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INST IT UT O

TECNOL GIC O

D E

C ANCN

INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

APUNTES DE LA MATERIA: CONTABILIDAD FINANCIERA (Lecturas compiladas y revisadas por el C.P. Julio Cesar Gmez Snchez)

Cancn Q, Roo, a xx marzo 2011

INDICE

1. CONCEPTOS GENERALES DE LA CONTABILIDAD 1.1 Conceptos de la contabilidad 1.2 Informacin financiera: objetivos e caractersticas, usuarios. 1.3 Formas de organizacin de las entidades. 2. 2. ESTADOS FINANCIEROS 2.1 Estado de Situacin Financiera: definicin, elementos que lo integran, clasificacin del activo, pasivo y capital, Elaboracin del Balance General, formas de presentacin. 2.2 Estado de Resultados: definicin, elementos que lo integran, clasificacin de ingresos y egresos, elaboracin del estado de resultados, formas de presentacin. 3. REGISTRO DE OPERACIONES 3.1 La partida doble 3.2 Clasificacin de las Cuentas de Balance 3.3 Clasificacin de las Cuentas de Resultados 3.4 Registro de Operaciones de libro diario 3.5 Balanza de Comprobacin 4. TEORA DE LA PARTIDA DOBLE 4.1 La cuenta 4.2 Elementos de la cuenta 4.3 Reglas del cargo y del abono 4.4 Aplicacin practica
5. SISTEMAS DE REGISTRO 5.1 Sistemas de registro de mercancas 5.1.1 Sistemas de inventarios perpetuos 5.2 Mtodo de valuacin de inventarios 5.3Balanza de comprobacin 5.4Catalogo de cuentas 5.5 Sistemas de plizas en software 6. ANALISIS E INTERPRETACION DE ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Concepto y clasificacin de los mtodos de anlisis 6.1.1 Mtodo de Porcientos integrales 6.1.2 Mtodo de razones financieras 6.1.3 Mtodo de tendencias

UNIDAD I

FUNDAMENTOS DE LA CONTADURA

OBJETIVO

Dar una visin amplia sobre los antecedentes histricos, concepto y ramas de la contadura, as como tambin sus reas de conocimiento, los campos de actuacin profesional y su visin, los principales organismos de la contadura pblica que agrupan en Mxico a la profesin, su cdigo de tica profesional y la estructura de las NIF (A1), definiciones de contabilidad financiera, tipos de contabilidad y disposiciones legales sobre la obligatoriedad de la contabilidad.

1.

CONCEPTOS GENERALES DE LA CONTABILIDAD

Es indudable que el concepto de contabilidad como tcnica de informacin ha logrado predominio absoluto y se ha eliminado el prejuicio de considerarla slo un registro de hechos histricos, en la actualidad es una herramienta intrnsecamente informativa, que es utilizada para facilitar el proceso administrativo y la toma de decisiones internas (dentro de la misma organizacin, este tipo de decisin implica variacin en el desarrollo habitual del negocio u empresa) y externas (genera una conducta sobre el entorno de la empresa vinculada con proveedores, bancos y accionistas, etc.). La Contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la informacin requerida.

CONCEPTOS Contabilidad es una tcnica que produce sistematiza y estructura informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias sobre eventos econmicos identificables y cuantificables que realiza una identidad. C.P (Joaqun Moreno Fernndez. Contabilidad) Contabilidad es la ciencia que ensea las normas y procedimientos para ordenar, analizar, y registrar las operaciones practicadas por unidades econmicas individuales o constituidas bajo la forma de sociedad civil o mercantil. C.P (Elas Flores Lara.)

Proporciona una imagen numrica de lo que sucede en la vida y en la actividad organizacional. Registra y controla las transacciones de la organizacin con exactitud y rapidez. Fuente variada, actualizada y confiable de informacin para la toma de decisiones.
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Proteger los activos de la organizacin mediante mecanismo que evidencien en forma automtica y oportuna la malversacin de fondos o sustracciones de activos.Explicar y justificar la gestin de los recursos.

Objetivos de la contabilidad Proporcionar informacin a: Dueos, accionistas, bancos y gerentes, con relacin a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas posedas por el negocio. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar informacin razonada, con base en registros tcnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o pblico. Para ello deber realizar: y Registros con bases en sistemas y procedimientos tcnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente. y Clasificar razonada. y Con relacin a la informacin suministrada, esta deber cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero: y Administrativo: ofrecer informacin a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administracin intrnseca la planificacin, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende informacin histrica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organizacin de la empresa. y Financiero: proporcionar informacin a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que tambin se le denomina contabilidad histrica. y Proporcionar oportunamente informacin en trminos de unidades monetarias, referidas a la situacin de las cuentas que hayan tenido movimiento hasta la fecha de emisin.
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operaciones

registradas

como

medio

para

obtener

objetivos

propuestos. Interpretar los resultados con el fin de dar informacin detallada y

y Suministrar informacin requerida para las operaciones de planeacin, evaluacin y control, salvaguardar los activos de la institucin y comunicarse con las partes interesadas y ajenas a la empresa. y Participar en la toma de decisiones estratgicas, tcticas y operacionales, y ayudar a coordinar los efectos en toda la organizacin. El propsito fundamental de la contabilidad es proporcionar informacin relacionada con una entidad econmica, as la contabilidad se refiere a la medicin, al registro y a la presentacin de este tipo de informacin a varios tipos de usuarios. Importancia de la contabilidad La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas: y Lleva un control de sus negociaciones mercantiles. y Lleva un control de sus negociaciones financieras. Porque en todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. As obtendr mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener informacin de carcter legal.

1.2

INFORMACIN

FINANCIERA:

OBJETIVO

IMPORTANCIA,

CARACTERISTICAS, USUARIOS
FLUJO DE INFORMACIN CONTABLE. La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos econmicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirn a la obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una empresa determinada. Flujo de Informacin Contable.

El objetivo de la contabilidad de proporcionar informacin oportuna y valedera de las actividades de un Ente, es conseguido de manera simple a travs de la planificacin de sus actividades (principales y considerando las acciones espordicas).

Podemos observar de manera general el sistema graficado, donde el Flujo de Informacin Interno se muestra de manera Horizontal, y las actividades en relacin con su Entorno de presentan de manera Vertical, establecindose pues que el Flujo Horizontal tiene como funcin principal la de Centralizar y el Flujo Vertical tiene la funcin de Recopilar o captar la informacin. La Actividad de cualquier negocio comnmente se inicia con la Compra de Mercaderas, por lo que iniciaremos el anlisis del Flujo de Informacin por las Compras, Cuando un Ente realiza sus adquisiciones mediante las Facturas Emitidas por sus Proveedores, la que ser registrada en el Libro de Compras , Luego se realizar las Ventas de Mercaderas a nuestros Clientes, donde ser genera la emisin de Facturas Emitidas girada a nuestros Clientes; (detallando la Cantidad, Precio e Importe de las Mercaderas y la Forma de Pago de estas.) Toda adquisicin genera la Salida de Efectivo y el Ingreso de Mercaderas todo esto frente a nuestros Proveedores y adicionalmente ante las Leyes (Impuestos). El movimiento de Efectivo que es administrado en el Libro de Caja, tiene la funcin de registrar los pagos a nuestros proveedores, as como otras operaciones con efectivo (Otros Ingresos y Egresos). La Dinmica en el Almacn se base en el Ingreso de Mercaderas y la Salida de estas, que sern Administradas en Kardex por producto, en el que se definir el Costo de las Mercaderas segn el Mtodo de Evaluacin, que puede ser PrimerasEntradas Primeras Salidas (PEPS), Ultimas Entradas Primeras Salidas (UEPS), Costo Promedio u otro. El Libro Diario Centraliza la informacin generada en los libros de Compras, Ventas y Caja y Kardex. Es funcin de la administracin temporalizar la centralizacin de estos datos, los cuales se recomiendan realizarlos a diario; por lo que no es coincidencia el nombre de Libro Diario, el cual recibe los resmenes diarios de Compras, Ventas, Caja y Almacn, as como tambin otros resmenes de Hojas de Trabajo. Cabe indicar que toda actividad legal genera la tributacin, la que viene a ser consecuencia del negocio tanto cono retencin o custodia en las Ventas, como
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desembolso en el caso de las Compras; las mismas que sern diferenciadas para establecer el Monto a Depositar a la entidad administradora de los mismos. El registro de otras operaciones colaterales al negocio, se recomienda elaborarlos en hoja de trabajo adicionales, las que luego de establecer los resmenes respectivos, sern centralizados en el Libro Diario, el mismo da de su acontecimiento; operaciones contables segn se vayan presentando, como es el caso de la Planilla de Remuneraciones, que puede ser quincenal o mensual. Existiendo tambin caso que se realizan una vez al ao como Asientos de Ajuste y Cierre de Actividades. El traslado de la informacin del Libro Diario al Libro Mayor, operacin que nos reportara el Movimiento de las Cuentas por separado tanto en sus Sumas como estableciendo el Saldo de las mismas. La Mayorizacin tambin es recomendable elaborarla a diario, como ideal, pero esto estar de acuerdo con la necesidad de tener la informacin oportuna para Gerenciar la Entidad. Las Herramientas que pone a disposicin la Contabilidad a la Gerencia, son llamados Estados Financieros, los que no son sino los Saldos de las Cuentas segn sus Clasificaciones: de Balance o de Gestin; mediante los cuales la Gerencia podr disponer de las directivas en bien del desarrollo de sus Actividades Comerciales. La informacin es el recurso ms importante de una empresa, es por eso que es de suma importancia proporcionar informacin de hechos econmicos, financieros y sociales suscitados en una empresa u organizacin; de forma continua, ordenada y sistemtica, sobre la marcha y/o desenvolvimiento de la misma, con relacin a sus metas y objetivos trazados, con el objeto de llevar CUENTA Y RAZN del movimiento de las riquezas pblicas y privadas con el fin de conocer sus resultados, para una acertada toma de decisiones. Informacin til a inventarios

Contabilidad financiera

Decisiones Flujos de efectivos


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Estados financieros

Con relacin a la informacin suministrada, esta deber cumplir con un objetivo administrativo y financiero: Administrativo: Ofrecer informacin a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administracin intrnseca la planificacin, toma de decisiones y control de operaciones. Financiero: Proporciona informacin a usuarios externos de las operaciones realizada por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que tambin se le denomina contabilidad histrica. USUARIOS DE LA CONTABILIDAD Dentro de la clasificacin de los usuarios podemos destacar: usuarios internos y externos, mismos que a continuacin explicamos para una mayor comprensin. USUARIOS EXTERNOS Se dice que la informacin financiera satisface al usuario general, si sta le comunica elementos de juicio sobre: la solvencia (estabilidad) financiera, liquidez, eficiencia (actividad) operativa, riesgo financiero, nivel de rentabilidad (productividad), capacidad financiera de crecimiento, origen y aplicacin del flujo de efectivo, cambios en sus recursos y en sus obligaciones, desempeo de la administracin, capacidad para mantener el patrimonio, potencial para continuar operando en condiciones normales y la facultad para cumplir su responsabilidad social a un nivel satisfactorio. Los propsitos de la informacin son diferentes para cada usuario, pero todos tienen la comunidad de inters econmico en la entidad; entre esos interesados se encuentran la administracin, los inversionistas, los trabajadores, los proveedores, los acreedores, las autoridades gubernamentales, etc. Directores: La direccin de la empresa necesita de informacin detallada y urgente. De sus decisiones, que toman continuamente, depende el funcionamiento de la empresa.

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Decisiones como estas: compramos un camin, lo alquilamos o asignamos este servicio a una agencia de transportes?, pedimos un prstamo al banco o a los socios?, nuestro resultado viene derivado de un margen alto o de una ptima rotacin?, debemos variar la poltica de cobros a los clientes? Los directivos accedern a informacin contable muy detallada (incluso a los documentos que la soportan) y sta les llega con total celeridad. Trabajadores: por medio de sus representantes legales, acceden a la informacin contable de la empresa. As, la ley exige que se faciliten al comit de empresa las Cuentas Anuales, informes trimestrales sobre las ventas y produccin tanto de la empresa como del sector, as como informes trimestrales sobre las previsiones de trabajo y contratacin. Con estos datos, los trabajadores podrn hacerse una idea de si peligran o no sus puestos de trabajo, y de si van a cobrar la nmina con normalidad. Acreedores: es decir a las personas o instituciones a quienes se les adeuda dinero. Accionistas: es decir, las personas fsicas o morales que han aportado sus ahorros (excedente de ingresos) para convertirse en propietarios de una empresa, al menos en la parte proporcional que su aportacin representa del total del capital de la empresa escogida. Los accionistas son dueos de la empresa. Analistas intermediarios financieros: Los analistas financieros son personas cuya funcin se basa en monitorear el desempeo financiero de la empresa que cotizan en bolsa, con el objetivo de asignarle una calificacin, la cual implica que la empresa tiene capacidad para cumplir con sus obligaciones oportunamente. De igual forma, los intermediarios financieros como bancos, casas de bolsa, arrendadoras financieras, entre otros, necesitan conocer la informacin financiera de las empresas para decidir si se otorga o no un prstamo. Pblico inversionista: personas que poseen recursos econmicos suficientes para impulsar los negocios o proyectos en los cuales se vislumbran grandes oportunidades de xito. Las autoridades gubernamentales: Debido a que la empresa tiene la obligacin legal y el compromiso social de entregar un porcentaje de sus utilidades en forma
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de impuestos, el gobierno es un usuario importante de la contabilidad. En efecto, las autoridades gubernamentales estn facultadas por ley para establecer las bases sobre las cuales se determinaran y cobraran impuestos o cualquier otra contribucin que deba hacer una entidad econmica hacia el gobierno del pas en el que opere. Para tal fin, el gobierno federal de cada pas establece requisitos de elaboracin y presentacin de informacin contable que reflejen los resultados de operacin y la situacin patrimonial de las entidades econmicas con el propsito de determinar el monto de los impuestos que deben pagar. Informacin Financiera Usuarios Internos *Pblico Inversionista *Acreedores *Accionistas *Analistas *Financieros USUARIOS EXTERNOS *Directores generales *Organismo Regulares *Gerentes *Autoridades *Jefes de Departamentos *Empleados Gubernamentales

Organismos reguladores: Para las empresas que coticen en bolsa les es obligatorio presentar la informacin financiera cada trimestre ante la Comisin Nacional Bancaria y de Valores (CNBV). De igual forma, si la empresa cotiza en el extranjero tendr la obligacin de presentar dicha informacin ante los organismos reguladores locales. USARIOS INTERNOS De la misma forma que los usuarios externos tienen necesidades de informacin, los administradores de una entidad econmica, representados por los funcionarios de los niveles superiores , tales como directores generales, directores funcionales,
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gerentes de rea, jefes de departamento, tienen la necesidad de monitorear el desempeo de la unidad para cual trabajan, y el resultado de su propio trabajo. Por naturaleza, dicha informacin es de un nivel de detalle mucho mayor que el suministrado a los usuarios externos. Por lo mismo, no estn regidos por leyes ni por otro tipo de disposiciones sino exclusivamente por la necesidad de la informacin y la creatividad de quienes elaboran este tipo de informacin. Una vez agotado el tema de los diferentes usuarios, procedemos a clarificar los distintos sistemas de informacin contable que satisfacen las necesidades que los diferentes usuarios tienen al respecto. Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo, segn en qu aspecto nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas. Dichas empresas, adems cuentan con funciones, funcionarios y aspectos dismiles, a continuacin se presentan los tipos de empresas segn sus mbitos, como lo veremos a continuacin.

1.3

FORMAS DE ORGANIZACIN DE LAS IDENTIDADES

Tipos de empresa segn una clasificacin que incluye diversos criterios: 1.- Sector de Actividad: y Primario: se obtiene directamente de la naturaleza: agricultura, ganadera, caza, pesca, extraccin de ridos, agua, minerales, petrleo, energa elica, etc. y Secundario o Industrial: transformacin de la materia prima. y Terciario o de Servicios: Incluye a las empresas para realizar trabajos fsicos o intelectuales como las de transporte, bancos, comercio, seguros, hotelera, asesoras, educacin, restaurantes, etc.

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2.- Segn la Forma Jurdica: La eleccin de su forma jurdica condicionar la actividad, las obligaciones, los derechos y las responsabilidades de la empresa. y Unipersonal: El empresario o propietario, persona con capacidad legal para ejercer el comercio. y Sociedad Colectiva: tipo de empresas de propiedad de ms de una persona y Cooperativas: No poseen nimo de lucro y son para satisfacer necesidades o intereses socioeconmicos de cooperativistas, clientes de la empresa, proveedores y trabajadores. y Comanditarias: Poseen dos tipos de socios: a) los colectivos con la caracterstica de la responsabilidad ilimitada b) comanditarios cuya responsabilidad se limita a la aportacin de capital efectuado. y Sociedad de Responsabilidad Limitada: Los socios propietarios de stas empresas tienen que asumir una responsabilidad de carcter limitada, respondiendo solo por capital o patrimonio que aportan a la empresa. y Sociedad Annima: Tienen responsabilidad limitada al capital que aportan, pero poseen la alternativa de tener las puertas abiertas a cualquier persona que desee adquirir acciones de la empresa. 3.- Segn el Tamao: Grandes Empresas: Se caracterizan por manejar capitales y financiamientos grandes, de varios millones de dlares, miles de empleados de confianza y sindicalizados, administracin y operacin muy avanzado obtener lneas de crdito y prstamos importantes con instituciones financieras nacionales e internacionales. Medianas Empresas: Empresas intervienen varios cientos de personas hasta miles, y tienen sindicato, y hay reas definidas con responsabilidades y funcione
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4.- econmicas lucrativas En algunas veces de consideraciones tales como los recursos necesarios para iniciar un negocio, la complejidad del mismo o el tamao, una sola persona puede constituirse en una entidad econmica y comenzar a realizar el objetivo planeado. Para todo fin prctico, una entidad econmica constituida por una sola persona esta funcionalmente completa y puede operar de manera adecuada. Al final de cuentas, es el espritu de personas emprendedoras, enriquecido con las caractersticas necesarias para que el negocio subsista, el que infunde vida en las organizaciones. De hecho, para efectos fiscales esta forma de organizarse ha sido ampliamente reconocida como persona fsica con actividades empresariales. Sin embargo, como veremos ms adelante, nos es la nica forma de organizarse para desarrollar una activada econmica. Persona fsica: Es una sola persona que se constituye como entidad econmica para realizar un objeto fiscalmente En consideracin de aspectos tales como los recursos necesarios para iniciar un negocio, la complejidad del mismo, el tamao, etc., una solo persona puede constituirse en una entidad econmica y comenzar a realizar el objetivo planeado. Por lo tanto, para cualquier efecto prctico, una entidad econmica constituida por una sola persona, esta funcionalmente completa y puede operar adecuadamente. Al final de cuentas, es el espritu de personas emprendedoras, enriquecido con las caractersticas necesarias para que el negocio subsista, el que infunde vida en las organizaciones. De hecho, para efectos fiscales esta forma de organizar se ha sido ampliamente reconocida como persona fsica con actividades empresariales. Sin embargo, no es la nica forma de organizarse para desarrollar una actividad econmica. En efecto cualquier persona puede iniciar un negocio propio, sin requerir de socios y de cumplir ciertos tramites, o bien dedicarse a la presentacin de algn servicio de forma dependiente o independiente.

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Cuando una persona constituye un negocio propio se considera que desempea la funcin de administrador nico, o bien puede confiarle a otra persona dicha responsabilidad. Tambin puede ser que la persona se dedique a la presentacin de algn servicio, como arrendador de bienes, brindas sus servicios profesionales de forma independiente, dedicarse a la compra de bienes entre otros. Para poder operar bajo este esquema solo se requiere que la persona llene las formas fiscales necesarias y las presentes en la oficina de recaudacin que le corresponda. De esta forma se estar cumpliendo con las disposiciones fiscales que implica este esquema. Sociedad: se constituye al reunirse varias personas que participan en un mismo negocio con el fin de obtener utilidades mediante la venta de un servicio o producto. Existen dos puntos de sociedades: y De personas: voz y voto cuenta por igual, sin importar los recursos aportados. y De capitales: voz y voto con base en los recursos aportados. Sociedad mercantil: Es la combinacin del talento y recursos econmicos de personas con el propsito de hacer ms factible la realizacin de una empresa. Se constituye una sociedad cuando varias personas se renen como propietarios o socios. Existen dos tipos de sociedades: de personas y de capitales; La diferencia es que en el primer caso, la voz y el voto de cada persona cuenta por igual en el segundo caso, la sociedad de capitales, la voz y el voto de cada socio est en funcin del monto de su aportacin es decir mientras ms recursos haya aportado ms podr influir en la administracin. Una de las formas ms comunes de organizar es una denominada sociedad annima. La sociedad annima: Es una entidad legal con personalidad jurdica propia, independiente de la de sus socios. En una entidad que existe solo para la ley. Una sociedad annima puede
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participar en contratos, poseer propiedades a su nombre y operar negocios en la misma forma que si fuera una persona fsica. La mayora de los negocios estn organizados como sociedades annimas, por que las reglamentaciones legales y fiscales otorgan un gran atractivo al hecho de operar de esta forma. Organizar una empresa como sociedad annima ofrece varias ventajas que no puedes disfrutar las otras sociedades y el propietario individual, pero tambin tiene ciertas desventajas. Las principales ventajas son las siguientes: y La sociedad annima se constituye, por ley, como una entidad legal autnoma, por lo cual los dueos o accionistas se encuentran desligados de la misma. Esta caracterstica limita el derecho de los acreedores, en un momento dado, a los montos por los accionistas al negocio. y A una sociedad annima se le resulta ms fcil obtener capital a travs de la ventana de sus acciones.

y La vida de la sociedad no resulta afectada por los cambios de propietarios que se producen por la venta de acciones, o por la enfermedad o muerte de sus administradores o accionistas. La vida de la sociedad annima solo puede terminarse por una decisin de los propios accionistas del estado, en ciertos casos de excepcin. Para efectos de la Ley del Impuesto sobre la Renta se consideran Personas Morales: y Las Sociedades Mercantiles y Los Organismos Descentralizados que realicen preponderantemente

actividades empresariales y Las Instituciones de Crdito y Las Sociedades y Asociaciones


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UNIDAD II

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA

OBJETIVO: Dar una visin amplia de los elementos que conforman la Situacin Financiera, destacando su importancia y su uso para la toma de decisiones para las empresas.

