parte del resumen ni de la cabecera. En la barra de herramientas de cada documento existen botones para cambiar el tipo de letra del informe, guardar los cambios, deshacer los ltimos cambios y salir sin guardar los cambios. Tambin, para el caso de que el documento completo salga desplazado con respecto a las posiciones prefijadas, pueden establecerse mrgenes horizontal y vertical de desplazamiento.

EXPORTACIN A CONTABILIDAD (Slo para la gama Empresarial)

BitFac permite la exportacin de los datos de las compras y las ventas a programas de contabilidad de otras empresas. En la versin actual se permite la exportacin para ContaPlus del Grupo Sage SP y para LogicWin, tambin del grupo Sage. En la ventana de Exportacin a contabilidad se configurarn las subcuentas contables necesarias para realizar una exportacin correcta. Tenga en cuenta que en la aplicacin de contabilidad deber tener configuradas las mismas subcuentas para que los datos exportados por BitFac sean luego reconocidos correctamente por ella.

PRECAUCIN: Asegrese tambin de que est utilizando el mismo nmero de dgitos para las subcuentas que el que configura en esta ventana.

En la parte inferior de la ventana, se muestra un desplegable para seleccionar la serie de facturacin hasta la que se desea exportar, para el caso de que tenga alguna serie de facturas de venta que no desee exportar a la aplicacin de contabilidad.

IMPORTANTE: Tenga en cuenta que nicamente se pasarn a contabilidad las compras que tengan cubierto el nmero de factura de compra. Si se pasan facturas con mltiples albaranes, todos los albaranes debern tener el mismo descuento global.

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Los cdigos de subcuenta de clientes y proveedores se tomarn de los cdigos de cuenta de cliente y proveedor que se hayan asignado, colocndole delante los del grupo indicado en cada caso respectivamente.

IMPORTANTE: En el caso de exportar para LogicWin, el nmero de dgitos de subcuenta deber ser de 9, ya que la importacin de cuentas de clientes y proveedores en LogicWin est limitada a ese tamao. Las cuentas contables asignadas a clientes y proveedores en BitFac se importarn sin los dos primeros dgitos (ej. Una cuenta 43000002547, se exportar como 430002547). Por ello, debe tenerse cuidado de no utilizar los dos primeros dgitos del cdigo de la subcuenta si se va a exportar a LogicWin.

Los archivos exportados son XDIARIO.DBF y XSUBCTA.DBF que sern los que necesitar la aplicacin de contabilidad para su importacin, en el caso de exportar para ContaPlus. Si se exporta para LogicWin, los archivos exportados sern MV000.TXT y PC000.TXT.

EXPORTACIN A MICROSOFT EXCEL (Slo para la gama Empresarial)

Gracias a esta opcin, pueden crearse hojas de clculo en formato Excel 5 que contengan listados de artculos, clientes, proveedores, facturas, vencimientos, ingresos y gastos.

ACTUALIZACIN DE PRECIOS AUTOMTICA (Slo para la gama Empresarial)

En esta ventana se puede fijar en primer lugar el tipo de actualizacin que se desea realizar, es decir, incrementarle una cantidad fija al importe de los artculos o un porcentaje a aplicar. Se puede hacer que internamente queden fijados cuatro decimales en el precio del artculo (aunque solamente se muestran dos) o que ya se redondee el precio a los dos decimales. Cuando se trata de artculos de bajo coste de los que se suelen vender muchas unidades juntas, puede convenir no redondearlo a dos decimales, pero en el resto de los casos es aconsejable el redondeo a dos decimales, que es como se deben presentar los precios de los artculos de cara al pblico.

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Tambin se debe fijar el rango de artculos sobre los que se desea aplicar el incremento de precio, esto es, a todos los artculos, a una determinada familia o a una determinada gama de artculos. Una vez aceptado, se actualizarn los precios de todos los artculos indicados. Se debe procurar realizar estas actualizaciones de precios cuando no haya nadie realizando compras o ventas en otro puesto de la red (en caso de tener la aplicacin instalada en red), ya que los precios de los artculos se le actualizarn a estos usuarios sin contar con ello.

