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Trucos para Gmail: la lista definitiva

Por Ivn Ramrez el da 13 abril, 2012

Gmail es uno de los mejores servicios de correo. Ofrece ms de 7GB de espacio, un uso fcil y rpido y muchas funciones que se amplan y mejoran peridicamente. Muchas de estas funciones nuevas o poco conocidas pasandesapercibidas. Una publicacin en el blog de Gmail, el eco en el resto de la blogosfera y en unos das ya nadie se acuerda. Hemos recopilado los mejores trucos y funciones poco conocidas para que te conviertas en un maestro del correo electrnico Los hemos clasificado en cuatro categoras: funciones extra,mejoras de organizacin, personalizacin y seguridad.

Funciones extra
Aqu encontrars cmo incorporar nuevas funciones a Gmail, algunas tan curiosas como jugar a Serpiente desde tu cuenta de correo.

Llama por telfono Recibe notificaciones en el Escritorio Ve el nmero de mensajes sin leer desde el icono de Gmail Accede a tu correo sin usar el navegador Lee tu correo sin conexin a Internet Recibe todos tus correos en una misma cuenta Responde citando texto Navega por tu correo usando el teclado Juega a la serpiente desde tu Bandeja de entrada
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Llama por telfono

Puedes usar Gmail para llamar a telfonos de todo el mundo, sin necesidad de instalar ningn programa adicional. El servicio es de pago con algunas excepciones. Por ejemplo, las llamadas en Estados Unidos y Canad son gratuitas. En cualquier caso, las tarifas son muy competitivas, hasta un 50% ms baratas que Skype, el servicio de llamadas VOIP ms popular.

Recibe notificaciones en el Escritorio

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Te gustara recibir un aviso tan pronto como recibas un correo? Si usas Google Chrome, no necesitas instalar ningnnotificador de correo en tu equipo.

Primero, haz clic en el botn de opciones de Gmail

y elige Configuracin en la lista.

Despus, en la ventana de opciones busca el apartadoNotificaciones de Escritorio. Se subdividen a su vez en notificaciones de chat y de correo nuevo.

Para recibir un aviso cuando recibes un mensaje de chat, selecciona Habilitar las

notificaciones de chat

Para recibir un aviso slo del correo importante, selecciona Habilita las notificaciones de

correo importante

Para recibir un aviso de todos los correos, selecciona Habilitar notificaciones de correo

nuevo

Ve el nmero de mensajes sin leer desde el icono de Gmail


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Puedes ver el nmero de mensajes sin leer de tu Gmail directamente en su icono. As, con dejar abierta la pestaa en el navegador, no necesitas mirarla para saber cundo te ha llegado un mensaje. Adems, es menos intrusivo que las notificaciones con ventanas emergentes. Para activar esta funcin ve a las opciones de Gmail y elige Configuracin en la lista. Despus ve a la pestaa Labs y busca Icono de mensaje no ledo. Por ltimo, elige Habilitar y pulsa Guardar cambios.

5 mensajes sin leer en Gmail

Accede a tu correo sin usar el navegador

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La versin web de Gmail est muy bien, pero algunas personas prefieren usar clientes de correo convencionales comoThunderbird, Windows Live Mail, etc. Configurar Gmail en los principales clientes de correo es muy fcil. Lo normal es que slo tengas que escribir tu direccin de correo y contrasea. Si tuvieras algn problema, la ayuda de Gmail tiene instrucciones paso a paso para configurar tu cuenta en Apple Mail, Outlook Express y otros. Otros clientes de correo no son tan populares, pero se especializan en Gmail. Es el caso de Geemail, Ningal Gmail Desktop, Gmail Notifier Pro y Gmail Growl.

Lee tu correo sin conexin a Internet

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Acceder al correo desde cualquier lugar est muy bien, pero y si no tienes Internet? Usar un cliente de correo como los que hemos visto en el anterior truco es una opcin. Otra es usar Gmail sin conexin, disponible slo en Google Chrome. Para instalar Gmail sin conexin ve a las opciones y despus haz clic en la pestaa Sin conexin. Lo nico que te aparece es un enlace para descargar el complemento Offline Google Mail desde la Chrome Web Store. Aade la extensin a Chrome y lnzala. Lo primero que te pedir es que elijas si quieres acceder a tu correo sin conexin, o nicamente cuando ests conectado a Internet.

Gmail Offline es mucho ms que un acceso a tu correo sin conexin. Es una aplicacin completamente nueva, con interfaz propia. Puedes enviar correo, buscar entre tus mensajes, etc.