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2.1 ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA Definicin


Documento contable que refleja la situacin financiera de un ente econmico, ya sea de una organizacin pblica o privada, a una fecha determinada y que permite efectuar un anlisis comparativo de la misma C.P. (Javier Romero Robles)

Importancia
El estado de situacin financiera (o tambin llamado balance general)radica en la toma de decisiones, ya que nos muestra una fotografa de la empresa. Tambin puede considerarse como una visin del futuro de la entidad, tanto en corto como en el largo plazo. Finalidad Mostrar la posicin o situacin de la entidad en una fecha determinada, adems de igualar las partidas entre los recursos y sus fuentes o Conocer la situacin financiera y los resultados econmicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un perodo. LA UTILIDAD DE LA INFORMACIN CONTABLE: La informacin presentada en los estados financieros interesa a: y La administracin, para la toma de decisiones, despus de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo determinado. y Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes. Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garanta de cumplimiento de sus obligaciones. El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones est correctamente liquidado.

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Algunas de las reglas son las siguientes: 1.- Cuando el saldo de la otra cuenta bancaria sea acreedor al momento de presentar el balance debe de reclasificarse dicho saldo contra el pasivo que lo origino. 2.- En el caso de que se tenga una cuenta por cobrar y otra por pagar a nombre de una misma persona se debe restar dicho saldo y mostrar nicamente el importe correspondiente a la cuenta que tenga mayor saldo, obviamente por la diferencia. 3.- La parte de capital social que an no ha sido exhibida estar representada por un saldo en la cuenta de accionistas, la cual no debe presentarse como una cuenta de activo, sino que deber mostrarse dentro del capital contable restndose el saldo de capital social. 4.- Los saldos de los inventarios deben reflejarse dentro del activo circulante despus de las cuentas por cobrar. 5.- En el caso de un pasivo que tenga un vencimiento a largo plazo, pero en el cual se haya establecido un plan de pagos mensuales para liquidarlo, la parte de esa deuda que vaya a ser liquidada a un plazo no mayor de un ao debe de considerarse dentro del pasivo a corto plazo. Balance general Estado financiero que muestra los recursos de que dispone la entidad para la realizacin de sus fines (activo) y las fuentes externas e internas de dichos recursos (pasivo ms capital contable), a una fecha determinada. De su anlisis e interpretacin podemos conocer, entre otros aspectos, la situacin financiera y econmica, la liquidez y rentabilidad de una entidad. (C.P. Javier Romero)

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Etimologa: La palabra balance es una derivacin de la palabra griega bislanx (balanza), la cual proviene del latn bis, que significa dos, y lanx que significa platos o platillos, es decir, la palabra balance representa siempre la igualdad de dos cosas o grupos de cosas que se colocan en dichos platos. (C.P. Javier Romero) En este caso, la igualdad se da entre la suma del activo (recursos de que dispone la entidad para la realizacin de sus fines) y la suma del pasivo ms el capital contable (fuentes de recursos, externas e internas). La Comisin de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, en el Boletn B-l ("Objetivo de los estados financieros") define al balance general en los siguientes trminos: "Es aquel documento que muestra los activos, los pasivos y el capital contable a una fecha determinada. El anlisis de la definicin del IMCP y el conocimiento que se tiene del principio de dualidad econmica, nos permite hacer las siguientes observaciones: El balance general nos muestra el activo, es decir, los recursos de que dispone la entidad para la realizacin de sus fines. 1.- El pasivo y el capital contable, las fuentes de dichos recursos que, a su vez, son la especificaciones de los derechos que sobre los mismos existen, considerados en su conjunto. 2.- Todos ellos, son presentados a una fecha determinada. Dada la importancia de la informacin comunicada por este estado, mismo que en su aplicacin en la prctica profesional ha evolucionado hacia un estado de origen y aplicacin de recursos, un estado de origen y aplicacin de fondos, un estado. Por prepararse a una fecha determinada, se refiere a que el balance general es una fotografa de la empresa, aun cuando los datos contenidos en l podan cambiar al da siguiente son que aparentemente se hayan realizado otras transacciones, esto es debido a que ciertos eventos econmicos o circunstancias hacen que los valores del activo, pasivo o capital contable sufran cambios o modificaciones, como por ejemplo, los efectos de la inflacin, las variaciones del
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tipo de cambio en la conversin de la moneda, la merma por volatilizacin o evaporacin de algunas mercancas, los pagos y cobros anticipados que se devengan, la depreciacin y amortizacin de algunos activos, y otros ms. Es muy importante sealar que si bien es cierto que el balance general nos muestran una fotografa de la empresa a una fecha determinada, no debemos caer en la apreciacin o pensamiento tradicional, mismo que puede expresarse de la siguiente manera: por tratarse de un estado financiero esttico, ste es el activo, el pasivo y capital que tiene la entidad hasta este da y es una visin del pasado". CARACTERSTICAS Los estados financieros son resultado del proceso contable, por lo cual sus caractersticas debern ser de la propia contabilidad, adems de estar preparados de conformidad con las normas de informacin financiera debern ser: Confiable: Su contenido es congruente con las transacciones, transformaciones internas o eventos sucedidos por lo que el usuario lo acepta y utiliza para tomar decisiones. No es una cualidad inherente a ellos pues el usuario quien le otorga esta cualidad cuando el sistema de informacin financiera (captacin y procesamiento de datos, as como su reconocimiento, contable), incorpora las transacciones, transformaciones internas y eventos econmicos que afectan a la entidad de acuerdo con su realidad econmica y no con su forma jurdica o legal (preeminencia de la sustancia econmica sobre la forma legal); Es una representacin fiel de lo que pretende representar, comunicando informacin veraz, representativa, objetiva, verificable y suficiente. Relevantes: La informacin posee esta cualidad ejerce influencia sobre las decisiones econmicas de quienes la utilizan ayudando a los usuarios a la elaboracin de predicciones sobre las consecuencias e acontecimientos pasados, o en la confirmacin de expectativas. Por lo tanto, a la relevancias encuentra

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asociada a una doble posibilidad; posibilidad de prediccin y de conformacin por parte del usuario. Adems, la informacin contenida debe mostrar aspectos importantes de la identidad que fueron reconocidos contablemente (importancia relativa), la cual se manifiesta si existe riesgo de que su omisin o representacin errnea afecte la percepcin del usuario en la toma de decisiones. Compresibles: Una calidad esencial de la informacin proporcionada es que debe ser fcil de entender a los usuarios. Para este propsito se supone que los usuarios tienen la capacidad de analizar la informacin financiera y un conocimiento razonable de las actividades econmicas y del mundo de los negocios. Esta cualidad vinculada al usuario con las decisiones que este toma y refleja su relacin con la informacin financiera. La compresibilidad de la informacin se incrementa con la adecuada revelacin de informacin (revelacin suficiente). Comparables: La informacin contenida a los estados financieros debe permitir a los usuarios generales compararla a lo largo del tiempo para poder identificar y examinar las diferencias o semejanzas con la informacin de la misma identidad o entidades distintas. El estado de situacin financiera es el medio que la contabilidad ha utilizado para mostrar el efecto acumulado de las operaciones que se han efectuado en el pasado. Nos muestra, a una fecha determinada, cules son los activos con los que cuenta la empresa para las futuras operaciones, as como los derechos que existen sobre los mismos y que aparecen bajo el nombre de pasivos y capital contable. Responsabilidad Los estados financieros deben llevar las firmas de los responsables de su elaboracin, revisin y elaboracin.

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Clasificacin A continuacin se presentan las siguientes definiciones de las partidas integrantes del estado de situacin financiera: 1.-Activos. El activo se refiere a todos aquellos recursos econmicos que posee una empresa y que son registrados y medidos de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados. Los activos se pueden clasificar como circulante, fijos y diferidos. Activo circulante: son los de fcil conversin en efectivo; por ejemplo el dinero que se encuentra en la caja y en el banco, las facturas pendientes de cobro a los clientes, las cuentas por cobrar que se tengan en letras de cambio o pagares, los prstamos que se han otorgado a los empleados y que son de fcil recuperacin, as como la venta de mercanca al contado. Activo fijo: son las inversiones que se hacen en la entidad con la finalidad de utilizarse y no de venderse en un corto tiempo, a menos que se necesite su cambio o actualizacin. Activo diferido: representa los pagos anticipados que se realiza la entidad o empresa con la finalidad de recibir un beneficio o servicio en el futuro, en un plazo esperado, mayor de un ao. 2.-Pasivos.El pasivo representa todas aquellas deudas, y obligaciones presentes contradas por una empresa, provenientes de transacciones o eventos pasados, con el objeto de financiar los bienes que constituyen el activo. El pasivo se clasifica de acuerdo con su fecha de liquidacin o vencimiento en pasivo circulante o de corto plazo y pasivo no circulante o de largo plazo. Todos ellos representan un compromiso que la empresa tiene y que ha de cubrir ya sea en el periodo en curso o en periodos futuros.
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Pasivo a corto plazo o circulante: Representado por deudas u obligaciones que la entidad debe liquidar en un periodo menor o mximo de un ao. Pasivo a largo plazo:Representada por deudas u obligaciones que la entidad tiene que liquidar a un periodo, mayor a un ao. Pasivo diferido: son cobros anticipados por los que la entidad tiene la obligacin de proporcionar un servicio a terceras personas. 3.-Capital.es aquella parte que resta de los activos despus de que los pasivos han sido deducidos. Representa la inversin de los accionistas o socios en una entidad y consiste generalmente en las aportaciones, ms las utilidades retenidos o menos las prdidas acumuladas, ms otro tipo de supervit en su caso. Las principales partidas que forman parte del capital son: Capital Social, Aportaciones para futuros aumentos de capital, Utilidades no distribuidas y/o Prdidas acumuladas. Elementos que la integran El estado de situacin financiera, como cualquier otro estado, se integrar de las tres partes que son: 1.- Encabezado, con la indicacin del nombre, razn o denominacin social de la entidad, la designacin de balance general y la fecha a la cual se formula (que se expresa con la palabra "AL", es decir, "balance general al") 2.-Cuerpo, con las cuentas del activo, pasivo y capital contable correctamente presentadas (segn las reglas de presentacin). 3. - Pie, donde irn las firmas de las personas que intervienen en su elaboracin y autorizacin, y aquellas que a juicio de los interesados deban firmarlos; en su caso, la leyenda de que las notas que se acompaan son parte integrante del estado (presentndose en hoja por separado tales notas).

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Los estados financieros bsicos son: El balance general El estado de resultados El estado de cambios en el patrimonio El estado de cambios en la situacin financiera l estado de flujos de efectivo Cuando se haga uso de un programa informtico ser necesario tener las siguientes consideraciones: En el encabezado se anotarn los datos que ya se han mencionado: el nombre de la entidad, la mencin de tratarse de un estado de situacin o posicin financiera o balance general y la fecha. Es conveniente hacer una separacin entre el encabezado y el cuerpo del estado Los nombres del activo, pasivo y capital contable, se pueden escribir con maysculas, subrayados y centrados sobre el concepto (entendemos por concepto, la parte de los estados financieros destinada a anotar los nombres de los elementos que integran el estado, los grupos de los mismos y los nombres de las cuentas). Los nombres de los grupos: circulante, no circulante, inmuebles, maquinaria y equipo, intangible, contribuido o ganado (dficit), se anotarn al margen del concepto; es posible anotarlos tambin con maysculas y subrayados, para distinguirlos de las cuentas. Los nombres de las cuentas se presentarn de tal manera que puedan distinguirse del grupo a que pertenecen, un poco a la derecha del margen y antes del nombre del concepto (activo, pasivo o capital contable); estos nombres empezarn con maysculas, seguidas de minsculas. Uso de las columnas: Las columnas son la parte de los estados financieros destinadas a anotar los valores (importes de las cuentas, grupos y totales).

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Cuando se inicie un rengln, se anotar el signo de moneda ($) y no se volver a escribir en las siguientes cantidades si no ha habido algn corte (se conoce como corte, la lnea que limita o corta una columna); despus de cada corte, se volver a anotar el signo de moneda ($). Al finalizar el estado, se cortar con lnea doble, lo cual indica que ah termina la informacin del estado en lo que respecta a las cifras contenidas, ya que no debemos olvidar que an faltan las notas y las firmas.

Nombre de la entidad Encabezado Mencin de un balance general Fecha a la cual se practica (Cantidades expresadas en: <Especificar cifras que se manejan: Millones, miles o cientos>) Concepto Columnas

ACTIVO CIRCULANTE Caja signo Bancos C u e r p o corte FIJO Terrenos signo Edificios corte signo $111 000 50 000 161 000 $100 000 150 000 250 000 $261 000 $1 000 10 000 $11 000 signo signo

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PASIVO CIRCULANTE Proveedores Acreedores CAPITAL CONTABLE CAPITAL CONTRIBUIDO Capital social CAPITAL GANADO Utilidad neta del ejercicio Utilidades acumuladas Reserva legal

corte signo signo $20 000 25 000 5 000 50 000 $100 000 signo $50 000

Corte lnea LAS NOTAS QUE SE ACOMPAAN, SON PARTE INTEGRANTE DE ESTE ESTADO FINANCIERO. AUTORIZADO POR: P i e ELABORADO POR:

doble

FIRMA

FIRMA

NOMBRE Y PUESTO CON LA

C.P. NOMBRE Y RELACIN

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EN LA EMPRESA. ESTADO FINANCIERO.

EMPRESA Y

FORMAS DE PRESENTACIN DEL BALANCE GENERAL El balance es un estado de situacin financiera y comprende informacin clasificada y agrupada en tres grupos principales: activos, pasivos y capital. Su importancia radica ya que es un estado principal y se considera el estado financiero ms importante segn la mayora de autores. El trmino balance general proviene del balance que se realiza al generar la lista de los bienes que se dispone y por otra la de los individuos, sociedades o instituciones que se reunieron en el negocio. Teniendo en cuenta que los elementos de un balance son: - El activo - El pasivo - El patrimonio Por lo tanto concluye que la ecuacin patrimonial se compone de: "Activo = Pasivo + Patrimonio" Tenga en cuenta que... El balance general se puede presentar mediante estructuras diferentes, las ms usuales son dos: y Con forma de reporte y Con forma de cuenta

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Balance general con forma de reporte Consiste en anotar clasificadamente el activo y el pasivo, en una sola pgina, de tal manera que a la suma del activo se le pueda restar verticalmente la suma del pasivo, para determinar el capital contable o patrimonio contable. De acuerdo a lo anterior se puede apreciar que el balance general con forma de reporte se basa en la frmula: Activo-Pasivo = Capital Que queda expresada por medio de literales de la siguiente manera: A P = C A la frmula anterior se le conoce con el nombre de formula del capital. Aspecto Legal: El balance general debido a su importancia se debe elaborar y pasar a un libro u hojas con un rayado distribuido de la siguiente manera: un espacio amplio destinado para indicar el nombre de las cuentas, y cuatro columnas iguales con subdivisiones para pesos y centavos, en las cuales se anotan los valores o importes de las cuentas, de los totales de los grupos as como del activo, pasivo y capital contable. Para que el balance general tenga una buena presentacin se deben observar las siguientes indicaciones: 1. El nombre de la entidad se debe anotar en el centro de la hoja, en la primera lnea. 2. La mencin de ser balance general y la fecha de presentacin se deben anotar en el centro de la hoja o dejando un espacio (sangra) al principio de la segunda lnea. 3. La tercera lnea se debe transformar en doble, con el fin de separar el encabezado del cuerpo del balance general. 4. Los nombres activo, pasivo, y capital contable se deben anotar en el centro del espacio destinado para anotar el nombre de las cuentas. 5. El nombre de cada uno de los grupos que constituyen el activo y el pasivo se debe anotar dejando una pequea sangra.
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6. El nombre de cada una de las cuentas se debe anotar al margen de la hoja, con el objeto de que no se confundan con los nombres de los grupos. 7. nicamente el signo de pesos ($) debe preceder a la primera cantidad de cada columna, a los totales y a las cantidades que se escriben despus de un corte (corte es la lnea horizontal que se traza al sumar o restar). 8. Los cortes deben abarcar toda la columna. 9. nicamente el resultado final (importe del capital contable) se corta con dos lneas horizontales. 10. No se deben dejar renglones en blanco, pues la ley lo prohbe. Columnas. Primera: Se usan cuando se presentan las cuentas complementarias

(estimaciones, depreciaciones, amortizaciones), las cuales se deducen de una cuenta principal Segunda: Se debe anotar el valor o importe de cada cuenta. Tercera: Se anotar el importe total de cada grupo. Cuarta: En esta columna se deben anotar los importes totales del activo, pasivo y capital contable. Pueden presentarse casos en los que la colocacin de los valores o importes de las cuentas presenten cambios. Por ejemplo, cuando en un grupo nicamente hay una cuenta, en lugar de anotarse su importe en la segunda columna, se debe anotar directamente en la tercera columna, ya que de hecho forma el importe total Balance general en forma de cuenta En esta forma se emplean dos pginas; en la de la izquierda se anotan clasificadamente las cuentas que constituyen el activo, y en la de la derecha,las del pasivo y el capital contable.

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Como podemos notar, el total del activo es igual al total del pasivo ms el capital contable, razn por la cual el balance general con forma de cuenta se basa en la frmula: Activo = Pasivo + Capital Que expresada por medio de literales queda: A=P+ C A La frmula anterior se conoce con el nombre de Formula de balance general. Primera y segunda columna: En la primera no se hace ninguna anotacin y la segunda se presenta cuando existen las cuentas complementarias (estimaciones, depreciaciones, amortizaciones), las cuales se deducen de una cuenta principal. Tercera Columna: Aqu se debe anotar el valor o importe de cada cuenta. Cuarta Columna: En esta columna se debe anotar el importe total de cada grupo, as como el importe total del activo, pasivo y capital contable. El total del pasivo ms el capital contable se debe anotar a la misma altura del total activo. Los renglones que quedan en blanco del capital contable al total del pasivo ms el capital, se deben inutilizar por medio de una lnea quebrada que se conoce con el nombre de zeta. El balance general se debe presentar al terminar el ejercicio. Presentacin del balance general Las formas de presentacin del balance general son vara segn la necesidad: 1.- En forma de cuenta T.- Conserva la misma frmula pero invertida; es decir, patrimonio ms pasivo es igual a activo. El estado muestra en el lado izquierdo y en primer trmino al capital y en segundo trmino al pasivo; a la derecha los activos principiando por los no circulantes y terminado con los circulantes.

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2.- En forma de reporte.- Es una presentacin vertical, mostrndose en primer lugar el activo, posteriormente el pasivo y por ltimo el patrimonio, es decir activo menos pasivo igual a capital. 3.-En forma de condicin financiera.- Se obtiene el patrimonio que es la diferencia entre activos y pasivos circulantes; aumentando los activos no circulantes y deduciendo los pasivos no circulantes. Teniendo en cuenta su grado de funcin, el balance puede clasificarse en analtico y condensado. 4.- La forma analtica se detallan las partidas que forman ciertos grupos. Presentacin general Encabezado - Nombre completo de la empresa, indicando el tipo de sociedad, si est constituida como tal. - Nombre del estado financiero: Balance General - Fecha exacta del corte del balance. Ejemplo a 31 de diciembre de 2007; debido a que el Balance General no es para un perodo, ya que este podra realizarse en cualquier fecha del ao. - Firma del representante legal, del contador pblico y del revisor fiscal que sustentan el Balance General.

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La comercial Mercantil, S.A. Balance general, al 31 de diciembre del ao "X" (Cantidades expresadas en miles de pesos) 1 Activo Circulante 1 2 3 4 5 6 Caja Bancos Mercancas Clientes Documentos por cobrar Documentos diversos Fijo 7 8 9 10 Edificios Mobiliario y equipo Equipo de reparto Cargos diferidos Costos de instalacin Total activo $ 2,000,000.00 1,200,000.00 800,000.00 $ 1,000,000.00 500,000.00 1,500,000.00 500,000.00 700,000.00 300,000.00 11 12 13 2 3 4 1 Pasivo Circulante Proveedores Documentos por pagar Acreedores diversos Fijo Acreedores hipotecarios Crditos diferidos Rentas cobradas por anticipo Total pasivo Capital contable 2 3 4

1,000,000.00 800,000.00 200,000.00 $ 2,000,000.00 1,000,000.00 100,000.00 3,100,000.00 5,600,000.00

14 $ 4,500,000.00 15

1,000,000.00

100,000.00

4,000,000.00 200,000.00 $ 8,700,000.00 Total pasivo mas capital 8,700,000.00

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El Balance General puede ser presentado utilizando los modelos propuestos en el Decreto Reglamentario 2649 de 1993. Sin embargo se advierte que los modelos planteados son esquemas ilustrativos para propsitos acadmicos, por lo tanto estos debern ajustarse a los criterios y situaciones particulares de cada uno de los entes y al cumplimiento de los principios de contabilidad. Consiste en anotar clasificadamente el activo y el pasivo en una sola pgina, de tal manera que la suma del activo se le pueda restar verticalmente la suma del pasivo para determinar el capital contable.

TOTAL __________________ __________________ __________________ Total Activo ________________ $5,000.00

PASIVO

_________________ _________________ Total Pasivo _______________ $2,000.00

CAPITAL CONTABLE:

$3,000.00 ____________

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Ejemplo: De acuerdo con lo anterior, vemos que el balance general en forma de reporte se basa en la frmula: ACTIVO - PASIVO = CAPITAL Que expresada por medio de literales queda: A-P=C Esta frmula se conoce con el nombre de frmula capital. Balance general en forma de cuenta En esta forma se emplean dos pginas, en la de la izquierda, se anota clasificadamente el activo y en la de la derecha, el pasivo y el capital contable, Ejemplo: FORMA HORIZONTAL Balance general en forma de cuenta ACTIVO ___________ ___________ ___________ ___________ Total Activo $ _________ _________ _________ _________ $ 5,000.00 PASIVO ___________ ___________ Total pasivo Capital contable Total: pasivo + capital $ _________ _________ $ 2,000.00 $ 3,000.00 $ 5,000.00

Como se puede observar, el total del activo es igual al total del pasivo ms el capital, razn por la cual el balance general en forma de cuenta se basa en la frmula: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL Que expresada por medio de literales queda: A=P+C La frmula anterior se conoce con el nombre de formula del balance general.