ACTUALIZACIN DE PRECIOS MANUAL (Slo para la gama Empresarial)

Esta opcin permite modificar los precios de los artculos como si se entrara en cada una de las fichas de ellos y se cambiase manualmente. La diferencia es que al estar todos en una lista, es mucho ms rpido ese cambio, adems de permitir una visin global comparativa de precios y mrgenes entre unos artculos y otros.

En la parte superior de la ventana se muestra una lista con todas las familias creadas, para filtrar los artculos por familia, lo que hace ms manejable el proceso. Tambin se puede establecer para todos los artculos correspondientes a la familia seleccionada un margen de beneficio nico y despus modificarlo manualmente artculo por artculo, si se desea.

ESTABLECIMIENTO DE OFERTAS (Slo para la gama Empresarial)

Con esta opcin pueden establecerse ofertas para la venta de ciertos artculos. En primer lugar puede fijarse el perodo de validez de la oferta indicando las fechas de inicio y fin de la misma. A continuacin se indicar el rango de artculos a los que va a afectar, ya sea un artculo determinado o una familia completa de artculos. Por ltimo se indicar el tipo de oferta que se desea establecer, que puede ser por porcentaje de descuento o del tipo compre n y pague m (compre 3 y pague 2, por ejemplo). Se incluye tambin la opcin de promociones del tipo compre n y le regalamos m de otro artculo (compre 10 refrescos de cola y le regalamos 1 de naranja, por ejemplo). El establecimiento de una oferta tiene una incidencia directa en la realizacin de presupuestos, pedidos de cliente y albaranes de venta, ya que cuando se incluye en stos algn artculo en oferta vigente, ya le aplicar automticamente el tipo de oferta correspondiente.

IMPORTANTE: Tenga en cuenta que las ofertas del tipo n x m hacen que cierto nmero de unidades (n m, concretamente) salgan gratis, por lo que es posible que alguna vez parezca que no calcula bien la aplicacin el importe final, cuando lo que realmente se est haciendo es aplicar una oferta en vigor.

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INTERCAMBIO DE DATOS CON BITTPV 2010

BitFac 2010 puede intercambiar datos con BitTPV 2010. Si utiliza BitFac como centro de gestin y BitTPV como TPV en una tienda, podr mantener la informacin centralizada en BitFac en cuanto a ventas y existencias en almacn. Para ello, no deber introducir artculos directamente en BitTPV, sino que deber importar siempre el catlogo de artculos de BitFac. Para mantener luego las ventas actualizadas en la central, debern exportarse los tickets de caja que luego sern importados desde BitFac.

IMPORTANTE: El intercambio de datos deber realizarse con la versin 2010 de BitTPV.

En el caso de haber especificado una clave de cifrado en Preferencias, el archivo de exportacin de datos con BitTPV quedar protegido con esa contrasea. En BitTPV deber establecerse la misma clave para poder realizar los intercambios.

GENERACIN AUTOMTICA DE PEDIDOS (Slo para la gama Empresarial)

La aplicacin puede calcular las existencias que se necesitan en almacn, segn las compras y ventas realizadas y los pedidos de compra o venta pendientes de recibir o enviar. Se puede seleccionar el proveedor y generar un pedido en muy poco tiempo, siempre que el pedido se realice a un nico proveedor de cada vez.

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GENERACIN DE CATLOGOS (Slo para la gama Empresarial)

Con esta opcin pueden generarse catlogos de productos vlidos para entregar a los clientes. El catlogo a generar podr incluir los artculos que se desee, segn se seleccionen en la lista de artculos que se muestra (marcando el cuadro de seleccin que se encuentra en el lado izquierdo de la lista).

Los artculos que se marquen, permanecern seleccionados para mostrarse en el catlogo. El catlogo puede configurarse para mostrar 6, 12 o 20 productos por pgina segn se desee y puede ponerse una fecha de validez de los precios mostrados. Para ayudar a la seleccin en pantalla de los artculos, pueden filtrarse los artculos que se muestran en pantalla por familia.