Ten en cuenta que puede tardar horas en descargar todos tus correos al ordenador.

Recibe todos tus correos en una misma cuenta

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Es comn tener muchas cuentas de correo distintas: una de Yahoo, otra de Hotmail, otra del proveedor de Internet... Si las unes todas en tu bandeja de entrada de Gmail aumentas tu productividad pues slo tienes que comprobar una cuenta de correo. Adems, te beneficias de las ventajas de Gmail: facilidad de uso, aplicaciones compatibles en PC y telfonos, etc. Para leer otras cuentas de correo de tu propiedad desde Gmail, haz clic en el botn de opciones y eligeConfiguracin. Despus haz clic en la pestaa Cuentas. Por ltimo, haz clic en el enlace Aadir otra direccin de correo tuyo, que abre una ventana como la siguiente:

Rellena los datos y completa el formulario para recibir tu correo de otras cuentas en Gmail.

Responde citando texto

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Gmail incluye todo el mensaje original cuando respondes a un correo. Esto puede hacer que las respuestas se hagan cada vez ms pesadas de leer, sobre todo si es una conversacin con varias respuestas.

Si activas la funcin de Citar el texto seleccionado, slo se incluir el texto que hayas seleccionado antes de pulsar el botn de respuesta. Para activar esta funcin, ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuracin. Despus haz clic en la pestaa Labs. En el listado de servicios de Labs, busca Citar el texto seleccionado y elige Habilitar.

Por ltimo pulsa Guardar cambios.

Navega por tu correo con el teclado

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Navega por tu correo con atajos de teclado para ganar tiempo. Los atajos de teclado de Gmail son muy cmodos y cubren todas las funciones. Para usarlos, primero debes activarlos. Ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuracin. En la primera pestaa, General, selecciona Habilitar combinaciones de teclas y despus pulsa Guardar cambios.

Listado de atajos de teclado


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Juega a la serpiente desde tu Bandeja de entrada

El PC de la oficina o colegio tiene todas las opciones de ocio bloqueadas y no sabes cmo entretenerte? Con Gmail puedes jugar al viejo juego de la serpiente que se alimenta de frutas para crecer.

Para disfrutar de este juego, ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuracin. En la pestaa Labs, selecciona Habilitar en el servicio de Labs llamado OldSnake.

Pulsa Guardar cambios y presiona la tecla & de tu teclado. A jugar! Nota: Necesitas activar los atajo de teclado para que funcione (ver truco anterior)

Mejoras de organizacin
Los siguientes trucos te ayudarn a organizarte mejor, separar lo importante de lo que no lo es y, en definitiva, hacer ms en menos tiempo.

Usa etiquetas anidadas Destaca mensajes con 12 tipos de estrellas Ordena tu correo con filtros y reglas automticas Organiza tu Bandeja de entrada de forma inteligente Distingue si un correo est dirigido slo a ti o a listas Inicia sesin con varias cuentas a la vez Libera espacio para encontrar antes lo que es importante
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Usa etiquetas anidadas

Las etiquetas te permiten clasificar los mensajes con el texto descriptivo que quieras. Por ejemplo, puedes usar las etiquetas "Personal" y "Trabajo" para separar los correos segn su mbito. Pero si usas muchas etiquetas distintas, en vez de ayudar te hacen perder ms tiempo. Una solucin es usar las etiquetas anidadas, es decir, ordenadas jerrquicamente de modo que unas estn dentro de otras. Aprende a utilizarlas en nuestro artculo sobre etiquetas anidadas de hace unos meses.

Destaca mensajes con 12 tipos de estrellas

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Destacar un mensaje es tan fcil como pulsar el icono de estrella que aparece en la lista de mensajes. As, puedes acceder a estos mensajes ms rpido desde la etiqueta Destacados de Gmail. Pero son todos tus mensajes destacados igual de importantes? A veces querrs destacar un mensaje de forma ms precisa que con una nica estrella. Lo consigues con las superestrellas. Para configurar las superestrellas, ve a las opciones de Gmail pestaa General, busca el apartado Estrellas. y selecciona Configuracin. En la

Arrastra las estrellas que quieras a la columnaEn uso, dejando el resto en Sin uso.

Tambin las puedes reordenar a tu gusto. Ten en cuenta que aparecen por orden, as que es mejor poner las que ms usas al principio. Una vez las has configurado, salas igual que las estrellas normales: haciendo clic en el icono de estrella. Otro clic y saldr la siguiente, y as sucesivamente.