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Ejemplo:
A) Con los siguientes datos elabora el balance general en forma de cuenta

Nombre de la empresa: LA POLONESA S.A. Fecha de presentacin 30 DE JULIO DEL 20X1 Propietario: Lic. ALVARO DAVID PEREZ Contador general: CP. JUAN MANUEL RODRIGUEZ LOPEZ

Cuentas : Bancos Clientes almacn Papelera y tiles Mobiliario y equipo Equipo de transporte Gastos de constitucin Proveedores Acreedores Documentos por pagar Capital social Utilidad neta del ejercicio $2400.00 $3600.00 $5800.00 $200.00 $700.00 $1300.00 420.00 $3500.00 $950.00 $1000.00 $7000.00 $1570.00

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LA POLONESA S.A BALANCE GENERAL AL 31 DE JULIO 20X1 CIFRAS DE MILES DE PESOS ACTIVO CIRCULANTE Bancos Clientes almacn Papelera y tiles No circulante Inmuebles, maquinaria y equipo Mobiliario y equipo Equipo de transporte intangibles Gastos de constitucin Activo Pasivo +capital contable LAS NOTAS QUE SE ACOMPAAN SON PARTE INTERANTE DE ESTADOS FINANCIEROS AUTORIZADO POR LIC. ALVARO DAVID PEREZ DIRECTOR GENERAL ELABORADO POR C.P. JUAN MANUEL RODRIGUEZ LOPEZ CONTADOR GENERAL $14020.00 20.00 8570 1300.00 2000.00 Capital ganado Utilidad neta del ejercicio 1570.00 $ 700.00 $ 2400.00 3600.00 5800.00 Pasivo Circulante Proveedores Acreedores Documentos por pagar 200.00 $ 12000.00 Capital contable Capital contribuido Capital social 7000.00 $ 3500.00 950.00 1000.00 $5450.00

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2.1.1. ESTADO DE RESULTADOS


La contabilidad financiera debe presentar informacin que permita a los propietarios conocer los montos de las utilidades o de las prdidas obtenidas como resultado de sus operaciones realizadas durante un periodo contable. De ah la necesidad de elaborar un nuevo estado financiero, el estado de resultados.

Concepto, Elementos, Presentacin Concepto Si entendemos el concepto de empresa como una entidad constituida por un conjunto de recursos humanos, tcnicos, materiales y financieros coordinados por una autoridad que toma decisiones para lograr sus fines, podemos pensar que uno de los fines primordiales de las entidades comerciales, industriales o de servicios es la obtencin de lucro o ganancia como compensacin a su inversin.

La NIF A-3 dice que la informacin acerca de la actividad operativa de una entidad se refiere en especial a su comportamiento en cuanto a la obtencin de ingresos y su enfrentamiento con sus costos y gastos, que conforman entre ambos sus resultados netos y, por lo tanto, su rentabilidad. Tal informacin es til para evaluar los cambios potenciales en los recursos econmicos futuros, para predecir el potencial de la entidad para generar flujos de efectivo y para estimar la eficacia y eficiencia con que puede utilizar sus recursos. El estado de resultados, para entidades lucrativas o, en su caso, estado de actividades, para entidades con propsitos no lucrativos, que muestra la informacin relativa al resultado de sus operaciones en un periodo y, por

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ende, de los ingresos, costos y gastos y la utilidad/prdida neta o cambio neto en el patrimonio resultante en el periodo

Segn NIF A-3 Elementos Para facilitar la comprensin y el estudio de este estado financiero debemos conocer algunos de los elementos que lo integran. La NIF A-S, Elementos bsicos de los estados financieros, en vigor a partir del 1 de enero de 2006, define los elementos integrantes del estado de resultados de las entidades lucrativas y del estado de actividades de las entidades no lucrativas. Entidad lucrativa. Es aquella unidad identificable que realiza actividades econmicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, recursos materiales y de capital. Siendo su principal atributo, la intencin de resarcir y retribuir a los inversionistas su inversin, a travs de un rendimiento o reembolso. Entidad no lucrativa. Es aquella unidad identificable que realiza actividades econmicas constituidas por combinaciones de recursos humanos, recursos materiales y de aportacin, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecucin de los fines para los que fue creada, principalmente sociales , y que no resarce la inversin de sus patrocinadores. Seala que el estado de resultados emitido por las entidades lucrativas se integra de: utilidad o prdida neta, ingresos, costos y gastos, y que las entidades con propsitos no lucrativos emiten el estado de actividades, integrado por: cambio neto en el patrimonio contable, ingresos, costos y
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gastos. As mismo norma en el sentido de que los conceptos ingresos, costos y gastos son aplicables por igual a ambos tipos de entidades. Utilidad neta. Es el valor residual de los ingresos de una entidad lucrativa, despus de haber disminuido sus costos y gastos relativos reconocidos en el estado de resultados, siempre que los ingresos sean mayores a dichos costos y gastos, durante un periodo contable. Prdida neta. Es el valor residual de los ingresos de una entidad lucrativa, despus de haber disminuido sus costos y gastos relativos reconocidos en el estado de resultados, siempre que los ingresos sean menores a dichos costos y gastos, durante un periodo contable. Ingresos. Incremento de los activos o decrementos de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable, con impacto favorable en la utilidad o prdida neta. Teniendo en cuenta los dos tipos de ingresos. - Ingreso Ordinario. Operaciones usuales, es decir, propias del giro de la entidad, ya sean frecuentes o no. - Ingreso no Ordinario. Operaciones inusuales, es decir no propias del giro de la entidad, ya sean frecuentes o no. Costos y gastos. Decremento de los activos o incrementos de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable, con la intencin de generar ingresos, y con un impacto desfavorable en la utilidad o prdida neta.

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Cambio neto en el patrimonio contable. Es la modificacin del patrimonio contable de una entidad con propsitos no lucrativos, durante un periodo contable, originada por la generacin de ingresos, costos y gastos, as como por las contribuciones patrimoniales recibidas.

Objetivo El estado de resultados es un estado financiero bsico, que presenta informacin relevante acerca de las operaciones desarrolladas por la entidad lucrativa durante un cierto periodo. Mediante la determinacin de la utilidad neta y la identificacin de sus componentes, se mide el resultado de los logros alcanzados y de los esfuerzos desarrollados por una entidad durante el periodo consignado en el mismo estado. Est integrado bsicamente por los siguientes elementos: a) ingresos, costos y gastos, excepto aqullos que por disposicin expresa de alguna norma particular, forman parte de las otras partidas integrales, segn se definen en esta NIF; y b) utilidad o prdida neta. Esta informacin es til principalmente para que, en combinacin con la de los otros estados financieros bsicos, se pueda:  Evaluar la rentabilidad de una empresa  Estimar su potencial de crdito  Estimar la cantidad, el tiempo y la certidumbre de su flujo de efectivo  Evaluar el desempeo de la empresa  Medir riesgos  Repartir dividendos Presentacin El estado de resultado, como cualquier otro estado financiero, se integre de tres partes que son: a) Encabezado b) Cuerpo c) Pie

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Encabezado. En esta parte se debe anotar el nombre, razn o denominacin social de la entidad; la mencin de tratarse de un estado de resultados o de prdidas y ganancias (uno de los dos), y el periodo contable o ejercicio a que se refiere, normalmente expresado con las palabras "del... al'. Cuerpo. Aqu anotaremos de manera clara y comprensible los ingresos, los costos y los gastos, as como la utilidad o prdida obtenida, teniendo en cuenta los comentarios que hicimos con anterioridad, en el sentido de agrupar en primer lugar los ingresos principales y normales y posteriormente los que no cumplen con estas caractersticas. En relacin con el uso de las columnas, al igual que en el balance, no hay una regla fija. Aun cuando tradicionalmente se han empleado un concepto y cuatro columnas, lo importante es que los datos sean presentados con claridad y en una forma fcil de entender, en cumplimiento de la caracterstica cualitativa de informacin suficiente en la presentacin del estado y las recomendaciones que se dieron respecto de los encabezados, subrayado, uso del signo de moneda y corte, son aplicables los que se dieron en relacin con el balance general. Pie. Esta parte est destinada para estampar los nombres, puestos y firmas de quienes lo autorizaron, elaboraron, etc., y las notas al mismo, o la mencin de que las notas que se acompaan son parte integrante de este estado financiero.

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Nombre de la entidad Encabezado Mencin de ser un estado de resultados Fecha a la cual se practica.
CUENTAS Ventas netas Inventario inicial Compras netas Mercancas disponibles Inventario final Costo de ventas Utilidad bruta Gastos de operacin Gastos de venta Gastos de administracin Perdida de operacin Otros ingresos y otros gastos Costo integral de financiamiento Intereses a favor Fluctuaciones cambiarias a favor REPOMO a favor Utilidad por operaciones antes de ISR y PTU ISR PTU Utilidad neta del ejercicio COLUMNAS

C U E R P O

Las notas que se acompaan son parte integrante de este estado financiero P I E AUTORIZADO POR FIRMA NOMBRE Y PUESTO EN LA EMPRESA ELABORADO POR FIRMA C.P NOMBRE

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Ejercicio a) Con los siguientes datos elabora el estado de resultados Nombre dela empresa: CARMINA BURANA S.A Fecha de presentacin: 30 DE DICIEMBRE DEL 20X1 Propietario: LIC. VIRGINIA LOPEZ REYES Contador general: CP. JUAN ROBERTO ROMERO AGUILAR
Cuentas : Ventas netas Inventario inicial Compras netas Mercancas disponibles Inventario final Costos de ventas Utilidad bruta Gastos de operacin Gastos de vetas Gastos de administracin Perdida de operacin Otros ingresos y otros gastos Costo integral de financiamiento Intereses a favor Fluctuaciones cambiarias a favor REPOMO a favor Utilidad antes de ISR y PTU ISR PTU Utilidad antes del ejercicio neta 41950000 1745000 2127000 $880950 251700 $23400000 24570000 $3305000 $150475000 $50800000 95760000 $146560000 40750000 105810000 $44665000

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CARMINA BURANA S.A ESTADO DE RESULTADOS REEXPRESADOS DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 20X1 Ventas netas Inventario inicial Compras netas Mercancas disponibles Inventario final Costos de ventas Utilidad bruta Gastos de operacin Gastos de ventas Gastos de administracin Perdida de operacin Otros ingresos otros gastos Costo integral de financiamiento Intereses a favor Fluctuaciones cambiarias a favor REPOMO a favor Utilidad por operaciones antes del ISR y PTU ISR PTU Utilidad neta del ejercicio Las notas que se acompaan son parte integrante de este estado financiero Autorizado por LIC. VIRGINIA LOPEZ REYES DIRECTORA GENERAL ELABORADO POR CP. JUAN ROBERTO ROMERO AGUILAR CONTADOR GENERAL $880950 251700 $1358350 $1950000 1745000 2127000 5822000 $251700 $23400000 2470000 47970000 $3305000 $50800000 95760000 $146560000 40750000 105810000 $44665000 $150475000

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UNIDAD III

REGISTRO DE OPERACIONES

OBJETIVO: Se deben analizar, es decir, se debe determinar la variacin que sufren las cuentas afectadas y, despus, se deben aplicar las reglas del cargo y del abono

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3.1 La partida Doble


El sistema de partida doble es el mtodo o sistema de registro de las operaciones ms usado en la contabilidad. Este se asemeja a una balanza ya que tienen que estar en iguales condiciones para estar en equilibrio. Aqu tiene que ver dos palabras: el debe y el haber. El debe es debitar cargar o deudora, entre otras palabras debito. El haber es acreditar, abonar, entre otras palabras crdito. El origen de la Contabilidad por partida doble data del siglo XV en Italia, siendo el franciscano Fray Luca Pacioli el que escribi el primer tratado contable. Su postulado principal es "No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor". Esto significa que, considerando la totalidad de los elementos patrimoniales de la empresa, si un elemento disminuye es porque otro aumenta, o, lo que es lo mismo, si se produce una entrada en un elemento es porque hay una salida de otro elemento y, por tanto, hacer un cargo en una cuenta (o cuentas) supone siempre tener que hacer un abono en otra (u otras). Siguiendo este sistema de partida doble, en cada operacin que realiza una empresa hay que buscar siempre una doble modificacin en los elementos patrimoniales de la misma. El registro contable se realiza anotando dos veces la cantidad de la operacin: al Debe de una cuenta y al Haber de otra. Por ejemplo, si nos conceden una subvencin pero nos la dejan a deber y no nos la pagan hasta tres meses ms tarde, apuntaremos el ingreso en el momento de la concesin y el cobro cuando nos la paguen, y mientras tanto esa cantidad estar recogida en una cuenta de deudores, porque tenemos derecho a que nos la paguen. Cuando se emplea este sistema, se dice que seguimos el criterio de devengado, porque apuntamos los gastos e ingresos cuando nacen los derechos y obligaciones, al margen de cuando se d el pago o el cobro.
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El sistema de la partida doble se sustenta en una interpretacin del Principio Universal de la Causalidad Ley de la Causalidad. De acuerdo con esta teora, de la relacin de la causa con el efecto, segn la Partida Doble se debe considerar tanto la causa como el efecto que produce cada operacin, y que, por sencilla sta sea afectar cuando menos a dos cuentas, por lo que tambin se dice de que toda operacin es la causa de cuando menos dos efectos sobre el Balance de empresa. Por estas razones a la contabilidad tambin se le conoce como: Sistema de Contabilidad por Partida Doble. Principios de la Partida Doble: El Sistema de la Partida Doble, como tal, tiene sus propios principios que norman su funcionamiento, y son los siguientes: 1 No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. 2 Toda a la persona que recibe debe a la persona que da o entrega. 3 Todo valor que ingresa es deudor y todo valor que sale es acreedor. 4 Toda prdida es deudora y toda ganancia es acreedora De acuerdo con los principios enunciados, para facilitar la aplicacin del Sistema de la Partida Doble, se formaron las siguientes reglas. Reglas de la Partida Doble 1) Para las personas: Quin recibe? Es deudor Quin da o entrega? Es acreedor 2) Para las cosas: Que ingresa? Es deudor Que sale? Es acreedor
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3) Para los resultados: Que pierde? Es deudor Qu gana? Es acreedor

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3.2 Clasificacin de las cuentas de balance


Caja Bancos Activo Circulante Mercancas Clientes Documentos Por Cobrar IVA acreditable Deudores Diversos Terrenos Edificios Activo Bienes la y Activo Fijo Mobiliario Oficina Equipo Electrnico Equipo De Reparto O De Entrega Deposito En Garanta Acciones Y Valores Gastos De Instalacin Papelera Y tiles Activo Diferido Propaganda Y Publicidad Primas De Seguros Rentas Anticipado Inters Anticipado Gastos de mercadotecnia Gastos preoperativos Gastos de administracin
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Y De

Equipo

De

Computo

derechos de empresa

Pagadas Pagados

Por Por

Proveedores Documentos Por Pagar Anticipo de clientes Activo Circulante Acreedores Diversos Gastos Pendientes De Pago Pasivo Deudas y obligaciones acargo de la empresa Activo Fijo Hipotecas Por Pagar O Acreedores Hipotecarios Documentos Por Pagar A Largo Plazo Rentas Cobradas Por Activo Diferido Anticipado Intereses Cobrados Por Anticipado Impuestos Pendientes De Pago

NOTA: En el activo circulante dentro del balance clasificado, le restaremos al total de efectos y cuentas por cobrar la provisin para incobrables. En los activos fijos, a las cuentas sujetas a depreciacin; edificio, equipos, etc. Se les deber restar las depreciaciones respectivas a cada cuenta. Ejemplo.: Si el edificio presenta alguna depreciacin habr que restarle la depreciacin de edificio. Igualmente los activos intangibles sern amortizados.

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Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo: atendiendo a su significado econmico-financiero, o por su fin o movimiento funcional, por su naturaleza, etc. En este trabajo la clasificaremos de acuerdo con el papel que desempean en contabilidad. As tendremos:
y Reales o de valores y De valuacin y Transitorias y De orden y Nominales o de resultados de patrimonio

Cuentas reales o de valores. Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su patrimonio. Las cuentas de valores activos, representan los bienes de la empresa y como tales figuran en el activo. Pueden controlar bienes materiales tangibles: Mercancas, Edificios, Terrenos, Caja, etc. Bienes intangibles: Patentes, Concesiones, etc. Crditos a favor de la empresa: Cuentas por cobrar, Efectos por Cobrar, etc. Estas cuentas para figurar en el Activo, deben tener saldo deudor. Las cuentas de valores pasivos, representan las obligaciones contradas por la empresa, y como tales figuran en el pasivo, Ejemplos: Hipotecas por Pagar, Efectos por Pagar, etc. Para figurar en el pasivo deben tener saldo acreedor.

Cuentas de valuacin.

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Representan una disminucin al saldo de las cuentas de activo a las cuales valan. Las cuentas de valuacin se utilizan para reflejar el valor de realizacin de algn activo o para mostrar el valor segn libros o la distribucin del costo histrico. Algunas cuentas de valuacin o complementarias de activo son:
y Provisin para cuentas incobrables y Depreciacin acumulada y Amortizacin acumulada

Ejemplo: Si suponemos que una maquinaria, en las labores de produccin, se ha desgastado, prdida de valor, por. 40000, la cuenta que refleje la prdida o ganancia de un bien la denominaremos cuenta de valuacin. En este caso la informacin contable sera la siguiente: Maquinaria: valor de costo 100000,Menos: prdida de valor (Depreciacin acum. Maquinaria) (40000,-) Valor contable actual (60000,-) Cuentas transitorias. Estas cuentas las emplearemos para reflejar operaciones que, debido a contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a las cuentas correspondientes que reflejaran la operacin comercial efectuada. Como su nombre lo indica (transitorias), al cesar el contrato o la eventualidad que lo motiv, se cancelan, se anulan de nuestra contabilidad. Algunas son: Mercancas en Transito; Reclamaciones Pendientes; Partidas en suspenso; Diferencia en Caja, etc. Ejemplo:

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Supongamos que falta una cantidad de 5000 .en caja, hasta que descubramos la causa que la origino abriremos una cuenta llamada Diferencia en Caja, por lo que el asiento sera el siguiente: Diferencia en Caja 5000,Caja 5000,Supongamos que la falta de dinero se debe a una compra de una calculadora (equipos de oficina), que no fue registrada. Entonces debemos hacer este asiento: Equipos de Oficina 5000,Diferencia en Caja 5000,Cuentas de orden. Las cuentas de orden son aquellas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente. Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del activo y las acreedoras al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del Balance General pero no representan activos, pasivos o patrimonio. Cuentas nominales o de resultados. Son aquellas cuentas que registran los incrementos del patrimonio mediante los ingresos, o las disminuciones por los costos o egresos, ocurridos en un perodo determinado. Cuentas de patrimonio. Estas cuentas muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o prdidas ocurridas por operaciones con los capitales sociales u originados por las actividades normales del negocio.

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Las cuentas que con mayor frecuencia se encuentran dentro del patrimonio, son las siguientes:
y Capital social y Supervit y Reservas

Activo Se considera activo a aquellos bienes que tienen una alta probabilidad de generar un beneficio econmico a futuro y se pueda gozar de los beneficios econmicos que el bien otorgue ACTIVO CIRCULANTE Caja En esta cuenta se registrar el dinero en efectivo, en cheque y boletos de tarjetas de crdito que entren en la empresa. Se abonar al depositar en el banco los ingresos recibidos y los pagos en efectivo. Generalmente Caja tiene una cuenta auxiliar denominada Caja Chica que se emplea para registrar los pequeos desembolsos en efectivo. BANCOS Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las denominadas cuentas corrientes bancarias. Con los Bancos se suelen realizar diversas operaciones, no siempre en dinero, en cuyo caso la cuenta que controle esa operacin deber complementarse con un apellido. Por ejemplo: Banco Cuenta Giros al Cobro, Banco Cuenta Giros Descontados. EFECTOS POR COBRAR La emplearemos para controlar determinados documentos debidamente

formalizados que representen crditos a favor de la empresa. Los documentos


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negociables ms importantes que se controlan por intermedio de esta cuenta son las denominadas letras de cambio o giros y los pagars. Para que sean registrados en esta cuenta deben haber sido aceptados por sus deudores. Esto significa reconocer una deuda y comprometerse a cancelarla a su vencimiento o a la vista. CUENTAS POR COBRAR Para controlar los crditos a favor de la empresa, no reconocidos por medio de la aceptacin de letras de cambio o pagars sino por medio de facturas emplearemos Cuentas por Cobrar. INVENTARIOS DE MERCANCIAS Como su nombre lo indica, la cuenta Inventarios de Mercancas o simplemente Inventarios, la emplearemos para reflejar el valor de las mercancas propiedad de la empresa adquirida o producida con la intencin de venderlas. GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO El nombre de la cuenta nos dice que movilizaremos la misma para agrupar todas aquellas cantidades que hemos pagado por anticipado a cuenta de futuros gastos. Existen ciertos contratos o circunstancias que nos obligan a emplear esta cuenta. Por ejemplo las plizas de seguros se suelen pagar por adelantado y no ser justo que carguemos como gastos del mes los desembolsos efectuados dentro del mes, pero que corresponden a meses sucesivos. Algunas de las cuentas auxiliares que forman este grupo son:
y Seguros Pagados por Anticipado y Intereses Pagados por Anticipado y Impuestos Pagados por Anticipado

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Activo a largo plazo INVERSIONES A LARGO PLAZO Estn constituidas por cuentas que representan inversiones a largo plazo o de carcter permanente, en ttulos valores, bienes inmuebles (no usados por la empresa) cuentas de participacin, prstamos y, en todo caso, las acciones en empresas filiales o afiliadas. Activo fijo Est constituido por cuentas que representan activos de carcter permanente destinados a la produccin de bienes y servicios. Sus componentes ms importantes deben separarse por rubros, tales como: Terrenos La cuenta terrenos (dentro del activo fijo) significa el valor de la tierra, donde tenemos instalada nuestra empresa y donde se han levantado las edificaciones (Edificios, plantas comerciales o industriales, etc.). La cuenta Terrenos (dentro del activo, en el grupo de Inversiones) significa el valor de los terrenos adquiridos por la empresa para futuras expansiones, para rentarlos o bien con fines de especulacin a corto o a largo plazo. Edificios Cuando la incluimos dentro del activo fijo, representa el valor de construccin de los edificios, plantas comerciales o industriales, etc., que sean empleados por la empresa para la produccin de bienes o servicios. Cuando son incluidos en el grupo de inversiones, significa el valor de los edificios adquiridos para futuras expansiones, para rentarlos o bien con el fin de especular a corto o largo plazo.

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Maquinaria En las empresas de tipo industrial (fabricacin de productos) y en determinadas empresas de servicios, como por ejemplo: produccin de energa elctrica, etc., empleamos la cuenta Maquinaria para controlar los diversos tipos de mquinas empleadas en la produccin de bienes y servicios. Muebles y enseres La cuenta Muebles y Enseres, tambin denominada Mobiliario, la emplearemos para controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas en las diversas oficinas de la empresa. Equipos de oficina Debido, primero a la mecanizacin y actualmente a la computarizacin de los sistemas administrativos y como consecuencia del elevado costos de estos equipos, (los cuales, en algunos casos, como los equipos de computacin, tienen una vida muy limitada a consecuencia de los cambios rpidos en su tecnologa) se ha hecho necesario abrir la cuenta Equipos de Oficina que controlar la inversin en computadoras, calculadoras, procesadores de palabras, mquinas de escribir, fotocopiadoras, etc. CARGOS DIFERIDOS Gastos de desarrollo Antes de la empresa comenzar a realizar operaciones que generen ingresos, necesita de un lapso, denominado preoperatorio, en el cual se incurrir en una serie de gastos.