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El catlogo impreso muestra de cada producto la descripcin, la referencia (o cdigo de producto), el precio de venta, la imagen del artculo (la propia imagen del artculo, no la del TPV) si la tiene y las caractersticas especificadas.

CAMBIO DE PROPIETARIO DE UN VEHCULO (VERSIN PARA TALLERES DE VEHCULOS)

Con esta opcin se podr cambiar la titularidad de un vehculo de un cliente a otro, de manera que el historial del vehculo permanezca.

nicamente se seleccionar el vehculo en cuestin y el nuevo propietario del mismo. El propietario anterior ya se toma automticamente de los datos del vehculo.

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CAPTULO 8

CONTROL DE ACCESOS Y USUARIOS

CONTROL DE ACCESOS
La ventana de Control de accesos permite establecer distintos niveles de acceso a las distintas partes de la aplicacin. No se configuran accesos para cada usuario de forma individual, sino que se asignan 4 posibles niveles de acceso que se configuran por separado. Estos niveles son: Supervisor, Revisor, Encargado y Operario. El acceso de supervisor es total y no puede limitarse en ninguna medida. El supervisor es el nico que puede establecer los tipos de acceso para los dems usuarios.

En la lista de accesos se muestran las partes generales en que se divide la aplicacin, indicndose en la parte izquierda de la lista el tipo de acceso a cada parte con un icono, que puede ser un candado abierto de color verde cuando el acceso es total para el tipo de usuario seleccionado en el desplegable de la parte superior de la ventana, un candado cerrado de color rojo cuando el acceso est denegado para el usuario o una lupa cuando se tiene acceso de slo lectura. Para asignar un tipo de acceso se debe seleccionar el usuario en el desplegable, marcar la parte de la aplicacin en la lista y pulsar el botn con el tipo de acceso deseado.

CONTROL DE USUARIOS
La ventana de Usuarios muestra los usuarios que pueden tener acceso a la aplicacin. Desde esta ventana se permite crear usuarios que puedan acceder a la aplicacin.

Al crear un nuevo usuario, a ste se le asignar uno de los cuatro niveles de acceso posibles y una clave (opcional, aunque recomendable).

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IDENTIFICACIN DE ACCESO
Cada vez que se entra en la aplicacin, la ventana de Identificacin de acceso pedir que se seleccione el usuario de la lista y comprobar la clave de acceso. Si la clave no es correcta, no permitir la entrada en la aplicacin. Las claves de acceso nicamente las puede establecer el Supervisor en la ventana de Control de usuarios. Si se ha entrado en la aplicacin con un usuario y se quiere cambiar este sin salir de ella, puede hacerse seleccionando la opcin Seleccin de usuario del men Edicin.

Las preferencias y tipos de documentos dependen nicamente del usuario, independientemente del equipo de la red desde el que se opere.

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CAPTULO 9

AYUDA Y REGISTRO DE LA APLICACIN

CONTENIDO DE LA AYUDA
El archivo de ayuda contiene la informacin presentada en este manual de manera que el acceso sea directo a la seccin que se quiera ver, aunque no mostrar las imgenes ni las anotaciones de los mrgenes.

REGISTRO DE LA APLICACIN
Como habr podido comprobar, BitFac requiere que el CD-ROM se encuentre situado en la unidad lectora de su equipo para funcionar. Esto le permite poder instalarlo en varios equipos ya que de esta manera nicamente puede utilizarlo desde uno al mismo tiempo. De todos modos, puede ser algo incmodo tener que depender para el trabajo de cada da de que el CD se haya introducido en la unidad. Por este motivo, se permite solicitar una clave de registro que le permita no depender del CD-ROM. Para registrar la aplicacin puede enviar la tarjeta de registro que se incluye en la caja del producto por correo ordinario o cubrir los datos de la ventana de registro, imprimirlos y enviarlos por fax al nmero indicado en esta ventana. Una vez que CodeBit Systems reciba su peticin de registro, proceder a enviarle la clave de respuesta por fax o correo electrnico. Esta clave deber introducirla en el campo Clave de respuesta de la ventana de registro. Si la clave introducida es correcta, al pulsar el botn Registro, la aplicacin quedar registrada y podr prescindir del uso cotidiano del CD. Recuerde adems que si no enva los datos para el registro, no tendr derecho al soporte tcnico telefnico de CodeBit Systems.