Ordena tu correo con filtros y reglas automticas

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Los filtros ordenan los mensajes de forma automtica siguiendo unas reglas. Por ejemplo, puede enviar a la papelera todos los correos de ese amigo tan pesado, o destacar los mensajes de tu jefe. Para crear o modificar filtros, ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuracin. En la pestaa Filtros se listan todos los filtros actuales, y puedes aadir uno nuevo haciendo clic en Crear un filtro nuevo.

Lee nuestro artculo sobre los filtros de Gmail para aprender cmo usarlos a la perfeccin.

Organiza tu Bandeja de entrada de forma inteligente

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Es difcil distinguir qu mensaje es importante y cul leer primero si recibes muchos correos cada da. Gmail te lo facilita con sus bandejas de entrada personalizadas donde, en lugar de ordenar los mensajes cronolgicamente, muestra primero los mensajes ms importantes. Desde que Gmail anunciara la funcin de Mensajes Prioritarios, la funcin se ha ido perfeccionando y diversificando para intentar contentar las necesidades de cada uno. Ahora, en vez de tener una nica forma de ver tu bandeja de entrada, tienes cinco: clsica, importantes primero, no ledos primero, destacados primero y prioritarios.

Clsica - ordena tus mensajes por fecha Importantes primero - muestra primero los mensajes que considera importantes tras analizar

varios factores: frecuencia con la que respondes, palabras clave, mensajes que abres...

No ledos primero - muestra primero los mensajes que no has ledo, aunque sean antiguos

Destacados primero - muestra primero los mensajes destacados con estrellas o

superestrellas

Prioritarios - combina todo lo anterior. Muestra primero los mensajes importantes sin leer,

despus los mensajes destacados y, por ltimo, el resto. Para cambiar el tipo de Bandeja de entrada deja el ratn sobre Recibidos y haz clic en la flecha, que abre un men donde puedes elegir el tipo que prefieras.

Distingue si un correo est enviado slo a ti o a una lista


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Un buen indicativo de que un mensaje es importante es que est dirigido directamente a ti. En Gmail puedes distinguirlos con un icono distinto. Ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuracin. En la pestaa General, busca el apartado Indicadores personales y selecciona:

Sin indicadores - no muestra ningn indicativo Mostrar indicadores - resalta los mensajes enviados a ti con copia a otras personas con una

flecha y los mensajes dirigidos slo a ti con una flecha doble .

Inicia sesin con varias cuentas a la vez

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Cuando tienes varias cuentas de Gmail, cerrar sesin en una para iniciar sesin en la otra es un aburrimiento. Adems, podras equivocarte y escribir un correo desde la cuenta que no es. Algunos servicios de Google permiten iniciar sesin con varias cuentas a la vez, y Gmail es uno de ellos. As, cambiar de una cuenta a otra es cuestin de segundos. Para iniciar sesin con varias cuentas, haz clic en tu foto de perfil, en la esquina superior derecha de la ventana. En la ventana que se abre, haz clic en Cambiar cuenta.

Despus haz clic en Iniciar sesin con otra cuenta. Una vez introduces tu usuario y contrasea, inicias sesin con esta otra cuenta. En cualquier momento puedes cambiar de una cuenta a la otra desde el men anterior, sin necesidad de escribir tu contrasea.

Libera espacio para encontrar ms rpido lo que es importante volver arriba


Gmail pone a tu disposicin ms de 7GB de espacio para almacenar tus mensajes de correo, una cifra ms que aceptable. Se te queda corto el espacio? Tu correo est lleno de mensajes y eres incapaz de encontrar nada? Entonces es hora de que hagas limpieza y liberes algo de espacio.

Personalizacin
Dale un toque personal a tu cuenta de correo con los siguientes trucos.

Aade una firma Pon el chat a la derecha Conoce la hora local del remitente Cambia el tema
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Aade una firma

Firma tus correos con informacin de contacto, poltica de privacidad o un comentario ingenioso. La firma aparece al final de cada mensaje que escribas. El cuadro de edicin de firma est en las opciones de Gmail , Configuracin. En el apartado Firma tienes un cuadro de texto donde disear tu firma con colores, imgenes, negritas...

Para saber ms, lee nuestro artculo Cmo crear una firma en Gmail. En el mismo apartado de opciones, en la pestaa Labs, puedes habilitar Retoques de firma para que se introduzca antes del texto citado en una respuesta y sin las lneas separadoras.