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En esta etapa, parecera ilgico mostrar unas prdidas, cuando la empresa an no ha comenzado su etapa operacional. En consecuencia se considera que los ingresos que se pudieran obtener en el futuro se podran asociar con los gastos preoperatorios ocasionados para obtenerlos. Por lo tanto, los gastos de desarrollo preoperatorios pueden diferirse. MEJORAS EN INMUEBLES ARRENDADOS Cuando una empresa alquila un terreno, edificio, locales comerciales, etc., es normal que trate de acondicionarlos de acuerdo a sus necesidades, lo cual le ocasionar una serie de desembolsos que beneficiarn a perodos futuros. Por otra parte, en algunas ocasiones, para obtener el contrato de arrendamiento, bien sea por la situacin de la propiedad que se desea alquilar o por cualquier otra circunstancia, se cancela una determinada cantidad por anticipado. Estos gastos no deben cargarse al perodo en que se realizan, ser necesario diferirlos, salvo que su monto sea tan insignificante que no lo ameriten. CUENTAS DE ORDEN Como dijimos en la primera parte del trabajo, las cuentas de orden son cuentas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente. Entre las ms comunes se encuentran: Deudoras Banco cuenta giros al cobro Es la cuenta que representa la cantidad de efectos o giros que se encuentran al cobro en los bancos. Mercancas en consignacin Son mercancas que podemos obtener sin ningn costo, luego al venderlas incurrimos en obligaciones con dicho proveedor.

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ACREEDORAS Giros al cobro en bancos Esta cuenta representa los efectos o giros enviados al banco para que efecte su cobro, pero que an no han sido cobrados. PASIVO Se entiende por cuentas de pasivo aquellas que sirven para llevar un registro de las diversas deudas que tenga el comerciante. Por ejemplo. Como ejemplo de cuentas de pasivo se pueden citar la de documentos por pagar, en la cual se anotan aquellos documentos a su cargo pendientes de pago; la cuenta de acreedores, en la cual se anotaran las deudas a favor de terceras personas, que no estn respaldadas por documentos, etctera. PASIVO CIRCULANTE Efectos y cuentas por pagar Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas por cobrar, pero, por supuesto, en lugar de controlar los crditos a favor de la empresa, estas cuentas controlarn deudas de la empresa. GASTOS ACUMULADOS Forman parte de un grupo ciertas obligaciones de la empresa no canceladas por razones de contratos, costumbres comerciales o ciertas eventualidades
y Impuestos pendientes de pago y Sueldos devengados por pagar y Gastos diversos por pagar

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PASIVO A LARGO PLAZO HIPOTECAS POR PAGAR Una hipoteca representa un derecho real que se constituye sobre un bien inmueble a favor de un acreedor para garantizar una deuda, permaneciendo el bien en poder del deudor. Este tipo de operaciones se controlarn por intermedio de la cuenta Hipotecas. Si las hipotecas son a nuestro favor serian hipotecas por cobrar, pero en este caso, y est de ms decirlo, no se presentar en el pasivo sino en el activo. Si se presentara el caso de una Hipoteca por pagar (porcin circulante), esta se colocar no en el pasivo a largo plazo sino en el pasivo circulante. PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL Es la parte de los bienes aportada por los accionistas. El capital se puede formar de acciones comunes o de acciones preferidas. En el balance general se le debe restar al capital social la cuota no pagada del mismo. SUPERVIT El trmino supervit significa exceder, sobrar, residuo y, en general, la parte sobrante despus de satisfacer un uso o necesidad. El supervit es el trmino ms apropiado para las utilidades no distribuidas, pero que por supuesto estn sujetas a serlo. Puede provenir de: a) operaciones normales - supervit operacional-; b) operaciones relacionadas con los aumentos del capital - ganancias en la emisin de acciones - supervit de capital-; c) por donaciones - supervit por donacin-; d) por revalorizaciones de activos supervit por revalorizacin de activos. Reservas Las reservas representan utilidades retenidas para el fortalecimiento econmico de la empresa o bien para un fin determinado como podra ser:

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Reservas Legales Las leyes de una nacin pueden establecer que determinados entes, si obtienen utilidades, debern apartar una determinada cantidad de esas ganancias para la creacin de una reserva. Es decir, prohibir el reparto total de esas utilidades. En Venezuela, el Cdigo de Comercio, exige que de las ganancias netas que obtengan las Sociedades Annimas debern apartar el 5% para la formacin de una cuenta de reservas, hasta que esta cuenta alcance el 10% de su Capital Social. Reservas Estatutarias Que se rigen por estatutos, por los contratos que aceptan los accionistas y que regulan la vida de la sociedad. Reservas Voluntarias Los accionistas de una sociedad, pueden por voluntad propia apartar una parte de las ganancias para reservas con distintos fines. Cuentas que conforman el estado de ganancias y prdidas. En este rubro existen muchas cuentas que a nuestro parecer estn de ms describir dado que su nombre encierra casi por completo su concepto, tales como: Ventas, Compras, Devoluciones en ventas, descuentos en ventas, etc.,trataremos de explicar de forma resumida las cuentas que pensamos contienen una mayor complejidad. Gastos de ventas Controlar todos los costos ocasionados por la venta de los bienes o servicios realizados por la empresa. Se desglosan en tantas cuentas auxiliares como tipos de gastos o costos deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de Propaganda, Comisiones, viticos. La propaganda a su vez se desglosa en Televisin, Radio, Cine y Prensa.
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Gastos de administracin Los gastos de administracin son de la misma naturaleza que la cuenta anterior, pero en este caso controlar los costos ocasionados por concepto de administracin. Tambin se puede y debemos dividirla en tantas subcuentas como gastos o costos deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de sueldos de administracin, de alquileres, de limpieza, de depreciacin, etc. Egresos e ingresos diversos En estas cuentas registraremos ciertos egresos e ingresos provenientes de operaciones diferentes a las normales de la empresa y que se obtienen con carcter extraordinario y distinto a las operaciones propias de cada empresa. No sera correcto cargrselos a Gastos de Ventas o Administracin, ni abonrselos a los productos de las ventas o servicios normales. Entre otras tendremos: Gastos Emprstitos; Ganancia en Emisin Acciones; Rentas de edificios; beneficios o prdidas en ventas de activos fijos.

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3.3 CLASIFICACION DE LAS CUENTAS DE RESULTADO


El estado de resultados es un estado financiero que muestra la utilidad o perdida de una entidad a un periodo determinado a travs de sus elementos de ingresos, costos y gastos. Cuentas de Resultados
Se clasifican en

Se utilizan

Para elaborar el estado de resultados determinando la utilidad o perdida bruta.


En sus dos presentaciones

Deudoras

Acreedoras

Utilizando el sistema analtico.

Utilizando el sistema de inventarios perpetuos.

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Es importante que se identifiquen las cuentas que intervienen en el estado de resultados y las formas de presentacin. Cuentas de Resultados
Se clasifican en

Deudoras Costos de Venta Gastos de Venta Gastos de Admn. Gastos Financieros Otros Gastos Ventas

Acreedoras

Productos Financieros

Otros productos

En la esquematizacin las cuentas de resultado son de naturaleza deudora y acreedora. Las deudoras corresponden a los costos y gastos. Las acreedoras se identifican como ingresos en una entidad.

Ahora les presentaremos las cuentas de resultados de los gastos y productos. Gastos de venta Se carga Durante el ejercicio. Del importe de las Se abona Al finalizar el ejercicio. erogaciones Del importe de su saldo para pagarla

efectuadas por la empresa, con la con cargo a la cuenta de prdidas y finalidad de incrementar los ingresos ganancias. por la venta de mercancas. Este importe puede ser por propaganda y publicidad, renta, telfono, sueldo de gerentes de venta, comisiones a vendedores, papelera, etc. Al finalizar el ejercicio. Del importe de los gastos del departamento que se haya devengado,
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por

cualquier

de

los

conceptos

anteriores. Saldo. Es deudor y representa el costo de las erogaciones con la finalidad de incrementar el volumen de ventas de la entidad. Presentacin. formando operacin Se presenta de los en la de segunda parte del estado de resultados, parte gatos

Gastos de administracin Se carga Durante el ejercicio. Del importe de las Se abona Al finalizar el ejercicio. erogaciones Del importe de su saldo para pagarla

efectuadas por la empresa, con la con cargo a la cuenta de prdidas y finalidad de lograr sus objetivos. Estos ganancias. gastos pueden ser honorarios, renta de oficinas, telfono, sueldos de gerentes y etc. Al finalizar el ejercicio. Del por importe cualquier de de los los gastos del departamento que se haya devengado, conceptos anteriores. Saldo. Es deudor y representante el importante de las erogaciones para la administradores, gratificaciones, primas vacacionales, artculos de aseo,

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administracin de la entidad y el logro de los objetivos para los que fue creada. Presentacin. segunda resultados, Se presenta del parte en la de parte estado

formando

de los

gastos de operacin.

Gastos financieros Se carga Durante el ejercicio. Del importe de los intereses pagados. Del importe de los descuentos concedidos. Del importe de las comisiones bancarias. Al finalizar el ejercicio. Del importe de los gastos del departamento que se haya devengado, por cualquier de los conceptos anteriores. Saldo. Es deudor y representa el costo de las erogaciones efectuadas por la entidad para conseguir financiamiento. Presentacin. Se presenta en la segunda parte del estado de resultados, formando parte de los gastos y productos financieros. Se abona Al finalizar el ejercicio. Del importe de su saldo para pagarla con cargo a la cuenta de prdidas y ganancias.

Otros gastos Se carga Durante el ejercicio. Se abona Al finalizar el ejercicio.

Del importe de las erogaciones efectuadas por Del importe de su saldo

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operaciones eventuales que no constituyen la para pagarla con cargo a la actividad principal, como la perdida en venta de cuenta activo fijo y faltantes de caja. Al finalizar el ejercicio. Del importe de los conceptos anteriores Saldo. Es deudor y representa el importe de las erogaciones efectuadas por la entidad en forma espordica. Presentacin. Se presenta en la ltima parte del estado de resultados, formando parte de los otros gastos y productos. Productos financieros Se carga Al finalizar el ejercicio. Durante el ejercicio. Se abona de prdidas y ganancias.

Del importe de su saldo Del importe de los intereses cobrados. para pagarlas con abono Del importe de los descuentos obtenidos. a la cuenta de prdidas y ganancias. Al finalizar el ejercicio. Del importe de los productos financieros que se hayan devengado por cualquier de los conceptos anteriores. Saldo. Es acreedor y representa el importe de los productos ganados durante el ejercicio, derivados por el uso del dinero. Presentacin. Se presenta en la segunda parte del estado de resultados, formado parte de los gastos y productos financieros

Otros productos

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Se carga Al finalizar el ejercicio. Durante el ejercicio.

Se abona

Del importe de su saldo Del importe de las ganancias por operaciones para pagarlas con abono espordicas, como la utilidad en venta de activo fijo y a la cuenta de prdidas y la utilidad en venta de inversiones. ganancias. Al finalizar el ejercicio. Del importe de los conceptos anteriores. Saldo. Es acreedor y representa el importe de las Se presenta en la ltima parte del utilidades por actividades eventuales. Presentacin. estado de resultados, formado parte de los otros gastos y otros productos.

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Algunos ejemplos de cmo se registran diversas cuentas en el estado de resultados.

Pago de luz, renta o telfono


Se carga Se abona

Gastos de administracin: renta, luz o telfono. Gastos de venta: renta, luz o telfono. IVA acreditables.

Bancos

En la figura de pago de luz, renta o telfono se observo cmo se registran diversos pagos, que debern anotarse en subcuentas distintas, segn el gasto, considerando siempre el porcentaje que se marque para cada departamento que constituye la entidad; este porcentaje depender del uso que tenga dicho servicio en cada departamento. Intereses Ganados

Se carga

Se abona

Bancos

Productos financieros: intereses.

En la Figura de Intereses Ganados se observo la forma en que pueden registrar los intereses ganados en las instituciones de crditos cuando se tiene una inversin.

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Comisiones Bancarias
Se carga Se abona

Gastos financieros: comisiones IVA acreditables

Bancos

En la Figura de Comisiones Bancarias se observa la forma en la que pueden registrar las comisiones pagadas a las instituciones de crdito, como por ejemplo, un cheque devuelto. Venta de Material de Empaque
Se carga Se abona

Caja

Otros productos: material de empaque IVA trasladado

En la Figura de Venta de Material de Empaque de observa la forma en que puede registrar la venta de material de desperdicio, que constituye un ingreso eventual o espordico.

3.4 REGISTRO DE OPERACIONES EN EL DIARIO MAYOR


Las actividades u operaciones mercantiles se producen cada da, cuando se realizan inversiones en el negocio, se venden productos o servicios a los clientes, se efectan compras a proveedores de artculos y se pagan deudas. (DIANA ESTELA G) Estas operaciones tienen que anotarse de manera ordenada y la forma ms elemental es en un diario general. El diario general es un registro principal que puede ser un libro o medio magntico en la cual quedan registrados, cronolgicamente, todas las transacciones
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efectuadas en un negocio de acuerdo con los las normas de informacin financiera y en funcin de impacto que esta haya tenido en 5 cuentas bsicas. Cada operacin registrada debe tener, por los menos, un cargo y un abono compensatorio o igual .El asiento que tiene ms de un cargo y un abono se conoce como asiento compuesto y el asiento tiene que estar balanceado para que sea correcto. DIANA ESTELA G En este libro se encuentra informacin como: y La fecha completa del da en el cul se realiz el comprobante de diario. y La descripcin del comprobante. y La totalidad de los movimientos dbito y crdito de cada cuenta. y Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor. ste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean vlidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. A esta operacin se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotacin. El asiento de cada transaccin indica qu cuentas deben cargarse y cules deben acreditarse posteriormente en el mayor.

Nombre cuenta DEBE Carga Debilitar Cantidad abonada Cargo Suma del Debe SALDO HABER Abandonar Acreditar Abono Suma de Haber

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El artculo 25 del Cdigo de Comercio ofrece la posibilidad de que las notaciones en dicho libro puedan hacerse por totales de operaciones en perodos no superiores al mes (sera como si el libro Diario se convirtiese en libro Mensuario). En ese caso las empresas para mayor claridad, registran las operaciones diarias en libros auxiliares: y Diario de Compras y Gastos y Diario de Ventas e Ingresos. y Diario de tesorera (cobros y pagos de Caja y Banco c/c). Las Secciones Bsicas y Seccin de ingresos y sus respectivos cargos. y Seccin de cheques girados y compras al crdito. Adems existen secciones de control como: y Seccin de control de inventario de mercanca. y Seccin de controles de saldos de cuentas. y Seccin de observaciones. y Seccin de firma, de fecha y nmero. Proceso de registro El proceso de registro sigue estos pasos: 1.- Identificar la operacin de los documentos fuente, como pueden ser las fichas de depsito de los bancos, los talones de venta y las matrices de los cheques. 2.- Especificar cada cuenta afectada por la operacin y clasificarla por tipos (activo, pasivo o capital contable). 3.- Determinar si la operacin aumenta o disminuye cada cuenta. 4.- Utilizando las reglas del dbito y el crdito determinar si se tiene que debitar o acreditar la cuenta.

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5.- Anotar la operacin en el diario, incluyendo una breve explicacin del asiento diario. Es costumbre escribir primero el lado del dbito del asiento y despus el lado del crdito. Debe 25000 Mobiliario A Caja pesetas Haber 25000

Ejemplo de asiento de diario: La justificacin de este asiento atendiendo a las teoras ya conocidas, sera que las cuentas que reciben patrimonio (Mobiliario) se colocan en el Debe (parte izquierda) y las cuentas que entregan patrimonio (Caja) se anotan en el Haber (parte derecha). En cuanto a la explicacin de por qu se introduce la preposicin a delante de la cuenta acreedora poda ser: y Que la cuenta Mobiliario recibe patrimonio y se lo debe a la cuenta de Caja.

Tipos de estructura del libro Diario: 25000 (1) 226 (2) 16 2enero 16 Mobiliario a Caja pesetas Compra al contado de mesa de oficina (3) Libro diario bilateral: (1) Importe o cantidad en l Debe (cargos). (2) Nmero de, ficha o folio o del Plan, correspondiente a la cuenta Debe (3) Nmero del asiento, fecha, ttulos de cuentas y detalle del asiento. (4) Nmero de, ficha o folio o del Plan, correspondiente a la cuenta Haber (5) Importe o cantidad en el Haber (abonos). (4) (5) 570 25000

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y 16

Libro diario unilateral: 2 enero Mobiliario a caja pesetas Compra al contado de mesa de oficina 226 25000 570 25000

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(1) Nmero del asiento del diario (2) Fecha. (3) Ttulos de cuentas y detalle del asiento. (4) Nmero de, ficha o folio o del Plan, correspondiente a la cuenta Debe (5) Importe o cantidad en el Debe (cargos). (6) Nmero de, ficha o folio o del Plan, correspondiente a la cuenta Debe (7) Importe o cantidad en el Haber (abonos). LIBRO MAYOR Las operaciones despus de registradas en libro Diario se pasarn al Libro Mayor, pero las funciones de ambos son distintas. El libro Diario recoge todas y cada una de las operaciones, realizadas por la empresa registradas por orden cronolgico, es decir una detrs de otra en el momento de producirse, a diferencia del libro Mayor que en cada folio o ficha registra informacin de una sola cuenta. El libro Mayor no es obligatorio segn la actual legislacin mercantil. Sin embargo prescindiendo de su obligatoriedad o no, es necesario este libro para saber en cada momento la evolucin y situacin de cada elemento patrimonial de la empresa. Los formatos de estructura del libro Mayor pueden ser tambin, bilaterales o unilaterales.Ejemplo de registro en el libro Mayor de la compra efectuada de mesa de oficina: MOBILIARIO
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FECHA 2 ENERO CAJA PESETAS FECHA 1 ENERO 2 ENERO

CONCEPTO MESA DE OFICINA CONTADO CONCEPTO EFECTRIVO SEGN, APERTURA COMPRA MESA DE OFICINA

REF 16

DEBE 25000

HABER

SALDO 25000

+/+

REF 1

DEBE 40000

HABER 25000

SALDO 40000

+/+ (3)

16(1)

(2)

(1) Nmero del asiento en libro Diario. (2) Diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber. (3) Indicador del saldo: (+) si es deudor y (-) si es acreedor.

3.5 BALANZA DE COMPROBACIN


Es una lista de todos los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad, sumndolos en columnas separadas; esto as a consecuencia de que la contabilidad a base de partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operacin requiere el asiento de dbitos y crditos de una operacin que suman igual importe, resulta obvio que el total de dbitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los crditos. C.P.C JAIME FLORES S. La balanza de comprobacin sirve para localizar errores dentro de un perodo identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que sern empleados en la preparacin de los Estados Financieros. Es til para comprobar la exactitud matemtica del mayor y proporcionar al contador informacin para preparar los Estados Financieros peridicos, ya que le es mucho ms sencillo utilizar los datos de la Balanza que tomndolos directamente del mayor.
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Definicin de Balanza de Comprobacin: Es un estado contable que se formula peridicamente, por lo general al fin de cada mes, para comprobar que la totalidad de los cargos es igual a la totalidad de los abonos hechos en los libros durante cierto periodo. La balanza casi siempre contiene los siguientes datos: a) folios de las cuentas. b) nombres de stas. c) saldos deudores y acreedores debidamente clasificados. d) sumas de saldos deudores y acreedores, las cuales deben ser iguales entre s. Conjunto de datos que arroja el libro mayor antes de que se registren los asientos de liquidacin de cuentas de los presupuestos y de resultados de cada uno de los siguientes grupos: erario, administracin e inventario. La forma contiene tres grandes divisiones: a) cuentas, nmeros y ttulos de las mismas. b) movimientos, subdivisiones y cuentas generales, cada una con dos columnas que corresponden a debe y haber. c) saldos, subdivisiones y cuentas generales, cada una con dos columnas correspondientes a deudores y acreedores. En consecuencia, es la lista o extracto de saldos o total de los dbitos y de los crditos de las cuentas de un mayor que tiene por objeto determinar la igualdad de cargos y abonos asentados y fijar un resumen bsico para los estados financieros. La balanza de comprobacin sirve para: 1.- Confirmar que la contabilidad de la empresa este bien organizada. 2.- Localizar errores dentro de un perodo identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que sern empleados en la preparacin de los Estados Financieros.
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3.- Para obtener los saldos de las cuentas, ya que los datos que se toman del Mayor corresponden a la suma de los movimientos deudor y movimiento acreedor de cada uno de ellos, por lo tanto la diferencia entre estos dar el saldo correspondiente a cada cuenta. Es til para comprobar la exactitud matemtica del mayor y proporcionar al contador informacin para preparar los Estados Financieros peridicos, ya que le es mucho ms sencillo utilizar los datos de la Balanza que tomndolos directamente del mayor. La elaboracin de un balance de comprobacin comienza con la realizacin de las sumas de las anotaciones, de cada cuenta, tanto en el debe como en el haber. Por lo general el balance es un documento voluntario para el empresario, aun que recomendable para que este pueda conocer el estado financiero de su empresa. La balanza de comprobacin sirve para localizar errores de un periodo identificado del tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que sern empleados en la preparacin de los estados financieros. La balanza de comprobacin debe contener los siguientes datos: 1.- Nombre de la empresa o razn social. 2.- Mencin de ser una balanza de comprobacin y periodo de formulacin 3.- Folio de las cuentas en el libro mayor 4.- Nombre de las cuentas 5.- Movimientos (deudor y acreedor) 6.- Saldos (deudor y acreedor) 7.- Sumas iguales. Empresa x Balanza de comprobacin fecha Saldos Cuentas Caja y banco Deudores 16000
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Acreedores

Clientes Inventario de productos Inventario de produccin Propiedades, equipo Costo de ventas Proveedores Capital planta

10000 5000 1500 y 900000

136500 10000 1060000 1070000 1070000

Sumas iguales En la balanza de comprobacin deben aparecer los movimientos de las cuentas que estn saldadas. ALPHA Y OMEGA, SA BALANZA DE COMPROBACIN DEL 1 AL 31 DE ENERO NO. DE FOLIO NOMBRE DE LAS CUENTAS MOVIMIENTOS DEBE HABER SALDOS DEUDOR ACREEDOR

SUMAS IGUALES Bsqueda de Errores en la balanza de comprobacin: 1. Volver a sumar las cifras individuales 2. Determinar diferencias en los totales del Debe / Haber 3. Revisar con cuidado las cantidades colocadas en el Debe / Haber 4. Verificar las cifras tomadas del mayor general
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5. De cada modificacin se comprueba ambas sumas.