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IMPORTACIN DE TARIFAS Y COPIAS DE SEGURIDAD

IMPORTACIN DE TARIFAS (Slo gama Empresarial)
En el mismo directorio de la instalacin de BitFac 2010 se incluye un asistente de importacin de tarifas (IMPORTADOR.EXE) para permitir introducir datos de artculos en la aplicacin desde un origen de datos externo. Los datos deben importarse desde un archivo dBase IV compatible (DBF). Siguiendo los pasos del asistente se realizar la importacin de los datos indicados.

PRECAUCIN: Si se importan datos de artculos cuyas referencias ya existan, los datos almacenados hasta ese momento quedarn sobrescritos por los importados.

COPIAS DE SEGURIDAD
BitFac se encarga de realizar una copia de seguridad automtica al salir de la aplicacin. Esta copia de seguridad se guarda en una subcarpeta incluida dentro de la carpeta donde est instalada la aplicacin y denominada BACKUPS. Cada da se guarda la copia de seguridad en dos archivos comprimidos y nombrados con la fecha actual y extensiones ZIP e IMG. As una copia realizada el 25 de octubre de 2010 se llamara 25102010.ZIP y 25102010.IMG (el primero almacena los datos y el segundo las imgenes de TPV). Si se entra y se sale de la aplicacin varias veces dentro del mismo da, se irn sobrescribiendo estas copias y nicamente estar en vigor la ltima realizada en el da. Sin embargo, las copias de das anteriores permanecern inalteradas.

Una copia de seguridad automtica se mantendr en el disco duro durante un espacio de unos dos meses. A partir de ese tiempo cuando se creen copias nuevas se irn borrando las ms antiguas. PRECAUCIN: Si por alguna causa (como cortes de suministro elctrico, apagado incorrecto del ordenador, error del sistema operativo, etc.) sus datos quedan daados, una copia de seguridad reciente es la nica forma de recuperar sus datos.

Para restaurar una copia de seguridad realizada con anterioridad se deber ejecutar la aplicacin RESTAURA.EXE que se encuentra en la carpeta donde se haya instalado BitFac. En esta aplicacin se seleccionar la fecha de la copia de datos que se quiere restaurar y se pulsar el botn Aceptar para reemplazar los datos actuales por los de la copia.

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IMPORTANTE: Se permite establecer una clave de cifrado para la copia de seguridad. En caso de haber establecido una clave de cifrado en la solapa LOPD de la ventana de Preferencias, deber indicarse tambin sta para poder efectuar la restauracin. PRECAUCIN: Si se ha indicado una clave, no podr restaurarse la copia si no se introduce la clave correcta, por lo que es muy importante que la guarde en lugar seguro.

Al restaurar unos datos, se crear un archivo en la misma carpeta BACKUPS llamado DESHACER.ZIP (y otro DESHACER.IMG), que aparecer al final de la lista de fechas. Este archivo contiene los datos activos antes de ser sobrescritos por la ltima copia de seguridad restaurada. En caso de no estar conforme con los datos que se hayan restaurado, bastar con seleccionar DESHACER de la lista, se recuperarn los datos iniciales y desaparecer este archivo de la lista. PRECAUCIN: A pesar de que se puedan deshacer restauraciones de manera automtica, se recomienda encarecidamente que antes de realizar la restauracin de una copia de seguridad se realice una copia de seguridad manual del contenido de las carpetas DATOS e IMAGENES contenidas dentro de la carpeta de la aplicacin. De esta manera se evitarn prdidas de datos producidas por algn posible error durante la recuperacin de datos.