Pon el chat a la derecha

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Queda muy poco espacio para el chat cuando usas muchas etiquetas en Gmail y tu pantalla no es muy grande. Una opcin para solucionarlo es poner el chat a la derecha en vez de a la izquierda. Para cambiar el chat de sitio ve a las opciones de Gmail , Configuracin. En la pestaa Labs, busca el apartado Chat en el lado derecho, selecciona Habilitar y pulsa Guardar cambios.

El Chat a la derecha, muy til en pantallas panormicas

Conoce la hora local del remitente

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Si aades el complemento Zona horaria del remitente siempre sabrs qu hora es actualmente en el lugar donde est el remitente de un correo. Es pronto o tarde? Debera escribir ahora o esperar a maana? Para aadir este complemento, ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuracin. En la pestaa Labs, busca Zona horaria del remitente y selecciona Habilitar. Por ltimo, pulsa Guardar cambios. En los detalles de un mensaje, haz clic en la pequea flecha hacia abajo para acceder a los detalles del mensaje. Entre ellos se encuentra la hora local del remitente.

Cambia el tema

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Los temas son bsicamente el diseo de la pgina. Gmail tiene ms de 30 temas distintos y variados: colores planos, minimalistas, dibujos, fotografas de alta resolucin... Para ver los temas disponibles, ve a las opciones de Gmail y selecciona Temas.

Algunos temas son dinmicos y cambian segn la hora o las condiciones meteorolgicas de la ciudad que establezcas. Para ver los temas y aplicarlos, haz clic sobre ellos.

Seguridad
Tambin puedes mejorar tu seguridad y privacidad con unas cuantas funciones poco conocidas de Gmail. Son las siguientes.

Conoce si alguien ha entrado en tu correo sin que lo sepas Haz una copia de seguridad de tus mensajes Oblgate a responder slo si tus facultades mentales estn intactas

Cancela un envo Cierra tu cuenta


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Conoce si alguien ha entrado en tu correo sin que lo sepas


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Tu correo est lleno de informacin confidencial, cmo saber si alguien ha adivinado tu contrasea y se pasa los ratos libres leyndola? Gmail guarda un registro de los ltimos accesos a tu correo que incluye el tipo de acceso, la ubicacin, la direccin IP y la hora. Se accede desde el enlace Informacin detallada, en la parte inferior derecha de la pgina.

Lee nuestro artculo sobre cmo detectar y echar a intrusos en tu Gmail para obtener ms informacin.

Haz una copia de seguridad de tus mensajes

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Es inusual que Gmail pierda los correos de sus usuarios, pero se han dado casos. Ms fcil es que los elimines t por error con una mala configuracin del cliente de correo o un clic donde no debas. En nuestro artculo Cmo guardar una copia de seguridad de Gmail te contamos dos formas de hacer una copia de seguridad de tu Gmail: con aplicaciones como Gmail Backup o Gmail Keeper y con un cliente de correo comoThunderbird.

Oblgate a responder slo si tus facultades mentales estn intactas volver arriba
Alguna vez has respondido correos despus de beber demasiado para arrepentirte el da despus? Si crees que te podra volver a pasar, ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuracin. En la pestaa Labs, busca Test de facultades mentales intactas y selecciona Habilitar. Por ltimo, pulsa Guardar cambios. Desde este momento, tendrs un nuevo apartado llamado Contencin de correo en la pestaa General de las opciones.

Marca los das de la semana y la franja horaria donde quieres aplicar esta proteccin especial. Adems, elige la dificultad en el desplegable en una escala del 1 al 5 (de menos a ms difcil). Cuando escribas un mensaje en los das y horas anteriores, Gmail te pedir que hagas unas operaciones matemticas para continuar.

Cancela un envo

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Cuntas veces te has arrepentido de enviar un mensaje justo despus de pulsar el botn de Enviar? Si te pasa con frecuencia, te recomendamos el complemento Deshacer el envo, que te permite cancelar el envo de un mensaje durante unos segundos. Para activar esta funcin, ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuracin. En la pestaa Labs, buscaDeshacer el envo y selecciona Habilitar. Por ltimo, pulsa Guardar cambios.

Desde ese momento podrs cancelar envos de mensaje haciendo clic en Deshacer. Decide rpido, esta opcin slo aparece unos pocos segundos!

Cierra tu cuenta

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No hay forma ms radical de proteger tu seguridad en Gmail que destruyendo toda la informacin de tu cuenta, cerrndola. En un artculo anterior ya te explicamos cmo darte de baja de Gmail y otros servicios.

Qu otros trucos de Gmail conoces?


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