Errores que se pueden descubrir por medio de la balanza de comprobacin: 1.- Haber omitido en las cuentas de mayor el pase completo de un asiento del diario. 2.- Haber cargado una cuenta en lugar de otra. 3.- Haber abonado una cuenta en lugar de otra. Ejemplo: La Imperial S.A. Balanza de Comprobacin al 28 de febrero de 1996 Folio Mayor 1 2 3 4 5 Caja Bancos Mercancas Clientes Documentos cobrar 6 7 8 9 Deudores Diversos Edificios Mobiliario y equipo Equipo de 200,000 450,000 80,000 5,000 20,000 450,000 80,000 5,000 x Descripcin Movimientos Debe 25,700 218,240 370,500 65,360 1,200 21,200 156,650 37,100 1,200 Haber Saldos Debe 25,700 197,040 213,850 28,260 Haber

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computo 10 Propaganda publicidad 11 12 Proveedores 13 Documentos pagar 14 Capital 1,446,800 1,625,800 1,446,800 1,701,300 1,625,800 1,701,300 x 70,500 70,500 Papelera y tiles 4,000 20,000 25,000 4,000 5,000 y 6,800 6,800

Si al formular la balanza de comprobacin las sumas de los movimientos deudor y acreedor no son iguales, esto indica que se pudo haber cometido cualquiera de los siguientes errores: 1.-haber sumado mal los movimientos que figuran en la balanza de comprobacin. 2.-haber sumado mal cualquiera de los movimientos de las cuentas que aparecen en el mayor. 3.- Haber registrado en el diario un asiento sin considerar el equilibrio entre los cargos y los abonos, en esta misma forma haberlo pasado a las cuentas de mayor. 4.- Haber cargado o abonado en las cuentas de la mayor duna cantidad distinta de la que aparece en el asiento del diario. 5.- Haber registrado en las cuentas del mayor una cantidad distinta de la que aparece en el asiento del diario.

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UNIDAD IV

TEORIA DE LA PARTIDA DOBLE

OBJETIVO: Conservar el equilibrio de las cuentas de acuerdo a su naturaleza contable para reflejarse en el balance general y estado de resultados siguiendo los principios de la partida doble aplicadas a los aspectos de la vida empresarial.

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1. TEORIA DE LA PARTIDA DOBLE La contabilidad financiera se basa en el postulado de dualidad econmica que establece que el activo es igual al pasivo ms el capital contable, A=P+C, es decir que los recursos de que dispone la entidad para la realizacin de sus fines proceden de fuentes externas e internas, y que las operaciones que la contabilidad cuantifica se registran por medio de la teora de la partida doble, mediante cargos y abonos que representan los aumentos y disminuciones del activo, pasivo y capital contable. La ecuacin matemtica A=P+C siempre se cumple, sin importar qu tipo de operacin se registre, por ello es una Ley Universal. Es necesario tener presente que: y Los aumentos en el activo se cargan y las disminuciones de este se abonan. y Los aumentos de pasivo y capital se abonan y que sus disminuciones se cargan. Cualquier transaccin realizada por la entidad siempre genera una causa y un efecto, que modifican la estructura de sus recursos y sus fuentes, registradas mediante cargos y abonos, sin alterar la igualdad numrica de su balance. Contabilidad por partida doble El sistema de contabilidad por partida doble es la base del sistema estndar usado por negocios y otras organizaciones para llevar la cuenta de las transacciones financieras. Su premisa es que las condiciones financieras y los resultados de las operaciones de un negocio (u otra organizacin) se representan cabalmente por variables, llamadas cuentas, cada una de las cuales refleja un aspecto particular del negocio como valor monetario. Cada transaccin se registra por entradas en al menos dos cuentas. El total de los valores de dbito deben ser iguales al valor total de los valores de crdito. La premisa para esto es que cualquier transaccin monetaria debe afectar lgicamente a dos aspectos de una compaa.

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Por ejemplo, si se compra un elemento (Inventario de Dbito), tambin debe ser pagado (Cuenta de Banco de Crdito). De la misma forma, si se vende un elemento (Inventario de Crdito), entonces tambin se le debe pagar por l a la compaa (Cuenta de Banco de Crdito). La mayora de las transacciones consisten en dos entradas, pero pueden tener tres o ms entradas (ej.: Total de Facturas de Suministro = Valor Neto + Impuestos). Este sistema se llama de doble partida porque todas las transacciones deben estar "equilibradas" - los lados de dbito y crdito deben equivaler el mismo monto. Histricamente, las entradas de dbito han sido registradas al lado izquierdo y los valores de crdito al derecho de una cuenta general de legajo. Las cuentas del legajo se establecen como cuentas T, as llamadas porque recuerdan la letra T cuando la cuenta est vaca o llena, y cuando esto sucede hay que anular la cuenta. Es general entre los contadores, y as es enseado en las facultades de contadura, que la contabilidad por partida doble debe usarse, se piensa de sancin, por los negocios y otras organizaciones. Nada ms lejos de la verdad; la contabilidad por partida doble es exigida fundamentalmente con fines tributarios y adems busca uniformar la contabilidad con fines estadsticos y para tener elementos comunes al momento de negociar las empresas. Pero el Estado y la Nacin no llevan su contabilidad por partida doble, sino presupuestos por el sistema de caja. Las entidades sin nimo de lucro que deben preservar su patrimonio tienen como eje de su contabilidad los presupuestos de ingresos, de gastos y la ejecucin presupuestal llevada por el sistema de caja.

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4.1 LA CUENTA
Cuenta. Es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos de activo, de pasivo y de capital. Nombre de la cuenta. El nombre que se asigne a la cuenta debe de dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla los documentos a favor de la empresa se le domina documentos por cobrar, etc.; por lo tanto, habr tantas cuentas como valores o conceptos se tengan de activo, de pasivo y de capital. Clasificacin de las cuentas. Las cuentas se clasifican en tres grupos, que son: Cuentas de activo Cuentas de pasivo Cuentas de capital Cuentas de activo. Las cuentas de activo son las que controlan los bienes y derechos propiedad de la empresa. Cuentas de pasivo. Las cuentas de pasivo son las que controlan las deudas y obligaciones a cargo de la entidad. Cuentas de capital. Las cuentas del capital son las que controlan tanto las utilidades as como tambin las prdidas del negocio. La cuenta no es otra cosa que un medio contable con instrumentos de operacin, mediante el cual podemos subdividir, el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas caractersticas de afinidad y la cual nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuacin.

Nombre de cuenta Cargos Ejemplo: Si queremos conocer el movimiento del efectivo en caja, utilizaremos una cuenta que refleje ese bien y que llamaremos caja.
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abonos

Si queremos conocer el movimiento que afecta a los derechos que tenemos sobre tercero denominaremos la cuenta Cuenta por cobrar Las sillas, mesas, archivos, etc., se reflejaran en una cuenta denominada Mobiliario. Los que debemos a tercero mediante facturas lo mantendremos en una cuenta de pasivo denominada Cuenta por pagar. La forma y el contenido de la cuenta va a variar de acuerdo de una empresa a otra. Y principalmente va a depender del tipo de sistema contable que se est utilizando para registrar las transacciones. Podemos enumerar algunos de los mtodos para hacer registros de dato dentro de una empresa. 1. Libros empastados (donde se utiliza una hoja para cada cuenta). 2. Libro de hojas movibles (tipo carpeta de gancho, donde se pueden ir agregando hojas de acuerdo de las transacciones). 3. Tarjetas sueltas para las cuentas donde hay que emplear mquinas de contabilidad.

4. Sistemas de tarjetas o cintas para computadoras (este sistema lo utiliza empresas


grandes donde existen volmenes importantes de operaciones y para lo cual tienen que valerse de procesamiento electrnico de datos, por medio del computador)

4.2 ELEMENTOS DE LA CUENTA.


Las cuentas son el conjunto de registros en donde se va a describir en forma detallada y ordenada la historia de cada uno de los conceptos que integran el estado de situacin financiera y el estado de resultados. Tambin se pueden definir como el registro de los incrementos o disminuciones en saldos de los conceptos individuales que integran los estados de situacin financiera y el estado de resultados. (C.P.C JAIME FLORES S.) Por lo tanto, las cuentas pueden ser de activo, pasivo, capital y resultados. Las cuentas de resultados, o de operacin, se van a referir a los ingresos, costos y gastos del ente econmico.
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En las cuentas se suma y resta el monto de las operaciones y para hacerlo, es necesario establecer varias reglas que indiquen la historia de cada uno de los conceptos que integran los estados financieros, como sigue: 1.- El nombre de la cuenta debe corresponder al concepto cuya historia o relacin se van a llevar; por ejemplo, la cuenta efectivo se asignar al dinero que estar en la caja de la empresa; banco, al dinero que estar en la cuenta de cheques, etc. 2.- A cada cuenta se le destinar una hoja separada por la mitad, como sigue:

Nombre de la cuenta - Al espacio izquierdo se le llama debe y - Al espacio derecho se le llama haber y a la suma de las cantidades anotadas en a la suma de las cantidades anotadas en este espacio se le llama movimiento este espacio se le llama movimiento deudor. acreedor.

- La diferencia entre el movimiento deudor y el movimiento acreedor se llama saldo. - Si el movimiento deudor es igual al movimiento acreedor el saldo ser cero y se dice que la cuenta est saldada. - Si el movimiento deudor es mayor que, - Si el movimiento acreedor es mayor el acreedor, se llama saldo deudor. izquierdo se llaman cargo o dbito. que, el deudor, se llama saldo acreedor. derecho se llaman abono o crdito. - Los registros que se hacen en el lado - Los registros que se hacen en el lado

3.- Las cuentas pueden ser de naturaleza deudora y acreedora. Las cuentas de activo son de naturaleza deudora y su saldo natural debe ser deudor. Las cuentas de pasivo y capital son de naturaleza acreedora y su saldo natural debe ser acreedor. Si el capital es de naturaleza a creedora y si las utilidades lo incrementan y las prdidas lo reducen, las cuentas de ingreso que producen un incremento en el capital son de naturaleza a creedora y se registran en l haber y las cuentas de

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costos y gastos que producen un decremento al capital son de naturaleza deudora y se registran en el debe: Cuentas de resultados Debe Costos y Gastos Haber Ingresos

Si el saldo de la cuenta de resultados es acreedor, representa una utilidad; por el contrario, si es deudor representa una prdida. Concepto de cargo. Es todo registro realizado en l debe de una cuenta. Cuando se hace referencia a l como parte de un grupo de valores que modifican a la cuenta se llama movimiento deudor. (C.P.C JAIME FLORES S.) Cuenta de abono. Es todo registro realizado en el haber de una cuenta. En el contexto de un conjunto de modificaciones a la cuenta se le llama tambin movimiento acreedor. (C.P.C JAIME FLORES S.) Concepto de saldo. Es el remanente de valor que registra la cuenta a una fecha determinada, despus de haberse restado a la suma de movimientos (deudores o acreedores) mayores, los menores.(C.P.C JAIME FLORES S.)

4.3

REGLAS DEL CARGO Y DEL ABONO

Los aumentos y disminuciones que sufren los valores del Activo, Pasivo y Capital Contable de una entidad econmica, como consecuencia de la celebracin de transacciones financieras, deben registrarse en las cuentas respectivamente por medio de CARGOS y ABONOS. Ahora bien, como las cuentas representan valores de distinta naturaleza, deben determinarse las reglas observables para conocer cuando un cargo o un abono significan un aumento o una disminucin a las diferentes cuentas de Activo, Pasivo y Capital Contable. Para determinar dichas reglas que se llamarn: Reglas del Cargo y del Abono, recurriremos a la Ecuacin Contable Fundamental: Activo = Pasivo + Capital.

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Recordando los elementos de la cuenta, se observa que el Activo queda en calidad de CARGO por aparecer del lado izquierdo de la cuenta (Debe), mientras que el Pasivo y el Capital Contable aparecen como ABONOS por estar localizados en el lado derecho de la misma cuenta (Haber). De esta manera, la colocacin de los elementos de la Ecuacin Contable (Situacin Financiera) sobre la cuenta, establece que: 1) Las cuentas de Activo deben iniciarse e incrementarse mediante CARGOS. 2) Las cuentas de Pasivo y Capital Contable empezarn y se incrementarn mediante ABONOS. En consecuencia de lo anterior se deduce que: 1) Las cuentas de Activo disminuyen mediante los ABONOS. 2) Las cuentas de Pasivo y Capital Contable disminuyen con los CARGOS. Por lo tanto: 1) Las cuentas de Activo son de naturaleza Deudora, en virtud de tener Saldo Deudor. 2) Las cuentas de Pasivo y Capital Contable son de naturaleza Acreedora por tener Saldos Acreedores

ACTIVO Debe (+) SALDO DEUDOR (SD) Ejemplo: CLIENTES debe 125,200.00 35,700.00 18,900.00 10,000.00 60,400.00 25,350.00 haber Haber(-)

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(MD) 71,050.00 204,500.00 (MA) SALDO DEUDOR (SD) 133 450.00

PASIVO Debe (+) Haber(-) SALDO ACREEDOR (SA) Ejemplo: PROVEEDORES debe 39,700.00 118,460.00 25,160.00 12,500.00 7,800.00 35,200.00 (MD) 166,160.00 72,660.00 (MA) 93,500.00 (SA) SA=saldo acreedor De los conceptos anteriores se desprenden las Reglas del Cargo y el Abono que son: 1. Debe cargarse a una cuenta cuando: o Aumenta el Activo o Disminuye el Pasivo o Disminuye el Capital Contable 2. Debe abonarse a una cuenta cuando: o Disminuye el Activo o Aumenta el Pasivo o Aumenta el Capital Contable haber

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Respecto a las Reglas del Cargo y Abono al Capital Contable, es necesario observar lo siguiente: El Capital Contable se incrementa por: 1. Capital Social 2. Utilidad del Ejercicio A su vez la Utilidad del Ejercicio es la diferencia entre: 1. Ingresos 2. Egresos Las Cuentas de Egresos observan reglas del Cargo y el abono en forma inversa a las Cuentas de Ingresos, es decir, se carga en ellas el importe de sus incrementos y cuando fuere el caso, se abonan sus disminuciones. Por lo tanto las cuentas de Capital Social, Utilidad del Ejercicio, as como las Cuentas de Ingresos, son de naturaleza acreedora, es decir, deben mostrar un saldo acreedor. Por su parte, las Cuentas de Egresos son de naturaleza deudora, ya que siempre tendrn un saldo deudor. Sintetizando, es posible afirmar que: 1) Las Cuentas de Activo se inician con un Cargo, se incrementan cargndolas, disminuyen abonndolas y su saldo es deudor. 2) Las Cuentas de Pasivo empiezan con un Abono, aumentan abonndolas, disminuyen cargndolas y su saldo es acreedor. 3) Las Cuentas de Capital Social, Utilidad del Ejercicio y de Ingresos, se inician con un abono, se incrementan abonndolas, disminuyen cargndolas y su saldo es acreedor. 4) Las Cuentas de Egresos empiezan con un cargo, aumentan cargndolas, disminuyen abonndolas y su saldo es deudor. A partir de la contabilidad por partida doble, cada operacin o transaccin celebrada por las entidades debe registrarse considerando tanto la causa como el efecto de la operacin, en virtud de que cualquier operacin involucra cuando menos a dos cuentas, las cuales aumentarn i disminuirn, originando a una anotacin en el debe de la cuenta, es decir, un cargo (aplicacin), y otra en el haber, es decir, un abono (origen).
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Esto se puede ejemplificar de una manera sencilla con cuentas cuyo entendimiento es obvio. Compra de mercancas de contado. En este caso, debemos registrar tanto el aumento en el activo de la cuenta de mercancas, como la disminucin en el activo en la cuenta de proveedores. Compra de mercancas a crdito. En este ejemplo, debemos registrar el aumento en el activo en la cuenta de mercancas, as como el aumento en el pasivo en la cuenta de proveedores. Pago a proveedores. En este caso, tenemos que registrar tanto la disminucin en el activo en la cuenta de caja, como en la disminucin en el pasivo en la cuenta de proveedores. Aportaciones de los socios en efectivo. Aqu tenemos que registrar tanto el aumento en el activo en la cuenta de caja, como en aumento de capital en la cuenta del capital social. Pago de gastos en efectivo. En este caso, debemos registrar la disminucin en el activo en la cuenta de caja, como la disminucin del capital por concepto del gasto. De los ejemplo anteriores podemos hacer dos observaciones importantes: en primer lugar, que cualquier operacin realizada involucra cuando menos a dos cuentas y que stas van a sufrir alteraciones o modificaciones como consecuencia de la transaccin, lo cual deber registrarse mediante aumentos o disminuciones, mismo que al hablar de cuentas reciben el nombre de cargos y abonos. En segundo lugar, podemos constatar que no en todas las operaciones realizadas se presenta forzosamente un aumento y una disminucin en las cuentas, esto se debe a que no todas las cuentas tienen la misma naturaleza, es decir no todas las cuentas sirven para registrar los mismo conceptos valores, ya que unan se emplean para registrar las fuentes internas de los recursos (capital). Para determinar dichas reglas que se llamarn: Reglas del Cargo y del Abono, recurriremos a la Ecuacin Contable Fundamental denominado formula de balance: Activo = Pasivo + Capital. Recordando los elementos de la cuenta, se observa que el Activo queda en calidad de CARGO por aparecer del lado izquierdo de la cuenta (Debe), mientras
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que el Pasivo y el Capital Contable aparecen como ABONOS por estar localizados en el lado derecho de la misma cuenta (Haber). Izquierda Debe Cargo o cargar Activo = $100,000 = De los conceptos anteriores se desprenden las Reglas del Cargo y el Abono que son: 1. Debe cargarse a una cuenta cuando: Aumenta el Activo Disminuye el Pasivo Disminuye el Capital Contable Debe abonarse a una cuenta cuando: Derecha Haber Abono o abonar Pasivo + Capital $40 000 + $60 000

2.

Disminuye el Activo Aumenta el Pasivo Aumenta el Capital Contable En un esquema de mayor o T, lo anterior podemos representarlo como sigue: CARGOS CARGAR + ACTIVO - PASIVO - CAPITAL ABONOS ABONAR - ACTIVO + PASIVO + CAPITAL

Como ya sabemos, el capital contable de la entidad experimentar aumentos o disminuciones derivadas de los resultados de operacin, es decir, como consecuencia de las operaciones realizadas por la empresa en un periodo

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contable, sta obtendr utilidades que incrementarn el capital o bien prdidas que lo disminuirn.

4.4 PRCTICA
1.- Se va a suponer que con fecha 15 de enero se inicia una empresa con los ACTIVO CAJA BANCOS MERCANCIAS MOBILIARIO Y EQUIPO $50 000 $100 000 $300 000 $150 000 $600 000 Siguientes valores: Durante el da se realizaron las siguientes operaciones: 1. Compro mercancas por $ 20 000.00 y por esta misma suma se expidi un cheque. 2. Vendi mercancas por $ 60 000.00 a crdito. 3. Vendo mercancas por $ 90 000.00 al contado riguroso. 4. Pag con cheque $ 10 000.00 a El universal por varios anuncios publicados. 5. Pag con cheque una letra de cambio a su cargo con valor de $ 5 000.00. 6. Pag en efectivo $1 900.00 por el suministro de energa elctrica de las oficinas. 7. Un cliente le pago con cheque $ 20 000.00. 8. Deposit en el banco $ 30 000.00 en efectivo PASIVO PROVEEDORES DOC. POR PAGAR CAPITAL $50 000 $150 000 $400 000 $600 000

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DIARIO 1 1 2 3 4 5 6 7 2 3 2 3 8 3 4 1 3 5 9 1 6 6 2 7 10 1 8 10 2 9 1 Caja Caja Mercancas 15 DE ENERO Gastos de venta Caja 15 DE ENERO Documentos por pagar Bancos 15 DE ENERO Gastos de administracin Bancos 15 DE ENERO Gastos de administracin Bancos 15 DE ENERO $20 000 $8 000 $8 000 $1 900 $1 900 $5 000 $5 000 $10 000 $10 000 Clientes Mercancas 15 DE ENERO $90 000 $90 000 Caja Bancos Mercancas Mobiliario y equipo Proveedores Documentos por pagar Capital 15 DE ENERO Mercancas Bancos 15 DE ENERO $60 000 $60 000 $620 000 $620 000 15 DE ENERO X $50 000 $100 000 $300 000 $150 000 $50 000 $150 000 $400 000

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8 10 2 1 Bancos

Clientes 15 DE ENERO $30 000 Caja

$20 000

$30 000

Sumas iguales

$844 000

$844 000

Ahora vamos a pasar los asientos anteriores a las cuentas correspondientes del mayor, con objeto de poder conocer sus movimientos y efectuar la comprobacin a que nos venimos refiriendo. Caja 50 000 90 000 260 000 160 000 130 000 1 900 30 000 100 000 30 000 Bancos 20 000 10 000 5 000 8 000 31900 43 000 320 000 0 Mobiliario y equipo 150 000 150 000 Gastos de administracin Capital 1 900 400 000 8 000 400 000 9 900 proveedores 50 000 50 000 Documentos por pagar 5 000 5 000 150 000 150 000 120 000 20 000 Mercancas 300 000 60 000 90 000

Clientes 60 000 20 000 60 000 20 000

Gastos de venta 10 000 10 000

Despus de haber determinado los movimientos deudor y acreedor de cada una de las cuentas, tales movimientos se deben sumar para comprobar su equilibrio.

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Como puede verse, las sumas de los movimientos deudor y acreedor de todas las cuentas son iguales y adems deben coincidir con las sumas de los cargos y abonos de los asientos de diario y ahora se elabora la balanza de comprobacin aumentndole otras dos columnas ms que la anterior en la cual ira el saldo deudor y acreedor que su suma debe ser igual.

Comprobacin Folio 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Caja Bancos Mercancas Mobiliario y equipo Proveedores Documentos por pagar Capital Clientes Gastos de venta Gastos de administracin Sumas iguales Sumas iguales $60 000 $10 000 $9 900 $844 900 $844 900 $5 000 Cuentas Movimientos Deudor $160 000 $130 000 $320 000 $150 000 $50 000 $150 000 $400 000 $20 000 Acreedor $31 900 $43 000 $150 000

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UNIDAD V

SISTEMA DE REGISTRO

OBJETIVO:

Dar una visin amplia de los elementos que conforman sistemas de registro de mercancas que sirven de base para su elaboracin y presentacin que permitan al empresario la toma de decisiones ptimas.

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5.1 SISTEMAS DE REGISTRO DE MERCANCIAS


Cada negocio cuenta con un registro de operaciones sobre las mercancas. En l, se registra con precisin las utilidades y prdidas de las ventas. Existen varios procedimientos para el registro de operaciones de mercancas, las cuales se deben establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
y Capacidad econmica del negocio

Volumen de operaciones
y Claridad en el registro y Informacin deseada.