Si se restauran varias copias de seguridad una tras otra, sin haber seleccionado DESHACER entre una y otra, deber tenerse en cuenta que los datos que contendrn los archivos DESHACER.ZIP y DESHACER.IMG sern los de la penltima copia restaurada y no la de los datos originales. PRECAUCIN: Restaurar una copia de seguridad implica sobrescribir los datos que existen en la actualidad de manera irreversible e irrecuperable. Antes de realizar una accin de este tipo hay que asegurarse perfectamente de que se sabe lo que se est haciendo, ya que en caso de realizar alguna accin incorrecta se pueden perder todos los datos. Si no se tiene claro como hacerlo, siempre se puede consultar con el soporte tcnico de CodeBit Systems. A pesar de que BitFac se encarga de realizar copias de seguridad peridicas, ninguna precaucin es poca en este sentido ya que se trata de la informacin de trabajo de cada da por lo que es altamente recomendable realizar copias de seguridad a mano (copiando las carpetas DATOS e IMAGENES en otra localizacin del disco o en otra unidad de disco) o con alguna herramienta especfica destinada a ello. PRECAUCIN: En cualquier caso, es prcticamente imprescindible mantener una copia en papel de los documentos legales que emite la aplicacin (tickets, facturas, declaraciones de impuestos. ), ya que de esa manera,

en el peor de los casos de una prdida de datos, siempre podr presentarlos en sus

Debe tenerse en cuenta que la copia de seguridad automtica la realiza el ltimo equipo de la red (si hay varios conectados en red) en la carpeta superior a la ruta de los datos de la aplicacin. En el caso de que la base de datos de trabajo sea Microsoft SQL Server 2005 o MySQL 5.0, estos sistemas de gestin de bases de datos cuentan con sus propias utilidades de creacin y restauracin de copias de seguridad, que deben ser configurados por personal cualificado. De todos modos, BitFac utiliza el mismo sistema de copia al salir de la aplicacin para aadir un elemento ms de seguridad ante una posible prdida de informacin.

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PRECAUCIN: Aunque BitFac disponga de un sistema propio de copias de seguridad en caso de utilizar las bases de datos SQL Server 2005 o MySQL 5.0, debe realizar peridicamente copias de seguridad automticas o manuales desde los propios entornos de gestin que proporcionan los fabricantes de dichas bases de datos.

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ANEXO I CONEXIN A BASES DE DATOS REMOTAS

Para poder establecer la conexin remota a travs de ODBC, lo primero que hay que hacer es asegurarse de que se encuentra instalado en cada puesto de trabajo el controlador necesario. Para ello debe irse al Panel de Control y dentro de l a la seccin de Herramientas Administrativas, donde se presentan los Orgenes de datos (ODBC). Entrando en esta opcin, podr comprobarse la existencia del controlador necesario.

En el caso de utilizar como base de datos Microsoft SQL Server 2005, el controlador necesario es SQL Native Client y en el caso de utilizar MySQL, el controlador es el MySQL ODBC 3.51 Driver. Si se utiliza Visual FoxPro no se necesita conexin ODBC. Los archivos de instalacin de ambos controladores se distribuyen con la aplicacin y se pueden localizar dentro de la carpeta ODBC que se encuentra dentro de la carpeta de instalacin de la aplicacin. Estos archivos son SQLServer_ODBC.msi y MySQL_ODBC.msi y debe ejecutarse el correspondiente a la base de datos y seguir los pasos de la instalacin.

Una vez instalado el controlador necesario, la propia instalacin de la aplicacin debera encargarse de instalar el DSN correspondiente para el funcionamiento de la aplicacin, sin realizar configuraciones adicionales. En caso de que esto no ocurra debido a algn problema con la instalacin de la aplicacin, este proceso puede realizarse manualmente. Para esto debe volverse a la ventana del Administrador de orgenes de datos, seleccionar la solapa de DSN de usuario y pulsar el botn Agregar.

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En este punto se seleccionar de la lista que aparece el nuevo origen de datos y a continuacin, dependiendo del controlador que se haya elegido, se realizar la configuracin del mismo, que ser algo diferente de unos a otros. En el caso de utilizarse Microsoft SQL Server 2005, el proceso se compondr de varios pasos en los que debern cubrirse ciertos datos.

En la primera ventana deber cubrirse el nombre del origen de datos que deber ser Fac39SQLServer, una descripcin que puede ser cualquiera y debe seleccionarse o introducirse a mano el nombre del servidor SQL Server con el que se desea conectar. Este nombre depender de la instalacin del servidor de la base de datos.

A continuacin debe seleccionarse el tipo de autenticacin que se le quiere establecer, que puede ser perfectamente el propio sistema establecido por Windows y luego debe seleccionarse de la lista el nombre de la base de datos que est conectada al servidor SQL Server.

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La base de datos que se debe seleccionar es Fac39. En ltimo lugar se establecer el idioma para los mensajes como el espaol (o el que se desee) y se marcar la opcin de Usar configuracin regional para monedas, nmeros, fechas y horas.

A continuacin se pulsar el botn de Finalizar y se podr comprobar si el proceso de conexin ha tenido xito. En el caso de utilizarse MySQL 5.0 introducir el nombre de la conexin, que deber ser Fac3MySQL, una descripcin a elegir, el nombre del servidor de la base de datos, un usuario que se llame dbo y la base de datos que ser Fac3.

PRECAUCIN: La versin para MySQL an no se encuentra operativa en esta versin.

Puede comprobarse tambin en este caso (con el botn Test de la parte inferior) si la conexin ha tenido xito.

BitFac 2010 83 ANEXO II TECLAS RPIDAS

BitFac dispone de una serie de teclas rpidas para facilitar en algunos casos la introduccin o tratamiento de datos. En listas de albaranes, pedidos, compras, etc.: F5: Nuevo F6: Eliminar F7: Modificar F8: Ver En albaranes de venta, albaranes de compra y rdenes de reparacin: F2: Bsqueda incremental de clientes F3: Aadir lnea de venta Control + F3: Eliminar la lnea de venta seleccionada F4: Colocado encima de un desplegable, despliega la lista de opciones F5: Alta rpida de artculos F6: Permite introducir la descripcin ampliada del artculo F7: Bsqueda incremental de artculos F8: Asignar nmero de serie F9: Intercambiar entre 2 y 4 decimales en el precio de un artculo F12: Abre la ventana de etiquetas para bultos de envo (en albaranes de venta nicamente) Control + F7: Copia las lneas del documento Control + F8: Pega las lneas del documento copiado En pedidos de cliente, pedidos a proveedor y presupuestos: F2: Bsqueda incremental de clientes F3: Aadir lnea de venta Control + F3: Eliminar la lnea de venta seleccionada F4: Colocado encima de un desplegable, despliega la lista de opciones F5: Alta rpida de artculos F6: Permite introducir la descripcin ampliada F7: Bsqueda incremental de artculos Control + F7: Copia las lneas del documento Control + F8: Pega las lneas del documento copiado En la ficha de artculo (Versin Textil) F5: Copia los datos principales de la ficha del artculo actual F6: Pega los datos principales copiados previamente en la ficha del artculo actual En la lista de artculos (Versiones de Servicios Tcnicos e Informtica) F11: Asignar compatibilidad F12: Comprobar artculos compatibles

BitFac y BitTPV son marcas registradas de CodeBit Systems, S.L. Microsoft WindowsTM, Microsoft SQLServer, Microsoft Word y Microsoft Excel son marcas registradas de Microsoft Corp. APLI es marca registrada de Apli Paper, S.A. Intel y Pentium son marcas registradas de Intel Corp., Adobe y Acrobat Reader son marcas registradas de Adobe Systems, Inc. ContaPlus y LogicWin son marcas registradas de Sage Espaa. dBase es una marca registrada de Borland Software Corp. IBM es una marca registrada de Industrial Business Machines Corp. MySQL es una marca registrada de MySQL AB. GoogleTM es marca registrada de Google Inc. Las marcas de artculos incluidos en los ejemplos, que no sean inventadas, son propiedad de sus respectivos fabricantes.

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