Los principales procedimientos que existen son:


y Procedimiento global o de mercancas generales y Procedimiento analtico o pormenorizado y Procedimiento de inventarios perpetuos o continuos

Para poder entender con facilidad los distintos procedimientos que existen para el registro de mercancas, es necesario conocer cada una de las operaciones que se pueden realizar con las mercancas. Las operaciones que ms se efectan sobre las mercancas son:
y Compras y Gastos de Compras y Devoluciones sobre compras y Rebajas sobre Compras y Ventas y Devoluciones sobre ventas y Rebajas sobre ventas

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Tambin deben considerarse las partidas inciales y finales dentro de los inventarios, ya que aunque no sean procedimientos propiamente dichos, estos reflejan los movimientos que se hacen dentro de los productos. Al analizar la cuenta de inventario en el estado de situacin financiera es necesario identificar tres aspectos importantes: A).Los sistemas de registro B).Los mtodos de evaluacin C).Los sistemas de estimacin 1.-Sistemas de registro. Una empresa decide el momento en que debe registrarse la adquisicin y el consumo del inventario. Dicho momento puede ser cuando se realiza cada transaccin o al final del periodo. La decisin debe basarse principalmente en el tipo de empresa de que se trate. Para ello existen dos sistemas de registro: a).Inventario perpetuo b).Inventario peridico 2.-Mtodos de evaluacin. Por lo general, los precios sufren variaciones en cada compra que se hace durante el periodo contable. El objetivo de los mtodos de evaluacin es determinar el costo que ser asignado a las mercancas vendidas y el costo de las mercancas disponibles al terminar el periodo. Se debe seleccionar el que brinde al negocio la mejor forma de medir la utilidad neta del periodo y el que sea ms representativo de su actividad. Para ello existen varios mtodos:

a).Costo especfico b).PEPS (primeras entradas, primeras salidas) c).UEPS (ltimas entradas, primeras salidas) d).Promedio ponderado

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Sistemas de estimacin. Ante alguna circunstancia impredecible (robo, incendio, inundacin), o bien ante la necesidad de preparar estados financieros al final de periodo, el contador debe estimar el valor del inventario sin hacer un recuento fsico de los productos disponibles. a).Precio de menudeo o detallista b).Utilidad bruta Procedimiento global Llamado tambin sistema de mercancas genrales, Reside en establecer una nica cuenta para realizar el registro de stas operaciones. La cuenta que constituye por s misma el sistema global se denomina Mercancas o Mercancas generales. C.P (Javier Romero Lpez) Mercancas generales Se carga: Al principal ejercicio Inventario inicial Durante el ejercicio Compras Gastos Devoluciones sobre venta Descuentos sobre ventas Como se observa, todo el registro no distingue del tipo de operacin, sino que se divide por el tipo de transaccin que se efecta, ya sea esta una carga o un abono. En la cuenta de Mercancas Generales se registran todos los Cargos y todos los Abonos que indican los aumentos y las disminuciones que se identifica en cada concepto relacionado con la compra-venta de Mercancas, su movimiento carece de homogeneidad pues incluye movimientos correspondientes a diferentes conceptos.
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Se abona: Durante el ejercicio Ventas Devolucin sobre compras Descuentos sobre compras

Desventajas del procedimiento. y La organizacin de los puntos no es la ms ptima, ya que solo utiliza una cuenta para organizar todas las operaciones, y solo dividirla en cargas y abonos. Por lo tanto no podemos saber por separado cuales fueron los detalles de las operaciones. y Como no existe una cuenta inicial con el inventario, no podemos tener la comparativa para averiguar el inventario final y Al no haber control sobre entradas y salidas, no se puede verificar si hubo algn problema con los productos. y Si es necesario encontrar el inventario final, se tendr que recurrir a las referencias fsicas y No se puede encontrar la utilidad o prdida si no se conoce el inventario final. Ajuste de la cuenta de mercancas generales. Esta cuenta, al principiar el ejercicio, se debe considerar como cuenta del Activo circulante, pues su saldo representa la existencia de mercancas, pero tan pronto como se empiezan a efectuar operaciones de compra y venta de mercancas, como su saldo ya no corresponde a la existencia, se debe considerar simplemente como cuenta de mercancas. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe sumar al valor de las compras netas, para determinar la suma o total de mercancas. El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el valor total de las compras de mercancas efectuadas durante el ejercicio. El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el total de los gastos efectuados por las compras de mercancas. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe sumar al valor de las compras, para determinar las compras totales. Para separar de la cuenta de mercancas generales los movimientos de activos y de resultados es necesario conocer el valor del inventario final.

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Una vez determinado el inventario final, su valor se debe abonar a la cuenta de mercancas generales y cargar a una cuenta denominada inventarios. Ejemplo Iniciamos un negocio con $100,000.00 en efectivo y $700,000.00 en mercancas Diario Concepto Inventarios Mercancas Generales Constitucin del Capital Entonces decimos que: y En caja tenemos $100,000 y En mercancas tenemos $700,000 y Por lo tanto, nuestro capital inicial es de $800,000 Si vendemos mercancas de $600,000 de las cuales nos pagara la mitad en efectivo y el resto en crdito, se estipula lo siguiente:
y En caja se aade $300,000, ms los $100,000 que ya existen y Las Mercancas tienen ventas de $600,000

Debe $100,000 $700,000

Haber

$800,000

Entonces en la cuenta de ventas tenemos que: Diario Concepto Caja Clientes Mercancas generales Ventas Pero sucede que los clientes devuelven mercancas por la cantidad de $40,000.00, suma que abonamos a las respectivas cuentas. Debe $300,000 $300,000 $600,000 Haber

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y Las mercancas generales se le aaden $40,000 por devolucin de ventas (aumento de activos). Diario Concepto Mercancas generales Devolucin sobre ventas Devolucin de Ventas Adems de la devolucin, se conceden descuentos al cliente por $10,000.00 que se abona a la cuenta correspondiente. Diario Concepto Caja Clientes Descuento de Ventas y A las mercancas generales se abona los $10,000 por los descuentos. El negocio hace compras a crdito por $300,000 Diario Concepto Mercancas generales Proveedores Compras $300,000 Debe $300,000 Haber $10,000 $10,000 Debe Haber Debe $40,000 Haber $40,000

y Se aade a las mercancas, productos por valor de $300,000

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Pero las compras tambin generan gastos por el valor de $10,000, pagados en efectivo Diario Concepto Mercancas generales Caja Gastos de compras
y Las mercancas se le cargan gastos por el valor de $10,000.

Debe $10,000 $10,000

Haber

Se devuelven mercancas a los proveedores por el valor de $55,000.00, y lo sumamos a la cuenta de los proveedores. Diario Concepto Proveedores Mercancas generales Devolucin a compras
y Abonamos a las mercancas la cantidad de $55,000.

Debe $55,000 $55,000

Haber

Adems de la devolucin de compras, el proveedor concede un descuento sobre compras de $5,000.00 que se carga a las respectivas cuentas. Diario Concepto Proveedores Mercancas generales Descuentos a compras
y Se abonan los descuentos de la compra a las mercancas.

Debe $5,000 $5,000

Haber

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Al final del ejercicio, se encuentra que el inventario final es de $500,000. Se aade a la cuenta de inventarios. Diario Concepto Proveedores Mercancas generales Aplicacin de Descuentos a inventarios Procedimiento analtico. A diferencia del procedimiento global, el procedimiento analtico consiste en abrir cuenta por cada concepto dentro de los movimientos de la cuenta general. Entonces, se crean cuentas por todos estos conceptos: y Inventarios y Compras y Gastos de compras y Devoluciones sobre compras y Rebajas sobre Compras y Ventas y Devoluciones sobre ventas
y Rebajas sobre ventas.

Debe $5,000

Haber $5,000

A estas cuentas creadas por cada uno de los conceptos se les llama cuentas auxiliares, o como cuentas de mercancas.

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Ventajas del procedimiento y En cualquier momento se puede conocer el valor del inventario inicial, el de las ventas, el de las compras, el de los gastos de compra, el de las devoluciones y descuentos sobre compras y sobre ventas, debido a que para que cada uno de estos conceptos se ha establecido una cuenta especial. y Se facilita la formacin del Estado de prdidas y ganancias, debido a que se conoce por separado el valor de cada uno de los conceptos con que se forma. y Al tener varias cuentas auxiliares y estipular todos los movimientos con detalle, se puede averiguar en cualquier momento el valor de los inventarios, de las ventas, de los gastos, de las devoluciones y de las rebajas. y Al estar organizado por cuentas auxiliares, se facilita la creacin del estado de prdidas y ganancias, debido a que cada detalle de los valores est separado de manera correcta.

Desventajas del procedimiento. y No se puede conocer el inventario final en un momento dado dentro del ejercicio, porque no existe una cuenta de mercancas en existencia. y Al no haber una cuenta de mercancas en existencia, no se puede controlar movimientos externos ocasionados por problemas en la bodega como extravos, robos o errores de manejo en las mercancas. y Para conocer el inventario final, es necesario un recuento fsico y que el negocio cierre por un momento dado para solo dedicarse a la contabilidad de productos. y Al no conocer el inventario final con la rapidez necesaria, no se puede conocer el estado de ganancias y prdidas. Ajustes para determinar el estado de resultados Cuando se lleva el procedimiento analtico o pormenorizado, para conocer la utilidad o prdida bruta, se deben obtener, por medio de cargos y abonos, cada uno de los resultados de la primera parte del Estado de prdidas y ganancias.
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Las ventas netas se calculan como un cargo dentro de la cuenta de ventas, menos las devoluciones y descuentos sobre ventas. Diario Concepto Mercancas generales Prdidas y ganancias Ventas Las compras totales se suman con los gastos de compras y se establece una cuenta de compras. Diario Concepto Mercancas Gastos de compras Compras Las compras netas se insertan en la cuenta de compras, como un abono, y se resta las devoluciones y descuentos de compras. Diario Concepto Devoluciones compras Descuentos compras Compras Netas $60,000 sobre 5,000 sobre $55,000 Debe Haber $10,000 $10,000 Debe Haber $100,000 $100,000 Debe Haber

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El total de mercancas se suma a la cuenta de compras como un cargo al inventario inicial. Diario Concepto Compras Mercancas Inventarios El costo de lo vendido se resta a la cuenta de copras como un abono, al valor del inventario final. Diario Concepto Inventarios Mercancas Costo de Ventas La utilidad o prdida bruta se resta a la cuenta de ventas, como un cargo, al valor del costo de los productos vendidos, que aparecen como saldo en la cuenta de compras. Diario Concepto Ventas Compras Utilidad o Perdida Bruta $450,000 $450,000 Debe Haber $500,000 $500,000 Debe Haber $700,000 $700,000 Debe Haber

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Traspaso de la cuenta de prdidas y ganancias. La cuenta de prdidas y ganancias es el estado que refleja el resultado econmico obtenido por la empresa a lo largo de un determinado periodo de tiempo. La memoria completar, ampliar y comentar la informacin contenida en el balance y en la cuenta de prdidas y ganancias.

5.1.1 SISTEMA DE INVENTARIOS PERPETUOS


Existen dos sistemas para llevar los registros de inventarios y la cuenta del costo de la mercanca vendida: perpetuo y peridico. A continuacin se presenta el primero. El inventario perpetuo son registros constantes que reflejan cualquier momento las cantidades en existencia. Cada vez que se compra o se vende, se registra el cambio en una tarjeta o en un sistema computarizado. El inventario perpetuo mantiene un saldo siempre actualizado de la cantidad de mercancas en existencia y del costo de la mercanca vendida. Cuando se compra mercanca, aumenta la cuenta de inventario; cuando se vende disminuye y se registra el costo de la mercanca vendida. As en todo momento se conoce la cantidad y el valor de las mercancas en existencia y el costo total de las ventas del periodo. Siempre que se compren mercancas y se incurra en gastos por fletes, se hace un cargo a la cuenta inventario de mercancas por las compras y los gastos de fletes, en tanto que se acredita la cuenta proveedores o bancos, segn corresponda. Se justifica cuando el valor del material es considerable o cuando la adquisicin del producto requiere previsiones, con mucha anticipacin y los plazos de entrega son largos (ejemplo: materiales importados).En pocas palabras, mantiene un registro continuo que deduce diariamente las existencias y el costo de los bienes vendidos. La finalidad de este mtodo consiste en controlar todas las actividades que afecten a la compra y venta de mercancas en las tres cuentas mencionadas.

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Empresa X Estado de resultados por el periodo del 1. al 31 de Enero de 2008 (Cifras expresadas en miles de pesos)

Ventas Menos: Costo de Ventas Utilidad Bruta

332 549.11

216 687.78 $ 115 861.33

Menos: GASTOS DE OPERACIN Gastos de Venta Gastos de Administracin Utilidad en Operacin Gastos Financieros Productos Financieros Otros Gastos Otros Productos $ 10 000.00 5 000.00 5 000.00 $ 10 000.00 20 000.00 10 000.00 $ 30 000.00 20 000.00

50 000.00

$ 65 861.33

5 000.00

UTILIDAD NETA

70 861.33
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VENTAJAS Las ventajas del mtodo de inventarios perpetuos son: y Nos proporciona en cualquier momento el importe del inventario de mercancas y Todo el control de las operaciones bsicas se controla en solo tres cuentas. y No es necesario practicar un inventario fsico en mercancas, ya que se cuenta con un control especfico de las mismas en el almacn. y Se puede llevar un control de los resultados brutos en la compra y venta de mercancas. y Con este sistema no hay necesidad de efectuar un conteo fsico de las existencias de mercanca al terminar el periodo, a pesar de que se acostumbre a realizarlo para comprobar la exactitud de la cuenta de inventario y Una ventaja adicional de este sistema de registro es que facilita la preparacin de la seccin del costo de cada venta al finalizar el periodo, es decir, la cuenta costo de ventas debe cerrarse contra prdidas y ganancias

Registro de inventarios perpetuos. El siguiente ejemplo demuestra como todas las operaciones pueden ser desarrolladas en el inventario perpetuo, registrando los siguientes movimientos de la empresa X.
y Se compraron 1000 artculos al precio de $400.00 cada uno. y Se pag con cheque al banco por transportistas con costos de $50000.00. y Se rebaj el 3% sobre el total de la compra anterior cuyo importe se acredita en

$12000.00.
y Se devuelven 100 artculos por la cantidad de $400,000.00. y Se venden $50000.00 por la cantidad de $353776.00. y El costo de venta de las mercancas es el de los costos medios a la fecha por la

cantidad de $221,110.00.
y Se concedi un descuento del 4% a un cliente, cuyo cargo es de $14,151.00. y Se devuelven 10 artculos por el importe de $7075.55. y Para llevar a cabo el siguiente asiento ser necesario que las operaciones hayan

sido pasadas al libro mayor y afectado a la vez al mayor auxiliar de Almacn.


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Caja (5) $406,842.40 $8136.88 (7)

Banco (S) $300,000.00 $57,500.00 (2) $16,273.70 (6)

IVA por Pagar (6) $ 2,122.66 $ 53,066.40 (5) (7) $ 1,061.33

Proveedores (1) $ 13,800.00 $ 460,000.00 (1) (2) $ 46,000.00

Costos de Ventas Almacn (1) $ 400,000.00 $ 12,000.00 (3) (2) $ 50,000.00 $ 40,000.00 (4) (7) $ 4,422.22 $ 221,110.00 (5) Capital $ 300,000.00 (4) (5) $ 211,110.00 $ 4,422.22 (7)

IVA por Acreditar (3) $ 60,000.00 $ 1,800.00 (3) (4) $ 7,500.00 $ 6,000.00 (4)

Se realiza las operaciones necesarias en cada asiento para el desarrollo de resultados. Asiento 1: Saldo de Valores / Saldo de Existencias = Costo Medio $400,000.00 / 1,000 piezas = $ 400.00 Este costo unitario viene en la factura de compra del proveedor. Asiento 2: Se vuelve a sacar el costo medio pero con el incremento de los gastos de compras.
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$450,000.00 / 1,000 piezas = $ 450.00 Asiento 3: En este caso, el costo unitario pasa a ser el costo medio anterior, ya que no hay ningn movimiento. $438,000.00 / 1,000 piezas = $ 438.00 Asiento 4: En esta operacin se trata de devolver al proveedor una mercanca por alguna causa justificada. Se toma el precio unitario del proveedor. El costo medio se ver modificado otra vez por lo que se elabora una operacin aritmtica. $398,000.00 / 900 piezas = $ 422.23 Asiento 5: Para elaborar el movimiento de importe de venta se calcula el costo de ventas ms el 60% de utilidad. El costo de ventas se calcula multiplicando el costo medio anterior por el nmero de piezas. Importe de Venta = 60% Utilidad * Costo de Ventas Costo de Ventas = Piezas * Costo Medio Calculando nos queda 500 piezas * $422.23 = $211,110.00*132,666300 = $353,776.00 Asiento 6: Este asiento no afecta al mayor auxiliar del almacn. Asiento 7: Al igual que el asiento 5, aqu se calcula de nuevo el importe de venta, ya que el cliente devuelve 10 artculos. 10 piezas * $422.23 = $4,422.22*2,653.33 = $7,075.55 Para comprobar lo efectuado en los asientos de las cuentas de resultados, serepresenta el estado de Resultados de la Empresa X en el periodo de un mes.

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Empresa X Estado de resultados por el periodo del 1 al 31 de Enero (cifras expresadas en miles de pesos) Ventas Menos: Costo de Ventas Utilidad Bruta Menos: Gastos de Operacin Gastos de Ventas Gastos de Administracin Utilidad en Operacin Gastos Financieros Productos Financieros Otros Gastos Otros Productos UTILIDAD NETA $10,000.00 5,000.00 5,000.0 5,000.00 $70,861.00 $10,000.00 20,000.00 10,000.00 $30,000.00 20,000.00 $65,861 $332,549.11 216,687.78 $115,861.33

50,000.00

Sistemas de inventarios El Sistema de Inventario Perpetuo: En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artculo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. EL negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancas vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario.
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El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario estn siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automviles; hoy da con este mtodo los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijacin de precios al cliente y los trminos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. La derivacin del saldo de cada cuenta incluye el inventario: Saldo Inicial + Incrementos (Compras) - Disminuciones costo de las mercancas vendidas = Saldo Final El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema perpetuo deber resultar en el costo del inventario disponible en cualquier momento. Los registros de inventario perpetuo proporcionan informacin para las siguientes decisiones: 1. La mayora de las tiendas de mobiliario, guarda la mercanca en sus almacenes, por lo tanto los empleados no pueden examinar visualmente la mercanca disponible y dar respuesta en ese mismo instante. El sistema perpetuo le indicar oportunamente la disponibilidad de dicha mercanca. 2. Los registros perpetuos alertan al negocio para reorganizar el inventario cuando ste se muestra bajo. 3. Si las compaas preparan los estados financieros mensualmente, los registros de inventario perpetuo muestran el inventario final existente, no es necesario un conteo fsico en este momento; sin embargo, es necesario un conteo fsico una vez al ao para verificar la exactitud de los registros.

Asientos bajo el Sistema Perpetuo

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En el sistema de inventario perpetuo, el negocio registra las compras de inventario cargando a la cuenta inventario, cuando el negocio realiza una venta, se necesitan dos asientos. La compaa registra la venta de la manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos por ventas el precio de las mercancas vendidas. La compaa carga tambin a costo de mercancas vendidas y abona el costo a inventario. El cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un registro actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancas vendidas llevan un saldo actual durante el periodo. Registro en el diario 1. Compras a crdito de $560,000: Inventario $560,000 Cuentas por pagar $560,000 2. Ventas a crdito de $900,000 (costo $540,000): Cuentas por cobrar $900,000 Ingresos por ventas $900,000 Costo de mercancas vendidas $540,000 Inventario $540,000 3. Asientos de fin de periodo: No se requieren asientos. Tanto el inventario como el costo de mercancas vendidas estn actualizados. Registro en los Estados Financieros Estados de resultados (parcial): Ingresos por ventas $900,000 Costo de mercanca vendidas < $540,000> Margen Bruto $360,000 Balance final (parcial): Activos Circulantes:
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Efectivo $xxx,xxx. Inversiones a corto plazo $xxx,xxx. Cuentas por cobrar $xxx,xxx. Inventarios $120,000 Cargos pagados por adelantado $xxx,xxx.

Sistema de inventario peridico Cuando se aplica el sistema de inventario peridico, no se mantiene un saldo actualizado de las mercancas en existencia. Siempre que se compran mercancas para revenderse, se hace un cargo a la cuenta de compras; por su parte, las cuentas devoluciones y bonificaciones sobre compras, descuentos sobre compras y fletes sobre compras se utilizan para devoluciones, descuentos recibidos por pronto pago y cargos de fletes en que se incurre al transportar mercancas. Por lo tanto, es necesario hacer un conteo fsico para determinar las existencias de mercancas al finalizar el periodo.

5.2 METODOS DE VALUCION DE INVENTARIOS


Por lo general, los precios sufren variaciones en cada compra de mercancas que se hace durante el periodo contable. Esto dificulta que el contador determine el costo de las mercancas vendidas y el costo de las mercancas disponibles al terminar el periodo. Existen mtodos para ayudar al contador a determinar el costo del inventario final.

MTODO DE COSTO ESPECFICO

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Para valuar inventarios requiere que se lleve un registro detallado de la informacin relacionada con cada operacin de compra, con el fin de que puedan identificarse las facturas especificas a que corresponden las mercancas disponibles, al final del periodo. A cada compra se le puede asignar un nmero especial, o a los productos de un pedido especfico se les puede poner tarjeta, de modo que al momento de la venta sea posible determinar la factura a la que corresponde el artculo vendido. El mtodo de costo especifico es el mejor para las compaas que compran productos que pueden identificarse con facilidad mediante un nmero especial de serie o modelo, o bien, para compaas que manejan un nmero limitado de mercancas. Como ejemplo, suponga que fertilizantes Formosa, S.A., aplica el mtodo del costo especfico para valorar el inventario final. Durante su primer ao de operaciones, se efectuaron las siguientes compras de fertilizantes: Fecha de compra Ene-10 Abr-20 Jul-15 Sep-05 Cantidad 50 sacos 200 sacos 200 sacos 50 sacos Precio unitario 50 000 55 000 52 500 56 000 Costo total $ 2 500 000 11 000 000 10 500 000 2 800 000

500 sacos

$ 26 800 000

En el transcurso del ao se vendieron 440 sacos de fertilizantes. Al terminar el ao quedaban en existencia 60. De estos 60 sacos del inventario final, pueden identificarse con facilidad 30 comprados el 5 de septiembre y 30 adquiridos del 15 de julio. El costo del inventario final, con el mtodo del costo especifico, se calcula de la forma siguiente:
120

30 sacos a $ 56,000 cada uno = $ 1, 680,000 30 sacos a $ 52,500 cada uno = $ 1, 575,000 60 sacos $ 3, 255,000 (Costo del inventario final segn el mtodo la factura especifica) PEPS Primeras entradas primeras salidas El mtodo PEPS de inventarios supone que las primeras mercancas compran dasson las primeras que se venden. Por tanto, las mercancas en existencia al final del periodo sern las ultimas, es decir las de compra ms reciente, valoradas al precio actual o al ltimo precio de compra. Con informacin de fertilizantes Formosa, S.A., el clculo del inventario final, de Acuerdo con el mtodo PEPS, se efectuara como sigue: Fecha de compra Ene-10 Abr-20 Jul-15 50 sacos 200 sacos 200 sacos Cantidad Precio unitario 50 000 55 000 52 500 $ 2 500 000 11 000 000 10 500 000 50 vend 200 vend 190 vend 10 existencia Sep-05 50 sacos 500 sacos 56 000 2 800 000 $ 26 800 000 50 existencia 60 440 Costo total

Los 500 sacos de fertilizantes disponibles para la venta, menos 440 sacos vendidos, dejan un saldo en existencia al final del periodo contable de 60 sacos de fertilizantes.

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De acuerdo con el mtodo PEPS estos 60 sacos se valoran en la forma siguiente: 50 sacos a $ 56,000 = $ 2, 800,000 (Valor del 10 sacos a $ 52,500= $ 525,000inventario final segn el mtodo PEPS) $3,325, 000 60 sacos

UEPS Ultimas entradas primeras salidas En el mtodo UEPS de valuacin de inventarios, se supone que las ltimas mercancas compradas son las primeras que se venden. Las mercancas que se encuentran sin venderse al final del periodo representan las que se encontraban en existencia en el inventario inicial o los primeros productos comprados. Cuando se utiliza el mtodo UEPS para valuacin de inventarios, se supone que los115primeros artculos comprados son los ltimos que se venden; por tanto, el inventario final debe valuares segn el primer precio de compra o el ms antiguo. Con la informacin de fertilizantes FORMOSA S.A., el inventario final se calcula con el mtodo UEPS, en la forma siguiente: Fecha de compra Ene-10 Abr-20 Cantidad 50 sacos 200 sacos Precio unitario 50 000 55 000 Costo total $ 2 500 000 11 000 000 50 vend 10 existencia 60

190 vend Jul-15 Sep-05 200 sacos 50 sacos 500 sacos 52 500 56 000 10 500 000 2 800 000 $ 26 800 000 200 vend 50 existencia 440

Los 60 sacos de fertilizantes del inventario final se valoran como sigue, de acuerdo con el mtodo UEPS: 50 sacos a $ 50,000 = $ 2, 500,000 10 sacos a $ 55,000 =$ 550,000
122

60 sacos

$ 3, 050,000

(Valor del inventario final segn el mtodo UEPS) 5.3 BALANZA DE COMPROBACIN Concepto: Cuando se conocen los saldos de las cuentas del mayor, puede prepararse una balanza de comprobacin, que es una lista del saldo de cada una de las cuentas del mayor general, cuyo objetivo es realizar una verificacin del mayor general para determinar si los totales de los saldos deudores y acreedores son iguales. C.P (Joaqun Moreno Fernndez.) Para que el Balance comparativo se pueda interpretar con ms facilidad es necesario que tanto el Activo como el Pasivo aparezcan debidamente clasificados. El Balance comparativo debe contener los siguientes datos:
1. Nombre del negocio.

Encabezado 2. Indicacin de que se trata de un Balance comparativo. 3. Fecha de los ejercicios que se comparan. Cuerpo 1. Valor detallado de cada uno de los bienes que formen el Activo, tanto del Balance inicial como del final. 2. Valor detallado de cada una de las obligaciones que formen el Pasivo, tanto del Balance inicial como del final. 3. Importe del Capital inicial, as como del final. Firmas 1. Del contador que lo hizo y autoriz. 2. Del propietario. Al igual que el Balance general, el Balance comparativo tambin se puede presentar de dos formas: Con forma de reporte Con forma de cuenta
123

Verticalmente la suma del Pasivo, para determinar el Capital contable de ambos ejercicios. De acuerdo con lo anterior, el Balance comparativo con forma de reporte se basa en la frmula: Para ilustrar las explicaciones anteriores, se incluye en la pgina siguiente un modelo de Balance comparativo con forma de reporte. Por medio del modelo se puede apreciar que en el Balance comparativo se emplean cuatro columnas para anotar las cantidades de las cuentas y sus alteraciones. Empleo de Zas columnas. En las cuatro columnas mencionadas se deben anotar las cantidades tanto del Balance inicial como del final, as como el importe de las alteraciones que han sufrido cada una de las cuentas. A continuacin se indica la. Forma en que se deben emplear dichas columnas. Primera columna. Se emplea para anotar. La cantidad de cada una de las cuentas que intervienen en el Balance final. Segunda columna. Se emplea para anotar la cantidad de cada una de las cuentas que integran el Balance inicial. Los valores del Balance final, por lo regular, son superiores a los del Balance inicial, por lo que, colocados en la forma sealada, es ms fcil determinar la diferencia de cada cuenta, ya que por tener en primer trmino la cantidad superior y en segundo la inferior es ms fcil efectuar la resta, que si aparecieran invertidas. Tercera columna. Esta columna se emplea para anotar la alteracin o diferencia de cada cuenta; esta alteracin o diferencia se obtiene comparando la cantidad del Balance final con la del inicial; tambin se debe anotar en esta columna la diferencia que se obtenga de comparar las sumas de cada grupo y las que se obtengan de comparar los totales de Activo, los totales de Pasivo y los totales de Capital.

124

Es til para comprobar la exactitud matemtica del mayor y proporcionar al contador informacin para preparar los Estados Financieros peridicos, ya que le es mucho ms sencillo utilizar los datos de la Balanza que tomndolos directamente del mayor. Esto es necesario al finalizar un periodo contable (mensual, trimestral, semestral o anual) ya que se verifican los registros de los asientos por las operaciones realizadas, y que se respete la partida doble, es decir, que la suma de los cargos, sea igual a la suma de los abonos, los cuales modificaron sus movimientos. La balanza de comprobacin debe contener los siguientes datos: 1.- Nombre de la empresa 2.- Mencin de ser una balanza de comprobacin y periodo de formulacin 3.- Folio de las cuentas en el libro mayor 4.- Nombre de las cuentas 5.- Movimientos (deudor y acreedor) 6.- Saldos (deudor y acreedor)

Alpha y Omega, S.A. Balanza de comprobacin del 1 al 28 de febrero de 2011 No. De folio Nombre de las cuentas Movimientos Saldos Debe Haber Deudor Acreedor

Sumas iguales

Al analizar la balanza de comprobacin, pudiese ser que no obtengamos sumas iguales, esto seala, el error pudo ser ocasionado por alguna de las siguientes causas:
125

y Haber cometido errores en las suma de los movimientos o saldos de la propia balanza. y Haber sumado equivocadamente los movimientos en el libro mayor. y Haber pasado equivocadamente una cantidad del diario al mayor. y Haber registrado en diario un asiento sin respetar la partida doble y as haberlo pasado al mayor. Haber registrado en el mayor ya sea nicamente los cargos o los abonos de un asiento. Ejemplo: Almacenes Cohen Balanza de comprobacin al 15 de enero ao X Folio Cuentas 1 Caja Bancos Mercancas Mobiliario y equipo Proveedores Documentos por pagar 7 8 9 Capital Clientes Gastos de venta $60 000 $10 000 $5 000 movimientos Deudor $160 000 2 $130 000 3 $320 000 4 $150 000 5 6 $50 000 $150 000 $400 000 $20 000 $40 000 $10 000 $400 000 $50 000 $145 000 $150 000 $150 000 $170 000 $43 000 $87 000 $31 900 Saldos Acreedor $128 100 Acreedor Deudor

126

10

Gastos de administracin Sumas iguales

$9 900 $844 900 $844 900 Movimientos Deudor Caja Bancos Mercancas Mobiliario Proveedores Documentos por pagar Capital Clientes Gastos de venta Gastos de Admn. $60 000 $10 000 $10 000 $845 000 $5 000 $160 000 $130 000 $320 000 $150 000

$9 900 $595 000 $595 000

Comprobacin Folio Cuentas Acreedor $42 000 $33 000 $150 000

$50 000 $150 000 $400 000 $20 000

Sumas iguales

$845 000

127

Ejemplo :

EXPO S.A. DE C.V. BALANZA DE COMPROBACION DE 1 DE ENERO AL 29 DE FEBRERO DE 2004 Cuentas Activo Banco Almacn Costos de Ventas Sueldos y Salarios Gastos de Administracin Gastos Financieros Pasivo Proveedores $ $ $ $ 125,000.00 $ $ 125,000.00 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 602,000.00 $ 145,500.00 $ 456,500.00 $ $ 225,000.00 $ 90,000.00 $ 90,000.00 $ 20,000.00 $ 25,500.0 $ $ $ $ 135,000.00 $ $ 90,000.00 $ 20,000.00 $ 25,500.00 $ $ $ Saldos Anteriores Debe Haber Debe Movimientos Haber Debe Saldo Actual Haber

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Capital Ventas Capital Intereses por pagar Sumas iguales $ - $ 430,000.00 $ 962,500.00 $ 962,500.00 $ 727,000.00 $ 727,000.00 $ - $ $ $ 172,000.00 $ $ 430,000.00 $ $ $ $ 172,000.00 $ 430,000.00 $ $ - $ 430,000.00 $ $ -

129

5.4 EL CATLOGO DE CUENTAS


Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que debern utilizarse, evitando as errores de aplicacin, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor general o de las subcuentas que forman los mayores auxiliares. Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificacin y, salvo casos especiales, quiz lo ms prctico sea optar por una clasificacin decimal que permita agregar o suprimir partidas segn sea necesario. La elaboracin de un catlogo de cuentas tiene los siguientes objetivos: y Facilitar le elaboracin de estados financieros. y Estructurar analticamente el sistema contable implantado, incluyendo el sistema de costos, en el caso de las empresas industriales y de las de servicio. Agrupar operaciones homogneas y facilitar su contabilizacin y En caso de auditora, aligerar al auditor su labor. y Se hace necesario utilizar smbolos, letras, enumeracin, a efecto, de simplificar el agrupamiento y estructuracin de los diversos conceptos que integran el catlogo de cuentas. y Facilita su manejo, incluso su memorizacin. Catlogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima sern necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro debern agregarse al sistema. Objetivos.
y Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementacin de un catlogo de cuenta similar. y Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras

financieras.

130

y Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una

empresa o entidad. Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeracin se basa en el sistema mtrico decimal. Se comienza por asignar un nmero ndice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente: Balance: 1.1. Activo 2.2. Pasivo 3. 3. Capital Estado de Prdidas y Ganancias: 4. 4. Productos 5.5. Costos 6. 6. Gastos de operacin 7. 7. Otros gastos y productos 8.8. 9. 9. Cuentas de Orden 0. 0. Cuentas "puente". Estas cifras indican, cada una de ellas, un grupo general distinto y permanecern invariables, de manera que todas las cuentas de activo comenzarn con el nmero 1, las del pasivo con el 2, y as sucesivamente. En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas dbito y crdito para obtener un balance. La codificacin es considerada como una operacin preliminar para la clasificacin. Manual de procedimiento: es la gua que explica cmo podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras. Vienen despus las sub clasificaciones, que pueden extenderse en forma prcticamente ilimitada. Por ejemplo, en el activo se tendra: 1.1. Activo
131

1.0 Circulante 1.1Fijo 1.2Diferido

Y a su vez, el grupo de circulante podra subdividirse como sigue: 1. Activo 10. Circulante 100 Caja y Bancos 101 Cuentas por cobrar 102 Inventarios En esta forma podra establecerse un catlogo a base de tres cifras, en el que la cuenta de Caja y Bancos seria la 100; la de Clientes, la 101, la de inventarios la 102, etc., de tal manera que si despus se quisiera agregar una nueva cuenta, por ejemplo, Mercancas en Trnsito, recibirla el nmero 103, y as sucesivamente hasta llegar, en el activo circulante a la cuenta 109, o ms si se requieren ms cuentas. 1. Activo 10. Circulante 100. Caja y Bancos 1000 Caja General 1001 Caja chica 1002 Banco x 1003 Etc. De manera semejante podra ampliarse el catlogo, haciendo que los nmeros de las cuentas constarn de cinco o ms cifras, en los casos de empresas con operaciones muy complicadas o con dependencias muy numerosas. Para fines prcticos, en la mayora de las empresas comerciales o industriales un catlogo de cuentas de cuatro cifras, sera suficiente, en el entendido de que no

132

existe un catlogo de cuentas universal, cada empresa deber elaborar el propio en base a sus necesidades y caractersticas particulares. Cuando se utiliza un sistema electrnico el catlogo de cuentas es indispensable, ya que es el nico medio con el que cuenta el operador para ponerse en contacto con la contabilidad, pues para poder registrar los movimientos generados deber ingresar primeramente el nmero de cuenta que segn el catlogo adoptado le corresponda. Concepto de catlogo de cuentas Por todo lo anterior expuesto se define el catlogo de cuentas como: Es el ndice o instructivo, donde, ordenada y sistemticamente, se detallarn todas las cuentas aplicables en la contabilidad de una negociacin o empresa, proporcionando los nombres y, en su caso los nmeros de las cuentas". Es importante al establecer un catlogo de cuentas, para un manejo adecuado de ste, que se acompae de una gua que detalle los movimientos que afectarn a cada una de las cuentas contenidas en el mismo. La elaboracin de este catlogo puede ser de forma numrica, numrica decimal, alfabtica, numrica alfabtica o alfanumrica; Numrica.- Consiste en fijar un nmero progresivo a cada cuenta, debiendo crearse grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados financieros. Decimal.- Consiste en conjuntar las cuentas de una empresa utilizando los nmeros dgitos, para cada grupo, debiendo crear antes grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros, y a su vez, cada grupo subdividirlo en 10 conceptos como mximo, y as sucesivamente. Alfabtica.- Se utilizan las letras del alfabeto asignando una a cada cuenta, pero antes formando grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros.
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Numrica alfabtica o alfanumrica.- Se usan las letras inciales de los grupos y subgrupos, pero en el caso de que existieran dos grupos o dos conceptos con la misma letra inicial, se empleara adems de la primera letra, otra que le sirva de distincin y que forma parte del nombre de la cuenta para facilitar su identificacin. Combinado.- Se ocupan dos o ms sistemas anteriores.

Todo esto depender siempre de las necesidades de la negociacin o empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un nmero en forma ordenada para su fcil manejo y control.

5.5 SISTEMA DE POLIZAS EN SOFTWARE


La contabilidad es quizs una de las actividades por no decir la ms importante dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de informar acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las empresas en los ambientes competitivos. La importancia de los sistemas de informacin contable radica en la utilidad que tienen estos, tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios externos de la informacin. Los sistemas de informacin han desempeado un importante lugar en el mercado como elemento de control y organizacin, sin embargo no debe de limitarse solo a esa funcin, dado que nos encontramos en la necesidad de buscar el poder explicativo de los sistemas de informacin en el comportamiento de los usuarios de la informacin empresarial, as no solo se busca un manejo tcnico en la empresa sino que se tomen todos los componentes de la empresa tanto tangibles como intangibles que nos permitan competir en un entorno que cada vez es ms fuerte y ms agresivo. La debida utilizacin de los Si se ha venido desarrollando desde que se comenzaron a implementar los ordenadores informticos en el soporte tcnicos de las empresas para convertir sus datos en algo gil y ordenado; por esta razn se
134

ha venido creando diferentes SI que se acomoden a la caractersticas y los fines que se quieren alcanzar en los entornos en los que se desenvuelven las empresas y cumplir con la informacin que satisfaga a los clientes, proveedores y accionistas, como la agilidad y validez de los datos que se procesan. Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento y la representacin adecuada de la empresa y de los hechos econmicos que afectan a la misma. Nos podemos encontrar con 3 tipos de sistemas contables: SISTEMA PATRIMONIAL O HISTRICO: representa el patrimonio y sus variaciones en el mismo orden en que se producen los hechos contables. SISTEMA PRESUPUESTARIO: representa el patrimonio y sus variaciones segn las expectativas de que se producen los hechos (ex-ante) y despus de que se produzcan (ex-post). La diferencia entre ambas da lugar a desviaciones. SISTEMA COMPLEMENTARIO: ampla la informacin de los otros dos anteriores no puede ir, por lo tanto, solo uno. Estructura de un sistema contable Un sistema de informacin contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilic, se deben ejecutar tres pasos bsicos, relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. En
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una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada ms que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios. Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin de debe clasificar en grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o paga dinero. Resumen de la informacin: para que la informacin contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relacin completa de las transacciones de venta de una empresa como Masera demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancas necesitan la informacin de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacn necesitaran la informacin de ventas resumida por departamento mientras que la alta gerencia de Mars necesitar la informacin de ventas resumida por almacn.

Sistemas

Contables

automatizados

Por

todo

lo

anterior

mencionado,

mencionamos algunos sistemas contables computarizados:


y Aspel COI.- procesa, integra y mantiene actualizada la informacin

Contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable


y SAP BUSSINES ONE.- diseado para empresas con menos de 250 empleados que requieren un acceso rpido a informacin del negocio de forma precisa, integral y segura. y SAI.- Sistema Administrativo Integral
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y CONTPAQI Contabilidad

Software contable Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones histricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, produccin de artculos, nminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la informacin requerida, como las plizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los clculos necesarios. Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compaa o la organizacin que lo est utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo tambin una combinacin de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales. Desde mediados de los aos 1990, el mercado ha sobrellevado una consolidacin considerable, muchos proveedores dejaron de hacer tratos en grandes grupos, notablemente por Sage y Microsoft. Desde el 2000 ha tenido un notable incremento el uso de soluciones de cdigo abierto. Un elemento vital para el funcionamiento de cualquier empresa, es la contabilidad y el desempeo de dicho sector suele verse beneficiado con la presencia de la tecnologa. El software contable se define como un conjunto de programas de contabilidad que simplifican las tareas bsicas de una empresa como registrar compras, ventas, balances, deudas y todos los movimientos de dinero.

137

UNIDAD VI

ANALISIS E INTERPRETACIN DE LA INFORMACIN FIANACIERA

OBJETIVO

Dar una visin amplia de los conceptos bsicos de los mtodos de clasificacin y sus diversas ramas de la aplicacin de los anlisis y mtodos e interpretacin de la informacin financiera

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6.1 CONCEPTOS Y CLASIFICACION DE LOS METODOS DE ANALISIS


Para el anlisis financiero es importante conocer el significado de los siguientes trminos: Rentabilidad: es el rendimiento que generan los activos puestos en operacin. Tasa de rendimiento: es el porcentaje de utilidad en un periodo determinado. Liquidez: es la capacidad que tiene una empresa para pagar sus deudas oportunamente. Concepto Es la emisin de un juicio criterio u opinin de la informacin contable de una empresa, por medio de tcnicas o mtodos de anlisis que hacen ms fcil su comprensin y presentacin. C.P (Elas Flores Lara.)

De acuerdo con la forma de analizar el contenido de los estados financieros, existen los siguientes mtodos de evaluacin: Mtodo Vertical. Se emplea para analizar estados financieros como el Balance General y el Estado de Resultados, comparando las cifras en forma vertical. Mtodo Horizontal. Es un procedimiento que consiste en comparar estados financieros homogneos en dos o ms periodos consecutivos, para determinar los aumentos y disminuciones o variaciones de las cuentas, de un periodo a otro. Este anlisis es de gran importancia para la empresa, porque mediante l se informa si los cambios en las actividades y si los resultados han sido positivos o negativos; tambin permite definir cules merecen mayor atencin por ser cambios significativos en la marcha.

Es

una funcin administrativa

y financiera que

se

encarga

de

emitir

los

suficientes elementos de juicio para apoyar o rechazar las diferentes opiniones


139

que se hayan formado con respecto a situacin financiera que presenta una empresa. Luego de la presentacin y anlisis de los anteriores conceptos relativos al trmino de la Interpretacin de Datos Financieros, se puede concluir que consiste en la determinacin y emisin de un juicio conjunto de criterios personales relativos a los conceptos, cifras, y dems informacin presentada en los estados financieros de una empresa especfica, dichos criterios se logran formar por medio del anlisis cuantitativos de diferentes parmetros de comparacin basados en tcnicas o mtodos ya establecidos. Mtodos de anlisis financiero Los mtodos de anlisis financiero se consideran como los procedimientos utilizados para simplificar, separar o reducir los datos descriptivos y numricos que integran los estados financieros, con el objeto de medir las relaciones en un solo periodo y los cambios presentados en varios ejercicios contables. A diferencia del anlisis vertical que es esttico porque analiza y compara datos de un solo periodo, este procedimiento es dinmico porque relaciona los cambios Financieros presentados en aumentos o disminuciones de un periodo a otro. Muestra tambin las variaciones en cifras absolutas, en porcentajes o en razones, lo cual permite observar ampliamente los cambios presentados para su estudio, interpretacin y toma de decisiones. Principales indicadores financieros Los indicadores financieros ms comunes evalan cuatro aspectos: 1.- Rentabilidad: a) Margen de utilidad. b) Rendimiento sobre el capital contable. 2.- Liquidez: a) Razn circulante.

140

Con el indicador de liquidez se analiza si el negocio tiene la capacidad suficiente para cumplir con las obligaciones contradas. Entindase por obligaciones las deudas con acreedores, proveedores, empleados y otras. 3.-Utilizacin de los activos: a) Rotacin de cuentas por cobrar b) Rotacin de inventarios. 4.- Utilizacin de pasivo: a) Relacin de pasivo total con activo total. Rotacin de inventario (ri): Este mide la liquidez del inventario por medio de su movimiento durante el periodo. Plazo promedio de inventario (ppi): Representa el promedio de das que un artculo permanece en el inventario de la empresa. Rotacin de cuentas por cobrar (rcc): mide la liquidez de las cuentas por cobrar por medio de su rotacin. Plazo promedio de cuentas por cobrar (ppcc): sirve para calcular el nmero de veces que las cuentas por pagar se convierten en efectivo en el curso del ao. Mtodo histrico: Se analizan tendencias, ya sea de porcentajes, ndices o razones financieras, puede graficarse para mejor ilustracin. Ejemplo ilustrativo: Anlisis financiero Con los datos de los estados financieros de Office Clean, S.A. se realizaran los clculos necesarios para elaborar el anlisis financiero de dicha empresa. Observe que en el caso de los clculos que utiliza la cuenta de ventas netas se emplea el total de ingresos por servicios, debido a que se trata de una empresa dedicada a la prestacin del servicio de limpieza de oficinas.

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OFFICE CLEAN, S.A. Anlisis financiero Junio 200X Indicador Margen de utilidad Resultado $87 000= Interpretacin La utilidad de junio del 200X representa 42% del total de ingreso por servicios. La utilidad de junio del 200X representa aprox. 23% del capital contable de la empresa. El activo circulante puede cubrir 1.18 veces el total de los pasivos circulantes. La totalidad de las cuentas por cobrar (clientes) se cobra 1.78 veces por ao

Utilidad neta 0.4243= 42.43% Ventas netas $205 000 Rendimiento sobre capital contable $87 000 = 0.2295 =

Utilidad neta 22.95% Capital contable $379 000 Razn circulante $387 900 = 1.18 Activo circulante veces Pasivo a corto plazo $327 650 Rotacin de cuentas por cobrar Clientes Relacin de pasivo total con activo total Activo total $393 150 = 0.5091 $205 000 = 1.7826 veces Ventas $115 000

Por cada peso que se tiene invertido en sus activos se adeudan 50 centavos aproximadamente.

Pasivo total $772 150

Caso demostrativo: anlisis financiero Se retomara el caso de la empresa Servi-Mant, S.A. y se realizara el anlisis financiero, para lo cual se emplearan los datos contenidos en los estados financieros que se acaban de elaborar antes. A continuacin se presenta una tabla-resumen con los resultados de cada indicador.

142

SERVI-MANT, S.A. Anlisis financiero Mayo 200X Indicador Margen de utilidad Utilidad neta Ventas netas Rendimiento sobre capital contable Utilidad neta Capital contable Razn circulante Activo circulante Pasivo a corto plazo $272 300 = 0.98 veces $276 700 El activo circulante no alcanza a cubrir el total de los pasivos circulantes puesto que el resultado es inferior a 1 Rotacin de cuentas por cobrar Ventas Clientes Relacin de pasivo total con activo total Pasivo total Activo total $316 700 = 0.48 = 48% $657 050 Por cada peso que se tiene invertido en sus activos se adeudan 48 centavos aprox. $164 000 = 1.64 veces $100 000 La totalidad de las cuentas por cobrar (clientes) se cobra 1.64 veces. $48 350 = 0.1420 = 14.2% $340 350 Resultado $48 350 = 0.2948 = 29.48% Interpretacin La utilidad del mes de mayo representa 29% del total de sus ingresos La utilidad de mayo del 200X representa 14% del capital contable.

Los estados financieros se puede definir como resmenes esquemticos que incluyen cifras, rubros, y clasificaciones; habiendo de reflejar hechos contabilizados.

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Cifras y rubros: Valores monetarios que reflejan los estados financieros en moneda nacional.

El anlisis de la informacin financiera surge de la necesidad del conocimiento de los indicadores econmicos as como su interpretacin, ya que son imprescindibles para introducirnos en un mercado competitivo es decir son la base para el proceso de toma de decisiones financieras, adems permite evaluar objetivamente el trabajo de la Organizacin, determinando las posibilidades de desarrollo y perfeccionamiento de los servicios y los mtodos y estilos de direccin. Para lograr un ptimo anlisis e interpretacin de la situacin financiera de una entidad, se debe poseer la mayor informacin posible, es decir, no basta solamente con la obtencin de los estados financieros principales(Balance General y Estado de Resultado), sino, que debe consultarse los diferentes informes y documentos anexos a los mismos. La presentacin de los Estados Financieros en forma comparativa acrecienta la utilidad de estos informes, poniendo de manifiesto la naturaleza econmica de las variaciones, as como la tendencia de los mismos, que afectan el desenvolvimiento de la empresa. Mtodo comparativo. Al comparar los balances generales de 2 periodos con fechas diferentes podemos observar los cambios obtenidos en los Activos, Pasivos y Patrimonio de una Entidad en trminos de dinero Mtodo grfico. El anlisis se representa grficamente, los grficos ms utilizados son: las barras, los circulares y los cronolgicos mltiples.

144

6.1.1 MTODO DE PORCIENTOS INTEGRALES


Se aplica este mtodo en aquellos casos en los cuales se desea conocer la magnitud o importancia que tienen las partes que integran un todo. Es determinar la magnitud que integran cada uno de los renglones que componen por ejemplo el activo circulante en relacin con su monto total. Para ello se equipara la cantidad total o global con el 100% y se determina en relacin con dicho 100% el porciento relativo a cada parte. Los resultados obtenidos quedan expresados en porcientos, encontrando aqu la ventaja y la desventaja del mtodo. La ventaja es porque al trabajar con nmeros relativos nos olvidamos de la magnitud absoluta de las cifras de una empresa y

con ello se comprende ms fcilmente la importancia de cada concepto dentro del conjunto de valores de una empresa el defecto es que como se est hablando de porcientos es fcil llegar a conclusiones errneas, especialmente si se quieren establecer porcientos comparativos es til este mtodo para obtener conclusiones aisladamente, ejercicio por ejercicio, pero no es aconsejable si se desean establecer interpretaciones al comparar varios ejercicios este mtodo puede ser utilizado total o parcialmente. Porcientos integrales totales Aqu las cantidades que se igualan al 100% son: En el primer estado el total del activo y la suma del pasivo ms el capital contable, pudindose determinar despus los porcientos de cada captulo del estado de situacin financiera, as como los porcientos parciales de cada uno de los conceptos. En el estado de resultados, el 100% corresponde a las ventas netas.

145

Porcientos integrales parciales: En el estudio del activo circulante Por porcientos integrales de los valores del activo circulante Se toma como igual al 100% el valor total de este rubro y sobre esta base, se calculan cada uno de los valores parciales de cada uno de sus conceptos. Porcientos integrales acumulativos del activo circulante en relacin al pasivo circulante. Aqu se tiene presente el descubrir la verdadera capacidad de pago de la negociacin en forma ms completa y verdica que la razn simple del circulante. En este caso se toma al pasivo circulante igual a 100 y posteriormente se calcula el porciento que representa cada uno de los valores del activo circulante en relacin a dicho 100%, con la circunstancia de que dichos porcientos se van acumulando. En esta forma y debido a que los distintos conceptos del activo circulante se encuentran ordenados de acuerdo a su disponibilidad, este mtodo toma en consideracin a la solvencia y a la liquidez de sus valores circulantes. Formulas aplicables Porciento integral = (cifra parcial / cifra base) 100 Porciento integral es igual a cifra parcial sobre cifra base por cien Factor constante = (100 / cifra base) cada cifra parcial Factor constante es igual a cien sobre cifra base por cada cifra parcial Cualquier frmula puede aplicarse indistintamente a determinada clase de estado financiero.

146

6.1.2 METODOS DE RAZONES FINANCIERAS.

Los mtodos de anlisis proporcionan indicios y ponen de manifiesto hecho o tendencias que sin la aplicacin de tales mtodos quedaran ocultos. El valor de los mtodos de anlisis radica en la informacin que suministren para ayudar a hacer correctas y definidas decisiones, que no se hacen sin aquella; en su estmulo para provocar preguntas referentes a los diversos aspectos de los negocios, as como de la orientacin hacia la determinacin de las causas o de las relaciones de dependencia de los hechos y tendencias. C.P (Joaqun Moreno Fernndez. Contabilidad)

Razones de Liquidez: miden la capacidad de pago a corto plazo de la Empresa para saldar las obligaciones que vencen. Las ms importantes son:
y Razn circulante

Activo circulante Pasivo a corto plazo

= Veces

Esta prueba indica la proporcin en veces en que la empresa puede hacer frente a su deuda en el corto plazo. Los activos circulantes incluyen efectivo, valores, cuentas por cobrar e inventarios. Los pasivos circulantes estn formados por cuentas por pagar a corto plazo, intereses y capital exigibles en el corto plazo (derivados de deuda a corto y largo plazo), sueldo e impuestos, entre otros. Para la correcta interpretacin de esta razn es necesario analizar, tambin, la composicin de los activos circulantes, para determinar si todos ellos tienen una recuperacin similar.

147

y Razn acida o inmediata

Activo circulante inventarios

= veces

Representa los pesos de activo disponible (casi inmediato) con que se cuenta para el pago de pasivos a corto plazo. Muestra la capacidad de la empresa para cubrir sus obligaciones sin considerar la venta inmediata de sus inventarios. En esta prueba se eliminan los inventarios para mostrar la capacidad de la empresa paracubrir sus obligaciones sin basarse en la venta y recuperacin de sus inventarios, pues son estos los que ms tardan en convertirse en efectivo, dado el ciclo de efectivo que es como sigue:

Efectivo

cuentas por cobrar

Inventario s

ventas

A) Razones de flujo de fondos Las razones de flujo son utilizados por los diversos acreedores y proveedores para obtener una mayor informacin acerca de la capacidad de una empresa para cubrir el pago de un prstamo en tiempo ms sus intereses:

Razones de Actividad: miden la efectividad con que la empresa esta utilizando los Activos empleados. *Razones de Rentabilidad: miden la capacidad de la empresa para generar utilidades.
148

*Razones de Cobertura: miden el grado de proteccin a los acreedores e inversionista a largo plazo. Dentro de este grupo en nuestro pas la ms utilizada es la razn entre pasivos y activo total o de patrimonio a activo total.

Mtodos de razones financieras Los mtodos de anlisis proporcionan indicios y ponen de manifiestos hechos o tendencias que sin la aplicacin de tales mtodos quedaran ocultos. El valor de los mtodos de anlisis radica en la informacin que suministren para ayudar a hacer correctas y definidas decisiones, que no se hacen sin aquella; en su estmulo para provocar preguntas referentes a los diversos aspectos de los negocios, as como de la orientacin hacia la determinacin de las causas o de las relaciones de dependencia de los hechos y tendencias. La solvencia se determina mediante el estudio del capital neto de trabajo y de sus componentes, as como de la capacidad de la empresa para generar recursos lquidos durante el ciclo de su operacin normal. (Ramn Garca-Pelayo y Gross) La estabilidad se define como la capacidad que tiene la empresa de mantenerse en operacin en el mediano y largo plazo, la cual se determina mediante el estudio de su estructura financiera, particularmente, de las proporciones que existen en sus inversiones y fuentes de financiamiento. (Ramn Garca-Pelayo y Gross) La productividad, en trminos generales, puede definirse como la capacidad de una empresa de producir utilidades suficientes para retribuir a sus inversionistas y promover el desarrollo de la misma. Esta capacidad se determina mediante el estudio de la eficiencia de las operaciones, de las relaciones entre las ventas y los gastos y de la utilidad con la inversin del capital. (Ramn Garca-Pelayo y Gross)

149

Entre las razones financieras ms utilizadas que se toman de base para el anlisis financiero, se encuentran: Distintos tipos de ndices o razones. ndice o razn. Mtodo de clculo objetivo o significativo

I.

De solvencias o circulantes o de capital de trabajo Activo Circulante Pasivo circulante Se expresa en: Veces.

Muestra

la

capacidad

de

la

empresa para responder a sus obligaciones de corto plazo con sus activos circulantes. Mide el nmero de veces que los activos circulantes del negocio cubren sus pasivos a corto plazo.

II.

De liquidez o prueba del cido. Activos de liquidez inmediata Pasivo circulante Se expresa en: Veces

Muestra

la

capacidad

de

la

empresa para responder a sus obligaciones de corto plazo con sus activos ms lquidos.

III.

De endeudamiento o Solidez Pasivo total Activo Total Se expresa en: Veces Por cientos

Mide

la

porcin

de

activos la

financiados

por deuda. Indica

razn o porcentaje que representa el total de las deudas de la empresa con relacin a los recursos de que dispone para satisfacerlos. Expresa la relacin que existe dentro de la estructura de capital entre los recursos proporcionados Capital Liquido por terceros y los fondos propios.
150

IV.

De deuda a capital Pasivo total

Se expresa en: Veces

Seala la proporcin que el pasivo representa con relacin al capital lquido.

V.

De patrimonio a activo total. Total Patrimonio Activo Total

Es la relacin que existe dentro de la estructura de capital entre los recursos proporcionados por los accionistas o dueos del capital y el activo total.

Se expresa en veces

VI.

Utilidad bruta en ventas o margen bruto de utilidades.

Refleja utilidades

la

proporcin brutas

que

las

obtenidas

representan con relacin a las ventas netas que las producen. Utilidad bruta en ventas Ventas netas Se expresa en: Razn o por ciento.

VII.

Utilidad neta en ventas o margen neto de utilidades. Utilidad neta Ventas netas Se expresan en Razn o

Mide la razn o por ciento que la utilidad neta representa con relacin a las ventas netas que se analizan, o sea, mide la facilidad de convertir las ventas en utilidad

151

Por ciento

VIII.

De gastos de operacin incurridos Gastos de operacin Ventas Netas Se expresan en: Razn o Por ciento

Mide en que proporcin los gastos de operacin incurridos representan con relacin a las ventas del perodo que se analiza.

IX.

Rotacin de cuentas por cobrar y perodo promedio de cobranza o perodo de cobro. Ventas al crdito Promedio de cuentas. por cobrar Se expresan en: Veces Perodo promedio de cobranza 360. Rotacin (veces) Se expresa en: Das.

Indica el nmero de veces que el saldo promedio de las cuentas y efectos por cobrar pasa a travs de las ventas durante el ao.

Expresa el nmero de das que las cuentas y efectos por cobrar permanecen por cobrar. Mide la eficiencia del crdito a clientes.

152

X.

Rotacin de inventarios y perodo de existencia Empresas Comerciales Costo de ventas Promedio de inventario Se expresa en: veces Empresas Industriales Gasto y materiales Promedio de inventario Perodo de existencia: 360 Rotacin (veces) Se expresa en: das materias. primas

Expresa el promedio de veces que los inventarios rotan durante el ao. Indica los das que como promedio permanecen mercancas. en existencia las

XI.

Rotacin de las cuentas por pagar y perodo de pago. .Compras anuales. Promedio de cuentas por pagar Se expresa en: veces Perodo de pago 360 Rotacin (veces) Se expresa en das

Mide la eficiencia en el uso del crdito de proveedores. Indica el nmero de veces que las cuentas y efectos por pagar pasan a travs de las compras durante el ao.

Expresa el nmero de das que las cuentas y efectos por pagar permanecen por pagar.

153

6.1.3 METODO DE TENDENCIAS


En caso de que sea necesario establecer comparaciones no slo de dos ejercicios, sino de un mayor nmero, el mtodo de aumentos y disminuciones se puede complementar con el mtodo de tendencias. El mtodo de tendencias es la forma de representar numricamente, por medio de series estadsticas, la inclinacin o propensin de los principales aspectos financieros de la empresa; mediante el anlisis de las cifras de varios periodos. La importancia del estudio de la direccin de las tendencias en varios aos radica en hacer posible la estimacin, sobre bases adecuadas, de los probables cambios futuros en las empresas, y cmo y por qu las afectarn. Este mtodo es de gran utilidad debido a que: y El anlisis de las cifras de un solo ejercicio no permite obtener una completa descripcin de la posicin de la empresa. y Muestra caractersticas relativas a la habilidad de la administracin. y Hace patentes los cambios operados en la poltica administrativa. y La administracin acta con conocimiento de causa. Para estudiar el sentido de una tendencia, es necesario tener presentes las siguientes condiciones: y Deben ordenarse cronolgicamente las cifras correspondientes. y Es necesario trabajar con informacin expresada y actualizada a pesos de poder adquisitivo del ejercicio ms reciente. y nicamente hay que calcular las tendencias de cifras significativas. y Slo deben compararse tendencias de hechos que guarden alguna relacin de dependencia y La abundancia de comparaciones simultneas produce confusin.
154

y Las tendencias pueden ser representadas grficamente. Indicador Margen de utilidad La utilidad de junio del Utilidad neta Ventas netas 200X representa4% del total de un ingreso por servicios. Rendimiento capital contable Utilidad neta Capital contable  sobre La utilidad de junio del 200X representa aprox. 23% del capital contable de la empresa Esttica K-Nina. Razn circulante El activo circulante de Activo Circulante n Pasivo a corto plazo  Esttica K-Nina. Puede cubrir1.15 veces el total de los pasivos circulante. Rotacin de cuentas por cobrar Ventas n  La totalidad por de las cuentas  Cuentas por cobrar Relacin de pasivo total con activo total Por cada peso que tiene
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resultado

Interpretacin

cobrar

(Clientes) se cobra 1.78 veces por ao

Esttica

K-Nina

invertido en sus activos Pasivo total Activo total n   se adeudan 50 centavos aproximadamente.

Ventajas del mtodo


y La ventaja de este mtodo es el uso de nmeros relativos, ya que en ltima instancia los nmeros ndices no son sino nmeros relativos; en este caso, durante el clculo vamos obteniendo automticamente una idea de su magnitud, ya que su valor se relaciona siempre con una base; al mismo tiempo, con su lectura nos podemos dar cuenta de la tendencia o sentido hacia el cual se ha dirigido el concepto cuya serie se representa. De ah que conozcamos este mtodo con el nombre de tendencias.

Desventajas del mtodo y Sin embargo, tambin presenta ciertas desventajas, siendo la principal, la misma que
mencionbamos a propsito del Mtodo de Por cientos integrales, o sea, la de que tratndose de nmeros relativos, es factible olvidarse de los nmeros absolutos que representan y por lo tanto, no considerar su verdadera magnitud en trminos monetarios

Mtodo de tendencia relativa Consiste en conocer si los valores absolutos o relativos de un concepto han crecido o disminuido en el tiempo, partiendo de un periodo considerado base. Puede referirse a cifras histricas o la determinacin de cifras estimadas para el futuro. C.P (Roberto Macas pineda ) En primer lugar este mtodo es aplicable para observar con mayor claridad los distintos valores histricos que presenta un fenmeno en varios periodos o situaciones estudiados, tomando como base uno de ellos cuyo valor se reduce a100 y obtener los subsecuentes valores relativos aplicando las formulas siguientes:
156

PORCENTAJE

RELATIVO Cifra Base

Cifra

Comparada

100

PORCENTAJE DE TENDENCIA RELATIVA

= Cifra Comparada - Cifra Base

100

Cifra Base

Ejemplo de mtodo de tendencia relativa Si suponemos que las ventas de una empresa por los 6 ltimos aos han sido las siguientes:
AO 1976 1977 1978 1979 1980 1981 VENTAS NETAS $ 200,000 250,000 300,000 400,000 350,000 450,000 RELATIVOS 100 % 125 150 200 175 225 TENDENCIA RELATIVA -025 50 100 75 125

Este primer enfoque del mtodo de tendencias ofrece una gran ayuda en la concepcin correcta de la forma como se comportan determinados conceptos en las empresas como son: Las ventas, los costos, gastos, compras, utilidades, activos, etc. para poder conocer sus oscilaciones en el transcurso del tiempo.

Mtodo de tendencia lineal Un segundo enfoque del mtodo de tendencias (lineal) es aplicable para determinar matemticamente las estimaciones futuras de una serie de cifras histricas como pueden ser las ventas, los costos, los gastos o las utilidades de una empresa. Esto se logra mediante la utilizacin del mtodo de los mnimos
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cuadrados, el cual consiste en adaptar la lnea recta que presenta mas exactamente a la curva de la serie de datos mediante la aplicacin de la frmula de la lnea recta: y = a + b x

Los mnimos cuadrados reportan resultados ms precisos cuando se aplican a una serie de datos histricos; sin embargo, cuando en la informacin aparezca una cifra anormal deber eliminarse para que los resultados no se obtengan distorsionados. Las ecuaciones simultneas de segundo grado que se utilizan en este mtodo son: y = b x + na ax

xy = b x2 +

Las literales tienen el siguiente significado: y = Importe de ventas, costos o utilidades a proyectar b = Cuota variable unitaria. x = Medida de actividad. n = No. De datos o puntos representados. a = Parte fija. = Suma de las cantidades que debemos tomar en cuenta. El clculo ser determinado por los valores de las siguientes incgnitas: "a" y de "b" que se obtienen mediante los tres pasos siguientes: 1o.- Calculando los valores de x; y; xy; x2 2o.- Haciendo la sustitucin en las frmulas de este mtodo 3o.- Resolviendo las ecuaciones para conocer el valor de "a" y de "b"
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Titulo CONTABILIDAD 1 Bachillerato CONTABILIDAD FINANCIERA Editorial : ST

Autor Autor: Ofelia Ordoez Delgado Genaro Guajardo Cant 3, 4 y 5a Edicin McGraw Hill

CONTABILIDAD

Charles T. Horngren, Walter T. Harrison, Jr. Prentice Hall Hispanoamericana S.A.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

Javier Romero McGraw Hill Ao 2006

CONTABILIDAD FINANCIERA

Autor=Genaro Guajardo Cant McGraw Hill Ao 1995

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

Javier Romero 3 Edicin McGraw Hill Ao 1997

Introduccin Financiera

la

Contabilidad

Charles

T.

Horngren, Gary

L.

Sundem, John A. Elliott - 2000 Francisco Javier Jimnez Boulanger, Francisco Jimnez Boulanger, Carlos Luis Espinoza Gutirrez

Costos Industriales

Pginas visitadas. http://www.ingenieria.unam.mx/~materiacfc/analisis_estfinan.html http://html.rincondelvago.com/finanzas_5.html http://www.monografias.com/trabajos13/anadeef/anadeef.shtml#razon


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http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin1/clasmeanfisr. htm http://www.mitecnologico.com/Main/AnalisisFinancieroYSusMetodos http://mitecnologico.com/sistemas/Main/ContabilidadFinanciera http://www.monografias.com/trabajos11/interdat/interdat.shtml http://www.monografias.com/ http://www.mujeresdeempresa.com/finanzas/080601-analisisfinancierointroduccion-y-metodos.asp http://es.wikipedia.org/wiki/Software_contable http://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Portada http://www.imcp.org.mx/spip.php?page=seccion_tema&id_mot=51&id_rubriq ue=2 http://es.wikipedia.org/wiki/Contabilidad http://www.promonegocios.net/contabilidad/concepto-contabilidad.html http://www.monografias.com/trabajos5/contab/contab.shtml http://www.monografias.com/trabajos11/conunos/conunos.shtml http://www.uady.mx/~contadur/files/cuerpoacad/caef/aief/resumen_NIF_marco_conceptual.pdf [Doc.] USUARIOS DE LA CONTABILIDAD http://www.google.com/url?sa=t&source=web&cd=2&ved=0CCEQFjAB&url= http%3A%2F%2Fwww.itescam.edu.mx%2Fprincipal%2Fsylabus%2Ffpdb%2 Frecursos%2Fr38524.DOC&rct=j&q=usuarios%20de%20la%20contabilidad& ei=fkaATer_B7SG0QHzze2CCQ&usg=AFQjCNEhPBSEiOObtAhbUfsH4JqLhh p6zg&cad=rja http://www.mitecnologico.com/Main/FormasDeOrganizacionContable http://www.eumed.net/cursecon/5/organ-empresas.htm http://html.rincondelvago.com/organizacion-en-la-empresa_3.html

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